EN HANDLEDNING I BOKFÖRING FRÅN BOKFÖRINGSNÄMNDEN › kurser › forening › htm › modul31 › AttForaBok.pdf · 3 R ÄR BOKFÖRING Kapitel 1, 2 och 3 Du som startar eget börjar

Pre

pres

s: F

AR

FÖ

RLA

G A

B. T

ryck

: Edi

ta V

ästr

a A

ros

AB

, Väs

terå

s 20

04

BOKFÖRING ÄR MER

ÄN ATT FÖRA BOK.

VAD SOM INGÅR I

BEGREPPET BOKFÖRING

FÖRKLARAS I DENNA

HANDLEDNING FÖR

DIG SOM STARTAR EGET.

VI TAR OCKSÅ UPP

HUR VIKTIGT DET ÄR

ATT GÖRA EN BUDGET.

• Bokföring har funnits så längemänniskan har gjort affärer. Densom gör affärer måste ha ordningoch reda på siffrorna.

• Bruket med dubbel bokföringväxte fram under tidig medeltid iItalien.

• Bokhållare skrev länge böcker förhand och avslutade siffrorna med envacker slinga, lik den vi gjort härbredvid.

EN HANDLEDNING I BOKFÖRING FRÅN BOKFÖRINGSNÄMNDEN10:e uppdaterade upplagan.

Att_fora_bok 04-06-08 08.58 Sida 33

2

Introduktion

Den här handledningen vänder sig tilldig som nyligen startat ett företag somaktiebolag, handelsbolag eller enskild närings-idkare. Informationen är avsedd även för digsom är näringsidkare utan att ha registrerat dinverksamhet. Handledningen kan också vara envägledning för dig som drivit ett företag någraår och vill lära dig mer om bokföring.

Du kan göra din bokföring själv eller benågon om hjälp. Du kan skriva för hand elleranvända dator.

Målet med handledningen är att ge en in-troduktion i bokföring – visa hur du ska börja.Den visar hur bokföringen kan vara ett stöd iaffärsverksamheten. Steg för steg beskriver viprinciperna för bokföringen med hjälp av prak-tiska exempel. Vi visar också hur du kan göra enbudget.

Även om handledningen i första hand vändersig till dig som bedriver näringsverksamhet kanden också vara en vägledning för bl a ideellaföreningar och stiftelser som är bokförings-skyldiga av annan orsak.

Lycka till!

Bokföringsnämnden

Att Föra Bok – en handledning i bokföringUpplaga 10:1 • ISBN 91-631-4802-1© Bokföringsnämnden 1993, 1994, 1996, 1997, 1998, 1999, 2000 och 2004

BESTÄLLNINGAR – SE BAKSIDAN.

Bokföringsnämnden, BFN, är ett statligt expertorgan som ansvarar för utvecklandetav god redovisningssed. BFN ger ut allmänna råd, vägledningar, uttalanden ochredovisningsinformation som presenteras på BFNs hemsida (www.bfn.se). Deallmänna råden publiceras även löpande i ”BFN informerar”. Publikationen kanbeställas från C E Fritzes AB, tel. 08-690 91 90 eller fax 08-690 91 91. Vägledningarna i tryckt version kan beställas från FAR FÖRLAG, tel. 08-506 112 60 eller [email protected].

DET HÄR

Samla fakturoroch kvitton

Registrera demenligt ett visstsystem

Resultatetblir tvåsammanställningar

•


3

R ÄR BOKFÖRING

Kapitel 1, 2 och 3Du som startar eget börjar med en idé –en affärsidé. Den kläs i ekonomiskatermer – en budget. För att kunna sättaigång med verksamheten behöver dugöra vissa inköp. Du får de första utgif-terna. Sen börjar du arbeta och får an-ledning att skicka din första fakturaeller ge kunden kvitto. Du får de förstainkomsterna.

Kapitel 4, 5 och 6Dags att börja bokföra dag för dagi takt med affärshändelserna. Efter denförsta månaden är det dags för en upp-följning. Månaderna går och åretnärmar sig sitt slut.

Kapitel 7a, 7b, 8 och 9Du avslutar den löpande bokföringen.Du kan avläsa hur din affärsidé lyckatsekonomiskt första året. Du gör en nybudget för kommande år.


4

BOKFÖRINGEN

1 2 3 4 5

förstabudgeten&likviditet

sid 6–9

■ Före starten

– en budget

■ Resultat-

budget

■ Bokföringens

begrepp

■ Avskrivningar

■ Likviditet och

likviditets-

budget

■ Mervärdes-

skatt

■ Arbetsgivar-

avgifter, preli-

minärskatt

■ Skattedekla-

ration och

skattekonto

förstautgifterna

sid 10–11

■ Verifikationer

■ Ordna

verifikationer

■ Skriva

verifikation

själv?

förstainkoms-

terna

sid 12–13

■ Faktura

■ Fakturerings-

rutin

■ Kassakvitto

börjabokföra

sid 14–15

■ Kontera

■ Baskonto-

plan

■ Debet och

kredit

■ Börja bokföra

■ Bokföra hur

ofta?

bokföraallt

sid 16–17

■ Bokföra

fakturor

■ Bokföra

moms

■ Rätta fel

■ Vanliga

transaktioner

■ Egna pengar

och före-

tagets


5

STEG FÖR STEG

6 7a 7b 8 9

följaupp

sid 18–19

■ Stämma av

bokföringen

■ Regelbunden

rapportering

■ Resultat-

och balans-

rapporter

års-

bokslutför enskilda

näringsidkare

och de flesta

handelsbolag

sid 20–23

■ Regler för

årsbokslut

■ Förbereda

och upprätta

årsbokslut

■ Balansräk-

ningen

■ Resultaträk-

ningen

■ Noter och

underskrift

årsredo-visningför aktiebolag,

ekonomiska

föreningar och

vissa handelsbolag

sid 24–27

■ Regler för

årsredovis-

ning

■ Förbereda

och upprätta

årsredovis-

ning

■ Balansräk-

ningen

■ Resultaträk-

ningen

■ Noter och

förvaltnings-

berättelse

efterårs-

bokslut/årsredo-visningsid 28–29

■ Revision

■ Bolags-

stämma

■ Information

till myndig-

heter

■ Spara bok-

föringen

nybudget

sid 30–31

■ Uppföljning

■ Ny budget

■ Bokföringens

betydelse

■ Om det inte

går bra


6

FÖRSTA BUDGETENSyftet med det här uppslaget är att beskriva hur du planerar enbra start för din verksamhet. Här förklaras också några av degrundläggande begreppen i bokföringen.

1

■ FÖRE STARTEN– EN BUDGETInnan du sätter igång att förverkliga dinaffärsidé, måste du göra en bedömningav om idén är ekonomiskt bärkraftig. Dugör en beräkning, eller som det kallas iredovisningssammanhang, en budget.Budgeten består av två delar – en resul-tatbudget och en likviditetsbudget.

En budget görs upp för en bestämdtidsperiod, vanligen ett räkenskapsår,som normalt omfattar tolv månader.Budgeten kan också delas upp på kortareperioder om en eller ett par månader.

I resultatbudgeten gör du en upp-skattning av hur mycket du kan räknamed att sälja för och vilka kostnader dumåste räkna med.

Vi återkommer till likviditetsbudgetenpå nästa uppslag.

■ RESULTATBUDGETI en första budget sammanställer du dinaberäknade intäkter och beräknade kost-nader. Budgeten är alltså en plan medsammanställda belopp. Det är viktigt attbeloppen ställs samman på ett sådant sätt att du sedan kan jämföra dem meddina verkliga intäkter och kostnader.Dessa får du från bokföringen.

Se därför till att du har samma rubri-ker på intäkter och kostnader i din bud-get som du har i din bokföring. Ta konto-planen till hjälp.

■ AVSKRIVNINGARNär du köper en maskin, gör en inves-tering, får du en tillgång som kommeratt användas i flera år. Du ska då delaupp kostnaden på det antal år som dubedömer att maskinen kan användas(den ekonomiska livslängden).Kostnaden varje år kallas för avskriv-ning. Minst en gång om året i sambandmed att den löpande bokföringen

avslutas – eller varje månad – räknar duut hur stor avskrivningen blir och för inden som en kostnad i bokföringen. Iresultatbudgeten tar du alltså bara med

avskrivningskostnaden. I likviditets-budgeten tar du med hela beloppet. Senästa uppslag.

Exempel: Maskininköp 50 000 kr, ekonomisk livslängd 5 år.Fördelning av kostnaden på fem år (= avskrivning 20 % per år).

År 1 År 2 År 3 År 4 År 510.000 kr 10.000 kr 10.000 kr 10.000 kr 10.000 kr

Resultatbudget är en plan.Resultaträkning visar de verkliga beloppen efter ett år.


7

➡■ Före starten – en budget■ Resultatbudget■ Bokföringens begrepp■ Avskrivningar

Enskild firma, handelsbo-lag eller aktiebolag? I denhär handledningen utgår vifrån generella krav på enföretagares bokföring.Motsvarande gäller även iorganisationer som intebedriver näringsverksam-het, t ex ideella föreningar.För vissa företagsformerställs i några avseendenhårdare krav än för andraföretagsformer.

Bokföra själv eller ta hjälp?Helt utan vägledning klarardu dig nog inte. Själva bok-föringen kan en redovis-ningskonsult hjälpa tillmed. Upprätta tillsammansen uppdragsbeskrivningdär en fördelning avarbetsuppgifterna framgår– ett bra stöd för bäggeparter. Bokföringen ska ivissa företag granskas aven revisor (se kapitel 8).

Revisionsbyråer kan ocksåhjälpa dig med frågor kringbokföringen.Dator till din hjälp eller ej?Manuell bokföring blir alltovanligare. Har du en litenrörelse kan det vara bra ibörjan. De följande sidornavisar det bokföringsarbetesom måste göras, oavsettom du bokför manuellteller med hjälp av dator.

■ BOKFÖRINGENS BEGREPPVi har redan använt en del viktiga be-grepp som hör till redovisningen. Härdefinieras några av de viktigaste.

Inkomster uppstår genom försäljning avvaror eller tjänster. En inkomst kan varaen kontant inbetalning. Om du skickar enfaktura till kunden räknas det också sominkomst.

Intäkter är ofta detsamma som inkoms-ter. Ibland kan de dock skilja sig åt. Enleverans av en vara ska t ex räknas somen intäkt även om du inte hunnit skickaen faktura till kunden.

Utgifter är alla kontanta utbetalningarför t ex löner, hyra eller inköp av varoroch maskiner till din verksamhet. Inköppå kredit är också en utgift. Utgifter kandefinieras som värdet av anskaffaderesurser.

Kostnader kan definieras som värdet avförbrukade resurser, t ex anskaffningsvär-det för de varor du sålt. Kostnader kanockså sägas vara periodiserade utgifter.

Med periodisering menas att omvandlainkomster och utgifter till intäkter ochkostnader. Varje period ska därför till-godoräknas intäkter för den försäljningsom hör till perioden, och alla utgifterska redovisas som kostnader under denperiod då de anskaffade resurserna för-brukas. I resultaträkningen är det intäk-terna, inte inkomsterna, och kostnader-na, inte utgifterna, som redovisas.

För att beräkna resultatet för en viss pe-riod, t ex ett år eller en månad, drar dukostnaderna från intäkterna för perioden.Resultatbudgeten görs alltså upp föreperiodens början. Den jämförs sedan vidperiodens slut med resultaträkningensom du får från bokföringen. Mer omresultaträkningen i kapitel 7.


8

➡FÖRSTA BUDGETEN OCH

LIKVIDITETENPå detta uppslag fortsätter vi att introducera viktiga begrepp inom bokföringen.Vi visar också hur viktigt det är att göra upp en plan för betalningar– en likviditetsbudget.

■ BOKFÖRINGENS BEGREPPTillgångarAllt som företaget äger i form av pengar,varor, kundfordringar och maskiner m mbenämns tillgångar.

Eget kapitalDet egna kapitalet består till en börjanav det kapital som ägaren har satt in vidföretagets start.*) Kapitalet förändrasoch blir större om verksamheten gårmed vinst, och mindre om verksamhetengår med förlust. Kapitalet påverkasockså av ägarens insättningar och uttag.Man kan också säga att det egna kapita-let är skillnaden mellan tillgångar ochskulder. Om verksamheten ska fungera iframtiden, måste företaget ha ett tillräck-ligt stort eget kapital.

SkulderSkulder är lån från bank eller från andra,obetalda fakturor från leverantörer, menockså kostnader du haft i verksamhetenoch som du ännu inte fått faktura på.

*) Bokföringslagen kräver att du ska redovisa de likvida medel och eventuellaandra tillgångar som du redan vid starten tillför rörelsen i en särskild öppnings-balans.

■ MERVÄRDESSKATT (MOMS)Nästan alla företag är enligt mervärdes-skattelagen skattskyldiga för mervärdes-skatt (moms). Det innebär normalt attmoms ska läggas till försäljningsbeloppetpå alla fakturor och kassakvitton. Denmoms som du på detta sätt debiterar dinakunder kallas utgående moms. Den moms som finns på fakturor och kvitton du själv ska betala kallas ingående moms.Momsen ska bokföras för sig som en skuld (utgående moms) respektive ford-ran (ingående moms).

Ansökan om preliminärskatt (F-skatt), registrering för moms och som arbetsgivare sker på blanketten ”Skatte-och avgiftsanmälan” som kan beställas från Skatteverkets hemsida (www.skatteverket.se). De tillhandahåller även broschyrer som informerar om moms, arbetsgivaravgifter och skatter.

Därför ingår inte momsbeloppen blandintäkter eller kostnader i resultaträk-ningen. Saldot av utgående respektiveingående moms ska redovisas på enskattedeklaration som lämnas till Skat-teverket varje månad. Om du räknarmed att sälja för mindre än en miljon krexkl moms per år kan du istället göradin momsredovisning i samband meddin inkomstdeklaration (gäller inte han-delsbolag).

■ ARBETSGIVARAVGIFTER,PRELIMINÄRSKATT M MHar du anställda ska du registrera digsom arbetsgivare hos Skatteverket.Arbetsgivaravgifter och den preliminär-skatt du drar från de anställdas bruttolönska du redovisa i en skattedeklaration somlämnas till Skatteverket varje månad.

Du ska också till Skatteverket lämna enpreliminär inkomstuppgift. Med ledningav den kan Skatteverket utfärda en s k F-skattsedel med ett belopp du ska betalavarje månad.


9

■ Bokföringens begrepp, forts■ Likviditet och likviditetsbudget■ Mervärdesskatt■ Arbetsgivaravgifter, preliminärskatt■ Skattedeklaration och skattekonto

■ LIKVIDITETLikviditet betyder betalningsförmåga.På det föregående uppslaget speladein- och utbetalningar ingen roll när viberäknade resultatet. Den som driver ettföretag upptäcker dock snart hur viktigtdet är att det finns pengar i kassan.Eftersom utgifterna/utbetalningarnanästan alltid kommer först, innan detströmmar in betalningar, måste varjenäringsidkare ha ett startkapital. Start-kapitalet kan vara eget kapital eller egetkapital i kombination med lån.

■ LIKVIDITETSBUDGETFör att göra en beräkning av hur mycketkapital en verksamhet kräver kan resul-tatbudgeten användas, men görs då omtill en likviditetsbudget. Du måste dåtänka efter vilka utbetalningar somkommer först och hur länge det dröjerinnan den första inbetalningen frånkund förstärker kassan. Här har viomvandlat den resultatbudget som fannspå föregående uppslag till ett exempelpå hur en likviditetsbudget kan se ut.

Mervärdesskatt, anställdas preliminär-skatt och arbetsgivaravgifter deklareras ien gemensam skattedeklaration som var-je månad lämnas till Skatteverket.

Varje företag/företagare får dessutomett skattekonto hos Skatteverket. Skatte-verket skickar normalt varje månad ut ettkontoutdrag som visar redovisning avarbetsgivaravgift, anställdas preliminärs-katt, moms m m samt inbetalningar tillskattekontot.

Om det blir ett överskott på skatte-kontot kan företaget/företagaren begäraatt pengarna betalas ut. Bl a över-skjutande moms betalas dock ut auto-matiskt. Blir det underskott på kontotkommer kontoutdraget även att inne-hålla en betalningsuppmaning. Över-skott på kontot ger intäktsränta och

underskott på kontot ger kostnadsränta. För företag med en omsättning upp till

40 miljoner kr ska skattedeklarationenvara inne hos Skatteverket senast den 12varje månad. Inbetalningar ska vara bok-förda på myndighetens konto senastsamma dag. Inbetalningen avser avdra-gen källskatt och arbetsgivaravgift förföregående månad, moms för månadendessförinnan och F-skatt för företaget/företagaren. F-skatt redovisas inte påskattedeklarationen varför det beloppman skall betala skiljer sig från deklare-rat belopp enligt skattedeklarationen.

För företag med omsättning över 40miljoner kr gäller delvis andra tidpunkterför redovisning och betalning.

Skatteverket kan ge närmare informa-tion.

Tänk på att de flesta fakturor du skabetala också inkluderar moms, och därförblir utbetalningen större än kostnaden. Påmotsvarande sätt är för det mesta en inbe-talning enligt likviditetsbudgeten störreän motsvarande intäkt i resultatbudgeten.

RÅDGör alltid upp en budget innan dustartar din verksamhet. Tänk på attinte överskatta intäkterna och under-skatta inte kostnaderna. Kom ihåg allakostnader – många småkostnader blirtillsammans stora belopp. Glöm intebort avskrivningar och räntekostnader.Låt alltid någon erfaren person gå ige-nom din budget. Klara av din likviditetgenom regelbunden planering!

LIKVIDITETSBUDGET

Ingående Kassa och Bank

Inbetalningar frånkunder

Återbetalning moms

Utbetalningar förmaterialinköp

Löneutbetalningar till anställda(nettolön)

Uppbörd av moms, anställdaspreliminärskatt och arbetsgivaravgift

Hyresbetalningar

Diverse utbetalningar

Betalning av maskininköp

Egna uttag

Utgående Kassa och Bank

Januari

60 000

0

0

–13 000

– 8 000

0

–19 000

– 3 000

–63 000

0

–46 000 **)

Februari

–46 000

62 000

19 000

–13 000

– 8 000

– 9 000

0

– 3 000

0

0

2 000

Mars

2 000

**) Som du serräcker i vårt exem-pel inte de likvidamedlen till för attklara de kontantautbetalningarnaunder januari. Dubehöver då lånapengar, t ex ge-nom en check-räkningskredit ibank. Du kanockså tillföra mereget kapital.

■ SKATTEDEKLARATION OCH SKATTEKONTO


10

2 FÖRSTA UTGIFTERNAPå det här uppslaget visar vi hur du kan ordna alla underlagför bokföringen på ett praktiskt sätt.Det är det första steget i själva bokföringen.

■ VERIFIKATIONER PÅ ALLAAFFÄRSHÄNDELSERAffärshändelser är allt som påverkarekonomin i verksamheten – en föränd-ring av en tillgång eller skuld eller en åt-gärd som orsakar en kostnad eller ger enintäkt. Du gör t ex en utbetalning frånbankkontot, betalar hyran för den lokaldär verksamheten bedrivs, betalar lön,köper material eller säljer en vara. Samt-liga affärshändelser ska dokumenteras.De uppgifter som visar sådana händelseri din rörelse kallas verifikationer. Detmåste finnas en verifikation för varjeaffärshändelse. De utgör underlag förbokföringen.

Verifikationer kan vara kvitton, fak-turor, utbetalningsbesked, inbetalnings-avier m m. Det kan vara pappersdoku-ment men det kan också vara elektronis-ka uppgifter, t ex erhållna via e-post.

Huvudregeln är att du alltid ska an-vända den “handling” du får som verifi-kation. Det är särskilt viktigt att tänka pånär uppgifterna erhålls elektroniskt.Bokföringslagen tillåter nämligen inte attdu skriver ut uppgifterna på en skrivareoch därefter förstör de elektroniska upp-gifterna. De måste sparas även om dugör en pappersutskrift. På motsvarande

sätt ska pappersdokumenten sparas omdu överför uppgifterna till elektroniskform genom scanning.

Även om en handling inte direkt skul-le behövas för själva bokföringen, är detklokt att ändå spara den. Spar hellre förmycket än för litet.

Alla verifikationer ska enligt laginnehålla följande uppgifter:

• Datum – när den sammanställdes

• Datum – när affärshändelseninträffade

• Kort beskrivning av vad affärs-händelsen avser

• Hela beloppet med en specificeringav momsbeloppet

• Motparten – med vem eller vilketföretag som affärstransaktionen gjortsupp

• Eventuell hänvisning till underlagsom du av praktiska skäl förvararseparat, t ex hyresavtal och andraavtal eller handlingar.

Alla noteringar ska vara skrivna på ett”varaktigt” sätt.

Utöver bokföringslagens krav kanbestämmelser även finnas i annanlagstiftning.

■ SKRIVAVERIFIKATION SJÄLV?Ibland händer det att du inte automa-tiskt får ett underlag, t ex vid mindreinköp eller parkeringsavgifter. Då skadu begära en verifikation, ett ”skrivet”kvitto, om det är möjligt. I annat fallskriver du en verifikation själv medalla uppgifter som en verifikation skaha. Du kan t ex använda en särskildblankett, en bokföringsorder, somfinns att köpa. I flertalet bokförings-program finns även en “bokförings-orderfunktion” vilket gör det möjligtatt göra bokföringsordern direkt idatorn.

Ankomstdatum kanstämplas på varjeverifikation. Det är enenkel rutin som underlättarsortering och ordning.


11

■ Verifikationer*

■ Ordna verifikationer■ Skriva verifikation själv?

■ ORDNA VERIFIKATIONERVerifikationer samlar du på ett ställe idatumordning. Följesedlar och s k sliparfrån kontokortsinköp sparas till dessfaktura kommer och häftas ihop meddenna.

Sätt in verifikationerna varje dag i enpärm. Då kommer de automatiskt idatumordning. Häfta gärna fast små kvit-ton på A4-papper. Det underlättar för-

varing och hantering. Flera små kvittonpå samma sorts utgifter kan häftas fastpå samma papper.

Verifikationerna ska helst numreras isamband med att de sätts in i datumord-ning. Överst i högra hörnet är tydligt.Numret kallas för verifikationsnummeroch används sedan när du bokför affärs-händelsen. Den som bokför kan också

skriva dit numret i samband med självabokföringen.

Verifikationerna numreras i en löp-nummerserie som bör hållas obrutenunder året. I vissa fall kan det vara prak-tiskt med flera nummerserier för olikatyper av verifikationer. Med hjälp avnumret hittar du lätt från verifikationentill bokföringen och vice versa.

*) Ordet verifikation kommer från verifiera som betyder försäkra riktigheten av.

BETALNINGSRUTINEtt sätt att hålla ordning på sina betal-ningar är att göra på följande sätt: Sättin inkommande räkningar och fakturori en särskild pärm t ex ordnade efterförfallodag. Vid betalningen skriver dupå hur de betalats och när (”bet per pgden ... ”) och flyttar över till pärmenbetalda fakturor.

RÅDDet viktigaste rådet vi kan ge i den här handled-ningen är att hålla ordning på verifikationerna.Varför? Bokföringslagen kräver att du har ettordnat system. Men även för din egen ochföretagets skull behövs ordning och reda. Varjeminut som du själv eller en redovisningskonsultmåste använda för att reda ut oklarheter ärdyrbar. Oavsett om du sköter bokföringen själveller anlitar hjälp, ska du samla och ordnaverifikationerna själv. Du får annars inget fastgrepp om ekonomin i företaget. Oreda i bok-föringen kan också medföra att du kanskebetalar leverantörer eller skatter för sent ellermed felaktiga belopp. Konsekvensen kan bl abli extra – och onödiga – kostnader i form avdröjsmålsräntor och förseningsavgifter.


12

3 FÖRSTA INKOMSTERNASyftet med detta uppslag är att ge tips på hur en bra kundfaktura kan se ut.Du som har kontantförsäljning får också råd.

I det förra kapitlet beskrev vi vilka kravsom ställs på en fullgod verifikation en-ligt bokföringslagen. När du säljer, varesig det är kontant eller mot faktura, skadet underlag du lämnar till din kund kun-na utgöra en fullgod verifikation hoskunden likaväl som hos dig själv. Enkundfaktura eller kassakvitto ska därförinnehålla alla de uppgifter som en verifi-kation ska innehålla. Därutöver kan an-nan lagstiftning ställa krav på extrainfor-mation.

■ FAKTURAUtseendet på fakturan bestämmer dusjälv. Men den bör innehålla alla uppgif-ter som finns i exemplet här bredvid.� FRÅN VEM – ditt företags fullständi-ga namn och adress, momsregistrerings-nummer samt uppgift om innehav av F-skattsedel i förekommande fall. Det ärockså lämpligt att komplettera med tele-fonnummer, bank- och postgironummer.I aktiebolag måste den ort där styrelsenhar sitt säte anges om den skiljer sig frånangiven postadress.� TILL VEM – kundens fullständiganamn och adress. Kundens/företagetsnamn skrivs före eventuellt personnamn.Var noga med att ange korrekt kund-namn – artigt mot kunden men ocksåjuridiskt viktigt.� FAKTURADATUM – vilken dagfakturan skrivs ut och eventuelltorder/leveransdatum.� FAKTURANUMMER. Av bokfö-ringen ska det klart och tydligt framgåatt alla dina leveranser har faktureratsoch bokförts. Fakturor med förtrycktanummer är därför praktiskt. Skulle duskriva fel på en förnumrerad faktura, skaoriginalet sparas med påskrift om att deninte använts. I bokföringen ska nämligennummerserien vara obruten. Om dunumrerar fakturorna själv, ska numrenvara i löpande följd.� VAD FAKTURAN AVSER. Allakunder vill klart och tydligt veta vad fak-turan avser. Därför bör den vara tillräck-

ligt specificerad. Även mervärdesskatte-lagen ställer krav. För varor: varubeteck-ning, antal och pris per styck samt datumför försäljningen. För tjänster: antal tim-mar och pris per timme samt när tjänstenutfördes. Tillkommer t ex utlägg som duhaft för kundens räkning. Alternativt kandu hänvisa till följesedel e dyl med detal-jerade uppgifter. I så fall blir även under-laget en del av verifikationen.� BELOPP – total summa att betala.För att det inte ska råda tveksamhet omvilken dag som är senaste betalningsdag,bör förfallodagen anges. Vanligt är 30

dagar efter fakturadatum, men 20 och 10dagar förekommer också. Detta bör dugöra upp med kunden vid ordertillfället.För att man ska ha rätt att ta ut ränta vidförsenad betalning, ska detta anges påfakturan. Sådan dröjsmålsränta kan tas utenligt reglerna i räntelagen, t ex 8 %över gällande referensränta.� MOMS. Du måste tydligt angemomsbeloppet i både procent och kro-nor. Det behövs både för din egen skulloch för fakturamottagarens. Momsbelop-pet får avrundas till hel krona.


13

■ Faktura■ Faktureringsrutin*

■ Kassakvitto

■ FAKTURERINGSRUTINDet är praktiskt att använda s k faktura-set (original + 2 eller fler olikfärgadekopior). Originalet och eventuellt enkopia sänds till kunden, en kopia sätts ini pärmen Verifikationer och en kopia i enpärm med obetalda kundfakturor. Enytterligare kopia kan sättas in i pärm till-sammans med dina egna underlag ochberäkningar.

Fakturaset kan beställas från tryckeri.På banken eller posten kan du också be-ställa tryckta fakturor med ditt företags-namn. Fakturorna har nedtill en postgiro-eller bankgirotalong för kunden.

När betalning kommer, antecknar dudet på fakturakopian och flyttar över dentill pärmen för betalda fakturor.

Du passar samtidigt på att notera vilkakunder som inte betalat. Sena inbetal-ningar innebär förlorade ränteintäkter fördig. Praxis är att skicka första betal-ningspåminnelsen senast tio dagar efterförfallodagen – till exempel en kopia påfakturan med tillägget: ”Påminner här-med om betalning av denna faktura”.Och så datum och hälsningar NN. Ellerockså tar du kontakt per telefon.

Betalar inte kunden efter första betal-ningspåminnelsen, kan det vara allvarli-gare. Då måste du vidta andra åtgärder.Det är viktigt att du aktivt försöker und-vika kundförluster.

RÅDFakturera regelbundet och ofta. Det är en avförutsättningarna för ditt företags framgång.Fakturera gärna din kund så fort du levereratbeställda varor eller utfört beställda tjänster. Om dutänker på hur lång tid det förflyter mellan den dag dugör en prestation eller säljer en vara, till dess duverkligen har fått betalt i kassan, ser dukonsekvensen av om du väntar för länge medfaktureringen. Penningflödet – likviditeten – blirbättre ju oftare och ju snabbare du fakturerar.

■ KASSAKVITTOKassakvitton och kvittenser ska innehål-la samma uppgifter som andra verifika-tioner: företagets namn och momsregist-reringsnummer, kundens namn, datumför transaktionen, vad transaktionen av-ser och belopp – varav moms. Pappers-handeln har färdiga blanketter.

Inom dagligvaru- och detaljhandeln

behöver man normalt inte ange motpar-tens namn på kvittot. Då kan kassakon-trollremsa och tömningskvitto frånkassaapparaten användas som verifika-tion. Har du många kassaapparater, kandu under vissa speciella villkor ersättakontrollremsan med en manuellt upp-rättad kassarapport.

*) Ordet fakturering används i dagligt tal som ett sammanfattandebegrepp på utskrift och utskickande av själva fakturorna.


14

4 BÖRJA BOKFÖRAPå det här uppslaget går vi igenom principerna för hur bokföring går till.Om du förstår dessa principer, förstår du också de sammanställningar somblir slutprodukten av bokföringen.

Själva bokföringen förbereds genom attdu varje dag1) samlar verifikationer i datumordning,

t ex i en pärm med register 1–312) skriver på verifikationsnummer och3) konterar.

■ KONTERAFör att få ett ordnat system i bokföring-en, används olika konton. Samma slagsaffärshändelser ska samlas på ett ställe – ett konto. Varje konto har ett nummeroch ett namn, t ex: ”6100 Kontorsmate-riel och trycksaker”. Kvittot på inköp avpapper avser kontorsmateriel och skabokföras på detta konto.

Kontonas namn och nummer samman-ställs till en kontoplan som passar dinverksamhet. Det finns inga bestämmelserom vilken kontoplan du ska använda.Varoch en kan alltså konstruera sin egenkontoplan, om man så vill.

När du konterar, skriver du kontonum-ret och belopp på verifikationen. Manbrukar bara skriva kontonumret – intenamnet på kontot. En konteringsstäm-pel är praktisk att använda. Den kanköpas i pappershandeln.

EXEMPEL PÅ KONTONUMMER I BAS 2000

Klass 1 Tillgångar Klass 2 Eget Klass 3 Intäkter Klass 4–7 Kostnaderkapital och skulder

1510 Kund- 2440 Leveran- 3010 Försäljning av varor 4010 Materialfordringar törsskulder 3990 Övriga 5010 Lokalhyra

1910 Kassa 2610 Utgående rörelseintäkter 6310 Företags-1920 Postgiro moms försäkringar

2640 Ingående 7010 Lönmoms

Hur du ska bokföra,ger nedanstående uppställningen viss vägledning om.

Debet Kredit KontoslagKostnad Intäkt Resultatkonto

Ökning Minskning Balanskontoav tillgång av tillgång

Minskning Ökning Balanskontoav skuld av skuld


15

■ Kontera■ Baskontoplan■ Debet och kredit*

■ Börja bokföra■ Bokföra hur ofta?

■ BASKONTOPLANDet finns en kontoplan som är allmäntanvänd – BAS-kontoplanen.

Den har en siffermässig koppling tilluppställningsformerna för årsbokslutetsrespektive årsredovisningens balans- ochresultaträkningar. Till BAS-kontoplanenfinns även konteringsinstruktioner.

Om du använder BAS-kontoplanen,blir det lättare för dig att lämna uppgifteroch statistik av olika slag och att fylla iräkenskapsschemat till verksamhetensdeklaration.

BAS-kontoplanen omfattar mångakonton, eftersom den ska kunna använ-das i alla företagsformer oavsett branschoch företagets storlek. Därför ska du ba-ra välja ut de konton som passar ditt fö-retag och på så sätt göra din egen konto-plan.

Du kan också bygga ut BAS-kontopla-nen. I den här handledningen har vi an-vänt fyrsiffriga kontonummer med ennolla i slutet hämtade från BAS 2000.Vill du ha en ytterligare uppdelning (t exför sålda varor och tjänster), kan du ivissa fall byta ut tredje siffran i konto-numret. Du kan också använda olikaslutsiffror – kanske för att markera olikamomssatser i din försäljning.

För de allra minsta företagen finns enminiversion av BAS-kontoplanen. Detfinns även ett antal branschanpassade va-rianter. Kanske har just din branschorga-nisation en sådan?

■ DEBET OCH KREDITSjälva bokföringen sker med s k dubbelbokföring. Systemet är konstruerat föratt vara självkontrollerande – du ska all-tid bokföra ett lika stort belopp i debetsom i kredit, fördelat på ett eller flerakonton.

När verifikationen med kvittot för pap-per (100 kr) ska bokföras, sker det påkonto ”6100 Kontorsmateriel ochtrycksaker” och på konto ”2640 Ingåen-de moms” i debet och i kredit på konto”1910 Kassa”, eftersom du betalat kon-tant. Konteringen visar vilka konton manbokför på.

■ BÖRJA BOKFÖRAAlla affärshändelser ska bokföras. Dinasamlade numrerade verifikationer utgörunderlag för bokföringen.

Att bokföra innebär att du noteraraffärshändelserna dag för dag på sådantsätt att de kan presenteras dels i den ord-ning de har registrerats (grundbokför-ing), dels i systematisk ordning (huvud-bokföring). I den systematiska presenta-tionen visas affärshändelserna sorteradepå olika konton.

För varje bokföringspost ska följandeframgå:1. Bokföringsdatum2. Verifikationsnummer3. Debetkonton och belopp respektive

kreditkonton och belopp. Ofta behövsockså text som ger tilläggsupplysningom vad bokföringsposten avser.En affärshändelse är bokförd först när

den kan presenteras i både registrerings-

ordning och i systematisk ordning. Såvälvid manuell bokföring som när du an-vänder dator kan de båda momentengöras samtidigt. Det finns också möjlig-het att dela upp bokföringen i två steg,t ex genom att avvakta med den systema-tiska bokföringen till månadens slut.Handböcker och utbildning i redovis-ningsteknik ger dig mer information.

■ BOKFÖRA HUR OFTA?Den som dagligen gör affärer som inne-bär kontanta in- och utbetalningar, skanormalt bokföra dessa senast påföljandearbetsdag.

Övriga verifikationer ska bokföras såsnart det kan ske. Det medför att bokför-ing ska göras löpande, helst en gång iveckan. Bokföring av samtliga verifika-tioner måste vara utförd senast vid ut-gången av nästkommande månad.

Bokföringen är till för att ge informa-tion om hur det går. Ju oftare bokföringsker, desto bättre information. Väntarman för länge med bokföringen, är detlätt att glömma uppgifter som hör ihopmed verifikationerna – vad som hände.Redovisning av moms, skatter och avgif-ter ställer också krav på att bokföringenhela tiden är uppdaterad.

RÅDPlanera för din bokföring redan när duregistrerar ditt företag. Bokförings-skyldigheten börjar omedelbart. Ta råd av revisor, redovisningskonsulteller någon erfaren företagare när dulägger upp din bokföring och väljerkonton. Du kan inte vänta med bok-föringen till dess din verksamhet harkommit igång.

Se till att bokföra regelbundet – hellreför ofta än för sällan.

*) Båda orden är av latinskt ursprung.Debeo betyder jag är skyldig. Kreditkommer från creditor, långivare.


16

5

Som vi beskrev i föregående kapitel skaalla affärshändelser bokföras löpande:fakturor som du sänder, fakturor du självfår, betalning av moms, löner och skat-ter etc. Du använder hela tiden konton iden kontoplan du valt. Genom utbild-ning och erfarenhet lär du dig vilka kon-ton som ska användas för olika affärs-händelser.

Oavsett om du bokför manuellt elleranvänder dator ska de bokförda affärs-händelserna kunna presenteras i regi-streringsordning (grundbokföring) och isystematisk ordning (huvudbokföring).Om du bokför manuellt i en kolumn-dagbok framgår ordningen av dag-boken. Momenten kan också vara åt-skilda.

Använder du dator, skriver du löpandeut de bokförda affärshändelserna påpapper i form av verifikationslistor ellermotsvarande. Där framgår i vilken ord-ning affärshändelserna har registrerats.Du skriver också ut din bokföring ord-nad systematiskt efter kontonummer.Den listan ska omfatta samtliga veri-fikationer under en period och bör tas utregelbundet, gärna varje månad. I deflesta bokföringsprogram finns det ocksåen möjlighet att ta ut separata konto-utdrag på enskilda konton om du t ex villkontrollera vad som har blivit bokfört påett visst konto.

■ BOKFÖRA FAKTURORFaktureringsmetoden Inkommande fakturor bokför du som en skuld den dag de anländer. Ut-gående fakturor bokför du som en ford-ran den dag de avsänds. När fakturornasedan betalas, bokförs det som en ut-betalning/inbetalning från/till kassa,bank eller postgiro. Motsvarande beloppförs bort från skuld- respektive fodrings-kontot.

Om du har många fakturor, kan du un-derlätta bokföringen genom att löpandeförteckna fakturorna, inkommande ochutgående i var sin förteckning, som då

visar affärshändelserna i registrerings-ordning. När fakturorna sedan betalas,noteras datum i förteckningen och betal-ningen bokförs därefter.

Vid månadens slut summeras belop-pen i förteckningarna och bokförs i sam-mandrag för presentation i systematiskordning.

KontantmetodenHar man få fakturor och liten omsätt-ning, är det tillåtet att under löpande årvänta med att bokföra en faktura till dendag den betalas.

■ BOKFÖRA MOMSHur man ska deklarera och betala momsär en skatterättslig fråga. Reglerna förmomsredovisningen har dock vissbetydelse för din bokföring. Skatteverketgodkänner två redovisningsmetoder:faktureringsmetoden och bokslutsmeto-den (motsvarande fakturerings- och kon-tantmetoden för bokföring av fakturor).Det framgår av registreringsbeviset vil-ken metod du ska använda. KontaktaSkatteverket för att få mer information.

■ RÄTTA FELDu kommer förmodligen att någon gångbokföra en transaktion felaktigt. Det ärlätt att ändra ett fel men var noggrann såatt det i efterhand tydligt framgår vad duhar gjort. I den manuella bokföringenrättar du genom att stryka ett streck överdet felaktiga och skriva det rätta intill.Du ska signera och datera rättelsen.Allt ska enligt bokföringslagen ske påett varaktigt sätt. Du får alltså aldrigradera eller måla över en felaktigt bok-förd post.

Upptäcker du felet långt i efterhandmåste du göra rättelsen genom ensärskild rättelsepost till vilken du skriveren ny verifikation (t ex en bokföringsor-der). På den anger du hur du bokat om,när det skett och vem som gjort ändring-en. Du ska också hänvisa till den ur-sprungliga, felaktiga verifikationen.

På den felaktiga verifikationen anger dunumret på rättelseverifikationen.

BOKFÖRA KOSTNADER

Kopieringspapper o dyl som du köperkontant bokförs så här.

Du köper ett verktyg och får en fakturaatt betala. (Se också bokföring avinventarier här nedan.)

Det enklaste sättet att bokföra lön,avgifter och skatter för anställda är attgöra på följande sätt.

När du betalar ut lön, bör du samtidigtgöra den här transaktionen för att vetahur mycket du är skyldig iarbetsgivaravgifter.

BOKFÖRA INTÄKTER

Varor som du sålt kontant.

Fakturor som du skickar till dinakunder.

Du får betalt för en faktura via bank-giro. Bokförs så här.

Alla inventarier du köper som användsflera år i företaget, bokför du så här.(Tumregel: livslängd över 3 år och be-lopp över 5 000 kr bokförs som inven-tarier. Inköp under 5 000 kr exkl momskan betraktas som förbrukningsinven-tarier.) Betalning via bankgiro.

Du betalar en leverantörsfaktura viabankgiro.

Amortering av lån kan bokföras så här.

BOKFÖRA ALLTPå det här uppslaget fortsätter vi vår beskrivning avhur du ska bokföra. Vi ger också några exempel påvanliga bokföringstransaktioner.

■ EXEMPEL PÅ VANLIGA BOKFÖRI

BOKFÖRA FÖRÄNDRINGAR AV TILLGÅN


17

■ Bokföra fakturor■ Bokföra moms■ Rätta fel■ Vanliga transaktioner■ Egna pengar och företagets

FÖRINGSTRANSAKTIONER

GÅNGAR OCH SKULDER

Debet6100 Kontorsmateriel

och trycksaker2640 Ingående moms

5410 Förbruknings-inventarier

2640 Ingående moms

7010 Lön

7510 Lagstadgadesociala avgifter

Debet1910 Kassa

1510 Kundfordringar

Debet1940 Bank

1220 Inventarieroch verktyg

2640 Ingående moms

2440 Leverantörsskulder

2350 Reverslån

Kredit1910 Kassa

2440 Leverantörsskulder

2710 Personalskatt1940 Bank (om du tar ut på

bank)

2730 Lagstadgade sociala avgifteroch särskild löneskatt

Kredit3010 Försäljning2610 Utgående moms

3010 Försäljning2610 Utgående moms

Kredit1510 Kundfordringar

1940 Bank

1940 Bank

1940 Bank

Bokföra själv eller med hjälp?I inledningsskedet när du startar före-taget är du kanske så upptagen avverksamheten, att tid och kunskaperinte räcker till bokföringen. Det ärdärför naturligt att anlita någon. Menallteftersom du förstår mer av bokför-

ing, kan du kanske ta över mer själv.Löpande vardagliga transaktionerkan du lätt lära dig att bokföra. Heltutan rådgivare klarar du dig förmodli-gen inte. Det är t ex svårt att varauppdaterad på nyheter i lagar ochförordningar.

■ EGNA PENGAR OCH FÖRETAGETSDet är viktigt att skilja på egna pengar och företa-gets. För att kunna hålla ordning i bokföringen ärdet lämpligt att du har en liten handkassa för före-tagets småutgifter. För övriga in- och utbetalningarbör du använda dig av bank- och postgirokonton iföretagets namn. Betalar du någon gång privat ettstörre belopp åt företaget, kan du sedan gottgöradig genom att skriva en företagscheck utställd pådig själv.

Det är också viktigt att du inte gör större uttagför eget bruk från företaget än vad det klarar av.Du kan budgetera ett fast belopp varje månad. I aktiebolag sker uttagen i form av lön. Avdrag ska göras för källskatt som betalas in tillsammansmed bl a arbetsgivaravgifter månaden efter uttaget.Det är däremot förbjudet för aktieägare ochstyrelse/VD att låna pengar från bolaget. I andraföretagsformer är det bäst att tänka på uttagen somen motsvarighet till nettolön. Vinsten i sådanaföretag måste räcka till såväl uttagen som inkomst-skatt och egenavgifter.

RÅDOm du har en verifikation som du inte vet hurdu ska bokföra, bokför den tillfälligt på ett”Observationskonto”. När du talar med dinredovisningskonsult eller revisor, diskuterar nihur posterna på detta konto ska bokföras.Omföring från observationskonto till rätt kontogörs med en rättelseverifikation. Gör enhänvisning på den ursprungliga verifikationen.Observationskontot bör alltid gås igenomregelbundet och posterna föras om, t ex isamband med avstämningar, se kapitel 6.


18

6

Bokföringen ska hela tiden vara rättvi-sande. För att kontrollera det, bör dustämma av viktiga konton regelbundet,minst en gång i månaden.

Bokföringen ligger till grund för sam-manställningar som kallas resultat- ochbalansrapporter. De ger dig löpande in-formation om hur det går för företaget.

■ STÄMMA AVBOKFÖRINGENAvstämning bör alltid börja med en kon-troll av att summan av alla debiteringarär lika med summan av alla kreditering-ar. Avstämning av enskilda konton gördu genom att jämföra saldon i bokföring-en med t ex kontoutdrag från bank ellerpostgiro, fakturor eller andra handlingar.Avstämningarna bör göras enligt fastarutiner. Använd gärna mallar och spararesultatet av avstämningarna i en särskildpärm. Det är värdefull information omdu senare behöver gå tillbaka i redovis-ningen. Anlitar du hjälp med bokföring-en, bör ni tillsammans göra upp hur av-stämningarna ska skötas.

Kontantförsäljningskassa bör invente-ras varje dag. Mindre handkassa för vis-

sa inköp kontrolleras veckovis. Likvidamedel på bank och postgiro stäms av närkontoutdrag kommer eller minst en gångi månaden. Andra konton är också lämp-liga att stämma av månadsvis, t ex kund-fordringar och leverantörsskulder liksomskatter och avgifter.

Avstämning av kundfordringaroch leverantörsskulderSaldot i bokföringen jämförs med dinförteckning eller pärm med obetalda fak-turor.

MomsavstämningI samband med att du gör skattedeklara-tionen bör du stämma av bokföringen.Utgående moms enligt bokföringen jäm-förs med periodens saldo på försäljnings-kontot. Ingående moms hämtas från bok-föringen. En bedömning av rimlighetengörs. Avsluta gärna kontona för utgåen-de och ingående moms i samband medatt momsen deklareras.

Avstämning av arbetsgivar-avgifter och preliminärskatterKontrollera att arbetsgivaravgifter enligtskattedeklarationen stämmer med saldotpå kontot i bokföringen och motsvarandeför innehållen preliminärskatt för de an-ställda.

Om det inte stämmer?Om avstämningen visar att det finns fel ibokföringen, måste du gå tillbaka tillgrundmaterialet och kontrollera omsamtliga verifikationer har blivit bokför-da och bokföringen har gjorts på ett rik-tigt sätt. Finns det verifikationer på allaaffärshändelser? Finns det t ex avgiftersom banken angivit på kontoutdraget?Har du kanske lämnat ut och bokfört encheck som mottagaren ännu inte löst in?Det är viktigt att alla oklarheter blirsnabbt utredda.

■ REGELBUNDENRAPPORTERINGSom stöd för dig i ditt företagande behö-ver du med jämna mellanrum, helst varjemånad, bilda dig en uppfattning om lägeti företaget. Bokföringens syfte är att duvid varje tidpunkt dels ska kunna veta re-sultatet av verksamheten, dels få en upp-fattning om verksamhetens ekonomiskaställning, dvs vilka tillgångar och skul-der som finns. För att uppnå detta kan dubehöva göra vissa justeringar i bokför-ingen, s k periodiseringar.

PeriodiseringarSom vi tidigare nämnt, gäller det att var-je period, månad eller år, ska tillgodo-räknas de intäkter som hör till perioden.På motsvarande sätt ska utgifter periodi-seras till kostnader. Många gånger måstedu betala i förskott för tjänster som duutnyttjar successivt. Exempel på detta ärförsäkringspremier och hyror. Ett annatexempel på utgifter som du betalar i”förskott” är dina inköp av varor ochmaterial som ska säljas men som finnskvar i företaget vid en redovisnings-periods utgång. Däremot görs ofta ränte-betalningar först i efterhand. Dessa ärdärför exempel på utgifter som betalas iefterskott.

För att du ska få ett rättvisande resul-tat, ska den här typen av poster beräknasoch beaktas. Förskottsbetalda utgiftermåste, till den del de inte utnyttjats ellerförbrukats, tas upp som en tillgång. Påmotsvarande sätt ska du beräkna dinkostnad, och därmed din skuld, för t extelefon, el och vatten som du ännu intefått någon räkning på. Använder du datori din bokföring, kan vissa sådana perio-diseringar göras automatiskt i bokför-ingsprogrammet. Beräkning av avskriv-ningar på maskiner och inventarier ärockså en sorts kostnadsperiodisering.

Det är först när du har kompletteratdin bokföring med nödvändiga periodi-seringar, som du har ett riktigt tillförlit-ligt periodresultat.

Exempel på mall för avstämning avlikvida medel (1940 Bank)

Datum för avstämning

Saldo enligt bokföringen XX

I bokföringen ej noteradeinbetalningar +XX

I bokföringen ej noteradeutbetalningar – XX

Av banken ej redovisade inbetal-ningar som noterats i bokföringen – XX

Av banken ej redovisade utbetal-ningar som noterats i bokföringen +XX

Saldo enligt kontoutdrag XX

FÖLJA UPPSyftet med det här uppslaget är att visa hur dukan följa upp att det som händer i ditt företagavspeglar sig i bokföringen.


19

■ Stämma av bokföringen■ Regelbunden rapportering■ Resultat- och balansrapporter

■ RESULTATRAPPORTResultatrapporten är en sammanställningav dina intäkter och kostnader. Har dugjort periodiseringarna i bokföringen,kan du direkt använda saldona där.Annars måste du göra manuella juste-ringar.

Resultatrapporter kan vara olika upp-byggda. De flesta bokföringsprogram haren standarduppställning, men många gerockså en möjlighet för dig att välja själv.Du bör då välja en uppställning som pas-sar ditt företag. För att saldon i en resul-tatrapport ska bli verkligt intressanta fördig, är det bra att ha något att jämföramed. Det vanligaste är att jämföra medbudgeten och med samma period föregå-ende år. Det är därför lämpligt att resul-tatrapporten har samma uppställningsom resultatbudgeten.

■ BALANSRAPPORTBalansrapporten är en förteckning överde tillgångar och skulder företaget harvid en bestämd tidpunkt. Summan avalla tillgångar ska vara lika med summanav skulder och eget kapital.

För din löpande kontroll och analys av företaget ger både resultatrapportenoch balansrapporten viktig information.Balansrapporten är till hjälp för din upp-följning av likviditeten. Hur mycketfinns på företagets bank- och postgiro-konton? Hur stora är kundfordringarna?Räcker pengarna för att betala löpandeutgifter och förfallna skulder? RÅD

Se till att avstämningar av viktigakonton sker en gång i månaden – varesig du gör det själv eller tar hjälp avnågon annan. Acceptera aldrig att duinte förstår beloppen i en resultat- ochbalansrapport. Använd tid i början tillatt gå igenom dessa med enredovisningskonsult. Redan andragången du ser uppställningarna, förstårdu mer. Att förstå bokföringen är enförutsättning för att kunna följa upp ochta ansvar för företagets ekonomi.


20

7a

■ REGLER FÖR ÅRSBOKSLUTDe flesta företag är skyldiga att avslutaden löpande bokföringen. Det sker ge-nom upprättandet av ett årsbokslut elleren årsredovisning vid räkenskapsåretsutgång.

Avgörande för hur den löpande bok-föringen ska avslutas är främst denföretagsform i vilken verksamhetenbedrivs men även företagets storlek harbetydelse.

Aktiebolag och ekonomiska förening-ar ska t ex alltid upprätta årsredovisningmedan enskilda näringsidkare endast iundantagsfall omfattas av denna skyldig-het. De ska som huvudregel upprätta ettårsbokslut. Motsvarande gäller för deflesta handelsbolag.

De allra minsta företagen kan i vissafall helt vara undantagna från skyldighe-ten att avsluta den löpande bokföringen.I tabellen på sidan 29 kan du få hjälp attse vad som gäller för just ditt företag.

Reglerna för årsbokslut finns i bok-föringslagen och årsredovisningslagen.Årsbokslutet består av en resultaträk-ning, en balansräkning och noter.

I detta kapitel får du vägledning omhur ett årsbokslut upprättas. I kapitel 7bfinns motsvarande genomgång för årsre-dovisningens upprättande.

■ FÖRBEREDA ÅRSBOKSLUTÅrsbokslutet ska visa hur företaget gåttunder året och hur ställningen är vidutgången av året. För att det ska gåsnabbt och enkelt att ta fram ett årsbok-slut, krävs det att du förbereder arbetetordentligt.

Har du gjort regelbundna periodrap-porter, har du fått en ganska bra uppfatt-ning om vilket årsresultat du kan räknamed. Du vet om det kanske finns oklar-heter som måste lösas i samband medbokslutsarbetet.

Att förbereda ett årsbokslut innebär att ta fram korrekta underlag för alla delar i årsbokslutet. Har du t ex ett varu-lager, ska det inventeras. Det är också

lämpligt att inventera maskiner och in-ventarier.

Alla dina tillgångar, avsättningar ochskulder ska förtecknas och värderas. För-teckningarna ska sparas och utgöra bila-gor till det färdiga årsbokslutet.

Du ska se till att intäkter och kostna-der redovisas på rätt sida av balansda-gen, dvs är rätt periodiserade. Därför ärdet t ex bra om du redan före årsskiftetfakturerar alla varor som levererats tillkunder. Du kan också be dina leverantö-rer att skicka sina fakturor till dig i tid.

■ UPPRÄTTA ÅRSBOKSLUTAtt upprätta årsbokslutet innebär att stäl-la samman alla affärstransaktioner för etthelt verksamhetsår i de två dokumentenresultaträkning och balansräkning. Men

innan du kan göra detta, måste du kon-trollera att allting värderats korrekt. Närdu bokfört alla löpande affärshändelseroch gjort de vanliga periodiseringarna,har du fått fram ett preliminärt resultatför räkenskapsåret och preliminärasaldon på dina tillgångs- och skuld-konton.

Det är då dags att gå igenom alla ba-lanskonton och avgöra om du behövergöra några justeringar – om det t ex finnsnågra tillgångar som har minskat i värde.Att du ska göra klart balansräkningensposter före resultaträkningen, beror påatt alla justeringar av värdet på tillgång-ar, avsättningar och skulder också påver-kar företagets resultat. Du kan alltså inteavsluta din resultaträkning förrän du gåttigenom alla balansposter.

RÄKENSKAPSÅRFöretagets räkenskapsår omfattar normalt 12 månader, men det första räkenskapsåretfår omfatta kortare eller längre tid, dock högst 18 månader. Enskild näringsidkare måsteha ett räkenskapsår som är lika med kalenderår. Dagen när räkenskapsåret avslutaskallas balansdag.

ÅRSBOKSLUTFÖR ENSKILDA NÄRINGSIDKARE OCH DE FLESTA HANDELSBOLAG

När året går mot sitt slut är det dags att förbereda årsbokslutet.På detta uppslag berättar vi om hur du kan förbereda och sedan genomföra bokslutsarbetet.Vi börjar också gå igenom de olika posterna i balansräkningen.


21

➡

Samtidigt bör du fundera på hur företa-gets balansräkning ska utformas. Debalansrapporter som du tagit fram löpan-de under året har innehållit en mängdolika konton. Nu ska de slås sammansystematiskt under fastställda rubriker.

■ BALANSRÄKNINGENBalansräkningen visar alla tillgångar,eget kapital, avsättningar och skulder enviss dag, balansdagen. Hur balansräk-ningen ska se ut är lagreglerat. Det finnsockså regler för hur olika poster ska vär-deras. När du gör din genomgång avbalanskontona, specificerar du alla till-gångar, avsättningar och skulder värde-rade enligt dessa regler – och summerarrespektive balanspost.

TILLGÅNGARTillgångar delas upp i Anläggningstill-gångar och Omsättningstillgångar. An-läggningstillgångar är avsedda att stadig-varande brukas eller innehas i rörelsen.Övriga tillgångar är omsättningstillgångar.

AnläggningstillgångarAnläggningstillgångar delas in i tre grup-per: immateriella, materiella och finansi-ella. Dessa grupper delas i sin tur in iposter. Några av dessa redogör vi för här.

Hyresrätter och

liknande rättigheter

Om ditt företag förvärvar en hyresrättska beloppet anges här. Avskrivning skagöras på anskaffningsvärdet.

Inventarier, verktyg

och installationer

Här redovisas de flesta materiella an-läggningstillgångarna i ej tillverkandeföretag. Från anskaffningsvärdet görs av-drag för avskrivningar. Alla inventarieretc ska vara förtecknade i en särskild för-teckning (anläggningsregister). Helstskriver du löpande in uppgifter om an-skaffade och försålda inventarier ochavskrivningar på dessa så att saldot i

registret alltid stämmer överens medsaldot i bokföringen.

OmsättningstillgångarOmsättningstillgångar delas in i fyragrupper: varulager m m, kortfristigafordringar, kortfristiga placeringar samtkassa och bank. Dessa grupper delas isin tur in i poster. I det följande redogörvi för några av dessa.

Råvaror och förnödenheter,

handelsvaror, etc

Under dessa rubriker tar du upp omsätt-ningstillgångar som är avsedda för för-säljning eller förbrukning i verksamhe-ten. Du ska ta upp de varor som inköptseller framställts inom företaget underåret (eller eventuellt tidigare år) och somfinns kvar på balansdagen.

Värdet på ditt varulager ska grundaspå en fysisk inventering. Var noga medatt varorna värderas korrekt – normalttill anskaffningsvärdet. Om ett beräknatförsäljningsvärde (med avdrag för för-säljningskostnader) för vissa varor ärlägre än anskaffningsvärdet, ska du taupp dessa varor till det lägre värdet.

Förskott till leverantörer

Här anger du betalningar i förskott förvaror och tjänster som inte levererats.Om förskottet avser något som ska an-vändas i flera år ska det redovisas somen anläggningstillgång.

Kundfordringar

Här summeras beloppet på dina utgåendefakturor som kunderna ännu inte betalt –minskat med eventuellt belopp som duinte tror att dina kunder kommer att beta-la. Kom ihåg att helst fakturera alla varorsom du levererat och tjänster som du ut-fört före balansdagen.

Övriga fordringar

Kan vara fordringar av olika slag sominte hör hemma under de övriga rubri-kerna, t ex fordringar hos personal och ivissa fall momsfordran.

Förutbetalda kostnader och

upplupna intäkter

Den här raden används för alla de utgif-ter som tillhör det nya året, men som duredan bokfört. Det kan vara försäk-ringspremier, hyra och bonus. Här redo-visas också eventuella intäkter som dutjänat in, men som du inte hunnit faktu-rera.

Kassa och bank

Här anges summan av de likvida medelföretaget har på balansdagen. I denlöpande bokföringen har du säkert haftolika konton för kassa, bank och post-giro.

EGET KAPITAL OCH SKULDER ➜

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSER ➜

RÅDVänta inte för länge med att förberedaårsbokslutet. Oklarheter måste redas uti god tid. Räkna med att rutinerna kringditt första årsbokslut tar längre tid därföratt du är ovan. Årsbokslutet görsklart så snart som möjligt. Det är viktigtatt du har full kontroll över hur detgår för företaget. Beloppen i årsbokslutetär också till god hjälp när budgetenför nästa år ska göras.

■ Regler för årsbokslut■ Förbereda årsbokslut■ Upprätta årsbokslut■ Balansräkningen


22

➡

EGET KAPITAL OCH SKULDEREget kapital redovisas olika beroende påföretagsform. Skulderna kan delas in iLångfristiga skulder och Kortfristigaskulder. Dessutom kan det förekommaObeskattade reserver och Avsättningar.Här är några kommentarer till de rubrikersom kan vara aktuella för ett nystartatföretag.

Eget kapitalI enskild näringsverksamhet adderasingående eget kapital med årets vinst ocheventuella kapitaltillskott. Förlust och

kapitaluttag minskar det ingående kapi-talet.

I ett handelsbolag görs motsvarandebokföring på respektive delägareskapitalkonto.

AvsättningarHär redovisas förpliktelser som hör tillräkenskapsåret och som på balansdagenär säkra eller sannolika till sin före-komst men ovissa till belopp eller dentidpunkt då de ska infrias. Ett exempelpå en avsättning kan vara ett garantiåta-gande.

ÅRSBOKSLUTFÖR ENSKILDA NÄRINGSIDKARE OCH DE FLESTA HANDELSBOLAG

På detta uppslag går vi igenom posterna under eget kapital och skulder ibalansräkningen och resultaträkningen i sin helhet. Vi berör även deupplysningar som ska lämnas i noter.

Långfristiga skulderHär redovisas sådana skulder som inteska betalas under det närmast följanderäkenskapsåret. En utnyttjad checkräk-ningskredit kan du redovisa här om duräknar med att den förnyas.

Kortfristiga skulder Med kortfristiga skulder menas skuldersom ska betalas inom ett år.

Leverantörsskulder

Här ska du redovisa alla fakturor du fåttfrån leverantörer och som inte är betaldapå balansdagen. Kom ihåg att också tamed fakturor du fått efter balansdagenom de avser leveranser eller tjänster pådet gamla året.

Upplupna kostnader och

förutbetalda intäkter

Under den här rubriken ska du ta uppkostnader som du räknar med att fåbetala i framtiden men som egentligenhör till detta år, t ex semesterersättning,sociala kostnader, arvoden och upplupnaräntekostnader. Beloppen ska styrkasmed så bra underlag som möjligt. Härredovisas även eventuella intäkter somdu fått i förskott men ännu inte tjänat in.

Övriga skulder

Här ska du ta upp kortfristiga bankskul-der, personalens källskatter, i vissa fallmomsskuld samt andra skulder som intehör hemma under andra rubriker.

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSERBalansräkningen och resultaträkningenger inte ensamma en fullständig bild avföretagets ekonomiska ställning. Kom-pletterande information behövs därförom företaget pantsatt några tillgångar, t ex i form av företagsinteckningar, ellergjort utfästelser i form av t ex borgens-förbindelser.


23

■ Balansräkningen, forts■ Resultaträkningen■ Noter och underskrift

■ RESULTATRÄKNINGENResultaträkningen visar hur det gått för företaget under räkenskapsåret. Resultaträkningen ska upprättas antingen funktionsindelad eller kostnadsslags-indelad.

I vårt exempel har vi visat en resultaträkning indelad efter kostnadsslag. Ett företagkan fritt välja mellan de två uppställningsformerna. Tänk dock på att när du valtuppställningsform får du bara byta om det finns särskilda skäl m m.

■ NOTER OCH UNDERSKRIFTÅrsbokslutet ska utöver resultat- ochbalansräkning även innehålla noter. Inoterna finns tilläggsupplysningar omhur t ex tillgångar och skulder värderats.Även grunderna för företagets avskriv-

ning av anläggningstillgångar redovisashär, liksom en uppställning över anskaff-ningsvärden och avskrivningar.

Årsbokslutet ska undertecknas av denenskilde näringsidkaren respektive av

delägarna i ett handelsbolag. I företagsom företräds av en styrelse ska årsbok-slutet skrivas under av samtliga styrelse-ledamöter.

Kommentarer till vårt exempel� Nettoomsättningen får du genom attsummera alla konton som avser försälj-ning av varor och tjänster. Nettoomsätt-ningen ska redovisas efter avdrag förlämnade kassarabatter, övriga rabatteroch mervärdesskatt. Intäkter som inteingår i den normala försäljningen, t exlicensavgifter, hyror och arrenden redo-visas som övriga rörelseintäkter.

� Här redovisas bl a företagets kostna-der för råvaror och förnödenheter,handelsvaror, personal samt övrigaexterna kostnader. Även avskrivningarredovisas här.

� Avskrivningar ska göras på alla an-läggningstillgångar enligt en bestämdplan. En maskin som inköpts för 50 000kr kan t ex skrivas av med 10 000 kr perår. Alla avskrivningar ska dokumenterasoch i en not anger du bl a vilken avskriv-ningsplan du använder. Mer om avskriv-ningar finns i kapitel 1.

� Resultatet från finansiella investe-ringar utgörs framförallt av ränteintäkteroch räntekostnader.

� I ett nystartat företag kommer i all-mänhet inte dessa två rubriker till an-vändning. Här ska nämligen posterredovisas endast i undantagsfall.

� Den sista raden i resultaträkningenanger den vinst eller förlust som företa-get redovisar för räkenskapsåret.


24

7b ÅRSREDOVISNINGFÖR AKTIEBOLAG, EKONOMISKA FÖRENINGAR OCH VISSA HANDELSBOLAG

När året går mot sitt slut är det dags att förbereda årsredovisningen.På detta uppslag berättar vi om hur du kan förbereda och sedan genomföra arbetet medårsredovisningen. Vi börjar också gå igenom de olika posterna i balansräkningen.

■ REGLER FÖRÅRSREDOVISNINGDe flesta företag är skyldiga att avslutaden löpande bokföringen. Det sker ge-nom upprättandet av ett årsbokslut elleren årsredovisning vid räkenskapsåretsutgång.

Avgörande för hur den löpande bokför-ingen ska avslutas är främst den företags-form i vilken verksamheten bedrivs menäven företagets storlek har betydelse.

Aktiebolag, ekonomiska föreningaroch vissa handelsbolag ska t ex alltidupprätta årsredovisning medan enskildanäringsidkare endast i undagsfall omfat-tas av denna skyldighet. I tabellen påsidan 29 kan du få hjälp att se vad somgäller för just ditt företag.

Reglerna för årsredovisning finns iårsredovisningslagen. Årsredovisningenbestår av en resultaträkning, en balans-räkning, noter och en förvaltningsberät-telse.

I detta kapitel får du vägledning omhur en årsredovisning upprättas. I kapitel7a finns motsvarande genomgång förårsbokslutets upprättande.

■ FÖRBEREDAÅRSREDOVISNINGÅrsredovisningen ska visa hur företagetgått under året och hur ställningen är vidutgången av året. För att det ska gåsnabbt och enkelt att ta fram en årsredo-visning, krävs det att du föreberederarbetet ordentligt.

Har du gjort regelbundna periodrap-porter, har du fått en ganska bra uppfatt-ning om vilket årsresultat du kan räknamed. Du vet om det kanske finns oklar-heter som måste lösas i samband medårsredovisningens upprättande.

Att förbereda en årsredovisning inne-bär att ta fram korrekta underlag för alladelar i årsredovisningen. Har du t ex ettvarulager, ska det inventeras. Det är ock-så lämpligt att inventera maskiner ochinventarier.

Alla dina tillgångar, avsättningar och

skulder ska förtecknas och värderas. För-teckningarna ska sparas och utgöra bila-gor till den färdiga årsredovisningen.

Du ska se till att intäkter och kostna-der redovisas på rätt sida av balansda-gen, dvs är rätt periodiserade. Därför ärdet t ex bra om du redan före årsskiftetfakturerar alla varor som levererats tillkunder. Du kan också be dina leverantö-rer att skicka sina fakturor till dig i tid.

■ UPPRÄTTAÅRSREDOVISNINGAtt upprätta årsredovisningen innebärbl a att ställa samman alla affärstransak-tioner för ett helt verksamhetsår i de tvådokumenten resultaträkning och balans-räkning. Men innan du kan göra detta,måste du kontrollera att allting värderatskorrekt. När du bokfört alla löpandeaffärshändelser och gjort de vanliga

periodiseringarna, har du fått fram ettpreliminärt resultat för räkenskapsåretoch preliminära saldon på dina tillgångs-och skuldkonton.

Det är då dags att gå igenom alla ba-lanskonton och avgöra om du behövergöra några justeringar – om det t ex finnsnågra tillgångar som har minskat i värde.Att du ska göra klart balansräkningensposter före resultaträkningen, beror påatt alla justeringar av värden på tillgång-ar, avsättningar och skulder påverkarföretagets resultat. Du kan alltså inte av-sluta resultaträkningen förrän du gåttigenom alla balansposter.

Samtidigt bör du fundera på hur före-tagets balansräkning ska utformas. Debalansrapporter som du tagit fram löpan-de under året har innehållit en mängdolika konton. Nu ska de slås sammansystematiskt under fastställda rubriker.

RÄKENSKAPSÅRFöretagets räkenskapsår omfattar normalt 12 månader, men det första räkenskapsåretfår omfatta kortare eller längre tid, dock högst 18 månader. Ett räkenskapsår är oftalika med ett kalenderår men kan för vissa företag, t ex aktiebolag, också avslutas per30 april, 30 juni eller 31 augusti. Den dagen kallas balansdag.


25

➡

■ BALANSRÄKNINGENBalansräkningen visar alla tillgångar,eget kapital, avsättningar och skulder enviss dag, balansdagen. Hur balansräk-ningen ska se ut är lagreglerat. Det finnsockså regler för hur olika poster skallvärderas. När du gör din genomgång avbalanskontona, specificerar du alla till-gångar, avsättningar och skulder värde-rade enligt dessa regler – och summerarrespektive balanspost.

TILLGÅNGARTillgångar delas upp i Anläggningstill-gångar och Omsättningstillgångar.Anläggningstillgångar är avsedda attstadigvarande brukas eller innehas irörelsen. Övriga tillgångar är omsätt-ningstillgångar.

AnläggningstillgångarAnläggningstillgångarna delas in i tregrupper: immateriella, materiella ochfinansiella. Dessa grupper delas i sin turin i poster. Några av dessa redogör vi förhär.

Hyresrätter och

liknande rättigheter

Om ditt företag förvärvar en hyresrättska beloppet anges här. Avskrivning skagöras på anskaffningsvärdet.

Inventarier, verktyg

och installationer

Här redovisas de flesta materiella an-läggningstillgångarna i ej tillverkandeföretag. Från anskaffningsvärdet görs av-drag för avskrivningar. Alla inventarieretc ska vara förtecknade i en särskild för-teckning (anläggningsregister). Helstskriver du löpande in uppgifter om an-skaffade och försålda inventarier ochavskrivningar på dessa så att saldot i re-gistret alltid stämmer överens med saldoti bokföringen.

OmsättningstillgångarOmsättningstillgångar delas in i fyragrupper: varulager m m, kortfristigafordringar, kortfristiga placeringar samtkassa och bank. Dessa grupper delas isin tur in i poster. I det följande redogörvi för några av dessa.

Råvaror och förnödenheter,

handelsvaror, etc

Under dessa rubriker tar du upp omsätt-ningstillgångar som är avsedda för för-säljning eller förbrukning i verksamhe-ten. Du ska ta upp de varor som inköptseller framställs inom företaget under året(eller eventuellt tidigare år) och somfinns kvar på balansdagen.

Värdet på ditt varulager ska grundaspå en fysisk inventering. Var noga medatt varorna värderas korrekt – normalttill anskaffningsvärdet. Om ett beräknatförsäljningsvärde (med avdrag för för-säljningskostnader) för vissa varor ärlägre än anskaffningsvärdet, ska du taupp dessa varor till det lägre värdet.

Förskott till leverantörer

Här anger du betalningar i förskott förvaror eller tjänster som inte levererats.Om förskottet avser något som ska an-vändas i flera år ska det redovisas somen anläggningstillgång.

Kundfordringar

Här summeras beloppet på dina utgåendefakturor som kunderna ännu inte betalt –minskat med eventuellt belopp som duinte tror att dina kunder kommer att beta-la. Kom ihåg att helst fakturera alla varorsom du levererat och tjänster som du ut-fört före balansdagen.

Övriga fordringar

Kan vara fordringar av olika slag sominte hör hemma under de övriga rubri-kerna, t ex fordringar hos personal och ivissa fall momsfordran.

Förutbetalda kostnader och

upplupna intäkter

Den här raden används för alla de utgif-ter som tillhör det nya året, men som duredan bokfört. Det kan vara försäkrings-premier, hyra och bonus. Här redovisasockså eventuella intäkter som du tjänatin, men som du inte hunnit fakturera.

Kassa och bank

Här anges summan av de likvida medelföretaget har på balansdagen. I denlöpande bokföringen har du säkert haftolika konton för kassa, bank och post-giro.

EGET KAPITAL OCH SKULDER ➜

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSER ➜

RÅDVänta inte för länge med att förberedaårsredovisningen. Oklarheter måste redasut i god tid. Räkna med att rutinernakring din första årsredovisning tar längretid därför att du är ovan. Årsredovisningengörs klar så snart som möjligt.

Det är viktigt att du har full kontrollöver hur det går för företaget. Beloppeni årsredovisningen är också till god hjälpnär budgeten för nästa år ska göras.

■ Regler för årsredovisning■ Förbereda årsredovisning■ Upprätta årsredovisning■ Balansräkningen


26

➡ÅRSREDOVISNINGFÖR AKTIEBOLAG, EKONOMISKA FÖRENINGAR OCH VISSA HANDELSBOLAG

På detta uppslag går vi igenom posterna under eget kapitaloch skulder i balansräkningen och resultaträkningen i sin helhet.Vi berör även de upplysningar som ska lämnas i noter och förvaltningsberättelse.

EGET KAPITAL OCH SKULDEREget kapital redovisas olika beroende påföretagsform. Skulderna kan delas in iLångfristiga skulder och Kortfristigaskulder. Dessutom kan det förekommaObeskattade reserver och Avsättningar.Dessa ska i så fall redovisas undersärskilda rubriker.

Eget kapitalI aktiebolag och ekonomiska föreningardelas kapitalet in i bundet eget kapitaloch fritt eget kapital. I det bundna kapi-talet ingår inbetalt aktiekapital respekti-ve inbetalda medlemsinsatser och vadbolaget/föreningen avsatt till reservfond.I fritt eget kapital ingår årets vinst (för-lust) och vad som sparats av tidigare årsvinster (förluster).

I handelsbolag adderas för varje delä-gare ingående kapital med årets vinst och

eventuella kapitaltillskott. Förlust och ka-pitaluttag minskar det ingående kapitalet.

Obeskattade reserverUnder denna rubrik redovisas summanav de särskilda dispositioner som skatte-lagstiftningen tillåter i vinstreglerandesyfte. Ett exempel på en obeskattad re-serv är periodiseringsfond.

AvsättningarHär redovisas förpliktelser som hör tillräkenskapsåret och som på balansdagenär säkra eller sannolika till sin förekomstmen ovissa till belopp eller den tidpunktdå de ska infrias. Ett exempel på en av-sättning kan vara ett garantiåtagande.

Långfristiga skulderHär redovisas sådana skulder som inteska betalas under det närmast följande

räkenskapsåret. En utnyttjad checkräk-ningskredit kan du redovisa här om duräknar med att den förnyas.

Kortfristiga skulderMed kortfristiga skulder menas skuldersom ska betalas inom ett år.

Leverantörsskulder

Här ska du redovisa alla fakturor du fåttfrån leverantörer och som inte är betaldapå balansdagen. Kom ihåg att också tamed fakturor du fått efter balansdagenom de avser leveranser eller tjänster pådet gamla året.

Skatteskulder

Här redovisas endast företagets egen in-komstskatt. Balansposten blir därför nor-malt aktuell endast för dig som driververksamheten i aktiebolag eller ekono-misk förening.

Upplupna kostnader och

förutbetalda intäkter

Under den här rubriken ska du ta uppkostnader som du räknar med att få beta-la i framtiden men som egentligen hörtill detta år, t ex semesterersättning, soci-ala kostnader, arvoden och upplupnaräntekostnader. Beloppen ska styrkasmed så bra underlag som möjligt. Härredovisas även eventuella intäkter somdu fått i förskott men ännu inte tjänat in.

Övriga skulder

Här ska du ta upp kortfristiga bankskul-der, personalens källskatter, i vissa fallmomsskuld samt andra skulder som intehör hemma under andra rubriker.

STÄLLDA SÄKERHETER OCHANSVARSFÖRBINDELSERBalansräkningen och resultaträkningen gerinte ensamma en fullständig bild av företa-gets ekonomiska ställning. Kompletteran-de information behövs därför om företagetpantsatt några tillgångar, t ex i form avföretagsinteckningar, eller gjort utfästelseri form av t ex borgensförbindelser.


27

■ RESULTATRÄKNINGENResultaträkningen visar hur det gått för företaget under räkenskapsåret.Resultaträkningen ska upprättas antingen funktionsindelad eller kostnadsslags-indelad.

I vårt exempel har vi visat en resultaträkning indelad efter kostnadsslag. Ettföretag kan fritt välja mellan de två uppställningsformerna. Tänk dock på att närdu har valt uppställningsform får du bara byta om det finns särskilda skäl mm.

Kommentarer till vårt exempel� Nettoomsättningen får du genom att sum-mera alla konton som avser försäljning avvaror och tjänster. Nettoomsättningen skaredovisas efter avdrag för lämnade kassara-batter, övriga rabatter och mervärdesskatt.Intäkter som inte ingår i den normala försälj-ningen, t ex licensavgifter, hyror och arrendenredovisas som övriga rörelseintäkter.

� Här redovisas bl a företagets kostnader förråvaror och förnödenheter, handelsvaror,personal samt övriga externa kostnader. Ävenavskrivningar redovisas här.

� Avskrivningar ska göras på alla anlägg-ningstillgångar enligt en bestämd plan. Enmaskin som inköpts för 50 000 kr kan t exskrivas av med 10 000 kr per år. Alla avskriv-ningar ska dokumenteras och i en not angerdu bl a vilken avskrivningsplan du använder.Mer om avskrivningar finns i kapitel 1.

� Resultatet från finansiella investeringarutgörs framförallt av ränteintäkter och ränte-kostnader.

� I ett nystartat företag kommer i allmänhetinte dessa två rubriker till användning. Härska nämligen poster redovisas endast i undan-tagsfall.

� Under den här rubriken redovisas skatte-mässiga dispositioner som innebär att resulta-tet ökas eller minskas. Det kan t ex vara frågaom avsättning till en periodiseringsfond.Avsättningarna minskar årets redovisade vinstoch årets skattekostnad.

� Här anges endast företagets egen inkomst-skatt.

� Den sista raden i resultaträkningen angerden vinst eller förlust som företaget redovisarför räkenskapsåret.

Årsredovisningen ska utöver resultat-och balansräkning även innehålla noteroch en förvaltningsberättelse för räken-skapsåret. I noterna finns tilläggsupplys-ningar om hur t ex tillgångar och skulder

värderats. I förvaltningsberättelsen be-skrivs i ord de viktigaste händelserna un-der året och anges vissa ytterligarelagstadgade uppgifter.

I aktiebolag och ekonomiska förening-

ar ska årsredovisningen skrivas under avstyrelsen och eventuell verkställandedirektör, i handelsbolag av delägarna.

■ NOTER OCH FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE

■ Balansräkningen, forts■ Resultaträkningen■ Noter och förvaltningsberättelse


28

8 EFTER ÅRSBOKSLUT/ÅRSREDOVISNINGHär får du veta vad du ska göra efter årsbokslutet eller årsredovisningen.

■ REVISIONRegler om revision finns för alla företagsom ska upprätta årsredovisning. Aktie-bolag är alltid skyldiga att utse minst enauktoriserad eller godkänd revisor,övriga företag endast om vissa villkor äruppfyllda.

Revisorn ska granska företagets bok-föring, årsredovisningen samt företags-ledningens (och styrelsens) förvaltning.Resultatet av granskningen sammanfat-tas i en revisionsberättelse, som lämnastill företaget.

■ BOLAGSSTÄMMA IAKTIEBOLAGI ett aktiebolag ska aktieägarna årligenhålla en bolagsstämma på vilken ett antalbestämda ärenden ska behandlas. Års-redovisningen och revisionsberättelsenpresenteras och beslut fattas om att fast-ställa resultaträkningen och balans-räkningen. Stämman ska dessutomavgöra hur uppkommen vinst eller för-lust ska disponeras och ta ställning tillom styrelseledamöter och eventuellverkställande direktör ska beviljasansvarsfrihet för verksamhetsåret.

På bolagsstämman blir det ocksåaktuellt att utse styrelse och revisor.Ordinarie bolagsstämma ska hållassenast sex månader efter räkenskapsåretsutgång.

Kom ihåg att stämmans beslutbeträffande vinsten eller förlusten skabokföras.

■ INFORMATION TILLMYNDIGHETERFöretagsformen avgör vilken informa-tion som ska sändas till olika myndig-heter efter årsbokslutets eller årsredovis-ningens upprättande. Vi ger här en kortöversikt.

Aktiebolag ochvissa handelsbolagEn kopia av ett aktiebolags årsredovis-ning och revisionsberättelse ska inom sjumånader efter räkenskapsårets utgång hainkommit till Bolagsverket i Sundsvall.Om handlingarna inte har kommit ininom denna tid får du betala försenings-avgift. På kopian av årsredovisningenska VD eller en styrelseledamot intygaatt den behandlats på ordinarie bolags-stämma och vilka beslut som fattats. Dehandelsbolag som är skyldiga att ha auk-toriserad eller godkänd revisor skaskicka in kopior av årsredovisningen ochrevisionsberättelsen till Bolagsverketinom sex månader efter räkenskapsåretsutgång. Mer information kan du få frånBolagsverket.

Även Skatteverket ska ha informationom ditt bolag. För att den ska kunna fast-ställa vilken skatt som ska betalas, är duskyldig ett lämna in en deklaration medtillhörande bilagor, bl a standardiseraderäkenskapsuppgifter (SRU) som hämtasfrån bokföringen. Mer information kandu få från Skatteverket.

Övriga företagÖvriga typer av företag som i minst tvåår haft mer än 200 anställda och/ellertillgångar för minst 1 000 prisbasbelopp(ca 39 mkr 2004) är skyldiga att sända inen kopia av årsredovisningen och revi-sionsberättelsen till Bolagsverket.

För samtliga företag ska Skatteverketha en deklaration med tillhörande bila-gor, bl a standardiserade räkenskapsupp-gifter (SRU) som du hämtar från bokfö-ringen. Mer information kan du få frånSkatteverket.

■ SPARA BOKFÖRINGENAll räkenskapsinformation ska enligt lagbevaras i ordnat skick och på betryggan-de och överskådligt sätt i 10 år räknatfrån utgången av det kalenderår då rä-kenskapsåret avslutades. Huvudregeln äratt den ska förvaras inom landet, men rä-kenskapsinformation i elektronisk formfår under vissa förutsättningar förvaras iett annat land.

Med räkenskapsinformation menast ex verifikationer, löpande bokföring,viktiga avtal, årsbokslut eller årsredovis-ning samt kontoplan och andra uppgiftersom visar hur bokföringen är organise-rad. Med andra ord allt som har betydel-se för bokföringen. Tänk på att ävenuppgifter på disketter, cd-rom och hård-diskar kan vara räkenskapsinformation.

DATUM ATT KOMMA IHÅGNär ditt företag har varit igång en tidhar du fått erfara hur viktigt det är atthålla reda på rätt datum för betalningav moms, skatt och arbetsgivaravgifterm m. Det är företagets omsättning somavgör vilka datum som gäller för digoch ditt företag (se sidan 9). För att du irätt tid ska kunna uppfylla de krav somställs på dig är det nödvändigt att du iförväg planerar vilken information somska tas fram och att du alltid har en

aktuell bokföring som du kan få stödav. Ett råd: Gör upp en plan för helaåret med inprickade dagar som gällerför just ditt företag.


29

■ Revision■ Bolagsstämma■ Information till myndigheter■ Spara bokföringen

SAMMANSTÄLLNING

VERKSAMHET AVSLUTA INFORMATION TILL ARKIVERINGRÄKENSKAPERNA MYNDIGHETERNA

Fysiska personer

1) Enskild näringsidkare som normalt Nej Deklaration med SRU 10 åromsätter högst 20 PB till Skatteverket

2) Enskild näringsidkare som normalt omsätter Årsbokslut Deklaration med SRU 10 årmer än 20 PB, inte har fler än 10 anställda till Skatteverketoch heller inte har ett nettovärde på tillgångarnai verksamheten som överstiger 24 mkr

3) Andra enskilda näringsidkare än 1) och 2) Årsredovisning Deklaration med SRU 10 årtill Skatteverket.

Årsredovisning tillBolagsverket om mer än

200 anställda eller till-gångar över 1 000 PB

Juridiska personer

4) Aktiebolag Årsredovisning Deklaration med SRU 10 årtill Skatteverket.

Årsredovisning till Bolagsverket

5) Ekonomiska föreningar Årsredovisning Deklaration med SRU 10 årtill Skatteverket.

Årsredovisning till Bolagsverket om mer än


6) Handelsbolag som normalt omsätter högst Nej Deklaration med SRU 10 år20 PB och som inte har någon juridisk person till Skatteverketsom delägare

7) Handelsbolag som normalt omsätter mer än Årsbokslut Deklaration med SRU till 10 år20 PB men som inte har någon juridisk person Skatteverketsom delägare, inte har fler än 10 anställda ochheller inte har ett nettovärde på tillgångarna iverksamheten som överstiger 24 mkr

8) Handelsbolag med en eller flera juridiska Årsredovisning Deklaration med SRU till 10 årpersoner som delägare Skatteverket.

Årsredovisning till Bolagsverket

9) Andra handelsbolag än 6), 7) och 8) Årsredovisning Deklaration med SRU till 10 årSkatteverket.

Årsredovisning till Bolagsverket om mer än


PB = prisbasbelopp (39 300 kr 2004)


30

9 NY BUDGETNytt år och dags för ny budget.På detta sista uppslag visar vi hur bokföringen ger stödför den fortsatta planeringen av din verksamhet.

■ UPPFÖLJNINGFöretagets ekonomi styr du genom attanvända uppgifterna från bokföringen.Du utnyttjar dem hela tiden genom attjämföra budget med verkligt utfall. På såsätt blir du allt bättre på att bedöma, ana-lysera och dra slutsatser kring vad du skagöra. Tala gärna med din redovisnings-konsult/revisor om att utarbeta en rap-port- och budgetuppföljningsblankettsom är lämplig för din verksamhet.

Om förutsättningarna för din ur-sprungliga budget ändras drastiskt underåret, kan du bli tvungen att justera bud-geten. Att jämföra verkligt utfall med enbudget som inte längre är aktuell, är intemeningsfullt.

Det är inte nödvändigt att företagetredovisar vinst första året – om du harråd att skjuta till det kapital som behövs iföretaget för nästa år. Många företag harhöga kostnader i början och kanske redo-visar förlust det första räkenskapsåret.Det viktiga är att företagets framtidsut-sikter är goda – att affärsidén håller.Därför bör du alltid göra en ny budgetvarje år.

■ OM DET INTE GÅR BRAOm du driver din verksamhet som en en-skild firma eller som ett handelsbolag, ärdu alltid personligt ansvarig för skulder-na som uppkommer i verksamheten. Dinegen personliga ekonomi påverkas alltsådirekt av hur det går för företaget. Börjarföretaget gå dåligt, är det därför viktigtatt du snabbt bestämmer dig för om detgår att göra verksamheten lönsam ellerom du måste avveckla företaget. Väntainte för länge på att situationen ska för-bättras av sig själv. Det gör den sällan.

För ett aktiebolag gäller annorlundaregler. De som satsat egna pengar i bola-get (aktieägarna) riskerar att förlora heladet beloppet, men normalt inget mer.Det är i stället leverantörer och långivaresom riskerar att förlora pengar om bola-get inte kan betala sina skulder. Detfinns därför vissa speciella regler i aktie-bolagslagen som ska verka för att verk-samheten avbryts i tid, innan för storaförluster uppstår (likvidationsregler).Följs inte dessa, kan det få konsekvenser

för såväl aktieägarna som styrelsen ochVD. Samtliga kan i vissa fall bli person-ligt betalningsansvariga för de skuldersom bolaget har. En av reglerna är knu-ten till aktiekapitalets storlek. Om styrel-sen befarar att bolagets förluster är såstora att de uppgår till mer än halvaaktiekapitalet, måste den vidta ett antalåtgärder. Diskutera därför alltid med bo-lagets revisor i sådana lägen.

Dessutom gäller alltid att du är skyl-dig att ansöka om konkurs för företaget


31

om dess skulder inte kan betalas i tidoch denna oförmåga inte endast är till-fällig (obestånd). Detta avser såväl en-skild firma, handelsbolag som aktiebo-lag. Konkursansökan kan också görasav en leverantör eller långivare. Beslutom konkurs fattas av tingsrätten, omden finner att obestånd föreligger. Attså är fallet antas normalt utan vidareom företagaren själv gör konkursan-sökan, medan en mer omfattande pröv-ning görs i andra fall.

RÅDUtnyttja bokföringen! Skaffa digkunskaper genom utbildning.Den här handledningen har barahaft till syfte att ge en kort intro-duktion i bokföringens värld.

Lycka till med ditt företag ifortsättningen!

■ NY BUDGETResultatbudgetNär du gör en budget för ditt andra verk-samhetsår, är det naturligt att du utgårfrån de resultatrapporter som du löpandetagit fram under det första verksamhets-året. Du går igenom de olika raderna irapporterna och bedömer vad som kanvara rimligt att förvänta sig av nästa år. I de kommande resultatrapporterna kandu lägga in en kolumn som heter budget.Då blir det lätt att jämföra verkligheten(utfallet) med planeringen.

LikviditetsbudgetEtt års verksamhet har säkert visat hurberoende du är av ditt kassaflöde – attdet verkligen finns pengar precis då debehövs. Därför är det viktigt att fortsättaplanera likviditeten. Bokföringen förföregående år kan vara till hjälp. Har dugjort balansrapporter ofta, kan du kon-trollera hur mycket likvida medel du haftvid olika tidpunkter. Ta med säsongs-variationerna i beräkningen – kommerdet in litet pengar under sommaren? Hur klarade du det förra året?

■ Uppföljning■ Ny budget■ Bokföringens betydelse■ Om det inte går bra

■ BOKFÖRINGENSBETYDELSEI den här handledningen har vi försöktbeskriva vilken central roll bokföringenspelar i ditt företag. Den kan ge dig stödnär det gäller att förstå och planera dinverksamhet.

Bokföringen kan inte fatta beslut åtdig, men du får väldigt svårt att fattakloka beslut om den inte är aktuell ochkan ge dig vägledning om hur företagetsresultat och ställning verkligen är.

Bokföringen är alltid viktig, men denär särskilt värdefull när det inte går bra.Med hjälp av tätt återkommande resultat-och balansrapporter kan du bedöma omföretaget ska drivas vidare eller avveck-las.

Bokföringens grundidé är enkel. Enaffärsidé blir till en första budget. Du fårde första utgifterna och de första in-komsterna och börjar bokföra. Allt skabokföras, stämmas av och sammanställasi resultat- och balansrapporter. Sedan ärdet dags att avsluta räkenskaperna. Åretsredovisade resultat ska deklareras och såblir det dags för en ny budget. Du lär digalltmer om bokföring och använder den iditt företagande. Bokföringen är oum-bärlig – både för dig och andra som ärintresserade av att följa ditt företagsutveckling.


1. Vad är bokföring?Bokföring är ett system för attordna och behandla ekonomiskahändelser. Ett företags bokföringutgörs av verifikationer, löpandebokföring samt årsbokslut ellerårsredovisning. Alla dessa bok-föringens begrepp förklaras idenna handledning.

2. Varför bokföra?Bokföringen ger dig nödvändiginformation för att du ska kunnastyra din verksamhet mot uppställdamål.

När du startar ett företag tar duockså på dig ett ansvar. Ansvaretregleras i olika lagar.

Skatteverket och andra myndighe-ter ställer krav på redovisningen frånditt företag. För att kunna leva upptill alla krav fordras ordning ochreda i bokföringen.

8frågor ombokföring

4. Vilka lagar gäller?Bokföringslagens regler om löpan-de bokföring och arkivering gälleralla bokföringsskyldiga. Regler omårsbokslut finns i bokföringslagenoch i årsredovisningslagen. Reglerom årsredovisning finns i årsredo-visningslagen.

5. Vem har ansvarför bokföringen?Om du har enskild firma, är det dusom företagare som har hela ansva-ret. I företag som företräds av enstyrelse är det styrelsen som har detövergripande ansvaret. Därutöverfinns ett ansvar för bokföringen hosden verkställande direktören och desom i praktiken utför bokförings-arbetet.

Ansvaret innebär bl a att du skabokföra alla affärstransaktioner påett korrekt sätt. Även om du tar hjälpmed din bokföring kommer du inteifrån ansvaret för att bokföringensköts korrekt.

3. Vem är bokförings-skyldig?Alla aktiebolag, handelsbolag ochekonomiska föreningar är bok-föringsskyldiga, liksom vissastiftelser och ideella föreningar.Dessutom alla enskilda personersom bedriver någon form avnäringsverksamhet. Undantag: en-skild person eller dödsbo för uthyr-ning av privatbostadsfastighet.

Den som inte sköter sin bok-föring på det sätt som lagen kräver,kan dömas för bokföringsbrott.

7. Bokföring ellerredovisning?Orden bokföring och redovisninghar ungefär samma betydelse.Ordet bokföring använder mandels som ett övergripande begreppdels för att beskriva själva hant-verket. Redovisning används ocksåövergripande men kan ibland syftapå slutprodukterna t ex årsredovis-ningen och andra rapporter.

8. Mer information?I den här handledningen ges grund-läggande information. Mer utförlighjälp kan du t ex få av

– en redovisningskonsult– en revisor– Skatteverket på din ort.Kurser och utbildning i ämnet

ges av branschorganisationer ochandra.

Litteratur, blanketter m m finnsatt köpa i bokhandeln.

6. Vad är godredovisningssed?Med god redovisningssed menasatt du sköter din bokföring i enlig-het med de lagar som finns påområdet och enligt vedertagenpraxis i branschen. Vad som är god redovisningssed framgår avbl a Bokföringsnämndens allmän-na råd.

Denna handledning kan beställas från FAR FÖRLAG, Box 6497, 113 82 Stockholm. tel: 08-506 112 60 • fax: 08-506 112 46 • e-post: [email protected] • www.farforlag.se

BFN 0012-25-115/170SB. Idé och formgivning: Birgitta Wejnarth Information AB/Lasse Hallbert Design AB. ISBN 91-631-4802-1.

Pre

pres

s: F

AR

FÖ

RLA

G A

B. T

ryck

: Rut

er M

edia

Gro

up/0

4-07


Documents

EN HANDLEDNING I BOKFÖRING FRÅN BOKFÖRINGSNÄMNDEN › kurser › forening › htm › modul31 › AttForaBok.pdf · 3 R ÄR BOKFÖRING Kapitel 1, 2 och 3 Du som startar eget börjar