Ensimmäinen teema:Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli

Leif Åberg:

Esimiesviestinnän erikoisluentosarja

kevätlukukausi 2004

Esimiestyön raamit, sisältö ja muuttuva rooli

muutoksen arkea raamit

rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni

organisoitumisen premissit

management ja leadership junailua ja

johdattamista eManagement eli

verkkojohtaminen

esimies-alainen -suhde

työnjaon periaatteet suunnittelu,

päätöksenteko ja valvonta

valta ja vastuu delegointi,

koordinointi, integrointi

motivointi, sitouttaminen ja sitoutuminen

Muutoksen arkea

Organisaatio = järjestyneisyys

Kaaos on joko organisoitumisen

vastakohta (arkikielessä) tai

dynaaminen ja monimutkainen organisoitumisen muoto

Organisoitumisen kautta vähennetään toiminnan satunnaisuutta

Satunnaismalli: 15 henkilöä ja 14

ympäristönkohdetta

Satunnaismalli: kahden henkilön rajoittamatto-

man tarkkaavuudenkohteet

Satunnaismalli: kolmen henkilön rajoittamatto-

man tarkkaavuudenkohteet

Organisoitumisen vaikutus

satunnaissuhteiden järjestymiseen

Kehitysmalleja

Greinerin malli (1972)

Rowleyn ja Roevensin malli (1996, 2000)

Greinerin malli

Larry Greiner: Evolution and Revolution as Organizations Grow. Harvard Business Review 1972:4, ss 37-46

mallin pääulottuvuudet:a) organisaation ikä

b) organisaation koko

c) organisaation kehitysvaiheet

d) organisaation kriisivaiheet

e) teollisuusalan yleinen kasvuvauhti

Greinerin malli jatkuu …

eri kasvuvaiheissa esiin nousevien ongelmien ratkaisuvaihtoehdot ovat rajalliset

vaihtoehtojen valinta johtaa uusiin, erilaisiin ongelmiin, joita ei voida entisin keinoin ratkaista

aika

kasvu keskitetyn ohjauksen kautta

kasvu delegoinnin kautta

kasvu koordinoinnin kautta

kasvu yhteis-toiminnan kautta

johtamiskriisi

autonomiakriisi

valvontakriisi

yliorganisoitumisen kriisi

? kriisikasvu

Työyhteisön kehitysmalli (Greiner)

kasvu luovuuden kautta

aika

kasvu luovuuden kautta

Kasvu luovuuden kautta Johtamiskriisi - perustajajohtajat

- usein teknisesti suuntautuneita- paljon spontaania viestintää- pitkiä päiviä, pioneerihenki- reaktiivista toimintaa

- perustajilla ei tietoa johtamistoiminnoista- rakentumaton vies- tintä ei riitä- puutteelliset valvon- tajärjestelmät- tarvitaan voimakasta johtajaa, manageriajohtamiskriisi

aika

autonomiakriisi

Kasvu keskitetyn ohjauksen kautta Autonomiakriisi

- rakenne selkiytyy (yleensä funktionaaliseksi)- työtehtävät erikoistuvat- viestintä formalisoituu- alijohtoa kohdellaan asian- tuntijoina- joitain formaalisia ohjaus- järjestelmiä (esim. logistinen, budjetti, työnormit)

- hierarkian alatasot turhautuvat- toimivaltaongelmat- alijohto vaatii lisää itsenäisyyttä, koska tuntee prosessit ja markkinat- tarvitaan toimivallan delegointia

kasvu keskitetyn ohjauksen kautta

aika

valvontakriisi

Kasvu delegoinnin kautta Valvontakriisi

- ylin johto menettää ohjakset- hajautetut yksiköt eivät koordinoi resursseja- tarvitaan uusia koordinoinnin menetelmiä

- toimivaltaa hajautetaan tehtaiden ja markkina-alueiden johdolle- tulosvastuiset profit centerit- poikkeamajohtaminenkasvu delegoinnin kautta

aika

kasvu koordinoinnin kautta

yliorganisoitumisen kriisi

kasvu

Kasvu koordinoinnin kautta Yliorganisoitumisen kriisi

- luottamuspula linjan ja esikuntien sekä kentän ja pääkonttorin välillä- järjestelmät ruokkivat itseään- rutiinien kasvu ehkäisee luovuutta ja innovatiivisuutta- tarvitaan joustavampia yhteistyömuotoja

- uudet formaaliset koordi- nointimenetelmät käyttöön- esikunnat kasvavat- tuoteryhmät, joita arvioidaan ROI:n perusteella (return on investment)

aika

kasvu yhteis-toiminnan kautta

? kriisi

Kasvu yhteistoiminnan, kollaboraation kautta ? kriisi

- ihmiset imetään kuiviin ryhmä- työn ja innovaatiovaatimusten paineissa- ratkaisuja: työnkierto, sapatti- vuodet, ”kiinalainen malli”

- henkilökohtainen yhteis- toiminta, spontaani ryhmätyö ja yksilöiden erityistaidot nousevat esiin- nopea ongelmanratkaisu- orgaaninen organisaatio- muoto: hanke/matriisi/tiimit; kumppanuusmallit

aika

kasvu keskitetyn ohjauksen kautta

kasvu delegoinnin kautta

kasvu koordinoinnin kautta

kasvu yhteis-toiminnan kautta

johtamiskriisi

autonomiakriisi

valvontakriisi

yliorganisoitumisen kriisi

? kriisikasvu

Onko Greinerin malli deterministinen ?

kasvu luovuuden kautta

Rowleyn ja Roevensin muutosmalli

Tasapaino-tila

Muuntumistila,transformaatio

Hallinnan tila, ”kontrollissa”

Kaaos-tila

Vahvistaminen Kyseen-alaistaminen

Vakuuttu-neisuus

Yllytys

Muutos

Revoluutio: UUSI VISIO

Evoluutio: JAETUT ARVOT

Rowley Robin M. and Roevens, Joseph J. : Organize With Chaos, Lint 1996

Rowleyn ja Roevensin muutosmalli

Tasapaino-tila

Muuntumistila,transformaatio

Hallinnan tila, ”kontrollissa”

Kaaos-tila

Vahvistaminen Kyseen-alaistaminen

Vakuuttu-neisuus

Yllytys

Muutos

totuudenhetki

sopeutus jatulevat eväät

rakenteidensisäänajo

kiihtyväkasvu

Kyseenalaista:

jotta työyhteisö ei jähmettyisi liikaa, se tulisi horjuttaa nykyi-seltä radaltaan ja saattaa epävarmuuden tilaan, ”kaaoksen reunalle”

-> itseorganisoituminen alkaa

Viestinnän keinoja: kyseenalaistus:

”why”, ”what if” ”mahdottomat”

haasteet muutossignaalit

vahvasti esiin vanhojen, turhien

symbolien hylkäys

Luo vakuuttuneisuutta:

riittävän suuren joukon sitoutuminen muutokseen saattaa synnyttää uuden järjestyksen

Viestinnän keinoja: ”tosi kapinalliset” esiin! synergisten ryhmien

symbolien vahvistus ”kontrolliarvojen” korostus,

jottei suistuta pahaan kaaokseen

perustelut uudelle esiin luovat ongelman-

ratkaisutekniikat

Yllytä: uusi järjestys

tulee viedä lävitse työyhteisössä, niin että siitä tulisi uusi tapa toimia

Viestinnän keinoja: uuden suunnan vahvistus sankaritarinat huippu-

tiimeistä ja synergiasta uhoaminen huippusuoritusten palkinta vanhojen mallien hautaus

arvokkaasti

löytynyttä uutta suuntaa vahvistetaan, jotta organisaatio ”sinkoutuu” uudelle, korkeammalle radalleen

Viestinnän keinoja: vision esillepano:

strategiset perusviestit

Vahvista: muutosalueet esiin kokeiluihin kannustus asiakkuudesta,

palvelusta ja kilpai-lusta viestiminen

arvokeskustelu vapaan viestinnän ja

rakentavan palautteen korostus

Esimiestyön raamit

Työyhteisö - työorganisaatio - on ihmisryhmittymä, joka pyrkii järjestelmällisesti tiettyihin tavoitteisiin käytössään olevia voimavaroja - resursseja - säätelemällä.

Tämä tapahtuu työn ja vallan jakamisen sekä viestinnän rakenteistamisen kautta.

Työyhteisön toimintaan vaikuttaa se kulttuurinen perimä, joka muotoutuu jäsenten vuorovaikutuksen kautta ja jonka perustana siten ovat yhteiset käsitykset asiain tilasta.

Organisoitumisen premissit

Voimavarojen premissi Ihmisryhmittymän premissi Tavoitteellisuuden premissi Ennustettavuuden premissi Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen

premissi Viestinnän rakenteistamisen premissi

Voimavarojen premissi

Työyhteisöllä on käytössään erilaisia voimavaroja, resursseja, joita yhdistäen edesautetaan tavoitteiden saavuttamista.

Voimavara on mahdollisuus, jota voidaan käyttää.

Voimavarat ovat aineellisia ja henkisiä: tuotannontekijöitä tuotantoa luovia prosesseja

Ihmisryhmittymän premissi

Työyhteisön voimavaroja käyttää ja suuntaa ihmisryhmittymä, joka tietyllä hetkellä tarjoaa työpanoksensa työyhteisön käyttöön korvausta vastaan.

Tavoitteellisuuden premissi

On olemassa jonkinlainen, tietyllä tarkkuudella ilmaistu yhteinen tavoite, työyhteisön tavoite, jonka saavuttamista jäsenet työpanoksellaan ja voimavaroja yhdistäen voivat edesauttaa.

yhteinen tai jaettu tahtotila instrumentaalisuus: organisaatio on jäsenten

omien tavoitteiden saavuttamisen ja tarpeiden tyydyttymisen väline

Ennustettavuuden premissi

Työyhteisöt pyrkivät lisäämään toimintansa ennustettavuutta ottamalla käyttöön tiettyjä yhteisesti sovittuja menettelytapoja ja muulla tavoin normittamalla toimintaa

Työn- ja vallanjaon rationaalin premissi

Työyhteisössä tapahtuu väistämättä jonkinasteista työn ja vallan jakoa yhteiseen tavoitteeseen pääsemiseksi

Työnjako: osastot, työryhmät, tiimit tai erilaiset työtehtävät

Vallanjako: hierarkkiset järjestelyt kuten esimies-alainen -suhteet ja organisaatiotasot

Toimiakseen hyvin tulee työn- ja vallanjaon perustua jonkinlaiseen yhteiseen näkemykseen voimavarojen mielekkäästä kohdentamisesta

oletetaan, että työtä ja valtaa jakaen ja toimintaa strukturoiden saavutetaan etua, kuten

asiantuntijat tekevät sitä mitä osaavat voidaan tehdä rinnakkaisia töitä samaan aikaan voidaan käyttää voimavaroja järkevämmällä

tavalla: mittakaava- ja synergiaedut ongelma: paljonko on ”riittävä

rakentuminen”

Kulttuurien syntymisen ja muuntumisen premissi

Työyhteisöön muodostuu sen toiminnan aikana tiettyjä toimintatapoja ja yhteisiä käsityksiä siitä, millainen on asiain tila. Nämä kulttuuriset tekijät eivät ole pysyviä; ne muuttuvat, joskin hitaasti. On siis kulttuurista sitkaa kulttuurit kamppailevat erilaisilla

areenoilla

Viestinnän rakenteistamisen premissi

Työyhteisön viestintä rakenteistuu, strukturoituu tiettyjen työyhteisössä sovittujen sääntöjen perusteella

Säännöt koskevat viestintäsuhteita, sanomien sisältöä ja niitä erilaisia viestinnän järjestelyjä, joita eri osastoilla ja organisaatiotasoilla on otettu käyttöön

Organisointimuotoja: perusmallit

F u n k tion aa lin en e li to im in n o llin en

H a llin to Ta lou s

O s to t Tu o tan to M yyn ti

To im itu s joh ta ja

P ä ä yks ikkö org an isaa tio

H a llin to Ta lou s

O s to t

Tu o tan to

M yyn ti

Teh d as 1ta i A lu e 1

ta i Tu o te ryh m ä 1

O s to t

Tu o tan to

M yyn ti

Teh d as 2ta i A lu e 2

ta i Tu o te ryh m ä 2

O s to t

Tu o tan to

M yyn ti

Teh d as 3ta i A lu e 3

ta i Tu o te ryh m ä 3

To im itu s joh ta ja

Prosessim alli

H allin to Ta lou s

Y dinprosess i 1 Y dinprosess i 2 Y dinprosess i 3

To im itu s joh ta ja

Ristikkäisohjausmuotoja/1

M atriis im a lli

F u n k tio 1 F u n k tio 2 F u n k tio 3

To im itu s joh ta ja

tuoteryhmät,alueet tai

ydinprosessit

Ristikkäisohjausmuotoja/2P ro jek tioh jau s

H a llin to Ta lou s

O s to t Tu o tan to M yyn ti

To im itu s joh ta jaProjektiorganisaatio

Rationaalinen funktionaalisuus vs postmoderni

rationaalinen funktionaalisuus olettaa, että organisaatiot toimivat järkevästi, osaavat hahmottaa ulkoiset ja sisäiset epävarmuustekijät ja että valitut toimintamallit ovat funktionaalisia, ”mielekkäitä”

Postmoderni

postmoderni näkökulma organisaatioihin vai postmoderni organisaatio ?

Postmoderni näkökulma organisaatioihin

ei etsitä universaaleja totuuksia tai organisoinnin periaatteita

vaan paikallistettua tietämystä ja näkemyksiä siitä, kuinka voidaan toimia tilanteissa, jotka eivät ole rationaalisia ja ennustettavia

organisaatiot nähdään sosiaalisesti rakentuneina

tulkinnat ja refleksiivisyys tärkeitä

Postmoderni(n ajan) organisaatio ?

yhteisesti hyväksytty visio, laajat tavoitteet ja tietoinen pyrkimys helpottaa koordinaatiota ja toimintaa

oppiva organisaatio, jossa toleranssia eli virheiden sietokykyä

järjestyksen ja kaaoksen spiraali hajautettu ja valtuutettu henkilöstö (distributed but

empowered staff) yhteinen näkemys toiminnan ohjaajana areenoiden merkitys räätälöidyt tuotteet ja täsmäpalvelut verkostoituminen ja liittoumat

(mm Tella 1997)

Uusi sopimus yrityksen ja työntekijän välillä

(Byrne 2001)

työntekijä tarjoaa yritys tarjoaa”v

anh

a so

pim

us”

”uu

si

sop

imu

s”-lojaalisuus-mukautuvuus-sitoutuminen-luottamus

-työllisyyden turva-ylenemismahdollisuudet-koulutus ja kehittyminen-huolenpito ongelmissa

-pitkät työpäivät-lisääntynyt vastuunotto-monipuoliset taidot-epävarmuuden ja muutoksen sieto-lyhyempi työsuhde

-suoritukseen sidottu palkka-korkea palkka-työpaikka, jonka ei ole-teta olevan eläkepaikka

Näkökulmat:Management Leadership

toiminnan johtamista käyttäen menetelmiä ja tekniikoita, joiden avulla pyritään lisäämään toiminnan ennustettavuutta ja tavoitehakuisuutta

liikkeenjohtaminen on siis formaalisten management-tekniikoiden soveltamista

tekniikoita ja junailua

ihmisten johtaminen ”johdattaminen”

(Henrik Gahmberg) kyky saada ihmiset

liikkeelle henkilökohtaiset

leadership-ominaisuudet

kykyjä ja ominaisuuksia

Tulossa: eManagement, verkkojohtaminen

tietokone ja mobiiliviestimet muuttuvat työpöydän jatkeeksi

tällä hetkellä yksinkertaisia prosesseja verkkoon verkkoviestintä täydentää muita viestinnän muotoja sähköisiä työryhmäsovelluksia

tulossa tosiaikaisia johtamistilanteita

virtuaaliorganisaatioissa

Esimies - alainen -suhde

superior - subordinate -malli ratapihaorganisaatioiden malli esimies tietää enemmän, on taitavampi

coach - team -malli joustavien organisaatioiden malli esimies vaalii, kannustaa, saa irti

itseohjautuvuus ja uusi ihmisnäkemys muokanneet suhdetta

Delegointi

prosessi, jossa alaiselle, työryhmälle tai tiimille määritetään tavoitteiden saavuttamista edistävä tehtävä ja siihen tarvittava toimivalta

Delegointi

esi-mies

alai-nen,tiimi

1 Tehtävänluovutus

3 Toimivallanluovutus

2 Tehtävänhyväksyminen

4 Suoritus-velvollisuus

5 Tehtävänsuoritus

6 Kannustavaarviointi

Toimivalta ja vastuu

liittyvät tehtävien delegointiin toimivalta: oikeus toimia tehtävän

hoitamiseksi vastuu: henkilö vastaa tehtävän

suorittamisesta oikeudet ja velvollisuudet

Koordinointi

prosessi, jolla varmistetaan, että delegoidut tehtävät ovat sopivan kokoisia, että ne eivät ole päällekkäisiä eikä niiden väliin jää aukkoja, tekemättömiä töitä. Koordinoinnin avulla edistetään työyhteisön yksiköiden ja jäsenten välistä yhteistyötä.

Koordinoinnin ongelmien tunnistus

baseline

checkpoint

A B C

unohtui päällekkäin eri tahtiin

Koordinoivan viestinnän parantaminen

baseline-viestintä kuntoon varmista että kaikki tietävät, mitä sovittiin dokumentoi! Verkko on oiva paikka!

checkpoint-rytmitys ensin tarkistuksia tiiviimmin, keskellä

harvemmin, lopuksi taas tiiviimmin

motivoiva viestintä korosta koordinoinnin tärkeyttä

Integrointi

yhdentäminen, yhteen saattaminen prosessien, asioiden tai toimintojen

yhdistäminen koordinoituja tehtäviä tehdään eri

puolilla, integroinnissa on kyse tiiviimmästä yhteen saattamisesta

esimerkiksi fuusiotilanteissa tai prosessien uudelleenmäärittelyssä

Motivointi

motivaatio (”työhinku”) on päämäärähakuinen toiminnan vaikutin

motivointi on pyrkimys toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan

Sitoutuminen ja sitouttaminen

sitoutuminen: ”Hyväksyn tavoitteen tai tehtävän ja haluan antaaa panokseni sen saavuttamiseen.” itse koettu asia

sitouttaminen: jotain, jota tehdään joillekin, tavoitteena sitoutumisen aikaansaaminen toinen on objekti