Administracion de la comunicacion

Caractersticas de la matriz de comunicacinPermite que los involucrados estn informados sobre lo que ocurre en el proyecto y asegura una comunicacin efectiva. Facilita la toma oportuna de decisiones y la tranquilidad de los involucrados clave. Listas de reportes de avance y contenidos Documentos de planeacin relevantes y contenidos Lista de distribucin Periodicidad de la distribucin Medio de la distribucin de informacin Responsable de emitir el reporte

Para qu sirve?

Qu incluye?

Caractersticas de la matriz de comunicacin 1. Colocar en la primera columna de laizquierda a los involucrados relevantes por empresa o departamento y en la segunda columna su rol. renglones superiores, el tipo de reporte o documento y su periodicidad el medio a utilizar:

2. Incluir en cada celda de los dosCmo desarrollarla?

3. Indicar en cada celda, con smbolos, @ = correo electrnico

= impreso

* = indica quin genera lainformacin

Minutas de juntas internas Minutas de juntas con prov.Sem Sem

Involucrado Consejo Directivo

Rol en el proyecto Cliente

Estatus semanal

Sem

Reporte mensual

Matriz de comunicacin

Men

@ @

*

@ @ @ *@ @ @ @ *@

Enrique Gonzlez Patrocinador Mauricio Torres Por definir Laura Garza Carla Valdz Gerente del proyecto Staff interno Responsable del cambio Responsable de sistemas

*@@ @ @

rdenes de cambioOtro

*

Caractersticas del calendario de eventosPara qu sirve? Proporciona una visin grfica de los eventos ms importantes durante la ejecucin del proyecto, apoyando a sus objetivos. Fechas de eventos repetitivos relevantes para el proyecto, tales como: Qu incluye?Reuniones Pagos Trmite de facturas Fechas de entregables parciales y finales. Eventos claves o hitos. Entregas de reportes mensuales Etctera

Caractersticas del calendario de eventosCmo desarrollarlo?

Seala cada evento relevante en un calendario con todo el proyecto. Empla simbologa grfica. Elabralo durante la planeacin y actualzalo durante la ejecucin del proyecto.

Cundo utilizarlo?

Enero 2006Dom Lun Mar Mier 1 Jue 2 Vie 3 Sab 4

T5 6 13 20 27 7 8 9 16 23 10 17

"11 18 25

T12 19 26 14 21 28 15

T22

124

T

Simbologa TReunin semanal, entrega de estatus 10:30 Entrega del plan del proyecto Inicio del proyecto Pago de facturas, despus de las 11:00 hrs. Entrega del reporte semanal Entrega del reporte mensual

1

"

Administracin de los recursos humanos

Diagrama organizacionalDefine, mediante una representacin grfica, la lnea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones. Personas, compaas y dependencias organizacionales. Se deben considerar todas las organizaciones involucradas, tanto las internas como las externas, directivas y ejecutoras. Elaborar el organigrama sealando el orden jerrquico de las organizaciones involucradas y las personas a cargo Se prepara cuando se elabora el plan, actualizndose a lo largo del proyecto cuando sea necesario.

Para qu sirve?

Qu incluye?

Cmo se desarrolla?

Cundo emplearlo?

Ejemplo de organigramaClienteConsejo Directivo

Equipo directivo

PatrocinadorEnrique Gonzlez Director General

Equipo ejecutor

Gerente del Proyecto

Equipo externo

Mauricio Torres

Staff interno Obra civil Acabados Electromecnico Mobiliario Sistemas

Arquitecto

Matriz de roles y funcionesBasndose en la WBS, integra los involucrados en el proyecto y asegura la distribucin adecuada de roles (quin hace qu) y funciones (quin decide qu) Los trabajos relacionados en la WBS y las personas claves as como sus roles y funciones.

Para qu sirve?

Qu incluye?

Matriz de roles y funciones Elabora una matriz que incluya en las primeras dos columnas la identificacin y descripcin de las actividades de la WBS. En las siguientes columnas los nombres de los involucrados. En la celda de interseccin entre la actividad de la WBS y el nombre de uno de los involucrados indicar el rol o responsabilidad (Autoriza, Coordina, Participa, Ejecutaelabora y Revisa). Se pueden adaptar las definiciones de los roles a la situacin especial del proyecto.

Cmo se desarrolla?

Cundo emplearla?

Se elabora en el desarrollo del plan y se actualiza a lo largo del proyecto.

Ejecuta, Participa, Coordina, Revisa, Autoriza Gerente de Proyecto Mauricio T. Enrique Gonzlez

Patrocinador

Staff interno

Matriz de roles y funciones Administracin de proyectos Adaptacin del edificio

1.1.11.1.2.1 1.1.2.1.1 1.1.2.1.2 1.1.2.1.3 1.1.2.1.4 1.1.2.1.5

Planeacin Plan del Proyecto Declaracin del alcance WBS Diagrama organizacional Matriz de roles y funciones Calendario de eventos P P P P A A A A A A C C/E E R E C E P E P P E P P R R R P

Proveedores

Arquitecto

Consejo Directivo

Administracin del Alcance

Caractersticas de la declaracin del alcanceAsegura que el cliente, el patrocinador del proyecto y los integrantes del equipo de trabajo confirmen las caractersticas de los entregables del proyecto 1. Descripcin de los entregables finales y subentregables, conforme al criterio SMART. Criterios de aceptacin de los entregables y subentregables. Fases del proyecto, cuando se considere necesario. Describir en dos o tres prrafos cada uno de los entregables finales. Definir las fases del proyecto si lo considera conveniente. Si es necesario, desglosar uno o ms entregables finales entre 3 16 6 subentregables.

Para qu sirve?

Qu incluye?

2. 3. 1.

Cmo se desarrolla?

2. 3.

Caractersticas de la declaracin del alcanceCmo se desarrolla? 4. 5. Describe cada subentregable. Determina los criterios de aceptacin para cada subentregable.

Cundo se emplea?

Elaborar este documento durante el desarrollo del plan y actualizarlo a lo largo de la ejecucin del proyecto, en caso de que cambie el alcance.

17

Ejemplo de declaracin de un entregable Criterio SMART Sin criterio SMART

1. Msica en vivo 2. Tipo: Jazz y clsica 3. 4 horas de msica, de 21:00 hrs a 1:00 hrs. 4. Descanso de 10 minuto 1. Msica agradable y acorde al contexto cada hora de la reunin 5. Msica en discos compactos durante descansos 6. Micrfono para maestro de ceremonias18

Declaracin del alcance del proyecto Apoyo a las actividades del tutor Nombre del entregable 1.- Sistema computacional Merln DescripcinEs un sistema computacional, perte- 1. neciente al sistema de tutoras, cuyo propsito principal es facilitar la estancia del alumno en la Institucin, apoyndole 2. mediante la realizacin de funciones que involucran lo siguiente:1. 2. Descripcin del procedimiento involucrado por un trmite en particular. Informacin acerca de los departamentos de la institucin, en lo relativo a sus funciones, horario de atencin, horario de apertura, responsables y organizacin. Ejecucin de aplicaciones que ayuden el desarrollo de sus habilidades. 3. 4.

Tipo de entregable Final Criterios de aceptacinLa construccin del sistema no debe involucrar ms all de cinco meses. El recurso humano empleado sern alumnos del servicio social y residencias profesionales. Su confiabilidad ser de tres aos. Deber ejecutarse para cualquier versin de Windows mayor o igual al 2000. No deber requerir ninguna configuracin especial sobre el nivel de resolucin del monitor.19

5.

3.

Declaracin del alcance del proyecto Apoyo a las actividades del tutor Nombre del entregable 1.- Sistema computacional Merln DescripcinEs un sistema computacional, perte- 1. neciente al sistema de tutoras, cuyo propsito principal es facilitar la estancia del alumno en la Institucin. 2. Estar integrado por siete subsistemas que le ayudarn a cumplir con sus 3. funciones. Estos subsistemas son:1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Consultora Consejero Organizador Orientacin y motivacin personal Novedades Aplicaciones Utileras 4.

Tipo de entregable Final Criterios de aceptacinLa construccin del sistema no debe involucrar ms all de cinco meses. El recurso humano empleado sern alumnos del servicio social y residencias profesionales. Su confiabilidad ser de tres aos. Deber ejecutarse para cualquier versin de Windows mayor o igual al 2000. No deber requerir ninguna configuracin especial sobre el nivel de resolucin del monitor.20

5.

Declaracin del alcance del proyecto Apoyo a las actividades del tutor Nombre del entregable 1.- Sistema computacional Merln Descripcin7.

Tipo de entregable Final Criterios de aceptacinLa aceptacin del usuario ser evaluada por medio de una encuesta, donde el 80% o ms de los encuestados deber considerarlo como agradable. Deber tener la capacidad de recibir o captar los datos generados por los departamentos del tecnolgico en archivos de Excel o archivos cuya configuracin ser especificada por el equipo de diseo. Deber contar con una herramienta de captacin de datos que organice los archivos en carpetas dependiendo de su naturaleza. 21

8.

9.

Caractersticas de la WBS1. Organiza y define el alcance total del proyecto, por medio de una estructura orientada a entregables, que incluye todos los elementos del proyecto. El trabajo ajeno a la WBS est fuera del alcance del proyecto y, por lo tanto, no ser realizado Fases del proyecto y de su administracin Entregables, sub-entregables, sub-sub-entregables, etctera, donde cada nivel infe-rior de la estructura representa una des-cripcin detallada de los elementos del proyecto Partir de la declaracin del alcance, desglosando el proyecto en entregables y subentregables22

Para qu sirve? 2.

Qu incluye?

1. 2.

1. Cmo desarrollarla?

Caractersticas de la WBS2. 3. Decide cul es el formato que emplears: tabular o grfico Identifica los entregables adicionales al nivel superior, necesarios para completar el alcance del proyecto. Analizar cada entregable de nivel 1, para determinar su elemento de nivel inferior prximo, nivel 2. Analizar cada entregable de nivel 2, para determinar su elemento de nivel inferior prximo, nivel 3 Continuar con el desglose con suficiente detalle de manera que permita estimar, monitorear y controlar efectivamente Validar la WBS y obtener su aprobacin23

4. Cmo desarrollarla? 5.

6.

7.

Caractersticas de la WBSPreguntas que deben formularse en equipo 1. La lista de entregables describe y satisface completamente la declaracin del alcance? Todos los entregables estn contenidos en la declaracin del alcance? Estar satisfecho el cliente de recibir estos y slo estos entregables? Puede asignarse claramente cada entregable a una persona u organizacin? Estn descritos claramente los entregables?

2. Cmo desarrollarla?

3.

4.

5.

24

Caractersticas de la WBSEn reunin con equipo de expertos revisar que el WBS est correcto: Identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que est fuera del alcance o que est confuso o ambiguo Cmo desarrollarla? Realizar las correcciones necesarias al WBS. Revisar el WBS con los involucrados claves para obtener su realimentacin y aceptacin. Revisar el WBS con el patrocinador y recibir su aprobacin formal Cundo utilizarla? Elaborarla durante el desarrollo del plan del proyecto y actualizarla a lo largo de su ejecucin, en caso de que cambie el alcance.

25

1.

Diseo1. Bases de datos1. 2. 3. 4. Particulares de Merln Particulares de Monitor Interfase entre Merln y Monitor Archivos estndares de comunicacin con departamentos Sistema computacional Merln Sistema computacional Monitor Merln-Monitor Excel-Merln Archivos estndares de comunicacin

2.

Pruebas integrales1. 2. 3. 4. 5.

3.

Programa instalador ... Sistema computacional Merln1. 2. 3. 4. 5. Consultor Asesor Mensajero Agenda Utileras26

2.

Codificacin1.

2.

Sistema computacional Monitor ...

Apoyo a las actividades del tutor Diseo Bases de datos Particulares de Merln Particulares de Monitor Archivos estndares de comunicacin con departamentos Interfase entre Merln y Monitor Pruebas integrales Sistema computacional Merln Sistema computacional Monitor Merln-Monitor Excel-Merln Archivos estndares de comunicacin Programa instalador Otra fase ... Codificacin27