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香港印刷第 

期98

行業動態行業動態

良好工作場所整理

“5S”實際應用例子

■ 資料來源：職業安全健康局

擁有良好的工作場所整理計劃，不單可以協助機構建立一個清潔、

整齊、有條不紊的工作環境，還可以避免或減少因工場整理不善

而造成的損失，機構的生產力亦會隨之而獲得改善。前幾期《香

港印刷》與讀者分享了如何實際而有效地推行“5S”，協助機構尋

找未來改善方向。今期將詳細介紹“5S”的實際應用例子。

每個工作場所都有特定的“5S”標準，通過整

理、存放、清潔、標準、修養五個重要的步驟，

讓“5S”成為習慣，為機構帶來更好的裨益。

5S 於辦公室的應用

引言

辦公室的日常工作，其實也存在著一定職安健

的危害。例如因文件檔案整理不善所產生的，

包括文件存放欠佳釀成物料墮下事故、長時間

使用電腦找尋檔案而導致筋肌勞損，甚至影響

情緒引致工作壓力增加等。5S 在這方面可改善

上述問題，更增加工作效率，使僱主和僱員同

得益。以下例子可作參考：

辦公桌

應用5S 方法於辦公桌上能令你擁有「致勝之

桌」。

1. 桌面

實施下列四項做法可使桌面變得整齊，騰出更

多工作的空間：

（1）減少令人注意力分散的物件

‧文件夾-除非你正需要處理有關文件，

否則應放回抽屜內。

‧郵件-出納郵件的位置應盡量遠離桌面。

‧相片-緊掛於牆壁上。

‧小吃-存放在食物櫃內。

‧小飾物-應遠離桌面的範圍。

（2）處理日常用品

‧把無需要經常使用的物品放回抽屜內

（如計算機、打孔機、剪刀、黏膠帶等）。

（3）擺放物件於慣用位置

‧把經常使用的文具置於方便拿取的地方，

如慣用右手的人，物件應放在右方。

‧如需經常使用電腦，則應把電腦顯示屏

幕和鍵盤放在你工作桌上正中的位置；

偶然使用者，可放置它到你較習慣的一

邊使用。

（4）有條理組織桌面上的物件，創造小型的工

作中心

5S 實踐例子

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‧電話中心-電話、便箋、留言便條集中

放在慣用的一邊，而電話號碼編索則可

置在較遠的後方。

‧電腦中心-鍵盤和滑鼠可放在正前方，

文件夾則可放在習慣的一邊。

‧時間中心-包括時鐘、月曆的顯示放在

一起。

2. 抽屜

清楚標示抽屜作為工作中心：

（1）抽屜是用來放置工作物件的地方，不應用

作存放鞋襪或雜誌。

（2）把抽屜內過去六個月還沒有用過的東西拿

走，以騰出更多儲存空間。

（3）按實際需要，合理地貯存最少量的基本文

具，最好是一件，用完才補充，不應囤積。

（4）把同類的物件歸在一起，組成如筆、紙、

郵件、檔案等項目中心，貯放於抽屜內並

貼有標示。

（5）善用抽屜分隔，例如：有分隔淺平的文件

盤來放置筆；深的抽屜供作擺放長的物件

如印章。

電腦

電腦仿似現實環境的工作間，包含有桌面、抽

屜、文件櫃。電腦的桌面就如辦公桌面，工具

列裝有應用程式仿如抽屜載有文具，而磁碟機

就是文件櫃。

1. 桌面

實施下列四項做法可使電腦桌面變得整齊：

（1）減少令人注意力分散的物件

‧桌面背景-選用的色彩不可過份繽紛鮮

艷，應選取較簡單的風景為背景。

‧遊戲-只容許在午飯時間或休息時進行，

又或者應回家後才進行。

（2）處理日常用品

‧把無必要經常使用的圖標 (icon) 包括檔

案、應用程式又或者捷徑等移置別處。

（3）擺放物件於慣用位置

‧常用的圖標 (icon) 應按重要性依次序排

好。

（4）有條理組織桌面上的物件，創造不同功能

的工作中心

‧資料夾中心-我的電腦、我的文件等。

‧網絡連接-網際網絡、Outlook 等。

‧檔案管理-文字處理、試算表、簡佈等。

‧視聽裝置-相片編輯、MediaPlayer 等。

2. 工具列

保留具主要功能及程式的圖標 (icon)。例如：

時鐘、防毒軟件、音量控制等

3. 磁碟機

（1）檔案命名需有意思並組織成合理層次

檔案名稱應能獨立清楚顯示其用途 ( 例如：

註明草稿 / 修訂版次 )，而文件內的頁首

頁尾可加上有用的資料 ( 例如：檔案名稱、

頁碼、日期及時間 )。

（2）刪除無用檔案

‧只保留有用的，能為你提供增值用途的，

因此扔掉已遞交的文件草稿。

‧儲存有可能重用的，例如會再使用的講

義或報表檔案。

‧扔掉能在別處找得到的，拋棄網頁資料

的打印本而將網址加入我的最愛名單。

‧只留下文件或電子版本其中一種。

‧只保留主要部份，而不是全份。

（3）定期為檔案作備份

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行業動態

電子郵件

5S 方法能更有效率使用電郵

1. 垃圾電子郵件

不要開啟來歷不明的電郵，尤以其附件為甚。

（1）避免收到垃圾郵件的方法

‧只向可靠的人透露你的電郵地址，這可

減低電郵感染病毒的機會。假如有你電

郵地址的人未有裝上防毒軟件，當他的

電腦受感染，你的電郵地址也就會被披

露出來了。

‧只用你的電郵地址作辦公用途。這是一

個有效方法，縱使商業電腦較家用電腦

裝有更多的預防措施。

‧不應把你的電郵地址放上新聞組或討論

區等平台，因很多軟件能夠從新聞組討

論區中竊取你的電郵地址作垃圾郵件式

的推銷用途。

‧將電郵地址更改成奇怪的字元。這樣能

杜絕依靠猜度電郵地址方式去發放的垃

圾郵件。

（2）自動剔除垃圾郵件的方法

‧較簡單的方法－將該垃圾郵件的寄件

人設定為垃圾郵件的來源（例如：步驟

為-標出電郵，執行，垃圾電子郵件，

加到⋯⋯清單）。

‧較複雜的方法－設定剔除垃圾郵件的

規則（例如：步驟為-按工具，規則精靈，

⋯），你能根據寄件人、主旨、內容等

性質去移除郵件。此非萬全剔除垃圾郵

件的方法，有時一些正當的郵件也會因

符合規則而被刪除。因應垃圾郵件性質

的變更，你也須定期更新郵件規則。

2. 有效的電郵

電郵須精簡及以最少的頁數打印出來，最好以1

頁為目標。

（1）標題 / 主旨能帶出重點。

（2）善用超連結以減少電郵的大小。

（3）保留原本的標題去回覆涉及眾人的電郵。

（4）重複使用經常發放電郵的標題。

文儀用品

整理文儀用品的貯櫃，以達到易找、易取及易

放回的目的。

法則：

（1）把物品歸類，常用的放在較前位置。

（2）充份利用原先包裝。

（3）物件的擺放應面向前及與櫃的平面成直角。

（4）排成先入先出的使用序。

（5）命名及加上標簽。

（6）張貼總表。

（7）規劃適當訂貨時間，減少不必要的貯量。

飲水設施

大部分的蒸餾水機多配搭沉重的18.9公升水瓶

而使用，水瓶和水重達19千克。縱使採用「上

流設計」的水機而無需提舉及倒置水瓶，此類

水瓶的處理仍具危害性。運用5S 來避免體力處

理操作，並須編排水樽成先出先入的次序。

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法則：

（1）按先入先出次序使用，以免出現「呆貨」

而影響健康，有需要可加上式樣標誌分辨

批號。

（2）規劃適當訂貨時間，減少不必要的貯量。

（3）訂購大小合適的水瓶。

（4）讓空水瓶倒乾。

滅火筒

辦公室需有適當的滅火筒以備火警時使用。5S

也可以幫忙，把滅火筒準備得更好。

法則：

（1）提供足夠數量和合適的滅火筒。一般而言，

在沒有消防喉轆系統的非工業處所，每

100平方米或不足100平方米的樓面面積

裡至少須設有一支適合的手提滅火筒，以

應付甲類火險（例如：紙張和木材的燃燒）。

（2）裝設在顯眼、易於取用及不會阻塞的位置。

（3）面向前以顯示壓力錶、使用指示及保養記

錄。

（4）加貼安全標示來顯示其

位置。

（5）安排在壓力測試時的代

用品（如可能的話，最

好由供應商免費安排）。

（6）定期由員工巡查和安排

註冊的承建商每12個

月進行至少一次檢查，

以保持該等滅火筒時刻

在有效操作狀態。

辦公室

整理

1 暫存來貨於收貨區待檢，不可阻塞工作區，造成絆倒危害（標準：可用）

存放

2 將文件夾按號碼順序排列，並用顏色斜線作記認，方便存取（標準：型跡管理、顏色編

碼、互相垂直）

3 將剪刀、 刀合好，遠離枱邊（標準：正常

狀態）

清潔

4 棄垃圾於垃圾箱內、每日清倒（標準：清垃圾安排）

修養

5 自律守規：不在室內吸煙，以免造就煙霧、煙灰及火種

6 自發改善：建議將踏櫈放在易於取用處7 自律守規：立刻將使用完的敞開抽屜關上8 自律守規：注重個人衛生，吐痰在面紙中，棄置在有蓋垃圾箱內

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期98

行業動態

整理

1 將染有易燃品的廢布與廢鐵雜物分開，廢布棄於在專用有蓋垃圾筒（標準：循環再用、

法例要求）

 存放

2 限制貨物於儲貨區，以地面界線標明，以免阻檔滅火設備（標準：地面標記、緊急近身、

法例要求）

3 不應隨意把電線橫置於通道上，以免絆倒行人或拉翻機器（標準：地面標記）

4 易燃物品須儲存於適當的密閉容器內，而該等容器又須安放於金屬製成的櫃或箱內，以

減低濺漏時發生的火警危險（標準：地面標記）

5 氣樽必須穩固地垂直放置，並遠離進行高溫工作的地方（標準：正常狀態）

清潔

6 機器佈滿油漬的部份應定期清理，以確保工作區域清潔（標準：人人有責，文明程序）

7 鋒利的鐵絲或損壞品應即時清掃，避免造成傷害（標準：人人有責，文明程序）

8 應修緊已鬆脫的電線護蓋，盡量使用透明蓋子，方便檢查工作（標準：透明機殼）

修養

9 自律守規：不在室內吸煙，以免造就煙霧，煙灰及火種

工場

整理

1 揀選可循環再用的木板，把它們疊好（標準：循環再用）

存放

2 限制貨物於儲貨區，以地面界線標明，同時限制高度（標準：地面標記、貨物高度≦卡

板闊度）

3 限制卡板於指定區，以地面界線標明，臨時存放的話，亦要疊高，以免絆倒員工（標準：

地面標記、高度≧1米）

4 應在通道上劃線，以便區分通道及儲貨區的範圍，減少碰撞危險（標準：地面標記）

5 所有急救箱須有清楚標明及妥善保養，並由指定主管負責維持足夠急救用品（標準：明

文程序）

清潔

6 地面不應有水漬，任何濺漏應盡快清理，以免有滑倒危險（標準：人人有責、明文程序）

修養

7 自發改善：報告遺忘的待修事項，檢討分區責任有否漏洞

8 自律守規：只在指定地方進食，例如休息室

倉庫

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廚房

整理

1 將有用的及無用的物品雜物分開處理（標準：使用頻率、物盡其用、循環再用）

存放

2 地拖不應橫放於通道上，應有合適位置擺放（標準：有家可歸）

3 切勿將煮食器具堆疊過高，引致塌下危險（標準：高度限制）

清潔

4 地上積水應盡快處理，以減低滑倒危險（標準：分區責任）

5 食物渣滓應盡快清除，以免影響環境衛生（標準：分區責任、明文程序）

6 廚房應有妥善的抽氣系統，保持工作環境舒適（標準：分區責任、明文程序）

修養

7 自律守規：爐櫃門應經常保持關閉，以免引致碰倒或灼傷意外

8 自律守規：立刻將用完的刀放回指定的刀箱，避免交叉感染

整理

1 避免地盤充斥著不需使用的危險品，應分門別類存放在危險倉（標準：使用頻率、重新訂貨

量）

存放

2 需使用的喉通應妥善存放於指定地方，並提供合適載具以方便員工存取物料（標準：有家可

歸）

3 電線須妥善架置，避免在地上拖曳受損，引致觸電意外（標準：電線高掛）

4 將材料放成先入先出，令貨如輪轉（標準：先入先出）

清潔

5 木板上的釘子及其他尖銳物體應儘早清除，以免刺傷員工（標準：人人有責、明文程序）

6 收工前應預留清潔時間（標準：人人有責、明文程序）

修養

7 自律守規：加上圍欄，作臨時吊運區8 自律守規：準時參與「安全施工程序」9 自發改善：指出問題，提出建議

工程地盤

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期98

行業動態

中華電力有限公司輸電及供電業務部北區

北區5S 良好工作場所的執行策略：

讓5S 成為習慣

中華電力有限公司輸電及供電業務部北區，員工

超過500人，負責新界多個地區包括沙田、上水、

大埔、元朗及屯門等提供電力服務。在推廣良好

工作場所整理的過程中最具挑戰性的，就是要得

到數百位同事的認同及支持，將5S 貫徹推廣到部

門的每一個角落。

管理層相信，要員工願意執行良好的工作場所整理，

必須從最簡單的概念開始，所以在制訂5S 的路向

時，我們以「讓5S 成為我們的習慣」為願景。首

先從辦公室整理開始，透過不同的活動和宣傳，如

管理層巡查、參加企業內部5S 比賽、張貼橫額海

報、參觀其他部門 / 機構，及內部員工交流等，建

立互相學習的文化，培養5S 的精神。到目前為止，

北區在5S 執行方面已取得一定成果，但我們仍會繼

續貫徹執行和推廣5S。

整理

1 玻璃碎片不能丟在廢紙箱，應分開存放於適當容器，以免引致割傷意外（標準：剩餘價值）

2 化學品的存放量應儘量減少，這可以善用工作地方，並避免因化學品儲存不善而引致意

外（標準：使用頻率、重新訂貨量）

實驗室 存放

3 不要隨意把盛載化學品的容器放在工作檯上，應有適當位置擺放（標準：有家可歸）

4 所有盛載化學品的容器須張貼合適安全標籤，載有化學品名稱、危害與及安全使用措施等資

料（標準：編名編號）

清潔

5 化學品儲放及使用區域要保持清潔，任何濺漏應盡快處理，以免引致滑倒意外（標準：人人有

責、明文程序）

6 員工在使用化學品時應知悉所有有關預防措施，經常檢查化學品是否有濺漏及破損跡象，並閱

讀盛載化學品的安全標籤（標準：功能檢查、

使用期限）

7 員工在開工前檢查個人防護設備（標準：功能檢查、使用期限、損耗標記）

修養

8 自律守規：化學品櫃門應經常關閉，以免產生碰撞意外

9 自發改善：指出問題，提出建議（例如，要求來貨容器的大小，減少不必要的分裝及標籤工作）

獲獎例子

儀器房的5S 執行

利用載有儀器圖樣及說明的磁石貼，在白板上模擬出儀器房儲存狀況，讓借用者對儀器內狀況一目了然。

辦公室的5S 執行▲ 辦公室結合環保意念，實踐5S 改善計劃。

車輛的5S 執行▼ 結合5S 概念，善用車內每個空間，為同事提供有效及安全的工作環境。

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工地的5S 執行

利用特別設計的三輪車，讓工地所需的工具擺放發揮5S 精神。

2008年，北區在5S 推廣已取得良好成績和認

同，其中「單車徑沙井保養工程」及「上水科

文房」在中電良好工作場所比賽中，分別取得

金獎及銀獎。

卡爾瑪亞太有限公司寫字樓及零件分發中心

公司簡介

卡爾瑪亞太有限公司是芬蘭 Cargotec 集團旗下

的成員。專為碼頭及集裝箱行業提供搬運設備、

售後服務及解決方案。

卡爾瑪的5S 目標

良好的工作環境不但可以令員工舒適地工作，

更可以減少工傷意外和提高工作效率。卡爾瑪

一直鼓勵建立安全健康的工作場所，公司的5S

目標是通過全面品質管理和五常法改善安全、

衛生、品質、效率及形象，藉以成為行業中的

典範。於2007年，卡爾瑪率先在場地推行5S

運動，期後陸續把5S 概念推廣至各部門及亞太

區分公司。

5S 團隊

5S 團隊由各部門不同職級員工組成。定期進行

會議及制訂每年活動的工作大綱，並不斷改善

及檢討成效，以達致5S 之理想文化。公司更推

出了一系列5S 活動，當中包括格言創作比賽、

內部培訓及外部參觀交流會等，藉此提高員工

的5S 意識。一年一度的卡爾瑪5S 比賽，則可

以讓各部門透過比賽，增進員工溝通交流和加

強團隊精神，共同締造良好的工作場所。在短

短一年多，無論場地及辦公室的工作環境都有

顯著成效。

未來展望

5S 文化在企業內迅速發展，事實上已成功在香

港與中國公司及地方辦事處推行，而東南亞分

公司將會是下一個推廣目標。卡爾瑪期望把5S

文化及意念融入日常工作中，藉以成為行業典

範。■

▼ 零件倉除了用英文字母劃分每個區域外，還用了不同顏色的容器存放不同類別的零件，工作效率得以提升。

為了避免文件倉行人道路受阻，文件擺放不能越過黃線，以增加工作的安全性。

▲ 不同提示標籤貼在 物 品 的 當 眼 處，以方便員工使用。

文件夾用不同顏色標籤來區分，易於尋找及擺放。