採購作業中常見缺失事務組 萬以姍報告

108.03.15

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採購法基本概念 採購原則：公平公開，提升效率功能，確保品質(第1條)

採購分類：工程定作、財物買受、定製、承租及勞務委任或僱傭(第2條)

採購適用：接受機關補助辦理採購，其補助金額占採購金額半數以上，且補助金額在公告金額以上者，並應受該機關之監督。（計畫、專款）(第4條)

招標方式：公開、選擇性、限制性(第18條) 決標方式：最低標或最有利標(第52條)

法條內容：總則、招標、決標、履約管理、驗收、異議、申訴、罰則

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採購作業流程

招標作業

等標階段

前置作業

設備規劃

請購作業

請購動支申請招標相關文件

履約驗收作業

廠商交貨驗收

開、決標作業

底價訂定開標、審標

結案作業

核銷

請購單位 請購單位事務組

請購單位事務組

請購單位 請購單位請購單位事務組保管組

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設備規劃階段常見缺失 1

購置設備未實際評估單位需求，直接搜尋網路資料複製貼上或未瞭解放置空間是否有足夠的供電能力？插座位置及數量？網路佈線點？排水設施？…等。

正確作法

1.可參酌著名廠商產品目錄資料制訂通用規格或請專業廠商協助提供建議。2.建議於規劃時，事先找與建置設備規格相關處室協助，一起討論評估，提供適當的建議。

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設備規劃階段常見缺失 2

裝潢造作未評估窗簾、地毯、天花板、壁紙…等使用防焰或耐燃之材質。

正確作法

1.相關材料及材質需符合建築物公共安全檢查、消防、室內路線裝置規則及室內裝修辦法之相關規定。

2.建議於規劃時，事先找營繕組協助，提供適當的建議。

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請購動支申請階段常見缺失 1

開列限制性規格，如指定廠牌名稱、產品型號、尺寸、重量、特定來源地等，不必要之規格。

正確作法

1.尺寸及重量等數值應避免過於限縮。ex ±3%、＞、＜。2.請勿指定廠牌或型號，如無法詳列規格需開列參考型號者，請於其後註明『或同等品』。3.符合政府採購法第22條之項款者，需專案簽准始得採限制性招標。

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請購動支申請階段常見缺失 2

未使用制式規格書；規格書內單位主管或承辦人未簽註日期。

正確作法

請用制式規格書，單位主管及承辦人皆須於規格書上簽註日期且與請購單日期相符。

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請購動支申請階段常見缺失 3

規格書交由廠商代為開列填寫。

正確作法

規格書得參考廠商所開列之規格，並依據各單位所需功能效益自行填寫；但非屬規格不相關資料，請勿列入，以免引發不必要之爭議。

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請購動支申請階段常見缺失 4

規格開列ISO、正字標記或限用進口品等規格，限制廠商資本額、專業人員證照、廠商專案人員人數等。

正確作法

1.規格開列不能有上列情形之資格限制，如非巨額或特殊採購，不可訂定特定資格（如限制廠商資本額，或與有相當經驗實績、具有相當人力、具有相當的設備等）。2.辦理公告金額以上之採購，有國際標準或國家標準者，應從其規定。

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請購動支申請階段常見缺失 5

請購單動支品名、單位、數量、與規格書之品名單位、數量不符或漏列。

正確作法

請購單與規格表之品名、單位、數量應一致，送件前請確實校正核對。

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規格書最常見錯誤1.未隨請購單送簽核。2.請購人及單位主管未簽註日期。3.內容有誤，修改時間拖延。4.規格書相關附件未檢附（配置圖、立面圖、剖面圖…等），補件時間拖延。

108年度起，規格書未於當日修改或補件完成者，請購單一律退回請購單位，俟單位所有資料完備無誤後，重新會章簽核。

【建議】於請購單尚未開始會章簽核前，先帶相關資料至事務組，請採購業務承辦人協助檢核，以減少錯誤，提高效率。

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請購動支申請階段常見缺失 6

請購案件核准後未送事務組收件承辦，自行積壓案件，或未經完成招標程序即請廠商施作或進貨。

正確作法

1.請購案件核准後。應將文件即期送達事務組辦理後續招標作業。2.除非經校長核定授權經辦單位採購，超過新台幣1萬5,000元以上之採購案均應送事務組辦理採購作業。

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請購動支申請階段常見缺失 7

未考量採購前置作業時間，延宕請購，且一經送件變催促事務組即刻辦理之不合理情況。

正確作法

1.採購案件應儘早規劃，尤其採購國外進口設備，應提早半年提出申請。2.請考量作業前置時間，避免拖到經費截止前匆促催辦趕辦之情形發生。3.採購案件從請購到決標所需作業時間通常約為45天。（不包含廢標、流標及驗收）。

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等標階段常見缺失 1

打聽投標廠商家數、廠商名稱及底價。

正確作法

投標廠商家數、廠商名稱及底價依法屬保密之範圍，請勿詢問。

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開審標階段常見缺失 1

未客觀及合理評估底價。

正確作法

1.應依圖說、規範、契約並考量成本、市場行情…等資料審慎評估底價。2.有其他可供評估底價之資訊，應於底價表上其他欄內詳實如列。

價格

品質

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開審標階段常見缺失 2

規格審查未準時出席，或未委派代理人員審標，或委派代理人員出席卻發生不知如何審查規格之情事。

正確作法

1.請準時，儘量親自出席，如未克出席，應委派代理人員出席。2.審標人員應確實瞭解審標之規格內容，避免影響開標流程。

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開審標階段常見缺失 3

規格內容審核不確定、不確實或未依公告之規格審核。(太相信熟悉廠商所提供的規格）

正確作法

請依公告之規格內容，詳實審核，不應有模糊或不確實情形。

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履約管理階段常見缺失 1

履約期間因學校因素延誤廠商履約日期，未提出申請展延履約期限。

正確作法

如為學校因素，使用單位應於履約期限內提出展延，並經簽核後展延履約日期，以免廠商逾期繳納罰款。

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展延履約期限常見情形-契約條款契約履約期間，有下列情形之一，且確非可歸責於廠商，而需展延履約期限者，廠商應於事故發生或消失後7日內，通知學校，檢具事證，以書面向學校申請展延履約期限。學校得審酌其情形後，以書面同意延長履約期限，不計算逾期違約金。其事由未達半日者，以半日計；逾半日未達一日者，以一日計。1.發生契約規定不可抗拒之事故。2.因天候影響無法施工。3.學校要求全部或部分暫停履約。4.因辦理變更設計或增加履約標的數量或項目。5.學校應辦理事項未及時辦妥。6.由學校自辦或學校之其他廠商因承包相關契約標的之延誤而影響契約進度者。

7.其他非可歸責於廠商之情形，經學校認定者。

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履約管理階段常見缺失 2

履約期間私下允許或要求廠商變更規格內容。

正確作法

應依合約規格內容交貨，規格停產或升級或異常狀況得提出正當理由簽准後始得變更。

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變更規格常見情形-契約條款契約約定之採購標的，其有下列情形之一者，廠商得敘明理由，檢附規格、功能、效益及價格比較表，徵得學校書面同意後，以其他規格、功能及效益相同或較優者代之，但不得據以增加契約價金。其因而減省廠商履約費用者，應自契約價金中扣除。1.契約原標示之廠牌或型號不再製造或供應。2.契約原標示之分包廠商不再營業或拒絕供應。3.較契約原標示者更優或對學校更有利。4.契約所定技術規格違反採購法第26條規定。

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履約管理階段常見缺失 3

履約期間私下要求廠商概括承受非招標案件內之項目。

正確作法

應依據招標文件項目規格內容交貨。

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履約管理階段常見缺失 4

使用單位未完成清點數量、確認規格…等，即簽收或未押註日期。

正確作法

交貨時必須確認交貨內容無誤（如：數量、規格、應附之文件…等），使用單位才可以簽收，並押註日期。

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簽收押註日期重要性-履約是否逾期？逾期違約金以日為單位，按逾期日曆天數，每日依契約價金總額2‰

履約期限廠商應於□決標次日□機關簽約日□機關通知日)起 天將採購標的送達 (指定之場所)/完成 (交易條件)。

驗收廠商履約結果經機關初驗或驗收有瑕疵者，機關得要求廠商於__日內改善、拆除、重作、退貨或換貨(以下簡稱改正)。逾期未改正者依規定計算逾期違約金。但逾期未改正仍在契約原訂履約期限內者，不在此限。

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結論

功能效益合理價位 順利結案 採購三贏的目標

學 校：價位合理、順利結案、提升教學質量。請購單位：有設備（或勞務）可用、有售後服務。廠 商：合理利潤、願意提供後續服務。

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謝謝聆聽

總務處事務組

組長 萬以姍 分機1811組員 曾琬瑀 分機1812 （專案計畫及行政單位採購）組員 王幸足 分機1813 （獎補助款及教學單位採購）26