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ePROC strategic procurement
Guide d’utilisation pour les fournisseurs
Version 3.8
Supplier - Quick Reference
2
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
4 Comment effectuer les tâches principales
3 Première connexion
5 Contact et Aide
Supplier - Quick Reference
3
1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
4 Comment effectuer les tâches principales
3 Première connexion
5 Contact et Aide
4
Présentation générale de ePROC
Supplier - Quick Reference
ePROC est un espace partagé ouvert aux acheteurs et aux fournisseurs pour procéder aux différentes étapes
d’un Appel d’Offres (AO), depuis l’identification des fournisseurs potentiels jusqu’à leur sélection. Des données
peuvent être échangées entre les parties via Internet, de manière sécurisée, structurée et contrôlée.
MANAGEMENT RFxE-AUCTION
EVALUATION DES FOURNISSEURSDEPENSES
Analyse & Visibilité (Opérationnel)
GESTION DES CONTRATSCommercial
GESTION DES ACTIVITESD’ACHAT
Supplier - Quick Reference
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1 Présentation générale de ePROC
2 Comment s’inscrire dans ePROC
4 Comment effectuer les tâches principales
3 Première connexion
5 Contact et Aide
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Comment s’inscrire dans ePROC : Page d’inscription
Supplier - Quick Reference
Adresse URL : https://eprocstrategic.airbus-group.com
Pour contacter le Service Desk
Cliquez sur
“Inscription comme nouveau
fournisseur”
pour accéder au formulaire
d’inscription
7
Conseils pour une inscription réussie
Supplier - Quick Reference
Les champs marqués d’une astérisque
* sont obligatoires
Cliquez sur la flèche pour faire dérouler
la liste et sélectionner une des options
Cliquez sur pour accéder à des
explications
8
Première partie : Informations liées à l’Organisation Fournisseur
Supplier - Quick Reference
Cette partie concerne les informations sur votre société (société = un nom, une adresse)
Nom légal du fournisseur : tel qu’il figure dans le RCS
en majuscules, sans caractères spéciaux ni accents
Numéro d’Enregistrement de la Société :
Pour les sociétés européennes, il s’agit du code TVA.
Pour tous les autres pays, il s’agit du code fiscal ; s’il n’existe pas de
code fiscal dans votre pays, entrez le code normalement utilisé.
N° de téléphone principal / N° de télécopie principal :
Utilisez le n° de tél. international commençant par 00, sans
espaces ni caractères spéciaux
SIRET : Pour les sociétés françaises (14 chiffres)
Région / Département : Obligatoire si la société est implantée aux
Etats-Unis ou au Canada
Rue / Ville : Pas de caractères spéciaux (pas d’accents, pas de β, ñ ...)
9
Deuxième partie : Informations sur l’Utilisateur Fournisseur
Supplier - Quick Reference
Cette partie concerne vos informations personnelles
ID Utilisateur/Adresse e-mail :
Pas de “/” ni de caractères spéciaux.
Cette adresse e-mail DOIT être valide : elle constituera votre logon pour vous
connecter à ePROC, et sera également utilisée pour vous transmettre les avis
d’Appels d’Offres.
NOM Prénom :
Dans cet ordre, majuscules pour le NOM
Numéro de téléphone / Numéro de télécopie :
Utilisez le n°de tél. international commençant par 00, sans espaces ni
caractères spéciaux
Fonction :
Sélectionnez la fonction la plus proche de la vôtre
BU Code:
Ce code vous a été communiqué par l’acheteur dans la lettre d’invitation.Paramètres régionaux :
Langue que vous souhaitez utiliser dans ePROC
10
Troisième partie : Questionnaire de profil
Supplier - Quick Reference
Cette partie concerne les informations générales et environnementales
Cliquez sur le triangle pour afficher le
contenu de la section
Si nécessaire, cliquez sur le triangle pour
cacher le contenu de la section
11
Troisième partie : Questionnaire de profil
Supplier - Quick Reference
Cette partie concerne les informations générales et environnementales
Ici vous pouvez
sélectionner l’acceptation
des GTC
Vous pouvez sélectionner
une ou plusieurs cases
Supplier - Quick Reference
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Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (1/2)
Lorsque vous cliquez sur OK, un message d’erreur peut s’afficher si vous avez omis certaines informations. Votre
inscription ne peut pas être traitée si vous ne renseignez pas la totalité des champs obligatoires.
Un message ‘Warning’ s’affiche en haut de
l’écran, vous signalant les informations
manquantes
Les champs obligatoires qui ne sont pas
renseignés sont indiqués par une astérisque
sur fond rouge
Après avoir renseigné tous les champs
obligatoires, cliquez sur OK
Complétez les informations requises dans les
champs laissés vides
Supplier - Quick Reference
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Messages d’erreur possibles lors de l’inscription (2/2)
Dans ce cas, utilisez le lien “ID utilisateur ou mot de passe
oublié” pour récupérer vos informations de connexion
Lorsque vous cliquez sur OK, le système peut vous signaler que l’ID Utilisateur est déjà utilisé. S’il existe un
compte à votre nom pour lequel vous avez oublié votre ID Utilisateur ou de votre mot de passe, veuillez utiliser le
lien “Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié” sur la page de connexion.
Message indiquant que l’ID Utilisateur est déjà
utilisé. Dans ce cas, votre ID Utilisateur existe
et reste valide.
14
Conseils importants
Supplier - Quick Reference
– Evitez les redondances dans ePROC : une seule organisation peut être créée pour chaque site (entité légale / site
contractuel) de la société. Il peut exister plusieurs contacts associés à cette organisation. Si vous souhaitez créer un
deuxième contact pour la même société, procédez à une deuxième inscription et l’Equipe Administration fera le lien
entre le nouveau contact et l’organisation inscrite. Ceci permet d’assurer que les acheteurs Airbus sélectionnent
toujours le compte fournisseur approprié pour l’AO.
– Les données que vous avez fournies pour votre compte peuvent être utilisées au cours de l’AO. Vous êtes
responsable de la qualité de ces données. Veillez à les mettre à jour si nécessaire.
– Votre inscription doit être validée par l’équipe administration d’ePROC. Une fois validée, vous recevrez un e-mail de
confirmation de votre inscription ainsi qu’un lien qui vous permettra de personnaliser votre mot de passe dans
ePROC.
– Vérifiez que les e-mails d’ePROC ([email protected] et [email protected]) sont acceptés par votre serveur de
messagerie.
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Première connexion : Personnalisez votre mot de passe
Supplier - Quick Reference
Dès que l’équipe Administration d’ePROC aura approuvé
votre inscription, vous recevrez ce type d’e-mail.
Cliquez sur le lien
Créez un mot de passe
Sélectionnez une question secrète et
une réponse secrète (et ne l’oubliez
pas !)
Cliquez sur OK
Supplier - Quick Reference
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Première connexion : Acceptation des Conditions Générales
En bas de page, sélectionnez “J’accepte
les termes et conditions de cet accord”,
et cliquez sur “OK”
Ce document décrit les Conditions Générales (GTC - General Terms and Conditions )
d’accès et d’utilisation de la solution stratégique d’achat “ePROC”.
Une fois acceptées, ces conditions sont toujours accessibles en bas de page via le
lien “Conditions d’utilisation Participants”.
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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 1/3
Supplier - Quick Reference
Vous pouvez éditer la première partie: Informations relatives à votre profil
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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 2/3
Supplier - Quick Reference
Pour demander une mise à jour des informations concernant votre organisation, veuillez vous référer à la
partie « Pour votre information » dans le questionnaire de profil.
Vous ne pouvez pas éditer la deuxième partie: Informations relatives à votre organisation
Vous pouvez actualiser votre profil à tout moment en sélectionnant “Préférences”
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Première connexion : Vérifiez les données de votre profil 3/3
Supplier - Quick Reference
Vous pouvez éditer la troisième partie
Les données de la troisième partie, “Questionnaire de profil”
sont facilement actualisables.
Assurez-vous que vos données sont toujours à jour.
Supplier - Quick Reference
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4 Comment effectuer les tâches principales
3 Première connexion
5 Contact et Aide
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Comment consulter l’événement (1/2)Supplier - Quick Reference
“Preferences” (Préférences) vous permet de :
• Modifier votre mot de passe et votre question secrète
• Actualiser votre profil (Informations de contact et
Questionnaire de Profil)
• Redéfinir votre paramétrage (langue et devise par défaut)
Une fois connecté(e), la page "Events List“ (Liste des événements)
s’affiche automatiquement. Elle contient une liste de tous les Appels
d’Offres auxquels vous êtes invité(e) à participer. Les AO sont classés par
“Statut”.
Le message de bienvenue vous rappelle que
l’utilisation d’ePROC est strictement soumise aux
Conditions Générales que vous avez déjà acceptées
en tant qu’Utilisateur Désigné de la Société. Les
Conditions Générales sont accessibles via le lien
“Participant Terms” (Conditions de participation)
figurant au bas de cette page.
Cliquez sur le nom de
l’événement pour accéder
à son contenu.
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Comment consulter l’événement (2/2)Supplier - Quick Reference
Accès direct aux
événements
Téléchargez le contenu vers une feuille Excel.
Téléchargez toutes les pièces jointes en une seule fois.
Informations principales sur l’événement : Acheteur, date
de publication, échéance …
Consultez la liste de toutes
les étapes à suivre pour
répondre à l’AO
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Comment accepter l’Accord
Supplier - Quick Reference
En cliquant sur [Decline to
respond] (Décliner de répondre),
vous informez l’acheteur que vous
ne participerez pas à l’événement.
Consultation et Acceptation de l’Accord : L’acceptation de l’Accord est obligatoire pour chaque AO avant de sélectionner les lots et de
soumettre des offres. L’accord relatif à la soumission d’une offre sera identique pour tous les AO publiés sur ePROC.
Sélectionnez “I accept the terms of this
agreement” (J’accepte les termes de cet
accord) pour pouvoir soumettre vos
réponses et vos offres.
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Comment sélectionner les lots
Supplier - Quick Reference
Cochez la case pour sélectionner les lots ou les line
items auxquels vous souhaitez participer.
Cliquez sur [Submit Selected Lots] (Soumettre les
lots sélectionnés)
26
Comment soumettre une réponse
Supplier - Quick Reference
Pour compléter votre réponse,
renseignez tous les champs vides.
Les champs obligatoires sont
indiqués par une astérisque (*).
En cliquant sur le lien ‘’Attach a file’’
(Joindre un fichier), attachez les
pièces jointes à votre réponse.
Après avoir complété votre réponse,
cliquez sur “Submit entire
response“ (Soumettre la réponse
complète) pour la soumettre à Airbus.
Vous pouvez sauvegarder
(bouton ‘’Save’’) votre offre
avant de soumettre votre
réponse.
Les erreurs sont indiquées en
rouge.
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Comment transmettre un message (1/2)
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Vous pouvez transmettre un message à l’équipe projet.
Si nécessaire, l’acheteur peut répondre publiquement à votre message (la totalité de l’équipe et tous les fournisseurs le
reçoivent) afin d’assurer que toutes les parties prenantes bénéficient du même niveau d’information.
Suivez le lien Event messages pour :
- consulter tous les messages reçus
- transmettre de nouveaux messages
- répondre aux questions
En cliquant sur le bouton [Compose Message] (Rédiger un message),
vous pouvez transmettre de nouveaux messages à l’ensemble de l’équipe
projet.
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Comment transmettre un message (2/2)
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Le tableau des messages affiche tous les messages associés à l’événement :
• de System - invitation à l’événement, modification des délais …
• du Event Owner - informations transmises par l’acheteur et son équipe MFT
• de vous-même - questions transmises à l’équipe Airbus.
Vous pouvez trier les messages associés à
l’événement en cliquant sur le nom de la
colonne.
Le menu des options vous permet de :
- Filtrer les messages associés aux événements par
expéditeur
- Exporter les messages vers Excel
29
Comment charger un document
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Lorsque le statut est ouvert, le fournisseur peut modifier une réponse
Supplier - Quick Reference
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Supplier - Quick Reference
Mettre à jour un fichier (1/3)
32
Supplier - Quick Reference
Mettre à jour un fichier (2/3)
33
Supplier - Quick Reference
Mettre à jour un fichier (3/3)
34
Supplier - Quick Reference
La réponse est modifiée, un bandeau vert s’affiche
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La modification de réponse n’est plus possible lorsque le statut est en
“Pending Selection”
Supplier - Quick Reference
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Supplier - Quick Reference
Lorsque le statut est réouvert, la modification est possible à nouveau
Supplier - Quick Reference
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4 Comment effectuer les tâches principales
3 Première connexion
5 Contact et Aide
38
Contact et Aide
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Nom d’utilisateur ou mot de passe oublié ?
Cliquez sur le lien
approprié
Contact
Pour plus d’informations, contactez le service desk, joignable 24 heures/24 et 7 jours/7
- par e-mail : [email protected]
- par téléphone : 00 33 1 57 32 48 95