Erasmus+ korkeakoulutukselle ja FIRST+: Korona-webinaari8.4.2020Opetushallitus

Webinaarin pelisäännöt

• Pidäthän kameran ja mikrofonin kiinni

• Käydään esitys kokonaan läpi ja lopussa vastataan kysymyksiin (ennakkokysymykset sekä chat)

• Kysymykset ja kommentit ensisijaisesti chattiin

• Kysymyksen voi esittää myös ääneen, mutta pyydä puheenvuoro chatissa

• Kyselytuntia ei tallenneta, mutta tämä ppt-esitys julkaistaan jälkikäteen

23/04/2020 Opetushallitus 2

Koronaepidemian vaikutukset Erasmus+ ohjelmaan

23/04/2020Opetushallitus 3

Erasmus+ -koronainfo

• Opetushallituksen Erasmus+ -koronainfosivu:

• https://www.oph.fi/fi/uutiset/2020/koronaviruksen-vaikutukset-erasmus-ja-euroopan-solidaarisuusjoukot-ohjelmiin

• https://www.oph.fi/sv/nyheter/2020/coronavirusets-inverkan-pa-erasmus-och-europeiska-solidaritetskaren

• https://www.oph.fi/en/news/2020/impacts-coronavirus-erasmus-and-european-solidarity-corps-programmes

• Komission Erasmus+ korona Q & A

• https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/coronavirus-impact_en

KA2 ja ECHE hakuajat siirtyvät

• Kevään hakuaikoja pidennetään seuraavien toimintojen osalta:

• KA2 Strategiset kumppanuushankkeet (KA201, KA202, KA203, KA204, KA229) – uusi deadline 23.4.2020

• Korkeakoulujen Erasmus+ peruskirja (ECHE) – uusi deadline 26.5.2020

Matkustaminen ulkomaille / ulkomailta

• Suomen hallituksen linjaukset 16.3.2020 (voimassaoloa jatkettu 13.5.2020 asti)

”Kansanterveyden ja terveysturvallisuuden vuoksi aloitetaan valmistelu Suomen rajojen sulkemiseksi pikaisella aikataululla kansainvälisiä velvoitteita noudattaen. Keskeytetään matkustaja- ja henkilöliikenne Suomeen niin pian kuin mahdollista, lukuun ottamatta Suomen kansalaisten ja Suomessa asuvien henkilöiden paluuta. Suomen kansalaisten ja Suomessa asuvien henkilöiden ei pidä matkustaa ulkomaille. Suomalaisille matkailijoille suositellaan välitöntä paluuta Suomeen. Pohjois- ja länsirajan yli sallitaan välttämätön työssäkäynti ja muu välttämätön asiointi. Tavara- ja rahtiliikenne jatkuu normaalisti.”

• Ulkoministeriön UKK: https://um.fi/ajankohtaista/-/asset_publisher/gc654PySnjTX/content/kysymyksi-c3-a4-ja-vastauksia-matkustamisesta-ja-koronaviruksesta

Keskeytyneet ja peruuntuneet Erasmus+ vaihdot

23/04/2020Opetushallitus 7

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 1/5

A) Keskeytynyt vaihto: Vaihto on keskeytynyt koronaepidemian vuoksi ja osallistuja on palannut kotimaahan ennen ulkomaanjakson suunniteltua loppua

• Osallistuja saa pitää apurahaa vähintään ennakkomaksun verran (tyypillisesti 80 %). Osallistuja on kuitenkin oikeutettu koko vaihdon alkuperäisen suunnitellun keston mukaan laskettuun apurahaan (100 %), jos

a. hän suorittaa vaihdon loppuun kohdekorkeakouluun / -organisaatioon etäopiskeluna tai etätyönä TAI

b. hänelle aiheutuu vaihdosta kuluja vielä keskeytyksen jälkeen (esim. vuokra, ylimääräinen paluulento jne)

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 2/5• Em. tapauksissa vaihtoa ei raportoida Opetushallitukseen force majeure –menettelyn

kautta, vaan korkeakoulu ratkaisee apurahan suuruuden ja dokumentoi menettelyn

• Uusi lomake → Declaration of the participant; jolla osallistuja vahvistaa joko:

a) etäopiskelun tai b) ylimääräiset kulut

• Declaration of participant lomake löytyy täältä:https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/declaration-of-the-participant_ka103_ka107_2020_3.docx

• Kun korkeakoulu käsittelee em. tapauksissa keskeytyneet vaihdot itse, flägätään MobilityToolissa kohta ’force majeure’. Jos osallistuja saa pitää apurahasta 100 %, jätetään MobilityTooliin alkuperäisen keston mukaiset alku- ja loppupäivämäärä. Jos maksetaan vähemmän, korjataan apuraha määrä vastaamaan opiskelijan saamaa apurahaa. MT:n kommenttikenttään kirjataan vaihdon todellinen toteutunut kesto ja tieto mahdollisesta etäopiskelusta tai ylimääräisistä kuluista.

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 3/5

B) Keskeytynyt vaihto: Osallistuja jatkaa kohdemaassa, vaikka vaihdon kohdekorkeakoulu / -organisaatio on väliaikaisesti kiinni koronaepidemian vuoksi

• Osallistuja saa pitää vaihtojakson koko apurahan alkuperäisen suunnitellun keston mukaisesti (100 %), jos

a. hän aikoo jatkaa vaihtoa sitten, kun se on vastaanottavan korkeakoulun / organisaation osalta jälleen mahdollista TAI

b. hän suorittaa vaihdon loppuun kohdekorkeakouluun / -organisaatioon etäopiskeluna tai etätyönä TAI

c. hän ei pysty palaamaan kotimaahansa matkustusrajoitusten vuoksi

• Em. tapauksissa vaihtoa ei tarvitse raportoida force majeure –menettelyn kautta

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 4/5

• Jos paluu kotimaahan ei onnistu vaihdon suunnitellun keston loppuessa, voi korkeakoulu pidentää vaihdon kestoa ja maksaa siten osallistujalle suuremman apurahan, JOS korkeakoulun KA103 hankkeessa tai KA107 hankkeessa kyseisen kumppanimaan osalta on käyttämätöntä rahaa

Koronan vuoksi keskeytyneet vaihdot KA103 ja KA107 5/5

C) Vaihto on keskeytynyt ja keskeytys on aiheuttanut osallistujalle yllättäviä matka- ja majoituskuluja enemmän kuin alkuperäisen 100 % apurahan verran

• Esim. kallis ylimääräinen paluumatka, karanteeniasunto kotimaassa yms yllättävät kulut

• Raportoidaan Opetushallitukseen force majeurena. Opetushallitus määrittelee lopullisen apurahan suuruuden, tyypillisesti 1-2 kuukauden ylimääräinen apuraha.

• FM raporttiin kuluerittely ja tieto vakuutus- tai lentoyhtiön päätöksestä/linjauksesta.

• KA103: Ei kannata raportoida, jos yllättävät kulut vähemmän kuin 1 kk apuraha.

• Näin myönnetty ylimääräinen tuki ei kuitenkaan voi ylittää korkeakoulun KA103 hankkeen kokonaistukisummaa tai KA107-hankkeen maakohtaista kokonaistukisummaa

• Huom: Korkeakoulu ei ole velvollinen kysymään, onko osallistujille aiheutunut lisäkuluja, joten tämä menettely on vapaaehtoinen

Koronan vuoksi peruuntuneet vaihdot KA103 ja KA107

• Peruuntunut vaihto: Vaihto on peruuntunut koronaepidemian vuoksi ennen alkamistaan ja siitä on aiheutunut kustannuksia, joita vakuutus- tai lentoyhtiö ei korvaa

• Toteutuneet kulut raportoidaan force majeure -menettelyn kautta. Todistus vakuutus- tai lentoyhtiöltä. Opetushallitus määrittelee lopullisen apurahan.

• Mobility Tooliin merkitään vaihdon kestoksi 1 pv (alku- ja loppupäivä on sama).

Force majeure –menettely (KA103 ja KA107)

• Koronakriisissä force majeure –tapauksia ovat peruuntuneet vaihdot sekä sellaiset keskeytyneet vaihdot, joissa keskeytyksestä johtuvia ylimääräisiä kuluja on niin paljon, ettei 100 % apuraha riitä niiden kattamiseen

• Force majeure –tapaukset raportoidaan lomakkeella, joka päivitetty (myös vanhaa lomaketta voi käyttää): https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/force-majeure-form-for-the-heis_ka103-ka107_2020_2.docx

• Liitelomake, jota voi käyttää osallistujan kulujen raportoimiseen:https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/statement-of-expenses-from-the-participant_ka103_ka107_2020_5.docx

• Korkeakoulun edustaja täyttää lomakkeen ja toimittaa sen liitteineen osoitteeseen erasmus@oph.fi

• Koronatapausten raportoimiseen ei ole erityistä kiirettä, korkeakoulun suositellaan keräävän tapauksia yhteen ja toimittavan ne kootusti Opetushallitukseen

Force majeure –menettely (KA103 ja KA107)

• Force majeure –lomakkeen liitteeksi koronatapauksissa tarvitaan:

• Osallistujan laatima kuluerittely vaihdon matka-, majoitus- ym. kuluista, joita vakuutusyhtiö, lentoyhtiö tms ei korvaa. Kulut voi raportoida erillisellä lomakkeella. Kuitteja ei liitetä.

• Vastaanottavan korkeakoulun/organisaation todistus vaihdon kestosta (jos on mahdollista saada)

• Vakuutusyhtiön/lentoyhtiön myönteinen tai kielteinen päätös kulujen korvaamisesta. Koronatapauksissa riittää myös tieto vakuutus- tai lentoyhtiön linjauksesta, jos todistusta ei ole mahdollista saada.

• HUOM: Sairaustapausten kohdalla lääkärintodistusta ei lähetetä Opetushallitukseen

Vaihtodokumentit keskeytyneissä vaihdoissa

• Osallistujatodistukset saapuville ja lähteville?

• Keskeytyneiden vaihtojen kohdalla hyvä kerätä, jos mahdollista. Peruuntuneiden vaihtojen osalta ei tarvetta.

• Hyvä käytäntö kirjata vaihdon todellinen toteutunut kesto ja etäopiskeluna suoritettu kesto eritellen

• Learning agreement ja grant agreement päivitykset?

• Mahdollisuuksien mukaan

Vaihto-opintojen suorittaminen/tunnustaminen

• Korkeakouluja kannustetaan

• tarjoamaan saapuville vaihto-opiskelijoille mahdollisuus suorittaa vaihto-opintonsa loppuun etäopiskeluna, jos se on mahdollista.

• tunnustamaan ja hyväksilukemaan omien opiskelijoidensa suoritukset, jotka opiskelija suorittaa etäopiskeluna vaihtokorkeakouluun varsinaisen vaihdon keskeydyttyä.

23/04/2020 Opetushallitus 17

EU-survey ja OLS-testi

• Opiskelijoita ja henkilökuntaa kannustetaan palauttamaan EU-surveykeskeytyksistä huolimatta

• Opiskelijoita kannustetaan tekemään OLS-kielitestin toinen osio. Myös OLS-kielikurssia voi – ja kannattaa jatkaa vaihdon suunnitellun keston loppuun asti

• Korkeakouluja pyydetään muistuttamaan opiskelijoita EUSurveyn ja OLS-testin tekemisestä esim. ryhmäviestillä

• Poikkeustilanteessa ei korkeakouluissa ole välttämättä resurssia yksittäisten liikkujien muistutteluihin ja näin ollen on ymmärrettävää, ettei palautusprosentti ole yhtä korkea kuin aiempina vuosina.

23/04/2020 Opetushallitus 18

Vaikutukset Kelan opintotukeen

• Opintotukisäännökset mahdollistavat koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen huomioimisen opintotuen enimmäisajoissa ja opintojen riittävässä edistymisessä. Muista vaikutuksista tiedotetaan myöhemmin.

• Jos opiskelu ei ole ollut mahdollista, opintotuen maksamista voidaan jatkaa, vaikka opintosuoritusmäärä ei ole ollut riittävä. Opintotuen enimmäisaikaa voidaan myös pidentää.

• Kela tulee tiedottamaan opintotuen saajia asiassa

23/04/2020 Opetushallitus 19

Vastavalmistuneiden harjoitteluun lisäaikaa

Koronasta johtuen komissio tarjoaa lisäaikaa vastavalmistuneiden harjoittelun suorittamiseen: harjoittelu on suoritettava 18 kuukauden sisällä valmistumisesta normaalin 12 kuukauden sijaan.

23/04/2020 Opetushallitus 20

Globaali liikkuvuus (KA107) ja vuoden 2018 sopimusten jatko

Muutokset vuoden 2018 KA107 globaalin liikkuvuuden hankkeisiin

• Vuonna 2018 rahoitettuihin E+ KA107 globaalin liikkuvuuden hankkeisiin on mahdollista hakea seuraavia muutoksia:

• Sopimuskautta on mahdollista pidentää nykyisestä 26 kuukaudesta 38 kuukauteen, jolloin sopimusten uusi päättymisaika on 31.7.2021. Sopimuskauden pidentäminen koskee kaikkia kumppanimaita.

• Tukea on poikkeuksellisesti mahdollista siirtää kumppanimaasta toiseen saman tukikorin maiden kesken edellyttäen, että maat ovat mukana korkeakoulun rahoitussopimuksessa. Tukea ei siis voi siirtää sellaisen kumppanimaan kanssa käytettäväksi, johon korkeakoululle ei alun perin ole myönnetty tukea.

Muutokset vuoden 2018 KA107 globaalin liikkuvuuden hankkeisiin

• Molempia muutoksia haetaan sopimusmuutoslomakkeella, joka löytyy täältä:

https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/sopimusmuutoslomake-ka107-call-2018-hankkeet_paivitetty.docx

https://www.oph.fi/sites/default/files/documents/blankett-for-avtalsandring-ka107-2018_0_0.docx

• Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen erasmus@oph.fi. Allekirjoitus ei ole pakollinen.

• HUOM: Nämä muutokset ovat mahdollisia vain vuonna 2018 rahoitettujen KA107 hankkeiden osalta

• Sopimusmuutoslomakkeet pyydetään palauttamaan 30.4.2020 mennessä

Eurooppalainen liikkuvuus (KA103) ja sopimuskauden 2019-2020 jatko

KA103 2019-2020 rahoitussopimusten jatko

Vuoden 2019 eurooppalaisen liikkuvuuden hankkeiden alkuperäinen sopimuskausi: 16 kk: 1.6.2019 – 30.9.2020 → pidennys 24 kk: eli 31.5.2021 asti

• Pidennyksellä halutaan mahdollistaa tuen joustava & optimaalinen käyttö poikkeustilanteessa.

• Sopimuskauden pidennys tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää 2019-apurahamyöntöä erityisesti opettaja- ja henkilökuntavaihtoihin, joita kevään peruutusten myötä siirtyy mahdollisesti 2020-2021 lukuvuodelle.

• Suositus on, että 2020-2021 opiskelija- ja harjoittelijavaihtoon lähteville maksetaan apurahat ensisijaisesti 2020 apurahamyönnöistä, jotta kaikki lähtijät saavat samansuuruiset, korkeammat apurahat.

• Mahdollisuus toiseen väliraportointiin 31.8.2020 mennessä

• Loppuraporttien deadline 31.5.2021 päättyville hankkeille: 30.7.202123/04/2020 Opetushallitus 25

KA103 2019-2020 rahoitussopimusten jatko

• Pidennystä haetaan sopimusmuutoslomakkeella, joka löytyy täältä: https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/ka103-korkeakoulutuksen-eurooppalainen-liikkuvuus-hallinnointi-ja-sopimusliitteet-2019

• Lomake lähetetään sähköpostilla osoitteeseen erasmus@oph.fi. Allekirjoitus ei ole pakollinen.

• Muutoslomakkeet pyydetään lähettämään 30.4.2020 mennessä

• Muutoksesta tulee päätös & lisäsopimus

• Sopimuskauden pidennys tulee näkyviin Mobility Tooliin ja OLS-portaaliin

KA103 2019-2020 lisäapurahat

• 3.4.2020 mennessä kaikilta lisäapurahaa hakeneilta vastaus tuentarpeesta, kiitos!

• Päätökset tehdään 8.4.2020

• Periaate myöntöihin: raportoidusta tuen tarpeesta vähennetään alkuperäinen myöntö

23/04/2020 Opetushallitus 27

Koronaepidemian vaikutukset FIRST+ ohjelman 2019 hankkeisiin

28FIRST+

Force majeure -menettely

• Voidaan käyttää kaikissa FIRST+ -toiminnoissa kattamaan koronan takia keskeytyneissä tai peruuntuneissa liikkuvuuksissa kertyneitä kustannuksia.

• Force majeure –lomakkeella ilmoitetaan verkoston tiedot, liikkuvuusjakson tiedot sekä kertyneet kustannukset (asuminen, matkustaminen).

• Lomake lähetettään first@oph.fi –osoitteeseen

• Käsitellään Opetushallituksessa: tarkistamme voiko liikkuja pitää hänelle myönnetyn apurahan kokonaisuudessaan, kuitenkin vähintään jo maksetun summan tai kulujen mukaisen summan.

• Loppuraportointivaiheessa tilastoraporttiin merkitään toteutunut kesto sekä Force majeure -päätöksen mukainen apurahasumma.

FIRST+

Etäopiskelu tai -työ

Opiskelija voi pitää koko vaihtoa varten lasketun apurahan

• Jos jo alkanut opiskelijavaihto tai harjoittelu on keskeytynyt koronaepidemian vuoksi, mutta opiskelija suorittaa etäopiskeluna tai -työnä vaihtojaksonsa loppuun kohdekorkeakouluun/-organisaatioon koti- tai kohdemaassa.

• Ei raportoida force majeure –lomakkeella vaan tapaukset merkitään vain loppuraportointivaiheessa tilastoraporttiin.

FIRST+

Intensiivikurssit ja ryhmien liikkuvuusjaksot

• FIRST+ -intensiivikursseja sekä ryhmille suunniteltuja lyhyitä liikkuvuuksia on mahdollista siirtää toteutettavaksi vielä varsinaisen rahoituskauden jälkeenensi syksynä.

• Intensiivikurssien osalta myös digitoteutus on mahdollista ja kurssille myönnettyä rahoitusta voi käyttää tästä syntyvien kulujen kattamiseen.

• Näissä tilanteissa tee ensin alustava suunnitelma ja ole sen jälkeen yhteydessä first@oph.fi suunnitelman ja perustelujen kanssa.

FIRST+

Kysymyksiä!

23/04/2020Opetushallitus 32

Ennakkokysymykset 1

• Mitä tapahtuu, jos opiskelija ei saa etäopintoja suoritettua / ei pysty tenttimään tms? Vastaus: Ratkaisevaa apurahan kannalta on opiskelijan aikomus suorittaa vaihto loppuun etänä. Tämä oikeuttaa vaihdon koko apurahaan (100 %). Apurahaa ei tarvitse periä pois, jos etäopiskelu ei lopulta onnistu kokonaisuudessaan.

• Voiko kustannuksiksi raportoida vuokrat koko kevätlukukauden loppuun, jos vaihto on keskeytynyt maaliskuussa? Vastaus: Opiskelija saa pitää koko apurahan 100 %, jos hänelle aiheutuu esim. vuokrakuluja vielä keskeytyksen jälkeen. Opiskelija voi vahvistaa tämän allekirjoittamalla declaration-lomakkeen ja korkeakoulu voi sen perusteella maksaa koko apurahan.

• Jos henkilökunnan vaihto on peruuntunut ja on syntynyt kustannuksia, joita matkavakuutus ei korvaa, niin voiko tällöin korkeakoulu tehdä Force majeure -hakemuksen? Vai pitääkö jokaisen opettajan tehdä se erikseen itse? Vastaus: Korkeakoulu voi tehdä force majeure-hakemuksen henkilökunnan edustajan puolesta.

23/04/2020 Opetushallitus 33

Ennakkokysymykset 2

• Saksan kesälukukausi 1.4.20 alkaen ja Erasmus+ -ohjelma: osa opiskelijoista ehti saada ennen vaihtoa maksettavan Erasmus+ -apurahan, osa kuitenkaan ei, koska Learning Agreement viipyi kohdeyliopistosta. Kaikille on ehtinyt tulla matka- ym. kuluja vaikka vaihtoon lähtö ei toteutunut. Miten toimimme/raportoimme? Vastaus: Nämä ovat peruuntuneita vaihtoja, joiden kulut raportoidaan force majeurena OPH:enriippumatta siitä, ehdittiinkö ensimmäinen osa apurahasta maksaa vaiko ei. Tällä hetkellä neuvomme raportoimaan kaikki Saksan kesälukukauden peruuntuneet opiskelijavaihdot FM-tapauksina, sillä ei voida tietää, pääseekö vaihto myöhemmin alkamaan vaiko ei.

• Saksa on siirtänyt kesäkauden alkua huhtikuulle alkavaksi. Meillä on paljon koko vuoden double degree-opiskelijoita, jotka ovat olleet Saksassa jo syyslukukauden. Osa on ollut koko ajan Saksassa, osa tullut välikaudeksi kotiin ja aikoo jatkaa vaihtoaan sitten kun lukukausi alkaa. Voidaanko vaihtoaikaa jatkaa suoraan vai pitääkö laittaa tauolle väliajaksi? Vastaus: Koska vaihto on jo alkanut, voi apurahan maksua jatkaa myös lukukausien välissä olevan lomajakson yli riippumatta siitä onko opiskelija välillä tullut Suomeen vaiko ei.

23/04/2020 Opetushallitus 34

Ennakkokysymykset 3• Onko apurahan 1. osan maksaminen edellytys force majeure-menettelyn

käyttämiselle? Mietin tässä fiksuinta marssijärjestystä, jolla tulisi mahdollisimman vähän rahojen edestakaisin siirtelyä. Vastaus: Vaikka apurahan 1. osa olisi vielä maksamatta, mutta opiskelija olisi ehtinyt lähteä vaihtoon, on opiskelijalla oikeus saada apurahaa vähintään sen verran tai jopa koko apuraha, jos ehdot etäsuorituksesta tai keskeytyksen jälkeen aiheutuvista kuluista täyttyvät.

• Yksi vaihtoon valittu perui lähtönsä Koronan vuoksi jo helmikuussa, ennen kuin päätöksiä poikkeuksista oli tehty. Käsitelläänkö tämäkin peruutus korona-erityisjärjestelyiden mukaisesti, vai perimmekö apurahan kokonaan takaisin? Vastaus: Kyllä, ohjeita voi soveltaa myös takautuvasti, jos perumisen tai keskeytyksen syy on ollut koronaepidemia.

• Keskeytynyt vaihto; apurahan saa pitää 100% jos aiheutuu kuluja keskeytyksen jälkeen -jos kuluja on vaikka 200 euroa, apurahan 20% olisi 500 euroa, voidaan maksaa tuo 500 euroa vaikka kulut pienemmät? Vastaus: Voidaan silti maksaa koko loppuosa. Riittää, että ylimääräisiä kuluja aiheutuu ja osallistuja sen vahvistaa.

23/04/2020 Opetushallitus 35

Ennakkokysymykset 4

• Korkeakoulu X maksaa ennen vaihtoa 100% apurahasta. Tarkoittaako tämä sitä, että opiskelijamme saavat pitää koko apurahansa ilman ylimääräisiä selvittelyjä. Vastaus: Kyllä käytännössä tarkoittaa sitä, että saavat pitää. Ei ole mitään tiettyä prosenttia, jonka jokainen vähintään saisi pitää, vaan kantava ajatus on, että apurahaa saisi pitää ainakin ennakkomaksun verran, mikä toki voi olla eri korkeakouluissa eri suuruinen. Olisi silti hyvä, että pystyisitte keräämään jokaisen vaihdon osalta tiedot siitä, kuinka moni etäopiskelee ja mitkä ovat vaihdon todelliset toteutuneet kestot ja merkitä ne Mobility Tooliin kommenttina.

• Jotta vaihtoa kohdemaassa voidaan jatkaa ja siihen mahdollisesti maksaa lisäapurahaa, niin tuleeko kyse olla selkeästi siitä, että opiskelija ei pääse maasta/kohteesta pois suunniteltuna aikana - vai riittääkö perusteeksi esim. opiskelijan halu pysyä kohteessa viimeistelemässä opintoja, joiden suorittaminen on viivästynyt koronatilanteen takia? Vastaus: Korkeakoulu voi arvioida onko kohdemaahan jäämisen syy riittävän hyvä ja toimia joustavasti apurahan osalta.

23/04/2020 Opetushallitus 36

Ennakkokysymykset 5

• Jos kotikorkeakoulu maksaa tukea vaihdon keskeytymisestä aiheutuvista ylimääräisistä kustannuksista opiskelijalle tositteita vastaan, niin tarvitseeko opiskelijan raportoida tätä Force majeure hakemuksessa? Tuki on maksimissaan 500 euroa. Vastaus: Jos oma korkeakoulu korvaa ylimääräiset kulut, ei niitä tarvitse raportoida OPH:en. Tämä menettely on hyvä kirjata tiedoksi Mobility Toolin kommenttikenttään.

• Force Majeure-hakemukseen ei kuluselvityksen lisäksi tarvitse liittää kuitteja. Täytyykö korkeakoulun ne kuitenkin kerätä, säilyttää ja näyttää mahdollisen tarkastuksen yhteydessä? Vastaus: Kuitteja ei tarvitse kerätä FM-tapauksissa.

• Miten keskeytyneiden vaihtojen kesto merkitään Virta-liikkuvuustilastointiin? Ovatko etäopinnot kohdekorkeakouluun ulkomaan opintoja? Vastaus: Tästä varmasti ohjeistetaan korkeakouluja myöhemmin. Oletettavasti etäopinnot lasketaan ulkomaanopinnoiksi.

23/04/2020 Opetushallitus 37

Ennakkokysymykset 6

• Jos Erasmus+-opettaja- ja henkilökuntavaihtoja on peruttu pandemian takia, mutta kuluja matkojen perumisesta ei ole syntynyt lainkaan, vaan perumiset on pystytty tekemään kuluitta tai matkavarauksia ei ole tehty, mutta vaihtoa muuten valmistelu, kirjataanko kuitenkin tiedot Mobility Tooliin? Miten nämä raportoidaan loppuraportissa? Vastaus: Ohjeistamme tästä myöhemmin. Jos vaihdot on ehditty kirjata jo Mobility Tooliin, kannattaa ne sinne toistaiseksi jättää ja merkitä apurahaksi 0 €.

• Saapuvan Erasmus-globaali opettajan suunniteltu vaihto päätetään siirtää tältä keväältä ensi syksyyn. Kuluja ei vielä koidu, koska lennot saa siirtää ilmaiseksi. Mitä, jos vaihto peruuntuukin ensi syksynä koronatilanteen jatkuessa? Varmaankin force majourina voi silloin syksylläkin raportoida, olettaisin. Vastaus: Kyllä, nämä koronaohjeet ovat voimassa niin kauan kuin koronaepidemia vaikuttaa vaihtojen toteutukseen.

23/04/2020 Opetushallitus 38

Ennakkokysymykset 7

• Onko KA103 vuoden 2019 sopimuskauden pidennystä pakko hakea? Vastaus: Ei ole pakko, mutta se on hyvin suositeltavaa, jotta tuen käyttö lukuvuonna 2020-21 olisi mahdollisimman joustavaa ja varsinkin henkilöstön vaihtoihin olisi riittävästi varoja käytettävissä.

• Tuleeko KA107 ja KA103 sopimuskauden pidennyshakemuksiin päätös/kuittaus OPH:lta? Vastaus: Kyllä, päätös tulee, kunhan pääsemme niitä valmistelemaan.

• Syyslukukauden 2020 vaihdot: voidaanko toteuttaa normaalisti? Kaivataan yhteistä linjausta Vastaus: Tähän ei toistaiseksi ole valmista vastausta, sillä epidemian kestosta ei ole tietoa.

• Erasmus+ 2020-21 lähtevät opiskelijat: voiko kauden 2019-20 liikkujien ja korkeakoulujen välisiä dokumentteja käyttää (apurahasopimus ja Learning Agreement) vai onko dokumentteihin tulossa isoja muutoksia? Vastaus: Voi käyttää vanhoja lomakkeita, mutta myös uudet julkaistaan näinä päivinä. ☺

23/04/2020 Opetushallitus 39

Kiitos!

erasmus@oph.fi

23/04/2020Opetushallitus 40