Erasmus Prirucnik Za Mobilnost 2013 2014

Prirunik za program Erasmus - Mobilnost studenata i (ne)nastavnog osoblja

Akademska godina 2013./2014.

IZMJENE I NADOPUNE PRIRUNIKA ZA ERASMUS

Verzija Datum zadnjeg unosa Napomena

1.0 06.02.2013. Objava slubene verzije Prirunika

2

IZMJENE I NADOPUNE PRIRUNIKA ZA ERASMUS ...................................................................................... 1

PREDGOVOR .............................................................................................................................................................. 4

1 UVOD ......................................................................................................................................................................... 5

1.1 CILJEVI I KORISTI PROGRAMA ZA CJELOIVOTNO UENJE I SEKTORSKOG PROGRAMA ERASMUS .......................... 5 1.2 OSNOVNI POJMOVI ............................................................................................................................................... 7 1.3. VAEE RAZDOBLJE .......................................................................................................................................... 10 1.4. TKO SE MOE PRIJAVITI NACIONALNOJ AGENCIJI ZA DODJELU SREDSTAVA? ..................................................... 10 1.5. KOME JE ERASMUS NAMIJENJEN? ...................................................................................................................... 10 1.6. KOJE DRAVE SUDJELUJU U PROGRAMU ZA CJELOIVOTNO UENJE? ................................................................ 10 1.7. ERASMUS SVEUILINA POVELJA (EUC) ........................................................................................................... 11

2 MOBILNOST STUDENATA STUDIJSKI BORAVAK I STRUNA PRAKSA .......................................... 12

2.1. AKTIVNOSTI U OKVIRU MOBILNOSTI STUDENATA .............................................................................................. 12 FINANCIJSKA POTPORA DODJELJUJE SE U SVRHU SUFINANCIRANJA SLJEDEIH AKTIVNOSTI: ................................... 12 2.2. MEUINSTITUCIJSKI SPORAZUMI ....................................................................................................................... 12 2.3. USTANOVE U KOJIMA SE MOE OBAVITI STRUNA PRAKSA ............................................................................... 13 2.4. FORMALNI KRITERIJI ......................................................................................................................................... 13 2.5. DUINA BORAVKA ............................................................................................................................................. 14 2.6. PRODUENJE RAZDOBLJA MOBILNOSTI .............................................................................................................. 14 2.7. OSIGURANJE ...................................................................................................................................................... 15 2.8. KOLARINA I OSTALE NAKNADE ........................................................................................................................ 15 2.9. JEDNOKRATNA PRIJAVA .................................................................................................................................... 16 2.10. DVOSTRUKO FINANCIRANJE ............................................................................................................................ 16 2.11. STUDENTI S INVALIDITETOM ........................................................................................................................... 17 2.12. ERASMUS STUDENTI BEZ FINANCIJSKE POTPORE (ZERO-GRANT STUDENTS)..................................................... 17 2.13. INFORMIRANJE KRAJNJIH KORISNIKA............................................................................................................... 17 2.14. ODABIR KANDIDATA ....................................................................................................................................... 18 2.15. UGOVOR IZMEU VISOKOG UILITA I STUDENATA STUDIJSKI BORAVAK ..................................................... 19 2.16. UGOVOR IZMEU VISOKOG UILITA I STUDENATA STRUNA PRAKSA ......................................................... 20 2.17. ERASMUS INTENZIVNI JEZINI TEAJEVI (EILC) ............................................................................................. 21 2.18. POVRAT FINANCIJSKE POTPORE ....................................................................................................................... 22 2.19. OBVEZE STUDENATA PO POVRATKU NA MATINO VISOKO UILITE ............................................................... 23

3 MOBILNOST NE/NASTAVNOG OSOBLJA ODRAVANJE NASTAVE/ STRUNO USAVRAVANJE ..................................................................................................................................................................................... 23

3.1. AKTIVNOSTI U OKVIRU MOBILNOSTI OSOBLJA ................................................................................................... 23 FINANCIJSKA POTPORA DODJELJUJE SE U SVRHU SUFINANCIRANJA SLJEDEIH AKTIVNOSTI: ................................... 23 3.2. MEUINSTITUCIJSKI SPORAZUMI ....................................................................................................................... 23 3.3. FORMALNI KRITERIJI ......................................................................................................................................... 24 3.4. DUINA BORAVKA ............................................................................................................................................. 24 3.5. PRODUENJE RAZDOBLJA MOBILNOSTI .............................................................................................................. 25 3.6. OSOBLJE BEZ FINANCIJSKE POTPORE (ZERO-GRANT STAFF) ............................................................................... 25 3.7. DVOSTRUKO FINANCIRANJE .............................................................................................................................. 25 3.8. OSIGURANJE ...................................................................................................................................................... 25 3.9. OSOBLJE S INVALIDITETOM ............................................................................................................................... 26 3.10. INFORMIRANJE KRAJNJIH KORISNIKA............................................................................................................... 27 3.11. ODABIR KANDIDATA ....................................................................................................................................... 27 3.12. UGOVOR IZMEU LANA NASTAVNOG/NENASTAVNOG OSOBLJA I MATINOG VISOKOG UILITA .................. 28 3.13. NASTAVNI PLAN/ PLAN RADA .......................................................................................................................... 29 3.14. OBVEZE OSOBLJA PO POVRATKU NA MATINO VISOKO UILITE .................................................................... 29

4 ODABIR VISOKIH UILITA NA TEMELJU PRIJAVA AGENCIJI ZA MOBILNOST I PROGRAME EU ................................................................................................................................................................................ 30

3

4.1. UVOD ................................................................................................................................................................ 30 4.2 POSTUPAK EVALUACIJE OD STRANE AGENCIJE .................................................................................................. 30 4.3 UGOVOR IZMEU AGENCIJE I VISOKOG UILITA ............................................................................................... 31 4.4 UPRAVLJANJE DOZNAENIM SREDSTVIMA ......................................................................................................... 31

5 SAVJETOVANJE, KONTROLA I NADZOR ..................................................................................................... 31

5.1. SAVJETOVANJE .................................................................................................................................................. 32 5.2. POSJET U SVRHU PRAENJA PROVEDBE AKTIVNOSTI (MONITORING VISIT) ........................................................ 32 5.3. OSNOVNE PROVJERE .......................................................................................................................................... 33

6 ADMINISTRATIVNA I FINANCIJSKA PRAVILA .......................................................................................... 34

6.1. PRVO IZVJEE .................................................................................................................................................. 34 6.2. ZAVRNO IZVJEE ........................................................................................................................................... 35 6.3. IZRAUN FINANCIJSKE POTPORE ........................................................................................................................ 36 6.4. ISPLATA FINANCIJSKE POTPORE ......................................................................................................................... 38 6.5. ORGANIZACIJA MOBILNOSTI .............................................................................................................................. 38 6.6. POVRAT SREDSTAVA ......................................................................................................................................... 39 6.7. RASPODJELA SREDSTAVA IZMEU STAVKI UGOVORA ....................................................................................... 40 6.8. RASPODJELA DODATNIH FINANCIJSKIH SREDSTAVA .......................................................................................... 40 6.9. PREGLED PROJEKTNOG CIKLUSA ....................................................................................................................... 41 6.10. ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE ....................................................................................................................... 42 PRIVITAK 1 ............................................................................................................................................................... 43 PRIVITAK 2 TABLICA ZA IZRAUN FINANCIJSKE POTPORE ZA (NE)NASTAVNO OSOBLJE ........................................... 44

4

Predgovor

Potovani,

Sa zadovoljstvom Vam predstavljamo Prirunik za Erasmus za akademsku godinu 2013./2014.

koji e Vam, nadamo se, olakati provedbu programa Erasmus na Vaem visokom uilitu.

Prirunik smo pokuali nadopuniti i izmijeniti u skladu sa sugestijama koje smo tijekom protekle

godine zaprimali od Vas kako bismo pravila provedbe programa Erasmus uinili svima to

razumljivijima, posebno novim ustanovama koje e se u program Erasmus ukljuiti od

akademske godine 2013./2014.

Podaci u ovom priruniku predstavljaju saetak i nadopunu dokumenata Poziv na natjeaj 2013 i

Vodi kroz Program za cjeloivotno uenje za 2013. godinu. U sluaju postojanja razlika,

prednost imaju podaci koji su navedeni u dokumentima Call for Proposals 2013 i Vodi kroz

Program za cjeloivotno uenje za 2013. godinu.

Prirunik sadri est glavnih dijelova:

1. poglavlje: predstavlja program Erasmus i navodi glavne znaajke aktivnosti

individualne mobilnosti;

2. poglavlje: sadri pregled uvjeta za mobilnost studenata u svrhu studijskog boravka

odnosno strune prakse;

3. poglavlje: sadri pregled uvjeta za mobilnost osoblja u svrhu odravanja nastave

odnosno strunog usavravanja;

4. poglavlje pojanjava postupak evaluacije prijava od strane Agencije te postupak

sklapanja ugovora izmeu Agencije i visokih uilita

5. poglavlje: opisuje postupak savjetovanja korisnika i nadzora nad provedbom

aktivnosti;

6. poglavlje: sadri administrativna i financijska pravila za pravilnu provedbu aktivnosti;

Agencija za mobilnost i programe EU (u daljnjem tekstu Agencija), nacionalna je agencija koja

provodi Program za cjeloivotno uenje u Republici Hrvatskoj. Agencija savjetuje (potencijalne)

korisnike, evaluira pristigle prijave, isplauje sredstva odabranim prijavama te kontrolira

provedbu aktivnosti. U sluaju bilo kakvih pitanja vezano uz prijavu za financijsku potporu

odnosno provedbu Programa na Vaoj ustanovi molimo da nas kontaktirate na

[email protected].

elimo Vam puno uspjeha u sudjelovanju u Programu za cjeloivotno uenje.

Agencija za mobilnost i programe EU

5

Napomena: Nazivi koriteni u ovom Priruniku odnose se na osobe oba spola.

1 Uvod

1.1 Ciljevi i koristi Programa za cjeloivotno uenje i sektorskog programa

Erasmus

Program za cjeloivotno uenje osmiljen je sa ciljem doprinosa razvoju Europe kao naprednog

drutva znanja s odrivim gospodarskim razvojem, veom drutvenom kohezijom i boljim radnim

mjestima za svoje graane. U svrhu postizanja tih ciljeva, Program potie razmjenu i suradnju

meu obrazovnim ustanovama kao i mobilnost uenika/studenata, obrazovnih strunjaka

(nastavnika, profesora, pedagoga, odgajatelja itd.) te osoba ve prisutnih na tritu rada.

Program traje 7 godina (2007. 2013.) s ukupnim proraunom od 6,9 milijardi eura za cijelu

Europu.

Program se sastoji od etiri sektorska programa, od kojih svaki obuhvaa razliita podruja

obrazovanja i obuavanja:

Comenius za osnovnokolsko i ope srednjokolsko obrazovanje

Leonardo da Vinci za strukovno obrazovanje i osposobljavanje

Erasmus za visoko obrazovanje

Grundtvig za obrazovanje odraslih

Transverzalni program podrava aktivnosti koje ukljuuju suradnju izmeu razliitih obrazovnih

sektora, dok Jean Monnet program prua potporu ustanovama i aktivnostima u podruju

europskih integracija.

6

Erasmus kao sektorski program usmjeren na visokoobrazovanje ima svoje specifine i

operativne ciljeve:

Specifini ciljevi:

Jaanje europskog prostora visokog obrazovanja

Jaanje uloge visokog obrazovanja i strunog usavravanja u procesu inovacija

Operativni ciljevi:

Poveanje kvalitete mobilnosti i broja mobilnih studenata i lanova (ne)nastavnog osoblja

kako bi se u 2013./2014. godini dosegnuo broj od 3 milijuna mobilnih studenata u sklopu

Erasmus programa i njegovih prethodnika

Poveanje mogunosti za razvoj i prijenos inovacija u visokom kolstvu

Jaanje multilateralne suradnje izmeu visokih uilita u Europi

Jaanje suradnje izmeu gospodarskog sektora i sektora visokog obrazovanja

Poveanje razine preglednosti i kompatibilnosti kvalifikacija u visokom i strukovnom

obrazovanju

Razvoj inovativnih sadraja utemeljenih na informacijsko-komunikacijskoj tehnologiji,

razvoj usluga, pedagokih naela i praksa vanih za cjeloivotno uenje

Akademska mobilnost koja se potie kroz program Erasmus prua pojedincima iskustvo

studiranja, rada i ivota u drukijem akademskom, kulturnom i drutvenom okruenju. Kao

7

rezultat toga, mobilne osobe poveavaju svoje mogunosti za zapoljavanje te

konkurentnost na tritu, jaa se drutvena svijest pojedinaca i poveava se razina

tolerancije i svijesti o nunosti borbe protiv svih oblika diskriminacije.

1.2 Osnovni pojmovi

Nacionalna Agencija (NA)

U kontekstu Programa za cjeloivotno uenje ovaj pojam odnosi se na agenciju koja je

zaduena za njegovu provedbu unutar odreene drave koja sudjeluje u Programu. U Republici

Hrvatskoj to je Agencija za mobilnost i programe Europske unije.

Erasmus koordinator

Svako visoko uilite treba imenovati Erasmus koordinatora koji e biti odgovoran za

komunikaciju s Agencijom kao i sa sastavnicama svojeg visokog uilita s ciljem uspjene i

pravilne provedbe programa Erasmus.

Preporuka je da Erasmus koordinator bude lan administrativnog osoblja s ovlastima

izvjeivanja/ pruanja informacija Agenciji.

Student

Osoba upisana na sveuilite, veleuilite ili visoku kolu u svrhu obrazovanja koje vodi do

stjecanja priznate visokokolske kvalifikacije. Student moe biti upisan na preddiplomski,

diplomski ili poslijediplomski studij.

Nastavno osoblje

Osobe u znanstveno-nastavnim, umjetniko-nastavnim, nastavnim i strunim zvanjima te u

suradnikim zvanjima asistenata koje su zaposlene na Ugovor o radu na nekom visokom uilitu

u Republici Hrvatskoj kao i znanstveni novaci koji su ukljueni u izvedbu nastave.

Vanjski suradnici koji su zaposleni na Ugovor o djelu ne ispunjavaju uvjete za prijavu za

financijsku potporu.

Nenastavno osoblje

Struno i administrativno osoblje na visokim uilitima zaposleno na Ugovor o radu, npr.

djelatnici u referadama, raunovodstvu, uredima za meunarodnu suradnju, knjinicama itd.

Vanjski suradnici ne ispunjavaju uvjete za prijavu za financijsku potporu.

Mobilnost

8

Odreeno razdoblje provedeno u drugoj dravi sudionici Programa koja je lanica Europske

unije, a pristupanjem Republike Hrvatske Europskoj uniji mobilnost e biti mogua i u ostale

sudionice Programa (Island, Norveka, Lihtentajn, vicarska, Turska).

Vrste mobilnosti:

studijski boravak za studente

struna praksa za studente

Erasmus intenzivni jezini teajevi za studente (jezina priprema za studijski boravak ili

strunu praksu)

odravanje nastave za nastavno osoblje

struno usavravanje za nastavno i nenastavno osoblje

pripremni posjeti za nastavno i nenastavno osoblje (posjet partnerskim ustanovama i

tvrtkama)

intenzivni programi za studente i nastavno osoblje

Od akademske godine 2011./2012. studenti, nastavno i nenastavno osoblje inozemnih visokih

uilita ostvaruju dolaznu mobilnost u Republiku Hrvatsku.

Struno usavravanje kod nastavnog i nenastavnog osoblja moe ukljuivati nekoliko vrsta

aktivnosti:

pohaanje strukturiranog teaja/ radionice strunog usavravanja u organizaciji nekog

inozemnog visokog uilita; teme mogu biti npr.: osiguranje kvalitete u visokom

obrazovanju, provedba programa Erasmus, poboljanje organizacijskih i komunikacijskih

sposobnosti djelatnika i sve ostalo to pridonosi poboljanju vjetina potrebnih za

obavljanje poslova u okviru postojeeg radnog mjesta

rad prema modelu job-shadowing tj. praenja rada kolega na inozemnoj ustanovi pri

obavljanju njihovih strunih aktivnosti

pohaanje konferencija, seminara i teajeva jezika (vana napomena: ova aktivnost

nije prioritet i za nju ne smije biti utroeno vie od 50% sveukupnog broja dana u okviru

aktivnosti struno usavravanje)

9

Erasmus sveuilina povelja (Erasmus University Charter EUC)

Pisani dokument kojeg odobrava Izvrna agencija za obrazovanje, audiovizualnu politiku i

kulturu (EACEA - The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency). U njemu su

opisani minimalni zahtjevi koje visoka uilita trebaju ispuniti kako bi mogla sudjelovati u svim

aktivnostima u sklopu programa Erasmus. Postoje tri vrste Povelje:

1. Standard Erasmus University Charter koja omoguava sudjelovanje u sljedeim

aktivnostima:

mobilnost studenata u svrhu studijskog boravka

mobilnost nastavnog i nenastavnog osoblja

pripremni posjeti

Erasmus intenzivni jezini teajevi intenzivni programi

multilateralni projekti

mree popratne mjere

2. Extended Erasmus University Charter vrijedi samo za provedbu strunih praksi

3. Extended Erasmus University Charter vrijedi za sve aktivnosti (i studijski boravak i

strunu praksu) u okviru programa Erasmus (PREPORUKA)

Postupak dodjele Erasmus sveuiline povelje u nadlenosti je Izvrne agencije za obrazovanje,

audiovizualnu politiku i kulturu (The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency

EACEA) smjetene u Bruxellesu.

http://eacea.ec.europa.eu/llp/erasmus/erasmus_university_charter_en.php

Via sila

Via sila podrazumijeva svaku nepredvidivu iznimnu situaciju ili dogaaj koji nije pod kontrolom

ugovornih strana, a koji ih sprjeava u ispunjenju meusobnih obveza, nije nastao kao

posljedica pogreke ili nemara s njihove strane, te se pokazuje nepremostivim unato trudu da

se prevlada (npr. bolest ili smrtni sluaj u obitelji). trajkovi ili financijske potekoe ne smatraju

se viom silom i dotina ugovorna stranka ne moe ih tako prikazati. U sluaju kolektivnih

trajkova i prirodnih katastrofa, Agencija i Europska komisija dogovorit e daljnje korake o

postupanju i o tome obavijestiti visoka uilita.

10

1.3. Vaee razdoblje

Vaee razdoblje je razdoblje u kojem se mogu provoditi aktivnosti mobilnosti. Visoka uilita

mogu se prijaviti za dodjelu sredstava samo za aktivnosti koje e se realizirati u vaeem

razdoblju.

Vaee razdoblje u kojem se mogu realizirati aktivnosti mobilnosti unutar programa Erasmus u

akademskoj godini 2013./14. jest od 01. 06. 2013. 30. 09. 2014.

1.4. Tko se moe prijaviti Nacionalnoj agenciji za dodjelu sredstava?

Sva visoka uilita registrirana u Republici Hrvatskoj kojima je dodijeljena Erasmus sveuilina

povelja (vidi 1.7) mogu se prijaviti za Erasmus mobilnost studenata i (ne)nastavnog osoblja.

Prijavu ispunjava i alje krovna ustanova (sveuilite, veleuilite, visoka kola), a ne njene

sastavnice (fakulteti, odsjeci, akademije itd.).

1.5. Kome je Erasmus namijenjen?

svim studentima koji su u trenutku poetka mobilnosti upisani u najmanje drugu godinu

preddiplomskog studija (iznimka: studenti prve godine preddiplomskog studija koji se

prijavljuju za aktivnost obavljanja strune prakse) te imaju dravljanstvo Republike

Hrvatske ili neke druge drave sudionice Programa (drave EU, EFTA drave + Turska,

Makedonija), status izbjeglice, osobe bez dravljanstva odnosno, ako imaju registrirano

stalno boravite u Republici Hrvatskoj za aktivnosti studijskog boravka ili strune

prakse koji e se ostvariti u inozemstvu u okviru preddiplomskog, diplomskog ili

poslijediplomskog studija.

nastavnom osoblju s hrvatskim dravljanstvom ili dravljanstvom neke druge drave

sudionice Programa (drave EU, EFTA drave + Turska, Makedonija), statusom

izbjeglice, osobe bez dravljanstva ili s registriranim stalnim boravitem u Republici

Hrvatskoj za aktivnosti odravanja nastave ili strunog usavravanja

nenastavnom osoblju s hrvatskim dravljanstvom ili dravljanstvom neke druge drave

sudionice Programa (drave EU, EFTA drave + Turska, Makedonija), statusom

izbjeglice, osobe bez dravljanstva ili s registriranim stalnim boravitem u Republici

Hrvatskoj za aktivnosti strunog usavravanja

1.6. Koje drave sudjeluju u Programu za cjeloivotno uenje?

U Programu za cjeloivotno uenje sudjeluju drave lanice Europske unije, EFTA drave

(Island, vicarska, Lihtentajn i Norveka), Hrvatska, Turska.

11

(Sudjelovanje Srbije i Makedonije je ogranieno i u pretpristupnoj fazi te ovisi o potpisivanju

Memoranduma o razumijevanju svake od zemalja s EK.)

Odredite mobilnosti za korisnike financijskih potpora iz Republike Hrvatske mogu biti iskljuivo

drave lanice Europske unije:Austrija, Belgija, Bugarska, Cipar, eka Republika, Danska,

Estonija, Finska, Francuska, Njemaka, Grka, Maarska, Irska, Italija, Latvija, Litva,

Luksemburg, Malta, Nizozemska, Poljska, Portugal, Rumunjska, Slovaka, Slovenija,

panjolska, vedska i Velika Britanija

Danom pristupanja Republike Hrvatske u Europsku uniju mobilnost e biti mogua i u sljedee

zemlje sudionice Programa:

Island, Lihtentajn, Norveka, vicarska, Turska

1.7. Erasmus sveuilina povelja (EUC)

Visoka uilita koja ele sudjelovati u programu Erasmus moraju biti nositelji Erasmus

sveuiline povelje (vidi 1.2).

Rok za prijavu za akad. god. 2013./2014. je istekao.

Rezultati natjeaja objavljeni su 2012. godine na mrenim stranicama Izvrne agencije za

obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu (The Education, Audiovisual and Culture Executive

Agency EACEA) smjetene u Bruxellesu koja je nadlena za postupak prijave i odabira.

Rezultati natjeaja objavljeni su i na mrenoj stranici Agencije za mobilnost i programe EU

(www.mobilnost.hr)

Podrobnije obavijesti o Erasmus sveuilinoj povelji dostupne su na:

http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2012/selection/selection_erasmus_university_charter_en.p

hp

U trenutku pisanja ovog Prirunika nije poznat datum prijave za Povelju potrebnu za

sudjelovanje u novom programu (2014.-2020.) niti detalji budue Povelje.

12

2 Mobilnost studenata studijski boravak i struna praksa

2.1. Aktivnosti u okviru mobilnosti studenata

Financijska potpora dodjeljuje se u svrhu sufinanciranja sljedeih aktivnosti:

studijski boravak u okviru redovnog preddiplomskog, diplomskog ili poslijediplomskog studija na inozemnoj partnerskoj ustanovi ukljuujui izradu zavrnog rada (to ne ukljuuje samostalno istraivanje koje nije sastavni dio studija)

struna praksa (puno vrijeme 6 do 8 sati dnevno) uz uvjet da matino visoko uilite istu prizna kao dio studijskog programa (ukoliko to nikako nije mogue, strunu praksu potrebno je unijeti u Dopunsku ispravu o studiju).

kombinacija strune prakse i studijskog boravka uz uvjet da se struna praksa obavlja pod nadzorom iste ustanove na kojoj e student ostvariti studijski boravak te da se dvije aktivnosti ostvare jedna za drugom bez prekida. U tom sluaju iznos financijske potpore za cijelo razdoblje mobilnosti izraunava se na temelju iznosa za studijski boravak

2.2. Meuinstitucijski sporazumi

Mobilnost studenata u svrhu studijskog boravka ostvaruje se iskljuivo na temelju

meuinstitucijskih sporazuma koji se sklapaju izmeu hrvatskih visokih uilita i inozemnih

ustanova kojima je odobrena Erasmus sveuilina povelja. Ogledni primjerak meuinstitucijskog

sporazuma nalazi se u Privitcima Ugovoru za Erasmus mobilnost na mrenoj stranici

Agencije i visoka uilita ga smiju prilagoditi ne izostavljajui minimalne stavke iz oglednog

primjerka.

Kod strune prakse nije potrebno sklopiti meuinstitucijski sporazum izmeu matinog visokog

uilita studenta i dotine tvrtke jer je njihov odnos odreen dokumentom pod nazivom Training

Agreement kojeg potpisuju student, njegovo matino visoko uilite i inozemna tvrtka. Studenti

mogu obaviti strunu praksu u okviru programa Erasmus i na nekom visokim uilitu. U tom

sluaju ne treba postojati meuinstitucijski sporazum izmeu matinog visokog uilita studenta i

inozemnog uilita na kojem e se obaviti praksa. Nadalje, inozemno uilite na kojem e se

obaviti praksa ne mora biti nositelj Erasmus sveuiline povelje. Ovi uvjeti ne vrijede za aktivnost

studijski boravak!

Visoko uilite duno je uvati sve potpisane meuinstitucijske sporazume u okviru programa

Erasmus te ih po potrebi predoiti na zahtjev nacionalne agencije. Uz to, visoko je uilite duno

po isteku meuinstitucijskog sporazuma isti obnoviti ako se i dalje planira suradnja s partnerskim

visokim uilitem. U oglednom primjerku meuinstitucijskog sporazuma navedena je i stavka

koja se odnosi na prekid sporazuma te se preporua ukljuiti ju u sporazum.

13

2.3. Ustanove u kojima se moe obaviti struna praksa

Strunu praksu mogue je obaviti u tvrtkama, ustanovama, organizacijama i ostalim subjektima koje imaju status pravne osobe. Iznimka Strunu praksu nije mogue obaviti u sljedeim ustanovama:

europskim ustanovama (popis dostupan na http://europa.eu/agencies/)

ustanovama koje upravljaju programima Europske unije

diplomatskim predstavnitvima Republike Hrvatske u inozemstvu (ambasadama,

konzulatima)

Napomena: Strunu praksu mogue je obaviti u ostalim predstavnitvima Republike Hrvatske u inozemstvu (npr. kolama, kulturnim institutima itd.) pod uvjetom da razdoblje mobilnosti ima meunarodni karakter. To znai da e student koji e obaviti strunu praksu u takovoj ustanovi stei iskustva koja ne bi mogao stei da slinu praksu obavlja u Republici Hrvatskoj. Matino visoko uilite studenta duno je provjeriti zadovoljava li struna praksa u takvoj ustanovi spomenuti kriterij.

Mjesta za obavljanje strune prakse mogu se pronai na sljedee naine:

samoinicijativno uz pomo nacionalne agencije (nacionalne agencije podatke o

slobodnim mjestima za strunu praksu prosljeuju visokim uilitima)

uz pomo matinog visokog uilita (uilita koja imaju dogovorenu razmjenu u okviru

programa Erasmus najee imaju mreu tvrtki/organizacija u kojima strani studenti

obavljaju strunu praksu)

2.4. Formalni kriteriji

Studenti u trenutku odlaska na mobilnost moraju biti upisani u najmanje drugu godinu

preddiplomskog studija (Iznimka: za aktivnost struna praksa mogue je i sudjelovanje

studenata koji su upisani u prvu godinu preddiplomskog studija) te moraju imati dravljanstvo

Republike Hrvatske ili neke druge drave sudionice Programa (drave lanice EU, EFTA drave

+ Turska, Makedonija), status izbjeglice, osobe bez dravljanstva odnosno registrirano stalno

boravite u Republici Hrvatskoj.Tijekom trajanja mobilnosti student mora zadrati studentski

status, a visoka uilita duna su to provjeriti.

14

Korisnici financijske potpore u okviru programa Erasmus mogu biti i izvanredni studenti uz uvjet

da za vrijeme razdoblja mobilnosti pohaaju redovni studij, odnosno strunu praksu u punom

vremenu.

2.5. Duina boravka

Aktivnost Najkrae trajanje Najdue trajanje

Studijski boravak 3 mjeseca 12 mjeseci

Struna praksa 3 mjeseca 12 mjeseci

1 mjesec odnosi se na razdoblje od najmanje 16 dana (ukljuujui i radne dane i vikend), ali ne i

kod prva tri mjeseca mobilnosti kada se pod jednim mjesecom smatra razdoblje od 30 odnosno

31 dan (odn. iznimno 28 dana za mjesec veljau).

Primjer izrauna: Datum odlaska: 14.09.2012. Datum povratka: 16.01.2013. Obrazloenje:

14.9.-14.10.= 1 mjesec;

14.10.-14.11.= 1 mjesec;

14.11.-14.12.= 1 mjesec;

14.12.-.14.01.= 1 mjesec;

14.01.-.16.01.= 2 dana

Obzirom na predoen izraun student ima pravo na isplatu sredstava u iznosu od 4 mjesene financijske potpore. Student ne ostvaruje pravo na mjesenu naknadu za 2 dana provedena na mobilnosti.

Zapoeta aktivnost mora se odrati u kontinuitetu, te se ne moe prekidati, osim ako za to ne

postoje opravdani razlozi.

Visoka uilita duna su obavijestiti studente o obavezi minimalnog trajanja mobilnosti od 3

mjeseca te da je krae trajanje istog mogue jedino u sluaju vie sile.

2.6. Produenje razdoblja mobilnosti

Studijski boravak i struna praksa studenata mogu biti produene sporazumom izmeu

matinog visokog uilita i inozemne ustanove do najdueg ukupnog trajanja od 12 mjeseci uz

potivanje sljedeih uvjeta:

15

Sporazum o produenju mora biti sklopljen prije zavretka dogovorenog razdoblja

mobilnosti (potrebno je napraviti dodatak Ugovora o studijskom boravku/strunoj

praksi u inozemstvu i novi Learning/Training Agreement)

produetak razdoblja mobilnosti mogu je samo ukoliko nema prekida (pod prekidom

se ne smatraju blagdani)

razdoblje mobilnosti ne moe trajati due od 30. rujna 2014. za studijski boravak.

Razdoblje mobilnosti za strunu praksu moe zavriti 31. listopada N+1 pod uvjetom

da obuhvaa dva ugovorna razdoblja za godinu N i N+1. U tom sluaju mobilnost

mora zapoeti prije 1. lipnja N+1 i zavriti najkasnije 31.listopada N+1 (primjer:

struna praksa koja traje od oujka do listopada 2013. obuhvaa ugovorno razdoblje

za 2012. i 2013.). U ovom se sluaju potpora za cijelo razdoblje mobilnosti isplauje

iz financijske potpore za godinu N.

2.7. Osiguranje

Visoka uilita su duna izvijestiti studente prije odlaska u inozemstvo o obvezi zakljuivanja

police osiguranja koja mora ukljuivati zdravstveno osiguranje u inozemstvu (obavezno), te

moe ukljuivati i dodatno osiguranje sukladno zahtjevu inozemne ustanove odnosno dotinog

veleposlanstva u Republici Hrvatskoj koje moe odreenu vrstu osiguranja odrediti kao uvjet za

izdavanje vize.

Ugovor izmeu visokog uilita i studenta za Erasmus strunu praksu sadri stavke koje se tiu

zdravstvenog osiguranja, osiguranja od odgovornosti i osiguranja od nezgode.

Republika Hrvatska ima potpisane bilateralne sporazume s odreenim dravama vezano uz

prijenos zdravstvenog osiguranja za vrijeme boravka u dotinoj dravi. Takav oblik osiguranja

smatra se odgovarajuim ukoliko ga prihvati inozemna ustanova na kojoj e se ostvariti

mobilnost. Prije odlaska u inozemstvo student se treba javiti svom podrunom uredu Hrvatskog

zavoda za zdravstveno osiguranje kako bi provjerio postoji li bilateralni sporazum izmeu

Republike Hrvatske i drave koja e biti odredite za mobilnost. Ukoliko postoji, studentu e se

izdati potvrda na temelju koje moe ostvariti pravo na zdravstvene usluge u dotinoj dravi.

Podrobnije obavijesti: http://www.hzzo-net.hr/index.php

Nadalje, studenti mogu zakljuiti pakete osiguranja po dolasku na inozemnu ustanovu. Ti paketi

mogu biti obvezni ili dobrovoljni.

Preslika police osiguranja mora se priloiti Ugovoru izmeu visokog uilita i studenta.

2.8. kolarina i ostale naknade

Erasmus studentima ne smije se naplaivati kolarina na inozemnim ustanovama kao niti bilo

kakve druge naknade koje se ne naplauju niti matinim studentima poput prijave ispita,

16

koritenja laboratorija, interneta, knjinice itd. Naknada se moe zatraiti, kao i kod matinih

studenata, samo za neke usluge poput fotokopiranja, osiguranja, laboratorijskih materijala itd.

Studenti ostaju upisani na svoje matino visoko uilite za vrijeme trajanja razdoblja mobilnosti i

duni su nastaviti plaati kolarinu ukoliko spadaju u kategoriju studenata koji sami financiraju

svoj studij.

Nadalje, visoka uilita ne smiju svojim studentima naplaivati nikakve naknade za organizaciju

Erasmus studijskog boravka odnosno strune prakse.

2.9. Jednokratna prijava

Tijekom studija studenti mogu biti korisnici jedne financijske potpore za studijski boravak i jedne

za strunu praksu. Ukupan broj mjeseci financiran Erasmus financijskom potporom ne smije biti

vei od 24. Visoka uilita duna su provjeriti broj financijskih potpora koje je student primio u

okviru programa Erasmus.

Studenti koji su morali prekinuti razdoblje mobilnosti zbog vie sile, a ukupno trajanje

ostvarene mobilnosti iznosilo je manje od 3 mjeseca, mogu se iznova prijaviti za financijsku

potporu uz sljedee uvjete:

svrha mobilnosti mora biti jednaka kao i prvi puta (studijski boravak ili praksa)

mora se sastaviti novi Learning/Training Agreement

student treba sastaviti zasebna izvjea za prvu i drugu mobilnost

U sluaju kada student zbog vie sile prekine razdoblje mobilnosti, a ukupno trajanje ostvarene

mobilnosti iznosilo je vie od 3 mjeseca, isti nema mogunost dobiti financijsku potporu u istu

svrhu.

Kod svakog odustajanja radi vie sile, visoko uilite treba elektronikom potom obavijestiti

Agenciju.

2.10. Dvostruko financiranje

Studenti ne mogu dobiti financijsku potporu u okviru programa Erasmus ukoliko e njihov

boravak u inozemstvu biti paralelno financiran iz sredstava koja potjeu iz Europske unije.

Pod dvostrukim financiranjem ne smatraju se nacionalne/ lokalne stipendije koje se inae

dodjeljuju studentima za redovan studij na matinom visokom uilitu niti sredstva koja visoka

uilita, ukoliko ele, mogu izdvojiti kako bi poveali mjeseni iznos financijske potpore za

studente.

Visoka uilita duna su provjeriti postoji li kod odabranih kandidata sluaj dvostrukog

financiranja.

17

2.11. Studenti s invaliditetom

Rok za prijavu za dodatnu financijsku potporu: 31. sijeanj 2014. godine

Studenti s invaliditetom prijavljuju se matinom visokom uilitu u okviru redovnih zadanih

rokova za dodjelu financijske potpore, te ulaze u kvotu studenata odobrenu od Agencije.

Meutim, studenti s invaliditetom imaju pravo na uveani iznos mjesene financijske potpore

zbog moguih poveanih trokova kod realizacije razdoblja mobilnosti.

Visoka uilita moraju se zajedno sa studentom s invaliditetom dodatno prijaviti Agenciji za

dodjelu dodatne financijske potpore za studente nakon provedenih internih natjeaja, kad su

izabrani studenti s invaliditetom, a prije odlaska na mobilnost, koristei poseban prijavni obrazac

koji je dostupan na mrenim stranicama Agencije za mobilnost i programe EU

(www.mobilnost.hr).

Kao privitak obrascu prijavitelji (visoka uilita te student s invaliditetom) duni su dostaviti

Agenciji vjerodostojne dokumente o invaliditetu i stupnju tjelesnog oteenja. Prilikom prijave

studenata s invaliditetom takoer se trebaju navesti neki drugi izvori financiranja koje dobiva

student/ ustanova s ciljem pokrivanja dodatnih trokova nastalih uslijed invaliditeta studenta

(ukoliko postoje). Dodatna financijska potpora dodjeljivat e se na temelju procjene trokova

prijavitelja. Dodatnu je potporu mogue dodijeliti na jedan od sljedea dva naina: poveanjem

iznosa potpore do maksimalnog iznosa koji je odredila EK; dodjeljujui dodatnu potporu za

pokrivanje (dijela) dodatnih trokova temeljenu na stvarnim trokovima. Prijavitelj je prilikom

predaje zavrnog izvjea Agenciji duan dostaviti originalne raune nastalih trokova koji su

pokriveni iz dodatne financijske potpore.

Agencija e na temelju dostavljene dokumentacije odrediti konaan iznos financijske potpore za

svaku osobu s invaliditetom pojedinano i o tome izvijestiti visoko uilite.

Korisne informacije za osobe s invaliditetom moete pronai na sljedeoj mrenoj stranici:

http://www.heagnet.org.

2.12. Erasmus studenti bez financijske potpore (zero-grant students)

Ovaj pojam odnosi se na studente koji imaju status Erasmus studenata jer udovoljavaju svim

potrebnim uvjetima, ali ne primaju financijsku potporu odnosno, ako se financijska potpora ne

isplauje na teret Erasmus sredstava. Na njih se primjenjuju sva pravila kao i za Erasmus

studente koji primaju potporu. To takoer znai da se Erasmus studenti bez potpore ne mogu

tijekom studija dvaput prijaviti za studijski boravak odnosno strunu praksu.

2.13. Informiranje krajnjih korisnika

Visoka uilita duna su promovirati program Erasmus putem svoje mrene stranice, info

seminara, letaka i sl.. Agencija e visokim uilitima pruiti pomo prilikom provedbe

18

promidbenih aktivnosti. Visoka uilita su duna na svim promotivnim materijalima jasno

istaknuti logotipe Programa za cjeloivotno uenje i Agencije.

2.14. Odabir kandidata

Openito

Postupak odabira kandidata provodi se na sveuilinoj/fakultetskoj razini ovisno o internoj

strukturi visokog uilita i odluci uprave. Postupak odabira mora biti dosljedan i transparentan te

mora iskljuivati svaki oblik sukoba interesa. Osobe koje su ukljuene u odabir kandidata ne

smiju se prijaviti za financijsku potporu i dune su potpisati izjavu o spreavanju sukoba

interesa. Visoko je uilite duno prijaviti Agenciji svaki mogui sukob interesa.

Svi krajnji korisnici moraju biti upoznati s postupkom i kriterijima odabira. Na temelju Zakona o

zatiti osobnih podataka visoka uilita trebaju u tekst natjeaja staviti odredbu Prijavom na

natjeaj kandidati pristaju da se njihovo ime objavi na listi.

Postupak odabira kandidata slijedi nakon javne objave natjeaja na sveuilinoj razini.

Javna objava natjeaja podrazumijeva objavu natjeaja na mrenim stranicama visokog

uilita kao i oglasnoj ploi uilita (obvezno) te u dnevnom tisku (fakultativno).

Visoka uilita duna su uvati originalnu dokumentaciju vezano uz postupak odabira najmanje

5 godina nakon zadnje financijske transakcije izmeu Agencije i visokog uilita u okviru

predmetnog Ugovora o dodjeli financijske potpore.

Za provoenje postupka odabira preporua se osnivanje povjerenstva na

sveuilinoj/fakultetskoj razini ije lanove imenuje rektor/dekan.

Povjerenstva su duna nakon zavretka postupka odabira sastaviti popis odabranih i odbijenih

kandidata kao i listu ekanja ukoliko za to postoje uvjeti, a na osnovu bodova dodijeljenih

tijekom odabira kandidata. Izuzetno je vano napraviti bodovnu listu kako bi nain odabira i

dodjele financijske potpore bio transparentan.

Rezultat rada povjerenstva jest zapisnik u kojem su navedeni svi detalji vezani uz postupak

odabira kandidata s posebnim naglaskom na obrazloenje kriterija za odabir.

Studenti koji odustanu od sudjelovanja ne svrstavaju se u skupinu odbijenih kandidata.

Odbijeni kandidati pismenim putem moraju biti obavijeteni o razlozima odbijanja.

Visoka uilita mogu, uz osnovne kriterije koje je odredila Agencija, odrediti i dodatne kriterije.

Visoka uilita duna su svim kandidatima omoguiti uvid u popis kandidata koji su odabrani, na

listi ekanja i/ili odbijeni.

19

Odabir studenata

Uvjete za odabir studenata odreuju sama visoka uilita, a to mogu biti akademski uspjeh,

znanje stranog jezika, motivacija itd. Utvrene kriterije odabira studenata visoka uilita duna

su dostaviti Agenciji za mobilnost i programe EU na njen zahtjev. Preporuka je da prioritet imaju

oni studenti koji jo nisu sudjelovali u nekom programu mobilnosti za vrijeme studija. Vano je

napomenuti da u internim natjeajima visoka uilita ne smiju ograniiti pravo prijave studentima

2. godine za studijski boravak odnosno 1. godine za strunu praksu. O svim kriterijima odabira

studenti moraju biti unaprijed obavijeteni u Natjeaju. Iznos financijske potpore za studente nije

mogue mijenjati tijekom Natjeaja.

2.15. Ugovor izmeu visokog uilita i studenata studijski boravak

Visoka uilita duna su prije poetka mobilnosti sklopiti Ugovor sa studentima kojim se

reguliraju meusobna prava i obveze vezano uz primitak financijske potpore za sufinanciranje

studijskog boravka/strune prakse na inozemnoj ustanovi.

Primjerak ugovora izmeu visokog uilita i studenta za studijski boravak nalazi se u Privitcima

Ugovoru za Erasmus individualnu mobilnost. Visoka uilita mogu prilagoditi navedeni obrazac

ugovora uz zadravanje svih navedenih stavki i prethodne konzultacije s nacionalnom

agencijom.

U sluaju da student zahtjeva promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide na tetu studenta,

visoko uilite e studentu poslati dopis ili e-mail to e se smatrati dodatkom ugovora.

Promjene koje utjeu na iznos financijske potpore zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru.

Studenti prije zapoetog razdoblja mobilnosti trebaju s matinim visokim uilitem i inozemnom

ustanovom dogovoriti plan i program studijskog boravka s ciljem priznavanja ostvarenih rezultata

po povratku na matinu ustanovu.

Learning Agreement

Svaki student prije odlaska na studijski boravak treba sklopiti Learning Agreement, kojeg

potpisuju student, matino visoko uilite i ustanova u inozemstvu. Osoba koja potpisuje

Learning Agreement u ime matinog visokog uilita su institucionalni i fakultetski koordinator.

Visoka uilita mogu koristiti model iz Privitka Ugovoru ili mogu sastaviti vlastiti model Ugovora

uz uvjet da ukljue sve stavke iz navedenog privitka.

Learning Agreement sadri popis kolegija koje e student pohaati na stranom visokom uilitu

uz pripadajui broj ECTS bodova.

Matino visoko uilite (ECTS koordinator) treba provjeriti jesu li studijski program i opis kolegija

koje je student odabrao na stranoj ustanovi kompatibilni s nastavnim planom i programom na

matinom visokom uilitu.

20

Matino visoko uilite svojim potpisom jami priznavanje razdoblja studiranja u inozemstvu

nakon povratka studenta.

Svaka izmjena/nadopuna dokumenta Learning Agreement mogua je ukoliko za to postoje

objektivni razlozi i to mjesec dana od dolaska studenta na stranu ustanovu. Svaka naknadna

izmjena/nadopuna koja se pokae nunom treba se dogovoriti izmeu sve tri strane, te unijeti u

Learning Agreement to prije.

Visoko uilite je duno studentu zajedno s Ugovorom dostaviti Erasmus studentsku povelju,

dokument u kojem su opisana meusobna prava i obveze.

Student uva potpisani original Learning Agreementa, a matino visoko uilite i visoko uilite

domain duni su u dosjeu studenta uvati kopiju ili scan.

Preporua se za dodatno biljeenje steenih iskustava na mobilnosti koristiti dokument

Europass mobilnost (vie na mrenim stranicama Agencije).

2.16. Ugovor izmeu visokog uilita i studenata struna praksa

Visoka uilita duna su prije poetka mobilnosti sklopiti Ugovor sa studentima kojim se


strune prakse u inozemstvu.

Primjerak ugovora izmeu visokog uilita i studenta za strunu praksu nalazi se u Privitcima

Ugovoru. Visoka uilita mogu prilagoditi navedeni obrazac ugovora uz zadravanje svih

navedenih stavki i prethodne konzultacije s nacionalnom agencijom.

U sluaju da student zahtjeva promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide na tetu studenta,

visoko uilite e studentu poslati dopis ili e-mail to e se smatrati dodatkom ugovora.

Promjene koje utjeu na iznos financijske potpore zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru.

Studenti prije zapoetog razdoblja mobilnosti trebaju s matinim visokim uilitem i inozemnom

ustanovom dogovoriti plan i program strune prakse s ciljem priznavanja ostvarenih rezultata po

povratku na matino visoko uilite. Ukoliko priznavanje nije mogue, uilite je obvezno

iskustvo strune prakse zabiljeiti u Dopunskoj ispravi o studiju. Preporua se za dodatno

biljeenje steenih iskustava na mobilnosti koristiti dokument Europass mobilnost (vie na

mrenim stranicama Agencije).

Training Agreement

Svaki student prije odlaska na strunu praksu treba sklopiti Training Agreement koji ukljuuje

sljedee:

21

- plan aktivnosti

- ishode uenja s obzirom na znanja, vjetine i kompetencije koje student treba stei

- mentorstvo

- vezu strune prakse sa studijem

- ostvarene rezultate koji e se priznati po zavretku strune prakse

- ostalo

Sastavni dio dokumenta Training Agreement jest tzv. Quality Commitment, dokument u

kojem su opisane uloge i odgovornosti svih strana koje sudjeluju u organizaciji i izvedbi strune

prakse.

Visoka uilita mogu koristiti model iz Privitka Ugovoru ili mogu sastaviti vlastiti model

dokumenta Training Agreement uz uvjet da ukljue sve stavke iz navedenog privitka.

Training Agreement potpisuju student, inozemna tvrtka/ustanova/organizacija te matino visoko

uilite studenta.

Student uva potpisani original Training Agreementa, a matino visoko uilite i visoko uilite

domain duni su u dosjeu studenta uvati kopiju ili scan.

Svaka kasnija izmjena/nadopuna mogua je ukoliko za to postoje objektivni razlozi i to mjesec

dana od dolaska studenta u stranu tvrtku/ustanovu/organizaciju u kojoj e obaviti strunu

praksu. Svaka izmjena/nadopuna treba se dogovoriti izmeu sve tri strane te unijeti u Training

Agreement to prije.

2.17. Erasmus intenzivni jezini teajevi (EILC)

Svrha

Erasmus intenzivni jezini teajevi su specijalizirani teajevi iji je cilj pripremiti studente za studijski boravak ili strunu praksu u inozemstvu. Organiziraju se za manje poznate jezike (u tu se kategoriju ne ubrajaju engleski, njemaki, standardni panjolski i francuski) iskljuivo za poetne i srednje stupnjeve jezika.

Teajevi se odravaju u sljedeim dravama: Belgija (flamanski), Bugarska, Cipar, eka, Danska, Estonija, Finska, Grka, Maarska, Island, Italija, Latvija, Litva, Malta, Nizozemska, Norveka, Poljska, Portugal, Rumunjska, Slovaka, Slovenija, panjolska (baskijski, katalonski, galicijski, valencijski), vedska, vicarska i Turska.

Trajanje

22

Erasmus intenzivni jezini teajevi mogu trajati od 2 do 6 tjedana uz uvjet da je odrano najmanje 60 sati nastave.

Vrijeme odravanja teajeva jest izmeu lipnja i rujna 2013. godine te u sijenju i veljai 2014. godine.

Financiranje

Studenti mogu dobiti dodatnu financijsku potporu za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju. Za podrobnije obavijesti vidi poglavlje 6.3.

Ako se teaj jezika odrava istovremeno sa studijskim boravkom/ strunom praksom, u naelu nije mogue dobiti dodatnu financijsku potporu za pohaanje teaja.

Studentima se ne smije naplatiti naknada za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju.

Postupak prijave i odabira

Studenti se za Erasmus intenzivne jezine teajeve prijavljuju putem Erasmus koordinatora na svojem matinom visokom uilitu.

Financijska potpora za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju moe se dodijeliti iskljuivo studentima koji su odabrani za studijski boravak odnosno strunu praksu.

Studenti koji studiraju slubeni jezik drave u kojoj se odrava teaj jezika ne mogu dobiti financijsku potporu za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju.

Napomena:

Prilikom ispunjavanja zavrnog izvjea za Erasmus mobilnost u sluaju odlazaka Erasmus

studenata iz Hrvatske na EILC ,, u sluaju postojanja vremenskog razmaka izmeu EILC-a i

Erasmus studijskog boravka/strune prakse, visoko uilite e navesti kao mjesec poetka

mobilnosti mjesec kad je zapoeo EILC i zabiljeiti ukupno trajanje mobilnosti (EILC + razdoblje

mobilnosti, ali bez vremenskog razmaka). Tone datume za oba razdoblja treba zabiljeiti pod

'Comments'.

Pri izvjeivanju obavezno je navesti razdoblje EILC-a unutar ukupnog trajanja mobilnosti ak

ako za EILC student nije dobio financijsku potporu.

Podrobnije obavijesti o postupku prijave i ustanovama koje su odabrane za organiziranje Erasmus intenzivnih jezinih teajeva nalaze se na mrenoj stranici Agencije (www.mobilnost.hr)

2.18. Povrat financijske potpore

Sluajevi u kojima student na inozemnoj ustanovi nije ispunio dogovorene obveze mogu biti razlog za povratom financijske potpore u punom ili djelominom iznosu. Ovo se ne odnosi na studente koji svoje obveze nisu ispunili zbog vie sile ili drugih izvanrednih okolnosti. Svaki takav

23

sluaj ustanova je duna prijaviti Nacionalnoj agenciji koja e se pismenim putem izjasniti o tome treba li zatraiti povrat sredstava (u kojem iznosu) ili ne.

2.19. Obveze studenata po povratku na matino visoko uilite

Po povratku s inozemnog visokog uilita/ organizacije studenti su duni matinom visokom

uilitu dostaviti kako slijedi:

Izjavu inozemne ustanove (potvrda koju izdaje inozemna ustanova u kojoj se navodi

tono razdoblje boravka na mobilnosti)

Prijepis ocjena (popis svih kolegija koje je student pohaao s pripadajuim ocjenama tj.

popis ECTS bodova za izvrene aktivnosti) odnosno Transcript of Work (za strunu

praksu)

Zavrno izvjee koje mora biti predano matinom visokom uilitu najkasnije unutar 30 kalendarskih dana od zavretka razdoblja mobilnosti u tiskanoj verziji (preporuenom potom ili osobno, vlastoruno potpisano) te u elektronskom obliku MS Word format (Privitci Ugovoru)

Ostale dokumente na zahtjev visokog uilita

3 Mobilnost ne/nastavnog osoblja odravanje nastave/

struno usavravanje

3.1. Aktivnosti u okviru mobilnosti osoblja

Financijska potpora dodjeljuje se u svrhu sufinanciranja sljedeih aktivnosti:

odravanje nastave za nastavno osoblje

struno usavravanje za nastavno i nenastavno osoblje (vidi 1.2.)

3.2. Meuinstitucijski sporazumi

Mobilnost osoblja na partnerskim ustanovama ostvaruje se iskljuivo na temelju

meuinstitucijskih sporazuma koji se sklapaju izmeu hrvatskih visokih uilita i inozemnih

ustanova kojima je odobrena Erasmus sveuilina povelja. Ogledni primjerak meuinstitucijskog

sporazuma nalazi se u Privitcima Ugovoru i visoka uilita ga smiju prilagoditi ne izostavljajui

minimalne stavke iz oglednog primjerka.

24

Kada je predvieno struno usavravanje na ustanovi koja nema status visokog uilita, nije

potrebno sklopiti meuinstitucijski sporazum. Odnos izmeu lana osoblja i dotine ustanove

odreen je individualnim planom rada.

Visoka uilita duna su uvati sve potpisane meuinstitucijske sporazume u okviru programa

Erasmus te ih po potrebi predoiti na zahtjev nacionalne agencije. Uz to, visoko je uilite duno

po isteku meuinstitucijskog sporazuma isti obnoviti ako se i dalje planira suradnja s partnerskim

visokim uilitem. U oglednom primjerku meuinstitucijskog sporazuma navedena je i stavka

koja se odnosi na prekid sporazuma te se preporua ukljuiti ju u sporazum.

3.3. Formalni kriteriji

Odabrani kandidati moraju imati hrvatsko dravljanstvo ili dravljanstvo drave sudionice

Programa (drave lanice EU, EFTA drave + Turska, Makedonija) odnosno status izbjeglice,

osobe bez dravljanstva odnosno registrirano stalno boravite u Republici Hrvatskoj. Uz to

odabrani kandidati moraju imati zasnovan odnos na temelju Ugovora o radu (vanjski suradnici

zaposleni na temelju Ugovora o djelu ne mogu biti korisnici financijske potpore).

Kod aktivnosti odravanje nastave sudionici moraju biti u znanstveno-nastavnom, umjetniko-

nastavnom, nastavnom i strunom zvanju odnosno u suradnikom zvanju asistenta. Takoer je

mogue sudjelovanje zaposlenika u statusu znanstvenog novaka uz uvjet da su ukljueni u

izvedbu nastave.

Kod aktivnosti struno usavravanje sudionici mogu biti lanovi nastavnog i nenastavnog

osoblja.

3.4. Duina boravka

Skupina Aktivnost Najkrae trajanje Najdue trajanje

Nastavno osoblje Odravanje nastave 1 dan 6 tjedana

Nastavno osoblje Struno usavravanje 5 dana 6 tjedana

Nenastavno osoblje Struno usavravanje 5 dana 6 tjedana

Uvjet za nastavno osoblje koje se prijavljuje za aktivnost odravanja nastave je odravanje

najmanje 5 sati nastave.

Preporua se minimalno trajanje aktivnosti odravanje nastave od 5 dana kako bi korisnik

mogao dati doprinos nastavnom programu i meunarodnom akademskom ivotu na partnerskoj

25

ustanovi. Mora postojati ravnotea izmeu broja dana provedenih na aktivnosti i sati odrane

nastave.

Struno usavravanje moe trajati krae od 5 dana ukoliko se radi o odlascima na seminare,

radionice ili konferencije. U sluaju trajanja kraeg od 5 dana, ustanova e dati objanjenje s

posebnim naglaskom na sadraj i vanost za dotinog korisnika te objanjenje priloiti u dosje

korisnika. Dani putovanja ne ulaze u minimalno trajanje aktivnosti.

Zapoeta aktivnost mora se odrati u kontinuitetu, te se ne moe prekidati, osim ako za to ne

postoje opravdani razlozi.

3.5. Produenje razdoblja mobilnosti

Kod aktivnosti struno usavravanje i odravanje nastave mogue je produiti boravak samo iz

opravdanih razloga i uz prethodno doputenje Nacionalne agencije. Ukupno trajanje aktivnosti

ne smije biti due od 6 tjedana.

3.6. Osoblje bez financijske potpore (zero-grant staff)

Ovaj pojam odnosi se na osoblje koje udovoljava svim potrebnim uvjetima za sudjelovanje u

programu Erasmus, ali ne prima financijsku potporu odnosno, ako se financijska potpora ne

isplauje na teret sredstava Nacionalne agencije. Na njih se primjenjuju sva pravila kao i za

lanove osoblja koji primaju Erasmus financijsku potporu.

3.7. Dvostruko financiranje

Osoblje ne moe dobiti financijsku potporu u okviru programa Erasmus ukoliko e njihov

boravak u inozemstvu biti paralelno financiran iz drugih sredstava koja potjeu iz Europske unije.

Pod dvostrukim financiranjem ne smatraju se sredstva koja visoka uilita, ukoliko ele, mogu

izdvojiti kako bi poveali iznos financijske potpore za osoblje.

Visoka uilita duna su provjeriti postoji li kod odabranih kandidata sluaj dvostrukog

financiranja.

3.8. Osiguranje

Visoka uilita su duna izvijestiti lanove osoblja prije odlaska u inozemstvo o obveznom

zakljuivanju police osiguranja koja mora ukljuivati zdravstveno osiguranje u inozemstvu

(obavezno), te moe ukljuivati i dodatno osiguranje sukladno zahtjevu inozemne ustanove

odnosno dotinog veleposlanstva u Republici Hrvatskoj koje moe odreenu vrstu osiguranja

odrediti kao uvjet za izdavanje vize.

Republika Hrvatska ima potpisane bilateralne sporazume s odreenim dravama vezano uz

prijenos zdravstvenog osiguranja za vrijeme boravka u dotinoj dravi. Takav oblik osiguranja

26

smatra se odgovarajuim ukoliko ga prihvati inozemna ustanova na kojoj e se ostvariti

mobilnost. Prije odlaska u inozemstvo lan osoblja treba se javiti svom podrunom uredu

Hrvatskog zavoda za zdravstveno osiguranje kako bi provjerio postoji li bilateralni sporazum

izmeu Republike Hrvatske i drave koja e biti odredite za mobilnost. Ukoliko postoji, lanu

osoblja e se izdati potvrda na temelju koje moe ostvariti pravo na zdravstvene usluge u

dotinoj dravi.

Podrobnije obavijesti: http://www.hzzo-net.hr/index.php

Nadalje, lanovi osoblja mogu zakljuiti pakete osiguranja po dolasku na inozemnu ustanovu. Ti

paketi mogu biti obvezni ili dobrovoljni.

Preslika police osiguranja mora se priloiti Ugovoru izmeu visokog uilita i lana osoblja.

3.9. Osoblje s invaliditetom

Rok za prijavu za dodatnu financijsku potporu: 31. sijeanj 2014. godine

Osoblje s invaliditetom prijavljuje se matinom visokom uilitu u okviru redovnih zadanih rokova

za dodjelu financijske potpore te ulazi u kvotu osoblja odobrenu od Agencije. Meutim, isti imaju

pravo na uveani iznos mjesene financijske potpore zbog moguih poveanih trokova kod

realizacije razdoblja mobilnosti.

Visoka uilita moraju se zajedno s osobljem s invaliditetom dodatno prijaviti Agenciji za dodjelu

dodatne financijske potpore za osoblje nakon provedenih internih natjeaja, kada su izabrani

lanovi osoblja s invaliditetom, a prije odlaska na mobilnost, koristei poseban prijavni obrazac

koji je dostupan na mrenim stranicama Agencije za mobilnost i programe EU

(www.mobilnost.hr).

Kao privitak obrascu prijavitelji (visoka uilita te osoba s invaliditetom) duni su dostaviti

Agenciji vjerodostojne dokumente o invaliditetu, odn. stupnju tjelesnog oteenja. Prilikom

prijave osoblja s invaliditetom takoer se trebaju navesti neki drugi izvori financiranja koje dobiva

lan osoblja/ustanova sa ciljem pokrivanja dodatnih trokova nastalih uslijed invaliditeta (ukoliko

postoje). Dodatna financijska potpora dodjeljivat e se na temelju procjene trokova prijavitelja.

Dodatnu je potporu mogue dodijeliti na jedan od sljedea dva naina: poveanjem iznosa

potpore do maksimalnog iznosa koji je odredila EK; dodjeljujui dodatnu potporu za pokrivanje

(dijela) dodatnih trokova temeljenu na stvarnim trokovima. Prijavitelj je prilikom predaje

zavrnog izvjea Agenciji duan dostaviti originalne raune nastalih trokova koji su pokriveni iz

dodatne financijske potpore.

Agencija e na temelju dostavljene dokumentacije odrediti konaan iznos financijske potpore za

svaku osobu s invaliditetom pojedinano i o tome izvijestiti visoko uilite.

Korisne informacije za osobe s invaliditetom moete pronai na sljedeoj mrenoj stranici:

http://www.heagnet.org.

27

3.10. Informiranje krajnjih korisnika

Visoka uilita duna su promovirati program Erasmus putem svoje mrene stranice,

informativnih seminara, letaka i sl.. Agencija e visokim uilitima pruiti pomo prilikom

provedbe promidbenih aktivnosti. Visoka uilita duna su na svim promotivnim materijalima

jasno istaknuti logotipe Programa za cjeloivotno uenje i Agencije.

3.11. Odabir kandidata

Openito

Postupak odabira kandidata provodi se na sveuilinoj/fakultetskoj razini ovisno o internoj

strukturi visokog uilita i odluci uprave. Postupak odabira mora biti dosljedan i transparentan te

mora iskljuivati svaki oblik sukoba interesa. Osobe koje su ukljuene u odabir kandidata ne

smiju se prijaviti za financijsku potporu te su dune potpisati izjavu o spreavanju sukoba

interesa. Visoko je uilite duno prijaviti Agenciji svaki mogui sukob interesa.

Svi krajnji korisnici moraju biti upoznati s postupkom i kriterijima odabira. Na temelju Zakona o

zatiti osobnih podataka visoka uilita trebaju u tekst natjeaja staviti odredbu Prijavom na

natjeaj kandidati pristaju da se njihovo ime objavi na listi.'

Postupak odabira kandidata slijedi nakon javne objave natjeaja na sveuilinoj razini.

Javna objava natjeaja podrazumijeva objavu natjeaja na mrenim stranicama i oglasnoj

ploi visokog uilita (obvezno) te u dnevnom tisku (fakultativno).

Prilikom odabira kandidata prednost imaju kandidati koji jo nisu primili financijsku potporu u


Visoka uilita duna su uvati originalnu dokumentaciju vezano uz postupak odabira najmanje

5 godina nakon zadnje financijske transakcije izmeu Agencije i visokog uilita u okviru

predmetnog Ugovora o dodjeli financijske potpore.

Za provoenje postupka odabira preporua se osnivanje povjerenstva na

sveuilinoj/fakultetskoj razini ije lanove imenuje rektor/dekan.

Povjerenstva su duna nakon zavretka postupka odabira sastaviti popis odabranih i odbijenih

kandidata kao i listu ekanja ukoliko za to postoje uvjeti, a na osnovu bodova dodijeljenih

tijekom odabira kandidata. Izuzetno je vano napraviti bodovnu listu kako bi nain odabira i

dodjele financijske potpore bio transparentan. Rezultat rada povjerenstva jest zapisnik u kojem

su navedeni svi detalji vezano uz postupak odabira kandidata s posebnim naglaskom na

obrazloenje kriterija za odabir.

lanovi osoblja koji odustanu od sudjelovanja ne svrstavaju se u skupinu odbijenih kandidata.

Odbijeni kandidati pismenim putem moraju biti obavijeteni o razlozima odbijanja.

28

Visoka uilita mogu, uz osnovne kriterije koje je odredila Agencija, odrediti i dodatne kriterije, o

kojima su dune pravovremeno obavijestiti i krajnje korisnike i Agenciju.

Visoka uilita duna su svim kandidatima omoguiti uvid u popis kandidata koji su odabrani, na

listi ekanja ili odbijeni.

Odabir nastavnog i nenastavnog osoblja

Uvjete za odabir nastavnog i nenastavnog osoblja odreuju sama visoka uilita. Utvrene

kriterije odabira osoblja, visoka uilita duna su dostaviti Agenciji za mobilnost i programe EU

na zahtjev.

Prilikom odabira kandidata prednost imaju kandidati koji jo nisu primili financijsku potporu u


Preporuka Agencije jest da uvjeti za odabir nastavnog i nenastavnog osoblja budu:

kvaliteta plana rada/ nastavnog plana

pozivno pismo

korist za daljnji rad na matinoj ustanovi

poznavanje jezika na kojem e se odravati nastava

duina boravka mora biti u skladu s opsegom aktivnosti koje e se provesti

nain diseminacije iskustva po povratku na matinu ustanovu

O svim kriterijima odabira lanovi osoblja moraju biti unaprijed obavijeteni u Natjeaju.

3.12. Ugovor izmeu lana nastavnog/nenastavnog osoblja i matinog visokog

uilita

Visoka uilita duna su prije poetka mobilnosti sklopiti Ugovor s lanovima osoblja kojim se


boravka na inozemnoj ustanovi.

Primjerci ugovora izmeu visokog uilita i osoblja za odravanje nastave i za struno

usavravanje nalaze se u Privitcima Ugovoru. Visoka uilita mogu prilagoditi navedeni

obrazac ugovora uz zadravanje svih navedenih stavki i prethodne konzultacije s Nacionalnom

agencijom.

U sluaju da lan (ne)nastavnog osoblja zahtjeva promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide

na tetu lana (ne)nastavnog osoblja, visoko uilite e dotinome poslati dopis ili e-mail to e

29

se smatrati dodatkom ugovora. Promjene koje utjeu na iznos financijske potpore zahtijevaju

potpisivanje dodatka ugovoru.

3.13. Nastavni plan/ plan rada

Nastavno/ nenastavno osoblje duno je matinom visokom uilitu dostaviti nastavni plan (za

odravanje nastave) odnosno plan rada (za struno usavravanje) prije poetka razdoblja

mobilnosti. Nastavni plan mora ukljuivati plan predavanja koji je dogovoren s inozemnom

ustanovom, sadraj predavanja, ciljeve, dodanu vrijednost koju prua mobilnost i oekivane

rezultate. Plan rada treba sadravati ciljeve, dodanu vrijednost koju prua mobilnost, oekivane

rezultate koji se tiu steenih kompetencija, plan aktivnosti i, ukoliko je mogue, program rada.

Minimalne stavke koje mora sadravati nastavni plan odnosno plan rada nalaze se u Privitcima

Ugovoru. Prilikom prijave na natjeaj, i nakon dogovora s partnerskom ustanovom, kandidat

dostavlja vlastoruno potpisani nacrt plana rada/ nastavnog plana. lan (ne)nastavnog osoblja

formalno e dogovoriti s partnerskom ustanovom plan rada/ nastavni plan prije odlaska na

mobilnost pismima ili elektronskom potom. Nadalje, ukoliko je kandidat izabran za mobilnost,

Erasmus koordinator ili odgovorna osoba isti potpisuje i peatira. Partnerska ustanova nastavni

plan/ plan rada ovjerava tijekom korisnikova boravka na mobilnosti.

Sva odstupanja od prvobitnog plana moraju biti podrobno opisana u zavrnom izvjeu. Visoko

uilite duno je zatraiti povrat svih ili dijela sredstava ukoliko se ustanove velika odstupanja od

planiranog i realiziranog plana rada/ nastavnog plana za koja ne postoje objektivni razlozi. Svaki

takav sluaj visoko uilite duno je prijaviti Nacionalnoj agenciji.

3.14. Obveze osoblja po povratku na matino visoko uilite

Po povratku s inozemne ustanove lanovi nastavnog/ nenastavnog osoblja duni su matinom

visokom uilitu dostaviti kako slijedi:

Izjavu inozemne ustanove (potvrda koju izdaje inozemna ustanova u kojoj se navodi

tono razdoblje boravka na mobilnosti).

Zavrno izvjee koje mora biti predano matinom visokom uilitu najkasnije unutar 30

kalendarskih dana od zavretka razdoblja mobilnosti u tiskanoj verziji (preporuenom

potom ili osobno, vlastoruno potpisano) te u elektronskom obliku MS Word format

(obrasci za zavrna izvjea nalaze se u Privitcima Ugovora).

Originalne putne karte i raune povezane s putnim trokovima

Ostale dokumente na zahtjev visokog uilita

30

4 Odabir visokih uilita na temelju prijava Agenciji za

mobilnost i programe EU

4.1. Uvod

U ovom poglavlju podrobnije je opisan nain evaluacije prijava visokih uilita od strane

Agencije. Uz to, podrobnije je pojanjen postupak potpisivanja Ugovora izmeu Agencije i

visokih uilita.

4.2 Postupak evaluacije od strane Agencije

Rok: svibanj 2013. godine

Agencija e prvo provjeriti formalnu prihvatljivost prijava to je preduvjet za pozitivnu evaluaciju.

U prijavnom obrascu potrebno je navesti procjenu broja mobilnih studenata i lanova osoblja za

vrijeme vaeeg razdoblja. Ta procjena posluit e za izraun iznosa ukupne financijske potpore

za svako visoko uilite zasebno.

Osnovni kriteriji za formalnu evaluaciju prijavnog obrasca su sljedei:

prijavni obrazac mora biti pravovaljano ispunjen i dostavljen Agenciji u skladu s

Nacionalnim pravilima za prijavitelje

visoko uilite je nositelj vaee Erasmus sveuiline povelje

datum potanskog peata na koverti ne smije biti kasniji od 8. oujka 2013. godine

prijavni obrazac mora sadravati peat ustanove i potpis ovlatene osobe

Visoka uilita koja u prijavnom obrascu trae financijsku potporu u iznosu veem od 5.000,00

EUR u kunskoj protuvrijednosti podlijeu tzv. financijskoj evaluaciji koja se temelji na evaluaciji

ostvarivosti procjene broja mobilnih osoba iskazane u prijavnom obrascu. Glavni kriteriji za

financijsku evaluaciju bit e:

konani rezultati za akademsku godinu 2011./2012. (ako je primjenjivo)

broj mobilnih osoba temeljem Ugovora o dodjeli financijske potpore u okviru programa

Erasmus za akademsku godinu 2012./2013. (ako je primjenjivo)

traeni broj mobilnosti za akademsku godinu 2013./2014.

Dodatni kriteriji za evaluaciju prijava navedeni su u Nacionalnim pravilima za prijavitelje i Privitku

1 objavljenim u okviru natjeaja za Program za cjeloivotno uenje za RH za 2013. godinu

(www.mobilnost.hr).

31

Evaluacija formalne prihvatljivosti e se sastojati od preporuke (da ili ne) za odabir dotinog

visokog uilita. Konanu odluku o iznosu financijske potpore za svako pojedino visoko uilite

donosi ravnatelj Agencije.

U sluaju da je ukupan iznos sredstava koji visoka uilita potrauju vei od sveukupnog iznosa

koji stoji na raspolaganju Agenciji, Agencija e napraviti preraspodjelu sredstava u skladu s

pravilima programa Erasmus.

U sluaju da je ukupan iznos sredstava koji potrauju visoka uilita manji od sveukupnog

iznosa sredstava koji Agenciji stoji na raspolaganju postoji mogunost poveanja mjesene

financijske potpore za studente. Odluku o povienju iznosa financijske potpore donosi Agencija.

Ravnatelj Agencije obavijestit e pismenim putem visoka uilita koja su se prijavila za

sudjelovanje u programu Erasmus o rezultatima evaluacije. Visoka uilita ije prijave nisu

prihvaene bit e pismenim putem obavijetene o razlozima odbijanja. Visoka uilita ije su

prijave prihvaene bit e obavijetena o iznosu financijske potpore.

Rezultati evaluacije bit e objavljeni na mrenim stranicama Agencije.

4.3 Ugovor izmeu Agencije i visokog uilita

Slanje Ugovora visokim uilitima: 31. svibanj 2013.

Agencija e na temelju obrasca ugovora dostavljenog od Europske komisije pripremiti Ugovor

izmeu Agencije i visokog uilita kojim e definirati prava i obveze obiju strana kao i iznos

sredstava za realizaciju aktivnosti mobilnosti.

Ugovor e u 2 primjerka na hrvatskom jeziku biti poslan visokom uilitu na potpis elniku

ustanove. Nakon to elnik uilita potpie ugovor, isti se mora u 2 primjerka vratiti Agenciji

preporuenom potom. Agencija e uz Ugovor poslati popratno pismo u kojem e biti opisani svi

detalji vezano uz potpisivanje i vraanje Ugovora. Ugovor stupa na snagu potpisom ravnatelja

Agencije.

4.4 Upravljanje doznaenim sredstvima

Visoko uilite treba upravljati sredstvima doznaenim od Agencije za mobilnost i programe

Europske unije u skladu s opim pravilima i propisima financijskog poslovanja. Troenje

doznaenih sredstava treba se odvijati sukladno svrsi doznake i dinamikom odreenom u

Ugovoru. Visoko uilite duno je provoditi kontrolu u cilju provjere namjene potronje sredstava.

5 Savjetovanje, kontrola i nadzor

Ovo poglavlje opisuje postupak savjetovanja i nadzora za vrijeme trajanja mobilnosti.

32

5.1. Savjetovanje

Savjetovanje (potencijalnih) korisnika financijske potpore u okviru programa Erasmus odvija se

putem telefona, elektronike pote, informativnih sastanaka, radionica i nadzornih posjeta. S

ciljem ostvarenja dosljedne i uinkovite komunikacije svakoj ustanovi korisniku financijske

potpore bit e dodijeljena kontakt osoba iz Nacionalne agencije. Kontakt osoba iz Nacionalne

agencije ostvaruje komunikaciju iskljuivo s Erasmus koordinatorom, osim u iznimnim

sluajevima. Nacionalna agencija nije duna odgovarati na pojedinane upite tehnike prirode

koji su upueni s pojedinanih sastavnica visokog uilita.

Svake godine Nacionalna agencija organizirat e informativne dane o Programu za cjeloivotno

uenje koji su opeg karaktera i namijenjeni su osobama koje nemaju iskustva s aktivnostima

unutar spomenutog Programa, a imaju interes za sudjelovanjem.

Nadalje, jednom godinje, nakon objave natjeaja, Agencija e organizirati poseban seminar za program Erasmus koji za svrhu ima upoznati ustanove (potencijalne) korisnike financijskih potpora s pojedinostima vezanim uz otvoreni natjeaj (proraun, izmjene pravila i iznosa i slino). Uz sve navedeno, Nacionalna agencija organizirat e radionice i sastanke na razne teme sa ciljem olakavanja provedbe programa Erasmus na ustanovama korisnicima financijskih potpora.

5.2. Posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti (Monitoring visit)

Rok: tijekom vaeeg razdoblja

Razlikujemo nadzorni posjet (on-the-spot check) i posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti (monitoring). Ova dva posjeta se mogu kombinirati, ali ne nuno. Posjet radi praenja provedbe aktivnosti oznaava pomo Agencije pri vaoj provedbi aktivnosti te omoguuje uvid u rezultate i uinak programa Erasmus. Kod nadzornog posjeta se, za razliku od posjeta u svrhu praenja provedbe aktivnosti, stavlja naglasak na financijsku provjeru.

Posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti je prilika za ustanove da pokau postignua u svim

podrujima dotine aktivnosti do trenutka posjete te dobiju dodatna objanjenja i savjete za bilo

koje podruje.

Posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti slui za:

o uspostavljanje bolje suradnje izmeu Agencije i visokog uilita

o mogunost pruanja strune pomoi na licu mjesta u provedbi aktivnosti

o poboljanje kvalitete provedbe aktivnosti

o identificiranje i koritenje primjera dobre prakse kroz razgovor sa studentima i osobljem

koji su sudjelovali u mobilnosti

33

Informacije koje se prikupe prilikom posjeta bit e uklopljene u proces praenja razvoja Programa za cjeloivotno uenje te na taj nain koritene za izvjea Ministarstvu znanosti, obrazovanja i sporta RH te Europskoj komisiji.

Nakon zavrenog posjeta, Agencija e u roku od 30 kalendarskih dana sastaviti izvjee koje

moe sadravati popis izmjena koje treba napraviti u svrhu to uinkovitije provedbe Programa.

Agencija moe, ukoliko je potrebno, ponoviti monitoring posjet.

5.3. Osnovne provjere

Rok: Prema odluci Agencije

Agencija je duna sukladno pravilima Europske komisije provesti niz provjera ustanova korisnika

financijske potpore koje se odnose na financijske aspekte programa Erasmus te provjeru

sustava i procedura koje dotina ustanova primjenjuje.

Agencija provjerava 100% svih zavrnih izvjea ustanova kojima je dodijeljena Erasmus financijska potpora. Svrha analize zavrnog izvjea jest utvrditi je li iznos dodijeljen ustanovi temeljem prve i druge uplate opravdan. Prilikom analize zavrnog izvjea Agencija e na temelju sluajnog odabira izabrati ustanove koje trebaju ispuniti Izvjee o usklaenosti s Erasmus sveuilinom poveljom te e ustanovi dati preporuke vezano uz provedbu programa Erasmus.

Provjere

Provjera usklaenosti s Erasmus sveuilinom

poveljom

Financijske

provjere (evaluacija financijskih aspekata

mobilnosti)

Provjere sustava

provedbe (analiza internih procedura i sustava

provedbe programa Erasmus)

Analiza zavrnog izvjea

Nadzorni posjet (on-

the-spot check)

Provjera popratne

dokumentacije za

zavrno izvjee (desk check)

34

Prilikom analize zavrnog izvjea, Agencija moe zatraiti dodatnu dokumentaciju za Erasmus studente ili osoblje dotinog visokog uilita kako bi se utvrdilo jesu li podaci iskazani u zavrnom izvjeu vjerodostojni odnosno jesu li svi navedeni trokovi prihvatljivi. Ovakva vrsta provjere naziva se desk check obzirom da se provjera dodatne dokumentacije radi u prostorijama Agencije. Nakon zaprimanja zavrnog izvjea, Agencija moe takoer organizirati nadzorni posjet ustanovi radi utvrivanja vjerodostojnosti podataka u zavrnom izvjeu na licu mjesta odnosno u prostorijama visokog uilita. Ovakva vrsta provjere naziva se on-the-spot check. Nadzorni posjet moe se kombinirati s posjetom radi praenja provedbe aktivnosti.

Naposljetku, najsloeniji oblik provjere naziva se tzv system audit odnosno provjera sustava

provedbe programa Erasmus koji se svake godine provodi na odreenom uzorku ustanova.

Svrha ove provjere jest detaljna analiza svih procedura (financijskih i administrativnih) na

visokom uilitu koje se koriste za provedbu programa Erasmus.

Agencija e pravovremeno (najmanje 2 tjedna unaprijed) obavijestiti dotino visoko uilite o

datumu posjeta te e dostaviti popis osoba koje trebaju nazoiti posjetu od strane uilita, kao i

popis dokumentacije koja treba biti pripremljena.

Nakon provedenog posjeta, Agencija e u roku od 30 kalendarskih dana sastaviti izvjee koje

e biti dostavljeno visokim uilitima.

6 Administrativna i financijska pravila

6.1. Prvo izvjee

Rok: 07. veljae 2014.

Visoka uilita duna su Agenciji dostaviti prvo izvjee sukladno gore navedenom roku koristei

obrazac koji e im dostaviti Agencija. Svrha prvog izvjea jest utvrditi opseg provedenih

aktivnosti kao i opseg aktivnosti koje se planiraju provesti do kraja vaeeg razdoblja. Sukladno

tome, moe doi do preraspodjele sredstava ukoliko se pokae da postoje naznake da neka

visoka uilita nee potroiti cijeli iznos financijske potpore.

Izvjee e evaluirati djelatnici Odsjeka za financije i Odsjeka za Erasmus. Ukoliko postoji

potreba za dodatnim informacijama, navedene osobe obratit e se Erasmus koordinatoru (putem

elektronike pote). Nakon zavrene evaluacije visokim uilitima uputit e se slubeni dopis

Agencije u kojem e biti objavljeni rezultati. Rezultati evaluacije mogu sadravati mjere koje je

potrebno provesti prije predaje zavrnog izvjea vezano uz provedbu aktivnosti.

Ukoliko je visoko uilite do roka za predaju prvog izvjea isplatilo i/ili ugovorilo s krajnjim

korisnicima najmanje 70% od iznosa prve uplate, Agencija e ustanovi isplatiti preostalih 20%

iznosa financijske potpore.

35

Ukoliko visoko uilite do roka za predaju prvog izvjea nije isplatilo i/ili ugovorilo s krajnjim

korisnicima najmanje 70% od iznosa prve uplate, moe poslati Agenciji ponovljeno prvo izvjee

im se ostvari taj preduvjet za drugu isplatu, a najkasnije do 2. svibnja 2014. godine.

Ukoliko visoko uilite nije do roka za predaju prvog izvjea isplatilo i/ili ugovorilo s krajnjim

korisnicima najmanje 70% od iznosa prve uplate niti to namjerava uiniti, Agencija e zatraiti

povrat neutroenih/neugovorenih sredstava.

6.2. Zavrno izvjee

Rok: 4. studenog 2014.

Visoka uilita duna su predati zavrno izvjee Agenciji najkasnije do 4. studenog od

zavretka vaeeg razdoblja (za definiciju vaeeg razdoblja vidi 1.3.) koristei obrazac koji e

im dostaviti Agencija.

Ukoliko neka visoka uilita ne dostave zavrno izvjee do navedenog roka, Agencija e poslati

slubenu opomenu unutar 30 kalendarskih dana od krajnjeg roka za predaju zavrnog izvjea.

Ukoliko visoko uilite ne poalje zavrno izvjee niti 30 kalendarskih dana nakon opomene,

Agencija e otkazati financijsku potporu i izdati nalog za povrat financijske potpore u punom

iznosu.

Zavrno izvjee evaluirat e djelatnici Odsjeka za financije i Odsjeka za Erasmus. Ukoliko

postoji potreba za dodatnim informacijama, navedene osobe obratit e se Erasmus koordinatoru

(putem elektronike pote). Kod evaluacije takoer e se koristiti rezultati prvog izvjea i

nadzornog posjeta. Ukoliko visoko uilite ne predoi financijsku dokumentaciju za neku mobilnu

osobu, dotino razdoblje mobilnosti moe se proglasiti nevaeim i time iskljuiti iz konanog

iznosa financijske potpore.

Nakon zavrene evaluacije visoka uilita dobit e slubeni dopis ravnatelja Agencije u kojem e

biti objavljeni rezultati ukljuujui konaan iznos financijske potpore za dotino visoko uilite i.

Ukoliko je iznos financijske potpore vei od iznosa sredstava koje je visoko uilite utroilo za

mobilnost, Agencija e zatraiti povrat sredstava.

Tijekom ispunjavanja zavrnog izvjea potrebno je pratiti upute iz dokumenata Data

dictionaries. Data dictionaries detaljno opisuju to i kako treba ispuniti u tablicama koje se

prilau zavrnom izvjeu te je dunost visokog uilita prouiti navedene dokumente i zavrno

izvjee ispuniti u skladu s uputama. Ukoliko se ustanovi da zavrno izvjee nije ispunjeno u

skladu s uputama, isto se moe odbiti te zatraiti novo izvjee. Podrobnije obavijesti vezano uz

postupak ispunjavanja i slanja zavrnog izvjea bit e dostupne naknadno.

36

6.3. Izraun financijske potpore

Studenti

Agencija visokim uilitima dodjeljuje odreeni iznos za jedan mjesec studijskog boravka

odnosno strune prakse. Taj iznos Agencija koristi prilikom izrauna sveukupnog iznosa na koji

visoko uilite ima pravo prilikom donoenja Odluke o dodjeli financijske potpore i tretira se kao

prosjean iznos financijske potpore za studente.

Meutim, visoka uilita mogu sama odrediti realan iznos financijske potpore za svoje

studente uz uvjet da isti nije nii od 300 EUR-a mjeseno niti vii od najviih iznosa koje

propisuje EK za svaku pojedinu dravu. Najvii iznosi prema dravama iskazani su u Tablici

koja se nalazi u Privitku 1 ovog Prirunika.

Preporuka Agencije jest da visoka uilita dodjeljuju studentima za sve drave onaj iznos koji e

dobiti od Agencije. Meutim to nije obveza i visoka se uilita mogu odluiti za druge modele

odreivanja financijske potpore. Model za koji se visoko uilite odlui mora se primjenjivati

tijekom cijele akademske godine 2013./2014.

Drugim rijeima, moe se dogoditi da Agencija prilikom donoenja odluke o dodjeli financijske

potpore za studente odredi odreeni iznos i odreeni broj studenata temeljem prosjenog

izrauna od, na primjer, 400 EUR-a mjeseno, meutim ukoliko se visoka uilita odlue za

drugaiji iznos financijske potpore, realan broj studenata koji e sudjelovati na mobilnosti e se

promijeniti. To je prihvatljivo i u skladu s pravilima.

Visoka uilita iznos potpore mogu uveati iz vlastitih sredstava.

Budui da studenti koji odlaze na strunu praksu obino nemaju na raspolaganju ono to imaju

studenti koji odlaze na studijski boravak na visoko uilite, prosjeni mjeseni iznos za strunu

praksu moe biti vii od prosjenog mjesenog iznosa za studijski boravak, ali ne smije prelaziti

iznos vii od najviih iznosa koje propisuje EK za svaku pojedinu dravu.

Kod kombinacije strune prakse i studijskog boravka financijska potpora za cijelo razdoblje mora

biti jednaka iznosu za studijski boravak.

Studenti koji odlaze na Erasmus intenzivni jezini teaj mogu dobiti dodatnu financijsku potporu.

Ukupni iznos za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju odreuje se na nain da

se mjeseni iznos financijske potpore podijeli s 30 te pomnoi s trajanjem teaja u danima.

Student mora priloiti dokaz o datumu poetka i zavretka teaja jezika. Ukoliko se teaj

odrava istovremeno sa studijskim boravkom/ strunom praksom, dotini student nema pravo na

dodatnu financijsku potporu u svrhu pohaanja Erasmus intenzivnog jezinog teaja, osim u

iznimnom sluaju kad, na primjer, postoje dodatni trokovi povezani sa sudjelovanjem u EILC-u.

37

Izraun tone duine boravka u inozemstvu izraunava se na temelju Izjave inozemne ustanove.

Nastavno i nenastavno osoblje

Agencija visokim uilitima dodjeljuje odreeni iznos sredstava temeljem dostupnog prorauna i

broja dana kojeg visoka uilita potrauju za mobilnost osoblja. U akademskoj godini

2013./2014. financijska potpora za nastavno i nenastavno osoblje predstavlja 70% najvieg

iznosa odreenog od EK.. U veini sluajeva ta potpora u potpunosti pokriva stvarno nastale

trokove. Na taj nain se sprijeava mogue stvaranje profita za sudionike mobilnosti i eliminira

se problem isplate vika sredstava koja se ne mogu pokriti preko putnog naloga. Takoer, valja

uvijek imati na umu da Erasmus financijska potpora slui kao sufinanciranje aktivnosti (ne za

pokrivanje svih trokova) to je najee sluaj kod studenata obzirom na visinu njihove potpore.

Takav princip valja primjeniti i kod osoblja. Tablica sa 70% od maksimalnog iznosa kojeg

propisuje Europska komisija nalazi se u Privitku 2 ovog Prirunika.

Iznos financijske potpore za svaku pojedinanu osobu ini:

70%najvieg iznosa dnevnice odreene od strane Europske komisije (za iznose vidjeti

Privitak 2 Priruniku)

+

stvarni putni trokovi u najviem iznosu do 500 EUR u kunskoj protuvrijednosti na dan isplate

Agencije.

Putni trokovi ukljuuju trokove putovanja iz Hrvatske do odredita u inozemstvu i natrag ukljuujui i mogue trokove za izdavanje vize. Za putovanje je mogue koristiti javni prijevoz (npr. autobus, vlak, avion, brodski prijevoz - 2. razred odnosno ekonomsku klasu) te osobni automobil. Koritenje osobnog automobila ovisi o odluci matine ustanove, te je njegovo koritenje opravdano ukoliko predstavlja utedu vremena ili novanih sredstava.

Kod koritenja osobnog automobila, refundiraju se putni trokovi u iznosu od 0,20 eura po

kilometru te ostali trokovi za plaene cestarine, tunelarine itd. u najviem iznosu do 500,00 eura

u kunskoj protuvrijednosti.

Trokovi lokalnog (gradskog i prigradskog) prijevoza pokrivaju se iz sredstava za trokove

ivota. Financijska potpora ne moe se dodijeliti za pokrivanje putnih trokova unutar matine

drave osim ako su oni nuni sastavni dio putovanja u stranu dravu. Prijevoz taksijem ne ulazi

u putne trokove te se nee tretirati kao prihvatljiv troak, osim u iznimnim sluajevima, o emu

e odluiti Agencija.

Nastali putni trokovi dokazuju se originalnim voznim kartama, raunima za plaene cestarine,

tunelarine itd. odnosno preslikama istih koje moraju sadravati peat ustanove i potpis

odgovorne osobe.

U putne trokove ne ubrajaju se trokovi nastali uslijed otkaza putovanja ili putno osiguranje.

38

U izraun financijske potpore (broj dnevnica) doputeno je ukljuiti najvie do 2 dana

provedena na putu o emu odluuje svako visoko uilite zasebno.

lanovi nastavnog/ nenastavnog osoblja duni su sauvati originalne putne dokumente (vozne

karte, ukrcajne propusnice, kopije vize i ostalo) te ih po povratku priloiti uz putni nalog koji

pr

Documents

Erasmus Prirucnik Za Mobilnost 2013 2014