Prirunik za program Erasmus - Mobilnost studenata i (ne)nastavnog osoblja
Akademska godina 2013./2014.
IZMJENE I NADOPUNE PRIRUNIKA ZA ERASMUS
Verzija Datum zadnjeg unosa Napomena
1.0 06.02.2013. Objava slubene verzije Prirunika
2
IZMJENE I NADOPUNE PRIRUNIKA ZA ERASMUS ...................................................................................... 1
PREDGOVOR .............................................................................................................................................................. 4
1 UVOD ......................................................................................................................................................................... 5
1.1 CILJEVI I KORISTI PROGRAMA ZA CJELOIVOTNO UENJE I SEKTORSKOG PROGRAMA ERASMUS .......................... 5 1.2 OSNOVNI POJMOVI ............................................................................................................................................... 7 1.3. VAEE RAZDOBLJE .......................................................................................................................................... 10 1.4. TKO SE MOE PRIJAVITI NACIONALNOJ AGENCIJI ZA DODJELU SREDSTAVA? ..................................................... 10 1.5. KOME JE ERASMUS NAMIJENJEN? ...................................................................................................................... 10 1.6. KOJE DRAVE SUDJELUJU U PROGRAMU ZA CJELOIVOTNO UENJE? ................................................................ 10 1.7. ERASMUS SVEUILINA POVELJA (EUC) ........................................................................................................... 11
2 MOBILNOST STUDENATA STUDIJSKI BORAVAK I STRUNA PRAKSA .......................................... 12
2.1. AKTIVNOSTI U OKVIRU MOBILNOSTI STUDENATA .............................................................................................. 12 FINANCIJSKA POTPORA DODJELJUJE SE U SVRHU SUFINANCIRANJA SLJEDEIH AKTIVNOSTI: ................................... 12 2.2. MEUINSTITUCIJSKI SPORAZUMI ....................................................................................................................... 12 2.3. USTANOVE U KOJIMA SE MOE OBAVITI STRUNA PRAKSA ............................................................................... 13 2.4. FORMALNI KRITERIJI ......................................................................................................................................... 13 2.5. DUINA BORAVKA ............................................................................................................................................. 14 2.6. PRODUENJE RAZDOBLJA MOBILNOSTI .............................................................................................................. 14 2.7. OSIGURANJE ...................................................................................................................................................... 15 2.8. KOLARINA I OSTALE NAKNADE ........................................................................................................................ 15 2.9. JEDNOKRATNA PRIJAVA .................................................................................................................................... 16 2.10. DVOSTRUKO FINANCIRANJE ............................................................................................................................ 16 2.11. STUDENTI S INVALIDITETOM ........................................................................................................................... 17 2.12. ERASMUS STUDENTI BEZ FINANCIJSKE POTPORE (ZERO-GRANT STUDENTS)..................................................... 17 2.13. INFORMIRANJE KRAJNJIH KORISNIKA............................................................................................................... 17 2.14. ODABIR KANDIDATA ....................................................................................................................................... 18 2.15. UGOVOR IZMEU VISOKOG UILITA I STUDENATA STUDIJSKI BORAVAK ..................................................... 19 2.16. UGOVOR IZMEU VISOKOG UILITA I STUDENATA STRUNA PRAKSA ......................................................... 20 2.17. ERASMUS INTENZIVNI JEZINI TEAJEVI (EILC) ............................................................................................. 21 2.18. POVRAT FINANCIJSKE POTPORE ....................................................................................................................... 22 2.19. OBVEZE STUDENATA PO POVRATKU NA MATINO VISOKO UILITE ............................................................... 23
3 MOBILNOST NE/NASTAVNOG OSOBLJA ODRAVANJE NASTAVE/ STRUNO USAVRAVANJE ..................................................................................................................................................................................... 23
3.1. AKTIVNOSTI U OKVIRU MOBILNOSTI OSOBLJA ................................................................................................... 23 FINANCIJSKA POTPORA DODJELJUJE SE U SVRHU SUFINANCIRANJA SLJEDEIH AKTIVNOSTI: ................................... 23 3.2. MEUINSTITUCIJSKI SPORAZUMI ....................................................................................................................... 23 3.3. FORMALNI KRITERIJI ......................................................................................................................................... 24 3.4. DUINA BORAVKA ............................................................................................................................................. 24 3.5. PRODUENJE RAZDOBLJA MOBILNOSTI .............................................................................................................. 25 3.6. OSOBLJE BEZ FINANCIJSKE POTPORE (ZERO-GRANT STAFF) ............................................................................... 25 3.7. DVOSTRUKO FINANCIRANJE .............................................................................................................................. 25 3.8. OSIGURANJE ...................................................................................................................................................... 25 3.9. OSOBLJE S INVALIDITETOM ............................................................................................................................... 26 3.10. INFORMIRANJE KRAJNJIH KORISNIKA............................................................................................................... 27 3.11. ODABIR KANDIDATA ....................................................................................................................................... 27 3.12. UGOVOR IZMEU LANA NASTAVNOG/NENASTAVNOG OSOBLJA I MATINOG VISOKOG UILITA .................. 28 3.13. NASTAVNI PLAN/ PLAN RADA .......................................................................................................................... 29 3.14. OBVEZE OSOBLJA PO POVRATKU NA MATINO VISOKO UILITE .................................................................... 29
4 ODABIR VISOKIH UILITA NA TEMELJU PRIJAVA AGENCIJI ZA MOBILNOST I PROGRAME EU ................................................................................................................................................................................ 30
3
4.1. UVOD ................................................................................................................................................................ 30 4.2 POSTUPAK EVALUACIJE OD STRANE AGENCIJE .................................................................................................. 30 4.3 UGOVOR IZMEU AGENCIJE I VISOKOG UILITA ............................................................................................... 31 4.4 UPRAVLJANJE DOZNAENIM SREDSTVIMA ......................................................................................................... 31
5 SAVJETOVANJE, KONTROLA I NADZOR ..................................................................................................... 31
5.1. SAVJETOVANJE .................................................................................................................................................. 32 5.2. POSJET U SVRHU PRAENJA PROVEDBE AKTIVNOSTI (MONITORING VISIT) ........................................................ 32 5.3. OSNOVNE PROVJERE .......................................................................................................................................... 33
6 ADMINISTRATIVNA I FINANCIJSKA PRAVILA .......................................................................................... 34
6.1. PRVO IZVJEE .................................................................................................................................................. 34 6.2. ZAVRNO IZVJEE ........................................................................................................................................... 35 6.3. IZRAUN FINANCIJSKE POTPORE ........................................................................................................................ 36 6.4. ISPLATA FINANCIJSKE POTPORE ......................................................................................................................... 38 6.5. ORGANIZACIJA MOBILNOSTI .............................................................................................................................. 38 6.6. POVRAT SREDSTAVA ......................................................................................................................................... 39 6.7. RASPODJELA SREDSTAVA IZMEU STAVKI UGOVORA ....................................................................................... 40 6.8. RASPODJELA DODATNIH FINANCIJSKIH SREDSTAVA .......................................................................................... 40 6.9. PREGLED PROJEKTNOG CIKLUSA ....................................................................................................................... 41 6.10. ARHIVIRANJE DOKUMENTACIJE ....................................................................................................................... 42 PRIVITAK 1 ............................................................................................................................................................... 43 PRIVITAK 2 TABLICA ZA IZRAUN FINANCIJSKE POTPORE ZA (NE)NASTAVNO OSOBLJE ........................................... 44
4
Predgovor
Potovani,
Sa zadovoljstvom Vam predstavljamo Prirunik za Erasmus za akademsku godinu 2013./2014.
koji e Vam, nadamo se, olakati provedbu programa Erasmus na Vaem visokom uilitu.
Prirunik smo pokuali nadopuniti i izmijeniti u skladu sa sugestijama koje smo tijekom protekle
godine zaprimali od Vas kako bismo pravila provedbe programa Erasmus uinili svima to
razumljivijima, posebno novim ustanovama koje e se u program Erasmus ukljuiti od
akademske godine 2013./2014.
Podaci u ovom priruniku predstavljaju saetak i nadopunu dokumenata Poziv na natjeaj 2013 i
Vodi kroz Program za cjeloivotno uenje za 2013. godinu. U sluaju postojanja razlika,
prednost imaju podaci koji su navedeni u dokumentima Call for Proposals 2013 i Vodi kroz
Program za cjeloivotno uenje za 2013. godinu.
Prirunik sadri est glavnih dijelova:
1. poglavlje: predstavlja program Erasmus i navodi glavne znaajke aktivnosti
individualne mobilnosti;
2. poglavlje: sadri pregled uvjeta za mobilnost studenata u svrhu studijskog boravka
odnosno strune prakse;
3. poglavlje: sadri pregled uvjeta za mobilnost osoblja u svrhu odravanja nastave
odnosno strunog usavravanja;
4. poglavlje pojanjava postupak evaluacije prijava od strane Agencije te postupak
sklapanja ugovora izmeu Agencije i visokih uilita
5. poglavlje: opisuje postupak savjetovanja korisnika i nadzora nad provedbom
aktivnosti;
6. poglavlje: sadri administrativna i financijska pravila za pravilnu provedbu aktivnosti;
Agencija za mobilnost i programe EU (u daljnjem tekstu Agencija), nacionalna je agencija koja
provodi Program za cjeloivotno uenje u Republici Hrvatskoj. Agencija savjetuje (potencijalne)
korisnike, evaluira pristigle prijave, isplauje sredstva odabranim prijavama te kontrolira
provedbu aktivnosti. U sluaju bilo kakvih pitanja vezano uz prijavu za financijsku potporu
odnosno provedbu Programa na Vaoj ustanovi molimo da nas kontaktirate na
elimo Vam puno uspjeha u sudjelovanju u Programu za cjeloivotno uenje.
Agencija za mobilnost i programe EU
5
Napomena: Nazivi koriteni u ovom Priruniku odnose se na osobe oba spola.
1 Uvod
1.1 Ciljevi i koristi Programa za cjeloivotno uenje i sektorskog programa
Erasmus
Program za cjeloivotno uenje osmiljen je sa ciljem doprinosa razvoju Europe kao naprednog
drutva znanja s odrivim gospodarskim razvojem, veom drutvenom kohezijom i boljim radnim
mjestima za svoje graane. U svrhu postizanja tih ciljeva, Program potie razmjenu i suradnju
meu obrazovnim ustanovama kao i mobilnost uenika/studenata, obrazovnih strunjaka
(nastavnika, profesora, pedagoga, odgajatelja itd.) te osoba ve prisutnih na tritu rada.
Program traje 7 godina (2007. 2013.) s ukupnim proraunom od 6,9 milijardi eura za cijelu
Europu.
Program se sastoji od etiri sektorska programa, od kojih svaki obuhvaa razliita podruja
obrazovanja i obuavanja:
Comenius za osnovnokolsko i ope srednjokolsko obrazovanje
Leonardo da Vinci za strukovno obrazovanje i osposobljavanje
Erasmus za visoko obrazovanje
Grundtvig za obrazovanje odraslih
Transverzalni program podrava aktivnosti koje ukljuuju suradnju izmeu razliitih obrazovnih
sektora, dok Jean Monnet program prua potporu ustanovama i aktivnostima u podruju
europskih integracija.
6
Erasmus kao sektorski program usmjeren na visokoobrazovanje ima svoje specifine i
operativne ciljeve:
Specifini ciljevi:
Jaanje europskog prostora visokog obrazovanja
Jaanje uloge visokog obrazovanja i strunog usavravanja u procesu inovacija
Operativni ciljevi:
Poveanje kvalitete mobilnosti i broja mobilnih studenata i lanova (ne)nastavnog osoblja
kako bi se u 2013./2014. godini dosegnuo broj od 3 milijuna mobilnih studenata u sklopu
Erasmus programa i njegovih prethodnika
Poveanje mogunosti za razvoj i prijenos inovacija u visokom kolstvu
Jaanje multilateralne suradnje izmeu visokih uilita u Europi
Jaanje suradnje izmeu gospodarskog sektora i sektora visokog obrazovanja
Poveanje razine preglednosti i kompatibilnosti kvalifikacija u visokom i strukovnom
obrazovanju
Razvoj inovativnih sadraja utemeljenih na informacijsko-komunikacijskoj tehnologiji,
razvoj usluga, pedagokih naela i praksa vanih za cjeloivotno uenje
Akademska mobilnost koja se potie kroz program Erasmus prua pojedincima iskustvo
studiranja, rada i ivota u drukijem akademskom, kulturnom i drutvenom okruenju. Kao
7
rezultat toga, mobilne osobe poveavaju svoje mogunosti za zapoljavanje te
konkurentnost na tritu, jaa se drutvena svijest pojedinaca i poveava se razina
tolerancije i svijesti o nunosti borbe protiv svih oblika diskriminacije.
1.2 Osnovni pojmovi
Nacionalna Agencija (NA)
U kontekstu Programa za cjeloivotno uenje ovaj pojam odnosi se na agenciju koja je
zaduena za njegovu provedbu unutar odreene drave koja sudjeluje u Programu. U Republici
Hrvatskoj to je Agencija za mobilnost i programe Europske unije.
Erasmus koordinator
Svako visoko uilite treba imenovati Erasmus koordinatora koji e biti odgovoran za
komunikaciju s Agencijom kao i sa sastavnicama svojeg visokog uilita s ciljem uspjene i
pravilne provedbe programa Erasmus.
Preporuka je da Erasmus koordinator bude lan administrativnog osoblja s ovlastima
izvjeivanja/ pruanja informacija Agenciji.
Student
Osoba upisana na sveuilite, veleuilite ili visoku kolu u svrhu obrazovanja koje vodi do
stjecanja priznate visokokolske kvalifikacije. Student moe biti upisan na preddiplomski,
diplomski ili poslijediplomski studij.
Nastavno osoblje
Osobe u znanstveno-nastavnim, umjetniko-nastavnim, nastavnim i strunim zvanjima te u
suradnikim zvanjima asistenata koje su zaposlene na Ugovor o radu na nekom visokom uilitu
u Republici Hrvatskoj kao i znanstveni novaci koji su ukljueni u izvedbu nastave.
Vanjski suradnici koji su zaposleni na Ugovor o djelu ne ispunjavaju uvjete za prijavu za
financijsku potporu.
Nenastavno osoblje
Struno i administrativno osoblje na visokim uilitima zaposleno na Ugovor o radu, npr.
djelatnici u referadama, raunovodstvu, uredima za meunarodnu suradnju, knjinicama itd.
Vanjski suradnici ne ispunjavaju uvjete za prijavu za financijsku potporu.
Mobilnost
8
Odreeno razdoblje provedeno u drugoj dravi sudionici Programa koja je lanica Europske
unije, a pristupanjem Republike Hrvatske Europskoj uniji mobilnost e biti mogua i u ostale
sudionice Programa (Island, Norveka, Lihtentajn, vicarska, Turska).
Vrste mobilnosti:
studijski boravak za studente
struna praksa za studente
Erasmus intenzivni jezini teajevi za studente (jezina priprema za studijski boravak ili
strunu praksu)
odravanje nastave za nastavno osoblje
struno usavravanje za nastavno i nenastavno osoblje
pripremni posjeti za nastavno i nenastavno osoblje (posjet partnerskim ustanovama i
tvrtkama)
intenzivni programi za studente i nastavno osoblje
Od akademske godine 2011./2012. studenti, nastavno i nenastavno osoblje inozemnih visokih
uilita ostvaruju dolaznu mobilnost u Republiku Hrvatsku.
Struno usavravanje kod nastavnog i nenastavnog osoblja moe ukljuivati nekoliko vrsta
aktivnosti:
pohaanje strukturiranog teaja/ radionice strunog usavravanja u organizaciji nekog
inozemnog visokog uilita; teme mogu biti npr.: osiguranje kvalitete u visokom
obrazovanju, provedba programa Erasmus, poboljanje organizacijskih i komunikacijskih
sposobnosti djelatnika i sve ostalo to pridonosi poboljanju vjetina potrebnih za
obavljanje poslova u okviru postojeeg radnog mjesta
rad prema modelu job-shadowing tj. praenja rada kolega na inozemnoj ustanovi pri
obavljanju njihovih strunih aktivnosti
pohaanje konferencija, seminara i teajeva jezika (vana napomena: ova aktivnost
nije prioritet i za nju ne smije biti utroeno vie od 50% sveukupnog broja dana u okviru
aktivnosti struno usavravanje)
9
Erasmus sveuilina povelja (Erasmus University Charter EUC)
Pisani dokument kojeg odobrava Izvrna agencija za obrazovanje, audiovizualnu politiku i
kulturu (EACEA - The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency). U njemu su
opisani minimalni zahtjevi koje visoka uilita trebaju ispuniti kako bi mogla sudjelovati u svim
aktivnostima u sklopu programa Erasmus. Postoje tri vrste Povelje:
1. Standard Erasmus University Charter koja omoguava sudjelovanje u sljedeim
aktivnostima:
mobilnost studenata u svrhu studijskog boravka
mobilnost nastavnog i nenastavnog osoblja
pripremni posjeti
Erasmus intenzivni jezini teajevi intenzivni programi
multilateralni projekti
mree popratne mjere
2. Extended Erasmus University Charter vrijedi samo za provedbu strunih praksi
3. Extended Erasmus University Charter vrijedi za sve aktivnosti (i studijski boravak i
strunu praksu) u okviru programa Erasmus (PREPORUKA)
Postupak dodjele Erasmus sveuiline povelje u nadlenosti je Izvrne agencije za obrazovanje,
audiovizualnu politiku i kulturu (The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency
EACEA) smjetene u Bruxellesu.
http://eacea.ec.europa.eu/llp/erasmus/erasmus_university_charter_en.php
Via sila
Via sila podrazumijeva svaku nepredvidivu iznimnu situaciju ili dogaaj koji nije pod kontrolom
ugovornih strana, a koji ih sprjeava u ispunjenju meusobnih obveza, nije nastao kao
posljedica pogreke ili nemara s njihove strane, te se pokazuje nepremostivim unato trudu da
se prevlada (npr. bolest ili smrtni sluaj u obitelji). trajkovi ili financijske potekoe ne smatraju
se viom silom i dotina ugovorna stranka ne moe ih tako prikazati. U sluaju kolektivnih
trajkova i prirodnih katastrofa, Agencija i Europska komisija dogovorit e daljnje korake o
postupanju i o tome obavijestiti visoka uilita.
10
1.3. Vaee razdoblje
Vaee razdoblje je razdoblje u kojem se mogu provoditi aktivnosti mobilnosti. Visoka uilita
mogu se prijaviti za dodjelu sredstava samo za aktivnosti koje e se realizirati u vaeem
razdoblju.
Vaee razdoblje u kojem se mogu realizirati aktivnosti mobilnosti unutar programa Erasmus u
akademskoj godini 2013./14. jest od 01. 06. 2013. 30. 09. 2014.
1.4. Tko se moe prijaviti Nacionalnoj agenciji za dodjelu sredstava?
Sva visoka uilita registrirana u Republici Hrvatskoj kojima je dodijeljena Erasmus sveuilina
povelja (vidi 1.7) mogu se prijaviti za Erasmus mobilnost studenata i (ne)nastavnog osoblja.
Prijavu ispunjava i alje krovna ustanova (sveuilite, veleuilite, visoka kola), a ne njene
sastavnice (fakulteti, odsjeci, akademije itd.).
1.5. Kome je Erasmus namijenjen?
svim studentima koji su u trenutku poetka mobilnosti upisani u najmanje drugu godinu
preddiplomskog studija (iznimka: studenti prve godine preddiplomskog studija koji se
prijavljuju za aktivnost obavljanja strune prakse) te imaju dravljanstvo Republike
Hrvatske ili neke druge drave sudionice Programa (drave EU, EFTA drave + Turska,
Makedonija), status izbjeglice, osobe bez dravljanstva odnosno, ako imaju registrirano
stalno boravite u Republici Hrvatskoj za aktivnosti studijskog boravka ili strune
prakse koji e se ostvariti u inozemstvu u okviru preddiplomskog, diplomskog ili
poslijediplomskog studija.
nastavnom osoblju s hrvatskim dravljanstvom ili dravljanstvom neke druge drave
sudionice Programa (drave EU, EFTA drave + Turska, Makedonija), statusom
izbjeglice, osobe bez dravljanstva ili s registriranim stalnim boravitem u Republici
Hrvatskoj za aktivnosti odravanja nastave ili strunog usavravanja
nenastavnom osoblju s hrvatskim dravljanstvom ili dravljanstvom neke druge drave
sudionice Programa (drave EU, EFTA drave + Turska, Makedonija), statusom
izbjeglice, osobe bez dravljanstva ili s registriranim stalnim boravitem u Republici
Hrvatskoj za aktivnosti strunog usavravanja
1.6. Koje drave sudjeluju u Programu za cjeloivotno uenje?
U Programu za cjeloivotno uenje sudjeluju drave lanice Europske unije, EFTA drave
(Island, vicarska, Lihtentajn i Norveka), Hrvatska, Turska.
11
(Sudjelovanje Srbije i Makedonije je ogranieno i u pretpristupnoj fazi te ovisi o potpisivanju
Memoranduma o razumijevanju svake od zemalja s EK.)
Odredite mobilnosti za korisnike financijskih potpora iz Republike Hrvatske mogu biti iskljuivo
drave lanice Europske unije:Austrija, Belgija, Bugarska, Cipar, eka Republika, Danska,
Estonija, Finska, Francuska, Njemaka, Grka, Maarska, Irska, Italija, Latvija, Litva,
Luksemburg, Malta, Nizozemska, Poljska, Portugal, Rumunjska, Slovaka, Slovenija,
panjolska, vedska i Velika Britanija
Danom pristupanja Republike Hrvatske u Europsku uniju mobilnost e biti mogua i u sljedee
zemlje sudionice Programa:
Island, Lihtentajn, Norveka, vicarska, Turska
1.7. Erasmus sveuilina povelja (EUC)
Visoka uilita koja ele sudjelovati u programu Erasmus moraju biti nositelji Erasmus
sveuiline povelje (vidi 1.2).
Rok za prijavu za akad. god. 2013./2014. je istekao.
Rezultati natjeaja objavljeni su 2012. godine na mrenim stranicama Izvrne agencije za
obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu (The Education, Audiovisual and Culture Executive
Agency EACEA) smjetene u Bruxellesu koja je nadlena za postupak prijave i odabira.
Rezultati natjeaja objavljeni su i na mrenoj stranici Agencije za mobilnost i programe EU
(www.mobilnost.hr)
Podrobnije obavijesti o Erasmus sveuilinoj povelji dostupne su na:
http://eacea.ec.europa.eu/llp/funding/2012/selection/selection_erasmus_university_charter_en.p
hp
U trenutku pisanja ovog Prirunika nije poznat datum prijave za Povelju potrebnu za
sudjelovanje u novom programu (2014.-2020.) niti detalji budue Povelje.
12
2 Mobilnost studenata studijski boravak i struna praksa
2.1. Aktivnosti u okviru mobilnosti studenata
Financijska potpora dodjeljuje se u svrhu sufinanciranja sljedeih aktivnosti:
studijski boravak u okviru redovnog preddiplomskog, diplomskog ili poslijediplomskog studija na inozemnoj partnerskoj ustanovi ukljuujui izradu zavrnog rada (to ne ukljuuje samostalno istraivanje koje nije sastavni dio studija)
struna praksa (puno vrijeme 6 do 8 sati dnevno) uz uvjet da matino visoko uilite istu prizna kao dio studijskog programa (ukoliko to nikako nije mogue, strunu praksu potrebno je unijeti u Dopunsku ispravu o studiju).
kombinacija strune prakse i studijskog boravka uz uvjet da se struna praksa obavlja pod nadzorom iste ustanove na kojoj e student ostvariti studijski boravak te da se dvije aktivnosti ostvare jedna za drugom bez prekida. U tom sluaju iznos financijske potpore za cijelo razdoblje mobilnosti izraunava se na temelju iznosa za studijski boravak
2.2. Meuinstitucijski sporazumi
Mobilnost studenata u svrhu studijskog boravka ostvaruje se iskljuivo na temelju
meuinstitucijskih sporazuma koji se sklapaju izmeu hrvatskih visokih uilita i inozemnih
ustanova kojima je odobrena Erasmus sveuilina povelja. Ogledni primjerak meuinstitucijskog
sporazuma nalazi se u Privitcima Ugovoru za Erasmus mobilnost na mrenoj stranici
Agencije i visoka uilita ga smiju prilagoditi ne izostavljajui minimalne stavke iz oglednog
primjerka.
Kod strune prakse nije potrebno sklopiti meuinstitucijski sporazum izmeu matinog visokog
uilita studenta i dotine tvrtke jer je njihov odnos odreen dokumentom pod nazivom Training
Agreement kojeg potpisuju student, njegovo matino visoko uilite i inozemna tvrtka. Studenti
mogu obaviti strunu praksu u okviru programa Erasmus i na nekom visokim uilitu. U tom
sluaju ne treba postojati meuinstitucijski sporazum izmeu matinog visokog uilita studenta i
inozemnog uilita na kojem e se obaviti praksa. Nadalje, inozemno uilite na kojem e se
obaviti praksa ne mora biti nositelj Erasmus sveuiline povelje. Ovi uvjeti ne vrijede za aktivnost
studijski boravak!
Visoko uilite duno je uvati sve potpisane meuinstitucijske sporazume u okviru programa
Erasmus te ih po potrebi predoiti na zahtjev nacionalne agencije. Uz to, visoko je uilite duno
po isteku meuinstitucijskog sporazuma isti obnoviti ako se i dalje planira suradnja s partnerskim
visokim uilitem. U oglednom primjerku meuinstitucijskog sporazuma navedena je i stavka
koja se odnosi na prekid sporazuma te se preporua ukljuiti ju u sporazum.
13
2.3. Ustanove u kojima se moe obaviti struna praksa
Strunu praksu mogue je obaviti u tvrtkama, ustanovama, organizacijama i ostalim subjektima koje imaju status pravne osobe. Iznimka Strunu praksu nije mogue obaviti u sljedeim ustanovama:
europskim ustanovama (popis dostupan na http://europa.eu/agencies/)
ustanovama koje upravljaju programima Europske unije
diplomatskim predstavnitvima Republike Hrvatske u inozemstvu (ambasadama,
konzulatima)
Napomena: Strunu praksu mogue je obaviti u ostalim predstavnitvima Republike Hrvatske u inozemstvu (npr. kolama, kulturnim institutima itd.) pod uvjetom da razdoblje mobilnosti ima meunarodni karakter. To znai da e student koji e obaviti strunu praksu u takovoj ustanovi stei iskustva koja ne bi mogao stei da slinu praksu obavlja u Republici Hrvatskoj. Matino visoko uilite studenta duno je provjeriti zadovoljava li struna praksa u takvoj ustanovi spomenuti kriterij.
Mjesta za obavljanje strune prakse mogu se pronai na sljedee naine:
samoinicijativno uz pomo nacionalne agencije (nacionalne agencije podatke o
slobodnim mjestima za strunu praksu prosljeuju visokim uilitima)
uz pomo matinog visokog uilita (uilita koja imaju dogovorenu razmjenu u okviru
programa Erasmus najee imaju mreu tvrtki/organizacija u kojima strani studenti
obavljaju strunu praksu)
2.4. Formalni kriteriji
Studenti u trenutku odlaska na mobilnost moraju biti upisani u najmanje drugu godinu
preddiplomskog studija (Iznimka: za aktivnost struna praksa mogue je i sudjelovanje
studenata koji su upisani u prvu godinu preddiplomskog studija) te moraju imati dravljanstvo
Republike Hrvatske ili neke druge drave sudionice Programa (drave lanice EU, EFTA drave
+ Turska, Makedonija), status izbjeglice, osobe bez dravljanstva odnosno registrirano stalno
boravite u Republici Hrvatskoj.Tijekom trajanja mobilnosti student mora zadrati studentski
status, a visoka uilita duna su to provjeriti.
14
Korisnici financijske potpore u okviru programa Erasmus mogu biti i izvanredni studenti uz uvjet
da za vrijeme razdoblja mobilnosti pohaaju redovni studij, odnosno strunu praksu u punom
vremenu.
2.5. Duina boravka
Aktivnost Najkrae trajanje Najdue trajanje
Studijski boravak 3 mjeseca 12 mjeseci
Struna praksa 3 mjeseca 12 mjeseci
1 mjesec odnosi se na razdoblje od najmanje 16 dana (ukljuujui i radne dane i vikend), ali ne i
kod prva tri mjeseca mobilnosti kada se pod jednim mjesecom smatra razdoblje od 30 odnosno
31 dan (odn. iznimno 28 dana za mjesec veljau).
Primjer izrauna: Datum odlaska: 14.09.2012. Datum povratka: 16.01.2013. Obrazloenje:
14.9.-14.10.= 1 mjesec;
14.10.-14.11.= 1 mjesec;
14.11.-14.12.= 1 mjesec;
14.12.-.14.01.= 1 mjesec;
14.01.-.16.01.= 2 dana
Obzirom na predoen izraun student ima pravo na isplatu sredstava u iznosu od 4 mjesene financijske potpore. Student ne ostvaruje pravo na mjesenu naknadu za 2 dana provedena na mobilnosti.
Zapoeta aktivnost mora se odrati u kontinuitetu, te se ne moe prekidati, osim ako za to ne
postoje opravdani razlozi.
Visoka uilita duna su obavijestiti studente o obavezi minimalnog trajanja mobilnosti od 3
mjeseca te da je krae trajanje istog mogue jedino u sluaju vie sile.
2.6. Produenje razdoblja mobilnosti
Studijski boravak i struna praksa studenata mogu biti produene sporazumom izmeu
matinog visokog uilita i inozemne ustanove do najdueg ukupnog trajanja od 12 mjeseci uz
potivanje sljedeih uvjeta:
15
Sporazum o produenju mora biti sklopljen prije zavretka dogovorenog razdoblja
mobilnosti (potrebno je napraviti dodatak Ugovora o studijskom boravku/strunoj
praksi u inozemstvu i novi Learning/Training Agreement)
produetak razdoblja mobilnosti mogu je samo ukoliko nema prekida (pod prekidom
se ne smatraju blagdani)
razdoblje mobilnosti ne moe trajati due od 30. rujna 2014. za studijski boravak.
Razdoblje mobilnosti za strunu praksu moe zavriti 31. listopada N+1 pod uvjetom
da obuhvaa dva ugovorna razdoblja za godinu N i N+1. U tom sluaju mobilnost
mora zapoeti prije 1. lipnja N+1 i zavriti najkasnije 31.listopada N+1 (primjer:
struna praksa koja traje od oujka do listopada 2013. obuhvaa ugovorno razdoblje
za 2012. i 2013.). U ovom se sluaju potpora za cijelo razdoblje mobilnosti isplauje
iz financijske potpore za godinu N.
2.7. Osiguranje
Visoka uilita su duna izvijestiti studente prije odlaska u inozemstvo o obvezi zakljuivanja
police osiguranja koja mora ukljuivati zdravstveno osiguranje u inozemstvu (obavezno), te
moe ukljuivati i dodatno osiguranje sukladno zahtjevu inozemne ustanove odnosno dotinog
veleposlanstva u Republici Hrvatskoj koje moe odreenu vrstu osiguranja odrediti kao uvjet za
izdavanje vize.
Ugovor izmeu visokog uilita i studenta za Erasmus strunu praksu sadri stavke koje se tiu
zdravstvenog osiguranja, osiguranja od odgovornosti i osiguranja od nezgode.
Republika Hrvatska ima potpisane bilateralne sporazume s odreenim dravama vezano uz
prijenos zdravstvenog osiguranja za vrijeme boravka u dotinoj dravi. Takav oblik osiguranja
smatra se odgovarajuim ukoliko ga prihvati inozemna ustanova na kojoj e se ostvariti
mobilnost. Prije odlaska u inozemstvo student se treba javiti svom podrunom uredu Hrvatskog
zavoda za zdravstveno osiguranje kako bi provjerio postoji li bilateralni sporazum izmeu
Republike Hrvatske i drave koja e biti odredite za mobilnost. Ukoliko postoji, studentu e se
izdati potvrda na temelju koje moe ostvariti pravo na zdravstvene usluge u dotinoj dravi.
Podrobnije obavijesti: http://www.hzzo-net.hr/index.php
Nadalje, studenti mogu zakljuiti pakete osiguranja po dolasku na inozemnu ustanovu. Ti paketi
mogu biti obvezni ili dobrovoljni.
Preslika police osiguranja mora se priloiti Ugovoru izmeu visokog uilita i studenta.
2.8. kolarina i ostale naknade
Erasmus studentima ne smije se naplaivati kolarina na inozemnim ustanovama kao niti bilo
kakve druge naknade koje se ne naplauju niti matinim studentima poput prijave ispita,
16
koritenja laboratorija, interneta, knjinice itd. Naknada se moe zatraiti, kao i kod matinih
studenata, samo za neke usluge poput fotokopiranja, osiguranja, laboratorijskih materijala itd.
Studenti ostaju upisani na svoje matino visoko uilite za vrijeme trajanja razdoblja mobilnosti i
duni su nastaviti plaati kolarinu ukoliko spadaju u kategoriju studenata koji sami financiraju
svoj studij.
Nadalje, visoka uilita ne smiju svojim studentima naplaivati nikakve naknade za organizaciju
Erasmus studijskog boravka odnosno strune prakse.
2.9. Jednokratna prijava
Tijekom studija studenti mogu biti korisnici jedne financijske potpore za studijski boravak i jedne
za strunu praksu. Ukupan broj mjeseci financiran Erasmus financijskom potporom ne smije biti
vei od 24. Visoka uilita duna su provjeriti broj financijskih potpora koje je student primio u
okviru programa Erasmus.
Studenti koji su morali prekinuti razdoblje mobilnosti zbog vie sile, a ukupno trajanje
ostvarene mobilnosti iznosilo je manje od 3 mjeseca, mogu se iznova prijaviti za financijsku
potporu uz sljedee uvjete:
svrha mobilnosti mora biti jednaka kao i prvi puta (studijski boravak ili praksa)
mora se sastaviti novi Learning/Training Agreement
student treba sastaviti zasebna izvjea za prvu i drugu mobilnost
U sluaju kada student zbog vie sile prekine razdoblje mobilnosti, a ukupno trajanje ostvarene
mobilnosti iznosilo je vie od 3 mjeseca, isti nema mogunost dobiti financijsku potporu u istu
svrhu.
Kod svakog odustajanja radi vie sile, visoko uilite treba elektronikom potom obavijestiti
Agenciju.
2.10. Dvostruko financiranje
Studenti ne mogu dobiti financijsku potporu u okviru programa Erasmus ukoliko e njihov
boravak u inozemstvu biti paralelno financiran iz sredstava koja potjeu iz Europske unije.
Pod dvostrukim financiranjem ne smatraju se nacionalne/ lokalne stipendije koje se inae
dodjeljuju studentima za redovan studij na matinom visokom uilitu niti sredstva koja visoka
uilita, ukoliko ele, mogu izdvojiti kako bi poveali mjeseni iznos financijske potpore za
studente.
Visoka uilita duna su provjeriti postoji li kod odabranih kandidata sluaj dvostrukog
financiranja.
17
2.11. Studenti s invaliditetom
Rok za prijavu za dodatnu financijsku potporu: 31. sijeanj 2014. godine
Studenti s invaliditetom prijavljuju se matinom visokom uilitu u okviru redovnih zadanih
rokova za dodjelu financijske potpore, te ulaze u kvotu studenata odobrenu od Agencije.
Meutim, studenti s invaliditetom imaju pravo na uveani iznos mjesene financijske potpore
zbog moguih poveanih trokova kod realizacije razdoblja mobilnosti.
Visoka uilita moraju se zajedno sa studentom s invaliditetom dodatno prijaviti Agenciji za
dodjelu dodatne financijske potpore za studente nakon provedenih internih natjeaja, kad su
izabrani studenti s invaliditetom, a prije odlaska na mobilnost, koristei poseban prijavni obrazac
koji je dostupan na mrenim stranicama Agencije za mobilnost i programe EU
(www.mobilnost.hr).
Kao privitak obrascu prijavitelji (visoka uilita te student s invaliditetom) duni su dostaviti
Agenciji vjerodostojne dokumente o invaliditetu i stupnju tjelesnog oteenja. Prilikom prijave
studenata s invaliditetom takoer se trebaju navesti neki drugi izvori financiranja koje dobiva
student/ ustanova s ciljem pokrivanja dodatnih trokova nastalih uslijed invaliditeta studenta
(ukoliko postoje). Dodatna financijska potpora dodjeljivat e se na temelju procjene trokova
prijavitelja. Dodatnu je potporu mogue dodijeliti na jedan od sljedea dva naina: poveanjem
iznosa potpore do maksimalnog iznosa koji je odredila EK; dodjeljujui dodatnu potporu za
pokrivanje (dijela) dodatnih trokova temeljenu na stvarnim trokovima. Prijavitelj je prilikom
predaje zavrnog izvjea Agenciji duan dostaviti originalne raune nastalih trokova koji su
pokriveni iz dodatne financijske potpore.
Agencija e na temelju dostavljene dokumentacije odrediti konaan iznos financijske potpore za
svaku osobu s invaliditetom pojedinano i o tome izvijestiti visoko uilite.
Korisne informacije za osobe s invaliditetom moete pronai na sljedeoj mrenoj stranici:
http://www.heagnet.org.
2.12. Erasmus studenti bez financijske potpore (zero-grant students)
Ovaj pojam odnosi se na studente koji imaju status Erasmus studenata jer udovoljavaju svim
potrebnim uvjetima, ali ne primaju financijsku potporu odnosno, ako se financijska potpora ne
isplauje na teret Erasmus sredstava. Na njih se primjenjuju sva pravila kao i za Erasmus
studente koji primaju potporu. To takoer znai da se Erasmus studenti bez potpore ne mogu
tijekom studija dvaput prijaviti za studijski boravak odnosno strunu praksu.
2.13. Informiranje krajnjih korisnika
Visoka uilita duna su promovirati program Erasmus putem svoje mrene stranice, info
seminara, letaka i sl.. Agencija e visokim uilitima pruiti pomo prilikom provedbe
18
promidbenih aktivnosti. Visoka uilita su duna na svim promotivnim materijalima jasno
istaknuti logotipe Programa za cjeloivotno uenje i Agencije.
2.14. Odabir kandidata
Openito
Postupak odabira kandidata provodi se na sveuilinoj/fakultetskoj razini ovisno o internoj
strukturi visokog uilita i odluci uprave. Postupak odabira mora biti dosljedan i transparentan te
mora iskljuivati svaki oblik sukoba interesa. Osobe koje su ukljuene u odabir kandidata ne
smiju se prijaviti za financijsku potporu i dune su potpisati izjavu o spreavanju sukoba
interesa. Visoko je uilite duno prijaviti Agenciji svaki mogui sukob interesa.
Svi krajnji korisnici moraju biti upoznati s postupkom i kriterijima odabira. Na temelju Zakona o
zatiti osobnih podataka visoka uilita trebaju u tekst natjeaja staviti odredbu Prijavom na
natjeaj kandidati pristaju da se njihovo ime objavi na listi.
Postupak odabira kandidata slijedi nakon javne objave natjeaja na sveuilinoj razini.
Javna objava natjeaja podrazumijeva objavu natjeaja na mrenim stranicama visokog
uilita kao i oglasnoj ploi uilita (obvezno) te u dnevnom tisku (fakultativno).
Visoka uilita duna su uvati originalnu dokumentaciju vezano uz postupak odabira najmanje
5 godina nakon zadnje financijske transakcije izmeu Agencije i visokog uilita u okviru
predmetnog Ugovora o dodjeli financijske potpore.
Za provoenje postupka odabira preporua se osnivanje povjerenstva na
sveuilinoj/fakultetskoj razini ije lanove imenuje rektor/dekan.
Povjerenstva su duna nakon zavretka postupka odabira sastaviti popis odabranih i odbijenih
kandidata kao i listu ekanja ukoliko za to postoje uvjeti, a na osnovu bodova dodijeljenih
tijekom odabira kandidata. Izuzetno je vano napraviti bodovnu listu kako bi nain odabira i
dodjele financijske potpore bio transparentan.
Rezultat rada povjerenstva jest zapisnik u kojem su navedeni svi detalji vezani uz postupak
odabira kandidata s posebnim naglaskom na obrazloenje kriterija za odabir.
Studenti koji odustanu od sudjelovanja ne svrstavaju se u skupinu odbijenih kandidata.
Odbijeni kandidati pismenim putem moraju biti obavijeteni o razlozima odbijanja.
Visoka uilita mogu, uz osnovne kriterije koje je odredila Agencija, odrediti i dodatne kriterije.
Visoka uilita duna su svim kandidatima omoguiti uvid u popis kandidata koji su odabrani, na
listi ekanja i/ili odbijeni.
19
Odabir studenata
Uvjete za odabir studenata odreuju sama visoka uilita, a to mogu biti akademski uspjeh,
znanje stranog jezika, motivacija itd. Utvrene kriterije odabira studenata visoka uilita duna
su dostaviti Agenciji za mobilnost i programe EU na njen zahtjev. Preporuka je da prioritet imaju
oni studenti koji jo nisu sudjelovali u nekom programu mobilnosti za vrijeme studija. Vano je
napomenuti da u internim natjeajima visoka uilita ne smiju ograniiti pravo prijave studentima
2. godine za studijski boravak odnosno 1. godine za strunu praksu. O svim kriterijima odabira
studenti moraju biti unaprijed obavijeteni u Natjeaju. Iznos financijske potpore za studente nije
mogue mijenjati tijekom Natjeaja.
2.15. Ugovor izmeu visokog uilita i studenata studijski boravak
Visoka uilita duna su prije poetka mobilnosti sklopiti Ugovor sa studentima kojim se
reguliraju meusobna prava i obveze vezano uz primitak financijske potpore za sufinanciranje
studijskog boravka/strune prakse na inozemnoj ustanovi.
Primjerak ugovora izmeu visokog uilita i studenta za studijski boravak nalazi se u Privitcima
Ugovoru za Erasmus individualnu mobilnost. Visoka uilita mogu prilagoditi navedeni obrazac
ugovora uz zadravanje svih navedenih stavki i prethodne konzultacije s nacionalnom
agencijom.
U sluaju da student zahtjeva promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide na tetu studenta,
visoko uilite e studentu poslati dopis ili e-mail to e se smatrati dodatkom ugovora.
Promjene koje utjeu na iznos financijske potpore zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru.
Studenti prije zapoetog razdoblja mobilnosti trebaju s matinim visokim uilitem i inozemnom
ustanovom dogovoriti plan i program studijskog boravka s ciljem priznavanja ostvarenih rezultata
po povratku na matinu ustanovu.
Learning Agreement
Svaki student prije odlaska na studijski boravak treba sklopiti Learning Agreement, kojeg
potpisuju student, matino visoko uilite i ustanova u inozemstvu. Osoba koja potpisuje
Learning Agreement u ime matinog visokog uilita su institucionalni i fakultetski koordinator.
Visoka uilita mogu koristiti model iz Privitka Ugovoru ili mogu sastaviti vlastiti model Ugovora
uz uvjet da ukljue sve stavke iz navedenog privitka.
Learning Agreement sadri popis kolegija koje e student pohaati na stranom visokom uilitu
uz pripadajui broj ECTS bodova.
Matino visoko uilite (ECTS koordinator) treba provjeriti jesu li studijski program i opis kolegija
koje je student odabrao na stranoj ustanovi kompatibilni s nastavnim planom i programom na
matinom visokom uilitu.
20
Matino visoko uilite svojim potpisom jami priznavanje razdoblja studiranja u inozemstvu
nakon povratka studenta.
Svaka izmjena/nadopuna dokumenta Learning Agreement mogua je ukoliko za to postoje
objektivni razlozi i to mjesec dana od dolaska studenta na stranu ustanovu. Svaka naknadna
izmjena/nadopuna koja se pokae nunom treba se dogovoriti izmeu sve tri strane, te unijeti u
Learning Agreement to prije.
Visoko uilite je duno studentu zajedno s Ugovorom dostaviti Erasmus studentsku povelju,
dokument u kojem su opisana meusobna prava i obveze.
Student uva potpisani original Learning Agreementa, a matino visoko uilite i visoko uilite
domain duni su u dosjeu studenta uvati kopiju ili scan.
Preporua se za dodatno biljeenje steenih iskustava na mobilnosti koristiti dokument
Europass mobilnost (vie na mrenim stranicama Agencije).
2.16. Ugovor izmeu visokog uilita i studenata struna praksa
Visoka uilita duna su prije poetka mobilnosti sklopiti Ugovor sa studentima kojim se
reguliraju meusobna prava i obveze vezano uz primitak financijske potpore za sufinanciranje
strune prakse u inozemstvu.
Primjerak ugovora izmeu visokog uilita i studenta za strunu praksu nalazi se u Privitcima
Ugovoru. Visoka uilita mogu prilagoditi navedeni obrazac ugovora uz zadravanje svih
navedenih stavki i prethodne konzultacije s nacionalnom agencijom.
U sluaju da student zahtjeva promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide na tetu studenta,
visoko uilite e studentu poslati dopis ili e-mail to e se smatrati dodatkom ugovora.
Promjene koje utjeu na iznos financijske potpore zahtijevaju potpisivanje dodatka ugovoru.
Studenti prije zapoetog razdoblja mobilnosti trebaju s matinim visokim uilitem i inozemnom
ustanovom dogovoriti plan i program strune prakse s ciljem priznavanja ostvarenih rezultata po
povratku na matino visoko uilite. Ukoliko priznavanje nije mogue, uilite je obvezno
iskustvo strune prakse zabiljeiti u Dopunskoj ispravi o studiju. Preporua se za dodatno
biljeenje steenih iskustava na mobilnosti koristiti dokument Europass mobilnost (vie na
mrenim stranicama Agencije).
Training Agreement
Svaki student prije odlaska na strunu praksu treba sklopiti Training Agreement koji ukljuuje
sljedee:
21
- plan aktivnosti
- ishode uenja s obzirom na znanja, vjetine i kompetencije koje student treba stei
- mentorstvo
- vezu strune prakse sa studijem
- ostvarene rezultate koji e se priznati po zavretku strune prakse
- ostalo
Sastavni dio dokumenta Training Agreement jest tzv. Quality Commitment, dokument u
kojem su opisane uloge i odgovornosti svih strana koje sudjeluju u organizaciji i izvedbi strune
prakse.
Visoka uilita mogu koristiti model iz Privitka Ugovoru ili mogu sastaviti vlastiti model
dokumenta Training Agreement uz uvjet da ukljue sve stavke iz navedenog privitka.
Training Agreement potpisuju student, inozemna tvrtka/ustanova/organizacija te matino visoko
uilite studenta.
Student uva potpisani original Training Agreementa, a matino visoko uilite i visoko uilite
domain duni su u dosjeu studenta uvati kopiju ili scan.
Svaka kasnija izmjena/nadopuna mogua je ukoliko za to postoje objektivni razlozi i to mjesec
dana od dolaska studenta u stranu tvrtku/ustanovu/organizaciju u kojoj e obaviti strunu
praksu. Svaka izmjena/nadopuna treba se dogovoriti izmeu sve tri strane te unijeti u Training
Agreement to prije.
2.17. Erasmus intenzivni jezini teajevi (EILC)
Svrha
Erasmus intenzivni jezini teajevi su specijalizirani teajevi iji je cilj pripremiti studente za studijski boravak ili strunu praksu u inozemstvu. Organiziraju se za manje poznate jezike (u tu se kategoriju ne ubrajaju engleski, njemaki, standardni panjolski i francuski) iskljuivo za poetne i srednje stupnjeve jezika.
Teajevi se odravaju u sljedeim dravama: Belgija (flamanski), Bugarska, Cipar, eka, Danska, Estonija, Finska, Grka, Maarska, Island, Italija, Latvija, Litva, Malta, Nizozemska, Norveka, Poljska, Portugal, Rumunjska, Slovaka, Slovenija, panjolska (baskijski, katalonski, galicijski, valencijski), vedska, vicarska i Turska.
Trajanje
22
Erasmus intenzivni jezini teajevi mogu trajati od 2 do 6 tjedana uz uvjet da je odrano najmanje 60 sati nastave.
Vrijeme odravanja teajeva jest izmeu lipnja i rujna 2013. godine te u sijenju i veljai 2014. godine.
Financiranje
Studenti mogu dobiti dodatnu financijsku potporu za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju. Za podrobnije obavijesti vidi poglavlje 6.3.
Ako se teaj jezika odrava istovremeno sa studijskim boravkom/ strunom praksom, u naelu nije mogue dobiti dodatnu financijsku potporu za pohaanje teaja.
Studentima se ne smije naplatiti naknada za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju.
Postupak prijave i odabira
Studenti se za Erasmus intenzivne jezine teajeve prijavljuju putem Erasmus koordinatora na svojem matinom visokom uilitu.
Financijska potpora za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju moe se dodijeliti iskljuivo studentima koji su odabrani za studijski boravak odnosno strunu praksu.
Studenti koji studiraju slubeni jezik drave u kojoj se odrava teaj jezika ne mogu dobiti financijsku potporu za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju.
Napomena:
Prilikom ispunjavanja zavrnog izvjea za Erasmus mobilnost u sluaju odlazaka Erasmus
studenata iz Hrvatske na EILC ,, u sluaju postojanja vremenskog razmaka izmeu EILC-a i
Erasmus studijskog boravka/strune prakse, visoko uilite e navesti kao mjesec poetka
mobilnosti mjesec kad je zapoeo EILC i zabiljeiti ukupno trajanje mobilnosti (EILC + razdoblje
mobilnosti, ali bez vremenskog razmaka). Tone datume za oba razdoblja treba zabiljeiti pod
'Comments'.
Pri izvjeivanju obavezno je navesti razdoblje EILC-a unutar ukupnog trajanja mobilnosti ak
ako za EILC student nije dobio financijsku potporu.
Podrobnije obavijesti o postupku prijave i ustanovama koje su odabrane za organiziranje Erasmus intenzivnih jezinih teajeva nalaze se na mrenoj stranici Agencije (www.mobilnost.hr)
2.18. Povrat financijske potpore
Sluajevi u kojima student na inozemnoj ustanovi nije ispunio dogovorene obveze mogu biti razlog za povratom financijske potpore u punom ili djelominom iznosu. Ovo se ne odnosi na studente koji svoje obveze nisu ispunili zbog vie sile ili drugih izvanrednih okolnosti. Svaki takav
23
sluaj ustanova je duna prijaviti Nacionalnoj agenciji koja e se pismenim putem izjasniti o tome treba li zatraiti povrat sredstava (u kojem iznosu) ili ne.
2.19. Obveze studenata po povratku na matino visoko uilite
Po povratku s inozemnog visokog uilita/ organizacije studenti su duni matinom visokom
uilitu dostaviti kako slijedi:
Izjavu inozemne ustanove (potvrda koju izdaje inozemna ustanova u kojoj se navodi
tono razdoblje boravka na mobilnosti)
Prijepis ocjena (popis svih kolegija koje je student pohaao s pripadajuim ocjenama tj.
popis ECTS bodova za izvrene aktivnosti) odnosno Transcript of Work (za strunu
praksu)
Zavrno izvjee koje mora biti predano matinom visokom uilitu najkasnije unutar 30 kalendarskih dana od zavretka razdoblja mobilnosti u tiskanoj verziji (preporuenom potom ili osobno, vlastoruno potpisano) te u elektronskom obliku MS Word format (Privitci Ugovoru)
Ostale dokumente na zahtjev visokog uilita
3 Mobilnost ne/nastavnog osoblja odravanje nastave/
struno usavravanje
3.1. Aktivnosti u okviru mobilnosti osoblja
Financijska potpora dodjeljuje se u svrhu sufinanciranja sljedeih aktivnosti:
odravanje nastave za nastavno osoblje
struno usavravanje za nastavno i nenastavno osoblje (vidi 1.2.)
3.2. Meuinstitucijski sporazumi
Mobilnost osoblja na partnerskim ustanovama ostvaruje se iskljuivo na temelju
meuinstitucijskih sporazuma koji se sklapaju izmeu hrvatskih visokih uilita i inozemnih
ustanova kojima je odobrena Erasmus sveuilina povelja. Ogledni primjerak meuinstitucijskog
sporazuma nalazi se u Privitcima Ugovoru i visoka uilita ga smiju prilagoditi ne izostavljajui
minimalne stavke iz oglednog primjerka.
24
Kada je predvieno struno usavravanje na ustanovi koja nema status visokog uilita, nije
potrebno sklopiti meuinstitucijski sporazum. Odnos izmeu lana osoblja i dotine ustanove
odreen je individualnim planom rada.
Visoka uilita duna su uvati sve potpisane meuinstitucijske sporazume u okviru programa
Erasmus te ih po potrebi predoiti na zahtjev nacionalne agencije. Uz to, visoko je uilite duno
po isteku meuinstitucijskog sporazuma isti obnoviti ako se i dalje planira suradnja s partnerskim
visokim uilitem. U oglednom primjerku meuinstitucijskog sporazuma navedena je i stavka
koja se odnosi na prekid sporazuma te se preporua ukljuiti ju u sporazum.
3.3. Formalni kriteriji
Odabrani kandidati moraju imati hrvatsko dravljanstvo ili dravljanstvo drave sudionice
Programa (drave lanice EU, EFTA drave + Turska, Makedonija) odnosno status izbjeglice,
osobe bez dravljanstva odnosno registrirano stalno boravite u Republici Hrvatskoj. Uz to
odabrani kandidati moraju imati zasnovan odnos na temelju Ugovora o radu (vanjski suradnici
zaposleni na temelju Ugovora o djelu ne mogu biti korisnici financijske potpore).
Kod aktivnosti odravanje nastave sudionici moraju biti u znanstveno-nastavnom, umjetniko-
nastavnom, nastavnom i strunom zvanju odnosno u suradnikom zvanju asistenta. Takoer je
mogue sudjelovanje zaposlenika u statusu znanstvenog novaka uz uvjet da su ukljueni u
izvedbu nastave.
Kod aktivnosti struno usavravanje sudionici mogu biti lanovi nastavnog i nenastavnog
osoblja.
3.4. Duina boravka
Skupina Aktivnost Najkrae trajanje Najdue trajanje
Nastavno osoblje Odravanje nastave 1 dan 6 tjedana
Nastavno osoblje Struno usavravanje 5 dana 6 tjedana
Nenastavno osoblje Struno usavravanje 5 dana 6 tjedana
Uvjet za nastavno osoblje koje se prijavljuje za aktivnost odravanja nastave je odravanje
najmanje 5 sati nastave.
Preporua se minimalno trajanje aktivnosti odravanje nastave od 5 dana kako bi korisnik
mogao dati doprinos nastavnom programu i meunarodnom akademskom ivotu na partnerskoj
25
ustanovi. Mora postojati ravnotea izmeu broja dana provedenih na aktivnosti i sati odrane
nastave.
Struno usavravanje moe trajati krae od 5 dana ukoliko se radi o odlascima na seminare,
radionice ili konferencije. U sluaju trajanja kraeg od 5 dana, ustanova e dati objanjenje s
posebnim naglaskom na sadraj i vanost za dotinog korisnika te objanjenje priloiti u dosje
korisnika. Dani putovanja ne ulaze u minimalno trajanje aktivnosti.
Zapoeta aktivnost mora se odrati u kontinuitetu, te se ne moe prekidati, osim ako za to ne
postoje opravdani razlozi.
3.5. Produenje razdoblja mobilnosti
Kod aktivnosti struno usavravanje i odravanje nastave mogue je produiti boravak samo iz
opravdanih razloga i uz prethodno doputenje Nacionalne agencije. Ukupno trajanje aktivnosti
ne smije biti due od 6 tjedana.
3.6. Osoblje bez financijske potpore (zero-grant staff)
Ovaj pojam odnosi se na osoblje koje udovoljava svim potrebnim uvjetima za sudjelovanje u
programu Erasmus, ali ne prima financijsku potporu odnosno, ako se financijska potpora ne
isplauje na teret sredstava Nacionalne agencije. Na njih se primjenjuju sva pravila kao i za
lanove osoblja koji primaju Erasmus financijsku potporu.
3.7. Dvostruko financiranje
Osoblje ne moe dobiti financijsku potporu u okviru programa Erasmus ukoliko e njihov
boravak u inozemstvu biti paralelno financiran iz drugih sredstava koja potjeu iz Europske unije.
Pod dvostrukim financiranjem ne smatraju se sredstva koja visoka uilita, ukoliko ele, mogu
izdvojiti kako bi poveali iznos financijske potpore za osoblje.
Visoka uilita duna su provjeriti postoji li kod odabranih kandidata sluaj dvostrukog
financiranja.
3.8. Osiguranje
Visoka uilita su duna izvijestiti lanove osoblja prije odlaska u inozemstvo o obveznom
zakljuivanju police osiguranja koja mora ukljuivati zdravstveno osiguranje u inozemstvu
(obavezno), te moe ukljuivati i dodatno osiguranje sukladno zahtjevu inozemne ustanove
odnosno dotinog veleposlanstva u Republici Hrvatskoj koje moe odreenu vrstu osiguranja
odrediti kao uvjet za izdavanje vize.
Republika Hrvatska ima potpisane bilateralne sporazume s odreenim dravama vezano uz
prijenos zdravstvenog osiguranja za vrijeme boravka u dotinoj dravi. Takav oblik osiguranja
26
smatra se odgovarajuim ukoliko ga prihvati inozemna ustanova na kojoj e se ostvariti
mobilnost. Prije odlaska u inozemstvo lan osoblja treba se javiti svom podrunom uredu
Hrvatskog zavoda za zdravstveno osiguranje kako bi provjerio postoji li bilateralni sporazum
izmeu Republike Hrvatske i drave koja e biti odredite za mobilnost. Ukoliko postoji, lanu
osoblja e se izdati potvrda na temelju koje moe ostvariti pravo na zdravstvene usluge u
dotinoj dravi.
Podrobnije obavijesti: http://www.hzzo-net.hr/index.php
Nadalje, lanovi osoblja mogu zakljuiti pakete osiguranja po dolasku na inozemnu ustanovu. Ti
paketi mogu biti obvezni ili dobrovoljni.
Preslika police osiguranja mora se priloiti Ugovoru izmeu visokog uilita i lana osoblja.
3.9. Osoblje s invaliditetom
Rok za prijavu za dodatnu financijsku potporu: 31. sijeanj 2014. godine
Osoblje s invaliditetom prijavljuje se matinom visokom uilitu u okviru redovnih zadanih rokova
za dodjelu financijske potpore te ulazi u kvotu osoblja odobrenu od Agencije. Meutim, isti imaju
pravo na uveani iznos mjesene financijske potpore zbog moguih poveanih trokova kod
realizacije razdoblja mobilnosti.
Visoka uilita moraju se zajedno s osobljem s invaliditetom dodatno prijaviti Agenciji za dodjelu
dodatne financijske potpore za osoblje nakon provedenih internih natjeaja, kada su izabrani
lanovi osoblja s invaliditetom, a prije odlaska na mobilnost, koristei poseban prijavni obrazac
koji je dostupan na mrenim stranicama Agencije za mobilnost i programe EU
(www.mobilnost.hr).
Kao privitak obrascu prijavitelji (visoka uilita te osoba s invaliditetom) duni su dostaviti
Agenciji vjerodostojne dokumente o invaliditetu, odn. stupnju tjelesnog oteenja. Prilikom
prijave osoblja s invaliditetom takoer se trebaju navesti neki drugi izvori financiranja koje dobiva
lan osoblja/ustanova sa ciljem pokrivanja dodatnih trokova nastalih uslijed invaliditeta (ukoliko
postoje). Dodatna financijska potpora dodjeljivat e se na temelju procjene trokova prijavitelja.
Dodatnu je potporu mogue dodijeliti na jedan od sljedea dva naina: poveanjem iznosa
potpore do maksimalnog iznosa koji je odredila EK; dodjeljujui dodatnu potporu za pokrivanje
(dijela) dodatnih trokova temeljenu na stvarnim trokovima. Prijavitelj je prilikom predaje
zavrnog izvjea Agenciji duan dostaviti originalne raune nastalih trokova koji su pokriveni iz
dodatne financijske potpore.
Agencija e na temelju dostavljene dokumentacije odrediti konaan iznos financijske potpore za
svaku osobu s invaliditetom pojedinano i o tome izvijestiti visoko uilite.
Korisne informacije za osobe s invaliditetom moete pronai na sljedeoj mrenoj stranici:
http://www.heagnet.org.
27
3.10. Informiranje krajnjih korisnika
Visoka uilita duna su promovirati program Erasmus putem svoje mrene stranice,
informativnih seminara, letaka i sl.. Agencija e visokim uilitima pruiti pomo prilikom
provedbe promidbenih aktivnosti. Visoka uilita duna su na svim promotivnim materijalima
jasno istaknuti logotipe Programa za cjeloivotno uenje i Agencije.
3.11. Odabir kandidata
Openito
Postupak odabira kandidata provodi se na sveuilinoj/fakultetskoj razini ovisno o internoj
strukturi visokog uilita i odluci uprave. Postupak odabira mora biti dosljedan i transparentan te
mora iskljuivati svaki oblik sukoba interesa. Osobe koje su ukljuene u odabir kandidata ne
smiju se prijaviti za financijsku potporu te su dune potpisati izjavu o spreavanju sukoba
interesa. Visoko je uilite duno prijaviti Agenciji svaki mogui sukob interesa.
Svi krajnji korisnici moraju biti upoznati s postupkom i kriterijima odabira. Na temelju Zakona o
zatiti osobnih podataka visoka uilita trebaju u tekst natjeaja staviti odredbu Prijavom na
natjeaj kandidati pristaju da se njihovo ime objavi na listi.'
Postupak odabira kandidata slijedi nakon javne objave natjeaja na sveuilinoj razini.
Javna objava natjeaja podrazumijeva objavu natjeaja na mrenim stranicama i oglasnoj
ploi visokog uilita (obvezno) te u dnevnom tisku (fakultativno).
Prilikom odabira kandidata prednost imaju kandidati koji jo nisu primili financijsku potporu u
okviru programa Erasmus.
Visoka uilita duna su uvati originalnu dokumentaciju vezano uz postupak odabira najmanje
5 godina nakon zadnje financijske transakcije izmeu Agencije i visokog uilita u okviru
predmetnog Ugovora o dodjeli financijske potpore.
Za provoenje postupka odabira preporua se osnivanje povjerenstva na
sveuilinoj/fakultetskoj razini ije lanove imenuje rektor/dekan.
Povjerenstva su duna nakon zavretka postupka odabira sastaviti popis odabranih i odbijenih
kandidata kao i listu ekanja ukoliko za to postoje uvjeti, a na osnovu bodova dodijeljenih
tijekom odabira kandidata. Izuzetno je vano napraviti bodovnu listu kako bi nain odabira i
dodjele financijske potpore bio transparentan. Rezultat rada povjerenstva jest zapisnik u kojem
su navedeni svi detalji vezano uz postupak odabira kandidata s posebnim naglaskom na
obrazloenje kriterija za odabir.
lanovi osoblja koji odustanu od sudjelovanja ne svrstavaju se u skupinu odbijenih kandidata.
Odbijeni kandidati pismenim putem moraju biti obavijeteni o razlozima odbijanja.
28
Visoka uilita mogu, uz osnovne kriterije koje je odredila Agencija, odrediti i dodatne kriterije, o
kojima su dune pravovremeno obavijestiti i krajnje korisnike i Agenciju.
Visoka uilita duna su svim kandidatima omoguiti uvid u popis kandidata koji su odabrani, na
listi ekanja ili odbijeni.
Odabir nastavnog i nenastavnog osoblja
Uvjete za odabir nastavnog i nenastavnog osoblja odreuju sama visoka uilita. Utvrene
kriterije odabira osoblja, visoka uilita duna su dostaviti Agenciji za mobilnost i programe EU
na zahtjev.
Prilikom odabira kandidata prednost imaju kandidati koji jo nisu primili financijsku potporu u
okviru programa Erasmus.
Preporuka Agencije jest da uvjeti za odabir nastavnog i nenastavnog osoblja budu:
kvaliteta plana rada/ nastavnog plana
pozivno pismo
korist za daljnji rad na matinoj ustanovi
poznavanje jezika na kojem e se odravati nastava
duina boravka mora biti u skladu s opsegom aktivnosti koje e se provesti
nain diseminacije iskustva po povratku na matinu ustanovu
O svim kriterijima odabira lanovi osoblja moraju biti unaprijed obavijeteni u Natjeaju.
3.12. Ugovor izmeu lana nastavnog/nenastavnog osoblja i matinog visokog
uilita
Visoka uilita duna su prije poetka mobilnosti sklopiti Ugovor s lanovima osoblja kojim se
reguliraju meusobna prava i obveze vezano uz primitak financijske potpore za sufinanciranje
boravka na inozemnoj ustanovi.
Primjerci ugovora izmeu visokog uilita i osoblja za odravanje nastave i za struno
usavravanje nalaze se u Privitcima Ugovoru. Visoka uilita mogu prilagoditi navedeni
obrazac ugovora uz zadravanje svih navedenih stavki i prethodne konzultacije s Nacionalnom
agencijom.
U sluaju da lan (ne)nastavnog osoblja zahtjeva promjenu u ugovoru ili da ta promjena ne ide
na tetu lana (ne)nastavnog osoblja, visoko uilite e dotinome poslati dopis ili e-mail to e
29
se smatrati dodatkom ugovora. Promjene koje utjeu na iznos financijske potpore zahtijevaju
potpisivanje dodatka ugovoru.
3.13. Nastavni plan/ plan rada
Nastavno/ nenastavno osoblje duno je matinom visokom uilitu dostaviti nastavni plan (za
odravanje nastave) odnosno plan rada (za struno usavravanje) prije poetka razdoblja
mobilnosti. Nastavni plan mora ukljuivati plan predavanja koji je dogovoren s inozemnom
ustanovom, sadraj predavanja, ciljeve, dodanu vrijednost koju prua mobilnost i oekivane
rezultate. Plan rada treba sadravati ciljeve, dodanu vrijednost koju prua mobilnost, oekivane
rezultate koji se tiu steenih kompetencija, plan aktivnosti i, ukoliko je mogue, program rada.
Minimalne stavke koje mora sadravati nastavni plan odnosno plan rada nalaze se u Privitcima
Ugovoru. Prilikom prijave na natjeaj, i nakon dogovora s partnerskom ustanovom, kandidat
dostavlja vlastoruno potpisani nacrt plana rada/ nastavnog plana. lan (ne)nastavnog osoblja
formalno e dogovoriti s partnerskom ustanovom plan rada/ nastavni plan prije odlaska na
mobilnost pismima ili elektronskom potom. Nadalje, ukoliko je kandidat izabran za mobilnost,
Erasmus koordinator ili odgovorna osoba isti potpisuje i peatira. Partnerska ustanova nastavni
plan/ plan rada ovjerava tijekom korisnikova boravka na mobilnosti.
Sva odstupanja od prvobitnog plana moraju biti podrobno opisana u zavrnom izvjeu. Visoko
uilite duno je zatraiti povrat svih ili dijela sredstava ukoliko se ustanove velika odstupanja od
planiranog i realiziranog plana rada/ nastavnog plana za koja ne postoje objektivni razlozi. Svaki
takav sluaj visoko uilite duno je prijaviti Nacionalnoj agenciji.
3.14. Obveze osoblja po povratku na matino visoko uilite
Po povratku s inozemne ustanove lanovi nastavnog/ nenastavnog osoblja duni su matinom
visokom uilitu dostaviti kako slijedi:
Izjavu inozemne ustanove (potvrda koju izdaje inozemna ustanova u kojoj se navodi
tono razdoblje boravka na mobilnosti).
Zavrno izvjee koje mora biti predano matinom visokom uilitu najkasnije unutar 30
kalendarskih dana od zavretka razdoblja mobilnosti u tiskanoj verziji (preporuenom
potom ili osobno, vlastoruno potpisano) te u elektronskom obliku MS Word format
(obrasci za zavrna izvjea nalaze se u Privitcima Ugovora).
Originalne putne karte i raune povezane s putnim trokovima
Ostale dokumente na zahtjev visokog uilita
30
4 Odabir visokih uilita na temelju prijava Agenciji za
mobilnost i programe EU
4.1. Uvod
U ovom poglavlju podrobnije je opisan nain evaluacije prijava visokih uilita od strane
Agencije. Uz to, podrobnije je pojanjen postupak potpisivanja Ugovora izmeu Agencije i
visokih uilita.
4.2 Postupak evaluacije od strane Agencije
Rok: svibanj 2013. godine
Agencija e prvo provjeriti formalnu prihvatljivost prijava to je preduvjet za pozitivnu evaluaciju.
U prijavnom obrascu potrebno je navesti procjenu broja mobilnih studenata i lanova osoblja za
vrijeme vaeeg razdoblja. Ta procjena posluit e za izraun iznosa ukupne financijske potpore
za svako visoko uilite zasebno.
Osnovni kriteriji za formalnu evaluaciju prijavnog obrasca su sljedei:
prijavni obrazac mora biti pravovaljano ispunjen i dostavljen Agenciji u skladu s
Nacionalnim pravilima za prijavitelje
visoko uilite je nositelj vaee Erasmus sveuiline povelje
datum potanskog peata na koverti ne smije biti kasniji od 8. oujka 2013. godine
prijavni obrazac mora sadravati peat ustanove i potpis ovlatene osobe
Visoka uilita koja u prijavnom obrascu trae financijsku potporu u iznosu veem od 5.000,00
EUR u kunskoj protuvrijednosti podlijeu tzv. financijskoj evaluaciji koja se temelji na evaluaciji
ostvarivosti procjene broja mobilnih osoba iskazane u prijavnom obrascu. Glavni kriteriji za
financijsku evaluaciju bit e:
konani rezultati za akademsku godinu 2011./2012. (ako je primjenjivo)
broj mobilnih osoba temeljem Ugovora o dodjeli financijske potpore u okviru programa
Erasmus za akademsku godinu 2012./2013. (ako je primjenjivo)
traeni broj mobilnosti za akademsku godinu 2013./2014.
Dodatni kriteriji za evaluaciju prijava navedeni su u Nacionalnim pravilima za prijavitelje i Privitku
1 objavljenim u okviru natjeaja za Program za cjeloivotno uenje za RH za 2013. godinu
(www.mobilnost.hr).
31
Evaluacija formalne prihvatljivosti e se sastojati od preporuke (da ili ne) za odabir dotinog
visokog uilita. Konanu odluku o iznosu financijske potpore za svako pojedino visoko uilite
donosi ravnatelj Agencije.
U sluaju da je ukupan iznos sredstava koji visoka uilita potrauju vei od sveukupnog iznosa
koji stoji na raspolaganju Agenciji, Agencija e napraviti preraspodjelu sredstava u skladu s
pravilima programa Erasmus.
U sluaju da je ukupan iznos sredstava koji potrauju visoka uilita manji od sveukupnog
iznosa sredstava koji Agenciji stoji na raspolaganju postoji mogunost poveanja mjesene
financijske potpore za studente. Odluku o povienju iznosa financijske potpore donosi Agencija.
Ravnatelj Agencije obavijestit e pismenim putem visoka uilita koja su se prijavila za
sudjelovanje u programu Erasmus o rezultatima evaluacije. Visoka uilita ije prijave nisu
prihvaene bit e pismenim putem obavijetene o razlozima odbijanja. Visoka uilita ije su
prijave prihvaene bit e obavijetena o iznosu financijske potpore.
Rezultati evaluacije bit e objavljeni na mrenim stranicama Agencije.
4.3 Ugovor izmeu Agencije i visokog uilita
Slanje Ugovora visokim uilitima: 31. svibanj 2013.
Agencija e na temelju obrasca ugovora dostavljenog od Europske komisije pripremiti Ugovor
izmeu Agencije i visokog uilita kojim e definirati prava i obveze obiju strana kao i iznos
sredstava za realizaciju aktivnosti mobilnosti.
Ugovor e u 2 primjerka na hrvatskom jeziku biti poslan visokom uilitu na potpis elniku
ustanove. Nakon to elnik uilita potpie ugovor, isti se mora u 2 primjerka vratiti Agenciji
preporuenom potom. Agencija e uz Ugovor poslati popratno pismo u kojem e biti opisani svi
detalji vezano uz potpisivanje i vraanje Ugovora. Ugovor stupa na snagu potpisom ravnatelja
Agencije.
4.4 Upravljanje doznaenim sredstvima
Visoko uilite treba upravljati sredstvima doznaenim od Agencije za mobilnost i programe
Europske unije u skladu s opim pravilima i propisima financijskog poslovanja. Troenje
doznaenih sredstava treba se odvijati sukladno svrsi doznake i dinamikom odreenom u
Ugovoru. Visoko uilite duno je provoditi kontrolu u cilju provjere namjene potronje sredstava.
5 Savjetovanje, kontrola i nadzor
Ovo poglavlje opisuje postupak savjetovanja i nadzora za vrijeme trajanja mobilnosti.
32
5.1. Savjetovanje
Savjetovanje (potencijalnih) korisnika financijske potpore u okviru programa Erasmus odvija se
putem telefona, elektronike pote, informativnih sastanaka, radionica i nadzornih posjeta. S
ciljem ostvarenja dosljedne i uinkovite komunikacije svakoj ustanovi korisniku financijske
potpore bit e dodijeljena kontakt osoba iz Nacionalne agencije. Kontakt osoba iz Nacionalne
agencije ostvaruje komunikaciju iskljuivo s Erasmus koordinatorom, osim u iznimnim
sluajevima. Nacionalna agencija nije duna odgovarati na pojedinane upite tehnike prirode
koji su upueni s pojedinanih sastavnica visokog uilita.
Svake godine Nacionalna agencija organizirat e informativne dane o Programu za cjeloivotno
uenje koji su opeg karaktera i namijenjeni su osobama koje nemaju iskustva s aktivnostima
unutar spomenutog Programa, a imaju interes za sudjelovanjem.
Nadalje, jednom godinje, nakon objave natjeaja, Agencija e organizirati poseban seminar za program Erasmus koji za svrhu ima upoznati ustanove (potencijalne) korisnike financijskih potpora s pojedinostima vezanim uz otvoreni natjeaj (proraun, izmjene pravila i iznosa i slino). Uz sve navedeno, Nacionalna agencija organizirat e radionice i sastanke na razne teme sa ciljem olakavanja provedbe programa Erasmus na ustanovama korisnicima financijskih potpora.
5.2. Posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti (Monitoring visit)
Rok: tijekom vaeeg razdoblja
Razlikujemo nadzorni posjet (on-the-spot check) i posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti (monitoring). Ova dva posjeta se mogu kombinirati, ali ne nuno. Posjet radi praenja provedbe aktivnosti oznaava pomo Agencije pri vaoj provedbi aktivnosti te omoguuje uvid u rezultate i uinak programa Erasmus. Kod nadzornog posjeta se, za razliku od posjeta u svrhu praenja provedbe aktivnosti, stavlja naglasak na financijsku provjeru.
Posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti je prilika za ustanove da pokau postignua u svim
podrujima dotine aktivnosti do trenutka posjete te dobiju dodatna objanjenja i savjete za bilo
koje podruje.
Posjet u svrhu praenja provedbe aktivnosti slui za:
o uspostavljanje bolje suradnje izmeu Agencije i visokog uilita
o mogunost pruanja strune pomoi na licu mjesta u provedbi aktivnosti
o poboljanje kvalitete provedbe aktivnosti
o identificiranje i koritenje primjera dobre prakse kroz razgovor sa studentima i osobljem
koji su sudjelovali u mobilnosti
33
Informacije koje se prikupe prilikom posjeta bit e uklopljene u proces praenja razvoja Programa za cjeloivotno uenje te na taj nain koritene za izvjea Ministarstvu znanosti, obrazovanja i sporta RH te Europskoj komisiji.
Nakon zavrenog posjeta, Agencija e u roku od 30 kalendarskih dana sastaviti izvjee koje
moe sadravati popis izmjena koje treba napraviti u svrhu to uinkovitije provedbe Programa.
Agencija moe, ukoliko je potrebno, ponoviti monitoring posjet.
5.3. Osnovne provjere
Rok: Prema odluci Agencije
Agencija je duna sukladno pravilima Europske komisije provesti niz provjera ustanova korisnika
financijske potpore koje se odnose na financijske aspekte programa Erasmus te provjeru
sustava i procedura koje dotina ustanova primjenjuje.
Agencija provjerava 100% svih zavrnih izvjea ustanova kojima je dodijeljena Erasmus financijska potpora. Svrha analize zavrnog izvjea jest utvrditi je li iznos dodijeljen ustanovi temeljem prve i druge uplate opravdan. Prilikom analize zavrnog izvjea Agencija e na temelju sluajnog odabira izabrati ustanove koje trebaju ispuniti Izvjee o usklaenosti s Erasmus sveuilinom poveljom te e ustanovi dati preporuke vezano uz provedbu programa Erasmus.
Provjere
Provjera usklaenosti s Erasmus sveuilinom
poveljom
Financijske
provjere (evaluacija financijskih aspekata
mobilnosti)
Provjere sustava
provedbe (analiza internih procedura i sustava
provedbe programa Erasmus)
Analiza zavrnog izvjea
Nadzorni posjet (on-
the-spot check)
Provjera popratne
dokumentacije za
zavrno izvjee (desk check)
34
Prilikom analize zavrnog izvjea, Agencija moe zatraiti dodatnu dokumentaciju za Erasmus studente ili osoblje dotinog visokog uilita kako bi se utvrdilo jesu li podaci iskazani u zavrnom izvjeu vjerodostojni odnosno jesu li svi navedeni trokovi prihvatljivi. Ovakva vrsta provjere naziva se desk check obzirom da se provjera dodatne dokumentacije radi u prostorijama Agencije. Nakon zaprimanja zavrnog izvjea, Agencija moe takoer organizirati nadzorni posjet ustanovi radi utvrivanja vjerodostojnosti podataka u zavrnom izvjeu na licu mjesta odnosno u prostorijama visokog uilita. Ovakva vrsta provjere naziva se on-the-spot check. Nadzorni posjet moe se kombinirati s posjetom radi praenja provedbe aktivnosti.
Naposljetku, najsloeniji oblik provjere naziva se tzv system audit odnosno provjera sustava
provedbe programa Erasmus koji se svake godine provodi na odreenom uzorku ustanova.
Svrha ove provjere jest detaljna analiza svih procedura (financijskih i administrativnih) na
visokom uilitu koje se koriste za provedbu programa Erasmus.
Agencija e pravovremeno (najmanje 2 tjedna unaprijed) obavijestiti dotino visoko uilite o
datumu posjeta te e dostaviti popis osoba koje trebaju nazoiti posjetu od strane uilita, kao i
popis dokumentacije koja treba biti pripremljena.
Nakon provedenog posjeta, Agencija e u roku od 30 kalendarskih dana sastaviti izvjee koje
e biti dostavljeno visokim uilitima.
6 Administrativna i financijska pravila
6.1. Prvo izvjee
Rok: 07. veljae 2014.
Visoka uilita duna su Agenciji dostaviti prvo izvjee sukladno gore navedenom roku koristei
obrazac koji e im dostaviti Agencija. Svrha prvog izvjea jest utvrditi opseg provedenih
aktivnosti kao i opseg aktivnosti koje se planiraju provesti do kraja vaeeg razdoblja. Sukladno
tome, moe doi do preraspodjele sredstava ukoliko se pokae da postoje naznake da neka
visoka uilita nee potroiti cijeli iznos financijske potpore.
Izvjee e evaluirati djelatnici Odsjeka za financije i Odsjeka za Erasmus. Ukoliko postoji
potreba za dodatnim informacijama, navedene osobe obratit e se Erasmus koordinatoru (putem
elektronike pote). Nakon zavrene evaluacije visokim uilitima uputit e se slubeni dopis
Agencije u kojem e biti objavljeni rezultati. Rezultati evaluacije mogu sadravati mjere koje je
potrebno provesti prije predaje zavrnog izvjea vezano uz provedbu aktivnosti.
Ukoliko je visoko uilite do roka za predaju prvog izvjea isplatilo i/ili ugovorilo s krajnjim
korisnicima najmanje 70% od iznosa prve uplate, Agencija e ustanovi isplatiti preostalih 20%
iznosa financijske potpore.
35
Ukoliko visoko uilite do roka za predaju prvog izvjea nije isplatilo i/ili ugovorilo s krajnjim
korisnicima najmanje 70% od iznosa prve uplate, moe poslati Agenciji ponovljeno prvo izvjee
im se ostvari taj preduvjet za drugu isplatu, a najkasnije do 2. svibnja 2014. godine.
Ukoliko visoko uilite nije do roka za predaju prvog izvjea isplatilo i/ili ugovorilo s krajnjim
korisnicima najmanje 70% od iznosa prve uplate niti to namjerava uiniti, Agencija e zatraiti
povrat neutroenih/neugovorenih sredstava.
6.2. Zavrno izvjee
Rok: 4. studenog 2014.
Visoka uilita duna su predati zavrno izvjee Agenciji najkasnije do 4. studenog od
zavretka vaeeg razdoblja (za definiciju vaeeg razdoblja vidi 1.3.) koristei obrazac koji e
im dostaviti Agencija.
Ukoliko neka visoka uilita ne dostave zavrno izvjee do navedenog roka, Agencija e poslati
slubenu opomenu unutar 30 kalendarskih dana od krajnjeg roka za predaju zavrnog izvjea.
Ukoliko visoko uilite ne poalje zavrno izvjee niti 30 kalendarskih dana nakon opomene,
Agencija e otkazati financijsku potporu i izdati nalog za povrat financijske potpore u punom
iznosu.
Zavrno izvjee evaluirat e djelatnici Odsjeka za financije i Odsjeka za Erasmus. Ukoliko
postoji potreba za dodatnim informacijama, navedene osobe obratit e se Erasmus koordinatoru
(putem elektronike pote). Kod evaluacije takoer e se koristiti rezultati prvog izvjea i
nadzornog posjeta. Ukoliko visoko uilite ne predoi financijsku dokumentaciju za neku mobilnu
osobu, dotino razdoblje mobilnosti moe se proglasiti nevaeim i time iskljuiti iz konanog
iznosa financijske potpore.
Nakon zavrene evaluacije visoka uilita dobit e slubeni dopis ravnatelja Agencije u kojem e
biti objavljeni rezultati ukljuujui konaan iznos financijske potpore za dotino visoko uilite i.
Ukoliko je iznos financijske potpore vei od iznosa sredstava koje je visoko uilite utroilo za
mobilnost, Agencija e zatraiti povrat sredstava.
Tijekom ispunjavanja zavrnog izvjea potrebno je pratiti upute iz dokumenata Data
dictionaries. Data dictionaries detaljno opisuju to i kako treba ispuniti u tablicama koje se
prilau zavrnom izvjeu te je dunost visokog uilita prouiti navedene dokumente i zavrno
izvjee ispuniti u skladu s uputama. Ukoliko se ustanovi da zavrno izvjee nije ispunjeno u
skladu s uputama, isto se moe odbiti te zatraiti novo izvjee. Podrobnije obavijesti vezano uz
postupak ispunjavanja i slanja zavrnog izvjea bit e dostupne naknadno.
36
6.3. Izraun financijske potpore
Studenti
Agencija visokim uilitima dodjeljuje odreeni iznos za jedan mjesec studijskog boravka
odnosno strune prakse. Taj iznos Agencija koristi prilikom izrauna sveukupnog iznosa na koji
visoko uilite ima pravo prilikom donoenja Odluke o dodjeli financijske potpore i tretira se kao
prosjean iznos financijske potpore za studente.
Meutim, visoka uilita mogu sama odrediti realan iznos financijske potpore za svoje
studente uz uvjet da isti nije nii od 300 EUR-a mjeseno niti vii od najviih iznosa koje
propisuje EK za svaku pojedinu dravu. Najvii iznosi prema dravama iskazani su u Tablici
koja se nalazi u Privitku 1 ovog Prirunika.
Preporuka Agencije jest da visoka uilita dodjeljuju studentima za sve drave onaj iznos koji e
dobiti od Agencije. Meutim to nije obveza i visoka se uilita mogu odluiti za druge modele
odreivanja financijske potpore. Model za koji se visoko uilite odlui mora se primjenjivati
tijekom cijele akademske godine 2013./2014.
Drugim rijeima, moe se dogoditi da Agencija prilikom donoenja odluke o dodjeli financijske
potpore za studente odredi odreeni iznos i odreeni broj studenata temeljem prosjenog
izrauna od, na primjer, 400 EUR-a mjeseno, meutim ukoliko se visoka uilita odlue za
drugaiji iznos financijske potpore, realan broj studenata koji e sudjelovati na mobilnosti e se
promijeniti. To je prihvatljivo i u skladu s pravilima.
Visoka uilita iznos potpore mogu uveati iz vlastitih sredstava.
Budui da studenti koji odlaze na strunu praksu obino nemaju na raspolaganju ono to imaju
studenti koji odlaze na studijski boravak na visoko uilite, prosjeni mjeseni iznos za strunu
praksu moe biti vii od prosjenog mjesenog iznosa za studijski boravak, ali ne smije prelaziti
iznos vii od najviih iznosa koje propisuje EK za svaku pojedinu dravu.
Kod kombinacije strune prakse i studijskog boravka financijska potpora za cijelo razdoblje mora
biti jednaka iznosu za studijski boravak.
Studenti koji odlaze na Erasmus intenzivni jezini teaj mogu dobiti dodatnu financijsku potporu.
Ukupni iznos za sudjelovanje na Erasmus intenzivnom jezinom teaju odreuje se na nain da
se mjeseni iznos financijske potpore podijeli s 30 te pomnoi s trajanjem teaja u danima.
Student mora priloiti dokaz o datumu poetka i zavretka teaja jezika. Ukoliko se teaj
odrava istovremeno sa studijskim boravkom/ strunom praksom, dotini student nema pravo na
dodatnu financijsku potporu u svrhu pohaanja Erasmus intenzivnog jezinog teaja, osim u
iznimnom sluaju kad, na primjer, postoje dodatni trokovi povezani sa sudjelovanjem u EILC-u.
37
Izraun tone duine boravka u inozemstvu izraunava se na temelju Izjave inozemne ustanove.
Nastavno i nenastavno osoblje
Agencija visokim uilitima dodjeljuje odreeni iznos sredstava temeljem dostupnog prorauna i
broja dana kojeg visoka uilita potrauju za mobilnost osoblja. U akademskoj godini
2013./2014. financijska potpora za nastavno i nenastavno osoblje predstavlja 70% najvieg
iznosa odreenog od EK.. U veini sluajeva ta potpora u potpunosti pokriva stvarno nastale
trokove. Na taj nain se sprijeava mogue stvaranje profita za sudionike mobilnosti i eliminira
se problem isplate vika sredstava koja se ne mogu pokriti preko putnog naloga. Takoer, valja
uvijek imati na umu da Erasmus financijska potpora slui kao sufinanciranje aktivnosti (ne za
pokrivanje svih trokova) to je najee sluaj kod studenata obzirom na visinu njihove potpore.
Takav princip valja primjeniti i kod osoblja. Tablica sa 70% od maksimalnog iznosa kojeg
propisuje Europska komisija nalazi se u Privitku 2 ovog Prirunika.
Iznos financijske potpore za svaku pojedinanu osobu ini:
70%najvieg iznosa dnevnice odreene od strane Europske komisije (za iznose vidjeti
Privitak 2 Priruniku)
+
stvarni putni trokovi u najviem iznosu do 500 EUR u kunskoj protuvrijednosti na dan isplate
Agencije.
Putni trokovi ukljuuju trokove putovanja iz Hrvatske do odredita u inozemstvu i natrag ukljuujui i mogue trokove za izdavanje vize. Za putovanje je mogue koristiti javni prijevoz (npr. autobus, vlak, avion, brodski prijevoz - 2. razred odnosno ekonomsku klasu) te osobni automobil. Koritenje osobnog automobila ovisi o odluci matine ustanove, te je njegovo koritenje opravdano ukoliko predstavlja utedu vremena ili novanih sredstava.
Kod koritenja osobnog automobila, refundiraju se putni trokovi u iznosu od 0,20 eura po
kilometru te ostali trokovi za plaene cestarine, tunelarine itd. u najviem iznosu do 500,00 eura
u kunskoj protuvrijednosti.
Trokovi lokalnog (gradskog i prigradskog) prijevoza pokrivaju se iz sredstava za trokove
ivota. Financijska potpora ne moe se dodijeliti za pokrivanje putnih trokova unutar matine
drave osim ako su oni nuni sastavni dio putovanja u stranu dravu. Prijevoz taksijem ne ulazi
u putne trokove te se nee tretirati kao prihvatljiv troak, osim u iznimnim sluajevima, o emu
e odluiti Agencija.
Nastali putni trokovi dokazuju se originalnim voznim kartama, raunima za plaene cestarine,
tunelarine itd. odnosno preslikama istih koje moraju sadravati peat ustanove i potpis
odgovorne osobe.
U putne trokove ne ubrajaju se trokovi nastali uslijed otkaza putovanja ili putno osiguranje.
38
U izraun financijske potpore (broj dnevnica) doputeno je ukljuiti najvie do 2 dana
provedena na putu o emu odluuje svako visoko uilite zasebno.
lanovi nastavnog/ nenastavnog osoblja duni su sauvati originalne putne dokumente (vozne
karte, ukrcajne propusnice, kopije vize i ostalo) te ih po povratku priloiti uz putni nalog koji
pr