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Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Fundamentos da Gestão de projetosEscritório de Projetos
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
O que é um Escritório de Projetos?
Área responsável pela governança dos projetos e suas melhores práticas:
Tem como objetivo ser reconhecido pelos seus clientes como ferramenta estratégica para aperfeiçoar projetos e seus resultados;
Seleciona, prioriza e atende as demandas com foco na maximização dos resultados, no crescimento sustentado da instituição, do Estado e na satisfação dos contribuintes.
Melhores Práticas:
Foco no cliente; Comitê Executivo de Projetos; Resposta ágil às necessidades da instituição; Melhoria contínua.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Formas de atuação
Gestão do Portfólio de Projetos e ferramentas: Gestão do Portfólio:
Seleciona e Prioriza Projetos e demandas; Relatórios e Status Report Projetos.
Estruturação - Metodologia e Melhores Práticas: Cria Ferramentas, políticas e procedimentos; Aperfeiçoa Templates e Metodologia.
Gestão de Recursos: Controle produtividade e compartilhamento de recursos.
Gestão de Projetos Complementares: Coaching – Mentoring e Treinamento dos Gerentes de Projetos:
Reuniões periódicas foco: lições aprendidas, gaps identificados e coaching individual;
Treinamento da Equipe de Projeto e Partes interessadas.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Como podemos ajudá-lo?
Iniciação: Zelando pelo melhor uso dos recursos através da seleção dos
projetos de maior retorno para a SEFAZ e Contribuinte. Planejamento:
Garantindo que os fatores de sucesso e as melhores práticas estejam sempre presentes.
Execução e Controle: Orientando os Gerentes de Projetos na implantação e execução dos
projetos, fornecendo ferramentas ou apresentando técnicas para a resolução de problemas;
Garantindo que os projetos sejam concluídos no prazo, custo e escopo definido.
Encerramento: Validando e divulgando o retorno dos projetos.
Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Fundamentos da Gestão de projetosConceitos sobre Projetos
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
O que é um projeto?
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK).
Temporário: Início e Término
Entrega(s) exclusiva(s)
Viagem dos sonhos Abertura da empresa Reforma da casa
Criação de um treinamento Loja Virtual Projeto de Inclusão
Social
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
O que é um projeto?
Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo (PMBOK).
Temporário: Início e Término
Entrega(s) exclusiva(s)
Viagem dos sonhos Abertura da empresa Reforma da casa
Criação de um treinamento Loja Virtual Projeto de Inclusão
Social
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Projeto x Operação
Projeto Operação= • Executado por Pessoas
• Limitado aos recursos disponíveis• Planejado, executado e controlado
para atingir objetivos da organizaçãoDuração Temporário ContínuaProduto Exclusivo RepetitivaRecurso Por projeto Por funçãoFoco Expandir o negócio Manter o negócio
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Quem são as Partes interessadas?
Indivíduos e organizações ativamente envolvidos no Projeto;
Podem ser positivamente ou negativamente afetados com a execução do projeto;
Podem influenciar o projeto e/ou seu resultado.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
PROJETO
Cliente (Usuário do produto)
Gerente de ProjetoOrganização
Patrocinador
Equipe do Projeto
PMO (PM Office)
Partes interessadas
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O que é Gerenciamento de Projetos?
Aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos (PMBOK)
Identificar as necessidade
s
Estabelecer objetivos claros e
alcançáveis
Balancear conflitos de qualidade,
escopo, tempo e
custo
Adaptar às diferentes
expectativas das partes
interessadas
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Por que Gerenciar projetos?
Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes
“Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy
“O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para
ser concluído” Lei de Parkinson
“Porque cada um olha pro seu próprio umbigo”
Lei dos interesses individuais (Senso Comum)
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Portfólio de Projetos
Consolidação dos projetos da empresa ou de uma área para gerenciar melhor os recursos compartilhados e obter melhores resultados
Portfólio
Programa
Projeto
Subprojeto
Portfólio Corporativo
Aumento de Receita
Novos Mercados
Novas Fábricas
Novos Negócios
Redução de Custos
Produtividade
Atualização Tecnológica
Simplificação de Processos
Processos de Finanças
Processos de Logística
Revisão de Layouts de
Fábricas
Capacitação de Recursos
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Estrutura Organizacional Funcional Por Projetos
Característica dos projetos Fraca Balanceada Forte
Autoridade do GP Pouca ou Nenhuma
Limitada Baixa / Moderada
Moderada / Alta
Alta / Total
Disponibilidade de recursos
Pouca ou Nenhuma
LimitadaBaixa /
ModeradaModerada /
AltaModerada /
AltaFunção do GP Tempo Parcial Tempo Parcial Tempo
integralTempo integral
Tempo integral
Quem controla o
orçamento
Gerente
funcional
Gerente
funcional
Misto Gerente de
Projeto
Gerente de
Projeto Equipe administrativa do
GPTempo Parcial Tempo Parcial Tempo Parcial
Tempo
integral
Tempo
integral
Matricial
Características dos tipos de estrutura da organização
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Metodologia de gerenciamento de projetos;
Políticas, diretrizes e procedimentos;
Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas;
Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos; ...
Ativos de processos organizacionais
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Premissas organizacionais, ambientais e externas: Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de
planejamento; O que você quer exigir das partes interessadas; “Cláusulas contratuais” que se não forem cumpridas,
comprometem o sucesso do projeto:Ex: Disponibilidade de 50% do tempo do cliente durante os testes.
Restrições organizacionais, ambientais e externas: Limitação aplicável a um projeto, a qual afetará o desempenho do
projeto ou de um processo; O que você quer esclarecer às partes interessadas:
Limitações reais: orçamento, recursos, tempo de alocação, ... Ex: Orçamento de R$1.500.000,00.
O que são Premissas e Restrições?
Ciclo de vida de Projetos
Fundamentos da Gestão de projetos
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Ciclo de Vida – Fases do Projeto
Fases do projeto: Divisões do projeto visando:
melhor controle gerencial; adequação aos processos da organização; Podem ser sequenciais ou sobrepostas.
Conjunto de fases do projeto = Ciclo de vida
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Ciclo de Vida de um Projeto de TI
Iniciação Análise Design Desenvolvimento
Teste Implantação Fechamento
Solicitação do ProjetoTermo de Abertura
Especificações FuncionaisPlano de Projeto
Especificações TécnicasCaso de Uso
Sistema Codificado
Plano de Teste Termo de Aceite
Procedimentos OperacionaisPlano de Contingência
Lições Aprendidas
1 Fase => N Entregas. Uma entrega é um produto tangível e verificável. Conclusão de uma fase => Revisão das entregas:
Determinar continuação do projeto. Detectar e corrigir erros.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Ciclo de vida do produto
Ciclo de vida do projeto
Plano de Negócio Projeto Operações Retirada
Fase 1 Fase 2 ... Fase Final
Ciclo de Vida do Projeto x Produto
Processos de Gerenciamento de Projetos
Fundamentos da Gestão de projetos
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Processos de Gerenciamento de projetos
Projetos são compostos por processos: Um grupo de processo é um conjunto de processos que
suportam o desenvolvimento do projeto;
“Processo é um conjunto de ações (inter-relacionadas) que levam a um resultado (saídas esperadas de produtos, resultados ou serviços)”.
Processos de gerenciamento de Projetos: Descrevem, organizam e completam o trabalho do projeto.
Processos orientados ao Produto: Especificam e criam o produto do projeto;
Tipicamente são definidos pelo ciclo de vida do projeto;
Variam de acordo com a área de aplicação.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Madeira, pregos, ...
Serrote, Martelo, ..
Telhado de madeira
Processo (Entradas, Ferramentas e Saídas)
Entradas• O que será
transformado• Insumos
Ferramentas e Técnicas• O que se usa para
transformar
Saídas• O que se espera• Resultado com
valor agregado
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Controle de Processos via PDCA
Definir metas
Atuar nos processos em função dos
resultados Determinar os métodos para alcançar as metas
Verificar os efeitos do trabalho executado
Educar e treinar
Executar o trabalho
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Processos de Gerenciamento de Projetos
Processos dePlanejamento
Processos deExecução
Processos deMonitoração eControle
Processos deEncerramento Processos de
Iniciação
Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos
Fundamentos da Gestão de projetos
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
ObjetivoIntegração Integrar todas áreas de conhecimento
Escopo Gerenciar o que deve ser feitoConcluir no escopo aprovado
Tempo Concluir no prazo planejado
Custos Concluir conforme orçamento aprovado
QualidadeDefinir critérios de sucesso do projeto e alcança-losGerenciar qualidade do projeto e de suas entregas
Recursos humanos Organizar e gerenciar a equipe
Comunicações
Tornar a comunicação efetiva criando um elo entre as diversas partes interessadas para atender os objetivos do projeto e garantindo geração, coleta, disseminação, armazenamento e descarte das informações de forma oportuna e adequada
Riscos Gerenciar os riscos do projeto
Aquisições Comprar ou adquirir produtos/ serviços e gerenciar os contratos.
Partes interessadas Identificar os interesses das partes interessadas no projeto e desenvolver
estratégias para quebrar as resistências e garantir seu envolvimento
Áreas de Conhecimento
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Grupo de Processos de GP
• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto.
• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas.
• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
Principais Saídas
Documento Descrição
Termo de Abertura Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de conhecimento de projeto para a empresa.
Registro das partes interessadas
Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos
Declaração EscopoDicionário da EAP
Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas.Detalha as entregas.
Plano de Projeto O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto.
Cronograma Determina datas de início e término das atividades do projetoGestão de Risco Identifica os riscos associados ao projeto e descreve como serão tratadosSolicitação de Mudança
Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê.
Status Report Divulga informações pertinentes ao projeto.
Ata de reunião Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião
Issues Log Lista todos os problemas / situações não previstas enfrentados durante o projeto e como foram solucionadas.
Termo de Aceite Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente.
Lições aprendidas Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrências em futuros projetos.
Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/ Escritório de Projetos – PMO – SEFAZ/TO
1. http://escritoriodeprojetos.com.br/
2. Guia PMBOK® - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos – Quinta Edição. PMI®. 2013.
Referências Bibliográficas