ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA · archivo, con el objetivo de rendir cuentas claras y transparentar todas sus gestiones, respetando el principio de confidencialidad

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN GENERAL DE

EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA

ESCUELA NACIONAL DE

BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA

REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA

DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICAS

SOCIODEMOGRÁFICAS (DGES) EN EL INSTITUTO

NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA (INEGI)

I N F O R M E D E S E R V I C I O S O C I A L

Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E

L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A

P R E S E N T A :

ROSALBA JIMÉNEZ ROMO

ASESORES: Lic. Teresa Gabriela Trujillo Olivares

Mtro. Luis Francisco Rivero Zambrano

MÉXICO, D. F. 2010

TABLA DE CONTENIDO

Prefacio……………………………………………………………………................ IV Introducción…………………………………………………………….…………… VI Capítulo 1. Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES)…………………..……. 11.1 Antecedentes………………………………………………………………..…… 1.2 Misión, visión, objetivos y atribuciones del nuevo INEGI autónomo….……

1.2.1 Misión………………………………………………………………….…. 1.2.2 Visión…………………………………………………………………..…. 1.2.3 Objetivos……………………………………………………………….… 1.2.4 Atribuciones………………………………………………………….…..

1.3 Estructura de la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES)………………………………………………………………….…..……

1.4 Estructura del Sistema Integral de Archivos (SIAR) en el INEGI……..…… 1.5 Archivo de Trámite de la DGES……………………………………………….

11010111112

131517

Capítulo 2. Archivo de Trámite: organización…………………………….….. 192.1 Archivo de Trámite……………………………………………………….….….

2.1.1 Importancia de la organización del Archivo de Trámite………..…... 2.1.2 Funciones del Archivo de Trámite…………………………….…..….. 2.1.3 Objetivos del Archivo de Trámite……………………………….…..…

2.2 Organización……………………………………………………………..…..…. 2.2.1 Importancia de la organización……………………………….….….... 2.2.2 Procesos técnicos…………………………………………………….…

2.2.2.1 Identificación…………………………………………..…..….. 2.2.2.2 Clasificación…………………………………………………… 2.2.2.3. Ordenación……………………………………………………..

2.2.2.3.1 Ordenación alfabética……………………………… 2.2.2.3.2 Ordenación cronológica…………………………… 2.2.2.3.3 Ordenación numérica……………………………… 2.2.2.3.4 Ordenación alfanumérica………………….……….

2.2.2.4 Expedientación……………………………………….…..….... 2.2.2.5 Instrumentos descriptivos…………………………………….. 2.2.2.6 Instrumentos de control y consulta……………………….….

2.2.2.6.1 Cuadro General de Clasificación Archivística…………………………………….…….

2025262929303131363940414242444549

50

I

2.2.2.6.2 Catálogo de Disposición Documental……….…… 2.2.2.6.3 Inventario……………………………………….…… 2.2.2.6.4 Guía Simple de Archivos…………………….…….

515256

2.2.2.7 Valoración………………………………………………...…… 2.2.2.8 Políticas de recepción de los documentos…………………

5658

2.2.2.9 Políticas de servicio de los documentos…………………… 592.2.2.10 Transferencia primaria………………………………..….… 60

2.2.2.10.1 Preparación de la transferencia primaria…… 60 2.2.2.10.2 Entrega de la documentación semiactiva……

2.3 Marco Legal……………………………………………………………….……. 6161

Capítulo 3. Reorganización del Archivo de Trámite de la DGES………….. 693.1 Situación del Archivo de Trámite de la DGES antes de su

reorganización………………………………………………………………….. 3.1.1 Problemáticas del archivo………………………………………….…..

3.1.1.1 Despacho de la correspondencia……………………….…. 3.1.1.2 Registro de la correspondencia recibida……………….…. 3.1.1.3 Identificación……………………………………………..…… 3.1.1.4 Clasificación……………………………………………….…. 3.1.1.5 Ordenación……………………………………….…………… 3.1.1.6 Expedientación……………………………………………….

3.2 Metodología para dar solución a la problemática……………………..……. 3.3. Soluciones a las problemáticas……………………………………………….

3.3.1 Despacho de la correspondencia…………………………..………… 3.3.2 Registro de la correspondencia recibida………………….….……… 3.3.3 Identificación…………………………………………………...……….. 3.3.4 Clasificación…………………………………………………..………… 3.3.5 Ordenación…………………………………………………..…………. 3.3.6 Expedientación……………………………………………….….……..

3.4. Nuevas innovaciones de todo Archivo de Trámite…………………………. 3.4.1 Instrumentos descriptivos……………………………………………. 3.4.2 Instrumentos de control y consulta…………………………………..

3.4.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística…….………. 3.4.2.2 Catálogo de Disposición Documental………………..…….. 3.4.2.3 Inventario……………………………………………………… 3.4.2.4 Guía Simple de Archivos………………………..……..……

3.4.3 Valoración……………………………………………………….…..… 3.4.4 Transferencia primaria……………………………………..……………

3.4.4.1 Preparación de la transferencia primaria…………………….

696970717273737475788183888992929696979799

101104105 107107

II

3.4.4.2 Entrega de la documentación semiactiva…………………… 3.4.5 Políticas de servicio ……………………………………………………..

3.5 Marco Legal………………………………………………………………………

108109

110 Conclusiones………………………………………………………………………… 111 Bibliografía…………………………………………………………..……………….. 113 Anexos………………………………………………………………..………………. 119

III

PREFACIO

Se dice que el hombre es un ser cambiante y es por ello también que las sociedades cambian, las instituciones evolucionan y se modernizan, pues al paso del tiempo se van descubriendo nuevas necesidades y formas de trabajo que les permiten entre muchos aspectos, encausarse al progreso e irse adaptando a los nuevos descubrimientos. La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) considero que fue el instrumento que propició, a partir del año 2002, la evolución y la modernización en México de algunas instituciones, pero sobretodo, gubernamentales, en lo referente a las cuestiones archivísticas que van de la mano de la transparencia, pues ello trajo consigo el identificar el valor unánime de los documentos, pues en algunas dependencias sólo se les identificaba como importantes y necesarios en el momento de su creación, en el auge de la gestión, y ya cumplida ésta y después de un lapso de tiempo muy corto algunas instituciones consideraban los documentos un estorbo, primeramente porque no se contaba: con leyes que obligaran a su organización; con un presupuesto que solventara tanto la organización, clasificación, recuperación y custodia de los documentos; con los recursos humanos aptos; con los documentos técnicos que indicaran los procedimientos a seguir; con los espacios físicos adecuados para albergar un archivo; entre otras muchas cosas, que a falta de su existencia, los documentos eran abandonados en bodegas sucias, y lo que es aún peor, algunos documentos eran destruidos. Al paso del tiempo en más de una institución alguno de estos documentos abandonados era necesario localizarlo para la planeación, seguimiento o comprobación de algún proyecto, es ahí donde el hombre comenzó a darse cuenta, de que los documentos son únicos e irremplazables, y que son necesarios para la planeación de las sociedades, de las instituciones y además de la vida cotidiana. El propósito de este trabajo es plasmar el cómo eran los procedimientos para la organización y clasificación de los documentos y expedientes de la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas del INEGI en adelante DGES, antes de la promulgación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y sobretodo presentar cómo se dieron los primeros pasos para reorganizar y conformar el Archivo de Trámite de la DGES conforme lo marca la nueva Ley, qué actividades se realizaron, cómo fueron efectuados los procedimientos para su reorganización y administración, qué materiales se utilizaron, qué áreas de oportunidad se identificaron, en fin, este proyecto pretende realizar un informe descriptivo que dé cuenta, paso a paso, de lo que se hizo. Es importante resaltar que lo deseable

IV

de conformar un Archivo de Trámite es asegurar la conservación de los documentos para en un futuro facilitar el acceso a ellos. Presentar la historia de la institución que me ha brindado tanto durante poco más de diecisiete años, ha sido algo extraordinario, porque como colaboradora de los archivos en el INEGI es indispensable conocer su historia, sus cambios administrativos, sus personalidades que han colaborado en su cimentación, sus innovaciones, sus funciones sustantivas, todo ello, gracias a que existen documentos que dan testimonio de esa transición.

V

INTRODUCCIÓN Considero que la promulgación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) fue un gran reto para el INEGI ya que se dio un paso a la modernización, pues si las instancias públicas están obligadas a cumplir con esta Ley es evidente que la documentación ya no podrá ser discriminada como en años pasados, pues todo ello es el resultado del trabajo arduo de varias personalidades, es indudable que el tema no es desconocido, debido a que algunos de los autores del siglo pasado nos dejaron sus valiosas investigaciones y escritos, ellos son el estadounidense Theodore R. Schellemberg, considerado el padre de la Archivonomía moderna, la española Antonia Heredia Herrera, la mexicana Alejandra Moreno Toscano por mencionar sólo algunos. Al respecto, el INEGI, por ser una entidad pública y por sujetarse a la LFTAIPG, desde hace varios años, se dio a la tarea de implementar un marco jurídico y técnico, en donde el personal asignado para realizar las actividades archivísticas trabajara de manera sistemática, moderna y homogénea en cuanto a las técnicas y métodos que dieran como resultado una mejor organización y un mejor control de los documentos de archivo, con el objetivo de rendir cuentas claras y transparentar todas sus gestiones, respetando el principio de confidencialidad. Las primeras actividades archivísticas se originan en el Archivo de Trámite. Es ahí el lugar donde se mantiene debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas. Por lo tanto, toda institución genera, maneja y utiliza documentación, y para ello, el Archivo de Trámite es la unidad responsable del resguardo, organización y control de la misma. La problemática encontrada en el Archivo de Trámite la DGES en el INEGI, antes de la promulgación de la LFTAIPG es que los archivos fueron organizados de una manera subjetiva, conformados éstos en bodegas abandonadas y sucias, debido a la falta de procedimientos aptos para una correcta organización, clasificación, guarda y recuperación de los documentos. A raíz de este diagnóstico se pretende reorganizar el Archivo de Trámite de la DGES del INEGI para garantizar el cumplimiento de normas en materia de organización de archivos públicos con el fin de conservar en buen estado los documentos y además apoyar el acceso a los documentos por parte de los usuarios interesados en su consulta y explotación como recurso informacional.

VI

Para la elaboración de este informe se requirió de adentrarse en el archivo de la DGES y por consecuencia en los expedientes y documentos pasados y presentes, con el propósito de dar testimonio de la forma en que los documentos y los expedientes fueron reorganizados de acuerdo a los nuevos lineamientos que se tomaron como base en el INEGI. El presente documento se organiza en tres partes; en el capítulo 1 se desarrolla el marco de referencia describiendo una breve historia de la dependencia, INEGI, y la unidad de información —Archivo de Trámite de la DGES—, o sea, partiendo de lo general a lo particular, con el propósito de conocer el área objeto de estudio. Además, se presenta un esbozo de las actividades archivísticas para la organización y el control, en donde se podrá apreciar la manera en que fue conformado el Archivo de Trámite antes de la promulgación de la LFTAIPG. El capítulo 2 está conformado por el marco teórico que nos ayudará a comprender algunos de los términos aplicables a las tareas sustantivas de todo Archivo de Trámite. En el capítulo 3 se presentan los resultados del informe, se plasman las experiencias vividas en el proceso de la reorganización e implementación del Archivo de Trámite de la DGES, dando así cumplimiento a lo estipulado en la LFTAIPG para toda instancia gubernamental. Por último, se presentan algunos de los acuerdos a los que se llegaron y además se presentan algunos anexos, que dan cuenta de la situación “a priori” y “a posteriori” del Archivo de Trámite.

VII

1

CAPÍTULO 1. INSTITUTO NACIONAL DE ESTADÍSTICA Y GEOGRAFÍA (INEGI), DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICAS SOCIODEMOGRÁFICAS (DGES) 1.1 ANTECEDENTES

A lo largo de la historia, el ser humano se dio cuenta de la necesidad de crear documentos en los cuales se registrasen datos sobre diversos acontecimientos que iban sucediéndose para utilizarlos de manera personal: anotaciones de donaciones o tributos que se recibían, inventario de propiedades, lista de esclavos, de ganado o ganancias, entre otras actividades. Aunque no existían procesos archivísticos, las poblaciones sintieron la necesidad de plasmar y conservar todo hecho, todo trámite, ya que les permitía por lo menos planear, controlar y comprobar sus negociaciones. La institución objeto de estudio de este proyecto es el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI), en general, y en específico, es la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES), en donde a continuación presento algunos acontecimientos históricos de esta Institución, con la idea de mostrar un panorama que permita vislumbrar su evolución a lo largo de poco más 125 años. México antiguo y la Colonia Sobre la actividad archivística del INEGI se cuentan con testimonios antiguos que se remontan a la época precortesiana, pues monumentos y códices han dado muestra de la preocupación estadística de las culturas pasadas.

Los antecedentes más remotos del acto de contar se encuentran en 1116 de nuestra era, en un lugar denominado Nepohualco (contadero), donde se formaron doce cerros de piedras con evidencia del conteo poblacional ordenado por el rey chichimeca Xólotl. A mediados del siglo XVI se llevaron a cabo otros ejercicios estadísticos de importancia como la suma de visitas de pueblos por orden alfabético, las relaciones gráficas, la nómina de cabildos y los padrones generales. El trabajo más importante durante la Colonia fue el Censo de Revillagigedo, ordenado en 1790; en la época del México independiente hubo diversos esfuerzos por generar información en las provincias, pero se obtuvieron pocos resultados debido a los enfrentamientos armados que tenían lugar en las provincias mexicanas.1

1 INEGI. Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas. Historia de la Dirección General de Estadística

1882-2007. Documento interno de trabajo. México: INEGI, 2007. p. 1 - 2.

2

Respecto al párrafo anterior, es impresionante ver como las sociedades en verdad han evolucionado al paso del tiempo, pues el rey chichimeca tuvo la necesidad sólo de saber cuánta población había en su reino, ya que sólo fue un censo poblacional y la técnica que utilizó fue arrojar a un mismo lugar una piedra por persona; en cambio, varios siglos después el virrey de la nueva España en el censo de Revillagigedo recopiló información mediante un cuestionario, pues además de ser un censo de población captó información sobre recursos naturales, manufactureras, comunicaciones, entre otros aspectos. El México Independiente Al cerrarse el capítulo de la guerra de Independencia, “México conseguía su mayoría de edad. Que México era por fin independiente nadie se atrevía a negarlo; que qué era México, casi nadie se lo preguntaba; y el Estado mexicano era sólo una infinidad de preguntas que únicamente unos cuantos atinaban a formular. El imperio de Iturbide aparece como respuesta congruente a un México independiente, más seguro de su flamante adjetivo que de su ser sustantivo”.2 Es importante resaltar que Iturbide, además de preocuparse y lograr hacer de México un país independiente, vislumbró la imposibilidad de organizar un país sin información, por lo que mostró interés por conocer cuánta población habitaba en el territorio mexicano y con qué características, pues fue el primer dirigente nacional post independiente que se preocupó de las cuestiones estadísticas y para ello, Lucas Alamán promovía el primer censo general de la República.

Sin embargo, Lucas Alamán afirmaba que la base de un gobierno económico debe ser una estadística exacta; y es el propio Alamán quien promueve la realización del primer censo del México Independiente. El 2 de mayo de 1831 se publica el decreto por medio del cual se ordenó el levantamiento de un censo general de la República. Así, el Instituto Nacional de Geografía y Estadística se crea en 1833, bajo los auspicios de Valentín Gómez Farías, y del ministro de Relaciones Interiores y Exteriores, Bernardo González Angulo. El Instituto, cuya presidencia recayó en el polígrafo José Justo Gómez de la Cortina (conde de la Cortina) estaba conformado por cuatro áreas: Geografía; Estadística; Observaciones Geográficas, Astronómicas y Meteorológicas y, Adquisición de Materiales. La década de los 50 del siglo XIX fue crucial para el desarrollo de las estadísticas oficiales de México, básicamente por dos sucesos: la promulgación de la Ley Orgánica del Registro Civil y la creación del Ministerio de Fomento.3

2 Ibídem. 3 Ibídem, p. 3 - 4.

3

Aquí es importante resaltar que el nombre oficial del INEGI en los años de su creación difiere del actual, pues como toda Institución, al paso de los años se va consolidando y pasa por cambios administrativos muy marcados. En el periodo de 1833 - 1867 sucedieron acontecimientos relevantes, pues hubo en que el Instituto pasó por situaciones verdaderamente precarias, al grado de que estuvo a punto de desaparecer; pero afortunadamente llegaron en su auxilio algunos funcionarios dispuestos a darle vida a esta Institución que hasta hoy se mantiene viva:

José Justo Gómez, conde de la Cortina (1833).

Juan Nepomuceno Almonte, creador de la Comisión de Estadística Militar (1839).

Manuel Orozco y Berrara, impulsor de las estadísticas nacionales desde el Ministerio de Fomento (1857).

Benito Juárez instaura una sección especial de estadísticas fiscales en la Secretaría de Hacienda (1867).

Creación de la Dirección General de Estadística Pasado un tiempo de cambios y “durante la década de los 70’s del siglo XIX, se sucedieron hechos que vinieron a conformarse como la plataforma sobre la cual se fundamentó la sistematización de la actividad estadística oficial en México, lo cual implicó, necesariamente, un proceso de institucionalización que resultó en la creación de la Dirección General de Estadística (DGE)”.4 Posteriormente “el 26 de mayo de 1882 se promulga la ley5 por la cual se crea la Dirección General de Estadística”.6 Un año después, en 1883 “la Secretaría de Fomento, Colonización, Industria y Comercio de la República expidió el 10 de junio de 1883, siendo presidente de la República el general Manuel González, el reglamento para organizar la estadística general de la nación”.7

4 Ibid. p. 6. 5 La ley del 26 de mayo de 1882 decretada por el presidente Manuel González y enviada a la Secretaría de Fomento,

Colonización, Industria y Comercio para su publicación, la ley por la cual se creó la Dirección General de Estadística (DGE) consta de nueve artículos, el primero de los cuales indica: para formar la estadística de la República, se establece en la Secretaría de Fomento, con el nombre de ”Dirección General de Estadística” una oficina que se encargue de pedir, compilar, clasificar y publicar periódicamente, por cuadros comparativos, todos los datos concernientes a este ramo. Ibídem, p. 18.

6 Ibídem, p. 7. 7 Ibídem, p. 21.

4

En este periodo “(1883-1910) fueron levantados, en 1895, 1900 y 1910, respectivamente, el primero, segundo y tercer censos generales de población”.8 En este lapso de tiempo se afinaron detalles sobre los instrumentos de captación de información y además la Dirección General de Estadística se dedicó a la realización de las publicaciones que proyectaran los datos obtenidos en cada uno de esos censos. El primer censo post-revolucionario En la época de la revolución y en tiempo para levantar el cuarto censo de 1920 “la actividad estadística comienza a tener un incipiente resurgimiento; si bien el citado censo pudo llevarse a cabo hasta el 30 de noviembre de 1921 y se caracterizó por un defectuoso levantamiento y carencia de crítica de datos. La razón es obvia: era imposible un buen desempeño en una Dirección que ya no tenía una imagen consolidada y que, por lo tanto, no contaba con el apoyo de las entidades federativas”.9 Los cien primeros años y la creación del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI) Durante los años de 1922 a 1980 también se vivieron importantes cambios administrativos, se adquirieron procesos innovadores, nuevas legislaciones como la nueva ley de estadística de 1940, 1947 y 1992 así como su reglamento; la incorporación de las estadísticas vitales y sociales; se comenzaron a realizar eventos tanto nacionales como internacionales, enfocados al mejoramiento de la estadística; se levantaron seis censos de población y vivienda, y se comenzó el levantamiento de los censos agropecuario, económico, ejidal, de edificios, agricultura y ganadería, industrial, comercio y transporte; los nuevos levantamientos de las encuestas; la consolidación de los procesos, entre muchos acontecimientos marcaron el cambio y el progreso de esta institución. Después de varios años de cambio y de que el INEGI fue conformándose “el 26 de mayo de 1982, la DGE cumplió cien años de coordinar el Servicio Nacional de Estadística. Como parte de las celebraciones por su primer centenario, la Dirección organizó, del 26 al 28 de abril, la Quinta Reunión Nacional de Estadística, a la cual asistieron 166 delegados”.10

8 Ibídem, p. 28. 9 INEGI, op. cit. p. 38. 10 Ibídem, p. 183.

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Un cambio importante se dio “el 1 de diciembre de 1982, Miguel de la Madrid tomó posesión como presidente constitucional de los Estados Unidos Mexicanos, y el 25 de enero de 1983 decretaría la creación del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI)”.11

Este cambio fue uno de los pasos más importantes que daría de la Madrid para establecer las políticas de planeación sería fortalecer y centralizar la información estadística apoyado en la Ley de Información Estadística y Geográfica (LIEG) aprobada dos años antes. Muestra de lo anterior fue que su gobierno optaría, aun y cuando el país enfrentaba una severa crisis, por crear formalmente el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI) como órgano desconcentrado de la SPP, el 25 de enero de 1983. La primera sede del Instituto se ubicaría en el histórico edificio de Balderas 71, en la capital del país, aunque la Dirección General de Estadística (DGE) en realidad estaría dispersa en varios edificios: Insurgentes sur 790 (donde fungía el director general), Insurgentes sur 617, Dr. Erazo y Vértiz, Artículo 123, y Arcos de Belén, entre otros.12

En 1985 la DGE tuvo otro cambio radical que “marcaría el rumbo administrativo que Montemayor daría al INEGI, fue el terremoto que sacudió a la ciudad de México el 19 de septiembre de 1985. Ese día, a las 7:19 de la mañana, un movimiento con intensidad de 8.1 grados en la escala de Richter destruyó una parte del centro del Distrito Federal”.13 1985: del terremoto a la descentralización Esta época marcó un cambio radical de 180° ya que a raíz del terremoto que sacudió la ciudad de México, tuvieron que buscarse varias alternativas para construir un nuevo edificio que fueran las oficinas del INEGI, porque

Entre los múltiples desastres, la evaluación efectuada en las instalaciones del INEGI, mostraba que los inmuebles habían sufrido daños que se elevaban a 47 mil 896 m2, quedando sin área de trabajo un total de dos mil 475 empleados y sufriendo la lamentablemente pérdida de tres de ellos. La mayor parte de los edificios del INEGI ubicados en el centro histórico fueron evacuados por daños en sus estructuras. A partir del 25 de septiembre se comenzarían a visitar distintas ciudades que se perfilaban como una opción viable, tal es el caso de San Luis Potosí, Saltillo, Morelia y Aguascalientes. El gobernador del estado Aguascalientes, Rodolfo Landeros Gallegos, brindó toda su hospitalidad y disposición. Se diseñó una oferta de vivienda que resultó en la creación de dos fraccionamientos en donde habitarían la mayoría de los descentralizados.

11 Ibídem, p 185. 12 INEGI, op. cit. p. 192. 13 Ibídem, p. 197.

6

Finalmente, el 25 de octubre de 1985, se dio a conocer oficialmente la reubicación de las oficinas centrales del INEGI a la ciudad de Aguascalientes y se firmó el Convenio Único de Desarrollo; posteriormente, el gobernador de la entidad presentó al presidente del INEGI un documento titulado Estado de Aguascalientes, apoyos para la descentralización del Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática... En 1987 se expidió el decreto de elaboración del programa de descentralización administrativa que dio paso a la segunda etapa, en la cual se reubicó a mil 800 trabajadores en la nueva sede de esta institución.14

Se desconoce cuáles fueron las propuestas de los gobernadores de San Luis Potosí, Saltillo y Morelia para la nueva sede del INEGI, pero lo que sí se sabe, es que el gobernador del estado de Aguascalientes abrió las puertas a una amena negociación pero sobre todo, vislumbró el hecho de instalar al INEGI en esta ciudad previendo el futuro laboral para algunos aguascalentenses, pues hoy en día da sustento a las familias de poco más de cinco mil personas, entre ellas hidrocálidos, mexiquenses y de algunos estados vecinos. A raíz de todos estos sucesos, el edificio del INEGI quedó construido en la ciudad de Aguascalientes en 1989, con una estructura como se muestra en la imagen número 1:

Imagen número 1 Nuevo edificio del INEGI en Aguascalientes

Fuente: INEGI. Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas. Historia de la Dirección General de Estadística 1882-2007. Documento interno de trabajo. México: INEGI, 2007. p. 210.

14 Ibídem, p. 197 - 199.

7

Modernización del INEGI La modernización del INEGI comenzó “desde su toma presidencial, Salinas de Gortari dejaría muy clara su posición con respecto a la modernización nacional y el INEGI sería un área prioritaria para proporcionar insumos en materia de información para el desarrollo. Como consecuencia, el Instituto viviría un periodo de intensos y fructíferos cambios que lo posicionarían como un organismo moderno, útil y solvente”.15

A raíz de ello, el programa de modernización del INEGI tendría el propósito de mejorar sustancialmente el servicio público de información para atender la modernización nacional, sin descuidar los programas tradicionales y permanentes de trabajo, incluyendo la ronda censal de 1990; este programa inició con la elaboración de un diagnóstico en diciembre de 1988 y se instrumentaría a partir de 1989. El programa se contempló en diez vertientes: descentralización, infraestructura y equipamiento, metodología, capacitación, concertación, nuevas áreas técnicas, nuevos productos, fomento de la cultura estadística y geográfica, nuevo marco administrativo, profesionalización del personal.16

La modernización del INEGI trajo consigo la implementación de nuevas tecnologías de información, lo que permitió la automatización de algunos procesos, y que además permitió un rápido almacenamiento, procesamiento y difusión de la información que se generaba. El INEGI actual En 2002 se conmemoraron los 120 años de la Dirección General de Estadística “mediante una serie de eventos que iniciaron el 27 de mayo de 2002 con la inauguración de la Biblioteca Emilio Alanís Patiño, ubicada en las instalaciones centrales del INEGI, en la ciudad de Aguascalientes”.17

Posteriormente el INEGI… buscaba la autonomía del gobierno para gozar de la absoluta confianza de los mexicanos, debido a que en ocasiones los datos proporcionados por el Instituto han sido calificados como cifras maquilladas, particularmente por algunos gobiernos estatales y municipales que pugnaban por más recursos, así como por periodistas poco habilitados en el manejo de cifras. El 13 de febrero de 2002, la diputada María Miroslava García Suárez, del Partido de la Revolución Democrática (PRD), presentaría ante el Congreso de la Unión una iniciativa de

15 INEGI, op. cit. p. 207. 16 Ibídem, p. 209 - 214. 17 INEGI, op. cit. p. 252.

8

reforma a la libertad de expresión y el derecho a la información que, entre otras cosas, pretendía dar completa autonomía al INEGI.18

Aprobada la autonomía del INEGI se instaló un nuevo gabinete que trajo consigo nuevos cambios estructurales con nuevos colaboradores, nuevos métodos y técnicas de trabajo, y un nuevo programa de trabajo. Otro cambio importante que es necesario remarcar es que la Dirección General de Estadística (DGE), nombre que conservó por poco más de 125 años, a partir del año 2008, se le denominó Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES). Nueva organización administrativa Como hemos venido observando en los antecedentes el INEGI ha sido una institución cambiante, que se ha ido modernizando y que resulta sumamente importante conocer más acerca de su organización administrativa. Con la autonomía del INEGI, se dio el paso inicial para aprovechar la tradición en México de contar y organizar de manera sistemática los diversos esfuerzos encaminados a disponer de información estadística confiable y completa sobre la población y la economía del país.

A raíz de la reforma a los artículos 26 y 73 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, misma que se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 7 de abril de 2006, se estableció que el Estado Mexicano contará con un Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (SNIEG), en donde la responsabilidad de normar y coordinar dicho Sistema estará a cargo de un organismo con autonomía técnica y de gestión, personalidad jurídica y patrimonio propios. En consecuencia, y con el fin de reglamentar las modificaciones mencionadas, se publicó el 16 de abril de 2008, en el DOF, la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica (LSNIEG), en la cual se establecen las disposiciones generales para organizar y establecer el SNIEG, al mismo tiempo se establece que el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) obtiene su autonomía técnica y de gestión, personalidad jurídica y patrimonio propios y es el responsable de normar y coordinar al Sistema Nacional.19

Hoy, el INEGI se denomina Instituto Nacional de Estadística y Geografía, dejando atrás el término final “informática” en donde además sigue conservando su sigla INEGI. Por tal motivo, el logotipo de esta institución también se vio ligeramente afectado como se muestra a continuación en la imagen número 2, debido a que las actividades sustanciales de esta dependencia son la recopilación, procesamiento y difusión de la información estadística y geográfica. El siguiente cuadro nos permitirá apreciar de manera correcta el ligero cambio sufrido en la razón social del INEGI.

18 Ibídem, p. 256 – 257. 19 INEGI. Identidad institucional. [En línea]. México: INEGI. Disponible en intranet en: http://intranet.inegi.gob.mx/

Identidad/SNIEG/pres/Paginas/default.aspx. Consultada el 11 de mayo de 2009.

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Imagen número 2 Nuevo logotipo de INEGI

Antes de la autonomía Después de la autonomía

Fuente: INEGI. Logotipos institucionales. [En línea]. México: INEGI. Disponible en intranet en: http://intranet.inegi.gob.mx/Servicios/Difusi%C3%B3n/Document%20Library/logosinegi.aspx. Consultada el 28 de mayo de 2009.

Considerando que el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, en su carácter de organismo con autonomía técnica y de gestión, personalidad jurídica y patrimonios propios, es responsable de normar y coordinar el Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica, así como las actividades estadísticas y geográficas que lleven a cabo las Unidades del Estado con el objeto obtener información de Interés nacional, y que la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica dispone que la Junta de Gobierno del Instituto... El Reglamento Interior fue autorizado el 31 de marzo de 2009 y fue publicado en el Diario Oficial de la Federación.20

De acuerdo con la nueva ley, el INEGI tiene facultades exclusivas para realizar los censos nacionales, integrar el sistema de cuentas nacionales, y elaborar el Índice Nacional de Precios al Consumidor y el Índice Nacional de Precios al Productor. El INEGI actualmente es administrado por una Junta de Gobierno integrada por cuatro servidores públicos que fueron nombrados en octubre de 2008 por el Presidente de la República Felipe Calderón Hinojosa, quedando integrada una nueva estructura organizacional como se muestra a continuación, en la imagen número 3.

20 SEGOB. Acuerdo de la Junta de Gobierno por el que se da a conocer el Reglamento Interior del Instituto Nacional

de Estadística y Geografía. [En línea]. México: SEGOB, 31 de marzo de 2009. Disponible en internet en: http://dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5085509&fecha=31/03/2009. Consultada el 16 de abril de 2009.

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Imagen número 3 Integración del INEGI

Fuente: INEGI. Estructura orgánica. [En línea]. México: INEGI. Disponible en internet en: http://www.inegi.org.mx/inegi/contenidos/espanol/transp/estructura.asp?s=inegi&c=325. Consultada el 28 de mayo de 2009.

1.2 MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS Y ATRIBUCIONES DEL NUEVO INEGI AUTÓNOMO El hecho de que una Institución contemple una visión, misión, objetivos y atribuciones, forma parte de todo proceso de transición, lo que le permitirá establecer su esencia. A continuación se desarrollan estos puntos. 1.2.1 Misión Como hemos visto a lo largo de este apartado, una de las funciones sustantivas del INEGI es la recopilación de la estadística y la actualización de la geografía de nuestro país, todo ello normado por la Ley del Sistema Nacional Estadística y de Información Geográfica. Es por ello que la misión es “generar, integrar y proporcionar información estadística y geográfica de interés nacional, así como normar, coordinar y promover el desarrollo de

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los Sistemas Nacionales Estadístico y de Información Geográfica, con objeto de satisfacer las necesidades de información de los diversos sectores de la sociedad”.21 1.2.2 Visión México pertenece al grupo de países que basan su desarrollo en el uso de la información y en el conocimiento organizado y diseminado electrónicamente al contar con un Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica sustentado en una Red Nacional de Información, que facilita la toma de decisiones de todos los sectores de la sociedad con base en información oportuna y confiable. En el INEGI la visión se establece con las siguientes palabras “el INEGI es el organismo principal, en todo México, de generar la estadística que permita encaminar esfuerzos para el desarrollo de nuestro país, para generar la política pública que se requiera, pero el INEGI también colabora con las estadísticas de otros organismos que también son importantes como el CONAPO o de la información de los registros administrativos como son los nacimientos, las defunciones, los matrimonios y divorcios”.22 Al respecto, es importante especificar que el CONAPO es una institución que “tiene la misión de regular los fenómenos que afectan a la población en cuanto a su volumen, estructura, dinámica y distribución en el territorio nacional, con el fin de lograr que ésta participe justa y equitativamente de los beneficios del desarrollo económico y social”.23 Como se podrá apreciar, esta institución va a la vanguardia de los cambios poblacionales que van de la mano con la generación de estadísticas sociodemográficas que recopila el INEGI. 1.2.3 Objetivos La importancia de las metas señaladas radica en que para planear el desarrollo de un país, es necesario contar con un sistema que suministre información suficiente, confiable y oportuna. Esta necesidad resulta más apremiante cuando, debido a la difícil realidad que enfrenta el país, la sociedad es más compleja y experimenta, a la vez un constante proceso de transformación.

21 INEGI. Identidad Institucional. [En línea]. México: INEGI. p. 1. Disponible en intranet en:

http://intranet.inegi.gob.mx/Identidad/SNIEG/pres/Paginas/default.aspx. Consultada el 11 de mayo de 2009. 22 Ídem. 23 CONAPO. Qué es CONAPO. Información general. [En línea]. México: CONAPO. p. 1. Disponible en internet en:

http://www.conapo.gob.mx/index.php?option=com_content&view=article&id=1&Itemid=217. Consultada el 3 de junio de 2009.

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El objetivo principal del INEGI es “coordinar los Sistemas Nacionales Estadístico y de Información Geográfica y brindar el servicio público de información estadística y geográfica sobre el territorio, la población y la economía de México”.24 En los dos párrafos anteriores se puede identificar que uno de los objetivos fundamentales del INEGI es el servicio de la información que genera con el fin de que se utilice en beneficio del país, de las personas, como por ejemplo para la política pública en pos de proteger a la población más vulnerable que son los niños, los ancianos, los indígenas y los discapacitados. Tecnológicamente, el INEGI ha incorporado en beneficio de los informantes, una serie de innovaciones para mejorar la captura y la calidad en la información, así como la oportunidad y presentación de los resultados por parte del Instituto. Hoy en día, la información que el Instituto genera está disponible en productos impresos, digitales, cartográficos y en línea para dar servicio a los usuarios:

46 Centros de Información y Ventas INEGI, 38 se encuentran certificados bajo la norma internacional ISO 9001:2000, en su proceso de atención a clientes y usuarios

917 bibliotecas y mapotecas asociadas a la red nacional de consulta 268 de instituciones de educación superior 111 centros de investigación e instituciones especializadas 384 bibliotecas CONACULTA 154 de otras instituciones públicas y privadas

Un sitio en línea con www.inegi.org.mx

Un número telefónico gratuito lada 01 800 111 46 34

Correo electrónico: [email protected]

1.2.4 Atribuciones La Ley de Información Estadística y Geográfica (LIEG) y el Reglamento Interno de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, artículo 100, le confieren al Instituto ciertas responsabilidades, entre las que sobresalen:

Coordinar el funcionamiento de los SNEIG. Conducir las relaciones entre el Instituto y las unidades que integren los SNEIG, así

como con instituciones sociales y privadas nacionales e internacionales en materia de estadística y geografía.

24 http://es.wikipedia.org/wiki/Instituto_Nacional_de_Estad%C3%ADstica_y_Geograf%C3%ADa#Misi.C3.B3n.

Consultada el 26 de agosto de 2009. 25 INEGI. Identidad institucional. Criterios de servicio. [En línea] México: INEGI, 2003. Disponible en intranet en:

http://intranet.inegi.gob.mx/Identidad/criterios/Paginas/default.aspx. Consultada el 9 de enero de 2009.

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Coordinar y desarrollar los SNEIG. Proporcionar el servicio público de información estadística y geográfica, mediante la

organización, integración y coordinación de las actividades para la presentación y difusión de la información estadística y geográfica.

En materia estadística:

Normar el funcionamiento del Sistema Nacional de Estadística. Procurar la integración de la información al Sistema Nacional de Estadística. Generar estadísticas de interés nacional con base en el levantamiento de censos,

encuestas y la explotación de registros administrativos. Realizar investigaciones y estudios estadísticos.

En materia geográfica:

Normar el funcionamiento del Servicio Nacional de Información Geográfica. Procurar la integración de la información del Sistema Nacional de Información

Geográfica. Establecer las políticas, normas y técnicas para uniformar la información geográfica del

país. Realizar investigaciones y estudios en materia geográfica y cartográfica.

En materia de innovación y tecnologías de información:

Emitir los lineamientos que en materia de informática deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, en su carácter de integrantes de los Servicios Nacionales de Estadística y de Información Geográfica y los Sistemas Nacionales Estadístico y de Información Geográfica, y

Coordinar los servicios de capacitación y desarrollo profesional del personal; promover tecnologías y metodologías que impulsen las competencias de los recursos humanos del Instituto, y coordinar el Sistema de Gestión de Calidad, conforme al plan estratégico institucional y a los lineamientos que establezca el Presidente del Instituto.26

1.3 ESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICAS SOCIODEMOGRÁFICAS

(DGES) La DGES a su vez cuenta con cuatro Direcciones Generales Adjuntas conformadas por subdirecciones, jefes de departamento, enlaces y técnicos operativos, viendo esto de manera vertical hacia abajo. A continuación en la imagen número 4 se muestra la actual estructura organizacional de la DGES, misma que se dio a conocer en el mes de mayo de 2009.

26 http://es.wikipedia.org/wiki/Instituto_Nacional_de_Estad%C3%ADstica_y_Geograf%C3%ADa#Misi.C3.B3n.

Consultada el 26 de agosto de 2009.

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Imagen número 4 Estructura organizacional de la DGES

Fuente: INEGI. Identidad institucional. Estructura y funciones. [En línea]. México: INEGI. p. 3. Disponible en intranet en: http://intranet.inegi.gob.mx/Identidad/Estructura/Sociodemograficas/Paginas/default.aspx. Consultada el 4 de junio de 2009.

Con el propósito de dimensionar el tamaño aproximado de los recursos humanos con los que contaba la DGES al 15 de octubre de 2008, se sabe que existía una estructura muy amplia, como se describe a continuación en el cuadro número 1:

Cuadro número 1 Recursos humanos de la DGES al 15 de octubre de 2008

Total de plazas 1 137

Presupuestales 1 009

Eventuales 128 Fuente: INEGI. Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas. Estructura organizacional de la DGES. Documento interno de trabajo. México: INEGI, 2008. p. 1. Consultada el 4 de junio de 2009.

Algunas de las responsabilidades de la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas según el nuevo Reglamento Interior son:

Coordinar la generación de información estadística con base en el levantamiento de censos y encuestas, así como en la explotación de registros administrativos de las Unidades del Estado, de manera que contribuyan al conocimiento de la realidad nacional en el ámbito sociodemográfico, de gobierno, seguridad pública e impartición de justicia;

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Dirigir, con el apoyo de las Unidades Administrativas del Instituto, la realización de los censos nacionales de población y vivienda, los conteos nacionales de población, las encuestas en hogares, las encuestas especiales, y la explotación de los registros administrativos de carácter sociodemográfico, de gobierno, seguridad pública e impartición de justicia;

Proponer disposiciones normativas tendientes a establecer el Inventario Nacional de

Viviendas a que hace referencia el artículo 20 de la Ley, así como coordinar la integración y actualización del mismo;

Dirigir el proceso de conformación de un sistema integrado de encuestas nacionales de

los hogares;

Colaborar con la Dirección General de Geografía y Medio Ambiente en la construcción de un marco geoestadístico que permita la representación espacial de las variables estadísticas de los temas de su competencia y observar su aplicación en los proyectos que se lleven a cabo;

Elaborar y actualizar esquemas operativos y metodológicos para impulsar y dar apoyo a

las Unidades Administrativas del Instituto, así como a las Unidades del Estado sobre la explotación estadística, evaluación y mejoramiento de los registros administrativos;

Autorizar, previa opinión de las autoridades competentes, el levantamiento de

información estadística, que dentro del ámbito de su competencia, realicen personas físicas o morales extranjeras;

Servir como área técnica de consulta, para el resto de las Unidades Administrativas del

Instituto, así como atender las consultas planteadas al mismo en el ámbito de su competencia;

1.4 ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS (SIAR) EN EL INEGI Por otro lado y con el propósito de iniciar las actividades archivísticas y a la entrada en vigor de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), y de acuerdo a lo establecido en el Artículo 44 del Reglamento de esta Ley, el INEGI crea el Sistema Integral de Archivos (SIAR), para la modernización efectiva e integral de la administración de documentos y archivos del Instituto, basado en metodologías archivísticas y tecnologías de información. La implementación del SIAR se lleva a cabo mediante una estrategia que se desarrolla en tres vertientes: organizacional, normativa y proceso sistémico, como se representa en la imagen número 5.

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Imagen número 5 Sistema Integral de Archivos (SIAR)

Fuente: INEGI. SIAR. Criterios específicos para la organización y conservación de archivos del INEGI. [En línea]. Documento interno de trabajo. México: INEGI, agosto 2005. p. 9. Consultado en intranet en: http://comunidades/siar/doctos/CRITERIOS_ESPECIFICOS9534.pdf Consultada el 25 de agosto de 2009.

El SIAR funciona en todas las Unidades Administrativas considerando su estructura interna, quienes desarrollan labores de manejo y conservación de documentos, induciendo normativamente la integración operativa de dichas actividades, dentro de un marco general coherente y homogéneo. En la vertiente organizacional se crea la Coordinación de Archivos encargada de realizar, con la participación de las Unidades Administrativas, las acciones, que en materia archivística se establecen. La Coordinación de Archivos tiene como objetivos el garantizar la adecuada organización, conservación y control de los archivos del INEGI, mediante el establecimiento de criterios y procedimientos específicos, con el propósito de homogeneizar, modernizar y mejorar la ejecución de las actividades en los archivos de trámite, concentración e histórico y dar cumplimiento a la normatividad vigente en la materia. La vertiente normativa es de aplicación general y sirve de marco común para el quehacer archivístico en el Instituto, por ello resulta necesario establecer criterios específicos y procedimientos, mismos que se instrumentarán en forma gradual, progresiva y sistemática.

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En su componente de proceso sistémico, el SIAR considera el ciclo vital de los documentos, de donde se derivan los subprocesos y los procedimientos operativos para la organización de los diferentes tipos de archivos. El proceso sistémico permite la continuidad de las fases y actividades, además de determinar las acciones para su control y seguimiento. Cabe señalar que el inicio de este proceso es la gestión documental, la cual está inmersa en el Archivo de Trámite que, con base en la estructura organizacional de cada Unidad Administrativa del INEGI, en una primera etapa se operó hasta dirección de área y coordinación estatal, en una segunda hasta nivel de subdirección y en la tercera y última hasta nivel de jefatura de departamento, y con ello, todas las áreas, actualmente, están implementando todas y cada una de las actividades archivísticas. Actualmente se tiene operando también todas las Unidades Administrativas del Archivo de Concentración y hace apenas algunas semanas, se comenzaron a ejecutar las primeras transferencias secundarias, en donde se asignó, temporalmente, un espacio para arrancar las actividades archivísticas que corresponden al Archivo Histórico.

Asimismo, al interior de cada Dirección General y Regional se nombraron enlaces para trabajar conjuntamente y así darle mayor cobertura a este proyecto, lo que permitiría al INEGI cumplir con las disposiciones legales y compromisos que como dependencia gubernamental debe observar en el contexto de la rendición de cuentas, transparencia de sus procesos, acceso a la información e implementación de un Archivo de Trámite, de Concentración e Histórico. La administración del SIAR está regulada por un marco jurídico, mismo que se aborda en el punto 2.3 Marco Legal. Esto permitirá que el Instituto cumpla con las disposiciones legales y compromisos que como dependencia gubernamental debe observar. 1.5 ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA DGES La promulgación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental ha constituido un paso adelante en la garantía de la identificación, clasificación, ordenación, custodia, protección y puesta a disposición de los documentos de todas las áreas administrativas conformadas en el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) y por consecuencia en la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES).

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En el año 2005 y conformado el SIAR, se acordó que en todas las áreas del INEGI y por consecuencia en la DGES desde el más alto nivel jerárquico hasta nivel de jefatura de departamento, debería existir un Archivo de Trámite por cada una de esas áreas, y éste debía ser organizado según lo estipulado en el documento técnico denominado Procedimientos para el Archivo de Trámite. Este documento contempla ocho procedimientos considerados esenciales para la correcta organización del Archivo de Trámite de la DGES y ellos son:

1. Recepción y registro de correspondencia 2. Despacho de correspondencia 3. Registro y control de la documentación generada 4. Apertura, integración y cierre de expedientes 5. Organización física de expedientes y carpetas en el Archivo de Trámite 6. Inventarios (general por expediente y de transferencia primaria) 7. Eliminación de documentos de comprobación administrativa y apoyo informativo 8. Servicio de consulta de expediente

Para asegurar la correcta aplicación de los procesos del Archivo de Trámite la Coordinación de Archivos diseñó una serie de cursos en forma escalonada que fueron impartidos a todo el personal responsable de los archivos de cada una de las unidades administrativas que conformaban la DGES, la primera ronda fue para los responsables de los archivos de las direcciones generales, adjuntas y de área, posteriormente se impartió a los responsables de las unidades de las subdirecciones y finalmente a los de jefaturas de departamento, quedando así capacitados el cien por ciento de la cobertura, de manera que se comenzara a implementar los procesos archivísticos del Archivo de Trámite en una primera etapa. Pero esto no fue todo, ya que también se tenía la idea de iniciar por primera vez en la historia del INEGI con la automatización del Archivo de Trámite mediante el sistema denominado actualmente como Keet —concepto de origen maya que significa unión—. Este curso fue impartido inmediatamente después del curso de Archivo de Trámite. Actualmente se cuenta en la DGES con un asesor para todos los procesos archivísticos, y otro para los procesos de la automatización del Archivo de Trámite mediante el sistema Keet. En la actualidad en la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas (DGES) se encuentra conformado el Archivo de Trámite en donde las secretarias, al igual que antes de la promulgación de la Ley, son las encargadas de la administración de los documentos y por consecuencia del Archivo de Trámite.

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CAPÍTULO 2. ARCHIVO DE TRÁMITE: ORGANIZACIÓN La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG), dice en su Artículo 4, V, “mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos”.27

Por otra parte el Archivo General de la Nación (AGN) especifica que organización es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información. La organización de un acervo responde a una triple necesidad: proporcionar una estructura lógica de cada fondo documental, que refleje al organismo que la produjo, facilitar la localización conceptual, es decir, de la información contenida en el acervo, y facilitar la localización física de cada documento o expediente, para su control y manejo.28

La llegada de esta Ley ha contribuido para que México cuente con una mayor transparencia en la administración pública, en la rendición de cuentas de los servidores públicos y sobre todo para poner a disposición de toda persona, la información que antes sólo estaba reservada para el gobierno. Para ello, ha sido necesaria la capacitación de servidores públicos en materia de acceso a la información; de protección de los datos personales; de organización de archivos, identificando, clasificado, ordenando, resguardando, localizando y conservando los documentos, para posteriormente ponerlos a disposición de la ciudadanía; todo ello ha permitido una nueva cultura de transparencia. La organización de los archivos, como lo marca esta Ley es sumamente importante, pues sin ella no se tendría un sistema archivístico, que permita realizar todas aquellas acciones necesarias e indispensables para lograr los objetivos estipulados en este marco jurídico de observancia obligatoria para todas las instancias públicas gubernamentales, especialmente la que nos ocupa, el Archivo de Trámite de la Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas del INEGI. La organización está encaminada a la realización de ciertos procesos que permitan la buena administración de los documentos para facilitar su localización física para su control, manejo y conservación.

27 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. [En línea]. D.O.F. 11-VI-2002,

última reforma D.O.F. 11-V-2004 México. p. 3. Disponible en internet: http://www.ifai.org.mx/transparencia/ LFTAIPG.pdf. Consultada el 8 de enero de 2009.

28 AGN. Introducción a la organización de archivo. [En línea]. México: AGN, 2004. p. 32 - 33. Disponible en internet: http://www.agn.gob.mx/archivistica/lineamientos/pdf/modulo_2.pdf. Consultada el 11 de junio de 2009.

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Toda buena administración conlleva a una serie de procesos necesarios para su éxito que consisten en orden de importancia en la planeación, organización, dirección y control. Lo que implica en primera instancia planear la organización de un archivo (qué, cómo, cuándo, cuánto se requiere); para posteriormente organizarlo con lo obtenido en la planeación (instrumentos técnicos) de acuerdo a la dirección del recurso humano facultado para ello, para posteriormente monitorearlo y controlarlo. 2.1 ARCHIVO DE TRÁMITE El Archivo de Trámite es donde se inician los primeros procesos archivísticos para la identificación, clasificación, ordenación, expedientación de los documentos, conceptos que requieren conocerse para el adecuado desarrollo del trabajo archivístico. Primeramente se delimitará el significado de la palabra «archivo» en donde de acuerdo con Antonia Heredia menciona lo siguiente:

Si consultamos el diccionario veremos que tanto puede referirse al edificio que contienen documentos, al mueble que los guarda, es decir el continente, como a los documentos de aquéllos conservados, es decir el contenido —posteriormente continúa dando la definición que ella considera más completa—.

Archivo es uno o más conjuntos documentales, sea cual sea su fecha, su forma y su soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia. Archivo es la suma de tres elementos: documentos + organización + servicio.29

Es importante resaltar que si realizamos una búsqueda ardua sobre el término archivo encontraremos infinidad de definiciones de los autores en la materia como Schellenberg, Elio Lodolini, la Ley de Archivos de varios países, la Ley del Consejo Internacional de Archivos, Ley del Patrimonio Histórico español. Al respecto vale la pena preguntarse ¿cómo nacen los archivos? Para ello es necesario que exista una institución con funciones sustantivas de las que se deriven ciertas actividades a desarrollar, que cuente con una estructura organizacional que se encargue de realizar dichas actividades y que además administre sus archivos. Ahora

29 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. 4ª. edición. Sevilla: Diputación Provincial

de Servilla, 1989. p. 58 - 59.

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bien, un archivo puede también existir en un hogar, en una familia o en su caso, una persona. Antonia Heredia dice que existen dos teorías sobre el origen de los archivos, “una que mantiene que éste nace en el momento mismo en que los documentos son producidos en la oficina o en la dependencia; otra por el contrario sostiene que el archivo nace cuando los documentos, perdido el interés para la institución productora, han sido seleccionados para la conservación permanente”.30 Antonia Heredia considera dos etapas importantes en la formación de los archivos:

Etapa prearchivística

Creación y formación de los documentos dentro de la entidad productora. En esta etapa se conserva todo.

Etapa archivística

Es de dominio total del archivero en cuanto que materialmente la documentación entra ya en su espacio físico, en el depósito. No se conserva la documentación producida. Existe selección.

Fuente: HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General, Teoría y Práctica. 4ª edición. Sevilla: Diputación Provincial de Servilla, 1989. p. 68.

Al respecto, sabemos que los archivos existen tanto en las instituciones y dependencias como en nuestro propio hogar, y que éstos han sido organizados de una u otra manera, pues los documentos deben tenerse clasificados y ordenados. En el archivo de una institución los documentos son las notas, los oficios, los convenios, los programas de trabajo, las facturas, las nóminas, entre otros muchos documentos que son testimonio de las actividades sustanciales de las instituciones o dependencias. En un hogar, los documentos más comunes que conforman un archivo son las actas de nacimiento, constancias de bautismo y confirmación, CURP, pasaportes, visas, escrituras, documentos escolares, recibos de luz, agua, teléfono, predial, tenencia, en fin, gran cantidad de documentos que abalan nuestro quehacer en la vida cotidiana, personal y familiar. Debido a que en algunas ocasiones han existido confusiones entre lo que realmente es un archivo, una biblioteca y un centro de documentación, a continuación se presentan sus diferencias:

La diferencia entre un archivo y una biblioteca, dice Cruz Mundet, reside en la contraposición entre las nociones de fondo de archivo y de colección ya que fondo de archivo es el conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona física o

30 Ibídem, p. 67.

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moral o de un organismo, cuya reunión es el fruto de su proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos. Colección es el resultado de reunir documentos creados como fruto del saber y destinados a su difusión. Cruz Mundet continúa diciendo que la diferencia entre archivo y centro de documentación es que el primero reúne y conserva expedientes de archivo, conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia, pues el expediente de archivo comporta una noción funcional y probatorio, en cambio un centro de documentación tiende a reunir toda la información posible procedente de fuentes diversas y su finalidad consiste en poder responder rápida y eficazmente a las demandas informativas, al igual que el archivo, pero no aporta pruebas.31

Respecto a la definición de Antonia Heredia sobre la palabra archivo, quien lo define desde lo particular a lo general, al expresar que el archivo puede tener tres acepciones, la primera que se refiere a los documentos, la segunda al mueble donde se guardan esos documentos, o sea, un archivero, y la tercera y última que se refiere al inmueble, al edificio que alberga infinidad de documentos, a partir de ahí se desprende una gran variedad de criterios que delimitan lo que hoy se conoce como Archivo de Trámite y que actualmente los archivos son denominados vivos, limpios, ordenados, clasificados, lo que deja atrás el término «archivo muerto». Ahora bien, para determinar que una documentación representa ciertos valores primarios “existe el denominado «ciclo vital de la documentación», se trata de una teoría norteamericana que establece que la documentación cumple con una vida, así surge la idea de que los documentos no son algo inerte o muerto, sino por el contrario, tienen una vida propia según su función que cumplen”.32

Según el Cuaderno de Trabajo sobre el Taller de Capacitación en el manejo de los archivos se presentó la definición del ciclo vital como “sucesión de fases en que se divide la existencia de los documentos, con el fin de estudiar el procesamiento más apropiado a cada momento, la archivación más favorable frente a los sucesivos usos y usuarios que los solicitan y decidir el destino final de eliminación o transferencia a archivo permanente. El ciclo vital de la documentación es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases: activa, semiactiva e inactiva, es decir, el proceso que sigue la documentación desde su producción hasta su conservación o eliminación. Activa: la fase activa de la documentación es aquella que comprende el periodo durante el cual la documentación resulta indispensable para el desarrollo de una actividad o función de la cual deriva, es propiamente el periodo de trámite de ésta. Por lo anterior, el término corriente de tramitación corresponde al primer momento del documento, a la gestión en su fase inicial dentro del archivo de la oficina tramitadora.

31 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 2ª edición. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez,

1994. p. 70 - 71. 32 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Archivo de trámite. Guía de autoaprendizaje. México: SEP, ENBA,

2001. p. 22.

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Semiactiva: esta fase comienza al término del asunto administrativo por el cual fue creada la documentación, ésta comienza cuando la vigencia primaria ha concluido aunque la razón por la cual fue generada haya terminado; no significa que el documento tenga que ser eliminado inmediatamente, pues éste puede tener un valor todavía, se exige conservarla durante un plazo llamado precaucional para fines de consulta y referencia, debido a que en muchas ocasiones el volumen de documentación es enorme. Inactiva: esta comienza, precisamente en el momento en que la institución productora considera que la documentación ya no tiene vigencia, es decir que su valor primario institucional ha terminado, a partir de esto se hace un análisis en base a la utilidad social que pueda tener ésta. Pasa a esta etapa previa valoración e identificando que la documentación haya perdido sus valores primarios, pero haya adquirido los valores secundarios que son el evidencial, testimonial e informativo. En esta etapa los documentos son abiertos a la consulta del público y no nada más de la institución productora.33

Teniendo claridad del concepto de un archivo vale la pena realizar el siguiente cuestionamiento ¿qué es un Archivo de Trámite? Este término se utiliza para denominar el “conjunto de expedientes y asuntos vigentes que por su naturaleza y frecuente consulta deben permanecer en dicho acervo”.34 En el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, Archivo de Trámite se define como la “unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa”.35 En otras palabras, podemos decir que el Archivo de Trámite se concibe como la unidad de resguardo documental, constituida por expedientes de asuntos que se encuentran en constante uso y cuya conservación es necesaria hasta la culminación del trámite. También se afirma que en el Archivo de Trámite inicia el trabajo de archivo. “Es el lugar donde debe mantenerse debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativas y al mismo tiempo es enviada al Archivo de Concentración y consultada por las instancias correspondientes. Por lo tanto, toda institución, genera, maneja y utiliza documentación; para ello, el Archivo de Trámite debe ser la unidad responsable del resguardo, organización y control de la misma”.36

33 CARREÑO, Gloria y PLACENCIA BOGARÍN David. Taller de capacitación en el manejo de Archivos. Cuaderno

de Trabajo. [En línea]. México: UNAM, 2004. p. 14 - 16. Disponible en internet en: http://www.cch.unam.mx/archivo/componentes/ccapacitacion.pdf. Consultada el 18 de julio de 2009.

34 Ibídem, p. 7. 35 INEGI. Sistema Integral de Archivos. Procedimientos para el Archivo de Trámite. [En línea]. Documento interno de

trabajo. México: INEGI, agosto 2005. p. 5. Disponible en intranet en: http://comunidades/siar/documentos% 20tramite%202007.aspx. Consultada en 18 de julio de 2009.

36 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza, op. cit. p. 12.

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Pero, porqué se menciona en el párrafo anterior lugar donde debe mantenerse debidamente organizada la documentación, pues es importante resaltar que la organización de los documentos debe ser de tal manera que nos permita localizar los documentos de forma inmediata, sin lugar a ambigüedades y en el menor tiempo posible. Actualmente existe una gran falta de uniformidad terminológica en materia archivística, pues no cabe duda que en México se han dado los primeros pasos y además como dice Antonia Heredia “una ciencia o una disciplina necesita tener como vehículo de expresión un léxico común para conseguir un entendimiento correcto. Es preciso contar con términos claros, exactos, que respondan a conceptos universales en materia de archivos”.37 Las primeras cuestiones archivísticas se dieron debido a varios fenómenos como la creación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental que contribuyó a la sensibilización de los altos mandos de la Administración Pública creando una gran disposición en colaborar en las cuestiones de transparencia, fomentando la formación de profesionistas, la investigación documental y la implementación de los procesos archivísticos, todo ello fundamental y prioritario. El párrafo anterior es importante y relevante, pues el personal que labora en los archivos debe manejar siempre el mismo término para un solo concepto, de manera que la comunicación sea clara entre profesionistas, entre archivos, entre estados que hablan un mismo idioma, y además entre países. Para lograrlo es necesario e indispensable que se organicen reuniones y eventos con la administración pública, con organismos autónomos, con instituciones internacionales y con académicos expertos en la materia, de tal manera que se comiencen a definir todos los términos archivísticos. El Archivo de Trámite es aquel en donde se crean los documentos que dan trámite a una gestión (fase activa) y deben ser organizados con criterios específicos que permitan su clasificación, ordenación, guarda y recuperación adecuada. Por otro lado, dichos documentos deben permanecer en el Archivo de Trámite hasta la conclusión del trámite o de la gestión que sustenta el documento.

37 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 165.

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2.1.1 Importancia de la organización del Archivo de Trámite Para que una institución tenga una buena organización38 de sus documentos se requiere de una unidad de resguardo documental debidamente delimitada y denominada Archivo de Trámite, que se encargue de dar trato homogéneo a los documentos desde su creación, aplicándoles los criterios correspondientes con el fin de que en un momento dado se conozca en toda institución lo que se hizo y lo que se hace, para que posteriormente se pueda planear lo que se hará, ya que de lo contrario, la organización o persona que creó los documentos, tendrá piezas sueltas y con ello se perderá la secuencia de los hechos. En la actualidad “el archivo deja de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso. Es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para el desarrollo de sus funciones, es decir, información oportuna para la toma de decisiones”.39 Los documentos deben ser tan valiosos para la planeación y el progreso de las instituciones que hoy en día el marco jurídico mexicano, en algunos casos, los considera sujetos al régimen de dominio público de la federación en la Ley General de Bienes Nacionales promulgada el 20 de mayo de 2004.40 Antonia Heredia señala que los archivos tienen dos finalidades “por una parte salvaguardar los derechos de la institución que los crea facilitando su gestión, al actuar como memoria y por otra servir como fuentes de elaboración histórica. Es de este doble servicio de donde se desprende la doble consideración de archivos administrativos y archivos históricos”.41 Tan importante es la administración de los documentos que nos permitirá saber lo que hicimos, lo que hacemos, y además permite futurizar lo que podremos hacer.

38 La organización de un archivo consiste en administrar y conservar los documentos generados o recibidos,

integrados en sus expedientes, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo, asegurando la identidad e integridad de la información, y propiciando el acceso a su consulta. La organización documental se compone de dos operaciones como lo son el clasificar y ordenar los documentos.

39 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza, op. cit. p. 15. 40 Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Ley General de Bienes Nacionales. [En línea]. D.O.F. 20 de

mayo de 2004, reformada el 31 de agosto de 2007. México: Cámara de Diputados. p. 4. Disponible en internet en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/267.pdf. Consultada el 31 de agosto de 2009.

41 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 64.

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La importancia de contar con un Archivo de Trámite y aplicar criterios archivísticos a los documentos en los archivos, es con el fin de recoger, conservar y organizar los documentos para posteriormente difundirlos. 2.1.2 Funciones del Archivo de Trámite Para que un Archivo de Trámite funcione de manera cabal, es necesario dotarlo de ciertas funciones sustantivas bien definidas y delimitadas de manera que contribuyan en el logro de los objetivos establecidos. Por otro lado es indispensable y necesario que este archivo cuente de manera correcta con todos los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos, de lo contrario, no se llegará al logro de los objetivos. Los archivos se sintetizan en tres funciones: “recoger, conservar (instalación, reproducción, restauración, organización: clasificación y ordenación) y servir la documentación (descripción: inventariación y catalogación, acción cultural, difusión, comunicación de la información) desarrolladas en una gran diversidad de actividades presididas cada una de ellas por tareas específicas llevadas a cabo por el archivero”.42 Por otra parte Cruz Mundet presenta las funciones de los archivos como se muestra a continuación:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para transcurrido el tiempo seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas de acuerdo con los principios de la archivística…43

En el INEGI, las funciones del Archivo de Trámite son:

Recepción y registro de correspondencia

Despacho de correspondencia

Registro y control de la documentación generada

Apertura, integración y cierre de expedientes

Organización física de expedientes y carpetas en el Archivo de Trámite

42 Ibídem, p. 133 - 135. 43 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 95.

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Eliminación de los documentos de comprobación administrativa y de apoyo informativo

Servicio de consulta de expedientes44

Para este mismo apartado Hortensia Tercero menciona que las funciones que en el Archivo de Trámite “se realizan no bastan únicamente con tener archivados los documentos, sino que al momento de ser solicitados se proporcionen de forma rápida al personal responsable del trámite. No basta con resguardar y conservar los documentos en un mueble de archivo, sino que se debe contar con un sistema para el control adecuado del mismo”.45 Por tal motivo, es indispensable que los documentos se encuentren debidamente clasificados y orenados, con el propósito de que en un momento dado se localicen en el menor tiempo posible y sin dar lugar a la ambigüedad, pues por ello se deberá conocer tanto el organigrama como las funciones sustantivas de la institución, factores totalmente vinculados con la organización del archivo. Por consecuencia todo documento que ha sido creado debido a una necesidad administrativa, deberá pasar dentro del Archivo de Trámite por un proceso de selección y aplicación de criterios, para posteriormente, si ese es el caso, ser transferido al Archivo de Concentración. En resumen, toda institución u organismo cuenta con funciones y necesidades propias de las cuales surgen los actos administrativos, y para realizarlos es indispensable la generación de los documentos, lo que acarrea el registro y el control del documento para continuar con la gestión hasta llegar a su resolución, todo ello implica una serie de actividades como son el realizar la apertura, integración y cierre del expediente, una vez que el trámite haya finalizado. Posteriormente y según el tiempo de guarda establecido para que los documentos permanezcan en el Archivo de Trámite, se realiza la depuración de los documentos que no cumplen con las características para ser conservados, lo que conlleva a realizar la organización de expedientes y carpetas ya sea para su conservación preventiva, en el Archivo de Concentración, o permanente, en el Archivo Histórico, según el valor de los documentos de archivo. Todo lo anterior se presenta en un diagrama de flujo, ver imagen número 6.

44 INEGI. SIAR. Procedimientos para el Archivo de Trámite, op. cit. p. 1. 45 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza, op. cit. p. 15.

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Imagen número 6 Proceso de los documentos en un Archivo de Trámite

Fuente: elaboración propia, con base en TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza. Archivo de Trámite. Guía de autoaprendizaje. México: SEP, ENBA, 2001. p. 15.

De manera muy general, a continuación se describen otras funciones que también deben desarrollarse en todo Archivo de Trámite:

Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial.

Coadyuvar en el diseño de los documentos técnicos.

Elaborar los inventarios de transferencia primaria.

Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental a que se refiere los Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de las Dependencias de la Administración Pública Federal, fracción décimo séptima.

Organismo (INEGI)

Surge acto administrativo

Se genera el documento

Se realiza un trámite

Se da la resolución

Fin del trámite

Expurgo Destrucción del documento (depuración)

Conservación preventiva Conservación permanente

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2.1.3 Objetivos del Archivo de Trámite En el INEGI, el objetivo del Archivo de Trámite “es construir un nuevo proceso para la administración homogénea (planear, hacer, verificar y actuar) de la documentación en su fase activa dentro de los Archivos de Trámite”.46 Este objetivo funge de manera general para todo Archivo de Trámite, ya que por tratarse de un archivo administrativo, y por consecuencia, por manejar documentos en su primera fase (activa), se debe asegurar toda la información que ahí se tramita. Lo anterior habla de una administración homogénea, es decir, los mismos procesos deben ser aplicados en todas las áreas de una institución que genere y reciba documentación, con el fin de manejar los mismos documentos técnicos, un mismo Cuadro General de Clasificación Archivística, el mismo catálogo de disposición documental, las mismas etiquetas para expedientes, el mismo sistema de gestión de documentos, para de esa manera conformar el archivo de un solo fondo, o sea, en nuestro caso el fondo INEGI. Es relevante mencionar que los objetivos que se definan en un Archivo de Trámite deben ser alcanzables, ya sea de forma mediata o en su caso, inmediata, a corto, mediano o largo plazo. Para ello, es indispensable saber en dónde estamos y hacia dónde se quiere llegar. Antonia Heredia menciona que la finalidad del Archivo de Trámite “no es otra que el servicio de los archivos a la sociedad, materializado en el ofrecimiento de la información ya sea a las instituciones productoras, ya sea a los ciudadanos. El método lo constituyen todos los procedimientos y tareas llevadas a cabo por el archivero para conseguir el fin que se pretende, siguiendo ese largo camino cuyas etapas están ya suficientemente establecidas de recoger, conservar, organizar y servir los documentos”.47 2.2 ORGANIZACIÓN Organizar un archivo consiste en realizar una serie de pasos que permitan contar con documentos clasificados y ordenados. La organización archivística no es cosa fácil,

46 INEGI. Sistema Integral de Archivos. Archivo de Trámite. [En línea]. México: INEGI. p. 3. Disponible en intranet

en: http://comunidades/siar/objetivos%20tramite%202007.aspx. Consultada el 23 de abril de 2009. 47 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 13.

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además es un quehacer diario y constante, pues las instituciones son generadoras de documentos.

De acuerdo a Cruz Mundet organizar el fondo de un archivo consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Pero además, atendiendo a la función primordial, nos referimos a la informativa, debe facilitar la localización de los documentos proporcionando con su estructura organizativa la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género, es decir, todas y cada una de las unidades archivísticas, todas y cada una de las series que lo integran tienen asignada una ubicación conceptual posible y no otra, de manera que la interrogación al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrará respuesta cabal, siguiendo un camino lógico dentro del mismo y sólo uno, sin dar lugar a la ambigüedad ni a la disyuntiva.48

Una buena organización de los archivos debe responder a una triple necesidad:

Proporcionar una estructura lógica de una dependencia o entidad que represente la documentación producida o recibida en el ejercicio de sus atribuciones o funciones.

Eficientar el control y el manejo de los documentos.

Facilitar la localización de los documentos. Clasificar49 y ordenar50 son dos actividades dentro de una más amplia que se llama organización. La clasificación archivística no existe sin una buena organización, ya que esta última permite la recuperación de los documentos. Así mismo, si un archivo no está organizado es como si no existiera, pues hay que recordar que los archivos de toda institución son centros de servicio, ya sea interno, cuando el documento se encuentra tanto en el Archivo de Trámite como en el de Concentración, y/o externo, cuando el documento pasa al Archivo Histórico. 2.2.1 Importancia de la organización ¿Por qué se deben organizar los archivos? supongamos que los documentos de alguna institución son guardados sin un orden establecido, por no haber adoptado algún criterio para su manejo de manera general, por lo que la encargada de los documentos los organiza conforme su criterio y de acuerdo a sus necesidades, y de esa manera los localiza cuando los requiera.

48 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 229. 49 Agrupar los expedientes semejantes y separarlos por sus diferencias. 50 Colocar cada cosa en su lugar.

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Al respecto y consultando a Cruz Mundet dice que “el archivo de oficina como cualquier otro, responde a una exigencia de primer orden: encontrar la información que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer con precisión qué es lo que se tiene, es decir el conjunto de documentos, algo imposible de todo punto si ese grupo no está organizado en forma apropiada”.51 Por ello, es de suma importancia, que todas las instituciones, por lo menos las instancias públicas, como lo marca la LFTAIPG, cuenten con un Archivo de Trámite, y que además se implementen criterios uniformes que permitan fácilmente comprender la organización de los documentos debido a que ésta será acorde tanto a la estructura organizacional como a las funciones primordiales de dicha institución y que además será un criterio aplicable en todas las unidades administrativas de la dependencia. La importancia del Archivo de Trámite es sumamente relevante, pues es ahí donde se conoce, al momento de la recepción o creación de los documentos, el proceso de vida que éste tendrá, pues de antemano se sabe el tipo de información que sustenta el documento, ya sea pública, confidencial o reservada; se conoce también en primera instancia su valor primario (administrativo) y a raíz de ello, se identifica la vida que tendrá en los diferentes tipos de archivo que existen. Todo ello aunado obviamente a la buena aplicación de las funciones sustantivas del Archivo de Trámite ya que el Archivo de Concentración va de la mano del primero y el Archivo Histórico va de la mano del segundo; es ahí donde radica la importancia de contar con un Archivo de Trámite bien delimitado y organizado para que puedan existir los archivos subsecuentes. 2.2.2 Procesos técnicos Para lograr la organización de los archivos se recomienda seguir algunos pasos que se detallan a continuación en los siguientes apartados. 2.2.2.1 Identificación La identificación es un proceso técnico sumamente importante, que se realiza a los documentos en las primeras fases de la organización de todo Archivo de Trámite con el propósito de identificar el tipo de documento y el carácter de la información, con la finalidad de clasificarlos, organizarlos, conservarlos y recuperarlos.

51 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 157.

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El Archivo General de la Nación (AGN) especifica que identificación “es el proceso de investigación y sistematización de categorías archivísticas en las que se sustenta la estructura de un fondo y su objetivo es asegurar a través de sus resultados la valoración de las series documentales”.52 Además menciona que la identificación se divide en tres procesos:

Procedencia institucional: constituye el origen de la documentación, reconoce los aspectos que le dan cuerpo y sentido a la serie.

Caracterización documental: informa los soportes, tipología, volumen y organización. Descripción informativa: deriva de la utilidad institucional de las series documentales ya

que cubre contenido informativo, relación entre serie y función, periodo que cubre la serie en cuestión y otras series y otras fuentes de información afines.53

En el INEGI la identificación de los documentos se realiza con el fin caracterizarlos en tres tipos:

De archivo De apoyo informativo De comprobación administrativa

Para identificar un documento de archivo es importante tomar en consideración los siguientes aspectos:

Se elaboran en forma natural, en función de una actividad administrativa. Están estructurados en conjuntos de documentos organizados que se

interrelacionan. Constituyen el único testimonio y garantía documental del acto administrativo, por

lo tanto se trata de un documento único. Proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registra. Cumplida su vigencia administrativa se transfiere al Archivo de Concentración

con base en su vigencia fiscal o legal. Con base en su valoración, pueden ser patrimonio documental de la Institución o

dependencia.

Es importante resaltar que todo expediente en el Archivo de Trámite debe estar conformado únicamente por documentos de archivo.

52 AGN. Introducción a la organización de archivos, op. cit. p. 65. 53 Ibídem, p. 68 – 70.

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Algunas de las características de los documentos de apoyo informativo que deben identificarse son:

Se trata de ejemplares múltiples que proporcionan información y que no son documentos originales.

No se considera patrimonio documental, sólo se conserva por su valor de información y posteriormente se destruye.

Carece de conceptos tales como vigencia o valores documentales.

No es transferido al Archivo de Concentración. Estos documentos tienen la finalidad de informar sobre un hecho en particular, y en su mayoría se trata de fotocopias, publicidad e invitaciones. Los documentos de comprobación administrativa se identifican cuando presentan las siguientes características:

Se produce de forma natural, en función de una actividad administrativa.

Es comprobante de la realización de actos administrativos inmediatos.

No se estructura en relación con un asunto.

Su vigencia administrativa es inmediata o de no más de un año y no son soporte de las funciones del área.

No es transferido al Archivo de Concentración.

Su eliminación es inmediata al término de su utilidad. En la mayoría de los casos, los documentos de comprobación administrativa abalan los movimientos administrativos internos como son los vales de papelería, de cafetería, de fotocopiado, de envío de paquetería, entre otros aspectos administrativos. Por otro lado, los expedientes conformados por documentos de archivo deben incluir en la portada también los datos de identificación del mismo, considerando a su vez el Cuadro General de Clasificación Archivística. Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal mencionan que “el marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:

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Unidad administrativa Fondo Sección Serie Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie

documental identifica a cada uno de sus expedientes Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente Asunto (resumen o descripción del expediente) Valores documentales (administrativo, legal, fiscal) Vigencia documental Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas

en los documentos del expediente54

Dichos elementos pueden ayudar a conocer a simple vista todas y cada una de las características de la información. La información que soportan los expedientes también debe ser identificada de acuerdo con lo estipulado en estos mismos Lineamientos, sobre todo cuando la información comprometa la seguridad nacional, la integridad, estabilidad y permanencia tanto de las instituciones como del Estado Mexicano, pues básicamente esta identificación está enfocada en asegurar el bienestar. De acuerdo a estos Lineamientos la información que debe clasificarse como reservada o confidencial debe cumplir con ciertos requisitos. A continuación se muestran sólo algunos: Reservada

Pone en riesgo las acciones destinadas a proteger la estabilidad de las instituciones de la Federación.

Pone en riesgo las acciones destinadas a proteger la gobernabilidad democrática cuando la difusión de la información pueda impedir el derecho a votar y a ser votado, o obstaculizar la celebración de elecciones federales.

Pone en peligro la integridad o los derechos de las personas cuando la difusión de la información pueda menoscabar la capacidad de las autoridades de seguridad pública para preservar y resguardar la vida o la salud de las personas; afectar el ejercicio de los derechos de las personas, o menoscabar o dificultar las estrategias para combatir las acciones delictivas distintas de la delincuencia organizada.

Se pone en peligro el orden público cuando la difusión de la información pueda entorpecer los sistemas de coordinación interinstitucional en materia de seguridad pública; menoscabar o dificultar las estrategias contra la evasión de reos; menoscabar o

54 Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de las Dependencias de la

Administración Pública Federal. [En línea] Publicado en el D.O.F. el 20 de febrero de 2004. México: Cámara de Diputados. p. 3. Disponible en internet: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF. Consultada el 18 de junio de 2009.

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limitar la capacidad de las autoridades para evitar la comisión de delitos, o menoscabar o limitar la capacidad de las autoridades encaminadas a disuadir o prevenir disturbios sociales que pudieran desembocar en bloqueo de vías generales de comunicación o manifestaciones violentas.55

Confidencial Se considera como información confidencial toda aquella que se estipula en el Capítulo III de la LFTAIPG y los estipulado en los Lineamientos de Protección de datos Personales y que define como información que contenga datos personales de una persona física identificada o identificable relativos a:

Origen étnico o racial Características físicas Características morales Características emocionales Vida afectiva Vida familiar Domicilio particular Número telefónico particular Patrimonio Ideología Opinión política Creencia o convicción religiosa Creencia o convicción filosófica Estado de salud física Estado de salud mental Preferencia sexual Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética56

Con el fin de aclarar diferencias entre la información reservada y la confidencial es importante resaltar que la reservada en un momento determinado podrá pasar al Archivo de Concentración y al Archivo Histórico según los valores con los que cuente, en cambio la información confidencial nunca pasará de Archivo de Trámite, porque en su mayoría se trata de expedientes personales y sólo cuentan con valores administrativos permanentes. A continuación se presenta la imagen número 7 del Catálogo de Disposición Documental del INEGI, referente al archivo del personal.

55 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, op. cit. p. 6. Consultada el 9 de

junio de 2009. 56 Ibídem, p. 1.

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Imagen número 7 Archivo de personal del INEGI. Información confidencial

INEGI. Sistema Integral de Archivos. Catálogo de Disposición Documental. [En línea]. Documento interno de trabajo. México: INEGI 14 febrero de 2007. p. 24. Disponible en intranet en: http://comunidades/siar/doctos/Instrumentos %20control%20y%20consulta%202007/Catalogo_Disposición_Documental.pdf. Consultada el 15 de julio de 2009.

Con lo anterior se puede apreciar que toda la información que se clasifique como reservada y confidencial, estará destinada para proteger la integridad de las instituciones, la información que maneja, así como los datos personales del personal. Con las definiciones anteriores y como su palabra lo indica, el término identificación aplicado en el Archivo de Trámite consiste en reconocer el tipo de documento que se trate, conjuntamente con sus series, el asunto y además conlleva a identificar los caracteres tanto internos como externos para posteriormente organizarlo donde corresponda.

2.2.2.2 Clasificación La clasificación en el Archivo de Trámite de alguna institución se realiza mediante un sistema de clasificación diseñado jerárquicamente con base en su estructura organizacional, sus acciones y sus funciones sustantivas y comunes, todo ello, de tal manera que los documentos respeten además el principio de procedencia y orden original dentro de cada expediente.

Menciona Cruz Mundet que cuando la organización de los fondos documentales evolucionó durante siglos sin criterios de general aplicación... muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo a criterios ideológicos o temáticos… La puesta en práctica de tales sistemas llevó a sumir algunos fondos en la confusión y la subjetividad, mezclando unos documentos con otros en virtud de su adscripción a temas, lugares, fechas…criterios muy variables y de dudosa utilidad. Cuando la situación de la práctica era más desalentadora el archivero e historiador Natalis de Wailly redactó la circular de 24 de abril de 1984 titulada Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives departamentales et communales. En dicho texto se

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enunciaba la noción de fondo de archivo, consistente en reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los documentos que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado. Los documentos que apenas se relacionan con un establecimiento, un cuerpo o una familia, no deben mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo o una familia. De este modo nacía el principio de procedencia o respect des founds…57

Cruz Mundet dice “clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos de acuerdo con el principio de procedencia y orden original”.58 Es importante señalar que existen dos principios que nos permiten contar con una mejor ordenación ya que se trata del principio de procedencia que es el fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros y el principio de orden original que va de la mano con el anterior y se trata de un principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos. Al respecto, el principio de procedencia y orden original, Antonia Heredia “lo llama también principio de procedencia o de respeto al orden y al orden natural, que consiste en que cada documento debe colocarse en el fondo documental del que procede y dentro de ese fondo en el lugar de origen”.59 Es importante resaltar que el fondo se refiere a la institución o dependencia a la que pertenecen los documentos y dentro del fondo, los documentos deben ir ordenados cronológicamente en sus expedientes correspondientes según el orden natural en que fueron creados los documentos. Para Schellenberg, la clasificación significa “el arreglo de la documentación de acuerdo con un plan delineado para tenerla disponible en el uso corriente”.60 El autor nos expresa que toda clasificación consiste en la organización de los documentos con base a procesos bien sustentados e implementados, de tal manera que no se extravíen, sino que se conserven, se localicen y se recuperen para su uso.

57 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 230 - 231. 58 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 239. 59 Ibídem, p. 15. 60 SCHELLENBERG, T. R. en: CARREÑO, Gloria y PLACENCIA BOGARÍN, David, op. cit. p. 17.

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Clasificar es dividir o separar un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series de tal manera que dichos grupos pueden integrarse, formando parte de la estructura de un todo o unidad. La clasificación se define en cuanto al orden que se le ha de dar a los materiales archivísticos, atendiendo a los elementos que permitieron su identificación; es decir, que la clasificación se refiere a la organización del archivo con base en el soporte de la información, la cronología, el almacenamiento, la procedencia y la diplomática. Elementos de la clasificación La clasificación cuenta con ciertos elementos que deben ser considerados y que permiten relacionarlos entre sí, de tal manera que se cuente con el sistema de clasificación adecuado para cada institución.

T. R. Schellenberg manifiesta que son tres los elementos que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre los que versan. Acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines. Estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo. Asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma; esto es, de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades como su organización.61

Los elementos seleccionados para la clasificación de una institución son importantes ya que a partir de ellos se diseñará el sistema de clasificación de tal manera que organice los archivos en relación a la estructura orgánica de la institución conjuntamente con sus funciones y sus actividades sustantivas y comunes. Por tal motivo uno de los requisitos del recurso humano de todo archivo, es que conozca el giro de la institución en la que trabaja, así como que identifique las actividades sustanciales y a su vez las actividades adjetivas, lo que en gran medida puede ayudar a la correcta organización y confirmación de todo Archivo de Trámite.

61 SCHELLENBERG, T. R. en: CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 239 - 240.

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Sistemas de clasificación Este sistema debe elaborarse a partir de las funciones de la dependencia o institución, el sistema de clasificación tiene generalmente como ventaja el normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para la elaboración de un sistema de clasificación es un perfecto conocimiento tanto de la estructura orgánica como de las funciones del organismo que implementará la clasificación. De acuerdo a lo anterior, Schellenberg establece tres tipos de clasificación:

Clasificación funcional. Como su nombre lo indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Seguido este criterio, en primer lugar se agrupará la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Clasificación orgánica. En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades. Se dice «las series» porque en este caso también los expedientes se agrupan según las actividades de la que son resultado. Sólo a partir de este nivel es posible establecer una clasificación orgánica, la cual se realizará jerárquicamente desde las unidades administrativas básicas hasta las divisiones más amplias. Clasificación por materias. Este tipo de clasificación es resultado del análisis del contenido de los documentos, esto es, de los asuntos o materias sobre los que versa.62

Sin una clasificación, los datos y las informaciones sobre la vida empresarial y cotidiana representarían solamente elementos y fragmentarios, difícilmente interpretables. Sin clasificación no existirían los archivos, no se sabría qué es lo que la institución posee y cuáles son sus necesidades. La clasificación representa, por tanto, una exigencia para cualquier Institución.

2.2.2.3 Ordenación Otro punto sumamente importante también forma parte de los procesos técnicos y debe realizarse a las series documentales o a los propios documentos con el fin de elaborar el instrumento descriptivo que se maneje en el archivo, lo que permitiría la recuperación de los documentos. Hay que recordar que todos estos procesos forman parte de un sistema y si alguna de sus partes falla, por consecuencia falla todo, y es ahí donde radica la importancia de realizar todos y cada uno de estos procesos de manera correcta.

62 SCHELLENBERG, T. R. en: CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 240 - 242.

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Antonia Heredia Herrera puntualiza ordenar es la segunda operación, dentro de la organización, que ha de aplicarse con independencia, a cada serie documental dentro de un fondo o de una sección, o bien, a un conjunto de documentos relacionados por su asunto o por su tipología al tratar de preparar un catálogo. También define la ordenación como la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto, relacionándolos con otros, de acuerdo a una unidad - orden establecida de antemano. En este caso serían los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. Los diversos tipos de ordenación reciben su nombre de la unidad elegida para determinar dicho orden. Así, según optemos por la fecha o data, tendremos el cronológico; si las letras del abecedario, el alfabético; si la situación o el lugar, el topográfico; si el tamaño, por tamaños. No olvidando que puede establecerse una ordenación mixta en la que se utilicen a la vez un orden alfabético y un orden cronológico.63

Existen otros métodos de ordenación que son un elemento esencial dentro del complejo aspecto de la administración documental y pueden ser directos, llamados también formales, o indirectos, conocidos como informales, debido a la forma de recuperar la información. Los métodos de ordenación directos se manejan sin necesidad de índices o catálogos para su localización (alfabéticos, por asuntos o materias, cromáticos, geográficos y cronológicos) y el método de ordenación indirecta es aquél que para su localización, consulta o manejo requiere de un catálogo, índice o registro (numéricos, topográficos, clasificación decimal documental). También se conoce el método automático, pues en la actualidad la automatización de los procesos de un archivo es sumamente importante. 2.2.2.3.1 Ordenación alfabética La ordenación alfabética como su nombre lo indica se ordena de acuerdo a las letras del abecedario respetando el orden de cada una de ellas. Esta ordenación puede aplicarse a partir de nombres de personas, de lugares, de temas y/o de materias.

Al respecto Antonia Heredia comenta que la ordenación alfabética es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las iniciales de las voces escogidas como representativas de aquéllas. Estos nombres pueden ser de la materia objeto del contenido documental, o de la persona a que éste se refiera, o bien de la que proviene o a la que va dirigido o de los lugares. Según se refieran a temas, a personas o a lugares, tendremos una ordenación alfabética de materias, onomástica o geográfica. La ordenación onomástica ha de considerar el primer apellido, el segundo y el nombre en último lugar.64

63 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 201 - 202. 64 Ibídem, p. 206.

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En México el AGN presenta que la ordenación “es la operación de unir un conjunto de documentos, relacionando unos con otros, de acuerdo a una unidad de orden establecida de antemano”.65 Además muestra que uno de los tres métodos convencionales de ordenación pueden clasificarse de la siguiente manera:

Alfabético Alfabético general (a, b, c, d, e … z) Onomástico (ÁVALOS RAMÍREZ, JUAN…) Asuntos o materias (cámaras, contratos, cotizaciones, pólizas, tuberías…) Geográfico (Aguascalientes, Baja California Norte, Baja California Sur…)

Los otros dos métodos convencionales de ordenación que recomienda el AGN son:

Numéricos

Numérico simple (1, 2, 3, 4…) Numérico compuesto (1.1, 1.2, 1.3, 1.4…) Cronológico (1987 ENE 01) Topográfico (sala, sección, estante, nivel, caja)

Convencionales

Cromático (por colores)66 2.2.2.3.2 Ordenación cronológica Este proceso forma parte de la ordenación numérica pero denominado específicamente cronológico debido a que el procedimiento consiste en la ordenación por fechas. “Ordenación cronológica. No hay elemento más estable que la data de un documento cuando ésta se expresa. La referencia se hace a partir de los tres elementos de la data cronológica (año, mes y día) y en este orden, que suele ser el inverso al que figura en el documento”.67 La ordenación cronológica es muy común que se realice con los tres elementos indispensables que son el año, el mes y el día, se utiliza en especial para ordenar los documentos dentro de los expedientes. Además es importante resaltar que este tipo de ordenación va de la mano con el principio de orden original que debe aplicarse a los documentos, que deben ordenarse según la fecha en que hayan sido creados. También

65 AGN. Introducción a la organización de archivos, op. cit. p. 58. 66 Ibídem, p. 59. 67 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 202.

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la ordenación cronológica puede representarse de la siguiente manera haciendo referencia a fechas límites, o sea, data de iniciación y data final o de resolución:

1658, enero – 1660, julio

1763 – 1791 Por otra parte, esta ordenación es más útil en un Archivo Histórico, en donde se ordenan los documentos por periodos por ejemplo. Cruz Mundet aparte de presentar las definiciones de las ordenaciones antes mencionadas y recomendadas por Antonia Heredia, en su libro muestra las siguientes: 2.2.2.3.3 Ordenación numérica La ordenación numérica como mencionamos en la página anterior, puede realizarse utilizando los números simples, números compuestos, inclusive y según el AGN la ordenación cronológica también se considera dentro de la ordenación numérica. “Ordenación numérica. Establece la ordenación de los documentos siguiendo la serie de los guarismos desde el uno en adelante, o agrupaciones de éstos por bloques”.68 Aquí es importante resaltar, a manera de ejemplo, que el método de ordenación que utiliza la Secretaría de Gobernación para ordenar el Diario Oficial de la Federación es por fechas (año, mes, día) desde su promulgación, y dentro de ellos los clasifica según el tipo de dependencia a que se refiere. 2.2.2.3.4 Ordenación alfanumérica Se trata de una ordenación mixta que consiste en la combinación de letras y números, método que en el INEGI se utiliza desde el año 2005. La ordenación alfanumérica “consiste en la combinación de letras y números para componer los códigos de ordenación”.69 Un ejemplo claro de este tipo de clasificación es el que utiliza el INEGI que se conforma de lo siguiente: INEGI.EST.02.01 en donde la palabra INEGI se refiere al fondo, EST a la sección, 02 a la subsección y por último 01 a la serie.

68 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 250. 69 Ibídem, p. 251.

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Este tipo de ordenación permite ordenar los expedientes según área de referencia, para posteriormente establecerlos según su importancia para el INEGI. Por ejemplo:

1. INEGI.JGB (una subsección, dos series) 2. INEGI.PRE (dos subsecciones, nueve series) 3. INEGI.CSN (cinco subsecciones, veintidós series) 4. INEGI.EST (cinco subsecciones, quince series) 5. INEGI.CNE (cuatro subsecciones, catorce series) 6. INEGI.GEO (cinco subsecciones, veintidós series) 7. INEGI.ITI (cuatro subsecciones, dieciséis series) 8. INEGI.ADM (cuatro subsecciones, diecisiete series)

Directamente en el Cuadro General de Clasificación Archivística del INEGI se puede apreciar claramente todas y cada una de las secciones, subsecciones y series que lo conforman, así como una breve descripción del tipo de documentos que agrupan. Además, Cruz Mundet comenta “que de entre estos métodos no es posible establecer, ni tampoco necesario, cuál de ellos es el mejor: al decidir el tipo de ordenación que se ha de aplicar en cada momento, se elegirá aquél que mejor se adapte al objeto de la ordenación”.70 Al respecto, todos los tipos de ordenación que se han presentado son importantes, sólo que según el tipo de archivo que se vaya a ordenar es el tipo de ordenación que debe elegirse, pues es importante identificar las características del archivo para que éste sea ordenado adecuadamente. Por ejemplo, el archivo de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) utiliza la ordenación alfanumérica, que se conforma con el nombre de la matrícula, acompañado del nombre del alumno, quedando así:

2005/MAA/1211 Jiménez Romo, Rosalba

Lo anterior nos muestra que la alumna ingresó a la Universidad en el año 2005, a la carrera de Licenciado en Archivonomía, quedando registrada con el número 1211. Cabe aclarar que existe también la ordenación cromática del método convencional que consiste en asignarle color a las diferentes secciones, o en otro caso a los diferentes fondos, cuando los archivos administran documentos de varias dependencias, tal es el caso del Archivo de Concentración del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

70 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 251.

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2.2.2.4 Expedientación Una vez que se tiene clasificada y ordenada la documentación, en donde se respeta el principio de procedencia y el principio de orden original, y dando un orden a los documentos, se procede a conformar los expedientes en donde Cruz Mundet nos dice “su etimología procede del verbo latino expedire infinitivo que forma el participio presente expediens, expedientis el que resuelve, de ahí que el expediente esté encaminado a resolver un determinado asunto o materia”.71 De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística (ISAD G) "el expediente es una unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie”.72 Expediente es la unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivos relativos, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de las Unidades Administrativas de cada dependencia. Es importante mencionar que los documentos que conforman los expedientes deben ser sólo documentos de archivo. El objetivo de la conformación de expediente consiste en integrar la documentación que ingresa al Archivo de Trámite con la finalidad de que el expediente contenga todos los documentos de archivo que se hayan generado o recibido en la gestión de un mismo asunto. La apertura de expedientes se realiza cuando en el Archivo de Trámite no existan antecedentes del asunto y del cual se requiera contar con los documentos relacionados para su atención y además debe asignársele el código de clasificación (el cual se analizará más adelante) que le corresponda según el Cuadro General de Clasificación Archivística de la dependencia de que se trate con el cual será resguardado, identificado y localizado posteriormente dicho expediente. El código de clasificación archivística es la anotación convencional para identificar la pertenencia de los documentos y expedientes a una determinada función o conjunto de actividades de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística que es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de la dependencia.

71 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 151. 72 ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. [En línea]. 2ª edición. Adoptada por el

Comité de Estocolmo, Suecia, 19-22 septiembre de 1999. Madrid: 2000. p. 16. Traducida por el Ministerio de Educación, Cultural y Deporte de España. Disponible en internet en: http://www.agn.gob.mx/archivistica/ normas/normas.html. Consultada en noviembre de 2008.

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Cada expediente debe integrarse en un fólder adecuado al tipo de documentación que soporta la gestión del asunto (oficio, atenta nota, circular, control de instrucción, convenio, nota informativa, entre otros) y deben tener la etiqueta de identificación institucional en la portada. En caso de tratarse de información reservada o confidencial, el expediente deberá ser clasificado como tal. Existen también las carpetas con documentos de comprobación administrativa o apoyo informativo que no estén estructurados en relación con el asunto, mismos que deberán estar organizados y clasificados en carpetas temporales de acuerdo a la serie que le corresponda. Es importante que los Archivos de Trámite conformen expedientes con documentos de archivo, y además, conformará carpetas temporales con documentos de comprobación administrativa y de apoyo informativo, ambas por separado ya que no cuentan con valor histórico para la institución, y que sólo deberán guardarse por un periodo. Por tal motivo, en el INEGI se recomienda que los expedientes se integren solamente con documentos de archivo, por lo que la identificación de éstos en relación con los documentos de comprobación administrativa y apoyo informativo es de suma importancia, pues los dos últimos deberán estar contenidos en sus carpetas correspondientes y nunca en expedientes. 2.2.2.5 Instrumentos descriptivos Estos instrumentos se diseñan con el fin de que se conozca el contenido del fondo documental, de tal manera que permita un mayor acceso y recuperación de la información. Además orientan al usuario en la búsqueda y en la localización de toda documentación de manera más eficiente, rápida y eficaz. Contando con los expedientes debidamente organizados es necesario diseñar los instrumentos descriptivos que permitan la identificación, localización y recuperación de los expedientes y por consecuencia de los documentos. Dichos instrumentos descriptivos deben cumplir con una serie de pasos a considerar como lo muestra la norma ISAD (G). La palabra descripción según Antonia Heredia:

Es la enumeración de las cualidades y elementos fundamentales de una persona o de un objeto, de tal forma que la persona que la efectúa pone en conocimiento de otros los rasgos determinantes que identifican lo que se describe.

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La descripción documental no sólo es el análisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres internos y externos, sino también los datos para su localización. La descripción es necesaria tanto en un archivo administrativo como en un archivo histórico, aunque su práctica pueda presentar algunas variantes.73

La descripción de los documentos no puede realizarse a la deriva, describiendo solamente lo que las encargadas consideren necesario o importante. Para ello existe la norma ISAD (G) conformada por 26 elementos de los cuales sólo seis son considerados como esenciales:

1. Código de referencia 2. Título 3. Productor 4. Fecha(s) 5. Extensión de la unidad de descripción 6. Nivel de descripción74

Código de referencia El objetivo de la signatura o código de referencia consiste en “identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa. Su regla es consignar, en la medida que sea necesario para su identificación única con los elementos de código del país según la última versión de la ISO 3166 Códigos para la representación de los nombres de los países; el código del archivo según la norma nacional de códigos de archivos u otro identificador único de su ubicación; el código de referencia local específico, el número de control u otro identificador único”.75 A manera de ejemplo se muestra la imagen número 8, en donde se presentan algunos códigos de referencia en México (484 MEX MX).

73 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 215 - 216. 74 ISAD (G), op. cit. p. 15. 75 Ibídem, p. 20.

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Imagen número 8 Lista de abreviaciones de algunos estados de México

Nombre del Estado Variable 2 dígitos 3 dígitos

Aguascalientes Ags. MX - AG MX - AGU

Baja California B.C. MX - BC MX - BCN

Baja California Sur B.C.S. MX - BS MX - BCS

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/ISO_3166-2:MX. [En línea]. México. Consultada el 15 de junio de 2009.

Estos códigos permiten identificar el lugar (país, estado) de ubicación del archivo que se describe, lo que dará al lector una mejor claridad sobre la ubicación física del fondo. Título Teniendo identificado el país donde radica el fondo que se describe se procede a referirse a los títulos correspondientes a cada unidad de descripción. El objetivo de título es “denominar la unidad de descripción, y las reglas es consignar bien el título formal, bien asignarle un título conciso de acuerdo con las reglas de descripción multinivel y las normas nacionales; si el título es largo puede abreviarse siempre que no se pierda información esencial; distinguir entre los títulos formales y los atribuidos de acuerdo con las normas nacionales o idiomáticas”.76 Ejemplo de ello sería:

Instituto Nacional de Estadística y Geografía (fondo) Junta de Gobierno (sección)

Sesiones (subsección) Sesiones ordinarias (serie)

México Con el título se aprecia el nombre oficial del fondo, así como la sección, subsección y serie que se describe, lo que ayuda a tener mejor claridad de lo que se describe. Pues hay que recordar que la norma ISAD (G) contempla la descripción multinivel que va de lo general a lo particular.

76 ISAD (G), op. cit. p. 21.

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Productor El nombre del o de los productores no puede quedarse atrás, pues es importante conocer como objetivo “identificar el productos o los productores de la unidad de descripción. Además cuenta con una regla que consiste en consignar el nombre de la(s) entidad(es) o persona(s) física(s) responsables de la producción, acumulación y conservación de los documentos de la unidad de descripción”.77 Esta parte es muy importante, pues es la que describirá el nombre del fondo, la institución, instituciones, persona física o moral quienes generan y conservan los documentos. Fecha(s) La fecha en toda descripción es de suma importancia, pues es preciso identificar el tiempo de los hechos de tal manera que se cuente con una cronología histórica. Este punto tiene como objetivo “identificar y consignar la(s) fecha(s) de la unidad de descripción. Como… la(s) fecha(s) en la(s) que el productor acumuló los documentos en el ejercicio o desarrollo de su actividad, la(s) fecha(s) de producción de los documentos, aquí se incluyen las copias, ediciones o versiones, anexos u originales de las unidades documentales producidas con anterioridad a su acumulación”.78 Ejemplo de este tipo de fechas es 1985 - 1990. Las fechas permiten identificar el periodo (inicio – final) de los documentos que conforman los expedientes o las series; además permite ubicarse en el tiempo en que se originó la documentación. Extensión de la unidad de descripción Este apartado que ocupa el quinto lugar de los seis puntos para lograr una descripción adecuada, permite conocer la dimensión en cantidad de lo que se describe. Tiene como objetivo “identificar y describir la extensión física o lógica, y el soporte de la unidad de descripción. Sus reglas es consignar el volumen de la unidad de descripción especificando el número de las unidades físicas o lógicas en cifras árabes y la unidad de medida. Especificar el soporte o soportes de la unidad de descripción”.79

77 ISAD (G), op. cit. p. 26. 78 Ibídem, p. 23. 79 Ibídem, p. 24.

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Nivel de descripción Esta opción nos permite identificar qué es lo que se describe, sea un fondo, una sección, etcétera. El objetivo es “identificar el nivel de organización de la unidad de descripción con la regla de consignar el nivel de la unidad de descripción”.80 Ejemplo: fondo, subfondo; serie, subserie, unidad documental. Para ello es preciso indicar la unidad de descripción, pues es importante recordar que puede tratarse de lo general a lo específico, siendo fondo, sección, subsección, serie, unidad documental. Ahora bien, retomando a la autora Antonia Heredia menciona que “sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano, como el cofre de un tesoro sin llave, aún peor, lo mismo que un viajero con un mapa inexacto corre el riesgo de extraviarse...”.81 Los instrumentos que tienen como propósito de descripción son conocidos como: las guías, los inventarios, los catálogos, los índices, las listas, los registros, los censos, entre los más importantes. Dentro de estos tres tipos de instrumento los más usuales en un Archivo de Trámite son el inventario y la guía. 2.2.2.6 Instrumentos de control y consulta En todo archivo administrativo se requiere que los titulares se aseguren de la elaboración de los instrumentos de control y consulta, siendo éstos:

Cuadro General de Clasificación Archivística

Catálogo de Disposición Documental

Inventarios documentales

Guía simple de archivos A continuación describiré cada uno de ellos. 80 ISAD (G), op. cit. p. 24. 81 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 216.

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2.2.2.6.1 Cuadro General de Clasificación Archivística Este cuadro “es un instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad”.82 En el INEGI se define como un instrumento que “describe la estructura del universo de expedientes del INEGI, estableciendo que por cada función que realiza el Instituto existe un conjunto de documentos, los cuales tienen una clave alfanumérica para identificar y clasificar un archivo que genera y administra nuestra Institución”.83 Es importante resaltar que la definición es sumamente clara pues la estructura del archivo irá a la par tanto de la estructura jerárquica como de las atribuciones y funciones de la institución (fondo). Es por ello que los encargados de los archivos deben conocer de manera cabal estos dos últimos puntos. Además para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística se requirió que los encargados de su diseño tuvieran también un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones de la institución, así como de la conformación de su estructura orgánica. La estructura del Cuadro General de Clasificación archivística debe ser jerárquica y atender a los conceptos básicos de fondo, sección y serie, reuniendo los documentos en agrupaciones naturales.

Fondo Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Ejemplo:

Secretaría de Trabajo y Previsión Social

Secretaría de Energía

Sección Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Ejemplo:

82 AGUILERA MURGUÍA Ramón y NACIF MINA, Jorge. Los archivos públicos: su organización y conservación.

México: Editorial Porrúa, 2006. p. XIX. 83 INEGI. Sistema Integral de Archivos. Instrumentos de control y consulta. [En línea]. Documento interno de trabajo.

México: INEGI. p. 1. Disponible en intranet en: http://comunidades/siar/instrumentos%202007.aspx. Consultada el 8 de junio de 2009.

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Recursos humanos

Recursos materiales

Obra pública

Comunicación social

Planeación y desarrollo Serie Se trata de la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, que versan sobre una materia o asunto específico. Ejemplo:

Nóminas

Licitaciones

Participación social

Programas operativos anuales

2.2.2.6.2 Catálogo de Disposición Documental Este catálogo se define como “el registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de la documentación”.84 En el INEGI este Catálogo es definido como el “instrumento que indica cuánto tiempo debemos conservar nuestros documentos de archivo, en dónde debemos resguardarlos según el ciclo vital y si son considerados documentos reservados o confidenciales”.85 Es importante resaltar que esta actividad variará en cada dependencia, pues las instituciones son las responsables de asignarle a sus documentos el valor que tienen para ellas en los tres tipos de Archivos. La estructura del Cuadro de Disposición Documental es la siguiente:

84 AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA, Jorge, op. cit. p. XIX. 85 INEGI. SIAR. Instrumentos de control y consulta, op. cit. p. 1.

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Valor documental Se trata del valor de los expedientes que integran la serie, es decir, la condición de los documentos y de los expedientes según sus valores administrativos, legales, fiscales o contables. Clasificación de la información Si los documentos y/o expedientes que integran cada una de las series, están clasificados como reservados o confidenciales, entendiéndose en tal caso que la información contenida en dichos documentos y/o expedientes no puede hacerse pública en tanto permanezca su condición de clasificada. Plazos de conservación Los plazos de conservación en el Archivo de Trámite se estipulan a partir del valor que la institución otorga a cada serie documental del Cuadro General de Clasificación Archivística. Cabe aclarar que en este apartado se estipula el tiempo que debe permanecer un expediente tanto en el Archivo de Trámite como en el Archivo de Concentración, y además si tendrá conservación permanente en el Archivo Histórico. Es importante resaltar que este apartado va de la mano de lo estipulado en valor documental. 2.2.2.6.3 Inventario Este instrumento “describe las series y los expedientes de un archivo lo que permitirá su localización —inventario general—, transferencia —inventario de transferencia—, o baja documental —inventario de baja documental—“.86 El inventario como instrumento de descripción “constituye la esencia o el inicio con lo que deben contar todos los archivos. Permite conocer el acervo a grandes rasgos; de esta forma para el usuario es una herramienta de consulta y para el archivónomo una herramienta de control”.87 Este instrumento “es la verdadera obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificación y la descripción,

86 AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA, Jorge, op. cit. p. XIX. 87 MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Descripción de Archivos. Guía de autoaprendizaje. México: SEP, ENBA, 2003.

p. 20.

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aunados con una doble finalidad: conocer qué es lo que se tiene y cómo está organizado, de una parte informar con precisión acerca de su contenido y localización, de la otra, de modo que ante cualquier búsqueda documental ofrezca siempre una respuesta pertinente y rápida”.88 Los inventarios son la forma eficaz para conocer un acervo documental desde cualquier parte del mundo ya que se conoce la historia que encierran las series de un fondo. Suelen ser la herramienta para introducirse a la historia porque su función principal es servir como instrumento de control en todo Archivo de Trámite. Las partes en que conforman a cada uno de ello son: Inventario general Este tipo de inventario resulta poco usual para la búsqueda de la información ya que enlista las series de una sección y no cuenta con descripción de las mismas, pues en los archivos administrativos suelen utilizarse como un medio de control, para la eliminación de documentos o para transferirlos a otra unidad a fin de evitar la saturación de espacios. Las partes de este inventario que son contempladas en los inventarios generales del INEGI son:

Descripción de las unidades administrativas (dirección general, dirección general adjunta, dirección de área, subdirección, jefatura de departamento)

Código organizacional (a nivel institución, a cada área se le asigna un código organizacional)

Número de hojas (número consecutivo de la hoja y el total de hojas que integran el inventario)

Fecha (día, mes y año de la elaboración del inventario)

Código de clasificación (el código de clasificación a nivel serie documental con el que se clasificó el expediente)

Número de expediente (el número consecutivo que se le asignó al expediente, seguido de una diagonal para indicar el año y el volumen en caso de requerirse por el tamaño del expediente)

Asunto (breve descripción del asunto que contiene el expediente); expediente clasificado (confidencial o reservado)

88 Ibídem, p. 137.

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Total de hojas (el número total de hojas que integran el expediente)

Fechas extremas (año de apertura y cierre de los documentos que integran el expediente)

Soporte documental (la documentación que soporta el expediente como papel, diskette, CD, mapas, etc.)

Número de años en el Archivo de Trámite (de acuerdo a los plazos de conservación del Catálogo de Disposición Documental)

Observaciones y un espacio para las firmas correspondientes Inventario de transferencia Las partes de este inventario son:

Descripción de las unidades administrativas

Código organizacional

Número de hojas

Fecha

Código de clasificación

Número de expediente

Asunto

Fechas extremas

Soporte documental

Número de caja (el número de caja en la que se encuentra el expediente)

Número de años en el archivo de concentración

Ubicación topográfica (área, pasillo, batería, estante en la que se encuentra la caja del expediente (esta información la proporciona el Archivo de Concentración)

Observaciones y un espacio para las firmas correspondientes. Inventario de baja documental Los elementos que lo conforman son:

Folio (el número consecutivo de las hojas del inventario, iniciando con 01) Descripción de las unidades administrativas; número de liberación (número

consecutivo anual que se le asignó a la liberación correspondiente) Número consecutivo de cada expediente relacionado en el inventario Número y nombre del expediente

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Descripción de contenido del expediente Periodo o año Número de caja Observaciones y un espacio para las firmas correspondientes.

Como se ha podido apreciar, los tipos de inventarios y sus funciones varían ya que el inventario describe las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura. En función de las unidades descritas podemos distinguir entre el inventario somero (describe las unidades de instalación) y el analítico (describe las unidades archivísticas: los expedientes).

Inventario somero Comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican. Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias, pero el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la documentación que puede encontrar. A pesar de las carencias y junto a su función controladora, es un primer procedimiento válido para la descripción de grandes volúmenes documentales.

Los elementos de la ficha del inventarlo somero son:

Área de mención de identidad

o Signatura o Titulo o Fechas o Nivel de descripción o Volumen.

Inventario analítico Describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los mismos elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, conocer su organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las opciones las de su interés. Los elementos obligatorios son:

Área de mención de identidad

o Asignatura o Título o Fechas o Nivel de descripción o Volumen

Área de contenido y estructura o Resumen de alcance y contenido

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Los elementos que pueden ser optativos son:

o Información sobre valoración, selección y eliminación o Sistema de organización

Área de condiciones de acceso y utilización o Condiciones de acceso o Instrumento de descripción relacionados o Unidades de descripción relacionadas89

2.2.2.6.4 Guía Simple de Archivos Se trata de un “esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales”.90 Las partes en que la conforma son:

Código de clasificación de serie documental

Nombre de la serie

Descripción de la serie

Fecha inicial

Fecha final

Volumen

Ubicación física

Área de levantamiento 2.2.2.7 Valoración La valoración va de la mano del Catálogo de Disposición Documental, ya que éste refleja la importancia que tiene el documento para la institución, y además contempla el destino final del documento según su valor. El valor en el sentido de la valoración documental es la importancia que los documentos tienen en la actualidad y hacia el futuro, para quienes los producen o usan, entonces se puede afirmar que la historia de los archivos está ligada a la valoración y por lo tanto, a la conservación adecuada de los mismos, en lugares propios para tal fin.

89 MARTÍNEZ BONILLA, Daniel, op. cit. p. 137 – 138. 90 AGUILERA MURGUÍA, Ramón y NACIF MINA, Jorge. op. cit. p. XIX - XX.

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Se trata de una “evaluación que analice los valores de los documentos: primario para la propia institución que los origina y nace en el momento de producirse el documento (administrativos, fiscales, legales y operativos), secundario que perdurará tras su uso corriente para una referencia e información de los investigadores”.91

Al respecto Antonia Heredia presenta como dice Manuel Vázquez “la valoración de los documentos y de su información, en el umbral de la eliminación es algo que hay que llevar a cabo responsablemente y con perspectivas de futuro”.92 La valoración documental, por medio de una serie de técnicas permite el establecimiento de tiempos de conservación de los documentos, en cada uno de los depósitos de archivo de acuerdo con el ciclo vital del documento; además se establecen los criterios para la conservación permanente de la documentación, así como de la documentación sin valor que puede ser destruida.

Según el cuaderno de trabajo del Colegio de Ciencias y Humanidades menciona “de los enfoques que se le han dado a la valoración existen dos perfectamente distinguibles:

Por un lado el que concibe a la valoración como un mecanismo para la eliminación de documentos: valoración primaria.

Y el que considera a la valoración como un medio para seleccionar los documentos que merecen conservarse permanentemente en razón de su carácter histórico: valoración secundaria”.93

Valores primarios Valores primarios “son aquellos que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente en gestión. Son de carácter administrativo, legal, fiscal, científico y tecnológico…”.94 El valor primario es aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución de carácter administrativo (directivas, normas, reglamentos), legal (documentos que reflejan derechos y deberes de la entidad), fiscal (presupuestos, instrumentos contables), científico y tecnológico (resultado de investigaciones puras y aplicadas).

91 HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 121. 92 VÁZQUEZ, Manuel en: HEREDIA HERRERA, Antonia, op. cit. p. 122. 93 CARREÑO, Gloria y PLACENCIA BOGARÍN, David, op. cit. p. 23. 94 CRUZ MUNDET, José Ramón, op. cit. p. 214 - 215.

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“El documento posee un valor primario desde su nacimiento, en cuanto tiene por objetivo principal plasmar la gestión de una actividad determinada, el desarrollo de una función que se manifiesta fehacientemente por medio de la redacción escrita: es el valor administrativo”.95 En la valoración primaria se encuentran los siguientes valores:

El valor administrativo “se valúan desde dos perspectivas: la de la entidad productora y la del iniciador o destinatario del documento. Desde el punto de vista institucional, los documentos tienen valor primario mientras la información que contienen sea útil a ella (hasta el Archivo de Concentración). Mientras sustente estas características, contiene valor administrativo; por ejemplo, un plan de trabajo que con determinada fecha dejará de ser prioritario porque éste se modifique o se realice y concluya. Entonces será obsoleto; pero el documento registra las actividades y/o desarrollo de lo que se realizó con ese plan. En otras palabras es aquel que tienen los documentos mientras la información que contiene sea útil a la institución que los creó. El valor legal es el valor que en última instancia todo documento de archivo lo contiene; el aspecto legal de manera estricta corresponde al carácter normativo que adquiere un documento cuando por disposición o amparado por una ley se puede recurrir a la misma. El valor fiscal es cuando un documento puede servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias. Se trata de documentos probatorios que amparan registros y que comprueban que la institución o dependencia:

Recibió o proporcionó bienes y servicios dando origen a facturas, notas, recibos de honorarios.

Recibió y entregó efectivo o títulos de crédito; por ejemplo, cheques, pólizas, contrarecibos, nóminas, etcétera.

Sufrió transformaciones internas o eventos económicos que modifican la estructura de sus recursos; por ejemplo, recaudaciones presupuestales, conceptos o partidas”.96

2.2.2.8 Políticas de recepción de los documentos Toda actividad archivística tiene una razón de ser, pues tanto las normas al igual que los estándares o manuales son documentos técnicos que pueden ser considerados en un contexto legislativo debido a que son emitidos con base a una Ley, y por consecuencia fungen como de observancia obligatoria y se puede fincar responsabilidades.

95 Ibídem, p. 103. 96 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza, op. cit. p. 25.

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Todo archivo debe estar dotado de documentos técnicos que describan paso a paso cada una de las actividades sustanciales a realizarse; que orienten al personal en la realización de su quehacer cotidiano y que permitan evitar errores y sobre todo evitar el extravío de documentos. Las políticas “son las definiciones básicas que se aplicarán en toda la organización como norma de actuación y política de actividad en cada una de las funciones, áreas, tareas o procesos de trabajo”.97 La política de recepción constituye un acto jurídico – administrativo que compromete a la dependencia para la realización expedita y eficiente de un trámite institucional. Con la recepción de documentos, debe registrarse la correspondencia que ingrese a las oficinas de la unidad responsable, para con ello, cumplirse los tres requisitos fundamentales:

Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación, desde el momento de su ingreso.

Realizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que su encargará de su trámite.

Tener la seguridad de que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones y gestiones.

2.2.2.9 Políticas de servicio de los documentos Las políticas de servicio de los documentos están encaminadas al usuario de la documentación activa con el fin de destinar adecuadamente su uso, su guarda y disposición. Estas políticas no pueden separarse del usuario, ya que en este caso serán todas aquellas áreas que realizan operaciones administrativas y que por lo tanto envían su documentación al archivo. Entre las políticas de servicio en un Archivo de Trámite se encuentra proporcionar el servicio de préstamo y consulta únicamente a las áreas que estén involucradas en el asunto; y el personal que solicite la documentación debe seguir las políticas correspondientes para su préstamo (vale de consulta de expediente).

97 http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyZulVEZZiDjSGDWX.php. [En línea]. México. Citada el 29 de octubre

de 2003. Consultada el 15 de junio de 2009.

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Otro aspecto esencial es el denominado disposición de documentación activa, que no es únicamente de servicio, sino que engloba aspectos de control que son auxiliares en la determinación del volumen que ocupa tanto la documentación que fue recibida como la ubicación física del expediente para su disposición, de acuerdo a las políticas establecidas por la unidad de documentación en trámite. La disposición documental activa es la acción de facilitar el servicio a las áreas administrativas que lo soliciten. 2.2.2.10 Transferencia primaria La transferencia primaria “es un procedimiento que sucede entre el Archivo de Trámite y el Archivo de Concentración para la guarda precaucional de los documentos, y posteriormente, de éste al Archivo Histórico para su guarda permanente”.98 En el INEGI la transferencia primaria se realiza cuando la documentación activa se vuelve semiactiva, o sea, cuando los valores primarios se van extinguiendo y su guarda es precaucional, pero antes deberá realizarse un análisis del acervo que consiste en un conjunto de operaciones que tienen como finalidad mantener en el Archivo de Trámite única y exclusivamente aquella documentación que entra y sale del archivo y sobre todo evitar la acumulación de documentos semiactivos. Toda la documentación que llega a esta etapa —transferencia primaria— se conserva en el Archivo de Concentración; esto es que, cuando los expedientes hayan concluido su trámite, se envían al Archivo de Concentración para una guarda y custodia mayores a las que se hicieron en su fase activa —Archivo de Trámite—. A esta parte o fase del ciclo vital de la documentación se le conoce como fase semiactiva —Archivo de Concentración—. 2.2.2.10.1 Preparación de la transferencia primaria Al concluir la revisión de los expedientes que integran el acervo documental e identificar aquellos de consulta esporádica, se procede a retirarlos del cuerpo del Archivo de Trámite preparándolos para la transferencia primaria. Esta actividad consiste en relacionar en el formato de «inventario de transferencia primaria» la información solicitada por serie documental de cada uno de los expedientes que cumplieron su vigencia en el Archivo de Trámite; agrupar los expedientes por serie, año de conclusión del periodo de conservación y número consecutivo; cotejar físicamente los datos del inventario de transferencia con los expedientes; acomodar los expedientes en cajas por

98 TERCERO Y VEGA, Hortensia Constanza, op. cit. p. 38.

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serie documental; elaborar el listado de los expedientes, rotular las cajas; elaborar y turnar a firma el oficio de transferencia; entregar al responsable del Archivo de Concentración; revisar con el responsable del Archivo de Concentración el inventario y las cajas con los expedientes transferidos. Como última parte y si todos los procedimientos están completos, se firmarán de visto bueno las relaciones de transferencia documental y posteriormente se solicitará a la jefatura de la unidad de Archivo de Concentración que se asigne el día y la hora para el envío y recepción de la documentación con el fin de no interponerse con otras actividades que esté contemplando ejecutar en la unidad documental. 2.2.2.10.2 Entrega de la documentación semiactiva Una vez realizados los pasos anteriores, la documentación que se envía al Archivo de Concentración deberá revisarse físicamente. El traslado se efectuará en periodos establecidos entregando la documentación semiactiva para su guarda y custodia. Los responsables del Archivo de Concentración deben comprobar que la documentación coincida con la relación respectiva. Terminadas las verificaciones, se recibe la relación de transferencia que se integra dentro del registro de documentación transferida de acuerdo con el número de remesa. Es importante que los encargados del Archivo de Trámite conserven los inventarios de la documentación transferida, ya que en un momento determinado puede ocuparse y será de gran utilidad para la recuperación de la información. 2.3 MARCO LEGAL La administración del Sistema Archivístico está regulada por las siguientes disposiciones legales: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (LFTAIPG) La LFTAIPG publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 y reformada el 11 de mayo de 2004 es de orden público y tiene como finalidad proveer lo necesario de tal manera que se garantice todo acceso de toda persona a la información de todas las instancias públicas.

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Toda la información gubernamental a que se refiere la LFTAIPG es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los términos que ésta señala. La presente LFTAIPG es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales y el objetivo es:

Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información

mediante procedimientos sencillos y expeditos. Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan

los sujetos obligados. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos

obligados. Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el

desempeño de los sujetos obligados. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del

Estado de derecho.99

La promulgación de esta Ley mexicana vino a marcar un cambio radical en cuanto a los archivos de toda institución pública que básicamente son las de observancia obligatoria de esta Ley y que debían mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos. Ello trajo consigo el diseño de nuevos procesos archivísticos, que han permitido que la mayoría de dichas instituciones organizaran sus archivos de tal manera que cuenten con documentos debidamente clasificados, ordenados y en buenas condiciones, para uso inmediato de la propia institución y a largo plazo para que toda persona pueda acceder a toda aquella información. Esta Ley también incitó en la creación de nuevas instancias que se encargaran de cumplir los primeros puntos que se mencionan en la hoja anterior. Una de esas instituciones de nueva creación fue el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) que cuenta con la misión de “garantizar el derecho de los ciudadanos a la información pública gubernamental y a la privacidad de sus datos personales, así como para promover en la sociedad y en el gobierno la cultura del acceso a la información, la rendición de cuentas y el derecho a la privacidad”.100

99 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. op. cit. p. 2 – 3. Consultada el 9

de junio de 2009. 100 IFAI. Acerca del IFAI. Misión, Visión y Objetivos. [En línea]. México: IFAI. p. 2. Disponible en internet en:

www.ifai.org.mx. Consultada el 18 de junio de 2009.

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A raíz de la promulgación de esta Ley, el INEGI se dio a la tarea de contar, poco a poco, con los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos, con la idea de ponerla en marcha. Actualmente, esta Ley rige las actividades tanto de transparencia y de acceso a la información, así como la protección de los datos y la organización de los documentos. La Ley de Transparencia permite que en el INEGI y especialmente en el Archivo de Trámite cuenten con criterios de identificación, clasificación, ordenación, expedientación, descripción, control, conservación, recuperación y servicio interno de los documentos y a su vez, de la información, ya sea desde su creación o desde que ingresan al Archivo de Trámite, para su buen funcionamiento y con la finalidad de cumplir con las disposiciones que este instrumento jurídico marca como de observancia obligatoria para todas las instituciones públicas. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental El nuevo Reglamento publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2003 tiene por objeto reglamentar las disposiciones de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental de las dependencias de toda la Administración Pública Federal.

Estipula que las dependencias y entidades deberán poner a disposición del público la información a que se refiere el artículo 7 de la LFTAIPG y deberán actualizar la información señalada en este artículo 7 al menos cada tres meses, salvo que este Reglamento y otras disposiciones legales establezcan otro plazo. Las dependencias y entidades también deberán adecuar un espacio físico y contar con personal para atender y orientar al público en materia de acceso a la información. En este mismo espacio deberán existir equipos informáticos con acceso a internet para que los particulares puedan consultar la información que se encuentre publicada en el sitio correspondiente de la dependencia o entidad, así como para presentar por medios electrónicos las solicitudes a que se refiere la Ley y este Reglamento. De igual forma deberá existir el equipo necesario para que los particulares puedan obtener impresiones de la información que se encuentre en el referido sitio de internet.101

Este Reglamento consta de catorce capítulos enfocados básicamente a la transparencia, rendición de cuentas, acceso a la información, organización de los archivos, clasificación de la información, y protección de los datos personales de toda la información de las dependencias públicas.

101 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. [En línea].

D.O.F. 11-VI-2003. México: Cámara de Diputados, 2003. p. 17. Citada el 11 de junio de 2003. Disponible en internet en: http://www.cddhcu.gob.mx/LeyesBiblio/regley/Reg_LFTAIPG.pdf. Consultada el 1 de junio de 2009.

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El Reglamento —como instrumento específico— al igual que la Ley de Transparencia —como herramienta general— considero que son la piedra angular normativa del Sistema Integral de Archivos del INEGI y por consecuencia del Archivo de Trámite, ya que estos instrumentos han encauzado todas y cada una de las actividades archivísticas encaminadas tanto a la organización como a la protección de la información y de los documentos, facilitando además, el quehacer archivístico del Archivo de Trámite de la DGES. Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de las Dependencias de la Administración Pública Federal Estos lineamientos publicados el 20 de febrero de 2004 establecen todos los criterios que deben cumplirse en cuanto a la organización y conservación de los documentos de los archivos de las instancias públicas, de tal manera que se asegure su buen funcionamiento. Además, establece todo lo necesario para realizar la correcta gestión de documentos del Archivo de Trámite, concentración e histórico; de sus instrumentos de control y consulta; y de los expedientes de archivo.

Los presentes lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación con el objetivo de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos. A continuación se presentan algunos de estos lineamientos:

La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización

expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades.

Las dependencias y entidades elaborarán una guía simple de sus archivos con base en el cuadro general de clasificación archivística.

En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un Archivo de Trámite, de Concentración e Histórico.

Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que se elaboren instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos.

Se deberá elaborar el Cuadro de Clasificación Archivística.

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Además de contener documentos, los expedientes se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además, la leyenda de clasificación conforme a lo establecido por los lineamientos para la clasificación y desclasificación de la información.

El catálogo de disposición documental deberá ser actualizado periódicamente...102

En el INEGI y con base en estos lineamientos se trabajó intensamente diseñando los instrumentos de control y consulta, el procedimiento del Archivo de Trámite y los documentos de trabajo, para posteriormente diseñar una serie de cursos con el fin de formar a los futuros encargados del Archivo de Trámite. Considero que la Ley, el Reglamento y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de la Administración Pública Federal contemplan los elementos indispensables para poner en marcha a todo archivo. Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal Estos lineamientos publicados el 18 de agosto de 2003 están enfocados básicamente a estipular las características necesarias e indispensables para clasificar la información como reservada y/o confidencial, así como para su desclasificación. Manifiesta por ejemplo que la información reservada puede estar clasificada por un periodo de 12 años. Además, menciona que los datos personales se clasifican como información confidencial (domicilio particular, teléfono, patrimonio, religión, etcétera). Estos lineamientos tienen la finalidad de:

Que el acceso a la información pública favorece la democracia y la participación ciudadana, así como la eficiencia y la rendición de cuentas de los servidores públicos, por lo que el compromiso de la Administración Pública Federal es lograr un equilibrio entre la transparencia de la gestión gubernamental, el buen funcionamiento del Estado y la protección del derecho a la vida privada;

102 Lineamientos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de las Dependencias de la

Administración Pública Federal, op. cit. p. 9.

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Que la información gubernamental es pública y la clasificación de la misma se justifica estrictamente por excepción, por lo que la autoridad deberá determinar su periodo de reserva, fundando y motivando las negativas a las solicitudes de acceso;

Que la expedición de los presentes Lineamientos también encuentra su justificación en

proteger el orden público, toda vez que es necesario definir claramente los límites que encuentra el derecho de acceso a la información en nuestro marco jurídico, frente a los intereses sociales;

Que el periodo de reserva no podrá exceder de doce años; sin embargo, los titulares de

las unidades administrativas procurarán que dicho periodo sea el estrictamente necesario para salvaguardar las causas que dieron origen a la clasificación y revisarán en el momento de la recepción de una solicitud si éstas perduran;

Que la información existente en las dependencias y entidades de la Administración

Pública Federal con anterioridad a la entrada en vigor de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y los presentes Lineamientos, será pública y sólo podrá clasificarse como reservada o confidencial en los supuestos previstos en los ordenamientos mencionados, y

Que para facilitar el acceso a la información, al clasificarla, los titulares de las unidades

administrativas deberán privilegiar el principio de publicidad de conformidad con el artículo 6 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y generar versiones públicas de expedientes o documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales.103

Estos lineamientos estipulan que se clasificará como reservada toda aquella información que ponen en riesgo las acciones destinadas a proteger: la integridad y permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior de la Federación, la seguridad interior de la Federación, la integridad o los derechos de las personas. Todo ello está estipulado también en la LFTAIPG en sus artículos 13 y 14. En este mismo contexto se estipula que toda información que deba clasificarse como confidencial contenga sobretodo datos personales de una persona física identificada. Con lo anterior se puede detectar que la información que se clasifique como reservada puede tener tanto valores administrativos, legales, fiscales, evidenciales, que en su momento después de desclasificarla y volverla pública, pudiera ser transferida al Archivo Histórico, caso contrario de la información clasificada como confidencial, ya que dicha información nunca se difunde, sólo cuenta con valores administrativos y siempre está clasificada como confidencial, hasta aún finada la persona física.

103 Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y

entidades de la Administración Pública Federal. [En línea]. México. Publicado en el D.O.F. el 18 de agosto de 2003. p. 1-2. Disponible en internet en: http://www.sre.gob.mx/acerca/marco_normativo/lin_clasif.htm. Consultada el 1 de junio de 2009.

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Es importante resaltar que toda la información que se clasifique como reservada o confidencial, como lo estipula la Ley, debe además contar con al menos un fundamento jurídico que lo sustente. Por ejemplo, en el INEGI la Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica, en su artículo 38, dice “los datos e informes que los particulares proporcionen para fines estadísticos y provengan de registros administrativos civiles, serán manejados para efectos de esta Ley, bajo la observancia de los principios de confidencialidad y reserva y no podrán comunicarse, en ningún caso, en forma normativa o individualizada, ni harán prueba ante autoridad administrativa o fiscal, ni en juicio o fuera de él”.104

En el INEGI y especialmente en el Archivo de Trámite de la DGES, estos lineamientos son considerados otro importante eje rector de los documentos y sus expedientes, especialmente en lo referente a la clasificación —total o parcial, reservada y/o confidencial — de la información, justificándose estrictamente el periodo permitido de reserva debidamente fundamentado, con el propósito de favorecer la gestión gubernamental, su buen funcionamiento y la protección del derecho a la vida privada, la seguridad nacional y pública, entre otros aspectos.

Estos lineamientos permiten que los encargados del Archivo de Trámite de la DGES en el INEGI, tomen criterios objetivos para la cabal ejecución de todas y cada una de las actividades archivísticas, enfocadas especialmente a la reserva o confidencialidad de la información, haciendo a un lado el estado de ánimo, el punto de vista y el criterio subjetivo de los encargados.

En el Archivo de Trámite del INEGI todos los expedientes que contienen información reservada o confidencial deben llevar en su portada una etiqueta denominada “etiqueta para los expedientes clasificados como reservados o confidenciales”, misma que muestra información relevante. Por último, vale la pena comentar que la legislación archivística mexicana es amplia, pues en la actualidad existen varios documentos normativos que regulan todas y cada una de las actividades en los archivos, lo que quiere decir que cada paso que se dé, cada decisión que se tome debe estar fundamentada con algún instrumento jurídico que avale el quehacer archivístico; además este quehacer también está fundamentado en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Ley

104 INEGI. Ley del Sistema Nacional de Información Estadística y Geográfica. [En línea]. Transcripción fiel de los

decretos publicados el 7 de abril de 2006 y el 16 de abril de 2008 en el Diario Oficial de la Federación. México: INEGI 2008. p. 35. Disponible en intranet en: http://www.snieg.mx/contenidos/espanol/normatividad/ marcojuridico/LSNIEG.pdf. Consultada el 24 de mayo de 2010.

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General de Bienes Nacionales, Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos; y además por el código de ética del archivónomo, mismos que manifiestan las obligaciones, las responsabilidades y en su caso, las sanciones de los servidores públicos y de los archivónomos.

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CAPÍTULO 3. REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE ESTADÍSTICAS SOCIODEMOGRÁFICAS (DGES) 3.1 SITUACIÓN DEL ARCHIVO DE TRÁMITE DE LA DGES ANTES DE SU REORGANIZACIÓN Antes de entrar en vigor la LFTAIPG del 11 de junio de 2002 y reformada el 11 de mayo de 2004, el personal encargado del archivo (denominado así porque ese era el término empleado debido a la inexistencia de alguna terminología archivística moderna) se conformaba prácticamente por tres secretarias, quienes contaban solamente con estudios de secundaria terminada o con carrera técnica sin bachillerato; eran ellas quienes creaban sus propios criterios de recepción, registro, clasificación, ordenación, expedientación y guarda, en pocas palabras, ellas creaban el archivo de la DGES a su propia manera. Lo anterior se debió a que no existía un marco legal y/o alguna metodología institucional que permitiera conocer y sobre todo aplicar los métodos y las técnicas archivísticas como las que hoy en día conocemos. 3.1.1 Problemáticas del archivo Los documentos al paso del tiempo, en algunos casos y en algunas instituciones se fueron considerando un estorbo, por lo que las encargadas del archivo de la DGES por el hecho de no contar con alguna normatividad y por consecuencia con alguna metodología y procesos archivísticos decidían qué documentos habían terminado su gestión y cuáles debían ser conservados y transferidos a una bodega pequeña que fungía como lo que hoy llamamos Archivo de Concentración. Posteriormente y en un lapso de tiempo de aproximadamente dos años, esos documentos eran validados para determinar si se trituraban o se conservaban y se transferían a otra bodega que se le denominaba, en ese entonces, “archivo muerto” y que estaba ubicada en aproximadamente a dos mil metros fuera del edificio. Depositados los documentos en esa bodega se iban acumulando y quedando en total abandono (ver anexo 1, pág. 119). El problema más grave de este asunto es que las encargadas decidían qué documentos debían ser triturados ya qué a su juicio “no servían”, y que además los documentos considerados aptos para ser guardados en la bodega por un tiempo más, eran custodiados bajo circunstancias críticas, pues es evidente que los documentos se resguardaban en situaciones desfavorables y en completo olvido.

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Lo que pudo ocasionar esa pérdida de información es que no existía la necesidad de guardar los documentos, clasificarlos, ordenarlos, conservarlos, debido a la falta de alguna normatividad y/o criterios archivísticos, metodologías e instrumentos técnicos que indicaran qué no debía guardarse, qué debía guardarse y en su caso, cómo debía organizarse, pues es evidente que no se contaba con un leal saber y entender, y por consecuencia de objetivos y metas bien estipulados. En esta bodega se identificaron aproximadamente 200 cajas con un contenido de entre 40 y 50 expedientes cada caja, amontonadas una tras otra, expuestas a fenómenos destructores como los agentes físicos (luz, humedad y temperatura); agentes químicos (aire, contaminación, polvo y los materiales que se utilizan para el papel —tintas, clips, grapas—); y por último los agentes biológicos (hongos, bacterias, insectos, palomas y roedores), pues se detectó que no se realizaba alguna técnica para evitar que los documentos no se dañaran y era evidente que los documentos no contaban con medidas pertinentes de conservación para una evidencia histórica, ya que en dicha bodega también se almacenaban muebles en buen estado y en desuso, se tenían almacenes de papelería, pues la bodega mide aproximadamente 40 metros de frente por 80 de fondo, su techo es de lámina, su piso de cemento y sus paredes, de ladrillo y lámina en la parte superior. 3.1.1.1 Despacho de la correspondencia Otra problemática identificada respecto a los documentos que se recibían y que ameritaban alguna gestión, el titular anotaba las instrucciones requeridas para el desahogo de la gestión en el documento recibido, (ver anexo 2, pág. 120) mismo que se fotocopiaba y la copia se enviaba al responsable que se encargaría de su desahogo, con la instrucción ya escrita en el documento; el original se usaba como acuse en donde se plasmaba la fecha, la hora y la rúbrica de quien recibía el documento para darle seguimiento a la gestión; dicho acuse se conservaba en una carpeta de pendientes de respuesta. De lo contario, si el documento recibido no ameritaba alguna gestión, se archivaba en un expediente clasificado con el nombre del destinatario (clasificación onomástica) en correspondencia recibida, pues era una forma muy común el clasificarlos y de archivarlos. La rúbrica plasmada en los acuses ocasionaba un serio problema en caso de requerirse alguna aclaración respecto al documento, ya que con ello no se descifraba el nombre de la persona que lo recibía.

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Por otro lado, hoy en día, se sabe que los archivos deben automatizarse, deben contar con un sistema que controle la gestión documental, la recepción y el envío, los asuntos pendientes y concluidos, la expedientación (expedientes abiertos y cerrados) ya sea en formato papel y digitalizados, para con ello propiciar y contar con archivos modernos y confiables. 3.1.1.2 Registro de la correspondencia recibida El problema de la recepción de los documentos (atentas notas, oficios y/o circulares) tanto internos como externos antes de la reorganización del Archivo de Trámite y obviamente antes de la promulgación de la LFTAIPG, los documentos que se recibían eran registrados manualmente en un cuaderno engargolado denominado “registro de correspondencia” en donde además se tenía un apartado especial que decía “turnado a” y otro “solución” (ver anexo 3, pág. 121). Con estos apartados las encargadas del archivo llevaban el control de a quién se le turnaba dicho documento y la solución final que se le daba a la gestión, pues si el espacio de solución estaba en blanco, quería decir que aún estaba pendiente de desahogo. El registro de correspondencia consistía en un trabajo mecánico, un trabajo manual muy laborioso, tedioso y que requería bastante tiempo para registrar toda la documentación de nuevo ingreso. Nótese que los procesos eran manuales pues hace algunos años la tecnología informática era escasa y de alto costo y además el personal secretarial sólo contaba con una máquina de escribir. El registro manual de las entradas de los documentos implicaba ser poco confiable ya que se recibían, por día, poco más de 50 documentos que debían registrarse en dicho cuaderno, lo que provocaba que no todos los documentos eran registrados y los asuntos no se atendieran de manera oportuna, pues había que registrar su entrada y se requería de tiempo para ello, ya que los documentos no se pasaban al titular hasta el final de la jornada laboral, lo que impedía aminorar el flujo de los trámites, salvo que alguno de esos documentos llegara con etiqueta roja, o sea, urgente, inmediatamente se registraba y se pasaba al titular para su atención. Respecto a la apertura de un documento nuevo se manejaba algo muy similar al registro de entrada de los documentos, pues en un cuadernillo engargolado y denominado “control de atentas notas” se plasmaba el número de consecutivo correspondiente al documento (color rojo), el nombre de la persona a quien iba dirigido el documento, el asunto y la fecha correspondiente (ver anexo 4, pág. 122).

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El encabezado de los documentos de nueva creación contenía los datos del área dependiente, el número de consecutivo del documento, ya fuera oficio, atenta nota o circular, documentos muy comunes en el INEGI, la fecha y el lema del Instituto, esto lejos de la creación de una clave alfanumérica, como la que se utiliza actualmente, misma que sirviera como identificación del documento (ver anexo 5, pág. 123). El hecho de no contar con una clasificación impedía contar con una buena ordenación ya fuera por proyectos y/o asuntos y éstos de acuerdo con la estructura y las atribuciones tanto sustantivas como comunes del propio Instituto. Posteriormente a la realización del documento nuevo se recababa la firma del titular del área y se fotocopiaba para el acuse siguiendo los pasos de “Despacho de correspondencia”. Con lo anterior parece casi imposible que un archivo de una dirección con gran flujo de información y como toda autoridad máxima pudiera estar organizado de manera cabal, aunque las encargadas de los archivos trataban de cumplir sólo con conservar y localizar los documentos durante un año, ya que de lo contrario, les daban un trato poco apto al enviarlos a una bodega. Por otro lado, cuando el titular de la DGES revisaba la documentación recibida giraba sus instrucciones escritas directamente en los documentos. Estas instrucciones eran escritas con plumón o pluma y esporádicamente con lápiz. Lo anterior debido a que de esa manera existían nulas posibilidades de que se traslaparan documentos con instrucciones y además conforme el titular iba leyendo el documento a su vez subrayaba, quedando el documento muy saturado de información y lo que es aún más grave, el documento quedaba alterado y en cierta medida manipulado. Es de suma importancia considerar este punto, ya que no cumple con la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Título Segundo, Capítulo I, Art. VIII, versículo V Custodiar y cuidar la documentación e información, que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos.105 3.1.1.3 Identificación La identificación de los documentos antes de la reorganización del Archivo de Trámite no era aplicado, pues se conservaba todo tipo de documento, pues hay que recordar

105 Cámara de Diputados del H. Congreso de la Unión. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Públicos. [En línea]. D.O.F. 13 de marzo de 2002, reformada el 28 de mayo de 2009. México: Cámara de Diputados. p. 4. Disponible en internet en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/267.pdf. Consultada el 31 de agosto de 2009.

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que la clasificación era onomástica y toda la correspondencia, cualquiera que fuera su índole, era colocada en el expediente que le correspondiera pues no se realizaba la distinción entre documentos de archivo, de apoyo informativo o de comprobación administrativa, y además de expedientes y/o carpetas como se hace hoy en día. Este aspecto se considera una gran problemática porque da lugar a una explosión documental, en donde los archivos llegan a tener gran cantidad de documentos innecesarios lo que implica más presupuesto para resguardarlos, mayor tiempo en localizarlos y más daño mecánico. 3.1.1.4 Clasificación La clasificación que se utilizaba en el archivo de la DGES antes de la reorganización del Archivo de Trámite era la onomástica, o sea, se clasificaban por el nombre de la persona o de la institución a quien se le enviaba o de quien se recibía el documento, pues con ello se creía hacer lo correcto (ver anexo 6, pág. 124). Es sabido que un archivo desorganizado, o sea, sin clasificar y por consecuencia sin ordenar propicia, entre otros aspectos, el desgaste y la pérdida de documentos, es evidente que no favorece la perduración de los documentos e impide al archivista brindar un servicio cabal, sin lugar a dudas y en el menor tiempo posible, a quien así lo solicite, apegándose a los marcos jurídicos y basándose en los instrumentos descriptivos que requieren de una correcta clasificación y ordenación. También es importante resaltar que todos los archivos de las instituciones públicas deben mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, tal y como la marca la Ley. 3.1.1.5 Ordenación La ordenación de los documentos se realizaba por la fecha que tenía el documento, es decir del más antiguo (abajo) hasta el más reciente (arriba) en su expediente correspondiente, o sea, uno de documentos recibidos y otro de documentos enviados. Aquí es importante resaltar que las encargadas de los archivos aplicaban involuntariamente el principio de procedencia y el principio de orden original, aunque ellas desconocían la existencia de esos principios archivísticos, esto no se considera problema en sí, pero llama mucho la atención encontrar, antes de la promulgación de la Ley, una técnica archivística bien aplicada.

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Respecto a la ordenación (acomodo) de los expedientes se considera un problema ya que se realizaba sin control y sin respetar la ordenación alfabética y sobre todo no se respetaba el orden alfabético de los nombres ya que aparecían con la siguiente estructura: título, nombre, primer apellido y segundo apellido (Lic. Jorge Ochoa Sétzer) aunque se detectó que las encargadas procuraban, en la manera de lo posible, que ambos expedientes —tanto el de la correspondencia enviada como de la correspondencia recibida de una misma persona o institución— se mantuvieran unidos. Con lo anterior y en caso de requerir un expediente se tenían que revisar expediente por expediente hasta encontrar el deseado, lo que implicaba, que en ocasiones, mucho tiempo para localizarlos, ya que no se respetaba la ordenación alfabética que debía comenzar con apellido 1, apellido 2, nombre(s), título, pues el orden en los archivos hace más fácil el control para el archivero. 3.1.1.6 Expedientación Antes de la reorganización del Archivo de Trámite era tradición de las encargadas del archivo que a principios de cada año se debían cerrar todos los expedientes que se trabajaron durante el año inmediato anterior; en otras palabras, en todos los mes de enero se realizaba la apertura de los expedientes según fuera la correspondencia que se generaba o se recibía. Todo ello sin tomar las consideraciones acerca de documentos y/o expedientes pendientes de desahogo (abiertos o cerrados). Los expedientes que se cerraban cada año eran trasladados a unos archivos que se encontraban ubicados en un lugar un poco más distante de la ubicación de las encargadas del archivo, pero en un mismo edificio, ya que se trataba de una bodega muy pequeña, estos documentos se resguardaban dos años más; posteriormente, los documentos eran nuevamente validados y se procedía a implementar criterios subjetivos por parte de las encargadas del archivo sobre si se guardaban y se abandonaban en la bodega grande o eran eliminados.

Sobre la apertura de los expedientes, éstos se acomodaban ordenados en archiveros cercanos al lugar del personal encargado. En la mayoría de los casos, siempre existían dos expedientes por persona, uno que agrupaba la documentación enviada ya que se trataba de los documentos enviados por parte de la DGES algún destinatario, y otro de documentos recibidos ya que se trataba de los documentos que recibía el titular de la DGES. En ambos expedientes se guardaba cuanta documentación se recibía, sin importar que fueran documentos de comprobación administrativa, copias u originales, invitaciones, folletos, entre otros.

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Lo anterior es una problemática debido a que la información estaba dispersa ya que para los trámites no concluidos se generaban varios expedientes, lo que impedía llevar la secuencia de una gestión y sobre todo impedía contar con series completas de los hechos. Estos procesos de trabajo se originaron también a falta de un sistema de organización archivística que permitiera aplicar criterios razonables para lograr las tres funciones esenciales de un archivo: recoger, conservar y servir los documentos. Ahora bien, hoy en día, el hecho de poner documentos en bodegas no es considerado apropiado para un archivo, pues las bodegas en la mayoría del tiempo permanecen solas, sin limpieza, iluminación, ventilación, pues se trata de factores dañinos de los documentos. Se considera que de seguir estos procedimientos en la DGES, nunca se hubiera podido asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos que actualmente conocemos y sobre todo contar con documentos que atestiguan el quehacer institucional. Hasta ese momento se tenía una concepción de los archivos como algo poco diferente a una bodega llena de cajas y paquetes amontonados y considerados inútiles, pues no se vislumbraba que ahí se encontraban documentos con información relevante para la institución, para la rendición de cuentas, para dar testimonio de lo realizados, entre otros aspectos. En realidad, la lista de las problemáticas de los archivos podría ser más detallada, pero con lo presentado se puede apreciar que existía una crisis de saturación de papeles en bodegas o almacenes que se fueron convirtiendo en una carga más que un apoyo, y que a falta de personal capacitado, de una buena administración archivística, de métodos, técnicas y procesos archivísticos, y de presupuestos adecuados se generaron los hoy obsoletos “archivos muertos”. Por otro lado y presentadas e identificadas todas las problemáticas se procedió a darles solución y además a implementar algunas otras actividades esenciales para el buen funcionamiento archivístico. 3.2 METODOLOGÍA PARA DAR SOLUCIÓN A LA PROBLEMÁTICA Lo que se pretende es realizar la reorganización del archivo de la DGES para convertirlo en el nuevo Archivo de Trámite de la DGES del INEGI de acuerdo con lo estipulado en la Ley de Transparencia, en su Reglamento y en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y

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Entidades de la Administración Pública Federal, tomándolos con dos factores, el primero como obligación al cumplimiento de esa normatividad, y segundo, como convencimiento, como personas ya sensibilizadas en cuanto al valor de los documentos y su información. Para erradicar las irregularidades archivísticas detectadas, la Coordinación de Archivos del INEGI decidió que principalmente se debía programar dos cursos para capacitar mínimo a dos personas por cada área, quienes serían los enlaces del futuro Archivo de Trámite. El primer curso se denominó “Curso – taller Archivo de Trámite” con una duración de una semana (20 horas) y el objetivo fue que los participantes adquirieran los conocimientos teóricos y prácticos que les permitiera el uso y aplicación del marco normativo y de los procedimientos relacionados con el Archivo de Trámite en sus respectivas áreas de trabajo, mismos que habían sido diseñados por el personal de la Coordinación de Archivos del INEGI, del Archivo General de la Nación y de la Universidad Autónoma de Aguascalientes. Se acordó que los temas que debían impartirse en ese curso fueran:

1. Encuadre y contextualización 2. Instrumentos de control y consulta 3. Documento 4. Expediente 5. Archivo

Este curso fue todo un éxito pues hoy en día se cuenta con un grupo de instructores en la DGES que se encargan de impartir cursos a todas aquellas áreas o personas que lo solicitan, sobre todo de nuevo ingreso y además se proporcionan asesorías. El segundo curso impartido a los enlaces del futuro Archivo de Trámite fue denominado “Sistema para la Gestión Documental (Keet)”.106 El objetivo principal del Sistema de Gestión es dar una herramienta útil, sencilla e integral, que permita a las diferentes áreas del INEGI el manejo automatizado de los documentos. Con ello, se esperaba que todos los enlaces conocieran todas y cada una de las partes que componen el sistema

106 La palabra Keet es de origen maya y significa “unión”. Es la nueva versión del Sistema para la Gestión

Documental del Instituto. El concepto del sistema está orientado al intercambio de información (documentos) con la característica de unificar múltiples tareas en una sola herramienta, así mismo se estandarizan las tareas comunes del Instituto. Entre las tareas a estandarizar se encuentran en esta etapa de soporte a la gestión documental y apoyo a las tareas del archivo institucional. INEGI. Sistema para la Gestión Documental. Keet. [En línea]. INEGI: México. p. 1. Disponible en intranet en: http://Keet.inegi.gob.mx. Consultada el 18 de mayo de 2010.

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para con ello obtener el mayor beneficio, identificando qué información contiene, además de ayudar a que la documentación tenga un flujo más rápido y seguro. A raíz de esto, se estableció que los futuros enlaces del Archivo de Trámite de la DGES tuvieran las herramientas y los conocimientos prácticos y teóricos de los conceptos básicos y esenciales para comenzar la reorganización del nuevo Archivo de Trámite. Impartidos los cursos tanto de Archivo de Trámite como del Sistema Keet se procedió primeramente a reorganizar los documentos que se encontraban en bodega, se acordó identificar las cajas almacenadas y amontonadas con el fin de realizar un diagnóstico y detectar las problemáticas de tal manera que permitiera conocer el estado en que se encontraba dicho material en la bodega y dimensionar la cantidad de documentos posibles a reorganizar con el fin de identifica las soluciones. Con el diagnóstico realizado se identificó que lo primero que se tenía que hacer era reorganizar los documentos de las 200 cajas, o sea, limpiarlos, clasificarlos, ordenarlos y en su caso, conformar los expedientes o las carpetas correspondientes a los años 2003 y 2004 ya que el artículo décimo transitorio de la Ley señalaba que los sujetos obligados deberán, a más tardar el 1 de enero de 2005, tener funcionando de forma organizada sus archivos, así como la publicación de la guía a que se refiere el artículo 32 de la misma Ley. En segundo lugar se acordó tomar como base el documento denominado Procedimientos para el Archivo de Trámite.107 La elaboración de dichos procedimientos se realizó con base en la metodología archivística y los principios teóricos sobre la documentación activa, su eje rector permite visualizar el ciclo que cumple la documentación desde la recepción hasta el servicio de consulta de expedientes en el Archivo de Trámite. Estos procedimientos constan de ocho puntos entrelazados para el adecuado funcionamiento de un archivo ya que los primeros tres se refieren a la gestión documental, el cuarto considera el proceso de apertura e integración de la documentación, el análisis, expurgo y cierre de expedientes. Los últimos cuatro contemplan la ubicación, los inventarios y el servicio de consulta de expedientes.

107 Este documento fue diseñado por el personal de la Coordinación de Archivos del INEGI, con base en la

metodología archivística y los principios teóricos sobre la documentación activa, contempla además las bases legales y administrativas. Su eje rector permite visualizar el ciclo que cumple la documentación desde la recepción hasta el servicio de consulta de expedientes en el Archivo de Trámite. Consta de ocho procedimientos entrelazados para el adecuado funcionamiento del archivo.

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1. Despacho de correspondencia 2. Recepción y registro de correspondencia 3. Registro y control de la documentación generada 4. Apertura, integración y cierre de expedientes 5. Organización física de expedientes y carpetas en el Archivo de Trámite 6. Inventarios 7. Eliminación de los documentos de comprobación administrativa y de apoyo

informativo 8. Servicio de consulta de expedientes

A continuación se detalla de manera minuciosa las soluciones que se dieron a todas y cada una de las problemáticas presentadas, abriendo paso a una nueva reorganización del Archivo de Trámite de la DGES y con ello permitir y facilitar el acceso a la información, mediante la organización de sus archivos, asegurando la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de sus documentos de archivo. 3.3 SOLUCIONES A LAS PROBLEMÁTICAS El reorganizar el archivo fue un trabajo arduo porque durante el horario laboral se realizaban las actividades cotidianas implementando los nuevos procesos archivísticas a los documentos que se manejaban en el día, y fuera del horario laboral se continuaba con la reorganización de los expedientes traídos de la bodega grande, pues el aspecto de éstos era muy desagradable a la vista y al olfato, y además se requería de mucho espacio, por lo que se trabajaron cuando el personal se retiraba de la oficina. Esta reorganización comenzó a evitar entre muchas cosas el tedioso registro manual de la correspondencia recibida y enviada, automatizando en su gran mayoría las actividades archivísticas con el propósito de llevar a cabo un mejor control y organización de la correspondencia, para ello se comenzó con la asignación de equipo informático al personal que se encargaría del Archivo de Trámite. Además, dicho equipo contaba ya con un sistema denominado hoy en día como Keet de tal manera que se fueran automatizando todas y cada una de las actividades sustanciales de los Archivos de Trámite, ya que además este sistema se implementó en todo el INEGI, como un insumo indispensable para el control y gestión de la correspondencia.

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Este proceso de automatización contribuía a una correcta organización archivística que asentaba las bases para la modernización y eficiencia de las actividades dentro del Instituto, previendo la aplicación de nuevas tecnologías de la información en el manejo documental. Con ello, se procedió a corregir, disminuir y sistematizar principalmente los movimientos tanto del despacho como del registro de la correspondencia, ya que con la nueva implementación del sistema Keet se consideraba controlar el flujo documental, asegurando el correcto funcionamiento del Archivo de Trámite. Impartidos estos cursos e identificadas las cajas en la bodega grande se procedió a realizar los preparativos para el servicio de transporte de las cajas a un espacio cerca del área de trabajo, de tal manera que se contara con un lugar apropiado para que primeramente las encargadas pusieran en práctica principalmente los conocimientos adquiridos en el primer curso. De las aproximadamente 200 cajas y de acuerdo al diagnóstico realizado se tenía identificado que los expedientes estaban clasificados de manera onomástica, o sea, por el nombre de la persona o de la institución a quien se le enviaba o de quien se recibía la documentación, es decir, existían dos expedientes con el mismo nombre, sólo uno de correspondencia enviada y otro de correspondencia recibida. A esos documentos se les realizó una limpieza muy superficial para quitar el polvo, insectos muertos, telarañas, entre otros; posteriormente se llevó a cabo el expurgo para extraer clips, grapas, recados, invitaciones, documentos duplicados; se clasificaron los documentos de comprobación administrativa y de apoyo informativo, para luego identificar los documentos de archivo para su respectiva clasificación de manera que se pudieran conformar los primeros expedientes de la DGES. Esta actividad fue muy complicada debido al mal estado de los documentos y sobretodo que se reorganizaron en horarios fuera de trabajo, tarea que duró aproximadamente dos semanas. Todos los documentos fueron leídos de uno por uno con el propósito de identificar el asunto del que se trataban e identificar una actividad sustantiva, administrativa o informativa, para posteriormente proceder a asignarle el código de clasificación correspondiente a la estructura y a la función, pues la nueva clasificación que implementó el INEGI era alfanumérica. Dicho código se anotaba con lápiz en la parte superior derecha de todos, absolutamente todos los documentos, ya fueran éstos

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identificados como de archivo, que debían guardarse en expedientes, o de apoyo informativo o de comprobación administrativa, que debían guardarse en las denominadas carpetas. La reorganización de los documentos de las 200 cajas trajo consigo algunas secuelas, recuerdo que una de las colaboradoras enfermó de gripe, de infección ocular y en la piel de los brazos y manos y cara, pues no se proporcionaron cubre bocas, lentes, batas o guantes para la protección del personal y en verdad se trataba de documentos que habían estado por varios años en total abandono, pues yacían como alojamiento de ratas, palomas, cucarachas y además bajo un ambiente atmosférico no controlado. El resultado que arrojó esta actividad fue que la gran mayoría de estos documentos traídos de la bodega, no eran documentos de archivo, pues su valor no trascendía más allá de los valores primarios, y la Institución determinó la inutilidad de los documentos debido a que se trataba de información que sustentaba una función de una actividad administrativa y su vigencia era inmediata o de no más de un año, no eran soporte de las funciones del área y se trataba de información que no sería transferida al Archivo de Concentración, por lo que los titulares responsables determinaron que debían someterse a otra valoración para decidir su final. Cuando se arrancó este proyecto se trabajaba hasta el anochecer y en ocasiones hasta la madrugada, por un periodo de dos semanas, porque existía una fecha para la entrega de los inventarios tanto de los documentos con anterioridad al 12 de junio de 2003 —debía estar listo a más tardar el 31 de diciembre de 2004— como de los documentos a partir del 12 de junio de 2003 —que debía estar listo a más tardar el 1 de enero de 2005—. El avance de estas actividades iba a paso lento, pues aún no se contaba con la familiaridad de los conceptos archivísticos. De los pocos expedientes conformados con documentos de archivo se dieron de alta en el sistema Keet para la generación del inventario general por expediente de los documentos de 2003 y 2004 mismo que debía publicarse en la página de internet del Instituto. Con lo anterior, se dio un gran paso a la modernización, pues en el INEGI y en especial en la DGES había desaparecido el obsoleto término de “archivo muerto”, pues la meta que se había fijado en la DGES y sobre todo el INEGI era ambiciosa, proactiva, vanguardista, innovadora y estratégica, pues se trabajó como un sólido equipo bien entrenado, ya que a partir de este momento se concibió a los archivos como limpios, con vida y que se conformaría bajo criterios uniformes de tal manera que permitiera la

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localización expedita, la disponibilidad e integridad de los documentos organizados y conservados. En esos momentos se había vencido el primer obstáculo, pero faltaba otro gran reto, pues se debían poner en práctica las bases para comenzar ahora con la reorganización desde el despacho, registro, identificación, clasificación, ordenación y expedientación de los documentos actuales, dando solución a cada problemática de acuerdo a lo estipulado en los Procedimientos para el Archivo de Trámite, documento técnico que la Coordinación de Archivo había realizado y que comenzaba con los criterios de control y gestión, identificación del tipo de documento, su clasificación ordenación y expedientación principalmente. Aquí es importante resaltar que se tenía que trabajar con el tren en marcha, pues no se podría hacer de otra manera. La implementación del área de control y gestión, para recibir y distribuir la documentación de entrada, registrar y controlar la documentación de entrada y salida, y despachar la documentación de salida, se consideró que era ahí, en el control documental en donde debía iniciar la construcción archivística, por el vínculo cercano entre documento, expediente y archivo. 3.3.1 Despacho de la correspondencia Hoy en día el despacho de correspondencia en la DGES es turnar de manera oportuna y controlada los documentos al área encargada de su atención y trámite, con la finalidad de que se realice la atención tomando en cuenta lo siguiente:

1. La documentación marcada como urgente o confidencial. 2. La documentación que por la naturaleza del asunto debe canalizarse

inmediatamente. Actualmente el despacho de correspondencia se realiza mediante el sistema Keet ya que cuenta con el registro por default de todos los nombres de los funcionarios hasta el nivel de jefes de departamento (todos los mandos medios del INEGI), cuenta además con todas y cada una de las claves del Cuadro General de Clasificación Archivística con su descripción correspondiente, sus valores, vigencia, criterio de confidencialidad y que permite despachar los documentos que sean necesarios por parte de las diferentes áreas internas del INEGI y a nivel nacional (es importante recordar que el INEGI cuenta con 10 direcciones regionales y 32 coordinaciones estatales en todo el país).

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Para el despacho de correspondencia por medio del sistema Keet (ver anexo 7, pág. 125) se diseñaron dos opciones, la primera para el envío de la documentación de nueva creación, y la segunda, para solicitar de manera interna dentro de la DGES el trámite de algún documento recibido y éste se envía mediante el documento denominado turno. Para el envío de los documentos nuevos se cuenta con un modelo para elaborar tanto las atentas notas, oficios y circulares creado en Word for Windows. Cuando alguno de estos documentos ya se encuentra firmado se digitaliza y se deposita en el sistema Keet para su envío con el número de folio generado automáticamente por el sistema y que debe coincidir con el número consecutivo del documento (ver anexo 8, pág. 126). Posteriormente se llenan todos los espacios en blanco que pide el sistema como los datos del remitente, prioridad del documento, fecha de vencimiento, asunto, clasificación archivística, requiere o no respuesta, número de hojas, carácter de confidencialidad, además de anexar el o los documentos digitalizados y enviar a su expediente correspondiente, para posteriormente seleccionar la opción “enviar documento” y es en ese momento cuando el enlace del sistema Keet del destinatario recibe un e-mail (ver anexo 9, pág. 127) con los datos básicos del documento que se va a recibir próximamente en formato papel. Realizado lo anterior se acude al área correspondiente dentro del Instituto para hacer la entrega del documento original al destinatario y para que en el acuse se plasme la fecha y hora, nombre completo y firma de quien recibe el documento y en algunos casos se plasma además el sello del área. Posteriormente se anota el número de folio de recibido que genera el sistema Keet del destinatario, o sea el registro de entrada, (ver anexo 10, pág. 128) de tal manera que tanto en papel como en el sistema se cuenta identificado también con ese número de folio, pues como se puede apreciar el documento puede recuperarse desde diferentes perspectivas, por nombre del destinatario, por fecha, por tipo de documento, por número de folio de enviado o recibido, etcétera. Ahora bien, una segunda opción para el despacho de correspondencia es cuando se ha terminado con el registro de la documentación recibida el titular de la DGES verificaba la correspondencia recibida y en caso de que ésta requiriera de algún trámite interno, notifica el nombre de la persona que se encargaría del desahogo. Para estos casos el Keet tiene una clasificación especial de la tipología documental que se maneja en el Instituto (ver anexo 11, pág. 129).

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Este turno lleva incluidos los datos del remitente (pues ahora funge como remitente del documento recibido que requiere gestión) los datos del destinatario interno, la instrucción para el desahogo, fecha de envío y fecha límite para el desahogo del trámite. Con esto se tiene un registro confiable de todos y cada uno de los asuntos pendientes (ver anexo 12, pág. 130). Los turnos son utilizados de manera interna para solicitar la gestión de algún asunto y son enviados por parte del jefe hacia debajo de la estructura y dentro de una misma dirección. Generalmente a este turno se le anexa el documento recibido que amerita la gestión como un antecedente, para que sirva de base para responder dicho turno. Cuando la correspondencia va dirigida a un remitente externo (de otra dependencia) el documento digitalizado se deposita en el Keet mediante la opción de “enviar documento”, “destinatario externo” conjuntamente con todos los datos que solicita el sistema, para de esa manera llevar el adecuado control de todos y cada uno de los documentos, aunque el documento no llega al destinatario mediante el sistema, sí lo recibe en forma original mediante correo postal (ver anexo 13, pág. 131). Es importante resaltar que el sistema Keet muestra el nombre del enlace que realiza todos y cada uno de los movimientos en el sistema, pues en ocasiones ha sido necesaria aclarar diferencias y además ha servido como riguroso control. Con estos nuevos procedimientos se comenzaba a tener control sistematizado de la correspondencia, lo que implicaría que en corto plazo, el flujo documental comenzaría a ser controlado y administrado por un sistema confiable y diseñado especialmente para ello. Con todo ello se comenzaba a vislumbrar que el proyecto comenzaba a fructificar. 3.3.2 Registro de la correspondencia recibida Hoy en día el nuevo registro de la documentación recibida se realiza mediante el sistema Keet, dando entrada a los documentos mediante un folio, pues este registro se automatizó, desapareciendo la forma manual. Dentro de estas políticas de recepción de los documentos se contempló lo siguiente:

1. En principio, todo documento que ingresa al Archivo de Trámite de la DGES se considera oficial y se le da el trámite que institucionalmente le corresponda con discreción y eficiencia.

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2. La documentación recibida en la DGES se registra en el Keet, el cual genera el número de control, fecha y hora del registro. El número consecutivo de control (folio) que le corresponda, será en adelante la identificación del documento que se recibe.

3. Para el caso de la documentación externa se le asigna el código de clasificación

archivística que le corresponda, de acuerdo al asunto de que se trate. Además se cuida preferentemente que los documentos contengan los siguientes datos:

Destinatario

Dependencia generadora

Número consecutivo del documento

Fecha

Firma

Asunto

Anexos (en caso de existir)

5. La documentación interna del Instituto debe contener, forzosamente, los siguientes datos:

Destinatario

Área generadora

Clave organizacional y número consecutivo del documento

Código de clasificación archivística

Fecha

Leyenda “México cuenta con el INEGI”

Asunto

Firma

Anexos (en caso de existir)

Para la recepción de la documentación se debe utilizar el sello, que contiene el nombre del área receptora y la fecha, plasmándose en la parte del documento en que menos afecte su lectura; además debe anotarse la hora así como el nombre completo y la firma de quien recibe el documento y debe anotarse también el número de folio que el Keet genere. Con el fin de innovar la técnica del control de los documentos de nueva creación, o sea, el registro consecutivo de los documentos, actualmente se utiliza el mismo registro de

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control de atentas notas u oficios en donde se lleva el control sobre el número consecutivo, destinatario, asunto y fecha de los dichos documentos con la única diferencia de que desde que se asigna a los documentos un código de clasificación archivística, este control cuenta con una columna adicional en donde se plasma dicho código (ver anexo 14, pág. 132) se trata del mismo registro manual utilizado anteriormente, pues se determinó que se seguiría utilizando ya que era de gran ayuda y además era de fácil uso y permitía llevar el control consecutivo de los documentos de nueva creación conjuntamente con el registro de los documento en el sistema Keet. Para realizar el registro sistemático de algún documento mediante el sistema Keet, en primera instancia el usuario remitente debía de crear su documento para posteriormente digitalizarlo y depositarlo en el sistema Keet, registrando todos los datos que solicite el sistema tanto del destinatario como del documento a enviar. Además este sistema podía enviar dicha información a ciertos destinatarios con carácter informativo. Posteriormente a que el usuario remitente oprimía el botón enviar, automáticamente el sistema Keet genera y envía vía e-mail una notificación al usuario destinatario del sistema con el fin de notificarle que en breve recibirá el documento original (en papel) con el respectivo acuse para ser sellado y/o firmado y además darle folio de entrada en el sistema Keet. Ahora bien, esta notificación también puede informar al usuario destinatario que sólo se le envía copia del documento, o sea, cuando este documento es de apoyo informativo, por lo que el usuario destinatario deberá imprimirlo ya que el usuario remitente no le hace llegar el documento impreso, pero sí recaba, en el acuse los datos correspondientes como folio de entrada del documento al sistema Keet, nombre, firma y fecha de quien recibe el documento. Las opciones que presenta el sistema Keet para la recepción y registro de documentos son las siguientes (ver anexo 15, pág. 133):

Recibir documento Keet

Recibir copias Keet

Recibir turnos Keet

Recibir documento externo El destinatario, al recibir el documento en papel y en el sistema suprime la opción recibir documento Keet el sistema genera el folio de entrada con el que se identificará posteriormente ese documento para cada destinatario, mismo que se plasma en el

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acuse conjuntamente con la fecha, la hora y nombre y firma de quien recibe, y registra la entrada del documento (ver anexo 16, pág. 134). Este folio ha sido de mucha utilidad, pues ha ayudado a la clasificación, ordenación, guarda y sobre todo a la recuperación del documento digitalizado y/o en papel. Para la utilización del sistema fue necesario que el área responsable de la administración del Keet diera acceso a todas las personas usuarias del sistema que serían los enlaces de los diferentes Archivos de Trámite en el INEGI, pues es importante resaltar que este sistema sólo funcionaría a nivel interno con cobertura nacional en todas las instancias del INEGI. Para el caso de la DGES las usuarias del Keet fuimos cuatro personas, en donde se dieron de alta las respectivas cuentas de correo electrónico acompañada de una contraseña personal (ver anexo 17, pág. 135). Por otro lado y con el propósito de erradicar la costumbre de realizar anotaciones en los documentos recibidos en la DGES, se platicó con el titular al respecto y además se sustentó la importancia de que los documentos no deben ser alterados y deben conservarse de la mejor manera posible. Al respecto, quiero comentar que encontramos una gran disponibilidad por parte de el titular y se llegó al acuerdo de que a cada documento se debía adherir, engrapado, en la parte superior izquierda, un trozo de papel de reciclaje de aproximadamente de10 x 7.5 cm. con el propósito de que el titular indicara ahí el seguimiento que debía dársele al documento (ver anexo 18, pág. 136) como por ejemplo realizar propuesta de respuesta, agradecer, archivar, enviar una copia a…., solicitar información a …. para tal día, etcétera, pues lo que se pretendía era que cada documento tuviera una instrucción por simple que ésta fuera. Además se acordó que los documentos fueran guardados en el expediente con las anotaciones para posteriormente y ya conformados los documentos en un expediente, se les aplicara la técnica del expurgo en donde sería extraído todo lo referente a grapas, recados, entre otros aspectos. Ahora bien, hasta aquí se ha comentado acerca del registro de la correspondencia interna, pero ¿qué pasó con el registro de la documentación externa? Cuando se recibe correspondencia de una dependencia externa al INEGI (hay que recordar que el sistema Keet sólo funciona para las oficinas del INEGI en todo el país) ya sea ésta en papel o en cualquier soporte, el sistema permite dar de alta tanto al remitente como al documento externo y sus características mediante la opción recibir documento externo, de tal manera que esa documentación también quede registrada, ordenada y

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clasificada, y de ser el caso también se puede digitalizar y depositar la información en el sistema Keet. Registrada la documentación externa recibida, se pasa al titular para su atención para posteriormente recibir instrucciones sobre cómo proceder a generar la respuesta o archivar los documentos. En este último caso se procede a realizar la validación en el sistema Keet en donde se plasma la opción archivado o sea, documento no pendiente de gestión. Por otra parte, el sistema Keet ha sufrido, desde 2005, grandes actualizaciones, pues se ha ido ajustando a nuestras nuevas necesidades, a nuestros nuevos procesos de trabajo, de tal manera que nos proporcione la materia prima que requerimos para una buena organización de nuestro archivo en la DGES. En conclusión, las actividades sustanciales del registro de correspondencia han consistido en:

La documentación recibida debe registrarse en el sistema Keet, el cual genera el número de control, fecha y hora al momento del registro. El número consecutivo de control que le corresponda, es en adelante la identificación del documento que se recibe.

Para el caso de la documentación externa al Instituto se sella se anota nombre completo y firma, número de control, fecha y hora en el documento recibido y en el acuse, posteriormente se lee el documento y se capturan los datos básicos en el sistema, además se le asigna el código de clasificación archivística que le corresponda, de acuerdo al asunto de que se trate y se cuida que preferentemente contenga los siguientes datos:

o Destinatario o Dependencia generadora o Número consecutivo del documento o Fecha o Firma o Asunto o Anexos (en caso de existir)

La documentación interna del Instituto debe contener lo siguiente: o Destinatario o Área generadora

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o Clave organizacional y número consecutivo del documento o Código de clasificación archivística o Fecha o Leyenda “México cuenta con el INEGI” o Asunto o Firma o Anexos (en caso de existir)

Enviar el documento al titular del área, quien determina si requiere alguna acción o instrucción.

Recibir la documentación para determinar la acción o instrucción a realizar y enviar para su despacho.

Hoy en día estos procesos han traído muchas ventajas, pues se cuenta con documentos organizados en expedientes y carpetas, en papel y en medios magnéticos, lo que ha permitido al INEGI y por consecuencia a la DGES dar un paso a la modernización al contar con la sistematización del Archivo de Trámite, pues es necesario ir a la par de las nuevas tecnologías informáticas y de la información. Además, esto ha permitido conocer con facilidad qué documentación está pendiente de gestionarse, qué está próxima a vencer el plazo para su trámite, qué expedientes están abiertos y cerrados, cuántos documentos contienen los expedientes, entre otros aspectos.

Con una visión prospectiva y respecto a la sistematización del Archivo de Trámite, y tal vez en un tiempo muy corto, el personal del Archivo Histórico podría tener acceso a todos los documentos digitalizados en el Keet en el Archivo de Trámite, con el fin de no duplicar actividades respecto a la tarea de digitalización de los documentos con valores secundarios. 3.3.3 Identificación A raíz del curso impartido a los futuros enlaces del nuevo Archivo de Trámite ya conocían las características de los tres tipos de documentos que podrían existir en el Archivo de Trámite, y era evidente que todos los documentos de archivo serían guardados en un expediente, y que los documentos de apoyo informativo y de comprobación administrativa debían guardarse en las denominadas carpetas. También se tenía claro que tanto expedientes como carpetas físicamente eran del mismo material, salvo que los primeros debían guardarse juntos en un archivero y debían

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contener en la portada la denominada etiqueta de expediente, y las segundas debían colocarse en otro lugar distinto al de los expedientes y no contaban con alguna etiqueta. Con ello se sabía que solamente los expedientes eran objeto de una transferencia primaria, ya que el contenido de las carpetas debía darse de baja, en cuanto la información no le fuera útil a la institución. Esta identificación entre expedientes y carpetas permitía vislumbrar un costo – beneficio enorme, pues tanto carpetas como expedientes eran resguardados en archiveros diferentes lo que permitía un eficaz manejo y una mejor conservación de los documentos, evitando de esa manera saturación de expedientes y sobre todo daño mecánico de los documentos. Además con todo esto, se agilizó el tamaño (grosor) de los expedientes y carpetas ya que antes de la reorganización se guardaba todos los documentos que en su mayoría no contenían valor alguno, lo que provocaba una explosión documental y además se requerían de más recursos materiales, financieros y humanos. Hoy en día, gracias a la identificación conjuntamente con la clasificación de los documentos y expedientes el flujo de trabajo es más dinámico y la recuperación de éstos es rápida. Con todo esto se tenía un proyecto más consolidado más maduro. 3.3.4 Clasificación Todas las dudas sobre qué clasificación se debía dar a los documentos y a los expedientes fueron dominadas con el paso del tiempo, pues en infinidad de ocasiones se tuvo que solicitar asesoría respecto a qué código de clasificación archivística debía asignársele tanto a los documentos como a los expedientes y carpetas, y en otras ocasiones se tuvo que corregir, con lápiz, dicho código de clasificación asignado tanto en el documento y en el sistema Keet, para posteriormente depositarlos en los expedientes o carpetas correspondientes. Las políticas de operación sobre la clasificación especifican que el área generadora de un documento debía asignarle el código de clasificación archivística a nivel serie documental de acuerdo al asunto que tratara y con base en el Cuadro General de Clasificación Archivística. Lo que se hizo fue realizar una lectura analítica del documento para conocer el asunto o tema; identificar en el Cuadro General de Clasificación Archivística, tales atribuciones, a qué Unidad Administrativa le corresponde atenderlas, ubicando con ello la sección; y

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leer todas las subsecciones que integran la sección elegida, para identificar cuál de ellas reflejaba la actividad administrativa o función (serie) y con ello ubicar el asunto o tema identificado previamente. La actividad, a simple vista parecía muy sencilla, pero no resultó así, pues al paso del tiempo se fue dominando poco a poco, los enlaces se fueron habilitando y forjando en el tiempo con las actividades cotidianas. Actualmente, cuando se imparten cursos al personal de nuevo ingreso que trabajará en el área de archivo, este tema es el que más ejercicios requiere, al que más énfasis se le pone, porque se aprecia que los capacitandos no logran comprenderlo fácilmente en forma teórica sino en forma práctica. Se sabe que los pasos fundamentales para clasificar un archivo es conocer a fondo la institución que los generó, su historia, sus funciones, sus estructuras, sus reglamentos, sus normas o leyes, y al presentarse tanta resistencia en esta actividad, se pudo apreciar que los enlaces del Archivo de Trámite no conocían del todo a su Institución. Durante el periodo de 2005 y 2006, en la DGES además de la clasificación alfanumérica, se utilizó la clasificación cromática, asignándole un color a cada sección (ver anexo 19, pág. 137). Esto desde mi punto de vista fue muy práctico, pues se tenía muy bien identificado el color relacionado con el área (sección). Esta clasificación desapareció debido a en 2007, ya no se contaba con el equipo informático adecuado. El hecho de adoptar sólo en la DGES una clasificación cromática para los expedientes con documentos de archivo y color blanco y negro para las carpetas de apoyo informativo y de comprobación administrativa, debió implementarse en todo el INEGI, aún mejor, debe contemplarse en todo el instituto, para que cada una de las secciones se maneje con un color en específico, lo que ayudará a una rápida localización, una buena organización, clasificación y ordenación de las diferentes secciones, pero en varias reuniones con la Coordinación de Archivos se ha realizado un conceso en donde la mayoría de los votos son negativos. En la imagen número 9 se presentan las secciones que conformaban el Cuadro General de Clasificación Archivística y el color que se asignó.

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Imagen número 9 Clasificación cromática

Sección Estructura Color

INEGI.JGB Junta de Gobierno No había expedientes

INEGI.PRE Presidencia Rosa

INEGI.CSN Coordinación de los Sistemas Nacionales Estadístico y de información Geográfica

Naranja

INEGI.EST Estadística Verde fuerte

INEGI.CNE Coordinación Nacional de Estadísticas Económicas

Verde claro

INEGI.GEO Geografía Tinto

INEGI.ITI Dirección General de Informática y Tecnologías de la Informática

Azul claro

INEGI.ADM Administración Azul fuerte

Fuente: elaboración propia con base en la conformación del Archivo de Trámite de la DGES.

La clasificación alfanumérica del Archivo de Trámite tiene la ventaja de contar expedientes agrupados por clases, de manera multinivel, de lo general a lo particular, respetando el orden de la creación de documentos, lo que permitió contar con series continuas, pues las cualidades de la clasificación han sido su sencillez, funcional y efectivo. Por otro lado y para una correcta reorganización física de los expedientes y carpetas en el Archivo de Trámite se asignaron además espacios físicos y mobiliario para garantizar que la documentación en trámite fuera conservada y su localización fuera fácil y expedita. También se destinó un lugar específico para la documentación considerada como apoyo informativo, la cual se colocó en carpetas organizadas al interior por serie documental. Este mobiliario destinado para ubicar el Archivo de Trámite de la DGES debía ser clasificado con etiquetas, por lo que se procedió a clasificar tanto el área que alberga el Archivo de Trámite de la DGES con un letrero que decía Archivo, así como los cajones de los archiveros describiendo las series que se guardan. Posteriormente se realizaron piezas especiales que clasificaran al archivo con el nombre de Archivo de Trámite (ver anexo 20, pág. 138).

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Este punto de la clasificación de los documentos y expedientes se tocará de manera más específica en el apartado de “Instrumentos de control y consulta” especialmente en el apartado de “Cuadro General de Clasificación Archivística”. 3.3.5 Ordenación Hoy en día, la ordenación de los documentos se realiza por fecha respetando tanto el principio de procedencia y el principio de orden original. Además los expedientes se ordenaron por serie documental de acuerdo al orden que mantiene el Cuadro General de Clasificación Archivística, además ordenados de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo si se trata de anaqueles o tipo libreros, y de adelante hacia atrás y de arriba hacia abajo si se trata de archiveros (cajones). La ordenación de los documentos dentro de los expedientes electrónicos en el sistema Keet, también obedece al principio de procedencia y de orden original, lo cual es correcto ya que así lo estipulan los autores en la materia pues al recibir un documento y registrarlo, automáticamente el sistema le asigna un folio que viene siendo el número consecutivo del registro de entrada del documento recibido y lo archiva dentro del expediente electrónico que le corresponda según el código de clasificación archivística asignado. Con lo anterior podemos apreciar que la automatización del Archivo de Trámite de la DGES permite consultar y a su vez recuperar los documentos ya sea por tipo de documento, número del documento, folio de registro y/o destinatario, lo cual es una gran ventaja que permite el ahorro de tiempo en la búsqueda y además cada enlace puede optar por cualquiera de ellas. 3.3.6 Expedientación

Uno de los principios esenciales para proceder a la expedientación de un documento ha sido:

Que no existieran antecedentes del asunto en el Archivo de Trámite.

Que el asunto demandara un trámite o una acción conforme a las atribuciones del área.

Que el documento reflejara acciones o trámites sobre administración y finanzas del Instituto.

Que el asunto del documento coincidiera con un programa, proyecto, función o actividad sustantiva del área.

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Sobre los documentos con asuntos de los cuales ya existía algún antecedente se procedían a guardarlos en su expediente correspondiente, respetando el principio de procedencia y principio de orden original. La colocación del código de clasificación archivística se realizaba en la pestaña del folder (ver anexo 21, pág. 139). Además se realizó también la apertura de las denominadas carpetas con la misma clasificación pero en color blanco y negro que se denominan carpetas temporales de apoyo informativo o de comprobación administrativa (ver anexo 22, pág. 140). En el caso de la expedientación en el sistema Keet se procedía a crear el expediente con los datos esenciales como:

En la opción “nuevo expediente”, seleccionar fecha de apertura del expediente.

Se elige el nombre del expediente conjuntamente con su clasificación, y automáticamente aparecen los detalles como sección, subsección, serie, código de clasificación, descripción, valores primarios y segundarios, y vigencia documental.

Posteriormente se debía dar el nombre del asunto del expediente en donde el sistema contaba con un espacio considerable para dicha información.

Para describir el asunto de un expediente que es un resumen de su contenido está estipulado que debe reflejar las actividades del área, en el cumplimiento de las funciones sustantivas encomendadas. La descripción del asunto debe contener cuatro elementos que proporcionen información precisa del contenido de los documentos de archivo que integran el expediente. Los elementos son: ¿qué?, ¿para qué?, ¿cuándo? y ¿para quién? Esta práctica fue adoptada hasta apenas hace tres años (en 2006) y a la fecha es donde se encuentra el mayor número de errores, por la ambigüedad que presenta dicha redacción. Cada expediente conforme se iban creado se le adhería la denominada etiqueta de expediente en la portada, usando el modelo establecido por el INEGI (ver anexo 23, pág. 141) y que es generada por el sistema Keet a la hora de dar de alta un expediente. Por otro lado, a los expedientes marcados como reservados o confidenciales, total o parcialmente se requería de adherir otra etiqueta denominada etiqueta para expedientes reservados y/o confidenciales (ver anexo 24, pág. 142). La información que proyecta la etiqueta de expediente es:

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Descripción de la unidad documental

Fondo, sección, subsección y serie

Código de clasificación archivística

Nombre del expediente

Fechas extremas (apertura y cierre)

Número de hojas

Asunto

Valores (administrativo, contable)

Vigencia documental (número de años que deberá permanecer el expediente en el archivo de trámite y de concentración)

Clasificación de la información (pública, reservada o confidencial)

Firma del titular

La información que muestra la etiqueta para expedientes reservados y/o confidenciales es la siguiente:

Unidad administrativa responsable

Número de expediente

Carácter de la información (reservada o confidencial)

Fecha de la clasificación

Periodo de reserva (número de años)

Ampliación del periodo de reserva (número de años)

Descripción de las partes o secciones reservadas o confidenciales

Fundamento legal

Nombre y firma del titular

Fecha de desclasificación

Datos de quien desclasifica. Al respecto quiero comentar que existe una cláusula en los Procedimientos para el Archivo de Trámite en donde se hace de manifiesto que “se destinará un espacio dentro del área del Archivo de Trámite para los expedientes que sean total o parcialmente reservados o confidenciales y que además deberá quedar señalado el mobiliario con una etiqueta y bajo llave para preservar su carácter reservado o confidencial; y además dice que se debe notificar al representante de la Unidad Administrativa ante la Unidad

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enlace para que registre el expediente en el Sistema de Índices de expedientes reservados ante el IFAI”.108 Respecto a la clasificación de los documentos y expedientes reservados y/o confidenciales, el sistema Keet cuenta con una función de manera automática, lo que conlleva que a la hora de seleccionar el código de clasificación archivística del documento, automáticamente se identifica según corresponda. Actualmente se cuenta con un espacio dentro del área del Archivo de Trámite, para los expedientes que sean total o parcialmente reservados o confidenciales, señalando el mobiliario con una etiqueta y bajo llave para preservar su carácter de reservado o confidencial. Además dichos expedientes se conservan en el Archivo de Trámite de acuerdo a los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental. En la DGES todos los documentos que se integraron a los acervos se recibieron por los cauces establecidos como documentos de trámite. Los documentos captados por la unidad de Archivo de Trámite fueron integrados rápida y correctamente al expediente respectivo, una vez liberados por las áreas que se encargaron de gestionarlos. A manera de conclusión actualmente en la DGES la expedientación se realiza tomando en consideración los siguientes puntos:

La apertura de expedientes se realiza cuando en el archivo no existan antecedentes del asunto o documento que se recibe, y del cual se requiere contar con los documentos relacionados para su atención.

Cada expediente debe integrarse en un fólder adecuado al tipo de documentación que soporta la gestión del asunto (oficio, atenta nota, circular, etcétera).

Cada expediente debe tener la etiqueta de identificación institucional en la portada, usando el modelo establecido etiqueta de expediente. En caso de estar marcado como reservado o confidencial total o parcialmente, se coloca la con la etiqueta de expedientes clasificados como reservados o confidenciales con la leyenda de clasificación.

Cuando se trate de documentos de comprobación administrativa o apoyo informativo que no estén estructurados en relación con un asunto, no se abrirá expediente sino que se organizan en carpetas temporales de acuerdo a la serie que le corresponda.

108 INEGI. Sistema Integral de Archivos. Procedimientos para el Archivo de Trámite. op. cit. p. 26.

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Se lleva un control de los expedientes abiertos, considerando al menos el número de expediente, fecha de apertura y el asunto.

Los documentos originales deben conservarse directamente en los expedientes de las áreas que atienden el asunto.

Hoy en día una de las ventajas de la expedientación es que el Archivo de Trámite de la DGES está conformado por expedientes de documentos de archivo y además con carpetas, una con documentos de apoyo informativo y otras con documentos de comprobación administrativa, en donde los expedientes se encuentran clasificados según el Cuadro General de Clasificación Archivística que atiende a los conceptos básicos de fondo, sección, subsección y serie, establece además el principio de procedencia y de orden original de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de esa Dirección. Estos expedientes son archivados en archiveros dentro de la unidad administrativa respetando el mismo orden de los códigos organizacionales del Cuadro General de Clasificación Archivística. En estos momentos se tenía el timón de la nave, se contaba con metas y objetivos bien estipulados y se identificaba que era mejor la mejora continua que aspirar a la perfección, porque ésta no admite críticas, errores, evaluaciones, reflexiones, consideraciones, dudas ni titubeos, por lo que se decidió ir a la par con las nuevas implementaciones archivísticas que marcaba la Ley, pues se consideraba que la mejora continua es ambiciosa, proactiva, vanguardista, innovadora, moderna y estratégica. 3.4 NUEVAS INNOVACIONES DE TODO ARCHIVO DE TRÁMITE Para que el INEGI continuara con la organización de su Archivo de Trámite, era indispensable que asegurara la elaboración e implementación de sus instrumentos. 3.4.1 Instrumentos descriptivos El instrumento descriptivo que se utiliza en la DGES es el Inventario General por Expediente de los expedientes cerrados, ya concluidos, que deben conservarse un año más, para su guarda precautoria en el Archivo de Trámite y para posteriormente generar el inventario de transferencia. Este tema se ahondará en el punto 3.4.2.3 Inventarios.

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3.4.2 Instrumentos de control y consulta Los instrumentos descriptivos y en su caso los denominados instrumentos de control y consulta forman parte de los nuevos procesos archivísticos que marca la Ley, por lo que anteriormente no eran usados por las encargadas del archivo de la DGES, y se presentan en este informe, con el propósito de describir cómo se conformaron y sobre todo con el fin de dejar testimonio de la experiencia que se vivió. Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal estipulan que deberá asegurarse la elaboración de los instrumentos de consulta y control que propicien la organización, conservación y localización expedita de sus archivos administrativos, y éste fue uno de los motivos por el cual el INEGI se dio a la tarea de realizarlos.

Estos instrumentos han constituido la consolidación del trabajo archivístico dentro del INEGI ya que representan la organización y administración de todo archivo. Los cuatro instrumentos de control y consulta básicos que por ley se tienen que elaborar, revisar y actualizar son:

3.4.2.1 Cuadro General de Clasificación Archivística Este cuadro fue elaborado por parte de la Coordinación de Archivos conjuntamente con cada uno de los directores (generales, generales adjuntos, de área) y además con la ayuda de algunos subdirectores para describir cada unas de las funciones sustantivas de las áreas que conforman el INEGI. Para la elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística se requirió como requisito indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del INEGI. Además, en su formulación se consideraron los instrumentos jurídicos de organización y de normatividad del INEGI; los esquemas de clasificación existentes; los recursos con que se cuenta, ya que se diseñó de manera orgánico – funcional (ver anexo 25, pág. 143). El Cuadro General de Clasificación Archivística ha sido construido como un sistema que reconoce las funciones y las actividades sustanciales del Instituto desde lo general (fondo y secciones) a lo específico (subsecciones y series). De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, subsección,

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serie, expediente y unidad documental. Como se podrá apreciar, todas estas actividades respetan el denominado principio de procedencia y de orden original. Así, el Cuadro General de Clasificación Archivística está constituido por una ordenación alfanumérica. Ejemplo: INEGI.EST.02.02 en donde la palabra INEGI se refiere al fondo, EST a la sección, 02 la subsección y por último 02 a la serie quedando por ejemplo de la siguiente manera: INEGI. EST.02.03/001/2006 en donde la primera parte es el código de clasificación + el número de expediente + el año de apertura. La implementación del Cuadro General de Clasificación Archivística se dio a partir del mes de septiembre de 2005, fecha en que fueron aprobados los Criterios Específicos para la Organización y Conservación de los archivos en el INEGI. Al principio, clasificar los documentos fue muy complicado y lento porque se requería de la lectura del documento y además de la búsqueda y lectura en el Cuadro General de Clasificación Archivística para encontrar el código de clasificación que le correspondiera a cada uno de los documentos identificados, pues en varias ocasiones se corregía el código de clasificación archivística debido a que se identificaba de forma incorrecta, pues llegó a existir gran confusión. A la fecha, al Cuadro General de Clasificación Archivística se le han realizado tres actualizaciones, siendo la última en este año 2009 y debido a que ahora el INEGI cambió de ser un organismo que dependiera de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a un organismo autónomo, se está a la espera de la nueva versión de este instrumento, pues es común que las instituciones cambien al paso del tiempo, y este instrumento está sustentado tanto en las funciones como en la estructura orgánica de la Institución. Código de Clasificación Archivística Los pasos que se siguieron para asignar el código de clasificación archivística al documento fueron los siguientes:

1. Identificar el asunto/tema con base en la información contenida en los documentos de archivo del expediente.

2. Ubicar la atribución institucional en la que se inscribe el asunto/tema, dentro de las secciones.

3. Leer todas las subsecciones que integran la sección elegida e identificar la que esté relacionada con el asunto/tema del expediente.

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4. Leer la descripción de todas las series de la subsección identificada y seleccionar la que esté relacionada con el asunto/tema del expediente.

Cuando un documento que se recibía en medios impresos y por el sistema Keet y el código de clasificación archivística era incorrecto, se procedía a corregir esta contingencia en el sistema Keet mediante la opción denominada expedientes, remover expediente misma que permite cambiar el código; posteriormente y a lápiz se anotaba el código correcto en el documento y ambos eran archivados en el expediente correspondiente. En este apartado también existe un apartado denominado notas en donde se pone un breve comentario acerca de la razón del cambio de código de clasificación. Estas confusiones, hoy en día, siguen apareciendo —en gran minoría— debido a que el Cuadro General de Clasificación Archivística presenta funciones muy similares, lo que provocaba confusión entre los usuarios. Actualmente y derivado de una serie de modificaciones y actualizaciones regulares, el Cuadro General va tornándose más claro, práctico y conciso. La implementación del Cuadro General de Clasificación Archivística trajo consigo una gran ventaja para el Archivo de Trámite de la DGES pues centraliza la correcta formación de los expedientes y asegura la calidad a las actividades de búsqueda. 3.4.2.2 Catálogo de Disposición Documental El INEGI, por medio de la Coordinación de Archivos y en colaboración con las Unidades Administrativas que lo integran concluyeron la elaboración del Catálogo de Disposición Documental en octubre de 2004 (ver anexo 26, pág. 144). Los plazos de conservación de las series documentales en los diferentes tipos de archivos se sustentaron en el análisis del valor documental de la información que se genera en cada área, en la experiencia del manejo de la documentación y en la normatividad vigente para la misma. Este Catálogo actualmente está conformado por 117 series documentales que constituyen el fondo del INEGI. La administración de documentos y expedientes así como la organización de los archivos institucionales de observancia obligatoria, lo que ha permitido que todas las áreas empleen los instrumentos de control y consulta en sus actividades archivísticas ya que es una herramienta de gran utilidad en el proceso de la administración de los archivos institucionales.

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La identificación de la información reservada o confidencial se realizó con base en lo establecido en los capítulos III y IV de la LFTAIPG y a la Ley de Información Estadística y Geográfica, así como su Reglamento, que establecen el marco normativo de las actividades sustantivas del Instituto. Este instrumento proporciona a todas las unidades administrativas del INEGI; los criterios necesarios e indispensables para conservar, valorar y transferir expedientes con la finalidad de unificar la organización, fluidez y conservación de los archivos institucionales. También se va actualizando y validando por el Comité de Información del INEGI; además se entregó en soporte electrónico al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la Información en 2005; posteriormente se publicó en la Normateca del INEGI y además en la página de la Coordinación de Archivos para conocimiento y aplicación por parte del personal involucrado en las tareas archivísticas del INEGI. Además, permite asignar a cada expediente, desde el momento de su apertura, su valor documental, plazo de conservación y condición de reserva o confidencialidad; conservar los expedientes en el Archivo de Trámite conforme a los plazos establecidos; precisar las series cuyos expedientes ameritan el tratamiento de reserva o confidencialidad, evitando prácticas discrecionales en el apego a la LFTAIPG, así como a la rendición de cuentas; promover con ello, la cultura archivística y evitar la acumulación indiscriminada de los documentos en el Archivo de Trámite. Con este instrumento se conoce, desde la creación del documento, la vida que llevará cada uno de ellos en los diferentes archivos, pues se describe según el código de clasificación que se le asigne, los valores que tendrá, su clasificación (público, reservado y/o confidencial) y por último los plazos de conservación en los diferentes tipos de archivo (Trámite, Concentración, y si pasará al Archivo Histórico). El Catálogo de Disposición Documental tiene la ventaja de unificar los criterios dentro de toda institución sobre los tiempos de retención de los documentos en el Archivo de Trámite y en el Archivo de Concentración, lo que permite una mejor circulación de documentos y expedientes, evitando la saturación.

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3.4.2.3 Inventario Los Procedimientos para el Archivo de Trámite indican que “cada vez que se cierre un expediente se tendrá que registrar en el formato de inventario general por expediente, con el fin de mantener el control de los expedientes existentes”.109 Los tipos de inventarios que se han realizado en DGES son:

general por expediente

de transferencia primaria

de baja documental En el INEGI el objetivo que se tiene actualmente sobre los inventarios generales y de transferencia primaria es permitir el control, localización y consulta de los expedientes. Inventario general por expediente La partes que se contemplan en este inventario son el código de clasificación de los expedientes, número de expediente, asunto, tipo de clasificación del expediente, ya sea confidencial o reservado, total de hojas, fechas extremas, soporte documental, número de años en el Archivo de Trámite, ubicación del Archivo de Trámite, ubicación del mobiliario y un apartado de observaciones (ver anexo 27, pág. 145). Con ello se cuenta con la información requerida para conocer qué expedientes han concluido su gestión en el Archivo de Trámite y que ahora comenzará el trámite de guarda precautoria en ese mismo archivo. Al realizar una revisión a estos inventarios se encontraron errores tales como: Errores tipográficos y ortográficos.- Uso incorrecto de mayúsculas y/o minúsculas, empleo incorrecto de abreviaturas y errores ortográficos. Descripción incompleta del asunto o contenido.- En ocasiones sólo se anotaba “estadísticas”, “plantillas”, “formatos”, etc. La recomendación es que se realice un adecuado resumen o descripción del contenido del expediente, con al menos cuatro elementos que den información precisa del mismo: ¿qué? ¿para qué? ¿para quién? y ¿cuándo?

109 INEGI. Sistema Integral de Archivos. Procedimientos para el Archivo de Trámite. op. cit. p. 29.

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Vencimiento de tiempos de conservación de Archivo de Trámite.- Se detectaban expedientes que ya habían concluido con sus períodos de guarda precautoria en el Archivo de Trámite y de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental en vigor, o a las disposiciones en materia de Instrumentos y que aún no eran transferidos al Archivo de Concentración. Omisión de clave topográfica o de alguno de sus elementos.- Estos elementos eran el número de inventario del archivero, clave organizacional o mueble. Similitud de entidades.- Se trataba de expedientes con entidades similares pero tratadas como diferentes. Por ejemplo un expediente para Cámara de Diputados y otro al Poder Legislativo. En este caso podrían fusionarse o abrir uno para la Cámara de Diputados y otro para la Cámara de Senadores. Fragmentación de expedientes.- Varios expedientes aperturados con contenidos tales como: “Convenios”, “Convenios ENIGH”, “Convenios de Encuestas Permanentes”, etc., donde se recomienda seguir un criterio para los mismos. Expedientes con una hoja.- La atención de un asunto consta de inicio, desarrollo y conclusión, por lo que no se puede resumir en una sola hoja. También aparecieron expedientes abiertos con cero hojas. Siglas.- Se recomendaba escribir el nombre completo del proyecto, institución, área, etc., y posteriormente incluir su sigla entre paréntesis. Nombre corto.- Se recomienda escribir el nombre completo del proyecto en lugar de su nombre corto. Ejemplo: Conteo 2005, en lugar de II Conteo de Población y Vivienda 2005. Año de apertura.- El año de apertura del expediente difería del año del primer documento que da origen al expediente. Impresión de documentos de archivo.- Algunos documentos de archivos estaban impresos en hoja de reciclaje. Hoy en día el área responsable del Archivo de Trámite en coordinación con el titular del área valida el destino final de la documentación organizada tanto en los expedientes como de las carpetas de acuerdo al interés institucional y el valor documental de la documentación.

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En estos momentos el inventario general por expediente se lleva a cabo anualmente, ya que permite controlar los movimientos de los expedientes en el Archivo de Trámite y ha sido la base para la elaboración de los inventarios de transferencia primaria. Actualmente las actividades sustanciales para generar este inventario son:

1. Se relaciona el formato de inventario general por expediente la información solicitada por serie documental de cada uno de los expedientes existentes en el Archivo de Trámite.

2. Se marca el formato de inventario general por expediente con un “X” los expedientes clasificados según sean reservados o confidenciales.

3. Se elabora el listado de expedientes reservados o confidenciales y se envía al representante de la Unidad Administrativa para verificar el registro en el Sistema de índices de expedientes reservados del IFAI.

4. Posteriormente se verifica que los expedientes relacionados en el formato coincidan con el total de expedientes existentes en el Archivo de Trámite.

5. Luego se identifican los expedientes que hayan perdido o estén próximos a perder su vigencia documental de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental marcando con amarillo los que en treinta días perderán su vigencia documental, en rojo los que ya la hayan perdido y en verde los que se amplió su periodo de conservación.

6. Ya separados estos expedientes se realiza el inventario de transferencia primaria para enviar al Archivo de Concentración todos aquellos marcados con rojo, conservando en un lugar visible el inventario general por expediente para su consulta y actualización.

Inventario de transferencia primaria Este inventario abarca más términos que el inventario general por expediente, ya que contempla el número de expediente, asunto, fechas extremas, tipo de soporte documental, número de cajas, número de años en el Archivo de Concentración, ubicación topográfica y por último un apartado de observaciones (ver anexo 28, pág. 146). En este inventario se han relacionado todos los expedientes que ya fueron cerrados (característica ineludible) y que ya terminaron su guarda precaucional en el Archivo de Trámite de acuerdo a lo estipulado en el Catálogo de Disposición Documental y que ahora les corresponde pasar al Archivo de Concentración, con el objetivo de continuar

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su resguardo precautorio en atención a sus valores administrativos, legales, fiscales o contables. Una ventaja de este inventario es que ha permitido llevar un control minucioso de todos los expedientes que se encuentran o que se van a transferir en el Archivo de Concentración, pues permite asegurarse de que los documentos que se relacionan efectivamente se estén transfiriendo a dicho archivo, y sobre todo tener a la mano este inventario, nos permitirá identificar la documentación que ahí se resguarda, en caso de que se requiera algún expedientes. Inventario de baja documental Aquí se relacionan todas las carpetas con documentos de apoyo informativo y comprobación administrativa en donde además se anota el total de carpetas desglosando las primeras de las segundas, el contenido de los expedientes y el periodo en años de la carpeta. Las actividades para realizar este inventario son:

1. Elaborar la relación de las carpetas de apoyo informativo y comprobación administrativa para posteriormente pasarla al titular del área para su revisión y validación. En caso de detectar documentos que aún debieran conservarse se extrajeron y se reubicaron en carpetas que continuaban vigentes.

2. Posteriormente se elaboró el oficio especificando que se trataba de carpetas con información sin valor institucional.

3. Se enviaron las carpetas al área correspondiente para los trámites subsecuentes recibiendo acuse.

De esta manera se evita una explosión documental y contar con archivos saturados de información que no se requiere, pues es importante que los archivos sean prácticos y cuenten con el mejor espacio posible para el manejo de las carpetas. 3.4.2.4 Guía Simple de Archivos La Guía Simple de Archivos se realiza a nivel Instituto e indica en forma general quién es el encargado de cada uno de nuestros Archivos de Trámite, Concentración e

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Histórico en el INEGI, cómo contactarlos y la dirección para consultar y utilizar estos archivos. En otras palabras la Guía Simple de Archivos del INEGI funge como un directorio de gran utilidad, ya que a nivel INEGI cuenta con gran número de Unidades Administrativas de Archivo de Trámite. Por otro lado, la Guía Simple de Archivos presenta un esquema general de descripción de las series documentales, pues presenta las características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales. Finalmente, quiero mencionar que todos estos instrumentos de control y consulta se encuentran disponibles en medios electrónicos en una página de intranet, en la dirección del Sistema Integral de Archivos, ya que son considerados documentos técnicos que apoyan las actividades sustantivas de los archivos. 3.4.3 Valoración La valoración permitió identificar si los documentos o en su caso los expedientes mantenían sus valores primarios, o con clasificación de reservado o confidencial, abiertos, cerrados, o en su caso valorar si había caducado el tiempo de guarda en el Archivo de Trámite y se debía proceder a la transferencia primaria. Emitir un juicio de valor no solo implica conocimientos y no se trata solamente dar una opinión para determinar algo como útil o no útil. La acción de valorar ha exigido un gran compromiso profesional y una gran responsabilidad, pues es necesario hacer a un lado el estado de ánimo tanto físico como emocional y juzgar como profesionistas bajo criterios bien sustentados. Valores primarios Para un correcto control tanto de los expedientes abiertos, cerrados, públicos, reservados, confidenciales, el sistema Keet con sólo algunas indicaciones puede generar el registro de los asuntos pendientes y los ya concluidos, además proporciona el inventario general por expediente o en su caso el inventario para la transferencia primaria. Cuando en el sistema Keet se indicaba que un expediente debía cerrarse debido a que ya había concluido su gestión, posteriormente se realizaba el inventario general por

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expediente, y a partir de ahí comenzaba su guarda precautoria dentro del Archivo de Trámite. Terminado este plazo de guarda, se procedía a realizar la valoración de dichos expedientes, con el fin de verificar que tuvieran los valores primarios para posteriormente realizar el inventario de transferencia primaria al Archivo de Concentración, pues en éste sólo deben resguardarse documentos con valor administrativo, fiscal, legal, contable. En este punto, se acordó que para los expedientes cerrados a partir de 2005 debían realizarse varias y minuciosas valoraciones, y además recibir instrucciones por parte de la Coordinación de Archivos del INEGI para proceder o no a su baja documental. Al respecto una de las observaciones realizadas es que debía homogeneizarse la denominación de los expedientes, ya que se había detectado en aún en una sólo área existía discrepancia. A continuación se presentan algunas de esas diferencias:

Imagen número 10 Relación de expedientes cerrados del Archivo de Trámite

para la transferencia primaria

2005 2006

Clave Nombre del expediente Clave Nombre del expediente INEGI.PRE.00.03/003-2005 Instrumentos jurídicos INEGI.PRE.00.03/001-2006 Convenios

INEGI.CSN.03.01/001-2005 Dependencias y entidades administrativas

INEGI.CSN.03.01/001-2006 Dependencias y entidades de la administración pública

INEGI.CSN.04.06/002-2005 Publicaciones enviadas INEGI.CSN.04.06/002-2006 Centro de documentación

INEGI.EST.02.02/001-2005 Conteos de población y vivienda

INEGI.EST.02.02/002-2006 Prueba Piloto

INEGI.ADM.01.01/002-2005 Recursos humanos INEGI.ADM.01.01/001-2006 Movimientos de Plantilla INEGI.ADM.01.02/002-2005 Movimientos del personal INEGI.ADM.01.02/002-2006 Servicios al personal INEGI.ADM.02.01/001-2005 Presupuesto INEGI.ADM.02.01/001-2006 Presupuesto autorizado

INEGI.ADM.02.02/001-2005 Ejercicio y comprobación del presupuesto

INEGI.ADM.02.02/002-2006 Viajes al extranjero

INEGI.ADM.02.02/003-2005 Información de comisiones INEGI.ADM.02.02/004-2006 Comprobación de viáticos Fuente: INEGI. Dirección General de Estadísticas Sociodemográficas. Archivo de Trámite. Sistema para la Gestión Documental. Relación de expedientes cerrados del Archivo de Trámite para la transferencia primaria en 2005 y 2006. Documento interno de trabajo. México: INEGI, p. 1.

Las causas de esas diferencias, por ejemplo, se debe a que los enlaces del Archivo de Trámite de la DGES son varios y laboran en turnos diferentes —matutino y vespertino, a la hora de abrir un expediente nuevo cada una de ellas le asignaba el nombre al expediente según sus propios criterios. Lo anterior debido a que no existe a nivel INEGI

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y por consecuencia en la DGES un nombre oficial para cada expediente según la serie correspondiente. Este punto es sumamente interesante, por lo que se propone, hoy en día, a la Coordinación de Archivos que en el Cuadro General de Clasificación Archivista se le adhiera una columna en donde se manifieste el nombre que se le deberá de dar a cada expediente según su serie y el proyecto a que se hace referencia, con el fin de comenzar a homogeneizar aún más las clasificaciones.

3.4.4 Transferencia primaria En cumplimiento a lo dispuesto en el Lineamiento Décimo, fracciones IV y V de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, los Archivos de Trámite de las Unidades Administrativas del INEGI deben elaborar el inventario de transferencia primaria. 3.4.4.1 Preparación de la transferencia primaria En la DGES dichas actividades comenzaron a ejecutarse a principios de 2007 debido a que en los meses de agosto y septiembre de 2006, los encargados de los archivos estuvieron recibiendo cursos de capacitación sobre las actividades sustantivas del Archivo de Concentración, pero ello no impidió que los Archivos de Trámite avanzaran conforme a lo estipulado en los Procedimientos para el Archivo de Trámite, pues se trabajaba con el tren en marcha.

En el mes de octubre de 2007 se asistió a una reunión en donde los titulares tanto del Archivo de Trámite como del Archivo de Concentración plantearon todas sus dudas acerca de cómo y cuándo debe realizarse la primera transferencia a nivel Instituto. Lo anterior dio como resultado que dicha transferencia se realizara en los primeros meses de 2008, mientras se aclaraban ciertas dudas entre los altos responsables. A raíz de ello se acordó que las transferencias primarias posteriores debían realizarse de acuerdo a los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental y además dichos expedientes debían conservarse hasta por un año después de vencido el periodo de conservación de los expedientes transferidos. Además se pactó que el responsable del Archivo de Trámite elaboraría un oficio para el responsable de Archivo de Concentración en el que especificara los mecanismos para el traslado de la documentación correspondiente.

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Hoy en día las transferencias primarias se realizan en dos periodos anuales, durante los meses de enero, febrero y marzo (primer periodo) y junio, julio y agosto (segundo periodo) y la mecánica de trabajo que se sigue es la siguiente:

Los responsables del Archivo de Trámite, en su inventario general por expediente revisa y señala los expedientes que cumplen con los requisitos para realizar la transferencia primaria, o sea, aquellos expedientes que ya cumplieron con los plazos de conservación de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, sin importar que estén clasificados como reservados y/o confidenciales.

Los responsables del Archivo de Trámite elaboran y revisan su inventario de transferencia primaria de acuerdo a los criterios estipulados en la Guía para la Generación del Inventario de Transferencia Primaria por Expediente del Archivo de Trámite.

El reporte del inventario de transferencia primaria contiene todos los expedientes cerrados que hayan cumplido sus plazos de conservación en el Archivo de Trámite de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental y que fueron cerrados por medio del sistema Keet.

Los responsables del Archivo de Trámite remiten al área correspondiente los inventarios de dicha transferencia debidamente firmados y digitalizados.

3.4.4.2 Entrega de la documentación semiactiva El objetivo ha sido entregar la documentación semiactiva del Archivo de Trámite al Archivo de Concentración para su guarda precautoria y localización expedita. En dicha transferencia se enviaron únicamente expedientes que con base en el Catálogo de Disposición Documental vigente que terminaron su etapa activa y que requieren guardarse precautoriamente en el Archivo de Concentración, independientemente si estaban clasificados como públicos reservados o confidenciales. El responsable de Archivo de Concentración debía tener un control anual de números consecutivos para asignar los números de transferencia primaria. El personal del Archivo de Trámite del área generadora entregaría los expedientes objeto de la transferencia primaria en el área del Archivo de Concentración, en cajas archivadoras o envases apropiados de acuerdo con el soporte de que se tratara, con la

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relación de expedientes que contenía en su interior y señalando en el rótulo de caja (etiqueta de identificación) si se incluyen series con valor histórico, contable y si había alguna clasificada como reservada o confidencial de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. El encargado del Archivo de Trámite debe informar al titular del área la fecha de recepción de las cajas a transferir. Llegada la fecha se realiza la entrega cotejando de manera conjunta ambos responsables en que coincida físicamente el total de expedientes con el inventario. El inventario de transferencia primaria se recibiría en dos ejemplares originales impresos debidamente requisitados con firmas autógrafas, uno para el Responsable del Archivo de Concentración y otro como acuse de recibido de la transferencia, siendo éste el que arrojó el Keet. Toda la documentación que se generara en la operación de los Archivos de Concentración debe ser integrada en expedientes o en carpetas de apoyo informativo o comprobación administrativa, conforme a los procedimientos vigentes para el Archivo de Trámite, éstos se conservan por el periodo que estableciera el Catálogo de Disposición Documental, contado a partir de la fecha en que concluyera el plazo de guarda precautoria de los expedientes. 3.4.5 Políticas de servicio Todos los expedientes clasificados como públicos y que se encontraban dentro del Archivo de Trámite de la DGES se pusieron a disposición para su consulta, previa autorización del titular y llenado del formato Vale de consulta de expedientes (ver anexo 29, pág. 147). Es importante mencionar que tanto el préstamo como las consultas de expedientes, debían realizarse con el llenado de los formatos correspondientes ya que si se desconoce el contenido de dicho expediente y si los documentos no se encontraban foliados, corrían el riesgo de extraviarse uno o varios documentos o el mismo expediente completo. Cuando en la DGES existía un expediente clasificado como reservado o confidencial, el acceso a estos expedientes era restringido y sólo podían ser consultados con la autorización del titular o de los servidores públicos designados en su ausencia y sólo

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cuando eran requeridos para fines legales y de auditoría, quedando bajo responsabilidad del usuario, quien debe devolverlo de manera íntegra. En caso de existir tal autorización, la consulta también se realizaba en el área del Archivo de Trámite solamente. Además, se le informaba al interesado en consultar dicho expediente que los documentos debían ser manejados adecuadamente, evitando rayarlos, doblar las hojas o dañarlos, o sea, evitar el maltrato físico a toda costa. 3.5 MARCO LEGAL

La Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental que entró en vigor el 11 de junio de 2002 y despertó un gran interés en primera instancia en todas aquellas instituciones públicas y en segunda en algunas instituciones privadas, pues el tema de archivos al paso del tiempo ha ganado terreno. Esta Ley tiene un gran impacto por la obligatoriedad de las instancias gubernamentales a su cumplimiento y del convencimiento de todo servidor público de que la información debe resguardarse para una mejor administración del quehacer institucional. Para la correcta aplicación de todos y cada uno de los procesos archivísticos, además de la mencionada Ley, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos, en el INEGI y especialmente en la DGES se tomó como marco legal, entre otros, los siguientes instrumentos: Leyes

Ley General de Bienes Nacionales, Artículo 37, Fracciones II, III y IV.

Decreto del Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI).

Ley de Información Estadística y Geográfica.

Decreto para el ejercicio del derecho de acceso a la información. Reglamentos

Artículo 100. Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Reglamento de la Ley de Información Estadística y Geográfica. Lineamientos

Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.

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CONCLUSIONES Reorganizar un archivo, no es cosa fácil, pues se requiere de un gran esfuerzo profesional que va desde el diseño de los instrumentos y procesos de trabajo bien delimitados, de un minucioso programa de trabajo que abarque actividades a corto, mediano y largo plazo, que conlleven al logro de metas y de los objetivos establecidos. La adopción del marco legal archivístico en el INEGI y en consecuencia en la DGES permite que los archivos instalados tiempo atrás en bodegas abandonadas y sucias hayan desaparecido por completo, actualmente los nuevos archivos se encuentran conformados en tres tipos, como lo marca la LFTAIPG, y esto son el Archivo de Trámite, de Concentración e Histórico, conformados con documentos de archivo, limpios, ordenados, clasificados y en muy buenas condiciones, pues todo ello es el resultado del trabajo arduo de una Institución perseverante y comprometida con sus archivos y con el pueblo mexicano. Las palabras de Ramón Aguilera Murguía y Jorge Nacif Mina que nos dicen “hoy en día el sentido es trabajar para ordenar el futuro de los archivos, y por otro lado recomiendan replantear el verbo archivar, entendido no como cerrar, olvidar, dar carpetazo, aventar, arrumbar, aplicar, encimar, etc., sino como guardar de manera organizada y sistematizada los documentos de archivo que contienen la información, con el fin de asegurar su disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación”.110 Con la reorganización del Archivo de Trámite en la DGES desaparecieron los archivos en bodegas abandonadas para conformar archivos vivos, iluminados, limpios, en movimiento, porque es ahí donde se custodia la información que permitirá saber lo que se ha hecho, lo que se tiene que hacer, y lo que se podrá realizar. Al respecto dice Rodolfo Vergara “en la actualidad el archivo ha dejado de ser el cuarto polvoriento en el que se arrumban papeles y mobiliario en desuso, es el lugar en que todas las personas de la organización encontrarán la «materia prima» para el desarrollo de sus funciones; es decir, información oportuna para la toma de decisiones”.111 La DGES de acuerdo a la Ley de Transparencia ha dado sus primeros pasos al cambio, aunque hay que reconocer que aún existe mucho camino por recorrer y limar algunas asperezas que impiden que los archivos funcionen de manera cabal, principalmente por

110 AGUILERA MURGUÍA Ramón y NACIF MINA, Jorge. op. cit. p. XX. 111 VERGARA, Rodolfo. La transparencia como problema. Cuadernos de transparencia núm. 5. México: IFAI, marzo

2005. p. 46.

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la falta de recursos materiales y en consecuencia, por la falta recursos financieros, la falta de una política a nivel nacional o a nivel institucional que lleve a dotar a los archivos de lo indispensable para el logro de sus objetivos. Al reorganizar este archivo se cometieron algunos errores, pero se tenía siempre vivo el lema de no hay que buscar culpables, sino soluciones, y eso era lo que hacíamos, pero sobre todo, habíamos aprendido la lección, pues pocas personas teníamos una visión global, completa y profunda sobre los procesos archivísticos. El actual Archivo de Trámite de la DGES es clasificado como un archivo público por ser de una dependencia pública, de tipo administrativo por tratarse de Archivo de Trámite y singular porque sólo se relaciona con un fondo que es INEGI. Hoy en día el Archivo de Trámite de la DGES se encuentra reorganizado según lo estipulado en los Procedimientos para el Archivo de Trámite conjuntamente con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Cuadro de Disposición Documental. Además la implementación del sistema Keet conllevó a la modernización del Archivo de Trámite permitiendo contar con una muy buena organización de los documentos, aunque deben tomarse decisiones acerca de cómo, el personal del Archivo Histórico, puede tener acceso a los documentos digitalizados en el Keet, pues con ello se podrá evitar duplicidad de funciones. La cabal reorganización y conservación archivística de la documentación constituye una de las funciones fundamentales del Archivo Trámite. Así, al preservar ordenadamente los antecedentes documentales de las gestiones y actividades desarrolladas por la DGES, la unidad de Archivo de Trámite no sólo brinda un apoyo informativo indispensable para la correcta y oportuna toma de las decisiones, sino que estable las bases fundamentales para garantizar la continuidad e institucionalidad de la acción administrativa. El reto es grande y hoy más que nunca en la DGES se deben redoblar los esfuerzos para que los archivos se mantengan y se mejoren día con día, para con ello cuidar el orden de la memoria de nuestra Institución. Participar en la reorganización del Archivo de Trámite de la DGES fue una experiencia muy buena, ya que me permitió poner en práctica todos mis conocimientos teóricos comprendiendo el por qué de las cosas. Hoy en día esta experiencia me ha permitido desarrollar de manera cabal las actividades archivísticas en mi nueva área de trabajo que se denomina Dirección General Adjunta de Asistencia Técnica al Subsistema Nacional de Información Demográfica y Social lo que me da una gran satisfacción.

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119

ANEXOS Anexo 1. Archivo antes de la reorganización

120

Anexo 2. Anotaciones en la documentación antes de la reorganización del Archivo de Trámite

121

Anexo 3. Registro de la correspondencia antes de la reorganización del Archivo de Trámite

122

Anexo 4. Registro de la correspondencia recibida antes de la reorganización del Archivo de Trámite

123

Anexo 5. Encabezado de atentas notas antes y después de la reorganización del Archivo de Trámite

Antes

Después

124

Anexo 6. Los expedientes antes de la reorganización del Archivo de Trámite

Correspondencia recibida

Correspondencia enviada

125

Anexo 7. KEET

126

Anexo 8. Concordancia de numeración documental

127

Anexo 9. Aviso de la próxima recepción de documentos

128

Anexo 10. Folio de registro de entrada de la documentación

129

Anexo 11. Tipología documental

130

Anexo 12. Turnos

131

Anexo 13. Procedimientos para el despacho de la correspondencia externa 1. Para agregar un destinatario nuevo, o sea de alguna dependencia externa al INEGI se procede a dar

clic en la ventanilla de “herramientas” como se muestra a continuación

2. Posteriormente se capturan los datos mínimos en “Nuevo contacto externo”

3. Se capturan los datos mínimos, sube el documento digitalizado y se envía (es importante recordar que este documento digitalizado no lo recibirán los destinatarios externos, pues hay que enviarlo en formato papel. Estos procesos es con el fin de contralar tanto los documentos recibidos como los enviados, ya sea internos o externos).

132

Anexo 14. Registro para el control de los documentos de nueva creación

133

Anexo 15. Opciones de envío y recibido de documentación

134

Anexo 16. Opciones del sistema Keet para la recepción de los documentos

1. Elegir la opción de “recibir documento Keet”, recibir copias Keet” o “recibir turnos Keet” según la

tipología documental

2. Posteriormente se deberán capturar los datos del destinatario ya que los del remitente aparecen por

default

3. Se describe el asunto del que trata el documentos y se envía

135

Anexo 17. Alta en el sistema Keet

136

Anexo 18. Técnica utilizada para no alterar los documentos

137

Anexo 19. Clasificación alfanumérica y cromática

138

Anexo 20. Identificación del Archivo de Trámite

139

Anexo 21. Ejemplo de la colocación del Código de Clasificación Archivística en el expediente

140

Anexo 22. Carpetas temporales de apoyo informativo o de comprobación administrativa en color blanco y negro

141

Anexo 23. Etiqueta de expedientes

142

Anexo 24. Etiqueta de expedientes clasificados como reservados y confidenciales

143

Anexo 25. Cuadro General de Clasificación Archivística

144

Anexo 26. Catálogo de disposición documental

145

Anexo 27. Inventario general por expediente

146

Anexo 28. Inventario de transferencia primaria

147

Anexo 29. Vale de consulta de expediente

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