ESDH – et af ledelsens værktøjerKommunaldirektør Mogens Hegnsvad – Gribskov Kommune

ESDH som ledelsens værktøj

I Gribskov kommune anvender ledelsen ESDH til:

□ Understøttelse af arbejdsprocesser

□ Servicering af politikerne

□ Indsamling af ledelsesinformation

□ Fælles sagsbehandling og videndeling

ESDH til understøttelse af ledelsesrollen

□ Bedre understøttelse af arbejdsprocesser, f.eks:

□ Dagsordenproduktion

□ Specialområdet i Børn og Unge

□ Servicering af politikerne, f.eks:

□ Pladsholder og formidling af dokumentation til politikerne

□ Indsamling af ledelsesinformation, f.eks:

□ Overblik over sagsmængde, f.eks. børnesager

□ Fælles sagsbehandling og videndeling, f.eks:

□ Sagsdeling og overblik, f.eks. KKR - sagerne

Eks på understøttelse af arbejdsproces- dagsordenproduktion

Det hele sker i ESDH-systemet

□ Sagsbehandleren skriver sagsfremstillingen og sender til kommentering hos lederen

□ Lederen skriver kommentar ind og sender evt. tilbage til sagsbehandleren der herefter retter

□ Lederen godkender endeligt (i kommentarfelt der gemmes)

□ Dagsorden flettes og formidles via ESDH

□ Mødet holdes

□ Protokol flettes via ESDH

Eks på understøttelse af arbejdsproces- Specialområdet i Børn og Unge (1)

□ Børnesag er specielt ESDH-systemet til håndtering af alle bekymringssagerne

□ Børnesag er skoler og dagtilbuds primære sagsbehandlingsværktøj

□ Børnesag anvendes til sagsbehandlingen på tværs af alle aktører, f.eks. skolen og forvaltningen

□ Børnesag anvendes til at skabe overblik over sagsmængden på området som en del af ledelsesinformationen

Eks på understøttelse af arbejdsproces- Specialområdet i Børn og Unge (2)

□ Konkret arbejdsgang

□ Dagtilbud/skole opretter en sag med notat omkring bekymring (- 1.ledsindsats)

□ Ad hoc gruppe inviteres ind i sagen og noterer og læser i sagen

□ Sagen dokumenteres løbende i Børnesag og der besluttes omkring evt. indsats og evt. overdragelse til forvaltningen

□ Hvis sagen overdrages til forvaltningen overgår dokumentationen til Borgersag

Servicering af politikerne

Pladsholder og formidling af dokumentation til politikerne

□ ESDH er pladsholder for de informationer der tidligere blev rundsendt til politikerne, f.eks. indbydelser

□ Formidles nu via intranet med link til dokumenter i ESDH der er publiceret til hjemmesiden

□ Giver samlet overblik over de informationer der er fremsendt til politikerne, og gøres tilgængeligt for politikerne hele tiden

Indsamling af Ledelsesinformation

□ Sagernes registrering i ESDH-systemerne giver mulighed for overblik over

□ Antal sager af bestemt karakter, f.eks. børnesager

□ Sagsbehandlingstiden pr.

□Sagstype

□Afdeling

□Periode

□osv

Fælles sagsbehandling og videndeling

□ ESDH sikre, at der sker en fælles sagsbehandling således at der ikke er dobbeltsager => lettere adgang for ledelsen at sætte sig ind i hele sager

□ ESDH sikre, at der er den videndeling der er behov for tværs af områderne => mere kvalificeret sagsbehandling også for lederne

□ ESDH sikre, at der er et overblik over relaterede sager, f.eks. alle KKR-sagerne

Brug af moduler i vores ESDH - som□ Borgersag

□ Børnesag

□ Ejendomssag

og støtter ledelsesopgave ved

□ fuld adgang løbende til enhver sag

□ "samskrive" med sagsbehandler

□ samler sager op til ledelsesmøder

□ - og visitationsudvalg o.lign organer

□ LIS : ledelsesinformation

□ - på resultatmål

Eksempel på LISPlanlægning/byggesagsafsnit

total AndetAnmel-

delser

Erhverv

og inst.

Helårs-

og

sommer-

huse

Landzone

sager

Matriku-

lære

sager

2008

gs pr mdr 148 40 25 16 44 6 16

2009

gs pr mdr 125 39 21 14 33 6 12gs 2009 i

forhold til

gs 2008

84% 98% 84% 88% 75% 100% 75%

Eksempel på LIS - Ejendomsskemaer

Sagsbehandlingstid 2007 2008 2009

Januar 15,00 5,20 10,04Februar 18,22 7,27 6,12Marts 12,91 7,76 5,15April 9,95 9,19 7,76Maj 13,57 7,43 8,65Juni 12,38 8,15 6,09Juli 10,38 4,24 4,92August 12,34 8,71 7,46September 9,73 3,74 6,41

Oktober 10,54 5,39

November 8,21 5,67

December 4,88 5,25

I alt 11,42 7,03 7,36