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36 Estrategia Financiera Nº 248 • Marzo 2008
Especial Software Contable
Cuestionario de
Evaluación
La conversión de datos
en el software contable
La conversión de datos
en el software contable
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Nº 248 • Marzo 2008 Estrategia Financiera 37
l 1 de enero de 2008 marca el inicio de una
nueva etapa en la contabilidad española que
asesores, contables, directivos y desarrollado-
res de software contable tardarán tiempo en olvidar.
La publicación del nuevo Plan General Contable, apro-
bado en el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviem-
bre, acaba con largos meses de espera e incertidum-
bre. Con la entrada en vigor de la reforma contable se
abre otro período caracterizado por la necesidad ge-
neralizada de adaptarse a la nueva gestión contable
sin problemas y con la mayor rapidez posible. Precisa-
mente, del buen hacer de los fabricantes de aplicacio-
nes informáticas contables depende esa facilidad y
tranquilidad que asesores y profesionales de la conta-
bilidad ansían. Por ello, resulta clave que el programa
que utilicemos no sólo nos garantice el estar adap-
tado al nuevo marco normativo, sino que además re-
suelva las modificaciones con procesos ágiles y auto-
máticos que nos ahorren trabajo y errores. Otro requi-
sito importante es que el software incorpore
información legal en sí mismo (acceso directo a nor-
mativa, comentarios, noticias de interés, etcétera), lo
que nos ayudará a resolver dudas sobre el nuevo PGC,
así como sobre los cálculos que el programa realice.
Un servicio de calidad, además de años de experiencia
en el sector como fabricante de software especiali-
zado en la gestión contable, son otros valores que de-
bemos tener en cuenta a la hora de elegir el programa
que nos servirá de apoyo en nuestra labor diaria.
La implantación del nuevo modelo contable ha
comportado para los desarrolladores de software un
arduo y minucioso trabajo de análisis para resolver
con éxito la conversión de datos entre el PGC de 1990
y el nuevo PGC de 2008. Un buen programa contable
guía al usuario en este proceso, de forma que aún con
escasos conocimientos sobre la reforma, sea posible
realizar la apertura del ejercicio 2008 y traspasar el
saldo de la cuenta del PGC 1990 a la cuenta asociada
al nuevo modelo contable. Además, si la aplicación in-
corpora una breve explicación de por qué y cómo hace
el traspaso, nuestra seguridad y garantía de hacer
frente a la reforma contable con éxito es total.
LA CONVERSIÓN DE DATOS PASO A PASO
Para aplicar de forma correcta las modificaciones
que establece el nuevo Plan General de Contabilidad
en 2008, todo desarrollador de software ha tenido
que trabajar en los siguientes procesos:
1. Cierre del año 2007. En realidad el cierre del
ejercicio 2007 se ha podido hacer con normali-
dad, puesto que está al margen de la nueva nor-
mativa, cuya fecha de entrada en vigor era a par-
tir del 1 de enero de 2008.
2. Realizar el asiento de apertura del año 2008.El proceso de apertura del nuevo ejercicio varía
en función de la aplicación contable que se uti-
lice, pero en cualquier caso, el programa ha de te-
ner en cuenta algunos de los principales cambios
del nuevo Plan General de Contabilidad:
a. Reclasificación de activos y pasivos no per-mitidos en el nuevo PGC. A partir de este ejer-
cicio 2008 se establece un nuevo criterio que
define la naturaleza de un activo y se instauran
también modificaciones respecto al concepto de
pasivo. Ante esta nueva situación, y con el obje-
tivo de facilitar al máximo el trabajo al usuario,
los programas de contabilidad se han dotado de
mecanismos inteligentes que detectan automá-
ticamente los activos y pasivos que dejan de ser
w
Ficha Técnica
E
www.estrategiafinanciera.es[ ]
AUTORES: Regojo Martín, Ricardo; Tormo Benavent, Ruth
TÍTULO: La conversión de datos en el software contable
FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008
LOCALIZADOR: 18/ 2008
RESUMEN: Con motivo de la entrada en vigor del nuevo Plan General Con-table a partir de 1 de enero 2008, se analiza el trabajo que han tenido querealizar los desarrolladores de software para adaptar sus programas de con-tabilidad al nuevo marco normativo español. En concreto, se detallan los as-pectos más significativos de la reforma en cuanto a la conversión de datos,destacándose especialmente los principales valores que debe tener unabuena solución contable para cumplir con los nuevos requisitos normativos.El artículo pretende ser más práctico que teórico, por lo que más que detallartodas y cada una de las modificaciones o correspondencias entre las cuentascontables, repasa los principales cambios como consecuencia del nuevo PGCy las mejores soluciones que debe incorporar un programa de contabilidad,siempre con el objetivo de hacer más fácil y rápido el trabajo al profesionalque lo utiliza.
DESCRIPTORES: Especial Software Contable, Plan General Contable, software contable, conversión de cuentas, alta y baja de activos y pasivos.
Cuanto mejores sean las soluciones informáticas para hacer frente al cambio contable másfácil y rápido podrán llevar a cabo su trabajo los profesionales. Descubra los principales
valores que debe tener una buena solución contable para cumplir con los nuevos requisitosnormativos y evalúe, gracias a un breve cuestionario, su aplicación de contabilidad
, Ricardo Regojo Martín , Ruth Tormo Benavent
Responsable Desarrollo de Negocio A3 Software Departamento de Marketing A3 Software
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La conversión de datosen el software contable
Especial Software Contable
válidos como tal con la entrada en vigor del
nuevo PGC. Partiendo de la base de que to-
dos los proveedores de software contable
han incorporado a sus soluciones
procesos que identifican correc-
tamente los activos y pasivos
invalidados y los reclasifican
según el nuevo marco legal,
el valor que convierte a un
programa informático mejor
que a otro radica en lo fácil y
rápido en que se realizan dichos
ajustes, así como en la transpa-
rencia hacia el usuario para po-
der comprobar o revisar las mo-
dificaciones. Otro aspecto de in-
terés es la flexibilidad del software,
en el sentido de que permita al
usuario modificar, en caso de que lo
desee, cualquiera de las opciones pro-
puestas por la aplicación.
Algunos ejemplos de la reclasificación de acti-
vos y pasivos más comunes son:
• Gastos de constitución.- Dejan de ser
considerados activos para ser tratados como
gastos, salvo alguna excepción puntual. To-
dos aquellos gastos de constitución que
existan al final del ejercicio 2007 serán ajus-
tados contra reservas.
• Intereses diferidos en leasing.- En este
caso, el tratamiento correcto es dejar de
considerarlos como pasivos y desviarlos
contra el proveedor de leasing.
En el mercado hay aplicaciones de contabili-
dad que cuentan con una solución específica
para la gestión de inmovilizado que permite
realizar la reclasificación de los activos de
forma conjunta. Obviamente, estas herramien-
tas están enlazadas con las soluciones de con-
tabilidad propiamente dichas.
b. Alta de activos y pasivos exigidos en elnuevo PGC. Igual que hay activos y pasivos
que con la reforma contable pierden esta con-
dición, ocurre también lo contrario. En este
sentido, las aplicaciones de contabilidad se han
tenido que adaptar para ganar en flexibilidad y
permitir estas modificaciones. En general, el
usuario del programa es quien debe ejercer
aquí un papel activo para dar de alta cada uno
de los activos y pasivos, cumpliendo con los
nuevos requisitos legales.
Por citar algunos de los cambios más impor-
tantes, cabe destacar la consideración como
activo de los arrendamientos financieros que
no siendo leasing cumplan las siguientes con-
diciones:
• Arrendamientos financieros con opciónde compra: Se considerarán activos aque-
llos sobre los que no existen dudas razona-
bles de que se vaya a ejercitar la opción de
compra.
• Arrendamientos financieros sin opciónde compra: Se considerarán activos aque-
llos sobre los que no haya opción de com-
pra, siempre que se dé cualquiera de estas
circunstancias:
— La propiedad se transfiere al finalizar el
plazo del arrendamiento.
— Contratos de arrendamiento en los que
el período de alquiler coincida con la vida
económica del activo (por ejemplo, en el
caso del renting de un ordenador a tres
años).
— Al inicio del arrendamiento, el valor ac-
tual de los pagos mínimos acordados su-
pone la práctica totalidad del valor razo-
nable del activo.
— Cuando las especiales características del
activo hagan que su utilidad quede res-
tringida al arrendatario (por ejemplo, en
el caso de las máquinas a medida).
— El arrendatario tiene la posibilidad de
prorrogar el arrendamiento durante un
segundo período con unos pagos que
sean sustancialmente inferiores a los ha-
bituales de mercado.
Otra modificación que es consecuencia del
nuevo PGC es la consideración como acti-
vos de las concesiones (por ejemplo, una
concesión administrativa).
También es significativo el nuevo trata-
miento del valor de las obligaciones deriva-
das del desmantelamiento, retiro o rehabili-
tación del lugar donde se asienta el activo,
que formarán parte del valor del mismo - y
deberán ser amortizadas- siempre que den
lugar al registro de provisiones.
c. Reclasificación de las cuentas contables se-gún el nuevo PGC. El nuevo marco normativo
español de contabilidad ha comportado el
cambio en la codificación de numerosas cuen-
tas contables. Por ello, los desarrolladores de
software han tenido que ajustar sus aplicacio-
nes e integrar en ellas las equivalencias entre
las cuentas del PGC de 1990 y las nuevas
cuentas propuestas en el PGC de 2008. Cada
fabricante ha adaptado la correspondencia en-
tre cuentas según su mejor criterio, pero qui-
zás la solución más ágil y funcional es dotar al
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programa de una tabla general o tabla madre
en la que están detalladas todas y cada una de
las cuentas contables antiguas con su nueva
numeración. El programa hace la conversión
entre cuentas de forma automática basándose
en dicha tabla.
En cualquier caso interesa trabajar con aplica-
ciones que estén dotadas de cierta flexibilidad
y permitan al usuario modificar aquellas cuen-
tas que constituyen excepciones, es decir,
cuentas que pueden ser interpretadas de dis-
tinta forma y, por tanto, tener correspondencia
con más de una cuenta contable. Un buen
software debe permitir añadir nuevas cuentas
y disponer de listas desplegables con la rela-
ción de cuentas equivalentes cuando hay más
de una alternativa, como por ejemplo en el
caso del leasing, que se atribuye a una cuenta
distinta en función de la naturaleza del activo.
Al margen de la tabla general de correspon-
dencia entre cuentas, la mayoría de aplicacio-
nes de contabilidad disponen también de ta-
blas con las equivalencias para cada una de las
empresas que se den de alta durante el ejerci-
cio 2008, lo que facilita al usuario el trata-
miento de los casos excepcionales.
Otro aspecto muy valorado por asesores y con-
tables es poder trabajar con un programa lo
suficientemente inteligente como para que
avise al usuario de las cuentas contables que
debería revisar, porque pueden tener más de
una correspondencia.
En el mercado hay algunas soluciones infor-
máticas que disponen de un asistente que
ayuda al usuario a realizar la apertura del ejer-
cicio. Este proceso es realmente útil y cómodo
puesto que evita errores y pérdidas de tiempo
innecesarias. Al abrir el año 2008 el programa
realiza la equivalencia de las cuentas contables
de forma automática. Además, un informe de
gestión permite revisar las diferencias entre el
cierre del ejercicio 2007 y la apertura de 2008.
Por citar algún ejemplo de cuentas que cam-
bian su codificación con la entrada en vigor del
nuevo PGC de 2008, cabe mencionar las cuen-
tas relacionadas con Inmovilizado:
• Inmovilizado intangible pasa de la 21 a la 20.
• Inmovilizado material pasa de la 22 a la 21.
En relación al Fondo de Comercio destacar que,
a partir de 1 de enero de 2008, ya no será
amortizable, contabilizándose en todo caso su
deterioro. En este sentido, es importante que
la aplicación informática con la que trabaje-
mos detecte los fondos de comercio y los mar-
que de forma que no se amorticen.
Por otro lado, también cabe destacar la impor-
tancia de trabajar con aplicaciones informáti-
cas que integran software e información legal.
Nos referimos a soluciones que,
por ejemplo, con motivo del
nuevo PGC 2008 han incor-
porado comentarios en la ta-
bla de equivalencias sobre co-
rrespondencia entre cuentas con-
tables. Hay también programas que
cuentan con servicios de información
legal on-line que permiten al usuario
conocer las disposiciones aparecidas
en el BOE y saber cómo afectan éstas
a su programa de contabilidad. Este
servicio incluso proporciona la rela-
ción de afectados (empresas, emplea-
dos) por las disposiciones publicadas.
Adjuntamos dos capturas de pantalla
de un programa de contabilidad en las
que se ve la tabla de correspondencia
entre las cuentas contables del PGC
1990 y las del PGC 2008. En la parte
inferior de la pantalla, el usuario
puede leer una breve explicación sobre
la equivalencia entre las cuentas sobre las que
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el usuario está posicionado. Además, el pro-
grama marca en rojo las cuentas a revisar por si
al usuario le interesa modificar la asignación de
cuentas que el programa le ha realizado de
forma automática, puesto que se trata de casos
excepcionales que pueden ser tratados de di-
versas formas.
d. Valoración conforme a los nuevos criteriosdel PGC. La reforma contable ha comportado
también cambios en la valoración de los ins-
trumentos financieros, cuyas principales varia-
ciones se resumen en la tabla 1.
Si aplicamos este nuevo marco normativo, en
la apertura del ejercicio 2008 podremos reva-
lorizarlos según las siguientes reglas:
• Los activos financieros mantenidos para ne-
gociar o disponibles para la venta los podre-
mos valorar a su valor razonable en la aper-
tura. Esta modificación se ajustará contra
reservas.
• En cambio, los préstamos e inversiones
mantenidos hasta el vencimiento podremos
optar por seguir valorándolos a importe en-
tregado o a coste amortizado. Hay que tener
en cuenta que si sólo modificamos la valo-
ración de uno, deberemos hacerlo obligato-
riamente de todos.
A pesar de que las aplicaciones de contabili-
dad se han adaptado a la nueva normativa
contable para permitir la valoración de los
instrumentos financieros según los nuevos
criterios vigentes, lo cierto es que ésta es
una tarea que el profesional debe realizar en
gran medida manualmente. De todos modos,
hay programas que aún cuando resulta difí-
cil automatizar las valoraciones, incorporan
mecanismos inteligentes que ayudan al pro-
fesional a realizar su labor, por ejemplo,
identificando las cuentas 540 (correspon-
dientes a activos financieros mantenidos
para negociar). 9
Gestión inteligente de la información.El ejemplo de Crèdit Andorrà
Especial Software Contable
Préstamos y partidas a cobrar(inversiones crediticias)
Inversiones mantenidas hasta elvencimiento
Activos financieros mantenidos paranegociar
Inversiones en el patrimonio deempresas del grupo, multigrupo yasociadas
Activos financieros disponibles para laventa (PYMES no)
A coste amortizado
A coste amortizado
A valor razonable (sin deducir ningún
coste de transacción en que pudiera
incurrirse por su venta)
Al coste
A valor razonable (excepto los
instrumentos de capital -acciones- cuyo
valor razonable no pueda ser estimado de
forma fiable)
TIPO DE CARTERA VALORACIÓN POSTERIOR
Tabla 1. Valoración de los instrumentos financieros
1. ¿Incorpora su programa una tabla de correspondencias entre el plan contable antiguo y el nuevo
con comentarios normativos según la nueva legislación?
2. ¿Dispone de un proceso guiado que le ayude a realizar la apertura del ejercicio 2008 proponiéndole
las conversiones a realizar?
3. ¿Su programa le avisa de las cuentas contables que debe revisar porque pueden tener más de una
correspondencia?
4. ¿Detecta automáticamente su aplicación los gastos de constitución y se los muestra para darlos de
baja?
5. ¿Su aplicación informa directamente los ajustes en la cuenta de reservas?
6. ¿Puede obtener un informe que compare las diferencias entre el cierre del ejercicio 2007 y la
apertura del 2008?
7. ¿Puede trabajar paralelamente con el ejercicio actual sin haber cerrado el anterior?
8. ¿Puede reabrir ejercicio tantas veces como quiera de forma automática sin necesidad de borrar
aperturas anteriores y haciendo las conversiones de cuentas de forma automática?
9. ¿Detecta automáticamente su aplicación los fondos de comercio y se los muestra para que no los
amortice?
10. ¿Dispone de un servicio de información legal que le avisa de las disposiciones publicadas en el BOE
y de cómo afectan a su aplicación de contabilidad?
SÍ NO
Evaluación. 10 preguntas para evaluar su software de contabilidad
¿Está adaptado al nuevo PGC?
Resultados: Si su respuesta a la mayoría de estas preguntas es "NO" debería cambiar de proveedor de software para hacer frente
al nuevo Plan General Contable con todas las garantías. Sin duda, usted necesita buscar una aplicación para la gestión contable
que esté a la altura de sus necesidades y que le facilite su trabajo al máximo.
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