Embed Size (px)
Citation preview
ESTANDARIZACIÓN DE MATERIAS Y CONTROL DE AUTORIDADES
EN EL REPOSITORIO INSTITUCIONAL DE LA UNIVERSIDAD DE
ANTIOQUIA
DORA ZULUAGA RAMÍREZ
Informe de práctica para optar al título de Bibliotecóloga
Asesor interno
MAURICIO ZAPATA OSORIO
Especialista en Gerencia de Información
Asesor externo
WEIMAR DE JESUS CARDONA QUINTERO
Magíster en Gestión de Ciencia, Tecnología e Innovación, Ciencias Económicas y
Administrativas
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
ESCUELA INTERAMERICANA DE BIBLIOTECOLOGÍA
BIBLIOTECOLOGÍA
MEDELLÍN
2018
Agradecimientos
Primero quiero darle gracias a la Vida por haberme dado la oportunidad de
estudiar en la Universidad de Antioquia, algo que nunca imaginé y por lo cual me siento
infinitamente agradecida. Ya que fue el espacio que me permitió el encuentro con el
conocimiento, la pluralidad y el debate.
A mis padres y hermanos por haber sido participes de este proyecto de vida que
elegí vivir y por el apoyo incondicional que a lo largo de todos estos años me han
manifestado y sin el cual no hubiese sido posible estar donde estoy.
A Mauricio Zapata, quien fue mi asesor y acompañante durante este proyecto de
práctica y quien me ayudó a llevarla a un buen término; mil gracias por la confianza y el
aprendizaje.
Informe de Práctica
2
Índice
1. PRESENTACIÓN ....................................................................................................... 4
2. OBJETIVOS ................................................................................................................. 6
2.1. Objetivo general ........................................................................................................ 6
2.2. Objetivos específicos ................................................................................................. 6
3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ...................................................................... 7
4. MARCO CONTEXTUAL .......................................................................................... 11
5. METODOLOGÍA ....................................................................................................... 14
6. RESULTADOS .......................................................................................................... 21
7. OBSERVACIONES ................................................................................................... 22
8. Conclusiones ............................................................................................................... 30
9. Recomendaciones ....................................................................................................... 31
10. Bibliografía ............................................................................................................... 34
11. ANEXOS .................................................................................................................. 36
Índice de Ilustraciones
Ilustración 1. Registros de Autoridad. Fuente: elaboración propia ................................ 20
Ilustración 2. Materias iniciales ...................................................................................... 23 Ilustración 3. Materias corregidas .................................................................................. 24
Ilustración 4. Materias iniciales ...................................................................................... 25 Ilustración 5. Materias corregidas .................................................................................. 25 Ilustración 6. Materias que se encontraba en el título .................................................... 26
Ilustración 7. Nombre sin realización de control de autoridad. Ejemplo 1. ................... 27 Ilustración 8. Nombre sin realización de control de autoridad. Ejemplo 2. ................... 27
Ilustración 9. Registro con error de digitación ............................................................... 28 Ilustración 10. Duplicidad en el nombre de un solo autor .............................................. 29
Índice de Anexos
Anexo 1. Tabla de Excel de la estandarización de materias ........................................... 36 Anexo 2. Tabla de Excel del control de autoridades ...................................................... 37
Informe de Práctica
3
Resumen
El siguiente informe de práctica da cuenta de todo el proceso de control de calidad
realizado al Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia; el cual se basó
principalmente en la estandarización de materias y control de autoridades con el ánimo de
seguir contribuyendo a la mejora continua de dicho repositorio de manera que siga
aumentando la visibilidad y recuperabilidad de la producción académica e investigativa de
la comunidad universitaria y a su vez seguir abogando por el acceso abierto al
conocimiento y a la información.
Palabras claves: Repositorio Institucional, control de autoridades, lenguaje
controlado, acceso abierto.
Informe de Práctica
4
1. PRESENTACIÓN
La Biblioteca Carlos Gaviria Díaz, de la Universidad de Antioquia en su afán por
mejorar cada vez más sus servicios y fuentes informacionales, permanece en una continua
búsqueda por perfeccionar su misión y ser cada vez más provechosa a la comunidad
académica. Es en este sentido, que el presente proyecto de práctica se enfoca en uno de las
múltiples aristas de las fuentes de información que ofrece la biblioteca, el Repositorio
Institucional, con el fin de lograr un mayor impacto dentro de sus usuarios a través de un
adecuado control de calidad a las materias y a las autoridades y así obtener un repositorio
más ordenado y estructurado que le permita a sus usuarios navegar sin mucha dificultad, y
recuperar efectivamente aquello que buscan.
Ahora bien, el tema de los repositorios institucionales no se puede entender si no se
mira antes su panorama actual dentro de las instituciones académicas principalmente; en
las que están alcanzando un protagonismo significativo en lo que respecta a la difusión y
visibilización de la producción institucional académica en acceso abierto.
Es en este orden de ideas, que los Repositorios Institucionales, en los últimos años
han ido alcanzando un lugar en las instituciones académicas, ya que estos se están
convirtiendo, además, en otra herramienta para guardar la memoria institucional,
contribuyendo de una manera muy importante a la comunicación de la ciencia, pues se
evidencia que estos sistemas informáticos albergan la producción académica e
investigativa de los estudiantes, docentes e investigadores de la comunidad universitaria,
con la gran particularidad de que está respaldada por el Acceso Abierto, es decir, que los
usuarios se pueden acercar a los artículos científicos o académicos de los repositorios
Informe de Práctica
5
institucionales sin que ello implique un pago o tener que eludir otras barreras que hoy
existen al momento de acercarse a contenidos científicos, sino que por el contrario permiten
acceder a estos de manera autónoma y sin restricción.
De ahí la importancia de ir consolidando cada vez más el Repositorio Institucional
de la Universidad de Antioquia, para contribuir y dar soporte al Movimiento de Acceso
Abierto que aboga por la reducción de las limitaciones económicas y legales a la hora de
acceder a la información científica.
En efecto, el propósito del Repositorio Institucional tiene la finalidad de que, la
producción académica goce de mayor recuperabilidad y visibilidad dentro de toda la
comunidad universitaria y dentro de la comunidad científica en general; y además ser el
lugar del almacenamiento, para lograr mayor difusión y visibilidad de la memoria
institucional.
Informe de Práctica
6
2. OBJETIVOS
2.1. Objetivo general
Verificar y revisar los registros ingresados al Repositorio Institucional,
estandarizando aquellas materias y nombres de autores que no se encuentren correctamente
incorporados en el repositorio, para lograr un efectivo control de autoridades y una
adecuada indización, que posibilite la recuperación de la producción académica
universitaria.
2.2. Objetivos específicos
Examinar el trabajo previo que se ha venido realizando con el Repositorio
Institucional para lograr un mejor empalme y así darle una continuación,
basada en la mejora continua del proceso
Consultar la política que emplea el Sistema de Bibliotecas para el repositorio,
de manera que sea la directriz para la revisión de los registros.
Corregir aquellos registros que no se encuentren debidamente ingresados en
el repositorio.
Ingresar las materias necesarias para la indización de los registros.
Informe de Práctica
7
3. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
A lo largo del presente siglo, la comunicación científica se ha visto ampliamente
influida por las tecnologías y las tendencias que predominan en el mercado internacional
de la información. En este sentido, el costo de la información ha motivado que la
comunidad científica y académica se cuestione por qué debe pagar para acceder sin
restricciones a la información que ella misma genera (Rodríguez, 2017). De ahí, que el
movimiento de acceso abierto, ha sido un gran impulsor de las iniciativas del conocimiento
abierto, que pretende menguar las distintas barreras que hoy se presentan en cuanto al uso
y reuso de los contenidos publicados. Frente a esto, Giménez Toledo (2014) caracteriza el
acceso abierto, como la libre disposición del conocimiento científico generado para todas
las personas interesados en ellos, independientemente de los recursos con los que cuente,
de manera que el factor monetario, por ejemplo, no sea un impedimento para la lectura de
las publicaciones. Por su parte Suber (s.f.) citado por Rodríguez Gallardo (2014) señala,
que el acceso abierto significa la posibilidad de llegar al texto sin ningún costo para los
usuarios o para las bibliotecas, lo cual se hace para acelerar la investigación y compartir el
conocimiento; en este esquema los editores buscan que los costos sean cubiertos por otras
fuentes. Además, siguiendo con dicho autor, el acceso abierto se caracteriza porque la
literatura científica está digital, en línea, gratuita y libre de la mayoría de las restricciones
que imponen el copyright y las licencias.
En este orden de ideas, el repositorio surge como una fuente de información que
favorece el acceso abierto al conocimiento. Ahora bien, es necesario definir dicho concepto
para lograr mayor claridad en el texto echando mano de algunos autores. Por ejemplo,
Informe de Práctica
8
Texier. et.al. (2012), define los Repositorios como sistemas informáticos dedicados a
gestionar los trabajos científicos y académicos de diversas instituciones de forma libre y
gratuita, es decir, siguiendo las premisas del movimiento Open Access. Muy parecido a lo
anterior nos encontramos con autoras como Cano et.al. (2015), quienes sustentan que el
repositorio es un servicio de información que ofrece la organización (universidad,
departamento, centros de estudio, biblioteca, instituto, sociedades científicas) para el
almacenamiento, conservación, preservación y diseminación de los materiales digitales de
la actividad científica de la comunidad. Por su parte Rodríguez et.al. (2012) consideran que
en los repositorios institucionales se almacena la producción resultante de la actividad
académica y científica de una universidad. Y lo mismo concuerda Paradelo (2009), los
repositorios se definen como una colección de objetos digitales basada en la web,
constituida por material académico producido por los miembros de una institución (o
varias) con una política definida. Por su parte, Ariel (2013), cita a Abadal, para definir que
un repositorio es como una plataforma digital “que recoge, preserva y difunde la
producción académica de una institución y/o de una disciplina científica, permitiendo el
acceso a los objetos que contiene y a sus metadatos”. Si se analizan todas las definiciones
que cada autor aborda, se puede evidenciar notoriamente que hay coincidencia en todos
frente a lo que es un repositorio digital planteado en diferentes palabras.
Es por ello que, teniendo en cuenta qué es un repositorio y cuál es su función, es
conveniente tratar dos puntos vitales para tener a la hora de tener y mantener el Repositorio
Institucional; primero el control de autoridades y segundo el uso adecuado de las materias
para lograr una buena indización. Por ejemplo Barrionuevo, et.al. (2011), plantean la
Informe de Práctica
9
importancia de “fijar la atención en el control de autoridades, un elemento de primer orden
para valorar la consistencia e integridad de los sistemas de recuperación de información
bibliográfica” pues al poner especial atención a este punto, los costes se pueden reducir, el
trabajo se achica y hay menos duplicidad, etc. Para evidenciar lo anterior, llevar un
adecuado control de autoridad ayuda a que, al momento de recuperar la información
albergada en el repositorio esta no quede perdida. Porque para nadie es un secreto que los
autores a veces firman sus producción académicas o investigativas con un solo nombre, o
de diferentes maneras lo que puede entorpecer la recuperación de sus publicaciones, ya que
su distinta producción científica puede tener la autoría con distintas palabras de su nombre
o incluso con seudónimo lo que impide que se recoja todos sus artículos bajo su nombre
completo. De ahí, lo primordial de unificar su producción científica bajo un único nombre
o bajo el seudónimo; todo depende con cuál es más conocido en el medio académico, de
manera que se pueda conocer todo lo que produce el autor dando clic únicamente en el
nombre y este despliegue todas sus publicaciones, independientemente de cómo él firme
en cada una en particular, y además evitarle al usuario gastar tiempo en la búsqueda de
artículos del autor. Pues como es bien sabido existen casos en que el usuario está buscando
un determinado artículo de un autor y no lo encuentra con facilidad porque en ese artículo
específico el autor firmó su nombre solo con el primer nombre o con el primer apellido y
el bibliotecólogo quizás pasó por alto realizar el control de autoridad, para que se unificara
la producción, lo que va hacer más complicado la recuperación del artículo.
Por otro lado, la estandarización de materias, a través de lenguajes documentales que
no son más que “vocabularios que se utilizan, tanto para organizar los documentos que
Informe de Práctica
10
ingresan a las instituciones de información o sus solicitudes, como para representar sus
contenidos” (Cañedo, 2012), y que permiten de manera controlada, y no en lenguaje natural
o coloquial como comúnmente se le conoce estandarizar las materias. Es por ello que
Cañedo (2012) reconoce la importancia de “la conversión de las palabras y frases
utilizadas en el lenguaje natural para representar una realidad en términos de un lenguaje
controlado que pretende elevar la calidad de la recuperación de la información” y hacerla
en cierto sentido más universal. Pues como se sabe cada región del mundo maneja en
muchas ocasiones conceptos diferentes para referirse a lo mismo, y con los lenguajes
controlados se pretende unificar esas disonancias por medio de los llamados lenguajes
controlados, para que las comunidades académicas y científicas puedan hablar en el mismo
lenguaje de significación independientemente de donde provenga su cultura.
Informe de Práctica
11
4. MARCO CONTEXTUAL
La Universidad de Antioquia, es una institución de educación superior fundada en el
año 1803, encargada de influir “en todos los sectores sociales mediante actividades de
investigación, docencia y extensión. La investigación y la docencia constituyen los ejes de
la vida académica y ambas se articulan con la extensión para lograr objetivos de carácter
académico y social” (Universidad de Antioquia, 2018). Es en este sentido, que el sistema
de bibliotecas en consonancia con lo anterior busca “facilitar el acceso a la información y
al conocimiento y dinamizar los procesos de investigación e innovación en la Universidad
de Antioquia” (Universidad de Antioquia, 2018), para ello ofrece una gran variedad de
servicios, recurso y fuentes de información, programas, colecciones, entre otros, con el fin
de contribuir a la formación de la comunidad universitaria. Dentro de toda la amalgama de
elementos que ofrece la Biblioteca Carlos Gaviria Díaz, se encuentra el Repositorio
Institucional como una fuente de información que alberga la producción académica y
científica de los estudiantes, docentes e investigadores como un medio para difundir a toda
la sociedad la investigación que se genera desde la Universidad de Antioquia. Es por ello
que la biblioteca ha venido trabajando en una Política de Acceso Abierto con el fin de
“precisar quiénes son los actores responsables de impulsar y aplicar la Política de Acceso
Abierto [...] determinar el tipo de contenidos que será objeto del Acceso Abierto, y fijar los
mecanismos para llevarlo a cabo y velar por su cumplimiento (Universidad de Antioquia,
2018). Sin embargo, cabe anotar que dicha la reglamentación de dicha Política se encuentra
en proceso de construcción.
Informe de Práctica
12
Por otra parte, conviene hacer un recorrido panorámico de los antecedentes del
Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia, para reconocer los cambios que
ha tenido a lo largo del tiempo y entender su funcionamiento presente. Como fechas
importantes se destacan cuatro, la primera es el año 2002 donde la Universidad de
Antioquia de la mano de la Biblioteca Pública Piloto implementa Sistema de Información
“Biblioteca Virtual de Antioquia para la Conservación, Preservación, Digitalización y
Visibilidad”. Simultáneo a esto surge “Cybertesis” con el fin de que los trabajos de grado
de los estudiantes pasen a estar en un formato digital y así hacer más fácil su visibilización.
La segunda fecha importante es el año 2008 pues se materializa el proyecto de la biblioteca
digital en el que se integra la “Biblioteca Virtual de Antioquia” y el proyecto “Cybertesis”
con el ánimo de difundir y continuar visibilizando la producción académica. La tercera
fecha importante es el año 2014, donde se formaliza el Repositorio Institucional y se recibe
un importante apoyo de las distintas dependencias de la Universidad así como de los
Centros de Documentación y de los distintos entes que conforman la comunidad
académica; lo que da como resultado el comienzo de la consolidación del mismo,
recogiendo los artículos en texto completo con su respectiva validación de licencias de
divulgación producidos en los distintos grupos de investigación de las facultades, institutos
y/o escuelas, así como la identificación de autores y grupos de investigación.
Como parte de este proceso de consolidación del Repositorio Institucional, han
surgido diferentes técnicas para su fortalecimiento y visibilización como lo fue por
ejemplo, el “Plan de Mejoramiento” que pretendía hacer que el repositorio tuviese mayor
impacto dentro de la comunidad universitaria de este resultó el proyecto de investigación
Informe de Práctica
13
llamado investigación “Observatorio de las Actividades Científicas, Tecnológicas y de
Innovación de la Universidad”, que permitió evaluar las condiciones, el contenido del
repositorio así como los “requerimientos necesarios para consolidarse como una fuente
completa de información científica, académica y cultural bibliográfica de texto completo
producto del ejercicio investigativo” (Universidad de Antioquia, 2018).
Y la cuarta fecha es el año 2017, donde el Repositorio Institucional se concibe como
una fuente institucional de información (Yanny Vaca, 2018).
En este orden de ideas, cabe destacar que desde la Biblioteca Carlos Gaviria Díaz, se
han aunado esfuerzos para que el Repositorio Institucional esté en permanente mejora.
Prueba de ello es por ejemplo, el proceso de Control de Calidad que tiene como objeto que
el Repositorio Institucional esté en constante evaluación de sí mismo que permita ver sus
errores, falencias, equívocos, y vacíos que este tenga de manera que se pueda estar en
constante retroalimentación. Es por ello que a partir de este año 2018, se han destinado dos
prácticas académicas, (una de ellas es la que se presenta en este informe), para que
estudiantes de bibliotecología se enfoquen en el control de calidad, específicamente en lo
que respecta a la estandarización de materias y control de autoridades para evidenciar el
estado actual del repositorio en lo concerniente a estos dos temas mencionados y así
mejorarlos continuamente de manera que se logre una satisfacción efectiva del usuario.
Informe de Práctica
14
5. METODOLOGÍA
Para el presente trabajo de práctica, el método que se llevó a cabo fue el analítico
que, de acuerdo con Gutiérrez (s.f.) citado por Maya (2014) lo define como aquel que “que
distingue las partes de un todo y procede a la revisión ordenada de cada uno de los
elementos por separado” o en palabras de Echavarría et.al. (2004) el método analítico “es
un camino para llegar a un resultado mediante la descomposición de un fenómeno en sus
elementos constitutivos”. De acuerdo con los autores, la metodología llevada a cabo en
esta práctica fue analítica pues se analizaron 400 registros de los cuales a 200 se les analizó
las materias y a los otros 200 los autores, de a uno por uno. Para así verificar que las
materias que contenían dichos registros estuvieran estandarizadas o fueran las adecuadas
según la temática, y además que, los autores tuvieran su debido control de autoridad.
Esta metodología se eligió porque era la que más se acomodaba a la presente práctica
y permitía no mirar el repositorio en su conjunto sino analizarlo desde las partes pequeñas
que lo componen cómo son cada registro y a su vez ahondar en esa parte micro que
componen el registro como son lo metadatos de descriptores y de autores, para ir poco a
poco mejorando el repositorio en su conjunto.
Ahora bien, la metodología no se puede entender sin realizar un conjunto de
actividades que contribuyeron a la meta, es por ello que, a continuación se describirán todas
las actividades que se ejecutaron para alcanzar el objetivo propuesto.
Informe de Práctica
15
5.1. Primeros encuentros con el asesor: se concretan las primeras actividades a
realizar. Familiarización con la plataforma DSpace, es decir, el asesor presenta como se
encuentra organizada dicha plataforma, la estructura de las comunidades, subcomunidades
y colecciones y finalmente la forma de cómo usarla.
Además se da inicio a la explicación de lo que se va a realizar en el Repositorio
Institucional por tanto el asesor plantea varias alternativas para realizar el control de
autoridades y la estandarización de las materias, basándose en cómo se encuentra la
organización de Repositorio Institucional. Entre las opciones que se ofrece para realizar el
control de calidad están agrupadas por: listado general de materias y autores, por
comunidades y por código de barras. El método que se eligió fue hacer el tratamiento de
los registros por comunidades. En este orden, también se deberá leer el Manual de ingreso
de información del Repositorio Institucional de la Universidad de Antioquia.
5.2. Presentación de las herramientas de validación: el asesor recomienda las
herramientas a tener en cuenta para lograr un buen control de autoridades y estandarización
de materias. Cabe destacar que, dentro de estas herramientas a utilizar algunas ya son
familiares pues en el transcurso de la carrera se fueron conociendo a través de distintos
cursos y otras se apenas se vienen a conocer en esta práctica. Dentro de la amalgama de
herramientas a tener en cuenta para este proceso se encuentran: LEMB digital, Scopus,
Cvlac-Gruplac, VIAF, Olib, Scienci direct.
Informe de Práctica
16
5.3. Revisión del trabajo previo que se ha realizado en el Repositorio Institucional:
para ello se leyó el informe final que presentó la practicante del semestre anterior, el cual
fue facilitado por el asesor con el fin de que observará lo que alcanzó a realizar dicha
practicante y a su vez realizar preguntas al asesor frente a las actividades y contenido que
se encontraban en dicho informe y que no fueran claras, para así despejar las dudas y a su
vez, lograr tener unas bases para continuar con lo que se había ejecutado anteriormente.
Dentro de lo que se pudo observar respecto al trabajo previo, es que hubo muchos
registros en Excel que no lograron ser muy claros lo que hacía complejo la comprensión
de lo que se venía realizando en el Repositorio Institucional, en particular con las materias
y el control de autoridades, sin embargo, esto fue de mucha ayuda ya que permitió para la
continuación de esta práctica no tener muchos documentos en Excel, sino tener uno solo
que recogiera de manera más precisa y concreta el tratamiento que se le iba realizando a
las materias y al control de autoridad.
5.4. Se comienza con la primera prueba: para ello inicialmente solo se toman 25
materias que pertenecen a la comunidad “Investigaciones” más específicamente a la
subcomunidad “Instituto de Estudios Políticos” para realizarles el tratamiento necesario,
para ello se crea un documento en Excel con cuatro columnas: la primera da cuenta del
término como se encuentra en el Repositorio Institucional, la segunda define el problema
que se identificó, es decir, si la materia está normalizada, si concuerda con el contenido
del registro, etc. La tercera columna presenta la fuente de validación que se empleó para
Informe de Práctica
17
determinar la materia y la cuarta columna contiene el resultado del tratamiento realizado a
la materia, es decir, su normalización.
Estas primeras materias que se normalizaron se hace con la finalidad de que el asesor
pueda verificar si se comprendió lo que explicó y así poder comenzar la práctica con más
claridad frente a lo que corresponde hacer en el proceso y lograr consolidarlo de
adecuadamente y con éxito .
5.5. Segunda etapa: Después de realizar la prueba anterior, y el asesor verificar que
se hizo correctamente, se inicia el proceso de validación de las materias. Cabe destacar que
para verificar las materias se tuvieron presente las herramientas de validación, que el asesor
desde un principio sugirió.
Ahora bien, no se debe desconocer la rigurosidad intelectual que requiere esta
práctica, pues para lograr escoger la materia apropiada de cada registro, es conveniente leer
el resumen del registro, y cuando es necesario, leer la introducción y otros apartados de
este para tener más nociones de la temática. Además, no es suficiente validar si la materia
está normalizada, sino que además es necesario que se encuentre bien ingresada, pues como
se constató algunas materias no estaban bien tildadas, o contenían mayúsculas donde no
correspondía, lo que hace necesario observar detenidamente, estar alertas y pendientes
frente a estos errores de digitación.
En este orden de ideas y quizás lo más importante, fue verificar que la materia que
se había elegido para cada registro realmente diera cuenta del contenido de este, de ahí la
importancia para esta práctica de ir más allá y leer en buena medida el contenido, ya que
Informe de Práctica
18
se evidenció que en ocasiones habían unas materias que no concordaban con el contenido
del registro.
5.6. Continuación de la identificación, verificación y tratamiento de las 120 materias
faltantes: Durante esta segunda etapa, la actividad que predominó fue la identificación,
verificación y tratamiento de 120 materias que faltaban para lograr de las 200 que se tenían
presupuestadas dentro de uno de los objetivos de esta práctica académica.
Por tanto, para lograr un efectivo control de calidad a las materias siempre se tuvo a
la mano las herramientas de validación, como lo son las LEMB digital y el OPAC como
las herramientas principales.
Ahora bien, lo anterior estuvo estrechamente ligado a un análisis, aunque no muy
profundo, de los registros de cada materia es decir, la revisión de resumen, introducción y
la lectura de algunos de los apartados del contenido de cada registro, de manera que se
pudiera tener una nociones suficientes que permitieran conocer la temática de los mismos
y así poder determinar si la materia concordaba con el contenido, como primera medida a
tener en cuenta, y segunda, una vez verificado lo anterior comprobar que la materia
estuviera normalizada o no tuviera errores ortográficos. Sin embargo, a medida que se iba
avanzando en esta actividad, comenzaron a aparecer otros aspectos muy importantes para
tener en cuenta a la hora de realizar el control de calidad de las materias, y que de otra
manera no hubiera sido posible reconocer algunas falencias dentro del Repositorio
Institucional.
Informe de Práctica
19
5.7. Control de autoridades: para ello se tuvo el encuentro con el asesor en el cual se
dieron las indicaciones necesarias para poder efectuarlas. En este sentido, se hizo lo mismo
que con lo del control de materias, es decir. Primero se hizo una primera prueba con lo
explicado por el asesor de manera que él pudiera verificar si se logró comprender lo
planteado o si era necesario realizar cambios a la metodología que se llevaba a cabo.
Para el control de autoridad se tuvo a la mano herramientas tales como: cvlac, opac
UdeA, Orcid, Viaf, Scopus como herramientas principales para la validación de los autores.
Por tanto, para llevar un registro de lo anterior se realizó una tabla de Excel, que permitía
llevar la cuenta de los autores validados y que además fueron modificados en el Repositorio
Institucional. Cabe anotar que, como se acordó con el asesor se analizaron 200 autores
únicamente, sin embargo para poder analizarlos y verificarlos ordenadamente se pactó
desde un principio hacerlo en orden alfabético, lo que conllevo a que se verificarán 320
autores pues como el análisis era en orden alfabético hubo 120 autores que no se pudieron
analizar con ninguna de las herramientas, sin embargo se colocaron en la tabla de excel
para dar cuenta de que se validaron con distintas herramientas pero ninguna arrojó la
información adecuada para hacer control de autoridad.
Informe de Práctica
20
A continuación se ilustra con una imagen cómo se organizó el registro del control de
autoridad en la tabla de Excel.
Ilustración 1. Registros de Autoridad. Fuente: elaboración propia
Informe de Práctica
21
6. RESULTADOS
Primero que todo se logró el objetivo general, a través del análisis y verificación de
200 materias y la verificación de 200 autores. Todo lo anterior se modificó en el
Repositorio Institucional, y así mismo quedó evidencia de ello en dos tablas de Excel. Una
en la que quedaron las materias (ver anexo 1) y otra donde se ubican los autores (ver anexo
2) para que quien continúe con la práctica o los mismos profesionales de la biblioteca que
se encarguen de el control de calidad del Repositorio Institucional pueda identificar las
materias y autores que ya tuvieron un proceso de control de calidad y así evitar duplicidad
en el proceso.
Segundo, se pudieron identificar algunas falencias que se encontraron en el
Repositorio Institucional, y que quedan detalladas en este informe, para que desde la
biblioteca Carlos Gaviria Díaz, se implemente una pedagogía u otro tipo de actividades
que contribuyan al mejoramiento de la información que se presenta en esta plataforma para
que, quienes son encargados de administrar el Repositorio Institucional contribuyan a la
reducción de errores, duplicidades, etc.
Tercero, está práctica académica contribuyo a mejorar el control de autoridades y de
materias del Repositorio Institucional de 400 en total, es decir, que esta práctica entrega un
repositorio con un grado más alto de calidad, al que tenía antes de iniciar la práctica.
Informe de Práctica
22
7. OBSERVACIONES
7.1. Validación y verificación de materias
En la validación de materias se percató que, para un mismo término se encontraban
muchos sinónimos por lo que se sugirió que los términos que son sinónimos se unificaran,
teniendo en cuenta la materia que mejor representa el contenido del registro. Tal es el caso
de algunas materias como estas:
● Conflicto armado - Antioquia : Conflicto armado - Antioquia (Colombia)
● Autodefensas Unidas de Colombia : Autodefensas Unidas de Colombia (AUC)
● Civil wars : Civil war
Por otra parte, se evidencio que el repositorio se está llenando de materias, es decir
por cada materia prácticamente hay un solo registro vinculado a este, y lo ideal es que la
materia agrupe más registros. En este orden de ideas, se pretendió hacer un análisis
minucioso que permitiera tener en cuenta cuales eran las materias que ya estaban
ingresadas, y así a la hora de revisar un registro nuevo, tener en cuenta qué materias se
podrían vincular de las que ya se encontraban en el repositorio, para evitar de esta forma
el ruido de información, en este caso el de materias. Pues como se hizo el control de
materias a la subcolección de Estudios Políticos lo más práctico y adecuado era que una
materia pudiera tener vinculados varios registros ya que esta colección estaba enfocada en
una temática específica que eran los estudios políticos.
Informe de Práctica
23
Otros aspectos que se tuvieron en cuenta en el control de calidad de las materias
fueron:
1. Algunos registros tenían las materias repetidas y muy parecidas, es decir no había
diversidad de materias que describieran el contenido, lo que conllevaba a que se
prescindiera de otras posibles materias que también podían dar cuenta del contenido del
registro; lo que evidentemente termina por limitar la recuperabilidad del registro. Para
ilustrar lo anterior, a continuación un pantallazo de las materias de dos registros cómo se
encontraban inicialmente.
REGISTRO 1:
Estas eran las materias que tenía inicialmente:
Ilustración 2. Materias iniciales
Informe de Práctica
24
Estas son las materias después de la realización del control de calidad
Ilustración 3. Materias corregidas
Como se puede evidenciar en este primer ejemplo, el registro antes de pasar por el
control de calidad tenía cuatro materias de las cuales tres tenían la misma palabra
“Narcotráfico” y como se dijo anteriormente, ello limita y reduce el contenido del registro.
Mientras que después de realizado el control de calidad se puede ver que las cuatro
materias que describen el contenido del registro son diferentes sin embargo, no dejan de
dar cuenta de la temática que aborda el mismo y lo más importante es que hace de este más
recuperable.
Informe de Práctica
25
REGISTRO 2
Estas eran las materias que tenía inicialmente:
Ilustración 4. Materias iniciales
Estas son las materias después de la realización del control de calidad
Ilustración 5. Materias corregidas
En este segundo ejemplo, se puede notar que el registro antes del control de calidad
tenía cuatro materias y todas contenían la misma palabra “Desarrollo”, mientras que,
después del tratamiento de cada materia aparecen otras nuevas y más amplias que también
dan nociones de la temática del contenido sin necesidad de repetir palabras.
Informe de Práctica
26
2. Algunos registros tenían como materias, palabras que se encontraban dentro del
título, lo que ciertamente era inadecuado, ya que en muchas ocasiones se encontraba
registros que tenían un determinado título y este no tenía nada que ver con el contenido del
mismo. Pero además, también era inadecuado, ya que si las palabras que estaban como
título también cumplían la función de ser materias, sin lugar a dudas opacaba el contenido,
pues en cierta medida las materias son otra forma de ampliar el título y de decir de qué
trata el registro, y obviamente si eran las mismas palabras tanto del título como de las
materias, al usuario no le iban a decir nada porque ya estaban en el título mientras que si
las materias eran diferentes daban ampliaban el significado del título y daban una noción
panorámica del registro que le permitiera saber si le servía o no.
A continuación un pantallazo para ilustrar
Ilustración 6. Materias que se encontraba en el título
3. Se evidenció que no hay una estandarización del número de materias que debe
contener cada registro, es decir, que algunos registros contaban con solo dos materias,
mientras que otros tenían hasta quince, lo que conllevaba evidentemente a que algunos
Informe de Práctica
27
registros no tuvieran tanta recuperabilidad, pues se les estaba negando una cantidad
suficiente de materias para ser recuperado.
Es por ello que si un registro solo tiene dos materias fácilmente se podría hablar de
que se está perdiendo información al no ser recuperable, pues no se les está poniendo las
materias suficientes para que sean susceptibles de ser encontrados.
7.2. Validación y verificación de autores
1. Es importante el control de calidad en el Repositorio Institucional porque se
evidenció por ejemplo que cuando no se realizaba un control de autoridad adecuado, se
repetía a un mismo autor de diferente forma lo que impedía que se pudiera recuperar toda
la producción académica bajo su nombre completo.
A continuación de ejemplos:
Ilustración 7. Nombre sin realización de control de autoridad. Ejemplo 1.
Ilustración 8. Nombre sin realización de control de autoridad. Ejemplo 2.
Informe de Práctica
28
2. Se encontró además errores de digitación, y equivocarse en una sola letra hace que
artículos de un mismo autor queden dispersos por no verificar adecuadamente cuando se
ingresan los nombres de los autores, que estos se encuentren bien escritos.
Un ejemplo a continuación:
Ilustración 9. Registro con error de digitación
3. Se encontró además dentro del Repositorio Institucional, algunos autores que
estaban ingresados hasta con cinco formas diferentes lo que conlleva a que exista
duplicidad innecesaria, pero sobre todo a que todos los artículos que el autor publica no se
encuentren bajo un único nombre lo que puede conllevar a que se pierda información, por
estar los artículos dispersos.
Informe de Práctica
29
Ilustración 10. Duplicidad en el nombre de un solo autor
Informe de Práctica
30
8. Conclusiones
● Si desde el Repositorio Institucional se busca fomentar el acceso abierto al
conocimiento y a la información, es necesario estar en constante control de calidad
del mismo para que los contenidos allí ofrecidos se vayan legitimando dentro de
la comunidad científica y poco a poco vayan tomando la importancia que
merecen. Esto se logra con la realización de pequeñas contribuciones, como son
por ejemplo el análisis de las materias, es decir, verificando que estas
correspondan con el contenido del registro y además cuenten con el adecuado
lenguaje controlado para así aumentar la recuperabilidad y visibilizarían de la
producción académica. Y por otra parte, con el control de autoridades, que
permite eliminar la duplicidad de los posibles nombres con que firma cada autor,
y así poder reunir todas las publicaciones de un autor bajo un solo nombre. Son
procesos aparentemente pequeños pero que aportan en gran medida a que el
repositorio goce de usabilidad y pertinencia para la comunidad universitaria y la
sociedad en general.
● Está práctica permitió reconocer lo valioso de contar con un Repositorio
Institucional ya que este es una canal para dar a conocer al mundo los contenidos
que desde la institución se generan, en este caso los de la Universidad de
Antioquia, además de ser una carta de presentación de la misma, y en este sentido
se hace indispensable robustecer el Repositorio Institucional, y con esto no se
hace referencia únicamente a cantidad sino de una manera muy especial a la
calidad de información que allí se alberga, así como su forma de presentación que
Informe de Práctica
31
va desde contar con las materias controladas hasta con los autores estandarizados,
esfuerzos que se evidencian claramente desde la biblioteca pero que es un proceso
inacabado que debe estar en permanente retroalimentación.
9. Recomendaciones
Desde la experiencia directa en esta práctica académica con el repositorio se sugieren
algunas mejoras, para seguir con el robustecimiento del mismo, como son las siguientes:
● Definir un número estandarizado de materias para cada registro, ya que algunos
registros tienen dos o tres materias mientras que otros tienen hasta 15 materias.
● Evitar en lo posible que las materias que se eligen para cada registro, sean iguales
al título, ya que muchas veces este es confuso o no corresponde literalmente a la
temática del registro.
● Replantearse si el repositorio se quiere llenar de materias en gran cantidad, que
eso fue una impresión que dejó esta práctica, o mirar si con la materias que ya se
encuentran se pueden abarcar más registros. Se hace este planteamiento, para que
la biblioteca defina si lo que quiere es que dentro de una materia haya gran
variedad de registros y por ende haya más usabilidad de los mismos o si por el
contrario interesa seguir llenando de materias el repositorio.
● Insistir en manejar una buena ortografía, incluyendo el saber tildar porque si no
se hace de esta manera se duplican los nombres de los autores y/o de las materias
incluso porque falta una tilde.
Informe de Práctica
32
● Se recomienda que al lado del nombre de los autores esté la profesión de él. Esto
recomienda por dos motivos, primero porque en muchas ocasiones se encuentran
nombres y apellidos iguales y segundo porque al momento en que un usuario
decida buscar por nombres puedan ver en la lista que se despliega cuál es el campo
de acción de cada autor y si el usuario está interesado en alguna temática pueda
buscar también por autores de acuerdo a su profesión.
● Ampliar las herramientas para validar los autores ya que 120 autores de los 320
que se validaron con las distintas herramientas, no pudieron ser validados con
ninguna de las propuestas por el asesor.
● Empezar a exigir a todos los autores al momento de que entreguen la tesis o lo
artículos los nombres completos para reducir tiempos en buscar el nombre
completo del autor.
● Muchos de los artículos que se encuentran en el Repositorio Institucional tiene el
correo de uno o de todos los autores del artículo, y en esta caso se podría utilizar
ese medio, para averiguar el nombre completo de los autores que tienen el nombre
incompleto.
● Muchos de los autores tienen un solo nombre y eso dificulta mucho al momento
de hacer el control de calidad porque no se sabe diferenciar si el autor solo tiene
ese nombre o si es que no le gusta firmar con el segundo nombre. En este caso
sería bueno que se establezca un metadato que permita confirmar que aquellos
autores que nada más tienen un nombre tengan esa confirmación dentro del
Informe de Práctica
33
repositorio para disminuir tiempos en la búsqueda de nombres completos que no
existen.
● Se recomienda que cuando los auxiliares sean los que apoyan en el ingreso de los
registros al Repositorio Institucional, sean preferiblemente estudiantes de
bibliotecología ya que son estos los que entienden el valor de utilizar los lenguajes
controlados y del control de autoridad.
Informe de Práctica
34
10. Bibliografía
Adame Rodríguez, S. I., Lloréns Baez, L., & Schorr Wiener, M. (2013).
Retrospectiva de los repositorios de acceso abierto y tendencias en la socialización del
conocimiento. Revista electrónica de investigación educativa, 15(2), 148-162.
Andalia, R. C., & Chapman, M. C. S. (2011). Elementos sobre indización y búsqueda
de la información por medio de vocabularios controlados en bases de datos biomédicas.
Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud (ACIMED), 22(2), 142-154.
Cano Inclán, Anisley, de Dios Arias, Raiza Ana, García García, Ognara, & Cuesta
Rodríguez, Floriselda. (2015). Los repositorios institucionales: situación actual a nivel
internacional, latinoamericano y en Cuba. Revista Cubana de Información en Ciencias de
la Salud, 26(4) Recuperado en 27 de julio de 2018, de
http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2307-
21132015000400002&lng=es&tlng=es.
Codina, L., & Pedraza, R. (2011). Tesauros y ontologías en sistemas de información
documental. El Profesional de la Información. 2011; 20 (5): 555-63.
Echavarría, J. D. L., Gómez, C. A. R., & Aristizábal, M. U. Z. (2004). El método
analítico como método natural. Nómadas. Revista Crítica de Ciencias Sociales y
Jurídicas. 25 (1): 327-353, 2010. Servicio de Publicaciones, Universidad Complutense de
Madrid.
Giménez Toledo, Elea (2014). Imposturas en el ecosistema de la publicación
científica. Revista de Investigación Educativa, 32 (1), 13-23.
http://dx.doi.org/10.6018/rie.32.1.190251
Investigación bibliotecológica, 22(44), 161-182. Recuperado en 25 de Marzo de
2018.
Maya, E. (2014). Métodos y técnicas de investigación. Una propuesta ágil para la
presentación de trabajos científicos en las áreas de arquitectura, urbanismo y disciplinas
afines. México: Universidad Nacional Autónoma de México. Recuperado de http://portal.
fa-nam. mx/uploads/8/1/1/0/8110907/_____ metodos_y_tecnicas. pdf.
Informe de Práctica
35
Paradelo Luque, A. M. (2009). Preservación documental en repositorios
institucionales. Investigación bibliotecológica, 23(49), 241-257.
Rodríguez Gallardo, Adolfo. (2008). Elementos que fundamentan el Acceso Abierto.
Texier, J., De Giusti, M. R., Oviedo, N., Villarreal, G. L., & Lira, A. J. (2012,
October). El Uso de Repositorios y su Importancia para la Educación en Ingeniería. In
World Engineering Education Forum (WEEF)(Buenos Aires, 2012).
Universidad de Antioquia. (5 de Agosto de 2018). Institucional. Quienes somos.
Obtenido de http://www.udea.edu.co/wps/portal/udea/web/inicio/sistema-
bibliotecas/institucional
Vaca, Y.M. (2018). Control de autoridades y estandarización de metadatos en las
materias y en los autores que se hayan identificado del Repositorio Institucional de la
universidad de Antioquia. (Trabajo de Grado). Universidad de Antioquia, Medellín,
Colombia.
Informe de Práctica
36
11. ANEXOS
Anexo 1. Tabla de Excel de la estandarización de
materias
Informe de Práctica
37
Anexo 2. Tabla de Excel del control de autoridades
