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Evaluacin del Control Interno de las partidas ms significativas de losEstados Financieros de una constructora de la ciudad de Guayaquil, ao

2006.

Mnica Celyi,Erwin Delgadoii

Instituto de Ciencias Matemticas1, Facultad de Ingeniera Elctrica y Computacin2

Escuela Superior Politcnica del Litoral1, 2

Campus Gustavo Galindo, Km. 30.5 va Perimetral, Apartado 09-01-5863, Guayaquil-Ecuador1, 2

[email protected], [email protected]

Resumen

El presente trabajo es realizado en una constructora de la localidad en la cual se evaluaron ciertos

procesos de control interno para los ingresos-egresos, compras, ventas del ao 2006.

La evaluacin del control interno se la hace a travs del informe COSO el cual nos brinda un marco de referenciapara hacer esta evaluacin en base a cinco componentes; ambiente de control, evaluacin de riesgos, actividades

de control, informacin y comunicacin y supervisin y monitoreo. Para hacer esta evaluacin se utilizan

tcnicas estadsticas como el muestreo en la auditora en pruebas de cumplimiento para las actividades de control

lo cual se sustenta en Normas de Auditora existentes, tambin se utilizan cuestionarios y por ultimo la

observacin y constatacin directa.

El propsito de este trabajo es calificar el sistema de control interno que posee la empresa en base a los procesos

revisados (actividades de control), tambin se identifican debilidades y deficiencias de control y finalmente se

realizan recomendaciones encaminadas a mejorar el control interno. En la ltima parte tenemos las conclusiones y

recomendaciones encaminadas a mejorar el Sistema de Control Interno de la empresa.

Palabras Claves:Evaluacin, Sistema, Control, Interno, COSO.

Abstract

The present work is made in a constructor of the locality in which certain processes of internal control for the

entrance-debits were evaluated, purchases, sales of year 2006. The evaluation of the internal control becomes

through the report COSO which offers a reference frame us to make this evaluation on the basis of five

components; atmosphere of control, evaluation of risks, activities of control, information and communication and

supervision and monitoreo. In order to make this evaluation statistical techniques like the sampling in the audit in

tests of fulfillment for the control activities are used which is sustained in existing Norms of Audit, also

questionnaires are used and by I complete the observation and direct establishment. The intention of this work is to

describe the system as internal control that has the company on the basis of the reviewed processes (control

activities), also identify weaknesses and control deficiencies and finally is made directed recommendations to

improve the internal control. In the last part we have the directed conclusions and recommendations to improve the

System of Internal Control of the company.

Key words: Evaluation, System, Control, Internal, COSO


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1. Introduccin

Es evidente que mientras mayor y mas complejasea una empresa, mayor ser la importancia de unadecuado sistema de control interno, la empresa objetode nuestro estudio se ha convertido en una entidad que

en poco tiempo ha pasado de ser pequea a unaempresa mediana con muchos empleados y muchastareas que delegar. Es por esto que los propietariosmuchas veces pierden el control y se ha hechonecesario el establecer un mecanismo de controlinterno.

Es por esto que al desarrollar el tema "Evaluacindel control interno de las partidas ms significativas delos estados financieros de una empresa constructora",El principal objetivo es verificar si el Control Internoque se viene realizando responde a los objetivos que

dieron origen a su implementacin. Este estudiopretende detectar los problemas de control existentes ymostrar la necesidad de que la empresa tenga unsistema de control Interno mejor estructurado.

1.1 Diagnstico Situacional sobre la Investigacin

La mejor administracin de toda organizacindentro del mundo globalizado, requiere de un eficienteSistema de Control Interno que permita alcanzar losobjetivos planteados en forma eficaz y con un correcto

empleo de los recursos asignados permitiendo a lasInstituciones maximizar su rendimiento.

El Control Interno dentro de la empresa en estudiono est implementado en todos sus niveles; en laactualidad se encuentran acondicionndose nuevasnormas en materia de control a ser implementadas.Anteriormente en la empresa no se haba hecho unaEvaluacin del Control Interno, es la primera vez quese lo hace. Lo nico que se tienen son algunos

procesos de control

Es necesario tener en cuenta que un buen y

adecuado Sistema de Control Interno no constituyegaranta de que no puedan ocurrir irregularidades, loque elimina el Sistema de Control Interno es la"Probabilidad" de que esto suceda.

1.2 Delimitaciones del Estudio

El mbito en el cual se desarrollar lainvestigacin comprende el Departamento Financierode una Constructora de la localidad. El perodo deestudio, abarca del 1 de Enero de 2006 al 31 deDiciembre del 2006. El Equipo Humano con el cual se

trabajar es el de los trabajadores que pertenecen alDepartamento Financiero.

1.3 Objetivos de Investigacin

1.3.1 Objetivo general.

Determinar el estado Actual del Sistema de ControlInterno y dentro de ste evaluar procesos de control dereas crticas.

1.3.2 Objetivos Especficos

1. Identificar las principales polticas de Controlque se utilizan.

2. Analizar si el Control Interno que se lleva acabo permite alcanzar los estndares deseados

por la Direccin.

3. Determinar si se esta realizando Un ControlInterno eficaz y eficiente

1.4 Planteamiento de Hiptesis

El actual Control Interno que posee la empresa nocorresponde a un Sistema de Control Interno sino acierto numero de procedimientos de control.

1.5 Mtodo de la Investigacin

En la presente investigacin se emplear el mtodo

descriptivo, el mismo que se complementar con elestadstico, anlisis, sntesis, deductivo, inductivo.

1.6 Tcnicas de recoleccin de informacin

EntrevistaEncuestaAnlisis DocumentalCuestionarios

2. Contenido

2.1.Conceptos Fundamentales.

2.1.1 COSO: El Informe COSO es un documentoque contiene las principales directivas para laimplantacin, gestin y control de un sistema deControl Interno. Debido a la gran aceptacin de la queha gozado, desde su publicacin en 1992, el InformeCOSO se ha convertido en el estndar de referencia entodo lo que concierne al Control Interno.

2.1.2 El Control Interno segn COSO: Es unproceso efectuado por la direccin y el resto del

personal de una entidad, diseado con el objeto de


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proporcionar un grado de seguridad razonable encuanto a la consecucin de objetivos dentro de lassiguientes categoras:

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de la informacin financiera

Cumplimiento de las leyes, reglamentos ynormas que sean aplicables

2.2.Componentes del Control Interno

De acuerdo al informe COSO, el control internoconsta de cinco componentes relacionados entre s.

Ambiente de control

Evaluacin de riesgos

Actividades de control

Informacin y comunicacin

Supervisin y monitoreo

2.3 LIMITACIONES DE CONTROL INTERNO

El informe COSO encara las limitaciones de unsistema de control interno y los roles yresponsabilidades de las partes que afectan a unsistema. Las limitaciones incluyen el juicio humadodefectuoso, falta de comprensin de las instrucciones,errores, atropellos de la gerencia, colusin, yconsideraciones de costo versus beneficio.

El informe COSO define deficiencias como"condiciones dentro de un sistema de control internodigno de atencin". Las deficiencias deberan serreportadas a la persona responsable por la actividad y ala gerencia que est como mnimo un nivel por encimadel individuo responsable.

Un sistema de control interno es juzgado efectivo siestn presentes y funcionando efectivamente los cincocomponentes respecto de las operaciones, los reportesfinancieros y el cumplimiento.

2.3.La Empresa

2.3.1 Misin

Ser una empresa lder en servicios deremodelacin, diseo y construccin de obrasdiferencindonos por la capacidad de poseer un grupohumano que se compromete a satisfacer los deseos denuestros clientes. Ofrecer a nuestros clientes el nivelms alto de servicio personal, un producto de calidad,

precios competitivos y fiel cumplimiento de los

compromisos adquiridos.

2.3.2 Misin del Departamento Financiero

Llevar la Contabilidad General de la Compaa,mantenindola rigurosamente al da con todas lasobligaciones legales existentes, siendo adems

responsable de llevar la contabilidad especfica de lasdiferentes obras o proyectos que se ejecutaninternamente.

2.3.3 Funciones generales del departamentofinanciero

Son funciones de la Direccin Financiera, lassiguientes:

Planificar, organizar, dirigir y controlar laadministracin eficiente y adecuada de losrecursos financieros de la institucin.

Vigilar la incorporacin de los procesosespecficos de control interno, dentro de lossistemas contables. .

Supervisar la elaboracin y entrega oportunade declaraciones y pagos de planillas al IESSen las fechas y plazos establecidos por losorganismos competentes.

Asegurar el funcionamiento del controlinterno financiero.

Procurar la capacitacin del personal del reafinanciera.

Disponer la realizacin de constatacionesfsicas de los bienes, al menos una vez al ao.

3. Evaluacin del Control Interno.

La evaluacin del Sistema de Control Interno deesta empresa ha constatando, que el mismo, NO

proporciona seguridad razonable sobre:

Eficacia y eficiencia de las operaciones parael logro de los objetivos.

Confiabilidad de la informacin financiera.

Cumplimiento de las leyes y las normasaplicables.

La evaluacin se apoya en los Cuestionario porComponentes del Sistema de Control Interno contodos los componentes expuestos en el Modelo deEstructura Conceptual Integrada del Comittee ofSponsoring Organizations of The Treadway Comission

COSO.

De conformidad con COSO, se ha evaluado cadauno de los cinco componentes del control antes deemitir una opinin sobre el diseo y la eficacia delsistema de control interno global.


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Al definir cada elemento de control, COSO identificavarios factores de control. Hemos utilizado estosfactores como criterios para clasificar la eficacia de loscontroles. Estos factores han sido considerados para larealizacin de la presente evaluacin se utilizarontcnicas de auditoria como cuestionarios, muestreo y

otras pruebas apropiadas para evaluar la eficacia delcontrol.

Tabla 1. Criterios para Clasificacin de Controles

Componentede Control

CRITERIOS PARA UNACLASIFICACIONINSATISFACTORIA

Ambiente deControl

Ausencia de Controles o bien losmismos son inadecuados.

Evaluacin delriesgo

Evaluacin deRiesgos

La conduccin no ha predefinidoobjetivos relevantes.Dichos objetivos son incompatiblescon objetivos ms amplios.La conduccin no identific riesgosrelevantes para el logro de susobjetivos.La conduccin no cuenta con unabase para determinar cules son losriesgos ms crticos.La conduccin no asegur que semitiguen los riesgos operativoscrticos.

Actividades deControl

Las actividades claves de control noestn funcionando como sepretenda.La estrategia de la conduccinrespecto de mitigar los riesgos no serefleja de forma apropiada en lasactividades de control.

Comunicacine informacin

No se identifica, rene ni comunicala mtrica clave.Los empleados no comprenden susresponsabilidades de control.

Supervisin La conduccin no establece unmedio para determinar la calidad delsistema de control interno a travsdel tiempo ya sea por evaluacionesindependientes o bien poractividades de supervisinpermanentes, estructuradas eindependientes.

Global Una fortaleza en los controlesinternos de un componente puedecompensar una debilidad de controlen otro componente.

3.1. Resumen de debilidades y deficienciasencontradas

3.1.1Ambiente de Control. El ambiente de controlestablece el tono de una organizacin, Es elfundamento de todos los dems componentes del

control interno y constituye la base de todo controlinterno

Los factores que componen el ambiente de control,observados son:

Integridad y valores ticos de laadministracin: se ha constatado que noexiste un instrumento (normas escritas ycdigos de conducta) que facilite latransmisin de valores y reglas decomportamiento tico en la organizacin.

Direccin. La presidencia de la empresa noestablece polticas especficas que favorezcanel autocontrol, ni herramientas que permitanel seguimiento y evaluacin de losmecanismos de control implementado.

Filosofa y estilo de operacin de laadministracin. Estilos gerenciales deactitudes poco propicias debido a que noexisten mecanismos que permitancomunicacin fluida, ordenada y oportuna.

Asignacin de autoridad y responsabilidad.

No existen instrumentos que otorganfacultades y responsabilidades a los diferentesmiembros de la organizacin para quedesarrollen sus funciones.

3.1.2. Riesgos. Se estableci mecanismos necesariospara identificar, analizar y tratar los riesgoscorrespondientes, a los efectos de determinar culesson los niveles de riesgo aceptables y tratar de evitarque los riesgos sobrepasen esos lmites.

La determinacin de objetivos no es parte del controlinterno, pero es parte del proceso de gestin de lasentidades y es una condicin indispensable paraestablecer un elemento fundamental del controlinterno: la determinacin de los riesgos.

Los Objetivos de cumplimiento se refieren a laobservancia del marco legal jurdico.

La identificacin de los riesgos debe ser seguida por elanlisis de cada uno de ellos, lo cual incluye:


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Estimacin de la importancia de un riesgo.

Valoracin de la probabilidad o frecuencia deocurrencia del riesgo.

Consideraciones de cmo debe administrarseel riesgo, o sea, valoracin de qu acciones

deben ser tomadas.

Al respecto, se ha constatado que la empresa no haelaborado un mapa de riesgos, ocasionando alta

probabilidad de que los datos que sustentan los actosadministrativos ejecutados, expongan errores oimperfecciones.

3.1.3. Actividades de Control

El nico material que pudo servir como herramienta deactividades de control, es el reglamento operativo,

pero, ste carece de eficacia debido a que no fueaprobado por la direccin.

Este control debi comprender las siguientesactividades

Revisiones de alto nivel,

Funciones directas o actividadesadministrativas,

Procesamiento de informacin, Controles fsicos,

Indicadores objetivamente verificables,

Segregacin de responsabilidades.

3.1.3.1 Nomina

No se realiza una separacin de funciones encuanto a la elaboracin, aprobacin y pago denomina, estas actividades deben realizarse por

personas distintas lo cual no se da.

El pago de salarios en algunos casos no estadebidamente justificado con la firma deltrabajador.

El pago de salarios se lo hace a travs de chequegirado a nombre del trabajador.

Como se detectaron estas debilidades?

Constatacin fsica a travs de la solicitud de todos losroles del ao, revisin de las firmas en los roles,cuestionarios.

Error o irregularidad?

Existe riesgo de no poder efectuar los descargoscorrespondientes en el caso de que se presentenreclamos por parte de los trabajadores alegando que nohan recibido su remuneracin.

3.1.3.2 Activos Fijos

La empresa no posee un listado actualizadode sus activos.

No se han efectuado comprobaciones fsicas.

No existe un detalle actualizado de ladepreciacin de los activos.


Se realizaron confirmaciones, revisiones, preguntas aljefe financiero, clculos de la depreciacin,constatacin fsica.

Error o irregularidad producida?

Sobrevaloracin de los Activos Fijos y del gasto dedepreciacinDificultad para encontrar la localizacin de los activosfijos debido a que no se posee un listado actualizadode stos.

3.1.3.3 Prstamos a Empleados

No existe un registro de los prstamos que seles hace y tampoco un detalle de losdescuentos que se les hace mensualmente poreste concepto.

La contadora de la empresa se ha realizadoprstamos a ella misma y no se los hadescontado.

No se ha procedido a elaborar un Manual dePolticas y Procedimientos para la concesinde prstamos y descuentos de los mismos


Constatacin fsica a travs de la solicitud de todos losroles del ao y revisin de los valores descontados enlos roles cada mes por concepto de estos prestamos.

Error o irregularidad?

Conceder prstamos sin la debida autorizacin y no serecupere la cartera de prstamos a empleados


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3.1.3.4 Bancos

No se realiz conciliacin bancaria al 31 deAgosto del 2006 de las operaciones de lascuentas contables contra el estado de cuentaremitido por el banco.

En las conciliaciones de Febrero y Julio del2006 no se incluyen firmas de preparacin yrevisin

La conciliacin que muestra el sistema no esla correcta, hay cheques no ingresados,cheques anulados, no se ha ingresado losnmeros de los cheques.


Constatacin fsica, solicitud de los estados de cuentarecibidos del banco de todos los meses del ao y

comprobar con lo que tenia registrado contabilidad ensus mayores.

Error o Irregularidad?

Las debilidades encontradas originan riesgos deprocesamiento de movimientos no razonables y estohace que no puedan ser determinados oportunamente.

3.1.3.5 Compras

No hay segregacin de funciones en larecepcin de los productos, la autorizacin delos pagos y la emisin del cheque.

No se observa el proceso adecuado para lascompras, algunas facturas no tienen la firmade autorizacin por parte del gerente para lascompras

Algunas facturas no se las encuentrafsicamente.


Constatacin fsica, solicitud de todas las facturas delao.Prueba de cumplimiento para el proceso de compra

3.1.4 Informacin y Comunicacin.

No existe un sistema de informacin que permitaidentificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos

a hechos internos o externos.

3.1.5 Monitoreo y Supervisin del ControlInterno.

Al no haberse establecido un instrumento competentedel Sistema de Control Interno para la empresa, no seha dispuesto los mecanismos necesarios y eficaces

para verificar que el sistema est funcionandoadecuadamente y de que va adaptndose a lasnecesidades y cambios de circunstancias.

4. Anlisis Estadstico

En este capitulo el objetivo fundamental es mostrarcomo se utiliz el muestreo para pruebas de

cumplimiento de controles en el proceso de compras;para las ventas se hace una prueba T de medias paradeterminar si la empresa a cumplido con su objetivo deincrementar las ventas para esto tambin se seleccionouna muestra y para los ingresos-egresos se realiza unanlisis a travs de un indicador de gestin que

permite tener una idea general de lo que ha sido laadministracin durante el 2006, esto visto como unamanera de hacer una medicin del desempeo de lagestin de la empresa .

Relacin ingresos / egresos

Mide la relacin entre Ingresos y Egresos.

RI/G = Ingresos totales / Egresos totales

Los ingresos deben ser iguales o mayores que losegresos. La relacin debe acercarse a 1 o superarlo.Comparando con el indicador de meses anteriores latendencia debe ser positiva.

Comparacin de medias- puebas T

El objetivo de esta prueba es comprobar si las ventasdel 2006 aumentaron en un 30% con respecto al ao2005.

Prueba de aceptacin- rechazo paracompras

El objetivo de esta prueba es medir el nivel deconfianza que podemos depositar en este rubro a


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travs de una prueba de aceptacin rechazo la mismaque tiene como fin probar la validez de los controlesque se hacen en esta cuenta.5. Conclusiones

1. Haciendo una evaluacin general del SISTEMADE CONTROL INTERNO de esta empresaconstructora durante el periodo 2006, se haconstatando que la misma NO proporcionaseguridad razonable sobre: Eficacia y eficienciade las operaciones, logro de los objetivos,confiabilidad de la informacin financiera ycumplimiento de las leyes y las normas aplicables.El criterio que se utiliza para realizar estacalificacin se sustenta en la evaluacin que sehizo con COSO como marco de referencia.

2. Indicador de desempeo de la gestin: Losegresos fueron muy superiores a los ingresos enFebrero y Diciembre en los dems meses pese aque se muestra una tendencia positiva no secumple con la meta propuesta esto se debe a :

En Febrero se registraron ingresospocos ingresos ($16,209.24) porobras realizadas y por el contrario sehicieron bastantes desembolsos paracompras de materiales deconstruccin ($194,059.30).

En diciembre los egresos son altos($173,043.22) por prstamoscancelados a terceros y portransferencias de dinero para cubrirsobregiros con los bancos.

Debemos tomar en consideracin que por ser laempresa una constructora sta muchas veces recuperatodo lo que ha gastado en plazos superiores al periodoanalizado.

2. La empresa ha cumplido con el objetivo que se

planteo para el ao 2006, logro incrementar susventas en ms del 30% con respecto al ao 2005.

3. En lo que se refiere a la compras pudimoscomprobar a travs de una prueba de aceptacin-rechazo que en las compras de nuestra muestraseleccionada al azar en dos no se sigue el procesoadecuado de autorizacin. Estos no fueron casosaislados y por contrario el error se siguirepitiendo.

La revisin de sistema de control interno fueefectuada con el propsito de calificar el controlinterno, esta fue llevada a cabo mediante la aplicacinde procedimientos de auditora. Las observacionesms significativas sobre el control interno contable dela empresa se mostraron en los ltimos captulos en el

resumen de las debilidades por componentes y lasrecomendaciones para mejorar el sistema de ControlInterno se muestran a continuacin.

6. Recomendaciones

1. Implementar un adecuado Sistema de ControlInterno que alerte oportunamente y reporte sobreel bajo rendimiento de la gestin, tomando enconsideracin que el que se implemente dichosistema no transformar una administracin

deficiente en una administracin destacada.

Este sistema debe convertirse en el soporte de laGestin administrativa para el logro de ptimosresultados, y a la vez ser garanta para la accin de losOrganismos de Control.

2. Realizar un adecuado control administrativo elque debe incluir actividades de control tales comoanlisis, estadsticas, informes y controles decalidad.

3. Formalizar los procedimientos del de todos losprocesos administrativos y financieros de laempresa Constructora, elaborando un manual de

polticas, procedimientos y de funciones a fin deorientar al personal y asegurar el control de todaslas operaciones administrativas y financieras de lacompaa. Para elaborar el manual, primero sedeben identificar los procedimientos a aplicar,verificar que estn bien diseados, ponerlos porescrito y luego documentar cada procedimiento,incluyendo diagramas de flujo y narracin

detallada.

4. Designar una persona independiente para elregistro, autorizacin y ejecucin para laelaboracin oportuna de las conciliaciones

bancarias a fin de analizar y detectar a tiempodiferencias y que se efecten los correspondientesajustes de ser necesarios.


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7. Referencias

1) Mnica Cely S., Edwin Delgado., Evaluacin delControl Interno de las partidas ms significativasde los Estados Financieros de una constructora de

la ciudad de Guayaquil, ao 2006, ESPOL 2007.

2) Applegate Dennis y Wills Ted ( Diciembre1999), Una estrategia de evaluacin del Marcode Control Interno COSO

3) Cepeda Gustavo, Auditoria y Control Interno,McGraw-Hill Pg. 3-11

4) Johnson A. Richard, Probabilidad y Estadsticapara Ingenieros de Miller y Freund Prentice HallQuinta, Edicin

5) Mantilla Samuel Alberto, control Interno (Informe

COSO)

6) Contralora General de Bolivia (2007), Manualde Muestreo en Auditoria

http://www.cgr.gov.bo/PortalCGR/uploads/Muestaud.pdf

Ing. Erwin Delgado

Guayaquil, 5 de Julio de 2007

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