Evaluación del Plan Estratégico de las TIC de Colciencias

EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO DE LAS TIC DE COLCIENCIAS Y

CREACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

(Chief Information Officer - CIO)

28 de febrero

2013 Esta evaluación se basó en el estado actual de las TIC y sus sistemas de COLCIENCIAS a Diciembre de 2012, ante un deficiente Sistema Integral de Información del Sistema de Ciencia Tecnología e Innovación de Colombia que coordina dicha entidad, el cual a diciembre de 2013 aun es muy insipiente y que está en proceso de construcción, atendiendo las observaciones y recomendaciones de esta consultoría.

Consultor:

Francisco Javier Roldán Velásquez

1.

Informe de Contrato 493-2012

Francisco Javier Roldán Velásquez 2 de 36

CONTENIDO

Pág.

Información del Contrato de Consultoría

A. ESTADO ACTUAL DE INFRAESTRUCTURA TI DE COLCIENCIAS

B. ANTECEDENTES

C. HALLAZGOS

D. OBSERVACIONES

E. RECOMENDACIONES

F. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL

G. HOJA DE RUTA DEL PLAN ESTRATEGICO DE LAS TIC - PETIC DE COLCIENCIAS

H. PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN

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INFORMACIÓN GENERAL

Proyecto / Producto: Evaluación Plan Estratégico de TIC de Colciencias

Área de Negocio: Dirección General

Consultor: Francisco Javier Roldán Velásquez

Presentación del Informe: Marzo 15 de 2013

OBJETO DEL CONTRATO Contratar los servicios profesionales de un experto para valorar la situación actual de Colciencias en el marco del Plan Estratégico TIC y del proceso de reestructuración de la entidad. Obligaciones:

- Prestar sus servicios profesionales para elaborar el estado de arte del actual Plan Estratégico TIC de la entidad.

- Proponer una ruta de acción, de acuerdo con el estado actual del Sistema de Información de Colciencias, en el contexto del proceso de reestructuración de la institución.

- Elaborar conceptos técnicos y administrativos para la Dirección General, frente a los procesos contractuales vigentes en ejecución y en proceso de contratación de Colciencias en relación con las TIC.

- Proponer un Plan de Acción TIC para el Sistema de Información de Colciencias, orientado al Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTI, que logre que Colciencias esté a la altura de las mejores entidades del mundo en Ciencia, Tecnología e Innovación, en el contexto de la transformación económica y social que está teniendo Colombia.

- Participar en los Comités de Dirección de Colciencias y técnicos de la Oficina de Sistemas de Información de Colciencias, mientras dure el contrato.

- Realizar recomendaciones para el direccionamiento del Plan Estratégico de las TIC.

ACTIVIDADES DESARROLLADAS

De acuerdo con el plan de trabajo, en este informe se presentan algunos aspectos importantes de la evolución del Plan Estratégico de las TIC de Colciencias para el período 2009 - 2012, se describen varios hallazgos, observaciones y recomendaciones, como también la propuesta de la reestructuración de la Oficina de Sistemas de Información hacia una Dirección de Información con la creación del Chief Information Officer (CIO) o Director de Tecnologías de la Información. Igualmente se recoge el trabajo realizado durante el año 2011, que es necesario tener en cuenta con el propósito de estructurar el nuevo Sistema Integrado de Información de Colciencias para el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, que sea coherente con la nueva organización resultante de la reestructuración de la entidad.

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A. ESTADO ACTUAL DE INFRAESTRUCTURA TI DE COLCIENCIAS De acuerdo con los proyectos de infraestructura TIC aprobados, para la primera semana del mes de febrero del 2013 quedó ejecutado y en servicio lo siguiente:

- La solución de alta disponibilidad (clúster de servidores) que se adquirió para las bases de datos SCIENTI y SIGP alojadas en el Centro de Datos de Intranet Gubernamental.

- Un sistema de aire acondicionado de precisión de 3 Ton que permite mantener la temperatura adecuada para operación de los equipos tipo servidor existentes y nuevos que se alojan en dicho sitio, para el mejoramiento del Centro de Datos Local en el edificio de Colciencias.

- La actualización de la solución de seguridad perimetral, Firewall a la última versión, incluyendo un clúster (redundancia) para alta disponibilidad, lo cual permite disminuir vulnerabilidades de seguridad ante potenciales ataques informáticos.

- La ampliación a la plataforma de servidores virtualizados, que permitirá alojar nuevos servicios requeridos por Colciencias y tener infraestructura disponible para casos de contingencia de servicios críticos.

- La instalación de la solución de conectividad inalámbrica que permitirá mejorar la calidad de la conexión dentro de la entidad, mejorar su gestión y cubrir áreas actualmente descubiertas.

- La solución complementaria de seguridad perimetral Proxy y la instalación de un segundo canal de Internet a 45 Mbps (Había un solo canal de 10 Mbps) para la entidad, lo cual permitirá mejorar el desempeño de los servicios que se acceden a través de la red y permitirá tener redundancia de canal de tal forma que mientras los dos funcionan, la carga se balancea y si uno falla, el otro asume toda la operación.

Observación importante: Al abrir el acceso para que todos los funcionarios tengan acceso a las redes sociales (facebook, twitter, youtube, entre otras), la carga aumenta pudiendo consumir toda la capacidad del canal, para lo cual se recomienda diseñar una solución que permita garantizar siempre al menos 20 Mbps libres, para los procesos críticos, principalmente las convocatorias.

- Los elementos de monitoreo ambiental y control de incendios en el Centro de Datos de Colciencias.

- 105 computadores nuevos de escritorios comprados; se instalaron 70 computadores, reponiendo primero los 65 computadores alquilados para acabar contrato de alquiler, los 35 restantes están en plan de instalación. Igualmente se entregaron 12 computadores portátiles a los directivos de la entidad, para un total de 117 computadores nuevos.

B. ANTECEDENTES

En el 2008 Colciencias contrató con la Universidad de los Andes el diseño del Plan Estratégico de Tecnología de Información 2009 - 2012, el cual fue incluido entre las actividades del Programa “II.2.1 Desarrollo de un Sistema Integrado de Información que permita la toma de decisiones en CTeI” del Plan de Acción del año 20091 de la entidad”.

El ‘Estudio de Investigación conducente al rediseño organizacional y construcción participativa de la identidad institucional, fundamentados en los sistemas de información para una entidad gestora del

1 Se refiere al componente estratégico del Plan de Acción 2009 de la entidad.

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conocimiento’2, realizado por la Universidad de los Andes, tenía un componente de organización institucional y otro sobre la reorganización de Sistemas de Información, que es el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) 2009-2012 de Colciencias (PETIC), entregado por la Universidad de los Andes el 27 de Abril de 2009 y fue uno de los resultados o entregables del proyecto.

“El plan se enfocó en las necesidades de información de procesos misionales, vistos desde el interior de Colciencias; el documento incluye las líneas de acción generales para implementar los sistemas/servicios de información que atenderán dichas necesidades, presenta el diseño preliminar de la arquitectura de información y de aplicaciones para dichos procesos y planteó la estructura funcional que debería tener la Oficina de Sistemas de Información.”3

Como complemento a dicho esfuerzo, se tenía previsto que estuviera listo a finales del año 2009 el diseño definitivo de la arquitectura de información, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnológica, a partir de la identificación de necesidades de información de todas las dependencias de la entidad4, de los servicios de información que se deben proveer a los actores del Sistema Nacional de CTeI y el diagnóstico de los sistemas de información actualmente en operación, lo cual se había empezado desde el mes de mayo del año 2009.5

El Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) 2009-2012 de Colciencias, elaborado por la Universidad de los Andes, definió las siguientes cinco (5) líneas de acción para su implementación:

a. Fortalecimiento estratégico y estructural de la Oficina de Sistemas de Información. b. Evolución a un conjunto de servicios tecnológicos de alta calidad. c. Seguridad en acceso y preservación de la Información. d. Fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica y de Comunicaciones. e. Evolución en Arquitectura de Información.

De acuerdo con dicho plan estratégico “El objetivo de estas líneas es además lograr que la Oficina de Sistemas de Información se consolide como la directora de la evolución y apropiación de tecnologías de información y comunicaciones que soporten el cumplimiento de las políticas y acciones de la entidad, es decir que permitan poner a disposición de los actores del SNCTI un conjunto de servicios su participación y articulación.”6

En la última línea de acción 'Evolución en Arquitectura de Información', es de donde parte el modelo de contratación de fábrica de software, que se hace transversal a todas las actividades para la implementación del Sistema Integrado de Información del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación.

La Universidad de los Andes en el Plan Estratégico de las TIC 2009- 2012 para Colciencias, proponía en dicha línea de acción como finalidad “definir e implementar una arquitectura de información orientada a servicios que permita la evolución tecnológica y operativa de Colciencias y

2 Objeto del contrato con la Universidad de los Andes. 3 Pliego de Condiciones del proceso licitatorio 003/2009, numeral 1, sobre descripción de la necesidad. 4 Incluye los procesos misionales analizados por la Universidad de los Andes, más los procesos de apoyo (administrativos y financieros), gerenciales (direccionamiento estratégico y generación de políticas y articulación del SNCTI) y transversales (planeación, gestión de la calidad, gestión legal y evaluación y control). 5 A la fecha de este informe, la plataforma tecnológica está montada en un gran porcentaje y la arquitectura TI esta formulada solo en su primera fase. 6 No se ha cumplido a la fecha de este informe.

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la dinamización de sus funciones y servicios para los diferentes actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación, permitiendo a la entidad un crecimiento consistente y una actuación fluida y efectiva, respondiendo más rápido a los requerimientos de los usuarios y permitiéndoles obtener mejor y mayor información sobre el sistema.”7

Para ello el proyecto: "Diseño e implementación de un Sistema de Información para el SNCTI" fue presupuestado por US$9,8 millones, de los cuales US$3,6 son recursos propios y US$ 6.2 millones de crédito BID, para ejecutarlo en dos etapas así:

• Etapa 1 – 2010-2011: Flujos y servicios de información al interior de COLCIENCIAS y con sus clientes directos (IES, grupos y centros, SENA, MEN, DNP, MINHACIENDA).

• Etapa 2 – 2011-2012: Ampliación del sistema para cubrir todas las necesidades de información para la toma de decisiones en CTeI a nivel regional y nacional.

Las acciones incluidas en esta línea fueron8:

• Diseño de la arquitectura de información:

o Definición de componentes funcionales, servicios y unidades de información que conformarán la arquitectura.

o Identificar y definir los servicios, operaciones, mensajes y procesos e instancias de procesos de la arquitectura.

• Definición de políticas y planes de formulación y desarrollo de nuevos componentes basados en la arquitectura orientada a servicios que ha sido definida.

• Formación continua, de líderes funcionales y entrega de la administración funcional de las aplicaciones y sistemas de información a líderes funcionales.

• Implementar la arquitectura diseñada, reemplazando los sistemas de información que están actualmente en operación por un conjunto de aplicaciones sobre SOA9.

• Diseño e Implementación del Portal Corporativo que contiene las aplicaciones de la nueva arquitectura de Servicios.

Estos fueron los Proyectos definidos para desarrollar en esta línea de acción:

1. Diseño arquitectura de información – Primera fase10 2. Implementación del nuevo Sistema de Información – Primera fase (Contrato 816/09)11 3. Renovación del Portal12 4. Depuración de la información 5. Mantenimiento de la Plataforma ScienTI

7 Esta finalidad tampoco se ha cumplido. 8 Estas acciones se han cumplido parcialmente. 9 La Arquitectura Orientada a Servicios (en inglés Service Oriented Architecture), es un concepto de arquitectura de software que define la utilización de servicios para dar soporte a los requisitos del negocio. Permite la creación de sistemas altamente escalables que reflejan el negocio de la organización, a su vez brinda una forma bien definida de exposición e invocación de servicios (comúnmente pero no exclusivamente servicios web), lo cual facilita la interacción entre diferentes sistemas propios o de terceros. Tomado de Wikipedia. 10 Esta está cumplida en la primera fase, aunque se requiere convalidarla frente a la nueva reestructuración y con los distintos responsables de cada proceso en particular. 11 Se han realizado levantamientos de requerimientos de diversa índole; se han elaborado planes de proyectos y hasta la fecha solo se han realizado procesos adaptativos, sin ningún desarrollo de fondo. 12 El portal no ha cumplido el perfil de un sitio web 2.0, transaccional e interactivo.

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6. Mantenimiento de la Plataforma ORFEO

Vale resaltar esta observación de la Universidad de los Andes: “Aunque es claro que las 5 líneas de acción del Plan Estratégico de TIC se relacionan directamente con el objetivo 2 del Plan Estratégico de Colciencias que dice “Consolidar la Infraestructura y los Sistemas de Información para la CTI”, es importante anotar que su realización apoya y afecta de forma directa los restantes siete (7) objetivos del Plan estratégico de Colciencias, en la medida en que la disposición de información con los criterios enunciados previamente, es la que puede garantizar que el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTI funcione de forma articulada”13

Para la implementación del Sistema Integrado de Información de Colciencias se procede a contratar una fábrica de software y después de un proceso licitatorio, se suscribe el contrato 816/09 el 28 de diciembre de 2009 con la Unión Temporal Axede-Trébol, el cual se inició el 19 de enero de 201014.

Luego de un accidentado proceso de interpretación de los términos de condiciones por parte del contratista ‘la Unión Temporal (UT) Axede-Trébol’, finalmente el día 18 de junio del año 2010 ésta UT solicitó la suspensión de mutuo acuerdo del Contrato 816/09, con el fin de contemplar la cesión a un tercero, la cual se le aceptó del día 21 de junio al 11 de julio del mismo año, para evitar pagar a la UT más tiempo del grupo de trabajo mínimo requerido sin productos para Colciencias.

El día 6 de agosto se firma entre las partes el acta de cesión del Contrato 816/09 a la fábrica de software SoftManagement S. A.

Para el año 2010 se definieron los distintos componentes del Sistema Integrado de Información del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación, compuesto por toda la plataforma informática de Colciencias, tanto en lo misional, como en las funciones de apoyo (en lo administrativo y financiero), los cuales son15:

a) ScienTI -Red Internacional de fuentes de información y conocimiento para la gestión de ciencia, tecnología e innovación-,

b) Sistema Integral de Gestión de Proyectos -SIGP-,

c) Sistema Administrativo y Financiero -SAFI-,

d) Sistema de Gestión Documental -ORFEO-,

e) Portal institucional -Sitio de Información y centro transaccional de Colciencias-,

Además de todos los desarrollos y soluciones informáticas:

f) Sistema de Planeación Institucional -SPI-,

g) Sistema de Gestión de Cooperación Internacional -SGCI-,

h) Sistema de Gestión del Talento Humano -SITH-,

i) Sistema de Apoyo Logístico -SAL-,

13 Tomado y adaptado del Documento de Relación del Plan Estratégico de TIC con el Plan Global Estratégico de Colciencias. Proyecto Arquitectura, Plan Estratégico, Portal, Reorganización OTIC. Plan Estratégico TIC para Colciencias, Universidad de los Andes, 18 de Agosto de 2008, Versión 1.0. 14 La demora en el inicio del contrato se debió al trámite de verificación de la solicitud de cambios en el grupo de trabajo que radicó el contratista luego de la legalización del mismo. 15 Bajo la dirección de la Ingeniera Luz Stella García se hicieron ajustes conceptuales a esta propuesta en el año 2011 y el contratista para la Arquitectura Empresarial TI de Colciencias convalido varias de ellas en el año 2012.

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j) Sistema de Calidad, Control Interno y Seguridad de la Información -SQAS-16,

k) Gestión de Riesgos -Sistema Administrativo de Riesgos -SAR-,

l) Sistema de Administración de Clasificaciones -SAS-,

m) Sistema de Movilidad,

n) Sistema de Apropiación Social,

o) Sistema de Planes Regionales (CODECyT),

p) Sistema del Fortalecimiento de Centros de Investigación,

q) Sistema de Formación externa de capacidad en CTeI,

r) Sistema de Atención al Ciudadano (Datacenter),

s) Sistema Gestión Legal, SGL,

t) Sistema Estadístico (para todo el sistema),

u) Sistema de Seguridad de Acceso (para todo el sistema).

Módulos definidos para el Sistema Integral de Gestión de Proyectos, SIGP17, a través del cual se brinda la oportunidad a grupos, investigadores y empresas a acceder a financiación de proyectos en ciencia, tecnología, innovación y desarrollo empresarial:

Registro;

Seguimiento y Evaluación de Anteproyectos;

Formulario Digital para el registro de proyectos;

Seguimiento y Evaluación de Proyectos y

Estímulos Tributarios.

C. HALLAZGOS

1. Los proyectos antes relacionados debieron estar completamente terminados, y armonizados dentro de un ‘Sistema Integrado de Información de Colciencias’ para finales del año 2012, de acuerdo con lo planeado en el Plan Estratégico de las TIC - PETIC 2009 - 2012.

2. Al finalizar el año 2012, no se lograron ninguno de los objetivos de las cinco (5) líneas de acción del Plan Estratégico de las TIC 2009 - 2012 y por lo tanto ninguno de los proyectos del Sistema Integrado de Información de Colciencias están listos de acuerdo con los objetivos de dicho plan.

3. Existe un retraso de al menos tres (3) años, dado que la Oficina de Sistemas de Información - OSI, no tuvo la capacidad necesaria para liderar correctamente el Plan Estratégico de las TIC - PETIC 2009 - 2012, además que ha sido un proceso muy accidentado caracterizado por conflictos de diversa índole, principalmente de

16 Sistema para apoyar todos los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad, las auditorías de la Oficina de Control Interno y las de la Contraloría General de la República, además de apoyar la Gestión del Sistema de Seguridad de Información en las fases de seguimiento, mantenimiento y mejoramiento, en especial la realización de auditorías y emprender acciones correctivas y preventivas. 17 Este sistema de información tiene problemas en varios campos de los formularios y se pierde la información de los procesos de seguimiento y evaluación en la ejecución de los proyectos. El SIGP debe ser un sistema integral para todas las convocatorias y en el momento solo cubre 11 programas de Ciencia y Tecnología.

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interpretación de los términos de referencia y de comunicación entre la Ingeniera Luz Stella García y las dos fábricas en sus respectivos momentos (Unión Temporal Axede-Trébol y SoftManagement S. A.), lo que a su vez ha generado un mal clima organizacional alrededor de los sistemas de información.

4. Aún no existe un óptimo Sistema Integrado de Información de Colciencias, y la Oficina de Sistemas de Información – OSI, aun no llena las expectativas con las que fue planteado en el PETIC de ese período, al igual que la Infraestructura tecnológica necesaria recién se está habilitando.

5. Tal como fue identificado durante la formulación del Plan Estratégico de las TIC 2009 - 2012, Colciencias carecía y aun carece de una arquitectura de información orientada a servicios que permita la evolución tecnológica y operativa de la entidad y la dinamización de sus funciones y servicios para los diferentes actores del Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación, lo cual se refleja en poca flexibilidad para adaptar su operación a las estrategias y políticas definidas en su Plan de Acción, resta fluidez y eficacia en su interacción con los usuarios y no le permite contar con información oportuna y de calidad sobre el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, SNCTI.

6. El portafolio de proyectos que se está adelantando, de acuerdo con el Plan Estratégico de TIC 2009-2012 de Colciencias, requiere de un equipo de trabajo consistente, permanente, mejor estructurado y más calificado, salvo contadas excepciones.

7. La Oficina de Sistemas de Información - OSI, requiere de un perfil profesional del líder, de más experiencia, al menos seis (6) años, que no sea reactivo y 'apaga incendios' como lo es hoy. Se requiere un líder que sea más abierto, planificador, productivo, propositivo, visionario, prospectivo y estratégico. Se debe corregir esta situación a la mayor brevedad posible y es un factor crítico y determinante para la estructuración del nuevo Sistema Integrado de información de Colciencias y del SNCTI y que debe ser tenido en cuenta para la reestructuración de Colciencias desde la nueva Dirección de Información con características de un verdadero Chief Informaction Officer (CIO), de acuerdo con los lineamientos del Ministerio de las TIC.

8. No se ha realizado hasta la fecha ningún diagnóstico de cargas laborales de la Oficina de Sistemas de Información.

9. Para finales del año 2011, se termina el contrato con la fábrica de software SoftManagement S.A., básicamente por conflictos de comunicación con la ingeniera Luz Stella García.

10. En la actualidad no existen los cargos en la planta de la entidad para implementar una estructura organizacional adecuada para la Oficina de Sistemas de Información de hoy o la futura Dirección de Información (CIO) en la nueva propuesta de estructura organizacional de Colciencias.

11. El estudio de la Universidad de los Andes recomendó la Constitución del Comité de TIC de Colciencias18, donde se sugirió la participación de un representante por cada una de las áreas de la entidad, que inicialmente debían coincidir con los líderes funcionales, así como con el Jefe de la Oficina de Sistemas de Información y el Director de Colciencias. Según los temas tratados podría requerirse la presencia de representantes de áreas de apoyo o de áreas específicas de la Oficina de las TIC. Nunca se creó.

18 Recomendación realizada por la Universidad de los Andes, en el Plan Estratégico de las TIC de Colciencias.

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La no “Constitución del Comité de TIC de Colciencias19”, conllevó a la deficiente gestión de la Oficina de Sistemas de Información y a que no se cumpliera el Plan Estratégico de las TIC 2009 - 2012, entre otras situaciones.

12. El nivel de dirección no se ha involucrado de forma activa en el proceso de diseño y construcción de la nueva plataforma, participando en los talleres de diseño e interacción con las diferentes áreas misionales20.

13. A diciembre 31 del año 2011 así estaba el Sistema Integrado de Información de Colciencias:

14. Es necesario entender que los diferentes productos propuestos para el Sistema Integrado de Información de Colciencias, por la Dra. Luz Stella García no tienen funcionalidad para el usuario final, pues estos son parametrizadores y habilitadores. Se debe considerar la reutilización de lo que sirva de su trabajo, a partir de los planes de proyectos formulados durante su gestión.

15. A partir de enero del año 2012 bajo la dirección del nuevo Jefe de la Oficina de Sistemas de Información y el retiro de la ingeniera Luz Stella García, se hacen ajustes en los procesos que se estaban llevando a cabo, concernientes al Plan Estratégico de las TIC 2009 - 2012, tales como la infraestructura TIC, el Sistema de Información y los ajustes del equipo necesario en la Oficina de Sistemas de Información – OSI, pero aun no son visibles avances significativos.

16. Desde el momento en que se contrata a mediados de 2012 al Arquitecto Empresarial y al Gerente de Proyectos, se replantea todo el Sistema de Información de Colciencias y se

19 Recomendación realizada por la Universidad de los Andes, en el Plan Estratégico de las TIC de Colciencias. 20 Conclusiones y Recomendaciones de la Universidad de los Andes. Estudio del Plan Estratégico de las TIC de Colciencias.

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hacen alistamientos para entregarle requerimientos a la fábrica de software internacional que hoy está en proceso de contratación con recursos del BID, la cual debería estar empezando su ejecución a finales del mes de marzo de 2013.

17. La Arquitectura Empresarial (AE) está propuesta para tres fases. A diciembre 31 de 2012 quedó culminada la primera a fase. Está en proceso la revinculación del Arquitecto Empresarial, Mario Monsalve para iniciar la segunda fase. Con la demora en la contratación se ha perdido la oportunidad de vincularlo al proceso de la reestructuración de Colciencias para armonizar los procesos de la entidad.

18. Colciencias a pesar de tener contemplados procedimientos de TI, no cuenta con evidencia documental unificada y debidamente adoptada en relación con la creación de usuarios, roles, contraseñas y cierres financieros en el sistema SAFI, generando improvisaciones, demoras, errores y reprocesos.

D. OBSERVACIONES

1. El contrato de interventoría para la fábrica de software que lleva unos 6 meses, ya se evaluó y no requiere negociación; de la selección se pasa a recomendación de adjudicación y si no tiene objeción se contrata de una vez. La empresa de interventoría hace el ejercicio de validación y de aseguramiento de la calidad en cada proyecto anterior, a partir de los desarrollos de la fábrica de software, dando los conceptos técnicos de lo que esta hace, haciéndole todas las pruebas hasta cumplir los requerimientos de los usuarios.

2. La restructuración está afectando los procesos de desarrollo de proyectos de la Oficina de Sistemas de Información - OSI, los cuales deben ir de la mano con la reforma, para saber qué tanta infraestructura y que soluciones de software se requieren a la medida, y en función del avance de la reestructuración.

3. Se están haciendo implementaciones con base en la realidad de hoy, que mañana pueden cambiar, por eso un Plan de Choque TICs nos permite retroalimentar a partir de elementos de juicio y de conocimiento previo, cómo vamos avanzando los procesos y el desarrollo de los distintos proyectos, armonizando con la definición del Sistema de Planeación Estratégica de Colciencias y el desarrollo de la reestructuración, en el marco de la Arquitectura Empresarial de la entidad.

4. Se hicieron los principales productos para el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y fue convalidado por GEL para determinar el índice de GEL de 2012.

5. Se revisó con la funcionaria Mayra Alexandra Agudelo Carvajal hasta donde se han aplicado los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea (GEL) 3.1 del Ministerio de las TIC y la calificación del índice de GEL al 2012 y proyectado a 2015.

6. Es posible adelantar las Metas de GEL para 2015, lo que más se pueda en este año 2013, pero involucrando a todos los funcionarios de Colciencias (hoy solo la oficina de sistemas conocen del proceso a fondos). El avance acumulativo del Índice de Gobierno en Línea (GEL), frente a la meta definida para el 2015 de acuerdo con el Manual 3.1 está en 34,09%, y el avance al año 2012 está en 72,87, según las respuestas a 147 preguntas de 168

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formuladas por GEL. El Plan de Choque TIC permitirá victorias tempranas alrededor del desarrollo del portal de portales.

7. Se debe respetar el plan de distribución de equipos nuevos, establecido por la Oficina de Sistemas de Información – OSI, bajo criterios técnicos y de uso ya predefinidos.

8. Los sistemas de información misionales de Colciencias están operando irregularmente desde hace aproximadamente 12 años; no son flexibles y su soporte requiere actividades periódicas de mantenimiento evolutivo y adaptativo, de tal manera que se ajusten a las condiciones de cambio de política y de operación anuales debido a la dinámica del sector CTel. Colciencias ha venido realizando esfuerzos en los últimos cuatro (4) años para rediseñar la arquitectura de información, lo cual ha sido ineficiente.

9. Mientras se ejecutaba el proyecto del Sistema Integrado de Información de Colciencias y del SNCTI, se hacía necesario contemplar recursos para la realización de ajustes y el mantenimiento de la plataforma existente, de tal manera que se garantizara el soporte tecnológico en los procesos que se adelantan y esto aún continúa.

10. El Sistema Nacional Integrado de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación y de Colciencias debe corresponder con los objetivos y necesidades del Plan Estratégico de las TIC de la entidad.

11. Los graves problemas que en evolución tecnológica tiene Colciencias21 pueden ser solucionados de diversas formas; la sugerencia dada por esta asesoría es la de partir de la política de la organización para construir de forma participativa y en equipo el futuro deseable, solo así será posible contar con un soporte sólido para las propuestas que en diseño de servicios e infraestructura sean dadas por cualquier equipo interno o externo a la organización.

12. El Plan Estratégico de las TIC 2013 - 2016 debe contemplar el diseño e implementación de políticas, estrategias, programas y proyectos de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para Colciencias y el SNCTI, con base en las últimas tendencias mundiales y adaptándolo a las nuevas necesidades de Colciencias.

13. Se requiere diseñar e implementar estrategias y procedimientos para la articulación de todas las aplicaciones de software desarrolladas para Colciencias que optimicen la relación con los diferentes actores del Sistema Nacional de CTeI.

14. Colciencias debe ofrecer a los usuarios del Sistema Nacional de CTeI, las Tecnologías de Información y las Comunicaciones indispensables en su interacción eficiente, que evolucione con las nuevas tendencias mundiales y acorde con las necesidades de los actores de dicho sistema de CTeI.

15. En el caso de las Convocatorias, se requiere la maduración de la consultoría de Daniel Aldana de BOT para que Colciencias conozca y tome decisiones frente a las recomendaciones para la optimización de convocatorias. Son tres fases: Diagnóstico, Benchmarking y ajuste final.

21 Esta observación la hace la Universidad en abril de 2009, evidentemente ya hay avances, pero aun es pertinente la recomendación.

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16. Se continúa las adecuaciones a ScienTI por parte de la firma MIC SYSTEM para hacer y soportar las convocatorias de grupos, formación y el servicio de homologación e indexación, hasta tanto la fábrica de software no desarrolle la solución del Sistema de Información de Gestión de Actores.

17. Es muy importante tener en cuenta que a medida que la fábrica de software va entregando productos, que están en consonancia con las últimas tendencias mundiales en desarrollo de software, se requiere calificar mucho más a los funcionarios de la Oficina de las TIC, para su adecuada administración.

18. La gobernabilidad frente a las TIC a través del G-Cloud (computación en la nube para el gobierno), se logra con los Chief Information Officer (CIO) sectoriales para reconocer la importancia estratégica de la información y que esta se maneje al más alto nivel de la organización, directamente dependiendo del Director General de Colciencias.

19. Es necesario tener presente que la Computación en la Nube es un motor de procesos de innovación, haciendo un uso intensivo, productivo y eficiente de las TIC.

20. El Comité de TIC de Colciencias22, propuesto como el espacio central de diálogo acerca de las TIC dentro de Colciencias y la forma en que pueda ser obtenido el máximo valor de sus recursos tecnológicos, tiene entre otros, los siguientes objetivos, los cuales se recomienda mantener por su pertinencia y porque no han perdido vigencia:

Elaborar los lineamientos generales de la política de TIC de Colciencias (Levantamiento de políticas de uso de los servicios TIC al interior de la entidad).

Evaluar y Aprobar las estrategias operativas, proyectos y programas de la Oficina de las TIC (Próximamente Dirección de Información) presentados por su jefatura (Director, en la nueva estructura administrativa).

Espacio de diálogo sobre la pertinencia de los servicios y componentes de la plataforma de tecnologías de información y comunicaciones, determinando la inclusión de nuevos componentes o modificaciones en la plataforma de TIC a nivel global.

Es el lugar de encuentro entre los responsables funcionales y técnicos de los componentes de la plataforma de TIC.

Punto de difusión de los cambios y nuevos servicios disponibles en la plataforma.

Evaluar y verificar las decisiones de adquisición de componentes de la plataforma de TIC de Colciencias, cuando se trate de procesos de mayor cuantía.

Establecer ventajas que puedan ser aprovechadas por la organización para maximizar el valor de las TIC que posee.

21. Desarrollo organizacional de la Oficina de Sistemas de Información de Colciencias. El Decreto Presidencial 1904 de 2009, ‘Por medio del cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación -Colciencias- y se dictan otras disposiciones’, en su artículo 8° sobre la Oficina de Sistemas de Información, describe sus funciones. En concordancia con lo anterior y de acuerdo con la Resolución 0662 de 2009 de Colciencias, mediante la cual se aprueba el ‘Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales’ establecidas en el Decreto 1905 de 2009, que reglamenta la

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Recomendación realizada por la Universidad de los Andes, en el Plan Estratégico de las TIC de Colciencias.

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planta de personal, se definió el siguiente organigrama (Se exceptúan los cargos de Analista de Primer Nivel, Analista de Segundo Nivel y Web Máster, quienes deberían estar de acuerdo con la propuesta de este consultor), el cual cuanta solo con 5 personas de planta más el Jefe de la Oficina y el resto son contratistas.

Oficina de Sistemas de Información23

22. Es indispensable poner a tono la institucionalidad de Colciencias con la respuesta que está en capacidad de dar la fábrica de software que se va a contratar, para lo cual se requiere hacer ajustes inmediatos, principalmente en la conformación del equipo de trabajo que interactuará con la fábrica.

En el siguiente cuadro se presenta la descripción del recurso humano que corresponde con la estructura aprobada en la Oficina de las TIC, de acuerdo con la Resolución 0662 de 2009 de Colciencias, mediante la cual se aprueba el ‘Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales’ establecidas en el Decreto 1905 de 2009, que reglamenta la planta de personal. Sin embargo, hay más personas contratadas para los procesos del Sistema Integrado de Información (Actualmente hay 13 con el Jefe de la Oficina, y están en

23 En este organigrama están agregados dos personas analistas de sistemas nivel 1 y 2, y un web master que no están en la planta original, pero que se recomienda que estén de planta en la nueva organización.

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proceso de vinculación otros tres (3) profesionales entre los que están el Gerente de Proyectos y el Arquitecto Empresarial para un total de 16 profesionales, de los cuales cinco (5) personas son de planta):

DENOMINACION DEL CARGO

CODIGO GRADO ROL24 FUNCIONARIO

Jefe de Oficina 0137 19 Jefe Luis Alfonso Arango

Profesional Especializado

2028 19 Coordinador Infraestructura y

Servicios Informáticos Liliana Buitrago Barreto


2028 15 Líder Técnico de Servicios Omar Figueroa Melgarejo


2028 15 Analista de sistemas de

información Marlen Pineda Pérez (Planta, Provisional)


2028 15 Administrador bases de datos Contratista


2044 11 Analista Servicios de

Información José Español


2028 15 Analista Infraestructura de

hardware y telecomunicaciones Contratista

Profesional especializado

2028 11 Administrador de servicios

informáticos Contratista

Técnico 3100 16 Analista Servicio al Usuario María Clemencia Reyes G.

(Mesa de Ayuda)

23. Se debe revisar la Arquitectura Empresarial para el rediseño e implementación del Sistema Integrado de Información de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, de acuerdo con el nuevo Plan Estratégico de las TIC 2013 - 2016 y la formulación de nuevos procesos para la arquitectura de información, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnológica, a partir de la identificación de necesidades de información para el Sistema Integrado de Información del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación25, de los servicios de información que se deben proveer a los actores del Sistema Nacional de CTeI y el diagnóstico de los sistemas de información actualmente en operación, que corresponda con el mapa de procesos de Colciencias en cada una de las áreas funcionales.

Por eso se hace indispensable un adecuado desarrollo organizacional que corresponda a las nuevas necesidades y características tecnológicas de Colciencias, lo cual permita optimizar los distintos procesos del Sistema Integrado de Información de Ciencia Tecnología e Innovación que se está implementando en la actualidad.

24. Los ajustes en los procesos informáticos por proyecto de reestructuración, la consultoría para la optimización del proceso de convocatorias, y la consultoría de cuadro de mando, impactan el diseño de la arquitectura de información.

24 Las funciones se establecieron con la reestructuración, pero no se ha realizado la transición de las funciones anteriores a las

actuales, en la mayoría de los casos. 25 Incluye los procesos misionales analizados por la Universidad de los Andes más los procesos de apoyo (administrativos y financieros), gerenciales (direccionamiento estratégico y generación de políticas y articulación del SNCTI) y transversales (planeación, gestión de la calidad, gestión legal y evaluación y control).

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25. El proceso para conformar banco de evaluadores también impacta el diseño de la arquitectura de información.

26. El nuevo modelo de medición de grupos con la normalización de productos y verificación de su existencia y calidad, igualmente impactará el diseño de la arquitectura de información.

27. No se identificó solución completa para el sistema de información en los sistemas de otros países o en la oferta de componentes de Microsoft: es necesario integrar soluciones.

28. Cuerpo Consultivo para el Sistema de Información de Colciencias. Por la sensibilidad e importancia que este sistema de información tiene para el país, se sugiere crear un Cuerpo Consultivo con las universidades fuertes en las áreas de Sistemas y Telecomunicaciones y Software para el desarrollo, optimización y monitoreo permanente del Sistema Integrado de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación (que es la principal herramienta del SNCTI), que propicie la construcción de una estructura común de comunicación que asegure los flujos correctos de objetivos, discusiones y decisiones que permitan que los objetivos del área de Tecnología Informática estén en concordancia con los objetivos de Colciencias, y que garantice el éxito del desarrollo del Sistema Integrado de Información que permita la toma de decisiones en CTeI”.

Se trata de revaluar el modelo existente, propiciando la participación más directa de la academia en un tema tan neurálgico para el país, y cambiar a un proceso de facilitación y de orientación más unificada, que garantice la consolidación, mantenimiento y sostenibilidad de la arquitectura detallada de software, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnológica de todo el ‘Sistema Integrado de Información de Colciencias (misional y apoyo)’, integrando en este proceso la Oficina de Sistemas de Información (próximamente Dirección de Información) + Comité de TIC de Colciencias26 + Cuerpo Consultivo, mediante el llamado a la responsabilidad social universitaria frente al SNCTI.

El Cuerpo Consultivo para el Sistema Integrado de Información de Colciencias debe involucrar las más importantes decanaturas de sistemas e informática del país, principalmente las de Bogotá, por la funcionalidad territorial, tales como las universidades de los Andes, Nacional, Externado, Distrital, Sergio Arboleda, Manuela Beltrán, El Bosque y Javeriana. También para tener en cuenta: Eafit, de Antioquia, Bolivariana, UIS, entre otras.

Se sugiere que este cuerpo consultivo esté coordinado por el capítulo colombiano de la Asociación Internacional de Arquitectos de Software (IASA, por sus siglas en inglés), coordinado por Uniandes, a través del Departamento de Ingeniería de Sistemas y Computación.

Funciones sugeridas para el Cuerpo Consultivo:

a. Apoyar la formulación y la implementación del Plan Estratégico de las TIC 2013 - 2016 para Colciencias,

b. Revisión y reorientación de la Arquitectura del Sistema de Información de la entidad,

c. Evaluar y hacer seguimiento a los procesos y procedimientos de Colciencias, orientados a la adecuada estructuración del Sistema de Información de la entidad,

26 Recomendación realizada por la Universidad de los Andes, en el Plan Estratégico de las TIC de Colciencias.

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d. Mantener al día a Colciencias en tendencias y gestión de TI para la oportuna toma de decisiones, así como para que los niveles de dirección puedan obtener información con base en los datos de desempeño de los servicios tecnológicos en el mercado y construir visiones propias sobre las TI de la entidad y su relación con el entorno,

e. Ayudar en el diseño e implantación de procesos de actualización y diálogo sobre el impacto que tendencias en tecnología puede tener para la organización,

f. Coadyuvar en la adecuada estructuración organizacional de la Oficina de Sistemas de Información (próxima Dirección de Información),

g. Coadyuvar en el monitoreo de todos los procesos de requerimientos internos para la fábrica de software, al igual que el resultado de los productos entregados por la misma, al igual que en los procesos de supervisión y de interventoría del contrato entre Colciencias y la fábrica de software que se va a contratar.

29. Colciencias viene trabajando en el diseño de su nuevo sistema de información desde junio de 2009 y se ha determinado que el portal web debe ser el canal de acceso a los contenidos y servicios de información para los diferentes actores del Sistema Nacional de CTI. El portal de portales debe estar en capacidad de atender usuarios tan diversos como población infantil y juvenil que participa en el Programa Ondas, jóvenes investigadores, investigadores, así como grupos de investigación, centros de desarrollo tecnológico, la academia, las entidades gubernamentales que ejecutan políticas de CTeI y la ciudadanía en general.

Esto implica un diseño innovador que trasciende lo normalmente incorporado en los portales institucionales tradicionales. Se busca por ejemplo, que la información de convocatorias de formación se envíe a los celulares de los investigadores que puedan estar interesados, que los grupos de investigación encuentren herramientas de trabajo para el desarrollo de su investigación, que el centro de documentación esté disponible para todo el país y contenga publicaciones impresas y multimediales, que cada usuario cree un espacio virtual de trabajo dentro del portal para recibir solo la información que le interesa, entre otros.

Teniendo en cuenta las características de Colciencias, es necesario estructurar y poner en marcha un proyecto que implemente herramientas para que los ciudadanos puedan participar a través de canales electrónicos como redes sociales, con el fin de apoyar al Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación en el cumplimiento de su propósito misional, con estrategias de e-participación y de e-democracia.27

En otras palabras, es crear y fortalecer Redes Sociales para Control Social y feedback con los ciudadanos (investigadores, universidades, cuerpo académico, profesores, centros de investigación, estudiantes y niños). Se recomienda además, involucrar a todos los funcionarios de Colciencias en la cultura de uso y retroalimentación de las redes sociales de Colciencias, para que todos interactúen con la ciudadanía a través de estas redes.

27 Está en los lineamientos de Gobierno en Línea y es también una propuesta de la ex gerente del Sistema de Información, la Ingeniera Luz Stela García.

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E. RECOMENDACIONES

1. El proceso de diseño de los distintos componentes del sistema de información es lento y podría demandar hasta la mitad del tiempo en dedicación y acompañamiento de los usuarios funcionales. Se requiere con urgencia una directriz de la Dirección General en ese sentido, para acelerar los procesos de construcción del Sistema de Información de Colciencias.

Por ello es indispensable crearle inmediatamente 'dueños' a cada proyecto, que den línea y que interactúen con el Gerente del Proyecto o Project Management Officer - PMO (hay que contratarlo inmediatamente; el que había se le terminó el contrato y no sigue mas) para que este a su vez mueva a los técnicos de la fábrica de software, al arquitecto empresarial y al arquitecto de software (no existe en Colciencias) que lo debe proveer la fábrica de software.

2. Para el proceso de negociación con la fábrica de software, es necesario contratar al Gerente Proyecto (del Sistema Integral de Información de Colciencias - SIIC) porque debe firmar dicho contrato para iniciarlo. Urgente solución.

Para este cargo se requiere un experto que tenga las capacidades, la formación, la experiencia y las competencias para manejar un portafolio integral de proyectos de Colciencias, que evalúa si están bien planeados y que garantice que se hagan buenas prácticas en Colciencias; que tenga como mínimo una experiencia de más de 10 años liderando proyectos de tecnología, ojalá con experiencia en administración de casos de software, aplicando acuerdos de niveles de servicios y preferiblemente certificado en PMP.

3. A partir del portafolio de proyectos que pueden irse desarrollando de manera paralela, independiente de la reestructuración y que se puede emprender desde ya con la fábrica de software, se proponen los siguientes responsables por cada proyecto (se presentan las direcciones o dependencias actuales; se debe pensar hacia al futuro de cara a los directivos que van a quedar como responsables en la nueva estructura de Colciencias):

Portal de portales y Comunidades - Oficina de Comunicaciones Gestión de Actores - Dirección de Fomento a la Investigación Convocatorias28 - Dirección de Redes del Conocimiento Contratos - Secretario General Seguimiento de Proyectos - Dirección de Innovación y Desarrollo Empresarial Inteligencia y de Bodega de Datos o DWH (Sistema Estratégico de Información o

Sistema de Información Misional) Seguimiento de Planeación Institucional - Oficina de Planeación Fondo Francisco José Caldas - Dirección de Gestión de Recursos y Logística

Cada responsable de los anteriores proyectos debe profundizar con el Gerente de Proyectos para elaborar los requerimientos, que deben ir a nivel de detalle, con el fin de consolidar el respectivo plan de trabajo. El Director General debe designar dichos responsables a la mayor brevedad posible.

28 Convocatorias, requiere la maduración de la consultoría de BOT para que Colciencias conozca y tome decisiones frente a las recomendaciones para la optimización de convocatorias. Son tres fases: Diagnóstico, benchmarking y ajuste final.

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Es necesario tener presente que la constitución y alistamiento de los equipos de trabajo concertados con la fábrica de software, incluyendo la conformación de su propio equipo, va a tomar un mes aproximadamente, a partir del momento en que se negocie con la fábrica de software.

4. Sobre la fábrica de software se hace esta recomendación: Mientras esté bloqueado el presupuesto en Minhacienda, llamar a la fábrica de software, la firma española Tecnocom, a negociar, dejando claro que no se inicia ejecución hasta tanto no esté en firme el presupuesto, lo cual permitirá que dicha fabrica de software prepare su equipo, y mientras tanto al interior de Colciencias se van levantando los nuevos requerimientos con los responsables por cada proyecto, designados por la Dirección General. Para ello se requiere la autorización del Director General de Colciencias.

5. Frente a la nueva reestructuración, se requiere el consenso de los líderes de los procesos con las nuevas soluciones planteadas, para lo cual se recomienda constituir a la mayor brevedad posible una comisión interna de trabajo con apoyo externo (Puede ser la Universidad de los Andes), para convalidar si la interpretación de la Arquitectura Empresarial TI propuesta para Colciencias por parte de Mario Monsalve, es la más conveniente, o si se necesita algún ajuste o redireccionamiento, antes de entregarle dichos lineamientos a la Fábrica de Software, con el propósito de mitigar el riesgo de que la fábrica elabore lo que no está convalidado y consensuado. Lo que salga de arquitectura empresarial debe entrar como insumo a la fábrica de software; pero previamente se requiere convalidar con un comité de trabajo.

En ese orden de ideas, el Rector de la Universidad de los Andes planteó la propuesta de auditoría en TIC a Colciencias en su Consejo Asesor de Ciencia y Tecnología e Innovación. Queda la inquietud si esto tiene algún costo.

Igualmente, la Oficina de Sistemas de Información, ya recibió una propuesta técnica para una asesoría técnica especializada por 4 meses, del Centro de Investigación de la Facultad de Ingeniería (CIFI) de la misma Universidad de Los Andes “para plantear una arquitectura de transición en términos de la definición de la arquitectura de solución para el Sistema Integrado de Información de la entidad, partiendo del trabajo realizado en el marco del programa de “Arquitectura Empresarial del Sistema Integrado de Información (SII) de Colciencias”, y específicamente en lo documentado en el “Informe Consolidado de la Fase de Visión de la Arquitectura Empresarial”.

Sobre este punto vale la pena analizar cuál es el mejor papel que queremos que juegue la Universidad de los Andes, dada su experticia reconocida en Arquitectura Empresarial y la mejor reconocida del país: a) Puede hacer una auditoría externa a todo el proceso, b) Se le puede contratar para asesorar el proceso de Arquitectura Empresarial TI de Colciencias, según la propuesta presentada, c) invitar a la Universidad de los Andes a ser un cuerpo consultivo 'ad honoren' de Colciencias en los temas TIC, para lo cual se requiere la intervención del Director General de Colciencias.

Si se logra esto último, la Universidad de las Andes podría apoyar la comisión de trabajo que convalide la Arquitectura Empresarial adelantada hasta el momento. También se podría considerar que el CIFI de la Universidad de los Andes, ejecute la segunda fase de la Arquitectura Empresarial de Colciencias.

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6. No hay presupuesto para cubrir servicio de Data Center sino hasta mediados de año. No hay recursos para financiarlo para el resto de año. En Comité de Dirección se debe tratar este asunto para resolverlo con tiempo.

7. Es necesario implementar un modelo de gobierno de TICs, en concordancia con los lineamientos de Gobierno en Línea (GEL), mediante la aplicación del Manuel 3.1 y de las directrices del Ministerio de las TIC, emanadas en el Plan Vive Digital.

8. El traslado de equipos y toda la infraestructura a la nueva sede en IGAC, requiere de planeación. No está definido aún el plan de traslado de la infraestructura TIC de Colciencias; no hay definido un presupuesto para ello. Es necesario prever con tiempo que hay que registrarlo como proyecto en BPIN y debe tener control TIC en Planeación Nacional para su aprobación. Esto es urgente, y este solo proceso de traslado justifica el Plan de Choque TIC de Colciencias.

Se recomienda que en la nueva sede se debiera buscar que la conectividad para infraestructura de sistemas sea inalámbrica en su totalidad, lo que la hace más funcional, económica y estética. Es necesario hacer un ejercicio de ingeniería financiera para establecer el Costo - Beneficio de esta solución y al igual que del traslado al IGAC por un corto tiempo de año y medio o dos.

9. Se hace necesario institucionalizar el Plan Estratégico de las TIC, principalmente el Sistema Integral de Información de Colciencias, y debe quedar a cargo de la Oficina de Sistemas de Información; Igualmente es indispensable que las decisiones claves de la arquitectura empresarial TI y seguimiento periódico se hagan en el Comité Directivo.

10. Se recomienda desarrollo con componentes de Microsoft, integrando soluciones a partir de share point para sitio web e Intranet, mediante la cual se integra todo el Sistema de Información de Colciencias para el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, para lo cual es indispensable y urgente explorar un nuevo convenio de cooperación con Microsoft que sea ventajoso para Colciencias y para el país, inclusive con un alcance de aliado estratégico para el desarrollo de territorios inteligentes (smart cities y/o ciudades sostenibles) y territorios del conocimiento, al igual que hay que hacerlo con Oracle en lo de su alcance tecnológico.

11. Es conveniente mantener el esquema de Arquitectura Empresarial para las TIC, en el marco de la Agenda Estratégica de Innovación del Ministerio de las TIC, al igual que el modelo de fábrica de software en la Oficina de Sistemas de Información, la cual debe estar en el más alto nivel de la nueva estructura organizacional, donde debe estar un CIO (Chief Information Officer) de Colciencias, en concordancia con los lineamientos del Ministerio de las TIC.

La nueva Viceministra TI, María Isabel Mejía, está adelantando una nueva normativa para la creación de los CIO en las entidades del Estado. Ya se están implementando las Secretarias TIC de las Gobernaciones y Alcaldías. Es necesario tener en cuenta esta situación en la reestructuración.

12. Se recomienda la implementación de Plan de Choque TIC para articular de manera eficiente e integral todos los procesos TIC de Colciencias y acelerar la ejecución de manera consistente de todo el Plan Estratégico TIC, en concordancia con los avances de la reestructuración.

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13. Hacer un rediseño conceptual para la estructuración, ejecución y consolidación del Plan Estratégico de las TIC de Colciencias 2013 - 2016, a partir del que elaboró la Universidad de los Andes, con la implementación de nuevos procesos, realizando los ajustes que correspondan con las últimas tendencias mundiales y adaptándolo a las nuevas necesidades de Colciencias, en concordancia con las nuevas políticas del Ministerio de las TIC ‘Vive Digital Colombia’ presentadas al país el día 28 de octubre de 2010, COINFO, Gobierno en Línea, y la Red de Alta Velocidad del Estado, RAVEC, y que integre la formulación de sus aspectos estratégicos, del portafolio de proyectos, el presupuesto de inversión, la estructura organizacional para su implementación y el esquema de monitoreo y control, armonizando dichos planes con el Sistema Nacional Integrado de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación.

14. El Plan Estratégico de TIC de Colciencias 2013 - 2016, debe conllevar un urgente redireccionamiento estratégico de la Oficina de Sistemas de Información, hacia una Dirección de Información, que esté dirigida por un verdadero Chief Information Officer que garantice la eficiente y productiva gestión del Sistema Integrado de Información de Colciencias y del SNCTI, de acuerdo con la propuesta que se presenta más adelante y que se plasme en el nuevo desarrollo organizacional de Colciencias, de manera más integral.29

15. Formular nuevos procesos para la arquitectura de información, de datos, de aplicaciones y de plataforma tecnológica, a partir de la identificación de necesidades de información para el Sistema Integrado de Información de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación30, de los servicios de información que se deben proveer a los actores del Sistema Nacional de CTeI y el diagnóstico de los sistemas de información actualmente en operación.

16. Desde la Oficina de Sistemas de Información - OSI, se debe:

a. Mejorar la cobertura de los servicios de TI de Colciencias para este año b. Renovar las aplicaciones (16 aspectos definidos en la Arquitectura Empresarial) c. Mejorar la capacidad de la OSI d. Mejorar la infraestructura.

17. Se debe involucrar a la Dirección de forma activa en el proceso de diseño y construcción de la nueva plataforma tecnológica y de su sistema integrado de información.

18. Tomar decisiones institucionales a partir de la restructuración de cuales mejoras se pueden ir adelantando ya, en relación con algunos sistemas de información administrativos, y cuales deben esperar hasta que estén las más importantes que son transversales, tales como SIGP, SAFI.

19. Adelantar procesos de entrenamiento del nivel de Dirección en tendencias tecnológicas y procesos de gestión en tecnologías de información y de las comunicaciones.

20. Es necesario un adecuado seguimiento de los proyectos y contratos identificados en el portafolio del Plan Estratégico de las TIC, indispensables para la puesta en marcha del

29 Ver punto 21 en Observaciones, sobre el Desarrollo organizacional de la Oficina de Sistemas de Información de Colciencias. 30 Incluye los procesos misionales analizados por la Universidad de los Andes más los procesos de apoyo (administrativos y financieros), gerenciales (direccionamiento estratégico y generación de políticas y articulación del SNCTI) y transversales (planeación, gestión de la calidad, gestión legal y evaluación y control).

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sistema de información de CTeI, acompañando en las etapas, plan de trabajo, cronograma y esquema de gerencia con base en el portafolio de proyectos informáticos definidos

21. Para el Portal Web Institucional de Colciencias, debe haber un alimentador de contenidos (Comunicador Social) y un (1) Web Máster, de planta.

22. Consultar a COINFO para pedir autorización con el fin de emprender proyectos propios en los procesos de Gestión de Recursos Financieros (SIIF) y gestión documental (ORFEO), para desarrollar una solución propia y completa, recogiendo lo mejor de ambas y que corresponda con las tendencias mundiales en estos temas.

23. Levantar la motivación interna de los profesionales de las distintas dependencias que han actuado e interactuarán en el levantamiento de los requerimientos para las fábricas de software, afectada por el mal clima organizacional suscitado por el modelo existente.

24. Conformar grupo experto de apoyo al diseño conformado por representantes reconocidos del SNCTI.

25. Evaluar las experiencias internacionales y principalmente de México y Brasil para conformar y operar el sistema nacional de información.

26. Implementar el Sistema de Seguridad de la Información para la confidencialidad de la información con suscripción de acuerdos con funcionarios, contratistas y terceros -con nuevos procesos- que hará parte del Sistema de Gestión de Calidad de Colciencias, mediante un Plan de Continuidad del Negocio y acorde con las normas ISO 27001.

27. Desarrollar nuevos procesos tecnológicos de gestión de información para todos los actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (Estrategia de Mercadeo electrónico (e-Marketing) de contenido para los actores del SNCTI [Sistema de Información para los actores del SNCTI]), con material informativo relacionado con Ciencia, Tecnología e Innovación de interés para el país, aplicando metodologías de Crowdsourcing y Open Innovation, además de la correspondiente retroalimentación con universidades, centros de investigación, centros de desarrollo tecnológico, grupos de investigación científica o tecnológica, universitarios, investigadores, profesionales, egresados, empresarios, emprendedores y estudiantes, entre otros,

28. Implementar procesos de articulación de los contenidos institucionales con las redes sociales, a través del portal institucional de Colciencias.

29. Aprovechando el Sistema Integrado de Información de Colciencias, conformar una red virtual colaborativa entre los distintos actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación (Red Virtual de Colaboración del SNCTI + Web 2.0), tales como instituciones del Estado, universidades, centros de investigación, centros de desarrollo tecnológico, gremios, empresas, grupos de investigación, e investigadores independientes, a través de una red virtual apoyada en los últimos avances tecnológicos de computación (computación en la nube) para validar y compartir información común a todos.

30. Fortalecer en Colciencias el uso e implementación de las tecnologías de la Red Nacional Académica de Tecnología Avanzada - RENATA, para optimizar los procesos misionales, de tal forma que sea un efectivo sistema nervioso digital articulado, que interconecte e incluya a todas las instituciones académicas y científicas del país, con el fin de fortalecer el desarrollo de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación.

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31. Gestionar la articulación de la Red de Emisoras Universitarias ligándolas al portal de portales de Colciencias, como instrumento de difusión de conocimiento científico y tecnológico, creando el Sistema Radial del Conocimiento.

32. Implementar acciones técnicas y administrativas para la disminución del uso de papel, creando la cultura de ‘cero uso de papel’ (Cultura Cero Papel) e integrando tecnologías apropiadas para el escaneo de documentos, certificados digitales, firmas digitales, paperless, entre otras (Gestión Documental Ecológica). Si bien se constituyó el Comité Antitrámites y de Gobierno en Línea en Colciencias, mediante resolución 0288 de 2012, aún queda mucho por hacer en la adopción de la cultura del cero papel.

33. En el Sistema Integrado de Información de Colciencias necesariamente se debe implementar un administrador de procesos de negocio (BPM).

34. Es conveniente y necesario que el nuevo Sistema Integrado de Información de Colciencias considere el desarrollo de Aplicativos para Telefonía Celular en arquitectura móvil (multiplataforma, multiusuario) para la entidad, que tenga interacción móvil con la web 2.0 (portales móviles 2.0).

35. Estructurar una 'Mesa Unificada de Servicios' (Outsourcing en soporte de plataforma Informática). Existe una mesa de ayuda (Help desk), pero no hay quien preste servicios. La implantación del servicio de 'Mesa Unificada de Servicios al interior de Colciencias requiere niveles 1, 2 y 3, según metodología ITIL. Vale la pena considerar con detenimiento que para este servicio se tenga al menos dos personas de planta (Analistas nivel 1 y nivel 2).

36. Desarrollar con apoyo de la Oficina de Comunicaciones, la Revista Virtual de Ciencia, Tecnología e Innovación, aplicando estrategias de e-marketing, al igual que rediseñar toda la estrategia de boletines electrónicos de la entidad para masificar más la información.

37. Implementar procesos de inteligencia empresarial, aplicando metodologías de Data WareHouse (DWH) y Business Intelligent (BI) en forma transversal para Colciencias.

38. Fortalecer el sistema de atención al ciudadano mediante un Call Center eficiente, que incluya personas calificadas para atender y responder las inquietudes mediante los mensajes de requerimientos que hacen los ciudadanos a través del portal institucional de Colciencias.

39. Para garantizar la calidad de la información se requiere31:

a. Realizar convenios interinstitucionales para validación en línea con la Registraduría, Cámaras de Comercio, Procuraduría, DAS, Contraloría, MEN, SIC, ISSN, ISBN, entre otros.

b. Comprar servicios de intercambio automático de información para validar producción: ISSN, ISBN (por país), SIRES, entre otros.

c. Diseñar y ejecutar una Auditoria piloto de veracidad de información registrada por investigadores, grupos, centros y empresas que participan en convocatorias.

d. Realizar normalización de productos, lo cual debe ser resultado del modelo aprobado de clasificación de grupos más grupo de expertos en información de producción científica y tecnológica.

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Recomendaciones elaboradas por la Ingeniera Luz Stella García

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40. Con la reestructuración y el diseño de la Arquitectura Empresarial:

Se requiere hacer nuevamente el levantamiento de necesidades de información de cada una de las dependencias y de la entidad con otras entidades. Sin embargo, se deben revisar previamente los levantamientos realizados, para definir que es rescatable y disminuir los tiempos y los costos.

Se han realizado mejoras del Sistema de Gestión Documental, ORFEO, pero la recomendación es reemplazarse dicho sistema por la implementación de los trámites de correspondencia y archivo con herramientas BPM y ECM.

Se recomienda validar los diseños de los nuevos sistemas de información misionales con grupos de usuarios, de tal forma que se tengan en cuenta sus necesidades de información y formas ágiles de actualización de la información que Colciencias les solicita.

41. La empresa e-NNOVVA continua con labores de desarrollos a la medida de las necesidades coyunturales para el sitio web de Colciencias hasta terminar el contrato que tiene. Una vez Tecnocom como fábrica de software tenga el nuevo sitio web de Colciencias con la Intranet, se reemplazara por la que existe hoy, la cual no reúne las características técnicas necesarias como web 2.0 (aplicaciones web enfocadas a los usuarios) y web 3.0 (aplicaciones web conectándose entre sí, a fin de enriquecer la experiencia de las personas, haciendo uso de formatos especializados que amplían la información y sugiere otra).

42. Es necesario consultar con alguna periodicidad portales internacionales sobre CTeI para tomar ejemplos de nuevos servicios de información. Se recomiendan los siguientes32:

CORDIS: http://cordis.europa.eu/home_en.html es un sitio para toda la comunidad europea y que nos podría servir de ejemplo para que el portal que desarrollemos sea el del Sistema Nacional de CTeI que cubre no solo a Colciencias, sino a todos los entes públicos y privados que pertenecen al sistema, tanto en el nivel nacional como territorial.

HORIZON 2020: http://ec.europa.eu/research/horizon2020/index_en.cfm - Programa Marco de Investigación de la Unión Europea, denominado Horizonte 2020.

NSF: http://www.nsf.gov/ es el portal de USA, ha sido nuestro constante referente.

FINEP: http://www.finep.gov.br/ nuestro referente de Brasil

DFG: http://www.dfg.de/en/index.jsp - Alemania

SIICYT: http://www.siicyt.gob.mx/siicyt/ - Sistema Integrado de Información de Investigación Científica, Desarrollo Tecnológico e Innovación - México

RICYT: http://www.ricyt.org/ - Red de Indicadores de Ciencia y Tecnología Iberoamericana e Interamericana.

43. Implementar el Teletrabajo en Colciencias aprovechando el Sistema Integrado de Información de la entidad. Lo cual se puede ir preparando mientras se va desarrollando y estructurando el sistema de información.

32 Recomendación elaborada por la ingeniera Luz Stela García y Francisco J. Roldán V.

http://cordis.europa.eu/home_en.html

http://www.nsf.gov/

http://www.finep.gov.br/

http://www.dfg.de/en/index.jsp

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44. Considerar la posibilidad de vincular expertos y estudiantes de último grado de facultades de ingeniería de sistemas, arquitectura y/o desarrollo de software -en comisión de servicios o pasantías-, para acompañar los procesos de la fábrica de software, vinculándolos directamente en el grupo técnico de apoyo de Colciencias, con el fin de sacar adelante exitosamente todos los requerimientos para la fábrica de software, lo cual le da participación a los actores del SNCTI.

45. Hacer una retroalimentación mediante e-mailing con los usuarios del Sistema Integrado de Información de Colciencias sobre sus desarrollos para establecer necesidades y atender propuestas de ajustes, al igual que para verificar y convalidar la información de las bases de datos (con todos los usuarios del SNCTI) del ScienTI. Se puede acudir a mecanismos como los que utiliza la CRC y MinTIC a través de documentos de trabajo que se publican en la web.

46. Es necesario desligar a la Oficina de Sistemas de Información de las actividades y funciones de carácter administrativo, que lo único que hacen es desviar la atención de los funcionarios, en temas que deben recaer sobre áreas de apoyo administrativo. Es el caso de los procedimientos de contratación específica. En esta oficina deberían en principio definir solo los aspectos técnicos de dicha contratación.

Esto se explica en la necesidad de que se requiere no de una oficina de soporte de aplicaciones ni de apoyo a otras dependencias de la entidad (dada la importancia y la sensibilidad que para el país requiere el Sistema Integrado de Información de Colciencias), sino de la constitución de un esquema de Gobierno de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, apoyado por una gerencia y Oficina de las TIC que maximice el valor que la tecnología disponible tiene para el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

47. Una vez se consolide la nueva estructura organizacional de Colciencias y mientras se desarrolla el objeto de la fábrica de software, que más que fábrica debe ser un proveedor servicios -no solo de desarrollo de software a la medida, sino también adaptativo-, es necesario capacitar a los responsables de la administración y operación del Sistema Nacional Integral de Información en Ciencia, Tecnología e Innovación, en los nuevos desarrollos de las TIC que se vayan produciendo, pero enfatizando en dos aspectos:

a. Actualización tecnológica para el grupo: curso a la medida para evaluar las últimas tecnologías en hardware, software y telecomunicaciones; modalidades de contratación de servicios y productos de TI; indicadores de gestión de TI; y gestión de tecnología y de información; arquitectura empresarial.

b. Cursos específicos: el siguiente listado es tentativo pues hay decisiones tecnológicas pendientes de motor de bases de datos y herramientas para gestión de contenido, flujo de trabajo (workflow) e inteligencia de negocios:

i. ITIL, Cobit ii. PMI iii. Oracle para administrador de bases de datos iv. RUP: metodología para desarrollo de software v. UML: Modelamiento vi. Linux vii. Enterprise Architect viii. Share Point y otras herramientas de Microsoft

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F. FUNCIONALIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL33

A partir de cinco (5) talleres a nivel nacional entre agosto y septiembre de 2011, con actores del SNCTI y la referenciación con los portales de información de México, Chile, Uruguay, Chile y Brasil, se identifican otros sistemas de información necesarios para ser incluidos en el Sistema Integrado de Información de Colciencias. Aquí está el resumen:

1. Fuentes de Financiamiento 2. Directorios 3. Servicios, Eventos, Convocatorias (*) 4. Tramites en Línea 5. Gestión del Conocimiento En CTeI 6. Proyectos (Presentación, Ejecución, Cierre y Evaluación en Línea) 7. Estadísticas CTeI 8. Banco Nacional de Proyectos de CTeI 9. Centro De Recursos 10. Convenios de Cooperación Internacional 11. Eventos de Capacitación 12. Banco de Pares Evaluadores 13. Ofertas Laborales 14. Red de Oferta y Demanda de Servicios y Productos de CTeI 15. Consultas - Servicios de Búsqueda Avanzados y Opciones de Exportación de Datos 16. Redes de Conocimiento y Sociales entre Investigadores, Grupos, etc.

G. HOJA DE RUTA DEL PLAN ESTRATEGICO DE TICs - PETIC DE COLCIENCIAS34

Los siguientes son los frentes de acción del Plan Estratégico de TICs de Colciencias para el año 2013:

1. MEJORA A LOS ACTUALES SERVICIOS DE LA OSI

1.1. MEJORA A LAS ACTUALES APLICACIONES

Portal Institucional o Inventario de Requerimientos de mejora al servicio de e-nnova

SCIENTI o Modelo de Evaluación de Grupos

SIGP

SAFI o Cambio Versión FoxPro a Web

33 Trabajo coordinado por la ingeniera Luz Stella García que vale la pena rescatar (están todos los soportes y estudios completos) 34 Elaboración conjunta con el Dr. Mario Monsalve, Arquitecto Empresarial TI de Colciencias.

1.



1.2. MEJORAS A LA ACTUAL INFRAESTRUCTURA

Mejorar Acondicionamiento de los Data Centers (Interno y externo)

Mejoramiento a las redes locales, inalámbricas y conexiones internet

Mejoramiento a seguridad Informática

1.3. MEJORAS A LA ACTUAL GESTION DEL SERVICIO

Nuevo modelo Integrado de gestión de Incidentes

Darle continuidad al proceso Optimización y de solución de problemas (Causas Raiz)

Implementar una gestión de acuerdos de niveles de servicio (SLA, OLA, UC)

Mejorar capacidad y desempeño

Plan de recuperación en caso de desastres

2. MEJORAR CAPACIDADES PERSONAL DE LA OFICINA DE SISTEMAS

Mejorar la Organización de la Oficina de Sistemas o Implementar un nuevo modelo de relacionamiento con las dependencias y con los

entes externos o Implementar un modelo de mesa unificada de servicios de TICs o Implementar la Oficina de Proyectos de las OSI

Gerencia Integrada de Proyectos Analistas Funcionales (Ingenieros de Requerimientos de Negocio) Interventoría al contrato de Fabrica de Software

o Implementar las Oficinas de Arquitectura de la OSI Arquitectura Empresarial Arquitectura de Software Arquitectura de Infraestructura

o Implementar la Oficina de Ingeniería de Software Ingeniería de Requerimientos de Software Desarrolladores Personal de Pruebas Funcionales y de desempeño Administrador de la Configuración (Base de Datos, Repositorio de Código,

administración de ambientes) o Aseguramiento de la Calidad del Software

Pruebas de Aceptación Auditorías de Cumplimiento de estándares

Capacitación del personal de planta de la OSI (PMI, ITIL, Cobit)

3. NUEVOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION DE COLCIENCIAS)

Portal Institucional y Comunidades

Comunidad Ondas

PQRS

1.



Gestión de Actores SNCTi o Hojas de Vida o Grupos o Instituciones o Publicaciones Indexadas

Gestión de Convocatorias o De Formación o Financiación Proyectos CTI del Presupuesto Nación o Convenios con Entidades y Ministerios o Regalías

Gestión de Contratos

Seguimiento a Proyectos de CTI

Sistema de Información Estratégica o Modelo de Data WareHouse e Inteligencia Empresarial o Balanced Scorecard

Seguimiento a Planeación Institucional

Gestión Financiera Proyectos Fondo Caldas

4. IMPLEMENTAR MODELO DE GOBIERNO DE TI Y CUMPLIMIENTO DIRECTIVA DE GOBIERNO EN LÍNEA

Sistema para monitoreo y seguimiento al cumplimiento de objetivos de la OSI

Administrar Componentes del Sistema de Gestión de la Calidad para la OSI

Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información

Plan de adopción del modelo de Gobierno en línea en sus diferentes frentes de trabajo

Sistema de Calidad de Información - DANE

5. OTRAS INICIATIVAS Y PROYECTOS EN CURSO:

Traslado de Sede

Capacitación Funcionarios de las diferentes dependencias de Colciencias

6. PRÓXIMOS PASOS

1. Validar alineamiento estratégico del PETIC con el nuevo Plan Estratégico de Colciencias 2013 – 2016

2. Revisión de Requerimientos y restricciones presupuestales 3. Conformar los equipos de trabajo que darán la capacidad a la ejecución de los proyectos

del PETIC

Gerente Oficina de Proyectos

Analistas Funcionales (Ingenieros de Requerimientos de Negocio)

Asignar los Dueños de Proyectos (Lideres de dependencias) o Portal Institucional, PQRS y Comunidades (Oficina Comunicaciones) o Comunidad Ondas. María Elena Manjarrez o Gestión de Actores SNCTi (Dirección de Fomento)

1.



o Gestión de Convocatorias (Dirección de Redes del Conocimiento) De Formación Financiación Proyectos CTeI del Presupuesto Nación Convenios con Entidades y Ministerios Regalías

o Gestión de Contratos (Secretario General) o Seguimiento a Proyectos de CTeI (Dirección de Innovación) o Sistema de Información Estratégica.

Modelo de Data WareHouse e Inteligencia Empresarial Balanced Scorecard

o Seguimiento a Planeación Institucional. Adriana Prieto o Gestión Financiera Proyectos Fondo Caldas. Martha Ángel

Arquitecto Empresarial

Fábrica de Software con todos sus roles requeridos

Interventoría Fabrica de Software

H. PROPUESTA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN (Creación del CIO de COLCIENCIAS)

DIRECCIÓN GENERAL

Dirección Relaciones y Cooperación

Internacional

PIENSA

Y

EVALÚA

HACE

INTERACTÚA

Y

APOYA

Dirección Técnica CAPITAL

INTELECTUAL

Dirección Política y Planeación

Estratégica

SECRETARIA GENERAL

Dirección de

Información

Oficina de Control Interno

SUBDIRECCIÓN

GENERAL

Dirección Técnica ARTICULACIÓN DEL

SISTEMA

Dirección Técnica FOMENTO DEL

CONOCIMIENTO

Oficina de Comunicaciones

Dirección Técnica EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO (Fondo Caldas)

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

1.



DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN (CIO) DE COLCIENCIAS

Esta Dirección deberá tener tres (3) grupos:

1. Arquitectura de la Información 2. Arquitectura de la infraestructura y Servicios TI 3. Gestión de Proyectos y Procesos TI

I. OBJETIVO. Estructurar, desarrollar y asegurar el funcionamiento del Sistema Integrado de Información, que soporte el direccionamiento y operación del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación - SNCTI y de Colciencias.

II. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN:

1. Diseñar e implementar el Sistema Integrado de Información para el Sistema Nacional de Ciencia Tecnología e Innovación y Colciencias -Sistema Nacional de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación-, que permita la recolección, clasificación, análisis y publicación de la información, y desarrollar los instrumentos tecnológicos, metodológicos y normativos requeridos para su funcionamiento, evaluación, mantenimiento, monitoreo y toma de decisiones.

2. Elaborar el Plan Estratégico de las TIC de Colciencias, de acuerdo con los objetivos del Gobierno e institucionales y realizar el seguimiento, evaluación y control de la ejecución del mismo, así como de los planes y proyectos informáticos específicos de la entidad.

3. Definir, aplicar y actualizar la metodología para la identificación, diseño, implementación y operación de los servicios de información requeridos para la entidad y el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, de manera articulada con el Grupo de Planeación Institucional y la Subdirección General.

4. Definir y divulgar las políticas y estrategias en materia de tecnología informática, requeridas para apoyar la misión de Colciencias y elaborar, en coordinación con la Secretaría General, el plan de formación de cultura informática para los funcionarios.

5. Diseñar, parametrizar y actualizar la información de la entidad y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, en articulación con las demás dependencias, con base en la identificación de las necesidades de información sectoriales y la priorización en su producción.

6. Establecer mecanismos para garantizar la veracidad y oportunidad de la información suministrada por el Sistema Integrado de Información, que faciliten la toma de decisiones en relación con Ciencia, Tecnología e Innovación - CTeI.

7. Orientar e instruir a las entidades y organismos del Estado de los órdenes nacional y territorial sobre los procedimientos para la transferencia de información que requiere el Sistema Integrado de Información de Colciencias y del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

1.



8. Organizar, mantener actualizado y publicar el Directorio de Entidades y Organismos del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.

9. Diseñar y administrar el centro de cómputo, los equipos periféricos, la red general de sistemas, los servicios de Internet e intranet de la entidad y realizar los procesos de adquisición de equipos de sistemas y accesorios, definiendo sus requerimientos.

10. Responder por el adecuado mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo de la plataforma tecnológica de la entidad.

11. Orientar la adquisición de tecnologías de información y comunicaciones que facilite la consecución de los objetivos institucionales y el cumplimiento de la ley, elaborando conceptos, estudios y términos técnicos de referencia sobre recursos informáticos.

12. Vigilar que en los procesos tecnológicos de la entidad y del Sector se tengan en cuenta los estándares y lineamientos dictados por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que permitan la aplicación de las políticas que en materia de información expidan el Departamento Nacional de Planeación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística -DANE.

13. Investigar, evaluar y proponer nuevas soluciones informáticas que contribuyan al mejoramiento de la gestión de Colciencias.

14. Identificar los riesgos en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) y presentar el plan de manejo de riesgos para su aprobación.

15. Garantizar la disponibilidad, seguridad, integridad y respaldo de la información que Colciencias utiliza y procesa para su funcionamiento y toma de decisiones.

16. Trabajar de manera coordinada con los responsables de producir información estatal en las entidades del Sector.

17. Presentar al Director las iniciativas de proyectos de inversión que considere convenientes para el cumplimiento de los objetivos misionales, en los temas de su competencia.

18. Aplicar a nivel sectorial los documentos de política en información pública.

19. Lograr acuerdos entre las entidades de su sector para compartir información y mejorar la eficiencia en la producción, recolección, uso y disposición de la información.

20. Participar en el seguimiento y evaluación de las políticas, programas e instrumentos relacionados con la Información Pública.

21. Trabajar de manera coordinada con los responsables de información pública nacional en materia de CTeI.

22. Trabajar de la mano del Director de Información Pública del DNP en la expedición de políticas, lineamientos, programas, planes y proyectos, para lograr altos niveles de eficiencia en la producción de información pública del sector de CTeI.

23. Diseñar y proponer, en coordinación con la Secretaría General, el plan de capacitación en TICs para los funcionarios de la entidad.

24. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la entidad.

1.



III. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL DIRECTOR DE LA OFICINA DE INFORMACIÓN (CIO)

Gestionar la implantación y funcionamiento del Sistema Nacional de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación y el de Colciencias, que permita la recolección, clasificación, análisis y publicación de la información que se genera en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación y la realización de actividades de monitoreo, control y toma de decisiones, aplicando para ello saberes teóricos, metodológicos y técnicos, de acuerdo con los planes de Desarrollo Nacional, de Ciencia, Tecnología e Innovación, Gobierno en Línea y el Plan de TICs vigente en el Ministerio de las TIC (Plan Vive Digital).

El Director de Información será el encargado de visualizar los proyectos y operación de los servicios e infraestructura de tecnología y comunicaciones desde el punto de vista del negocio, ejerciendo el rol de Chief Information Officer (CIO). Fundamenta la ejecución de sus actividades en la observación del entorno lo cual implica contar con las capacidades y habilidades para el análisis del entorno tecnológico, sin exigir que sea un experto en arquitectura tecnológica, pero sí que se apoye de forma dinámica y efectiva en el personal de dirección, orientado para estas áreas y que haga uso de fuentes documentales sobre tendencias tecnológicas orientadas a niveles gerenciales.

Por otra parte es el encargado de realizar medidas sobre el valor de las TIC que posee la organización para el negocio, para así diseñar y ejecutar acciones que lo optimicen, de esta forma es el consultor interno idóneo para el diseño de estrategias y procesos de la entidad que impliquen o se apoyen en Tecnologías de Información para su desarrollo.

IV. FUNCIONES DEL DIRECTOR DE INFORMACIÓN (CIO)35

1. Implementar el Sistema Nacional de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación que

permita la recolección, clasificación, procesamiento, análisis y difusión de la información que se genera en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación y la realización de actividades de monitoreo, control y toma de decisiones.

2. Elaborar el Plan Estratégico de Tecnología Informática del Departamento de acuerdo con los objetivos del Gobierno y el plan de la institución y realizar el seguimiento, evaluación y control de la ejecución del mismo, así como de los planes y proyectos informáticos específicos de la Dirección.

3. Asesorar en materia de tecnologías de la información y de las comunicaciones a las áreas de la entidad y recomendar soluciones tecnológicas que incrementen la eficiencia y eficacia de sus procesos.

4. Investigar, evaluar y proponer permanentemente nuevas soluciones informáticas que contribuyan al mejoramiento de la gestión de Colciencias.

5. Definir, reglamentar y controlar las normas, métodos y estándares de tecnologías de la información y de comunicaciones para Colciencias y establecer la plataforma tecnológica de la entidad.

35

Están son las que propuso la Universidad de los Andes para la Oficina de Sistemas. Siguen siendo coherentes con las actuales necesidades.

1.



6. Definir y aprobar los requerimientos y especificaciones técnicas para la adquisición e instalación de tecnologías de información y de comunicaciones que sean requeridos por las dependencias y sus proyectos, de acuerdo con los estándares establecidos para la entidad.

7. Definir, reglamentar y controlar las normas, métodos y estándares relacionados con la construcción, utilización, mantenimiento y administración de la arquitectura y sistemas de información.

8. Identificar los riesgos en materia de tecnologías de la información y de comunicaciones y de gestión de la información de Colciencias, y coordinar la elaboración, desarrollo y monitoreo del plan de continuidad y contingencia de los servicios informáticos, sistemas de información e infraestructura informática.

9. Emitir conceptos técnicos y prestar asistencia técnica sobre los proyectos de tecnologías de la información y las comunicaciones requeridos por las distintas dependencias de Colciencias y actores del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación que lo soliciten.

10. Garantizar la disponibilidad, seguridad, integridad y respaldo de la información que la entidad utiliza y procesa para su funcionamiento y toma de decisiones.

11. Presentar al Director General las iniciativas de proyectos de inversión que considere convenientes para el cumplimiento de los objetivos misionales, en los temas de su competencia.

12. Definir y divulgar las políticas y estrategias en materia de tecnologías de la información y las comunicaciones requeridas para apoyar la misión de Colciencias.

13. Diseñar y ejecutar, en coordinación con la Secretaría General, el plan de formación de cultura de la información y de tecnologías de la información y las comunicaciones para los funcionarios.

14. Realizar las interventorías a los contratos que le sean asignados.

15. Asumir y desarrollar las funciones y responsabilidades específicas establecidas por el modelo normativo de seguridad de la información en el rol de usuario de las TIC y dueño de la información.

16. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas de la entidad.

17. Coordinar y supervisar que se efectúen las evaluaciones y aplicaciones de control interno relacionados con las funciones a su cargo, de acuerdo con los procedimientos.

18. Evaluar, cuando le corresponda, el desempeño laboral de los empleados.

19. Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la Dirección de Información.

V. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES DEL DIRECTOR DE INFORMACIÓN - CIO (Criterios de desempeño):

1. El Plan Estratégico de TICs del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación y el de COLCIENCIAS, es elaborado de acuerdo con los objetivos y necesidades del Sistema Nacional de Información de Ciencia, Tecnología e Innovación y de la Entidad.

1.



2. El diseño, montaje e implantación del Sistema de Información es ejecutado de acuerdo con el Plan Estratégico de la entidad, aprobado por la Dirección General.

3. Las estadísticas y la información del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología e Innovación están actualizados, de acuerdo con las tendencias mundiales y las normas vigentes en materia de administración de la información.

4. La infraestructura informática de COLCIENCIAS corresponde a las necesidades institucionales en materia de Ciencia, Tecnología e Innovación.

5. La infraestructura informática y los sistemas de información de COLCIENCIAS son administradas de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos para el efecto.

6. El mapa de riesgos en materia de tecnologías de la información refleja los posibles problemas que se pueden prever y el plan de continuidad está diseñado para solucionar dichos problemas, de acuerdo con el cronograma e indicadores presentados a la Dirección.

7. Las acciones de la Dirección de Información están orientadas a lograr el uso efectivo de la información y de las herramientas de tecnología de información y comunicaciones por parte de los funcionarios de Colciencias.

8. El desempeño laboral de los empleados se evalúa en los plazos y casos establecidos, de acuerdo con los criterios legales, las directrices de la Comisión Nacional del servicio Civil y el sistema e instrumentos adoptados por la Entidad.

VI. CONOCIMIENTOS BÁSICOS

1. Políticas públicas de Ciencia, Tecnología e Innovación, de desarrollo sectorial, Plan Nacional de Desarrollo, Sistema Nacional de Competitividad, Gobierno en Línea, Plan TIC vigente del orden nacional (Plan Vive Digital).

2. Elementos básicos de Arquitectura Empresarial TI

3. Seguridad de la información

4. Entorno tecnológico y Tendencias mundiales

5. Contratación pública

6. Políticas públicas en administración de personal

7. Manejo de proyectos de tecnología de información y comunicaciones

8. Normas y criterios del presupuesto de inversión pública.

VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

ESTUDIOS

Título profesional en Ingeniería de Sistemas, Informática, Electrónica y Telecomunicaciones, o afines.

Título de postgrado en la modalidad de Especialización

EXPERIENCIA

Setenta y dos (72) meses de experiencia profesional relacionada, si tiene título de postgrado en la modalidad de maestría o ochenta y cuatro (84) meses de experiencia profesional relacionada, si tiene título de

1.



VII. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

o maestría en sistemas de información, gerencia de proyectos, gerencia de proyectos de tecnología de información y comunicaciones o sistemas.

postgrado en la modalidad de especialización.

Al menos cuatro (4) años de experiencia específica como jefe de áreas de sistemas, o como director de proyectos que incluyan tecnologías de la información y las comunicaciones y que hayan contemplado las etapas de planeación, ejecución y mantenimiento.

EQUIVALENCIA

Título profesional, título de posgrado en la modalidad de maestría y ochenta y cuatro (84) meses de experiencia profesional relacionada o título de posgrado en la modalidad de especialización y noventa y seis (96) meses de experiencia relacionada.

En constancia firma:

_____________________________________

Francisco Javier Roldán Velásquez Contratista

Documents

Evaluación del Plan Estratégico de las TIC de Colciencias