EVENT ORGANIZINGURUTAN KERJA1)IDE/GAGASAN; dirumuskan dalam bentuk visi & misi kegiatan dan diturunkan menjadi tema dan judul kegiatan. 2)KONSEP KEGIATAN; dirumuskan oleh personel inti (gunakan analisa SWOT) 3)SDM; staffing dengan asas the right man and the right job. Sesuaikan dengan kebutuhan kegiatan) 4)JOB DESCRIPTION; pembagian kerja, diusahakan semua personel bisa memberikan kontribusi terbaik. Mis: pembuatan proposal & surat-menyurat, pembentukan opini publik, penggalangan dana, dsb. 5)TIME SCHEDULE; jadwal yang lengkap & efektif (termasuk staffing, konsolidasi, controling, technical meeting, dan evaluasi). 6)PELAKSANAAN KEGIATAN (HARI-H); kejelasan penanggung jawab acara (yang berhak atas keputusan final), yakinkan persiapan sudah matang (rapat kontrol/breifing panitia, check keperluan pada H-1, & buat skenario alternatif), saling komunikasikan segala sesuatu (perkembangan terakhir). 7)EVALUASI; penilaian indikator keberhasilan acara (kelancaran acara/hambatan-hambatan, soliditas tim, ketepatan waktu, targetan dana, peserta, pembicara, materi yang disampaikan melalui angket) & perumusan rekomendasi (laporan).

Yang Harus Diperhatikan

I. PROPOSALAdalah suatu rangkuman konsep yang menjelaskan secara spesifik dari suatu kegiatan, sehingga pembaca akan mengerti dan mau memberikan kontribusinya Hal-hal yang harus dijelaskan dalam proposal meliputi: 1)Latar Belakang/Pendahuluan (memuat informasi, data, dan fakta yang mengarah serta mendukung penting dan segeranya acara tersebut untuk diselenggarakan. Gunakan metode deduktif dimana diakhiri sebuah kesimpulan bahwa acara tersebut memang penting diselenggarakan). 2)Nama Kegiatan 3)Tema Kegiatan (gunakan bahasa yang efektif, berbeda, dan menarik/nyentrik) 4)Maksud & Tujuan 5)Tempat & Waktu Kegiatan 6)Jenis Kegiatan/Susunan Acara (terangkan secara rinci nama sub acara, targetan, tempat, waktu, peserta, pembicara dari masing-masing sub acara tersebut) 7)Peserta Kegiatan/Sasaran Pengunjung 8)Pelaksana Kegiatan/Susunan Panitia (sesuaikan kebutuhan, biasanya meliputi: pelindung, penasehat, penanggung jawab, SC, & OC) 9)Rencana Anggaran (pengeluaran, pendapatan, dan saldo) 10)Penawaran Sponsorship/Rencana Media Promosi 11)Penutup (sampaikan harapan-harapan dari dibuatnya proposal tersebut, sertakan tempat & tanggal dibuat untuk legalisasi proposal).

II. SURAT-MENYURAT1)Surat Permohonan Kerjasama (Izin, Tempat, Publikasi, Sponsorship, Donasi, Logistik, Keamanan, dsb). 2)Surat Konfirmasi Kerjasama (idem); berupa lembar persetujuan & tercantum isian/pilihan kerjasama. Terdapat No. Rekening Bank kepanitiaan. Panitia selalu siap dengan Kuitansi, Cap, & Materai. 3)Surat Tanda Terima Proposal; (idem) dibuat rangkap dua & di-cap panitia. 4)Surat Tugas (Personal Identity/ID Card); lengkap dengan posisi kepanitiaan.

III. CONTACT PERSONUtamakan kelengkapan: 1)Nama; tidak boleh salah walau satu huruf 2)Jenis Kelamin 3)Jabatan Organisasi 4)Gelar. Bila kelengkapan meragukan sebaiknya tidak ditulis. Sebisa mungkin nama dan wajah klop sebelum bernegosiasi.

IV. PUBLIKASIDua (2) Tujuan/Fungsi: 1)Promosi (Ekonomis), menghasilkan modal & investasi 2)PR/Public Relations (Sosial Budaya), menghasilkan citra (image) Rencana Tindakan: 1)Hubungan ke luar; press release & press conference, sponsor/kerjasama, tur/kunjungan, suratmenyurat, media promosi (bulletin, jurnal, dll) 2)Hubungan ke dalam; meeting, media internal (papan pengumuman, bulletin, mailing list, siaran umum/radio kampus) Tiga (3) faktor yang berpengaruh: - Kualitas Publikasi: 1)Judul; singkat, menarik, & berkarakter (khas) 2)Tema; mantap, relevan dengan isi, & mutakhir 3)Pengisi Acara; pembicara, moderator, MC, sponsor, hiburan dll 4)Desain & Kreasi; kombinasi warna, tulisan, & penempatannya OK 5)Daya Jangkau; waktu, tempat, & harga 6)Bahan dasar kertas berkualitas. - Kuantitas Publikasi: disesuaikan target peserta/pengunjung/undangan. Standar 1:10 - Penempatan: 2)strategic (tempat umum/dibaca orang banyak) 3)segmentasi (sesuai bidang garapan & target personal) 4)dominasi (tata letak) 5)etika (jangan mengganggu publikasi milik orang lain).

Tambahan : V. KONSEP KEGIATAN PLASTIK Materi Plastik : Sama halnya dengan jenis kegiatan. Pastikan hal-hal apa yang ingin dicapai dari pelatihan tersebut. Dalam hal ini bersangkutan dengan pemberi materi. Usahakan cari pemberi materi dengan bekerja sama Koran atau majalah terkenal daerah atau majalah2 islami nasional (tarbawi, annida, dll) Orang2 yang dicari adalah orang2 yang berkapabilitas dalam hal jurnalistik (redaksi atau wartawan terkenal). Siapa bae kiro2 pembicaranya? SWOT lah dari sekarang dan cari koneksi Jalin hubungan dengan Koran daerah, dan banyaklah bertanya tentang materi yang akan diberikan pada acara nanti. Bisa jadi. Bagaimana membuat berita, opini (dll) sehingga bisa dimuat dalam Koran. Pasti didalamnya ada rumus 5 W + ! H. Simulasi : Setiap akhir dari setiap materi usahakan ada simulasi yang diberikan oleh pembicara dan dinilai oleh pembicara (contoh : praktek penulisan berita yang layak untuk dimuat). Hal ini tergantung materi yang cocok untuk dipraktekkan. Penilaian kelulusan peserta (kriterianya penilaiannya tergantung panitia). Iming2 magang di Koran daerah bagi mereka yang berprestasi. Lebih lanjut kerja sama dengan Koran setempat, untuk terbaik pertama seperti apa dan seterusnya. Anjangsana Merupakan pengembaraan peserta plastik ke dunia cetak-mencetak (lagi-lagi kerjasama dgn percetakan Koran setempat). Biar tahu dapurnya jurnalis. Oh mak ini ruponyo. Tapi hal ini repoooot coba di SWOT dulu. InsyaAllah ini aja yang dapat kakak berikan. Lebih kurangnya mohon maaf. Banyak2 lah bertanya apabila kita tidak tahu, karena itu adalah suatu kewajaran untuk proses pembelajaran bagi kita. Kakak akhiri dengan ucapan dari bang Reza SupertrainerSyarief : It is not big Mistake when you make big mistake doing the big job But It is mistake when you never do the big job. Good Luck, be Succesfully Nothing is impossible, everything is possible if you belive in God So Do the best What can you do!! You must Do it. But Dont quit because champion never quit. Ready Now!!! Laa taiasu (Janganlah kau berputus asa) Kuatkan tekad paculah semangat untuk terus berprestasi.!!! Wassalam, Muhammad Taufik