Upload
white-rabbit
View
1.706
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Project management
Jo Haegeman
Les 3 Definitiefase
Project?
Samenhangend geheel van taken Die binnen vooraf bepaalde tijd
dienen te worden uitgevoerd Met (meetbare) duidelijke
doelstellingen Volgens gewenste kwaliteitsnormen
Met beperkte middelen (mensen, geld, materiaal, ...) Met allerlei risico’s
Evenement?
Een project
Met (een groep) mensen als hoofdfactor
Met één of andere vorm van poging tot beïnvloeding van die groep mensen als
hoofddoel
Een (normaal gezien) niet-standaard gebeurtenis voor die groep mensen
Letterlijk : “een gebeurtenis”
5 Fasen Eventmanagement
1. Definitie fase Inbriefing, context, doelstellingen,
doelpubliek, kader, ...
2. Analyse & Creatie fase 1e Draft programma & budget
3. Productie fase Detailuitwerking programma & budget
4. Realisatie fase Uitvoering
5. Evaluatie fase Afronding & evaluatie
Context?
Doelstelling?
Kader?
Concept?
Vraag of idee
Interne of externe klant stelt vraag of doet projectvoorstel
Match / No-match beslissing: passen vraag klant + Type Klant + jouw aanbod ?
Standaard programma of op maat gemaakt? Inbriefing Meeting plannen met vraagsteller Eigen oriëntatie: waar kan ik me aan
verwachten? Pitch of niet? Aantal ?
Inbriefing Wie is de klant? Ga voorbereid op eerste gesprek :
Interne of externe klant, (specifieke) sector, Grootte, Omzet, Aantal & type personeelsleden, (multi)-national of regionaal, Wie zijn hun klanten, Verschillende lokaties, Bedrijfscultuur (bv overheid vs bedrijven), Taal in het bedrijf ...
Context
Wat is de aanleiding voor het evenement?
Jaarlijks terugkerende traditie Na reorganisatie Bedanking voor hard werken Groot project binnengehaald Verhuisd Nieuwe directeur etc
Context
Wat is de interne achtergrond?
Details over bijv reorganisatie of reden vertrek oude directeur
Bedrijfscultuur & sfeer Hoeveel contact hebben de deelnemers /
gasten met elkaar? etc
Context
Organigram / verantwoordelijkheden binnen klantteam
Correcte functies, taakbeschrijving Wie rapporteert aan wie Wie heeft welke deeltaak
Context
Interne keuken klant
Moeilijk te bevragen; aan te voelen. Hidden agenda’s Verschil Klantcontact, decision makers,
drukgroepen, externe factoren
Context
Doelpubliek : profiel deelnemers / gasten
Aantal Leeftijd Verdeling man-vrouw Opleidingsniveau Taal Jobinhoud Interesses Specifieke zaken Verschillende doelgroepen Vips
Context
Geschiedenis / ervaringen
Wat hebben ze al gedaan, Wat vonden ze er goed/niet goed aan, Wat willen ze terug, Wat willen ze anders, Verschil in feedback deelnemers /
klantcontact?
Context
Budget
Programma beslist budget? Of budget beslist programma? Budget per persoon? Of totaalbudget ? Sponsering? Subsidies? Inkomprijs?
Context
Praktisch
Waar Wanneer Hoeveel gasten Timeframe
Doelstellingen
Wat zijn de doelstellingen van het event of van de klant?
Formuleer doelstellingen duidelijk Waarom net die doelstellingen? Komen die overeen met de context? Hoe ga je die evalueren (ROI?)
Kader
Wat is het ruime kader dat jij gaat afbakenen waarbinnen je een evenement bedenkt en organiseert
Wat zijn de grote lijnen van je visie Wat ga je aanbieden binnen die visie Welke ondersteuning bied je om de
doelstellingen te bereiken
Concept
Wat is de rode draad, wat is het thema, wat is de juiste boodschap, wat gaan deelnemers ervaren.
Wat zijn alle concrete invullingen die je bedenkt en organiseert om het evenement aan de context en doelstellingen te laten voldoen.
Bijvoorbeeld Inhoudelijke context
BedrijfX wil naar jaarlijkse gewoonte graag zijn medewerkers belonen met een aantrekkelijk personeelsfeest. Enkele jaren geleden was de belangstelling eerder laag, maar dankzij de introductie van een interactief programma is hierin een kentering gekomen. De wens is om deze trend verder te zetten en zo de betrokkenheid van de medewerkers te verhogen.
Praktische context
vrijdag 14 januari 2011
Locatie in Limburg
Personeelsfeest
Voertaal Nederlands
Ca 850 dlnrs
Bijvoorbeeld Doelstelling
Enthousiasme en betrokkenheid genereren door het aanbieden van een interactief programma
Gevoel van beloning en waardering voor de medewerkers uitstralen
BedrijfX-waarden, BedrijfX-gevoel uitdragen (waarde1, Waarde2, waarde3)
Werknemers ‘binden’ aan BedrijfX
Bijvoorbeeld
Kader
Aanbieden van een feestelijk programma; een sfeervolle en speciale avond aanbieden aan de genodigden
Via het event het bedrijfsimago en de bedrijfscultuur mee onderbouwen en versterken,
Werken rond één rode draad als duidelijk concept
Mensen een feel good gevoel bezorgen, door kwalitatieve sfeer-creatie, catering, acts en omkadering
Een informele sfeer creëren waarin deelnemers de tijd krijgen elkaar te ontmoeten, aan netwerking te doen, ervaringen uit te wisselen en mekaar te ‘vinden’ als collega’s
Context
Wat is de volledige startsituatie?
Doelstelling Waarom wordt het event georganiseerd
Kader Wat is de grote idee waarbinnen het concept wordt uitgewerkt
Concept Wat is de concrete invulling en uitwerking van het evenement
Volgende Week Analyse en Creatiefase