THEME : LA COMMUNICATION ORALE ET ECRITE AU CABINET MEDICAL

Sous thème : La communication écrite au cabinet

médical : les écrits professionnels

Module 2 : Rédaction de la lettre médicale

La lettre est le moyen le plus répandu pour communiquer à distance. Elle permet d’établir

les relations cordiales, sûres, mais aussi laisser une trace.

Elle doit donc :

toujours être adaptée à la situation et au destinataire,

toujours être adressée à une personne physique (Monsieur Durand, Madame la

Directrice), jamais à une institution.

Nous allons étudier les caractéristiques générales de la lettre ainsi que les normes de

présentation.

I. LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE

Le format normalisé de la lettre est le format A4 utilisé verticalement (à la française ou en

portrait).

Le papier est blanc pour faire apparaître clairement le texte.

Le verso de la lettre n’est pas utilisé, si la lettre est longue, on utilisera une autre feuille.

Les institutions, les professionnels utilisent du papier à en-tête pré-imprimé.

La lettre professionnelle est toujours dactylographiée.

II. LA STRUCTURE DE LA LETTRE

Généralement les lettres sont construites selon une structure identique (voir l’exemple à la

page suivante).

Cependant cette structure peut présenter des variantes telles que :

l’absence de certains éléments comme : les références, les pièces jointes,

le rejet en bas de page, d’une partie de l’adresse de l’émetteur, c’est souvent le cas

quand on utilise du papier à en-tête.

Vos réf : Lieu

…/…/… Nos réf : Le « date » du jour

…/…/...

Objet :

……….

PJ :

……….

« FORMULE D’APPEL OU TITRE DE CIVILITE »

EMETTEUR NOM

ADRESSE SERVICE

TEL /TELECOPIE

DESTINATAIRE NOM + FONCTION ETABLISSEMENT

+SERVICE ADRESSE

CORPS DE LA LETTRE

INTRODUCTION

DEVELOPPEMENT

-

--

CONCLUSION

« FORMULE DE POLITESSE »

BLOC SIGNATURE INITIALES PRENOM +NOM

FONCTION

III. L’ANALYSE DES COMPOSANTES DE LA LETTRE

1. L’émetteur ou expéditeur Le destinataire doit pouvoir clairement identifier son correspondant.

Pour une lettre professionnelle, on utilise souvent du papier à en-tête pré-imprimé qui

indique les coordonnées de l’établissement.

Les renseignements concernant l’émetteur se trouvent généralement à gauche de la feuille,

mais on peut parfois les situer au milieu.

Exemples

2. Le destinataire

Cette zone peut apparaître dans la fenêtre transparente d’une enveloppe. On l’appelle la

suscription.

Elle doit donc désigner le destinataire et indiquer son adresse.

Nom et prénom : Monsieur le Docteur Julien HUBERT

Adresse : bâtiment A

Boulevard Gambetta

34500 BEZIERS

NOM DE L’ETABLISSEMENT Centre hospitalier Universitaire

ADRESSE Boulevard Henri Durre

TEL 75000 PARIS CEDEX

Service gynécologie LE SERVICE

Docteur Martin NOM DU RESPONSABLE DE SERVICE

Chef de service SA FONCTION

DOCTEUR PHILIPPE DUTILLEUL

CARDIOLOGUE

20, rue Paul Emile

59000 LILLE

Tél. 03.20.01.02.03

Sur rendez-vous

Le nom et la ville doivent être écrits en lettres capitales.

On mentionne le cedex (courrier entreprise à distribution exceptionnelle) mais jamais le

numéro de téléphone.

3. Le lieu et la date de création

Le lieu d’émission s’écrit en lettres minuscules et comporte une majuscule.

Le nom du jour de la semaine n’est pas précisé, le mois est écrit en lettre minuscule. L’année

est indiquée en entier (quatre chiffres).

Exemple

Valenciennes

le, 20 janvier 2007

4. Les références

Ce sont les indications (chiffres et lettres) qui permettent de classer la lettre et la retrouver si

besoin est.

Ces mentions n’apparaissent pas systématiquement sur les courriers de nature médicale ou

sociale.

On distingue nos références (ou nos réf) qui sont celles de l’expéditeur de vos références

(ou vos réf.) qui sont celles du destinataire dans le cas où on répond à celui-ci.

Exemple

Le courrier reçu indique : La réponse du courrier indiquera :

Vos réf. absentes car c’est un 1er

courrier Vos réf. PD/SL/130-07

(Reprise de nos références)

Nos réf. PD/SL/130-07 Nos réf. CM/VD/242-07

Signification

PD : initiales du signataire CM : initiales du signataire

SL : initiales de la secrétaire VS : initiales de la secrétaire

130 : n°attribué à la lettre 242 : n°attribué à la lettre

07 : année 07 : année

5. L’objet

Il résume le contenu de la lettre. Il permet, à la personne qui ouvre le courrier, d’identifier

rapidement la demande et le service susceptible de la traiter.

Exemple

Objet : hospitalisation enfant LEBLANC

6. Les pièces jointes

Cette mention apparaît sur la lettre lorsqu’elle est accompagnée de documents annexes. On

précise le nombre et la nature des documents ce qui permet de vérifier que l’envoi est

complet. Elle se situe en haut à gauche ou en bas du courrier.

Exemple

PJ : Un compte-rendu

7. La formule d’appel ou titre de civilité

Elle correspond aux termes que l’expéditeur emploie pour s’adresser à son correspondant.

Propositions de formules d’appel :

CAS FORMULES

Lorsqu’un médecin s’adresse à un médecin Cher confrère

Mon cher confrère

Si les médecins se connaissent Cher ami

Cher Bernard

Si un médecin ou un spécialiste s’adresse à

un professeur en neurologie par exemple

Maître

Lorsqu’un médecin s’adresse à un membre

de la profession paramédicale (dentiste,

pharmacien, kinésithérapeute, orthophoniste)

Attention, ici il ne s’agit pas de médecins

mais d’auxiliaires médicaux.

Monsieur

Madame

Cher monsieur

Chère madame

Ou cher ami (s’ils se connaissent)

Lorsqu’un médecin s’adresse à un patient Madame

Monsieur

Mademoiselle

Lorsqu’un médecin s’adresse à un laboratoire

d’analyses médicales

Cher confrère (car le Directeur du

laboratoire est un médecin)

8. La formule de politesse

Elle est indépendante de la conclusion. C’est une marque de respect, de considération ou

d’amitié.

Elle reprend la formule d’appel dans les mêmes termes.

9. La signature

Elle permet d’identifier l’auteur de la lettre, son nom et sa fonction. Elle authentifie le

document.

Même si la secrétaire dactylographie le courrier, votre supérieur doit le relire et le

signer de sa main. En général, la signature est précédée du nom, de la qualité.

Exemple :

Docteur X

Chef de service

10. L’introduction

Elle permet de se présenter ou de rappeler l’objet de la lettre et ainsi de mieux comprendre ce

qui va suivre.

Si l’on répond à un précédent courrier ou une demande téléphonique, on doit le rappeler,

indiquer la date, le contexte, l’objet.

11. Le développement

Les idées doivent être ordonnées. Chacune doit être évoquée dans un paragraphe différent.

Les faits et les arguments seront mentionnés par ordre d’importance.

Recevez mes salutations distinguées

Croyez à mes sincères salutations

l’expression de

Veuillez recevoir mes sentiments les meilleurs

Veuillez croire à ou mes sentiments confraternels

Veuillez agréer ma considération

l’assurance de

Je vous prie de croire à

Je vous prie de recevoir

Je vous prie d’agréer

12. La conclusion

Elle est indépendante de la formule de politesse et se situe avant celle-ci. Elle est brève et peut

reprendre l’objet. Elle permet aussi de remercier, de se tenir à disposition du destinataire ou

de rappeler ce qu’on attend de lui.

Avant de rédiger une lettre, vous devez donc vous poser les questions suivantes :

Qui écrit ? Qui est l’expéditeur ?

Qui est le rédacteur ?

Qui est le signataire ?

Pourquoi ? Quel est l’objet ?

Quand ? La date ?

A qui ? Qui est le destinataire ?

Quelle est sa qualité ?

Où ? Dans quel contexte la lettre est-elle

écrite ?

Par quel moyen ? Quel est le type de lettre, quel est le

plan du message, quelles sont les

différentes zones de la lettre ?

Pièces jointes ? Nature de la pièce jointe ?

Exemples de lettres professionnelles

En-tête

Expéditeur :

HOPITAL RAYMOND POINCARE

Nom 104 rue Raymond Poincaré Suscription

Adresse 92320 GARCHES Destinataire

Téléphone Nom et qualité

Adresse

Service de Chirurgie et Orthopédie

Tél. 01.47.41.79.90

Monsieur le Docteur SAVARD

Clinique des Amandiers

12 avenue Jean Jaurés

95670 MARLY LA VILLE

Référence

Lieu et date de création

Nos réf. : JP/GF

Objet Objet : Consultation Garches,

Le 18 avril 20nn

Titre de civilité

Cher Confrère,

J’ai vu ce jour, Monsieur Jean Dupont, que vous m’avez adressé en consultation.

Après contrôle radiologique, la consolidation de la fracture semble satisfaisante.

Pendant quinze jours à trois semaines, il doit reprendre ses deux cannes anglaises pour

protéger son appui.

Sauf problème, il devrait pouvoir quitter la clinique dès qu’il sera bien autonome et je le

reverrai en consultation dans un mois.

Le traitement anticoagulant va pouvoir progressivement être arrêté d’ici à quelques jours.

Je vous remercie de votre confiance.

Formule de politesse

Je vous prie de croire, Cher Confrère, en mes sentiments les meilleurs. Pièces jointes

PJ. : Compte rendu d’examen

Nom et qualité Docteur J. Perron

Signature

Docteur D Généraliste 15, rue de la plaine 31000 TOULOUSE Tél. : 00.00.00.00.00 Consultations :

Lundi, mardi, jeudi de 10h30 à 12h30

Mercredi de 14h30 à 19h30

Samedi sur rendez-vous

Docteur L

Cardiologue

31, rue Pasteur

31000 TOULOUSE

Objet : Toulouse, le 28 mai 2006

Avis de traitement

Examens complémentaires

Mon cher confrère,

Je vous adresse Monsieur X…âgé de 54 ans, qui présente depuis 2 ans une hypertension pour

laquelle il est traité.

Depuis deux mois, des douleurs péricardiques et des maux de têtes sont apparus.

Je souhaiterais que vous le preniez en main en lui faisant des examens complémentaires et en

particulier un électro-encéphalogramme pour ensuite me donner votre avis.

Je vous remercie et vous prie d’agréer, mon cher confrère, mes salutations distinguées.

Docteur D

CLINIQUE SANTEUIL

3, BOULEVARD DE LA LIBERTE

78 009 VERSAILLES

TEL : 00.00.00.00.00

Docteur VATIL

Pédiatre

Docteur Gabriel LUCIEN

Généraliste

27, rue du château

78017 VERSAILLES

Objet : Versailles, le 2 mai 2006

Hospitalisation du nourrisson

Serge Daradian

Cher confrère,

Nous vous remercions de nous avoir confié le nourrisson Serge DARADIAN âgé de 5 mois

qui présentait une bronchopathie fébrile.

La radiographie du thorax a mis en évidence une discrète accentuation des hiles.

L’enfant sort contre avis médical au troisième jour d’hospitalisation.

Veuillez agréer, cher confrère, l’assurance de nos sentiments les meilleurs.

Docteur VATIL