72 Competencias tecnológicas

Con este nivel de Aprende Excel vas a utilizar esta herramienta como un modelo financiero para realizar balances e informes de resultados. Cuando culmines, estarás en capacidad de:• Trabajarsimultáneamenteconvarioslibros,editarycopiar. • ReconocerloserroresqueExcelinforma.• Entenderlosoperadoreslógicos. • Realizarunestadoderesultadosyunbalance.• Conoceryentenderlasfórmulascondecisiones.

Trabajar con libros

Yasabesmoverrangosdeceldasdeunahojadecálculoaotra.Ahora,aprenderásatrasladardatosdeunlibroaotroparacompararinformación.Porejemplo,sitienesinformacióndelanálisisdefacturacióndeunmesenunlibroydelsi-guientemesenotro,puedesdeterminarrápidamentecuáldelosdosmesesfuemásbeneficioso,simplementeabriendolosdoslibrosunoalladodelotro,enlamismapantalla,conelsiguienteprocedimiento:1. IniciaExcelycreaunarchivoconelnombreTrabajos Emprendimiento.2. DaclicenelbotónArchivo/Nuevo,Exceldespliegaenlapantallaunlibronuevo,ylodenominaautomáticamente

Libro 2.3. Paraverlossimultáneamente,despliega

el menú Ventana, espera hasta queaparezca el comando Organizar y loseleccionas, para que aparezca el si-guientecuadrodediálogo:

4. Haz clic en AceptarenlaopciónpredeterminadaMosaico.ObservaqueExcelacomodaLibro2yTrabajos Empren-dimiento uno al lado del otro.

La pantalla debe estar así:

Competencias tecnológicasExcelAprende

73Competencias tecnológicas

Copiar entradas entre libros

AdemásdeutilizarlosbotonesCopiaryPegar(oloscomandoscorrespondientes),paracopiarinformaciónentrelibros,elmétododearrastrarycolocarsirveparahacerlomismo.Hazlosiguiente:1. Tieneslosdoslibrosabiertosycadaunoseactivadandoclicencadaunadelasventanas.2. EnTrabajos EmprendimientoseleccionasA11:C24yseñalascualquierbordedelaselección.3. Mantienes oprimidos la tecla Ctrl y

elbotónizquierdodelratón(apareceel signomás al lado del puntero). Ahoraarrastrael contornode la se-lecciónsobreelrangoA1:C14enLi-bro 2.Anteesto, apareceun cuadrodediálogoydasclicencopiar.Estees el resultado:

Enestemomento,puedescopiar,pegar,archivarycompararinformación,entreotrasacciones.Cuandoquierasvolvera un solo archivo vas al comando Ventana, Organizarydasclicenaceptarenventanasdellibroactivo.Asívuelvesalapantallaoriginal.

Fórmulas y funciones

Excelpuedehacer lasoperacionesbásicas: sumar, restar,multiplicarydividir.Tambiénpuede,enunacelda,colocarunafórmulaqueesunasecuenciaformadaporvaloresconstantesoconreferenciaaotrasceldas,nombres,funcionesuoperadores.Seentiendequeunafórmulaesunatécnicabásicaparaelanálisisdedatos.Unafórmuladebeempezarsiempreconelsigno=yconstituyeelnúcleo.Mediantelasfórmulas,sellevanacabolasoperacionesquesenecesiten.Las funcionespermitenhacermásfácilelusodeExceleincrementarlavelocidaddecálculo,encomparaciónconlatareadeescribirunafórmula.Porejemplo,puedescrearunafórmulaenunaceldaasí:=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10)/10ousarlafunción=PROMEDIO(A1:A8).Estosignificaquelasfuncionessimplificaneltrabajoyhacenqueseocupemenosespacioytiempoenelmomentoderealizarlasfórmulas.

Las funciones se habilitan con el icono ymuestraelsiguientecuadrodediálogo,enelcualcadafuncióntienelaexplicacióndeloquepermite hacer:

74 Competencias tecnológicas

Operadores aritméticos

Son operadores aritméticos: sumar +, restar -, dividir /, multiplicar *,porcentaje%,yexponencial^. Se emplean para producir resultados numéricos. Comoejemplo,hazdosejerciciosconlasoperacionesporcentajeypotenciación.• Paraelporcentajehayquetenerencuentaquelaformaporcentualdeunnúmeroesequivalenteamoverelpunto

decimaldoscifrashacialaizquierdadelmismo;porejemplo,135%eslomismoque1.35.Supónquevasasacarel8%de350.Paraesto,escribes350enlaceldaB1y8enlaC1.Luegoescribes=enD1ydasclicenB1;enseguida,das clic en *;luegoenC1yalicono%.Terminasdandoaceptar.

Elresultadoes2800.Alcorrerdosdecimalesalaizquierdada:28.• Otra forma:enlugardeescribir8,digitas0,08.Luegoescribes=enD1ydasclicenlaceldaB1,enseguidaoprimes

*;luegodasclicenlaceldaC1yenaceptar,paraunresultadode28.

• Elevarunnúmeroaunapotenciaesmultiplicarelnúmeroporsímismo.Porejemplo,paraelevarel9ala3,sesiguelasiguienteruta:digitas9enlaceldaA1,enlaceldaA2escribes=,luegodasclicalaceldaA1,escribes^3ydasaceptar,paraunresultadode729.

Operadores relacionales

Seempleanparacompararvaloresyproporcionarunvalorlógico(verdaderoofalso)comoresultadodelacomparación.Porejemplo,menorque(<),mayorque(>),igual(=),menoroiguala(<=),mayoroiguala(>=), número entre a yb(< >).Parautilizarestosoperadores siguesestas instrucciones: enuna celdaescribeselnúmeroa, enotra celda contiguaescribeselnúmerobyenlasiguienteceldalaoperación,esdecir,digitas=,luegodasclicenlaprimeracelda,escribeselsímbolodelaoperaciónquerequieres(<, >, >=,etc.)yfinalmentedasclicenlasegundaceldayenaceptar.Sigueesteejemplo:Supónqueescribesdosnúmerosy los comparas,para saber si elprimeroesmayorqueelsegundo,antelocualdebehaberunares-puesta de VERDADERO o FALSO.Escribe985enlaceldaA1y450enB1.EnC1escribe=, das clic en A1, escribes >, das clic en B1yen aceptar.

Fórmulas que toman decisiones

ExistencasosenlosquesenecesitaqueExcelrealiceunauotratarea,segúnlascircunstancias.ParadarleaExcelestetipodeinstrucciones,seutilizalafunciónSI.Ensuformamássencilla,lafunciónSIpruebaelvalordeunaceldayrealizaunatareasilapruebaespositiva(verdadera)yotrasiesnegativa(falsa).Estafunciónrequieredetresargumentos:laprueba,laacciónqueserealizasilapruebaespositiva,ylaacciónqueserealizasilapruebaesnegativa.Losargumentosseingresanunotrasotro,dentrodelosparéntesisdelafunción,sepa-rándolosconpuntosycomas(noconespacios).Observaelejercicio:SeleccionalaceldaF5,escribelosiguienteyluegooprimesretorno:=SI(C12=0;”VERDADERO”;”FALSO”)Conlaanteriorfórmula,ExcelverificasielvalorenC12escero(laprueba).Dadoquenoloes,ignoraVERDADERO(laacciónqueserealizasilapruebaesverdadera)ymuestraFALSO(laacciónqueserealizasilapruebaesfalsa)enlaceldaF5.

75Competencias tecnológicas

Clasificar datos

Enelejemploanterior,Excelhizounaevaluaciónsimpledelvalorenunacelda.Tambiénsepuedenconstruirpruebasqueincluyenotrasfunciones.Paraesto,observarásenelsiguienteejercicioquelacolumnaAcorrespondeaNúmero de trabajoyquehaydatosqueterminanen(A)yotrosen(0).Losqueterminanen(A)soncontratosylosqueterminanen(0)sonsubcontratos.Siporalgunarazóndebesclasificarlospuedesseguirestospasos:DigitalossiguientesdatosdelatablaqueestáacontinuaciónyseleccionalaceldaB2.Allíescribe:=SI(DERECHA(A2;1)=”A”;”Contrato”;”Subcontrato”)ydasretorno.Conestafórmula,leindicasaExcelquemireelcarácteraladerechadelvalorqueseencuentraenlaceldaA2,yquesiesA,ingreseContratoenlaceldaB2,odelocontrario,queingreseSubcontrato.ObservaquecuandoledasretornoescribeContrato.AhoracopialafórmulahastaB13yelresultadoserá:

Observa que seleccionó losnúmerosdetrabajo,deacuerdoconlainstrucciónimpartida.

Operadores lógicos

La lista de operadores relacionales (=, <, >, <>, >=, >=)lapuedesutilizarconlafunciónSIoconlafunciónO para combinar dos o más pruebas.• Lafunción=SI(Y/(B4=0;B5>0),”X”;”Y”) muestra X, únicamente si las dos pruebas son verdaderas.• Lafunción=SI(O(B4=0;B5>0),”X”;”Y”)muestraX,sicualquieradelasdospruebasesverdadera.Cuandoseconstruyenfórmulas,sepuedenutilizarfuncionesSI dentro de otras funciones SI, llamadas funciones anida-das,loqueagregaunanuevadimensiónalacomplejidaddelasdecisionesqueExceltoma.Observaelejemplo:

InsertaotracolumnadelantedelacolumnaCyenlaceldaD2escribelasiguientefórmula,todaenuna sola línea: =SI(MES(C2)<4;1;SI(MES(C2)<7;2;SI(MES(C2)<10;3;4)))

Ahoradasretorno.ConestoleindicasaExcelqueverifiqueelcomponentemesdelafechaenlaceldaC2,siesmenorque4(esdecir,anterioraabril);Excelcolocaráenlaceldaun1queidentificaeltrimestre,encasodequeelmesseamayorque4,peromenorque7(anteriorajulio),colocaráun2enlacolumnaquedenominamostrimestre;cuandoestemesseamayorque7ymenorque10(anterioraoctubre),colocará3,delocontrariocolocará4.

Error en los datos

Alintroducirunafórmulaounafunciónenunaceldapuede ser que el programa Excel avise unERROR, antelocualapareceelsiguientecuadrodediálogo:

EstecuadroteproponequepuedesaceptarhaciendoclicenSí o rechazar utilizando No.

76 Competencias tecnológicas

Tambiénpuedesdetectarunerrorsinquesurjaunaviso,cuandoapareceenlaceldaunsímboloenlaesquinasuperiorizquierda,talcomoeste:

Alhacerclicsobreelsímboloapareceráuncuadroquepermitirásabermássobreelerror.

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el másfrecuenteelqueapareceacontinuación:

Estecuadrodicequelafórmulaesincoherenteypermiteelegirentrevariasopciones.Posiblementeelerrorseaquelafórmuladelaceldanotieneelmismoaspectoquetodaslasdemásfórmulasadyacentes(porejemplo,queéstaseaunarestaytodaslasdemássumas).Sinosabemosquéhacer,disponemosdelaopciónAyuda sobre este error.

Modificar en la barra de fórmulas

Siquierescomprobarlafórmulaparasabersihayquemodificarlaono,puedesutilizarlaopciónModificar en la barra de fórmulas. Silafórmulaescorrecta,seutilizarálaopciónOmitir errorparaquedesaparezcaelsímbolodelaesquinadelacelda.

Símbolos en errores de celdas

Puedequeal introducir lafórmulaaparezcacomocontenidodelacelda#TEXTO, siendo TEXTOunvalorquepuedecambiardependiendodeltipodeerror.Porejemplo:

Ejercicio de elaboración de un balance y un estado de resultados

Clasificación y codificación de las cuentasConloselementosaprendidos,puedesmanejarpresupuestosyestadosfinancieros.Primerovasaasignarlacodificaciónalascuentascontablesconelfindeutilizarlasparalaelaboracióndeinformes.Enelejemploquesigueseutilizaunacodificaciónsencillaparaunplandecuentas.1. Dar un nombre y un número a las cuentas mayores Alactivoasignaelnúmero1 Alpasivoasignaelnúmero2 Alaspérdidasasignaelnúmero3 Alasgananciasasignaelnúmero4

Símbolo Se produce cuando…##### elanchodeunacolumnanoessuficienteocuandoseutilizaunafechaounahoranegativas.#¡VALOR! sehaintroducidountipoerróneodedato;porejemplo,letrasenlugardenúmeros.#¡DIV/0! se divide un número por cero. #¿NOMBRE? Excelnoreconoceeltextodelafórmula.#N/A unvalornoestádisponibleparaunafunciónofórmula.#¡REF! una referencia de celda no es válida. #¡NUM! seescribenvaloresnuméricosnoválidosenunafórmulaofunción.#¡NULO! seespecificaunainterseccióndedosáreasquenoseintersectan.

77Competencias tecnológicas

2. Asignar a cada subcuenta los subíndices correspondientes: Activo 1: Disponible

1.01.01Caja(cuentaimputable)1.01.02Bancos(cuentaimputable)

InventariosOtros activos

Pasivo 2:PasivoexigibleProveedores(cuentaimputable)Otros acreedores (cuenta imputable)PasivonoexigibleCapitalReservasResultados

3. Diseñar la tabla de asiento diario Paradiseñarlatabladeasientodiario,seutilizaránlosdatos: Eldía1dejulioserealizaronlassiguientesoperaciones: • Aperturadelacajacon$100000 • Comprademercancíaspor$250000 • Capitalinicialde$500000 • Préstamode$150000 Eldía2dejuliohaceslassiguientesoperaciones: • Pagode$100000delpréstamo Eldía3dejulio: Ventademercancíasconlossiguientesdatos: • Valordelaventa$220000 • IVAdel10% • Costodelamercancíavendida:$1428504. Desarrollar el ejercicio en Excel con los siguientes pasos:• Crea un nuevo archivo con el nombre de Estados Financieros,conlasiguienteruta:Archivo/Nuevo/se abre un

libro 1/ Archivo/ Guardar.Enlaventanaescribe:Estados FinancierosydaclicenGuardar.• EnlaHoja1crealassiguientescolumnas:

Recuerdaquepordíahayunnúmerodeasiento(No.ASI)yelordensedaporcadaunodelosmovimientosrealizados.• Paraelprimerdíaelingresodelosdatosdebequedarasí:

78 Competencias tecnológicas

Observaquelassumasdeldebeyelhabersoncifrasiguales,peroporelmomentonodebestotalizar,porquehayquecontinuarconelejercicioparalosdosdíasrestantes:

• Saldodecuenta.Paramostrarenunasolacolumnaelimportedeldebeydelhaber,quesumandoalgebraica-mentedacomoresultadoelsaldodecadacuenta,debesagregareltítuloSaldoenlacolumnaIyaplicar,enlaceldaI2,lafórmula:=SI(G2>0;G2;-H2)

• Luego,copiaslafórmulaentodaslasceldasconlosasientos.La nueva pantalla será:

• Ordena las cuentas,segúneltítulodecadacolumna.Pararealizaresto,seleccionaselrangoA1:I12ybuscasenelmenúlaopciónDatos.AllíencuentrasuncomandodenominadoOrdenar.

Luegoledaslassiguientesórdenesparahacerlomáscomprensible,porCODCTA(códigodecuenta),despuésporfechayporúltimoporNo.ASI(Númerodeasiento).Siquieresvolveravereloriginal,regresasalmenúOrdenar y colocasen laprimera casillaOrdenar por Orden y en lasdemás casillas nada. Necesitas ordenar así para continuar.

Lapantallaquedaasí:

79Competencias tecnológicas

¡Felicitaciones! Terminaste el cuarto nivel de Aprende Excel.

• Vuelve almenú Datos y en Subtotales aplica las siguientesórdenes,segúnelcuadroadjunto:

Después de aceptar,lahojadecálculodebeestarasí:

Siobservasalladoizquierdo,Excelordenóportotales de Cuenta Contable. Si te ubicas en el botón 2,observasqueelinformemuestraeltotaldecadacuentaylassumasiguales,tantodeldebeyelhaber.Enestecaso,informaquelas cuentas están bien.

Balance y estado de resultados

Con estos datos puedes realizar el balanceyelestado de resultados.Paraesto,puedestranscribirlosdatosaotrahojayrealizarelestadoderesultados,así:

Pararealizarelbalancetranscribelatotalizacióndecadaunadelascuentas.Porejemplo,Caja$420000yasísucesivamente.