Excel Advanced-3 Course Outline

การใชเทคนคตางๆในการท างานอยางรวดเรว

ทานเปนแบบนไหม แมวาทานรฟงกชน เชน VLOOKUP, IF , SUMIF, COUNTIF, PivotTable รวมทงฟงกชนหลกๆ

ส าคญๆทควรทราบในระดบ Advanced แลวนน ในการท างานทานกใชฟงกชนเหลานไดเปนปกต แตทานกลบพบวา

ทานมกจะคดไมคอยออกวาควรจะแกปญหาโจทย หรอท างานทไดรบมอบหมายใหเรวขนมากกวาในระดบทเปนอย

แมวาทานเขาใจและใชฟงกชนตางๆมาชวยในการท างานแลวกตาม

หากทานเปนแบบนน ทานไมตองตกใจ หรอแปลกใจ ถอเปนเรองปกตทตองเกดขนกบผทใช Excel ดวยฟงกชนตางๆได

แตไมสามารถจะมองวธท างาน-หรอแกโจทยใหออกมาอยางรวดเรวได

หลกสตรน เหมาะส าหรบผเรยนทมพนฐานในการใช Excel ทดอยแลวโดยมงมน ตองการเรยนรเทคนคใน

ระดบสงดวยวธการงายๆ เพอชวยในการน าสตร-ฟงกชนทตนเองทราบมาประยกตใชใหเกดความรวดเรวอยางมากใน

การท างานจรง ผเรยนหลกสตรนจ าเปนตองมความร ตางๆเหลานเปนเรองปกต คอ VLOOKUP, IF, SUMIF,CONTIF,

PivotTable จงจะสามารถเรยนรไดด และเหนผลของการใชเทคนคอยางชดเจนวาชวยใหทานแกปญหาตางๆใหลลวงได

โดยงาย

1.เทคนคVLOOKUP Many Columns

ตองการ VLOOKUP ขอมลทมหลายๆคอลมนเชนมขอมล 12 เดอน หรอ มากกวานน แตไมตองการเสยเวลาในการแกไข

ตวเลขคอลมนทละคอลมน ควรท าอยางไร

2.เทคนคVLOOKUP-IFERROR-Update Price

ตองการ Update ราคาใหมจากตารางท 1 ไปตารางราคาท 2 ถาไมมราคาใหม ใหเอาราคาเกามาแสดงเหมอนเดม ควร

ท าอยางไร

3.เทคนคVLOOKUP แบบขนบนได

เชนการคดคา Commission แบบขนบนได หรอการใหสวนลดแบบขนบนได หรอการคดอตราเงนเดอนแบบขนบนได

ตามเปอรเซนตการประเมน ควรท าอยางไร โดยการเขยนสตรเดยวแลว Copy สตรไปใชไดเลย

4.เทคนคVLOOKUP - Transpose

ขอมลเปนแบบทางดานซาย ตองการสลบใหเปนแบบดานขวาควรท าอยางไร

5.เทคนคแปลงเลขทเปนText ทไมสามารถท า VLOOKUP ได ให LOOKUP ได

เชนขอมลเหมอนกนแตไมสามารถจะ VLOOKUP กนไดเชนตวเลขกลายเปน Textขอมลเยอะมาก ไมอยากท า Manual

ควรท าอยางไรจงแกไขให Lookup กนไดทนท

6.เทคนคReplace-All by Use VLOOKUP

ในตารางมขอมลในคอลมนเดยวกนบางรายการผด บางรายการถกตอง เชนม ค าวา Russia , Brazil ,Thailand ถกตอง

จ านวนหลายสบแถว หรอมากกวานน แตในจ านวนนนบางแถวมค าวา Russea , Brasil , Thailnd ซงผด ปะปนอย

ตองการแกไขรายการทผดใหถกตองโดยไมตองการ Manual เนองจากรายการมจ านวนมาก ควรท าอยางไร

7.เทคนคแปลงเลขทเปน Text ใหเปน Number

ในตารางมตวเลขบางแถวเปน Text บางแถวเปน Number ตองการแปลงใหเปน Number ทงหมดควรท าอยางไร

8.เทคนคล าดบรายการ- Sequence by group แถวตดกน

มรายการหลายๆกลมเชนรหสสนคา และแตรหสมจ านวนแถวไมเทากนตองการ

จดล าดบกลม ตามภาพดานลางไมตองการเสยเวลาท าวธ Manual เนองจาก

มขอมลจ านวนมากๆ ควรท าอยางไร

9.เทคนคล าดบรายการ- Sequence by group แถวไมตดกน

มรายการหลายๆกลมเชนรหสสนคา และแตรหสมจ านวนแถวไมเทากน กรณเวนชองวาง หรอ มค าวา Total มาแทรก

ตองการ จดล าดบกลม ตามภาพดานลางและไมตองการ เสยเวลาท าวธ Manual เนองจาก มขอมลจ านวนมากๆ ควรท า

อยางไร

10.เทคนคText to columns -Comma

ตองการแยกตวเลขตามหลกพน ออกเปนคอลมนตามภาพดานลาง โดยใช

Text to columns แตท าไมไดทนท ควรแกไขอยางไร

11.เทคนคCOUNTIF-SUMIF หาผลรวมแถวแรก

ตองการหาผลรวม(Total)ของแตละรายการตามภาพดานลางซงแตละ

รายการมจ านวนแถวทเทากนบางไมเทากนบาง ไมตองการ เสยเวลา

ท าวธ Manual เนองจาก มขอมลจ านวนมากๆ ควรท าอยางไร

12.เทคนคCOUNTIF-SUMIF หาผลรวมแถวสดทาย

ตองการหาผลรวม(Total)ของแตละรายการตามภาพดานลางซงแตละ รายการมจ านวนแถวทเทากนบางไมเทากนบาง

ไมตองการ เสยเวลาท าวธ Manual เนองจาก มขอมลจ านวนมากๆ ควรท าอยางไร

13.เทคนคSUBTOTAL-Filter-Hide Row

ขอมลถกซอนแถวทไมตองการ หรอจากการท า Filter ปกตตองการหาผลรวม ใช SUM() หรอนบจ านวนใช COUNT()

หรอหาคาเฉลยใชฟงกชน AVERAGE() แตไดคาทไมถกตอง ไมตองการตองการท า Manual ใหมทกๆครง ควรท า

อยางไร

14.เทคนคเตมขดหรออกขระใดๆลงไประหวางขอความ

เชนตองการแปลงหมายเลขโทรศพทโดยเตมขด(-) ลงไประหวางกลาง

เชน 0831111111 เปน 083-111-1111 หรอแปลงรหสสนคาโดยการเตมขด(-)ลงไป ระหวางรหส XG002008888 เปน

XG-0020-0888-8 ขอมลมเยอะมากไมตองการ Manual ควรท าอยางไร

15.เทคนคแกตวหารเปน 0

ขอมลมจ านวนมากบางแถวมตวหารเปน 0 ท าใหเกดคา #DIV/0! ตองมา Manual ลบออก เนองจากมขอมลมากท าให

ลาชาเสยเวลา มวธแกไข หรอควรท าอยางไร เพอไมตองมา Manual ลบ

16.เทคนคแปลง 0 ใหเปนคาวาง

ไมตองการใหขอมลแสดงรายการทมคาเปน 0 โดยไมซอน แตตองการบงคบใหกลายเปนชองวางๆเลย ขอมลมเยอะมาก

ตองManual ลบออก เนองจากมขอมลมากท าใหลาชาเสยเวลามวธแกไข หรอควรท าอยางไร เพอไมตองมา Manual ลบ

17.เทคนคการแปลงเซลลวางใหเปนเลข 0

ตองการแปลงเซลลวางใหมตวเลขเชนเลข 0 เพอสามารถน าไป ท าการ Filter ตอได ปกตขอมลทเปนชองวาง การท า

Filter ไมสามารถจะมองเหนขอมลทอยดานลางชองวางนน มวธท าอยางไร โดยไมตองเสยเวลาไปเตมตวเลขทละชอง

18.เทคนคการหาคาเฉลยโดยไมเอารายการทตดลบมาคด

ตองการหาคาเฉลยของชดขอมลแตไมตองการน าคาทตดลบมาคด ควรท าอยางไร

19.เทคนคการหา Last Price

ตองการหาราคาทเขามาครงสดทายของแตละรายการสนคามจ านวนรายการ

แตละรหสเยอะมาก อยากทราบวาแตละรหสสนคา มการซอครงสดทาย

ทราคาเทาใด ไมตองการท า Manual ซงเสยเวลามาก ควรท าอยางไร

เพอลดเวลาในการท า Manual

20.เทคนคการหา First Price

ตองการหาราคาทเขามาครงแรกของแตละรายการสนคามจ านวนรายการ

แตละรหสเยอะมาก อยากทราบวาแตละรหสสนคา มการซอครงแรก

ทราคาเทาใด ไมตองการท า Manual ซงเสยเวลามาก ควรท าอยางไร

เพอลดเวลาในการท า Manual

21.เทคนคแปลงวนทเปนเดอน

มขอมลทเปนวนทจ านวนมากตองการน ามาสรปเปนรายเดอนตองมาคอย Manual วนทใหเปนเดอนกอน ซงขอมลม

เยอะมากเปนรอยๆพนๆ รายการ ท าใหเสยเวลามาก ควรท าอยางไร

22.เทคนคแยกตวเลขออกจากตวอกษร

มขอมลทมทงตวเลขและตวอกษรปะปนกนในเซลลเดยว ตองการแยกตวเลขออกจากตวอกษร ขอมลมจ านวนมาก ตอง

Manual ท าใหเสยเวลามาก ควรท า หรอมวธการอยางไร ทท าไดอยางรวดเรว

23.เทคนคไมใหขนคาซ าเมอคยใหม

คยขอมลซ าๆ มกจะเกดค านนๆขนมาทงประโยคซงไมตองการและรบกวน

ในการคยอยางมาก ตองการไมใหขอมลทซ าๆนนปรากฎขนมาควรท าอยางไร

24.เทคนคCopy ครงละ 100 ชดหรอมากกวานน

มวธการอยางไรทจะ Copy ขอมลครงละ 100 ชดหรอมากกวานน ใหเสรจภายใน 1 นาท

25.เทคนคCopy Format แถวเทากนและแถวไมเทากน

ตองการท า Format ใหแตละชดขอมล แตจ านวนแถวของชดขอมลไมเทากน

ตองManual ท าไปทละแถวซงเสยเวลามากควรท าอยางไรทจะท าไดอยางรวดเรว

26.เทคนคCopy สตรมาวางเฉพาะแถวทตองการ

ขอมลทวางไวแลวมจ านวนหลายๆแถว อาจจะเปนรอยๆ พนๆแถว ตองการ Copy สตรมาวางเฉพาะแถวทตองการ โดย

ไมใหทบกบ ขอมลในแถวอนๆทคยไวหรอมขอมลเดมอยแลวควรใชเทคนควธการอยางไร

27.เทคนคการ Sort ขอมลแบบสม

ตองการจดเรยงขอมลเปนรอยๆพนๆแถวแบบคละๆสลบกนอยางรวดเรว โดยไมตองมาสลบดวยการ Manual ควรท า

อยางไร

28.เทคนคบงคบการ Sort ไมใหขนลงทกๆคอลมน

เชนตองการ Sort ขอมลทคอลมน D ใหเรยงมากไปนอย แตใหคอลมน C ทเปนรหสสนคาอยทเดม ปกตตองท า Manual

ไปทละชด ขอมลมจ านวนมากท าใหเสยเวลาและผดพลาดไดงาย ควรท าอยางไร เพอท าการ Sort ตามทตองการได

อยางรวดเรว

29.เทคนคการเชคคาซ า

จะรไดอยางไรวาขอมลทใชอยมรายการไหนซ ากนบางปกตตอง Sort ขอมลกอนแลวเชคโดยการ Manual มวธการ

อยางไรทจะเชคไดอยางรวดเรว และถกตอง

30.เทคนคการแปลงขอความดวยฟงกชน TRIM

ขอความเวนชองวางไมเทากน ตองการจดขอความใหมอยางรวดเรว

ควรท าอยางไร

31.เทคนคการใช Filter ชวยในการ Copy สตร

32.เทคนคการใช Filter และส

33.เทคนคการลบแถวดวย Filter

34.เทคนคลบแถวทไมตองการและใหคาอนไมสลบแถว

ตองการลบรายการทไมตองการ เชนตองการลบ #N/A ออกไปทกๆแถว

ปกตใชการ Sort แตขอมลแถวอนๆจะสลบแถวกนทงหมดหากไมตองการ

ใหขอมลทไมตองการลบ สลบแถว ใหคงไวเชนเดม ควรท าอยางไร

35.เทคนคงายๆในการซอนสตรเขาดวยกน

ไมคอยเขาใจวธการซอนสตร หรอเขยนสตรยาวๆ ไมเปน มวธหรอหลกการงายๆ อยางไร ทจะชวยใหการซอนสตรไมเปน

เรองยงยากตอไป

36.เทคนคการแทรกแถวในต าแหนงทตองการ

ภาพดานลางตองการแทรกแถวระหวาง Actual – Inventory และคยค าวา Yield ลงไปในแถวทแทรกของทกๆ Code

ขอมลมเยอะมาก ท า Manual เสยเวลามาก ควรท าอยางไร เพอท าไดอยางรวดเรว

37.เทคนคการตดคา ERROR โดยการใช Array

ไมตองการเขยนสตรตดคา ERROR โดยเพมอกคอลมน ตองการเขยนสตรหาผลรวมแบบตดคา ERROR ในตวไปเลยใน

เซลลเดยว มวธการอยางไร

38.เทคนคการดงคาแรกมาแสดง

ตวอยางจากภาพดานลาง ตองการดงคาแรกของแตละรายการ ออกมาแสดง ควรเขยนสตรอยางไร

39.เทคนคการดงคามาแสดงไมเกนเดอนทเลอก

ตวอยางจากภาพดานลาง ตองการใหดงคาออกมาแสดง โดยไมเกนเดอนทเลอก เชนเลอกเดอน April กใหขอมล ตงแต

เดอน Jan-April ออกมาแสดงเทานน

40.เทคนคการหาผลรวมแถวเลขค เลขค

ตองการหาผลรวมเฉพาะ แถวเลขค แถวเลขค ควรท าอยางไร เทคนคนสามารถใชประยกตในการหาคาอนๆแบบสลบ

แถว หรอ แบบเวน หลายๆแถวไดเลย

41.เทคนคการนบรายการทไมซ า ถาซ าใหนบเปนหนง

มรายการซ ากนบางไมซ ากนบาง ตองการนบรายการทงหมด โดยรายการทซ านบเปนหนงรายการ ควรใชวธการอยางไร

42.เทคนคการตดคาซ า

มรายการซ ากนบางไมซ ากนบาง ตองการตดรายการทซ ากนออกไปใหเหลอแคหนงรายการ ควรใชวธการอยางไร โดยให

มนใจวาตดรายกาทซ ากนออกไปแลวทงหมดไมมคางอยในรายการ ( บางครงการใช Remove Duplicates อาจจะไม

สามารถ ตดรายการซ าออกไดหมด )

43.เทคนคสลบแกน Columns to Rows

ตวอยางจากภาพดานลาง ตองการใหคาทอยในแนวคอลมน มาแสดงอย

ในแถวเดยวกน ปกตตองใชวธการ Manual ซงเสยเวลามากควรใชวธการ

อยางไร เพอท าไดอยางรวดเรว

44.เทคนคการใช Conditional Formatting ระบายสตามเงอนไข

หากปกตทานสบสนเรองการเขยนสตรใน Conditional Formatting วาตองเขยน อยางไร หรอกรณไหนตองเขยนสตร

กรณไหนไมจ าเปนตองเขยนสตรฝงลงไป เทคนคนเปนการอธบายถงการใช Conditional Formatting ใหเขาใจไดอยาง

ถกตอง เชน

1.ใหเกรด A ขนสเขยว เกรด F ขนสแดงอตโนมต

2.ชอคนทไดเกรด A -ขนสเขยว ชอคนไดเกรด F ขนสแดง อตโนมต

3.กรณมากกวา 1 เงอนไข เชน ภาพดานลาง เลอก Cat+Black

ใหทงแถวทกๆคอลมนในตารางทมค าวา Black Cat ขนสแดง อตโนมต

45.Auto Select

โจทยลกษณะ Plan-Actual แบบรายเดอน (Monthly) เชน

ถาเลอก Feb ให Jan-Feb แสดงผลของ Actual เทานน ทเหลอแสดง Plan แบบอตโนมต

ถาเลอก Mar ให Jan-Mar แสดงผลของ Actual เทานน ทเหลอแสดง Plan แบบอตโนมต

ถาเลอก Sep ให Jan-Sep แสดงผลของ Actual เทานน ทเหลอแสดง Plan แบบอตโนมต

ขอขอบคณทไววางใจในหลกสตรของเรา

กวารอยองคกร เปนสงยนยนในคณภาพทเราจดเตมใหทกๆองคกรในการอบรม-บรรยายอยางตอเนองตลอดมา

www.bigcat9excel.com

Tel : 083-246-6789