Excel raportointi

Excel raportointi

Webropol

Hyödyllisiä funktioita

• Sum (Range)– Vakiofunktio. Laskee tulosjoukon summan. Ei

huomioi tietojen suodattamista!

• SumNH(Range)– Webropol-funktio. Kuten Sum(), mutta

huomioi tietojen suodattamisen.– NH=[row] Not Hidden


• Count (Range)– Vakiofunktio. Laskee tulosjoukon alkioiden

lukumäärän. Ei huomioi tietojen suodattamista!

• CountNH(Range)– Webropol-funktio. Kuten Count(), mutta

huomioi tietojen suodattamisen. – NH=[row] Not Hidden


• Average (Range)– Vakiofunktio. Laskee tulosjoukon alkioiden

keskiarvon. Ei huomioi tietojen suodattamista!

• AverageNH(Range)– Webropol-funktio. Kuten Average(), mutta



• CountIf (Range, Criteria)– Vakiofunktio. Laskee tulosjoukon niiden

alkioiden lukumäärän, jotka täyttävät annetun ehdon. Ei huomioi tietojen suodattamista!

• CountIfNH(Range, Criteria)– Webropol-funktio. Kuten CountIf(), mutta



• AverageIfNH(Range, CriteriaRange, Criteria)– Webropol-funktio. Laskee tulosjoukon niiden

alkioiden keskiarvon, jotka täyttävät annetun ehdon. Ehtojoukko voi olla eri sarakkeessa kuin tulosjoukko. Huomioi tietojen suodattamisen.

– Esim. Lasketaan C-sarakkeen keskiarvo niiltä riveiltä, joiden arvo B-sarakkeessa on male.

• AverageIfNH(C1:C100;B1:B100;”male”)


• AverageFourNH(Range, Axis)– Webropol-funktio. Laskee nelikenttä -

tyyppisten vastausten keskiarvon ja palauttaa sen muodossa x tai y. Huomioi tietojen suodattamisen.

– Esim. Lasketaan C-sarakkeessa olevien nelikenttävastausten keskiarvo

• AverageFourNH(C1:C100;”x”)• Palauttaa esim. 200 (max 500)• 2/5 vasemmasta reunasta

Webropol-funktioiden käyttöönotto

• Funktiot sijaitsevat WebropolFunctions.xla lisämakrojen tiedostossa.

• Tiedosto tulee olla Excelin ulottuvilla.

• Tiedostossa olevat funktiot otetaan käyttöön tekemällä niihin viittaus Excelissä.– Tools – Add_ins... – Browse – [choose] – Ok– (Excel 2007) Office Button – Excel Options –

Add_ins – Go – Browse – [choose] – Ok

Webropol-funktioiden käyttöönotto

• Viittauksen jälkeen funktiot löytyvät User Defined ryhmän alta ja niitä voi käyttää aivan samoin kuin Excelin valmiita funktioita.

• Viittaus tarvitsee tehdä vain kerran.• Jos haluat lähettää kyselysi tuloksia

muille, muista että funktiot toimivat vain niissä Exceleissä, jotka ovat linkattu Webropol-functions.xla tiedostoon!

Soluviittaustyypin vaihto

• Webropolin tiedostot käyttävät oletusarvoisesti R1C1 –tyyppistä solujen viittaustapaa, mutta moni haluaa kuitenkin käyttää A1 –tyypin viittausta.

• Vaihda soluviittaustapa seuraavasti:– Tools – Options – General(välilehti)

• poista R1C1 Reference Style

Kopiointilukitukset

• Kertauksena kopiointilukitukset (F4)– Suhteellinen viittaus; =A1

• Kopioitaessa suhteellinen

– Sekaviittaus; =$A1• Kopioitaessa sarake absoluuttinen, rivi suhteellinen

– Sekaviittaus; =A$1• Kopioitaessa sarake suhteellinen, rivi absoluuttinen

– Absoluuttinen viittaus; =$A$1• Kopioitaessa absoluuttinen

Harjoitus I

• Ota Webropol-funktiot käyttöön.

• Tiedosto sijaitsee osoitteessa .../WebropolFunctions.xla– Opettaja kertoo sijainnin

Harjoitus I

• Tools – Add_Ins..

• Excel 2007– Office Button – Excel Options – Add_ins – Go

Harjoitus I

• Browse - Ok

Funktioharjoituksia

• Avaa tiedosto WebExcel1.xls

• Sarakkeessa B arvioidaan palveluja asteikolla 1-5

• Piirretään tuloksista palkkikaavio

Funktioharjoituksia

• Tehdään otsikkorivin(2) ja 1.datarivin(3) väliin 10 tyhjää riviä. Näin saamme laskennalle paikan, johon tietojen suodattaminen ei vaikuta.– Valikoi rivi 3 – hiiren oikea – Insert– Ctrl+Y (toista*9)

• Kirjoita alueelle A3:A7 arvot 1-5

CountIf()

• Lasketaan soluun B3 tulosjoukon arvoltaan 1 olevien lukujen lukumäärä:– =COUNTIF(B14:B136;A3)– Alueen saa helpoiten valittua valitsemalla

ensin alueen 1.solun ja sitten painamalla Shift+Ctrl+ArrDown

– Tulos on 29, eli 29 ihmistä on antanut palvelulle arvosanan 1. Entä muiden arvosanojen frekvenssit?

CountIf()

• Kopioidaan kaava arvosanaan 5 asti

• Ennen kopiointia haluamme varmistua siitä, että viittaus tulosjoukkoon pysyy ennallaan

• Kopioinnin suunta on tällä kertaa alaspäin, joten meillä on tarve lukita vain rivit– =COUNTIF(B$14:B$136;A3)

CountIf()

• Kopiointi onnistuu helpoiten Drag’n Drop menetelmällä

• Valitse kopioita solu ja mene solun oikeaan alareunaan.

• Kun kursori muuttuu mustaksi plussaksi, paina hiiri pohjaan ja maalaa kohdealue.

• Laske hiirestä irti ja kopiointi on valmis.

CountIf()

• Nyt tiedämme jokaisen arvosanan lukumäärän• Tehdään palkkikaavio datan perusteella• Maalaa data-alue A2:B7• Paina Chart Wizard nappia• Valikoi kaaviotyyppi, nyt Bar – Next

CountIf()

• Series välilehdeltä poista ”-” sarja, Remove• Next• Legend välilehdeltä poista Show legend• Next• Tallennetaa kaavio uudelle sivulle ja nimetään

sivu ”Frekvenssit”

CountIf()

• Lisätään kaavioon vielä sarake C –Toimitusajat– Nyt haluamme kopioida kaavaa myös

vaakasuunnassa, joten lukitaan ehdon sarake– =COUNTIF(B$14:B$136;$A3)– Kopioidaan ensi alas ja sitten oikealle

CountIf()

• Päivitetään kaavio– Klikkaa hiiren oikealla kaaviota – Source Data - Ok– Valitse alue B2:C7– Saimme toiset vaakapylväät, mutta kumpi on kumpi?– Klikkaa hiiren oikealla kaavioa – Chart Options– Data labels välilehdeltä – Series name – Ok– Siirretään sarjojen nimet vielä pylväiden sisään

• Klikkaa sarjan nimeä (esim.Toimitusajat)• Aligment välilehdeltä Label Position asetus Inside End• Toista kaikille sarjoille

CountIf()

CountIf()

• Harjoitus– Lisätään kaavioon vielä arvio kilpailukykyisyydestä, eli

sarake I– Ctrl mahdollistaa eri alueiden samanaikaisen valinnan– Päivitä kaavion lähdedata– Päivitä sarjojen nimet pylväiden sisälle

Tietojen suodatus

• Tietoja voidaan Excelissä suodattaa mm. automaattisen filterin läpi

• Filterin käyttö on helppoa– Valitse dataa edeltävä tyhjä rivi (13)– Data – Filter – AutoFilter

• Jokaisen sarakkeen yläpuolelle ilmestyy alasvetovalikko, josta löytyy sarakkeen kaikkien yksilöllisten solujen arvot

Tietojen suodatus

• Suodata taulukko siten, että siinä näkyy vain ne asiakkaat, jotka ovat olleet asiakkaina alle 1 vuoden.

• Suodatus piilottaa ne rivit, jotka eivät kuulu ehdolliseen tulosjoukkoon

• Piilotus tapahtuu käytännössä siten, että rivin korkeudeksi asetetaan nolla

Tietojen suodatus

• Kokeile mitä kaaviolle tapahtuu suodattamalla dataa

• COUNTIF() funktio ei kykene erottelemaan tulosjoukossa olevaa dataa sen perusteella, että onko kyseinen rivin korkeus nolla vaiko ei

• Tämän takia on olemassa COUNTIFNH()-Webropol funktio

• NH = [row] Not Hidden

CountIfNH()

• Muutetaan työkirjan kaikki COUNTIF() funktiot COUNTIFNH() funktioiksi

• Helpoiten tämä tapahtuu Ctrl+H näppäinyhdistelmällä – Replace All

CountIfNH()

• Kokeile mitä kaaviolle nyt tapahtuu suodattamalla dataa

• Kaavio elää dynaamisesti suodatusten ehtojen mukaisesti

• Ole varovainen, hallitsemattomien suodatusten riski on olemassa– Luulet käsitteleväsi koko dataa, vaikka joitakin

suodatuksia on päällä!

CountIfNH()

• Tehdään kaavio, joka kertoo kuinka tyytyväisiä vanhat (yli 5 v.) asiakkaamme ovat tuotteisiimme

• Käytä tällä kertaa piirakkatyyppistä kaaviota• Kopioi COUNTIFNH() funktio sarakkeeseen D• Luo kaavio omalle sivulleen ”Tuotteet”• Muokkaa kaavion asetuksia, jotta saat

seuraavalla sivulla olevan esimerkin luotua

CountIfNH()

CountIfNH()

• Edellisen kaavion tulkinta– Vain 62% vanhoista asiakkaistamme antaa

tuotteillemme hyvän tai erinomaisen arvosanan

– Peräti 24% vanhoista asiakkaistamme pitää tuotteitamme suorastaan huonoina

– Tuotteidemme laatua tulee nostaa

• Prosenttiosuuksiin tai keskiarvoihin perustuva grafiikka on informatiivista!

Average()

• Lasketaan 1.kysymyksen kaikille 8 sarakkeelle keskiarvot ja luodaan siihen sopiva kaavio

• Soluun B8– =AVERAGE(B14:B136)– Shift+Ctrl+ArrDown

• Kopioi kaava sivuittain soluun I8 asti• Pyöristä luvut 1 desimaaliin

Average()

• Maalaa otsikko- ja data-alueet– Ctrl pohjassa

• Valikoi palkkikaavio• Valitse Series in Columns – Next• Ota X-akselin nimi pois (Axes välilehti)• Poista Legend (Legend välilehti)• Lisää palkkeihin sarjojen nimet (Data Lebels vl)• Tallenna kaavio omalle sivulle nimellä Keskiarvot

Average()

• Muutetaan x-akselin skaalaus asteikolle 1-5– Tuplaklikkaa vaaka-akselia– Säädä Scale välilehdeltä minimi ja maksimiarvot

• minimi=1• maksimi=5

• Vie sarjojen nimet palkkien sisään• Klikkaa sarjan nimeä (esim.Toimitusajat)• Aligment välilehdeltä Label Position asetus ”Inside End”• Toista kaikille sarjoille

Average()

• Kokeile mitä kaaviolle tapahtuu suodattamalla dataa

• AVERAGE() funktio ei kykene erottelemaan tulosjoukossa olevaa dataa sen perusteella, että onko kyseinen rivin korkeus nolla vaiko ei

• Tämän takia on olemassa AVERAGENH()-Webropol funktio

• NH = [row] Not Hidden

AverageNH()

• Huomioidaksesi suodatukset korvaa kaikki AVERAGE() funktiot AVERAGENH() funktiolla

• Ctrl+H

• Kaavio elää dynaamisesti suodatusten ehtojen mukaisesti

• [Kokeile myös kaaviotyyppiä radar]

AverageNH()

• Otetaan kaavioon vielä mukaan koko tulosjoukon suodatettu keskiarvo

AverageNH()

• Valmista keskiarvoviivaa ei ole, mutta se saadaan aikaiseksi hieman virittämällä

• Laske soluun B9 koko tulosjoukon ka– =AVERAGENH($B14:$I136)

• Kopioi kaava sarakkeeseen I asti

• Päivitä kaavion lähdedata

• Muuta Data Range -> Rows

AverageNH()

• Tuplaklikkaa yhtä keskiarvopalkeista– Format Data Series lomake aukeaa– Options välilehdeltä

• Overlap = 100• Gap Width = 0

– Patterns välilehdeltä• Border = None• Area = None

– Ok

AverageNH()

• Klikkaa hiiren oikealla jotakin palkkia ja valitse Add Trendline

• Type välilehdellä– Based on Series -> Series2

• Options välilehdellä– Forecast

• Forward 0,5• Backward 0,5

• Ok

AverageNH()

• Poista keskiarvopalkkien Data Labelit

• Aseta muut labelit palkkien sisälle, esim. Inside Base asetukselle

• Kokeile suodattaa dataa ja tarkista että myös keskiarvoviiva elää datan mukana

• Palkkien monivärjäys:– Tuplaklikki palkkiin– Patterns – Fill Effects - .. - Ok

AverageIfNH()

• Tehdään kaavio, jossa näkyy kunkin asiakasryhmän keskimääräinen tyytyväisyys palveluumme

Asi

akka

anao

loai

ka

AverageIfNH()

• AverageIfNH(Range, CriteriaRange, Criteria)

• Kirjoita soluihin A10:A12 lajittelun arvot

• Soluun B10=AVERAGEIFNH(B$14:B$136;A$14:A$136;A10)

• Kopioi kaava riville 12 asti

AverageIfNH()

• Maalaa data-alue A10:B12 ja tee kaavio normaalisti

• Tallenna kaavio sivulle AsTyytyväisyys

• Harjoitus:– Suodata näkyviin vain ne rivit, joissa asiakas

on antanut tuotteillemme arvosanan 4 tai 5

Harjoitus

• Avaa WebExcel2.xls tiedosto• Tee kaavio, joka kertoo mitä asiakkaat ajattelevat

palvelustamme ja hinta-laatusuhteestamme jaoteltuna vastaajan sukupuolen mukaisesti

Harjoitus

• Tee kaavio, joka kertoo kuinka tärkeänä uudet asiakkaat näkevä hinta-laatusuhteen

Harjoitus

• Tee kaavio, joka kertoo kuinka tärkeänä naispuoliset vakioasiakkaat näkevä palvelun, ystävällisyyden ja hinta-laatusuhteen

• Pinottu palkkikaavio

AverageFourNH()

• Webropol-funktio. Laskee nelikenttä -tyyppisten vastausten keskiarvon ja palauttaa sen muodossa x/y. Huomioi tietojen suodattamisen.

• Origo (0,0) sijaisee vasemmassa yläkulmassa ja suurin arvo (500,500) oikeassa alakulmassa.

• Oikea yläkulma on (500,0)• Vasen alakulma on (0,500)

AverageFourNH()

hin

ta

tärkeä

ei tärkeä

nopeus tärkeäei tärkeä

ES

IME

RK

KI

NE

LIK

EN

TÄ

ST

Ä,

AR

VO

150

:300

AverageFourNH()

• Luodaan seuraava kaavio sarakkeiden Q:S tiedojen perusteella

AverageFourNH()

• Lasketaan soluun Q3 Dream Linen nelikenttätehtävän x-akselin keskiarvo– =AVERAGEFOURNH(Q$13:Q$61;"x")

• Soluun Q4 y-akselin keskiarvo– =AVERAGEFOURNH(Q$13:Q$61;"y")

• Kopioidaan kaavat myös Green ja White Linen

Dream Line Green Line White Line

215 114 333

370 219 445

AverageFourNH()

• Valikoi tyhjä solu (esim.T3)

• Paina Grafiikkanappia

• Valitse kaaviotyyppi XY

• Series välilehti– Lisää 1.piste ( Add)

AverageFourNH()

Dream Line Green Line White Line

215 114 333

370 219 445

• Anna nimiviittaus• Anna arvoviittaukset• Toista muille pisteille

AverageFourNH()

• Next• Gridlines välilehdeltä

– Value(X) Major gridlines päälle

• Legend välilehdeltä– Show legend pois päältä

• Data Labels välilehdeltä– Series name päälle

• Axes välilehdeltä akseleiden arvot pois• Tallenna omalle sivulleen

(”Nelikenttä”)

AverageFourNH()

• Tuplaklikkaa kaavion x-akselia

• Scale välilehdellä– Tee kuvan mukaiset

säädöt

• Tuplaklikkaa kaavion y-akselia

• Scale välilehdellä– Tee kuvan mukaiset

säädöt

AverageFourNH()

Siirretään Origo vasempaan yläkulmaan.

AverageFourNH()

• Klikkaa kerran kaaviota, ota kiinni sen kulmasta ja muuta se neliöksi

• Lisää akseleiden pää- ja alaotsikot

• Tarkasta pisteiden matemaattinen loogisuus

• Testaa suodatusten toimiminen

• Valmis

Vertailu

• Tiedostoissa WebExcel2007.xls ja WebExcel2008.xls on kahden eri vuoden dataa. Tehdään seuraava kaavio.

Vertailu

• Avaa WebExcel2007.xls

• Avaa WebExcel2008.xls

• (2008) Lisää 2 rivin alle 10 tyhjää riviä

• Laske soluun J3 vuoden 2008 ja soluun J4 vuoden 2007 hinta/laatusuhteen keskiarvot

• Laske soluun J5 näiden keskiarvojen erotus

• Kopioi muihin sarakkeisiin

Vertailu

• Maalaa otsikot ja muutosluvut– J2:L2 + J5:L5 (Ctrl pohjassa!)

• Paina grafiikkapainiketta

• Valitse palkkikaavio

• Series in Columns

• Next

• Poista x-akselin arvo

• Poista selite (legend)

Vertailu

• Anna kaaviolle otsikko ”Asiakastyytyväisyyden muutos 2007-2008”

• Lisää sarjojen nimet• Tallenna omalle sivulleen ”AsTyytMuutos”• Aseta x-akselin minimi ja maksimiarvot• Aseta palkkien otsikot palkkien sisään ”Inside Base”• Lisää x-akselin otsikot• Valmis

Gap-analyysi

• Tehdään kuten vertailukaavio

• Korvataan toinen arvoista tavoitearvoilla

• Tehdään seuraava kaavio

Gap-analyysi

• Avaa WebExcelGapAnal.xls

• Lisää 2 rivin alle 10 tyhjää riviä

• Soluun J3 hinta/laatusuhteen keskiarvo

• Anna soluun J4 keskiarvotavoite

• Laske soluun J5 näiden keskiarvojen erotus

• Kopioi muihin sarakkeisiin

Gap-analyysi

• Maalaa otsikot ja muutosluvut– J2:L2 + J5:L5 (Ctrl pohjassa!)

• Paina grafiikkapainiketta

• Valitse palkkikaavio

• Series in Columns

• Next

• Poista x-akselin arvo

• Poista selite (legend)

Gap-analyysi

• Anna kaaviolle otsikko ”Gap-analyysi”• Lisää sarjojen nimet• Tallenna omalle sivulleen ”GapAnalyysi”• Aseta x-akselin minimi ja maksimiarvot• Aseta palkkien otsikot palkkien sisään ”Inside

Base”• Lisää x-akselin otsikot• Valmis

Documents

Excel raportointi