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monografia de una institucion privada
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REDACCION Y COMUNICACION
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REDACCION Y COMUNICACION
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INTRODUCCIÓN
El presente Informe tiene la finalidad de demostrar una vez más que, la realización
de las Practicas Finales es considerada como una etapa importante en la
formación profesional de todo estudiante, puesto que no solo permite poner en
práctica los conocimientos adquiridos, sino adquirir nuevas experiencias laborales.
El presente informe está conformado por tres capítulos:
En el Primer Capítulo, Contiene aspectos generales de la Institución
donde he realizado las prácticas. El Centro de Educación Técnico
Productivo (CETPRO “EXE-TEC”), su Reseña Histórica, Ubicación,
Finalidad, Principios, Objetivos y Estructura Orgánica.
En el Segundo Capítulo, Enfoca el Marco Teórico: Objetivos de las
Practicas Finales, Descripción del Área de Trabajo y Conceptos Generales
(Redacción, Archivo, Atención de llamadas y Atención al Público).
En el Tercer Capítulo, Describe los Aspectos Técnicos de las Practicas
Finales: Técnicas de Redacción, Técnicas de Digitación de Documentos,
Técnicas de Archivo y Técnicas Secretariales; Actividades Desarrolladas;
Equipos y Materiales Utilizados durante el periodo de Prácticas.
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Asimismo, las conclusiones a los que arribo y sugerencias que alcanzo con el fin
de mejorar la preparación y la formación profesional.
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CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES
1.1. ASPECTOS GENERALES DEL CETPRO “EXE-TEC”
1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA
En el año 1993 la Institución Educativa EXE-TEC inicia sus
actividades en la ciudad de Moquegua, con el objetivo de Promover
la Educación Ocupacional y Técnica Productiva, en atención a la
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demanda educativa y exigencias de competencias y capacidades del
sector productivo de nuestra región.
El CETPRO “EXE-TEC” fue creado en el año 1993 según R.D.S.R.
No. 0443-93, brindando hasta la fecha sólida formación profesional
en diversas especialidades que paulatinamente fueron creándose
durante su funcionamiento y de acuerdo a las innovaciones
tecnológicas y demanda laboral presentada en la economía local.
Hasta el año 2007, se brindaba las Carreras Técnicas
Ocupacionales en las especialidades de Computación e Informática,
Secretariado Gerencial Computarizado, Contabilidad Computarizada,
Interprete Traductor de Inglés Comercial.
A inicios del 2007, se gestionó al Ministerio de Educación la
Conversión de GEOGNE a Centro de Educación Productiva
(CETPRO), resolviendo la instancia superior el 10 de setiembre del
2007, con RESOLUCIÓN DIRECTORAL REGIONAL N° 00766-ED-
MOQ. La conversión de GEOGNE EXE-TEC A CENTRO DE
EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVA “EXE-TEC”, para brindar
módulos de formación para el Ciclo Básico, Módulos de Capacitación
y Actualización de Carreras Técnicas.
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Actualmente brinda capacitación ocupacional y/o técnica productiva
especializada en las especialidades de:
Carreras Técnicas (con una duración de 1 año)
Auxiliar Técnico en Administración.
Asistente de Gerencia.
Auxiliar Técnico en Contabilidad.
Computación e Informática.
Intérprete Traductor en inglés.
Gastronomía.
Cursos Libres
Capacitación en Cursos de Ingeniería:
Autocad Básico – Intermedio – Avanzado 2011
Archicad
Autocad Land
Sistema de Información Arcview
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Costos y Presupuestos S10
Control de Proyectos Project
Diseño de Estructuras: SAP 2000, ETABS
Civil 3D
SNIP
Capacitación en Cursos de Contabilidad y Computación:
SIAF
SEACE
SISCONT - CONCAR
Edición de Videos
Spot Publicitario
Diseño Gráfico
Excel Básico – Intermedio – Avanzado
Ofimática (Windows XP – Word – Excel – Power Point
– Internet)
En horarios flexibles y turnos establecidos, en busca de la calidad
educativa y éxito profesional.
1.1.2. UBICACIÓN
Región : Moquegua
Departamento : Moquegua
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Provincia : Mariscal Nieto
Distrito : Moquegua
UGEL : Mariscal Nieto
Jurisdicción : Dirección Regional de Educación Moquegua
Dirección : Jr. Junín 397 (Oficina Principal)
Dirección : Av. Simón Bolívar N° 114
Dirección : Calle Lima N° 857
1.1.3. FINALIDAD DE LA EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVO
a) Mejorar el desempeño de la persona que trabaja o la que busca
su inserción o reinserción en el mercado laboral.
b) Mejorar su nivel de empleabilidad y su desarrollo personal.
c) Está destinada a las personas que buscan una inserción laboral
o reinserción en el mercado laboral y a alumnos de Educación
Básica.
1.1.4. PRINCIPIOS EDUCACIONALES
a) La educación debe ser ética, que inspire una educación
promotora de los valores de paz, solidaridad, justicia, libertad,
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honestidad, tolerancia, responsabilidad, trabajo, verdad y pleno
respeto a las normas de convivencia; que fortalece la conciencia
moral individual y hace posible una sociedad basada en el
ejercicio permanente de la responsabilidad ciudadana.
b) La educación debe alcanzar a todos, la equidad, que garantiza
a todos en iguales oportunidades de acceso, permanencia y trato
en un sistema educativo de calidad.
c) La educación debe orientarse al desarrollo humano, la
inclusión que incorpora a todas las personas con discapacidad,
grupos sociales excluidos, marginados y vulnerables,
especialmente en el ámbito rural, sin distinción de etnia, religión,
sexo y otra causa de discriminación, contribuyendo así a la
eliminación de la pobreza, la exclusión y las desigualdades.
d) La educación debe conducirse con calidad, que asegure
condiciones adecuadas para una educación integral, pertinente,
abierta, flexible y permanente.
e) La democracia, que promueve el respeto irrestricto a los
derechos humanos, la libertad de conciencia pensamiento y
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opinión, el ejercicio pleno de la ciudadanía y el reconocimiento de
la voluntad personal, que contribuye a la tolerancia mutua en las
relaciones entre las personas entre la mayoría y la minoría, así
como el fortalecimiento de estado de derecho.
f) La educación debe ser intercultural, que asume como riqueza
la diversidad cultural étnica y lingüística del país y encuentra en el
reconocimiento y respeto a las diferencias, así como en el mutuo
conocimiento y actitud de aprendizaje de otro sustento para la
convivencia armónica y el intercambio entre las diversas cultura
del mundo.
g) La conciencia ambiental, que motiva el respeto, cuidado y
conservación del entorno natural como garantía para el
desenvolvimiento de la vida.
h) La creatividad y la innovación, que promueven la producción de
nuevos conocimientos en todos los campos del saber, el arte y la
cultura.
1.1.4.1. ENFOQUE DE LA EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVO
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EXE - TEC 13
La educación Técnica Productiva se basa en el enfoque
por competencias laborales, que surge en un marco de
transformación de la producción y la nueva organización de
trabajo, y de nuevas exigencias de competitividad a la
forma de desempeño del individuo en el sitio de trabajo.
La formación basada en el enfoque por competencias
laborales, busca mejorar permanentemente la calidad y
pertinencia de la educación y la formación del potencial
humano; frente a la evolución de la tecnología, la
producción y nuevas exigencias respecto al desempeño del
individuo en el trabajo y de mejorar las condiciones de
ingreso y permanencia en el mercado laboral.
La formación en base a este enfoque aborda los
siguientes aspectos
Cultural, toma como referente el contexto donde se
desarrolla el proceso educativo.
Productivo, porque desarrolla en las personas
capacidades productivas que permiten ejercer una función
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EXE - TEC 14
productiva de bienes o servicios en la actividad económica
del país.
Afectivo, desarrolla en las personas capacidades de
iniciativa, decisión, autoestima, responsabilidad, actitud
positiva para el cambio, trabajo en equipo, actitud
emprendedora, deseos de superación y otros.
1.1.5. MISIÓN
Somos una institución privada en la localidad, que provee a los
estudiantes una formación técnica productiva integral, constituyendo
técnicos con competencias y capacidades laborales, que aporten al
desarrollo local y regional, con capacitación especializada y uso de
tecnología moderna mediante el trabajo comprometido de docentes
y trabajadores de la institución, impartiendo en ellos la práctica de los
valores y la mejora en la calidad de vida y bienestar de la sociedad.
1.1.6. VISIÓN
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El CETPRO “EXE-TEC” será una Institución Educativa Técnico
Productiva Líder en la Región Moquegua, que brinde una formación
integral, contando con la plana docente especializada e
infraestructura moderna propia, comprometidos con la calidad
educativa, y garantizar la acreditación de nuestros estudiantes
siendo formados para la toma de decisiones y ser auto gestores de
su propio desarrollo logrando así la inserción laboral y contribución al
desarrollo local y regional, con practica de los valores para alcanzar
el bienestar social.
1.1.7. OBJETIVOS
a) Contextualizar la Oferta Educativa de la Institución teniendo en
cuenta la demanda laboral del sector productivo local y regional.
b) Diversificar el Diseño Curricular perfeccionando las
competencias y capacidades de los estudiantes para la inserción
laboral.
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EXE - TEC 16
c) Ampliar la Infraestructura Educativa en atención a la demanda
educativa y desarrollo académico óptimo de los estudiantes.
d) Establecer alianzas estratégicas y celebrar convenios con
instituciones públicas y privadas.
e) Ejecutar las prácticas pre - profesionales de los alumnos en
situaciones reales de trabajo evaluando sus capacidades.
f) Capacitar al personal Directivo y Docente sobre planificación
educativa y mejoramiento de la calidad educativa.
g) Dar a conocer la Misión y Visión de la Institución y la calidad
educativa.
h) Fomentar los valores en los estudiantes durante el proceso de
enseñanza a través de actividades y proyección social.
i) Involucrar la participación de todos los miembros de la
comunidad educativa y de la comunidad local y regional.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 17
j) Promover un clima institucional favorable y positivo dentro y fuera
de la institución.
1.1.8. FUNCIONES GENERALES DEL CENTRO DE EDUCACIÓN
TECNICO PRODUCTIVO “EXE-TEC”
a) Desarrollar acciones de preparación profesional en el campo de la
computación e informática, acorde con las exigencias del
mercado laboral de la región.
b) Capacitar a los participantes en el dominio de los diferentes
programas de computación y otros como soporte fundamental de
las actividades económicas, que impliquen una relación directa
con pobladores del área rural y en ocupaciones dentro del
mercado laboral existente.
c) Promover la ocupación profesional de la comunidad, incorporando
la masa laboral en forma eficiente en los diferentes ámbitos del
quehacer local, regional y nacional.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 18
d) Promover la eficiencia de las instituciones que prestan servicio
educativo a la comunidad elevando la calidad.
1.2. ESTRUCTURA ORGÁNICA
El CETPRO “EXE-TEC”, considera una estructura orgánica formal e
innovadora que permitirá el desarrollo y ejecución de los objetivos, metas,
logros programados dentro del proceso de gestión.
Es muy importante tener en cuenta la estructura orgánica por lo que refleja
además de la autoridad, funciones, organización y responsabilidades de
todas las áreas que conforman la institución.
A continuación detallo la estructura orgánica institucional de la siguiente
manera:
1.2.1. ÓRGANO DE DIRECCIÓN
a) PROMOTOR
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EXE - TEC 19
Es el responsable de la administración de la institución dotando
los recursos y requerimientos en el proceso educativo, así como
del funcionamiento integral.
b) DIRECCIÓN
Representa la autoridad de la institución legalmente, conduce,
dirige la institución con responsabilidad y democráticamente,
directamente competen las funciones a la Dirección del CETPRO
“EXE-TEC”.
c) COORDINACIÓN ACADÉMICA
Es aquella persona que preside las coordinaciones encargadas
por Dirección y las ejecuta, asume la responsabilidad compartida
con la Dirección.
1.2.2. ORGANO DE LINEA
a) JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES
PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES.
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EXE - TEC 20
El Jefe de Actividades Productivas y empresariales depende del
Coordinar Académico, se encarga de controlar las actividades
productivas que se generan en los talleres del CETPRO.
b) DOCENTES DE ESPECIALIDADES
Encargados del desarrollo pedagógico y enseñanza – aprendizaje
a los estudiantes de las diferentes especialidades.
1.2.3. ÓRGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO
a) SECRETARIA
Coordina con la Dirección, organiza y administra la documentación
de la institución de manera ordenada.
b) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Es la persona encargado del apoyo directo a las actividades de
una Institución propiamente, y que sirve de ayuda para el logro de
la misma.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 21
c) PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA
Vela la seguridad y mantenimiento de la infraestructura del centro,
brindando un adecuado ambiente de trabajo para la comunidad
educativa.
1.3. DESARROLLO
1.3.1. ORGANO DE DIRECCIÓN
1.3.1.1. PROMOTOR
a) Financiar los gastos operativos y financieros del Centro de
Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.
b) Decidir y orientar la política educativa.
c) Coordinar con el Director acciones Técnico – Pedagógica,
Administrativas, económicas.
d) Aprobar el presupuesto de operación anual.
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EXE - TEC 22
e) Seleccionar al personal docente y administrativo para laborar en
el Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.
f) Realizar supervisión Técnico- Pedagógica y Administrativa al
personal del Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.
g) Aprobar con el Director los contratos del personal que laborará en
el Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.
h) Evaluar la infraestructura del Centro de Educación Técnico
Productivo “EXE-TEC”.
1.3.1.2. DIRECTOR
a) Es la primera autoridad del Centro de Educación Técnico
Productivo “EXE-TEC”.
b) Formular, coordinar, ejecutar, evaluar y aprobar el proyecto
educativo institucional, con participación del personal jerárquico,
docentes, personal administrativo y de servicio.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 23
c) Planificar, organizar, administrar, coordinar, supervisar y evaluar
la ejecución de programas y servicios que ofrece la institución
asegurando su calidad y eficiencia.
d) Aprobar el Proyecto Educativo Institucional, las Programaciones
Curriculares por módulos de capacitación y el sistema de
evaluación de los participantes, en base a los criterios técnicos
emanados por el Ministerio de Educación y en concordancia a la
realidad regional.
e) Determinar las necesidades de capacitación Productiva en el
ámbito de influencia concordante con el estudio de mercado
laboral.
f) Promover y participar en certámenes de intercambio de
experiencias con fines de perfeccionamiento de la tecnología
educativa aplicada en la modalidad ocupacional.
g) Promover, realizar y evaluar acciones de investigación y
experimentación en la modalidad productiva.
h) Ejecutar las acciones financieras de conformidad con los
dispositivos legales vigentes.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 24
i) Aplicar el sistema de contabilidad gubernamental en las áreas de
fondo, bienes, presupuestos para lo cual se requiere: balance
general, estado de pérdidas y ganancias, libros auxiliares, y
demás anexos que sustente el balance general del Centro de
Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.
j) Propiciar el cultivo de valores éticos y la adquisición de hábitos y
técnicas que permitan a los participantes, un mejor desarrollo de
sus aptitudes y ordenamiento de su vida personal, familiar y
social.
k) Programar y almacenar los recursos del Centro de Educación
Técnico Productivo “EXE-TEC”.
l) Promover, organizar y ejecutar las actividades productivas en
apoyo a la política nacional del empleo y desarrollo regional.
m) Aplicar los avances de la ciencia y de la tecnología, concordante
con la demanda del mercado de trabajo y coordinación a las
necesidades de capacitación.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 25
n) Integrar la acción educativa con la formación y perfeccionamiento
para la actividad laboral.
o) Organizar el proceso de matrícula y autorizar el inicio de los
cursos, observando la meta de atención de participantes.
p) Aprobar las nóminas de matrícula y Actas de Evaluación, rectificar
nombres y apellidos, aprobar las actas de convalidación y de
traslado.
q) Controlar la asistencia y puntualidad del personal a su cargo y
aplicar las sanciones pertinentes para corrección.
r) Maximizar la calidad de los aprendizajes en los programas de
formación básica, actualización y perfeccionamiento.
s) Formular el presupuesto operativo del Centro de Educación
Técnico Productivo “EXE-TEC”, determinando las necesidades y
prioridades de atención y velar por la correcta administración de
los recursos propios, informando de lo actuado a la superioridad
educativa.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 26
t) Suscribir convenios y contratos para implementar las acciones
educativas con instituciones públicas y privadas.
u) Otras funciones más que ameriten las circunstancias del caso.
1.3.1.3. COORDINACIÓN ACADÉMICA
a) Asesorar, orientar y supervisar la aplicación de los planes,
programas curriculares de los módulos a dictarse.
b) Proponer y desarrollar acciones de investigación en el aspecto
curricular en la modalidad.
c) Promover, coordinar y desarrollar programas de capacitación,
actualización y perfeccionamiento del docente.
d) Planificar el trabajo en el aspecto académico, elaborando cuadros
de horas, los cursos por módulos y turnos, así como el número de
docentes necesarios para el trabajo pedagógico, el número de
horas pedagógicas por cursos y por módulo.
e) Aprobar y supervisar en coordinación con la Dirección actividades
académicas complementarias.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 27
f) Evaluar los contenidos temáticos de cada curso en concordancia
con los objetivos de la institución.
g) Analizar las necesidades y requerimientos académicos de los
programas y lenguajes de programación. Así mismo las
necesidades de servicio profesional en el ámbito de la región.
1.3.2. ORGANO DE LINEA
1.3.2.1. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES
PRODUCTIVAS Y EMPRESARIALES
a) Participar en la elaboración de los instrumentos de gestión del
CETPRO: Proyecto Educativo Institucional, Proyecto Curricular
de Centro, Reglamento Interno, Plan Anual de Trabajo e Informe
de Gestión Anual.
b) Planificar, organizar, ejecutar supervisar y evaluar las actividades
Productivas y Empresariales del CETPRO.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 28
c) Controlar las actividades productivas que se generen en los
talleres del CETPRO.
d) Establecer conjuntamente con el director y el Coordinador
académico los horarios y turnos de uso de los talleres.
e) Asesorar y orientar al personal docente en la formulación,
ejecución y evaluación de los proyectos productivos que se
realizan en la Institución Educativa.
f) Planificar y organizar el plan de mantenimiento de máquinas y
equipos del CETPRO.
g) Elaborar y actualizar el inventario de los bienes y enseres de los
Talleres.
1.3.2.2. DOCENTES DE ESPECIALIDADES
a) Dependen del Director Directamente.
b) Desarrollar y evaluar los contenidos educativos de las
asignaturas a su cargo empleando métodos y técnicas de
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 29
enseñanza que permiten garantizar el nivel educativo de la
modalidad.
c) Fortalecer el aspecto formativo de los participantes reforzando
los principios de responsabilidad, iniciativa, seguridad, hábitos de
higiene y laboriosidad.
d) Participar en la formulación del Proyecto Educativo Institucional
del Centro de Educación Técnico Productivo “EXE-TEC”.
e) Desarrollar y aplicar la tecnología educativa de la modalidad
ocupacional considerando los niveles de capacitación básica,
actualización y perfeccionamiento según la modalidad.
f) Desarrollar y garantizar el proceso de capacitación, buscando la
formación integral del participante y elaborar los documentos e
informes sustentatorios para la calificación correspondiente.
g) Orientar y asesorar vocacionalmente a los participantes
promoviendo su armónico desarrollo bio-psicosocial.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 30
h) Elaborar el inventario del taller a su cargo y cooperar en las
acciones de mantenimiento y conservación de los bienes bajo su
responsabilidad.
i) Consolidar y mantener comunicación permanente con las
autoridades educativas, sobre asuntos relacionados con el
rendimiento de capacitación de los participantes.
j) Informar periódicamente al Director del Centro de Educación
Técnico Productivo “EXE-TEC”, sobre el desarrollo del proceso
de capacitación y otros que se efectúen en el área de su
competencia.
k) Elaborar los presupuestos y/o análisis de costos de los proyectos
de producción.
l) Otras funciones que sean asignadas por el Director de la
Institución.
1.3.3. ÓRGANO DE APOYO ADMINISTRATIVO
1.3.3.1. SECRETARIA
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 31
a) Recepcionar, clasificar, registrar, contribuir, controlar y archivar la
documentación que ingresa o se genera en la institución.
b) Redactar, mecanografiar y revisar la documentación que le asigne
el Director.
c) Atender la comunicación telefónica y recepcionar a las personas
que solicitan entrevista con el Director.
d) Mantener actualizado el inventario físico y archivo de la oficina.
e) Llevar la agenda de reuniones del Director y registrar las
audiencias.
f) Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los
bienes a su cargo y de la institución.
g) Elaborara el Directorio Telefónico, Directorio de las principales
autoridades locales, regionales y nacionales, personal de la
Institución Educativa.
h) Brindar adecuado servicio de comunicación e información
autorizada al usuario o participante de la Institución Educativa.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 32
i) Apoyar la difusión de programas educativos por los medios de
comunicación social.
j) Realizar las demás funciones que le asigne el Director de la
Institución.
1.3.3.2. AUXILIAR ADMINISTRATIVO
a) Posibilitar un nivel de calidad de atención al cliente.
b) Atención al público, atención telefónica, atención de fax y hacer
fotocopias.
c) Elaboración, mantenimiento y actualización de ficheros y
archivos.
d) Manejo del equipo ofimática y creación/actualización de bases de
datos.
e) Apoyo administrativo a la gestión y seguimiento del Área.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 33
f) Registro.
g) Estadísticas.
h) Recibir los comunicados de los trabajadores dirigidos a la
Dirección y remitirlos al mismo.
i) Velar porque todo esté en orden, que la Institución Educativa se
vea bien dirigida, cuidada, iluminación y decoración.
j) Otras funciones que sean asignadas por el Director de la
Institución.
1.3.3.3. PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA
a) Controlar el ingreso y salida de los participantes de acuerdo al
horario establecido.
b) Controlar y custodiar el local, oficinas, equipos y materiales.
Además contralar el ingreso de las personas que entran y salen
del CETPRO “EXE-TEC”.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 34
c) Ayudar en la confección e instalación de decorados
escenográficos que programa la institución.
d) Realizar la limpieza de todos los ambientes y aulas de la
institución
e) Velar por la seguridad de los muebles, equipos, herramientas e
inventariar los bienes físicos del almacén y de la institución.
f) Realizar labores de consejería.
g) Elaborar el cuadro de necesidades de materiales y herramientas
para la ejecución de labores de limpieza, mantenimiento y
conservación.
h) Elaborar informes de la labor realizada y llevar registro de
ocurrencias.
i) Apoyar en los trabajos de carga o traslado de materiales.
j) Otras funciones que le asigne el Director de la Institución.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 35
ORGANIGRAMA DEL CENTRO DE EDUCACIÓN TÉCNICO PRODUCTIVO
“EXE-TEC”
REDACCION Y COMUNICACION
SECRETARIA
GASTRONOMIA
CONTABILIDAD
ADMINISTRACIÓN
INGLÉS
ASISTENTE DE GERENCIA
TEC. EN COMPUTACIÓN
EQUIPO DOCENTE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
PERSONAL DE SERVICIO Y VIGILANCIA
JEFATURA DE ACTIVIDADES PRODUCTIVAS
EMPRESARIALES
COORDINACIÓN ACADEMICA
EQUIPO DE APOYO ADMINISTRATIVO
CONSEJO EDUCATIVO INSTITUCIONAL
(CONEI)DIRECTOR
PROMOTOR
EXE - TEC 36
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 37
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS FINALES
El objetivo de las prácticas profesionales iníciales, intermedias, finales de
todas Las Carreras Profesionales se hacen con la finalidad de que el
alumno pueda desenvolverse como profesional en el campo laboral y a la
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 38
vez adquirir experiencia para desplegarse en su área profesional aplicando
todo lo aprendido.
Es de gran valor para el alumno explorar sus conocimientos al máximo y así
ponerlos en práctica y desarrollarlos con eficacia, eficiencia y
responsabilidad, donde aprende a valorar y a dar importancia a la labor que
cumple como profesional, desenvolviéndose ante el público y adquirir
confianza y seguridad en la labor encomendada.
2.2. DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO
La Secretaria que labora en la Oficina Administrativa – Secretaría General
del CETPRO “EXE-TEC”, conjuntamente con la Directora y/o el
Coordinador Académico, el ambiente es pequeña pero agradable.
Esta Oficina se encarga de Formular, Proponer Procedimientos de Avance
Académico, Normas, Reglamento Interno de Trabajo, Disposiciones, entre
otras Actividades; permitiendo el desarrollo de la Institución.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 39
La Oficina Administrativa – Secretaría General desempeña las
siguientes funciones:
Organiza, dirige y supervisa el funcionamiento de los demás locales.
Centraliza y Administra los equipos y bienes de los diferentes
laboratorios de la Institución.
Proyecta y propone el mantenimiento de los equipos y bienes,
realizando cambios en la modernización de los mismos.
Coordina la aplicación de las normas y políticas referentes al mejor
desarrollo académico que brinda la Institución Educativa “EXE-TEC”.
Planifica, Organiza, Desarrolla y Participa en todas las Actividades en
el transcurso del año.
Procesa y Mantiene la Información sobre las Carreras Técnicas y
Cursos Dictados en diferentes años (pasados y actuales).
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 40
Elabora y Distribuye a los docentes, los respectivos Registros
Auxiliares de Evaluación de los Cursos, Módulos y Cursos Libres
dictados por la Institución, según las matriculas de los estudiantes.
Procesa los Certificados de Estudios en Conformidad con las Actas
existentes y en estricto acatamiento a las calificaciones contenidas en
las mismas.
2.3. CONCEPTOS GENERALES
2.3.1. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
2.3.1.1. EL INFORME
a) Definición
Es un documento por el cual se hace conocer el avance,
análisis, estudio, situación, diagnostico y/o culminación de
una acción encomendada, así como la ocurrencia de
hechos considerados de interés.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 41
b) Características
Generalmente es redactado para ser remitido a una
autoridad o trabajados, funcionario inmediato superior que
delega una actividad o acción.
El informe tiene carácter de declaración jurada, es decir
debe informar la verdad y aplicar la correcta y vigente
normatividad.
Debe ser preciso, breve y especifico en relación a puntos y
datos estudiados puntualizando información más
importante.
c) Área de difusión
Se difunde solamente dentro de una institución, relaciona
al subordinado con su superior o con otro de su mismo
nivel. La facultad para firmar el informe la tienen todos los
servidores que ocupan un cargo.
d) Estructura
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 42
Partes Obligatorias:
Código
Destinatario
Asunto
Lugar y fecha
Texto
Antefirma
Firma y Post Firma
Pie de página
Con copia
Partes Complementarias:
Membrete
Nombre del Año
Destinator
Referencia
Sello
Anexo
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 43
e) Clasificación
Por la forma.- Es el periodo mediante el cual se emite un
informe y puede ser:
Informe Ordinario.- Por la función de cargo siempre se
emite.
Informe Extraordinario.- Emitido esporádicamente al
delegar un estudio.
Por el contenido
Informe Ordinario.- Evalúa el desarrollo de acciones
previstas, es casi rutinario
Informe Técnico.- Utilizado generalmente por
especialistas sobre un determinado estudio.
f) Generalidades del Informe Técnico
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 44
Introducción.- Precisa el motivo o razones que
impulsan a determinar el estudio o análisis
encomendado.
Antecedentes.- Indica toda información que permite
conocer mejor los hechos suscitados.
Análisis. - Examina minuciosamente cada ocurrencia,
precisando argumentos, pruebas y otros.
Conclusiones. - Contiene los resultados o deducciones
de lo analizado, es como un resumen de lo analizado.
Recomendaciones. - Se sugiere posibles soluciones o
medidas a adoptar para ser determinadas por la
autoridad.
g) Esquemas
Son los siguientes:
Informe Simple
REDACCION Y COMUNICACION
Código: ______________________Destinatario: __________________Asunto: ______________________Lugar y Fecha: ________________
T___________________________
EXE - TEC 45
Informe Técnico
2.3.1.2. LA CARTA
REDACCION Y COMUNICACION
Código: ______________________Destinatario: __________________Asunto: ______________________Lugar y Fecha: ________________
T___________________________
Código: ________________________Destinatario: ____________________Asunto: ________________________Referencia: _____________________Lugar y Fecha: __________________
______________________________________________________________________.
I. IntroducciónII. Antecedentes
III. AnálisisIV. ConclusionesV. Recomendaciones
Antefirma.
Firma y Pos firma
c.c.Pie de página
EXE - TEC 46
a) Definición
La carta es un documento de carácter privado que se
utiliza en las entidades que no dependen del Estado y
entre personas naturales para tratar diversos asuntos de
interés común relacionados con el campo administrativo,
legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.
b) Área de difusión
En las empresas y demás entidades del Sector Privado,
estableciendo comunicación a nivel externo; o sea con
entidades y personas ajenas a ellas, tal como lo hace el
oficio en las instituciones públicas.
Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí
y con empresas y demás instituciones públicas y privadas,
ya que las entidades privadas emplean la carta para su
comunicación externa; en el ámbito interno, hacen uso,
con más frecuencia de memorandos e informes.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 47
c) Facultad para firmar cartas
La tienen todas las personas naturales y los
representantes legales de entidades privadas.
d) Partes
Partes obligatorias
Membrete
Lugar y fecha
Código
Destinatario
Asunto
Texto
Antefirma
Firma y posfirma
(Sello si hubiera)
Con copia
Pie de pagina
REDACCION Y COMUNICACION
Membrete
Lugar y Fecha: __________
Código: __________________________Destinatario: ______________________Asunto: __________________________
T_______________________________E_______________________________X_______________________________T_______________________________O_______________________________
Antefirma.
Firma y Pos firma
c.cPie de página
EXE - TEC 48
Partes complementarias
Nombre del año
La línea de atención
Referencia
Vocativo
Anexo
2.3.1.3. EL OFICIO
a) Definición
Es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los
organismos e instituciones del estado en forma jerárquica
se da en todas las instituciones inmersas en el
presupuesto nacional y del sector público.
Es un documento protocolar que vincula en especial a las
autoridades de más alta jerarquía. Su finalidad es
comunicar acciones, invitar, pedir, información, contestar,
remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajo administrativo.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 49
b) Clasificación
Área de circulación
Oficio de Carácter Interno.- Son todos aquellos
documentos oficiales que se dan en el interior de una
institución entre oficios direccionales o áreas es decir
estos documentos deben vincular a directivo y
funcionarios del nivel jerárquico.
Oficio de Carácter Externo.- Es el documento firmado
por el máximo representante de la institución que
vincula a más de dos instituciones diferentes, a
institución y usuario, institución persona natural o
jurídica.
Por su contenido:
Los oficios pueden ser:
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 50
Oficio simple
Son aquellos documentos remitidos a un solo
destinatario utilizados para dar a conocer algo dará
respuesta, realiza gestiones para requerimientos,
presentar a persona o directorios.
Oficio de Transcripción
Generalmente son considerados por el mismo código
del oficio múltiple y se caracteriza por contener en el
texto la transcripción completa de otro documento que
puede ser: Oficio, informe, Directivas, Resoluciones u
otras normas legales.
c) Estructura
Partes Obligatorias:
Membrete
Nombre del Año
REDACCION Y COMUNICACION
Membrete“_________________________”
Nombre del año
Lugar y FechaCódigo:______________________Destinatario:__________________Asunto:______________________
EXE - TEC 51
Lugar y Fecha
Código
Destinatario
Asunto
Texto
Antefirma
Firma, post firma y sello
Pie de Página
Con Copia
Partes complementarias
Referencia
Atención
Distribución
2.3.1.4. EL CERTIFICADO
a) Definición
REDACCION Y COMUNICACION
Membrete“_________________________”
Nombre del año
Lugar y FechaCódigo:______________________Destinatario:__________________Asunto:______________________
EXE - TEC 52
Es un documento que contiene la información o
acreditación de un hecho real y que ha sido previamente
comprobado o verificado por la persona que lo expide.
Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o
realizado, que existe, o que es así en realidad y los
hechos.
b) Partes del Certificado
Membrete
Cargo de la autoridad que expide el documento o (En
caso de que la expidiera un subalterno) Cargo del
servidor subordinado que expide el documento.
La palabra “Certifica”.
Texto.
Lugar y fecha.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 53
Firma, pos firma y sello del subordinado y sello de la
autoridad que lo autoriza.
Pie de página.
2.3.1.5. LA CONSTANCIA
a) Definición
La constancia es un documento similar al certificado, los
dos acreditan la veracidad de hechos o situaciones que se
han dado o se dan en la realidad.
La constancia se usa en las instituciones tanto públicas
como privadas. Se redacta en papel A4 o en formulario
preparado, o propósito, para cada caso.
2.3.2. TRAMITE DOCUMENTARIO
Se define como un sistema de métodos, técnicos y procedimientos
que se aplican en forma adecuada reglamentaria y funcional. Este
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 54
trámite de documentos siempre conlleva a prestar un servicio al
usuario, público interesado, generalmente este trámite se inicia en el
momento, el documento es recepcionado por la secretaria asimismo
es registrado en el “Cuaderno de Registro”.
2.3.3. ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
Es guardar todos los documentos empresariales o de oficina en tal
forma, que puedan localizarse sin mayor esfuerzo.
Esto representa orden y eficiencia ya que el tiempo es función
determinante en todo trabajo.
Un buen archivo implica el poder retirar en mínimo de tiempo una
carta, un papel, un documento cualquiera.
Los documentos son colocados en un mismo orden debidamente
clasificado, a la vez facilitar su localización y manejo.
Los Pasos del Archivo son:
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 55
Inspeccionar.- Consiste en verificar el contenido del
documento y a que áreas corresponde, numero, folio, fecha y
firma del funcionario que encierra el documento para su archivo
posterior.
Clasificar.- Una vez inspeccionado el documento, este se
clasifica de acuerdo a como se acostumbre (Cronológico,
Asunto, etc.
Distribuir.- Cuando ya están clasificados se hace la distribución
a la Carpeta o Archivador donde será almacenado.
Archivar .- Es acción que consiste en clasificar y reunir
ordenadamente la documentación de interés general, ya sea
fólder o legajo en el lugar correspondiente, de acuerdo a la
organización establecida por el archivo.
2.3.4. ATENCIÓN A LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS
El teléfono es uno de los instrumentos básicos para la labor
secretarial. Porque es básico comunicarse con las demás oficinas; al
levantar el auricular se da el nombre de la oficina, saludo cordial, se
solicita la identificación y la referente con el que desea comunicarse,
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 56
al no encontrarse el destinatario se toma nota del mensaje para
entregarlo posteriormente.
a) Ejecución y Recepción de Llamadas Telefónicas
El teléfono es un medio de comunicación por excelencia en
cada institución. La comunicación telefónica actualmente es
básica. Recibe numerosas llamadas a lo largo de cada jornada
de trabajo, muchas veces en momentos oportunos o cuando
se encuentra ocupada con otras tareas, de hecho la atención
telefónica de las llamadas dirigida al personal directivo y
administrativo es una de las mayores responsabilidades de la
Secretaria.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 57
b) Reglas Prácticas que contribuyen a mejorar las habilidades
Comunicativas
Responder las llamadas rápidamente con cortesía.
Hay que disponer de un trato amable.
Debemos expresarnos con educación y respeto.
En cualquier circunstancia debemos ser diplomáticas, tener
tacto y no perder el control de la institución.
Las llamadas de tipo profesional deben ser breves en su
duración, además claras y concisas en su contenido.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 58
2.3.5. ATENCION AL PÚBLICO
La atención al público debe ser cortes, atenderlo rápido, darle
confiabilidad, dirigirnos a ellos por su nombre siempre con respeto,
escucharlo con atención, se considera respetar un rol de entrevistas
y programadas de acuerdo a la hora de llegada y actuar con
naturalidad. Se atiende al público en forma ordenada, para evitar
aglomeraciones.
Escoja el tipo de palabras y frases que resulten más cercanas
a sus interlocutores. Acelere o retarde sus palabras
suavemente hasta que logre su velocidad adecuada. Ajuste su
tono de voz para alcanzar una mayor armonía.
Adopte una postura cómoda, sonriendo, mirándolo
directamente a los ojos y manteniendo una actitud agradable y
accesible.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 59
CAPÍTULO III
ASPECTOS TÉCNICOS DE LAS PRÁCTICAS FINALES
3.1. TÉCNICAS UTILIZADAS
Técnica es la forma, criterio y procedimientos aplicados en el desarrollo de
las diversas actividades administrativas y de gestión en una Institución
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 60
Administrativa. Establecida en la imagen de la institución, coherente con la
gestión administrativa de calidad.
Las técnicas utilizadas en las prácticas profesionales se basaron en la
aplicación de todos los conocimientos adquiridos durante los 3 años de
estudio en los diferentes cursos de la Carrera Profesional de Secretariado
Ejecutivo.
Durante la ejecución de mis prácticas he obtenido nuevas experiencias,
además de nuevos conocimientos y acciones que se desarrollan a diario en
el campo laboral.
3.1.1. TÉCNICAS DE REDACCIÓN
Son métodos y procedimientos con el objeto de lograr una eficiente
labor como secretaria; para ello debe contarse con una excelente
ortografía, lenguaje adecuado y entendible, conocimiento de
estructuras y abreviaturas.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 61
La redacción tiene una finalidad fundamental enseñar a expresar por
escrito de una manera clara y correcta, en la actitud empresarial o
institucional la redacción juega un papel muy importante.
En la redacción de documentos se establecen etapas y principios
específicos, que facilitan la transmisión del mensaje que se desea
comunicar por escrito.
3.1.2. TÉCNICAS DE DIGITACIÓN DE DOCUMENTOS
Son métodos y procedimientos a seguir con la finalidad de lograr un
correcto mecanografiado del documento a través de la precisión y
velocidad, tomando en cuenta la impecable presentación del
documento.
La técnica de digitación de documentos es el arte por el cual se tiene
que pasar a limpio el documento redactado utilizando la
computadora como instrumento vital para la digitación para lo cual se
hizo mediante el programa de Microsoft Word, en la elaboración del
documento; se debe tener en cuenta la precisión, rapidez, estética y
pulcritud.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 62
3.1.3. TÉCNICAS DE ARCHIVO
Es el proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar
adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de
localizarlos fácil, rápidamente y protegerlos de pérdidas.
El archivar es muy fundamental para una institución ya que mediante
ella, diversos documentos se encuentran en un lugar seguro y
pueden ser ubicados con facilidad.
En la Oficina Principal – Administrativa del Centro de Educación
Técnico Productivo “EXE-TEC”, los documentos atendidos se
procedía a archivar de acuerdo a la clase de documentos ya sean
Informes, Cartas, Certificados, Constancias, etc., de forma numérica
y cronológica para su mejor ubicación en lo posterior.
En la Oficina Principal – Administrativa del Centro de Educación
Técnico Productivo “EXE-TEC”, donde realicé mis prácticas existían
varios archivadores de palanca pequeños y grandes que a
continuación detallo:
Archivador de Documentos Recibidos.
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EXE - TEC 63
Archivador de Documentos Remitidos.
Archivador de Resoluciones
Archivador de Constancias para los alumnos.
Archivadores de los sílabos de las carreras técnicas de:
contabilidad, computación, asistente de gerencia, ingles,
administración y gastronomía.
Archivador de Certificados de cursos de capacitación.
Archivador de Nominas y Actas de Evaluación.
Archivador de Registro de Notas.
Archivador pequeño de fichas de matriculas por carreras
técnicas.
Archivador pequeño de fichas de inscripción para cursos de:
ingeniería y cursos libres (ofimática, programación de base de
datos, diseño gráfico, etc.)
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 64
Archivador pequeño para fichas de matriculas de cursos y
carreras técnicas dictados los sábados y domingos.
Archivador de requisitos (copias de DNI., fotos) entre otros.
En esta técnica he aplicado procedimientos básicos de Archivo como
también métodos, los cuales son; clasificación, distribución, archivo,
asunto, cronológico, numérico.
3.1.4. TÉCNICAS SECRETARIALES
La Técnica Secretarial abarca todo lo referente a normas esenciales
como la cortesía, presencia, responsabilidad, la actitud que debe
tener la secretaria, el buen trato y servicio que debe existir y
presentarse al público que concurra a las oficinas, es de de gran
importancia, se pone en juego el prestigio y la buena imagen de
nuestro Centro de Trabajo. Todo personal forma parte de una
institución, está obligado a observar las reglas elementales de
cortesía y de urbanidad para mantener unas buenas relaciones
humanas y públicas.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 65
En la Oficina Principal - Administrativa, donde realice mis practicas,
es muy concurrida por los alumnos, padres de familia, publico
interesado, docentes quienes acuden para tener información sobre
las notas, dictado de cursos, fecha de nueva apertura de carreras
técnicas, asistencia de alumnos, tramite de documentos, etc., el trato
que se brinda es cordial y amable; se trataba de despejar todas las
dudas y las inquietudes del visitante.
En cuanto a la atención del teléfono también era constante y las
demás actividades a fines como el trámite de documentos, estos
tenían que ser rápidos y correctos, además de conservar la oficina
limpia y presentable.
Entre las principales tareas secretariales básicas tenemos:
Atención al público.
Atención del teléfono.
Las relaciones humanas.
Las relaciones públicas.
Tramitar documentación.
Organizar la oficina, etc.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 66
3.2. ACTIVIDADES DESARROLLADAS
En la oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC las primeras
actividades que realizaba al iniciar la jornada laboral, era limpiar el escritorio
y equipos de la oficina, abrir las puertas de las aulas para el dictado de
clases, revisar el cuaderno de pendientes, control de documentación,
ordenar los documentos para proceder a distribuirlos respectivamente al
encargado de atender el documento.
En una institución, las relaciones humanas juega un papel importante en el
desarrollo diario de trabajo, siendo importante el respeto que existe entre
compañeros de trabajo de igual forma la orientación que se brinda al
publico debido a que la secretaria es la primera persona que tienen un trato
directo con el público tanto interno como externo y depende en gran parte
de ella que se mantenga una buena imagen institucional.
Durante el tiempo de desarrollo de mis prácticas profesionales realizadas
en la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC, tuve la
oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en el transcurso de los
3 años de estudio.
3.2.1. ATENCIÓN AL PÚBLICO
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 67
El buen trato, servicio que debe recibir y prestarse al público que
concurre a las oficinas, es de gran importancia, porque de esta
manera se muestra la imagen de nuestra institución y de nuestra
persona.
Existen normas que debemos considerar:
Presencia.
Cortesía.
Amabilidad.
Ecuanimidad.
Lenguaje.
Veracidad.
Conocimiento del tema a tratar.
Agilización del trámite.
Arreglo de oficina.
Sentido de responsabilidad.
Ejemplo:
Secretaria : Buenos días…, tome asiento, ¿En qué
Puedo ayudarlo?
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 68
Visitante : Me gustaría conversar con la Directora
Secretaria : En este momento no se encuentra, está en
una reunión, si desea puede esperarla, o
quizás ¿podría ayudarlo en algo?
3.2.2. ATENCIÓN A LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS
En la Oficina Principal - Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se
utiliza constantemente el teléfono y es de gran importancia, ya que
nos permite acortar la distancia y facilitar la comunicación en
forma rápida y oportuna entre las personas y/o instituciones tanto
en el Área Local, Regional y nacional.
a) Pasos para la recepción de una llamada telefónica:
En primer lugar, se deberá saludar a su interlocutor
cuando se levanta el auricular, de esta manera:
Aló CETPRO “EXE-TEC”, ¡Buenos días!, ¡Buenas Tardes!, o
¡Buenas Noches! con quien tengo el gusto de comunicarme.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 69
Si la llamada es de urgencia, la secretaria deberá comunicar
inmediatamente a su jefe inmediato y/o con la persona con
quien desea comunicarse para evitar confusión alguna.
Cabe resaltar que la secretaria tiene la función de estar al
cuidado y pendiente del teléfono, el mismo que es
exclusivo para el uso de coordinación de diferentes trabajos.
3.2.3. LLENADO DE FORMATOS
En el CETPRO “EXE-TEC”. Mayormente se llena los datos en la
Ficha de Inscripción/Matricula en la cual contiene:
Fecha de Inscripción/Matricula.
Los datos personales del alumno.
Nº de DNI.
Estado civil.
Fecha y Lugar de nacimiento.
Horario a Escoger.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 70
Frecuencia Lunes a Viernes/Sábados y Domingos.
Edad.
Dirección actual del alumno.
Centro de Estudios secundarios.
Grado de Instrucción Universitario/Técnico/otros.
Especialidad a seguir: Carrera Técnica/Curso Libre.
Número de Teléfono/Celular.
Correo Electrónico.
Firma del interesado.
3.2.4. CONTROL DE PAGOS
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,
controlar los pagos de los alumnos es indispensable cobrar la
matricula, mensualidad y cuotas atrasadas debido a que cada mes
se realizan cambios diferentes de capacitación y los pagos de los
impuestos se realizan antes de cada mes, por ser una institución
privada está obligada a cumplir con los pagos necesarios para el
continuo funcionamiento de la institución.
3.2.5. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 71
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se
recepciona documentos diariamente, sobre todo oficios,
resoluciones, Cartas de Invitación, informes, Actas y Registros de
Evaluación, etc., que presentan los usuarios para gestionar y obtener
determinados servicios.
Los pasos para la recepción de documentos:
Se recepciona el documento que debe estar dirigida a la
Directora del CETPRO “EXE-TEC”.
Se debe leer el documento que si indica anexos, debemos tener
en cuenta que debe estar acompañando al documento.
Luego se procede a estampar el sello de recepción y llenando la
hora, fecha y se firma el cargo.
Se registra el documento.
El documento es entregado a la Directora para su conocimiento y
fines pertinentes.
3.2.6. REGISTRO DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 72
Una vez que ha sido recepcionado los documentos en la Oficina
Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se procedía a
registrar los documentos y expedientes en forma manual en el
cuaderno de registro de Constancias de Estudios, Certificados,
Resoluciones, Cartas de Presentación, Oficios e Informes recibidos y
remitidos de dicha área.
3.2.7. ARCHIVAR DOCUMENTOS
El sistema utilizado para el archivo de documentos es el sistema
cronológico y numérico.
Los pasos para archivar son:
Inspeccionar, consistía en ver la correspondencia que llegaba
al área y que estos podían ser oficios simple, múltiples,
circulares, resoluciones, directivas, cartas de invitación,
constancias de prácticas, informes de cursos desarrollados y
otros.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 73
Clasificar, una vez inspeccionados estos documentos se
clasifican en orden cronológico y numérico.
Distribuir, cuando ya están clasificados se hace la distribución
a los archivos correspondientes.
Archivar, es colocar en cada archivador los documentos o
expedientes remitidos o recibidos.
Los documentos eran guardados mayormente en archivadores de
palanca lomo ancho, con un rotulo en el centro indicando la clase
según su naturaleza del documento.
3.2.8. REDACCIÓN Y TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
a) EL INFORME
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXETEC”,
se emplea el informe de tipo Ordinario. Los informes redactados
fueron:
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 74
Informe sobre cursos de capacitación a la Directora de la
UGEL – “Mariscal Nieto” – Moquegua.
Informe dirigido a los presidentes/encargados de
organizaciones, con motivo de informar la asistencia de los
alumnos pertenecientes a dicha organización e institución.
Se aplico las técnicas aprendidas como reglas de ortografía y
signos de puntación.
Una vez elaborado el informe es firmado por la Directora del
CETPRO “EXE-TEC”, o firma de los profesores encargados de la
capacitación, constando de tres copias, el original para la UGEL
“Mariscal Nieto” – Moquegua, una copia para el Profesor emisor
del documento y una copia para nuestro cargo, que es
previamente archivado.
Modelo de Informe Simple
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 75
REDACCION Y COMUNICACION
INFORME N° 008 – 2011 /CSS - DA
EXE - TEC 76
Este Informe es elaborado por los profesores y a la brevedad
posible se hace las modificaciones en Secretaría para ser
enviado a la UGEL “Mariscal Nieto” – Moquegua.
b) LA CARTA DE PRESENTACIÓN
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,
la carta de presentación es elaborada con el fin de presentar a
los alumnos de diferentes especialidades a instituciones públicas
y privadas para la realización de sus prácticas y cumplir con el
reglamento de la Institución.
Este documento es firmado por la Directora del CETPRO “EXE-
TEC”, como autoridad máxima de la Entidad.
Modelo de La Carta de Presentación
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 77
c) EL OFICIO
En la oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,
se remiten oficios dirigidos a La UGEL Mariscal Nieto, con la
finalidad de comunicar, coordinar y hacer de su conocimiento el
avance académico de todas las carreras técnicas ofrecidas por la
Institución Educativa. Asimismo, envían oficios a la UGEL,
adjuntando una copia de la Nomina, Acta, Registro de
Evaluación/Asistencia de los alumnos y el Certificado para la
firma correspondiente del Director en cada certificado modular o
de capacitación.
Modelo de Oficio
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 78
También se remite oficios a instituciones públicas y privadas
para la realización de convenios e invitar a participar en
diferentes actividades organizadas por el CETPRO “EXE-TEC”.
El documento lo firma la directora de la Institución Educativa.
d) LA CONSTANCIA DE ESTUDIOS
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,
la constancia de estudios es un documento remitido
constantemente, porque acredita que el alumno se encuentra
matriculado o está cursando una de las Carreras Técnicas
ofrecidas por la institución.
Modelo de
Constancia
de
Estudios
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 79
e) EL CERTIFICADO
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”,
los certificados se remiten a los alumnos que egresan o
culminan algún curso de Capacitación de diferente manera:
Certificados de Capacitación y Certificados Modulares firmados
por el Director de la UGEL Mariscal Nieto – Moquegua,
Certificados Institucionales firmados por el Promotor, Directora y
Docentes Capacitadores en diferentes Cursos y Carreras
Técnicas ofrecidas por la Institución.
También se remiten certificados de trabajo a cada profesor que
cumple con el periodo de enseñanza y/o capacitación en la
institución requeridos por ellos mismos.
Modelo de Certificado de Trabajo
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 80
3.2.9. REMISIÓN DE DOCUMENTOS
La remisión de documentos se hace de la manera siguiente:
Una vez listo el documento (registrado, sellado y firmado) se procede
a la remisión.
Para la entrega del documento se prepara un original
(destinatario) y dos copias (archivo y control).
Luego se entrega el documento al destinatario haciendo firmar la
copia como constancia de entrega.
Luego se archiva la copia firmada.
3.2.10. CLASIFICACION Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Una vez recepcionado y registrado los documentos se procede a
revisar y verificar sobre el asunto que tratan dichos documentos
para así poder distribuirlos; se verificaba si era para presencial o
para distancia, una vez separado los documentos se procede a
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 81
continuar con el trámite correspondiente que sigue a cada
documento.
Al momento de distribuir la documentación también se debe ser
cuidadosa, debido a que los documentos deben llegar a su destino
en el tiempo señalado para los fines que en él se indican, debiendo
descargar el documento en nuestro cuaderno de registro para que
al momento de hacer el seguimiento a dicho documento, lo
localicemos rápidamente; debemos descargarlo registrando el
motivo o asunto por el cual el documento sale de nuestra oficina y
cuál es la persona o institución de destino.
Al momento de distribuir el documento, debemos fijarnos que la
persona que recibe el documento firme nuestro cargo, colocando la
fecha y hora en que recibió el documento.
3.2.11. BRINDAR INFORMACION SOBRE EL ESTADO DEL TRÁMITE
DE LOS DOCUMENTOS
Cuando el visitante se acerca a la oficina o llaman se le atiende con
amabilidad y un saludo cordial “Buenos Días Señor” ¿En qué puedo
ayudarlo? El señor pregunta en qué estado esta su documento,
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 82
para atenderlo se pide el cargo del documento, si no tuviera el
cargo a la mano se le solicita la fecha en que fue enviado o
presentado el documento y se procede a buscar en el cuaderno de
registro y se verifica el avance de trámite, o de lo contrario, si
estuviera listo para la entrega.
3.2.12. ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS
En la Oficina Principal – Administrativa del CETPRO “EXE-TEC”, se
diseñan los certificados de capacitación con el software de COREL
DRAW, para que las imágenes y letras sean más visibles con un
fondo adecuado, utilizando la combinación de colores y obtener una
presentación excelente.
Modelo de Certificado diseñado en COREL DRAW
Estos Certificados son elaborados en Cartulina de Hilo tamaño
oficio a colores. Según Resolución emitida por la UGEL – “Mariscal
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 83
Nieto – Moquegua al CETPRO “EXE-TEC”, la entrega se hace para
cada alumno que culmina un Curso de Capacitación dentro de su
Carrera Técnica de un año (12 meses).
Asimismo, lleva la firma de dirección, Docente / Capacitador y la
Directora de la UGEL – “Mariscal Nieto – Moquegua (Ministerio de
Educación).
3.3. EQUIPOS Y MATERIALES UTILIZADOS
3.3.1. EQUIPOS DE OFICINA
Se entiende por quipos de oficina a las máquinas con que se
implementan una Institución moderna, con la finalidad de prevenir y/o
ahorrar un tiempo determinado en la realización de actividades para
dedicarlo a otras tareas que, son también de mayor utilidad e
importancia.
a) COMPUTADORA
La Oficina Administración – Secretaria General del CETPRO.
“EXE-TEC” Cuenta con un Equipo de Computo.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 84
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 85
b) IMPRESORA MULTIFUNCIONAL
Se trabaja con una impresora multifuncional, imprime, fotocopia y
escanea.
c) El TELEFONO FIJO
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 86
En la Oficina de Administración – Secretaria General se utiliza El
Teléfono Fijo, como dispositivo no portátil que se encuentra
enlazado con otro teléfono.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 87
d) ESCRITORIO Y SILLAS
Cada uno de estos objetos es necesario para desarrollar el
trabajo cotidiano en la oficina, en este caso el escritorio y la
silla es Indispensable en una oficina.
3.3.2. MATERIALES DE OFICINA
Entre los útiles de Oficina que más se utilizó son los siguientes:
Papel bond A-4.
Papel A-3.
Cartulinas.
Lapiceros.
Borradores.
Regla.
Cola sintética.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 88
Clips.
Vinifan.
Tijeras.
Resaltadores.
Radez.
Sobres Manila A4.
Fólderes.
Formatos elaborados.
Fastener.
Cinta adhesiva.
Cinta maskentein.
Memoria USB.
DVD.
CD.
Plumones.
Grapas.
Saca grapas.
Perforador.
Engrapador.
Lápiz.
Tajador.
Lapiceros.
Files y otros.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 89
Cartulina de Hilo.
Archivadores de Palanca A4.
Archivadores de Palanca pequeños.
APORTES PARA LA INSTITUCIÓN
Los aportes para el CETPRO “EXE-TEC”, en el campo laboral como secretaria
fueron las siguientes:
1. Apertura de nuevos archivadores para el proceso de admisión 2011, los
documentos eran archivados en uno o dos archivadores para lo cual se ha
clasificado y dividido los documentos, teniendo de esta manera un archivo
eficaz y oportuno.
2. Confección de un cuadro de control para el número de documento que se
emitía.
3. Ordenamiento de los documentos en los archivadores de palanca, fichas de
pago en ficheros correspondientes y ordenamiento de documentos en el
archivo computarizado.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 90
4. Creación de un cuaderno de Cargo para la entrega de Certificados
Modulares, Capacitación e Institucionales.
5. Apertura de un archivo nuevo para el control de pagos y realizar el trámite de
Certificados Modulares y/o Capacitación.
6. Creación de una Nueva Ficha de Matricula incluyendo a esta, cinco datos
importantes para el mejor control:
Datos del Estudiante
Código del alumno.
Pagos de Mensualidades
Promedio por Modulo Avanzado
Certificados Entregados.
7. Apertura de una Base de Datos en Ms- Excel para tomar dato de sus
Nombres, Número Telefónico, Curso a Inscribirse y La Fecha de Inscripción.
Con la finalidad de formar grupo e iniciar un Curso de Capacitación en el
Transcurso de un (1) mes.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 91
8. Diseñar Certificados de Capacitación e Institucionales con el Software de
Corel Draw X5, para las Carreras Técnicas y Diferentes Cursos Libres
dictados por La Institución.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 92
CONCLUSIONES
La ejecución de las prácticas finales permite adquirir experiencias en el campo
laboral, aleja el temor al equívoco o inseguridad en la capacidad que se tiene para
cumplir las tareas asignadas. Asimismo se entiende la importancia del trabajo en
equipo; que es necesario mantener buenas relaciones entre los compañeros de
oficina y de la institución.
Aprendí a valorar y a dar importancia la labor que cumple la Secretaria,
dentro de una Oficina ya que depende de ella, el éxito o el fracaso de una
institución.
Se aprende a valorar la importancia y seguridad que se debe dar a todo
documento tanto interno como externo.
Gracias a las prácticas profesionales, el alumno se relaciona con el trabajo,
adquiriendo confianza y seguridad en la labor que realiza.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 93
La buena planificación, organización, implementación y modernización de la
oficina, es el factor más importante para lograr una mayor eficiencia y
rapidez en la realización del trabajo.
Permite conocer de cerca el movimiento de la Institución y el papel
importante que cumple la Secretaria y cuán importante es innovarse,
creando nuevas formas de trabajo; ya que toda institución y/o empresa
tiene su propio método de trabajo y nosotros debemos de ver la forma de
adaptarnos a ella.
Las prácticas abren muchas puertas para aprender nuevos métodos de
trabajo, no se limita a lo conocido durante los 3 años de formación, se vive
otra realidad diferente y el estudiante como practicante en una Institución
se tiene que adaptar e incluso idearse para quedar bien y dejar en alto el
nombre del I.E.S.T.P. “José Carlos Mariátegui”.
REDACCION Y COMUNICACION
EXE - TEC 94
SUGERENCIAS
Firmar convenios, con diferentes empresas y/o instituciones públicas y
privadas de nuestra localidad, para la realización de las PRÁCTICAS
PROFESIONALES, así lograr que el alumno que egresa del Instituto realice
su Prácticas lo más pronto posible y no tenga problemas para solicitar
Prácticas a dichas Instituciones.
Planificar e incentivar a los alumnos para que realicen sus PRÁCTICAS
PROFESIONALES sin dificultad y así poder lograr su titulación como
Profesional Técnico.
Fomentar aun más el conocimiento de la Computación, puesto que en toda
oficina, el uso de estos equipos es fundamental, no solo a nivel de
operación, sino ser capaz de darles mantenimiento, crear nuestros propios
sistemas (Programación); no solo en clases, sino a través de cursos,
talleres y seminarios en forma periódica.
La enseñanza debe ser más práctica que teórica, con hechos y ejemplos
reales que nos permita ir relacionándonos con casos que podrían darse en
el trabajo a diario.
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Se debería dar mayor profundidad a los cursos de inglés y computación con
la enseñanza de docentes capacitados y especializados en la materia.
Se debe implementar un Laboratorio Completo con todos los Equipos de
Oficina para que la Práctica sea constante, en la manipulación de los
mismos y así no tener problemas de inhabilidad e insuficiencia al egresar
de la Institución.
En la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo, debe ir de la mano el
avance académico en la institución y la practica en otras instituciones
Públicas y/o Privadas en tiempos libres, logrando el éxito en el alumno y la
buena imagen para la Institución, al culminar la carrera el profesional no se
encontrara con muchas dificultades.
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BIBLIOGRAFIA
Proyecto Educativo Institucional
CETPRO “EXE-TEC” (2011) : PEI – CETPRO EXE-TEC
Reglamento Interno del CETPRO
“EXE-TEC” (2011) : RI- CETPRO EXE-TEC
Redacción de documentos : OTTO BALLADARES
Manual de Redacción General : JUDITH MAGALLANES
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