Fundamentos de administración

EXPOSITOR:

Lic. Luis Valdivieso Merino.ms

Luisvalme @hotmail.comhttp://www.luisvaldiviesomerino.com/

Hoy en día casi todos los temasempresariales se relacionan con elpersonal; todos los aspectos de recursoshumanos se relacionan en los negocios

(James Walker)

1.- Definición de Administración

2.-Estudio y Práctica de Adm.

3.-Proceso Administrativo

4.-Eficiencia y Eficacia

5.-Labores Gerenciales

6.-Habilidades y Competencias

del Gerente

7.-Nintzberg

8.-Competencias Gerenciales

9.-Administración por objetos

10.-Administración Estratégica

ADMINISTRACIÓN

Abierto

Abierto

Es sistema

UBICACIÓN CONCEPTO TEORÍAS OBJETO PRINCIPIOS

Arte

Ciencia

Técnica

Una ciencia

social porque

interrelaciona la

empresa, el

mercado y la

sociedad con el

objetivo de

satisfacer

necesidad con el

fin de lucro.

Clásica

Relac.

Humanas

Burocracia

Sistemas

Matemáticas

, etc.

CIENCIA

ADMINISTRATIVA•Autoridad y

responsabilid

ad.

•Iniciativa.

•Equidad

•Disciplina,

etc.

1

La palabra administración proviene del latín:

ad que significa dirección, tendencia.

minister que significa subordinación, obediencia.

En ese sentido significa cumplimiento de una función bajo el mando de otro.

Definición etimológica de

Administración

• Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr objetivos.

RECURSOS PROCESO ADMINISTRATIVO OBJETIVOS

1

PLANEACION

3

DIRECCION

2

ORGANIZAC

4

CONTROL

Definición de Administración

HUMANOS

EQUIPOS

MATERIALES

ECONOMICO

FINANZAS

SISTEMAS

EXCELENCIA

EMPRESARIA

L

OBJETIVOS

PROPUESTOS

1. ECONOMICO

2. DE CALIDAD

3. SOCIAL

ADMINISTRACIÓN ORGANIZACION

Objetivo •Satisfacer necesidades

•Producir bienes y servicios

¿Quién hace empresa: EMPRESARIO

MERCADO CONSUMIDOR

FINAL

MARCO LEGAL

Constitución

política

Ley de soc.

mercantiles

Ley de mype

Ley pyme

O.N.G

Cooperativa

Comunidad

indígena

2

Estudio y Práctica de la Administración

Estudiamos administración porque nos conviene

conocer y estar preparados para mejorar la forma

en que las organizaciones son administradas

porque todos los días de nuestra vida alternamos

con organizaciones.

También porque cuando seamos

administradores tenemos que dirigir o ser

dirigidos en una organización.

La administración sirve para crear estrategias

que permitan innovar el funcionamiento de las

empresas y hacerlas más competentes en el

mercado .

ADMINISTRACIÓN

PRÁCTICA y TEORÍA

EN TODOS LOS NIVELES ES IMPORTANTE LAADMINISTRACIÓN

LOS ADMINISTRADORES EN GENERALINTENTAN RESOLVER LOS PROBLEMASMEDIANTE LA EXPERIENCIA PERO SEOLVIDAN QUE POCAS VECES 2 SITUACIONESADMINISTRATIVAS SON IDÉNTICAS.

EFICIENCIA EFICACIA

Capacidad de reducir al

minimo los recursos uzados

para alcanzar objetivos de

la organización

Capacidad para determinar

los objetivos apropiados

Hacer las cosas bien Hacer lo que se debe hacer

Lograr resultados Utilizar bien los recursos

para lograr resultados

Formas de cumplimiento de metas

Eficacia: Alcanzar las metas sin consideración al costo incurrido

Eficiencia: Alcanzar el cumplimiento de metascon el mínimo de recursos financieros, materiales y humanos, combinados en forma óptima.

Productividad: Relación entre los recursos utilizados y la cantidad de productos o servicios entregados medidos, por ejemplo, dentro de un período

Gestión y Empresa

Funciones de la Administración

Planificación

Qué hacer

Dirección

Hacer

Oganización

Cómo hacer

Control

Verificar

PROCESO DE LA

ADMINISTRACION

CoordinaciónCoordinación

CoordinaciónCoordinación

3

6

Habilidades y Competencias del Gerente

¿Qué se necesita para ser un gran Gerente?

Habilidades de un

Gerente

Necesidades

Necesidades

Necesidades

Alta

gerencia

Nivel

medio

De primera

línea

Gestión y Empresa

Tipos de Administradores

Gestión y Empresa

¿Qué se necesita para ser un gran Gerente?

Desarrollar Competencias Gerenciales.

“Las CG son una combinación de los conocimientos, destrezas, comportamientos y

actitudes que necesita un gerente para ser eficaz en una amplia grama de labores

gerenciales y en diversos entornos organizacionales”.

Seis competencias Gerenciales

Comunicación

Planeación y administración

Trabajo en equipo

Acción estratégica

Globalización

Manejo de personal

Comunicación Informal

Pide retroalimentación, escucha y propicia una interacción de toma y daca.

Esta al tanto de lo que siente el otro.

Crea relaciones interpersonales sólidas con la gente.

Comunicación Formal

Informa a las personas sobre hechos y actividades destacados y las mantiene al corriente.

Efectúa presentaciones en público de gran impacto y maneja bien las preguntas.

Escribe claro, conciso y eficazmente, mediante una gran variedad de recursos informáticos.

Negociación

Negocia con eficacia funciones y funciones en defensa del equipo.

Finca buenas relaciones e influye en los superiores.

Actúa en forma decisiva y justa al manejar a los subordinados problemáticos.

Planeación y Administración

Recopilar información, analizarla y resolver problemas.

Planear y organizar proyectos.

Administrar el tiempo.

Presupuestar y administrar las finanzas.

Recopilación y análisis de información y resolución de problemas.

Se supervisa la información y se emplea para identificar síntomas, problemas y soluciones alternas.

Se toman decisiones oportunas.

Se corren riesgos calculados y se anticipan las consecuencias.

Planeación y Organización de Proyectos

Se idean planes y programas para lograr los objetivos con eficacia.

Se establecen prioridades para las tareas y se delega la responsabilidad.

Se definen, obtienen y organizan los recursos necesarios para cumplir la tarea.

Administración del TiempoSe manejan varios asuntos y proyectos a la vez, pero sin tratar de abarcar demasiado.

Se supervisa y atiende un programa o se modifica de ser necesario.

Se trabaja con eficacia bajo presión de tiempo.

Presupuestos y administración financiera

Se conoce de presupuestos, flujos de efectivo, informes financieros y se usa esta información a menudo para tomar decisiones.

Trabajo en Equipo

Formación de equipos.

Creación de un ambiente de apoyo.

Manejo de las dinámicas del equipo.

Formación de Equipos

Se formulan objetivos claros que motiven a los integrantes del equipo a lograrlos.

Los empleados que formaran el equipo se escogen de manera adecuada, considerando el valor de las ideas distintas y las destrezas técnicas necesarias.

Se definen las responsabilidades del equipo en su conjunto y se asignan tareas y responsabilidades a los integrantes en forma individual.

Creación de un entorno de apoyo.

Se genera un ambiente de compañerismo, reconocimiento donde se recompense el trabajo en equipo eficaz.

Se ayuda al equipo.

Se actúa como capacitador, asesor y mentor, siendo paciente con el equipo en su proceso de aprendizaje.

Manejo de las dinámicas del equipo

Hay que conocer las fortalezas y debilidades del equipo y utilizar aquéllas para que logren sus objetivos en conjunto.

Se hacen público los conflictos y las discrepancias.

El reconocimiento se comparte con los demás.

Acción Estratégica

Entender el sector industrial

Comprender la organización

Adoptar acciones estratégicas

Entender el sector industrial

Conocer el sector en que se trabaja y el momento en que los cambios en la industria generan amenazas y oportunidades significativas.

Mantenerse informado sobre lo que hace la competencia.

Analizar las tendencias generales en la industria y sus repercusiones a futuro.

Comprender la organización

Entender los intereses de los participantes.

Es conocer las fortalezas y debilidades de la organización.

Es entender las diferentes competencias de la organización.

Adoptar acciones estratégicas

Es asignar prioridades y tomar decisiones que guarden congruencia con la misión y objetivos estratégicos de la empresa.

Establece metas tácticas y operativas que facilitan la implementación de la estrategia.

Globalización

Conocimiento y comprensión de la cultura

Apertura y sensibilidad cultural

Conocimiento y comprensiones culturales

Mantenerse informado de las tendencias y sucesos políticos, sociales y económicos que suceden alrededor del mundo.

Exige entender, leer y hablar con fluidez más de un idioma.

Apertura y sensibilidad culturales

Hay que conocer la naturaleza de las diferencias nacionales, étnicas y culturales.

Significa ser sensible a los signos culturales y ser capaz de adaptarse con situaciones novedosas.

Manejo de Personal

Integridad y comportamiento ético

Dinamismo y capacidad de resistencia

Equilibrio de las exigencias laborales y personales.

Conciencia y desarrollo personales

Integridad y comportamiento ético

Es tener normas personales claras que sirvan de fundamento para mantener un sentido de integridad y conducta ética.

Contar con la disposición de aceptar nuestras responsabilidades y errores.

Dinamismo y capacidad de resistencia

Exige buscar responsabilidad, ser ambicioso, perseverante y estar motivado para lograr objetivos.

Trabajar con pasión para que las cosas se concreten.

Recuperarse ante los fracasos.

Equilibrio entre los asuntos de trabajo y la vida personal.

El trabajo no debe afectar la vida personal y familiar.

Es cuidarse mental y físicamente.

Establecer objetivos propios en relación a la vida y el trabajo.

Conocerse a sí mismo y desarrollarse

Es contar con un proyecto de vida.

Fortalecer los puntos fuertes y mejorar o compensar nuestros puntos flacos.

Analizar y aprender de las experiencias laborales y de la vida.

Tipos de decisiones

Decisiones de rutinarias

Decisiones de adaptación

Decisiones de innovación

Mintzberg

Los roles gerenciales están clasificados según HENRY NINTZBERG en

diez roles administrativos mas comunes que se agrupan en tres

categorías como:

INTERPERSONALES

Permite relaciones entre personas y determinen roles emblemático de

líder y enlace entre los administradores directamente con otras personas.

INFORMATIVAS

Determina tres papeles importantes :

Vigilante , vocero y propagador

TOMA DE DESICIONES

Como emprendedor manejador de dificultades asignadas , los

administradores son un centro importante e indispensable en la toma de

decisiones.

Competencias gerenciales

Planear, Organizar, Dirigir, ControlarComunicación: informar, retroalimentarse,

vincularse, negociar, influir

Planificar/Adm.: reunir información, analizar, evaluar, decidir, obtener recursos, jerarquizar tareas, administrar tiempos, motivar equipos de trabajo, presupuestar finanzas.

Trabajo en equipos: definir objetivos y responsabilidades, apoyar con recursos, capacitar, guiar, valorizar trabajo exitoso en equipo, identificar fortalezas y debilidades del equipo.

Competencias gerenciales

Acción estratégica:conocer el entorno y la industria, beneficios y limitaciones de distintas estrategias de negocios, identificar competencias de la empresa, decidir acciones coherentes con la visión, misión y objetivos de largo plazo, establece tácticas.

Globalización:conectado con el impacto económico y socio-

político, diversidad cultura5. Manejo personal: conocimiento personal,

equilibrio de intereses, resistencia, ética

Gestión y Empresa

Características de la administración

La administración sigue un propósito

La administración está orientada a la acción

La administración involucra el trabajo en equipo y la delegación

No basta con administrar, sino que se debe administrar hábil y eficazmente

Gestión y Empresa

9

Administración por Objetos

INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN.

TÉCNICA MOTIVACIÓN.

INSTRUMENTO DE PLANEACION Y CONTROL.

Definición:

Es un sistema administrativo integralen el que se combinan en formasistémica muchas actividadesadministrativas básicas y el cualpersigue deliberadamente elcumplimiento eficaz y eficiente de losobjetivos organizacionales eindividuales.

Fomenta el autocontrol y la auto-dirección.

Énfasis en la Evaluación del Desempeño

Los subordinados asumen laresponsabilidad de establecer suspropios objetivos a corto plazo, loscuales revisan después con sussuperiores.

El Administrador entonces incita laparticipación activa de lossubordinados en el proceso deevaluación, lo cual genera mayorcompromiso y hace surgir unambiente de motivación.

Énfasis en los objetivos aCorto Plazo y Motivación.

Aun cuando el establecimiento deobjetivos no es el único factor dela motivación (otros son losincentivos, la participación y laautonomía), es sin duda unafuente de motivación alcomprobarse que el desempeñose ve incrementado cuando lagente dispone de objetivosespecíficos e individuales aalcanzar.

Inclusión de la Planeación a Largo Plazo en el proceso de la APO.

Colocar atención al corto plazo esimportante pero puede resultarindeseable en algunos casos comopor ejemplo: Por economizarcostos no se realiza unmantenimiento adecuado de lamaquinaria usada en el procesoproductivo.

Por lo anterior se hizo necesarioadministrar por objetivos a largoplazo.

Establecimiento de ObjetivosPreliminares en la Cima.

El director general deberáestablecer la misión de laorganización y las metas masimportantes para cierto periodo.

Establecimiento de Objetivos delos Subordinados.

Los administradores de nivelsuperior preguntan a lossubordinados que metas creen soncapaces de cumplir , en cuantotiempo y con cuales recursos. Acontinuación, los subordinados exponenideas sobre lo que imaginan es posible decumplir para la Empresa, Gerencia y/oDepartamento vinculándolos con losobjetivos generales.

Objetivos de la Empresa

Objetivos Gerenciales

Objetivos del Subord.

El Proceso de Administración por Objetivos

Como establecer los Objetivos.

Los Objetivos no solo deben

indicar que hacer y cuando hacerlo,también debe indicarse la calidaddeseada y los costos proyectadosdel cumplimiento.

Estos además deben implicar unreto, indicar prioridades ypromover el crecimiento ydesarrollo personal y profesional.

Beneficios y Desventajas de la Administración porObjetivos.

Beneficios•Mejorar la administración gracias a la

planeación orientada a los

Resultados.

•Estimulo al compromiso personal

tanto con los objetivos propios como

con los organizacionales.

•Precisión de las funciones y

estructuras organizacionales y de la

delegación de autoridad en

consonancia con los resultados

esperados de las personas que

ejercen las funciones respectivas.

•Desarrollo de controles eficaces, lo

que permite medir el resultado y

emprender acciones correctivas.

Desventajas•Las ineficiencias en cuanto a la

enseñanza de la filosofía.

•La omisión de pautas a quienes deben

establecer los objetivos.

•La dificultad de establecer metas

verificables dentro de ciertos limites.

•Se corre el riesgo de subrayar los

objetivos de corto plazo a expensas de la

solidez de la organización a largo plazo.

•Los riesgos de inflexibilidad que pueden

hacer que los Adm. Vacilen en modificar

los objetivos aun si fuese necesario.

•Abuso de metas cuantificables.

Definimos a la administración estratégica, como: “el arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar

las decisiones interfuncionales que permiten a la organización alcanzar objetivos”

Es difícil elevarse como un águila, cuando se esta trabajando como pavos

Mientas los necios deliberan, los

inteligentes deciden y ejecutan. 10

Componentes de la administración estratégica

Pla

nif

icac

ión

Sistema de información

Diagnostico de recursos

Definición de grupos humanos

Prioritarios

Definición de problemas

Definición de actores

Priorización de problemas

Análisis de problemas

Establecimiento de objetivos

Problemática y análisis de

situación

Establecimiento de

prioridades y de objetivos

PROGRA

MACIÓN Plan operativo asignación

responsables

Diseño de estrategias

programación de actividades

GE

RE

NC

IA

Ejecución del plan de trabajo

Supervisión, monitoreo y control

Evaluación y ajustes del plan

EVALUACIÓN

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Instrumento de Gestión

Permite

Desventaja

Flexibilidad

Instrumento de comunicación

ESTRUCTURA

Misión Visión Análisis de

entorno interno

Análisis entorno

externo

Fortalezas Debilidades Amenaza Oportunidades

ESTRATEGIAS

Camino para lograr un objetivo

Clasificación

Por nicho de mercado

Por segmentación

Por posicionamiento

Por diferenciación

Por liderazgo U.E.N

(Unidad Estratégica de Negocios)

El conocimiento tecnológico de la

administración es importantísimo,

básico e indispensable, pero depende,

sobre todo de la personalidad y del

modo de actuar del administrador, es

decir, de sus habilidades:

Técnica

Humana

Conceptual

Habilidades que deben desarrollar quienes tienen

bajo su cargo la administración de una organización

Institucional Alta

Dirección

Intermedio Gerencia

Operacional Supervisión

Niveles Administrativos

Conceptuales

Humanas

Técnicas

Habilidades Necesarias

Habilidades vs. Nivel Jerárquico

en las organizaciones

CONCLUSIÓN

La planificación es la primacía de proceso administrativo de la empres.No existe planificación sin la imprevisión.La planificación es una actividad para satisfacer necesidades con el objeto demaximizar utilidades para el futuro de la empresa.Niveles planificación: Táctico, operacional y estratégico de la organización.La administración: ciencia, técnica y arte. Los representantes: TAYLOR FAYOL:OBRAS: racionalización de tiempos y movimientos, los principios (14) de laadministración científica de la empresa.Peter F. Drucker: La administración es GERENCIAL.La administración es una CIENCIA SOCIALLa administración se relaciona con otras ciencias sociales.

a. Economíab. Contabilidadc. SI.G.d. Estadísticae. Marketingf. Produccióng. Finanzas , etc.

“Una organización que

busca la calidad sin una

misión, visión y objetivos

claros, es como un barco

en el que todo funciona

bien, pero que no sabe a

donde vá.”