PEDOMAN

PENGGUNAAN

Factor

Evaluation

System

(e-grading)

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

TAHUN 2011

http://www.ropeg-kemenkes.or.id

Version-2

A. Cara Mengakses Aplikasi

Aplikasi Factor Evaluation System (FES) atau yang lebih dikenal dengan nama e-grading, merupakan aplikasi yang berfungsi sebagai sebagai manajemen data evaluasi jabatan bagi seluruh struktur organisasi internal di Kementerian Kesehatan RI.

Untuk mengakses aplikasi e-grading, dapat dilakukan dengan cara membuka alamat website Biro Kepegawaian (www.ropeg-kemenkes.or.id) pada browser kesayangan anda, lalu pilih menu e-grading pada halaman utama website Biro Kepegawaian.

Setelah anda menekan menu e-grading, maka yang pertama kali adalah halaman login. Masukkan username dan password yang anda miliki lalu tekan tombol “Login” dan anda akan masuk ke dalam aplikasi e-grading.

Tombol “Login” berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi e-grading.

B. Master Data

Untuk mengakses modul master data, dapat di akses dengan memilih menu yang ada seperti pada gambar berikut :

Modul master data berfungsi untuk menambahkan data pokok yang digunakan dalam aplikasi e-grading. Beberapa sub-modul dari modul master data adalah sebagai berikut : Daftar Jabatan

Modul ini berfungsi untuk untuk memanajemen data jabatan yang ada di lingkungan Kementerian Kesehatan RI. Tampilan dari modul ini adalah sebagai berikut :

: link untuk mengedit data jabatan

: link untuk menghapus data jabatan Untuk menambahkan data jabatan baru, pilih link “Jabatan Baru” dan akan muncul halaman seperti pada gambar berikut :

Link untuk menambah data jabatan baru

Fasilitas pencarian data jabatan berdasarkan nama

Save : Untuk menyimpan data jabatan baru Cancel : Untuk membatalkan penambahan data jabatan Untuk menyimpan data jabatan baru, tekan tombol “Save” dan jika anda akan membatalkan pembuatan data unit kerja baru, maka tekan tombol “Cancel”.

C. Overview

Untuk mengakses modul overview, dapat di akses dengan memilih menu yang ada seperti pada gambar berikut :

Modul overview berfungsi untuk mellihat hasil capaian terhadap proses evaluasi yang dilakukan pada setiap unit kerja. Hasil ini bermanfaat sebagai tolok ukur terhadap terhadap pencapaian proses evaluasi yang telah dilakukan. Berikut merupakan tampilan dari halaman modul overview :

Link bertanda “+” berfungsi untuk melihat sub-unit di bawahnya

D. Evaluasi Jabatan Untuk mengakses modul evaluasi jabatan, dapat di akses dengan memilih

menu yang ada seperti pada gambar berikut :

Modul evaluasi jabatan berfungsi untuk mengevaluasi jabatan-jabatan yang ada di lingkungan Kementerian Kesehatan RI. Berikut adalah tampilan dari modul evaluasi jabatan :

: link untuk melihat hasil evaluasi jabatan

: link untuk melakukan evaluasi jabatan

: link untuk memverifikasi hasil evaluasi jabatan

Untuk mengevaluasi suatu jabatan tertentu, pilih link dan akan muncul tampilan seperti gambar berikut :

Fasilitas pencarian data evaluasi jabatan

Jika kita akan menyatakan bahwa suatu butir telah terpenuhi, yang perlu di

lakukan adalah dengan men-checklist pada checkbox ( ) yang berada di samping setiap butir. Apabila kita telah selesai melakukan evaluasi jabatan, kita bisa menekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data evaluasi tersebut.

Keterangan field “Status” yang berfungsi untuk menandakan keadaan jabatan pada saat ini dapat dijelaskan berikut ini :

Status Keterangan

Belum Dievaluasi Jabatan belum pernah di evaluasi oleh

Tombol untuk menyimpan hasil evaluasi jabatan

Tombol untuk masuk ke halaman evaluasi berikutnya

pihak yang berwenang Sedang Dievaluasi Jabatan sedang dilakukan evaluasi oleh

pihak berwenang Tunggu Diverifikasi Suatu jabatan sedang menunggu di

verifikasi oleh pihak berwenang Telah Diverifikasi Suatu jabatan telah selesai di evaluasi

dan di verifikasi Di dalam evaluasi jabatan, terdapat 2 jenis pertanyaan, pertama adalah pertanyaan untuk jabatan structural, yang terdiri dari 6 faktor (13 halaman), dan pertanyaan untuk jabatan fungsional (umum/tertentu) yang terdiri dari 9 faktor (7 halaman) dan rinciannya sebagai berikut :

Jenis Jabatan Faktor Jabatan Struktural 1. Ruang Lingkup dan Dampak Program

2. Pengaturan Organisasi 3. Wewenang Penyeliaan dan Manajerial 4.

a. Sifat Hubungan b. Tujuan Hubungan

5. Kesulitan dalam Pengarahan Pekerjaan 6. Kondisi Lain

Jabatan Fungsional (umum/tertentu)

1. Pengetahuan yang dibutuhkan Jabatan 2. Pengawasan Penyelia 3. Pedoman 4. Kompleksitas 5. Ruang Lingkup dan Dampak 6. Hubungan Personal 7. Tujuan Hubungan 8. Persyaratan Fisik 9. Lingkungan Kerja

Jika semua pertanyaan telah di jawab, maka pada halaman terkhir setiap pertanyaan (halaman 13 untuk jabatan struktural dan halaman 7 untuk jabatan fungsional), tekan tombol “Berikutnya” dan akan muncul halaman baru yang menyatakan bahwa proses entry evaluasi jabatan telah selesai dilakukan dan diusulkan untuk di verifikasi oleh tim verifikator. Berikut adalah tampilan tahapan proses jika telah selesai meng-entry evaluasi jabatan :

Jika kita menekan tombol “Kirim untuk Diverifikasi” maka status jabatan berubah menjadi “Tunggu Diverifikasi”. Dan apabila kita ingin kembali ke daftar halaman pertanyaan, tekan “Kembali ke Pertanyaan”.

Tombol untuk masuk ke usulan verifikasi pada halaman terakhir

butir-butir pertanyaan

Tombol untuk usulan verifikasi jabatan

Tombol untuk kembali ke pertanyaan

Link seperti gambar berikut ( ) akan muncul apabila suatu jabatan telah di lakukan evaluasi. Jika kita menekan link seperti gambar diatas, maka akan muncul hasil evaluasi yang telah dilakukan oleh pihak berwenang. Berikut tampilan hasil evaluasi yang akan muncul jika link tersebut ditekan :

Jika kita ingin mencetak hasil evaluasi jabatan, silahkan tekan link “Print” dan akan muncul window baru yang menghasilkan laporan hasil evaluasi jabatan dalam bentuk format file PDF.

Link seperti gambar berikut ( ) akan muncul status suatu jabatan adalah “Tunggu Diverifikasi”. Link seperti gambar diatas menandakan bahwa suatu jabatan telah di evaluasi dan memerlukan proses verifikasi terhadap pihak yang terkait. Jika kita menekan link tersebut, maka akan muncul halaman seperti berikut :

Link untuk kembali ke halaman evaluasi jabatan

Tombol untuk mencetak hasil evaluasi jabatan

Tombol untuk menyimpan hasil verifikasi

E. Keluar dari Aplikasi Cara untuk keluar dari aplikasi Factor Evaluation System (FES) atau e-

grading yaitu dengan menekan tombol “Logout” yang ada pada bagian kanan atas halaman. Hal ini perlu dilakukan jika kita telah selesai menggunakan aplikasi e-grading ini untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.