1

2

COORDINACIÓN GENERALIñaki Reyes

COORDINACIÓN DE SUPLEMENTO José Cruz

PUBLICIDAD Luisa Bravo, Frida Delgado, Claudia García, Sara Orellana, Giovanna Otero, Gabriela Verdugo

CORRECCIÓN Y ESTILOAna Gabriela Picaso, Verónica Sánchez, Ari Santillán

DISEÑO Alejandra Moncada, Nancy Marín DISEÑO WEB María Fernanda Valencia

CRÉDITO Y COBRANZA Claudia Ortíz APOYO Adela Hernández, Gustavo Ojeda www.suplementosonline.mx

5095-6040

Son comunes las siguientes dudas: ¿Se va a mantener la Factura Electrónica?, ¿Van a cambiar las reglas?, ¿Cuál es la diferencia entre CFDI y Factura Electrónica?, ¿Conviene migrar

ahora a emitir CFDI?

¿Se va a mantener la Factura Electrónica en México?

Sí, la Factura Electrónica es una realidad que ya entrelaza los procesos administrativos entre particulares y refiere a la autoridad la información correspondiente para efectos fiscales. Desde 2011, el CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) ha sido designado como regla en la emisión de comprobantes fiscales en México, permitiéndole a la autoridad aumentar la recaudación y auditoría.

¿Por qué existen contribuyentes que aún no migran a la última versión de la Factura Electrónica que es el CFDI o que optan por emitir facturas en papel?

Actualmente, la normatividad fiscal contempla facilidades o alternativas para

algunos contribuyentes que les permiten acceder a esquemas de comprobación fiscal distintos del CFDI. No obstante, es importante recordar que las facilidades que otorga la autoridad son temporales, ya que fungen como un esquema de transición.

¿Van a cambiar las reglas?

En México, como en otros países líderes en Factura Electrónica, el esquema de comprobación fiscal digital presenta mejoras continuas que responden a robustecer el modelo mediante el incremento de la seguridad y la eficiencia.

¿Cuál es la diferencia entre CFDI y Factura Electrónica?

La Factura Electrónica es el concepto comercial que sirve de marco de referencia para incluir todos los esquemas de comprobación fiscal a través de medios electrónicos.

El CFD (Comprobante Fiscal Digital) es la versión anterior de la Factura Electrónica que estuvo disponible hasta finales

de 2010. Este esquema contaba con la posibilidad de emitirse a través de medios propios, o mediante un Proveedor Autorizado de Comprobantes Fiscales Digitales (PACFD).

Por su parte, el CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) es la versión más actual de la Factura Electrónica, que se establece como regla para la emisión de comprobantes fiscales a partir del z1 de enero de 2011. El CFDI se caracteriza por contar con un timbre o certificación en el documento digital que valida el cumplimiento del estándar técnico de integración del XML. Este proceso de timbrado únicamente puede realizarlo el SAT o un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI: PAC.

Las personas físicas y morales que optan hoy por la Factura Electrónica, emiten CFDI.

¿Conviene migrar ahora a emitir CFDI?

Sí, siendo el CFDI la regla para la emisión de comprobantes fiscales, destacan los siguientes beneficios de su adopción:

¿Migrar o no migrar?Por Nelly Maldonado

Dirección General AMEXIPAC, ACwww.amexipac.org.mx

A unos días de cerrar el 2012, hay quienes aún se encuentran a la espera de definir si migran o no, a la emisión de Factura Electrónica.

Si bien existe mucha información que circula alrededor de la comprobación fiscal digital en México, no siempre llega a los contribuyentes la de mejor calidad, o la más actualizada.

Factura electrónica:

La Factura Electrónica en México ha traído consigo una evolución acelerada de los procesos administrativos de negocio que deben responder a las disposiciones fiscales y a la demanda de clientes y proveedores para ofrecer operaciones más ágiles y eficientes.

• Alinearlaoperaciónactualdelemisoralanormatividadfiscalenvigor.

• Evitar crisis administrativasfrente a la desaparición defacilidadesfiscales.

• Garantizar la correcta emisiónde comprobantes fiscales,contando con el respaldo delPACquecertificalaintegracióndelarchivoXML.

• Protegerlaidentidadfiscaldelcontribuyente a través de lainfraestructuratecnológicadelmodeloCFDI.

• Contar con medios devalidación que brindencerteza sobre la recepción decomprobantesfiscales.

3

4

PAC, es la abreviación comercial que se la da a la figura oficial avalada por el SAT, del Proveedor Autorizado de Certificación de

Comprobantes Fiscales Digitales a través de Internet.

Los PAC son empresas que cuentan con una infraestructura tecnológica robusta y que han acreditado un exhaustivo dictamen del SAT, en el cual se verifican sus procesos técnicos y de seguridad, así como su solvencia financiera y jurídica.

El SAT ha señalado que el PAC es un tercero de confianza que actúa como un brazo de la propia autoridad fiscal en materia de certificación de comprobantes fiscales digitales, a través de internet: CFDI.

En la versión más actualizada y segura de la Factura Electrónica: CFDI, la tarea del PAC es validar la integración técnica del comprobante para asegurar que el mismo cumpla con el estándar establecido por la autoridad fiscal, y en caso de ser correcta la integración, asignar un timbre o certificación que valida a dicho comprobante.

Sin embargo, más allá del timbrado de Facturas Electrónicas, los PAC ofrecen una amplia variedad de servicios de valor agregado para sus clientes. Cada PAC cuenta con distintos productos, servicios y herramientas de acuerdo a su oferta comercial.

La ventaja de contratar los servicios de un PAC, es contar con la garantía de que el proveedor de Factura Electrónica es un ente regulado por el SAT que se encuentra especializado en materia de comprobantes fiscales y cuya operación está supervisada por la autoridad.

Adicionalmente, los PAC ofrecen capacitación y orientación al usuario. Desde la persona física que requiere asesoría para tramitar su FIEL y generar su certificado de sello digital para la emisión de Facturas Electrónicas, hasta las necesidades particulares de sectores económicos e industriales como el ramo financiero, empresas de telecomunicaciones, aseguradoras y afianzadoras, todas ellas encuentran en el PAC un aliado que atiende sus requerimientos especiales y conoce las precisiones normativas y operativas que debe observar su comprobación fiscal.

El PAC garantiza a sus clientes que su solución de Factura Electrónica tiene niveles óptimos de servicio y de seguridad, ya que dichos niveles son evaluados por el SAT y forman parte de los requisitos que el PAC debe cumplir para continuar ostentando dicho carácter.

A través de la emisión de CFDI con un PAC, el usuario puede tener la certeza de que aquellos cambios a las disposiciones fiscales que regulan los comprobantes fiscales, son reflejados ágilmente en su operación. Con ello, se evita correr el riesgo de utilizar aplicaciones desactualizadas que no tienen soporte o mantenimiento y que han dejado de adecuarse a los estándares y normas fiscales correspondientes.

Los PAC son hoy ejemplo y figura de prestigio a nivel internacional por el impacto que ha tenido el modelo de Factura Electrónica en México. Como terceros de confianza, los PAC son los proveedores idóneos para la emisión y recepción de Factura Electrónica, ofreciendo servicios tecnológicos complementarios de primera calidad que impulsan la competitividad administrativa de negocios.

PAC =Factura Electrónica SeguraPor Javier Vega FloresPresidente de AMEXIPAC, ACwww.amexipac.org.mx

Existen infinidad de soluciones en el mercado

a través de productos y servicios que ofrecen

Factura Electrónica. Sin embargo, pocos usuarios

identifican cuando su proveedor es un PAC.

Entre la variedad de servicios

complementarios que brindan los

PAC, se encuentran:

• Servicios de generación de

comprobantes fiscales digitales,

para ser timbrados posteriormente

y emitidos en el esquema de CFDI.

• Desarrollos e interconexiones

de sistemas para comunicación

electrónica.

• Implementaciones, productos

y servicios, diseñados para hacer

eficiente el ciclo comercial de los

clientes.

5

6

Y después de la factura electrónica,

Por Jesús Miguel Pastrán Rodríguez

Director General ATEB Servicios

En la mayoría de los casos, la can-tidad de trabajo manual que se elimina, reduce la cantidad de personal que se requiere para ad-ministrar esa parte del negocio. En muchas redes electrónicas de

clientes/ proveedores, el beneficio es mutuo, pero se puede mejorar aún más, pasando del esquema de recepción de factura únicamen-te para validación, a una integración real de procesos de cuentas por pagar, por todos los servicios y productos que utiliza la empresa.

Se tienen ejemplos de muchos tipos, en los cuales se integran hasta los sistemas de ges-tión de cuentas por pagar y/o de autoriza-ción, facturas de proveedores de diversos tipos: de materia prima, de materiales direc-tos e indirectos, de productos, de transporta-ción, de servicios profesionales, de servicios generales, de alimentación, de gastos de via-je y estancia, de agentes aduanales, de agen-cias publicitarias, entre muchos otros.

Al poder procesar de forma más veloz y con niveles de validación, no sólo de datos sino de reglas de negocio, se hace mucho más efi-ciente el proceso en general, con lo que se reducen costos y se mejora la relación con el proveedor, fortaleciendo la alianza comercial. Por ejemplo, se puede recibir una factura con un número de orden de compra, se valida si el

monto de la orden de compra permite pagar el monto de la factura en cuestión, si la res-puesta es positiva, se permite que ingrese la factura, si no, se rechaza y se notifica al pro-veedor para que tome acciones, sin necesidad de llamadas ni correos personalizados.

En otros casos, se pueden validar todas las fac-turas de una cuenta de gastos de agente adua-nal o de empleados, si todos los comprobantes están correctos, se genera la cuenta de gastos, de lo contrario se rechazará y se solicitará su corrección. El proceso pasa de tardar días a minutos para resolver diferencias o errores. Al contar con la información que sustenta el pago de la factura de forma electrónica, se ac-cede de forma sencilla a los documentos, con lo cual los espacios requeridos para almacena-miento de papel prácticamente se eliminan. En un caso particular de una planta de indus-tria automotriz, de contar con 5 ventanillas para recepción de facturas de proveedores en papel, se redujo a una sola con un horario me-nor; el resto se procesa electrónicamente. También, se generó un ahorro, sólo en el caso de la recepción e integración al ERP de los do-cumentos de proveedores de más de 9 veces, pasando de 225,000 USD a solo 25,000 USD al año, sin tomar en cuenta el ahorro por el al-macenamiento del papel durante 10 años.

Esta es una pregunta recurrente en muchos de los contribuyentes,

ya que una vez que han terminado de implementar la emisión

de la factura electrónica, comienzan a revisar la parte de

recepción/validación (la cual es obligatoria y reduce muchos

riesgos) y se dan cuenta de los ahorros tan importantes que

se generan al aprovechar el hecho de que los proveedores

envíen sus documentos de factura electrónica, acompañados de

documentos de soporte para procesar el pago de las facturas,

reduciendo muchos costos asociados con esos procesos.

¿qué sigue?

7

“Al adicionar documentos electrónicos se reducirán costos

y generarán ahorros importantes para la compañía”

Un eslabón que se adiciona a esta cadena es el de manejar información de pagos, la cual al hacerla llegar de forma automática al proveedor, reduce o elimina las llamadas, errores y actualización de saldos pendientes con el proveedor. Al conciliar estos pagos contra las facturas enviadas, el manejo de las cuentas por cobrar se hace mucho más simple. Sólo se requiere habilitar la comunicación de estos datos que el ERP o el sistema de banca electrónica tiene, con el sistema de recepción de facturas electrónicas.

Los proveedores de todos tamaños tienen la posibilidad de realizar sus facturas de forma electrónica y pueden enviarlas de la misma forma. Por lo tanto, se puede enviar un acuse de recibo y una información adicional que mejora de forma muy importante el proceso.

Pero eso es sólo el principio para muchas empresas, ya que al adicionar documentos de negocio electrónicos tales como órdenes de compra, cotizaciones, avisos de embarque, inventarios virtuales, catálogos de producto, entre muchos otros, se pueden seguir reduciendo costos y generando ahorros importantes para la compañía.

Tenemos el ejemplo de las constancias de retención que se pueden manejar de forma electrónica y ahorrar mucho tiempo, espacio, distribución de papel y firmas autógrafas. Estos documentos los estamos realizando en varias empresas con firmas electrónicas, ahorrando mucho tiempo de las áreas de impuestos en el cumplimiento de esta obligación.

Por otro lado, debido a que el canal de comunicación ya fue establecido con la red de proveedores al recibir facturas electrónicas, es muy sencillo el aprovechar ese canal para enviar y recibir más información que se pueda integrar a los sistemas de gestión, eliminando trabajo manual, lo cual nos permite reducir costos y tiempo.

Para lograr lo anterior, ya se cuenta con los estándares y la tecnología para habilitar en periodos cortos de tiempo, cada uno de estos documentos y procesos.

La comunicación electrónica con los clientes y proveedores es un área donde hay una enorme oportunidad de mejoras en tiempos, costos, procesos, reducción dramática de espacio para almacenamiento, manejo de autorizaciones

electrónicas, menor desplazamiento de personal, entre muchos otros beneficios.

Es muy grato ver como en muchas empresas, se toma conciencia de la oportunidad, para que, a partir de un requerimiento de la autoridad, se hagan las modificaciones y adecuaciones en la relación con sus socios comerciales, orientada a disminuir y eliminar el uso del papel o de las imágenes en PDF que deben ser interpretadas por una persona.

La cantidad de ejemplos en industrias de todo el mundo es innumerable, lo importante es que las empresas mexicanas tomemos ventaja de esto, y seamos no sólo líderes en facturación electrónica, sino líderes en automatización de procesos y eliminación de papel con nuestros clientes y proveedores.

Les invito a realizar un análisis de las áreas de oportunidad en su empresa, y se sorprenderán de los grandes beneficios que se pueden obtener en el corto plazo, al implementar los documentos y procesos electrónicos.

8

La industria papelera se ubica entre las industrias más contaminantes del mundo, debido a sus métodos industriales.

La mayoría del papel no es marrón, como el color de la madera, esto se debe a uno de los procesos de la fabricación del papel, el blanqueo, el cual es considerado uno de los procesos industriales más contaminan-tes que existen.

Los comprobantes fiscales son utilizados en todo el mundo y al año se consumían to-neladas de papel en facturas, la realización de este trámite también suponía un consu-mo de Co2, de energía y de agua.

La importancia de la facturación electró-nica es reducir la contaminación que im-plica el proceso de creación y el desecho del papel.

En 2011 en México, gracias a la facturación electrónica, se salvaron 800 mil árboles y se ahorró en otros gastos indirectos que pre-sentan las facturas de papel, como la tinta gastada en las impresiones.

Una tonelada de facturas de papel se tra-duce en 250 mil hojas, lo que conlleva gas-tar 250 mil litros de agua y 7 mil 800 KWh de energía.

Los árboles son los pulmones del mun-do y gracias a la utilización de la factura electrónica reducimos la tala de árboles. Se requieren 22 árboles para suplir la de-manda de oxígeno de una persona al día. Un árbol puede producir tan sólo 20 kilo-gramos de papel.

Los árboles de madera dura, como los ro-bles y el arce, son utilizados para producir hojas, mientras que la madera blanda se usa para crear cartón.

Aproximadamente 15% de dichos árboles son plantados con ese propósito en bos-ques que vuelven a reforestarse, mientras que el resto (75%) proviene de bosques que no son reforestados.

Los bosques de Sudamérica son los más uti-lizados para la tala de árboles.

ayuda a la tierraPara fabricar una hoja de papel blanco se requieren

370 cm³ de agua limpia, mientras que, para fabricar

mil kilos de papel, se necesitan 100 mil litros de agua,

de los cuales 10% de agua altamente contaminada se

vierte a los ríos.

La facturación electrónica también

Otro de los ahorros que dará la factura electrónica es:

• Disminuye la carga administrativa.

• Reduce costos de operación

generando ahorro.

• Procesos contables más eficientes.

• Innovación y vanguardia

administrativa.

• Reduce tiempo en la elaboración de

inventarios.

• No requiere un almacenaje físico

para los comprobantes.

• Reduce fraudes.

• El tiempo será menor.

• No habrá errores en generación.

• El comprobante en papel tiene un

costo global de 162 pesos, mientras

que el electrónico es tan sólo de 24.

9

10

Al día de hoy, pocas son las empresas que ya es-tán dentro del nuevo esquema. Los empresa-rios mexicanos no deben esperar a que se les aca-

ben sus facturas en papel deben ase-sorarse con los expertos para moverse al esquema de facturación electrónica cuanto antes, pues la transición no es cuestión de un día.

La llegada de la factura electrónica a la Pequeña y Mediana Empresa ha hecho realidad las previsiones de penetración de tecnología en este segmento. Hoy in-corporan una pequeña solución, tal vez la primera computadora, conexión a in-ternet y almacenamiento, pero en poco tiempo se abre el camino para utilizar otras aplicaciones, soluciones o actuali-zaciones, hay mayor demanda de equi-pos, seguridad, punto de venta, comer-cio electrónico e incluso redes sociales.

Hacer conciencia

La información al respecto aún es insu-ficiente y no es un proceso tan rápido como se quisiera. Antes hay que solicitar la firma electrónica o folios para los có-digos de barra, así como los certificados para la factura electrónica, deben tener especial atención ya que los tiempos de

espera son mayores entre más se acerca el fin de año.

Queremos ponerlos a pensar en el poco tiempo que falta para que todo el siste-ma de facturación cambie y que tomen en cuenta que no habrá prórroga y que quedan 2 semanas para llegar a la fe-cha límite; será mejor que no se esperen pues el proceso no es de un día.

Pasar la voz

En cambio, adoptar el nuevo esquema, representa ventajas para todos pues simplifica la generación de comprobantes fiscales, las facturas pueden ser vistas rápidamente desde cualquier equipo con Internet, el almacenamiento es electrónico, mejora el servicio al cliente, hay reducción de errores en el proceso de generación y captura, y existe mayor seguridad al ser el contribuyente, mismo que será el único responsable del uso de su documentación fiscal.

Queremos que se acerquen a los exper-tos para asesorase y que de esta forma no detengamos la economía de nuestro país, de tantas pequeñas y medianas empresas. En Aspel siempre hemos apo-yado a las PyMES para la correcta toma de decisiones, simplificando sus activi-dades administrativas e integrándolas fácilmente a la era digital.

Factura electrónica¿Y si no hay prórroga?

México está viviendo un periodo de transición

entre la facturación en papel y electrónica. La

cuestión es que ya no queda tiempo, el 31 de

diciembre de 2012 es el último día para hacer

este cambio. ¡No hay más, no hay prórroga!

La idea es que lo compartan y pasen la voz a colegas,

proveedores y clientes pues la situación es como una

cadena, todos estamos conectados. Si no se hace el cambio

a facturación electrónica:

Tu empresa no podrá facturar a los clientes.

Tus proveedores no podrán facturarte y, por tanto,

tendrás problemas de suministros.

11

Factura electrónica,esquema definitivo: conoce las claves

para renovarteEn 2013 los comprobantes fiscales físicos pasarán a la historia:

adoptar el esquema de factura electrónica puede librarte de

fraudes y robo de identidad fiscal.

Menos de 3 semanas para elegir

Este 31 de diciembre es la fecha

límite para elegir uno de los dos

esquemas vigentes de facturación:

Factura Electrónica con CFDI o CBB,

según el nivel de ingresos de los

contribuyentes.

Aún hacen falta que 2.17 millones de

contribuyentes tomen una decisión

y 58% de esa cantidad aún no sabe

qué elegir por la desinformación y

confusión que aún existe respecto al

uso de estos esquemas.

De no iniciar 2013, con un

esquema de facturación vigente,

los contribuyentes se enfrentan a

diferentes problemáticas:

1. Emisión de comprobantes no

válidos ni deducibles.

2. Problemas de cobranza al

entregar facturas no válidas.

3. Detener la operación diaria de

su negocio.

Lo importante es decidir antes de

la fecha límite e iniciar el 2013 sin

ningún contratiempo.

¿Por dónde empezar?

Para migrar a los esquemas de facturación válidos de 2013:

1. Solicitar ante el SAT la Firma Electrónica Avanzada (FIEL). Ésta se necesita tanto para CFDI como para CBB

2. Definir si la facturación será con CFDI o CBB

3. Si la elección es CBB, este se debe solicitar al SAT; organismo al cual también se le deben solicitar folios para facturar con este esquema.

4. Si la elección es CFDI, debe tramitarse ante el SAT el Certificado de Sello Digital (CSD) y elegir un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

5. Para CBB y CFDI, la recomendación central es emitir tus comprobantes con un software empresarial como CONTPAQ i®.

Optar por el esquema de Factura Electrónica con CFDI antes de este 31 de diciembre, no sólo se trata de atender una disposición del Servicio de Administración Tributaria (SAT), sino también de fomentar la automatización de los procesos de un negocio y, principalmente, obtener un

mayor control sobre el manejo de los recursos de éste.

El primer error es pensar que el uso de la Factura Electrónica es algo muy complejo. Todo lo contrario: desde un punto de vista empresarial, además de apoyar y simplificar las labores de facturación, también brinda beneficios importantes como el establecimiento de mayores controles en la cobranza y una mejor administración de las ventas.

"El SAT lo instruyó como una medida recaudatoria pero, en realidad, el esquema ofrece ventajas porque los negocios tienen una mayor certeza del manejo de sus finanzas; además, eliminan el riesgo de ser víctimas de fraudes con facturas falsas o robo de identidad fiscal", explicó René Martín Torres, Director de CONTPAQ i®, empresa especializada en el desarrollo de software empresarial y Líder en Factura Electrónica.

La visión de CONTPAQ i® sobre la Factura Electrónica es el elemento que ayudará a las empresas, principalmente del sector MiPyME, a impulsar su automatización con el beneficio principal de generar información clave para el análisis de su negocio y mejor toma de decisiones. Además de reducir costos de impresión, almacenamiento y envío, la Factura Electrónica permite tener una visión clara de los procesos de facturación, contabilidad, ventas, flujo de efectivo, compras y elaboración de declaraciones de impuestos, entre otros.

Añadió que la administración de la Factura Electrónica ayuda a tener procesos más eficientes al aprovechar la información que provee, por ejemplo:

1.Una contabilizaciónautomáticadepólizas contables y surelacionamiento rápido con las listas de proveedores paraelaborarypresentardemaneraautomáticalasdeclaracionesdeimpuestos.

2. Generación inmediata de documentos comerciales eintegraciónaéstosdelasfacturaselectrónicas,simplificandoporcompletoelprocesocomercial.

3.Generacióndeegresosycontroldeautorizaciones.

12