Faktor Kejayaan bagi Penglibatan Pengguna Akhir Office 365Faktor kejayaan kritikal yang memberi impak kepada penerimaan Office 365 dan cara menggunakannya dengan berjaya dalam pelancaran anda

Office 365 mengubah cara organisasi anda berfungsi dengan membolehkan individu dan pasukan untuk menjadi lebih produktif. Kami mengetahui bahawa perubahan ini boleh mempunyai impak pada pekerja dan seluruh organisasi anda, oleh itu adalah penting untuk memahami faktor kejayaan utama yang menyumbang ke arah kejayaan penerimaan pengguna akhir bagi Office 365.

Memacu penerimaan pengguna akhir bermakna memastikan bahawa orang dalam organisasi anda memahami faedah yang akan dicapai dengan bekerja dengan cara baharu menggunakan Office 365. Untuk merealisasikan faedah ini, adalah penting untuk mempertimbangkan beberapa soalan utama yang akan membantu anda mendekati pelancaran Office 365 anda dengan cara yang betul.

• Siapakah pemegang amanah utama yang harus terlibat dalam pelancaran Office 365?

• Bagaimanakah rupa kejayaan? Matlamat dan hasil perniagaan apa yang perlu saya pertimbangkan untuk organisasi saya dalam penggunaan Office 365?

• Bagaimanakah saya menyampaikan dan melatih orang dengan berkesan supaya mereka terlibat dengan teknologi baharu tersebut?

Jadi bagaimana anda boleh menangani pertimbangan ini dengan berkesan untuk memastikan anda mencapai pelancaran yang berjaya dan untuk memaksimumkan pulangan pada pelaburan anda dalam Office 365?

Baca seterusnya untuk mengetahui lebih lanjut.

2

3

2.6

2.0

1.8

Bilangan Purata Aktiviti untuk

Setiap Pelanggan

Rajah 1

Organisasi yang Memang Berniat Memacu Penerimaan Office 365 bagi Merealisasikan Penggunaan yang Lebih MeluasBilangan purata aktiviti penerimaan untuk setiap pelanggan berhubung dengan penggunaan

Penyelidikan Penggunaan Microsoft Office 365, Mei 2015

Dengan pelaksanaan Office 365, adalah sangat penting untuk terlebih dahulu memahami kepentingan melabur dalam memacu penerimaan. Penyelidikan menunjukkan organisasi yang sengaja memacu penerimaan dan melabur dalam aktiviti khusus untuk memacu penglibatan merealisasikan penggunaan Office 365 yang lebih luas. Organisasi yang melabur dalam lebih daripada dua aktiviti berkaitan penerimaan Office 365 mendapati lebih banyak penglibatan daripada pengguna mereka (Rajah 1).

Kami telah mengenal pasti faktor kejayaan paling penting untuk memacu penerimaan pengguna akhir. Penting untuk memahami bagaimana setiap faktor kejayaan ini boleh menjejaskan penerimaan teknologi baharu dan bagaimana anda boleh memanfaatkannya apabila melancarkan Office 365 dalam organisasi anda.

01. Pemegang amanah

02. Senario

03. Kesedaran dan Latihan

Faktor Kejayaan

4

PENGGUNAAN RENDAH

PEN

GGUN

AAN

TIN

GGI

PENGGUNAAN SEDERHANA

Mendapatkan penyertaan orang penting dalam organisasi anda

Memastikan bahawa anda mengenal pasti, memperoleh pembelian secara kolektif dan penyertaan daripada pemegang amanah utama adalah penting kepada kesudahan pelancaran Office 365 anda. Sebagai sebahagian daripada ini, salah satu daripada langkah paling penting adalah untuk memilih 'Pemilik Kejayaan' daripada dalam organisasi yang akan menjadi kunci untuk memiliki dan memacu kesudahan perniagaan Office 365 yang anda ingini. Pemilik Kejayaan boleh datang dari mana-mana bahagian organisasi, termasuk IT, dengan syarat tumpuan mereka adalah tentang realisasi nilai perniagaan daripada Office 365 dan bukan sahaja pelaksanaan teknologi.

Penting untuk mengambil pendekatan yang saling bekerjasama, yang bukan sahaja merangkumi Pemilik Kejayaan, Penaja Eksekutif dan Juara, tetapi juga mereka dalam bahagian penting perniagaan seperti HR, Keselamatan dan Undang-undang.

01. Pemegang amanah

5

Rajah 2

Berapa Ketara Penglibatan CEO atau Ketua Unit Perniagaan dalam TransformasiNilai Kebolehlihatan

Kejayaan Transformasi

Tidak Berjaya Agak Berjaya Sangat Berjaya Terlampau Berjaya

Tidak ketara sama sekali 23% 6% 3% 1%

Tidak sangat ketara 29% 22% 10% 13%

Agak ketara 32% 37% 31% 25%

Sangat ketara 16% 35% 56% 61%

Bahan pameran yang adaptasi daripada “Mencipta transformasi organisasi”, Julai 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comHak cipta© 2008 McKinsey & Company. Hak cipta terpelihara. Dicetak semula dengan izin.

Penajaan Eksekutif

Mempunyai penaja eksekutif yang terlibat secara aktif, sama ada CEO atau ketua unit perniagaan, adalah salah seorang pemacu teratas kejayaan projek. Penaja eksekutif dapat meraih sokongan daripada pengurusan peringkat tinggi dan penyertaan mereka adalah penting dalam memacu penerimaan teknologi baru oleh pekerja.

Penaja eksekutif mencipta penjajaran strategik dengan organisasi, dengan membantu menetapkan visi yang merangkumi untuk Office 365 dalam organisasi anda dan mengikatnya dengan objektif organisasi yang lebih besar dan menyampaikan visi tersebut kepada pemimpin lain di seluruh organisasi. Mereka juga boleh berkomunikasi secara langsung kepada pengguna akhir tentang kepentingan penerimaan dan nilai serta faedah Office 365 dan menunjukkan kelakuan yang diingini melalui penggunaan Office 365 oleh mereka sendiri.

Penyelidikan menunjukkan projek transformasi lebih berjaya apabila terdapat penaja eksekutif yang ketara (Rajah 2). Lebih 85% responden menunjukkan bahawa apabila CEO adil atau sangat ketara, projek transformasi dilihat sebagai sangat berjaya atau terlampau berjaya.

Untuk mendapatkan maklumat lanjut mengenai cara penaja eksekutif boleh menyumbang kepada pelancaran projek Office 365 anda dengan berjaya, lihat sumber ini:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

6

Juara

Menghasilkan dan memanfaatkan juara Office 365 dalam organisasi anda adalah suatu lagi kumpulan pemegang amanah penting dalam memacu penerimaan Office 365.

Dalam kajian Pengguna Akhir Microsoft, penyelidikan menunjukkan pembelajaran daripada rakan bersama adalah antara kaedah yang paling berkesan dan digunakan dalam pembelajaran teknologi baharu (Rajah 3).

Kaedah ini kurang digunakan(penggunaan rendah, tetapi keberkesanan tinggi)

Mempelajari melalui rakan sekerja adalah antara kaedah yang paling berkesan dan paling banyak digunakan

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55%

% Menggunakan kaedah untuk belajar

% S

iapa

yan

g m

enga

taka

n ba

haw

a ka

edah

"s

anga

t mem

bant

u”

Kajian Pengguna Akhir SharePoint, Apr 2013, Microsoft Corporation

Rajah 3

Kaedah Berkesan untuk Pengguna Akhir Mempelajari Teknologi Baharu

45%

40%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Pengurus saya Pekerja IT

Latihan formal(luaran)

Latihan formal(dalaman)

Forum komuniti

Tapak web Microsoft

Rakan sekerja (bukan-pengurus, bukan IT)

Diri saya, melalui kaedah cuba-cubaPanduan atau manual pengguna

Tutorial atas talianEnjin carian Pembelajaran kendiri selalunya tidak berkesan,

tetapi merupakan sebahagian daripada proses pembelajaran bagi ramai orang pada masa ini

Penting untuk menggunakan pengaruh rakan sekerja dengan menghasilkan program juara Office 365. Juara bukan saja bersemangat tentang bagaimana mereka boleh menggunakan Office 365, tetapi mereka juga teruja untuk membimbing dan membantu rakan mereka untuk mempelajari lebih lanjut tentang Office 365.

Mendapatkan pembelian kolektif daripada setiap pengguna di seluruh organisasi ialah satu cabaran. Juara boleh membantu menyingkirkan cabaran ini dan memainkan peranan penting dalam penerimaan Office 365. Mereka berpengetahuan, komited untuk melanjutkan kepakaran mereka dan bersedia untuk memberi bimbingan dan bantuan kepada rakan sekerja.

Terdapat beberapa pertimbangan yang anda perlu ambil kira untuk memastikan kejayaan semasa menetapkan program juara. Juara perlu untuk dilatih secara formal, digalakkan dan diberikan kuasa untuk mengajar dan mereka juga memerlukan rancangan yang jelas untuk dilaksanakan.

Untuk sumber lanjut tentang cara untuk membangunkan program juara Office 365 anda sendiri dan sedikit bahan untuk membantu anda, muat turun panduan ini:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843794

7

Rajah 4

Mana daripada Pernyataan Berikut Paling Baik Menerangkan tentang Sasaran yang Ditetapkan oleh Syarikat anda untuk Mentakrifkan Kejayaan bagi Transformasi tersebut?Menyasarkan Kejayaan

Kejayaan Transformasi

Tidak Berjaya Agak Berjaya Sangat Berjaya Terlampau Berjaya

Ditetapkan dengan baik dari segi kewangan atau operasi dan mewakili paras prestasi baharu yang tulen

16% 36% 72% 80%

Ditetapkan dengan baik dari segi kewangan atau operasi tetapi tidak menyukarkan syarikat dengan ketara

20% 32% 20% 13%

Tidak ditetapkan dengan jelas 65% 32% 8% 8%

Bahan pameran yang adaptasi daripada “Mencipta transformasi organisasi”, Julai 2008, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.comHak cipta (c) 2008 McKinsey & Company. Hak cipta terpelihara. Dicetak semula dengan izin.

Mentakrifkan kejayaan dan menetapkan matlamat yang jelas

Sebarang projek transformasi memerlukan matlamat yang jelas ditetapkan dari awal. Dengan sasaran yang ditetapkan dengan jelas, datangnya peluang kejayaan yang lebih tinggi (Rajah 4). 80% daripada responden dalam Tinjauan Global McKinsey menyatakan bahawa sasaran kewangan dan operasi yang ditetapkan dengan jelas membawa kepada transformasi yang ‘terlampau berjaya’.

01.

Proses bagi penetapan dan penciptaan senario perniagaan yang boleh dilaksanakan untuk pelancaran Office 365 anda:

Kenal pasti senario perniagaan. Penting untuk mengenal pasti dan menetapkan senario perniagaan anda dalam konteks inisiatif organisasi yang lebih luas. Bekerja dengan pemegang amanah utama untuk mengenal pasti hasil atau matlamat perniagaan yang anda ingin realisasikan dengan Office 365.

02. Bongkar senario penggunaan. Sebaik sahaja anda telah mengenal pasti senario perniagaan anda, anda boleh mula untuk membongkar senario penggunaan Office 365 yang khusus bagi merealisasikan matlamat yang anda tetapkan. Senarai penggunaan di bawah boleh memulakan anda dengan membantu pengguna akhir anda memperbaiki produktiviti mereka dengan Office 365.

Untuk maklumat lanjut tentang mengenal pasti senario, lihat sumber ini:https://aka.ms/office365scenarios

02. Senario

Dalam merancang untuk pelancaran Office 365, anda perlu mengenal pasti senario perniagaan organisasi anda. Ini ialah matlamat sasaran yang anda mahu dayakan organisasi anda untuk capai dengan Office 365.

8

Senario Penggunaan Manfaat

Siapkan kerja daripada mana-mana saja

Office 365 memberikan orang di seluruh organisasi anda akses kepada apa saja yang diperlukan untuk menyempurnakan kerja dari mana sahaja.

E-mel dan Kalendar dalam perjalanan

Office 365 ialah destinasi sehenti untuk e-mel, kalendar, fail, kenalan dan tugas – semua tersedia dalam perjalanan.

Berkolaborasi dalam kandungan

Office 365 memberi anda keupayaan untuk menyambung ke dokumen dan maklumat yang anda perlukan. Berkolaborasi ke atas

dokumen dengan ahli pasukan, berkongsi laporan dan berhubung dengan pelanggan – daripada hampir sebarang peranti.

Jadikan mesyuarat penting

Skype for Business memudahkan orang bertemu dan berhubung dalam talian, dari mana sahaja mereka berada, menggunakan pelbagai peranti.

Video HD, perkongsian skrin dan pengambilan nota masa nyata membantu mesyuarat menjadi penting.

Kumpulkan ahli pasukan anda

Yammer membantu organisasi anda mendengar, menyesuaikan diri dan berkembang dengan cara baharu dengan bertindak seperti rangkaian. Ia

mengilhamkan kesatuan dan inovasi dengan membolehkan orang belajar, berkongsi dan didengari.

Anda juga boleh menggunakan Pustaka Produktiviti untuk melakarkan tugas khusus terhadap keupayaan Office 365 yang terletak di sini:http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

9

Biasanya, 34% daripada pengguna bersedia untuk menggunakan pelancaran teknologi baharu*. Menggunakan kombinasi kempen dalaman dan latihan untuk mempromosikan kesedaran dan memastikan ketersediaan pengguna akhir adalah penting dalam mengatasi apati biasa yang menyambut pelancaran teknologi baharu.*CIO Pangkalan Data Produktiviti Perniagaan Lembaga Eksekutif

Maksimumkan Impak dan Penerimaan

3b. LatihanLatihan ialah bahagian penting pelancaran Office 365 anda, membolehkan pengguna akhir anda untuk memahami cara untuk menggunakan Office 365 dengan berkesan. Jenis latihan boleh berbeza-beza, daripada sesi gaya bilik darjah kepada panduan ‘Bermula’ bantu diri.

03. Kesedaran dan Latihan

3a. KesedaranMencipta kesedaran ialah cara yang kuat untuk memastikan anda memaksimumkan impak dan memacu penerimaan Office 365. Kempen kesedaran boleh termasuk pengumuman dalaman, surat berita, majlis pelancaran, mesyuarat town hall, pertandingan dan pemberian hadiah untuk memaklumkan dan membuat pengguna teruja tentang cara Office 365 akan membantu mereka.

10

Rajah 5

Tiga Aktiviti Teratas untuk Memacu Penerimaan yang Berjaya

% S

iapa

mel

aksa

naka

n ak

tiviti

100%

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

Aktiviti dilaksanakan untuk memacu penerimaan

Sediak

an la

tihan

untuk

penggun

a akh

ir

Tingka

tkan k

esedara

n

melalui

kempen

dalaman

berbila

ng sa

luran

Dapatk

an so

kong

an

proakti

f

daripa

da pasu

kan

kepim

pinan k

anan

Penyelidikan Penggunaan Microsoft Office 365, Mei 2015

Penggunaan pelanggan tinggi

Penggunaan pelanggan sederhana

Penggunaan pelanggan rendah

Memahami dan melaksanakan faktor kejayaan ini adalah penting kepada pelancaran Office 365 yang berjaya. Kunci kepada kejayaan ini adalah untuk bermula dengan memilih Pemilik Berjaya yang akan memacu penerimaan berterusan cara baharu bekerja ini. Mengenal pasti pemegang amanah utama dan memperoleh sokongan daripada penaja eksekutif dalam melakarkan visi anda akan mencipta asas yang kukuh untuk sejajarkan pelancaran. Mengenal pasti senario perniagaan akan membantu menjajarkan objektif perniagaan anda dengan Office 365, menetapkan laluan untuk penglibatan pengguna akhir. Maka adalah penting untuk merancang kempen kesedaran dan strategi latihan untuk memastikan penggunaan yang berterusan.

Cara terbaik untuk memulakan perjalanan Office Journey anda adalah untuk menggunakan Microsoft FastTrack untuk Office 365, perkhidmatan kejayaan pelanggan yang direka untuk membantu anda berpindah ke Office 365 dengan lancar dan dengan yakin untuk merealisasikan nilai dengan lebih cepat.

Sebagai sebahagian daripada penglibatannya dengan pelanggan yang layak*, Microsoft FastTrack for Office 365 akan memberi panduan, kandungan dan amalan terbaik tentang cara untuk merancang bagi penerimaan Office 365 yang berjaya.

Ketahui lebih lanjut di http://fasttrack.office.com

* Pelanggan yang layak mempunyai sekurang-kurangnya 50 tempat duduk Office 365 Enterprise/Business SKU, serta SKU Kerajaan berbayar, SKU Kiosk dan SKU bukan untuk keuntungan

© 2017 Microsoft Corporation. Hak cipta terpelihara. Dokumen ini disediakan "seperti sedia ada". Maklumat dan pandangan yang dinyatakan dalam dokumen ini, termasuk URL dan rujukan laman Internet web yang lain, boleh berubah tanpa notis. Anda menanggung risiko penggunaannya.

Dokumen ini tidak memberikan anda sebarang hak undang-undang ke atas sebarang harta intelek dalam mana-mana produk Microsoft. Anda boleh menyalin dan menggunakan dokumen ini untuk tujuan rujukan dalaman anda.