概要 イーストグランドラピッズ市は、米国ミシガン州ケント郡の郡庁所在地グランドラピッズ市の東側に位置する小さな町です。閑静な住宅街があり、優れた学校が揃っています。リーズ湖を中心に、公園、林、小道が広がります。

課題イーストグランドラピッズ市の ITおよび財務アナリストである Gary Veldhof氏は、同市の電子メールポストオフィス (ユーザー数 80人 )を管理しています。同市がコミュニケーションデータ保持規制に準拠できるように、アーカイブソリューションを導入する必要がありました。米国では、情報公開法により、市民には電子メールを含むすべてのコミュニケーションデータにアクセスする権利があり、政府 /行政機関にはそのアクセス権を提供する義務があります。

また、Veldhof氏を始めとする同市職員は、電子メールを保存することの法的重要性も理解していました。市が提訴された場合に証拠として電子メールのやり取りを提出しなければならないからです。信頼性の高いアーカイブソリューションがあれば、不安を解消できます。

ソリューションVeldhof氏によると、イーストグランドラピッズ市がアーカイブソリューションとして Retain Emailを選択したのには主に 2つの理由があります。第 1の理由は、

Retain Emailを既存のメッセージングシステムやアーカイブ済みデータとシームレスに統合できることです。第 2の理由は、Retain Emailの価格が予算に合ったことです。他の多くの政府 /行政機関と同様に、同市も最大限のコスト効率を求めています。その要求を満たすのが、Retain Emailでした。「電子メールアーカイブは、救急医療サービスなどと同じで、本当に必要になってからでないと、多くの人はその重要性に気付きません」と、ITおよび財務アナリストのGary Veldhof氏は述べます。

次のような主要機能も、同市が Retain Emailを選択する決め手となりました。

100%保持：すべての電子メールとその関連データがアーカイブされます。送信や削除の時期を問わず、すべてを保持できます。

Webベースのインターフェイス：外観と操作性が他のブラウザベースのサービスと似ているため、慣れたインターフェイスで不安を感じることなくすぐに使用できます。

SQLベースのデータストレージ：データが SQLデータベースに安全に保存され、検索もできます。

検索およびクエリツール：充実した検索機能を使用して、アーカイブ済み電子メールを簡単に検索できます。この機能により、アーカイブ済み電子メールのほとんどをセルフサービスで取得可能なため、Veldhof氏の負担が大幅に軽減されました。

イーストグランドラピッズ市コミュニケーションデータ保持規制に準拠するために、アーカイブソリューションとして Micro Focus® Retain™ Emailを選択

概要

業界 政府 /行政機関

所在地 米国

課題 コミュニケーションデータ保持規制に準拠できるように、アーカイブソリューションの導入が必要。

ソリューション

統合性とコスト効率に優れた Retain Emailを 使用して電子メールをアーカイブ。

成果+ 毎夜 15～ 20分でポストオフィスをバック アップ

+ エンドユーザーに安心感をもたらす+ 訴訟の際に必要な文書を取得可能

お客様の成功事例Retain EmailRetain Unified Archiving

成果Retain Emailはインストールもセットアップも簡単だったと、Veldhof氏は述べています。同市が使用していたWindows Server上にインストールできたため、余計なコストも発生しませんでした。ポストオフィスのバックアップは、夜間に約 15～ 20分で実行されます。アーカイブが実行されたことを知らせる電子メールが、Retain Email から Veldhof 氏に毎日届きます。Retain Emailを導入したことで、Veldhof氏は、職員の電子メールを確認する必要のあるマネージャにアクセス権を付与でき

るようになりました。削除済みの電子メールでも取得が可能になり、職員も安心です。また、Retain Emailによって、法的根拠を獲得することにも成功しました。

Retain Unified Archivingについて：Retain Unified Archivingは、電子メール、ソーシャルメディア、モバイルコミュニケーションのようなあらゆるビジネスコミュニケーションのデータに統合アーカイブを提供して、ケース評価、検索、eディスカバリ (電子情報開示 )対応を支えます。オンプレミスまたはクラウドにデプロイできます。

お問い合わせ先：www.microfocus.com

「電子メールアーカイブは、救急医療サービスなどと同じで、本当に必要になってからでないと、多くの人はその重要性

に気付きません」GARY VELDHOF氏

ITおよび財務アナリストイーストグランドラピッズ市

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