FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA · uz financijsko upravljanje EU projektima • Upoznati sa procedurama plaćanja i kontrole računa/zahtjeva za plaćanjem • Upoznati sa odredbama

Zagreb, 4. svibnja 2011. godine

FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU

PROJEKTIMA

2

Cilj prezentacije

• Dati osnovne informacije o aktivnostima vezanim

uz financijsko upravljanje EU projektima

• Upoznati sa procedurama plaćanja i kontrole

računa/zahtjeva za plaćanjem

• Upoznati sa odredbama ugovora koje definiraju

dinamiku plaćanja

• Definirati strane uključene u financijsko praćenje

EU projekata

Sadržaj

• Uvod

• Postupak provedbe plaćanja

• Plaćanje prema dobavljačima/korisnicima

bespovratnih sredstava

• Vrste plaćanja

• Kontrola računa i popratne dokumentacije

• Zaključak

4

Uvod Decentralizirani sustav provedbe – DIS

• SAFU (Ured za financije i računovodstvo) – vrši plaćanja po sklopljenim ugovorima s dobavljačima, izvođačima radova i pružateljima usluga te knjigovodstveno evidentiranje nastalih događaja

• Linijska ministarstva(JPP)/Upravljačka tijela– provjeravaju i potvrđuju SAFU kvalitetu posla obavljenog u okviru ugovora

5

Uvod

• Ugovore potpisuje SAFU i dobavljač dobara i

usluga/korisnik bespovratnih sredstava i DEU.

• SAFU preslike potpisanih ugovora dostavlja

JPP/SPO.

• JPP/SPO je dužan jedan primjerak ugovora

dostaviti u upravu/odjel koja je zadužena za

poslove financija i računovodstva u linijskom

ministarstvu.

• SAFU plaćanja u RH vrši u kunama, a plaćanja

prema inozemnim dobavljačima u EUR.

5.5.2011.

6

Uvod

SAFU – zadužena za kontrolu aritmetičke ispravnosti

računa/zahtjeva za plaćanjem i utvrđivanje

prihvatljivosti troškova.

JPP - zadužena za tehničku implementaciju ugovora i

potvrđuje da su dobra isporučena/usluge izvršene u

skladu s potpisanim ugovorima.

5.5.2011.

7

Postupak provedbe plaćanja

1. Ugovaratelji SAFU dostavljaju originalne račune/zahtjeve

za plaćanjem i potrebnu popratnu dokumentaciju.

2. SAFU račune/zahtjeve za plaćanjem:

• evidentira

• provjerava jesu li izdani u skladu s uvjetima ugovora

• kontrolira računsku/aritmetičku ispravnost

• kontrolira ispravnost i potpunost dostavljene popratne

dokumentacije

3. SAFU preslike računa/zahtjeva za plaćanjem dostavlja u

JPP radi ovjere (osim u slučaju kad se radi o plaćanju

predujma)

5.5.2011.

8


4. JPP ovjerava račune/zahtjeve za plaćanjem,

popunjava kontrolnu listu i vraća ih SAFU. Annex E01a -

Check list Payments PIU SPO Large institutions (Central

and dislocated PIUs).doc

5. Po primitku ovjerenog računa/zahtjeva za plaćanjem

SAFU može pristupiti izradi zahtjeva za sredstvima prema

NF-u.

* napomena: ovjera računa ne zahtjeva se za III i IV

komponentu IPA programa

5.5.2011.

../../../Local%20Settings/Temporary%20Internet%20Files/OLKFD/Annex%20E01a%20-%20Check%20list%20Payments%20PIU%20SPO%20Large%20institutions%20(Central%20and%20dislocated%20PIUs).doc





9


6. SAFU priprema zahtjeve za plaćanjem prema NF-u i

linijskom ministarstvu koje osigurava novčana sredstva

nacionalnog sufinanciranja.

*Na podračun SAFU najprije pristižu novčana sredstva iz

lokalnih izvora i novčana sredstva nacionalnog

sufinanciranja, a tek onda EU novčana sredstva.

7. SAFU nakon pristizanja novčanih sredstva na podračun

daje nalog banci za provedbu plaćanja.

5.5.2011.

10


8. Banka SAFU dostavlja bankovni izvod/potvrdu o

provedenom plaćanju.

9. SAFU dostavlja SPO-u podatke o provedenom plaćanju i

plaćanje evidentira u iPerseus-u i knjigovodstvenim

evidencijama SAFU.

10.SPO podatke koje je dobio od SAFU dostavlja u upravu/

odjel koja je zadužena za poslove financija i

računovodstva u linijskom ministarstvu.

5.5.2011.

11

Plaćanje prema dobavljačima/korisnicima

bespovratnih sredstava

• Svi računi dobavljača/korisnika bespovratnih

sredstava iskazani su u EUR.

• Plaćanje domaćim dobavljačima/grant

korisnicima vrši se u kunama i to prema

povlaštenom tečaju poslovne banke.

- kod sufinanciranja - banka tečaj dostavlja

najkasnije dan prije dana izvršenja plaćanja

• Plaćanje inozemnim dobavljačima vrši se u

EUR.

5.5.2011.

12

Vrste plaćanja

Za svaku pojedinu vrstu ugovora postoje različite

sheme plaćanja.

Vrste plaćanja prema dobavljačima/korisnicima

bespovratnih sredstava mogu biti:

• predujam

• međuplaćanje

• konačno plaćanje

Plaćanja se provode u skladu s PRAG

procedurama i uvjetima koji su propisani za svaku

vrstu ugovora.

5.5.2011.

13

Vrste plaćanja VRSTA UGOVORA Plaćanje

Ugovor o nabavi roba (supply contract) 1. Predujam – 60% 2. Konačno plaćanje – 40%

Ugovor o pružanju usluga (service contract) Fee based: 1. Predujam – 20, 30 ili 40% (ovisno o trajanju provedbe) 2. Međuplaćanje – šestomjesečne isplate troškova (do 90%

ugovora) 3. Konačno plaćanje – 10% Global price: 1. Predujam – 60% 2. Konačno plaćanje – 40%

Okvirni ugovor (framework contract) 1. Predujam – 60% 2. Konačno plaćanje – 40%

Ugovor o izvođenju radova (works contract) 1. Predujam – 10% do 20% 2. Međuplaćanje – mjesečno 3. Konačno plaćanje – 10%

5.5.2011.

14

Vrste plaćanja

VRSTA UGOVORA Plaćanje

Ugovor o bespovratnim sredstvima (grant contract) Za ugovore do 12 mjeseci: 1. Predujam – 80% 2. Konačno plaćanje – 20%

Za ugovore iznad 12 mjeseci: 1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12 mjeseci

provedbe 2. Međuplaćanje – godišnja isplatna rata (do 90% ugovora) 3. Konačno plaćanje – max. 20%

Twinning ugovor (twinning contract) Twinning: 1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12 mjeseci

provedbe 2. Međuplaćanje – godišnja isplatna rata (do 90% ugovora) 3. Konačno plaćanje – 10 %

Twinning light: 1. Predujam – 80% 2. Konačno plaćanje – 20%

5.5.2011.

15

Vrste plaćanja

• Rokovi za plaćanje računaju se od dana

zaprimanja ispravnog računa/zahtjeva za

plaćanjem i potrebne popratne dokumentacije.

- 45 dana od zaprimanja računa, odnosno

odobrenja izvješća

• Kontrola i plaćanja računa/zahtjeva za plaćanjem

različite su ovisno o vrsti ugovora i vrsti računa

(predujam, međuplaćanje ili konačno plaćanje).

• Iz EU sredstava plaćaju se samo prihvatljivi

troškovi

5.5.2011.

16

Projekcije novčanog toka sredstava

Cash flow forecast - CFF

predstavlja planiranje novčanog toka sredstava u

zadanom vremenskom intervalu kako bi NF mogao planirati

svoje zahtjeve prema EK

Frekvencija izrade projekcije plaćanja:

tjedna / mjesečna / kvartalna / polugodišnja / godišnja /

dvogodišnja i trogodišnja ( Lothar tablice)

17


Smjernice (interna praksa SAFU) na osnovu kojih se vrši

planiranje sredstava za:

Ugovore o uslugama

Predujam (potpis ugovora + 1-2 mj.)

Međuplaćanje (početak provedbe ugovora + 6mj. + 3 mj.)

Završno plaćanje (završetak implementacije + 3 mj. + 2 mj.)

Okvirne ugovore

Predujam (potpis ugovora + 1 mj.)

Završno plaćanje (završetak implementacije + 3 mj.)

Ugovore o nabavi opreme

Predujam (potpis ugovora + 1-2 mj.)

Završno plaćanje (završetak implementacije + 2 mj.)

18


Twinning/Ugovore o bespovratnim sredstvima

Predujam (potpis ugovora + 1 mj.)

Međuplaćanje (nakon realiziranih 70% vrijednosti predujma - najčešće nakon 1 god.)

Završno plaćanje (završetak implementacije + 3 mj.+3mj.) - grant

Završno plaćanje (završetak implementacije + 3 mj.) - twinning

Ugovore o radovima

Predujam (potpis ugovora + 2/3 mj.)

Međuplaćanje (u mjesečnim obrocima)

Završno plaćanje (završetak implementacije + [15+30+58]dana)

* Gore navedene smjernice ne predstavljaju OBVEZU pri planiranju, već pomoć

pri samoj izradi CFF.

19


Operativni sporazum !

Jedinica za provedbu projekata(PIU) nadležna je za

planiranje sredstava nacionalne komponente

Provedbeno tijelo je nadležno za planiranje sredstava

EU komponente

20

Praktičan primjer

Praktična vježba 1

Izrada plana novčanog toka sredstava za sve vrste

Ugovora na temelju danih smjernica.

21

Kontrola računa i popratne

dokumentacije – Okvirni ugovori

1. Predujam:

• Dostavljen potpisani ugovor

• Podaci o bankovnom računu dostupni i ispravni

• Financijska garancija dostavljena i ispravna (ako je

propisano ugovorom)

• Račun dostavljen i ispravan (aritmetički i u skladu s

uvjetima ugovora)

5.5.2011.

22


dokumentacije – Okvirni ugovori

2. Konačno plaćanje:

• Prekontroliran i odobren završni izvještaj (zajedno sa

financijskim dijelom)

• Dostavljeni i prekontrolirani originali računa i ostalih

popratnih dokumenata za sve troškove koji će biti

isplaćeni završnim plaćanjem

• Račun ispravan i u skladu s troškovima iz završnog

izvještaja

5.5.2011.

23


dokumentacije - Ugovori o nabavi roba

1. Predujam:


• Dostavljeni podaci o bankovnom računu

• Financijske garancije dostavljene i ispravne

• Račun dostavljen i ispravan


• Potvrda o prihvatu robe izdana


5.5.2011.

24


dokumentacije - Ugovori o izvođenju radova

1. Predujam:



• Financijske garancije dostavljene i ispravne


uvjetima ugovora)

2. Međuplaćanje:

• Obračunska situacija dostavljena i ispravna (aritmetički

i u skladu s uvjetima ugovora)

• Obračunska situacija odobrena od nadzornog

inženjera, krajnjeg korisnika, SPO-a i ugovornog tijela

5.5.2011.

25


dokumentacije - Ugovori o izvođenju radova


• Potvrda o privremenom prihvatu izdana

• Konačna obračunska situacija dostavljena i ispravna

(aritmetički i u skladu s uvjetima ugovora)

• Konačna obračunska situacija odobrena od nadzornog

inženjera, krajnjeg korisnika, SPO-a i ugovornog tijela

5.5.2011.

26


dokumentacije - Twinning ugovori

1. Predujam:



• Financijska garancija dostavljena i ispravna (ako je

definirano ugovorom)

• Zahtjev za plaćanjem dostavljen i ispravan (aritmetički

i u skladu s uvjetima ugovora)

5.5.2011.

27


dokumentacije - Twinning ugovori

2. Međuplaćanje:

• Odobreni međuizvještaj



• Odobreni završni izvještaj (sa financijskim dijelom i

dostavljenim revizorskim izvještajem ako je propisano

ugovorom)


uvjetima ugovora)

5.5.2011.

28

Praktičan primjer

Praktična vježba 2

Kontrola računa i popratne dokumentacije

5.5.2011.

29

Zaključak

• Odjel za financije u SAFU kontrolira račune i vrši

plaćanja u skladu s uvjetima ugovora

• JPP/SPO ovjerava račune za međuplaćanje i konačno

plaćanje

• Plaćanja se vrše u roku od 45 dana od datuma

zaprimanja ispravnog računa/zahtjeva za plaćanjem i

potrebne popratne dokumentacije (npr.garancije,

odobrenog izvještaja)

• SAFU kontrolira financijske izvještaje i utvrđuje

prihvatljivost troškova

5.5.2011.

30

Pitanja

Documents

FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA · uz financijsko upravljanje EU projektima • Upoznati sa procedurama plaćanja i kontrole računa/zahtjeva za plaćanjem • Upoznati sa odredbama