Introdução à Gestão de Projetos

Fontes: Pmbok (2008) e notas de aula Prof. Novaski

Definição

“Projeto é um empreendimento único, que tem por

objetivo atingir um resultado claro e definido,

caracterizado por uma seqüência de atividades

temporárias, dentro de parâmetros pré-definidos

de recursos, tempo, custo e qualidade.”

NBR ISO 10006

Título: Gestão da Qualidade – Diretrizes para a

Qualidade no Gerenciamento de Projetos.

Versão: Dezembro de 2000.

Objetivo: Fornecer diretrizes para processos de

Gerenciamento de Projetos.

Escopo da Norma

Projeto: É toda atividade que tem data para início e

fim.

Denominação mais adequada: Empreendimento.

Referências para as Definições:

NBR ISO 9000: 2000

NBR ISSO 10006: 2000

PMBOK®: Project Management Body of Knowledge

(Corpo de Conhecimento de Gerenciamento de

Projetos).

Definições de Projeto NBR ISO 10006 Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas de inicio e término, empreendida para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. PMBOK® É um esforço temporário empreendido para criar um produto ou

serviço único. Temporário: início e término definido; Único: o produto ou serviço é, de algum modo, diferente de todos

os outros produtos e serviços similares. Maximiano É um empreendimento temporário ou uma seqüência de atividades com começo, meio e fim programados, que tem por objetivo fornecer um produto singular, dentro de restrições orçamentarias.

Gestão de Projetos

“Gerenciamento de Projetos é a aplicação do

conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas

à eventos não repetitivos, únicos e complexos, a

fim de satisfazer as necessidades e expectativas

dos interessados de um projeto.”

Gestão de Projetos NBR ISO 10006 O gerenciamento de projetos inclui o planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do Projeto, em um processo contínuo, para alcançar seus objetivos. Os processos e objetivos da gestão da qualidade [NBR ISO 8402] são aplicados a todos os processos de gerenciamento de projetos. PMBOK® Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender ou superar as necessidades e expectativas que os interessados possuem no projeto. Atingir ou exceder necessidades e expectativas dos interessados invariavelmente envolve balancear demandas conflitantes entre: • Escopo, tempo, custo e qualidade; • Interessados com expectativas diferentes; • Requisitos identificados [necessidades] e requisitos não identificados [expectativas]

Áreas de Conhecimento

•Gerenciamento do escopo

•Gerenciamento de tempo

•Gerenciamento de custos

•Gerenciamento da qualidade

•Gerenciamento de recursos humanos

•Gerenciamento de riscos

•Gerenciamento das comunicações

•Gerenciamento de aquisições

•Gerenciamento de integração

Áreas de Conhecimento

Todo projeto tem um trabalho a ser feito

Áreas de Conhecimento

Todo projeto tem um prazo para ser concluído

Áreas de Conhecimento

Todo projeto necessita de recursos para ser feito

Áreas de Conhecimento

Todo projeto endereça necessidades dos interessados

Áreas de Conhecimento

Restrição tripla: áreas essenciais do gerenciamento são as

demandas concorrentes

Áreas de Conhecimento

Todo projeto é implementado por pessoas

Áreas de Conhecimento

Todo projeto é único, portanto tem incertezas

Áreas de Conhecimento

Todo projeto requer relacionamentos entre as pessoas.

Áreas de Conhecimento

Projeto pode necessitar de competências externas

Áreas de Conhecimento

Projeto é um sistema integrado, requer coordenação

Fase 1

Escopo

1. Estruturas Organizacionais

2. Os Interessados no Projeto

3. O Gerente de Projetos

4. Projetos X Operações ◦ Classificação dos projetos

Estruturas Organizacionais

• A estrutura da organização executora geralmente

limita a disponibilidade dos recursos ou os termos sob

os quais esses recursos serão alocados para o

projeto.

• As estruturas organizacionais podem ser

caracterizadas como um espectro que parte de uma

estrutura funcional para uma estrutura baseada em

projetos, com várias estruturas matriciais entre elas.

• Assim como os projetos são únicos, as organizações

em que são executados também o são!

Estruturas Organizacionais

O segredo para determinar o tipo de organização em

que você trabalha é:

– Avaliar quanta autoridade os executivos pretendem

delegar aos gerentes de projeto.

– Embora a singularidade seja comum nas culturas

empresariais, todas as organizações são

estruturadas por uma dessas três modalidades:

• Funcional;

• Orientada a projetos; e

• Matricial.

Estrutura Funcional

• É o tipo mais comum – organização funcional.

• É provável que você trabalhe em uma delas.

• Estilo mais antigo de organização, daí ser conhecido

como o método tradicional de organizar empresas.

• Agrupa as pessoas por especialização.

• Organização vertical.

• Originado do conceito militar de comando e controle.

Estrutura Funcional

Conhecem?

Estrutura Matricial

• Organizações matriciais surgiram para minimizar as diferenças e beneficiar-se dos pontos fortes e fracos das estruturas funcionais e das por projetos.

• Funcionários de uma organização matricial se reportam ao gerente funcional e a, no mínimo, um gerente de projeto.

• Eles podem ser subordinados a vários gerentes de projeto, caso trabalhem em vários projetos simultaneamente podem ser classificadas em:

– Matriz Fraca;

– Matriz Balanceada; e

– Matriz Forte.

Matriz Fraca

Matriz balanceada

Matriz Forte

Estrutura por Projetos

• As organizações estruturadas por projetos são

praticamente o oposto das organizações funcionais.

• Enfoque desse tipo de organização é o próprio

projeto.

• A idéia que respalda uma organização estruturada

por projetos é cultivar lealdade ao projeto, e não a

um gerente funcional.

Estrutura por Projetos

Comparação entre as estruturas

Resumo

• A maioria das organizações usa uma combinação das

estruturas organizacionais apresentadas.

• É raro uma organização ser estritamente funcional ou

unicamente orientada a projeto.

– Haverá sempre um mix de estruturas, por exemplo, a

organização funcional em geral usará para projetos

críticos um ambiente voltado para projetos, e

também manterá intactas as atividades hierárquicas

da organização.

Organização Composta

Resumo

• As organizações são únicas, assim como os projetos

por elas empreendidos.

• Conhecer a estrutura organizacional auxiliará o

gerente de projeto no que diz respeito às influências

culturais e vias de comunicação existentes na

organização, a fim de ganhar a colaboração e

concluir o projeto com êxito.

Os interessados no projeto

As partes envolvidas ou os interessados no projeto

(stakeholders) são indivíduos e organizações

diretamente envolvidos no projeto, ou aqueles cujos

interesses podem ser afetados, de forma positiva ou

negativa, no decorrer do projeto ou após sua

conclusão.

Identificação dos interessados

• A identificação dos stakeholders é uma tarefa

primária já que todas as importantes decisões feitas

durante os estágios de definição ao planejamento do

projeto são tomadas por esses participantes.

• Essas pessoas que, sob a liderança do gerente de

projeto, estabelecem os acordos sobre as metas e

limitações do projeto, criam as estratégias e

cronogramas e aprovam o orçamento.

Principais interessados

• Contribuição dos participantes:

– Gerentes de projeto precisam satisfazer os participantes

– Ele receberá contribuições importantes de cada um deles

– Stakeholders têm um interesse vital no sucesso do projeto - cada um tem uma contribuição essencial a dar

– Pode ser autoridade, verba ou conhecimento das exigências de produto

– As contribuições são necessárias para assegurar o sucesso

Principais interessados

Contribuição dos participantes

Papel Contribuição

Gerente de projeto Define, planeja, controle e lidera o projeto

Equipe de projeto Habilidade e empenho para executar tarefas

Gerente funcional Política da empresa, recursos

Patrocinador Autoridade, dirige e mantém a prioridade do projeto

Cliente Exigência do produto, verbas

Relação e partes interessadas

Resumo

• Neste tópico enfatizamos a importância da definição

dos participantes, uma vez que não só o sucesso do

projeto é julgado pela satisfação do participante,

como todo interessado dá uma contribuição

essencial para o projeto

• O gerente de projeto, precisa exercitar a liderança

com o grupo diversificado de interessados

• Como ninguém sabe mais sobre o projeto do que o

gerente, cabe a ele guiar o projeto para a direção

certa!

O Gerente de Projetos

•Uma equipe de projetos é uma unidade organizacional

única, dedicada a apresentar resultados no prazo

previsto, dentro do orçamento e com especificações

técnicas predeterminadas.

• Sabemos que muito do sucesso ou fracasso de um

projeto está no gerente do projeto.

• Ele será o responsável por planejar, implementar e

concluir o projeto, iniciando seus trabalhos tão logo o

projeto se inicie.

O gerente de projetos

• O que um gerente de projetos deve fazer enquanto

estiver administrando um projeto?

• Quais habilidades são esperadas deste profissional?

O gerente de projetos

• Muitas vezes, as organizações nomeiam seus

técnicos especialistas como gerentes de projeto.

• As habilidades e a experiência que os tornam

estrelas em suas áreas técnicas supostamente se

traduzem em aptidões para a gerência de projetos.

• Mas não é necessariamente assim.

O gerente de projetos Habilidades Características

Liderança Capacidade de estabelecer metas e de fazer cumpri-las.

Administrador do Tempo Capacidade de gerenciar o prazo das atividades do projeto.

Negociador Capacidade em negociar com as várias entidades que

participam do projeto.

Técnicas Capacidade em definir o objetivo e o escopo do projeto.

Comunicação Capacidade em estabelecer um sistema de informação no

projeto.

Relacionamento com

Cliente

Capacidade em contratar fornecedores e de se relacionar

com clientes.

Relacionamento

Humano

Capacidade em gerenciar as relações humanas, resolvendo

conflitos e estimulando as pessoas.

Financeiras Capacidade em elaborar e gerenciar planos financeiros e de

desembolso do

projeto.

Relacionamentos

Equipe de projetos

• Uma equipe de projetos é uma unidade

rganizacional única, dedicada a apresentar

resultados no prazo previsto, dentro do orçamento e

com especificações técnicas predeterminadas;

• Sabemos que muito do sucesso ou fracasso de um

projeto está no gerente do projeto;

• Ele será o responsável por planejar, implementar e

concluir o projeto, iniciando seus trabalhos tão logo

o projeto se inicie;

Formação de equipe

• Os gerentes de projeto dependerão muito das

habilidades de formação de equipe e gerenciamento

de recursos humanos.

• As equipes são formadas por pessoas de diferentes

áreas da organização, e que podem ter trabalhado

juntas ou não anteriormente.

• Gerente de projeto definirá o espírito da equipe.

• A formação da equipe inicia-se durante o

planejamento do projeto e não pára até a sua

conclusão.

Poderes do GP

Tipos de Poder

Formal: Baseado na posição do líder na estrutura hierárquica

da empresa.

Informal: Baseado na facilidade de acesso – relações.

Propriedade: Baseado no dono do empreendimento.

Tradição: Baseado no histórico do “sempre foi assim”.

Competência: Baseado nas habilidades estratégicas,

técnicas e inter pessoais.

Informação: Baseado na posse ou acesso do líder a

informações consideradas importantes pelos liderados e

nas relações do líder com pessoas importantes ou

influentes.

Critérios para a seleção do GP

1. CREDIBILIDADE

1.1. CREDIBILIDADE TÉCNICA: SER PERCEBIDO PELOS AFETADOS

PELO PROJETO COMO TENDO UM CERTO CONHECIMENTO

TÉCNICO – VISTO PELOS MEMBROS DA EQUIPE COMO UMA

CARACTERÍSTICA DE LIDERANÇA, JÁ QUE ENTRE OS MEMBROS

DA EQUIPE DEVE EXISTIR ESPECIALISTAS

1.2. CREDIBILIDADE ADMINISTRATIVA: DEVE MANTER O PROJETO

NO PRAZO, DENTRO DOS CUSTOS, GARANTIR RECURSOS, ETC.

NORMALMENTE O GP É A PESSOA DO “MEIO DE CAMPO”

Critérios para a seleção do GP

2. SENSIBILIDADE

TER SENSIBILIDADE POLÍTICA PARA SENTIR OS

CONFLITOS INTERPESSOAIS NA EQUIPE DE

PROJETO E FORA DELA. PRECISA MANTER

“FRIOS” OS MEMBROS DA EQUIPE E OS

AFETADOS PELO PROJETO

Critérios para a seleção do GP

3. LIDERANÇA E ESTILO DE GERENCIAMENTO

O GP DEVE CAPITALIZAR AS FORÇAS DAS PESSOAS E SABER FAZER COM QUE OS OUTROS COMPARTILHEM O COMPROMISSO COM O PROJETO.

DEFINIR O ESTILO DE GERENCIAMENTO, POR EXEMPLO, O ESTILO PARTICIPATIVO

• Nos projetos muito grandes, eles agirão mais como um líder, inspirando os gerentes dos subprojetos a embarcar em busca dos objetivos.

• Nos pequenos projetos, agirão mais como gerentes por serem responsáveis por todas as funções de planejamento e

• coordenação.

Critérios para a seleção do GP

4. CAPACIDADE DE LIDAR COM O ESTRESSE

O GP VIVE EM CONSTANTE PRESSÃO E SABER

LIDAR COM ELA É UMA VIRTUDE. OS MÉTODOS

DE GP AJUDAM A ORGANIZAR MELHOR O

TRABALHO E DIMINUIR O ESTRESSE.

CONHECER ESTES MÉTODOS E APLICÁ-LOS É

UM JEITO DE MINIMIZAR AS SITUAÇÕES DE

ESTRESSE.