E L C O M E R C I O
CONTABILIDAD BSICA
E L C O M E R C I O
RESEA HISTORICA.-El comercio es tan antiguo como la humanidad,
pues recordemos que prcticamente nace con el hombre; este en sus
inicios fue nmada, y sus necesidades principales de alimentacin
vestuario y vivienda las satisfaca con lo que le ofreca la
naturaleza a travs de la caza y la pesca, pero con el paso del
tiempo el hombre se vuelve sedentario, y como consecuencia lgica
aparece la propiedad privada, ya que al radicarse en un solo lugar
demarca su territorio y todos los bienes que se encuentran dentro
de l pasan a ser de su propiedad, dando inicio casi a la par a una
rudimentaria agricultura, la crianza de animales, confeccin de
armas y artesana, pero esto satisfaca nicamente las necesidades de
su familia, grupo, tribu u organizacin social.
Con el paso del tiempo, el mejoramiento de las tcnicas de
agricultura, crianza de animales, artesana, etc., le permiten
producir mucho ms de lo que necesitaba, por lo tanto a tener
produccin en exceso, la misma que empieza a intercambiar con otros
productos que le ofertaban pueblos o tribus vecinas, dndose inicio
de esta manera los que generalmente conocemos con el trmino de
TRUEQUE.
Este sistema funcion durante muchos aos, pero la dificultad de
transportar los bienes a lugares alejados o la no necesidad de un
determinado producto, hizo que el hombre busque una medida de pago,
que por lo general escogi como tal ciertos bienes que cumplan con
las siguientes caractersticas:
Duraderos, y
Escasos.
Fue as que dependiendo del lugar se utiliz pieles, conchas, sal,
metales preciosos, etc., priorizando poco a poco los metales
preciosos, a los cuales se empez a dar forma (acuarlos), dando
origen de esta manera al dinero metlico y posteriormente al papel
moneda como medio de pago y acumulacin de riqueza.
Con el incremento del volumen de las actividades comerciales, en
la actualidad no solo el dinero aparece como medida de pago,
actualmente cumplen estas funciones lo que conocemos como el dinero
plstico e inclusive el crdito simple y documentarios.
Como podemos ver el comercio en la antigedad tuvo un objetivo
primordial, que fue satisfacer las necesidades de las personas,
pero con el paso del tiempo el objetivo principal a pasado a
segundo plano y lo que se busca a travs del comercio en la
actualidad es la obtencin de utilidades.
CLASIFICACIN.-
Al comercio se lo puede clasificar desde diferentes puntos de
vista como es:
a. Por los medios de transporte
b. Por el lugar por donde se realiza
c. Por la actividad
d. Por la cantidad, etc.
Cada una de estas clasificaciones trata de identificar al
comercio en un rea o actividad especfica, demostrando la
importancia que tiene el comercio y sus mbitos de aplicacin.
EL COMERCIANTE
CONCEPTOEs toda aquella persona que teniendo capacidad legal
hace del comercio su profesin habitual.
Obligaciones del Comerciante
Segn el Cdigo de Comercio Ecuatoriano todo comerciante tiene
obligacin de:
a.- Obtener la matrcula de comercio.
b.- Inscribirse en el registro mercantil
c.- Llevar un registro de sus cuentas
d.- Cumplir con las obligaciones Laborales y Tributaria
e.- Los productos y servicios que entregue o comercialice deben
estar en
perfectas condiciones.
f.- Llevar un registro de la correspondencia recibida y
entregada.
A todos estos aspecto agregaremos que en lo que se refiere a
llevar sus cuentas a aquellos comerciantes que estn obligados a
llevar contabilidad,( Se obliga a llevar contabilidad a quienes
tienen un capital mayor a 60,000.00 dlares o que las ventas totales
del ao anterior hayan superado los 100,000.00 dlares) en este caso
deben llevar los siguientes libros:
1. Libro Diario
2. Libro Mayor
3. Libro de Caja
4. Libro de Inventarios y Balances
Los mismos que deben ser forrados, foliados y rubricados; y a la
vez estos no deben contener borrones, tachones, enmendaduras, ni
espacios en blanco, disposiciones que constan en el Cdigo de
Comercio Ecuatoriano, pero que no estn acordes a la tecnologa
actual.
Las personas naturales que realicen actividades mercantiles y
que de acuerdo a la ley no estn obligados a llevar contabilidad,
deben llevar un registro de ingresos y egresos, para justificar sus
movimientos econmicos y cumplir con sus obligaciones tributarias;
lgicamente que dichas operaciones y anotaciones deben estar
respaldadas por los correspondientes documentos.
Los modelos que encontrarn a continuacin son los que se pueden
utilizar para justificar ante el SRI los ingresos y egresos de
personas naturales no obligados a llevar contabilidad. ALMACEN
XYZ
REGISTRO DE INGRESOS
Mes..
FechaNo.- de
Comprob.DescripcinIngresos
Gravados con tarifa 12%Valor del
IVA 12%Ingreso gravados con
0% IVATOTAL
CIERRE DEL MES
ALMACEN XYZ
REGISTRO DE EGRESOS
Mes..
FechaNo.- de
Comprob.DescripcinEgresos
Gravados con tarifa 12%Valor del
IVA 12%Egreso gravados con
0% IVATOTAL
CIERRE DEL MES
LA EMPRESA
Se entiende como empresa la reunin de dos o ms personas que unen
sus capitales para dedicarse a una actividad mercantil, y
participar de sus utilidades o prdidas.
Las empresas se pueden clasificar desde diferentes puntos de
vista as:
1. Segn su actividad:
Comerciales.- Son aquellas empresas que compran y venden bienes
sin realizar cambios substanciales en los mismos, nicamente agregan
una determinada cantidad al precio de venta, la misma que es
denominada utilidad. Industriales.- Son aquellas empresas, que
compran bienes, a los que les transforman fsica o qumicamente y los
comercializan como productos distintos a los bienes originales.
Servicios.- Son aquellas empresas que satisfacen necesidades
complementarias, el servicio que prestan es intangible.
2. Por el sector al que pertenecen: Pblicas.- Aquellas que son
financiadas con recursos del Estado, generalmente este tipo de
empresas, no tienen fines de lucro, su afn es satisfacer las
necesidades del pueblo. Privadas.- Son aquellas que estn
constituidas con recursos del sector privado, por lo general toda
empresa privada tiene como objetivo fundamental obtener utilidades.
Mixtas.- Se constituyen con aporte de capital pblico y privado, el
Estado bsicamente invierte en este tipo de empresas con el fin de
incentivar alguna actividad o de regular precios en el mercado.
3. Por la integracin de capital: Unipersonales.- Empresas que
tienen un solo dueo, o sea que nicamente l aport el capital.
Sociedades.- El aporte del capital es de dos o ms personas, este
tipo de empresas est bajo el control de la Superintendencia de
Compaas, y de acuerdo a la Ley en nuestro pas estas se clasifican
en :
En Nombre Colectivo.
En Comandita Simple y Dividida por acciones.
De Responsabilidad Limitada.
Sociedades Annimas.
De Economa Mixta.Las empresas son el factor que mueve la economa
de un pas, generando riqueza y fuentes de trabajo y propiciando el
desarrollo de los pueblos.
CONTABILIDAD
CONCEPTO.-Es una ciencia que dispone de normar y principios, que
nos permite recopilar, organizar, analizar e interpretar las
diferentes afectaciones econmicas de una empresa o negocio durante
un determinado lapso de tiempo, determina la utilidad o prdida del
perodo contable y luego analizar e interpretar los resultados
obtenidos.
Campos de aplicacin de la Contabilidad.-
La contabilidad actualmente se aplica en casi todos los campos
del quehacer humano, es as que se la puede aplicar ya sea en el
hogar, en el Estado o en la empresa ms grande que exista. Por lo
general la contabilidad toma el nombre del lugar de aplicacin por
ejemplo:Cuando se la aplica en las entidades y organismos del
Estado se la denomina Contabilidad Gubernamental, si el campo de
aplicacin es un banco se la denomina Contabilidad Bancaria, En las
empresas industriales se la denomina Contabilidad Industrial o de
Costos, en las empresas comerciales se la conoce como Contabilidad
Comercial, etc.LA TRANSACCIN MERCANTILConsiste en el intercambio de
bienes valores o servicios a cambio de una forma de pago, es
conocida con el nombre de operaciones diarias, afectaciones
econmicas, transaccin mercantil, etc.Partes que Intervienen en una
Transaccin Comercial
En toda transaccin intervienen dos partes, la parte REAL y la
parte FINANCIERA; entendindose a la parte real como el bien, valor
o servicio que se recibe o entrega y la parte financiera el dinero
o forma de pago.LA ECUACIN CONTABLEEs conocida as la frmula
mediante la cual nos permite determinar el Patrimonio mediante la
resta del activo, menos el pasivo. Esta frmula tambin puede
revertirse al representarla de la siguiente manera Activo es igual
al Pasivo ms el Patrimonio. A su vez tambin podramos obtener el
Pasivo de la resta entre el Activo con el Patrimonio. Esta frmula
tambin es conocida como ecuacin patrimonial.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS
Son postulados que se deben observar en la contabilidad, se los
aplica constantemente y en muchas ocasiones ni siquiera sabemos su
nombre
Por lo general se clasifican en tres grupos que son:a.
Bsicos
b. Esenciales
c. Generales de OperacinPrincipios Bsicos.- Son aquellos que se
consideran fundamentales por cuanto orientan a la accin de la
profesin contable, entre estos tenemos: Ente Contable
Medicin de Recursos
Perodo de Tiempo
Esencia sobre la forma
Continuidad del ente Contable
Medicin en trminos monetarios
Acumulacin
Precio de intercambio
Uniformidad
Clasificacin y Contabilizacin
Principios Esenciales.- Tienen relacin con la Contabilidad
Financiera en general y proporcionan las bases para la formulacin
de otros principios, as tenemos: Determinacin de los Resultados
Ingresos y Realizacin
Registro Inicial
Registro Inicial de Activos y Pasivos
Unidad de medida
Realizacin
Reconocimiento de Costos y Gastos
Reconocimiento inmediato
Principios Generales de Operacin.- Guan la seleccin y medicin de
los acontecimientos en la Contabilidad as como tambin en la
presentacin de los Estados Financieros, estos son:
Registros de Intercambio
Adquisicin de Activos
Medicin de Pasivos
Disminucin de Pasivos
Medicin de las disminuciones de pasivo
Ingresos de intercambio
Obsolescencia
Registros de la Produccin
Aumento de los Activos
Partida Doble
Igualdad Numrica
Dentro de la Contabilidad existen ms de 100 principios
generalmente aceptados pero los dos que se enuncia a continuacin
son fundamentales y los ms fciles de identificar en el proceso
contable.
Partida DobleSegn este principio, seala que en todo acto de
comercio siempre debe intervenir dos personas (Naturales o
Jurdicas), una que recibe y una que entrega, una que compra y una
que vende, una deudora y una acreedora.
Principio de Igualdad NumricaEs el complemento del principio
anterior, al indicarnos que igual cantidad se recibe e igual
cantidad se entrega.
Igual cantidad en el debe como en el haber
Cabe indicar que a ms de estos principios la Contabilidad en
nuestro pas esta tambin regulada por las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad ( NEC ) las mismas que normas aspectos propios para la
elaboracin y presentacin de los Estados Financieros en nuestro
Pas.
LA CUENTA CONTABLE
Concepto
Es el nombre genrico que se da a un grupo homogneo de bienes,
valores o servicios.Clasificacin de las Cuentas
Para clasificar las cuentas debemos indicar el nombre de las
mismas, generalmente ya estn dados y se ha considerado para darles
dos parmetros: el objeto y la finalidad; por lo tanto si en algn
momento no tenemos una cuenta acorde a nuestras necesidades, el
contador puede crearla dndole el nombre de acuerdo al objeto, la
finalidad o considerando ambas situaciones.
Las cuentas se clasifican en grupos de acuerdo a las
caractersticas que poseen en conjunto un grupo de ellos:
Cuentas Reales, Permanentes o de Balance
Cuentas Transitorias o de Resultados
Cuentas de Orden o de Control.
Cuentas Reales, Permanentes o de BalanceEstas cuentas se
caracterizan porque est presente desde el inicio hasta el final del
proceso contable, ests a su vez se clasifican en:
Activos.- Representan todos los bienes, valores y servicios que
estn a favor o que los utilizan el comerciante o la empresa.
Pasivos.- Este grupo representa todas las deudas que tiene el
comerciante o negocio con terceras personas. Patrimonio.-
Representa el aporte del dueo en el negocio, en otras palabras lo
que verdaderamente es de l.Cuentas Transitorias o de
ResultadosEstas cuentas aparecen en el desarrollo del proceso
contable y desaparecen antes de finalizar el mismo, determinando la
utilidad o prdida que se ha obtenido, en la contabilidad comercial
existen dos grupos:
Gastos o Egresos
Rentas o Ingresos
Cabe indicar que para obtener un ingreso siempre ser necesario
realizar un egreso.
Cuentas de Orden o de ControlSon cuentas nicamente de memoria
que nos permiten mantener un control de bienes o de valores
recibiendo generalmente como garanta los mismos que no afectarn
aumentando o disminuyendo nuestros activos o pasivos para lo cual
estas cuentas van en pareja (deudor y acreedor)
PARTES DE LA CUENTAPara efectos de visualizar y registrar las
diferentes afectaciones que recibe una cuenta, la misma se la
representa mediante una T esquemtica (agrandada), la misma que en
la parte superior constar el nombre de la cuenta, al lado izquierdo
el debe, al lado derecho el haber y en la parte inferior el saldo
del mismo que puede ser:
Deudor.- Si la suma del debe es mayor que la del haber.
Acreedor.- Si la suma del haber es mayor que la del debe.
Nulo, Cero o Saldado.- Cuando la suma del debe es igual a la
suma del haber.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBE
Ingresos
Recibe
Aumentos
Compra
Entradas
+
debitar
DeudorHABER
Egresos
Entrega
Disminuciones
Vende
Salidas
-
Acreditar
Acreedor
SALDO
Es importante el mencionar que para cada cuenta se deber
utilizar una T esquemtica
MANUAL OPERATIVO DE LAS CUENTAS MAS UTILIZADAS
Cuentas que pertenecen al Activo
Como regla general todas las cuentas del activo podrn tener
nicamente un saldo deudor o saldado, se debitan (anotar en el debe)
cuando reciben o aumenta, y se acreditan (anotar en el haber)
cuando entregan o disminuyen.
CUENTADESCRIPCIN
CajaEs una cuenta de activo que se utilizar cuando intervenga
dinero en efectivo, se debitar cada vez que reciba dinero en
efectivo y se acreditar cada vez que entregue dinero en
efectivo.
BancosRepresenta los valores depositados en las diferentes
instituciones bancarias, se debitar cada vez que depositemos en
nuestra cuenta bancaria y se acreditar cada vez que giramos cheques
contra la institucin bancaria en donde tenemos depositado nuestro
dinero.
Cuentas por CobrarSirve para registrar los diferentes crditos
que concedemos a clientes u otras personas sin garanta
documentaria, se debita cada vez que concedemos un crdito y se
acredita cuando nos pagan parcial o totalmente el mismo.
Documentos por CobrarEn ella se registran los crditos concedidos
con garanta documentaria o sea con letra de cambio o pagar. Se
debita cada vez que concedemos un tipo de crdito con estas
caractersticas y se acredita cada vez que nos cancelan total o
parcialmente la deuda.
MercaderasRepresenta los productos o artculos destinados para la
venta, se debita cada vez que compramos estos artculos y se
acredita cuando los vendemos.
Muebles y EnseresRepresenta todo aquel mueble que use la empresa
para desarrollar su actividad, se debita cada vez que compramos
muebles para uso del negocio y se acredita cuando en situaciones
fuera de lo normal se las vende, se da de baja o se regala.
Equipo de OficinaEn ella se registrarn todos aquellos equipos
que funcionan elctrica o mecnicamente, los mismos que estn
destinados para el uso del negocio, se debitar cada vez que se
adquieren estos bienes y se acreditar cuando se les venda, se da de
baja o regale en situaciones especiales.
EdificiosRepresenta todo bien inmueble que est destinado para
uso del negocio, se debitar cada vez que se adquieran bienes
inmuebles para uso del negocio y se acreditarn cuando en ocasiones
especiales se los venda o se los da de baja.
TerrenosRepresenta todos aquellos terrenos que estn destinados
para uso del negocio, se debita cada vez que se adquiera terrenos
para uso del negocio y se acredita cuando en situaciones especiales
se los venda.
VehculosEs una cuenta de Activo que representa los automotores
destinados para uso del negocio, se debita cada vez que compramos
vehculos y se acredita cuando se los venda.
Cuentas que pertenecen al Pasivo
Como regla general todas las cuentas del pasivo podrn tener
nicamente un saldo acreedor o saldado, se debitar (anotar en el
debe) cuando se pague parcial o totalmente la deuda y se acreditar
(anotar en el haber) cuando se incremente la deuda o nos concedan
un nuevo crdito.CUENTADESCRIPCIN
Cuentas por PagarRepresenta deudas que tiene la empresa con
terceras personas sin garanta documentaria, se acredita cada vez
que nos conceden un crdito con estas caractersticas y se debita
cada vez que cancelamos total o parcialmente la deuda.
Documentos por PagarEs una cuenta que representa deudas que
tiene la empresa con terceras personas respaldadas con un documento
(pagar o letra de cambio), se acredita cada vez que nos conceden un
crdito de este tipo y se debita cuando pagamos total o parcialmente
la deuda.
Hipotecas por PagarRepresenta deudas que tiene la empresa
generalmente con instituciones financieras a cambio de las cuales
entrega como garanta bienes inmuebles que posee la empresa, se
acredita cada vez que obtenemos crditos de esta naturaleza y se
debita cada vez que pagamos total o parcialmente la deuda. Su saldo
siempre ser acreedor o saldado.
Cuentas que pertenecen al PatrimonioCapitalEs una de las cuentas
patrimoniales cuyo funcionamiento ser idntico a una cuenta del
pasivo considerando que el capital representa una deuda de la
empresa hacia el dueo o dueos del negocio, se acreditar cada vez
que aporten un nuevo capital y se debitar cada vez que retiren
parcial o totalmente su aportacin el dueo o dueos del negocio.
Cuentas de Gastos
Las cuentas de gastos se caracterizan porque siempre van a ser
deudoras, su nombre se forma por el trmino GASTO acompaado del tipo
de egreso que se ha realizado, se debitar cada vez que se incurra
(paguemos o registremos) en un gasto y se acreditar nicamente al
final del periodo cuando se transfieran los gastos para determinar
la utilidad o prdida. Su saldo al final del periodo contable ser
saldado, pero durante el desarrollo del ejercicio ser deudor.
Cuentas de Ingresos--+Las cuentas de ingresos se caracterizan
porque siempre van a ser acreedoras, su nombre se forma por el
trmino RENTA acompaado del tipo de INGRESO que se ha obtenido, se
acreditar cada vez que se reciba un ingreso y se debitar nicamente
al final del periodo cuando se transfieran las rentas para
determinar la utilidad o prdida. Su saldo al final del periodo
contable ser saldado, pero durante el desarrollo del ejercicio ser
acreedor.
Codificacin de las CuentasCodificar las cuentas consiste en
darles un nmero de acuerdo al grupo que pertenecen, por lo general
esta serie de nmeros corresponde al grupo, subgrupo, cuenta,
subcuenta, etc. de acuerdo a la clasificacin que se ha dado en el
momento que se elabor el plan de cuentas; un plan de cuentas de una
empresa debe ser observado y cumplido a cabalidad por lo menos
durante un perodo contable, ya que si el caso lo amerita luego de
este perodo realizar los cambios que se estime convenientes.EL
PROCESO CONTABLE
ConceptoSe entiende como proceso contable todos y cada uno de
los pasos a seguirse hasta determinar los estados financieros
finales (determinar la utilidad prdida del ejercicio), que es el
objetivo fundamental de la contabilidad.
1. Documento Fuente
2. Inventario Inicial
3. Estado de Situacin Inicial
4. Asiento de Apertura
5. Operaciones Diarias
6. Balance de Comprobacin
7. Ajustes
8. Estado de Perdidas y Ganancias
9. Estado de Situacin Final.
PRINCIPALES REGISTROS CONTABLES
ESTADOS FINANCIEROS BASICOSInventario Inicial
El trmino inventario se entiende como la accin de contar, pesar,
medir y valorar todos los bienes, valores y servicios que posee y
adeuda la empresa o negocio. Desde el punto de vista contable es un
registro en el cual se va a presentar en forma detallada o
pormenorizada cada uno de los bienes, valores o servicios tanto que
posee o adeuda una empresa o negocio a una fecha dada.
El esquema de un inventario siempre nos presentar en la parte
superior el nombre de la empresa, el nombre del documento o
registro y la fecha en la que corresponde la informacin.En el
cuerpo en s deber contener columnas para informacin bsica como:
Cantidad.- En la cual se registrar la informacin numrica de
ciertos bienes o valores. Detalle.- Es la ms ancha del rayado y se
anotar el nombre de las cuentas desglosando cada uno de sus
componentes, es decir anotando la subcuenta y dato complementario
en los casos que sea necesario.
Subparcial.- Se anotar el costo unitario cuando existan varios
artculos en una misma cuenta.
Parcial.- Servir para registrar las cantidades correspondientes
a subcuentas de una misma cuenta.
Activos.- La columna para activos recibir los totales de las
diferentes cuentas de activo que posea la empresa o negocio
Pasivo.- Se registrarn los totales de las cuentas de pasivo y
capital de la empresa o negocio.Cabe recordar que en el detalle no
se utiliza sangras ( espacios que se deja del margen izquierdo
hacia la derecha) y en el caso que se desconozca el capital se debe
aplicar la ecuacin contable o patrimonial para determinarlo
Por ltimo debe constar, lugar y fecha de elaboracin del
documento y las firmas de responsabilidad, las mismas que avalizan
que la informacin contenida en el mismo es real o confiable, por
sta razn generalmente firman el gerente y el contador.Modelo de
Inventario:NOMBRE DE LA EMPRESA
INVENTARIO INICIAL
FECHA
CANTIDADDETALLESubparcialParcialActivosPasivos
SUMAN IGUALES
Lugar y Fecha
GerenteContador
Estado de Situacin Inicial
Es un estado financiero que se lo elabora en base del inventario
inicial, por lo cual podramos decir que prcticamente es un resumen,
ya que nicamente se tomar las cuentas principales con sus
cantidades, nicamente que en este documento las cuentas de activo y
pasivo se las agrupa en corrientes y no corrientes.
Grupos del Activo
Las partidas o cuentas del activo se ordenan de acuerdo al
criterio de liquidez (mayor convertibilidad en efectivo), surgiendo
as tres grupos en los cuales se clasifican la totalidad de los
activos de la empresa:
En los activos corrientes se ubica las cuentas que tienen mayor
movimiento en el periodo contable y de acuerdo a su orden de
liquidez o convertibilidad, as tenemos: Caja, Bancos, Cuentas por
Cobrar, Documentos por Cobrar y Mercaderas (podemos tener otras
cuentas adems de las ya mencionadas).
En los activos no corrientes ubicamos aquellas cuentas que
tienen poco o ningn movimiento durante el periodo contable, que por
lo general son aquellas cuentas que representan bienes que se
utilizarn en el negocio como son: Muebles y Enseres, Equipo de
Oficina, Vehculos, Edificios, Terrenos, etc.
Existen otras cuentas del activo que no han sido consideradas en
los dos grupos anteriores y se ubican en un grupo conocido como
Otros activos, aqu tenemos por ejemplo los gastos iniciales o de
gestin tales como: Gastos de Constitucin, Gastos de Instalacin,
etc.
Grupos del Pasivo
Las cuentas del pasivo en cambio se clasifican o ubican de
acuerdo a su obligatoriedad o vencimiento, as tenemos:
PASIVOS CORRIENTES, se ubicarn aquellas cuentas que representan
deudas que la empresa tiene con un tiempo de vencimiento mximo de
un ao, considerado desde el 1ro de Enero al 31 de Diciembre.
PASIVOS NO CORRIENTES, se ubicarn en este grupo todas aquellas
cuentas que representen deudas con un tiempo de vencimiento mayor a
un ao plazo.
OTROS PASIVOS, se ubicarn en este grupo cuentas que no hemos
podido ubicar en los grupos anteriores que por lo general son los
diferidos (cobrados por anticipado).Grupo del PatrimonioPor ltimo
aparecer el patrimonio en el cual constarn cuentas como el capital,
reservas y los resultados.
Formas de PresentacinComo todo documento contable en la parte
superior constar el nombre de la empresa, el nombre del documento,
la fecha a que corresponde la informacin, luego en el cuerpo del
documento en el cual se detallarn los activos, pasivos y
patrimonio, y por ltimo en la parte inferior el lugar y fecha, y
las correspondientes firmas de responsabilidad.La diferencia radica
en la forma de presentacin del cuerpo, el mismo que puede
realizarse en forma de cuenta u horizontal, y en forma de reporte o
vertical.
En forma de Cuenta
Se considera cuando los activos ubicamos en el lado izquierdo,
mientras que el pasivo y el patrimonio en el lado derecho.
NOMBRE DE LA EMPRESA
ESTADO DE SITUACIN INICIAL
FECHA
ACTIVOS:PASIVOS:
ACTIVOS CORRIENTES
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXPASIVOS CORRIENTES
XXXXXXXXXXXXXX
PASIVOS NO CORRIENTES
XXXXXXXXXXXXXX
OTROS PASIVOS
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXPATRIMONIO:
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
TOTAL ACTIVOXXXXTOTAL PASIVO Y PATRIMONIOXXXX
Lugar y Fecha
GerenteContador
En forma de Reporte
Segn este modelo se ubica en la parte superior los activos,
debajo de este los pasivos y debajo el patrimonio.NOMBRE DE LA
EMPRESA
ESTADO DE SITUACIN INICIAL
FECHA
ACTIVOS:
ACTIVOS CORRIENTES
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
TOTAL ACTIVOXXXX
PASIVOS:
PASIVOS CORRIENTES
XXXXXXXXXXXXXX
PASIVOS NO CORRIENTES
XXXXXXXXXXXXXX
OTROS PASIVOS
XXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
PATRIMONIO:
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIOXXXX
Lugar y Fecha
GerenteContador
Libro Diario GeneralEs un libro principal de entrada original en
el cual se ir registrando en forma metdica y cronolgica todas y
cada una de las afectaciones econmicas de la empresa en forma de
asientos contables.Esquema de libro DiarioEn la parte superior del
libro, el membrete en el cual va el nombre de la empresa, el nombre
del documento, el periodo contable y el nmero de folio en la cual
reside el documento. En el cuerpo dispondremos de columnas para la
fecha, denominacin, parcial, debe y haber.
NOMBRE DE LA EMPRESA
LIBRO DIARIO GENERAL
DEL _________ AL _________ Folio #
-------FECHADESCRIPCINRef.ParcialDebeHaber
ASIENTO CONTABLEEs la interpretacin profesional de una afectacin
econmica.Pasos para estructurar un asiento contable1. Verificar que
el documento fuente o datos propuestos contengan toda la
informacin.
2. Reconocer que cuentas intervienen en la afectacin
econmica.
3. Determinar la o las cuentas deudoras y las acreedoras.
4. Realizar las operaciones matemticas necesarias si el caso lo
amerita para asignar las cantidades que le corresponde a cada una
de ellas.
5. Jornalizar el asiento contable en el Libro Diario para lo
cual hay que seguir las siguientes recomendaciones:a. Todo asiento
contable tiene un nmero secuencial
b. Ponemos la fecha de la afectacin econmica
c. Registrar la o las cuentas deudoras junto al margen izquierdo
en la columna de descripcin.
d. Registrar la o las cuentas acreedoras dejando un espacio del
margen izquierdo.
e. Registrar la o las cantidades deudoras en la columna del debe
y las acreedoras en la columna del haber
f. Verificar que exista igualdad numrica en el asiento.
g. En la parte inferior anotamos una explicacin clara y
corta.
Modelo:NOMBRE DE LA EMPRESA
LIBRO DIARIO GENERAL
DEL _________ AL _________
FECHA
2002DESCRIPCINParcialDebeHaber
Mes
xx
Daxx---1 ---
CUENTAS DEUDORAS
-
-
-
CUENTAS ACREEDORAS
-
-
-
Explicacin clara y cortaxxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
xxxxxx
Clases de asientos contables
Los asientos se clasifican de acuerdo al nmero de cuentas que
intervengan en el mismo, por lo tanto se clasifican en:
Simples.- Tiene una cuenta deudora y una acreedora, por lo tanto
nunca podr tener ms de dos cuentas. Compuestos.- Se caracteriza por
tener dos o ms cuentas deudoras y dos o ms cuentas acreedoras, por
lo tanto nunca podr tener menos de cuatro cuentas. Mixtos.- Se
caracteriza por tener dos o ms cuentas deudoras y una cuenta
acreedora, o a su vez una deudora y dos o ms cuentas acreedoras,
por lo tanto este tipo de asiento deber tener por lo menos tres
cuentas.
Libro Mayor GeneralEs un registro contable en el cual se anota
en forma individual las afectaciones que sufre cada una de las
cuentas, esto nos permite a la vez determinar en cualquier momento
del proceso contable el saldo de las cuentas.
Por lo tanto se sobreentiende que existirn tantos libros mayores
como cuentas intervengan en el proceso contable.Tipos de rayados
del libro mayorEntre los modelos ms utilizados tenemos:
A un folio sin especificacin de saldo
A un folio con especificacin de saldo
A doble folio
A un folio sin especificacin de saldoComo todo registro contable
en la parte superior estar el nombre de la Empresa, el nombre del
registro contable, el nombre de la cuenta y la fecha o periodo al
que corresponde este tipo de rayado, en el cuerpo en s del
documento consta de las siguientes partes:
FECHADETALLENo. de AsientoDEBEHABERSALDO
A un folio con especificacin de saldo
Este tipo de rayado se caracteriza porque a ms de determinar el
saldo de la cuenta nos indica si el mismo es deudor o acreedor.
FECHADETALLENo. de AsientoMOVIMIENTOSALDO
DEBEHABERDEUDORACREEDOR
A doble folio
Este tipo de mayor registra por separado todos los dbitos del
periodo y todos los crditos cuando se necesita saber el saldo
necesariamente debemos restar el total de dbitos con el total de
crditos.
FECHADETALLENo.DEBESALDOFECHADETALLENoHABERSALDO
Pasos a seguir para la mayorizacin1. Se realiza inmediatamente
despus de haber jornalizado el asiento en el Libro Diario
2. En la columna de la fecha constar la misma fecha que consta
en el asiento del Libro Diario General.
3. En la columna del detalle aparecer el nombre de la cuenta
contraria a la que estamos mayorizando, cuando son 2 o ms cuentas
es recomendable poner la palabra VARIOS.
4. En la columna de nmeros de asiento deber constar el nmero de
asientos que estamos mayorizando.
5. Si la cuenta que estamos mayorizando en el asiento contable
del libro diario general se debita (consta en el debe), en el libro
mayor ir al debe; y si en el asiento contable la cuenta se est
acreditando (consta en el haber), en el libro mayor ir al
haber.Libros auxiliareLos libros auxiliares respaldarn y validan la
informacin de la cuenta principal y tendrn un rayado idntico al que
se utiliza para los libros mayores, el libro auxiliar es de gran
ayuda en el caso de las cuentas que se denominan colectivas.
Las cuentas que poseen subcuentas son: Bancos, Cuentas por
Cobrar, Documentos por Cobrar, Cuentas por Pagar, Documentos por
pagar, etc.
Por lo general se puede considerar subcuentas a las personas
naturales y personas jurdicas, no a objetos (por esta razn diremos
que por ejemplo mercaderas no tiene subcuentas).EL BALANCE DE
COMPROBACINAl final del periodo contable ( 31 de diciembre), toda
empresa o negocio debe y necesita determinar si la actividad a la
que se dedico durante todo un ao le ha generado utilidad o prdida,
por esta razn el primer documento que elabora es el denominado
Balance de Comprobacin, este se lo estructura en base de la
informacin que nos proporciona el Libro Mayor General, ya que de
este vamos a extraer todas y cada una de las cuentas que han
intervenido en el proceso contable con sus respectivas sumas tanto
del debe como del haber y su correspondiente saldo.
Por lo tanto este Balance nos va a proporcionar un listado de
todas las cuentas que han intervenido durante el periodo contable,
nos demostrar que se ha observado igualdad numrica durante todo el
proceso y adems visualizaremos las cuentas que tendrn que ser
ajustadas contablemente; por lo dems este documento no nos
demuestra ninguna otra informacin de importancia.El esquema bsico
del Balance de Comprobacin ser:En el membrete o encabezamiento
constar el nombre de la empresa, el nombre del documento y la fecha
a la que corresponde la informacin. En el cuerpo en s constara de
columnas para el nmero de cuenta, nombre de las cuentas, sumas y
saldos. Al final lugar y fecha de elaboracin y debe ir acompaado de
las firmas de responsabilidad tanto de la mxima autoridad como de
quien elabor el documento.
DISEO DEL BALANCE DE COMPROBACIN.
LA INTERNACIONAL S.A.
BALANCE DE COMPROBACIN
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2001
# de
Cta.Cuentas del MayorSumasSaldos
DebeHaberDeudorAcreedor
Lugar y fecha de elaboracin
Firmas de responsabilidadLOS AJUSTES CONTABLESDesde el punto de
vista contable ajustar se entiende por determinar el saldo real de
las cuentas, ya que algunas de ellas que aparecen en el Balance de
Comprobacin no nos estn demostrando su saldo real y es necesario
depurarlas para poder determinar la utilidad o prdida del periodo;
estos asientos contables tienen la caracterstica que aumentan el
saldo de algunas cuentas, disminuyen el saldo de otras, crean
nuevas cuentas y eliminan a otras.
Los ajustes contables se los puede clasificar y ordenar de
acuerdo al punto de vista de cada contador pero observando ciertas
circunstancias me permito presentarlos en el siguiente orden:
a. - Regularizacin de mercaderas.( ajuste por consumo de
inventarios)
b.- Depreciaciones.
c.- Amortizaciones.
d.- Diferidos.
e.- Acumulados.
f.- Provisiones
g.- Otros ajustes
h.- Transferencia, y
i.- Cierre de libros.REGULARIZACIN DE MERCADERAS
Como su nombre lo indica, es un ajuste que se aplicar nicamente
a las mercaderas, como nuestro objetivo es el estudio en primer
lugar de las empresas de servicios, este tipo de ajustes se
estudiar ms adelante.
Pero lo que s vamos a ajustar son los inventarios que se han
consumido o utilizado para el cumplimiento o desarrollo de la
actividad que estamos ejecutando, es decir los bienes que se han
utilizado en la parte proporcional; para lo cual debemos en primer
lugar inventariar los mismos para determinar las cantidades
consumidas, y estas multiplicadas por su costo unitario determinarn
el valor a registrarse.El asiento contable siempre va a tener como
cuenta deudora un Gasto acompaado del nombre del bien utilizado y
como cuenta acreedora la cuenta de inventario del bien que se ha
consumido; ejemplo:
La Qumica dispone de 10 litros del producto "X" que lo utiliza
para el lavado de la ropa, su costo unitario es de $ 15.00 el
litro; al final del periodo contable se inventari y se determin que
se ha utilizado 4 litros, por lo tanto multiplicaremos 4 x 15.00 =
60.00 que es la cantidad gastada. El asiento contable quedar de la
siguiente manera:
- x -
Gasto Materiales de limpieza 60.00
Inventario de Materiales de Limpieza 60.00
El mismo procedimiento se aplicar a cualquier bien que se
utilice en la prestacin del servicio, el objetivo es registrar el
gasto en que se ha tenido que incurrir para obtener la
renta.DEPRECIACIONES
Para hablar de depreciaciones debemos indicar que las mismas se
aplican a los Activo Fijos Tangibles, o sea aquellos que se puede
ver y tocar, la pregunta es Cmo reconozco a un activo fijo
tangible?A lo que podemos responder indicando que los activos fijos
cumplen con las siguientes caractersticas:
a.- Son bienes que no estn destinados para la venta.
b.- Su vida til es mayor a dos aos.
c.- Tienen un costo representativo.
d.- Son de propiedad de la empresa.
Concepto.- la depreciacin por lo tanto es la prdida de valor del
bien por el paso del tiempo o por que se vuelven obsoletos por el
avance de la tecnologa, la Contabilidad de acuerdo a lo que
establece la ley aplica la depreciacin para registrar la prdida del
valor a travs de una cuenta de Gasto Depreciacin la misma que ser
la deudora y a la vez crea una reserva a travs de la cuenta
Depreciacin acumulada, la misma que le permitir al final de la vida
til del activo tratar de adquirir un nuevo bien para reemplazar al
que ha dejado de funcionar.
Por lo tanto el asiento contable para registrar una depreciacin
no variar, siempre ser el mismo, lo nico que cambia es el nombre de
la cuenta que s est depreciando, ejemplo:
X -
Gasto Depreciacin Muebles y Enseres xxxx
Depreciacin Acumulada Muebles y Enseres xxxx
Trminos utilizados en las Depreciaciones.- Existen varios
trminos con los que debemos familiarizarnos cuando se trata estos
temas, entre los ms importantes son:
Valor del Activo.- Tambin llamado Costo Histrico o Costo de
adquisicin del Bien, es el valor en el cul se adquiri el activo que
se va a depreciar, generalmente se lo representa con la abreviatura
VA.
Valor Residual.- Es el valor estimativo que podra tener el
activo cuando haya terminado su vida til, este valor es optativo su
clculo en el sector privado; no existe ninguna regla establecida
para la determinacin de dicho valor, se podra tomar como referencia
experiencias con bienes de caractersticas similares, el criterio
del contador, o la decisin de los dueos del negocio, se la
representa por lo general con la abreviatura VR.
Vida til.- Es la medida de tiempo que se estima que durar el
bien prestando su servicio a la empresa o negocio, por lo general
se la estima en aos, pero para ciertos mtodos de clculo la vida til
se la puede estimar en horas de funcionamiento, unidades a producir
o talvez en kilometraje recorrido, se lo representa con la
abreviatura VU.
Valor deducido a Depreciarse.- Es el valor neto que est sujeto a
depreciacin, se lo obtiene a travs de la resta del Valor del Activo
con el valor residual, puede representarlos con la abreviatura
VDD.Mtodos de Depreciacin.-
Existen varios mtodos de depreciacin, entre los ms
importantes:
a.- Mtodo Legal.
b.- Mtodo de Lnea Recta.
c.- Mtodo acelerado.
d.- Mtodo de unidades de produccin.
Cada uno de estos mtodos lo que nos proporciona es la cantidad
que se va asignar por concepto de la depreciacin del activo, como s
indic anteriormente el asiento contable no cambiar para nada.Mtodo
Legal.- Es el mtodo de depreciacin que se debe aplicar en todos lo
activos fijos en forma obligatoria, el valor a depreciarse en cada
ao ser igual durante toda la vida til; toma este nombre porque este
est establecido en la Ley de Rgimen Tributario Interno, su clculo
es sumamente fcil ya que la ley establece los siguientes
porcentajes de depreciacin:
1.-Bienes Inmuebles 5% anual. (20 aos)
2.- Bienes Muebles 10% anual. (10 aos)
3.- Vehculos 20% anual.( 5 aos)
4.- Equipo de Computo 33.33% anual,( 3 aos ) para lo cual hay
que depreciar por separado tanto el software y el Hardware
La frmula que se utilizar para el clculo de la depreciacin es la
siguiente:
(CA - VR) % = Depreciacin Anual
Cabe indicar que cuando un activo no ha estado en la empresa
durante todo el periodo contable, se lo debe depreciar en su parte
proporcional, o sea por los meses o das que ha estado en la misma;
esto se puede realizar dividiendo la depreciacin anual para doce y
multiplicando por el numero de meses que ha estado en la misma, y
si la depreciacin se ha estimado diaria se dividir la depreciacin
anual para trescientos sesenta y se multiplicar por el nmero de das
que el activo ha estado en la misma.
Los siguientes datos nos permitirn demostrar los diferentes
mtodos de clculo de las depreciaciones por lo que pido se tome en
cuenta para las siguientes demostraciones: Activo: Vehculo
Costo: $7,000.00
Valor residual $ 1,000.00
Vida til: (1) 6 aos, (2) 300.000 kilmetros
Mtodo Legal.-
Desarrollo:
(7,000.00 - 1,000.00) 20% =
(6,000.00) 20% =
1,200.00 = depreciacin anual
- x -
Gasto Depreciacin Vehculo 1,200.00
Depreciacin Acumulada Vehculos 1,200.00
Mtodo de Lnea Recta.- Se caracteriza porque el valor a
depreciarse ser igual para todos loa aos pero en esta frmula se
considera la vida til en aos que est dada en la mayora de casos por
el fabricante, que por lo general puede ser mayor o menor que la
establecida por la Ley, la frmula ha aplicarse es la siguiente:
VA -VR
------------ = Depreciacin anual
VU
Con los datos anteriores se obtendra lo siguiente:
7.000.00 - 1.000.00 =
66.000.00 =
6
1,000.00 = Depreciacin anual
- X -
Gasto Depreciacin Vehculo 1,000.00
Depreciacin Acumulada Vehculos 1,000.00
Mtodo Acelerado.- Es tambin llamado de suma de dgitos, pues en
este mtodo se sigue los siguientes paso para aplicar la
depreciacin:
a..- Se suma los dgitos de la vida til del activo, as en el caso
de nuestro Vehculo:
1
2
3
4
5
6
21
b.- se forma fracciones tomando cono numerador los dgitos de la
vida til y como
denominador la suma de los mismos:
1/21
2/21
3/21
4/21
5/21
6/21c.- Se obtiene el valor deducido a depreciarse:
7,000.00 - 1,000.00 == 6,000.00
d.- Se multiplica el valor deducido a depreciarse con la fraccin
ao tras ao, para obtener la depreciacin anual; aqu el mtodo se
divide en ascendente o descendente, dependiendo del orden de las
fracciones a considerarse en el primer ao, as tenemos:
Ascendente1er ao 6,000.00 x 1/21 = 285.71
2do ao 6,000.00 x 2/21 = 571.43
3er ao 6,000.00 x 3/21 = 857.14
4to ao 6,000.00 x 4/21 = 1,142.86
5to ao 6,000.00 x 5/21 = 1,428.57
6to ao 6,000.00 x 6/21 = 1,714.29
-X-
Gasto Depreciacin Vehculo 285.71
Depreciacin Acumulada Vehculos 285.71
Asiento de depreciacin para el primer ao de vida til del
activo
Descendente.-
1er ao 6,000.00 x 6/21=1,714.29
2do ao 6,000.00 x 5/21=1,428.57
3er ao 6,000.00 x 4/21=1,142.86
4to ao 6,000.00 x 3/21 = 857.14
5to ao 6,000.00 x 2/21 = 571.43
6to ao 6,000.00 x 1/21 = 285.71
- x -
Gasto Depreciacin Vehculo 1,714.29
Depreciacin Acumulada Vehculos 1,714.29
Asiento de depreciacin para el primer ao de vida til del
activo
Por lo tanto se podra obtener la depreciacin ms baja en el
primer ao y luego ir ascendiendo o a su vez la ms alta y luego ir
descendiendo en los siguientes aos.Mtodo de Unidades de Produccin.-
Este mtodo se caracteriza porque la vida til se la proporciona en
otro tipo de medida, ya no en aos, podra ser en unidades a producir
el bien, horas que va a funcionar o a su vez como en nuestro
ejemplo kilometraje a recorrer; la frmula establecida es igual al
de la lnea recta, con la diferencia que lo que se obtiene al
desarrollar la frmula no es la depreciacin anual, sino en este caso
la tarifa o alcuota a depreciarse por cada hora de funcionamiento,
unidad producida o kilmetro recorrido; este valor a su vez ser
multiplicado por las horas, unidades o kilmetros que ha recorrido
en el correspondiente ao.
Por lo tanto el valor a depreciarse no ser igual en todos los
aos y ms bien se ajustar a la condicin de mayor funcionamiento
mayor depredacin o tambin menor funcionamiento menor depreciacin,
entonces no se tomar en cuenta para nada la vida til en aos y
nicamente el bien sera dado de baja cuando cumpla con la vida til
estimada; para nuestro ejemplo pondremos que el Vehculo ha
recorrido los siguientes kilmetros en el primer ao: 25.000 Km.
Entonces:
A -VR
-------- = Tarifa o Alcuota
VU
7.000.00-1.000.00
---------------------- =
300.000 Km.
6.000.00
-------------- =
300.000 Km.
0.02 centavos = valor a depreciarse por cada kilmetro
recorrido.
Para este ao la depreciacin obtendramos as:
0.02 (Tarifa) X 25.000 (kilmetros recorridos en este ao) = $
500.00
- x -
Gasto Depreciacin Vehculo 5 00.00
Depreciacin Acumulada Vehculos 500.00
Asiento de depreciacin para el primer ao de acuerdo con el
recorrido que ha realizadoTablas de depreciacin.- Se utiliza las
tablas de depreciacin para tener informacin del valor a depreciarse
en cada ao, la depreciacin acumulada, y el valor en libros, adems
permite en cualquier momento determinar el posible precio de venta
del activo si fuese necesario venderlo.
En una primera columna podra ir el ao de la depreciacin, luego
el valor deducido a depreciarse, el porcentaje de depreciacin, la
depredacin anual, la depreciacin acumulada y el valor en libros,
segn el mtodo de depreciacin estas podran tener una pequea variacin
e incluso en el mtodo de unidades de produccin no se podra
anticipar la elaboracin de la tabla sino elaborarla a medida que se
va depreciando cada ao; para visualizar pondremos el ejemplo de la
depreciacin segn el mtodo de Lnea Recta de nuestro Vehculo:
AoValor deducido a depreciarse%de depreciacinDepreciacin
anualDepreciacin acumuladaValor en libros
1
2
3
4
56,000.00
6,000.00
6,000.00
6,000.00
6,000.0020%
20%
20%
20%
20%1,200.00 1,200.00 1,200.00 1,200.00 1,200.00 1,200.00
2,400.00
3,600.00
4,800.00
6,000.007,000.00
5,800.00
4,600.00
3,400.00
2,200.00
1,000.00
Total6,000.00
LAS AMORTIZACIONES
Amortizan quiere decir distribuir un egreso para varios perodos
y aceptarlo como gasto en forma proporcional; las amortizaciones se
caracterizan porque la empresa o negocio efecta ciertos egresos,
los mismos que benefician no solamente a un periodo contable sino a
varios por esta razn este egreso deber ser distribuido para el
periodo de tiempo que beneficie en partes proporcionales o aplicar
lo que establece la ley; absorberlo como gasto el 20 % de mismo
anualmente, o sea absorber el gasto en cinco aos. Bsicamente se
aplicar la condicin que ms se ajuste a la realidad, por ejemplo si
una Patente se pag para tres aos sera ilgico que se le amortice al
20% anual, en este caso se debera aplicar la divisin para el tiempo
de vida til. La amortizacin se aplicara a las cuentas de activo
fijo intangibles tales como son: Marcas y Patentes.
Derecho de Llave.
Exclusividades.
Derecho de Autor.Como tambin a los Gastos Iniciales o de Gestin
como: Gastos de Constitucin.
Gastos de Instalacin y Adecuamiento.
Gastos de Investigacin.La amortizacin se distingue de la
depreciacin porque en estos casos por ningn motivo se calcula valor
residual.
El asiento contable que se genera al contabilizar una
amortizacin ser:
- x -
Gasto Amortizacin (Nombre de la cuenta de activo)
xxxxxx
Amortizacin Acumulada (nombre de la cuenta de activo) xxxxxx
Como ejemplo podemos poner el siguiente caso:Se pag una Patente
Municipal de funcionamiento por $ 120.00 para tres aos; en este
caso no sera lgico aplicar el 20% que indica la ley, ms bien se
dividir el egreso para los tres aos de la vida til y obtendremos la
cantidad que se registrar en el asiento contable respectivo as:$
120.00 / 3 aos = $ 40.00 anuales
Por los tanto el asiento contable al final del periodo contable
quedar:
X-
Gasto Amortizacin (Nombre de la cuenta de activo) xxxxxx
Amortizacin Acumulada (nombre de la cuenta de activo) xxxxxx
Igual que en el caso de las depreciaciones si la cuenta sujeta a
amortizacin no consta desde el Estado de Situacin Inicial el valor
obtenido para la amortizacin deber ser divido para 12 y el
resultado multiplicado por el nmero de meses que corresponda para
obtener la cantidad que corresponda a la amortizacin del ao que s
est contabilizando el ajuste.
DIFERIDOSEn el desarrollo del Proceso Contable aparecern ciertas
cuentas que se caracterizan porque primero se mueve el dinero al
pagar o cobrar un servicio y luego se entrega o recibe el servicio:
en estos casos cuando se paga para varios meses se acompaa al
nombre del egreso con los trminos Pagados por Anticipado o
Adelantado o a su vez cuando cobramos para varios meses el ingreso
se le considera como Cobrado por Anticipado o Adelantado. Por ningn
motivo se les puede considerar a estos Pagados o Cobrados por
anticipado como Gasto o como Renta directamente, ya que existe la
remota posibilidad que no lleguen a convertirse ni en renta, ni en
gasto, adems uno de los principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados indica que el gasto o la renta tienen que ser registrados
como tal en el periodo que correspondan; por lo tanto estas son las
razones que permiten que estos sean ajustados de acuerdo a las
siguientes situaciones:
a.- Cuando se hayan devengado parcial o totalmente.
b.- al final del periodo Contable.
Por esta situacin debemos entender que los Pagados por
Anticipado pertenecen a los Activos Diferidos y los Cobrados por
Anticipado corresponden a los Pasivos Diferidos; estas cuentas al
momento de ajustarlas las de Activo se convierten en gasto y las de
Pasivo en Renta.
Cuando hablamos de devengar parcialmente, realizamos el ajuste
proporcional mes a mes por el valor que se convierte en Renta o en
Gasto, hasta que desaparezca el Diferido; en cambio cuando se habla
de devengar totalmente el ajuste se lo realizar cuando se haya
cumplido en su totalidad la Renta o el Gasto, desapareciendo
definitivamente el Diferido.
El asiento contable para ajustar los Diferidos en el caso de una
cuenta de Activo debitar el correspondiente Gasto y acreditar la
Cuenta de Activo Diferido.
- x -
Gasto (Nombre de la cuenta) xxxxxx
(Nombre de la cuenta) Pagado por Anticipado xxxxxx
Mientras que para los Diferidos de Pasivo se debita el Pasivo
Diferido y se acredita la Renta as:
- x -
(Nombre de la cuenta) Cobrado por Anticipado xxxxxx
Renta (nombre de la cuenta) xxxxxx
Para dar un ejemplo de Activo Diferido sealaremos que la empresa
ha pagado arriendos para 6 meses el 1 de septiembre por $ 480.00;
por lo tanto corresponde $ 480.00 /6 meses a 80.00 mensuales de
arriendo; al 31 de diciembre ha transcurrido 4 meses x $ 80.00
mensuales = 320.00; este ser el valor que s asignara al asiento
contable, el mismo que quedar as:
- x -
Gasto Arriendo 320.00
Arriendos Pagado por Anticipado 320.00
El resto del Pagado por anticipado ser devengado en el siguiente
periodo contable Segn se reciba el servicio.
En cambio con una cuenta de Pasivo diferido, pondremos el
siguiente ejemplo: Se cobr intereses por anticipado para 8 meses
por $ 120.00 el 1 de Junio; o sea que $ 120.00 / 8 meses = $ 15.00
mensual; como ha transcurrido 7 meses se tendra que ajustarse 7
meses x $ 15.00 = $ 105.00,y el asiento contable quedara de la
siguiente forma:
- x -
Intereses Cobrado por Anticipado 10 5.00
Renta Intereses
105.00
El resto del Cobrado por Anticipado ser devengado en el
siguiente periodo Contable.
ACUMULADOSLas cuentas de acumulado se podran decir que funcionan
a la inversa que los Diferidos ya que en estos casos primero se
entrega o recibe el servicio, pero an no se ha pagado o cobrado;
ante esto y considerando que se cierra el ejercicio contable y que
es necesario registrar el Gasto o la Renta en el periodo que se
genera, se contabiliza la Renta o el Gastos pero creando una cuenta
de Acumulado por Pagar o Acumulado por Cobrar,
Por lo tanto existen acumulados tanto de activo que sern los
Acumulados por Cobrar y de Pasivo los Acumulados por Pagar; estas
cuentas no aparecen en ningn momento en el Balance de Comprobacin,
ms bien se necesita una informacin adicional que nos indique (en
los laboratorios en clase) que no ha pagado la empresa y que no ha
cobrado la empresa, para poder realizar el ajuste
correspondiente.
En el pago o el cobro recin se mover la cuenta Caja, en ese
momento se contabilizar el cobro o pago pero ms no el Gasto o la
Renta porque estos ya fueron contabilizados en el momento que
ajustemos los acumulados.
Para nuestro ejemplo pondremos el siguiente caso de acumulado de
Activo; La empresa no ha cobrado arriendos por el mes de diciembre
por $ 200.00; el asiento contable quedara establecido de la
siguiente manera:
- x -
Arriendos Acumulados por Cobrar 200.00
Renta Arriendos 200.00
En el caso de un acumulado de Pasivo; La empresa no ha pagado
sueldos del mes de diciembre a los empleados por $ 300.00
- x -
Gasto Sueldos y Salarios 300.00
Sueldos Acumulados por Pagar 300.00PROVISIONES
Cuando hablamos de provisiones, debemos en primer lugar recordar
lo que significa provisionar, que es el acto de guardar, para
posibles situaciones previstas o imprevistas; desde el punto de
vista contable la provisin sirve para cubrir ciertos egresos fijos
que debe cumplir peridicamente la empresa o egresos que no se los
esperaba la empresa.
La provisin ms conocida es la de Cuentas Incobrables, este tipo
de provisin tiene su origen cuando las empresas por su afn de
incrementar sus ventas y por consecuencia las utilidades recurren a
conceder crditos a sus clientes; logrando de esta manera el
objetivo que se propusieron; pero a la vez el crdito concedido es
una arma de doble filo ya que en muchos casos no se llega recuperar
los valores concedidos, convirtindose estos en una prdida para la
empresa o negocio; adems la situacin contable y legal considera que
un crdito no recuperado se lo puede considerar como incobrable
luego de cinco aos de que el deudor no se presente a cancelar
dichos valores, por lo tanto solo despus de cinco aos se podr
considerar como prdida, adems esta prdida afectar a los resultados
de un periodo distinto en el cual verdaderamente se gener la misma,
disminuyendo las utilidades del ejercicio, la participacin de los
trabajadores en las utilidades e inclusive afectando al Estado al
disminuir el valor a pagar por Impuesto a la Renta.
Por lo tanto para que esta prdida no afecte a nadie la Ley de
Rgimen Tributario Interno faculta a que las empresas al final de
cada periodo contable realicen una provisin del 1% de los valores
pendientes de cobro, de tal manera que esta provisin ao tras ao se
vaya incrementando hasta llegar a un 10% de los valores pendientes
de cobro en cuyo caso se dejar de realizar la provisin cuando se
llegue al monto indicado. Se considera como valores pendientes de
cobro toda aquella deuda que terceras personas tienen con la
empresa, pero por lo general para el clculo de la provisin se
considera el saldo de Cuentas por Cobrar al 31 de diciembre.
Esta provisin se utilizar cuando se determine un valor
incobrable; contablemente se absorbe dicha prdida con la provisin,
sin afectar a los resultados del periodo contable.
Para visualizar un ejemplo diremos que el saldo de Cuentas por
Cobrar al 31 de diciembre del ao xxx es de $ 1,450.00, por lo tanto
el 1% de ese valor ser $ 14.50; obsrvese que nicamente el saldo de
la cuenta se toma como referencia para obtener la cantidad que se
asignar en el asiento contable ya que esta cuenta no interviene
para nada en el asiento; las cuentas que intervienen sern Gasto
Cuentas Incobrables como deudora y Provisin Cuentas Incobrables
como acreedora as:
- X -
Gasto Cuentas incobrables 14.50
Provisin Cuentas Incobrables 14.50
Existen otros tipos de provisiones que se realizan para egresos
de carcter fijo como son: los dcimos, vacaciones, fondo de reserva
que paga la empresa, para lo cual mensualmente aprovisionan la
parte proporcional de los mismos de tal manera que en la fecha de
pago nicamente cancela a sus trabajadores los valores
acumulados.
OTROS AJUSTES
Cuando hablamos de otros ajustes podemos enunciar a:
Correccin de errores,
De arqueo de Caja.
De conciliaciones Bancarias.
De transferencia de Rentas y Gastos.
Correccin de errores.- Los errores pueden estar presentes en
cualquier momento del Proceso Contable, por esa razn incluso en un
Balance de Comprobacin debidamente cuadrado se indic que no se
puede descartar un error, ya que los errores no se visualizan con
facilidad cuando se ha observado igualdad numrica en los asientos
contables; por lo tanto hablaremos de dos tipos de errores que
son:
Contables, o de concepto, y
Numricos.Los errores contables se los considera cuando hemos
debitado o acreditado una cuenta equivocada que no perteneca a la
transaccin, mientras que el error numrico se le considera que ha
pesar de haber igualdad numrica en el asiento contable la cantidad
registrada no es la correcta o sea que est es mayor o menor a la
real. Ante estas situaciones debemos indicar que la correccin del
error se lo debe hacer en el mismo momento que se detecta la
equivocacin, por lo tanto esto quiere decir que no se debe esperar
al final del periodo contable para corregirlo.
Para corregir un error sea este contable o numrico la manera ms
fcil es realizando el contra asiento, o sea un asiento a la inversa
del asiento errneo de tal manera que este prcticamente se anula y
luego registramos el asiento correcto, de esta manera quedan
registradas las cuentas correctas y cantidades correctas.
Por ejemplo de un error contable, en una transaccin que indica
que se ha depositado $ 100.00 en la cuenta bancaria de la empresa
el contador equivocadamente registro el siguiente asiento
contable:
-x-
Cuentas por Cobrar 100.00
Caja 100.00
Lo primero que hacemos es el contra-asiento, para anular el
asiento errneo as:
X-
Caja
100.00
Cuentas por Cobrar 100.00Luego registro el asiento correcto,
para que quede corregido el error.
X-
Bancos 100.00
Caja 100.00
Con los datos del mismo ejemplo demostraremos el error numrico
ya que el contador en vez de registrar $ 100.00 solamente
contabiliz $ 10.00 a pesar de haber debitado y acreditado las
cuentas correctas y haber observado igualdad numrica existe el
error as:
X-
Bancos 10.00
Caja 10.00
Para corregirlo realizamos el contra-asiento:
X-
Caja 10.00
Bancos 10.00
Y luego registramos el asiento correcto:
X-
Bancos 100.00
Caja 100.00
De esta manera podemos corregir errores inclusive combinados de
ambas situaciones sin temor a volver a equivocamos.
Asientos por Arqueos de Caja
Sin introducimos profundamente en el tema diremos que un arqueo
de Caja es la constatacin fsica del dinero que se realiza al cajero
en cualquier momento para verificar que este de acuerdo con o lo
que indica los registros contables, en estas situaciones lo lgico
es que se encuentre una cantidad igual a la que indique el libro
mayor de caja, en cuyo caso no existe problema ni tampoco se genera
asiento contable, el problema se da cuando existe una cantidad
menor o sea que hay un faltante, dicho valor luego de verificar y
confirmar el faltante es responsabilidad del cajero reponerla por
esta razn contabilizaremos mediante una siento contable en el cual
se podra debitar Anticipo Sueldos, Cuentas por Cobrar o Documentos
por Cobrar y acreditar Caja por la cantidad del faltante, de
acuerdo a la situacin y el monto del mismo.
Por ejemplo se realiz un arqueo de caja y se determin un
faltante de $ 20.00, se acord con el cajero que dicho valor sea
descontado de su sueldo, por lo tanto el asiento contable quedar de
la siguiente manera:
X-
Anticipo Sueldos 20.00
Caja
20.00
Pero en un robo Pblico o asalto en el cual se sustrajeron $
50.000.00, el cajero se liberar de responsabilidad y dicho faltante
ser considerado directamente como una prdida para la empresa
contabilizndolo as:
-XPrdidas y Ganancias 50.000.00
Caja 50.000.00
En cambio cuando al realizar un arqueo de caja y los valores
contados son mayores que el saldo del libro mayor de caja, existe
un sobrante por ejemplo de $15.00, el mismo que debe quedar
registrado contablemente mediante un asiento contable, porque
existe la posibilidad que sea a causa de un ingreso no registrado y
de ser as el momento que se determine el origen del sobrante no
habr problema alguno, porque el valor estar en los registros de la
empresa, por lo tanto el asiento ser el siguiente:
X-
Caja
15.00
Ingresos extraordinarios 15.00
De conciliaciones bancarias
La conciliacin bancaria consiste en una comparacin del saldo de
la cuenta Bancos segn su libro auxiliar correspondiente y el saldo
del Estado de Cuenta que enva el Banco, por lo general estos saldos
no son iguales y esto se debe bsicamente a cuatro aspectos que
enunciamos a continuacin, lgicamente sin exceptuar un error en los
registros ya sea del banco o de la empresa:
Depsitos no registrados por el banco.
Cheques girados y no cobrado.
Notas de dbito no registradas por la empresa,
Notas de crdito no registradas por la empresa
Lo que nos interesa por el momento son las notas de dbito y
crdito no registradas por la empresa, para lo cual indicaremos en
primer lugar que las notas de dbito son documentos que nos enva el
Banco indicndonos que han disminuido de nuestro saldo una
determinada cantidad por un determinado concepto; por lo tanto al
registrar dichos documentos siempre se debita una cuenta de Gasto o
la que ha generado la disminucin y Bancos siempre ser
acreedora.
Por ejemplo la empresa ha recibido del banco una nota de dbito
por $ 20.00 correspondiente a una chequera que nos entreg, el
asiento contable quedar:
X-
Gasto Servicios Bancarios 20.00
Bancos 20.00
En cambio las notas de crdito son documentos que nos envan el
banco para indicamos que ha incrementado en nuestra cuenta
corriente una determinada cantidad, por un determinado concepto, en
estos casos cuando registramos a travs del asiento contable. Bancos
siempre se debitar y en cambio se acreditar la cuenta que ha
generado el ingreso, como una renta, prstamos bancarios u
otras.
Por ejemplo, el banco nos envi una nota de crdito por $50.00
correspondiente a intereses ganados, el asiento contable quedar de
la siguiente manera: X-
Bancos 50.00
Renta intereses 50.00
Asientos de transferencias
Cuando se ha registrado todos los asientos de ajuste, sin
excepcin alguna podemos visualizar en nuestro libro mayor que las
cuentas en su mayora han cambiado su saldo, han aparecido nuevas
cuentas y otras se han cerrado, por lo tanto el balance de
comprobacin en este momento podramos decir que ha perdido su
validez y que tomaremos la informacin directamente del Libro Mayor
para los asientos de transferencia.
Estos asientos de transferencia consisten en enviar todas las
cuentas de Gastos y Rentas a una sola cuenta y esta a la vez por
simple diferencia entre los gastos y las rentas nos determinar la
utilidad o prdida del ejercicio.
Para esto se elabora un asiento contable que debitar una cuenta
nueva que se la puede denominar Prdidas y Ganancias y acreditar a
todas las cuentas de Gasto que se han generado en el periodo
contable sin excepcin alguna (todas), ya que estas cuentas son las
que proporcionan la cantidad que ir en Prdidas y Ganancias, ya que
se suma sus cantidades, ejemplo.
X-
Prdidas y Ganancias 1,250.00
Gasto intereses 50.00
Gasto Arriendo 200.00
Gasto Dep. Vehculo 300.00
Gasto Amort. Marcas 150.00
Otros gastos
550.00
Luego transferimos a Prdidas y Ganancias todas las Rentas que se
ha obtenido en el periodo debitando a las rentas y acreditando
Prdidas y Ganancias, as:
X-
Renta intereses 1,500.00
Renta arriendos 3,000.00
Renta Comisiones 500.00
Prdidas y Ganancias 5,000.00
Cuando ya se han enviado todas las rentas y gasto a Prdidas y
Ganancias debemos observar el saldo de esta cuenta, ya que si el
mismo es deudor se habr obtenido prdida en el ejercicio, en cambio
si el saldo es acreedor se habr obtenido utilidad, en cualquiera de
las circunstancias es recomendable realizar un asiento de
transferencia para que la utilidad o prdida del ejercicio sea
claramente identificada.
En el caso de prdida la cantidad ser el saldo deudor de la
cuenta y el asiento contable ser:
X-
Prdida del Ejercicio
xxxxxx
Prdidas y Ganancias
xxxxxx
En cambio en el caso de utilidad la cantidad ser el saldo
acreedor de la cuenta y el asiento contable ser:
X-
Prdidas y Ganancias xxxxx
Utilidad del ejercicio xxxxx
De esta manera a la vez que determinamos la utilidad o prdida
del ejercicio tambin se podr observar que al momento ya se
encuentran cerradas todas las cuentas de rentas y gastos, que han
aparecido en el desarrollo de nuestra actividad econmica,
determinado la utilidad o prdida y han desaparecido, y que existe
una cuenta especifica para demostramos el resultado del periodo
contable.
ASIENTO DE CIERRE DE LIBROSLuego de las transferencias vemos que
en nuestro libro mayor nicamente quedan con saldos cuentas de
activo(con saldo deudor), cuentas de pasivo y patrimonio (con saldo
acreedor), estas cuentas deben cerrarse mediante un asiento
contable en el cual las que tiene saldo deudor se las acredita y
las que tiene saldo acreedor se las debita, de esta manera todas
las cuentas del libro mayor quedaran saldadas, lgicamente que en
este asiento contable las cantidades de las cuentas deudoras deben
sumar igual que las cantidades de las cuentas acreedoras,
observando de esta manera el principio de igualdad numrica.
Prcticamente este ser el ltimo asiento contable que se registre
en el Libro Diario, para dar un ejemplo de cmo queda el asiento
contable veamos el siguiente:
-X-
Cuentas por Pagar xxxx
Documentos por pagar xxxx
Sueldos por pagar xxxx
Deprec. Acum. Mueb. Y Ens. xxxx
Amort. Acum. Marcas xxxx
Capital xxxx
Caja xxxx
Bancos xxxx
Cuentas por Cobrar xxxx
Documentos por Cobrar xxxx
Mercaderas xxxx
Muebles y Enseres xxxx
Vehculos xxxxTRATAMIENTO DE LOS PRINCIPALES CASOS DE LAS CUENTAS
DE ACTIVO CORRIENTE CAJA
Como se a definido anteriormente la cuenta Caja representa el
dinero en efectivo de la empresa, pero en este captulo vamos a
analizar los sistemas de registros de la cuenta Caja, siendo
estos:1. Sistema de Cuenta nica, y
2. Sistema de Cuenta Mltiple.
Sistema de Cuenta nica.- Es el sistema tradicional,
centralizado, en el cual todo el movimiento econmico contable gira
nicamente al rededor de la cuenta CAJA, o sea debitndose cada vez
que recibe dinero en efectivo y acreditndose cuando entrega dinero
en efectivo.
Sistema de Cuenta Mltiple.- Es un sistema descentralizado, en el
cual Caja trabaja en conjunto con otras cuentas las mismas que le
sirven de intermediarias para ciertos cobros y pagos, de tal manera
que e! flujo del efectivo se realiza de mejor manera y existe mayor
control; para el efecto se trabajar con las siguientes cuentas:
Caja Tesorera. Cajas Recaudadoras.
Cajas Pagadoras
Caja Chica
Fondos Rotativos
CAJA TESORERA.- Funciona como el eje del sistema, se acredita
cada vez que entrega los recursos necesarios a las Cajas Pagadoras,
Fondos Rotativos y Caja Chica o cuando realiza pagos directos; se
debita cuando realiza cobros directos o cuando las Cajas
Recaudadoras le transfieren los valores recaudados durante el
da.
CAJAS RECAUDADORAS.- Se encarga de recibir los valores que se
han generado por concepto de ventas, de tal manera que estas
cuentas se debitarn cada vez que reciban valores y se acreditarn al
final del da o cuando se enven los valores recaudados.
CAJAS PAGADORAS.- Se crean con el fin de cubrir un gasto de
carcter permanente, se debitan cuando reciben la asignacin y se
acreditan cuando se realiza el egreso o gasto.
FONDOS ROTATIVOS.- Son asignaciones que se destinan para obras
materiales o de investigacin, se debita cada vez que recibe la
asignacin y se acredita cuando se hace efectivo el egreso; cabe
indicar que cuando se hace efectivo el egreso en este caso no se
convierte en gasto sino ms bien es una inversin que al ser
culminada la obra fsica o la investigacin se convierte en un activo
fijo de la empresa sujeto a depreciacin o amortizacin.
CAJA CHICA.- Son valores destinados para egresos pequeos de la
empresa, se debita cada vez que reciben la asignacin y se acredita
cuando se utiliza los recursos.EL ARQUEO DE CAJA
El Arqueo de Caja es un instrumento contable que se utiliza para
verificar y constatar que los valores que posee el cajero se
encuentran de acuerdo al Saldo Contable.El arqueos e lo puede
realizar en cualquier momento (da, hora), sin previo aviso al
cajero; de tal manera que se pueda comprobar el manejo correcto o
incorrecto de los fondos por parte del cajero.
Estructural mente el Arqueo de Caja se lo presenta en una hoja
que toma el nombre de Acta de Arqueo de Caja , la misma que en la
parte superior contendr el membrete o encabezamiento, el mismo que
debe contener por lo menos la siguiente informacin:
Nombre de la empresa
Nombre del documento que se est elaborando
Fecha y hora en que se realiza el arqueo
En el cuerpo del documento se puede hacer constar dos partes; en
la primera se puede realizar una verificacin del saldo contable, la
misma que puede ser omitida; y en la segunda el detalle de !os
valores presentados por el cajero y la comparacin con el saldo
contable.
Al final se debe hacer constar en letras la cantidad y novedades
encontradas en el arqueo si es que existen novedades, por ltimo
debe constar la firma del cajero y de la persona que realiz el
arqueo. De existir novedades se debe realizar el correspondiente
asiento contable en el Libro Diario y realizar su correspondiente
mayorizacin.
Situaciones que pueden darse en un Arqueo.- Cuando se realiza
arqueo de caja se puede dar las siguientes situaciones:
Faltante Sobrante
A la parContabililizacin de un Faltante.- Existe un faltante
cuando los valores presentados por el cajero son inferiores al
saldo contable (es recomendable verificar si verdaderamente existe
el faltante); el cajero es directamente responsable del mismo salvo
el caso de robo pblico comprobado, en este caso dicho faltante ser
contabilizado como una prdida para la empresa, ejemplo: - x -
Prdidas y -Ganancias XXXX
Caja XXXXP/r el faltante por un robo
Pero si el faltante no es por robo pblico, el cajero deber
responder por dichos valores y se contabilizar como Anticipo
Sueldos, si es pequea la cantidad y desea que se le descuente del
sueldo, o como una Cuenta por Cobrar; pero si la cantidad es grande
es preferible hacerle firmar un documento y contabilizar dicho
faltante como Documentos por Cobrar, cabe indicar que por ms que el
cajero reponga inmediatamente el faltante es necesario
contabilizarlo para que quede como constancia del mismo, ejemplo:-x
-
Anticipo Sueldos XXXX
(Cuentas por Cobrar)
(Documentos por Cobrar)
Caja XXXXP/r el faltante de cajaEjemplo de Acta de arqueo de
Caja con saldo faltanteCasa Comercial ABC
Arqueo de Caja
AL.......................................Hora...........
Saldo ltimo arqueo
1,200=+ Ingresos del perodo
800=- Egresos del periodo
500=Saldo Contable a la fecha
1,500=Saldo a la fecha Verificado
1,500=Valores presentados por el Cajero
5 billetes $ 100=
500=8 billetes de $ 50=
400=10 billetes de $ 20=
200=15 monedas de $ 1=
15=Varios cheques por
125=Suman
1,500= 1,240=Faltante segn arqueo _______ 260=Total
1,500= 1,500=Son mil doscientos cuarenta dlares contados en
presencia del Sr.......................... y se ha determinado un
faltante de doscientos sesenta dlares, valor que se solicita la
inmediata devolucin al cajero. Para constancia firman.
Cajero ContadorContabilizacin de un sobrante.- Se da un sobrante
cuando los valores presentados por el cajero son mayores que el
saldo contable (igual que en el caso anterior es recomendable
verificar el sobrante), cuando se desconoce la causa o fuente del
sobrante es necesario realizar un asiento contable en el cual
dichos valores se contabilicen como un ingreso para la empresa, de
tal manera que si en lo posterior se determina la causa no habr
ningn inconveniente ya que los valores constan en los registros de
la empresa, ejemplo:
-x -
Caja XXXX
Otros Ingresos XXXXPor los sobrantes de cajaEjemplo de Acta de
arqueo de Caja con saldo sobrante
Casa Comercial ABC
Arqueo de Caja
Al..........................,..............Hora.Saldo ltimo
arqueo
1,200=+ Ingresos del perodo
800=- Egresos del periodo
500=Saldo Contable a la fecha
1,500=Saldo a la fecha Verificado
1,500=Valores presentados por el Cajero
5 billetes $ 100=
500=8 billetes de $ 50=
400=10 billetes de $ 20=
200=15 monedas de $ 1=
15=Varios cheques por
585=
Suman
1,500= 1,700Sobrante segn arqueo __200=_ ______Total
1,70= 1,5700=Son mil setecientos dlares contados en presencia
del Sr., y se ha determinado un sobrante de doscientos dlares.
Para constancia firman.
Cajero Contador
Saldo a la Par.- Cuando los valores presentados por el cajero
son exactamente iguales al saldo contable existe un saldo a la par
(este tipo de saldo debera existir siempre), en este caso no existe
asiento contable alguno pero si se elabora el acta de arqueo como
constancia de lo realizado.
Ejemplo de Acta de arqueo de Caja con saldo a la parCasa
Comercial ABC
Arqueo de Caja
Al......................................... Hora...........
Saldo ltimo arqueo
1,200=+ Ingresos del perodo
800=- Egresos del periodo
500=Saldo Contable a la fecha
1,500=Saldo a la fecha Verificado
1,500=Valores presentados por el Cajero
5 billetes $ 100=
500=8 billetes de $ 50=
400=10 billetes de $ 20=
200=15 monedas de $ 1=
15=Varios cheques por
385=
Suman
1,500= 1,500=Son mil quinientos dlares contados en presencia del
Sr......................... y devueltos a entera satisfaccin.
Para constancia firman.
Cajero Contador
CAJA CHICA
Es una cuenta de activo, que se crea para cubrir gastos pequeos
que tiene la empresa, esta asignacin se !a entrega a una persona
que no tenga que ver nada con el manejo econmico de la empresa y
que permanezca constantemente en la misma, a estas personas se las
denomina custodio y generalmente son los conserjes o
secretarias.
Cada empresa crea su propio Reglamento de Caja Chica, en el cual
se determinar el monto que se asigne, el momento en el que se debe
realizar la reposicin de los valores gastados, el lmite de gasto,
etc., pero como recomendacin se aconseja que la reposicin se
realice cuando se haya utilizado ms del 50% del fondo o al final
del perodo contable y que dicha reposicin siempre se la haga con
cheque para que quede constancia.Caja Chica est tambin sujeta a que
le realicen arqueo, con la nica diferencia que en esta situacin el
custodio presentar el dinero y los correspondientes comprobantes de
egreso de Caja Chica, y las posibilidades de un faltante o sobrante
son escasas.
Contabilizacin del fondo de Caja Chica.-Se debe contabilizar los
siguientes aspectos:
Creacin del fondo de Caja Chica
Aumento del fondo Disminucin del fondo Eliminacin de! Fondo
Reposicin de los valores gastados
Creacin o Aumento del fondo.- Para la creacin o asignacin del
fondo y para el aumento el asiento contable es el mismo:
- x -
Caja Chica XXXX
Bancos XXXXP/r la asignacin o aumento del fondo
Disminucin o eliminacin del fondo.- Para la disminucin y
eliminacin del fondo el asiento contable puede ser el
siguiente:
-x -
Caja XXXX
Caja Chica XXXXP/r la disminucin o eliminacin del fondo.
Reposicin de los valores gastados.- Para la reposicin de los
valores gastados el custodio debe realizar la correspondiente
solicitud y respaldar los egresos con los correspondientes
comprobantes de egreso de Caja chica.
Para la contabilizacin existen dos opciones, la primera a travs
de dos asientos contables, el primero registra el gasto y el
segundo registra la reposicin con un cheque.-x -
Gastos Generales XXXX
Caja Chica XXXX
P/r el gasto realizado
-x -
Caja Chica XXXX
Banco XXXXP/r la reposicin de los valores gastados
Pero tambin se puede realizar la contabilizacin del gasto y la
reposicin en un solo asiento contable
-x -
Gastos Generales XXXX
Bancos XXXXP/r la reposicin y contabilizacin de los gastos
realizados por el fondo.LA CUENTA BANCOS
Esta cuenta registra e! dinero de la empresa depositado en las
diferentes instituciones bancarias; la empresa para mantener un
control estricto del movimiento de su cuenta corriente o de ahorros
elabora el denominado Libro Auxiliar de Bancos el mismo que deber
contener por lo menos la siguiente informacin.
Nombre de la empresa
Nombre del documento Nombre del Banco y numero de cuenta En el
cuerpo del documento
FechaConceptoNumero de comprobanteDebeHaberSaldo
En cambio el Banco enva mensualmente a los cuenta correntistas
el Estado de Cuenta Bancaria, que de igual manera es un registro
detallado del movimiento que ha tenido de la cuenta. Cada uno de
estos registros nos proporciona el saldo de la cuenta al final de
cada mes; pero por lo general los saldos de ellos no son iguales a
pesar de corresponder a un mismo periodo, esto simplemente se podra
deducir que uno de ellos est en error; pero sin descartar tampoco
el mismo debemos indicar que dicha diferencia en ms o en menos se
debe a los siguientes factores:
> Cheques en circulacin o tambin llamados girados y no
cobrados.
> Depsitos en transito o denominados depsitos no registrados
por el banco.
> Notas de dbito no registradas por la empresa.
> Notas de crdito no registradas por la empresa.
Cheques en circulacin o tambin llamados girados y no
cobrados.-
Bsicamente son los cheques que la empresa ha girado, ha
contabilizado en sus libro auxiliar de bancos pero que el
beneficiario an no se acerca al banco a efectivizarlo, razn por la
cual no aparece en el Estado de cuenta bancaria.
Depsitos en transito o denominados depsitos no registrados por
el banco.-
Son depsitos que generalmente se los realiza a fin de mes y
considerando que el banco toma la informacin del movimiento de las
cuentas de sus clientes algunos das antes que culmine el mes estos
depsitos no aparecen en el Estado de Cuenta al que corresponden
sino que aparecern en el siguiente; mientras que el auxiliar de
banco aparece en la fecha correspondiente.
Notas de dbito no registradas por la empresa.-
Son documentos que enva el banco a sus clientes mediante el cual
les comunica que a debitado (disminuido) de su cuenta una
determinada cantidad por un determinado concepto; a veces estas
notas no llegan a tiempo a la empresa por lo cual constan en el
Estado de cuenta, pero no en el libro Auxiliar de Bancos.
Notas de crdito no registradas por la empresa.-
Igual que las anteriores son documentos que elabora el banco y
enva a sus clientes para comunicarles que a acreditado ( aumentado)
en su cuenta una determinada cantidad por un determinado concepto,
cuando llegan a tiempo a la empresa estas son registradas, pero
cuando no han llegado a tiempo no constan en el libro Auxiliar de
Bancos pero si en el Estado de Cuenta Bancario.
LA CONCILIACIN BANCARIA
Es un instrumento contable que sirve para verificar que a pesar
que los saldos del Estado de Cuenta Bancaria es diferente con el
saldo del libro Auxiliar de Bancos, literalmente ninguno de los dos
est en error, para lo cual se aplica cualquiera de las siguientes
frmulas: -1-Saldo segn Libro Auxiliar de Bancos
- Notas de dbito
+ Notas de Crdito
+ Cheques en circulacin
- Depsitos en trnsito= Saldo Estado de Cuenta Bancario
-2-Saldo Estado de Cuenta Bancario
+ Notas de dbito
-Notas de Crdito
-Cheques en circulacin
+Depsitos en trnsito____
= Saldo Libro Auxiliar de Bancos
Si al aplicar estas frmulas no se obtiene el resultado deseado
se determina que existe error, pudiendo este ser de la empresa, del
banco o de ambos.
Cuando el error es el registro de la empresa, empresa ser quien
realice la correccin necesaria, mientras que si el error es del
banco se debe comunicar inmediatamente del mismo a! banco para que
realice la correspondiente correccin.
Forma de determinar los valores a registrar en la conciliacin
bancaria.-
Los saldos se obtendrn de los correspondientes Libro Auxiliar de
Bancos y Estado de Cuenta Bancario, mientras que los valores
correspondientes a las notas de dbito, notas de crdito, cheques en
circulacin y depsitos en transito se obtiene mediante la comparacin
del Estado de Cuenta con el Libro Auxiliar de Bancos tomando como
dato vlido nicamente aquella informacin que no consta en ambos
registros y que aparece nicamente en uno de ellos.
Saldo Conciliado.-
Nos permite determinar el saldo real en nuestra cuenta, el mismo
que en muchos casos es diferente al valor en libros o al saldo del
Estado de Cuenta; se lo determina de la siguiente forma:
Saldo ConciliadoSaldo en Libro Auxiliar
- Notas de dbito
+Notas de crdito
Saldo Estado de Cuenta
- Cheques en circulacin
+ Depsitos en transito
Al aplicar este esquema el resultado que nos proporciona debe
ser exactamente igual en ambos lados y corresponde al valor real
que disponemos en a cuenta corriente,Siendo necesario contabilizar
las notas de dbito y crdito no registradas por la empresa tal como
se explic en los asientos de ajuste contable.
TRATAMIENTO DEL EXIGIBLE
En la actualidad la mayora de personas no estn en condiciones de
poder adquirir un producto totalmente en efectivo, esto ha
ocasionado la disminucin de las ventas y utilidades de la empresa
por lo que han tenido que recurrir al otorgamiento de crdito simple
o documentario con el fin de incrementar sus ventas.
Pero esta situacin conlleva a que en mucho de los casos no se
recupere el 100% de los crditos concedidos. Los valores no
recuperados se convierten en perdidas para la empresa; para
considerarlas como tal y darles de baja contablemente la Ley seala
que se les debe considerar como tal por lo menos durante cinco aos
desde su vencimiento, lo que conlleva a que esta prdida afectara a
los resultados de un perodo distinto al que se origino.Se puede dar
de baja una cuenta incobrable antes del perodo establecido mediante
solicitud al Ministerio de Finanzas cuando se presenten los
siguientes casos: La muerte del deudor y que no exista garante.
La liquidacin o quiebra de la empresa deudora.
Con la provisin para cuentas incobrables se puede cubrir dichos
valores como est indicado en los ajustes contables. Pero analicemos
la situacin del tratamiento que dan algunas empresas a las Cuentas
por Cobrar; empiezan clasificando a sus deudores de acuerdo a!
tiempo de vencimiento de los valores pendientes de cobro de tal
manera que los ubican en grupos que permite visualizar el tiempo
que est atrasada dicha deuda. Generalmente utiliza el grupo de
Cuentas Morosas inmediatamente que se ha vencido el plazo para el
cual fue estipulado el crdito; luego de un lapso de tiempo
determinado por !a empresa, la deuda la transfiere a un nuevo grupo
que lo denomina Cuentas Dudosas; de igual manera luego de que haya
transcurrido el tiempo determinado la deuda en este grupo lo
trasladan al grupo de incobrables para que en el momento que
cumplan los cinco aos darles de baja normalmente como lo estipula
la Ley.
SISTEMAS DE REGISTRO DE MERCADERAS
Existen dos sistemas de registro de mercaderas aceptado por la
Ley de rgimen Tributario Interno que son: Sistema de Cuenta nica o
Permanencia en Inventarios
Sistema de Cuenta Mltiple o Inventarios Peridicos
Sistema de Cuenta nica o Permanencia en Inventarios.-
Se caracteriza por que bsicamente para todo se utiliza la cuenta
Mercaderas, siempre registrando al precio de costo, en este sistema
se vuelve indispensable !a utilizacin de las tarjetas kardex , ya
que estas nos proporcionarn el costo de los artculos que se estn
vendiendo.
Ventajas el sistema.-
La principal ventaja del sistema radica en que nos proporciona,
el inventario de Mercaderas en cualquier momento tan solo con
observar su saldo, de igual manera se puede determinar la utilidad
en ventas a travs de una simple diferencia o directamente de su
saldo.
Desventajas del sistema.-
La principal desventaja radica en que no se puede aplicar este
sistema en empresas que tienen diversidad de productos ya se
necesita una kardex para cada producto, personal especializado un
alto costo econmico y de tiempo.
![Contabilidad nociones básicas [Contabilidad]](https://img.pdfslide.tips/doc/110x75/54979342ac795982318b48a0/contabilidad-nociones-basicas-contabilidad.jpg)
