FONDO ACUMULADO

Co n ju n t o d e d o c u m e n t o s d i s p u e s t o s s i n n in g ú n c r i t e r i o d e o r g a n i za c i ó n a r c h i v í s t i c a , n i l a s m ín im a s c o n d i c i o n e s d e c o n s e r v a c i ó n y s in la p o s i b i l i d a d d e s e r f u e n t e d e in f o rm a c i ó n y

c o n s u l t a . (A r t . 2 A c u e r d o 0 0 2 En e r o 2 3 d e 2 0 0 4 )

• O r g a n i za r lo s f o n d o s a c u m u la d o s d e a c u e r d o c o n

la n o rm a t i v i d a d v ig e n t e y la s p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s .

• D ia g n o s t i c a r l a s c o n d i c i o n e s d e l a r c h i v o

in s t i t u c i o n a l d e a c u e r d o c o n la n o rm a t i v a v i g e n t e

• Ge s t i o n a r la e je c u c i ó n d e l p r o g r a m a a r c h i v í s t i c o

d e a c u e r d o c o n la s n e c e s i d a d e s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s

• C la s i f i c a r lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e a c u e r d o c o n la s Es t r u c t u r a s o r g á n i c o f u n c i o n a l e s e n c o n t r a d a s y n o rm a t i v i d a d v ig e n t e

• O r d e n a r lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o s e g ú n p r o c e d im ie n t o s e s t a b l e c i d o s y n o rm a t i v i d a d v ig e n t e

• D e s c r i b i r l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e a c u e r d o c o n p r o c e d im ie n t o s e s t a b l e c i d o s y n o rm a t i v i d a d v ig e n t e

• Cu a n t i f i c a r l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e a c u e r d o c o n n o rm a s t é c n i c a s , p r o t o c o l o s e s t a b l e c i d o s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s

• Eva l u a r lo s r e c u r s o s a d m in i s t r a t i v o s y t e c n o ló g i c o s s e g ú n r e q u e r im ie n t o d e l s i s t e m a a r c h i v í s t i c o in s t i t u c i o n a l .

• Ve r i f i c a r l o s p r o c e s o s d e g e s t i ó n d o c u m e n t a l y l o s f l u j o s d e in f o rm a c ió n a p a r t i r d e la p o l í t i c a in s t i t u c i o n a l y n o rm a s t é c n i c a s .

• E la b o r a r p r o g r a m a s a r c h i v í s t i c o s d e a c u e r d o c o n n e c e s i d a d e s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s .

• Fo rm u la r l o s p r o ye c t o s a r c h i v í s t i c o s d e a c u e r d o c o n n o rm a s e s t a b l e c i d a s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s .

1. Fas e de 1. Fas e de Identific ac ión/ Identific ac ión/ c la s ific ac iónc la s ific ac ión

3. Fas e de 3. Fas e de des c ripc ióndes c ripc ión

4. Fas e de 4. Fas e de va lorac ión y va lorac ión y

s elec c ións elec c ión

5. Fas e de 5. Fas e de c ons ervac ión/ c ons ervac ión/ res taurac iónres taurac ión

2. Fas e de 2. Fas e de ordenac iónordenac ión

Fo n d o

S e c c i o n e s

S u b s e c c i o n e s

S e r i e s

S u b s e r i e s

Trabajos de clasificación

S e a p l i c a e l p r i n c i p i o d e o r d e n o r i g i n a l

Fo l i a c i ó n d e 1 a n

SISTEMAS DE ORDENACION UNIVERSAL:

NUMÉRICA O ALFABÉTICA

INVESTIGACION DISCIPLINARIA 01 1993

INVESTIGACION DISCIPLINARIA 03 1993

INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA 02 1993

DENUNCIA

INDAGACIONES

DESCARGOS

PRUEBAS

FALLO

CIERRE

APERTURA

Trabajos de ordenación

Es e l p r o c e s o d e a n á l i s i s d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o o d e s u s a g r u p a c i o n e s , m a t e r i a l i za d o e n r e p r e s e n t a c i o n e s q u e p e rm i t a n s u id e n t i f i c a c i ó n , lo c a l i za c i ó n y r e c u p e r a c i ó n d e s u in f o rm a c ió n p a r a la g e s t i ó n o la in v e s t i g a c i ó n .

1. Co m p i l a c i ó n d e l a i n f o rm a c ió n

2. E la b o r a c i ó n d e l d ia g n ó s t i c o

3. E la b o r a c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o in t e g r a l

4. E je c u c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o i n t e g r a l

5. Va lo r a c i ó n d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o

6. S o s t e n i b i l i d a d d e l p la n a r c h i v í s t i c o

1. Co m p i l a c i ó n d e l a in f o rm a c ió n

• H is t o r i a d e la e n t i d a d

• A n á l i s i s d e l e s t a d o d e l f o n d o a c u m u la d o y la c o n s e r v a c i ó n

• A c t o s a d m in i s t r a t i v o s d e c r e a c i ó n o r e e s t r u c t u r a c i ó n

• L e va n t a m ie n t o d e o r g a n ig r a m a s

• L e va n t a m ie n t o d e c u a d r o s d e c l a s i f i c a c i ó n

1. E la b o r a c i ó n d e l d ia g n ó s t i c o

• M e d i c i ó n d e l a r c h i v o

• D e f i n i c i ó n d e r e c u r s o s

• Eva lu a c i ó n d e r e c u r s o s e x i s t e n t e s

• P r o ye c c i ó n d e r e c u r s o s t e c n o l ó g i c o s

• Eva lu a c i ó n y a j u s t e s d e lo s p r o c e s o s d e g e s t i ó n d o c u m e n t a l

D IA GN OS TICO

N iv e l d e o r g a n i za c i ó n d o c u m e n t a l

Id e n t i f i c a r : Fo n d o s

S e c c i o n e s , S u b s e c c i o n e s

Fe c h a s Ex t r e m a s

A s u n t o s

Vo lu m e n

C U B O:C U B O:

Ac = 6 a 2

V c = a 3

PAR ALE LE P ÍPEPAR ALE LE P ÍPEDO:DO:

Ap= 2 (a b + a c + b c )

V = a x b x c

Documentos

Documentos

Vp= a x b x cVp = 0,6mt x 3,50mt x 1,95mtVp = 4,095mt3

2,40 2,40

2,40

VOLUMEN

Vc = a3

Vc = (2,40mt)3

Vc = 13,824mt3

0,6

1,95

3,50

DocumentosDocumentos

Ap = 2 (ab + ac + bc)

Ap = 2 [(3,50mt) (0.6mt) + (3,50mt) (1,95) + (0,6) (1,95)]

Ap = 2 [2,1 + 6,825 + 1,17]

Ap = 2 [10,095]

Ap = 20,19mt2

2,40 2,40

2,40

AREA

Ac = 6a2

Ac = 6 (2,40mt)2

Ac = 6 (5.76mt)2

Ac = 34,56mt2

0,6

1,95

3,50

Documentos Documentos

Para pasar de: Multiplicar: Obtiene:Metros lineales 0.172413 Metros cuadrados

Metros lineales 0.06927 Metros cúbicos

Metros lineales 0.0336 Toneladas

Metros cuadrados 5.8 Metros lineales

Metros cuadrados 0.015384 Metros cúbicos

Metros cuadrados 0.1948799 Toneladas

Metros cúbicos 14.4362 Metros lineales

Metros cúbicos 2.49 Metros cuadrados

Metros cúbicos 0.48484 Toneladas

Toneladas 29.7619 Metros lineales

Toneladas 5.13136 Metros cuadrados

Toneladas 2.062536 Metros cuadrados

1. E la b o r a c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o in t e g r a l

• D e f i n i r o b j e t i v o s

• P la n t e a m ie n t o a l a r g o y c o r t o p l a zo

• Eva lu a c i ó n d e r e c u r s o s e x i s t e n t e s

• P r o ye c c i ó n d e r e c u r s o s t e c n o l ó g i c o s

• D e f i n i r c r o n o g r a m a

• D e f i n i r p r e s u p u e s t o

ObjetivosVe r b o e n in f i n i t i v o m e d i b l e , o b j e t o -c o s a , c o n d i c i ó n

M etodolog íaP a r t i c i p a t i v a , c o n s t r u c t i v i s t aD i p l o m á t i c a , A r c h i v í s t i c a , P r o c e s o A d m in i s t r a t i v o

Téc nic as e ins trumentosS is t e m a s d e c la s i f i c a c i ó n , t e c n o l o g í a , s i s t e m a s d e o r d e n a c i ó n , o r g a n i za c i ó n d o c u m e n t a l , P r e s e r v a c i ó n , l im p i e za d e d o c u m e n t o s , a d e c u a c i ó n d e e s p a c io s , a d e c u a c i ó n d e s i t i o s d e t r a b a j o g e n e r o s o s , l o g í s t i c a , c o n s e r v a c i ó n f í s i c a .

Rec urs o HumanoD i r e c c i ó n Té c n i c a , o p e r a c i ó n , e t a p a d e va l o r a c i ó n p e r s o n a l in t e r d i s c i p l i n a r i o p a r a l a i n t e r v e n c i ó n d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o e n c o n t r a d o s

Pres upues toD e f i n i r t o d o s l o s r e c u r s o s a c o r t o , m e d i a n o y la r g o p l a zo

C ronog ramaD e f i n i r a c t i v i d a d e s , t i e m p o s , r e c u r s o s h u m a n o s y r e s p o n s a b l e .

B ibliog ra fíaA p o ya r s e e n d o c u m e n t o s b ib l i o g r á f i c o s a r c h i v í s t i c o s y n o rm a s d e l p a í s .

1. E je c u c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o i n t e g r a l

• D e f i n i r e s t r a t e g i a s d e e je c u c i ó n

• Op t im i za r r e c u r s o s

• A t e n d e r c o n t i n g e n c i a s

• A ju s t a r y a p l i c a r p la n e a c i ó n e s t r a t é g i c a

C IC LO V ITAL DE L DOC U M E N TOC IC LO V ITAL DE L DOC U M E N TO

ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO

HISTÓRICO

TRD

TVD

TRDTRDTransferencias primarias

Transferencias secundarias

1. Va lo r a c i ó n d e l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o

• Eva lu a c i ó n d e in f o rm a c ió n d e c u a d r o s d e c la s i f i c a c i ó n

• Eva lu a c i ó n d e la s f e c h a s e s t a b l e c i d a s e n la t a b l a s i n ó p t i c a

• Co n f r o n t a c i ó n y a n á l i s i s d e la s n o rm a s q u e r e g u la n lo s d o c u m e n t o s a va lo r a r

• D e f i n i r d i s p o s i c i ó n f i n a l

1. S o s t e n i b i l i d a d d e l P la n A r c h i v í s t i c o

• I n vo l u c r a r f u n c i o n a r i o s d e c a d a s e c c i ó n d o c u m e n t a l

• Es t a b l e c e r r e s p o n s a b i l i d a d e s

• Es t a b l e c e r r e g l a m e n t o a va la d o p o r a c t o a d m in i s t r a t i v o

• Co n t a r c o n e l r e s p a ld o d e l g r u p o d i r e c t i v o

OBJETIVO Divulgación del Servicio de Archivo

Explotación adecuada de los fondos

Captación de usuarios

RENTABILIDAD DEL SERVICIORENTABILIDAD DEL SERVICIO DE ARCHIVODE ARCHIVO

OR GA N ICEM OS LOS A R CH IVOS CON R ESP ON SA B IL ID A D Y GA N EM OS CON F IA N Z A .

A S Í CON N UES TR O GR A N O D E A R EN A AYUD A R EM OS A CON S TR U IR PA IS .

G R AC IAS

AN A M AR IA C H AV E S C H AU X M etodólog a M es a S ec toria l A rchivos y B ibliotec as

Ins truc tora de A rchivís tic a

achavez@s ena.edu.c o