FONDO ACUMULADO
Co n ju n t o d e d o c u m e n t o s d i s p u e s t o s s i n n in g ú n c r i t e r i o d e o r g a n i za c i ó n a r c h i v í s t i c a , n i l a s m ín im a s c o n d i c i o n e s d e c o n s e r v a c i ó n y s in la p o s i b i l i d a d d e s e r f u e n t e d e in f o rm a c i ó n y
c o n s u l t a . (A r t . 2 A c u e r d o 0 0 2 En e r o 2 3 d e 2 0 0 4 )
• O r g a n i za r lo s f o n d o s a c u m u la d o s d e a c u e r d o c o n
la n o rm a t i v i d a d v ig e n t e y la s p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s .
• D ia g n o s t i c a r l a s c o n d i c i o n e s d e l a r c h i v o
in s t i t u c i o n a l d e a c u e r d o c o n la n o rm a t i v a v i g e n t e
• Ge s t i o n a r la e je c u c i ó n d e l p r o g r a m a a r c h i v í s t i c o
d e a c u e r d o c o n la s n e c e s i d a d e s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s
• C la s i f i c a r lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e a c u e r d o c o n la s Es t r u c t u r a s o r g á n i c o f u n c i o n a l e s e n c o n t r a d a s y n o rm a t i v i d a d v ig e n t e
• O r d e n a r lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o s e g ú n p r o c e d im ie n t o s e s t a b l e c i d o s y n o rm a t i v i d a d v ig e n t e
• D e s c r i b i r l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e a c u e r d o c o n p r o c e d im ie n t o s e s t a b l e c i d o s y n o rm a t i v i d a d v ig e n t e
• Cu a n t i f i c a r l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o d e a c u e r d o c o n n o rm a s t é c n i c a s , p r o t o c o l o s e s t a b l e c i d o s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s
• Eva l u a r lo s r e c u r s o s a d m in i s t r a t i v o s y t e c n o ló g i c o s s e g ú n r e q u e r im ie n t o d e l s i s t e m a a r c h i v í s t i c o in s t i t u c i o n a l .
• Ve r i f i c a r l o s p r o c e s o s d e g e s t i ó n d o c u m e n t a l y l o s f l u j o s d e in f o rm a c ió n a p a r t i r d e la p o l í t i c a in s t i t u c i o n a l y n o rm a s t é c n i c a s .
• E la b o r a r p r o g r a m a s a r c h i v í s t i c o s d e a c u e r d o c o n n e c e s i d a d e s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s .
• Fo rm u la r l o s p r o ye c t o s a r c h i v í s t i c o s d e a c u e r d o c o n n o rm a s e s t a b l e c i d a s y p o l í t i c a s in s t i t u c i o n a l e s .
1. Fas e de 1. Fas e de Identific ac ión/ Identific ac ión/ c la s ific ac iónc la s ific ac ión
3. Fas e de 3. Fas e de des c ripc ióndes c ripc ión
4. Fas e de 4. Fas e de va lorac ión y va lorac ión y
s elec c ións elec c ión
5. Fas e de 5. Fas e de c ons ervac ión/ c ons ervac ión/ res taurac iónres taurac ión
2. Fas e de 2. Fas e de ordenac iónordenac ión
Fo n d o
S e c c i o n e s
S u b s e c c i o n e s
S e r i e s
S u b s e r i e s
Trabajos de clasificación
S e a p l i c a e l p r i n c i p i o d e o r d e n o r i g i n a l
Fo l i a c i ó n d e 1 a n
SISTEMAS DE ORDENACION UNIVERSAL:
NUMÉRICA O ALFABÉTICA
INVESTIGACION DISCIPLINARIA 01 1993
INVESTIGACION DISCIPLINARIA 03 1993
INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA 02 1993
DENUNCIA
INDAGACIONES
DESCARGOS
PRUEBAS
FALLO
CIERRE
APERTURA
Trabajos de ordenación
Es e l p r o c e s o d e a n á l i s i s d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o o d e s u s a g r u p a c i o n e s , m a t e r i a l i za d o e n r e p r e s e n t a c i o n e s q u e p e rm i t a n s u id e n t i f i c a c i ó n , lo c a l i za c i ó n y r e c u p e r a c i ó n d e s u in f o rm a c ió n p a r a la g e s t i ó n o la in v e s t i g a c i ó n .
1. Co m p i l a c i ó n d e l a i n f o rm a c ió n
2. E la b o r a c i ó n d e l d ia g n ó s t i c o
3. E la b o r a c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o in t e g r a l
4. E je c u c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o i n t e g r a l
5. Va lo r a c i ó n d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o
6. S o s t e n i b i l i d a d d e l p la n a r c h i v í s t i c o
1. Co m p i l a c i ó n d e l a in f o rm a c ió n
• H is t o r i a d e la e n t i d a d
• A n á l i s i s d e l e s t a d o d e l f o n d o a c u m u la d o y la c o n s e r v a c i ó n
• A c t o s a d m in i s t r a t i v o s d e c r e a c i ó n o r e e s t r u c t u r a c i ó n
• L e va n t a m ie n t o d e o r g a n ig r a m a s
• L e va n t a m ie n t o d e c u a d r o s d e c l a s i f i c a c i ó n
1. E la b o r a c i ó n d e l d ia g n ó s t i c o
• M e d i c i ó n d e l a r c h i v o
• D e f i n i c i ó n d e r e c u r s o s
• Eva lu a c i ó n d e r e c u r s o s e x i s t e n t e s
• P r o ye c c i ó n d e r e c u r s o s t e c n o l ó g i c o s
• Eva lu a c i ó n y a j u s t e s d e lo s p r o c e s o s d e g e s t i ó n d o c u m e n t a l
D IA GN OS TICO
N iv e l d e o r g a n i za c i ó n d o c u m e n t a l
Id e n t i f i c a r : Fo n d o s
S e c c i o n e s , S u b s e c c i o n e s
Fe c h a s Ex t r e m a s
A s u n t o s
Vo lu m e n
C U B O:C U B O:
Ac = 6 a 2
V c = a 3
PAR ALE LE P ÍPEPAR ALE LE P ÍPEDO:DO:
Ap= 2 (a b + a c + b c )
V = a x b x c
Documentos
Documentos
Vp= a x b x cVp = 0,6mt x 3,50mt x 1,95mtVp = 4,095mt3
2,40 2,40
2,40
VOLUMEN
Vc = a3
Vc = (2,40mt)3
Vc = 13,824mt3
0,6
1,95
3,50
DocumentosDocumentos
Ap = 2 (ab + ac + bc)
Ap = 2 [(3,50mt) (0.6mt) + (3,50mt) (1,95) + (0,6) (1,95)]
Ap = 2 [2,1 + 6,825 + 1,17]
Ap = 2 [10,095]
Ap = 20,19mt2
2,40 2,40
2,40
AREA
Ac = 6a2
Ac = 6 (2,40mt)2
Ac = 6 (5.76mt)2
Ac = 34,56mt2
0,6
1,95
3,50
Documentos Documentos
Para pasar de: Multiplicar: Obtiene:Metros lineales 0.172413 Metros cuadrados
Metros lineales 0.06927 Metros cúbicos
Metros lineales 0.0336 Toneladas
Metros cuadrados 5.8 Metros lineales
Metros cuadrados 0.015384 Metros cúbicos
Metros cuadrados 0.1948799 Toneladas
Metros cúbicos 14.4362 Metros lineales
Metros cúbicos 2.49 Metros cuadrados
Metros cúbicos 0.48484 Toneladas
Toneladas 29.7619 Metros lineales
Toneladas 5.13136 Metros cuadrados
Toneladas 2.062536 Metros cuadrados
1. E la b o r a c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o in t e g r a l
• D e f i n i r o b j e t i v o s
• P la n t e a m ie n t o a l a r g o y c o r t o p l a zo
• Eva lu a c i ó n d e r e c u r s o s e x i s t e n t e s
• P r o ye c c i ó n d e r e c u r s o s t e c n o l ó g i c o s
• D e f i n i r c r o n o g r a m a
• D e f i n i r p r e s u p u e s t o
ObjetivosVe r b o e n in f i n i t i v o m e d i b l e , o b j e t o -c o s a , c o n d i c i ó n
M etodolog íaP a r t i c i p a t i v a , c o n s t r u c t i v i s t aD i p l o m á t i c a , A r c h i v í s t i c a , P r o c e s o A d m in i s t r a t i v o
Téc nic as e ins trumentosS is t e m a s d e c la s i f i c a c i ó n , t e c n o l o g í a , s i s t e m a s d e o r d e n a c i ó n , o r g a n i za c i ó n d o c u m e n t a l , P r e s e r v a c i ó n , l im p i e za d e d o c u m e n t o s , a d e c u a c i ó n d e e s p a c io s , a d e c u a c i ó n d e s i t i o s d e t r a b a j o g e n e r o s o s , l o g í s t i c a , c o n s e r v a c i ó n f í s i c a .
Rec urs o HumanoD i r e c c i ó n Té c n i c a , o p e r a c i ó n , e t a p a d e va l o r a c i ó n p e r s o n a l in t e r d i s c i p l i n a r i o p a r a l a i n t e r v e n c i ó n d e lo s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o e n c o n t r a d o s
Pres upues toD e f i n i r t o d o s l o s r e c u r s o s a c o r t o , m e d i a n o y la r g o p l a zo
C ronog ramaD e f i n i r a c t i v i d a d e s , t i e m p o s , r e c u r s o s h u m a n o s y r e s p o n s a b l e .
B ibliog ra fíaA p o ya r s e e n d o c u m e n t o s b ib l i o g r á f i c o s a r c h i v í s t i c o s y n o rm a s d e l p a í s .
1. E je c u c i ó n d e l p la n a r c h i v í s t i c o i n t e g r a l
• D e f i n i r e s t r a t e g i a s d e e je c u c i ó n
• Op t im i za r r e c u r s o s
• A t e n d e r c o n t i n g e n c i a s
• A ju s t a r y a p l i c a r p la n e a c i ó n e s t r a t é g i c a
C IC LO V ITAL DE L DOC U M E N TOC IC LO V ITAL DE L DOC U M E N TO
ARCHIVO GESTIÓN
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO
HISTÓRICO
TRD
TVD
TRDTRDTransferencias primarias
Transferencias secundarias
1. Va lo r a c i ó n d e l o s d o c u m e n t o s d e a r c h i v o
• Eva lu a c i ó n d e in f o rm a c ió n d e c u a d r o s d e c la s i f i c a c i ó n
• Eva lu a c i ó n d e la s f e c h a s e s t a b l e c i d a s e n la t a b l a s i n ó p t i c a
• Co n f r o n t a c i ó n y a n á l i s i s d e la s n o rm a s q u e r e g u la n lo s d o c u m e n t o s a va lo r a r
• D e f i n i r d i s p o s i c i ó n f i n a l
1. S o s t e n i b i l i d a d d e l P la n A r c h i v í s t i c o
• I n vo l u c r a r f u n c i o n a r i o s d e c a d a s e c c i ó n d o c u m e n t a l
• Es t a b l e c e r r e s p o n s a b i l i d a d e s
• Es t a b l e c e r r e g l a m e n t o a va la d o p o r a c t o a d m in i s t r a t i v o
• Co n t a r c o n e l r e s p a ld o d e l g r u p o d i r e c t i v o
OBJETIVO Divulgación del Servicio de Archivo
Explotación adecuada de los fondos
Captación de usuarios
RENTABILIDAD DEL SERVICIORENTABILIDAD DEL SERVICIO DE ARCHIVODE ARCHIVO
OR GA N ICEM OS LOS A R CH IVOS CON R ESP ON SA B IL ID A D Y GA N EM OS CON F IA N Z A .
A S Í CON N UES TR O GR A N O D E A R EN A AYUD A R EM OS A CON S TR U IR PA IS .
G R AC IAS
AN A M AR IA C H AV E S C H AU X M etodólog a M es a S ec toria l A rchivos y B ibliotec as
Ins truc tora de A rchivís tic a
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