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Formation des utilisateurs
Janvier 2009
Découverte de l’application
2
Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
3
Introduction
Pourquoi changer d’application financière et comptable?• Nabuco, une application en fin de vie• Besoin d’un outil performant, à la hauteur des enjeux de 2010 : certification des
comptes, contrôle interne, comptabilité analytique• Moderniser et simplifier les opérations comptables et budgétaires : flux de dépenses et
de recettes, mouvements budgétaires
Pourquoi SIFAC (Système d’Information Financier, Analytique et Comptable) ?
• Un produit performant issu du secteur privé et adapté aux universités par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Établissements)
• Un produit permettant de répondre aux exigences liées au transferts des compétences prévues par la loi LRU
• Un produit retenu par l’ensemble des universités bretonnes (+Nantes) dans une démarche mutualisée
Quels sont les impacts pour les composantes et services de Rennes 2?• Une réadaptation des gestionnaires à un nouvel outil• Quelques changements dans les procédures budgétaires et comptables• A terme, une valeur ajoutée pour le suivi et la qualité des opérations budgétaires et
comptables
4
Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
5
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP (SAP = Progiciel de Gestion Intégrée).
SIFAC = certaines « briques » de SAP
Seuls les modules en rouge sont utilisés pour
répondre aux besoins de gestion financière et
comptable des établissements
d’enseignement supérieur.
FMFMComptabilité budgétaire
SAPProgiciel de
Gestion Intégrée
SDSD COCOContrôle de
gestion
FIFIComptabilité
générale
TVTVGestion des
frais de mission
AMAMGestion des
immobilisations
MMMMGestion des
achats
Administration des ventes
PPPPGestion de la
production
LELEGestion des flux
logistiques
PMPMGestion des
usinesHRHRGestion des
ressources humaines
PSPSGestion de
projet
6
Des briques communicantes
FMFMComptabilité budgétaire
SAPProgiciel de
Gestion Intégrée
SDSD COCOContrôle de
gestion
FIFIComptabilité
générale
TVTVGestion des
frais de mission
AMAMGestion des
immobilisations
MMMMGestion des
achats
Administration des ventes
PPPPGestion de la
production
LELEGestion des flux
logistiques
PMPMGestion des
usines
HRHRGestion des ressources humaines
PSPSGestion de
projet
■ Chaque module possède sa propre structure, concordante avec celles des autres modules.
■ Les opérations comptables et budgétaires dans SIFAC font appel à plusieurs modules.Exemple, pour une dépense, les modules MM, CO et FI sont utilisés.
7
Organisation de l’Université RENNES 2 dans SIFAC
Rennes 2 hors SAICRennes 2 hors SAIC
UFRUFRServices communsServices communs
SAICSAIC
CRCR
ÉtablissementÉtablissement
CRCR CRCR
Nive
au 1
Nive
au 2
Nive
au 3
CRCR
Nive
au 0
8
Les principaux objets des structures SIFAC
Objet Niveau Valeurs possibles Module
Périmètre financier 0 ETAB FM
Organisation d’achat 0 ETAB MM
Périmètre analytique 0 ETAB CO
Organisation commerciale
1 R2, SAIC SD
Société 1 R2, SAIC FI
Agence commerciale 2 codes des UB. 450 (pour SAIC) SD
Centre financier 1, 2 et 3 codes des UB et CR. SAIC (niv 1) FI
Centre de profit 3
(2)
codes des CR.
(codes UB, non utilisés)
CO
Centre de coût 3
(2)
codes des axes analytiques d’un CF
(codes UB et CR, non utilisés)
CO
9
Les principaux objets des structures SIFAC
Objet Niveau Valeurs possibles Module
Division
(= secteur TVA)
1 • Pour R2 :
- R2EX = secteur exonéré (dépenses)
- R2TA = secteur taxé (recettes) - R2MI = secteur mixte (non utilisé)
- R2HC = secteur hors champ (prestations internes)
• Pour SAIC :
- SATA = secteur taxé (dépenses et recettes)
- SAHC = secteur hors champ
FI
10
Structure budgétaire de l’Etablissement
450450
450Q0450Q0
ETABETAB
R2R2
CF niveau 2 (UB)CF niveau 2 (UB)
CF niveau 3 (CR)CF niveau 3 (CR) CF niveau 3 (CR)CF niveau 3 (CR)
Centres de coût
Centre de profit
Centres de coût
Centre de profit
Centre financier : porte le budget et les contrôles budgétaires (UB par masse et CR par enveloppe)Centre de coûts : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytiqueCentre de profit : collecteur de recettes (un par CF)
Nive
au 0
Nive
au 1
Nive
au 2
Nive
au
3
11
Structure budgétaire (extrait du 903)
12
Centres financiers, centres de coûts et centres de profit des UB 903 et 905
ETABETAB
R2R2
903903
903C0903C0 905E0905E0
Nive
au 0
Nive
au 1
Nive
au 2
Nive
au
3
905905
903C0-ACC
903C0-REA
903C0-SCO
903C0-…
903C0
Centre de profit (1 seul par CF)
Centres de coûts (n par CF)
905E0-ACC
905E0-REA
905E0-SCO
905E0-…
905-E0
13
Libellés des centres de coût pour la Recherche
Appels à projets publics et subventions à la recherche : veille et sensibilisation
Appels à projets publics et subventions à la recherche : montage de projet
Appels à projets publics et subventions à la recherche : mise en œuvre des projets
Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : détection de projet et recherche de partenaires
Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : sensibilisation
Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : ingénierie de projet
Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : réalisation des projets
Valorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : protection et transfert des résultats
Diffusion des résultats de recherche : colloques
Diffusion des résultats de recherche : publications
Formation doctorale : soutenance de thèses
Formation doctorale : enseignements transversaux
Formation doctorale : mobilité des doctorants et recherche de financements
Formation doctorale : administrer la scolarité
Développement et représentation au sein des réseaux de recherche
14
Libellés des centres de coût pour la Formation
Diffusion de l'information sur les programmes
Administrer la scolarité
Information, accueil, inscription et orientation de l'étudiant
Réalisation des enseignements en présentiel
Enseignements en ligne : production
Enseignements en ligne : exploitation, accompagnement, tutorat
Accompagnement de l'étudiant : tutorats
Accompagnement de l'étudiant : soutien
Mobilité internationale sortante étudiante : études
Mobilité internationale sortante étudiante : stages
Attractivité internationale étudiante
Suivi du devenir des étudiants
15
Libellés des centres de coût pour la Vie étudiante
Santé et action sociale étudiante
Soutien à la vie associative et sportive étudiante
Actions relatives au handicap
16
Libellés des centres de coût pour les Services d’appui
SI, téléphonie et multimédia
Accès aux ressources numériques
Patrimoine immobilier
Maintenance immobilière, espaces verts et sécurité
Logistique
GFI
GRH
Fonctionnement administratif
Communication
Mobilité internationale entrante et sortante des enseignants chercheurs
17
Libellés des centres de coût pour la diffusion des savoirs et le pilotage
Activités culturelles permanentes ou saisonnières
Evénements culturels ponctuels
Edition
Acquisition des ressources documentaires
Amélioration de l'accéssibilité aux ressources documentaires
Accueil des usagers de la documentation
Conservation des ressources documentaires
Formation à la méthodologie documentaire
Echange des ressources avec d'autres bibliothèques
Captation et diffusion en ligne de la culture scientifique et technique
Pilotage stratégique et opérationnel
18
Exemple : Centres de Coûts du 903B1
19
Exemple : Centres de Coûts du 903D0
Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait :
20
9
1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget.
2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts.
3 - Sur les Destinations.
La structure SIFAC : Question 1
21
Dans SIFAC, l’imputation des recettes et des dépenses se fait :
21
1 - Sur les Centres financiers, objets portant le budget.
2 - Sur les Centres de Profit et les Centres de Coûts.
3 - Sur les Destinations.
La structure SIFAC : Question 1
0%
100%
0%
La structure SIFAC : Question 2
Qu’est-ce qu’un Centre de coût?
22
51
1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires.
2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique.
3 - Un collecteur de recettes
La structure SIFAC : Question 2
2323
1 - L’objet SIFAC qui porte le budget et les contrôles budgétaires.
2 - Un collecteur de dépenses représentant un objet de la comptabilité analytique.
3 - Un collecteur de recettes
2%
92%
6%
Qu’est-ce qu’un Centre de coût?
La structure SIFAC : Question 3
A un Centre financier, peuvent être rattachés :
24
48
1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts
2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit
3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit
La structure SIFAC : Question 3
2525
1 - Un seul Centre de Profit et plusieurs Centres de Coûts
2 - Un seul Centre de Coûts et plusieurs Centres de Profit
3 - Plusieurs Centres de Coûts et plusieurs Centres de Profit
83%
13%
4%
A un Centre financier, peuvent être rattachés :
26
Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
27
Un nouveau vocabulaire
Dans NABUCO Dans SIFAC
UB, CR Centres financiers
Destination Domaine fonctionnel
Rubrique Compte budgétaire
Compte comptable Compte comptable
Pas d’équivalent Fonds (= origine des fonds pour une recette)
Pas d’équivalent Centres de coûts (dépenses). Rattaché à 1 CF
Centre de profit (recettes). Rattaché à 1 CF
Pas d’équivalent OTP : Organigrammes Techniques de Projet e-OTP: élément d’organigramme technique de projet. Pour la gestion et le suivi des conventionsProgramme de Financement (PFI) : ensemble des prévisions de recettes et dépenses d’un ou plusieurs e-OTP (budget d’une convention).
28
Un nouveau vocabulaire
Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté.Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité.
Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables.
Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF). Pour les recettes, la destination doit être renseignée avec la valeur « RECET ».
Fonds : définit l’origine des fonds (DGF, CPER, Contrat quadriennal, contrats, droits d’inscription…). Pour les dépenses, le fonds doit être renseigné avec la valeur « DEPENSES ».
Centre de coût : collecteur des dépenses et outil de comptabilité analytique.
Centres de profit : collecteur de recettes. Il n’existe qu’un centre de profit par centre financier.
29
Un nouveau vocabulaire
OTP : Organigramme Technique de Projet, « coque » contenant des éléments d’OTP (e-OTP) sous forme hiérarchisée pour modéliser un projet, une convention, un colloque une opération de travaux. Un OTP permet un suivi budgétaire précis et pluriannuel d’une opération. Le Contrat quadriennal, le CPER et quelques conventions sont suivis à laides d’OTP.
e-OTP : élément d’OTP. Les recettes et dépenses d’une convention sont imputées sur un e-OTP. Exemple : pour l’imputation d’une dépense sur l’objectif opérationnel 1.1 du Contrat quadriennal, pour le CF 901B0, l’e-OTP à choisir a pour code CQ0811-1-1-B0.
Programme de financement (PFI): enveloppe budgétaire pour conventions/opérations. Exemple : le PFI de l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal a pour code CQ0811-1-1.
30
Rattachement d’un OTP à la structure budgétaire Exemple du Contrat quadriennal
R2
900 903 905
905-E0 905-E1 903-C0
CC 900 CP 900
CC R2
CC 905-E1 ACC CC 903-C0-ACC
CC 905 CC 903 CP 903
CP 905-E1
CP 905
CP R2
CP903-C0 CP 905-E0
Contrat quadriennal 2008-2011 CQ0811
PFI OO 1.1 : CQ0811-1-1
Centre Financier
Centre coût
eOTP
OO 1.1 CQ0811-1-1
OO 1.2 CQ0811-1-2
Axe 1 CQ0811-1
OO 2.1
CC 903-C0-REA
CC 905-E0 ACC
CC 905-E0 REA
Recettes CQ0811-REC
1 PFI pour les recettes
OO 1.1-C0 CQ0811-1-1-C0
OO 1.1-E0 CQ0811-1-1-E0
PFI OO 2.1
PFI OO 1.2 : CQ0811-1-2
Axe 2 CQ0811-2
Imputation des dépenses sur l’OO 1.1-
C0 et sur n’importe quel CC du CF 903-C0
Imputation des dépenses sur l’OO 1.1-
E0 et sur n’importe quel CC du CF 903-E0
Centre profit
OTP
31
Un nouveau vocabulaire
Dans NABUCO Dans SIFAC
Dépenses
Clefs CSA (seuils des marchés)
Dépenses
Groupes de marchandises
Chaque dépense s’impute sur un groupe de marchandises (= clef CSA Nabuco + nouveaux groupes de marchandises).
A 1 marché correspond un groupe de marchandises le plus représentatif de la dépense.
Ex : marché « fournitures de bureau et consommables informatiques »
groupe de marchandises 38.01 : petites fournitures de bureau
Recettes
Pas d’équivalent
Recettes :
L’article est l’équivalent de la clef CSA pour la dépense.
32
Un nouveau vocabulaire
Dans NABUCO Dans SIFAC
Code TVA (recettes et dépenses)
Division (hors-champ, taxé, exonéré)Code TVA
Lucrativité (recettes) Domaine d’activité (lucratif, non lucratif, exonéré)
Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco :
33
46
1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel.
2 - Le Centre de Coûts et le Fonds.
3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel.
Un nouveau vocabulaire : Question 1
3434
1 - Le Centre de Coûts et le Domaine fonctionnel.
2 - Le Centre de Coûts et le Fonds.
3 - Le Centre Financier et le Domaine fonctionnel.
20%
9%
72%
Dans SIFAC, quels sont les équivalents du CR et de la destination Nabuco :
Un nouveau vocabulaire : Question 1
Un nouveau vocabulaire : Question 2
Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur :
35
34
1 - Un Centre de Coûts uniquement.
2 - Un e-OTP uniquement.
3 - Un e-OTP et un Centre de Coût.
4 - Un Programme de Financement.
36
Une dépense relative au Contrat quadriennal doit être imputée sur :
36
1 - Un Centre de Coûts uniquement.
2 - Un e-OTP uniquement.
3 - Un e-OTP et un Centre de Coût.
4 - Un Programme de Financement.
0%
3%
97%
0%
Un nouveau vocabulaire : Question 2
Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)?
37
48
1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.
2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.
3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité.
Un nouveau vocabulaire : Question 3
3838
1 - Exonéré, taxé, mixte, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.
2 - Exonéré, hors champ. L’objet SIFAC correspondant est la Division.
3 - Lucratif, non lucratif, exonéré. L’objet SIFAC correspondant est le Domaine d’activité.
75%
8%
17%
Quelles sont les secteurs de TVA utilisés pour l’imputation d’une dépense (hors SAIC)?
Un nouveau vocabulaire : Question 3
39
Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
40
Le budget Le budget d’un CF (centre financier) est constitué de lignes
d’adresse budgétaire. Exemples de 3 lignes d’adresse budgétaire du 901B0 :
CF Cpte budgétaire
Dom. fonct Fonds Prog Fin Montant
901B0 6064 ADIV DEPENSES NA 100
901B0 6065 LDIV DEPENSES CQ0811-1-1 200
901B0 7012 RECET 111 NA 50
Explications :
1è ligne : prévision de dépense hors e-OTP
2è ligne : prévision de dépense pour l’objectif opérationnel 1-1 du Contrat quadriennal
3è ligne : prévision de recette hors e-OTP
Remarques :
Comme dans Nabuco, montant prévisionnel des dépenses n’est pas obligatoirement égal à celui des recettes.
Ne pas confondre Programme de financement (PFI) et e-OTP.
41
Les contrôles budgétaires
Elément d’adresse budgétaire
Contrôle budgétaire
Centre Financier Contrôle de l’enveloppe du CF
Compte budgétaire Contrôle par masse (fonctionnement, investissement, salaires) au niveau de l’UB
Domaine fonctionnel Pas de contrôle
Fonds Pas de contrôle
Programme de Financement Contrôle de l’enveloppe du PFI et contrôle par chapitre budgétaire au sein de chaque PFI
Remarques :
La non-limitativité des crédits par domaine fonctionnel nécessite un renforcement de la qualité du suivi budgétaire par les gestionnaires.
Le problème de « fongibilité » des crédits entre CF d’une même UB rencontré dans Nabuco perdure dans SIFAC.
Les virements et réajustements sont particulièrement simples à effectuer dans SIFAC,
Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire?
42
46
1 - Le Compte budgétaire.
2 - Le Domaine fonctionnel.
3 - Le Fonds.
4 - Le Centre de coûts.
5 - Le Programme de Financement.
6 - Le Centre financier.
Le budget : Question 1
4343
1 - Le Compte budgétaire.
2 - Le Domaine fonctionnel.
3 - Le Fonds.
4 - Le Centre de coûts.
5 - Le Programme de Financement.
6 - Le Centre financier.
2%
2%
9%
72%
4%
11%
Parmi les objets ci-dessous, lequel ne fait pas partie de l’adresse budgétaire?
Le budget : Question 1
Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire?
44
37
1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds.
2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement.
3 - Le Fonds et le Programme de financement.
Le budget : Question 2
4545
1 - Le Domaine fonctionnel et le Fonds.
2 - Le Domaine fonctionnel et le Programme de financement.
3 - Le Fonds et le Programme de financement.
95%
5%
0%
Quels sont les 2 objets qui ne comportent aucun contrôle budgétaire?
Le budget : Question 2
46
Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
47
Les règles de dérivation
A B
Une dérivation est une détermination automatique d’une valeur à partir d’une autre valeur saisie.
Lorsque la valeur B est déterminée par la valeur A on dit que A dérive B.
B est automatiquement renseigné si A est renseigné.
On dit que A dérive B
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :dépense hors e-OTP
Fonds
=> « DEPENSES »
Compte comptable
Compte budgétaire
Centre de coûts
Centre financier
Domaine fonctionnel
Groupe de marchandises ET type d’imputation
(invest., fonct.,)
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :dépense sur e-OTP
Fonds
=> « DEPENSES »
Compte comptable
Compte budgétaire
Domaine fonctionnel
Groupe de marchandises ET type d’imputation
(invest., fonct.,)
eOTP
Programme de financement
Centre financier
Centre de coûts
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :recettes hors e-OTP
Compte comptable
Compte budgétaire
Article FondsCentre de profits
Centre financier
Domaine fonctionnel
=> « RECET »
Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés.
Les règles de dérivation entre les axes d’imputation :recettes sur e-OTP
Compte comptable
Compte budgétaire
Article FondsDomaine
fonctionnel
=> « RECET »
eOTP
Programme de financement
Centre financier
Centre de profit
Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier?
52
55
1 - Le Domaine fonctionnel
2 - Le Centre de Coûts
3 - Le Centre de Profit
4 - L’e-OTP
Les règles de dérivation : Question 1
5353
1 - Le Domaine fonctionnel
2 - Le Centre de Coûts
3 - Le Centre de Profit
4 - L’e-OTP
76%
7%
2%
15%
Parmi ces objets, lequel ne dérive pas le Centre Financier?
Les règles de dérivation : Question 1
Pour une dépense, à partir de quels éléments est déterminé le compte budgétaire :
54
54
1 - Le Compte comptable et le Groupe de marchandises.
2 - Le type de dépense (fonct/invest) et le compte comptable.
3 - Le type de dépense (fonct/invest) et le Groupe de marchandises.
Les règles de dérivation : Question 2
5555
1 - Le Compte comptable et le Groupe de marchandises.
2 - Le type de dépense (fonct/invest) et le compte comptable.
3 - Le type de dépense (fonct/invest) et le Groupe de marchandises.
37%
6%
57%
Pour une dépense, à partir de quels éléments est déterminé le compte budgétaire :
Les règles de dérivation : Question 2
56
Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
57
Un flux de dépense modernisé
Dans NABUCO Dans SIFAC
Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papierLe bordereau de mandat et les mandats sont remplacés par une liste de factures
L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité :
L’attestation de service fait impacte la comptabilité :
Imputation analytique (CC)
Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises)
• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux
Service fait
Impact budgétaire,
comptable et analytique
Service fait• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux
58
Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC
Engagement provisionnel ou
spécifique (optionnel)
Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture et
enregistrement définitif
Liquidation
Annuel Pluriannuel(conventions…)
Ordonnateur
Visa et paiement
Visa ordonnateur
NABUCO
SIFAC
Engagement provisionnel ou
spécifique(optionnel)
Engagement juridique – Bon de commande
Service fait Liquidation, mandatement
Liquidation
Annuel
Ordonnateur Comptable
Visa et paiement
Visa ordonnateur et mise sous
bordereau
Impact budgétaire, comptable et analytique
Impact budgétaire
Impact comptable
Réservation de crédits
Réservation de crédits Impact comptablecomplémentaire
Comptable
59
La saisie d’un engagement ou bon de commande
Principales informations à renseigner dans NABUCO
Principales informations à renseigner dans SIFAC
UB, CR Centre de Coût (CC). Le CC « dérive » le Centre financier sur lequel les crédits seront consommés
Rubrique budgétaire (compte budgétaire)
Groupe de marchandises (ex : 15.02 papiers et cartons) et type de dépense (fonctionnement ou investissement).
Destination Domaine fonctionnel
Code TVA Division, code TVA
Fonds : origine des fonds (valeur unique : DEPENSES)
Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention
…
Dans SIFAC, les mandats et bordereaux de mandats sont supprimés et remplacés par :
60
50
1 - Les factures fournisseurs + une liste récapitulative, documents édités après leurs saisies dans SIFAC
2 - Une liste récapitulative des factures fournisseurs, éditée après leurs saisies SIFAC
3 - Aucun document papier, les données saisies dans SIFAC suffisent à l’agence comptable
Le flux d e dépenses : Question 1
6161
1 - Les factures fournisseurs + une liste récapitulative, documents édités après leurs saisies dans SIFAC
2 - Une liste récapitulative des factures fournisseurs, éditée après leurs saisies SIFAC
3 - Aucun document papier, les données saisies dans SIFAC suffisent à l’agence comptable
72%
24%
4%
Dans SIFAC, les mandats et bordereaux de mandats sont supprimés et remplacés par :
Le flux d e dépenses : Question 1
Pourquoi la saisie du service fait est-elle une étape importante du flux de dépense?
62
50
1 - Elle déclenche des écritures dans les 3 comptabilités (budgétaire, générale et analytique)
2 - On ne peut alors plus modifier la commande
3 - La saisie du service fait dérive le compte budgétaire
Le flux de dépenses : Question 2
6363
1 - Elle déclenche des écritures dans les 3 comptabilités (budgétaire, générale et analytique)
2 - On ne peut alors plus modifier la commande
3 - La saisie du service fait dérive le compte budgétaire
92%
2%
6%
Pourquoi la saisie du service fait est-elle une étape importante du flux de dépense?
Le flux de dépenses : Question 2
64
Un flux de recette modernisé
Dans NABUCO Dans SIFAC
Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…).
Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique)
Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier
Pas d’émission de titres de recettes.
Pour les contrats :
1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes
2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier
65
Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC
NABUCO
SIFAC
Comptable
Contrat, convention, notification
Prise en charge comptable
Création du titre de recettes
Service financier
Mise sous bordereaux de
titresEncaissement
Document de facturation
Document de vente (contrat, commande)
Prise en charge comptable
Comptable
Préfacture(remplace
facture Excel)
Enregistrement complet
Encaissement
Impact budgétaire,
comptable et analytique
Impact budgétaire
Impact comptable
Composante
Création et émission de la facture (hors Nabuco)
Service financierComposante
Contrat, commande convention*, notification
Émission des factures (contrats)
Composante
Visa ordonnateur (contrat,
commande)
Liste des factures, justificatifs
Composante
Visa ordonnateur (contrats)
Demande de paiement
(subvention)
Bordereaux, titres, justificatifs
Demande de paiement (subvention)
Justificatifs
Justificatifs
* Flux particulier
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La saisie d’une commande client (recette)
Principales informations à renseigner dans NABUCO
Principales informations à renseigner dans SIFAC
UB, CR Centre de Profit (CP)
Rubrique budgétaire (compte budgétaire)
Article
Destination (RE) Domaine fonctionnel (valeur unique : RECET)
Code TVA Division, code TVA
Domaine d’activité (lucrativité)
Fonds : origine des fonds (ANR, Ministère,…)
Élément d’OTP : pour imputation éventuelle sur convention
…
Dans le cas d’un contrat de prestation, quel document est envoyé au client?
67
57
1 - Une facture éditée sous Word ou Excel
2 - Une facture éditée via SIFAC, avant visa du service financier
3 - Une facture éditée via SIFAC, après visa du service financier
Le flux de recettes : Question 1
6868
1 - Une facture éditée sous Word ou Excel
2 - Une facture éditée via SIFAC, avant visa du service financier
3 - Une facture éditée via SIFAC, après visa du service financier
0%
11%
89%
Dans le cas d’un contrat de prestation, quel document est envoyé au client?
Le flux de recettes : Question 1
A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC?
69
59
1 - Au moment de la saisie de la facture client.
2 - Au moment du visa du service financier.
3 - Au moment de la prise en charge par le comptable.
Le flux de recettes : Question 2
7070
1 - Au moment de la saisie de la facture client.
2 - Au moment du visa du service financier.
3 - Au moment de la prise en charge par le comptable.
5%
15%
80%
A quel moment se fait l’impact budgétaire d’une recette dans SIFAC?
Le flux de recettes : Question 2
Concernant cette présentation générale de SIFAC, vous sentez-vous prêt à suivre les autres modules
de formation :
71
54
1 - Oui tout à fait
2 - Oui après relecture de ce support
3 - Non, cette présentation me semble encore trop confuse.
4 - Non, je n’ai rien compris.
Fin de la présentation générale
72
1 - Oui tout à fait
2 - Oui après relecture de ce support
3 - Non, cette présentation me semble encore trop confuse.
4 - Non, je n’ai rien compris.
19%
57%
11%
13%
Concernant cette présentation générale de SIFAC, vous sentez-vous prêt à suivre les autres modules
de formation :
Fin de la présentation générale
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Sommaire
1. Introduction
2. La structure SIFAC
3. Un nouveau vocabulaire
4. Le budget
5. Les règles de dérivation
6. Les flux des dépenses et des recettes
7. Démonstration de SIFAC
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Démonstration de SIFAC
Connexion utilisateur : compte Sesame
Droits utilisateurs de composante ou service : Métier gestionnaire (métier 8): dépenses, virements/réajustements, missions,
recettes + éditions et consultations Métier consultation (métier 11): éditions et consultations seulement
Pour chaque utilisateur : droits d’accès à la structure budgétaire qui le concerne
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Démonstration de SIFAC Dans le répertoire « Rep-Adm » du bureau, ouvrir le dossier SIFAC Double cliquer sur la base à laquelle on souhaite se connecter
P31 – 500 = Base de production (réelle)
T31 – 310 = Base de pré-production (pour tests)
T31 – 350 = base de formation
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Démonstration de SIFAC Connexion utilisateur : saisie du compte Sesame
Sélectionner Rennes 2 puis saisir son compte Sesame
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Démonstration de SIFAC Page d’accueil
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Démonstration de SIFAC
Les principaux boutons utilisés :
Touche magique = Entrée
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Démonstration de SIFAC Organisation générale d’une page pour une transaction
Boutons spécifiques de la transaction
Données d’en-tête
Synthèse de poste
Détail d’un poste
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SIFAC Assistance
Equipe SIFAC Service financier : H. Aridon, C. BasléAgence comptable : A. Laot, C. MarcellinService marchés : C. Le Gendre, F. FlauxComposantes : S. Denis, S. BruneauCRI : S. MeunierContrôle de gestion : G. de Marcillac
Diffusion des messages aux composantes
Liste de diffusion : sifac-r2
Information, assistance
Espace SIFAC (CURSUS)[email protected](Demande d’assistance par mel uniquement avec copie écran)
Merci de votre attention
Vos questions …