Proyecto Instructivo Sobre Formulación de Términos de Referencia TDR válido para Perú
Instructivo: Formulacin de Especificaciones Tcnicas para la
Contratacin de Bienes y Trminos de Referencia para la Contratacin
de Servicios y Consultoras en General
ANEXO N 03DETERMINACIN DE LOS TRMINOS DE REFERENCIA PARA LA
CONTRATA CIN DE SERVICIOS DE CONSULTORAS EN GENERAL1. DENOMINACIN
DE LA CONTRATACINIndicar una breve descripcin del requerimiento y
sealar la denominacin de la consultora a ser contratada.Ejemplo:
Denominacin de la contratacin: Servicio de consultora para la
elaboracin del Plan Estratgico.2. FINALIDAD PBLICADescribir el
inters pblico que se persigue satisfacer con la
contratacin.Ejemplo: En el caso de contratacin del servicio de
consultora para la elaboracin del Plan Estratgico, podra
considerarse lo siguiente:Considerando los nuevos lineamientos en
materia de planeamiento, sumado a ste el enfoque de presupuesto por
resultados, se requiere contar con lineamientos rectores de la
gestin en el mediano plazo, que permitan optimizar la gestin de
esta Institucin en beneficio de sus clientes internos y externos.
En este contexto, se ha considerado prioritaria la elaboracin del
Plan Estratgico Institucional-PEI de la Entidad para el perodo
2012-2016, por lo cual se requiere la contratacin de una consultora
para la elaboracin del citado instrumento de gestin.3.
ANTECEDENTESPuede consignarse una breve descripcin de los
antecedentes considerados por el usuario para la determinacin de la
necesidad. Por ejemplo, la sntesis de explicacin de un Programa
Social o Proyecto, de la funcin y objetivo que debe cumplirse en la
Entidad para lo cual es requerida la contratacin del servicio de
consultora, etc. En sntesis, se explica de manera general, el
motivo por el cual se efecta el requerimiento de contratacin del
servicio de consultora. De ser el caso, agregar definiciones
generales.Tratndose de estudios a nivel de prefactibilidad y de
factibilidad, se expone en forma breve las diversas circunstancias,
factores e investigaciones que han contribuido a configurar el
estudio del proyecto, hasta el nivel actual de avance en que se
encuentra y consecuentemente explicar las razones por las cuales se
considera necesario continuar el proceso de estudio y evaluacin ya
iniciado, si este fuera el caso.El rea usuaria deber indicar el
nivel actual del estudio ya elaborado en caso que se cuente con
algn avance.Ejemplo: En el caso de contratacin del servicio de
consultora para la elaboracin del Plan Estratgico, podra
considerarse lo siguiente:La Entidad requiere alinear su Plan
Estratgico a los objetivos estratgicos del Plan Estratgico
Sectorial Multianual de su sector, as como tambin contribuir al
cumplimiento del Plan Estratgico de Desarrollo Nacional denominado
el Plan Bicentenario: el Per hacia el 2021, aprobado mediante
Decreto Supremo N 054-2011-PCM. Asimismo, en el Artculo 2, del
citado Plan, seala que las entidades conformantes del Sistema
Nacional de Planeamiento Estratgico ajustarn sus Planes Estratgicos
a los objetivos estratgicos de desarrollo nacional previstos en el
Plan Bicentenario: El Per hacia el 2021; teniendo que proponer para
cada eje estratgico los objetivos, lineamientos, prioridades, metas
y programas estratgicos. En este contexto, adems, siendo una de las
funciones de la Oficina de Planeamiento, la de elaborar y proponer
las lneas de accin y objetivos estratgicos en funcin a los
lineamientos planteados por el sector, preparar la propuesta para
la formulacin del Plan Estratgico Institucional, entre otros, se
tiene la necesidad de contar con uninstrumento de gestin de
planeamiento que oriente las actividades y metas de la Entidad,
36considerando para ello el presupuesto por resultados.4. OBJETIVOS
DE LA CONTRATACINPuede consignarse el (los) objetivos generales y
el (los) objetivo(s) especfico(s) de la contratacin. Si tie ne ms
de uno, mencionar cada uno de ellos en forma expresa. Objetivo
General: Identificar la finalidad general hacia la cual se deben
dirigir los recursos y esfuerzos relacionados a la necesidad de la
contratacin. El objetivo debe responder a la pregunta "qu" y "para
qu". Objetivo Especfico: Expresar un propsito particular. Se
diferencia del objetivo general por su nivel de detalle y
complementariedad. La caracterstica principal de ste, es que debe
ser cuantificable para poder expresarse en metas.En el caso de
estudios a nivel de prefactibilidad y de factibilidad, la
elaboracin del estudio a ser realizado por la consultora, tendr
como objetivo seleccionar la mejor alternativa de solucin al
problema identificado por la Entidad y que esta alternativa
demuestre ser socialmente rentable; para luego ser evaluada su
viabilidad tcnica, sociocultural, institucional, econmica y
ambiental por la instancia correspondiente.Ejemplos En el caso de
de contratacin del servicio de consultora para la elaboracin del
Plan Estratgico, podra considerarse lo siguiente: Objetivo General:
Contratar los servicios de una consultora con amplia experiencia en
la formulacin de proyectos de desarrollo institucional y procesos
de gestin a nivel estratgico, a fin de elaborar de manera
participativa el Plan Estratgico Institucional PEI 2012-2016, de la
Entidad. Objetivos Especficos:- Determinacin de rol estratgico
institucional.- Elaboracin de diagnostico institucional situacional
de la Entidad teniendo en cuenta laproblemtica de los servicios
brindados, as como de la gestin institucional.- Determinacin de
objetivos estratgicos generales y, objetivos estratgicos
especficos.- Determinacin de acciones estratgicas.- Determinacin de
indicadores de desempeo a nivel de objetivos estratgicos generales,
especficos y acciones estratgicas.5. ALCANCE Y DESCRIPCIN DE LA
CONSULTORALa consultora implica la prestacin de servicios
profesionales altamente calificados, cuya realizacin requiere una
preparacin especial, en una determinada ciencia, arte o actividad,
de manera que quien los provea o preste, sea experto, tenga
conocimiento o habilidades muy especficas. Generalmente, son
actividades intensivas en desarrollo intelectual, inherente a las
personas que prestan estos servicios, siendo particularmente
importante la comprobada competencia tcnica para la ejecucin
exitosa del servicio de consultora requerido.Al respecto, el rea
usuaria deber indicar con precisin cules sern las actividades que
el proveedor deber desempear en el desarrollo de la consultora.En
los casos que corresponda, deber indicarse expresamente si la
prestacin principal conlleva la ejecucin de prestaciones
accesorias, tales como capacitacin, o actividades afines.5.1.
ActividadesIndicar la descripcin y detalle de las actividades que
comprende la prestacin del servicio de consultora, tales como las
actividades generales del servicio, que incluye coordinaciones
previas, reuniones, entre otros, y las actividades especficas, de
acuerdo a la naturaleza del servicio.Es conveniente utilizar un
lenguaje preciso con verbos tales como: Elaborar, detallar,
definir, redactar, presentar, supervisar, etc.En el caso de
estudios a nivel de prefactibilidad y de factibilidad, los
contenidos del estudio se desarrollarn siguiendo la metodologa del
SNIP, al amparo de las disposiciones mencionadas en la Directiva N
001-372011-EF/68.01, Directiva del Sistema Nacional de Inversin
Pblica, aprobada por Resolucin DirectoralN
003-2011-EF/68.01.Ejemplo: En el caso de contratacin del servicio
de consultora para la elaboracin del Plan Estratgico, se pueden
establecer las siguientes actividades: Presentar un Plan de Trabajo
detallado de las actividades que se deben desarrollar para el
cumplimiento de la consultora. Revisar y analizar los antecedentes
normativos y los procesos de planeamiento y evaluacin de la gestin
institucional., como parte del levantamiento de informacin
necesario para diagnosticar la situacin actual de la Entidad.
Realizar entrevistas y encuestas a profundidad, segn corresponda,
seleccionando funcionarios de los sectores pblico y privado, y
representantes de la sociedad civil, a efectos de determinar el
contexto en el cual se enmarca la gestin institucional y la demanda
esperada de servicios que brinda la Entidad. Mantener reuniones
peridicas con personal de la Unidad orgnica responsable de la
supervisin, a fin de de evaluar permanentemente el avance del Plan
Estratgico. Formular el PEI de la Entidad para el perodo 2012-2016,
articulado con los objetivos estratgicos propuestos del actual
PESEM y con los planteados en el Plan Bicentenario: Per2021.
Brindar asesora y asistencia tcnica permanente a cada unidad
orgnica de la Entidad para que formulen de manera adecuada sus
actividades e indicadores de gestin, as como los instrumentos de
seguimiento y control. Subsanar las observaciones que pudiera
presentar la unidad orgnica de la Entidad, encargada de la
supervisin de la consultora.5.2. Reglamentos Tcnicos, Normas
Metrolgicas y/o SanitariasEn caso que corresponda y si las hubiere,
los TDR debern cumplir con los reglamentos tcnicos, normas
metrolgicas y/o sanitarias nacionales.Ejemplo: En el caso de
contratacin del servicio de consultora para la elaboracin de una
Gua de Vigilancia Sanitaria de Alimentos, los TDR deben cumplir con
lo establecido en el D.S. N 007-1998-SA Reglamento sobre Vigilancia
y Control Sanitario de Alimentos y Bebidas.5.3. Normas
tcnicas31Dependiendo de la naturaleza del servicio de consultora,
podr consignarse las normas tcnicas que resulten aplicables.De
optarse por considerar las Normas Tcnicas, corresponde indicar el
ttulo o nombre, campo de aplicacin u objeto, cdigo y la descripcin
de la norma tcnica requerida.5.4. Requerimiento del proveedor y de
su personalPerfil del ProveedorCorresponde a las caractersticas o
condiciones mnimas que debe cumplir el proveedor.Nivel de formacin:
Se refiere al conjunto de capacidades y competencias que
identifican la formacin de una persona para asumir en condiciones
ptimas las responsabilidades propias del desarrollo de funciones y
tareas de un determinado encargo. La formacin acadmica debe estar
directamente relacionada con el31 Puede revisar las Normas Tcnicas
Peruanas en la siguiente
direccin:http://www.indecopi.gob.pe/0/modulos/JER/JER_Interna.aspx?ARE=0&PFL=14&JER=7138objeto
de la contratacin, debe obedecer a criterios objetivos y razonables
en funcin al servicio que se pretende contratar. De corresponder,
se debe precisar el nivel de formacin profesional mnima (tcnica o
universitaria).Experiencia: Es el conocimiento o destreza alcanzada
por la reiteracin de una conducta en el tiempo. De acuerdo al
objeto de la contratacin, se debe precisar la cantidad mnima de
consultoras prestadas y/o el tiempo mnimo de experiencia en nmero
de meses o aos, ya sea en la actividad32 y/o en la especialidad33.
Asimismo, podr solicitarse contratos, certificados o constancias de
trabajo u otros documentos que demuestren fehacientemente el tiempo
de experiencia requerida.Capacitacin y/o entrenamiento: De acuerdo
a la naturaleza de la consultora, se podr exigir que el proveedor
cuente con capacitacin y/o entrenamiento altamente calificado,
relacionado al servicio de consultora objeto de la contratacin. Al
respecto, deber precisarse los temas materia de capacitacin y/o
entrenamiento, el tiempo mnimo de duracin, entre otros.Perfil del
PersonalDeber indicarse la cantidad mnima de personas que necesitar
el proveedor para brindar el servicio de consultora, as como los
cargos, puestos, roles y responsabilidades que asumir cada
integrante del personal solicitado.Asimismo, de corresponder, se
deber precisar si se requiere personal con formacin tcn ica o
profesional, profesional especializado, con estudios de post grado,
etc.Del mismo modo, indicar que la experiencia mnima debe
corresponder a la especialidad, para lo cual se establecer el
tiempo mnimo de experiencia, as como la respectiva forma de
acreditacin, de acuerdo a lo indicado para el perfil del
proveedor.Se deber precisar si es necesario requerir que el
personal cuente con capacitacin y/o entrenamiento altamente
calificado. En ese caso, se observar lo sealado para el perfil del
proveedor.Ejemplo: En el caso de contratacin del servicio de
consultora para la elaboracin del Plan Estratgico, se podr requerir
los siguientes perfiles: Perfil del proveedor:- Experiencia mnima
de tres aos en formulacin de planes estratgicos del sector pblico o
privado. Perfil del personal propuesto:- Un (1) supervisor del
servicio: Ttulo Profesional Universitario en Economa, Contabilidad,
Administracin o Ingeniera Industrial, con estudios de Maestra en
Planeamiento Estratgico. Debe tener una experiencia mnima de dos
(2) aos como supervisor y/o coordinador en servicios de formulacin
de planes estratgicos del sector pblico o privado.- Un (1)
Especialista: Ttulo Profesional Universitario en Economa,
Contabilidad, Administracin o Ingeniera Industrial, con estudios de
especializacin o diplomado en Planeamiento Estratgico. Debe tener
una experiencia mnima de dos (2) aos en formulacin de planes
estratgicos del sector pblico o privado.- Un (1) asistente
administrativo: Poseer mnimo el grado de Bachiller en Economa,
Contabilidad, Administracin o Ingeniera Industrial. Debe tener una
experiencia mnima de un (1) ao en actividades relacionadas con la
formulacin de planes estratgicos del sectorpblico o privado.32 Todo
aquello que est vinculado al servicio materia de contratacin de
modo general.33 Es aquella que tiene un grado de vinculacin ms
cercano al objeto de la contratacin.395.5. Materiales, equipos e
instalacionesDe ser el caso, sealar si para la prestacin del
servicio de consultora se requerir determinados equipos,
instalaciones, infraestructura fsica, suministro de mobiliario,
hardware, sistemas informticos, software e instalacin de red, etc.
para la realizacin de las tareas o actividades del servicio, en qu
cantidad, detallando sus caractersticas tcnicas, trminos y
condiciones.Ejemplo: En el caso de de contratacin del servicio de
consultora para la evaluacin de expedientes administrativos en
materia pesquera, se podr requerir que el proveedor cuente con su
propia infraestructura y equipos de cmputo, debiendo precisarse las
caractersticas mnimas de stos.5.6. Plan de trabajoUn plan de
trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar
informacin relevante para realizar un trabajo. Puede incluir un
cronograma, designa a los responsables de las diferentes
actividades; asimismo, determina las metas y objetivos.Al respecto,
de acuerdo a la naturaleza del servicio de consultora, se podr
requerir la presentacin de un plan de trabajo, para lo cual deber
delimitarse el contenido y condiciones, por ejemplo, indicar los
cronogramas de utilizacin de personal y recursos para las diversas
actividades que forman parte del servicio.Ejemplo: En el caso de
contratacin del servicio de consultora para la elaboracin del Plan
Estratgico, puede considerarse que el proveedor presente un Plan de
Trabajo que contenga la siguiente informacin:- Objetivos y metas.-
Actividades a realizar.- Metodologa de elaboracin y validacin del
PEI.- Cronograma de actividades.5.7. ProcedimientoDe acuerdo a la
naturaleza del servicio, la Entidad podr sealar el procedimiento
que debe emplear el proveedor para la realizacin de la
consultora.Ejemplos: En el caso de contratacin del servicio de
consultora para la elaboracin de un estudio de optimizacin en la
gestin, se podr establecer un procedimiento para llevar a cabo
entrevistas con los principales funcionarios y con los usuarios
finales, la revisin y evaluacin de los documentos de gestin, entre
otros. En el caso de contratacin del servicio de consultora para la
elaboracin de estudios a nivel de prefactibilidad y de
factibilidad, se podrn sealar el procedimiento a utilizarse en la
recopilacin de informacin (cuestionarios, entrevistas, encuestas,
entre otros), fuentes de informacin a revisar, as como el enfoque
metodolgico para abordar aspectos como el diagnstico, el anlisis de
la oferta y demanda, el dimensionamiento de las alternativas de
solucin, la evaluacin social del proyecto, entre otros, conforme a
la Directiva N 001-2011-EF/68.01, Directiva del Sistema Nacional de
Inversin Pblica, aprobada por Resolucin Directoral N
003-2011-EF/68.01.405.8. Prestaciones accesorias a la prestacin
principal5.8.1. Capacitacin y/o entrenamientoEn caso la consultora
incluya capacitacin y/o entrenamiento al personal de la Entidad
para alcanzar el objeto del contrato, deber indicarse el tema
especfico, el nmero de personas a quienes estar dirigido, el tiempo
(horas), el lugar, el perfil del expositor, el tipo de certificacin
que otorgar el proveedor, entre otros.Ejemplo: En el caso de
contratacin del servicio de consultora para la elaboracin del Plan
Estratgico, se podr requerir capacitacin al personal de la Oficina
de Planeamiento de la Entidad en Formulacin de Planes Estratgicos
Institucionales, por un tiempo de duracin de 72 horas.5.9. Medidas
de controlDe corresponder, debe considerarse aspectos relativos a
la coordinacin y supervisin, para lo cual se indicar con claridad:
reas que supervisan. Sealar el rea o unidad orgnica responsable de
la supervisin tcnica del servicio.En los casos de contrataciones de
ejecucin continuada, se debe precisar que el rea usuaria es
responsable de la existencia, estado y condiciones de utilizacin de
los servicios, de acuerdo con la Norma General del Sistema Nacional
de Abastecimiento (SA.07). reas que coordinarn con el proveedor.
Sealar las reas o unidades orgnicas con las que el consultor
coordinar sus actividades. Los aspectos del servicio que van a ser
objeto de coordinacin y/o supervisin. rea que brindar la
conformidad: Sealar el rea o unidad orgnica responsable de emitir
la conformidad: el rea usuaria del servicio y/o rea tcnica, de ser
el caso.Ejemplo: Tratndose de un servicio de consultora para la
elaboracin de un estudio de pre inversin a nivel de pre
factibilidad y/o de factibilidad, la Entidad podr designar una
comisin formada por lo menos por un profesional que tenga
conocimiento del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP), para
que realice la supervisin y la revisin adecuada del Estudio.
Asimismo, en dicho caso deber establecerse que para otorgar la
conformidad deber contarse con la aprobacin del estudio por parte
de la Oficina de Programacin e Inversiones (OPI) de la Entidad o la
que haga sus veces.5.10. Seguros aplicablesIndicar de ser
procedente, el tipo de seguro que se exigir al proveedor, el plazo,
el monto de la cobertura y la fecha de su presentacin (a la
suscripcin del contrato, al inicio de la prestacin, entre otros),
tales como el seguro de accidentes personales, seguro de
deshonestidad, seguro de responsabilidad civil, seguro
complementario de trabajo de riesgo, entre otros.Ejemplo: En el
caso de servicio de consultora para la elaboracin de estudios de
pre inversin a nivel de factibilidad para obras, en los cuales se
tenga que realizar visitas de campo, estudio de suelos,
levantamiento topogrfico, entre otros, el proveedor debe contratar
seguros contra accidentes41 personales o seguros complementarios de
trabajo de riesgo para su personal.5.11. Lugar y plazo de la
prestacin de servicioLugarSealar la direccin exacta donde se
ejecutarn las prestaciones, debiendo sealar el distrito, provincia
y departamento, as como alguna referencia adicional que permita su
ubicacin geogrfica.En caso se establezca que el servicio de
consultora se va a realizar en distintos lugares, se recomienda
incorporar un cuadro con las direcciones exactas de cada lugar.En
caso el servicio de consultora sea ejecutado en las instalaciones
del contratista o en otro lugar, podr sealarse las caractersticas
mnimas y condiciones de la infraestructura donde se ejecutaran las
prestaciones, si requieren de alguna autorizacin, entre
otros.PlazoIndicar claramente el tiempo mximo de duracin del
servicio (expresado en das calendario), pudiendo indicar, adems, el
plazo mnimo para realizar la prestacin o parte de ella. Para
establecer el plazo mnimo y mximo de ejecucin de las prestaciones
se podr tomar como referencia la informacin de mercado.En el caso
de servicios que se ejecuten en forma peridica 34 y/o conlleven
prestaciones parciales, debe indicarse el plazo para el
cumplimiento de tales prestaciones.Ejemplo: En el caso de la
contratacin del servicio de consultora de anlisis financiero, cuyo
plazo de ejecucin es de trescientos sesenta (360) das calendario,
el plazo de ejecucin peridica ser de treinta (30) das calendario
para la entrega de cada anlisis financiero.En el caso de servicios
de ejecucin nica 35, podr establecerse plazos al interior del plazo
mximo de duracin con la finalidad que la Entidad pueda ejercer
control del cumplimiento y/o avance del servicio.Ejemplo: En el
caso de contratacin de servicio de consultora para la elaboracin de
un perfil de inversin pblica cuyo plazo de ejecucin es de ciento
cuarenta (140) das calendario, podr establecerse lo siguiente:-
Plazo para elaborar lnea de base : sesenta (60) das calendario-
Plazo para elaborar estudio tcnico y socio econmico : sesenta (60)
das calendario.que determine los componentes- Plazo para presentar
el perfil : veinte (20) das calendarioPlazo total del servicio :
ciento cuarenta (140) das calendario.En caso se establezcan
prestaciones accesorias, se deber precisar por separado el plazo de
la prestacin principal y el de las prestaciones accesorias.Ejemplo:
En el caso de contratacin del servicio de consultora para la
evaluacin de riesgos que incluye capacitacin, se puede establecer
adicionalmente un plazo para la capacitacin, constituyendo ste el
plazo de ejecucin de la prestacin accesoria, de acuerdo al
siguiente detalle:- Plazo para la evaluacin de riesgos (prestacin
principal) : Treinta (30) das calendarios.- Plazo para la
capacitacin (prestacin accesoria) : Diez (10) das calendarios.34
Ver numeral 2.1.3 de la Opinin N 058-2011/DTN.35 Ver numeral 2.1.3
de la Opinin N 058-2011/DTN.42Indicar el inicio del plazo de
ejecucin de las prestaciones, pudiendo ser a partir del da
siguiente de la suscripcin del contrato o de la recepcin de la
orden de servicio; o de la fecha especfica determinada por el
funcionario competente, en atencin al cumplimiento de ciertas
condiciones, las cuales deben ser precisadas.5.12. Productos
esperados (entregables)De ser el caso, en este punto debe
responderse lo siguiente: Qu se espera recibir del servicio? y Cul
es el grado de detalle a entregarse?Los entregables son el
resultado de los trabajos parciales o el trabajo concluido por el
proveedor, para cuya elaboracin se emple el procedimiento
previamente establecido. Todo entregable o producto debe satisfacer
la necesidad para la cual se contrat el servicio.Se recomienda
incluir una seccin que contenga la lista de los entregables que
debe presentar el proveedor, detallando el contenido de cada
entregable, los plazos de presentacin, y de ser el caso, sealar
cantidades, calidad, caractersticas y/o condiciones relevantes para
cumplir con los objetivos del servicio.Asimismo, en caso de que el
proveedor presente informes o documentos como parte de los
entregables, se podr sealar el medio en que sern presentados, as
por ejemplo podrn ser presentados fsicame nte o en medios magnticos
(CD, USB, etc.)De ser el caso, tratndose de entregables sucesivos
que requieran la aprobacin del entregable anterior para su
aprobacin, se recomienda que se precise el plazo con el que contar
la Entidad para verificar o revisar los mismos y otorgar su
aprobacin.En el caso de servicios que se ejecuten en forma peridica
36 y/o conlleven prestaciones parciales podr considerarse los
siguientes entregables:Ejemplo: En el caso de la contratacin del
servicio de consultora de anlisis financiero, cuyo plazo de
ejecucin es de trescientos sesenta (360) das calendario, los
entregables corresponden a la presentacin de cada uno de los doce
(12) anlisis a ser entregados cada treinta (30) das calendario.En
el caso de servicios de ejecucin nica37 podr establecerse como
entregable el siguiente:Ejemplo: En el caso de contratacin del
servicio de consultora para la elaboracin de un perfil de inversin
pblica cuyo plazo de ejecucin es de ciento cuarenta (140) das
calendario y cuyas prestaciones deben desarrollarse conforme a lo
siguiente:- Plazo para elaborar lnea de base : sesenta (60) das
calendario- Plazo para elaborar estudio tcnico y socio econmico :
sesenta (60) das calendario.que determine los componentes- Plazo
para presentar el perfil : veinte (20) das calendarioPlazo total
del servicio : ciento cuarenta (140) das calendario.El entregable
ser el perfil de inversin pblica, el cual constituye el nico
entregable que satisface la necesidad de la Entidad.36 Ver numeral
2.1.3 de la Opinin N 058-2011/DTN.37 Ver numeral 2.1.3 de la Opinin
N 058-2011/DTN.435.13. Forma de pagoDeber precisarse que el pago se
realizar despus de ejecutada la prestacin y otorgada la
conformidad, salvo que, por razones de mercado, el pago sea
condicin para la prestacin del servicio.En el caso de servicios que
se ejecuten en forma peridica38 y/o conlleven prestaciones
parciales, podr indicarse que el pago se efectuar en forma parcial
por cada entregable.Ejemplo: En el caso de la contratacin del
servicio de consultora de anlisis financiero cuyo plazo de ejecucin
es de trescientos sesenta (360) das calendario y el plazo de
ejecucin peridica de treinta (30) das calendario para la entrega de
cada anlisis financiero, podr sealarse que el pago se realizar en
doce (12) armadas por la entrega de cada anlisis financiero, luego
de otorgada la respectiva conformidad.En el caso de servicios de
ejecucin nica 39 se recomienda establecer el pago despus de
ejecutada la prestacin, es decir, de efectuada la entrega del
producto o entregable que satisface la necesidad.Ejemplo: En el
caso de contratacin del servicio de consultora para la elaboracin
de un perfil de inversin pblica cuyo plazo de ejecucin es de ciento
cuarenta (140) das calendario y cuyas prestaciones deben
desarrollarse conforme a lo siguiente:- Plazo para elaborar lnea de
base : Sesenta (60) das calendario- Plazo para elaborar estudio
tcnico y socio econmico : Sesenta (60) das calendario. que
determine los componentes- Plazo para presentar el perfil : Veinte
(20) das calendarioPlazo total del servicio : Ciento cuarenta (140)
das calendario.El pago se realizar despus de aprobado el perfil de
inversin pblica, el cual constituye el nico entregable que
satisface la necesidad de la Entidad, previo otorgamiento de la
respectiva conformidad.Cuando existan entregables o productos, la
forma de pago debe sealar el porcentaje del monto total del
contrato que corresponder cancelar luego que se otorgue la
conformidad correspondiente a cada entregable.5.14. Frmula de
reajusteDeber indicar, de ser necesario, la frmula de reajuste,
para lo cual se deber tener en cuenta lo siguiente: En los casos de
contratos de tracto sucesivo o de ejecucin peridica o continuada,
pactados en moneda nacional, se podrn considerar frmulas de
reajuste de los pagos que corresponden al contratista, conforme a
la variacin del ndice de Precios al Consumidor que establece el
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica - INEI,
correspondiente al mes en que debe efectuarse el pago. No son de
aplicacin las frmulas de reajuste cuando el valor referencial se
exprese en moneda extranjera.5.15. AdelantosDe ser necesario, se
podr indicar si la Entidad otorgar adelantos y el porcentaje del
mismo, el cual no deber exceder del treinta por ciento (30%) del
monto del contrato original.38 Ver numeral 2.1.3 de la Opinin N
058-2011/DTN.39 Ver numeral 2.1.3 de la Opinin N 058-2011/DTN.44El
adelanto puede establecerse en servicios de ejecucin continuada,
peridica o nica, en tanto la finalidad del adelanto es otorgar
liquidez al contratista para facilitar la ejecucin de las
prestaciones en las condiciones y oportunidad pactadas en el
contrato40.En el caso de servicios de ejecucin nica41 en los que no
amerita establecer pagos parciales debido a que la satisfaccin de
la necesidad se produce con la recepcin del entregable, los
trabajos, labores o actividades que se prevn para obtener dicho
entregable, y que formarn parte del contrato, pueden financiarse
con la entrega de un adelanto al contratista.Ejemplo: En el caso de
contratacin del servicio de consultora para la elaboracin de un
perfil de inversin pblica con los siguientes condiciones:- Plazo
para elaborar lnea de base : Sesenta (60) das calendario- Plazo
para elaborar estudio tcnico y socio econmico : Sesenta (60) das
calendario. que determine los componentes- Plazo para presentar el
perfil : Veinte (20) das calendarioPlazo total del servicio :
Ciento cuarenta (140) das calendario.Entregable: Perfil de inversin
pblica, el cual constituye el nico entregable que satisface la
necesidad de la Entidad.Puede establecerse un adelanto del 30% del
monto del contrato, el cual puede financiar la realizacin de los
trabajos de levantamiento de informacin para elaboracin de lnea
base y dems que correspondan al servicio de consultora.5.16.
Declaratoria de viabilidad42Si el servicio requerido proviene de un
Proyecto de Inversin Pblica, el rea usuaria deber tener en
consideracin que la declaratoria de viabilidad se otorga a aquellos
proyectos que se encuentra enmarcados en el SNIP.La Declaratoria de
Viabilidad de un proyecto es requisito previo a la fase de
inversin. Se aplica a un proyecto de inversin pblica que a travs de
sus estudios de preinversin ha evidenciado ser s ocialmente
rentable, sostenible y compatible con los Lineamientos de Poltica y
con los Planes de Desarrollo respectivos.Asimismo, debe tomarse las
previsiones necesarias para que el servicio a ser ejecutado respete
los parmetros, bajo los cuales fue declarado viable el proyecto,
incluyendo los costos, cronograma, diseo u otros factores que
pudieran afectar la viabilidad del mismo.Los documentos que
sustentan la declaracin de viabilidad y que permiten verificar que
se respeten los parmetros bajo los cuales fue declarado viable el
proyecto, son los siguientes: Declaratoria de Viabilidad - Formatos
SNIP 09, 10 u 11, segn corresponda. Informe de Consistencia del
Estudio Definitivo o Expediente Tcnico detallado de PIP viable -
Formato SNIP 15.Ejemplo: En el marco de un Proyecto de Inversin
Pblica, para contratar el servicio de consultora para la elaboracin
de un Estudio Definitivo, previamente se debe declarar viable el
proyecto de inversin.40 Ver Opinin N 009-2012/DTN.41 Ver numeral
2.1.3 de la Opinin N 058-2011/DTN.42 Fuente: Directiva N
001-2011-EF/68.01, Directiva del Sistema Nacional de Inversin
Pblica, aprobada por ResolucinDirectoral N 003-2011-EF/68.01455.17.
Otras penalidades aplicablesIndicar de ser necesario, penalidades
distintas a la mora, las cuales debern ser objetivas, razonables y
congruentes con el objeto de la convocatoria, hasta por un monto
mximo equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato
vigente o, de ser el caso, del tem que debi ejecutarse. Tener en
cuenta lo establecido en el artculo 166 del Reglamento.Se
recomienda elaborar un listado detallado con las penalidades,
describiendo las situaciones, condiciones, etc., que deben ser
objeto de penalidad, as como tambin, los montos que le
corresponderan aplicar.Ejemplos:Se puede establecer penalidades,
entre otros, ante los siguientes incumplimientos: Cuando el
contratista cambie al personal propuesto sin contar con la
autorizacin previa de la Entidad. Cuando el personal del
contratista no cuente con los materiales requeridos para la
ejecucin de la consultora o los tenga incompletos. Cuando el
contratista no efecte los estudios o investigaciones, de acuerdo
con el procedimiento establecido en los Trminos de Referencia.5.18.
SubcontratacinDe ser el caso, se deber indicar si resulta
procedente que el proveedor subcontrate parte de las prestaciones a
su cargo, de ser as, deber sealar el respectivo porcentaje, el cual
no podr exceder del40% del monto total del contrato original.De
resultar procedente la subcontratacin, se deber sealar que el
contratista es el nico responsable de la ejecucin total de las
prestaciones frente a la Entidad, y que las obligaciones y
responsabilidades derivadas de la subcontratacin son ajenas a la
Entidad. Asimismo, se deber precisar que el subcontratista debe
estar inscrito en el Registro Nacional de Proveedores y no debe
estar suspendido o inhabilitado para contratar con el Estado.5.19.
Otras ObligacionesObligaciones del contratistaSe deber precisar que
el contratista es el responsable directo y absoluto de las
actividades que realizar directamente y aquellas que desarrollar su
personal, debiendo responder por el servicio de consultora
brindado, en lo que corresponda. Se podr consignar otras
obligaciones vinculadas al objeto de la contratacin.Ejemplo: En el
caso de la contratacin del servicio de consultora para el
desarrollo de imagen institucional, se podr establecer como
obligacin del contratista el registro ante INDECOPI del logotipo de
la Entidad.Obligaciones de la EntidadIndicar, de ser necesario, las
obligaciones atribuibles a la Entidad en la ejecucin de la
prestacin.Ejemplo: En el caso de la contratacin del servicio de
consultora para elaborar documentos de gestin de la Entidad, se
podr establecer como obligacin del contratista proporcionar
determinada informacin y documentacin.465.20. ConfidencialidadDe
ser procedente, indicar la confidencialidad y reserva absoluta en
el manejo de informacin y documentacin a la que se tenga acceso
relacionada con la prestacin, pudiendo quedar expresamente
prohibido revelar dicha informacin a terceros. El consultor, deber
dar cumplimiento a todas las polticas y estndares definidos por la
Entidad, en materia de seguridad de la informacin.Dicha obligacin
comprende la informacin que se entrega, como tambin la que se
genera durante la realizacin de las actividades y la informacin
producida una vez que se haya concluido el servicio. Dicha
informacin puede consistir en mapas, dibujos, fotografas, mosaicos,
planos, informes, recomendaciones, clculos, documentos y dems datos
compilados o recibidos por el contratista.5.21. Responsabilidad por
vicios ocultosIndicar el plazo mximo de responsabilidad del
contratista por la calidad ofrecida y por los vicios ocultos de los
servicios ofertados (expresado en aos), el cual no deber ser menor
de un (1) ao contado a partir de la conformidad otorgada.Ejemplo:
En el caso de contratacin del servicio de consultora para la
elaboracin de un perfil de inversin pblica, se podr establecer que
el plazo mximo de responsabilidad del contratista es por un (1)
ao.5.22. Normativa especficaDe ser el caso, indicar las normas
legales que regulan o est vinculadas al objeto de la
contratacin.Ejemplo: En el caso de contratacin del servicio de
consultora para la elaboracin de estudios de prefactibilidad y de
factibilidad, se podra mencionar como normativa especfica a la
Directiva N 001-2011- EF/68.01, aprobada mediante Resolucin
Directoral N 003-2011-EF/68.01.5.23. Propiedad IntelectualDe
corresponder, se deber precisar que la Entidad tendr todos los
derechos de propiedad intelectual, incluidos sin limitacin, las
patentes, derechos de autor, nombres comerciales y marcas
registradas respecto a los productos o documentos y otros
materiales que guarden una relacin directa con la ejecucin del
servicio o que se hubieren creado o producido como consecuencia o
en el curso de la ejecucin del servicio. De ser el caso, a
solicitud de la Entidad, el contratista tomar todas las medidas
necesarias, y en general, asistir a la Entidad para obtener esos
derechos.Ejemplo: En el caso de contratacin del servicio de
consultora para la elaboracin de una Gua Metodolgica, se podr
establecer que los derechos de propiedad, derechos de autor y otros
derechos de cualquier naturaleza, sobre todo material producido
bajo las estipulaciones de los Trminos de Referencia, sern
concedidos exclusivamente a la Entidad.6. ANEXOSEn esta seccin se
deber adjuntar la informacin adicional que se considere relevante
para la elaboracin de los TDR y que no haya sido posible incluirla
dentro de los mismos. Por ejemplo: cuadros, estadsticas, formatos,
diagramas, etc.47BIBILIOGRAFA ALVARADO MAIRENA, Jos. Gestin del
Abastecimiento en la Administracin Pblica, 2da. Edicin. Lima:
Centro
Interamericano de Asesora Tcnica - CIAT, 2006. 755p.
CASTAEDA SANTOS, Victoriano. Glosario Prctico de Trminos para la
Gestin Administrativa. Lima: CEPREACCSA E.I.R.L., 2000. 1285p.
INES CELLE, Mara. Documento Tcnico Lineamientos Administrativos
para la elaboracin de Trminos deReferencia y Especificaciones
Tcnicas. Lima: GOVERNA S.A.C., 2009. 10p.
Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos
UNOPS. Manual de Adquisiciones, 2010. 155p.48Instructivo:
Formulacin de Especificaciones Tcnicas para la Contratacin de
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