Forretningsproces specifikkationer - digitalimik.gl/media/Digitaliseringsstyrelsen/Ima… · Web viewSom scanner ind og sender dem til ... arten tilføjes ... ved indlæsning af

26-01-2015ERP-sekretariatet

2

Table of ContentsTable of Contents..................................................................................................................................11. Selvstyret og kommunerne............................................................................................................2

ERP projektet - Forretningsproces specifikkationer

3

1. Selvstyret og kommunerneKreditorer

Kommunerne

Der anvendes pt. ikke elektronisk fakturagodkendelse i kommunerne, godkendelse sker på papirfaktura med underskrift og dato. Der arbejdes på at implementere et system til elektronisk fakturagodkendelse.

Selvstyret

I dag anvendes IRIS som elektronisk faktura godkendelses system. En integration med IRIS må ikke betyde, at Systemets egne godkendelsesprocesser reduceres eller besværliggøres.

BehovBehov Type Status Prioritet Estimat Aktivitet213 - Sammenholde rekvisition med faktura

Krav Ønsket Høj 0,00 Faktura modtages

314 - Tværgående notater Krav Ønsket Meget høj 0,00 Modregning363 - Udbetalingsfil Krav Ønsket Meget høj 0,00

473 - Genfremfinde bilag i IRIS Krav Ønsket Meget høj 0,00

480 - Oprettelse af posteringsmeddelelser

Krav Ønsket Meget høj 0,00

481 - Bilag til posteringsmeddelelser Krav Ønsket Høj 0,00

483 - Godkende kreditorfaktura Krav Ønsket Høj 0,00

484 - Standard kreditor Krav Ønsket Lav 0,00

485 - Oprette kreditor ud fra fælles register

Krav Ønsket Høj 0,00

486 - Validering af stamdata Krav Ønsket Meget høj 0,00

487 - Relation mellem kreditor og debitor

Krav Ønsket Høj 0,00 Modregning

488 - Identificere godkendere Krav Ønsket Høj 0,00

489 - Integration; IRIS Krav Ønsket Meget høj 0,00

490 - Afstemning af kreditor kontoudtog Krav Ønsket Høj 0,00

492 - Identificere faktura ejer Krav Ønsket Høj 0,00

493 - Status på kreditorfaktura Krav Ønsket Høj 0,00

545 - Oprette udenlandsk kreditor Krav Ønsket Meget høj 0,00

546 - Logning Krav Ønsket Meget høj 0,00

572 - Udenlandske faktura Krav Ønsket Høj 0,00

604 - Modregningskørsel ved kreditorudbetaling

Krav Ønsket Meget høj 0,00 Modregning

607 - Oversigt over tilbageholdelse Krav Ønsket Høj 0,00


4

609 - Registrering af kreditorer Krav Ønsket Høj 0,00

651 - Delbetaling af faktura Krav Ønsket Gennemsnit 0,00

653 - Fordeling af faktura Krav Ønsket Meget høj 0,00

664 - Modtage kreditorfaktura Krav Ønsket Meget høj 0,00

688 - Registrering af faktura Krav Ønsket Høj 0,00

704 - Betaling i fremmed valuta Krav Ønsket Høj 0,00

753 - Gemme dokumenter på den enkelte kreditor

Krav Ønsket Høj 0,00

1.1.1.1.1.1.1.1 213 - Sammenholde rekvisition med fakturaVed modtagelse af faktura skal systemet kunne sammenholde faktura med rekvisition, således at der ved sammenfald med referencenummer, antal, pris, valuta og betalingsbetingelser, sker en automatisk godkendelse, anvisning og bogføring af faktura.

1.1.1.1.1.1.1.2 314 - Tværgående notater

Systemet skal understøtte, at der ved overgang fra en debitor til en inkassosag, etableres mulighed for, at både Debitorafdelingen og Inkassoafdelingen har adgang til registreringer, dokumenter og korrespondance både før og efter, at debitor er overdraget til inkasso.

1.1.1.1.1.1.1.3 363 - Udbetalingsfil

Systemet skal kunne danne en udbetalingsliste som danner grundlag for modregning i Inddrivelse eller for en direkte udbetaling fra banken. Samt danne en udbetalingsfil på baggrund af de data, der returneres fra Inddrivelse.

1.1.1.1.1.1.1.4 473 - Genfremfinde bilag i IRISSystemet skal kunne genfremfinde de bilag som findes i IRIS - med samme faciliteter og på samme måde som hvis de lå i Systemet.

1.1.1.1.1.1.1.5 480 - Oprettelse af posteringsmeddelelserSystemet skal kunne håndtere at posteringsmeddelelser både kan oprettes i IRIS og i Systemet.

1.1.1.1.1.1.1.6 481 - Bilag til posteringsmeddelelserDet skal være muligt at vedhæfte dokumentation/bilag til en posteringsmeddelelse. Og at se og udskrive dokumentation/bilag i og efter godkendelsesprocessen.

1.1.1.1.1.1.1.7 483 - Godkende kreditorfaktura

Det skal være muligt at opsætte et flow til godkendelse af kreditorfaktura, både i Systemet - men også via en integration med IRIS. Workflowet skal som minimum kunne indeholde 5 godkendere.

1.1.1.1.1.1.1.8 484 - Standard kreditor

Det skal være muligt at oprette en række standardkreditorer, som vælges ud fra en dropdown. Standardkreditorerne skal være præudfyldte med de oplysninger der - sammen med de data der kommer fra de fælles offentlige registre - sikrer at kreditor er oprettet med alle nødvendige oplysninger - så kreditor er oprettet entydigt og udtømmende.


5

Det skal være muligt at ændre i kreditor stamoplysninger. Dette skal afstedkomme et aktivitetsflow, som dels sikrer en godkendelse af ændringen, og dels sikrer en eventuel opdatering af de fælles offentlige registre.

1.1.1.1.1.1.1.9 485 - Oprette kreditor ud fra fælles registerDen enkelte borger kan have mange relationer til Selvstyret - og til kommunen. Både som kreditor og som debitor. Systemet skal understøtte, at der kan skabes et hurtigt og udtømmende overblik over disse relationer. Cpr. nr og GER.nr. bliver formodentlig den unikke identitet.

1.1.1.1.1.1.1.10 486 - Validering af stamdata

For at sikre at data på kreditor er udtømmende, entydige og aktuelle skal Systemet foretage en række valideringer. Der skal valideres, at kreditor ikke allerede er oprettet, at alle nødvendige felter er udfyldt. Der skal tjekkes på om cpr. nr. har en relation til et GER nr. og modsat. Der skal tjekkes på hvornår data som kommer fra GER eller CPR senest er opdateret - således at det kan vurderes om data er aktuelle. Det skal tjekkes at der også er oprettet en debitor med samme CPR.nr og/eller GER.nr.

Denne liste over tjeks er ikke udtømmende.

1.1.1.1.1.1.1.11 487 - Relation mellem kreditor og debitorDet skal være muligt at lave en relation mellem den samme juridiske kreditor og debitor således, at der er hurtigt adgang til viden om kreditor, når man arbejder i debitormodulet - og modsat.

1.1.1.1.1.1.1.12 488 - Identificere godkendereSystemet skal sikre hurtig og intuitiv adgang til stamoplysninger på kreditorer og på aktuelle og historiske transaktioner - også på tværs af periodeafslutninger - også ved integration til IRIS.

1.1.1.1.1.1.1.13 489 - Integration; IRIS

Ved en integration til IRIS, skal Systemet sikre, at Systemets funktionaliteter bevarer i fuldt omfang, og ikke besværliggøres. Det skal f.eks. være muligt at genfremfinde bilag, udskrive og se samlede oversigter over kreditorer, saldi, enkeltfaktura (det skal f.eks. være muligt - i samme oversigt - at se alle kreditorfaktura på kreditor - uafhængig af status - som kan være at faktura er registreret og betalt, lagt til betaling, modregnet hos inddrivelse, ikke godkendt, godkendt men ikke anvist). PÅ samme måde skal det være muligt at opstille workflows, køindikatorer, roller og rettigheder osv, på tværs af IRIS og Systemet. Oversigten er ikke udtømmende.

1.1.1.1.1.1.1.14 490 - Afstemning af kreditor kontoudtog

Systemet skal muliggøre indlæsning af elektroniske kontoudtog som OIO, txt., kommasepareret eller andre standard filformater, samt indscannede papirkontoudtog. På baggrund af indlæsninger, skal det være muligt at lave en elektronisk afstemning af kreditorkontoudtog med egne posteringer.

Systemet skal kunne identificere enslydende posteringer, og automatisk skabe en oversigt over ikke-matchende poster.

1.1.1.1.1.1.1.15 492 - Identificere faktura ejer

Systemet skal understøtte en hurtig og intuitiv identifikation af faktura ejer (den person der skal godkende faktura - har godkendt faktura), f.eks. ved modtagelse af rykkere.

Identifikationen skal kunne foretages ud fra flere parametre, f.eks. GLN.nr. navn, rekvisitionsnummer etc.


6

1.1.1.1.1.1.1.16 493 - Status på kreditorfaktura

I Systemet skal der kunne opstilles workflow på en faktura, fra den modtages til den er betalt. Kreditorfaktura skal stemples med en status, afhængig af hvor den er i flowet. Det skal være muligt at få oversigter over hvilke, hvor mange og saldo på faktura med de forskellige status.

På samme måde skal det være muligt, at se hvilke personer og organisatoriske enheder der har hvilke faktura, hvor mange og hvilke saldo - på de forskellige status.

1.1.1.1.1.1.1.17 545 - Oprette udenlandsk kreditor

Det skal være muligt at oprette en kreditor som ikke er en del af GER/CpR registeret.

1.1.1.1.1.1.1.18 546 - LogningDer skal ske logning af alle handlinger som muliggør snyd og underslæb, f.eks. logning af manuelle ændringer i leverandørbankkontonr.

1.1.1.1.1.1.1.19 572 - Udenlandske fakturaVed registrering af udenlandske faktura, skal det være muligt at indtaste de oplysninger, der muliggør en smidig og omkostningsfri betaling - f.eks. Swift code.

1.1.1.1.1.1.1.20 604 - Modregningskørsel ved kreditorudbetalingSystemet skal kunne foretage en modregningskørsel i kreditorafdelingen, hvor kreditorudbetalinger modregnes i eventuelle debitortilgodehavender. Denne modregningskørsel tænkes foretaget inden kreditorudbetalingerne sendes til "Inddrivelse" hvor der også foretages en modregningskørsel. En eventuel modregning skal - på samme måde som ved i modregning i "Inddrivelse" - resultere i en modregningsskrivelse til debitor, med en opgørelse over den foretagede modregning - specificeret på fakturaniveau.

1.1.1.1.1.1.1.21 607 - Oversigt over tilbageholdelse

Ved betaling af kreditorer i forbindelse med anlægsprojekter skal det være muligt at tilbageholde et beløb som sikkerhed. Systemet skal gøre det muligt, at skabe et overblik over; hvor meget der er tilbageholdt - hvilke projekter der er tilbageholdt hvilke beløb på - og hvilke leverandører på hvilke projekter, der er tilbageholdt hvilke beløb på.

1.1.1.1.1.1.1.22 609 - Registrering af kreditorer

Ved registrering af faktura skal der også være felter til registrering af kontraktnr., sagsnr., fase og B.nr. Dette er nødvendigt i forbindelse med faktura til anlægs- og renoveringsfonden. Alternativt kan felternes oplysninger indgå som en del af kontostrengen.

1.1.1.1.1.1.1.23 651 - Delbetaling af fakturaSystemet skal kunne håndtere at der foretages delbetalinger af en kreditorfaktura, og at det klart fremgår i Systemet, at det er en delbetaling

1.1.1.1.1.1.1.24 653 - Fordeling af faktura

Til opsplitning af samlefaktura er der udviklet faciliteter i IRIS, så der dannes posteringsmeddelelser med opsplitningerne. Posteringsmeddelelserne kan efterfølende godkendes og anvises elektronisk. Systemet skal kunne anvende de faciliteter, der er udviklet i IRIS.

1.1.1.1.1.1.1.25 664 - Modtage kreditorfaktura


7

Systemet skal kunne håndtere processer hvor kreditorfaktura modtages enten om en elektronisk fil i alle anerkendte formater - f.eks. oio. Eller som en pdf-fil enten direkte fra en mail, eller ved at den scannes ind I IRIS.

1.1.1.1.1.1.1.26 688 - Registrering af fakturaStraks en faktura er registreret i Systemet, skal man kunne se den på både debetkontoen og kreditorkontoen. Hvis den ikke er godkendt, skal det fremgå hvilken status den har, f.eks. godkendt af første godkender, eller afventer godkendelse af 2. godkender eller lign.

1.1.1.1.1.1.1.27 704 - Betaling i fremmed valutaDet skal være muligt at generere betalingsfiler, som indeholder betalinger til kreditorer i fremmed valuta.

1.1.1.1.1.1.1.28 753 - Gemme dokumenter på den enkelte kreditor

Systemet skal understøtte at der kan gemmes dokumentation og korrespondance på det enkelte kreditornr, f.eks. leverandørfaktura mail og lign.

Oprette og slette kreditor

I dag oplever man både i kommunerne og i Selvstyret, at den samme kreditor kan være oprettet flere gange, og man derfor svært ved at identificere og afstemme den enkelte kreditor. Ligeledes opleves det, at der ingen reference er mellem kreditor i Selvstyret og kreditor i kommunerne.

I forbindelse med et nyt System påtænkes at skabe unikke identifikationer af debitorer og kreditorer. Debitorer - og kreditorer - skal derfor oprettes på baggrund af to fællesoffentlige centrale registre CPR og GER (CVR).

En kreditor - og en debitor - bør kunne oprettes ved at vælge en kreditor/debitor skabelon og indtaste et cpr. nr. eller GER. nr.

Virksomheder fra udlandet har ofte intet CVR/GER nummer. De oprettes i dag med telefonnummer, og så betales fakturaer som løn. Der er en lignende problemstilling ved personer fra udlandet, hvor CPR numre kan være konstrueret på en anden måde end det danske.

Oprettede kreditorer kan ikke slettes. Det giver problemer ved afstemning, fordi samme kreditor har flere konti. Kreditorer kan ikke spærres. Der skal være lettere adgang til GER-numre (som mange kreditorer ikke er oprette med).

Fakturamodtagelse med rekvisition

Kommunerne:

Kommunerene håndtere godkendelse og anvisning af faktura forskelligt afhængig af om de har implementeret elektronisk faktura godkendelse.

Uden elektronisk fakturagodkendelse er processen, at faktura modtages på papir, påføres kontonummer og sendes til godkendelse hos de budgetansvarlige inden faktura indtastes manuelt. I nogle situationer bogføres faktura på udgiftskonto og interimskonto inden de sendes til institutioner og fagområder til godkendelse. Når faktura er godkendt omposteres der på interimskonto og debitorkonto.

Med elekronisk fakturagodkendelse, sendes faktura sendes til regnskabsafd. Som scanner ind og sender dem til godkendelse i organisation eller andre fagområder.


8

Selvstyret:

I dag modtages ca- 10% af faktura som OIO. Disse faktura kan i godkendelsesprocessen sammenlignes med rekvisitionen på den enkelte varelinje. 90 % af faktura modtages enten som papirsfaktura eller som pdf vedhæftet i en mail. Disse faktura scannes ind i IRIS, hvor en række oplysninger registreres, bl.a. fakturabeløbet, men ikke den enkelte varelinje. Ved indscanning kan den indscannede faktura desuden ses som et billede.

Det er essentielt, at der ved modtagelse af faktura sker en automatisk sammenligning af rekvisitionen og faktura. Rekvisition og faktura identificeres ud fra et unikt rekvisitionsnummer. Sammenligningen skal - udover rekvisitionsnummeret - omfatte tilstrækkelig mange værdier til, at fakturaen uden yderlig behandling kan bogføres og dermed betales.

For at faktura kan betales skal rekvisitionen også være markeret med at varen er modtaget - se Varemodtagelse.

Hvis forløbet fra rekvisition til betaling af faktura, ikke forløber ideelt, skal der opstilles workflows der sikrer at uoverensstemmelserne håndteres og løses. Det er vigtigt, at Systemet er fleksibelt i forhold til at kunne håndtere hele eller dele af denne proces, afhængig af organisatorisk enhed, leverandør, varegrupper og varenummer.

Man modtager fakturaer i 3 formater:

Elektroniske faktura som overføres til (først til IRIS hvor den bliver sendt direkte til godkender i IRIS, efter godkendelse bliver den overført til XAL) (leverandør sender den til server, som sender den videre til en DcR server hvor den havner i IRIS). Man er begyndt at gemme bilagene til oio-fakturaer.

Mail til faktura-indbakken i pdf-format som overføres til Verify og efter verificering overføres fakturaen til IRIS til godkendelse. Efter den er godkendt og anvist overføres fakturaen til XAL.

Faktura i papirform som indtastes manuelt i XAL.

Faktura skal godkendes af mindst 2 godkendere.

Hvis en godkender, konterer en faktura og kontoen ikke stemmer overens med en konto i XAL havner den i Validér fejl.

Der bruges mange ressourcer på at identificere hvilke personer i hvilke enheder, der skal godkende en faktura. Alle enheder har et GLN.NR. Men anvendelsen er endnu ikke fuld udbredt.


9

1.1.1.1.1.1.1.29 Oprette rekvisition

Den decentrale medarbejder opretter en rekvisition på en vare eller en ydelse.

Systemet generer en rekvisition med et unikt nummer, og med oplysninger relateret til medarbejderen. F.eks. medarbejderens navn, lokation, leveringssted, GLN.nr. etc. Det er muligt at rette i disse oplysninger.

Medarbejderens stamdata - kan muliggøre at dele af kontostrengen - i henhold til den nye kontoplan - udfyldes.

1.1.1.1.1.1.1.30 Varegruppe anføresUd fra en dropdown liste eller ud fra en fremsøgning kan varegruppen anføres.

1.1.1.1.1.1.1.31 Vareart anføres

Den fremsøgte varegruppe giver mulighed for at vælge mellem en række varer. Varen vælges ud fra en dropdown liste eller den kan fremsøges.

På varen er der anført priser, således at Systemet kan beregne rekvisitionens samlede beløb og dermed tjekke, om dette ligger inden for rekvirentens prokura. Hvis prokura er overskredet, kan rekvirenten vælge at sende rekvisitionen eller ikke sende rekvisitionen. Hvis rekvisitionen sendes, vil den være markeret, så det tydeligt fremgår hos 2. godkender, at rekvisitionen overskrider rekvirentens prokura.

Valget af varen - kan muliggøre at dele af kontostrengen - i henhold til den nye kontoplan - udfyldes.

1.1.1.1.1.1.1.32 Leverandør vælgesUd fra en liste over de leverandører - der er lavet aftale med - på den pågældende vare, og som den pågældende disponent må disponere hos - vælges en leverandør.

1.1.1.1.1.1.1.33 Rekvisition sendes til 2. godkender

Når rekvirenten har udfyld rekvisitionen med de nødvendige oplysninger sendes den - via et forud defineret workflow til 2. godkender. Denne kan rette i alle oplysninger, som rekvirenten har anført.

Når 2. godkender har godkendt rekvisition, skal der være mulighed for automatisk udfyldelse af kontostreng i henhold til den nye kontoplan.

1.1.1.1.1.1.1.34 Rekvisition godkendes af 2. godkender

Når rekvirenten har udfyld rekvisitionen med de nødvendige oplysninger sendes den - via et workflow - til 2. godkender. 2. godkender kan rette i alle oplysninger, som rekvirenten har anført.

2. godkenders godkendelse - kan muliggøre at dele af kontostrengen - i henhold til den nye kontoplan - udfyldes.

1.1.1.1.1.1.1.35 Rekvisition sendes til leverandørNår 2. godkender har godkendt rekvisition, sendes den automatisk til leverandør via forsendelsesmetode specificeret under leverandøren.

1.1.1.1.1.1.1.36 Aktivitet hos leverandørenDenne aktivitet foregår hos leverandøren.

1.1.1.1.1.1.1.37 Ordrebekræftelse modtages


10

Ordrebekræftelser modtages fra leverandøren. Dette kan være på papir eller i mail. Ordrebekræftelsen registreres og gemmes i Systemet.

1.1.1.1.1.1.1.38 Ordrebekræftelse godkendesNår ordrebekræftelse modtages fra leverandøren, anføres dette I Systemet. Status på rekvisitionen ændres automatisk. Denne status anvendes bl.a. i forbindelse med budgetopfølgning og andre økonomiske oversigter.


1.1.1.1.1.1.1.40 Følgeseddel modtagesFølgesedlen modtages fra leverandøren. Dette kan være på papir eller i mail. Følgesedlen registreres og gemmes i Systemet.

1.1.1.1.1.1.1.41 Følgeseddel godkendesNår følgesedlen modtages fra leverandøren, anføres dette I Systemet. Status på rekvisitionen ændres automatisk. Denne status anvendes bl.a. i forbindelse med budgetopfølgning og andre økonomiske oversigter.


1.1.1.1.1.1.1.43 Faktura modtagesFaktura modtages fra leverandøren. Dette kan være på papir, i mail eller som oio. Faktura skannes ind - enten i Systemet, eller i det eksisterende elektroniske fakturagodkendelses system (IRIS).

1.1.1.1.1.1.1.44 Faktura sammenholdes med rekvisition

Faktura skal indeholde rekvisitionsnummer - hvis faktura er udarbejdet på baggrund af flere rekvisitioner skal alle rekvisitionsnumre være oplyst.

På baggrund af en sammenligning af rekvisition og faktura - og i tilfælde af match - bogføres faktura uden yderlig godkendelse.

Ved manglende match - sendes faktura i et workflow der sikrer at problemet løses

Fordeling af omkostningerDet skal være muligt at foretage automatisk fordeling af omkostninger ud fra faste eller ad-hoc fastsatte parametre, på alle niveauer i organisationen og på alle dimensioner i kontoplanen. Fordelingen skal enten kunne foretages som en simulering eller resultere i en reel kontering/bogføring. Som et tænkt eksempel skal det være muligt at fordele omkostningen til Lovpligtig arbejdsskadeforsiking på alle organisatoriske enheder i forhold til antallet af medarbejdere.

Godkende og anvise faktura

Kommunerne

Kommunerene håndtere godkendelse og anvisning af faktura forskelligt, afhængig af om de har implementeret elektronisk faktura godkendelse.

Uden elektronisk fakturagodkendelse er processen, at faktura modtages på papir, påføres kontonummer og sendes til godkendelse hos de budgetansvarlige inden faktura indtastes manuelt. I nogle situationer bogføres faktura på udgiftskonto og interimskonto inden de


11

sendes til institutioner og fagområder til godkendelse. Når faktura er godkendt omposteres der på interimskonto og kreditor konti.

Med elekronisk fakturagodkendelse sendes faktura til kreditorbogholderi, som scanner ind og sender dem til godkendelse, hvorefter faktura indtastes manuelt.

Selvstyret

I dag scannes alle indkomne fakturaer til IRIS, som fordeler fakturaer til Selvstyrets enheder vha. et GLN-nummer. I IRIS foretages en godkendelsesproces med 2 godkendere, og herefter bogføres og betales fakturaen automatisk.

1.1.1.1.1.1.1.45 Sender fakturaLeverandøren fremsender fakturaen til [email protected], enten som pdf fil eller som elektronisk faktura efter OIO standarden.

1.1.1.1.1.1.1.46 Faktura Scannes ind i IRISHvis faktura modtages på papir scannes den ind i IRIS. Hvis faktura modtages elektronisk scannes den automatisk ind i IRIS vha. OCR

1.1.1.1.1.1.1.47 Faktura sendes til 1. godkender1. godkender identificeres ud fra oplysninger på faktura, GLN. nr og navn.

1.1.1.1.1.1.1.48 Faktura godkendes af 1. godkenderFaktura godkendes af 1. godkender ud fra rekvisition, kontrakt eller andet aftale grundlag. 1. godkenderen har mulighed for at sende fakturaen retur til kreditorafdelingen, hvis der er fejl i f.eks. beløb eller bankkonto. 1. godkenderen kan også vælge at oprette en PM, hvis fakturaen eller dele af den skal betales af en anden enhed. I så fald starter processen "Posteringsmeddelelser". Endeligt kan 1. godkenderen, hvis denne mener at fakturaen ikke skal betales, selv kontakte leverandøren og anmode om en kreditnota, der i så fald skal godkendes sammen med den originale faktura.

1.1.1.1.1.1.1.49 Faktura godkendes af 2. godkenderFaktura godkendes af 2. godkender ud fra rekvisition, kontrakt eller andet aftale grundlag. 2. godkenderen har mulighed for at sende fakturaen retur til kreditorafdelingen, hvis der er fejl i f.eks. beløb eller bankkonto. 2. godkenderen kan også vælge at oprette en PM, hvis fakturaen eller dele af den skal betales af en anden enhed. I så fald starter processen "Posteringsmeddelelser". Endeligt kan ERP projektet - Forretningsproces specifikkationer

12

2. godkenderen, hvis denne mener at fakturaen ikke skal betales, selv kontakte leverandøren og anmode om en kreditnota, der i så fald skal godkendes sammen med den originale faktura.

1.1.1.1.1.1.1.50 Returneret faktura behandlesFaktura returneret fra 1. eller 2. godkender rettes i IRIS, og sendes tilbage til 1. godkenderen.

1.1.1.1.1.1.1.51 PosteringsmeddelelserEr udarbejdet på baggrund af den nye digitale posteringsmeddelelse, der skal foregå i IRIS.

1.1.1.1.1.1.1.51.1 Splitter faktura i IRIS og PM'er videreVed at splitte en faktura i IRIS kan denne PM'es videre til en anden enhed i Selvstyret. Det er dog ikke det fulde beløb der kan PM'es, og 1. godkenderen skal bogføre mindst 1 øre på egen konto. Årsagen hertil er at hvis 100% af en faktura skal betales af en anden enhed, burde fakturaen være blevet sendt til den enhed i første omgang.

1.1.1.1.1.1.1.51.2 Opretter PM i IRISI IRIS kommer der en ny funktion til at oprette en ny PM - en intern faktura - fra bunden.

1.1.1.1.1.1.1.51.3 Uploader dokumentation1. godkenderen uploader alle relevante bilag til PM'en, så der kan dokumenteres for det opkrævede beløb.

1.1.1.1.1.1.1.51.4 Tilføjer informationer om beløb og modtagerI IRIS angives informationer som beløb, modtager, egen konto m.m. på PM'en. Forfaldsdato vil være udfyldt med en standardfrist, men det vil være muligt at ændre den manuelt.

1.1.1.1.1.1.1.51.5 Faktura godkendes af 2. godkenderFaktura godkendes af 2. godkender ud fra rekvisition, kontrakt eller andet aftale grundlag. 2. godkenderen har mulighed for at sende fakturaen retur til kreditorafdelingen, hvis der er fejl i f.eks. beløb eller bankkonto. 2. godkenderen kan også vælge at oprette en PM, hvis fakturaen eller dele af den skal betales af en anden enhed. I så fald starter processen "Posteringsmeddelelser". Endeligt kan 2. godkenderen, hvis denne mener at fakturaen ikke skal betales, selv kontakte leverandøren og anmode om en kreditnota, der i så fald skal godkendes sammen med den originale faktura.

1.1.1.1.1.1.1.51.6 Godkende og anvise fakturaer

1.1.1.1.1.1.1.51.7 Systemet udligner udestående PM


13

Når en PM er oprettet og godkendt i enhed A af 1. og 2. godkender, og godkendes af 1. og 2. godkender i enhed B, skal systemet udligne det udestående. Så snart en PM oprettes indtægtsføres den i systemet, og samtidig bogføres der et tilgodehavende for den enhed, der skal modtage PM'en. Dette tilgodehavende skal udlignes, når den modtagende enhed godkender PM'en og den bliver betalt. Først når alt er udlignet, er processen slut.

1.1.1.1.1.1.1.52 Betaling af fakturaInden der foretages en kreditorudbetaling sendes udbetalingsfilen fra DcR til Inddrivelse med oplysninger om de genererede udbetalinger.

Posteringsmeddelelser

Kommunerne

Månedlige opgørelse udarbejdes af kommunerne bl.a. med beregning af refusion. Refusion bogføres i Winformatik. Efterfølgende mellemregnes der med Selvstyret - som ønskes dokumentationer for udlæg. Udlæg bogføres i Selvstyret -reelt bogfører Selvstyret det samme som kommunen, og disse 2 økonomital skal stemme overens. Alt for nemt at lave fejl, eftersom al indtastninger foregår manuelt.

Grundlæggende skal det sikres at der ikke kan posteres noget ind på et budgetansvarsområde uden om de almindelige godkendelsesregler - og samtidig skal der være fuld symmetri mellem indtægter og udgifter.

Selvstyret

Der udarbejdes en voldsom mængde posteringsmeddelelser i Selvstyret.

En posteringsmeddelelse er en intern fakturering. Der udarbejdes posteringsmeddelelser både mellem departementerne i Selvstyret, Selvstyret og kommunerne og kommunerne imellem.

Hver kommune har et "Selvstyreregnskab" og Selvstyret har et "Kommuneregnskab" for hver kommune. Regnskaberne er i virkeligheden en mellemregningskonto og spejlbilleder af hinanden. Posteringerne fremkommer ofte på baggrund af posteringsmeddelelser. Der bruges mange ressourcer på at afstemme regnskaberne.

Posteringsmeddelelser udarbejdes nogle gange uden forudgående aftale, og det kan være vanskeligt at gennemskue hvorfor man har fået en posteringsmeddelelse.

En posteringsmeddelelse skal godkedendes og anvises af mindst 2 personer.

Det forventes at en øget anvendelse af IRIS, omlægning af processer, og faciliteter i Systemet skal nedbringe antallet af posteringsmeddelelser betragteligt. Især er der store forventninger til, at en øget anvendelse af Roller og Rettigheder og workflow vil betyde at posteringer kan håndteres centralt, men godkendes decentralt.

Det forventes, at der kun sker een fysisk håndtering i hele processen. Det er hvor faktura modtages og skannes ind. Dette frem til det tidspunkt hvor alle leverer elektroniske fakturaer.

Oprettelse af posteringsmeddelelser skal ske ved, at der oprettes en side hvor godkenderen som ved en fakturaoprettelse - kan udvælger en modtager og anføre tekst og beløb. Det skal være muligt at sende original fakturaen med posteringsmeddelelsen.

Det skal ikke være muligt at anføre artskonto - i stedet anføres et posteringsmeddelelses modtagernavn eller kontoen - arten tilføjes efterfølgende af 1. godkender. Det skal fremgå af posteringsmeddelelsen hvem der har lavet den.


14

Grundlæggende skal det sikres at der ikke kan posteres noget ind på et budgetansvarsområde uden om de almindelige godkendelsesregler - og samtidig skal der være fuld symmetri mellem indtægter og udgifter.

Faktura scannes ind i Iris

Faktura scannes ind i Iris. Dette kan ske ved inscanning af papir faktura, ved indlæsning af elektroniske dokumenter modtaget på mail f.eks. som pdf eller Word format, eller ved modtagelse af faktura i OIO - format

Fordeling af fællesfaktura

Kommunerne:

Kommunerne modtager en del faktura, som skal fordeles på flere organisatoriske enheder, nogle gange er det efter en fast fordelingsnøgle andre gange er det efter et konkret forbrug. Det kan f.eks. være faktura på køb hos Taxa og Brugsen men også på større anlægsprojekter.

Fordelingen af disse faktura gennemføres ved manuelle posteringsmeddelelser.

Selvstyret:

Selvstyret modtager en del faktura, som skal fordeles på flere organisatoriske enheder, nogle gange er det efter en fast fordelingsnøgle andre gange er det efter et konkret forbrug. Det kan f.eks. være faktura på køb hos Taxa og Brugsen men også på større anlægsprojekter.

Fordelingen af disse faktura er tidligere gennemført ved manuelle posteringsmeddelelser. Der er udviklet faciliteter i IRIS, der sikrer en elektronisk godkendelse af posteringsmeddelelser.

Behandling af rykkerLeverandørerne rykker for udbetalte fakturaer. Årsagerme til at faktura er betalt rettidig er mange kreditorrenter, der er stor fokus på at få det bragt ned på minimum. Systemet er væsentligt værktøj i denne proces. This proces is in scope for Udrulning fase 1, categorized as fit.

Afstemning af kreditorer

Kommunerne:

Afstemning sker op imod indscannede eller indtastede fakturaer. Det opleves, at der modtages rykkerer fra leverandører på beløb, der er blevet betalt. Dette skyldes sandsynligvis, at inddrivelsesmyndigheden har trukket et beløb, og at der først modtages betalinger 1- 1½ måned efter.

Selvstyret:

Afstemning af kreditorer er en manuel proces.

Man afstemmer hver gang man modtager et kontoudtog fra kreditor, også selvom kontoen stemmer. Man skriver bemærkninger til de åbne poster. Hvis man får et langt kontoudtog, beder man om at få et kontoudtog, der kun indeholder åbne poster.

Pt. modtager man kontoudtog pr. post eller mail. Så tjekker man IRIS for at se, om fakturaen er modtaget. Derefter tjekker man i XAL, om den er betalt. Hvis den er det, skriver man en bemærkning om, at den er betalt.

Foretage Kreditormodregning


15

Kommunerne

Kommende udbetalinger fra kommunerne sendes som data til inddrivelse. Der foretages modregning af kommunes kommende afregninger. Inddrivelsesmyndigheden informerer ikke leverandører på en hurtigere måde. Desuden modtager kommunerne først pengene 1-1½ mdr. efter træk hos kommunerne

Selvstyret

I forbindelse med betaling af kreditorer, fortages en kørsel som klarlægger, om der er et tilgodehavende hos de kreditorer, der skal foretages udbetaling til. Hvis dette er tilfældet foretages en modregning, der fremsendes en opgørelse til kreditor/debitor og en eventuel rest kreditsaldo udbetales. Hvis debitorsaldoen består af flere forskellige poster, f.eks. restskat, motorafgift, dagplejeplads fortages modregningen efter i defineret rækkefølge.

Nedenstående flow skitserer den kommende proces:

1.1.1.1.1.1.1.53 Betaling af fakturaInden der foretages en kreditorudbetaling sendes udbetalingsfilen fra DcR til Inddrivelse med oplysninger om de genererede udbetalinger.

1.1.1.1.1.1.1.54 KreditorudbetalingEfter tjek for inkassosaldo og eventuel modregning returneres udbetalingsoversigten til DcR, hvor nettoudbetalingerne foretages.

1.1.1.1.1.1.1.55 Tjekker for debitorsaldo


16

I Inddrivelse foretages en række tjek i forhold til modregningsmuligheder og modregningsrækkefølge. Hvis kreditor har restskat er det f.eks. muligt at modregne i dette - uden at den er forfalden.

1.1.1.1.1.1.1.56 ModregningHvis kreditor har en debitorsaldo i Inkasso, sker der modregning i forhold til en defineret modregningsrækkefølge.

1.1.1.1.1.1.1.57 Fremsendelse af modregningsopgørelse

Når der foretages modregning i kreditorudbetalinger, orienteres kreditor på en modregningsopgørelse. Det sker ved at kreditoren får udbetalt mindst 10 kr., så der er mulighed for at lave en bankadvisering. På denne advisering angives hvad der er modregnet.

1.1.1.1.1.1.1.58 Tjekker for InkassosaldoDer tjekkes om kreditor er debitor - har en inkassosaldo - hos Inddrivelse. Hvis ikke sker der er udbetaling.

1.1.1.1.1.1.1.59 ModregningHvis kreditor har en debitorsaldo i Inkasso, sker der modregning i forhold til en defineret modregningsrækkefølge.

1.1.1.1.1.1.1.60 Fremsendelse af modregningsopgørelse

Når der foretages modregning i kreditorudbetalinger, orienteres kreditor på en modregningsopgørelse. Det sker ved at kreditoren får udbetalt mindst 10 kr., så der er mulighed for at lave en bankadvisering. På denne advisering angives hvad der er modregnet.

1.1.1.1.1.1.1.61 RykkerprocedureHvis kreditormodregningen ikke udligner debitorsaldoen, indgår kreditor i den fortsatte rykkerprocedure.

1.1.1.1.1.1.1.62 Modtager advisering

Ved en modregning udbetales restbeløb eller mindst 10 kr. til kreditoren, således at kreditoren modtager en bankadvisering for udbetalingen. På denne bankadvisering angives det hvad der er modregnet.

1.1.1.1.1.1.1.63 Modtager intern advisering

Fordringshaver modtager en advisering om at der er blevet foretaget en kreditormodregning, og at deres tilgodehavende eller en del af det er blevet udlignet.

Betaling af kreditorfaktura

Kommunerne:

Man betaler fakturaer fra mandag til torsdag. Inden faktura kan betales skal der foretages kreditormodregning (se Kreditormodregning). Der sker desuden en validering for at sikre at den rigtige person får det rigtige beløb indsat på den rigtige bankkonto.

Selvstyret:

Man betaler fakturaer fra mandag til torsdag. Fakturaer overføres fra IRIS til XAL. Inden faktura kan betales skal der foretages kreditormodregning (se Kreditormodregning). Der sker en validering af data fra overførslen fra IRIS til XAL, for at sikre at den rigtige person får det rigtige beløb indsat på den rigtige bankkonto.


17

Genfremfinde kreditorbilag

Kommunerne:

Alle relevante medarbejdere skal til enhver tid have hurtig og sikker adgang til kreditorbilag.

Selvstyret:

Alle kreditorbilag registreres i IRIS enten ved indscanning eller i oio-format.

Det er vigtigt at en integration med IRIS, vil betyde at centrale medarbejdere har en hurtig og sikker adgang til bilag på alle godkendelse niveauer. Og at decentrale medarbejdere har adgang til præcis de bilag de har interesse i på alle godkendelsesniveauer.

Det er vigtigt, at arbejdet i IRIS eller Systemet opleves som at arbejde i samme system.


Documents

Forretningsproces specifikkationer - digitalimik.gl/media/Digitaliseringsstyrelsen/Ima… · Web viewSom scanner ind og sender dem til ... arten tilføjes ... ved indlæsning af