Upload
vuongmien
View
222
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Pisariillisaaneq
Fællesoffentligt ERP-system i Grønland Konsekvenser for det kommunale systemlandskab
Page 1
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Baggrunden for præsentation Styregruppen for ERP-projektet har ønsket at få kvalitetssikret beslutningsgrundlaget for en
fællesoffentlig ERP-platform til brug for Selvstyret og kommunerne.
BDO har i november 2013 afleveret en rapport til styregruppen. Rapporten beskrev en række risici, som
man anbefalede at analysere yderligere for at sikre et bedre beslutningsgrundlag inden et fælles udbud
af et ERP-system.
Styregruppen beslutter den 17. december 2013 at arbejde videre med evaluering af AX2012 som
fremtidig ERP-platform ved at gennemføre workshops i byerne på kysten og i Nuuk, men ønsker et bud
på, hvordan det fremtidige systemlandskab i kommunerne kan se ud med AX2012 som økonomisystem
og SBSYS som sags- og dokumenthåndteringssystem.
Der ønskes også en kvalificering af udgiftsdelen i business casen i forhold til det grundlag, der er
opstillet af ERP-sekretariatet.
Page 2
Page 2
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Disposition for oplægget 1. Afdækning af AS-IS systemlandskab
2. Forslag til TO-BE systemlandskab V1: AX2012
3. Vurdering af kommunernes udgifter samt forslag finansiering og fordeling
4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2: SBSYS
5. Forslag til TO-BE systemlandskab V3: Nye sagsmoduler
6. BDO’s anbefalinger til kommunerne
7. Forslag til fremadrettet handleplan
Page 3
Page 3
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Afdækning af AS-IS landskabet
Page 4
På de følgende 5 slides beskrives følgende:
• Kommunernes overordnede systemlandskab
• Opbygningen af Winformatik
• Den kommunale organisering på it-området
• Kommunernes ønsker fremover
Formålet er at præsentere styregruppen for et overblik
over, hvilke systemer, der anvendes til at løse
økonomiopgaver i kommunernes i dag, samt beskrive den
nuværende organisering i forhold til, hvem der er
beslutningstagere og udførere.
Page 4
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Afdækning af AS-IS systemlandskab AS-IS systemlandskabet er afdækket gennem en række aktiviteter:
1. Interview med KIMIK iT med deltagelse af Ian Wennerfeldt og Anders Djursaa
2. Spørgeskema til alle kommuner om deres nuværende it-systemer
3. Valideringsmøder med KIMIK iT
Økonomisystem
Der har i afdækningen været fokus på it-systemer, der håndterer økonomiske transaktioner, da disse systemer fremover skal erstattes af eller
interagere med AX2012. Det betyder, at der kan være andre it-systemer i kommunerne, som ikke er omfattet af afdækningen, da de ikke
håndterer økonomiske transaktioner. Alle kommuner anvender i dag Winformatik som integreret sagsbehandlings- og økonomisystem og KMD
Perspektiv Løn til lønudbetalinger samt i et vist omfang til udbetaling af ydelser til borgere.
ESDH
Kommunerne anvender i dag primært Winformatik journalnotat samt fysiske sagsmapper til dokumenthåndtering og notater på borgersager.
Kujalleq Kommune oplyser, at de i løbet af første halvår 2014 går i gang med at implementere SBSYS i kommunen. I første omgang i forhold til
håndtering af indkommen post. Qaasuitsup Kommune har desuden anvendt Captia til elektronisk dokumenthåndtering på Børn og Kultur.
Erfaringerne med elektronisk dokumenthåndtering er forholdsvis begrænsede, og ingen af de fire kommuner har implementeret et full-scale
ESDH-system.
Øvrige systemer
Hertil kommer, at kommunerne anvender en række øvrige værktøjer i form af egne Excel-ark, Word dokumenter og databaser (ventelister,
anlægsprojekter, aktiver, arealansøgninger, hundehold) samt kommuneplansystemer (MapInfo, NunaGIS).
Page 5
1. Afdækning af AS-IS systemlandskab
Page 5
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Samlet AS-IS systemlandskab
Page 6
Winformatik
sagsmoduler
KMD
Perspektiv
Løn
Sullinal
ESDH (Captia) SBSYS
Egne
værktøjer
Excel, databaser
Tabulex
Administrativ
IT AD, kontorpakker, e-mail
mm.
Sullissivik
Administrative
systemer
Sagssystemer
Styring
Økonomi Winformatik
økonomi
Egne kommunale systemer Eksterne systemer
Medarbejdere
(og borgere)
Borgere og
virksomheder
Borgere og
virksomheder
Ledelse og styring
Sagstyper
2 kommuner
1. Afdækning af AS-IS systemlandskab
Note: Winformatik er et
sammenhængende system, hvor alle
delmoduler er tæt integrerede, og alle
data ligger i fælles databaser. Det er
derfor alene af illustrative hensyn, at
økonomi er afbildet adskilt fra de
øvrige sagsmoduler. Økonomi og
sagsmoduler er ét system.
Page 6
Note: ESDH-systemet Captia er i dag kun i
drift på et enkelt forvaltningsområde i en
enkelt kommune.
SBSYS skal implementeres i en kommune i
løbet af 2014 på få sagsområder. Der er
derfor ikke tale om særlig omfattende
udbredelse af ESDH i kommunerne.
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
AS-IS systemlandskab / Winformatik
Page 7
Bogh Bosc Budg Dagi Folk Info Inka Krdi Led Lon Skat Soc Tekn Udd
Betalingservice (NETS)
Ind-drivelse
KreditorLedighed
regis-trering
Erhv
Bidrags-sager
Debitor
Brugere
Dataud-vekling
CPR
Vente-lister
Budget-lægning
Familie-budget
Rekvisi-tioner
Bog-føring, konto-
plan
Kontrol og bog-føring
Skatte-styrelsen
Børne-tilskud
Sociale udbeta-linger
Bolig-sikring
Journal-ark
PensionHandi-
cap
Anbrag-te børn
Reno-vation
Bygnings-register
Udd. tilskud
Person-data
Veje og distrikter
Valg-lister
Statistik
Kontrol for selv-
be-tjening
Termin-aler og
printere
Ind-drivelse
Elekt-ronisk
bilagshåndtering
Tillægs-bevilling
Budget-opfølg-
ning
Likvidi-tetssty-
ring
Adm. af børn i inst.
Takst-beregn/ opkræv-
ning
Skatte-pligtige indkom-
ster
BI-modul
Kommu-nikation med eks-
terne
Statistik Affald
Bræt-salg
Institu-tions-salg
Nedenstående oversigt over Winformatik illustrerer de 15
delsystemer og tilhørende 45 moduler, som kommunerne
anvender i dag. Det drejer sig både om moduler til håndtering
af økonomiske transaktioner og økonomisk styring, samt
moduler til håndtering af ydelsesberegninger på
socialområdet, udveksling af skatteoplysninger, brugerstyring,
styring af teknikområdet, erhvervsområdet,
uddannelsesområdet mm.
Kommunerne oplyser, at de ikke anvender andre systemer end
Winformatik og KMD Perspektiv Løn, der håndterer økonomiske
transaktioner. Hertil kommer Sullinal, der håndterer
inddrivelse, men som løses i Selvstyret.
Winformatik er en væg-til-væg løsning, der dækker mange
fagområder i kommunens sagsbehandling. Opbygningen af
systemet som én samlet kommunaladministrativ ”pakke”
medfører, at det umiddelbart ikke er muligt at skille
delsystemer og moduler ad som selvstændige systemer.
Hvis kommunerne ønsker at anvende andre delsystemer end
Winformatik, skal der derfor ske en adskillelse af
delsystemerne i Winformatik, og der skal udvikles snitflader
ind/ud af disse, så det er muligt at udveksle data mellem de
enkelte delmoduler og eksterne systemer.
Figur 1. Oversigt over delsystemer og moduler i Winformatik
1. Afdækning af AS-IS systemlandskab
Page 7
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Organisering af det kommunale it-område Winformatik udviklingspulje
Kommunerne ejer selv Winformatik, der
drives og udvikles i samarbejde med KIMIK
iT via en brugergruppe.
Der er en styregruppe for brugerklubben,
KAQA, som overordnet skal lægge
retningslinjerne for den fremtidige
udvikling og prioritering af midlerne.
KAQA har indgået en 3-årig aftale med
KIMIK iT om udvikling, vedligeholdelse og
drift af Winformatik. Så vidt vides
foreligger der ingen årsrapporter ift.
aftalens indhold, og der er formentlig ikke
indgået en ny kontrakt, siden den gamle
kontrakt udløb i 2010.
Brugergruppen består af medarbejdere fra
kommunerne, og de skal sikre, at
puljemidlerne i praksis udmøntes i
henhold til strategien. De mødes
ugentligt, hvor prioritering af opgaver
drøftes og besluttes. KIMIK iT fungerer
som sekretær på møderne.
Page 8
Driften af Winformatik
Tre ud af fire kommuner har udliciteret
it-driften til KIMIK iT. I praksis betyder
det, at der er opstillet servere i hver
enkelt kommune, men at det er KIMIK iT,
der overvåger og vedligeholder dem. I
Semersooq Kommune står man selv for
driften af Winformatik-serveren, og KIMIK
iT er second-level support ift. denne
opgave.
Det er BDO´s opfattelse, at en del af
second level supporten i alle kommuner
afregnes på timebasis med KIMIK iT. Det
samme er tilfældet med first-level
supporten.
Umiddelbart er der ingen kommunal
organisering omkring øvrig drift/support.
Brugerne kontakter blot KIMIK iT, når der
er behov.
Øvrig drift og nyanskaffelser
Nyanskaffelser besluttes og finansieres af
den enkelte kommune.
I forbindelse med interviews med
kommunerne er der kun en kommune,
Kujalleq, der tilkendegiver at have afsat
midler til nyanskaffelser på it-området i
2014 (SBSYS).
ESDH har gennem længere tid været
drøftet i fælleskommunalt regi. Tidligere
har Captia været anbefalet som
kommunalt ESDH-system, men efter en
revurdering af denne anbefaling, bl.a.
med involvering af KANUKOKA ifm.
udvikling af en fælleskommunal
journalnøgle, er det nu SBSYS, der anses
som det foretrukne ESDH-værktøj i
kommunerne. SBSYS er anskaffet men ikke
implementeret i Semersooq.
KANUKOKA råder over en it-pulje, der kan
anvendes til fællesoffentlige it-projekter.
Page 8
1. Afdækning af AS-IS systemlandskab
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Kommunernes ønsker fremover Kommunerne har i forbindelse med Pisariillisaaneq tilkendegivet, at de ønsker at:
• overgå til aktivitetsbaseret budgettering i det omfang, det giver mening, og at der skal stilles krav
til et kommende ERP-system om at kunne understøtte dette.
• den aktivitetsbaserede styring skal desuden understøttes af et ledelsesinformationssystem
• de tekniske forvaltninger får værktøjer til at styring af anlægsprojekter, til styring af
vedligeholdelse af bygningsmassen, og til at skabe overblik over bygninger, driftsaktiver og
disponeringer
• der på områderne afstemning, sagsbehandling, inddrivelse, betaling af kreditorer, afstemning af
indbetalinger, fakturering og rejsebestilling forudsættes en højere digitaliseringsgrad fremover
Page 9
Kilde: Økonomistyring og økonomisk ledelsesinformation i kommunerne, ERP-sekretariatet august 2013
Page 9
1. Afdækning af AS-IS systemlandskab
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Beskrivelse af TO-BE landskabet med AX2012
Page 10
På de følgende 2 slides beskrives følgende:
• Kravene til tilpasninger i Winformatik, når AX2012 skal
implementeres
• Det nye kommunale systemlandskab med AX2012 som
erstatning for 4 delmoduler i Winformatik
Konklusionen er, at en implementering af AX2012 i
kommunerne skal have integrationer til Winformatik, da
en udfasning af alle 11 Winformatik-systemer på kort og
mellemlang sigt vurderes urealistisk.
Page 10
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
AX2012 som fællesoffentligt økonomisystem
Page 11
Kommunerne har i forbindelse med Pisariillisaaneq besluttet at arbejde videre med en evaluering af AX2012 som
fremtidig ERP-platform, og der har i den forbindelse været gennemført demo’er af løsningen i alle kommunerne i februar
måned. ERP-sekretariatet oplyser, at tilbagemeldingerne fra deltagerne har været meget positive.
AX2012 skal erstatte 4 delsystemer i Winformatik (bogholderi, budget, inkasso, kreditor), og det forventes, at en række
af de lokale løsninger, kommunerne i dag har udviklet i eksempelvis Excel og Word til styring, kan håndteres i AX2012.
Samtidig kan AX2012 levere økonomisk ledelsesinformation, og kan dermed erstatte KOMLIS.
For at realisere dette systemlandskab kræves, at der skal udvikles snitflader i forhold til de restende Winformatik-
delsystemer, så det er muligt at udveksle data mellem de enkelte delmoduler og AX2012.
KIMIK iT er blevet bedt om at komme med et bud på, hvor meget denne opgave forventes at koste samt tidsrammen for
opgaveløsningen. Styregruppen har bevilget 60.000 kr. til KIMIK iT for at udarbejde dette tilbud. Opgaven bliver drøftet i
brugergruppen, da det er KIMIK iT’s tilbagemelding, at det betyder en omprioritering af ressourcer i 2014 til at løse
denne opgave. KIMIK iT forventes at levere et tilbud til ERP-styregruppen på dette primo april 2014.
På næste slide er det nye systemlandskab afbildet.
Page 11
2. Forslag til TO-BE systemlandskab V1
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
AX2012
LIS Data fra kommunale it-
løsninger
AX2012
Økonomi
Forslag til TO-BE systemlandskab: AX2012
Page 12
Winformatik
sagsmoduler
KMD
Perspektiv
Løn
Sullinal
Tabulex Sullissivik
Administrative
systemer
Sagssystemer
Styring
Økonomi
Egne kommunale systemer Eksterne systemer
Medarbejdere
(og borgere)
Borgere og
virksomheder
Borgere og
virksomheder
Ledelse og styring
Sagstyper
2 kommuner
Egne
værktøjer Erstattes af AX2012,
LIS
Administrativ
IT AD, kontorpakker, e-mail
mm.
2. Forslag til TO-BE systemlandskab V1
ESDH (Captia) SBSYS
Der udvikles nye
snitflader mellem
sagsmodulerne og det
nye ERP-system
Page 12
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Vurdering af kommunernes udgifter samt
forslag til finansiering og fordeling
Page 13
På de følgende 11 slides beskrives følgende:
• BDO’s vurdering af det opstillede budget for projektet
• Metode og tilbagemelding fra interviewrunde
• Vurdering af de tre overordnede
projektomkostninger: Ressourcer, licenser og
implementeringsstøtte
• Forslag til finansieringsmodel
• Forslag til udgiftsfordeling kommunerne imellem
Konklusionen er, at kommunerne kun i mindre omfang
skal finansiere projektet via nye budgetbevillinger, men
kan finde dækning for udgifterne via eksisterende
bevillinger.
Page 13
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Metode til validering af økonomien BDO er af styregruppen blevet bedt om at vurdere de økonomiske risici, der er forbundet med scenariet med henblik på
at kunne nedbringe disse, så udgifterne til projektet bliver mere styrbare for kommunerne.
ERP-sekretariatet har i deres bud på en projektøkonomi skønnet følgende kommunale udgifter:
Page 14
Interne ressourcer
Der er i projektet estimeret ca. 39 årsværk
ekskl. projektledelse til implementering af
løsningen i de fire kommuner og Selvstyret.
Licenser
Der er i projektet estimeret licensudgifter på
yderligere 2,5 mio. kr. årligt til AX2012.
Implementeringsbistand
Der er i projektet estimeret
implementeringsbistand for ca. 25 mio. kr.
(kommunale andel).
Vurderingen af økonomiske risici forbundet med projektet kan gennemføres på to måder:
1. Bottom-up tilgangen, hvor man gennemgår hele projektplanen og de underliggende forudsætninger, der ligger til
grund for ovenstående bud på projektøkonomi (hvor mange ressourcer, kompetencegap, hvor mange personer, hvor
mange licenser osv.)
2. Top-down tilgangen , hvor man kigger på den overordnede projektøkonomi og forsøger at verificere de
omkostningselementer, der er medtaget ud fra en mere generel metode (eksempelvis sammenligninger med andre
projekter, simple volumenopgørelser (antal brugere osv.)), og vurderer, om der er væsentlige elementer, der ikke er
medtaget.
BDO har forsøgt sig med begge tilgange, og kan konkludere, at bottom-up tilgangen ikke lader sig gøre. Projektet
ikke er er så langt inde i planlægningsfasen, at der foreligger et tilstrækkeligt datagrundlag til at gennemføre
simuleringer af de økonomiske konsekvenser, hvis eksempelvis forudsætningerne om de interne ressourcer viser
sig ikke at holde.
Page 14
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Hvorfor ikke bottom-up?
Page 15
Udgangspunktet for BDO’ opgave er at validere udgiftsskønnet for AX2012-projektet under forudsætning af, at
der indgås en fællesoffentlig aftale med en leverandør.
Økonomien i et så stort projekt afhænger både af udbyderens (kommunernes) evne til at kravspecificere sine
behov, leverandørens pris for at levere produktet og tilhørende ydelser, samt udbyderens evne (=ressourcer og
kompetencer) til at implementere produktet.
BDO har taget udgangspunkt i det udgiftsestimat, ERP-sekretariatet har lavet, med henblik på at validere dette.
Kommunerne er blevet bedt om at forholde sig til en række spørgsmål omkring ressourcer, kompetencer og
organisering, så BDO kan få et bud på, om det er i overensstemmelse med de forventede ressourcer, der skal
tilføres projektet.
Tilbagemeldingerne fra kommunerne tegner et billede af, at flere af dem på nuværende tidspunkt:
• Kun vurderer at kunne tilføre projektet ressourcer i mindre omfang
• Har kompetencemæssige udfordringer i forhold til at kunne løfte en implementering
• Ikke har afsat midler i budgettet til indkøb af nyt it
• Ikke har gjort sig overvejelser om gevinstrealiseringsstrategien og den interne organisering af projektet
• Fortsat er enige i de formulerede behov , som er beskrevet på slide 9
Tilbagemeldingerne indikerer, at kommunernes overvejelser om projektets business case (finansiering,
organisering og gevinstrealisering) er forholdsvis få, og vejen til gevinstrealisering er utydelig for dem.
Det er BDO’s konklusion, at man på det forholdsvis spinkle datagrundlag ikke kan validere ERP-
sekretariatets skøn (og risikoen forbundet hermed) ud fra de oplysninger, der er indsamlet.
3. Vurdering af kommunernes udgifter
Page 15
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Top-down vurdering af økonomien
Page 16
Interne ressourcer
Der er i projektet estimeret ca. 39 årsværk
ekskl. projektledelse til implementering af
løsningen i de fire kommuner og Selvstyret.
De interne mandetimer, der er afsat i
projektet er holdt op imod et tilsvarende
implementeringsforløb i en dansk kommune
med hhv. KMD Opus og Fujitsu Prisme.
På slide 18 ses disse opgørelser.
Licenser
Der er i projektet estimeret licensudgifter på
yderligere 2,5 mio. kr. årligt til AX2012. Dette
skøn er baseret på konkrete listepriser fra
Microsoft med et givet antal brugere,
svarende til dem, der skønnes at være i
kommunerne.
Fordelingen af hhv. lette og tunge brugere
baserer sig på, at der fremover vil være flere
lette og færre tunge brugere.
Implementeringsbistand
Der er i projektet estimeret
implementeringsbistand for ca. 25 mio. kr.
(kommunale andel).
Dette skøn kan ikke umiddelbart valideres, da
det afhænger af en række beslutninger. Bl.a.
implementeringsmodellen, behovet for
konvertering, udviklingsønsker mm.
Sammenligningen viser, at der er afsat ca.
dobbelt så mange ressourcer til
implementering i det grønlandske projekt i
forhold til sammenligningsgrundlaget.
Hvorvidt ressourceskønnet er over- eller
undervurderet kan ikke vurderes. Det kan
alene konkluderes, at der er budgetteret med
en del flere ressourcer end i projekter i
danske kommuner.
Licensudgifterne baserer sig på en konkret
listepris, og brugerantallet, der ligger til
grund for prisen, vurderes af BDO at ligge tæt
på det aktuelle antal brugere. BDO har fået
KIMIK iT til at trække brugeroplysninger ud,
og det er dem, der danner grundlag for BDO’s
vurdering.
Der tages forbehold for, at den endelige
udbudspris formentlig vil afvige fra
listeprisen. Det forudsættes, at antallet af
”tunge” brugere reduceres i kommunerne
fremover i forhold til i dag.
Der er en række usikkerheder i forhold til de
opstillede udgifter, som BDO på det
foreliggende grundlag ikke kan vurdere. På
slide 19 er opstillet en række bemærkninger
og opmærksomhedspunkter til skønnet.
Det anbefales, at der i udbudsmaterialet
inddrages så meget funktionalitet/ydelser
som muligt, da efterfølgende tilkøb oftest er
dyrt.
KONKLUSIONER
Top-down tilgangen er derfor valgt som valideringsmetode, og BDO har forholdt sig til de overordnede skøn, som ERP-
sekretariatet har udarbejdet for den samlede projektøkonomi, samt vurderet, om der er væsentlige elementer, der ikke
er medtaget.
Page 16
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Page 17
ERP-sekretariatet har givet et skøn over de interne ressourcer brugt til implementering af AX2012 i de grønlandske
kommuner og Selvstyret. Dette skøn er baseret på, at konceptet udvikles til kommunerne, dvs. det er i mindre grad
afprøvet (se tabel 1 næste slide)
Til sammenligning er givet et bud på:
1. Hvor mange ressourcer, der anvendes til en standardimplementering af KMD Opus (SAP-baseret økonomisystem) i en
dansk kommune. Dette er baseret på en gennemafprøvet implementeringsmodel med projektstyringsværktøjer,
skabeloner, uddannelseskoncepter og metoder, som har været anvendt i over 50 kommuner (se tabel 4 næste slide)
2. Hvor mange ressourcer, der anvendes til standardimplementering af Fujitsu Prisme i en dansk kommune. Prisme er
baseret på Axapta, og er implementeret i over 20 kommuner i Danmark (se tabel 3 næste slide)
3. Hvor mange ressourcer, der anvendes til udvikling og implementering af en AX2012-løsning i en dansk region med
udgangspunkt i, at der er tale om et udviklingsprojekt, dvs. der udvikles særlig funktionalitet til regionen (se tabel 2
næste slide)
Tallene indikerer et spænd på mellem 1,6-7,5 årsværk, og kan anvendes som et mål for min./maks. ressourcetræk. Det
endelige ressourcetræk vil dog afhænge af både valg af implementeringsmodel, kompetencer og effektivitet.
Sammenligning af implementeringsmodeller
3. Vurdering af kommunernes udgifter
Page 17
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Sammenligning af implementeringsmodeller
Page 18
Standardimplementering KMD Opus Årsværk
Analyse- og designfasen 0,12
Etableringsfase 0,26
Implementeringsfase 2,08
Uddannelse af slutbrugere 1,04
I alt årsværk ekskl. projektledelse 3,50
ERP-sekretariatet implementeringsskøn Årsværk
Forberedelse til implementering 2,57
Opsætning og udvikling 7,15
Pilot på drift 1,22
Udrulning inkl. uddannelse 28,38
I alt årsværk ekskl. projektledelse 39,32
Tabel 4. Internt ressourcetræk i en gennemsnitlig dansk kommune ved en
implementering af KMD Opus (SAP-baseret)
Tabel 1. ERP-sekretariatets skøn over internt ressourcetræk i fire kommuner
og Selvstyret ved en implementering af AX2012
Page 18
Man skal være opmærksom på, at tallene ikke er direkte sammenlignelige, da de grønlandske tal omfatter fire kommuner og Selvstyret, og de tre andre skøn omfatter kun
en kommune/region.
Udviklingsprojekt Fujitsu Årsværk
Diagnosticeringsfase 0,17
Analysefase 1,14
Designfase 1,12
Udviklingsfase 1,23
Udrulningsfase 3,74
Idriftsættelse 0,14
I alt årsværk ekskl. projektledelse 7,55
Tabel 2. Fujitsus skøn over internt ressourcetræk ved en implementering af
AX2012 som et udviklingsprojekt
Standardimplementering Fujitsu Årsværk
Afklaringsfase 0,48
Etableringafasen 0,18
Implementeringsfase 0,12
Uddannelse af slutbrugere 0,83
I alt årsværk ekskl. projektledelse 1,61
Tabel 3. Internt ressourcetræk i en gennemsnitlig dansk kommune ved en
implementering af Fujitsu Prisme (AX-baseret)
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Business casens udgiftsside - bemærkninger Selve implementeringsforløbet vil afhænge af både projektorganiseringen og implementeringsmetoden, som ikke er
besluttet endnu. De oplistede aktiviteter og den tilhørende værdiansættelse er på nuværende tidspunkt ERP-
sekretariatets bedste bud på et forløb. Det er ikke muligt at foretage en sammenligning med et implementeringsforløb
for hhv. Opus eller Prisme i en dansk kommune, da der vil være tale om et anderledes projekt i de grønlandske
kommuner. BDO hæfter sig dog ved, at:
1. Der er i alt afsat 5 mio. kr. til konvertering af data. I forbindelse med implementering af KMD Opus og Fujitsu
Prisme i danske kommuner foretages ikke datakonvertering, idet kommunerne oftest benytter lejligheden til at
rydde op i registre og kontoplan, samt oftest overgår til nyt økonomisystem ifm. nyt regnskabsår. Gamle data kan
udstilles på anden (og billigere) vis, evt. via opslagsadgang i gamle økonomisystemer eller ved at gemme data og
lave mulighed for opslag via en Excel-applikation eller andet værktøj.
2. Det bemærkes, at arbejdet med at udvikle en fællesoffentlig kontoplan for kommuner og Selvstyre vil give mulighed
for genbrug på tværs af kommunerne. Kravene til den nye kontoplanstruktur bør indgå som en del af
kravspecifikationen i forbindelse med et udbud vedr. AX2012, så der ikke efterfølgende kan komme en uforudset
udgift til systemtilpasninger.
3. Der er ikke indarbejdet udgifter til udvikling af åbne snitflader ift. Winformatik. Dette er KIMIK iT blevet bedt om at
vurdere. I den forbindelse må der også påregnes et testforløb, inden snitfladerne kan sættes i drift. Ressourcer til
dette testforløb er ikke indregnet i mandetimerne. Det bør overvejes at definere et selvstændigt projekt til denne
opgave.
4. De fremtidige driftsudgifter er ikke estimeret, da der alene er tale om et budget for en implementering. Det
anbefales dog, at kommunerne begynder at overveje, hvordan it-driften skal afvikles, når der kommer flere
leverandører på banen.
Page 19
Page 19
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Vurdering af omkostninger Implementeringsomkostninger
I forhold til det opstillede budget for
implementeringsomkostninger i kommunerne er der et
finansieringsbehov på +/- 27 mio. kr. for kommunerne ekskl.
udvikling af snitflader til KIMIK iT.
En finansieringsmodel for disse merudgifter kan være at
anvende en stor del af de midler, der ligger i udviklingspuljen
hos Winformatik. Over tre år kan dette formentlig udgøre 15-20
mio. kr.
En del af de øvrige udgifter kan hentes ved eksempelvis at
gennemføre en manuel konvertering (besparelse på 2,5 mio.
kr.).
Herudover vil kommunerne formentlig kunne realisere gevinster
andre steder i organisationen som følge af, at ERP-systemet
giver bedre mulighed for kontrol og styring af budgetterne og
de kommunale udgifter.
Page 20
Driftsomkostninger
Efter implementeringsfasen går kommunerne over i
driftsfasen, hvor der skal vurderes, hvilke driftsmodeller der
anses som mest rentable.
Hvis kommunernes driftsmodeller fortsætter uændret, vil der
komme en merudgift til drift, fordi der er to leverandører, to
systemer (Winformatik og AX2012) og flere snitflader end i dag.
Merudgifterne kan imødekommes ved, at kommunernes
revurderer organiseringen af driften. Eksempelvis gennem et
fælles driftscenter eller en fælles aftale om outsourcing af
driften til en leverandør. Desuden bør driftsaftalen med KIMIK
iT genforhandles, såfremt kommunerne ikke udbyder den
samlede drift, da driftsopgaven reduceres i KIMIK iT som følge
af, at de fire økonomiske delsystemer er udfasede.
Det er dog sandsynligt at udgifterne stiger, hvis der ikke bliver
set nærmere på området.
Page 20
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Kommunale it-budgetter
Kommunerne afsætter i dag 9 mio. kr. årligt til udvikling af
Winformatik. Herudover er der afsat midler til it-drift samt anskaffelse
af nye systemer. Kujalleq Kommune har oplyst, at der er afsat 400.000
kr. til anskaffelse af SBSYS.
Tabel 2 nedenfor oplister de projekter, der er igangsat i 2013 ift.
udvikling og vedligehold af Winformatik.
Page 21
Kommune Winformatik Øvrig drift Nye systemer
Kujalleq 1.000.000 1.500.000 400.000
Semersooq 4.000.000 Ikke oplyst -
Qeqqata 1.500.000 3.100.000 -
Qaasuitsup 2.500.000 2.600.000 -
Tabel 1. Kommunernes oplysninger om deres it-budgetter 2014 (kr.)
Projekter 2013 Udviklingsbeløb Licenser/adm. Ledelsesinformation Support/andet
Anbragte børn 455.000
Brætsalg 230.000
Kontoplanudvikling 100.000
Handicap fase 3/4 955.000
PBS udvikling 60.000
Sociale journalark 200.000
Institutionssalg/regneark 90.000
I alt udvikling fagmoduler 2.090.000
Generel modernisering 3.160.000
KOMLIS 590.000
Microsoft/oracle 125.000
Kursusudvikling 205.000
Sekretariatsbistand 130.000
Dokumentation 20.000
Support 2.850.000
Kommunerne prioriterede ca. 5 mio.
kr. til udvikling af fagmoduler samt en
generel modernisering af løsningen.
Hertil kommer 0,6 mio. kr. til
ledelsesinformation, knap 3 mio. kr. til
support, og de resterende midler til
kurser, administration og
dokumentation.
I forhold til ”Øvrig drift” må det
formodes, at der kan være flere
udgifter i de kommunale regnskaber
end det, der er angivet her. En del
ydelser afregnes med KIMIK iT efter
medgået tid og er ikke på kontrakt.
Tabel 2. KIMIK iT’s oplysninger om deres udviklingsomkostninger 2013 (kr.)
En del af udviklingsmidlerne bør
omprioriteret til at finansiere
forberedelserne til implementering af
AX2012, f.eks. udvikling af snitflader.
?
?
Note: Der er en mindre afvigelse på 170.000 kr. mellem udviklingsbudgettet i tabel 1 og de realiserede udgifter i
tabel 2.
Page 21
3. Vurdering af kommunernes udgifter
* Inkl. lønninger til egne ansatte i it-afdelingen
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Kommunale budgetter – mere råderum? Det vil være naturligt at kigge på udviklingspuljen i KIMIK iT, når der fremadrettet skal findes midler til finansiering af
nye it-tiltag. Der vil være både god økonomi og ”mere for pengene” ved at tænke en samlet strategi frem for
enkeltstående tiltag.
Page 22
Hvordan kan der prioriteres?
• Hvis man vælger at prioritere eksisterende midler, kan en strategi være at stoppe den fremadrettede udvikling af
funktionalitet, der kan erstattes af AX2012. Det gælder f.eks. videreudvikling af kontoplan, løsning til brætsalg,
institutionssalg regneark mm.
• Hertil kommer, at udgifterne til ledelsesinformation kan bortfalde, når AX2012 er indfaset.
• Den generelle modernisering kan sættes i bero, indtil det er besluttet, hvordan fremtidens systemlandskab skal se
ud.
• Der kan optimeres på supporten og henvendelserne til KIMIK iT, så udgifterne til dette reduceres.
• Der afsættes en mindre pulje til vedligehold af Winformatik ifm. ny lovgivning mm., da Winformatiks 7 sagsmoduler
fortsat skal anvendes på kort og mellemlang sigt.
Ovenstående tiltag ville – baseret på 2013-regnskabet - formentlig kunne sikre en opsparingspulje på 5-7 mio. kr. årligt.
Page 22
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
-
2.000.000
4.000.000
6.000.000
8.000.000
10.000.000
12.000.000
14.000.000
16.000.000
18.000.000
AS-IS Alternativ
Driftsudgifter
Diverse
Support
KOMLIS
Moderinsering
Udvikling af moduler
Kommunale budgetter - mere råderum?
Page 23
Supportudgifterne (first level support) afregnes
i dag pr. henvendelse. Hvis kommunerne selv
etablerer en brugersupport – eventuelt i en
fælles organisering på tværs af kommunerne –
kan udgifterne til support nedbringes. Support
strukturen bør beskrives i et kommende udbud.
Moderniseringsprogrammes sættes helt i bero.
Besparelse spotentiale på ca. 3 mio. kr.
KOMLIS bortfalder.
Besparelsespotentiale på ca. 0,6 mio. kr.
Moduludviklingen prioriteres, så der kun
igangsættes projekter, der passer ind i
strategien.
Besparelsespotentiale fastsættes til 1 mio. kr.
Kommunale driftsudgifter
Det er her forudsat, at de kommunale
driftsbudgetter er uændrede.
Der hersker dog usikkerhed om det
endelige driftsbudget, da det ikke har
været muligt at få sammenholdt
kommunernes oplysninger med tal fra
KIMIK iT.
En samlet
besparelse på
5-7 mio. kr.
realiseres ved
bedre styring
Page 23
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Finansiering og omkostningsfordeling
Page 24
Kommune
Winformatik
udviklingspulje
Manuel
konvertering
Yderligere
finansieringsbehov
Kujalleq 2.000.000 277.778 722.222
Semersooq 8.000.000 1.111.111 2.888.889
Qeqqata 3.000.000 416.667 1.083.333
Qaasuitsup 5.000.000 694.444 1.805.556
I alt 18.000.000 2.500.000 6.500.000
I tabel 1 er foreslået en omkostningsfordeling
kommunerne imellem på baggrund af den
projektøkonomi, ERP-sekretariatet har opstillet. De to
første søjler – Winformatik udviklingspulje og Manuel
konvertering – er konkrete finansieringsforslag, mens den
sidste søjle indikerer, hvor meget kommunerne
yderligere skal finde midler til, for at projektøkonomien
er dækket ind.
Fordelingsnøglen kommunerne imellem er den samme,
som i dag anvendes i forbindelse med udviklingspuljen.
Udgifter til udvikling af snitflader i Winformatik er ikke
indregnet i omkostningsbudgettet, da prisen på
nuværende tidspunkt ikke er kendt.
Finansieringsbehovet er opgjort for en treårig periode,
og skal derfor deles med tre for at få de gennemsnitlige
årlige udgifter.
Tabel 1. Forslag til finansiering og fordeling af udgifterne i perioden 2014-16
Page 24
Beløbet på 6,5 mio. kr. kan eventuelt finansieres af:
1. Den pulje til fælles økonomisystem, der ligger under
KANUKOKA.
2. En treårig budgettildeling i de enkelte kommuner svarende
til ovenstående beløb
3. Vurdering af kommunernes udgifter
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Nyt ESDH-system i kommunerne
Page 25
På de følgende 5 slides beskrives følgende:
• Nyt ESDH-system: SBSYS
• Fremtidigt systemlandskab med ESDH
• Brugerklubbens strategi for SBSYS i de kommende år
• Case: Mariagerfjord Kommune
Page 25
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Nyt ESDH-system: SBSYS Kommunerne har i forbindelse med Pisariillisaaneq drøftet, hvordan SBSYS kan indgå i et samspil med de øvrige systemer
i kommunerne. Kanukoka har tidligere truffet en beslutning om at anvende SBSYS, og det har ført til, at kommunernes
har drøftet et fælles ESDH-system.
Som beskrevet tidligere, så tænkes AX2012 at erstatte 4 delsystemer i Winformatik (bogholderi, budget, inkasso,
kreditor), og det forventes, at en række af de lokale løsninger, kommunerne i dag har udviklet i eksempelvis Excel og
Word til styring, kan håndteres i AX2012. Samtidig kan AX2012 levere økonomisk ledelsesinformation, og kan dermed
erstatte KOMLIS.
I forhold til SBSYS så kan dette formentlig erstatte Winformatiks journalark samt mulighed for opbevaring af elektroniske
dokumenter. Det kræver dog, at der udvikles snitflader mellem SBSYS og de relevante delsystemer i Winformatik. Ved en
gennemgang af de lokale løsninger vil der måske også være dele af disse, der fremover kan løses via SBSYS og ikke skal
håndteres i AX2012. Dette har dog ikke været undersøgt i nærværende analyse.
SBSYS indeholder – ud over journalark og dokumentopbevaring – mulighed for at sætte workflow op på sagstyper, der kan
integreres til elektroniske blanketter (Sullissivik), og elektronisk post ind og ud af kommunen kan håndteres.
Page 26
4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
AX2012
Økonomi
AX2012
LIS Økonomidata
Forslag til TO-BE systemlandskab V2: ESDH
Page 27
Winformatik
sagsmoduler
KMD Løn
Sullinal
ESDH SBSYS eller tilsvarende
Tabulex
Administrativ
IT inkl. AD
Sullissivik
Administrative
systemer
Sagssystemer
Styring
Økonomi
Egne kommunale systemer Eksterne systemer
Medarbejdere
(og borgere)
Borgere og
Virksomheder:
Sager og beregninger
Borgere og
Virksomheder:
Ind- og udbetaling
Ledelse og styring
Sagstyper
4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2
Journal-
ark
Page 27
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
SBSYS som fælles sagssystem SBSYS er et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, der vil kunne understøtte sagsbehandlingen gennem et
dokumenteret sagsforløb samt giver mulighed for opsætning af workflows på sagstyper.
SBSYS ejes af en brugerklub, der løbende prioriterer udviklingsønsker. Dette minder om den måde, de grønlandske
kommuner i dag driver Winformatik på. Det betyder også, at det som udgangspunkt ikke koster noget at anskaffe SBSYS,
men man betaler til den løbende udvikling.
SBSYS-brugerklubben arbejder i øjeblikket målrettet for at vikle SBSYS ud af det spindelvæv af system-til-
systemintegrationer, der gennem tidens løb er blevet til for at skabe nødvendig dataudveksling mellem kommunernes
fagsystemer
Målet er at udvikle snitflader som standardiserede services, andre kan gøre brug af i den fælleskommunale
rammearkitektur, som i fremtiden vil udgøre omdrejningspunktet for den måde, man i Danmark omlægger og
digitaliserer forretningsgange effektivt på, og it-leverandører udvikler systemer på.
Det ser brugerklubben som en realiserbar måde digitalt at sikre åben og struktureret kommunikation og
informationsdeling imellem systemer på, og det vil være her, man i fremtiden kommer til at lave dyb integration mellem
udbetalingsmoduler, økonomistyring, tværsektoriel informationsdeling og sagsbehandling.
Page 28
4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2
Page 28
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Case: Socialsager i Mariagerfjord Kommune I Mariagerfjord Kommune har man haft fokus på at understøtte den faglige sagsbehandling på socialområdet ved at give sagsbehandlerne bedre
overblik over foranstaltninger og udgifter forbundet med visitation.
SBSYS anvendes som ESDH-system i forbindelse med socialsager. Her registreres oplysninger på barnets sag, og sagsbehandlingen er
understøttet af et workflow i SBSYS. Workflow’et defineres for en række ”erindringsskabeloner”, som styrer den videre arbejdsgang i sagen.
En erindringsskabelon kan eksempelvis styre, at visitationsudvalget skal godkende foranstaltningen, inden den kan iværksættes, eller at der
igangsættes en række adviseringer til sagsbehandleren i forbindelse med sagsbehandlingen om opfølgning.
I forbindelse med visitering til tilbud foregår der en kvalificering af de valgte tilbud i form af et overslag over, hvad den valgte foranstaltning
koster.
Denne beregning foretages på baggrund af en underliggende tabel, der vedligeholdes manuelt med relevante tilbud og takster.
Tilbudskataloget indeholder både oplysninger om tilbud fra Tilbudsportalen* og fra kommunens eget foranstaltningskatalog.
Når en borger indstilles til et tilbud, vælges det relevante tilbud fra tilbudskataloget samt oplysninger om afregning, og herefter simuleres den
samlede pris. Herefter kan indstillingen videresendes til fagchefen eller et visitationsteam, der godkender sagsbehandlerens indstilling.
Herefter kontaktes udbyder, og der iværksættes et forløb for borgeren.
Betalingen sker i kommunens økonomisystem, KMD Opus, hvor udgiften registrantbogføres.
Oplysninger om borgeren og foranstaltningstypen indlæses i kommunens ledelsesinformationssystem, Calibra, sammen med
betalingsoplysninger fra KMD Opus. I Calibra er der udviklet rapporter, der bl.a. kan give sagsbehandleren overblik over, hvad der er visiteret
til, de forventede udgifter samt de realiserede udgifter.
*Tilbudsportalen er en portal drevet af Socialstyrelsen, som indeholder priser på sociale tilbud i Danmark. Tilbudsportalen vedligeholdes af kommuner og regioner i det omfang,
de ønsker at sælge pladser på deres egne sociale tilbud.
Page 29
4. Forslag til TO-BE systemlandskab V2
Page 29
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Fremtiden for Winformatik
Page 30
På de følgende 2 slides beskrives følgende:
• Hvilke sagsmoduler er tilbage i Winformatik
• Hvilke muligheder er der for videreudvikling
Formålet er at give kommunerne input til, hvordan de
kommer videre med at flytte de 7 tilbageværende
Winformatik delsystemer over i standardsystemer, eller
alternativt beslutter at beholde og udvikle dele af dem i
Winformatik-platformen.
Page 30
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Hvad skal der ske med Winformatik? For at skabe en sammenhængende sagsgang for borgerne kan der på længere sigt ske en videreudvikling af Winformatik sagsmodulerne, så de
understøtter en elektronisk, sammenhængende og dokumenterbar sagsbehandling. De eksisterende sagsmoduler er – ud over Økonomi – Teknik
og Miljø, Erhverv, Dagtilbud, Social, Folkeregister, Uddannelse og Ledighed.
Sagsmodulernes kompleksitet og sammenhæng til andre sagsmoduler varierer, og det anbefales at gå i gang med at se på de enkelte delmoduler
for at vurdere, om de kan løses i enten SBSYS eller i AX2012, og om det giver mening i forhold til et fornuftigt workflow for kommunens
sagsbehandlere.
En gennemgang af Winformatiks brugervejledninger viser, at der er en del integrationer delmodulerne imellem, som skal håndteres, hvis man
vælger at løfte opgaveløsningen over i en anden løsning. Eksempelvis hænger Journalarket sammen med Handicap, og hvis man beslutter at
benytte SBSYS som journalark i stedet, skal man forholde sig til, om integrationen til Handicap skal vedligeholdes, og hvordan.
Umiddelbart ser det ud til, at der på det sociale område (både børn og voksne) er en række delmoduler, som primært sikrer, at borgere og
foranstaltninger registreres, og at der kan trækkes statistik ud til f.eks. Grønlands Statistik. Det fremgår ikke af brugervejledningerne, om der
kan foretages økonomisk vurdering og opfølgning på sagerne. Det kunne være et område, der kunne analyseres nærmere med henblik på at
vurdere, om økonomistyringen kunne forbedres og overblikket over indsatser til særligt dyre sager kunne styrkes gennem en ny strategi for
styring og digitalisering af sagsbehandlingen.
Løbende kan der ske en udvikling af Sullissivik, så den både integrerer dybere ned i de kommunale it-løsninger og giver mulighed for
tovejskommunikation mellem kommunen og borgeren. SBSYS leveres i dag med åbne snitflader, og kan formentlig integrere til Sullissivik og de
blanketter, der ligger på portalen.
En videreudvikling af Sullissivik og sagsmodulerne inkl. SBSYS skal ses i sammenhæng med en samlet strategi for fællesoffentlig it i Grønland,
hvor det anbefales at beslutte fælles principper for, hvordan nye it-løsninger skal designes.
Page 31
5. Forslag til TO-BE systemlandskab V3
Page 31
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
TO-BE systemlandskab V3: Nye sagsmoduler
Page 32
KMD Løn
Sullinal
SBSYS Tabulex
Administrativ
IT inkl. AD
Sullissivik
Administrative
systemer
Sagssystemer
Styring
Økonomi AX2012
Økonomi
Egne kommunale systemer Eksterne systemer
Medarbejdere
(og borgere)
Borgere og
Virksomheder:
Sager og beregninger
Borgere og
Virksomheder:
Ind- og udbetaling
Ledelse og styring
Sagstyper
AX2012
LIS
Social
Teknik
Dagtilbud
Uddannelse
Erhverv
Ledighed
5. Forslag til TO-BE systemlandskab V3
Folkereg
ister
Page 32
Note: De resterende Winformatik
sagsmoduler består af 7 delsystemer, der
løbende bør vurderes med henblik på at
få funktionaliteten understøttet i
standardsystemer og -værktøjer eller evt.
videreudviklet på Winformatik-
platformen.
?
?
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Anbefalinger til finansiering
Efter BDO’s opfattelse er KAQA’s udviklingsplan for Winformatik i overvejende grad præget af ad hoc tiltag ift. aktuelle
udfordringer, og i mindre grad fokuseret på en mere strategisk udvikling af den kommunale it. Hvis kommunerne fremover ønsker
at udvikle den kommunale it i en mere selvbetjent, effektiv og digital retning, er der behov for en langsigtet prioritering af
udviklingsmidlerne i KIMIK iT.
Det fordrer, at rollerne og ansvaret i den nuværende organisering præciseres og efterleves af alle parter. BDO vil anbefale, at:
KAQA snarest sætter sig sammen og får prioriteret midlerne for 2014, så der er ”penge på kontoen” til nye tiltag
KAQA allerede på nuværende tidspunkt går i gang med en mere langsigtet planlægning af puljemidlerne i årende 2015-17, så
der både kan skabes råderum til nye tiltag, og at der kan sættes en retning for, hvilke nye tiltag, der skal igangsættes.
Kommunerne kan spare midler til first level supporten, og de sparede midler kan indgå i finansieringen af projektet:
Det kan overvejes, om kommunerne gennem brug af egne superbrugere kan reducere henvendelserne til KIMIK iT. Det vil både
spare udgifter til support og øge kompetenceniveauet hos kommunen.
Driftssetup’et vil fremover skulle vurderes løbende, så kommunerne ikke oplever uforudsete udgiftsstigninger i forbindelse med
nyanskaffelser:
Kommunerne bør lægge en samlet plan for, hvordan driften fremover skal afvikles, så der bliver råderum til drift af nye
løsninger. Planen kan både omfatte organiseringen samt overvejelser om udbud, så der opnås en attraktiv pris.
Page 33
Page 33
6. BDO’s anbefalinger
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Anbefalinger til ressourceplanlægning Der pågår i øjeblikket en kompetenceafdækning vedrørende økonomistyring og evnen til at drive og lede forandringer i
både kommuner og Selvstyre, og det må forventes, at resultatet af denne undersøgelse vil pege på nogle nye
handlemuligheder for at løfte organisationernes kompetencer.
Undersøgelsen vil især være relevant i forhold til ERP-projektet, hvor interviewrunden til kommunerne indikerer, at
ressourcetrækket og kompetencerne kan være en udfordring for projektets gennemførelse og efterfølgende realisering
af gevinststrategien.
På baggrund af KL-analysens resultater anbefales kommunerne:
Sammen med projektorganisationen for ERP-projektet lægge en strategi for, hvordan ressourcerne bedst muligt
anvendes i implementeringen af AX2012
I den sammenhæng at vurdere på, hvordan ressourcerne og kompetencerne kan bringes i spil på tværs af
kommunerne
Inddrage kontoplangruppen i projektplanlægningen, så det sikres, at viden overdrages til projektet, og at
kontoplangruppen er bekendt med den tidsplan, der ligger for udbuddet.
Page 34
Page 34
6. BDO’s anbefalinger
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Den overordnede projektplanlægning
Page 35
På den næste slides beskrives følgende:
• Udkast til overordnet projektplan for ERP-projektet
(den endelige figur skal afstemmes med projektets
tidsplan)
• Sammenhæng til øvrige projekter, som kommunerne
skal igangsætte parallelt med dette forløb
Kommunerne skal være opmærksomme på, at business
casens realisering afhænger af, at den fællesoffentlige
kontoplan færdiggøres, at Winformatik-snitflader
udvikles, at kommunernes fremtidige driftssetup
vurderes, og at der parallelt med implementeringen af
AX2012 og evt. ESDH er fokus på, hvordan de fremtidige
arbejdsprocesser i kommunerne skal it-understøttes.
Page 35
INDLEVELSE SKABER UDVIKLING
Forslag til fremadrettet handleplan
7. Forslag til fremadrettet handleplan
Fælles beslutning Fælles
udbud Forberedel-
sesfase
Implemente-
ringsfase I drift
Styregruppens medlemmer
beslutter, hvorvidt de ønsker
fællesindkøb af nyt
økonomisystem
Projektorganisationen
udarbejder en fælles
kravspecifikation
Der gennemføres et fælles
udbud
Styregruppen træffer
afgørelse om valg af
leverandør
Projektorganisationen går i
gang med forberedelserne til
implementering af det nye
økonomisystem:
1. Kontoplanstruktur
2. Oprydning i eksisterende
data
3. Åbne snitflader KIMIK iT
Projektorganisationen
gennemfører den praktiske
implementering:
1. Systemopsætning
2. Uddannelseskoncept og –
materiale
3. Test af KIMIK iT
snitflader
Kommunerne går i drift i
henhold til den besluttede
plan:
1. Uddannelse
2. Go Live
3. Support
4. Evaluering
Foråret 2014 Ultimo 2014 Foråret 2015 Efteråret 2015 1. Januar 2016 – 1. januar 2017
Løbende procesanalyse af sagsgange og it-understøttelse på kommunale opgaveområder
Fællesoffentlig digitaliseringsstrategi: TO-BE systemlandskab V2, V3 osv.
Snitflader Winformatik
Page 36
Model for drift af kommunal it
Faser
Milepæle
Tid
Projekt 1
Projekt 2
Projekt 3
Strategi
Ny fællesoffentlig kontoplan Projekt 0