Forstå dataflow i EASY og undgå fejl/media/ADMSYS/EASY P... · Forstå dataflow i EASY og undgå fejl Uddannelsesaftalens vej fra EASY-P -> EASY-A -> Elevplan -> til svendebrev

Forstå dataflow i EASY og undgå fejl

Uddannelsesaftalens vej fra EASY-P -> EASY-A -> Elevplan -> til svendebrev

• Hvorfor går det nogle gange galt og hvad kan man gøre for at det ikke går galt?

• Sammenhæng mellem EASY-P og de andre systemer som EASY-P leverer data til

• Få forståelse for hvorfor dine registreringer er vigtige

• Hvilke konsekvenser har det for hhv. skolen, eleven, virksomheden, FU når datakvaliteten ikke er i orden?

• Stil gerne spørgsmål undervejs

EASY-P Inspirationsdag september 2014 Side 1

2

Faglige udvalg

www.admsys.

uni-c.dk

EASY-F

EASY-S

CØSA

Erh.skolerne

EASY-P Inspirationsdag september 2014

http://www.praktikpladsen.dk/offentlig_index.cmd

http://www.praktikpladsen.dk/offentlig_index.cmd

http://www.emu.dk/

http://www.emu.dk/

En elevs ”system liv” fra start til slut på en

erhvervsuddannelse – når man bruger EASY


Elev med stamdata og forventet skoleforløb (A963)

Skoleforløb slettes ved udmeldelse fra grundforløb (A070)

Skoleforløb opdateres til status ”Afsluttet” når elever

afgangsmeldes med årsag 50 eller 17 (A070)

Praktikforhold og senere opdateringer overføres fra PA0x (A280)

Hovedforløbsskoleperioder overføres (A069)


Grundforløb uden udd. aftale

• Elev starter på et grundforløb og er forløbs- og holdplaceret i EASY-A

• Stamoplysninger overføres fra EASY-A til EASY-P via jobbet A963, eleven oprettes i EASY-P med et skoleforløb med status ”Forventet”

• Eleven afslutter sit grundforløb med grundforløbsbevis og afgangsmeldes med afgangsårsag 50 i EASY-A.

• Elevens kvalifikationer oprettes via jobbet B963 på baggrund af de kvalifikationer der er blevet

dannet via bevis udskrivingen og fremgår af B303 i EASY-A.

• Skoleforløbet i EASY-P opdateres til status ”Afsluttet” via jobbet A070

• Eleven afbryder sit grundforløb (får afgangsårsag i EASY-A) – oplysninger overføres til EASY-P med A070, så skoleforløbet slettes i EASY-P.

Uddannelsesaftale efter grundforløb

• En underskrevet uddannelsesaftale registreres i EASY-P

• Aftaler overføres hver 15. minut fra EASY-P til EASY-F

• Overføres derefter fra F til A via A280• Hvis en aftale ikke bliver overført skal man ALTID lede efter årsagen i loglinierne

til A280. Her findes fejltekst med oplysning om hvorfor aftalen ikke kommer over i EASY-A.

• EKS på A280 fejltekst: UDD-WA038: Fejltekst: UDD-A2025:Aftalen kan ikke indsættes da den overlapper med en aftale af typen SKPS og i overlaps-perioden er der et skoleforløb.

• Eks på fejlkilder: Forskellig version af EASY-A på F og skolen

Der ligger en anden aftale og spærrer

Skolen mangler abonnement på aftalen

• Efterfølgende ændringer i aftalen og tillæg overføres på samme måde til EASY-F og derfra videre til EASY-A

• Når eleven er udlært sættes • Afgangsårsag på i EASY-A (14 afsluttet EUD)

• Afslutningsårsag på i EASY-P (1101 Afsluttet, udlært) på baggrund af udstedt uddannelsesbevis og sættes enten af skole eller FU.


Uddannelsesaftale inkl. grundforløb

Teknisk set sker der stort set det samme som ved uddannelsesaftaler uden grundforløb.

Få undtagelser:

• Personen skal ofte oprettes i EASY-P ifb. med at man modtager en uddannelsesaftale, da eleven ikke har gået på grundforløb.

• Alle skoleforløb, dvs. både grundforløb og hovedforløb overføres med A069.


Overblik over overførsels jobs

A963 overfører stamoplysninger om personer med grundforløb fra EASY-A til EASY-P.

Er fra central hold sat op til at køre automatisk på alle skoler en gang om ugen.

A070 overfører oplysninger på elever som har fået afgangsårsag i EASY-A.

Udmeldte elever får i langt de fleste tilfælde slettet deres forventede skoleforløb.

Færdige elever får opdateret deres grundforløb fra forventet til afsluttet.

Er fra central hold sat op til at køre automatisk på alle skoler en gang om ugen.

B963 overfører de kvalifikationer der fremgår af B303 i EASY-A

Er fra central hold sat op til at køre automatisk på alle skoler en gang hver dag.

A069 overfører hovedforløbs skoleforløb samt grundforløb for praktikvejselever

Er fra central hold sat op til at køre automatisk på alle skoler en gang hver 14. dag.


I sidste skoleperiode indplaceres eleven på et fagprøve-/svendeprøvehold

Hvis eleven går på en merkantil skole eller en SOSU skole planlægger skolen

fagprøven, indhenter praktikerklæring, udsteder uddannelsesbevis og

afslutter aftalen i EASY-P.

Husk altid at afslutte aftalen i EASY-P.


Fagprøve/svendeprøve

Undtagelsen der bekræfter reglen:

På nogle tekniske uddannelser, f.eks. murer, er det også skolen, der

indhenter praktikerklæring (tjekker logbog). Her fungerer den afsluttende

praktikerklæring som indstilling til svendeprøve. Skolen udsteder

uddannelsesbevis på vegne af det faglige udvalg, men det er det faglige

udvalg, der afslutter aftalen i EASY-P.

Også her er det selvfølgelig vigtigt at huske at afslutte uddannelsesaftalen i EASY-P.



Fagligt udvalg udsteder bevis og afslutter aftalen i EASY-P

For de fleste tekniske uddannelser som f.eks. guldsmed, mekaniker og

ernæringsassistent gælder det at det er det faglige udvalg, der

indhenter praktikerklæring og udsteder svendebrev/uddannelsesbevis i

EASY-P og derefter afslutter aftalen.

Det betyder at afslutningsårsag 11o1 (afsluttet, udlært) automatisk

sættes på uddannelsesaftalen når der er udstedt bevis og

uddannelsesaftalen er slut.



Hvorfor bliver aftalen ikke afsluttet?

• Der mangler en praktikerklæring (gælder også for SKP-elever, hvor skolen

skal indsende praktikerklæring).

• Der er registreret et tillæg efter at uddannelsesbeviset er udstedt

• Fagligt udvalg har ikke afsluttet eleven i svendeprøve-vinduet

• Der er tale om en trin 1-aftale som afsluttes med en prøve, og skolen har

ikke gjort FU opmærksom på, at der skal udstedes bevis




Gode råd til at indhente praktikerklæringer

Hvis praktikerklæringen mangler er her nogle gode råd til hvordan

man får den i hus:

• Send rykker til praktikstedet

• Hvis praktikerklæring stadig ikke er modtaget kan man sende en rykker til

både praktiksted og elev, hvori man beskriver konsekvenserne ved den

manglende praktikerklæring

Konsekvenser for eleven ved manglende praktikerklæring:

• Eleven får ikke udstedt et uddannelsesbevis

• Et manglende uddannelsesbevis kan betyde, at eleven ikke kan få dagpenge

i sin A-kasse

• Et manglende uddannelsesbevis kan betyde, at eleven ikke kan få den løn,

som han/hun har ret til efter overenskomsten


FU udsteder beviser i EASY-P.

Hvorfor må skolen ikke afslutte aftalen?

Hvis det faglige udvalg har meldt ud, at de udsteder uddannelsesbeviset,

må skolen ikke selv sætte afslutningsårsagen 1101 på en uddannelsesaftale.

Grunden til, at skolen ikke må sætte 1101 på en aftale er, at det betyder, at

eleven er udlært. En elev er først udlært, når der er udstedt et

uddannelsesbevis.

Hvis det er det faglige udvalg, der udsteder uddannelsesbeviser, ved

skolen ikke om beviset er udstedt og det er derfor misvisende at give

aftalen 1101 – Afsluttet, udlært

Konsekvensen kan være, at tallet for udlærte på en uddannelse er forkert.

Et læresteds ”liv” i EASY

EASY-P Inspirationsdag september 2014Side 14

EASY-FHver nat Hver onsdag

Natten til

torsdag

Via B458

2 gange

om dagen

Ændring foretaget

manuelt i EASY-P

overføres til EASY-F

hver dag kl. 16:30

Et læresteds ”liv” i EASY

• Virksomheder og læresteder i EASY-P kommer fra CVR registret med meget få undtagelser

• Juridiske enheder (bliver til virksomheder) og produktionsenheder (bliver til læresteder) trækkes ud fra CVR registret og indlæst i EASY.

• Indlæsning giver mails og cvr kvitteringer til skole brugerne

• Mails om læresteds adresse ændring

• CVR kvittering om at passiveret virksomhed/lærested har noget aktivt under sig.


Udfordringer………

Hvorfor kan der gå lidt tid før et lærested er opdateret/oprettet i EASY-P?

• Hvis der rettes i CVR lige når der er udtrukket data om onsdagen, bliver disse data først medtaget næste uge og derfor først indlæst efterfølgende torsdag nat. Dvs. der kan gå fra onsdag aften til torsdag i ugen efter, før data kan ses i EASY-P.

Hvis produktionsenheden er oprettet i CVR kan man sagtens få en EASY-P konsulent til at oprette lærestedet i EASY-P, hvis man lige står og mangler det.

Ændringer på en eksisterende produktionsenhed kan vi derimod ikke gøre noget ved, dem er vi nødt til at vente på.


Andre systemer som EASY-P leverer data til:

AUB

Aftaler overføres fra EASY-P til AUB hver onsdag

• Problemer med indlæsning af aftale i AUB system eks.:• CVR nr. / se nr. er ikke åbent for indberetning hos SKAT

• CPR nr. findes ikke i CPR registret

Elevplan

Aftalerne overføres til Elevplan og der opleves ikke de store problemer i den sammenhæng

• I nogle tilfælde kan den oplæringsansvarlige ikke se alle elevens data, dette skyldes typisk at der ikke er lavet en sammenknytning mellem elev og oplæringsansvarlig. Se hvordan man gør det i vejledningen: Tilknytning af medarbejder og elev


http://elevplanvejledning.dk/Documents/2.Tilknytning af medarbejdere og elever.pdf

Andre systemer som EASY-P leverer data til:

Praktikpladsen.dk

Godkendelser og læresteder fra EASY-P findes på www.praktikpladsen.dk

Praktikplus

Læresteder, godkendelser og aftaler fra EASY-P findes på www.pplus.dk

Databanken

Leverer data om igangværende elever, udlærte elever, indgåede aftaler til de faglige udvalg, ministeriet og folketinget

LIS

Fejlkilder: Forkert registrerede tillæg

Forkerte supplerende aftaletyper


http://www.praktikpladsen.dk/

http://www.pplus.dk/

Skolen

• Hvis ikke grundforløbets afslutning overføres til EASY-P med A070 giver det fejl på Præmietrækket og skolen risikerer at der ikke udbetales præmie for aftalen

• Hvis eleven står med et gammelt grundforløb (1915 /de gamle 10xx koder) skal man i nogle tilfælde give aftalen statuskode 7000 for at få præmien til at falde på plads fordi 1915 fx ikke er oprettet som korrekt grundforløb til fx 1952

• Eleven har godskrivning for grundforløb, her skal man huske statuskode 7000 på aftalen af hensyn til præmietrækket

• Når der registreres skolevejsaftaler er det vigtigt at kunne se eleven skoleforløb og kvalifikationer

Virksomheden

• Manglende præmie/bonus for de aftaler som giver det

• Løn og befordringsrefusion udbetales ikke hvis der er fejlregistreringer


Eks. på konsekvenser af forkert registrering:

Eleven

• Får ikke et korrekt uddannelsesbevis/svendebrev

Selve uddannelsen

Hvis der på enkelte uddannelser generelt laves mange registreringsfejl kan det få konsekvenser når FU/UVM trækker statistik på uddannelsen.

Eksempel:

• Mange skoler glemmer at elever med hgs skal bruge speciel adgangsvej når de indgår uddannelsesaftale, dvs. aftalen registreres med HG i stedet for ST. Får den konsekvens at Uddannelsesnævnet antager at der er meget færre hgs elever der indgår uddannelsesaftale.




Udviklingsredegørelse:

De faglige udvalg leverer en gang årligt en ”Udviklingsredegørelse” til Undervisningsministeriet. Heri redegør de for udviklingen i en uddannelse og anbefaler nye uddannelser, ændringer i en uddannelse eller nedlæggelse af en uddannelse.

Hvis uddannelsesaftaler f.eks. ikke afsluttes korrekt i EASY-P kan det komme til at se ud som om, der uddannes færre eller flere elever end tilfældet er

Det kan i yderste konsekvens føre til at en uddannelse nedlægges, selvom der i virkeligheden er uddannet elever på uddannelsen.



Tak for i dag!

Vi håber, at vi har givet jer et indblik i, hvorfor det har betydning, hvad der tastes i EASY-P og hvad I kan gøre for at undgå at der opstår fejl fremover.

Hvis I har spørgsmål til noget af det vi har sagt – eller I kommer i tanke om et spørgsmål I ikke fik stillet i dag, er I altid velkomne til at kontakte en EASY-P konsulent hvis det drejer sig om EASY-P og en EASY-A konsulent hvis det drejer sig om EASY-A.

Afrunding