Fournisseurs de Services (FS) Connexion du …...Mise à jour afin d’inclure les nouvelles fonctionnalités relatives aux rapports de surveillance, à l’icône d’impression et

Fournisseurs de Services (FS) Connexion du Système d’information d’Emploi Ontario (SIEO) Guide de l’utilisateur pour les fournisseurs de services

Version 1.6 Octobre 2018

Chapitre 1: Introduction et navigation

FS Connexion du SIEO : Guide d'utilisateur pour les fournisseurs de services

Parution 18.1 Version 1.6 Imprimeur de la Reine, 2018 Page 2 de 19

Table des matières

Chapitre 1: Introduction et navigationHistorique du document

1.1 Introduction

1.2 Structure et contenu du guide de l’utilisateur

1.3 Utilisation du guide

1.4 Accès au système et accessibilité

1.5 Navigateur et écran

1.6 Boutons du navigateur

1.7 Délai d’inactivité

1.8 Accès des fournisseurs de services

1.9 Rôles et responsabilités

1.10 Zone principale de contenu

1.11 Tableau de bord

Panneau Redressements du Tableau de bord

1.11.1 Panneau de liste des dates d’expiration des certificats d’assurance du Tableau de bord

1.11.2 Panneau Prévision du fournisseur de services du Tableau de bord

1.11.3 Panneau Planification des activités du Tableau de bord

1.11.4 Panneau Ententes du Tableau de bord

1.11.5 Panneau Rapports de surveillance du Tableau de bord

1.11.6 Impression du Tableau de bord

1.12 Aidez-moi

1.13 Actions et liens

1.14 Développement et réduction d’une section

1.14.1 Déploiement et réduction des échéanciers des paiements - NOUVELLE

1.15 Fonctionnalité de recherche

1.15.1 Recherche d’ententes groupées

1.16 Calendrier

1.17 Commentaires



Historique du document

Nº de version Date Description

1.0 Juin 2015 Première version

1.1 Décembre 2015 Mise à jour du format et de la lisibilité

1.2 Février 2016 Mises à jour concernant la parution 3.1

1.3 Juin 2017

Mise à jour afin d’inclure les nouvelles fonctionnalités relatives aux rapports de surveillance, à l’icône d’impression et à l’aide en ligne

1.4 Septembre 2017 Captures d’écran qui réflechissent le changement « Aidez-moi » vs. « Aide en ligne »

1.5 Décembre 2017 Mise à jour de l’instantané d’écran du calendrier et référence aux dates d’échéance excluant les jours fériés reconnus par le gouvernement

1.6 Octobre 2018 Recherche de programmes groupés; déploiement/réduction des échéanciers de paiement



1.1 Introduction

Le système Connexion pour les fournisseurs de services (FS Connexion) du SIEO fournira une approche uniforme et simplifiée au ministère et aux fournisseurs de services pour la gestion des ententes de paiements de transfert. FS Connexion procure aux fournisseurs de services un accès en ligne à leurs ententes, qui leur permet de consulter les renseignements les plus à jour sur les objectifs et les finances, y compris les ententes, les crédits, les calendriers de paiement et la soumission de rapports tels que le rapport de prévision des dépenses.

1.2 Structure et contenu du guide de l’utilisateur

Le guide de l’utilisateur pour le système FS Connexion est structuré en chapitres et met l’accent sur les rôles et les fonctions spécifiques du système. Les chapitres du guide de l’utilisateur ont été élaborés dans le but de fournir aux utilisateurs finaux des instructions étape par étape sur l’utilisation du système afin d’appuyer la gestion et l’administration des ententes de paiements de transfert.

1.3 Utilisation du guide

Lors de l’utilisation de ce guide, les utilisateurs du système devraient tenir compte des éléments suivants :

• Ils doivent obtenir les permissions nécessaires d’accès au système pour effectuer les tâches spécifiques décrites dans le guide de l’utilisateur.

• Il est recommandé de consulter la ressource en ligne plutôt qu’une copie imprimée du guide, car des mises à jour sont effectuées fréquemment. Tous les guides de l’utilisateur sont situés sur le site Web de l’Espace partenaires d’Emploi Ontario (EPEO).

• Lorsque l’utilisateur utilise la version électronique du guide, un clic sur un hyperlien l’achemine vers la partie pertinente du document ou d’autres chapitres sur l’EPEO.

• Dans l’ensemble du guide de l’utilisateur, des éléments spécifiques sont mis en évidence par certains styles :

• Les LIENS et les ACTIONS sont en majuscules; • les titres, tels que le titre d’un panneau d’information ou le nom d’un champ,

sont en caractères gras. • Le texte entre crochets désigne des renseignements spécifiques à la page ou à

l’élément qui sont générés par le système, p. ex., Afficher l’entente [Numéro de BC] = Afficher l’entente 25876.

1.4 Accès au système et accessibilité

Le système est conçu pour satisfaire aux normes de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO).

http://www.tcu.gov.on.ca/fre/eopg/eotransformation/eois-sp_connect_guides.html




1.5 Navigateur et écran

La résolution d’écran minimale pour le système est 1024 × 768. Pour obtenir des renseignements sur la manière de changer la résolution de votre écran en Windows (pour d’autres systèmes d’exploitation, veuillez consulter la documentation pertinente), consultez Microsoft.com

La plupart des navigateurs Internet sont compatibles avec FS Connexion du SIEO, mais Internet Explorer est recommandé. La taille du texte peut être grossie au besoin dans le navigateur. Par exemple, dans Internet Explorer, cette option est disponible dans le menu « Affichage ».

1.6 Boutons du navigateur

Il n’est pas recommandé d’utiliser les boutons PRÉCÉDENT ou SUIVANT du navigateur. Bien qu’ils fonctionnent dans certaines situations, si l’utilisateur se trouve sur une page d’une soumission qu’il est en train de remplir et qu’il utilise les boutons du navigateur, le système fermera la session en raison d’un délai d’inactivité. Pour vous déplacer de façon efficace entre les pages du système, consultez la section 1.10 Zone principale de contenu pour obtenir une description diu fil d’Ariane.

1.7 Délai d’inactivité

Au bout d’un certain délai d’inactivité, la session de l’utilisateur est automatiquement fermée. Cela se produit lorsque le système considère que l’utilisateur est inactif. Pour être considéré comme étant actif, l’utilisateur doit avoir cliqué sur un lien ou effectué une action dans la page actuelle. Le délai d’inactivité est de 20 minutes et il ne peut pas être changé. Si la connexion est fermée, les données qui se trouvent sur une page qui n’a pas encore été sauvegardée seront perdues.

Pendant les périodes d’utilisation intensive, par exemple à l’approche d’une échéance, il est possible que le système soit plus lent en raison du volume élevé d’utilisateurs et qu’il y ait un délai d’inactivité. Pour éviter les problèmes de performance, il est recommandé que les utilisateurs travaillent avec des copies imprimées des articles dus (p. ex., rapports de prévision des dépenses) et saisissent les données lorsqu’elles sont prêtes ou complètent les articles dus avant la date d’échéance.

http://windows.microsoft.com/fr-ca/windows/change-your-screen-resolution



1.8 Accès des fournisseurs de services

Pour accéder à FS Connexion, veuillez consulter la trousse de démarrage sur l’EPEO.

1.9 Rôles et responsabilités

Il y a deux rôles pour les fournisseurs de services dans FS Connexion. Chaque chapitre du guide de l’utilisateur décrit les responsabilités de chaque rôle relativement aux différents processus d’affaires.

1.10 Zone principale de contenu

L’en-tête de l’écran est toujours présent et affiche le nom de l’utilisateur, son rôle, l’icône de déconnexion, le panneau de la section et le fil d’Ariane.

Les écrans des procédés d’affaires sont groupés en Sections distinctes, qui sont des onglets affichés dans le haut de la page:

• Tableau de bord • Planification des activités • Fournisseur de services • Ententes • Aspects financiers • Surveillance • Calendrier • Commentaires

Le fait de cliquer sur une section procurera à l’utilisateur un accès aux différentes fonctions liées à cette section.

La navigation dans le système crée un « fil d’Ariane » qui affiche les pages consultées. La page la plus récente s’affiche à la fin du fil. Le fil d’Ariane est un outil pratique qui permet de revenir sur un écran précédent en cliquant sur les liens.




1.11 Tableau de bord

Le Tableau de bord est la page d’accueil qui affiche de l’information par rapport à laquelle l’utilisateur doit agir.

Le Tableau de bord comporte six panneaux :

• Redressements : Affiche les paiements ou les redressements des objectifs ou des crédits pour lesquels une action est requise. Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, consultez le Chapitre 2 : Gestion des ententes.

• Liste des dates d’expiration des certificats d’assurance : Affiche tout certificat d’assurance dont la date d’expiration arrive dans les 30 jours ou a passé celle-ci et pour lequel une action est requise.

• Prévision du fournisseur de services : Affiche tout rapport de prévision, par exemple les RPD, qui sont échus ou pour lesquels une action est requise. Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, consultez le Chapitre 3 : Surveillance.

• Plans d’activités : Affiche tous les plans d’activités qui arrivent à échéance ou pour lesquels il y a des mesures à prendre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, consultez le Chapitre 5 : Gestion des plans d’activités.

• Ententes : Affiche toutes les ententes pour lesquelles il y a des mesures à prendre. Pour obtenir de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité, consultez le Chapitre 2 : Gestion des ententes.

Rapports de surveillance : Affiche tous les rapports de surveillance qui arrivent à échéance ou pour lesquels il y a des mesures à prendre. Pour obtenir de plus amples renseignements












sur cette fonctionnalité, consultez le chapitre 3 : Surveillance.

Panneau Redressements du Tableau de bord

Le panneau Redressements affiche les champs suivants :

• Nº réf. – Le numéro de référence du redressement, qui a un hyperlien vers la page Afficher le redressement

• Fournisseur de services – Nom officiel du fournisseur de services • Type – Paiement ou objectif et Crédit • Dernière mise à jour par – Nom du dernier utilisateur qui a mis à jour le statut • Dernière mise à jour du statut – Date de la dernière mise à jour du statut • Statut – Statut actuel du redressement

Remarque : Lorsqu’un redressement est sauvegardé ou proposé, un numéro de référence lui est assigné. Voici la nomenclature d’un redressement : TA (Cible/Crédit) ou PY (Paiement)-ID du point de service-Programme-Numéro séquentiel.



1.11.1 Panneau de liste des dates d’expiration des certificats d’assurance du Tableau de bord

Le panneau Liste des dates d’expiration des certificats d’assurance renferme les champs suivants :

• Nº réf. – L’ID du fournisseur de services, qui a un hyperlien vers la page Fournisseur de services.

• Fournisseur de services – Nom officiel du fournisseur de services • Ville – Ville basée sur l’adresse commerciale du fournisseur de services • Date d’expiration du certificat d’assurance – La date d’expiration du certificat

d’assurance actuel

1.11.2 Panneau Prévision du fournisseur de services du Tableau de bord

Le panneau Prévision du fournisseur de services renferme les champs suivants :

• Site – Le point de service, qui a un hyperlien vers la page d’accueil Afficher la prévision du fournisseur de services

• Programme • Nom – Nom de la prévision • Fournisseur de services – Nom officiel du fournisseur de services • Date d’échéance – Date à laquelle la prévision est due • Date de soumission – Date de la dernière soumission de la prévision par le

fournisseur de services • Nombre de jours de retard – Nombre de jours après la date d’échéance de la

prévision • Statut – Statut actuel de la prévision



Le système n’affiche que les enregistrements pour lesquels la date actuelle du système est supérieure ou égale à la date de publication définie par le ministère pour un rapport de prévision particulier.

1.11.3 Panneau Planification des activités du Tableau de bord

Le panneau Planification des activités du Tableau de bord renferme les champs suivants :

• ID -– Le numéro généré par le système pour le plan d’activités; contient un hyperlien vers la page Afficher le plan d’activités

• Programme • Fournisseur de services – Nom officiel du fournisseur de services • Site – Numéro de référence du site • Date d’échéance – Date d’échéance des plans d’activités par programme • Nombre de jours de retard – Nombre de jours après la date d’échéance du plan

d’activités • Statut – Statut actuel du plan d’activités



1.11.4 Panneau Ententes du Tableau de bord

Les ententes ou les ententes modificatrices dont le statut est En cours d’examen apparaissent pour les fournisseurs de services. Les statuts Ouvert, Accepté, Accepté électroniquement et En suspens actif apparaissent pour le rôle d’ARM, et les statuts Accepté électroniquement et En suspens actif apparaissent pour le rôle de DRM.

Le panneau Ententes affiche les champs suivants :

• Numéro de bon de commande – Le numéro de bon de commande de l’entente, qui a un hyperlien vers la page Afficher l’entente

• Type – Entente ou entente modificatrice • Programme • Fournisseur de services – Nom officiel du fournisseur de services • ID du fournisseur de services – Numéro de référence du fournisseur de services • Statut – Statut actuel de l’entente



1.11.5 Panneau Rapports de surveillance du Tableau de bord

Lorsque les rapports de surveillance comme le Rapport trimestriel d’étape et d’ajustement (RTEA) ou le Rapport trimestriel de données agrégées (RTDA) sont publiés pour que les fournisseurs de services puissent les remplir, ils apparaissent sur le panneau Rapports de surveillance du Tableau de bord.

Le panneau Rapports de surveillance affiche les champs suivants :

• Site – Le point de service, qui fournit le programme ou le service • Programme – Le programme fourni au point de service • Nom – Le nom du rapport de surveillance (c.-à-d. RTEA ou RTDA) • Date d’échéance du fournisseur – La date à laquelle le rapport de surveillance doit

être soumis • Nombre de jours en souffrance – Le nombre de jours ouvrables de retard • Date de soumission – La date à laquelle le ministère soumet le rapport • Jours de retard – Si le rapport a été soumis, le nombre de jours de retard • Date d’échéance du ministère – La date à laquelle le ministère doit fournir des

commentaires sur le rapport de surveillance • Statut – Le statut du rapport de surveillance (p. ex., Ouvert, Soumis, etc.)



1.11.6 Impression du Tableau de bord

Le Tableau de bord peut être imprimé en cliquant sur l’icône Imprimer dans le coin supérieur du panneau Redressements.

Étapes du système

Étape 1 : Cliquez sur l’icône Imprimer.

Étape 2 : FS Connexion ouvrira une version PDF du Tableau de bord. Cliquez sur SAUVEGARDER pour sauvegarder le rapport sur le disque dur de votre ordinateur ou cliquez sur IMPRIMER pour envoyer le document à votre imprimante souhaité.



1.12 Aidez-moi

Une fonction Aidez-moi est en train d’être intégrée à FS Connexion pour permettre aux fournisseurs de services et au personnel du ministère de visionner une bibliothèque virtuelle de sujets et d’articles utiles. La fonction Aidez-moi est structurée d’abord par type de Catégorie d’aide, suivi par le Sujet d’aide et les Articles d’aide. Cliquez sur les dossiers des catégories, puis sur les sous-dossiers correspondant aux sujets et aux articles pour afficher le contenu d’aide.



1.13 Actions et liens

Dans FS Connexion, les actions sont indiquées par un bouton ou un lien. Les liens sont affichés en bleu et sont soulignés.

Un lien dans l’en-tête d’un panneau permet de trier les éléments par ce champ.

Un lien vers un élément soit ouvre un élément spécifique, soit renvoie l’utilisateur directement à une page spécifique.

Les boutons d’action apparaissent sur les pages où l’utilisateur peut effectuer une fonction. Les boutons varient selon la page, l’action à effectuer et le rôle de l’utilisateur.

1.14 Développement et réduction d’une section

FS Connexion peut réduire ou développer le contenu des panneaux, permettant ainsi à l’utilisateur de se concentrer sur le panneau dont il a besoin. Pour réduire ou développer un panneau, cliquez sur la flèche qui se trouve dans le coin à l’extrême droite de chaque panneau.



L’instantané d’écran ci-dessous présente trois panneaux, dont un seul est développé; les deux autres sont réduits.

1.14.1 Déploiement et réduction des échéanciers des paiements

Lorsque les Échéanciers de paiement sont affichés à partir de l’onglet Ententes, cliquez sur le signe (-) pour n’importe quel mois pour déployer tous les mois, et cliquez sur la flèche pour réduire tous les mois.

Résultats lorsque vous cliquez sur le signe (-) :



Résultats lorsque vous cliquez sur la flèche :

1.15 Fonctionnalité de recherche

La recherche dans FS Connexion est limitée à certaines sections. Par exemple, les utilisateurs peuvent rechercher des ententes dans la section Ententes, ou des rapports dans la section Surveillance. Il n’y a aucune fonctionnalité de recherche dans le Tableau de bord.

Voici un exemple de l’écran Critères de recherche dans la section Surveillance. Remarque : Le critère de recherche Exercice financier a été changé pour Année civile.



1.15.1 Recherche d’ententes groupées

Lors d’une recherche d’ententes groupées (SE/POEJ et PAEJ/PAEEJ), choisissez le programme parent (SE dans le cas de SE/POEJ et PAEJ dans le cas de PAEJ/PAEEJ) dans la valeur de recherche de programme.

1.16 Calendrier

La section Calendrier affiche des événements tels que les dates d’échéance des plans d’activités et des rapports de prévision des dépenses et tout autre événement créé par le ministère.

La section Calendrier comporte deux panneaux. Le panneau Afficher le calendrier est un panneau de recherche où les utilisateurs peuvent rechercher une Année et un Mois spécifiques.

Le calendrier des Événements planifiés affiche les événements pour le mois dans un calendrier. Les flèches de gauche et de droite dans le coin supérieur gauche du calendrier font reculer ou avancer d’un mois. Le bouton Aujourd’hui permet à l’utilisateur de retourner au mois en cours. Les boutons Mois, Semaine et Jour dans le coin supérieur droit du calendrier changent le format du calendrier afin que celui n’affiche qu’une seule journée, une semaine ou le mois complet.

Les Dates de lancement et Dates d’échéance excluent les fins de semaine et les jours fériés reconnus par le gouvernement (exemple : jour du Souvenir et lundi de Pâques).

Tous les jours fériés reconnus par le gouvernement seront affichés sur l’onglet Calendrier.



1.17 Commentaires

Cette section permet aux fournisseurs de services d’indiquer au ministère ce qu’ils pensent du système et de proposer des améliorations futures sur la manière dont ils aimeraient que le système fonctionne. Ces suggestions seront prises en considération pour les parutions futures. Il suffit de saisir vos commentaires dans la zone de texte et de cliquer sur ENVOYER, ou de cliquer sur EFFACER pour revenir en arrière sans soumettre les commentaires. Veuillez noter que la section Commentaires ne doit pas être utilisée pour le soutien technique. Pour obtenir du soutien, veuillez suivre le modèle de soutien décrit dans la trousse de démarrage disponible sur l’EPEO.


Documents

Fournisseurs de Services (FS) Connexion du …...Mise à jour afin d’inclure les nouvelles fonctionnalités relatives aux rapports de surveillance, à l’icône d’impression et