Fra tøvende start

til struktur på projekt

Computerworld Breakfast Club

30. september 2009

Sif Susanne Broby Madsen, UCC

Professionshøjskolen UCC

• Professionshøjskolen UCC blev etableret 1. januar 2008

som en fusion af CVU København & Nordsjælland, CVU

Storkøbenhavn samt Frøbelseminaret.

• Ca. 10.000 studerende

• Professionsbachelorer: Lærer, sygeplejerske,

pædagog og fysioterapeut o.a.pædagog og fysioterapeut o.a.

• Diplomuddannelser, kurser

• Videncentre: Forskning og udvikling

• Ca. 1.200 medarbejdere

• Fordelt på 17 lokationer

www.ucc.dk

Sif Susanne Broby Madsen

• Leder, it-udvikling i den fælles it-afdeling

• 4 projektledere samt 1 assistent

• Øvrige ressourcer hentes fra andre dele af it-afdelingen,

blandt UCCs øvrige medarbejdere samt eksternt

UCCPortal projektet

– etablering af en samarbejdsplatform

Visionen: Medarbejdere, studerende og samarbejdspartnere

skal kunne finde information og dele viden ét sted

- på en let og overskuelig måde

- uafhængigt af tid og sted

Målet: Ikke bare et velfungerende it-system, der effektiviserer

arbejdsgange, men også et arbejdsredskab der: arbejdsgange, men også et arbejdsredskab der:

- understøtter samarbejde og kommunikation på tværs af

organisationen

- er lettilgængeligt, uundværligt og giver daglig værdi

Kodeord: ’KOMPLEKSITETSREDUCERENDE’

- men vi vil alligevel gerne have det hele…!!

Forår 2008

– projektet igangsættes

• Direktionen godkender igangsættelsen af projektet

• Styregruppe nedsættes

• Projektorganisation:

• Koordinerende projektleder

• 4 delprojektledere

• Referencegrupper• Referencegrupper

• Analysearbejde og beskrivelse af behov og krav startes

Efterår 2008

– analyse…

• Analysearbejde og beskrivelser fortsætter

• Men der er endnu ikke et grundlag, som Styregruppen

kan beslutte ud fra

• Budget efterspørges!

• Jeg er på PRINCE2® uddannelse• Jeg er på PRINCE2® uddannelse

PRINCE2® is a Registered Trade Mark of the Office of Government Commerce in the United Kingdom and other countries

Vinteren 2008

– valg af projektmodel

• Vi vælger at køre projektet med PRINCE2

• Vi går i gang med at skrive en (ny) PID

• Fokus på fremgangsmåde. Skal vi vælge:

- udbud med alt, eller

- trinvis implementering?

Ultimo 2008

- aktiviteter, men ingen beslutninger…

• Der arbejdes fortsat i referencegrupperne

• Men… der er stadig ikke et beslutningsgrundlag

• Jeg står alene med viden om PRINCE2

• Der er brug for et ’boost’ i form af ekstern assistance

med praktisk PRINCE2 erfaringmed praktisk PRINCE2 erfaring

• EPM Group bliver bedt om at vurdere status for projekt

Primo 2009

– konsulenternes vurdering

Projektet:

• Meget omfattende i sine yderste ambitioner

• Meget krævende teknisk og organisatorisk

• Beslutningsgrundlag på Kommissorie niveau

Organisation:

• Organisationen er stor, decentral og nyetableret

30. september 2009UCCportalen

• Organisationen er stor, decentral og nyetableret

• Der er dårlige erfaringer fra et andet lignende projekt

• Organisationen er positiv overfor brugerinddragelsen i

projektet

• Styregruppen er utålmodig for at se resultater

Det operative projekt er ikke klart til initiering endnu

Primo 2009

– konsulenternes anbefalinger

Projektplanlægning:

• Projektet skal have et klarere fundament

• skal skabes gennem udvikling og levering af en række præ-projekt

produkter

•Der skal udarbejdes Produktbeskrivelser for alle præ-projekt produkter

• Procedurer for ændringsstyring og kvalitetssikring skal defineres og

besluttes

• Der skal arbejdes aktivt med risikostyring

30. september 2009UCCportalen

• Der skal arbejdes aktivt med risikostyring

Styregruppe:

• skal tage ejerskab, have aktive roller, godkende planer og tage

beslutninger

• Dialog om:

• Risikolog, kvalitetssikring og ændringsstyring.

Projektstruktur

Præ-projekt Udførende projekt

---SP--- IP F1 F2 F3 F4 … AP

Faseplaner…

Masterplan

ProjektplanPræ-projektplan

Projekt ”UCCPortalen”

Primo 2009

– Præ-projekt - fasen

• Masterplan for præ-projekt

• og meget overordnet projektets milepæle

• Operativ plan for præ-projekt fasen

• Risikoanalyse af fremgangsmåder

• ’udbud med alt’ og ’trinvis’

• Projektfremgangsmåde blev valgt (trinvis)• Projektfremgangsmåde blev valgt (trinvis)

• Workshops med referencegrupper

• Beskrivelse af funktionelle krav (ønskeseddel)

• Skitse til Kommunikationsplan

• Plan for Start af et Projekt

• Styregruppemøde

Forår 2009

– ‘Start af et projekt’ - fasen

• Struktur med PRINCE2 skaleret til UCC

• Overblik over produkter

• Produktbeskrivelser udarbejdes, kategoriseres og prioriteres

• Business Case udarbejdes: baseret på Statens model

• Risikolog: Meget om organisation…

• Masterplan med faseopdeling for hele projektet

30. september 2009UCCportalen

• Masterplan med faseopdeling for hele projektet

= Styregruppen godkender projektet med forbehold: Business Case skal forbedres

• Klar til at gå i gang med Initiering af projekt ☺

…..Men den forventede, interne projektleder langtidssygemeldt �!!!

Forsommeren 2009

– ’Initiering af projekt’ - fasen

• Business Case: Gevinster og besparelser

• Resultat: en ret hurtig tilbagebetalingstid, når løsningen er

fuldt implementeret

• Analyse af Sharepoint 2007 funktionalitet if. krav

• En ny projektleder udpeges og sendes på PRINCE2

kursuskursus

• Men han kan først arbejde fuld tid på projektet fra 1.

juli – kun få timers overdragelse fra konsulent

• Projektorganisation tilpasset

• Een Projektleder + Teamledere + Projekt support

• Styregruppemøde ultimo juni = Projektet bliver

godkendt ☺

Efterår 2009

– fase 1 i projektet

• Fase 1 af projektet er i fuld gang

• Informations- og applikationsarkitektur

• Fundament for udvikling ”støbes”

• Sharepoint fundament, Rettigheder og Roller, Active Directory,

Integration til Exchange Server, Data fra eksterne systemer (der

er mange i spil)

30. september 2009UCCportalen

er mange i spil)

• Valg af produkter til de efterfølgende faser

• Forretningens ønsker kontra teknisk optimal model

• Produktbeskrivelser udbygges/præciseres

• Yderligere brugerinddragelse

• Kurset ”PRINCE2 for ledelsen” gennemføres for Styregruppen

• Fokus på Roller og Ansvar

Konklusion

• Opstarten var meget langsommelig

• Vi fik dog produceret en masse brugbar information

• det har jeg konsulenternes ord for!

• Men vi kom ikke frem til beslutninger i Styregruppen…

• Vi havde ikke struktur:

• På informationer og data

30. september 2009UCCportalen

• På informationer og data

• På kommunikationen

• På information (især mængde) til Styregruppen

• Vi havde ikke en faseopdelt plan

Alt dette har vi nu - takket været PRINCE2,

tilpasset vores behov og modenhedsniveau