Fremtidens arbeidsplasser - NCC

SUSANNA TOIVANEN

Fremtidens arbeidsplasser

Frem

tidens arb

eidsp

lasser – Å utvikle bæ

rekraftige og sunne kontorer Susanna To

ivanen

Å utvikle bærekraftige og sunne kontorer

Det er ikke nok å vite, vi må tilpasse. Det er ikke nok å ville, vi må handle. Goethe

SUSANNA TOIVANEN

Fremtidens arbeidsplasserÅ utvikle bærekraftige og sunne kontorer

Forfatterens takk

En varm takk til NCC Property Development AB som har gjort publiseringen av teksten mulig. Spesielt takk til Robert Hägg og Lotta Strömgren Jönsson for inspirerende diskusjoner, gode råd og forslag til hvordan forskningen kan nyttiggjøres.

En stor takk til Staffan Holfelt Arkitekter for illustrasjoner av plassorganiserte kontortyper, Bridget Wahlman Laurell for redi-gering av tekst og bilde, og arkitekt/forsker Christina Bodin Da-nielsson for kontinuerlig givende samtaler om kontorforskning.

Forfatteren

Susanna Toivanen er doktor i filosofi, arbeidslivsforsker og dosent i sosiologi ved Stockholms universitet. Hun er grunnlegger av forskningsselskapet Ponsarcus, hvis formål er å bruke vitenska-pelige metoder for å bidra til utvikling av en bærekraftig og sunn arbeidsplass der alle trengs og får plass, nå som i fremtiden. I samarbeid med kunden utfører Ponsarcus forskningsprosjekter, planlegging av arbeidsplasser, arbeidshelseundersøkelser, inspire-rende foredrag, seminarer og workshops. www.ponsarcus.se

© Susanna ToivanenISBN 978-91-637-6733-3Redaktør: Birgitta Wahlman Laurell.Omslag og grafisk form: NCC Communications Hub. Bilde: Staffan Holfelt Arkitekter (figurer s. 16–21). Bildet er fra NCCs fotoarkiv: Casper Hedberg (omslag samt s. 12,18, 22, 30, 38, 48, 64), Torbjörn Larsson (s. 5), Felix Gerlach (s. 44).Foto: Shutterstock (s. 34). Trykk: Vitt Grafiska AB, 2015.

Bestilling av publikasjonen: www.ponsarcus.se, [email protected] ncc.se/framtidensarbetsplatserOppgi kilde ved sitering: © Susanna Toivanen; Fremtidens arbeidsplasser, 2015.

Kopieringsforbud! Gjengivelse av innholdet i denne publikasjonen, helt eller delvis, er under åndsverkloven ikke tillatt uten avtale med forfatteren. Forbudet gjelder både tekst og illustrasjoner og omfatter enhver form for reproduksjon.

Innhold

Forord ...............................................................................5

Innledning .........................................................................9Artikkelens disposisjon .......................................................................................10

Arbeidsmiljø og helse i kontor ...........................................13Fokusert kontorforskning ....................................................................................13

Ulike typer kontor ...............................................................................................15

Kontortype og helse ..........................................................................................24

Sykefravær i relasjon til kontortype ......................................................................27

Dette bør man ta hensyn til ved kontorutvikling ....................................................27

Kontorflytting ...................................................................31Hva kjennetegner en vellykket kontorflytting? ......................................................31

De ansattes innflytelse .......................................................................................32

Kontortrender over tid ......................................................35Hva blir neste pendelsvingning? .........................................................................36

Fremtidens arbeidsliv og arbeidsplasser ............................39Fremtidens utfordringer ......................................................................................39

Fremtidens arbeidsliv 2025 ................................................................................40

Hvordan er fremtiden for arbeidsplasser i forskningslitteraturen? ...........................43

Hvilke aktører er mest ledende i utviklingen og av hvilke grunner?.........................45

Ting å tenke på før om- eller nybygging av kontor ..............49

Avsluttende ord ...............................................................65Beslutningsgrunnlag ..........................................................................................66

Kommunikasjon .................................................................................................67

Vedlegg: Forskningsprosjektet Fremtidens arbeidsplasser ...69

Referanser .....................................................................75

5

Forord

Denne artikkelen tar for seg dagens kontorarbeidsplasser med tanke på fremtiden. Det er en støtte for de som er involvert i planlegging og utvikling av nye kontorer eller konvertering av eksisterende lokaler. Den henvender seg til virksomhetsledere, eiendomsforvaltere, personalledere, arkitekter, eiendomsutvik-lere, konsulenter, lokale leietakere, sikkerhetsansvarlige, kontor-arbeidere og andre som trenger forskningsbasert kunnskap om bærekraftige og sunne kontor.

Når de nye kontorene planlegges handler ofte de viktige spørs-målene om å skape attraktive arbeidsplasser som inspirerer og

6

stimulerer kreative prosesser, samtidig som de støtter aktiviteter og møter den enkeltes behov. Noen interessenter fokuserer på kvadratmeterpriser og leie, mens andre ønsker å redusere lokal-kostnader og bruke kontorplassen på en bedre og mer effektiv måte. Andre har de ansatte, de som skal bruke lokalene, i fokus.

Investeringer i kontorets utforming bør bidra til et godt arbeidsmiljø, forenkle det daglige arbeidet og også fremme de ansattes produktivitet. Å møte alle disse ønskene i et miljø preget av stadig raskere endringer og økende krav til fleksibilitet, både innholdsmessig som organisatorisk og tidsmessig, er ikke lett. I tillegg byr endringsprosessen og flyttingen til det nye kontoret på enda flere utfordringer.

Kjennskap til kontorforskning og hva som kjennetegner vellyk kede flyttinger gir et godt beslutningsgrunnlag i plan - leggings fasen.

For å leve opp til fremtidens krav, må arbeidsplasser utvikles og bygges slik at de er bærekraftige og fremmer helsen til slutt-brukerne. God helse er ikke bare en ressurs for den enkelte, men også en viktig ressurs for bedrifter og samfunnet for øvrig, og en forutsetning for de ansattes kreativitet og produktivitet. Å prøve å finne ut hvilke faktorer som bidrar til utvikling av bærekraftige og helsevennlige kontorer har vært hensikten med forsknings-prosjektet ”Fremtidens arbeidsplasser”, som ligger til grunn for denne praktisk innrettede artikkelen. Prosjektet ble utført hos NCC Property Development AB med støtte fra Stiftelsen Riksbankens Jubileumsfond.

Målet var å gi ny kunnskap som kan brukes i utviklingen av bærekraftige kontor. For å oppnå dette, undersøkte man først store deler av tidligere forskning om kontor og helse, og frem-tidens arbeidsliv. Disse revisjonene la grunnlaget for den neste

7

fasen i prosjektet, et intervju med arbeidsmarkedets parter om fremtidens arbeidsliv i 2025. Basert på denne kunnskapsbasen ble det så gjennomført et fokusgruppeintervju med kontormarke-dets aktører om fremtidens kontorer, dets funksjoner og design. Denne publikasjonen er en populærvitenskapelig oversikt over prosjektets resultater.

Det er nok av tidligere forskning om sikkerhet og helse, både forskning som fokuserer på risikofaktorer for helse og den som fokuserer på ”helsemessige faktorer”, dvs. arbeidsforhold som er knyttet til god helse. Forskningen viser også at det er en sam-menheng mellom kontormiljø og de ansattes helse og velvære. Et annet viktig mål var å prøve å formidle det vi allerede vet om arbeidsmiljø, kontor og helse i sammenhenger der nye kontorer utvikles.

I løpet av prosjektet har jeg jobbet i begge verdener – både som forsker tilknyttet universiteter, og som ansatt i eiendomsutvikling ved NCC. Basert på disse erfaringene er min faste overbevisning at kunnskap om fremtidens bærekraftige og sunne kontorar-beidsplasser er en solid base for vellykkede forretninger og gode kunderelasjoner. Slik kunnskap kombinerer praktisk erfaring med vitenskapelig ekspertise. Den skal enkelt kunne tilpasses.

Stockholm, 2015Susanna Toivanen

8

9

Innledning

Fremtidens arbeidsplass er et begrep i endring. De utfordringene som arbeidslivet står overfor påvirker hvordan fremtidens kon-tor utformes. Å kontinuerlig overvåke utviklingen i arbeidslivet er en måte å holde seg oppdatert og informert på. Det kan for eksempel gjøres på den måten som NCC Property Development arbeider med i sitt Future Office-konsept, gjennom kontinuer-lig overvåking av omverdenen og oppdatering med den nyeste forskningen på feltet.

En bærekraftig arbeidsplass tilfredsstiller dagens behov uten å ødelegge kommende generasjoners muligheter for å få dekket sine behov. De økonomiske, miljømessige og sosiale kravene til bærekraft er sammenflettet.1 Et bærekraftig kontor reduserer karbonutslipp, det er energieffektivt, giftfritt og bygget i henhold til de nyeste miljøstandardene. Det tar hensyn til ulike virksom-heters behov for ulike typer kontor og gi et godt arbeidsmiljø som fremmer de ansattes helse. Miljøklassifisering av nye konto-rer sikrer disse kravene; men også eksisterende kontor bør klassi-fiseres for å leve opp til bærekraftkravene.

En sunn arbeidsplass har gunstig effekt både på virksomheten og individene, hvilket viser seg tydeligst gjennom lavt sykefravær.2 Vi har i dag god vitenskapelig grunn for det som kjennetegner helsevennlige arbeidsplasser. I tillegg til godt fysisk arbeids-miljø, moderat arbeidskapasitet og belastning handler det om

10

tilgjengelige og rettferdige ledere, velutviklet kommunikasjon, klare forventninger og mål, anerkjennelse, deltakelse og innfly-telse samt mulighet til å vokse og utvikle seg i sitt arbeid.

Det handler også om støtte, positivt sosialt klima og gode rela-sjoner mellom kolleger og andre interessenter. I tillegg til disse organisatoriske faktorene preges et helsevennlig kontor av godt lydmiljø og inneklima samt god ventilasjon, tilgang til dagslys og god belysning. Det finnes mulighet for isolasjon, altså å kunne trekke seg tilbake ved behov.3 Estetisk bevissthet og et gjennom-tenkt miljø har betydning for hvordan de ansatte oppfatter sin arbeidsplass og arbeidsgivere.4 Sunne arbeidsplasser skapes gjen-nom god planlegging, gjentatte arbeidsmiljøsatsninger og konti-nuitet. Disse satsningene er en viktig del av klimaet og kulturen som finnes på arbeidsplassen.5 6

God helse er en forutsetning for de ansattes kreativitet og pro-duktivitet og dermed en viktig indikator for bedriftens frem-gang.7 Dårlig helse koster – sykefravær innebærer økte kostnader for både bedrift og samfunn generelt, og medfører vanskeligheter for den enkelte spesielt. Å forebygge dårlig helse er samfunns-økonomisk lønnsomt. Godt arbeidsmiljø og et høyt engasjement i bedriften bidrar til god helse hos de ansatte, hvilket igjen leder til redusert produksjonstap.5

Artikkelens disposisjon

Artikkelen innledes med et kapittel om arbeidsmiljø og helse i kontorsammenheng. Her defineres også ulike typer av kontor og deres fordeler og ulemper utifra sluttbrukernes/kontorarbeider-nes perspektiv. I det neste kapittelet beskrives hva som utmerker en fremgangsrik flytteprosess og betydningen av medarbeidernes innflytelse i endringsprosessen. I neste kapittel beskrives kontortren-der over tid og det diskuteres hvordan fremtidens trender kan se ut.

11

Deretter beskrives fremtidens arbeidsliv og hvordan arbeids-livsutviklingen kan tenkes å påvirke utviklingen av fremtidens arbeidsplasser. Trenger man kontorer i fremtidens grenseløse arbeidsliv og i så fall, hvilken type kontor? Og hvorfor ser dagens kontor ut slik de gjør? Hvem styrer utviklingen?

En sammenfattende refleksjon avslutter publikasjonen. I ved-legget defineres sentrale begrep innen forskningen på fremtidens arbeidsplasser. Tydelige henvisninger til forskningsstudier gir mulighet til å innhente mer informasjon, se referanselisten nederst. De fleste studier kan man finne og laste ned via scholar.google.se gjennom å søke på artikkelens tittel. Informasjon om bøker fin-nes hos www.libris.kb.se.

12

13

Arbeidsmiljø og helse i kontor

Kontorforskningen har bidratt med kunnskap om hvordan kon-tor kan utvikles for å oppnå et godt arbeidsmiljø og komfort.8-10 Forskningen peker ut vanlig forekommende forstyrrelser i ulike typer kontormiljøer, slik som støy og mangel på privatliv, noe som kan forebygges eller forhindres med riktig planlegging, design og intelligente tekniske løsninger11 12

Det finnes en sammenheng mellom arbeidstakernes helse og innemiljøet på kontoret. Ergonomiske faktorer slik som kon-tormøblers funksjonelle egenskaper, god belysning, luftkvalitet, godt lydmiljø og helt riktig temperatur, er viktig for de kontor-ansattes helse og velvære.15 For eksempel er størrelsen på vinduet og nærhet til vinduer, utsikt og mulighet til å beskytte seg mot gjenskinn ved å kontrollere markiser og persienner, knyttet til bedre komfort og ytelse blant kontorarbeidere13–15

Fokusert kontorforskning

Kontorforskningen foregår innenfor flere ulike disipliner og hva som havner i fokus varierer avhengig av vitenskapsgren. Den samfunnsvitenskapelige kontorforskningen kan grovt deles inn i to områder: forvaltningsrettet og arbeidsmiljørettet. Den forvaltningsrettetede forskningen studerer som regel sammen-heng mellom kontorets egenskaper og de ansattes prestasjoner, reaksjoner og produktivitet.16-19 I arbeidsmiljørettet forskning,

14

Arbeidsmiljø og helsa i kontor

inkludert yrkesmedisin og miljøpsykologi, studeres sammen-hengen mellom aspekter av kontormiljøet og de ansattes helse, trivsel og arbeidstilfredshet20-22 Kontorforskning fra et arkitekto-nisk perspektiv er basert på kontorets form, funksjon, romlige og estetiske egenskaper.4 23 Teknisk orientert kontormiljøforskning fokuserer primært på de faktorene som det er lovpålagte krav og retningslinjer knyttet til, som belysning, lydforhold, inneklima og temperatur i relasjon til de ansattes helse og prestasjoner.24

25 Kontorforskning foregår stadig oftere innenfor feltet kognitiv ergonomi og studerer kontordesign utifra hjernens forutsetnin-ger – hvordan vi skaper kontormiljøer som støtter våre kognitive funksjoner, som hukommelse og konsentrasjonevne.

Forskning for fremtiden

Store deler av den eksisterende samfunnsvitenskapelige kontor-forskningen er basert på relativt små studier ved hjelp av tverr-snittsdata, ofte case-studier på ett enkelt selskap. I tverrsnitt er all data samlet inn i løpet av samme tid, og det er ikke mulig å fast-slå hva som påvirker hva. For å kommentere på kontoretmiljøets innvirkning på helsen til de ansatte, må man studere relasjoner over tid ved hjelp av longitudinelle data.

Kontorarbeidsplasser som inngår i tidligere undersøkelser er ikke alltid relevant når nye kontorer planlegges. Vår måte å jobbe på i fremtiden vil påvirke hva slags type kontor vi vil trenge. Eksisterende forskning tar som regler ikke opp fremtidige utfor-dringer og arbeidslivsutvikling. Derimot kan forskningsresulta-ter som oppsummerer de kjente helse- og sikkerhetsproblemene innen kontor være svært nyttig når nye kontorer utvikles.8–10 26

15


Ulike typer kontor

For å forenkle dialoger ved planleggingsbordet er det lurt for-klare begrepene rundt ulike typer kontor.23 27 28 Selv om ulike kontortyper sameksisterer på mange arbeidsplasser, er det viktig å vite hvordan de skiller seg fra hverandre og hva deres forde-ler og ulemper er. Hvordan egner de ulike kontortypene seg for ulike oppgaver og arbeidsmåter? Med en felles forståelse, er det enklere å planlegge skreddersydde kontorlokaler på grunnlag av ulike virksomheters spesifikke behov.

Kontortyper kan defineres ut fra: • kontorets romlige egenskaper, det vil si planløsning

(cellekontor og åpne kontor)• kontorets anvendelse (faste plasser med eget skrivebord

eller delte plasser)• kontorets situasjon (tradisjonelt arbeid på kontor eller

distansearbeid fra alternative plasser).

Utifra planløsning skjer inndeling vanligvis i følgende typer:• cellekontor

◊ enkelt kontorrom for 1 person ◊ delt kontorrom (2–3 personer deler ett enkelt kontorrom)

• åpne kontorer ◊ kontorlandskap (antall personer: 4–9 lite, 10–24 middels, > 25 stort)

◊ aktivitetsbaserte kontorer (soneinndelt, vanligvis ingen fast plass) – kombikontor (> 20 % av arbeidstiden tilbringes

utenfor den faste plassen) – fleksibelt kontor (ingen fast plass).

16


Nedenfor beskrives og illustreres ulike kontortyper. Skissene viser hvordan samme kontorområde kan organiseres på ulike måter og gi plass til ulike antall ansatte. Den røde streken i skis-sene markerer snitt for sidesyn.

Enkeltrom

Et separat arbeidsrom muliggjør selvstendig og konsentrert arbeid. Den forstyrrende lyden stenges ute. Denne kontorty-pen gir derfor færre spontane kontaktmuligheter med kollegene. Rommene er vanligvis plassert langs byggets fasade med tilgang til eget vindu og dagslys. Lange korridorer kobler enkeltrom-mene til hverandre. Planløsningen nedenfor eksemplifiserer 28 enkeltrom med faste plasser ved egne skrivebord. I midten er det møterom og et par mindre samtalerom.

Figur 1. Planløsningen gir 28 enkeltrom med faste plasser med egne skrivebord. I midten er det møterom og et par mindre samtalerom.

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

SA

MTA

LER

OM

SA

MTA

LER

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

CELLKONTOR, ENSKILDA RUMCellkontoret bygger på individuella arbetsrum. Denna typ av kontor möjliggör individuellt och koncentrerat arbete. De störande ljuden stängs ute men denna kontorstyp ger även färre spontana kontaktmöjligheter med kollegorna.

CELLKONTOR, DELADE RUMI ett cellkontor kan arbetsrummen göras större med plats för 2-3 personer. Ny forskning visar att kontor med delade

ledarskapet.

KONTORSLANDSKAPI kontorslandskapet delar man på det gemensamma arbetsutrymmet. Detta kontor kan variera i storlek från det lilla landskapet för 4-9 personer till det mellanstora för 10-24 personer till det stora kontorslandskapet som rymmer över 25 personer.

YTORGANISERADE KONTORSTYPER

ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 42

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

SA

MTA

LER

OM

SA

MTA

LER

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T



ledarskapet.



ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 42

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

17


Figur 2. Planløsningen har 28 faste plasser i delte rom. Møte- og samtalerom finnes langs kortsiden og i midten.

Delt rom

Et større cellekontor kan gi plass til 2–3 personer. Plassene er vanligvis fritt plassert i rommet, iblant med skjermer imellom for å gi isolasjon. Det finnes ett eller flere vinduer. Personer som deler rom, pleier å ha lignende arbeidsoppgaver. Ofte arbeider de teambasert i prosjekt. Noen ganger deler man rom på grunn av plassmangel. Planløsningen illustrerer 28 faste plasser i delte rom. Møte- og samtalerom finnes langs kortsiden og i midten.

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

SA

MTA

LER

OM

SA

MTA

LER

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T



ledarskapet.



ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 42

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

SA

MTA

LER

OM

SA

MTA

LER

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T



ledarskapet.



ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 42

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

18


19


Figur 3. Planløsningen har 42 faste plasser i åpent kontorlandskap. Møte- og samtalerom er plassert i midten og langs langsidene.

Åpent kontorlandskap

Kontorlandskapet varierer i størrelse fra det lille landskapet (4–9 personer) til det middels store (10–24 personer), til det store (> 25 personer). Middels store kontorlandskap er vanligst i Sve-rige og store landskap er relativt uvanlige. Kontorlandskap anses å være fleksible og takle organisatoriske forandringer uten behov for større ombygginger. Arbeidsplassene er ofte fritt plassert i grupper med skjermer imellom for å redusere støy og gi en viss grad av isolasjon. Arbeidsgruppene deler på vinduer og tilgang til dagslys varierer dermed mellom de ulike plassene i landskapet.

Hjørneplasseringer nærmest vinduet pleier å være ettertraktede plasser. Der har man utsikt, dagslys og god oversikt over landska-pet. Vanligvis jobber medarbeiderne individuelt med rutineba-serte oppgaver med lite behov for kommunikasjon med kolleger. Støy og mangel på isolasjon er vanlige problemer, spesielt i mid-dels store landskap. Ofte finnes det for få stillerom (også kalt bac-kup-rom eller samtalerom). De kan være avsides plassert og noen ganger er de heller ikke så stille. Planløsningen nedenfor viser 42 faste plasser i kontorlandskap. Møte- og samtalerommene er plassert i midten og langs langsidene.

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

SA

MTA

LER

OM

SA

MTA

LER

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T



ledarskapet.



ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 28

ARBEIDSPLASSER: 42

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

20


Aktivitetsbasert kontor

Aktivitetsbasert kontor er et paraplybegrep som kan ha mange ulike utforminger. Dagens aktivitetsbaserte kontor er soneinndelt utifra virksomhetens hovedaktivitet. Det finnes ulike typer soner og arealer for at kontoret skal fungere for mange ulike arbeids-oppgaver. Man kan jobbe i gruppe, individuelt eller i soner for konsentrert arbeid. Som regel forutsetter det aktivitetsbaserte kontoret at de ansatte arbeider en stor del av arbeidstiden et annet sted utenfor kontoret. Derfor er kontoret dimensjonert med skrivebord for mindre enn 75 prosent av de ansatte. Siden lagringsplassen er begrenset for individuelle arbeidstakere krever den aktivitetsbaserte tilnærmingen at kontoret er papirløst.

I aktivitetsbaserte kontorer forventes de ansatte å være selv-stendige og ta ansvar for når, hvor og hvordan arbeidet skal utføres på best mulig måte. Konsentrert arbeid ispedd teambasert arbeid og kundebesøk. Ulike kontrollfunksjoner rapporterer resultatene til lederne. Aktivitetsbaserte kontor stiller andre krav til ledel-sesfunksjonen enn arbeid i tradisjonelle kontorlandskap der de ansatte er tydelig synlige ved sine plasser. Mobile og grenseløse medarbeidere kan ikke kontrolleres på vanlig måte. Arbeid i akti-vitetsbaserte kontor krever tillit.

Planløsningene nedenfor illustrerer tre alternativer på aktivi-tetsbaserte kontor med +26, +40 og +50 plasser.

21


FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T

KOMBIKONTORDet ursprungliga kombikontoret byggde på idén att ha ett eget rum kring ett gemensamt multirum. Dessa kombikontor

ofta i en öppen kontorslösning men jobbar mycket på andra platser inom kontoret - i arbetsstationer som delas av alla samt i olika back-up-rum. Den höga graden av teamarbete kännetecknar även en nyare formen av kombikontor.

FLEXKONTOR

övrigt skiljer sig detta kontor många gånger inte från ett öppet kontorslandskap vad gäller utformning. En skillnad

kan använda. Personliga tillhörigheter förvaras antingen i ett eget skåp eller i en rullhurts. Idag förefaller egna skåp vanligare.

ha hög närvaro.

REFERENSER:Ahlin, J., & Westlander, G. (1991). Kontorslokaler och kontorsarbete - två perspektiv på kontoret som arbetsplats. Solna: Arbetsmiljöinstitutet

Product Experience. San Diego: Elsevier.Du�y, F. . London: Conran Octupus Limited.Sta�an Holfelt Arkitekter med projekt

ARBEIDSPLASSER: +26

ARBEIDSPLASSER: +40

ARBEIDSPLASSER: +50

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AK

TIV

ITE

T

PID

ES

TALL

ER

arbetsplatser och ytor för att fungera för många olika arbetsuppgifter. Dessa kontor bygger på en rad olika zoner i miljön, där man kan arbeta i grupp, individuellt eller koncentrerat. Vanligtvis har medarbetarna inte egna fasta arbetsplatser eller skrivbord.

Det aktivitetsbaserade kontoret är idag ett populärt paraplybegrepp men som inte säger något om ytorganiseringen av ett kontor. Olika kontorstyper samexisterar i det aktivitetsbaserade kontoret som kan ha många olika layouter. Nedan följer två kontorstyper under detta begrepp.

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AKTIVITETSBASERADE KONTOR

AR

BE

IDS

AR

EA

L

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T



FLEXKONTOR



ha hög närvaro.



ARBEIDSPLASSER: +26

ARBEIDSPLASSER: +40

ARBEIDSPLASSER: +50

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AK

TIV

ITE

T

PID

ES

TALL

ER



AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L


AR

BE

IDS

AR

EA

L

FRAMTIDENS KONTOR

KO

NTO

RR

OM

AR

BE

IDS

AR

EA

L

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

SE

PA

RA

SJO

NS

HY

LLE

KO

NTO

RR

OM

AK

TIV

ITE

T

AK

TIV

ITE

T



FLEXKONTOR



ha hög närvaro.



ARBEIDSPLASSER: +26

ARBEIDSPLASSER: +40

ARBEIDSPLASSER: +50

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L

AK

TIV

ITE

T

PID

ES

TALL

ER



AR

BE

IDS

AR

EA

L

AR

BE

IDS

AR

EA

L


AR

BE

IDS

AR

EA

L

Figur 4. Aktivitetsbasert kontor med +26 plasser fordelt på enkeltrom og åpne rom. De ansatte har ingen egne faste plasser, men velger i stedet plass i soneinndelt kontor utifra aktuell arbeidsoppgave. Stillerom langs langsidene, møterom og område for teamarbeid i midten.

Figur 5. Aktivitetsbasert kontor med +40 plasser. Soneinndelt åpent kontor med stillerom og møterom av ulik størrelse.

Figur 6. Aktivitetsbasert kontor, soneinndelt med +50 plasser.

22


23


Kombikontor

Kombikontoret kombinerer det beste fra cellekontor og åpent kontor. Det opprinnelige kombikontoret var basert på ideen om å ha et eget rom rundt et felles multirom. En del av arbeidstiden tilbringes i teamarbeid og spontane møter utenfor ens eget rom.29 Tross fordelene er kombikontor sjeldne i dag, kanskje fordi de anses som plasskrevende.

Fleksibelt kontor

På fleksible kontor har de ansatte ingen egne faste plasser, men designmessig skiller ikke det fleksible kontoret seg fra kontor-landskapet. Fleksible kontor pleier å ha flere backup-rom som de ansatte kan bruke for konsentrasjonskrevende oppgaver, tele-fonsamtaler og møter. Personlige eiendeler lagres enten i en egen trillekommode eller skap. Nå for tiden er det vanligst med egne skap. Det moderne fleksible kontoret jobber for å bli papirløst, hvilket krever klare digitale arkiveringsrutiner og felles lagrings-rom for konfidensielle og andre viktige papirdokumenter.

Ved utvikling av nye kontorlandskap skal man tenke på å skape et godt akustisk miljø, redusere støy og forstyrrende lyd.

Det skal finnes god tilgang til backup-rom for konsentrasjonskrevende arbeidsoppgaver.

Det skal også være mulighet for enkelt å trekke seg tilbake ved behov samt tilgang til visuell beskyttelse.

24


Kontortype og helse

Arbeidsmiljøbelastninger oppfattes på ulike måter i ulike kon-tortyper. Kontorets utforming og arbeidsstasjoners og møblers plassering er viktig for de ansattes trivsel og ytelse.30 31 Hvis kontorutformingen tilbyr privatliv, rapporterer de ansatte gene-relt om bedre trivsel og sosial tilfredshet, og er mer fornøyd med kontoret som helhet.32 At kontorarbeidere har en tendens til å foretrekke isolasjon i stedet for åpenhet, forklares med at det akustiske miljøet vanligvis er bedre i enkeltrom enn i åpne kontor. En annen grunn kan tenkes å være at i enkeltrom kan man kon-sentrere seg først og fremst om arbeidsoppgavene, mens i åpne kontorer er man hele tiden bevisst på at man blir sett, og man må tilpasse seg sosialt. Lavere jobbtilfredshet rapporteres av konto-rarbeidere i åpne kontor der det er trangt og pultene er plassert tett sammen, eller der det ikke er noen visuell barrière mellom arbeidsstasjonene.32

Som regel opplever de ansatte lavere psykologisk adskilthet og dårligere integritet i åpne kontorlandskap, dvs. mindre mulighet til å trekke seg tilbake hvis det er nødvendig eller unngå innsyn fra kolleger.33 De opplever også mer støy og ukontrollerbar lyd i åpne kontorlandskap enn i andre kontortyper.10 Kontorlandskap er generelt ansett for å lette kommunikasjon og samhandling

Cellekontor og fleksible kontor gir best helse og arbeidstrivsel hos de ansatte. Middels store kontorlandskap gir dårligst helse og arbeidstrivsel hos de ansatte. Klassifiseres som høyrisikovalg hva gjelder de ansattes helse.4

25


mellom ansatte og fremme teamarbeid og trivsel, men så langt er det få sikre bevis i forskningen på at samspillet mellom ansatte forbedres i kontorlandskap. Tvert imot viser ny forskning som baserer seg på over 42 000 ansatte i drøye 300 kontorbygg at fordelene med å være nær kolleger i kontorlandskap motvirkes av økt støy og dårligere mulighet til isolasjon.33

Forskningsstudier bekrefter til en viss grad at:• arbeid i kontorlandskap innebærer økt kognitiv belastning og

forverrer mellommenneskelige relasjoner• liten avstand mellom skrivebordene intensiverer kognitiv

belastning og reduserer oppfatningen av personvern• kommunikasjon mellom ansatte er bedre i delte rom sammen-

lignet med andre kontortyper.10

Med den kognitive belastningen av kontorarbeid mener man van-ligvis i hvor stor grad menneskets kognitive evner, som hukom-melse, læring, problemløsning, multitasking, konsentrasjon og oppmerksomhet, belastes av faktorer i arbeidsmiljøet, hovedsake-lig ved støy.10 Økt kognitiv belastning betyr vanligvis problemer med å huske, konsentrere seg og så videre. De som jobber med oppgaver som krever konsentrasjon i kontorlandskap opplever mer konsentrasjonsvansker, problemer og stress enn de som job-ber med lignende oppgaver i enkeltrom eller fleksible kontor.34

I en laboratorieundersøkelse måtte deltakere flytte fra enkel-trom til åpne kontorlandskap. Resultatet ble at det akustiske mil-jøet ble forverret, hvilket i sin tur førte til økt kognitiv belastning og forstyrrelser. Deltakerne opplevde forverring av privatliv, økte konsentrasjonsvansker og begynte å bruke ulike mestringsstrate-gier for å håndtere det forverrede miljøet, for eksempel å jobbe saktere eller jobbe overtid. Studien viste også at ansatte organi-serte arbeidet sitt på en annen måte i åpent kontor enn i cellekon-torer på grunn av støy. De utførte arbeidet til en annen tid, avbrøt

26


arbeidet og forlot pulten sin oftere. Forskernes klare anbefaling er at arbeid som i hovedsak består av konsentrasjonskrevende opp-gaver ikke bør utføres i åpent kontorlandskap.35

At det generelt rapporteres om dårligere helse og lavere til-fredshet særlig i mellomstore kontorer er foreslått å skyldes at arbeidstakerens innflytelse over eget arbeid er lavere i mellom-store kontorlandskap enn i andre kontortyper.4 Å ha innflytelse over eget arbeid – å være i stand til å bestemme når, hvor og hvordan arbeidet skal gjøres – er av stor betydning for arbeids-takernes helse. Lav innflytelse øker risikoen for dårlig helse.36 Ansatte i fleksible kontorer har vanligvis mer innflytelse på sine egne arbeidsoppgaver. Dette bidrar til bedre helse blant ansatte i fleksible kontorer sammenlignet med i kontorlandskap.

Kontorlandskapets ulemper er beskrevet i forskningslitteraturen. Særlig det middels store kontorlandskapet utmerker seg som den verste kontortypen hva gjelder de ansattes helse, arbeidstilfreds-het og trivsel.4 Samtidig har forskningen tydelig pekt på hva som er mest bekymringsverdig i landskap – det handler om støy, man-gel på isolasjon og visuell beskyttelse samt for få backup-rom.

Alt dette går det an å gjøre tiltak mot med god planlegging, design og smarte tekniske løsninger når nye kontor utvikles. Det er viktig å huske på at kontorlandskap er fleksible og takler orga-nisatoriske endringer uten større ombygginger. Mange bedrifter har i dag vanskelig for å planlegge sin virksomhet flere år frem i tider med hard konkurranse og økonomisk usikkerhet. Behovet for fleksible kontorløsninger er dermed stort. Med sin innebygde fleksibilitet kan kontorlandskap komme fremtidens krav om end-ring i møte på en bærekraftig måte. Om virksomhetens karak-ter og arbeidsoppgavene passer i åpne kontorlandskap, kan dette være en egnet kontortype for mange bedrifter.

27


Kontorets utforming har betydning for de ansattes helse og for hvordan man oppfatter sin egen arbeidsplass og arbeidsgiver.

For å skape bærekraftige og sunne kontorer må man ha tydelige krav til arbeidsmiljø, komfort og helse. Godt design, planlegging og intelligente tekniske løsninger inngår i dette.

Sykefravær i relasjon til kontortype

Sykefraværet varierer ut fra kontortype. Ansatte i felles kontor-rom og åpne kontorlandskap (> 6 personer) rapporterte dobbelt så mange sykedager sammenlignet med arbeidere i cellekonto-rer, viser kontorforskning fra Danmark.20 En foreslått årsak er at folk i delte kontorrom og kontorlandskap er mer utsatt for støy, dårlig ventilasjon og luftkvalitet, det er høyere risiko for virus-spredning, dårligere psykososialt miljø som mangel på privatliv, lavere strømforbruk og mer forstyrrelser fra kolleger enn det er i cellekontorer. Forskerne tror at arbeidstakere, arbeidsgivere og samfunnet for øvrig betaler en høy pris i form av høyere sykefra-vær for kontorlandskapets påståtte fordeler.

Dette bør man ta hensyn til ved kontorutvikling

Arbeidsplassens utforming er koblet til de ansattes helse og trivsel. Kontoret er også en viktig del av bedriftens varemerke. Kontorets utforming, der interiørdesign, fargesammensetninger og samsvar på detaljnivå inngår, har stor innvirkning på hvordan de ansatte oppfatter sin arbeidsplass og arbeidsgiver. Når det nye kontoret utvikles kreves det at planleggingen går ut fra hvordan

28


kontordesignet kan støtte bedrifter og medarbeidere som helhet. Det er viktig å diskutere på et tidlig stadium hvordan kontoret bør utformes slik at det gagner både konsentrasjonskrevende og individuelt arbeid, samt sosialt samspill og samarbeid.

Miljøklassifisering av nye kontorbygg vurderer graden av bære-kraft. Man må diskutere hvordan det høyeste nivået av kravfor-mulering for miljø og bærekraft kan være, og hvordan det kan gjennomsyre hele prosessen fra utvikling av eiendom til utfor-mingen av kontoret og videre til organiseringen av det daglige arbeidet på arbeidsplassen.23 Det samme gjelder for hvordan ombygging av eksisterende lokaler skal tilpasses dagens miljø-klassifiseringssystem slik at man møter kravene og bevarer god bærekraft.

29


30

31

Flytting

Utvikling av en ny arbeidsplass og flytteprosessen i seg selv er store investeringer som ofte medfører påtakelige forandringer i bedriftens organisasjon. Iblant skaper endringsprosessen uro og stress hos de ansatte. Stress oppstår i situasjoner som er nye, ufor-utsigbare og som man ikke har kontroll eller innflytelse over.37

Det er heller ikke uvanlig at de ansatte oppgir at de har liten eller ingen innflytelse over sin arbeidsplass, spesielt ved flytting til nye lokaler. Å involvere kontorarbeiderne i planleggingen av nye lokaler er en effektivt måte å dempe stress og uro. Engasjerte ansatte er en forutsetning for en vellykket kontorflytting.

Hva kjennetegner en vellykket flytteprosess?

Forskningslitteraturen gir eksempler på hva som utmerker en vellykket flytteprosess.8 38-40 For det første er endringsprosessen tydelig forankret hos og initiert av ledelsen. Ledelsens engasje-ment i planleggingen av de nye lokalene og tydelige styring av endringsprosessen er avgjørende for at kontorflyttingen skal falle godt ut. For det andre er det gjort et grundig analysearbeid av de eksisterende lokalenes funksjon for å få et ordentlig grunnlag for planlegging av de nye lokalene.39 41 Mye av forarbeidet kan gjøres internt i bedriften med hjelp av inspirerende ledere og engasjerte medarbeidere.42 43 Med god kunnskap om den enkeltes behov er det lettere å involvere spesialister for å virkeliggjøre planene.

32

Flytting

De ansattes innflytelse

At de ansattes innflytelse på arbeidsplassens utforming har positiv effekt på deres innstilling til sin arbeidsplass er det flere forskningsstudier som peker på.47-49 I et forskningsprosjekt i Storbritannia basert på cirka 2 000 deltakere, undersøkte man de ansattes delaktighet i arbeidsplassens utforming. Jo mer innfly-telse de ansatte hadde på utformingen av arbeidsplassen, jo bedre helse og velvære rapporterte de, i tillegg var de drøye 30 prosent mer produktive enn arbeidstakere med lavere innflytelse.21 50 De med høy innflytelse opplevde også økt fysisk velvære, sterkere identifikasjon med arbeidsgiver og hadde generelt en mer positiv holdning til jobben.

Endringer av kontorets utforming og planløsning kan forenkle organisasjonsforandringer.44 45 Men en flytting i seg selv skaper ikke en ønsket organisasjonsendring.46

33

Flytting

34

35

Kontortrender over tid

Kontorplassens utforming og miljø er under konstant vurdering. For å å skape de beste forutsetninger for utvikling av fremtidige bærekraftige og sunne kontormiljøer trengs det like mye kunn-skap om arkitektoniske, teknologiske, økonomiske, psykososi-ale, fysiske, medisinske og estetiske faktorer. Historisk kan man identifisere fem pendelsvingninger som er knyttet til endringer i arbeidsorganisering, og som hver og en ble utgangspunkt for en kontortype.46 51

Tidlig på 1900-tallet begynte man å rasjonalisere rutinearbeid. Det var starten på enorme kontorrrom, også kalt ”slavehav”, med bord i lange rader og kontrollstasjoner i form av høye stoler med jevne mellomrom langs radene. Fra kontrollstolene hadde de overordnede god utsikt over lokalet og kunne overvåke arbeidet uavbrutt. I mellomkrigstiden kom individualitet og helse i fokus og cellekontoret ble introdusert. Eget arbeidsrom var normen for tjenestemenn og kontoransatte.

På 1950-tallet ble man i Sverige påvirket av tyske tanker om kontorlandskap. Enda en gang oppstod behovet for å rasjonali-sere, effektivisere og kontrollere arbeidet. Det ble bygget kontor-landskap i stor skala. På 1970-tallet kom individualiteten igjen i fokus og kombikontoret ble introdusert. Kombikontoret er en svensk oppfinnelse som forener cellekontoret og kontorlandska-pets beste sider.29

36


På 1990-tallet gir fremgangen innen informasjons- og kom-munikasjonsteknologi (IKT) opphav til fleksible kontorer der de ansatte ikke har eget skrivebord. Forvaringsskap eller pidestaller brukes for det personlige arbeidsmaterialet og de ansatte slår seg ned på en plass som er ledig. Fleksible kontorer er populært blant IT-selskaper fordi det passer deres arbeidsmåte med tilgang til moderne IKT-utstyr og arbeid hos kunder over lange perioder.

Den siste pendelsvingningen i Sverige handler om aktivitets-baserte kontorer der det åpne kontoret er inndelt i soner basert på de viktigste aktivitetene som forekommer i hver enkelt bedrift.39 De ansatte har vanligvis ingen egen arbeidspult fordi de har en mobil arbeidsmåte og forventes å jobbe regelmessig borte fra de ulike alternative arbeidsplassene. Kontoret vil være en viktig møteplass.

Aktivitetsbaserte kontorer har blitt markedsført under for-skjellige navn og noen ganger lansert som noe nytt, som en måte å ”fremtidssikre” kontorlokalene på. Det aktivitetsbaserte kon-toret har imidlertid vært diskutert siden slutten av 1970-tallet, og allerede da som et bedre alternativ for kunnskapsarbeidere i kontorlandskap. Forskerne Philip Stone og Robert Luchetti introduserte begrepet ”aktivitetsmiljø” (activity setting, forfatte-rens oversettelse) med formål om å befri den ansatte fra den faste arbeidsplassen i kontorlandskapet og de forstyrrelser den er for-bundet med, og i stedet tilby flere arbeidsplasser på ett og samme kontor tilrettelagt for ulike arbeidsoppgaver.46

Hva blir neste pendelsvingning?

Å forsøke å beskrive fremtidens kontor er minst like komplekst som å sammenfatte dagens kontor med én setning. Variasjonen er stor og det går an å peke ut trender som oppsummerer utvik-lingen over tid. Endringer i arbeidsorganisasjonen manifesterer seg i hvordan kontorlokaler utformes. Selv om sosiale fenomener

37


som arbeidsliv og arbeidsorganisering som regel endrer seg sakte, er trykket enormt for å skape endring og erklære at ting forandrer seg.52 Gjennom forandring ønsker man å skape forbedring. For eksempel bidrar utviklingen av informasjons- og kommunika-sjonsteknologien til et mobilt og ubegrenset arbeidsliv for mange bransjer og yrkesgrupper. Det leder i beste fall til at de ansatte får mer kontroll over sitt eget arbeid.53 54

I neste kapittel behandles de utfordringene som fremtidens arbeidsliv står overfor og som med størst sannsynlighet påvirker utformingen av fremtidens kontorer.

38

39

Fremtidens arbeidsliv og arbeidsplasser

Å forutse fremtidens arbeidsliv er forbundet med stor usikkerhet og jo lengre frem vi forsøker å se, desto større er usikkerheten.55 56 Hvordan vi håndterer utfordringene i dag bestemmer retningen for fremtidens utvikling.57 Her går vi ut fra kjente fakta om kon-torutvikling og implementerer det i utviklingsresonnement.

Fremtidens utfordringer

Forskningslitteraturen om fremtidens arbeidsliv løfter frem en rekke sentrale forandringer.58 En av de mest påtakelige utfordrin-gene er den økende globaliseringen, som gjør mennesker og land avhengig av hverandre.59 60 Globaliseringen styres av den raske tekniske utviklingen og fører til en mobil, grenseoverskridende arbeidskraft og til nye fleksible, nettverksbaserte arbeidsproses-ser og arbeidsmåter.61 62 Selskapene tvinges stadig oftere til å omstrukturere sine virksomheter for å tilpasse seg en verden i endring i den globale økonomien. Omstruktureringen går mot en mer individ- og situasjonsavhengig ordning hvilket innebærer at det stilles høyere krav til hver enkelt hva gjelder å gjennomføre og ta ansvar for eget arbeid.54 Det innebærer også krav til at ledelsen bygger på tillit og tydelige mål.

40


Hvordan ser det ut befolkningsmessig 2030?

Hvordan befolkningen utvikles påvirker den fremtidige arbeids-kraftens sammensetning.63 Ifølge statistikk og prognoser ser det slik ut i år 2030:• Arbeidskraften i Sverige består av en høyere andel uten-

landskfødte enn i dag.64

• Kvinners deltakelse i arbeidslivet er på linje med mannens.• Antall personer som er 65 år eller eldre har økt betraktelig.65

• Andelen ungdom som nærmer seg yrkesaktiv alder er lav i mange EU-land.66

Sammenlagt resulterer dette i følgende tolkninger:

• En stigende forsørgelsesbyrde for de som arbeider og mangel på arbeidskraft. Forutsatt at utviklingen ifølge befolknings-prognosen stemmer, kreves det cirka 400 000 flere sysselsatte i år 2030 for å beholde forsørgelsesbyrden på dagens nivå.

• Den mest effektive forandringen er at flere arbeider etter at de er fylt 65 år.67

• Det er blant de eldre den største arbeidskraftreserven finnes i fremtiden.

• Det er nødvendig å gjøre tiltak innen arbeidsmiljø for at flere skal kunne jobbe lengre.67

Fremtidens arbeidsliv 2025

For å diskutere fremtidens utfordringer lot vi arbeidsmarkedets aktører delta i et intervjustudie.68 De skulle svare på følgende:

1. Hvordan tenker man i din organisasjon rundt utfordringer og muligheter for fremtidens arbeidsliv i Sverige i 2025?

2. Hvordan kan bedriften og arbeidslivet forberede seg på de utfordringer som fremtiden anses å føre med seg?

41


Ulike intervjupersoner betonet noe ulike aspekter utifra sine respektive formelle posisjoner. Kortsiktigheten i beslutningsta-kernes svar er påtakelig. Den langsiktige, strategiske tenkningen som har mulighet til å påvirke fremtidsutviklingen mer gjennom-tenkt, later ikke til å få plass eller bli prioritert i beslutningstaker-nes hverdag.

Stort sett er resultatene fra intervjustudien med arbeidsmar-kedets aktører i linje med temaene i forskningslitteraturen om fremtidens arbeidsliv.56 63 69-76 Intervjupersonene representerte Nordiske ministerrådets sekretariat, Sveriges riksdag, Arbeidsmi-ljøverket, Arbeidsförmedlingen, SACO, TCO, Unionen, Svenskt Näringsliv, Teknikbedriften, Almega og Prevent.

Nedenfor følger en kort sammenfatning av temaene som ble tatt opp i intervjuene.• Globaliseringens mulige konsekvenser for fremtidens arbeids-

liv innebærer økte trusler fra lavtlønnede land og outsourcing av forretningsvirksomheten til disse landene. Globaliseringen anses enn så lenge å være sektoravhengig, slik at helse og omsorg ikke er like utsatt som for eksempel byggebransjen, men flere markeder vil få økt global konkurranse i fremtiden.

• En høyere andel av arbeidsinnvandrere jobber i Sverige 2025.• Den økte strømmen av global arbeidskraft med en annen

tilnærming til sikkerhet kan utfordre arbeidsmiljøet på sven-ske arbeidsplasser, hvilket vil kreve tiltak for å øke fokus på sikkerhet.

• Også den svenske arbeidskraften vil endre seg mer. Folk med høyere utdannelse anses å være mer mobile enn de med lavere utdanning.

• Mangelen på kvalifisert arbeidskraft vil øke i fremtiden, noe globalisering delvis kan være med å overvinne, for eksempel gjennom at mange selskaper nå rekrutterer utenfor landegren-sene via Internett.

42


• En ny type konkurranse gir seg til kjenne på arbeidsmarke-det i 2025 på grunn av mangel på kompetent arbeidskraft. Arbeidskraften er ikke nok til å fylle alle de faglærte jobbene som finnes i kunnskapsintensive næringer. For å møte etter-spørselen etter faglært arbeidskraft i fremtidens arbeidsmar-ked må utdanningssystemet tilpasses bedrifter og arbeidslivets etterspørsel. Det krever også økt og bedre samarbeid mellom for eksempel næringslivs- og utdanningsavdelingen.

• Sårbare gruppers posisjon på arbeidsmarkedet fører til ytter-ligere marginalisering og arbeidsmarkedssegmentering. Dette kan resultere i et 80/20-scenario der 20 prosent av arbeids-stokken risikerer å bli langvarig marginalisert på grunn av dårligere prestasjon på skolen, som igjen fører til fortsatt mar-ginalisering i et stadig mer avansert og spesialisert arbeids-marked. Det finnes dermed risiko for økt sosiale kløfter i samfunnet og ulikheter i helsetilstanden mellom ulike grupper på arbeidsmarkedet.

• Grenseløsheten kommer til å øke og stille nye krav til arbei-dets organisasjon og ledelse. En grenseløs og foranderlig arbeidssituasjon stiller krav til tillit i organisasjoner og mellom ledelse og ansatte for at arbeidet skal kunne fungere.

• I et arbeidsliv i endring øker kravene til menneskers evne til å hanskes med relasjoner på en konstruktiv måte. Problematiske mellommenneskelige relasjoner på arbeidsplasser i form av konflikter og utfrysing setter hinder i veien for at organisasjo-ner når målene de har satt seg. Prosjekter som mislykkes på grunn av ansattes vanskeligheter med å samarbeide kan inne-bære store kostnader for organisasjoner.

• Bedrifter som ikke lykkes i endringsprosess og kjennetegnes av lav tillit mellom mennesker risikerer å miste markedsande-ler og konkurransekraft.

• Økt arbeidsmengde og arbeidsrelatert stress som følge av grenseløst og skiftende arbeidsliv, samt lederskapsidealer med

43


fokus på økt effektivitet og produktivitet er vurdert til å ha en negativ effekt på helsen til de ansatte.

• Arbeidets organisasjon og ledelse er avgjørende for bedrifters innovasjonskapasitet og fremtidige konkurranseevne. Inno-vasjon er en forutsetning for fremtidig vekst og sysselsetting. Den menneskelige kompetansen og kreativiteten er nøkkelen til innovasjon ettersom de ansatte genererer ideer og gjen-nomfører dem. Lederskap og verdier som støtter et kreativt arbeidsmiljø står sentralt i innovative organisasjoner.

• Risker i det psykososiale arbeidsmiljøet er spesielt store på foranderlige arbeidsplasser og handler primært om organi-satoriske forandringer, mangel på arbeidsplassdemokrati og arbeidsplasstruktur, dysfunksjonelt lederskap og manglende humanitet på arbeidsplassen. Det er en overhengende fare for at det psykososiale arbeidsmiljøet forringes, og arbeidstiden øker, hvilket igjen høyner risikoen for sykdom blant arbei-derne. Aldrende arbeidstakere og de med nedsatt funksjons-evne stiller særlige krav til fremtidig arbeidsmiljø.

Hvordan er fremtiden for arbeidsplasser i forskningslitteraturen?

Fremtidige kontorarbeidsplasser beskrives i en del av forsknings-litteraturen som teknologisk avanserte arenaer, åpne kontorer som også støtter oppgaver som krever konsentrasjon og tilfreds-stiller kravene til energieffektivitet og bærekraft i et stadig mer fleksibelt og sømløst arbeidsliv77-79

Annen litteratur understreker arbeidernes generelle misnøye med åpne kontorer og mener at standardbildet av fremtidens kontor er forenklet og ensidig og ikke tilpasset verken men-neskets kropp og hjerne eller et effektivt organisert arbeidsliv11 71

Forskeren Frank Duffy leverer bitende kritikk av utviklingen av fremtidens arbeidsplasser og mener at det er byggebransjen, og da

44


45


spesielt kontorutviklere, som bærer det største ansvaret for dagens uholdbare og utdaterte kontorghettoer som ikke er funksjonelle for verken samfunnet eller sluttbrukerne.80 Duffy beskriver kon-toreiendommers leveransekjede som består av tre hovedgrupper: 1) finansmenn og utviklere, 2) arkitekter og utbyggere, 3) boligei-ere og forvaltere.

I følge Duffy karakteriseres kontoreiendommers leveransekjede av at:• industrien foretrekker å handle selvstendig uten å ta hensyn til

annen type bebyggelse i nabolaget• bransjen ubekymret og uten å stille spørsmål fortsetter frem-

over, alltid i samme retning • bransjens prosjekt er umulig å stoppe når de først er igangsatt

ettersom det ville forårsaket kostnader og bekymringer for alle som er involvert i levereansekjeden

• bransjen er ikke interessert i å lære av sine egne feil eller omfavne innovasjon.

Ifølge Duffy fører dette samlet sett til utvikling av subopti-male og uholdbare arbeidsplasser og urbane miljøer, og derfor må det – dersom fremtidige krav om økt bærekraft overhodet skal oppnås – stilles spørsmål ved, og gis utfordringer til, dagens kontorutvikling.

Hvilke aktører er mest ledende i utviklingen og av hvilke grunner?

For å undersøke hvilken rolle ulike aktører i det svenske kon-tormarkedet kan ha for utviklingen av fremtidige kontorer, ble det gjennomført et fokusgruppeintervju.81 Formålet med grup-peintervjuet og studien var å få innsikt i hvordan ulike aktører i kontormarkedet skaper legitimitet for sine tanker om fremtiden for kontoret, og om det det er enighet innad i markedet. Basert

46


på Duffys forsyningskjede, var målet å invitere representanter fra hvert ledd i kjeden. I tillegg til disse, inviterte man forskere og faglige arbeidsmiljøspesialister til debatten. Håpet var at deres perspektiv ville skape mer samhandling i fokusgruppen gitt at den etablerte leveransekjeden operatører trolig ville representere en konsensus, hvilket i sin tur vil øke kunnskapen om fremtidens kontorer. Ut fra sikkerhetslovgivning har faglige representanter en formell rolle i all nybygging og ombygging av arbeidsplasser, som vanligvis ikke blir vektlagt i verken forskning eller praksis. Fokusgruppen representerte eiendomsutviklere, arkitekter, eien-domskonsulenter, forskere og faglige arbeidsmiljøspesialister.

Resultat

Konsensus blant arkitekter, konsulenter og eiendomsutviklere kan tolkes som at den kommersielle forsyningskjeden styrer utvik-lingen av fremtidige kontorer mot raske og lukrative forretnin-ger hvor arbeidsmiljø og helse ikke er av kommersiell interesse. Forskere og faglige arbeidsmiljøspesialister som ville kunne bidra med viktig kunnskap om arbeidsplassen fikk eller tok ingen aktiv rolle i debatten.

Samlet sett er resultatene fra fokusgruppeintervjuet hovedsakelig i tråd med hypotesene, det vil si at leveransekjeden operatører fremstår som samstemte; fremtidens kontor fremholdes å være det åpne kontor. Aktivitetsbaserte kontorer ble argumentert ster-kest frem av arkitekter og konsulenter som rapporterte om prak-sis fra ledende internasjonale konsulenter i bransjen som grunnlag for sine meninger. Eiendomsutviklere fremstod som mest nyan-sert når det gjelder å få frem alternativer for fremtidens kontor basert på selskapenes ulike behov. Forskere og handelsspesialister drev ikke debatten og deres synspunkter fikk heller ikke den tyngden eller responsen i debatten som man kunne ha forventet.

47


48

49

Ting å tenke på før om- eller nybygging av kontor

Som nevnt tidligere i denne artikkelen, er det verdifullt å drøfte internt i selskapet hvordan kontoret vil bli utformet slik at det støtter de aktivitetene man bedriver og fremmer både konsentra-sjonskrevende og individuelt arbeid, som sosialt samspill og sam-arbeid. Det forberedende arbeidet kan i større grad gjøres internt med en initiert leder og en gruppe engasjerte medarbeidere. Basert på oversikten under, kan man lage en kartlegging av den enkeltes behov som et grunnlag for videre diskusjon med spesialister.

50

• Gjør en evaluering av de eksisterende lokalene: Hva fungerer godt og hva fungerer mindre godt?

◊ Finn ut hva det berørte personalet innenfor ulike funksjoner

og enheter har å si; de vet ofte best hva som er best og verst for deres arbeidsro og effektivitet. Noter ned både stort og smått.

• Planløsninger. Resonner internt utifra nåværende og planlagte behov; hent inspirasjon fra skissene i avsnittet ”Ulike typer kontor” s. 16–21.

• Sørg for at distraksjonsmomenter i kontormiljøet tas med i

planen fra begynnelsen av og utbedres:

◊ Lyd. Ansett en akustiker for å sikre at støymiljøet vil være så godt som mulig, og at støy og lyd unngås (f.eks plassering av utstyrsrom, områder som er i direkte tilknytning til møterommet, etc.).

◊ Lys. Søk god tilgang til dagslys. De arbeidsplassene som lig-ger et stykke inn i lokalet har ofte dårligere belysning enn vindusplasser, påse derfor at disse plassene får god innendørsbelysning.

◊ Luft. Etterstreb god kvalitet på innendørsluften. Tilpass temperatur og unngå kald trekk ved ventilasjonsåpninger.

◊ Psykologisk isolering. Påse at det finnes tilgang til backup-rom av god kvalitet. Disse skal det være tilstrekkelig mange av, lette å komme til, de skal tilby godt arbeidsmiljø (med hensyn til lyd, lys, luft, elektrisitet) og skal ikke brukes til møterom.

◊ Påse at det finnes visuell beskyttelse i åpne kontorer slik at de ansatte har muligheten til å trekke seg bort ved behov

◊ Tilfredsstill behovet for toaletter og at de ligger sentralt, men likevel adskilt.

◊ Tilgang til dusj- og omkledningsrom.

◊ Tilgang til hvilerom (lovbestemt).


51

• Tenk igjennom plassering av arbeidsbord og datamaskiner slik at man unngår innsyn og blendende lys. Å sitte med ryggen mot korridorer eller passasjer oppleves ofte som utrygt eller forstyrrende.

• Tenk på plassene nærmest møterommene ikke lønner seg

for konsentrasjonskrevende arbeid (høye samtaler, løping, telefonsamtaler som tas utenfor møterommet etc.).

• Innsynsskjermer mellom skrivebord demper stress- og distraksjonsmomenter.

• Gi plass til ergonomisk god praksis på arbeidsplassen.

• Skap en helhetlig tilnærming til de visuelle arbeidsmiljøet og vær konsekvent: tenkt igjennom kontorinteriør, ensartede fargevalg, konsistens i valg av praktiske detaljer som sorteringsholdere, papirkurver, dokumentsamlere etc.

Ansatte som kjenner stolthet overfor sitt kontor kjenner også stolthet overfor sin bedrift. Dette styrker bedriftens varemerke, det blir attraktivt, hvilket gjør det lettere å rekruttere og beholde personale.


52


53


54

Et godt arbeidsmiljø er viktig for alle, både arbeidsgivere og arbeidstakere. Hvis man har et godt lederskap, en god kommunikasjon, god delaktighet, et godt medarbeiderskap og en rettferdig organisasjon, er sjansen stor for at medarbeiderne er friske og produktiviteten god.Eva Vingård, professor, leg. lege, 2011


55


56


57


58

Om de ansatte kjenner stolthet overfor sitt kontor kjenner de også stolthet overfor sin arbeidsplass. Er man stolt over sin arbeidsplass, prater man godt om sin arbeidsplass.Da gjør man en bedre jobb. Det blir lettere å rekruttere folk og man får et bedre rykte.Christina Bodin Danielsson, tekn. doktor, arkitekt SAR/MSA, 2011


59


60


61


62

Jeg anser kontoret som et strategisk verktøy ettersom min forskning så tydelig viser at kontormiljøet for seg påvirker det vi anser som strategiske spørsmål. For eksempel,det er et strategisk spørsmål:

• å ha et motivert personale som jobber mot et felles mål

• å ikke ha høyt sykefravær, at personalet trives på jobb og gjør det godt.

Det ligger penger i dette, altså snakker vi om strategiske administrative spørsmål.

Kontoret er et verktøy for å oppnå strategiske mål.Christina Bodin Danielsson, tekn. doktor, arkitekt SAR/MSA, 2011


63


64

Avsluttende ord

65

Avsluttende ord

Flytting til nye lokaler eller oppgradering av eksisterende konto-rer er endringer som vanligvis ikke skjer for mange ganger i en bedrifts livsløp. Uansett hvor ofte det skjer, handler det om inves-teringer i millionklassen. Som alle andre investeringer, må disse også tas med i beregningen. Investeringsbeslutninger på dette nivået er vanligvis basert på grundige fakta og beregninger med bred ekspertise involvert.

Når det gjelder å investere i nye kontorlokaler ser det imid-lertid ut til at beslutninger svimlende ofte fattes i tråd med hva som anses å være ”i tiden” når det gjelder kontorkonsepter og næringslivsorganisasjoner. Markedets indikasjoner på hva som er moderne og ønske om å være i forkant av utviklingen styrer beslutningen. Andre organisasjoners strategier og valg kopieres lett i håp om at de også passer til deres virksomheter.

Den nye kontorarbeidsplassen skal helst fungere i lang tid fremover. Den skal hjelpe virksomheten til å nå sine mål, og den bør være i stand til å tilpasse seg og følge selskapets endringer, som for eksempel å lage plass til multi-prosjekter. I tillegg må kontor-arbeidsplassen leve opp til morgendagens stadig strengere krav til bærekraft. For å kunne gjøre alt dette kreves det at arbeidsplassen tilbyr et godt arbeidsmiljø; dette vil støtte de ansattes helse, vel-være og skape forutsetninger for gode prestasjoner. Bare da kan virksomheten være bærekraftig. Det er ikke nok at kontoret er energieffektivt, miljøsertifisert og utformet i henhold til de nyeste trendene med mindre det gir et godt arbeidsmiljø..

66

Avsluttende ord

For å oppnå dette trenger vi ordentlige beslutningsprosesser når nye kontorer og arbeidsplasser blir planlagt. I tillegg tren-ger man andre relevante resultatmålinger etter ferdigstillelse av nybygg eller renovering – vi trenger å vite om satsingen på de nye lokalene ble vellykket.

Beslutningsgrunnlag

Kontorforskning bidrar til grundig beslutningsgrunnlag. Flere fallgruver kan unngås når beslutningene baseres på solide forskningsresultater slik som de presenteres i denne artikkelen. Men det er ikke nok. Forskningsresultatene må vurderes i for-hold til egen virksomhet.. Det er best å komplettere den viten-skapelige forskningen med sine egne undersøkelser. De er relativt raske å implementere og genererer data utifra deres individuelle omstendigheter og forhold. Våre ansatte er spesialister i bransjen og har vanligvis detaljert kunnskap om distraksjonsmomenter i kontormiljøet, og hva som forenkler det daglige arbeidet. Å ikke benytte seg av denne kunnskap er en sløsing med ressurser.

Å sette helsen til de ansatte først, gir et reelt konkurranse-fortrinn. Høyt fravær og langvarig eller hyppig stress på jobben er forbundet med høye kostnader for næringslivet og samfun-net for øvrig. Sykefravær fører til produksjonstap og brudd i virksomheten.

Høyt stressnivå fører til redusert ytelse, øker risikoen for syk-dom og fører i siste instans til at de ansatte føler seg umotiverte og uengasjerte.

Sykefravær og stress på jobben varierer med arbeidsmiljøet. Muligheten for isolasjon, det vil si å kunne trekke seg tilbake om nødvendig, tilgang til naturlig lys, behagelig lydmiljø og god ventilasjon er fysiske arbeidsmiljøfaktorer på kontorarbeidsplas-sen som er forbundet med sunne arbeidsplasser. Ellers er det de organisatoriske faktorene – rettferdig lederskap, utviklet kom-munikasjon, respekt, tillit og anerkjennelse – som preger sunne

67

Avsluttende ord

arbeidsplasser og påvirker helse og trivsel. Det er viktig å forstå virksomhetens organisatoriske og sosiale kontekst for å se hvor-dan kontordesignet kan bidra til en helsevennlig arbeidsplass og organisasjonskultur. For eksempel spiller det en stor rolle hvor-dan man kommuniserer og utøver lederskapet i en bedrift for hvordan personalet skal oppleve de nye lokalene.

Kommunikasjon

Kommunikasjon i tillegg til dedikerte ledere og ansatte er svært viktig for en vellykket kontorflytting. Noen ganger kan det fra ledelsens hold fremstilles som om kontorflytting er noe som ”bare må gjøres.” Med en slik tilnærming kan man risikere å få et lavere engasjement blant de ansatte og avle mistillit til ledelsen. Verbal kommunikasjon er viktig, spesielt når den kan formidle tillit og trygghet. Generelt sett tar endringer tid; det må gis tilstrekkelig med tid for å forankre flytteprosessen på alle nivåer i selskapet. De ansatte trenger et komplett bilde av hvorfor kontorflyttingen er nødvendig og hvilken innvirkning det vil ha på den enkeltes arbeid, og om det eventuelt vil føre til endringer i personalet.

Medarbeidere kan gjerne engasjeres i prosjektgrupper for å sikre at alles stemmer blir hørt. Ekte kommunikasjon er en dob-beltrettet prosess og evnen til å lytte er like viktig som evnen til å informere. Tilbakemeldinger fra medarbeiderne må også tas på alvor og besvares. Når endringsarbeidet er påbegynt, trengs det fortløpende informasjon om fremgang og påvirkningsmuligheter. Det skal finnes rom for å reflektere rundt bekymringer.

Jeg avrunder med oppfordringen om å ta flytteplanleggingen på alvor! Stak ut bedriftens egen flyttestrategi gjennom å ta del i aktuell kontorkunnskap, både den eksterne og den som finnes internt i bedriften. Lytt gjerne til andre og følg med på tren-dene, men ha et klart, eget ståsted. Å være belest er det beste grunnlaget i diskusjoner med eksterne flyttepartnere.

69

Vedlegg

Forskningsprosjektet Fremtidens arbeidsplasserProsjektet ”Fremtidens arbeidsplasser” anvendte samfunnsvitenskape-lige perspektiver, teoretiske tilnærminger og og modeller som verktøy i streben etter å forklare og få en dypere forståelse av utviklingen av fremtidens arbeidsliv og arbeidsplasser. Nedenfor presenteres prosjek-tets sentrale begreper, definisjoner og metoder.

Sentrale begreper og definisjoner

Fremtid

Fremtid, fra det latinske futurus, er noe som ”kommer til å skje” og innebærer ofte forventninger til fremgang og forbedringer som finner sted i en senere tid, i fremtiden.82 Forskning om fremtid – fremtidsstu-dier – er en vitenskap om ulike alternativer som mennesket står overfør, et redskap for beslutningstaking i vid forstand.83 Fremtidsstudier repre-senterer ulike utsikter, det er en vitenskap som representerer ulike alter-nativer.84 Fremtiden er dermed åpen for vår kreative fantasi, vår evne til nyskapning gjennom innovasjoner, nye måter å leve på, ny sosial orden og nye kulturelle verdier. Å prøve å ”spå” fremtiden er ifølge sosiologen Wendell Bell en passiv og feil måte å svare på viktige avgjørelser i livet fordi fremtiden avhenger av hva vi eller andre mennesker gjør i dag.57 85 86 En mer aktiv måte er å komme til den erkjennelse at vi er medskapere av fremtiden. Det inspirerer til å tenke det utenkelige og til å kreativt utforske muligheter som aldri har eksistert tidligere. Andre fremtidige forskere hevder at selskaper altfor ofte klamre seg til en sannsynlig fremtid og overrumples når de blir konfrontert med andre, mindre gun-stige, men i prinsippet like sannsynlige hendelser som de kunne ha forberedt seg for om de hadde tenkt med et mer åpent sinn.87

70

Vedlegg

Arbeidsplass

I linje med generell teoretisk organisasjonsmodell definieres arbeids-plassen utifra dets fysiske, sosiale og virtuelle aspekter.88 Det innebygde miljøet og det fysiske arbeidsmiljøet representerer det fysiske aspektet. Organisasjonskulturer, verdier, ledelse, samarbeid, kommunikasjon og psykososialt arbeid representerer det sosiale. Eksisterende teknologi og teknologi i utvikling representerer det virtuelle.89

Arbeidsmiljø

I tillegg til arbeidsplassens fysiske utforming handler det fysiske arbeids-miljøet i kontorsammenheng hovedsakelig om ergonomi og inneklima, som er ulike målbare miljøfaktorer med standardiserte benchmarks. Psykososialt arbeid handler om arbeidets ledelse og organisasjon samt dets sosiale og organisatoriske sammenhenger, og som kan føre til psy-kiske eller fysiske skader hos arbeidstakeren.90 91 Psykososialt stress i arbeidsmiljøet handler ofte om at arbeidsmengden er høy, og at den ansatte ikke kan påvirke mengden av arbeid eller effektiviteten. Det handler også om relasjoner og samhandling på arbeidsplassen, noe som i verste fall kan manifestere seg som mobbing eller urimelig eller urettferdig behandling. Siden det psykososiale arbeidsmiljøet ikke kan måles på samme måte som et fysisk arbeidsmiljø, er det konstruert flere teoretiske modeller som fokuserer på det psykososiale arbeidsmi-ljøet i forhold til de ansattes helse og velvære.92

Arbeidsrelaterte helseproblemer

Arbeidsrelatert sykdom er et vidt begrep som inkluderer spesifikke yrkessykdommer og ulykker på jobben, og alle slike sykdommer og tilstander som kan skje i forbindelse med arbeid.93 Arbeidsrelatert sykdom kan manifestere seg på mange måter. I praksis dominerer imidlertid tre typer medisinske effekter: psykisk sykdom, hjerte- og karrsykdommer og sykdommer i bevegelsesapparatet.94 Arbeidsmiljø og arbeidstakernes helse har avgjørende betydning for bedriftens pro-duktivitet, konkurransekraft og holdbarhet.95-97 God folkehelse henger sammen med god økonomisk vekst og vise versa. Folkehelsen for-verres i økonomiske nedgangstider; selvmord og infeksjonssykdommer øker hovedsakelig på grunn av finanspolitikkens innstramminger.98

71

Vedlegg

Velvære

Forskning har lenge vist interesse for tesen om den lykkelige og pro-duktive arbeideren, den som setter stor pris på det å trives i jobben og er mer produktiv og har mindre sannsynlighet for å skifte jobb enn en som trives dårligere. Arbeidsmiljøforskningen har vist at velvære er koblet til prestasjon og arbeidstrivsel.99 Velvære er et komplekst begrep som handler om både optimale erfaringer og positiv funksjon, eller i videre forstand om de gode tingene i livet, om lykke.100 Forskning om positiv psykologi viser at velvære er korrelert med den enkeltes evne til psykologisk modenhet og utvikling. God velvære bidrar til proaktiv opp-førsel og redusert risiko for stressymptomer. De ansattes velvære er dermed viktig for organisasjoners fremgang, og fremgangsrikt leder-skap støtter de ansattes velbefinnende.101

Metode

Forskningsprosjektet ”Fremtidens arbeidsplasser” ble gjennomført i tre sammenhengende delprosjekter:• Litteraturgranskninger av (a) forskning om kontor og helse og

(b) fremtidens arbeidsliv og arbeidsplasser.• Intervjustudie med arbeidsmarkedets aktører om fremtidens

arbeidsliv i 2025 i Sverige.• Fokusgruppeintervju med kontorbransjens aktører om fremtidens

kontor.

Litteraturstudie

Med hjelp av litteraturgranskning faststilles den internasjonale forskningsfronten innenfor prosjektets område. Granskningen ble gjen-nomført etter retningslinjer for vitenskapelige litteraturgranskninger.102 Søket etter forskningslitteratur foregikk i de elektroniske databasene Scopus, Web of Science, PsychInfo og PubMed som er tilgjengelige via universitetsbibliotekene. Populærvitenskapelig litteratur, også kalt grå litteratur, ble søkt frem via Kungliga bibliotekets database Libris og i Google Scholar. De elektroniske søkene ble gjort for perioden 1990–2012. Ytterligere litteratur ble søkt via referanselister i relevante

72

Vedlegg

publikasjoner, i kongressrapporter og gjennom forskerkolleger. Littera-turen ble gjennomgått, oppsummert og kategorisert etter ulike temaer. Litteraturgjennomgangen fungerte som et utgangspunkt for prosjektets neste delprosjekter og som grunnlag for diskusjon i Future Office Project Group hos NCC PD og for oppdatering av konseptet Future Office by NCC.

Intervjustudie – innholdsanalyse

Resultatene av litteraturgjennomgang fremhevet en rekke globale utfor-dringer av særlig betydning for utviklingen av fremtidens arbeidsplas-ser, blant annet globalisering, klima, energi- og miljøspørsmål, økende krav til bærekraftig utvikling, den raske utviklingen av IKT, fremtidens bemanningssammensetning og aldersprofil. Disse utfordringenes betydning for fremtidig arbeidsliv i Sverige i 2025 ble undersøkt ved å intervjue sosiale aktører. En semi-strukturert intervjuguide ble designet rundt seks sentrale temaer (Globalisering, arbeidskraftens demografisk profil, Sysselsetting, Former for sysselsetting, Arbeidsmiljø, Arbeidsre-latert helse). Elleve dybdeintervjuer ble utført med representanter fra Nordiske ministerrådets sekretariat, Sveriges riksdag, Arbeidsmiljøver-ket, Arbeidsformidlingen, SACO, TCO, Unionen, Svenskt Näringsliv, Teknikbedriften, Almega og Prevent. Hensikten med intervjuene var å få innsikt i hvordan arbeidslivet beslutningstakere tenker på fremtidige utfordringer og muligheter for sysselsetting og hvordan bedrifter kan forberede seg på utfordringene som arbeidslivsutviklingen er dømt til å føre med seg. Analysen ble gjort ved hjelp av innholdsanalyse med fokus på det manifesterte innhold, det som blir direkte uttrykt i intervjuene.

Fokusgruppe – samtaleanalyse

Resultatene fra litteraturgjennomgangen understreket at åpne kontorer ble roset av kontormarkedets aktører, mens kontorarbeiderne vanligvis angir at de foretrekker cellekontorer ettersom disse gir mer privatliv, mindre trengsel og andre forstyrrelser i arbeidsmiljøet. Basert på det nåværende forholdet mellom arbeidsmarkedet i Sverige undersøkte man ulike aktørers tanker om åpne kontorer generelt og kontorer for fremtiden spesielt. Det ble utformet en semi-strukturert intervjuguide

73

Vedlegg

rundt fem viktige temaer (trender i kontorutvikling, hva som driver utvikling, hva som definerer en attraktiv arbeidsplass, organisasjons-kulturer og arbeidspraksis, fremtidens kontor). Et fokusgruppeintervju ble gjennomført og fem spillere med aktiv (formell) rolle i utviklingen av fremtidens kontorer ble invitert: arkitekt, eiendomskonsulent, eien-domsutviklere, forskere og faglig helse- og arbeidsmiljøspesialist. Fokusgruppeintervjuene ble filmet og behandlet i henhold til etablerte metoder. Analysen foregikk ved hjelp av samtaleanalyse. Det er selve interaksjonen mellom fokusgruppemedlemmer som er grunnen til dypere innsikter i det diskuterte emnet. Hensikten med samtaleana-lysen er å fange den dynamiske interaksjonen i gruppediskusjonen, å studere hvem som styrer debatten og hvorfor.

75

Referanser

1. Strange T, Bayley A. Sustainable development : linking economy, society, environment. Paris: Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD), 2008.

2. Hälsa och framtid projektgrupp. Hälsa och framtid: ett forskningsprojekt om långtidsfriska företag. Delstudie 1-4, Sammanfattning. Stockholm: Karolinska institutet, 2008.

3. Becker F. When assessing workplace stragety: test, don’t guess. Work&Place 2014;3(1):6-9.

4. Bodin Danielsson C. The Office - An Explorative Study Architectural Design’s Impact on Health, Job Satisfaction & Well-being [Doctoral Thesis]. KTH, 2010.

5. Lohela Karlsson M. Healthy workplaces: factors of importance for employee health and organizational production. Stockholm, 2010.

6. Schneider B, Gunnarson SK, Niles-Jolly K. Creating the climate and culture of success. Organizational Dynamics 1994;23(1):17-29.

7. Rasulzada F, Dackert I. Organizational Creativity and Innovation in Relation to Psychological Well-Being and Organizational Factors. Creativity Research Journal 2009;21(2):191-98.

8. Davis MC, Leach DJ, Clegg CW. The Physical Environment of the Office: Contemporary and Emerging Issues. In: Hodgkinson GP, Ford JK, editors. International Review of Industrial and Organizational Psychology. Chichester, UK: Wiley, 2011:193-235.

9. Sundstrom E. Work places: the psychology of the physical environment in offices and factories. New York: Cambridge University Press, 1986.

10. De Croon EM, Sluiter JK, Kuijer PP, Frings-Dresen MH. The effect of office concepts on worker health and performance: a systematic review of the literature. Ergonomics 2005;48(2): 119-34.

11. Reijula J, Gröhn M, Müller K, Reijula K. Human well-being and flowing work in an intelligent work environment. Intelligent Buildings International 2011;3(4):223-37.

12. Jahncke H. Cognitive performance and restoration in open-plan office noise [Doctoral Thesis]. Luleå Tekniska Universitet, 2012.

13. Hedge A. Where are we in understandig the effects of where we are? Ergonomics 2000;43(7):1019-29.

14. Leather P, Pyrgas M, Beale D, Lawrence C. Windows in the workplace: Sunlight, view and occupational stress. Environment & Behavior 1998;30(6):739-62.

15. Mallory-Hill S, van der Voost T, Van Dortmost A. Evaluation of innovative workplace design in the Netherlands. In: Preisler WFE, Vischer J, editors. Assessing building performance. London: Elsevier Science Publishers, 2004:160-69.

76

Referanser

16. Oldham GR, Brass DJ. Employee Reactions to an Open-Plan Office: A Naturally Occurring Quasi-Experiment. Administrative Science Quarterly 1979;24(2):267-84.

17. Clements-Croome D, editor. Creating the productive workplace. Abingdon: Taylor & Francis, 2006.

18. Weisbord MR. Productive workplaces revisited: dignity, meaning, and community in the 21st century. San Francisco, Calif: Jossey-Bass, 2004.

19. Oseland N, Burton A. Quantifying the impact of environmental conditions on worker performance for inputting to a business case to justify enhanced workplace design features. Journal of Building Survey, Appraisal & Valuation 2012 1(2):151-65.

20. Pejtersen JH, Feveile H, Christensen KB, Burr H. Sickness absence associated with shared and open-plan offices - a national cross sectional questionnaire survey. Scandinavian journal of work, environment & health 2011.

21. Knight C, Haslam SA. Your place or mine? organizational identification and comfort as mediators of relationships between the managerial control of workspace and employees’ satisfaction and well-being. British Journal of Management 2010;21(3):717-35.

22. Bodin L, Rönn M, Danielsson CB. Kontorsmiljön påverkar hälsa, trivsel och arbete. Miljöforskning 2008;2:24-26.

23. Bodin Danielsson C. Vad är ett bra kontor? Olika perspektiv på Sveriges vanligaste arbetsplats. Stockholm: Svensk Byggtjänst, 2014.

24. Wargocki P, Sundell J, Bischof W, Brundrett G, Fanger PO, Gyntelberg F, et al. Ventilation and health in non-industrial indoor environments: report from a European multidisciplinary scientific consensus meeting (EUROVEN). Indoor Air 2002;12(2):113-28.

25. Frontczak M, Schiavon S, Goins J, Arens E, Zhang H, Wargocki P. Quantitative relationships between occupant satisfaction and satisfaction aspects of indoor environmental quality and building design. Indoor Air 2012;22(2):119-31.

26. Kamarulzaman N, Saleh AA, Hashim SZ, Hashim H, Abdul-Ghani AA. An Overview of the Influence of Physical Office Environments Towards Employee. Procedia Engineering 2011;20(0):262-68.

27. Ahlin J, Westlander G. Kontorslokaler och kontorsarbete - två perspektiv på kontoret som arbetsplats : en tvärvetenskaplig belysning. Solna: Arbetsmiljöinstitutet, 1991.

28. Duffy F. The new office. London: Conran Octupus Limited, 1997.

29. Byggnadsstyrelsen. Byggnadsstyrelsens informationer: Kombikontoret. Stockholm: Byggnadsstyrelsen, 1990.

30. Hatch MJ. Physical Barriers, Task Characteristics, and Interaction Activity in Research and Development Firms. Administrative Science Quarterly 1987;32(3 ):387-99.

31. Vischer J. Environmental quality in offices. New York: Van Nostrand Reinhold, 1989.

32. Hatch MC. The Symbolics of Office Design: An Empirical Exploration. In: Gagliardi P, editor. Symbols and artifacts : views of the corporate landscape. Berlin: de Gruyter, 1990.

77

Referanser

33. Kim J, de Dear R. Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology 2013;36(0):18-26.

34. Seddigh A, Berntson E, Bodin Danielson C, Westerlund H. Concentration requirements modify the effect of office type on indicators of health and performance. Journal of Environmental Psychology 2014;38(0):167-74.

35. Kaarlela-Tuomaala A, Helenius R, Keskinen E, Hongisto V. Effects of acoustic environment on work in private office rooms and open-plan offices – longitudinal study during relocation. Ergonomics 2009;52(11):1423-44.

36. Toivanen S. Job control and the risk of incident stroke in the working population in Sweden. Scand J Work Environ Health 2008;34(1):40-47.

37. Mason JWI. Organization of psychoendocrine mechanisms: A review and reconsideration. In: Greenfield NS, Sternbach RA, editors. Handbook of psychophysiology. New York: Holt Rinehart and Winston, 1972:3-121.

38. Brand JL. A Corporate Room with a View: A Scientific Analysis of a Major HQ Renovation: Ideation Group, Haworth, 2011.

39. Appel-Meulenbroek R, Groenen P, Janssen I. An end-user’s perspective on activity-based office concepts. Journal of Corporate Real Estate Volume 2011;13 (2 ):122-35.

40. Brand JL. Should your company transition from traditional private offices to an open office plan?: Ideation Group, Haworth, 2011.

41. Vischer JC. The effects of the physical environment on job performance: towards a theoretical model of workspace stress. Stress & Health: Journal of the International Society for the Investigation of Stress 2007;23(3):175-84.

42. Finch E. Facilities Change Management: John Wiley & Sons, 2011.

43. Ornstein SW, Andrade C. Pre-design evaluation as a strategic tool for facility managers. In: Finch E, editor. Facilities Change Management: John Wiley & Sons, 2011.

44. Kenreich ME. Physical settings and organizational success. Library Collections, Acquisitions, and Technical Services 2001;25(1):67-79.

45. McElroy JC, Morrow PC. Employee reactions to office redesign: A naturally occurring quasi-field experiment in a multi-generational setting. Human Relations 2010;63(5):609-36.

46. Stone PJ, Luchetti R. Your office is where you are. Harv Bus Rev 1985;63(2):102-17.

47. Dewulf G, Van Meel J. Democracy in design? In: Best CR, Langston C, De Valence G, editors. Workplace strategies and facilities management: Building in value. London: Butterworth Heinemann, 2003:281-90.

48. Veitch JA, Newsham GR. Exercised control, lighting choices, and energy use: an office simulation experiment. Journal of Environmental Psychology 2000;20(3):219-37.

49. Vischer JC. Design review: Sharing design decision making in building performance evaluation. In: Preiser W, Vischer JC, editors. Assessing building performance. London: Elsevier Science Publishers, 2004:52-61.

78

Referanser

50. Knight C, Haslam SA. The Relative Merits of Lean, Enriched, and Empowered Offices: An Experimental Examination of the Impact of Workspace Management Strategies on Well-Being and Productivity. Journal of Experimental Psychology: Applied 2010;16(2):158-72.

51. Christiansson C, Eiserman M. Framtidens kontor - kontorets framtid. Stockholm: Arkitekternas forum för forskning och utveckling (ARKUS), 1998.

52. Ahrne G. Att se samhället. Malmö: Liber, 2007.

53. Allvin M, Mellner C, Movitz F, Aronsson G. Den utbredda flexibiliteten. Ett försök att beräkna förekomsten av lågreglerade arbetsvillkor. Arbetsliv & Arbetsmarknad 2012;18(1):9-24.

54. Allvin M, Aronsson G, Hagstrom T, Johansson G, Lundberg U. Gränslöst arbete: socialpsykologiska perspektiv på det nya arbetslivet. Malmö: Liber, 2006.

55. Myrdal J. Framtiden - om femtio år: global utveckling och ruralt-urbant i Norden. Stockholm: Institutet för framtidsstudier, 2008.

56. Williams CC. Rethinking the future of work : directions and visions. Basingstoke [England] ; New York: Palgrave Macmillan, 2007.

57. Bell W, Mau JA. The Sociology of the future : theory, cases, and annotated bibliography. New York: Russell Sage Foundation, 1971.

58. Glenn JC, Gordon TJ, Florescu E. 2011 State of the Future. Washington, D.C.: The Millennium Project, 2011.

59. Giddens A, Sutton PW. Sociology. 6. ed. Cambridge: Polity press, 2009.

60. Guillen MF. Is Globalization Civilizing, Destructive or Feeble? A Critique of Five Key Debates in the Social Science Literature. Annual Review of Sociology 2001;27:235-60.

61. Håkansta C, Abrahamsson K, WORK-IN-NET., editors. Workplaces of the future. WORK-IN-NET Foresight Seminar held in Stockholm, Sweden, 4-5 September 2008. Stockholm/Bonn: WORK-IN-NET, 2009.

62. Regus, JB Associates. The Workplace of the Future. London: Regus, 2009.

63. Khallash S, Kruse M. The future of work and work-life balance 2025. Futures 2012;44(7):678-86.

64. Statistics Sweden. Demographic Reports: The future population of Sweden 2006-2050. Stockholm: Statistics Sweden, 2008.

65. Statistiska centralbyrån. Utrikes födda och äldre allt viktigare som arbetskraft. Välfärd 2009;3:8-9.

66. Lundström H. EU:s prognos pekar mot brist på arbetskraft. Välfärd 2009;2:7-8.

67. Statens offentliga utredningar. Åtgärder för ett längre arbetsliv - Slutbetänkande av Pensionsåldersutredningen. Stockholm: Fritzes, 2013.

68. Toivanen S, Mellner C. Tomorrow is now? – An interview study with social partners in the labor market about futures working life 2025. Manuscript 2013.

69. Toivanen S. Workplaces of the future – how are they studied? A literature study of Foresight and Delphi methods. Nordic journal of working life studies 2011;1(1):161-67.

79

Referanser

70. Donkin R. The future of work. New York: Palgrave Macmillan, 2010.

71. Davis A, Blass E. The future workplace: Views from the floor. Futures 2007;39(1):38-52.

72. Nolan P, Wood S. Mapping the future of work. British Journal of Industrial Relations 2003;41(2):165-74.

73. Oechsler WA. Workplace and workforce 2000+ -the future of our work environment. Int Arch Occup Environ Health 2000;73 Suppl:S28-32.

74. Marsella AJ. Migration, ethnocultural diversity and future worklife: challenges and opportunities. Scand J Work Environ Health 1997;23 Suppl 4:28-46.

75. Karasek R. Labor participation and work quality policy: Requirements for an alternative economic future. Scandinavian Journal of Work, Environment and Health 1997;23(SUPPL. 4):55-65.

76. Johnson JV. Empowerment in future worklife. Scand J Work Environ Health 1997;23 Suppl 4:23-7.

77. Knisley J. The office of the future. EC and M: Electrical Construction and Maintenance 2012;111(1).

78. Puybaraud M. The environmentally friendly Gen Y: towards which green office of the future?: Johnson Controls Facilities Innovation Programme 2008.

79. Kleeman WB, Jr. The Future of the Office. Environment and Behavior 1982;14(5):593-610.

80. Duffy F. Work and the city. London: Black Dog Publishing, 2008.

81. Toivanen S. Open offices – workplaces of the future? – A focus group interview with actors in the office development business. Manuscript 2013.

82. OSA-projektet, Svenska akademien. Svenska akademiens ordbok [Elektronisk resurs]. Göteborg: OSA-projektet, 1997.

83. Bergman A, Karlsson JC, Axelsson J. Truth claims and explanatory claims – An ontological typology of futures studies. Futures 2010;42(8):857-65.

84. Krawczyk E, Slaughter R. New generations of futures methods. Futures 2010;42(1):75-82.

85. Bell W. The Sociology of the Future and the Future of Sociology. Sociological Perspectives 1996;39(1):39-57.

86. Slaughter RA, Bell W. Looking towards the futures studies renaissance: A conversation between Richard A. Slaughter and Wendell Bell. Journal of Futures Studies 2007;12(1):95-108.

87. Saurin R, Ratcliffe J, Puybaraud M. Tomorrow’s workplace: a futures approach using prospective through scenarios. Journal of Corporate Real Estate 2008;10 (4):243-61.

88. Hatch MJ, Cunliffe AL. Organization theory: modern, symbolic, and postmodern perspectives. 3. ed ed. Oxford: Oxford University Press, 2013.

89. Becker FD, Steele F. Workplace by design : mapping the high-performance workspace. San Francisco, Calif.: Jossey-Bass, 1995.

80

Referanser

90. Cox T, Griffiths A, Randall R. A Risk Management Approach to the Prevention of Work Stress. In: Schabracq M, Winnubst JAM, Cooper CL, editors. The Handbook of Work and Health Psychology. Chichester: John Wiley & Sons, 2003:191-206.

91. Oxenstierna G, Widmark M, Finnholm K, Elofsson S. Psykosociala faktorer i dagens arbetsliv och hur man mäter och beskriver dem. Stockholm: Stressforskningsinstitutet, 2008.

92. Cooper CL, Dewe PJ, O´Driscoll MP. Organizational stress. A review and critique of theory, research, and applications. Thousand Oaks: Sage Publications, Inc., 2001.

93. WHO. The European health report 2002. Copenhagen: WHO Regional Office for Europe, 2002.

94. Toivanen S. Work-related inequalities in health: studies of income, work environment, and sense of coherence. Stockholm: Centre for Health Equity Studies (CHESS), Stockholm University, 2007.

95. World Health Organization. Healthy workplaces: a model for action. Geneva: WHO, 2010.

96. Foldspang L, Mark M, Lund Rants L, Römer Hjort M, Langholz-Carstensen C, Melchior Poulsen O, et al. Working environment and productivity - A register-based analysis of Nordic enterprises. Copenhangen Nordic Council of Ministers, 2014.

97. Kristensen TS. Trivsel og produktivitet – to sider af samme sag. En gennemgang af den internationale litteratur om arbejdsmiljø, produktivitet og kvalitet i ydelserne. Copenhagen: HK’s Arbejdsmiljøkompetencecenter, 2009.

98. Karanikolos M, Mladovsky P, Cylus J, Thomson S, Basu S, Stuckler D, et al. Financial crisis, austerity, and health in Europe. The Lancet 2013;381(9874):1323-31.

99. Sundstrom E, Burt R, Kamp D. Privacy at work: Architectural correlates of job satisfaction and job performance. Academy of Management Journal 1980;23(1):101-17.

100. Dewe P, Cooper CL. Well-being and work: Towards a balanced agenda. Basingstoke: Palgrave Macmillan, 2012.

101. Wright TA. To Be Or Not To Be [Happy]: The Role of Employee Well-Being. The Academy of Management Perspectives 2006;20(3):118-20.

102. Petticrew M, Roberts H. Systematic reviews in the social sciences : a practical guide. Malden, Ma: Blackwell Pub., 2006.

Frem

tidens arb

eidsp

lasser – Å utvikle bæ

rekraftige og sunne kontorer Susanna To

ivanen

Fremtidens arbeidsplasser gir nyansert kunnskap om kontor og kontorutvikling.

Det er en praksis-orientert publikasjon som gir veiledning og støtte ved planlegging og utvikling av nye kontorer, ombygging av eksisterende lokaler og omplasseringer.

Den gjør rede for begreper og fungerer som et dis-kusjonsgrunnlag mellom eiendomsutviklere, kontor-leietakere, arkitekter, arbeidsledelser, verneombud, kontorarbeidere og andre interessenter.

Innholdet i publikasjonen bygger på aktuell forskning om kontor, arbeidsmiljø og helse.

– Kunnskap om fremtidens bærekraftige og helsevenn-lige kontorarbeidsplasser er en solid base for framgangs-rike forretninger og gode kunderelasjoner, sier Susanna Toivanen, forsker og forfatter av publikasjonen.

Documents

Fremtidens arbeidsplasser - NCC