Försprång genom förändring - utveckling - anpassning · ♦Planer 13 2015-09-02 Marie Ahlqvist Projektgruppens utvecklingsfaser ♦Projektkoordinator ... −Shaper - Pådrivaren

1

2015-09-02 Marie Ahlqvist 1

God morgon!


”Ändra dina tankar och du ändrar din värld.”

Norman Vincent Peale


Tankar om mål – Willi Railo

♦ Trygghetsmål

− Dessa mål är vi helt säkra på att vi uppnår

♦ Realistiska mål

− Når vi om vi anstränger oss

♦ Barriärbrytande mål

− Kräver stora ansträngningar av oss

− Vi måste ändra vårt beteende

2


Projektgruppens utvecklingsfaser

Källa: Bo Tonnqvist, Projektledning



♦ Referensgrupp

− Forum för att testa ♦ Idéer

♦ Lösningar

♦ Presterade delresultat

− Effektivt stöd för projektledaren ♦ Att hålla kursen mot målet

♦ Stämma av intressenternas förväntningar

− Kan föranleda revidering av ♦ Specifikationer

♦ Planer



♦ Projektkoordinator

− Återfinns ofta inom större organisationer som genomför många olika projekt

− Koordinerar resurser mellan projekt och linjeorganisationen

− EU-projekt ♦ Länsövergripande

♦ Kommunövergripande

♦ Partnerskap inom EU

3

Marie Ahlqvist


♦ Vad är en grupp?

”En grupp är två eller flera ömsesidigt beroende individer som påverkar varandra i ett socialt samspel” (Forsyth 1990)

Marie Ahlqvist


♦ Vilka grupper har betydelse för individen?

− Primärgruppen ♦ Nära relationer och starka band

− Familjen

− Närmsta vänner

− Sekundärgrupp ♦ Inte lika starka relationer och

känslomässiga band.

♦ Målsättning med sitt gemensamma arbete

− Arbetsplatsen

− Föreningsliv

− Idrottslag

Marie Ahlqvist


♦ Andra benämningar på gruppkonstellationer är

− Formell grupp ♦ Har skapats av en organisation för att lösa

en uppgift

− Informell grupp ♦ Gruppen bildas spontant

− Man vill göra saker tillsammans

♦ Individerna har gemensamma

− Värderingar

− Intressen

− Attityder

4

Marie Ahlqvist


♦ Vad är gruppdynamik? − Samspel som förekommer i relationen

mellan människor

− Energin som uppstår i mötet mellan människor

♦ Gruppens dynamik påverkas av − Vilka som ingår

− Syftet med gruppen

− Ledarskapet

− Formerna för deltagande


Närmiljö

Samhälle

Fig: Individens värderingar, attityder och intressen.

Källa Överbefälhavaren

Erfarenheter

Attityder

Beteende

Handlingar

Närmiljö

Intressen

Värderingar

Marie Ahlqvist


”Jag gör hela tiden saker jag inte kan göra. Det är därför jag kan göra dem.”

Pablo Picasso

5


♦ Olika värderingar i gruppen − Alla i gruppen behöver inte tycka likadant

om allt

− Olika uppfattning om hur målet ska nås

♦ Ledaren är vägvisare

− Viktigt att ha förståelse för olika

♦ Intressen

♦ Värderingar

♦ Attityder

♦ Sätt att agera

Marie Ahlqvist

Marie Ahlqvist


♦ Hur skapas en effektiv grupp? − Modeller för gruppsammansättning

♦ Belbins teamroller

♦ Ichak Adizes fyra karaktärer

♦ Myers-Briggs

♦ M fl

− Tester mäter olika saker ♦ Risk för misstolkning


♦ Belbins nio teamroller

− Plant - Idégivaren ♦ Kreativ och idérik problemlösare

♦ Självupptagen

♦ Svårt att kommunicera effektivt

− Coordinator - Förmannen ♦ Mogen, självsäker ledarperson

♦ Bra på att tydliggöra mål, ta beslut och delegera

♦ Upplevs manipulativ, lägger eget arbete på andra

Marie Ahlqvist

6



− Monitor Evaluator - Analytikern ♦ Diskret, strateg och skarpsinnig

♦ Förmåga att se alternativ

♦ Saknar drivkraft, har svårt att inspirera andra

− Implementer - Arbetaren ♦ Disciplinerad, pålitlig, konservativ och effektiv

♦ Omvandlar idéer till verklighet

♦ Upplevs som oflexibel och trög att ta till sig nyheter

Marie Ahlqvist



− Completer - Avrundaren ♦ Samvetsgrann och ivrig arbetsmyra

♦ Löser problem, levererar i tid

♦ Tendens att oroa sig och svårt att delegera

− Resource investigator - Resursamlaren ♦ Extrovert, entusiastisk och kommunikativ

♦ Undersöker möjligheter, knyter upp resurser

♦ Överoptimistisk, tappar engagemang

Marie Ahlqvist



− Shaper - Pådrivaren ♦ Utmanande och dynamisk person

♦ Trivs under press, utmana det omöjliga

♦ Provocerar och tendens att förolämpa andra

− Team worker - Trädgårdsmästaren ♦ Samarbetsvillig, mild, följsam och diplomatisk

person

♦ Lyssnar och bygger relationer utan att skapa konflikt

♦ Svårt att fatta beslut i krissituationer

Marie Ahlqvist

7



− Specialist – Inhyrd specialist för teamet ♦ Fokuserad och självgående person

♦ Tillför unik kunskap och skicklighet

♦ Bidrar, men dock enbart inom sitt smala område

♦ Fastnar lätt i tekniska spörsmål

Marie Ahlqvist

Workshop

♦ Genomför Belbin testet

− ca 45 minuter


Hemuppgift

♦ Genomför följande tester − http://se.41q.com

− Samt http://www.jobbsafari.se/cgi/typeindikator.cgi?gclid=CNnq7vLnn7kCFTN7cAod7QEARA

♦ Frågor att besvara: − Vilka likheter ser du mellan de olika testerna?

− Vilka skillnader hittar du?

− Är din grupp för Case 1 balanserad med avseende på de olika testerna?

♦ Redovisning sker vid lektionstillfället den 10 september


http://se.41q.com/

http://www.jobbsafari.se/cgi/typeindikator.cgi?gclid=CNnq7vLnn7kCFTN7cAod7QEARA

http://www.jobbsafari.se/cgi/typeindikator.cgi?gclid=CNnq7vLnn7kCFTN7cAod7QEARA

8

Marie Ahlqvist


♦ En effektiv grupp kännetecknas av − Representation av t ex Belbins

olika teamroller

− Bred åldersfördelning

− Mångfald ♦ kön

♦ ålder

♦ etnisk/kulturell bakgrund

♦ religion

♦ funktionshinder

♦ sexuell identitet

Marie Ahlqvist


♦ I gruppen bestämmer du hur mycket du vill vara din roll utifrån t ex Belbins teamroller!

♦ Vem är jag i gruppen? − Jag är unik

− Jag är komplex

− Jag har olika egenskaper

• Will Schutz, psykolog

• Studier av effektivitet ombord på stridsfartyg i amerikanska marinkåren

• FIRO Modellen

• Fundamental

• Interpersonal

• Relationship

• Orientation

Marie Ahlqvist


9

Marie Ahlqvist


♦ Fas 1 - Tillhörandefasen − Karaktäriseras av beroende

− Osäkert förhållningssätt till varandra

− Göra gott intryck

− Artiga men kanske inte ärliga

− Avvaktande hållning i konflikter

♦ Ledaren i Tillhörandefasen − Ge struktur

− Styra vem som gör vad, hur och när

♦ Risker − Alltför lösa tyglar skapar kaos

− Gruppen splittras pga inre konflikter

Marie Ahlqvist


♦ Fas 2 - Rollsökningsfasen − Karaktäriseras av oberoende

− Reda ut var makt, kompetens och ansvar i finns i gruppen

− Inta vår plats i rangordningen – ”Det här kan jag”

♦ Ledaren i Rollsökningsfasen − Nyttjar olikheterna utifrån ett

coachande förhållningssätt

− Hjälpa gruppen att fokusera på målet

♦ Risker − Stormar/konflikter ska redas ut för att

gå vidare till nästa fas

Marie Ahlqvist


♦ Fas 3 - Samhörighetsfasen − Karaktäriseras av omsesidigt beroende

och förtroende

− Vi vet vem som är duktig på vad och ger varandra beröm

− Öppenhet – vi vågar erkänna det vi inte är bra på

♦ Ledaren i Samhörighetsfasen − Ledaren finns till hands

− Sammanfattar och har överblick

− Bjuder in hela gruppen till problemlösning

− Delegerar ansvar

10

Marie Ahlqvist


♦ Vilofaser − Gruppen får vila ut

− Viloperioden är idyllisk

♦ Grupprocessen är cyklisk - instabil − Gruppen faller tillbaka till tidigare faser

vid förändringar inom eller utanför gruppen

− En mogen grupp har kortare tid för att återvända till tredje fasen

Projektgruppen

♦ Adizes fyra karaktärer

− Producerare ♦ Resultat

♦ Handlingsmänniska

♦ Svårt att delegera

− Adminstratör ♦ Saker blir gjorda på rätt sätt

♦ Ordning och reda

♦ Bra på att samordna, kontrollera och planera


Projektgruppen

♦ Adizes fyra karaktärer

− Entreprenör ♦ Kreativ, ständigt nya idéer

♦ Nyskapande

♦ Villig ta risker, otålig

♦ Dålig på att fullfölja uppgifter

− Integrerare ♦ Sätter medarbetare i centrum

♦ Ser till att gruppen fungerar

♦ Bra på att delegera

♦ Svårt att ta självständiga beslut


11

Projektgruppen

♦ Vilken modell ska jag använda?

− Balans i gruppen

− Olika karaktärer bildar oftast en effektiv grupp


Skapa projektgruppen

♦ Firo modellen

• Fundamental Interpersonal Relationship

Orientation

♦ William Schutz, 1950-talet

♦ Utifrån kommunikation och feedback förflyttas gruppen till nästa utvecklingsfas

♦ Ledningen kan ofta påverka vilken väg gruppen tar i sin utveckling




♦ Tillhörandefasen

− Gruppen träffas första gången

− Stort behov av trygghet och tydlighet rörande förväntningar

− Projektledaren måste ge gruppen ♦ Trygghet genom struktur

♦ Ev detaljstyra

− Risk - Gruppen känner sig övergiven ♦ Sänker motivationen

♦ Negativt resultat

12



♦ Tillhörandefasen kännetecknas av

− Göra gott intryck

− Inre konflikter – tillhöra eller lämna gruppen



♦ Rollsökningsfasen

− Många stormar i gruppen

− Rollerna formas

− Informella ledare stiger fram

− Projektledarens roll ifrågasätts

− Konflikterna är öppna och måste lösas för att gruppen ska komma vidare

− Gruppen behöver stöd mer än styrning



♦ Samhörighetsfasen

− Gruppen har blivit ett lag

− Alla känner tillit till varandra och sin egen förmåga

− Ömsesidigt beroende av varandra

− Deltagarna är trygga

− Tar ansvar för sina delar

− Vågar visa sina starka och svaga sidor

13



♦ Samhörighetsfasen forts

− Projektledaren leder genom att ♦ Lägga upp ramar för arbetet

♦ Delegera uppgifter

♦ Delegerar ansvar och befogenheter

♦ Skapar motivation och engagemang

− Risker - Projektledaren detaljstyr ♦ Gruppen upplever att PL inte litar på dem

♦ Sänker motivationen och arbetslust

♦ Går ut över resultatet

♦ Medlemmar slutar

Kommunicera i projekt

♦Johari-fönster

−Teori framtagen av Joseph Luft och Hari Ingham

−Samspelet mellan enskilda individen och gruppen


Arena Blint

Fasad Okänt

Vad jag vet om

mig själv

Vad jag inte vet

om mig själv

Vad andra vet

om mig

Vad andra inte

vet om mig

14



Planering av projekt

♦ Syftet med planeringen

− Skapa översikt över vad som ska göras

− I vilken ordning det ska göras

− Följa upp projektet under genomförandet


Projektmål

Thorbjörn Wenell, Wenell om projekt, 2001

Effektmål

15


Projektmål

♦ Syfte - Effektmål

− Syfte beskriver ♦ varför man utför en viss handling

♦ vad som är motivet för handlingen

♦ varför man behöver lösa ett problem

♦ vad som är nyttan med en viss lösning

− Formulera syftet genom att besvara frågeställningarna ♦ Varför behövs projektet?

♦ Vad ska det här vara bra för?

Projektmål ♦ Affärsmål – Vara den främsta lastbilstillverkaren i

Skandinavien

− ”Ta 30 % av marknadsandelarna i Skandinavien”


Effektmål

Projektet:

Utveckla en ny

lastbilsmodell

Projektmål:

• Ny ergonomisk hytt

klart april 2014

• Kostnad 2 MSEK

• Antikrocksystem

klart sept 2014

Effektmål:

Sälja 3 000 lastbilar i

Skandinavien från och

med 2016



♦ Projektets omfattning

− Nedbrytning av projektets mål till mindre delar ♦ WBS – Work Breakdown Structure

♦ Arbetsstruktur

− Strukturen skapar ♦ En visuell gemensam samsyn på projektets

omfattning

♦ Ett underlag för att göra realistiska bedömningar av

− Ledtider

− Kostnader

16



♦ WBS

− Antalet nivåer i strukturen bestäms av behovet

− Uppdelningen kan exempelvis utgöras av ♦ Delleveranser

♦ Ansvarsområden

♦ Målgrupper

♦ Komponenter



♦ WBS – Arbetsstruktur − Identifiera milstolpar

− Planera aktiviteter

− Utse delansvariga

− Kalkylera

− Innehåller planerade arbetspaket

− Den ska definiera vad som ska levereras.

− Processrelaterade arbetspaket t ex ♦ Projektledning

− Arbetspaket ska ej vara överlappande, utan tydligt särskiljda.

♦ 100%-regeln bör tillämpas − Detta innebär att projektets WBS totalt sett ska

definiera 100% av projektets resultat


17



♦ Projektverktyg − Löser inte själva planeringsfrågan

− Visualiserar projektet

− Komplex information presenteras grafiskt



♦ PC/Serverbaserade − MS Project

− SilberPlan

− PowerProject

− Primavera

− M fl

♦ Webbaserade − Projectplace

− Projekthelp

− Brainpool

− M fl


♦ Gratis planeringsverktyg

− http://www.ganttproject.biz/

− http://jobbdator.se/gratis-projektplaneringsprogram-3731.html

♦ 14 dagar gratis Projectplace

− https://www.projectplace.se/


http://www.ganttproject.biz/

http://www.ganttproject.biz/

http://jobbdator.se/gratis-projektplaneringsprogram-3731.html






https://www.projectplace.se/

https://www.projectplace.se/

Documents

Försprång genom förändring - utveckling - anpassning · ♦Planer 13 2015-09-02 Marie Ahlqvist Projektgruppens utvecklingsfaser ♦Projektkoordinator ... −Shaper - Pådrivaren