Frukostseminarium

- Portföljstyrning med pm3

Johanna Nilsson och Axel Bolander från På AB

• Inledning och presentation

• Vad är portföljstyrning och varför behövs den?

• Hur adresserar pm3 portföljstyrning

• Framgångsfaktorer

Agenda

Inledning

Vad är portföljstyrning och varför behövs den?

Styrningen av en eller flera portföljer, som inbegriper att

identifiera, prioritera, auktorisera, styra och följa upp initiativen i

portföljen (program, projekt och annan verksamhet)

för att nå verksamhetens strategiska mål.

(Fritt översatt från The Standard for Portfolio Management -PMI)

Portföljstyrning innebär*:

• Omfattning – vad ska ingå?

• Prioritera och optimera

• Uppföljning av portföljens resultat

• Anpassning till omvärldsförändringar

(* Källa ESV)

Vad är Portföljstyrning?

Uppdrag

Portfölj

Familj

Up

pd

rag

Up

pd

rag

Up

pd

rag

Uppdrag

Portfölj

Program Program

Pro

jekt

Pro

jekt

Pro

jekt

Pro

jekt

Pro

jekt

Pro

jekt

Portföljstyrning

* Källa ESV

Utveckling vs förvaltning

20%

80%

Inköp/

nyutveckling

Förvaltning

8

Teknikfokus istället för nyttofokus Beroenden

projekt, program och förvaltning

Haltande organisation

Stuprörs-tänkande och tunnelseende

Låg koppling mellan vision strategi och

plan

Ledning och styrning i

otakt

Resultat speglar inte

värdegrunder

Låg produktions-

kvalitet

Låg förändringsfart

/ innovation

Strategiska inriktning och

beslut leder inte till avsedd effekt!

Oklara beslutsvägar

Typiska problem vid avsaknad av portföljstyrning

PPS/XLPM/Projektil/Pejl

projektledare

projektplan

mål

styrgrupp

ordning & reda

budget

projektorganisation

beslutsmandat

ansvarsroller

beslutsforum projektägare

projektstyrning

Portföljstyrning

Projektportfölj Förvaltningsportfölj

pm³

förvaltningsledare

förvaltningsplan

mål

styrgrupp

ordning & reda

budget

förvaltningsorganisation

beslutsmandat

ansvarsroller

beslutsforum objektägare

förvaltningsstyrning

pm³ MoP

Risk = Hög

Strategisk

måluppfyllnad = Låg

5

4

3

2

1

0

0

1

2

3

4

5

Förhållande mellan vidmakthållande och förändring

Risk = Låg Strategisk

måluppfyllnad = Hög

Förvaltningsportfölj vs utvecklingsportfölj

Hur adresserar pm3 portföljstyrning?

Organisationens samlade mängd förvaltningsobjekt beskrivs i en FOA.

Verksamhetsorienterad FOA

Struktur i FOA

Gemensam portföljstyrning

Därför att förvaltning och utveckling oftast har samma uppdragsgivare, det berör

samma resurser och de strategiska målsättningar är gemensamma. En effektiv

och enhetlig styrstruktur med färre styrgrupper och mindre behov av samordning

möjliggör i sin tur att

• Prioritering av initiativ baserat på hur väl de bidrar till organisationens

övergripande mål

• Konsolidering av initiativ som överlappar varandra för att undvika

dubbelarbete/onödiga investeringar

• Allokering av resurser till initiativ där de gör mest nytta (projekt eller objekt)

• Avvägning mellan vidmakthållande, vidareutveckling och utveckling

säkerställs

Varför gemensam portföljstyrning?

Portföljstyrning – gemensam styrstruktur

Portföljstyrning vs linjestyrning

Funktion för portföljhantering

Skilj mellan styrning och hantering!

• En funktion för ”hur”

• Agerar på uppdrag av portföljstyrgrupp

• Administrerar portföljer

• Förvaltar modeller och processer för portföljstyrning

• Stöttar och kontrollerar

• Kan vara virtuell (samlad kompetens)

Styrbar förvaltningsportfölj

pm3

Verksamhetsorienterad

förvaltningsobjektarkitektur (FOA)

Synkroniserade styrprocesser Interorganisatorisk styrstruktur

pm3

Framgångsfaktorer?

Framgångsfaktorer

• Gemensam portföljstyrning utveckling och förvaltning

• Dela upp totala portföljen i meningsfulla program

• Utgå från den verksamhetsorienterade FOA-strukturen

• Bemanna beslutsstruktur genom samverkan av berörda parter

• Beakta det affärsmässiga perspektivet

• Skilj mellan beslutsforum och beredande/stöttande funktioner

• Synka portföljstyrning med övriga styrprocesser och beslutsfattande

Kurser på Dataföreningen Kompetens

• pm3 grund

• Certifierad förvaltningsledare

• pm3 och ITIL i samspel

• pm3 portföljstyrning

Möjlighet till vidareutbildning

Innehåll pm3 portföljstyrning

Vi går på djupet i pm3-modellens komponenter och reder t. ex ut:

• pm3 som del i verksamhetens övergripande strategi- och målarbete

• utformning och bemanning av effektiva beslutsstrukturer

• gränsdragningsproblematik mellan utveckling och förvaltning

• strukturerade överlämningar från utvecklingsprojekt till

förvaltningsorganisation

• samarbete mellan verksamheter som använder samma process eller IT-

system

• effektivare användning av resurser och kompetenser

• pm3 som del i ramverk för IT-governance

• nästa steg i pm3-tillämpningen i den egna organisationen