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Gesto de Custos em Escritrio de AdvocaciaDr. Altair Borgert

professor no Departamento de Cincias Contbeis da UFSC

professora no Departamento de Cincias Contbeis da UFSC

Dra. Bernadete Pasold

RESUMO

A elaborao de um sistema de custos para um escritrio de advocacia o foco deste artigo. O custo-hora do escritrio medido, grficos so sugeridos para mostrar as relaes percentuais entre os gastos e uma receita mnima para cobri-los estimada. Palavras-chave: custos; escritrio de advocacia; custo-hora. ABSTRACT

The present article aims at showing the elaboration of a costing system for a lawyers office.The hour-cost of the office is calculated, charts are suggested, so as to reveal the relationships among the several costs of the office, and a minimum income is estimated so as to cover them. Key words: cost assessment; lawyers office; hour-cost.Revista Contempornea de Contabilidade a. 01 v. 01 n. 01 jan./jun. 2004 p. 45-67

INTRODUO

Altair Borgert e Bernadete Pasold

Os escritrios de advocacia so definidos como sociedades civis de prestao de servios, conforme o Art. 15 do Estatuto da Advocacia e da Ordem dos Advogados do Brasil OAB (Lei n 8.906, de 04 de julho de 1994). Segundo o Art. 16 do Estatuto,[...] no so admitidas a registro, nem podem funcionar, as sociedades de advogados que apresentem forma ou caractersticas mercantis, que adotem denominao de fantasia, que realizem atividades estranhas advocacia, que incluam scio no inscrito como advogado ou totalmente proibido de advogar.

A Sociedade de Advogados possui algumas peculiaridades, dentre as quais destacam-se: a) registrada na OAB, na cidade sede da seccional do Estadomembro, na qual, tambm, registram-se os livros ou documentos contbeis; b) constitui-se por, no mnimo, dois advogados regularmente inscritos na OAB de seu Estado-membro de domiclio e pode ter diretores e/ou scio-gerente; c) seus empregados so submetidos ao regime da Consolidao das Leis do Trabalho CLT, com os respectivos encargos fiscais, tributrios e previdencirios; d) quando se trata de advogados no scios, a relao que se estabelece no necessariamente a do regime CLT, uma vez que o Regulamento Geral da OAB permite que a Sociedade se organize com advogados sem vnculo empregatcio, para fins de participao nos resultados; e) alm dos encargos trabalhistas, recolhe os tributos societrios, como Imposto de Renda Pessoa Jurdica e Contribuio Social sobre o Lucro; f) os honorrios advocatcios so normatizados pelo Estatuto, por meio de uma Tabela, emitida anualmente pela OAB, que estabelece os valores mnimos.46Revista Contempornea de Contabilidade a. 01 v. 01 n. 01 jan./jun. 2004

Gesto de Custos em Escritrio de Advocacia

Assim, embora a atividade advocatcia no seja considerada uma atividade mercantil, as Sociedades de Advogados, comumente referidas como Escritrios de Advocacia, funcionam, at certo ponto, como empresas: possuem empregados, arcam com despesas fixas, auferem receitas (honorrios advocatcios), pagam tributos, esto obrigadas por lei a fazer os demonstrativos contbeis habituais etc. Normalmente, no entanto, utilizam a contabilidade apenas com finalidade fiscal. Os advogados, em geral, desconhecem a existncia da contabilidade gerencial, e em particular a de custos, e estabelecem objetivos e exercem controle financeiro de forma emprica e intuitiva. A adoo de um sistema de gerenciamento de custos, certamente, propiciar informaes teis que possibilitaro, alm de um maior conhecimento sobre a situao econmico-financeira, o controle dos gastos e o estabelecimento de prioridades na atuao advocatcia. Neste sentido, a partir de uma fundamentao terica relativa a alguns sistemas de gerenciamento de custos e da anlise funcional e econmico-financeira de um determinado escritrio de advocacia, e tendo em vista a carncia de informaes e controle sobre os custos na atividade, elabora-se um possvel modelo de gesto de custos para o referido escritrio, doravante cognominado Escritrio Verde de Advocacia. Para tal, utilizam-se tcnicas de pesquisa bibliogrfica, estudo de caso, entrevista e coleta de dados contbeis. Ressalte-se que aos montantes monetrios e ao nmero de horas de trabalho do referido escritrio aplicou-se um ndice multiplicador, assim como lhe foi atribudo um nome fictcio. Assim, este artigo fornece apenas o resumo das etapas do trabalho e um esboo do modelo de gesto de custos.

ARCABOUO TERICO

At a Revoluo Industrial s existia a Contabilidade Financeira que, no dizer de Martins (1998, p. 19), estava bem estruturada para servir as empresas comerciais. Sua principal finalidade era a apurao do resultado e o levantamento do balano de cada perodo. A contabilidade levantava os estoques em termos fsicos e monetrios (custo histrico) e, por diferena, apurava o custo das mercadorias vendidas que, deduzido das receitas, proRevista Contempornea de Contabilidade a. 01 v. 01 n. 01 jan./jun. 2004

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piciava o conhecimento do lucro bruto. Do lucro bruto bastava deduzir as despesas com a manuteno da entidade, com as vendas e com os financiamentos das atividades para que se chegasse ao lucro lquido do exerccio. Com o advento das indstrias, a situao tornou-se bem mais complexa. Ao invs do valor das compras da empresa comercial, havia a considerar os fatores de produo, tpicos da atividade produtiva. Por influncia ainda do que se fazia nas empresas comerciais, deixou-se de incluir nos custos dos produtos vendidos aqueles que j eram considerados despesas no perodo de sua incorrncia, tais como as despesas administrativas, financeiras e de vendas, e os custos representavam apenas os valores correspondentes remunerao dos fatores de produo. Logo, em seus primrdios, a contabilidade de custos visava unicamente mensurao monetria do resultado e dos estoques. Atualmente, vista como um instrumento gerencial de controle e deciso to importante que utilizada no apenas por empresas industriais, mas tambm por empresas prestadoras de servios, comerciais, financeiras etc. Ela oferece informaes relevantes administrao que lhe permitem verificar, por exemplo, se um produto ou no rentvel, se seus custos podem ser diminudos, se mais lucrativo substitu-lo por outro ou compr-lo de terceiros. A contabilidade de custos tambm um importante auxiliar na deciso sobre preos, embora atualmente os mesmos sejam muito mais uma imposio do mercado. Apesar disso, atravs da anlise de custos que se pode verificar a participao de cada produto (ou servio) no lucro total e o montante mnimo de receitas a serem proporcionadas pelo produto ou servio para que seja vivel. Como destacado na literatura, existem vrios mtodos de custeio, isto , formas de apropriao de custos. Com o intuito de verificar a possvel adoo, integral ou parcial, de um ou mais mtodos existentes, observaram-se os pontos principais dos seguintes: custeio por absoro, custeio baseado em atividades (ABC), custeio direto ou varivel e mtodo das unidades de esforo de produo (UEP). Como resultado, verificou-se que nenhum mtodo passvel de utilizao integral e nica, mas pode haver uma compensao de pontos fortes e fracos dos vrios mtodos, no sentido de complementaridade, na elaborao de um modelo especfico de gesto de custos para um determinado escritrio de advocacia.48Revista Contempornea de Contabilidade a. 01 v. 01 n. 01 jan./jun. 2004

ANLISE DO CASO: DIAGNSTICO

Gesto de Custos em Escritrio de Advocacia

O escritrio de advocacia objeto de estudo ocupa quatro salas num prdio localizado num centro comercial e dispe de vrias utilidades necessrias a esse tipo de empreendimento, tais como: linhas telefnicas, micro-computadores, mquina de xerox, fax, mobilirio para escritrio etc. Atravs das informaes obtidas junto aos registros contbeis desta sociedade, foi possvel elaborar a Tabela 1 que ressalta a mdia mensal das despesas administrativas incorridas no ano de 2000. Tabela 1 Mdia mensal das despesas administrativas no ano 2000DESPESAS Condomnio Luz Telefone Material de Expediente Material de Limpeza Estacionamento Lanche Correios Cpias xerox Livros/Jornais/Rev./Assinaturas Cont. Social sobre o lucro IRPJ Salrio Office-boy Contador Faxineira Depreciao de mveis e equipamentos Depreciao do imvel TOTAL MENSAL Fonte: PASOLD, Bernadete, conforme referncia ao final.Revista Contempornea de Contabilidade a. 01 v. 01 n. 01 jan./jun. 2004

MDIA MENSAL (R$) 879,00 198,00 770,00 730,00 43,00 295,00 564,00 161,00 49,00 768,00 335,00 1.348,00 188,82 300,00 80,00 343,00 350,00 7.401,82

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Algumas observaes sobre os valores apresentados na Tabela 1 merecem destaque, como: a depreciao de mveis e equipamentos foi obtida diretamente das demonstraes contbeis; o escritrio ocupa quatro salas cujo valor foi avaliado em R$ 105.000,00, em janeiro de 2000. Prevendo-se uma vida til de 25 (vinte e cinco) anos, tem-se uma depreciao anual de R$ 4.200,00, o que significa uma depreciao mensal mdia de R$ 350,00; as demais contas representam valores mdios efetivamente realizados durante o ano.

O Escritrio Verde de Advocacia possui uma estrutura organizacional formalmente delineada, como se pode observar na Figura 1, a qual destaca o seu organograma.ASSEMBLIA DE SCIOS CONTABILIDADE ADVOGADO DIRETOR GERAL DIRETOR JURDICOSETOR DE APOIO SETOR DE CLIENTES FIXOS SETOR DE ESTGIO SETOR DE CLIENTES NO FIXOS

Estrutura Organizacional

ADVOGADO(S) ATUANTE(S)

ADVOGADO(S) ATUANTE(S)

Figura 1 Organograma do Escritrio Verde de AdvocaciaFonte: PASOLD, Bernadete, conforme referncia ao final.50Revista Contempornea de Contabilidade a. 01 v. 01 n. 01 jan./jun. 2004

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Aos elementos que compem a estrutura organizacional, conforme Figura 1, chama-se Pessoal de Apoio, pois exercem funes especficas e de apoio atividade-