FUNDAMENTACIN DEL CONTROL

FUNDAMENTACIN DEL CONTROL

El control consiste en evaluar y medir la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.Robert C. Appleby. Consiste en medir y corregir lo realizado por los subordinados tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y econmicamente.

Concepto

George Terry. Es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo valorndolo y si es necesario aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos.Robert Bucele. Es el proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Equilibrio. A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se relega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.De los objetivos. Se refiere a que el control existe en funcin de los objetivos, es decir el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no se evala el logro de los mismos. Por ello la efectividad del control est en relacin directa con la precisin de los estndares que permiten la ejecucin de los planes dentro de cierto lmites, evitando errores y, consecuentemente, prdidas de tiempo y de dinero.Principios

De la oportunidad. El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipacin, de manera contraria(cuando no es oportuno) carece de validez y reduce la consecucin de los objetivos al mnimo.

De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relacin con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en lo futuro. Se debe hacer un anlisis para establecer medidas preventivas y correctivas.

Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que ste represente en tiempo y dinero, en relacin con las ventajas reales que ste reporte. Un control solo deber implementarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de l; de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implementacin.

De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente cules funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos probabilsticos, estadsticos o aleatorios.

De la funcin controlada. La funcin controlada por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada, ya que pierde efectividad del control. Este principio es bsico, ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.3. Determina y analiza rpidamente las causas que pueden generar desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.4. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.

Importancia y fines

5. Proporciona informacin sobre la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacin.

6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores

7. Su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la administracin y consecuentemente en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Tiene como fin:

Sealar las debilidades y errores a fin de rectificar e impedir que se produzcan nuevamente

En el control los sistemas de informacin comprenden todos los medios a travs de los cuales el administrador se allega los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organizacin. Los sistemas de informacin que puede utilizar una empresa son mltiples y variables y deben establecerse de acuerdo con las particularidades de cada empresa. Los sistemas de informacin comprenden tcnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivos, reportes e informes. LA INFORMACIN Y EL CONTROL

Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de informacin es aplicar los principios de excepcin, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente redite beneficios su utilizacin. Es trascendental tomar en cuenta la necesidad de la implementacin de un sistema de informacin, ya que muchas veces el deseo de controlar puede generar papeleo excesivo, burocratizacin y obstaculizar la eficiencia.