BAB II FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN Banyak ahli berpendapat mengenai bermacam-macam fungsi dari manajemen, yang dapat disingkat menjadi berbagai akronim. Misalnya : Luther Gullic menyebut fungsi manajmeen dengan akronim POSDCORB (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgetting). Koontz &Donnel menyebut fungsi manajemen POSDC (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Controlling). Gerge R. Terry menyebut fungsi manajemen sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Dan masih banyak lagi penyebutan fungsi manajemen oleh para pakar. Namun dmeikian dalam pembahasan kuliah ini kita akan mengambil pola George R. Terry dnegan masukkan unsur-unsur fungsi yang lain . Karena sebenarnya dari berbagai definisi itu ada unsur-unsur yang mungkin sama atau mewakili satu kepentingan yang sama, sehingga bisa disederhanakan. Fungsi manajemen yang akan dibahas dalam bagian ini sebagai berikut: 1. Planning (perencanaan) Dalam fungsi planning akan disinggung juga mengenai fungsi : a. Forcasting b. Planning & budgeting 2. Organizing Dalam membahas fungsi organizing akan dibahas juga fungsi: a. Staffing b. coordinating 3. Actuating Dalam membahas fungsi actuating akan dibahas juga fungsi: a. Directing / commanding b. leading c. motivating 4. Controling Dalam membahas fungsi controlling akan dibahas juga fungsi: evaluating Selanjutnya akan dibahas mengenai masing-masing fungsi diatas sebagai berikut.

1

PLANNING (PERENCANAAN)

A. KONSEP PERENCANAAN (CONCEPT OF PLANNING) Konsep perencanaan tidak hanya dimiliki oleh satu disiplin, namun berasal dari dan diadaptasi dari banyak disiplin. Di negara-negara sedang berkembang, perencanaan pada umumnya mempunyai peranan dalam kebijakan pemerintah. Lembagalembaga internasional, khususnya PBB menganggap perencanaan itu penting sebagai bagian dari kebijakan pemerintah dan ada desakan agar dijadikan dasar bagi kebijakan pembangunan. Bagi negara-negara sedang berkembang yang menganut sistem politik dengan sistem mobilisasi, yaitu di negara-negara komunis, atas dasar pertimbangan ideologi, perencanaan dipandang sebagai bagian integral dari kebijakan pemerintah. Terdapat sejumlah besar definisi tentang perencanaan. Hal ini disebabkan bahwa pengertian yang diberikan dalam definisi tersebut untuk menyebut bermacam-macam proses. Pengertian itu misalnya dapat dihubungkan hanya dengan kegiatan ekonomi atau dengan usaha untuk mencapai tujuan sosial saja. Beberapa definisi perencanaan dapat disebutkan sebagai berikut : 1. Planning ... is, in essence, an organized conscious and continual attemp to select the best available alternatives to achieve specific goals. Planning involves the economizing of scarce resources. It has been used for a variety of ends, by different societies and different ways. It is not limited to totalitarian or socialistic solutions. It can be and is used by democratic and capitalistic countries. Perencanaan pada hakekatnya merupakan usaha yang sadar dan berkesinambungan yang diorganisasikan untuk menyeleksi alternatif terbaik yang tersedia guna mencapai sasaran-sasaran khusus. Perencanaan mencakup penghematan sumberdaya yang langka. Perencanaan juga digunakan untuk berbagai tujuan dan cara yang berbeda oleh suatu masyarakat. Tidak terbatas untuk pemecahan di negara totaliter, sosialis maupun negara demokrasi dan kapitalis (Waterson, 1971:26). 2. Planning is the conscious effort to adapt a system to its environment in order to achieve system goals.

2

Perencanaan adalah usaha yang sadar untuk mengadaptasi sistem pada lingkungannya guna mencapai sasaran-sasaran sistem (Middleton, 1980). 3. Planning is a process for determining appropriate future action through a sequence of choices. Perencanaan merupakan proses guna menentukan tindakan ke depan yang sesuai melalui pengaturan pilihan (Faludi, 1976:11). 4. Planning should be seen as a manifestation of the evergrowing conscious tendency to organize human activity. In this process there is a continuous search for efficiency in its broadest sense. Perencanaan seharusnya dilihat sebagai manifestasi dari kecenderungan tumbuhnya kesadaran untuk mengorganisasi kegiatan manusia. Dalam proses ini terdapat penelitian yang sinambung demi efisiensinya (Bhatia, 1976:61). 5. Planning is a very general activity which encompasses an orderly sequence of activities designed to analyze and evaluate alternatives actions designed to achieve carefully stated goals. Perencanaan adalah kegiatan yang sangat umum yang meliputi pengaturan yang tepat dari kegiatan-kegiatan yang dirancang untuk menganalisis dan mengevaluasi tindakan-tindakan alternatif guna mencapai sasaran-sasaran yang ditetapkan (Root in Vollan and Simmons, 1985: 78). 6. Planning is the process of preparing a set a decisions for action in the future, directed at achieving goals by optimal means. Perencanaan adalah proses dalam mempersiapkan seperangkat keputusan mengenai tindakan di masa datang, yang diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dengan cara-cara yang optimal (Dror in Carr, 1965:21). 7. Planning is the selecting and relating of facts and the making and using of assumption regarding the future in the visualitation and formulation of proposed activitions believed necessary to achieve desired results (George R. Terry) Perencanaan adalah pemilihan dan penghubungan fakta-fakta serta pembuatan dan penggunaan asumsi mengenai masa yang akan datang dalam visualisasi dan penentuan kegiatan-kegiatan yang diusulkan yang dianggap penting untuk mencapai hasil yang diinginkan Konsep Kunci dari Perencanaan (Key concepts of planning)

3

Dari sejumlah definisi di atas dapat ditarik beberapa poin penting yang merupakan konsep kunci perencanaan yakni:

Usaha yang sungguh-sungguh (Deliberate effort) Pendekatan sistem pada perencanaan (Systems Approach to planning) Sumber daya sosial-teknik (Sociotechnical resources) Perubahan yang direncanakan (Planned change) Seleksi alternatif (Selection of alternatives) Kebutuhan masyarakat (Societal needs) Keputusan (Decision)

Perlu ditambahkan bahwa perencanaan harus terarah kepada tujuan (goal directed), berorientasi pada tindakan (action oriented), dan realisasinya diwujudkan dalam kerangka yang operasional (Subardjo D., 1992). B. KATEGORI PERENCANAAN (Category of Planning) Perencanaan dapat digolongkan ke dalam dua kategori atau kriteria, yakni: - Kriteria Output - Kriteria Jangkauan ( Subardjo, D, 1992 ). Kriteria Nilai Output Perencanaan jenis ini dibedakan dalam tiga jenis: 1. Perencanaan fisik: yakni jika kriteria yang dipakai mengutamakan nilai teknis fisik keluarannya (mempermudah, memperlancar, memperkuat dan sebagainya). 2. Perencanaan ekonomis: yakni jika kriteria yang dipakai mengutamakan nilai ekonomis keluarannya (efektif, efisien, awet dan sebagainya). 3. Perencanaan sosial: yakni jika kriteria yang dipakai mengutamakan nilai sosial keluarannya (menyejahterakan masyarakat, meningkatkan solidaritas, dan sebagainya). Kriteria jangkauan dibedakan dalam: 1. Lingkup materi: - Perencanaan proyek (khusus dan jangkauan terbatas) - Perencanaan program (terkait dengan target-target dan tujuan-tujuan). - Perencanaan sektoral (diambil dari salah satu aspek bidang garapan) memuaskan

4

2. Lingkup wilayah: - Perencanaan lokal (lingkup wilayah terbatas pada lingkungan setempat) - Perencanaan regional (lingkup wilayah kawasan khusus yang lebih luas) - Perencanaan nasional (wilayah nasional). 3. Kurun waktu: - Perencanaan jangka panjang (kurun waktu panjang, 10 - 25 th). - Perencanaan jangka menengah (4 - 10 th) - Perencanaan jangka pendek (2 - 3 th). - Perencanaan operasional tahunan. C. KARAKTERISTIK PERENCANAAN (CHARACTERISTICS OF PLANNING) Perencanaan memiliki beberapa karakteristik atau ciri-ciri sebagai berikut : 1. Perencanaan adalah kegiatan manusia yang didasarkan atas atribut-atribut kemanusiaan (Planning is human activity based on human attributes). Hal ini ditunjukkan bahwa seorang perencana senantiasa memberikan nilai-nilainya (outcomes) pada perencanaannya. 2. Berorientasi ke depan (future oriented, to capture and control the future, to preserve the present). 3. Bagian dari suatu proses perubahan (part of a process of change). 4. Berorientasi pada pemecahan masalah (problem solving orientation), berorientasi pada tujuan (goal orientation), optimisme (optimism), dan penjelasan secara deskriptif dari tindakan (descriptive explanation of action) . D. TUJUAN PERENCANAAN (PURPOSES OF PLANNING) Perencanaan memiliki beberapa tujuan sebagai berikut: 1. Membantu para pembuat keputusan dalam menghadapi kompleksitas masyarakat (Helps decision makers in facing the complexities of society). 2. Dengan perencanaan tindakan dapat diambil secara efektif untuk mempengaruhi, mengembangkan dan mengendalikan lingkungan, guna mencapai kualitas hidup yang lebih baik. (With Planning, actions can be taken effectively to influence, develop, and control the environment).

5

3. Membantu dengan cara mengidentifikasi konsekuensi-konsekuensi logis dari peristiwa-peristiwa yang paling mungkin untuk mencapai, tujuan yang berorientasi ke depan. (Helps by identifying the logical consequences of events that will be most likely to achieve , future oriented goal). 4. Selain bermaksud mengidentifikasi pemecahan masalah, perencanaan juga mencari dan mengimplementasikan pemecahan-pemecahan masalah. (Is an activity in which the purposes is not only to identify problem solutions, but also to seek acceptance and implementation of problem solutions). E. KONDISI PERENCANAAN (CONDITION OF PLANNING) Beberapa persyaratan kondisi bagi penyusunan perencanaan antara lain dapat disebutkan sebagai berikut: 1. Perencanaan berangkat dari gagasan bahwa perubahan yang diusulkan atau dikehendaki, berjalan secara teratur dan dapat diawasi. 2. Perencanaan hanya mungkin diadakan kalau diantara kekuatan-kekuatan sosial yang dominan dalam masyarakat, ada persamaan pendapat yang cukup luas mengenai tujuan, sasaran, dan sarananya. 3. Struktur politik dan proses politik harus cukup longgar, agar ada tempat untuk cara berpikir tertentu. Dimensi yang perlu diperhatikan dalam perencanaan adalah: 1. Obyektif 2. Analitik 3. Integratif 5. Utopik 6. Estetik : mengenai masyarakat seluruhnya. : didasarkan atas analisis data yang relevan. : hasil analisis itu harus diterapkan pada peta situasi yang lengkap : dalam rangka mewujudkan masyarakat yang baik. : berpegang pada nilai-nilai dan norma-norma.

4. Eksperimental : tidak terikat pada jawaban-jawaban doktriner.

F. KETERBATASAN PERENCANAAN (LIMITATIONS OF PLANNING) Batas-batas perencanaan dapat dilihat dalam syarat-syarat fungsional bagi perencanaan yang sempurna. Dengan menyebutkan dan menjabarkan syarat-syarat bagi perencanaan yang sempurna, orang dapat lebih jelas menyadari di mana letak batas-

6

batas kemungkinan perencanaan itu. Untuk setiap negara, batas-batas itu memang berbeda letaknya, bergantung pada sistem politik, tingkat kemajuan rakyat, situasi sosio-budaya dan sebagainya. Syarat-syarat tersebut antara lain: 1. Harus ada kemungkinan menguasai sarana produksi, khususnya bahan mentah. 2. Harus ada data lengkap yang relevan. Di sini yang menjadi batas adalah dana dan masalah pengumpulan informasi. 3. Harus ada homogenitas sosial. Perencanaan harus menguntungkan semua orang secara merata. Mungkinkah memenuhi semua kebutuhan orang secara maksimal? 4. Berangkat dari anggapan bahwa perencana ada pemikiran rasional yang sempurna. Perencanaan tersebut diharapkan seratus persen obyektif, kompeten sepenuhnya dan harus mampu memahami realitas yang kompleks. 5. Perencanaan sempurna harus disertai pengawasan secara hirarkhis yang sempurna terhadap perencanaan dan pelaksanaannya (Schoorl, 1980:308). G. BAHAYA PERENCANAAN (DANGER OF PLANNING) Di negara-negara berkembang, perencanaan dapat mengandung bermacammacam bahaya, antara lain jika: a. Perencanaan terutama dapat dipandang sebagai sarana untuk memperoleh bantuan Luar Negeri. Jadi tidak adanya perhatian sungguh-sungguh terhadap perencanaan. b. Ada kemungkinan pentingnya perencanaan itu terlalu dilebih-lebihkan. Lalu tidak ada fleksibilitas dan tidak ada perbedaan dalam pelaksanaan. c. Ada kemungkinan konsentrasinya terlalu dipusatkan pada penyusunan rencana itu sendiri, dan kurang memperhatikan pelaksanaannya. d. Kurangnya, atau terlalu banyaknya diadakan evaluasi. Kurangnya evaluasi menyebabkan rencana tidak segera dapat disesuaikan dengan situasi. Sedangkan terlalu banyak evaluasi dapat mengganggu pelaksanaannya.

7