Gabriele Bezzi Responsabile della Conservazione Polo Archivistico Regionale Regione Emilia Romagna Istituto Beni Culturali – Servizio Polo Archivistico

Gabriele BezziResponsabile della Conservazione Polo Archivistico Regionale

Regione Emilia RomagnaIstituto Beni Culturali – Servizio Polo Archivistico Regionale

Bologna, 9 marzo 2011

Un digital repository per la conservazione digitale affidabile e

a norma

temi

Termini e definizioni: storia e fonti

Digital repository e archivi

Trusted digital repository: Requisiti

Conservazione digitale in Italia

Esperienza di un “Deposito digitale”: PARER

Termini

Termini che “imperversano”: mancanza di attenzione ai significati connessi e relative implicazioni

Varietà di definizioni del più importante che si riferisce “all'istituto stesso della concentrazione digitale”: deposito, polo, centro, archivio, magazzino

Termine principale di riferimento “tanto diffuso quanto ambiguo”: digital repository = deposito digitale

» (Guercio)

Digital repository

Termine utilizzato in ambiente accademico anglosassone e nord americano con specifico riferimento alla ricerca scientifica si riferisce alla acquisizione e conservazione di qualunque tipologia di materiale digitale

“luogo” o struttura dove memorizzare, consentire l'accesso e conservare risorse digitali con i relativi metadati necessari per descriverle e gestirle

Repository: definizioni

Repository:

• A place where data is stored and maintained

• Location for storage, often for safety or preservation (Wikipedia)

Institutional Repository (IR):

• A repository captures and preserves the intellectual output of an institution

» (Fonte Tarrant: “Preservation as a process of a Repository”)

Repository:Fonte principale

2002 RLG- OCLC, Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsabilities (TDR)

Repository: An organization that intends to maintain information for access and use

Un po' di storia

1996 Research Libraries Group - NARA, Task Force on Archiving Digital Information:

“ una componente critica della infrastruttura per la conservazione digitale è l’esistenza di un numero sufficiente di “organizzazioni accreditate”, capaci di archiviare, migrare e rendere accessibili le collezioni digitali”

“a critical component of digital archiving infrastructure is the existence of a sufficient number of trusted organizations capable of storing, migrating, and providing access to digital collections”.

Mancanza di una vera e propria “Digital Preservation Community”, con pratiche condivise.

2002 Un passo verso una infrastruttura responsabile della conservazione digitale:

Lo sviluppo di OAIS Open Archival Information System Reference Model , poi Standard ISO 14721.

Modello funzionale OAIS

Un altra definizione:archivio

2002 Oais

Archivio: Un organizzazione che mira a conservare informazioni per l'accesso e l'uso da parte di una Comunità di riferimento

Digital Repository/Digital Archive

2005 RLG- NARA, An audit Checklist for the Certification of Trusted Digital Repositories:

Digital repository / Digital archive: These two terms are often used interchangeably. OAIS uses archive when referring to an organization that intends to preserve information for access and use by a Designated Community. Trusted Digital Repositories: Attributes and Responsibilities prefers the term digital repository

Digital Repository/Digital Archive

2005 RLG- NARA, An audit Checklist for the Certification of Trusted Digital Repositories:

Non si devono confondere gli archivi digitali (digital archives) e i digital repository né con le biblioteche digitali (digital libraries), che raccolgono le informazioni digitali e ne permettono l’accesso, ma senza necessariamente impegnarsi a conservarle a lungo termine, né con gli archivi di dati (data archives), che mirano a una conservazione a lungo termine, ma i cui contenuti sono solamente insiemi di dati statistici.”

A Trusted Digital Repository

At the very basic level, the definition of a trusted digital repository must start with “a mission to provide reliable, long-term access to managed digital resources to its designated community, now and into the future” (TDR 2002). Expanding the definition has caused great discussion both within and across various groups, from the broad digital preservation community to the data archives or institutional repository communities.

» Trac, p. 3

Persistenza delle definizioni

• Mantenimento di definizioni usate a lungo dalla comunità

• Convergenza di tre tradizioni “digital data traditions”: archivi, biblioteche e data center

• Stessi termini usati, ma loro interpretazione influenzata dal tipo di oggetti conservati

• Archival Repository (Archivi PA)

• Digital libraries (Biblioteche)

• Data centers (Centri di documentazione)

L’archivio: definizioni

1: Complesso di documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività

2: Istituto nel quale vengono concentrati archivi di varia provenienza che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla pubblica consultazione

( 1983, Paola Carucci)

I principi fondanti

• Custode affidabile• Logica di “concentrazione” e di elevata

specializzazione• Principio dell’ininterrotta custodia

Custode affidabile

Terza parte neutrale: una persona giuridica che non ha interesse nel contenuto dei documenti e non ha ragione di alterare i documenti sotto la sua custodia, che inoltre cercherà di non permettere a nessuno di alterare i documenti sia accidentalmente che di proposito

Equipaggiata con le conoscenze e le capacità necessarie per adempiere alle sue responsabilità e che dispone di un affidabile (“trusted”) sistema di conservazione

Ininterrotta custodia

• Una tracciabile e ininterrotta linea di cura, controllo e possesso di un complesso di documenti d'archivio dalla produzione alla conservazione che è finalizzata alla protezione dell'autenticità del documento d'archivio

• La catena ininterrotta di conservazione comincia col garantire che i documenti siano prodotti in un sistema documentario affidabile e continua con la documentazione di tutti i cambiamenti subiti dai documenti e dei processi di selezione, trasferimento, riproduzione e conservazione

( Progetto Interpares)

Deposito digitale archivistico

• deposito digitale archivistico=archivio come istituto

• una struttura organizzata di persone e sistemi che accetta la responsabilità di conservare a lungo termine documenti archivistici digitali, con le loro relazioni di contesto, e renderli disponibili, garantendo affidabilità, autenticità, integrità e accessibilità ad una Comunità di riferimento

• Comunità di riferimento per gli archivi : chiunque abbia interesse a consultare documenti d'archivio sia a fini giuridico amministrativi che di ricerca

Certificazione dei depositi digitali

• La ricerca internazionale si è concentrata sulla capacità di valutare e certificare la qualità dei Trusted Digital Repository

Progetti e raccomandazioni per la certificazione dei depositi digitali

2003-2007: TRAC, Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist

documento di sintesi dei requisiti essenziali di un deposito digitale fidato, predisposto dalla Task force on digital repository certification di RLG (Research Library Group) e NARA (US National Archives and Records Administration) e pubblicato nella veste definitiva nel febbraio 2007

http://www.crl.edu/PDF/trac.pdf


2007-2009: MOIMS-RAC

definizione delle attività e strumenti di valutazione per la certificazione (gruppo di lavoro costituito in ambito scientifico: Consultative Committee for Space Data Systems (CCDS): Mission Operations and Information Management Service Area (MOIMS) – Repository Audit and Certification (RAC)

http://cwe.ccsds.org/moims/


2007 - 2008: DRAMBORA,

strumento di auto-valutazione e gestione del rischio per un TDR, a cura di Digital Curation Centre e DigitalPreservationEurope, http://www.repositoryaudit.eu/


2008: nestor

Catalogo dei criteri validi per la certificazione dei depositi digitali, Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive, Version 2, November 2008,

Catalogue of Criteria for Trusted Digital Repositories,Version 2, november 2009 (nestor materials 8)

http://www.langzeitarchivierung.de .

Un punto d’intesa: cosa è/ fa il deposito digitaleCore Requirements for Digital Archives

GENNAIO 2007: 4 organizzazioni (CRL, DPE, DCC, nestor), definiscono un insieme di 10 requisiti alla base della formazione di depositi digitali certificati per la conservazione a lungo termine degli oggetti digitali.

L’insieme dei dieci criteria rappresenta una base di intesa per nuovi e ulteriori accordi di collaborazione e cooperazione.

Requisiti fondamentali 1

ll deposito digitale assume la responsabilità della continuità della tenuta e della conservazione nel tempo degli oggetti digitali per la/le comunità designata/e.


Dà prove della sua idoneità organizzativa (anche sotto il profilo finanziario, del personale impiegato, delle strutture e dei processi) per far fronte agli impegni assunti.


Acquisisce e dispone dei diritti contrattuali e legali per assolvere alle sue responsabilità (opera in un quadro giuridico definito).


Ha un contesto di policies (policy framework) effettive e efficienti.


Acquisisce (in fase di Ingest, di versamento) gli oggetti digitali sulla base di criteri definiti e conformi ai propri obblighi e capacità.


Mantiene e assicura nel tempo la integrità, autenticità e usabilità degli oggetti digitali depositati.


Documenta gli interventi applicati agli oggetti digitali durate il loro ciclo di vita, in tutti i contesti (dalla loro produzione, ingresso nel deposito, in fase di accesso, per la conservazione) con metadati appropriati.

ovvero

Crea e mantiene metadati appositi per documentare le azioni fatte sugli oggetti digitali durante la conservazione così come sugli aspetti rilevanti della produzione, accesso e contesti di uso prima della conservazione


Garantisce la disseminazione (distribuzione) degli oggetti digitali.

Ovvero

Effettua le operazioni richieste per la diffusione degli oggetti conservati


Persegue strategie di pianificazione e di realizzazione degli interventi per la conservazione a lungo termine degli oggetti digitali.


Possiede una infrastruttura tecnica adeguata a garantire la continuità della tenuta e la sicurezza degli oggetti digitali.

Digital preservation

Digital preservation is nowadays often defined as a risk management exercise where the aim is to convert the uncertainty about maintaining usability of authentic digital objects into quantifiable risks. The purpose of a digital repository is to do everything it can to mitigate the risks that impede its ability to provide access to authentic digital information. The measure of success of a repository’s work is the ‘quality’ of information it releases to its users

(Drambora, p. 20)

Le “gambe” della conservazione

modello italiano per la gestione dei documenti: principi generali

• Definizione unitaria dell’archivio: l’organizzazione originaria dei documenti si mantiene integra nel passaggio tra le diverse fasi di tenuta e gestione

• Sistema di principi, strumenti e regole in corso di aggiornamento (normativa vigente sulla gestione informatica dei documenti)

• Ruolo attivo degli archivisti “di professione” mediante:

– consulenza

– definizioni di standard e regole

– attività di valutazione e verifica

I principali riferimenti normativi

• D.P.R. n. 1409 del 30 settembre 1963

• D. Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004

• D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000

• D. Lgs. N. 82 del 7 marzo 2005 (CAD)

Contesto normativo nazionale in tema di documenti

informatici

> L’ordinamento italiano si è occupato dell’utilizzazione delle nuove tecnologie nell’ambito della pubblica amministrazione fin dai primi anni ‘90, un'azione culminata nel 1997 quando, con la legge 59, si è riconosciuta la rilevanza giuridica del documento informatico e della trasmissione telematica.

> La principale legge che ha normato questo settore negli anni successivi è stato il DPR 445/2000 (Testo unico sulla documentazione amministrativa), oggi ancora parzialmente in vigore (ad esempio, per quanto concerne il protocollo informatico).

> Con l'emanazione del CAD - Codice dell'amministrazione digitale (DLGS 82/2005) la digitalizzazione dell'azione amministrativa ha avuto un notevole impulso, diventando uno dei percorsi strategici di riorganizzazione della pubblica amministrazione, tanto internamente quanto nei rapporti con i cittadini.

> Oltre al CAD, una notevole quantità di provvedimenti normativi di varia natura regola nel dettaglio l'utilizzo delle nuove tecnologie in settori specifici e degli strumenti abilitanti la dematerializzazione. Tra le principali ricordiamo: Protocollo informatico (DPCM 31 ottobre 2000) Firma digitale (DPCM 30 marzo 2009; Deliberazione CNIPA 45/2009) PEC (DPCM 6 maggio 2009; DM 2 novembre 2005) Sistema pubblico di connettività (DPCM 1° aprile 2008)

> Sullo specifico tema della conservazione dei documenti informatici, la normativa di riferimento è la Deliberazione CNIPA 11/2004, che definisce le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione dei documenti informatici e introduce la c.d. “conservazione sostitutiva”, alla base di una parte rilevante dei servizi che ParER offre. Attualmente la normativa sulla conservazione è in fase di revisione.

> Normative specifiche regolano ambiti specifici, come ad esempio la fatturazione elettronica (DLGS 52/2004; DM 23 gennaio 2004) e l'ordinativo informatico locale (Circolare ABI 80/2003).

> In ambito sanitario, da segnalare i provvedimenti specifici riguardanti il Sistema pubblico di connettività (DPCM 26 marzo 2008) e le linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sul fascicolo sanitario elettronico (16 luglio 2009) e referti on-line (25 giugno 2009). Linee guida per la dematerializzazione della documentazione sanitaria sono in corso di definizione.

39

Conservazione …

coerente, coordinata e programmata attività di studio, prevenzione, manutenzione

(art. 29 D.Lgs. 42/2004)

Conservazione

L'ordinata custodia di documenti informatici in modo da assicurarne l'integrità, l'affidabilità e la consultabilità nel tempo, anche attraverso idonei strumenti di ricerca

(art. 2 Deliberazione AIPA.51/2000)

Conservazione

• Conservazione dei bit (Bit preservation)– Capacità di accedere ai bit come erano stati

originariamente registrati, anche in caso di degrado del supporto di obsolescenza dell'hardware e/o disastri di sistema

•Conservazione logica (Logical preservation)– Capacità di comprendere e utilizzare l'informazione in

futuro, conservando il contenuto intellettuale anche in presenza di futuri cambiamenti tecnologici e di conoscenza. Deve supportare il tracciamento della provenienza dei documenti e la garanzia della loro autenticità e integrità

Conservazione sostitutiva di documenti informatici

Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici … avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione... del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

(art. 3 Deliberazione CNIPA 11/2004)

Sistema di conservazione ovvero Requisiti per la conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura:a) l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell’amministrazione o dell’area organizzativa omogenea di riferimento di cui all’articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;b) l’integrità del documento;c) la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari;d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in Allegato B a tale decreto.

(art. 44 D.Lgs. 82/2005 CAD)


1 bis . Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'art. 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. l

(art. 44 D.Lgs. 82/2005 CAD)


1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1, ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

(art. 44 D.Lgs. 82/2005 CAD)

Conservatori accreditati

1. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso di requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, chiedono l'accreditamento presso DigitPA.

2. Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31

3. I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore ad euro 200.000.

(art. 44 bis D.Lgs. 82/2005 CAD)

Problemi aperti

• “Archivi in forma di rete”: evoluzione del rapporto tra soggetto produttore e archivio: concorso simultaneo di più soggetti nella produzione dei documenti in sistemi informatici

• evoluzione tradizionale ripartizione in fasi dell'archivio (corrente, deposito, storico): sistema di produzione, sistema di conservazione e di accesso

• Necessità di conservazione anticipata dei documenti informatici

• Verifica formati adatti per la conservazione e metadati

• 2005 attivazione gruppo di lavoro per lo studio del “progetto” Parer

• 2006 completato studio di fattibilità

• 2008 gara per acquisire i servizi tecnologici e legge regionale di assegnazione all'IBC della funzione di conservazione dei documenti informatici

• 2009 avviamento della struttura operativa presso l’IBC

• 2010 avvio dei servizi di conservazione

La (breve) storia di Parer

La Legge Regionale n.17 del 29/10/2008

Legge Regionale n. 17 del 29/10/2008, Art. 8

Modifiche alla legge regionale n. 29 del 1995:

Al comma 1 dell’articolo 2 della legge regionale 10 aprile 1995, n. 29 (Riordinamento dello Istituto dei beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna) è aggiunta la seguente lettera:

"f bis) svolge la funzione di archiviazione e conservazione dei documenti informatici, con le modalità previste dalla normativa vigente, prodotti dalla Regione e, mediante apposita convenzione, dei documenti prodotti da Province, Comuni e altri soggetti pubblici."

“Una legge per ParER”

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Rapporti giuridici

>L’ Istituto regionale per i Beni artistici, culturali e naturali è stato individuato quale soggetto giuridico atto ad accogliere le funzioni di ParER, in ragione delle caratteristiche di autonomia organizzativa, gestionale tecnico-scientifica di cui gode, delle specifiche funzioni che ricopre nell’ambito della valorizzazione dei beni culturali e dell’esperienza maturata nel coordinamento degli enti del territorio

>È un soggetto pubblico, con personalità giuridica propria - e quindi ente terzo rispetto agli enti - con autonomia tecnico-scientifica e una struttura logistica e un organico proprio, con professionalità qualificate che assommano conoscenze di natura archivistica, organizzativa, giuridica e informatica;

La Soprintendenza archivistica per l’Emilia-Romagna svolgerà un ruolo di vigilanza per verificare che il processo di conservazione avvenga in modo conforme alla normativa e ai principi di corretta e ininterrotta custodia

Visione Strategica

> Missione: essere la struttura di riferimento della Pubblica Amministrazione in Emilia Romagna per la conservazione, archiviazione e accesso dei documenti informatici ed in generale di ogni oggetto digitale a supporto dei processi di innovazione e semplificazione amministrativa.

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> Obiettivi: Garantire la conservazione, archiviazione e

gestione dei documenti informatici e degli altri oggetti digitali

Erogare servizi di accesso basati sui contenuti digitali conservati

Fornire supporto, formazione e consulenza agli enti produttori

Cos'è ParER

ParER si configura per utilizzare i termini dello standard OAIS, come un Archivio, cioè una struttura organizzata di persone e sistemi che accetta la responsabilità di conservare documenti informatici e renderli disponibili ad una Comunità di riferimento

Il sistema ParER

ParER si basa sul modello OAIS (Open Archival Information System), standard ISO (14721:2003), che definisce le caratteristiche di un archivio finalizzato alla conservazione a lungo termine di documenti informatici e alla fruizione degli stessi da parte di una comunità di riferimento.

Entiproduttori

Utenti(comunità di riferimento)

ParER

Management

Gli attori del sistema ParER

Entiproduttori

ManagementManagementManagement

Utenti(Comunità di riferimento)

Sono tutti coloro - enti pubblici e privati, ricercatori, cittadini interessati - che interagiscono con il Polo archivistico quale archivio di deposito e storico per accedere ai documenti conservati, per finalità amministrative, scientifiche, di ricerca storica, ecc.

E' l'IBC, che stabilisce la politica globale del Polo archivistico e gli obiettivi di lungo termine, assicura il finanziamento e fornisce le linee guida per l'utilizzo delle risorse (finanziare, umane e strumentali)

Sono gli enti pubblici dell'Emilia-Romagna (Regione, enti locali, aziende sanitarie, università...) che trasmettono al Polo i documenti e i fascicoli da conservare, in continuità con il processo di gestione documentale iniziato nella fase corrente all’interno delle strutture.

Community network (CN-ER)

• ParER è inserito nel sistema a rete costituito tra la Regione e gli Enti locali per la gestione dello sviluppo dei servizi di e-government

• Comunità tematica sulla gestione documentale: attività di supporto e consulenza agli enti per la definizione di un corretto sistema documentale e di produzione di documenti informatici

• Definizione di linee guida condivise con Soprintendenza Archivistica

Rete nazionale

• Comitato scientifico

• Partecipazione al TEAM Italy di INTERPARES

• Università

• Progetto Interregionale ProDE

I principi fondanti di ParER

• Custode affidabile• Logica di “concentrazione” e di elevata

specializzazione• Principio dell’ininterrotta custodia

ParEr come custode affidabile

Terza parte neutrale: una persona giuridica che non ha interesse nel contenuto dei documenti e non ha ragione di alterare i documenti sotto la sua custodia, che inoltre cercherà di non permettere a nessuno di alterare i documenti sia accidentalmente che di proposito

Equipaggiata con le conoscenze e le capacità necessarie per adempiere alle sue responsabilità e che dispone di un affidabile (“trusted”) sistema di conservazione

garanzia istituzionale: la natura pubblica di ParER assicura la continuità nel tempo della funzione di conservazione, aspetto cruciale considerando che gran parte della documentazione è a conservazione illimitata. Il Polo archivistico è “per sempre”.

Collaborazione con la Soprintendenza archivistica

> Nell'ottica della collaborazione tra istituzioni pubbliche in tema di archivi, ribadita anche dal protocollo d'intesa definito nel corso della Conferenza Nazionale degli archivi (novembre 2009), ParER ha stipulato un accordo di collaborazione con la Soprintendenza archivistica dell'Emilia-Romagna che prevede tra i punti più qualificanti:

La semplificazione delle procedure autorizzatorie previste per gli archivi pubblici mediante l'approvazione di uno schema tipo di convenzione tra ParER e gli enti produttori per i servizi di conservazione sostitutiva e di sperimentazione per i servizi di conservazione di lungo termine

La collaborazione con la Soprintendenza per semplificare lo svolgimento dell'attività ispettiva che le è propria anche mediante l'accesso telematico al sistema di conservazione di ParER

L'impegno da parte di ParER a far sì che in futuro gli archivi conservati siano resi fruibili ai cittadini anche mediante il SAN (SistemaArchivisticoNazionale)

Collaborazione tra i due enti per fornire agli enti produttori supporto e consulenza in ambito archivistico, con particolare riferimento alla conservazione digitale

61

Convenzioni

> I rapporti con tutti gli enti saranno regolati entro il primo semestre del 2011 da apposite convenzioni, integrate da un disciplinare tecnico:

Le convenzioni regolano i rapporti di servizio tra ente produttore e ParER, e più precisamente: natura dei servizi offerti; responsabilità delle parti; condizioni economiche.

Nel disciplinare tecnico sono contenuti gli elementi di dettaglio inerenti i servizi di conservazione, con particolare riferimento a: tipologia dei documenti conservati, formati accettati, set minimo di metadati, requisiti tecnici per l'interfacciamento dei sistemi.

62

Modalità di avviamento degli enti produttori

63

-

> Fase preliminare: include i contatti iniziali tra l'ente produttore e ParER nel corso dei quali si definiscono gli ambiti di intervento, si individuano gli obiettivi da raggiungere, si analizzano i contesti tecnologici, archivistici e organizzativi. Vengono definiti il budget, i tempi e le modalità procedurali e redatta una bozza di Disciplinare tecnico.

> Definizione dei rapporti: viene completata l'analisi e lo studio definendo nel dettaglio e formalmente i tipi di documenti da conservare, i relativi metadati e formati, oltre che le condizioni dettagliate di versamento. Iniziano i primi test. Viene redatto e approvato il Disciplinare tecnico.

> Test dei versamenti: sulla base di quanto stabilito dal Disciplinare tecnico, inizia la fase di test durante la quale vengono simulate le sessioni di versamento e analizzati i risultati ed eventualmente apportate le necessarie correzioni.

> Validazione del processo: vengono validati congiuntamente i risultati dei test e definite le condizioni finali per l'avvio in produzione

> Avvio in produzione: iniziano i versamenti dei documenti. Controlli costanti verificano la conformità dei processi a quanto concordato e gestiscono aggiornamenti ed adeguamenti dei rapporti tra ente produttore e ParER.

I Servizi offerti

64

-

> Il servizio di conservazione, nucleo su cui poggiano i servizi erogati, è identificabile in un servizio di: conservazione sostitutiva di singoli documenti e allegati (es. delibera con allegati), con

creazione di metadati ad essa collegati (produttore etc...). Conservazione archivistica a lungo termine di documenti e del loro contesto corredati

dei metadati di classificazione e fascicolazione finale=trasferimenti dei fascicoli esauriti e conclusi.

> A seconda della tipologia di oggetto da archiviare, si offrono due tipologie di servizio di base: Archiviazione e gestione digitale, basata sulla conservazione sostitutiva o a lungo

termine, secondo le leggi vigenti, per garantire la validità giuridica di documenti informatici Deposito, per la conservazione a lungo termine di oggetti digitali diversi dai documenti

informatici (es. culturali, scientifici, da fondazioni....), secondo regole da definire con l'ente

produttore.

> ParER inoltre realizzerà, in base a specifici accordi con gli enti produttori, dei servizi di accesso ai contenuti conservati destinati a fruitori terzi (cittadini, imprese, pubbliche amministrazioni). Tali servizi potranno essere realizzati direttamente dal polo archivistico o da altri soggetti a cui ParER offre supporto tecnico e contenuti.

bozza

Piano di Legislatura 2010-2015

ARCHIVIO E GESTIONE DIGITALE (DOCUMENTI INFORMATICI)

DEPOSITO DIGITALE (OGGETTI DIGITALI)

Portafoglio dei servizi

65

-I Servizi-

SERVIZI DI ACCESSO alla documentazione archiviata

65

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE

GESTIONE ARCHIVI FISICI S. GIORGIO DI PIANO

Servizi di conservazione:Il workflow della Conservazione sostitutiva

-I Servizi-

Conservazione di archivi digitali• Non solo conservazione di documenti, ma conservazione di archivi,

con tutte le relazioni di contesto e di struttura

• In questa fase si gestiranno le descrizioni relative ai livelli di aggregazione logica (fondo, serie…) secondo le specifiche ISAAR e ISAD e si procederà alla generazione della struttura descrittiva.

• offrendo servizi di supporto alla consultazione e all’accesso per finalità amministrative, storiche, di studio e ricerca scientifica con la produzione di strumenti di corredo e descrizione archivistica e curandone l'inserimento nei sistemi informativi archivistici.

Processo di conservazionea lungo termine

Ente produttore

PAR-ER

Utenti(comunità di riferimento)

Fascicolo

D1

D2

D3

Dc1 Dc3

Archivio corrente

Archivio dei documenti versati anticipatamente

Fascicolo

Dc1

Archivio deposito

Dc2 Dc3

Conservazione a norma

Documenti e formati gestiti

> Per garantire la conservazione a lungo termine dei documenti archiviati, i formati con cui questi sono prodotti devono rispondere a specifici requisiti. Sotto questo profilo, sono da preferire i formati aperti, documentati, non proprietari, diffusi, trasparenti, robusti, auto-consistenti, interoperabili, accessibili, ecc.

69

Documenti e formati gestiti

> La policy di ParER rispetto alla gestione dei formati dei documenti da acquisire si basa su quattro livelli di classificazione, come riportato in tabella:

70

Formati CaratteristicheTrattamenti in fase di

acquisizioneConservazione nel lungo

periodo

AccettatiConformi ai requisiti standard previsti per la conservazione nel lungo periodo

Nessun trattamento Sì, da subito

GestitiNon conformi ai requisiti standard ma riversabili in un formato accettato

Sono riversati in un formato accettato

Sì, nel formato riversato

Non gestiti

Non conformi ai requisiti standard, non migrabili in un formato accettato ma gestiti dal produttore che ne chiede comunque la conservazione

Nessun trattamentoNo, è garantita solo la restituzione del documento nel formato originario

Non accettati

Non conformi ai requisiti standard, non migrabili in un formato accettato e dei quali non è richiesta la conservazione da parte dell'ente produttore

Rifiutati al momento del versamento

Non presenti nel sistema

bozza

Piano di Legislatura 2010-2015

Architettura funzionale

71

Piattaforma Parer

Produttore

Pianificazione

Fruitore

Archiviazione

Accesso

Portale Parer

Portale Cliente

Interfaccia web Services

Email

Mobile

Gestore Canali

Amministrazione

Gestione dati Acquisizione (INGEST)

Integrità del documento

Controllo sui metadati

Monitoraggio acquisizione

Gestore delle code

Preparazione del pacchetto

Controllo sul formato

-Evoluzione tecnologica-

ForumPA SPC, interoperabilità e cooperazione tra le regioni

Infrastruttura tecnica - schema

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Infrastruttura tecnica (1/2)

> Infrastruttura tecnica attuale, con Certificazione ISO 27001 per entrambi i siti, prevede:

1000TB di spazio disco

Replica sincrona dei dati sul sito di disaster recovery

Backup giornalieri dei documenti in tre copie su nastro

Collegamento a Lepida a 20 Gbit/sec.

Collegamento tra i due siti a 7,5 Gbit/sec, e collegamento d’emergenza con Lepida a Milano a 100 Mbit/sec.

73

Infrastruttura tecnica (2/2)

> Bologna è collegata al nodo Lepida ERIX con due dark fiber su percorso diversificato, su cui è ricavata una banda di circa 20 Gbit/sec. Bologna e Milano sono collegate tra loro tramite la rete VDCN, riservata alla connessione dei data center di Telecom Italia e distinta dalle infrastrutture di rete destinate all’offerta commerciale, con una banda totale di 7,5 Gbit/sec su 3 instradamenti diversificati.

> A Milano è inoltre disponibile un collegamento di emergenza con Lepida a 4 Mbit/sec via rete Hyperway MPLS (su VPN chiusa e riservata), che verrà riconfigurato in caso di disastro (su Bologna) a 100 Mbit/sec.

74

Soluzione Tecnica – sistemi principali

• Rete dedicata

• Firewall

• Application Server Java (Application Server Java)

• Database (Oracle 11G)

• Repository (Oracle 11G – funzione XML DB)

• Storage ad alta affidabilità (EMC Clariion)

• Backup (IBM Tivoli Storage Manager)

• Sistemi Secondari– Sun Directory Server (per utenze di gestione)

– Log Server (log tank-log sink)

– Certificazione documentazione

Soluzione Tecnica – Disaster Recovery

• Rete via MPLS• Firewall• Application Server Java (Application Server Java)• Database e Repository (Oracle 11G) in replica DataGuard• Storage (EMC Clariion con funzionalità di replica MirrorView)• Backup (IBM Tivoli Storage Manager) in replica TSM• File server in replica SUN

• Sistemi Secondari– Sun Directory Server (per utenze di gestione)– Web server per documentazione– Log Server (log tank-log sink)– Certificazione documentazione

Non solo digitale: archivio a S. Giorgio di Piano

Dal 1° gennaio 2010, il Polo archivistico gestisce l'archivio di deposito e storico della Regione a San Giorgio di Piano.

In questo modo sarà possibile ricondurre a una gestione unitaria e integrata l'intero patrimonio documentario dell'ente, sia esso digitale o cartaceo, con importanti vantaggi in termini di efficacia ed efficienza di tutto il processo di gestione documentale.

Il progetto di ristrutturazione degli immobili consentirà inoltre di ampliare gli spazi di conservazione degli archivi cartacei (ulteriori 18 Km di scaffalatura) e di disporre di ampie sale di studio e per riunioni.

ParER oggi

• ParER è operativo da gennaio 2010, quando la Regione ha cominciato a trasferire i propri documenti (ad oggi oltre 27.000).

• Avviato il percorso di adesione degli altri enti del territorio regionale:

– Accordo con Soprintendenza archivistica– definito schema di convenzione– Sottoscritte le prime convenzioni (50 enti tra

Province, Unioni di Comuni, Comuni, Università di Bologna)

– Avviato primo Ente: Provincia di Piacenza (1191 unità documentarie pari a 4941 documenti o files)

• Attivati gruppi di lavoro con le ASL

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Gabriele Bezzi Responsabile della Conservazione Polo Archivistico Regionale Regione Emilia Romagna Istituto Beni Culturali – Servizio Polo Archivistico