Strumenti e percorsi per la realizzazione del Servizio archivistico dott. V. Pavone

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Strumenti e percorsi Strumenti e percorsi per la realizzazione del per la realizzazione del

Servizio archivisticoServizio archivistico

dott. V. Pavonedott. V. Pavone

Venezia, 25 marzo 2014Venezia, 25 marzo 2014

Corso A.N.A.I. - Regione Veneto

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Il nostro obiettivoIl nostro obiettivo

Definire un Definire un percorso per percorso per • introdurre, ointrodurre, o• modificare, omodificare, o• perfezionareperfezionare

i nostri SISTEMI DI i nostri SISTEMI DI GESTIONE GESTIONE DOCUMENTALEDOCUMENTALE

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A questo scopo serve un A questo scopo serve un servizio archivisticoservizio archivistico

PREVISTO PREVISTO DALL’ART. 61 DEL DALL’ART. 61 DEL

D.P.R. 445/00 come D.P.R. 445/00 come il fulcroil fulcro delle delle

attività connesse attività connesse alla gestione dei alla gestione dei documenti, dei documenti, dei

flussi documentali e flussi documentali e degli archividegli archivi

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Presupposto importante!Presupposto importante!

L’istituzione del servizio L’istituzione del servizio archivistico è fondamentale archivistico è fondamentale

per creare un per creare un centro centro propulsorepropulsore, un motore e una, un motore e una

guida nella razionalizzazione guida nella razionalizzazione delle attività relative delle attività relative

alla gestione dei documentialla gestione dei documenti

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Che strumenti abbiamo a Che strumenti abbiamo a disposizione?disposizione?

1 Strumenti normativi, Strumenti normativi, che ci che ci prescrivonoprescrivono

2 interventi organizzativi;interventi organizzativi;

3 strumenti tecnologicistrumenti tecnologici

4 strumenti archivisticistrumenti archivistici

5 strumenti gestionalistrumenti gestionali

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1.Strumenti normativi:DPR 445/20001.Strumenti normativi:DPR 445/2000che obbliga le P.A. a:che obbliga le P.A. a:

Realizzare sistemi di protocollo informatico

Individuare le Aree Organizzative Omogenee

Assicurare criteri uniformi di classificazione

e archiviazione

Per realizzare questiobiettivi è necessariala creazione di una

struttura permanentecompetente e

altamente qualificata

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1.Strumenti normativi: DPCM 3 dic 131.Strumenti normativi: DPCM 3 dic 13una ulteriore occasione di rilanciouna ulteriore occasione di rilancio

Il 3 dic. 2013: la Presidenza del Il 3 dic. 2013: la Presidenza del Consiglio dei Ministri emana le Consiglio dei Ministri emana le

Regole tecniche per il Regole tecniche per il protocollo informaticoprotocollo informatico

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Dai presupposti normativi agli Dai presupposti normativi agli interventi organizzativiinterventi organizzativi

D.P.R. 445/00, art. 61D.P.R. 445/00, art. 61 Servizio per la Servizio per la gestione informatica dei documenti dei gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archiviflussi documentali e degli archivi

1. 1. Ciascuna amministrazione istituisce un Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo servizio per la tenuta del protocollo informaticoinformatico, della gestione dei flussi , della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate grandi aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle ai sensi dell’articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.organizzativa omogenea.

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1 1 ribadisce UNITARIETA’ ED OMOGENEITA’ ribadisce UNITARIETA’ ED OMOGENEITA’ nella gestione dei flussi documentali e degli nella gestione dei flussi documentali e degli archivi all’interno di una AOOarchivi all’interno di una AOO


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2. 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionarioun funzionario, comunque , comunque in possesso di in possesso di idonei requisiti professionali o di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivisticaprofessionalità tecnico archivistica acquisita acquisita a seguito di processi di formazione definiti a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.vigente.


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2. 2. Ribadisce la necessità di FIGURE Ribadisce la necessità di FIGURE PROFESSIONALMENTE SPECIALIZZATEPROFESSIONALMENTE SPECIALIZZATE

a garanzia di funzionamento del servizio e nel a garanzia di funzionamento del servizio e nel perseguimento degli obiettivi che restano in perseguimento degli obiettivi che restano in capo al responsabile (vedi DPCM citato)capo al responsabile (vedi DPCM citato)


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D.P.R. 445/00, art. 67 e 68 D.P.R. 445/00, art. 67 e 68 Trasferimento dei documenti all’archivio di Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito e disposizioni per la conservazione deposito e disposizioni per la conservazione degli archivi degli archivi Almeno una volta ogni anno il responsabile del Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio ... provvede a trasferire fascicoli e serie servizio ... provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie … in un apposito documentarie … in un apposito archivio di archivio di depositodeposito

Il servizio ... elabora ed aggiorna il Il servizio ... elabora ed aggiorna il piano di piano di conservazioneconservazione, integrato con il sistema di , integrato con il sistema di classificazioneclassificazione


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D.P.R. 445/00, art. 67 e 68D.P.R. 445/00, art. 67 e 68

2. 2. ribadisce l’unitarietà dell’ARCHIVIO e il ribadisce l’unitarietà dell’ARCHIVIO e il fatto che SERVIZIO ARCHIVISTICO deve fatto che SERVIZIO ARCHIVISTICO deve avere una visione della gestione avere una visione della gestione documentale a 360°documentale a 360°

ponendo a carico del servizio archivistico tutteponendo a carico del servizio archivistico tuttele attività legate alla gestione delle fasi di le attività legate alla gestione delle fasi di passaggiopassaggio


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2. Interventi organizzativi: chiarire che 2. Interventi organizzativi: chiarire che cosa si intende per servizio archivisticocosa si intende per servizio archivistico

La parola “servizio” può La parola “servizio” può avere una duplice avere una duplice connotazione:connotazione:

nel linguaggio nel linguaggio organizzativo-organizzativo-gestionalegestionale

nel linguaggio nel linguaggio burocratico-burocratico-amministrativoamministrativo

il servizio è un’entità

che mette a disposizione

know-how e soluzioni

il servizio è un organismo gerarchicamente posizio-

nato tra il livello della direzione e il nucleo

più ristretto dell’ufficio

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2. Interventi organizzativi: r2. Interventi organizzativi: ribadire le ibadire le caratteristiche del servizio archivistico:caratteristiche del servizio archivistico:

1 1 èè servizio trasversale con funzioni gestionaliservizio trasversale con funzioni gestionali di supporto all’attività amministrativadi supporto all’attività amministrativa

22 èè servizio servizio altamente automatizzato nel altamente automatizzato nel quale i documenti, i dati e le informazioni quale i documenti, i dati e le informazioni “servono” all’Ente per migliorare l’efficienza “servono” all’Ente per migliorare l’efficienza e l’efficacia della sua azione e l’efficacia della sua azione

33 gestisce e coordina tutte le attività legate gestisce e coordina tutte le attività legate alle diverse fasi della vita del documento, dal alle diverse fasi della vita del documento, dal protocollo all’archivio storicoprotocollo all’archivio storico

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2. Interventi organizzativi: individuare 2. Interventi organizzativi: individuare l’Area organizzativa Omogeneal’Area organizzativa Omogenea

A.O.O.A.O.O. = = insieme di insieme di U.O. U.O. dell’am-dell’am-ministrazione che usufruiscono, in ministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli modo omogeneo e coordinato, degli stessi stessi servizi servizi per la gestione dei per la gestione dei flussi documentali. flussi documentali.

Una U.O. associata ad una A.O.O. è Una U.O. associata ad una A.O.O. è

un utente dei servizi un utente dei servizi messi a messi a disposizione dalla A.O.O. stessadisposizione dalla A.O.O. stessa

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2. Interventi organizzativi: fissare i 2. Interventi organizzativi: fissare i compiti del responsabile del Serviziocompiti del responsabile del Servizio

Dal DPR 445/00: Il Servizio ...Dal DPR 445/00: Il Servizio ...

a) attribuisce il livello di a) attribuisce il livello di autorizzazioneautorizzazione per per l’accesso alle funzioni della procedura, l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni;delle informazioni;

b) b) garantisce garantisce che le operazioniche le operazioni di di registrazione registrazione e die di segnatura segnatura di protocollo si di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico;presente testo unico;

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......

c) garantisce la corretta c) garantisce la corretta produzione e la produzione e la conservazione del registro giornalieroconservazione del registro giornaliero di di protocollo di cui all'articolo 53;protocollo di cui all'articolo 53;

d) cura che le funzionalità del sistema in caso di d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie guasti o anomalie siano ripristinatesiano ripristinate entro entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;comunque, nel più breve tempo possibile;

e) e) conserva le copieconserva le copie di cui agli articoli 62 e 63, in di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;luoghi sicuri differenti;

......

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......

f) f) garantisce il buon funzionamento degli garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69di cui agli articoli 67, 68 e 69;;

g) autorizza le operazioni di g) autorizza le operazioni di annullamentoannullamento di cui di cui all’articolo 54;all’articolo 54;

h) vigila h) vigila sull’osservanza delle disposizionisull’osservanza delle disposizioni del del presente testo unico da parte del personale presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati.autorizzato e degli incaricati.

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2. Interventi organizzativi: ribadire i 2. Interventi organizzativi: ribadire i compiti del responsabile del Serviziocompiti del responsabile del Servizio

Art. 4. le p.a, in attuazione all’art. 61 del DPR 445/00, definiscono le attribuzioni del responsabile della gestione documentale. In particolare, al responsabile della gestione e' assegnato il compito di:

predisporre lo schema del manuale di gestioneproporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli diversi da quello informatico;

predisporre il piano per la sicurezza informatica;

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Dunque, al Responsabile del Dunque, al Responsabile del Servizio spettano compitiServizio spettano compiti

di gestione e conservazionedi gestione e conservazionedel registro di protocollodel registro di protocollodegli archividegli archivi

di coordinamento di coordinamento della produzione documentariadella produzione documentariadegli attori coinvolti nel processodegli attori coinvolti nel processo

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di controllodi controllosul corretto utilizzo degli strumentisul corretto utilizzo degli strumentisul trattamento documentale sul trattamento documentale

effettuato dagli utentieffettuato dagli utentisull’uniformità dei criteri di sull’uniformità dei criteri di

classificazione e archiviazioneclassificazione e archiviazionesui meccanismi di comunicazione sui meccanismi di comunicazione

interna interna

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di elaborazionedi elaborazionedelle misure per l’eliminazione dei delle misure per l’eliminazione dei

protocolli diversi dal protocollo protocolli diversi dal protocollo informaticoinformatico

del manuale di gestionedel manuale di gestionedel piano di sicurezza informatica, del piano di sicurezza informatica,

d’intesa con il responsabile della d’intesa con il responsabile della conservazioneconservazione

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2. Interventi organizzativi: 2. Interventi organizzativi: AOO come presupposto per il corretto AOO come presupposto per il corretto

funzionamento del sistemafunzionamento del sistema

Che cosa significa unica AOO?Che cosa significa unica AOO? Un solo protocolloUn solo protocollo una sola struttura di riferimentouna sola struttura di riferimento eliminazione della frammentazioneeliminazione della frammentazione miglioramento dell’efficienza e miglioramento dell’efficienza e

della speditezza nella gestione e della speditezza nella gestione e trasmissione dei documentitrasmissione dei documenti

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2. Interventi organizzativi: 2. Interventi organizzativi: adozione di adozione di misure per eliminare la frammentazionemisure per eliminare la frammentazione

Verifica delle esigenze di Verifica delle esigenze di certificazione dei documenti internicertificazione dei documenti interni

necessità di sostituire il tracciamento necessità di sostituire il tracciamento costituito dalla sequenza di costituito dalla sequenza di successive protocollazioni tra aree successive protocollazioni tra aree interne con un sistema di workflow interne con un sistema di workflow più evolutopiù evoluto

valutazione dei volumi trattabili valutazione dei volumi trattabili efficientementeefficientemente

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La frammentazione dei La frammentazione dei registri di protocolloregistri di protocollo

sviluppo di sistemi “federati”, sviluppo di sistemi “federati”, maggiormente settorializzati maggiormente settorializzati all’interno di una organizzazioneall’interno di una organizzazione

ridondanza della registrazione ridondanza della registrazione dovuta alla mancanza di coesione dovuta alla mancanza di coesione internainterna

necessità di far interagire le necessità di far interagire le diverse postazioni di protocollodiverse postazioni di protocollo

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2. Interventi organizzativi: creare i2. Interventi organizzativi: creare i presupposti per l’applicazione del p.i.presupposti per l’applicazione del p.i.

Valutazione del contesto Valutazione del contesto ambientale:ambientale:

livello di informatizzazionelivello di informatizzazione grado di cultura informaticagrado di cultura informatica clima internoclima interno resistenza al cambiamentoresistenza al cambiamento

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2. Interventi organizzativi: creare i2. Interventi organizzativi: creare i presupposti per l’applicazione del p.i.presupposti per l’applicazione del p.i.

clima internoclima interno resistenza al cambiamentoresistenza al cambiamento

sono fattori meno definibili, anche in sono fattori meno definibili, anche in termini di costi, e difficilmente termini di costi, e difficilmente quantificabili, ma incidono quantificabili, ma incidono fortemente sul “come viene fortemente sul “come viene affrontato” il cambiamentoaffrontato” il cambiamento

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3. Strumenti tecnologici/archivistici: 3. Strumenti tecnologici/archivistici: il protocollo informaticoil protocollo informatico

Sistema di registrazione di tutti i Sistema di registrazione di tutti i documenti in entrata e in uscitadocumenti in entrata e in uscita

registro pubblico con duplice registro pubblico con duplice funzione (giuridica e gestionale)funzione (giuridica e gestionale)

aggrega tutti i flussi digitaliaggrega tutti i flussi digitali consente l’accesso ai documenti, le consente l’accesso ai documenti, le

statistiche e il controllo di gestionestatistiche e il controllo di gestione

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3. Strumenti tecnologici/amministrativi:3. Strumenti tecnologici/amministrativi: il sistema di gestione documentale il sistema di gestione documentale

Sistema che traccia i flussi Sistema che traccia i flussi documentali tra diverse UOR fino a documentali tra diverse UOR fino a individuare il RPAindividuare il RPA

funzione organizzativa di controllo funzione organizzativa di controllo dell’iter procedimentale e dell’iter procedimentale e connesse responsabilità connesse responsabilità

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3. Strumenti tecnologici/archivistici: 3. Strumenti tecnologici/archivistici: il repertorio dei fascicoliil repertorio dei fascicoli

consente di costituire le consente di costituire le aggregazioni documentali (fascicoli) aggregazioni documentali (fascicoli)

e parallelamente il loro e parallelamente il loro REPERTORIOREPERTORIO

è un sistema di organizzazione è un sistema di organizzazione complessiva dell’archivio correntecomplessiva dell’archivio corrente

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4. Strumenti archivistici4. Strumenti archivistici

titolario di classificazionetitolario di classificazione prontuario di prontuario di

classificazione e classificazione e smistamentosmistamento

piano di conservazionepiano di conservazione elenco dei repertorielenco dei repertori

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5. Strumenti gestionali:5. Strumenti gestionali:

Manuale di gestioneManuale di gestione: insieme delle : insieme delle regole e delle procedure operative che regole e delle procedure operative che ogni ente stabilisceogni ente stabilisce

è è obbligatorioobbligatorio (art. 5 DPCM 3 dic 2013) (art. 5 DPCM 3 dic 2013) è atto è atto di organizzazionedi organizzazione (deve essere (deve essere

formalmente adottato dagli organi di formalmente adottato dagli organi di governo dell’Ente)governo dell’Ente)

è è concepito come uno strumentostrumento di di lavoro nel quale trovare le lavoro nel quale trovare le risposterisposte a a tutti i tutti i problemi problemi legati alla formazione, legati alla formazione, gestione e conservazione dei gestione e conservazione dei documentidocumenti

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I contenuti del I contenuti del Manuale di gestioneManuale di gestione

A) La pianificazione, le modalita' e le misure per A) La pianificazione, le modalita' e le misure per l’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo l’eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informaticoinformatico

B) il piano di sicurezza dei documenti informatici;B) il piano di sicurezza dei documenti informatici;

C) le modalita' di utilizzo di strumenti C) le modalita' di utilizzo di strumenti informatici per la formazione dei documenti informatici per la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del informatici, ai sensi dell'art. 40, comma 1, del Codice, e per lo scambio degli stessi all'interno Codice, e per lo scambio degli stessi all'interno ed all'esterno dell’AOO, ivi comprese le caselle ed all'esterno dell’AOO, ivi comprese le caselle di posta elettronica, anche certificata, utilizzate;di posta elettronica, anche certificata, utilizzate;

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D) La descrizione di eventuali ulteriori formati D) La descrizione di eventuali ulteriori formati utilizzati per la formazione del documento utilizzati per la formazione del documento informatico ...;informatico ...;

E) l'insieme minimo dei metadati associati ai E) l'insieme minimo dei metadati associati ai documenti soggetti a registrazione particolare e documenti soggetti a registrazione particolare e gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini gli eventuali ulteriori metadati rilevanti ai fini amministrativi; amministrativi;

F) la descrizione del flusso di lavorazione dei F) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalita' di trasmissione...;secondo particolari modalita' di trasmissione...;

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G) l'indicazione delle regole di smistamento ed G) l'indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale specifica dei criteri per l'ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso AOO della stessa inoltro dei documenti verso AOO della stessa amministrazione o verso altre amministrazioni;amministrazione o verso altre amministrazioni;

H) le modalita’ di formazione, implementazione e H) le modalita’ di formazione, implementazione e gestione dei fascicoli informatici con l'insieme gestione dei fascicoli informatici con l'insieme minimo dei metadati ad essi associati;minimo dei metadati ad essi associati;

I) l'indicazione delle UOR responsabili delle attivita' I) l'indicazione delle UOR responsabili delle attivita' di registrazione di protocollo, di organizzazione e di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all'interno dell’AOO;tenuta dei documenti all'interno dell’AOO;

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J) l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione J) l'elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo;di protocollo;

K) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione K) l'elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalita' di trattamento;particolare e le relative modalita' di trattamento;

L) i registri particolari definiti per il trattamento di L) i registri particolari definiti per il trattamento di registrazioni informatiche anche associati ad registrazioni informatiche anche associati ad AOO sull’intera struttura organizzativa e gli albi, AOO sull’intera struttura organizzativa e gli albi, gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente gli elenchi e ogni raccolta di dati concernente stati, qualita' personali e fatti, di cui all'art. 40, stati, qualita' personali e fatti, di cui all'art. 40, comma 4, del Codice;comma 4, del Codice;

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M) il sistema di classificazione, ... integrato con le M) il sistema di classificazione, ... integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, con regole di selezione e conservazione, con riferimento alle procedure di scarto;riferimento alle procedure di scarto;

N) le modalita' di produzione e conservazione delle N) le modalita' di produzione e conservazione delle registrazioni di protocollo informatico e registrazioni di protocollo informatico e l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative per garantireorganizzative per garantire• l'immodificabilita' della registrazione di protocollol'immodificabilita' della registrazione di protocollo• la contemporaneita' della stessa con la segnaturala contemporaneita' della stessa con la segnatura• le modalita' di registrazione delle informazioni annullate le modalita' di registrazione delle informazioni annullate

o modificateo modificate

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O) la descrizione funzionale e operativa del O) la descrizione funzionale e operativa del sistema e le modalità per il suo utilizzosistema e le modalità per il suo utilizzo

P) i criteri e le modalita' per il rilascio delle P) i criteri e le modalita' per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; informazioni documentali;

Q) le modalita' di utilizzo del registro di Q) le modalita' di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmentedati protocollati manualmente

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Gli allegati al Manuale di GestioneGli allegati al Manuale di Gestione

Gli Allegati contengono le specificazioni Gli Allegati contengono le specificazioni di ciascuna attività descritta nel di ciascuna attività descritta nel manuale o strumenti operativimanuale o strumenti operativi

soggetti ad aggiornamento e revisione soggetti ad aggiornamento e revisione più frequente e meno formalizzata (può più frequente e meno formalizzata (può farlo il responsabile del Servizio)farlo il responsabile del Servizio)

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Percorsi per la realizzazione Percorsi per la realizzazione del servizio archivisticodel servizio archivistico

Necessità di razionalizzazione Necessità di razionalizzazione e di risparmi anche in termini e di risparmi anche in termini organizzativiorganizzativi

Esigenza di crescita Esigenza di crescita complessiva e di aderenza al complessiva e di aderenza al mercato dei servizi mercato dei servizi

Volontà di intervenire anche Volontà di intervenire anche sui processi e sulle sui processi e sulle metodologie di lavoro metodologie di lavoro

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Percorsi per la realizzazione Percorsi per la realizzazione del servizio archivisticodel servizio archivistico

Ogni organizzazione Ogni organizzazione deve trovare la sua deve trovare la sua stradastrada

Non c’è una ricetta Non c’è una ricetta valida sempre e valida sempre e buona per tuttibuona per tutti

Una volta avviato il Una volta avviato il percorso è difficile percorso è difficile tornare indietrotornare indietro

Protocollo Informatico secondo le Protocollo Informatico secondo le linee guida di GE.DOC del CNIPAlinee guida di GE.DOC del CNIPA

Nucleo minimo protocollo

Gestione documentale

Gestione dei procedimenti

Riorganizzazione dei processi

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Occorre agire a diversi livelliOccorre agire a diversi livelli

Rispetto all’amministrazioneRispetto all’amministrazione (leadership, coordinamento e (leadership, coordinamento e sponsorizzazione da parte dei vertici)sponsorizzazione da parte dei vertici)

Rispetto alla struttura organizzativa Rispetto alla struttura organizzativa le modalità di gestione adottate le modalità di gestione adottate devono essere coerenti con la devono essere coerenti con la struttura dell’ente e integrate con i struttura dell’ente e integrate con i processi e le procedure di lavoroprocessi e le procedure di lavoro

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Il coinvolgimento dell’amministrazioneIl coinvolgimento dell’amministrazione

Nel predisporre i progetti e le attività legate Nel predisporre i progetti e le attività legate

all’adozione di nuovi sistemi, occorreall’adozione di nuovi sistemi, occorre uno sforzo organizzativo, professionale e uno sforzo organizzativo, professionale e

culturale nel passare dalla concezione culturale nel passare dalla concezione tradizionale di sistema informatico a quella di tradizionale di sistema informatico a quella di sistema informativosistema informativo

la piena responsabilità e sensibilità da parte la piena responsabilità e sensibilità da parte degli organi di vertice per attuare soluzioni degli organi di vertice per attuare soluzioni che incidono sul tessuto organizzativoche incidono sul tessuto organizzativo

interventi di riqualificazione e formazione interventi di riqualificazione e formazione professionaleprofessionale

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Gli strumenti ci aiutanoGli strumenti ci aiutano

Un solido sistema di Un solido sistema di protocollo informatico e protocollo informatico e gestione documentalegestione documentale

Il Manuale di gestioneIl Manuale di gestione Gli strumenti Gli strumenti

archivistici descrittiarchivistici descritti Le linee guida e le Le linee guida e le

regole tecniche regole tecniche emanate emanate

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Il ruolo del Manuale di gestione a Il ruolo del Manuale di gestione a supporto del servizio archivisticosupporto del servizio archivistico

Spinta alla sua condivisioneSpinta alla sua condivisione soluzione omogenea dei “casi” da soluzione omogenea dei “casi” da

parte dell’amministrazione parte dell’amministrazione riferimento immediato nei casi riferimento immediato nei casi

dubbidubbi

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Definizione del livello realizzativoDefinizione del livello realizzativo

Domanda:Domanda: quali funzionalità si quali funzionalità si vogliono realizzare?vogliono realizzare?

Nucleo minimo protocolloNucleo minimo protocollo Gestione documentaleGestione documentale Workflow documentaleWorkflow documentale BPR (business process BPR (business process

reengeneering)reengeneering)

49

Nucleo minimo protocolloNucleo minimo protocollo

Registrazione informatica del Registrazione informatica del documentodocumento

segnatura del documentosegnatura del documento classificazione d’archivio ed classificazione d’archivio ed

eventuale smistamentoeventuale smistamento

50

Nucleo minimo protocolloNucleo minimo protocollo

A questo livello si realizza:A questo livello si realizza: intervento solo nella fase di registrazione intervento solo nella fase di registrazione

dei documenti e della loro organizzazione dei documenti e della loro organizzazione nel sistema documentarionel sistema documentario

intervento solo sui documenti protocollatiintervento solo sui documenti protocollati coinvolgimento solo dell’ufficio protocollocoinvolgimento solo dell’ufficio protocollo accesso telematico alle informazioni ma accesso telematico alle informazioni ma

non ai documenti stessinon ai documenti stessi

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Gestione documentaleGestione documentale

Registrazione con trattamento delle immaginiRegistrazione con trattamento delle immagini assegnazione per via telematica al assegnazione per via telematica al

destinatariodestinatario gestione avanzata della classificazione del gestione avanzata della classificazione del

documentodocumento collegamento dei documenti alla gestione dei collegamento dei documenti alla gestione dei

procedimentiprocedimenti realizzazione di un repository documentale realizzazione di un repository documentale

per i documenti ad alto contenuto per i documenti ad alto contenuto informativoinformativo

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Gestione documentaleGestione documentale

A questo livello si realizza:A questo livello si realizza: creazione di un patrimonio informativocreazione di un patrimonio informativo ampliamento dell’ambito di intervento non ampliamento dell’ambito di intervento non

solo ai documenti protocollatisolo ai documenti protocollati coinvolgimento di tutti gli uffici nel processocoinvolgimento di tutti gli uffici nel processo possibilità di accesso in via informatica possibilità di accesso in via informatica

direttamente ai documentidirettamente ai documenti

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Workflow documentaleWorkflow documentale

Informatizzazione dei processi Informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in relativi ai flussi documentali in entrata/uscita/internientrata/uscita/interni

integrazione con gli altri workflow integrazione con gli altri workflow relativi ai processi primarirelativi ai processi primari

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Workflow documentaleWorkflow documentale

A questo livello si realizza:A questo livello si realizza: l’obiettivo della razionalizzazione l’obiettivo della razionalizzazione

ed informatizzazione dei flussi ed informatizzazione dei flussi documentalidocumentali

coinvolgimento di tutti gli ufficicoinvolgimento di tutti gli uffici possibilità di accesso informatico possibilità di accesso informatico

alle fasi del processoalle fasi del processo

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BPR (Business Process BPR (Business Process Reenginering)Reenginering)

Prevede la reingegnerizzazione Prevede la reingegnerizzazione di tutti i processi dell’ente al di tutti i processi dell’ente al fine di una loro successiva fine di una loro successiva informatizzazione, realizzata informatizzazione, realizzata mediante sistemi integrati di mediante sistemi integrati di workflowworkflow

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Risultati attesi:Risultati attesi:

Costruzione di un sistema Costruzione di un sistema informativoinformativo

miglioramento e controllo dei miglioramento e controllo dei processi interniprocessi interni

automatizzazione dei procedimenti automatizzazione dei procedimenti maggiore efficienza verso l’esternomaggiore efficienza verso l’esterno accessibilità degli archivi accessibilità degli archivi

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Costruzione di di un sistema Costruzione di di un sistema informativoinformativo

Il protocollo informatico deve Il protocollo informatico deve costituire l’ossatura di un costituire l’ossatura di un sistema sistema informativoinformativo, strumento condiviso e , strumento condiviso e utilizzato dall’intera struttura a utilizzato dall’intera struttura a scopo organizzativo e giuridico-scopo organizzativo e giuridico-probatorioprobatorio

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Controllo di gestioneControllo di gestione

possibilità di monitoraggio e controllo possibilità di monitoraggio e controllo costante sulla attività amministrativa costante sulla attività amministrativa attraverso il controllo della produzione attraverso il controllo della produzione documentariadocumentaria

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Automatizzare i procedimenti Automatizzare i procedimenti

Automatizzare il flusso dei documenti e Automatizzare il flusso dei documenti e razionalizzare la loro gestione per razionalizzare la loro gestione per arrivare alla gestione automatizzata dei arrivare alla gestione automatizzata dei procedimenti amministrativiprocedimenti amministrativi

Operazione complessa che estende il Operazione complessa che estende il livello realizzativo raggiunto e che va livello realizzativo raggiunto e che va attentamente valutataattentamente valutata

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Quando, dove e perché è opportuno Quando, dove e perché è opportuno automatizzare i processi?automatizzare i processi?

Tale operazione va valutata in Tale operazione va valutata in termini di rapporto costi/benefici in termini di rapporto costi/benefici in considerazione:considerazione:

della riduzione dei costidella riduzione dei costi del miglioramento della qualità del del miglioramento della qualità del

processoprocesso

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Vantaggi per il cittadinoVantaggi per il cittadino

Essere in grado di fornire Essere in grado di fornire informazioni sui documenti e informazioni sui documenti e procedimenti che li riguardano procedimenti che li riguardano significa porsi sulla strada di un significa porsi sulla strada di un diverso rapporto con i cittadini, e diverso rapporto con i cittadini, e significa garantire efficacia, significa garantire efficacia, efficienza e trasparenzaefficienza e trasparenza

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Recenti evoluzioni: i servizi per il Recenti evoluzioni: i servizi per il cittadinocittadino

Nuovi scenari, nuove opportunità e Nuovi scenari, nuove opportunità e nuovi problemi derivano:nuovi problemi derivano:

dalle previsioni del codice dalle previsioni del codice dell’Amministrazione digitaledell’Amministrazione digitale

dall’introduzione della posta dall’introduzione della posta elettronica certificata in diversi elettronica certificata in diversi ambiti della p.a.ambiti della p.a.

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Recupero di una corretta cultura Recupero di una corretta cultura archivisticaarchivistica

Avviare la prassi per una corretta Avviare la prassi per una corretta gestione dei fascicoli e per la gestione dei fascicoli e per la costruzione di archivi logicamente costruzione di archivi logicamente accessibili, sin dalla loro nascita e non accessibili, sin dalla loro nascita e non demandandola a posterioridemandandola a posteriori

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Definizione degli obiettivi a Definizione degli obiettivi a cortocorto, medio e lungo raggio, medio e lungo raggio

Primi e necessari adempimentiPrimi e necessari adempimenti Nucleo minimo del protocolloNucleo minimo del protocollo Istituzione del Servizio e nomina Istituzione del Servizio e nomina

del responsabiledel responsabile Inserimento del sistema Inserimento del sistema

nell’organizzazione dell’entenell’organizzazione dell’ente

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Definizione degli obiettivi a corto, Definizione degli obiettivi a corto, mediomedio e e lungolungo raggio raggio

Passaggi più complessiPassaggi più complessi Censimento dei procedimenti Censimento dei procedimenti

amministrativiamministrativi definizione del fascicolo informatico definizione del fascicolo informatico

e delle modalità di accessoe delle modalità di accesso Implementazioni necessarie nei Implementazioni necessarie nei

sistemi anche al fine di adempiere sistemi anche al fine di adempiere alle norme recentialle norme recenti

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Quali problemi emergono?Quali problemi emergono?

Necessità di:Necessità di: un continuo presidio dei sistemi;un continuo presidio dei sistemi; definire i costi, in riferimento anche alle definire i costi, in riferimento anche alle

risorse disponibili e ai benefici attesi;risorse disponibili e ai benefici attesi; un coordinamento più ampio all’interno un coordinamento più ampio all’interno

di una organizzazione;di una organizzazione; maggiore livello di condivisione degli maggiore livello di condivisione degli

obiettivi;obiettivi;

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I problemi più frequentiI problemi più frequenti

Istituzione più formale che Istituzione più formale che sostanzialesostanziale

limiti all’azione dell’ufficio (solo limiti all’azione dell’ufficio (solo protocollo)protocollo)

persistenza di sacche di autonomiapersistenza di sacche di autonomia nessuno mi ascolta...nessuno mi ascolta...

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Ipotesi di soluzioniIpotesi di soluzioni

Obiettivi meno Obiettivi meno ambiziosi ma più ambiziosi ma più concreti, “negoziati” concreti, “negoziati” con i diversi ufficicon i diversi uffici

diffusione delle diffusione delle attività legate alla attività legate alla gestione gestione documentaledocumentale

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Ipotesi di soluzioniIpotesi di soluzioni

eliminazione dei eliminazione dei protocolli “diversi dal protocolli “diversi dal protocollo informatico” protocollo informatico” (lo ribadisce il nuovo (lo ribadisce il nuovo DPCM)DPCM)

diffondere i contenuti diffondere i contenuti del Manuale in tutti i del Manuale in tutti i modi possibili, formare modi possibili, formare e informaree informare

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Strumenti e percorsi per la realizzazione del Servizio archivistico dott. V. Pavone