GADM-MA-01 MANUAL DE GESTION DOCUMENTALconcejodebucaramanga.gov.co/intranet/SISTEMA GESTION/P. GESTION...de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental16. •

Carrera 11 No. 34-52 Fase II Alcaldía de Bucaramanga (Sótano)Teléfonos: 6338469 - 6339032 - Telefax: 6420460 www.concejodebucaramanga.gov.co

CONCEJO MUNICIPAL DE BUCARAMANGA

MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016

Código:GADM-MA-01 Serie:

200

Página1 de34

CONTENIDO1. OBJETIVO .............................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2. ALCANCE ........................................................................................................................................3

3. DEFINICIONES ...............................................................................................................................3

4. GENERALIDADES .........................................................................................................................7

4.1. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL ..............................................................7

4.2. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACION DE ARCHIVOS PÚBLICOS ..............8

4.3. ARCHIVO TOTAL ...................................................................................................................8

4.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION .....................8

5. ELABORACION DE DOCUMENTOS .........................................................................................9

5.1. DOCUMENTOS INTERNOS: ................................................................................................9

5.1.1 MEMORANDO Y CIRCULAR .............................................................................................9

5.2. OFICIO ....................................................................................................................................11

6. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS..............................................................................................12

6.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL......................................................................................12

6.1.1. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS .......................................................................12

6.1.2. CLASIFICACION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS ..............................................13

6.2. ORDENACION DOCUMENTAL..........................................................................................13

6.2.1. ORDEN CRONOLOGICO.............................................................................................13

6.2.2. DEPURACION ................................................................................................................14

6.2.3. ALINEACION DE DOCUMENTOS..............................................................................14

6.2.4. FOLIACIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................15

6.3. ALMACENAMIENTO............................................................................................................17

6.4. SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERÍA ...................................................................................20

6.4.1. MOBILIARIO DE ARCHIVO FIJO...............................................................................20

6.4.2. MOBILIARIO DE ARCHIVO RODANTE ....................................................................21

6.4.3. ARCHIVADORES ..........................................................................................................21

6.5. ESPACIO FISICO PARA EL ARCHIVO............................................................................22

6.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL...................................................................................22

6.7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS..............................................................23

6.7.1. CONSERVACIÓN TOTAL ............................................................................................23

6.7.2. ELIMINACION ................................................................................................................24




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página2 de34

6.7.3. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN ..............................................................24

6.7.4. SELECCIÓN DOCUMENTAL ......................................................................................24

6.8. ENTREGA Y RECIBIDO DE DOCUMENTACION POR NOVEDADES DEL..............25

PERSONAL....................................................................................................................................25

6.9. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION .................................................25

6.10. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL ................................................................26

6.11. SERVICIOS DE ARCHIVO ................................................................................................27

6.11.1. SERVICIOS EN ARCHIVO DE GESTION ...............................................................27

6.11.2. SERVICIOS EN ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO..........................................29

6.12. ASESORIAS Y CAPACITACIONES................................................................................31

7. BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................................31




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página3 de34

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos bajo los cuales el personal del

Concejo de Bucaramanga logre la administración, conservación y control de los

documentos oficiales desde su origen hasta su disposición final.

2. ALCANCE

El presente manual es aplicable a cada uno de los procesos del Concejo de

Bucaramanga en razón de sus funciones y responsabilidades asignadas.

3. DEFINICIONES

• Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o

privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para

servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a

los ciudadanos, o como fuentes de la historia1.

• Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y

aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades

privadas2.

• Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos

en su ciclo vital3.

• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua

utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la

soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los

asuntos iniciados4.

• Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es

1 Definición de archivo, Ley 594 del 2000.2 Definición de archivo público, Ley 594 del 2000.3 Definición de archivo total, Ley 594 del 2000.4 Definición de archivo de gestión, Organización y Conservación de archivos UIS.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página4 de34

tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las

propias oficinas y particulares en general5.

• Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los

documentos de archivo de conservación permanente6.

• Circular: Documento que se utiliza para comunicar a varias personas de la entidad

un mismo asunto.

• Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas

en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una

entidad, independientemente del medio utilizado7.

• Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es

decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan

sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad

productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo,

son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para

la investigación, la ciencia y la cultura8.

• Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual

se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior

eliminación9.

• Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones10.

• Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad11.

• Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han

5 Definición de archivo central, Organización y Conservación de archivos UIS.6 Definición de archivo histórica, Organización y Conservación de archivos UIS.7 Definición de comunicaciones oficiales, Acuerdo 060 de 2001 AGN.8 Definición de conservación total, Acuerdo 02 de 2004 AGN.9 Definición de depuración, Acuerdo 027 de 2006 AGN.10 Definición de documento de archivo, Ley 594 del 2000.11 Definición de documento original, Ley 594 del 2000.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página5 de34

perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su

información en otros soportes12.

• Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituyen

una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la

resolución de un mismo asunto13.

• Folio: Hoja

• Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

• Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

• Foliar: Numerar Hojas

• Función Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su

eliminación o conservación permanente14.

• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes

a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida

por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación15.

• Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe

de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental16.

• Memorando: Documento que se utiliza por la entidad

para realizar comunicaciones entre sus dependencias, estas comunicaciones

pueden ser para recordar un asunto o dar comunicaciones simples.

• Oficio: Documento utilizado para realizar comunicaciones externas.

12 Definición de eliminación documental, Acuerdo 027 de 2006 AGN.13 Definición de expediente, Acuerdo 16 de 2002 AGN.14 Definición de función archivística, Ley 594 del 2000.15 Definición de gestión documental, Ley 594 del 2000.16 Definición de inventario documental, Acuerdo 027 de 2006 AGN.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página6 de34

• Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural17.

• Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como

consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias

laborales, contratos, actas e informes, entre otros18.

• Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de

una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus

características específicas19.

• Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los

materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos

audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros20.

• Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del

ciclo vital de los documentos21.

• Tipología Documental: Son las unidades documentales que conforman las series y

subseries documentales, son originadas de acuerdo a los procedimientos

establecidos, ya sea por producción, función o trámite, hacen referencia más

concretamente a los caracteres externos del documento es decir a la estructura

física, clase, formato, forma y soporte22.

• Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de

valoración documental vigentes23.

• Transferencia Documental Primaria: Es la operación de

traslado de expedientes del archivo de Gestión al Archivo Central,

documentos cuyo trámite o vigencia ha terminado24.

17 Definición de patrimonio documental, Ley 594 del 2000.18 Definición de serie documental, Acuerdo 027 de 2006 AGN.19 Definición de subserie, Acuerdo 027 de 2006 AGN.20 Definición de soporte documental, Ley 594 del 2000.21 Definición de tabla de retención documental, Ley 594 del 2000.22 Definición de tipología documental, Acuerdo 039 de 2002 AGN.23 Definición transferencia documental, Banco Terminológico AGN.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página7 de34

• Transferencia Documental Secundaria: Es la operación de traslado de expedientes

cuya etapa de retención en el archivo Central ha concluido. De este proceso se

despliegan dos vertientes, si no se detectaron valores históricos se procede a su

baja definitiva, de lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histórico25.

• Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo

tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un

expediente26.

• Unidad Documental Compuesta: Cuando la constituyen varios

tipos documentales, formando un expediente27.

• Unidad Documental Simple: Cuando está constituida por un

solo tipo documental28.

4. GENERALIDADES

4.1. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

• Reduce el volumen de documentos innecesarios, disminuyendo costos de

mantenimiento.

• Controla la información plasmada en documentos.

• Brinda lineamientos para la planeación, diseño, y operación de los sistemas de

gestión de la entidad.

• Propicia un mayor aprovechamiento de las TICS.

• Mejora las condiciones para prestar un adecuado servicio de archivo.

• Salvaguarda la memoria de la entidad y su preservación a largo plazo.

24 Definición transferencia documental primaria, Banco Terminológico AGN.25 Definición transferencia documental secundaria, Banco Terminológico AGN.26 Definición unidad documental, Banco Terminológico AGN.27 Definición unidad documental compuesta, Banco Terminológico AGN.28 Definición unidad documental simple, Banco Terminológico AGN.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página8 de34

4.2. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACION DE ARCHIVOS PÚBLICOS

El estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los

archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, ciclo vital

de los documentos y la normatividad archivística29.

4.3. ARCHIVO TOTAL

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital30.

4.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION

1. La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención

Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries

correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los

expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda

Gráfico1–ComposiciónDelArchivoTotal

29Artículo11,Ley594del2000.

30Definiciónarchivototal,Ley594del2000.

ARCHIVOTOTAL

ARCHIVODE

GESTION

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

HISTORICO

VALORESPRIMARIOS

Administrativos

Legales

Fiscales

Contables

Funcionales

DISPOSICIONFINAL

Conservación

Total

Eliminación

Microfilmacióno

Digitalización

Selección

VALORES

SECUNDARIOS

Históricos

Científicos

Culturales

Misionales




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página9 de34

evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de

producción será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la

fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y

subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación,

consulta y control.

5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y

rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación. Dicha información

general será: Fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,

número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el

caso.

6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado

en la Tabla de Retención Documental. Para ello se elaborará un plan de

transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el

particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de

inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la

dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos

identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados

con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de

expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.29

5. ELABORACION DE DOCUMENTOS

5.1. DOCUMENTOS INTERNOS:

5.1.1 MEMORANDO Y CIRCULAR

Memorando: Documento que se utiliza para realizar comunicaciones entre sus

dependencias, estas comunicaciones pueden ser para recordar un asunto o dar

comunicaciones simples.

Circular: Documento que se utiliza para comunicar a varias personas de la entidad un

mismo asunto.

29 Artículo 4, Acuerdo 042 de 2002 AGN.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página10 de

34

Oficio: Documento utilizado para realizar comunicaciones externas.

Los memorandos y circulares del Concejo de Bucaramanga tendrán la siguiente

estructura (Ver Gráfico 2):

• Se realizaran en hoja membreteada, la cual debe contener el logo de la entidad en

la parte superior izquierda y los datos de comunicación en el pie de página.

• Se digitarán en letra Arial tamaño número 12 y con un interlineado 1,5.

• Tendrán un encabezado indicando: el proceso y el número de memorando o

circular en letra mayúscula sostenida, mientras que el código, la serie y la cantidad

de páginas se digitaran en letra minúscula. Todo el encabezado deberá ir en

formato Negrita.

Ejemplo:

GESTION ADMINISTRATI VA

MEMORANDO N° 01-2016

Código:GADM

Serie:200.1.18

Pág. 1 de 1

• Los datos obligatorios que deberá contener el memorando son los siguientes:

Ciudad y fecha: Se digitará el nombre completo de la ciudad y la fecha

utilizando el formato con el día a dos dígitos, el mes en letras y el año a 4

dígitos. Ejemplo: Bucaramanga, 12 de octubre de 2016.

PARA: Nombre (en letra mayúscula sostenida) y cargo (en mayúscula inicial) de

la persona a quien se va remitir el memorando.

DE: Es la dependencia que genera el documento (se debe diligenciar en letra

mayúscula sostenida). Ejemplo: SECRETARIA GENERAL.

ASUNTO: Se debe diligenciar en mayúscula inicial.

• La firma deberá contener el nombre (en mayúscula sostenida) y el cargo (en

mayúscula inicial), de la persona que realiza el memorando.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página11 de

34

Gráfico 2- Memorando

5.2. OFICIO

Documento de carácter institucional utilizado para comunicar disposiciones, ordenes,

informes, invitaciones, citaciones, etc., a personas externas de la entidad.

Los Oficios del Concejo de Bucaramanga tendrán la siguiente estructura (Ver Gráfico

3):

• Se realizaran en hoja membreteada, la cual debe contener el logo de la entidad en

la parte superior izquierda y los datos de comunicación en el pie de página.

• Se digitarán en letra Arial tamaño número 12 y con un interlineado 1,5.

• Los datos obligatorios que deberá contener el oficio son los siguientes:

NUMERO DE RADICADO: Se deberá diligenciar el código de la dependencia junto con

el número de oficio consecutivo de la oficina.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página12 de

34

CIUDAD Y FECHA: Se digitará el nombre completo de la ciudad y la fecha utilizando el

formato con el día a dos dígitos, el mes en letras y el año a 4 dígitos. Ejemplo:

Bucaramanga, 12 de octubre de 2016.

DATOS DEL DESTINATARIO: Se debe digitar el nombre de la persona (en mayúscula

inicial), la dirección y la ciudad donde se encuentra ubicado el destinatario.

ASUNTO: Se debe diligenciar en letra mayúscula inicial.

• La firma deberá contener el nombre (en mayúscula sostenida) y el cargo (en

minúscula), de la persona que realiza el memorando.

Gráfico 3 - Oficio

6. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

6.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

6.1.1. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

Los documentos se deben separar de la siguiente forma:

1. Documentos de apoyo a la gestión: Son aquellos que no han sido generados

propiamente por la dependencia, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página13 de

34

funciones. Estos no pueden ser transferidos al archivo central, y se mantendrán en

la dependencia hasta que el Jefe de esta decida eliminarlos.

Para la conservación de los documentos de apoyo a la gestión igualmente se

requiere su organización e instalación en la dependencia, se recomienda que estos

sean organizados aparte del archivo activo.

2. Documentos Activos: Son aquellos documentos que tienen valores primarios y que

son de uso frecuente. Estos documentos deben ser organizados teniendo en cuenta

las series y subseries establecidas en las tablas de retención documental, e

instalados hasta que cumplan su vigencia administrativa.

3. Documentos Semiactivos: Son aquellos documentos que ya cumplieron su vigencia

en el archivo de gestión y son de consulta ocasional con valores primarios. Estos

deben se alistados y transferidos al archivo central.

6.1.2. CLASIFICACION DE ARCHIVOS ELECTRONICOS

Toda la información generada, enviada, recibida o comunicada por medios electrónicos

almacenará en carpetas y subcarpetas electrónicas de acuerdo a las tablas de

retención documental. (Ver Gráfico 4).

Gráfico 4– Almacenamiento Y Clasificación Electrónica Según TRD.

6.2. ORDENACION DOCUMENTAL

6.2.1. ORDEN CRONOLOGICO

La ordenación se realizará cronológicamente según los tipos de documentos que

conforman cada serie y subserie. Estos deberán ser almacenados en su respectiva

unidad de conservación, respetando la secuencia en que fueron creados, de tal forma

que el documento más antiguo será el primero de la carpeta y el más reciente será el

último (Ver Gráfico 5).




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página14 de

34

Gráfico 5 – Ordenación Cronológica

Los anexos hacen parte de un documento, por lo tanto, la fecha de estos no se

tendrá en cuenta para el ordenamiento cronológico.

6.2.2. DEPURACION

De la documentación se deberán eliminar los documentos duplicados, folios en blanco

y documentos de apoyo. Así mismo se retirarán todos los objetos metálicos que

contenga el documento.

6.2.3. ALINEACION DE DOCUMENTOS

Todos los folios que conforman una carpeta se deberán alinear teniendo en cuenta el

borde superior de cada folio. (Ver Gráfico 6).

Gráfico 6 – Alineación de Documentos




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página15 de

34

Agrupar los documentos dentro de la carpeta de tal forma de que cuando se

necesiten consultar, se encuentren archivados de Izquierda a Derecha, siendo el

más antiguo el primero y el más reciente el último.

6.2.4. FOLIACIÓN DOCUMENTAL

Es la forma como se enumeran las hojas que contiene un expediente o carpeta. Para

este proceso debemos tener en cuenta lo siguiente:

• La foliación se debe realizar en forma consecutiva y en el mismo sentido de las

letras del documento.

• Se debe realizar en lápiz de mina negra tipo HB o B, iniciando desde el número 1

(1, 2, 3, 4…).

• Se debe realizar la foliación de manera suave de tal forma que no cause daño al

documento.

• Se debe escribir el número en la parte superior derecha del folio recto, de manera

legible y sin alterar el documento (no escribir sobre membretes, numeraciones o

textos).

• Se deben foliar todos los tipos documentales de una serie o subserie. En el caso de

una serie documental simple, la foliación se realizará de manera independiente por

serie. En el caso de series documentales complejas, cada expediente tendrá una

sola foliación de manera continua.

• Cuando un expediente se encuentre repartido en más de una unidad de

conservación, en la segunda unidad se deberá continuar con la numeración que

traía el expediente en la primera unidad.

Ejemplo de foliación de un expediente de más de 250 folios:

Carpeta 1: Inicia en el folio 1 y va hasta el 250.

Carpeta 2: Inicia con el folio 251…

• Únicamente se deben foliar las hojas que hagan parte del documento (los

separadores, hojas en blanco y pastas no se deben numerar).

• Las revistas, periódicos, gacetas, boletines, folletos, dibujos, entre otros que se

encuentren en un expediente, tendrán el número de folio consecutivo así se

encuentre plegado. Cuando se deban separar de las carpetas, se dejará un testigo

documental (Ver Anexo 1) en el lugar de origen, como referencia cruzada, en




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página16 de

34

donde debe constar a qué Serie, Subserie y dependencia pertenece. Así mismo

estos documentos se deben referenciar en el formato inventario de carpeta (Ver

Anexo 2).

• La referencia cruzada se realiza para establecer control sobre los documentos que

fueron extraídos de un expediente o carpeta, para esto se archiva un testigo

documental (Ver Anexo 1) en el orden que le corresponde al documento al cual se

le va realizar la referencia cruzada.

• En el caso de los soportes distintos al papel (Casetes, CD, Disquetes, DVD, etc.),

se entenderá que cada uno de los soportes constituye un folio, el cual se deberá

numerar en el sobre o cubierta adecuada que lo contiene.

• En el caso que se encuentren documentos en formatos pequeños (facturas, fotos,

etc.), estos se podrán adherir a una sola hoja utilizando pegante, esta se deberá

numerar con su respectivo folio. Cuando se realiza este procedimiento se deberán

consignar las observaciones (cantidad de documentos adheridos, nombre de los

documentos, fechas, etc.) en el formato inventario de carpeta (Ver anexo 2).

• En el caso de los tomos o libros que vienen empastados y numerados, estos

deberán aceptarse así sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos, se

deberá consignar en las observaciones la cantidad de páginas o folios que

contiene.

• Cuando se encuentren errores en la foliación, estos se deberán anular mediante

una línea diagonal (/) y se procederá a foliar de nuevo los documentos (Ver Gráfico

7).

Gráfico 7 – Corrección de Foliación




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página17 de

34

6.3. ALMACENAMIENTO

Después de terminado el proceso de clasificación, depuración y ordenación, se deberá

almacenar el documento u expediente en la unidad de conservación (Carpeta, Caja,

tomo, otro). Para esto debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Los documentos en ninguna de las fases del archivo total se deben conservar en

AZ.

• En la carpeta se deben almacenar máximo 250 folios.

• Una caja no debe superar los 1000 folios, es decir que la caja no almacenará más

de 4 carpetas.

• La organización de carpetas o expedientes se hará de acuerdo con las series y/o

subseries definidas en las tablas de retención documental.

• La marcación de las carpetas se realizará con el formato de identificación de

carpetas (Ver anexo 3) impreso. Este será ubicado en la parte superior izquierda

de la carpeta (Ver Gráfico 8).

Gráfico 8 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta

• El documento más antiguo que contendrá la carpeta deberá ser el primero, y el más

reciente será el último.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página18 de

34

• La marcación del tomo se realizará con el formato de identificación de carpetas (Ver

anexo 3) impreso. Este será ubicado en la parte superior de la cubierta u hoja que

protege el documento (Ver Gráfico 9).

Gráfico 9 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta en Tomo

• El formato de inventario de carpeta (Ver Anexo 2) deberá ir dentro de la carpeta

antes del folio número 1.

• La marcación de las cajas se realizará con el formato de identificación de cajas (Ver

anexo 4) impreso. Este será ubicado en la parte externa de la tapa (Ver Gráfico

10).

Gráfico 10 – Ubicación de Formato de Identificación de Caja

• Las carpetas que van a ser almacenadas dentro de la caja, deberán ir ubicadas de

izquierda a derecha, ordenadas cronológicamente y su lomo deberá ir hacia la parte

inferior de la caja (Ver Gráfico 11).




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página19 de

34

Grafico 11 – Almacenamiento de Carpetas

• Las cajas se deben ubicar en los estantes de izquierda a derecha y de arriba hacia

abajo, siendo la más antigua la primera y la más reciente la última (Ver Gráfico 12).

Gráfico 12 - Ubicación de Cajas en Estante

• La distancia entre la caja y la bandeja o entrepaño superior debe ser de 4 a 7 cm.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página20 de

34

• Para el buen manejo del archivo, se deberá contar con un inventario digital (Ver

Anexo 5) donde se identifique la ubicación o signatura topográfica de cada

expediente. Esto facilitará la consulta y agilizará el acceso rápido a la información.

6.4. SEÑALIZACIÓN DE ESTANTERÍA

6.4.1. MOBILIARIO DE ARCHIVO FIJO

El mobiliario de archivo fijo se debe señalizar con Fila, Lado, Estante, Bandeja (Ver

Gráfico 13).

Gráfico 13 – Señalización de Mobiliario de Archivo Fijo

El tipo de letra y tamaño que se utilizará para la marcación de Fila, Lado, Estante y

Bandeja, será la siguiente:

1. Fila: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.

2. Lado: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.

3. Estante: Letra Arial mayúscula tamaño 55 en formato negrita.

4. Bandeja: Letra Arial mayúscula tamaño 50 en formato negrita.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página21 de

34

6.4.2. MOBILIARIO DE ARCHIVO RODANTE

El mobiliario de archivo rodante se señalizará con Bloque, Fila, Lado, Bandeja (Ver

Gráfico 14). El tipo de letra y tamaño que se utilizará para la marcación será la

siguiente:

1. Bloque: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.

2. Fila: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.

3. Lado: Letra Arial mayúscula tamaño 55 en formato negrita.

4. Bandeja: Letra Arial mayúscula tamaño 50 en formato negrita.

Gráfico 14 – Señalización de Mobiliario de Archivo Rodante

6.4.3. ARCHIVADORES

La señalización de los archivadores se realizará en forma consecutiva (Ver Gráfico 15).

El tipo de letra y tamaño que será utilizado será la siguiente:

1. Archivador: Letra Arial mayúscula tamaño 60 en formato negrita.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página22 de

34

2. Gaveta: Letra Arial mayúscula tamaño 50 en formato negrita.

Gráfico 15 – Señalización de Archivador

6.5. ESPACIO FISICO PARA EL ARCHIVO

Los espacios físicos destinados para los archivos con el fin de garantizar la

conservación y custodia de los documentos, deberán cumplir con las condiciones

técnicas exigidas. Para esto se deberán tener en cuenta condiciones ambientales,

instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los documentos.

6.6. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Después de que los documentos hayan cumplido su vigencia en el archivo de gestión o

en el archivo central, se deberán realizar las transferencias documentales siguiendo los

tiempos establecidos en las tablas de retención documental, las transferencias pueden

ser Primarias (del archivo de gestión al archivo Central) o Secundarias (del archivo

central al archivo histórico). Para esto diligenciaremos el formato de inventario y

transferencia documental (Ver Anexo 6), donde relacionaremos cada unidad de

conservación que se va a transferir.

El responsable del archivo de gestión de cada dependencia deberá verificar que la

organización, ordenación, foliación y almacenamiento de los documentos sea el

correcto. Así mismo deberá verificar cada uno de los formatos establecidos para estos

procedimientos.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página23 de

34

Todas las dependencias realizarán las transferencias documentales según el

cronograma de transferencias establecido por el responsable de archivo, quien será el

encargado de generarlo y socializarlo con todas las oficinas.

La persona encargada del archivo deberá realizar la verificación de la documentación

que va entregar la dependencia, aprobándole la transferencia o solicitándole las

correcciones por escrito al jefe de la dependencia. La verificación se realizará tomando

un 10% de muestra de la documentación que se va a transferir, en esta se verificarán

los siguientes aspectos:

• Cumplimiento del numeral 6 de esta manual.

• Diligenciamiento de los formatos.

• Estado de las unidades de conservación.

• Marcación de cada una de las unidades de conservación.

Las unidades de conservación para realizar la transferencia documental, deberán ser

solicitadas a la Oficina de Presidencia.

El personal responsable del archivo central e/o histórico serán los encargados de

ubicar las unidades de conservación en el archivo y alimentar la base de datos de

inventario (Ver Anexo 5).

6.7. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

6.7.1. CONSERVACIÓN TOTAL

Con este proceso se extrae del archivo central la documentación que ya ha cumplido

su tiempo de retención documental, para que esta sea transferida al archivo histórico.

Los documentos que permanecen en el archivo histórico podrán ser copiados y

digitalizados, pero el documento original nunca podrá ser eliminado.

Los pasos que se deben realizar para cumplir con esta disposición final son los

siguientes:

1. Se deberá revisar la base de datos de inventario (Ver Anexo 5) y el archivo central

en físico para identificar cuales documentos ya cumplieron el tiempo de retención y

su disposición final es la conservación total. Los documentos que ya cumplieron el

tiempo de retención deberán ser extraídos.

2. Se deberá ubicar la documentación en el archivo histórico cumpliendo todos los

requisitos establecidos en el numeral 6.5, igualmente se tendrá que actualizar la

base de datos y la signatura topográfica (Ver Anexo 5).




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página24 de

34

6.7.2. ELIMINACION

Proceso por el cual se extraen los documentos del archivo de gestión y archivo central

para eliminarlos.

Los pasos que se deben realizar para cumplir con esta disposición final son los

siguientes:

1. El comité de archivo del Concejo de Bucaramanga deberá autorizar la eliminación

documental por medio de acta de reunión del mismo.

2. Se deberá revisar la base de datos de inventario (Ver Anexo 5) y el archivo de

gestión y central en físico para identificar cuales documentos ya cumplieron el

tiempo de retención y su disposición final es la eliminación. Los documentos que ya

cumplieron el tiempo de retención deberán ser extraídos.

3. Elaborar el Inventario utilizando el formato de inventario y transferencia documental.

(Ver Anexo 6).

4. La persona encargada del archivo deberá realizar la verificación de la

documentación que se va a eliminar, con el fin de dar la aprobación o solicitar las

correcciones. Esta se realizará tomando un 10% de muestra de la documentación y

se verificarán los siguientes aspectos:

• Diligenciamiento de los formatos.

• La documentación debe ser la relacionada en los formatos

5. Para finalizar el proceso se deberá realizar la eliminación y levantamiento del acta

de eliminación, utilizando el formato de eliminación (Ver anexo 7).

6. Los documentos eliminados se podrán reutilizar en el caso de que su folio vuelto se

encuentre en buen estado, de lo contrario se picaran y se desecharan.

6.7.3. MICROFILMACIÓN Y/O DIGITALIZACIÓN

Técnica que permite la reproducción de la información que se encuentra guardada en

soportes como papel, video, casetes, cinta y otros, en una que permitirá leerla en

dispositivos tecnológicos (Computadores, reproductores de videos, tablets, etc.). Esta

se realiza con el fin de conservar los documentos en medios digitales y así evitar que

se pierda la información por el deterioro de los documentos.

6.7.4. SELECCIÓN DOCUMENTAL

Proceso de disposición final realizado con el fin de seleccionar una muestra de

documentos de carácter representativo para su conservación permanente.




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página25 de

34

6.8. ENTREGA Y RECIBIDO DE DOCUMENTACION POR NOVEDADES DEL

PERSONAL

En el momento que un funcionario o persona vinculada directa o indirectamente con el

Concejo de Bucaramanga sea trasladado o desvinculado, este deberá hacer entrega

de toda la documentación que tenía bajo su responsabilidad, relacionándola en el

formato de inventario y transferencia documental (Ver Anexo 6) y posteriormente

elaborará un acta en el cual formaliza su entrega.

El funcionario o persona que se vincule con el Concejo de Bucaramanga, encargado de

recibir la documentación, deberá igualmente recibir bajo inventario documental (Ver

Anexo 6). Así mismo deberá elaborar el acta en el cual formaliza el recibido de la

documentación.

En el caso de que se presente un abandono de cargo o fallecimiento del funcionario o

vinculado con el Concejo de Bucaramanga responsable de información, el funcionario

encargado del archivo será el responsable de realizar el inventario documental (Ver

Anexo 6) y el posterior levantamiento del acta para formalizar su entrega.

Después de realizar el inventario y acta de entrega, el responsable de archivo expedirá

un Paz y Salvo Documental (Ver Anexo 8) para terminar con el proceso de entrega.

6.9. ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION

Para realizar la actualización de las TRD se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:

1. Identificar cambios estructurales o funcionales del Concejo de Bucaramanga.

2. Recopilar las disposiciones legales, actos administrativos o normas que dieron lugar

a los cambios estructurales o funcionales en el Concejo Municipal o en sus

dependencias.

3. Analizar los aspectos que afectan la gestión documental del Concejo o de alguna

de sus dependencias.

4. Reunir a los funcionarios de la dependencia para realizar la propuesta de

actualización de las TRD, determinando las Series Documentales, Subseries

Documentales y Tipos Documentales, dándole una valoración primaria y secundaria

a la documentación, con el fin de determinar el tiempo de retención en cada una de

las fases del ciclo vital del documento. Para la actualización se utilizará el formato

de tablas de retención documental (Ver Anexo 9).




Versión:02

Fecha:Noviembre

de 2016


200

Página26 de

34

5. Solicitar la aprobación de la propuesta de actualización al Comité de Archivo del

Concejo de Bucaramanga.

6. Realizar las correcciones si fueren necesarias, con los funcionarios de la

dependencia y Comité de Archivo.

7. Enviar las Tablas de Retención Documental al ente territorial encargado de su

aprobación.

8. Después de tener aprobadas las Tablas de Retención Documental, darle

aplicabilidad.

9. Realizar auditoria y seguimiento a la aplicación de las nuevas Tablas de Retención

Documental.

6.10. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL

Para realizar o actualizar las tablas de valoración documental se deberán seguir los

siguientes pasos:

• Estudio de valoración de la documentación por parte del responsable del archivo y

el jefe de cada dependencia.

• Solicitud de aprobación al comité de archivo del Concejo de Bucaramanga.




Versión: 01Fecha: Agosto

de 2016Código:

GADM-MA-01Serie: 200

Página 27 de34

Realizar las correcciones si fueren necesarias, con los funcionarios de la

dependencia y Comité de Archivo.

• Darles aplicabilidad y seguimiento a las tablas de valoración documental.

6.11. SERVICIOS DE ARCHIVO

El archivo del Concejo de Bucaramanga como unidad de información de consulta

pública, deberá prestar los siguientes servicios en cada una de las etapas del

archivo total.

6.11.1. SERVICIOS EN ARCHIVO DE GESTION

6.11.1.1. SERVICIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

El procedimiento que se debe seguir para realizar el préstamo de un documento es

el siguiente:

• Realizar la solicitud en forma verbal o escrita (Puede ser mediante oficio o

correo electrónico) al Jefe de la dependencia.

• El responsable del archivo de la dependencia realizará la búsqueda en la

base de datos y ubicará el documento solicitado.

• El responsable del archivo de la dependencia diligenciará el formato de

préstamo o consulta de documentos (Anexo 10) y lo hará firmar por la

persona que realiza la solicitud, con el fin de dejar constancia del préstamo.

• En el momento que el documento sea devuelto, el responsable del archivo

de la dependencia deberá verificar que el documento se encuentre en el

mismo estado en el que salió de la oficina.

• Luego de realizada la verificación se consignará la fecha de devolución en el

formato de préstamo o consulta de documentos (Anexo 10).

• Finalmente, se procederá a ubicar el documento en

el lugar que le corresponde.





de 2016Código:


Página 28 de34

Nota: El tiempo de préstamo de un documento no deberá superar los cinco (5) días

hábiles, en el caso de que se requiera más tiempo se deberá renovar el permiso.

Vencido el plazo el responsable de archivo deberá hacer exigible su devolución.

• Si la solicitud es realizada por una persona externa, esta deberá ser

realizada por medio de oficio al Jefe de la dependencia, el cual autorizará

únicamente fotocopias y el costo será asumido por el solicitante.

• Solo podrá salir documentación del Concejo de Bucaramanga, con previa

solicitud escrita de una autoridad competente, y esta deberá garantizar

buenas prácticas para el manejo de la documentación, seguridad e

integridad del documento.

• En caso de pérdida de documentos, el funcionario que extravió la

información deberá interponer la denuncia ante las autoridades y

posteriormente deberá informar al Jefe de la dependencia.

6.11.1.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Este procedimiento consiste en suministrar los documentos para su libre

consulta en la dependencia en la cual se encuentran archivados. Este servicio

será controlado por medio del diligenciamiento del formato de préstamo o

consulta de documentos (Anexo 10), para realizar este procedimiento se deben

tener en cuenta los siguientes puntos:


correo electrónico) al Jefe de la dependencia.

• El responsable del archivo de la dependencia realizará la búsqueda en la

base de datos y ubicará el documento solicitado.

• El responsable del archivo de la dependencia diligenciará el formato de

préstamo o consulta de documentos (Anexo 10) y lo hará firmar por la

persona que realiza la solicitud, con el fin de dejar constancia del préstamo.





de 2016Código:


Página 29 de34

• El funcionario entregará y permitirá que el solicitante consulte libremente los

documentos.

En el momento que el documento sea devuelto, el responsable del archivo de la

dependencia deberá verificar que el documento se encuentre en el mismo

estado en el que se prestó para la consulta.



6.11.2. SERVICIOS EN ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO

6.11.2.1. SERVICIO DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Este servicio solo se prestará para el cumplimiento de disposiciones legales.

Para acceder al préstamo de los documentos se deberá realizar la solicitud por

escrito y se deberá diligenciar el formato de préstamo o consulta de documentos.

6.11.2.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Este procedimiento consiste en suministrar los documentos para su libre consulta

en el archivo central e histórico. Este servicio será controlado por medio del

diligenciamiento del formato de préstamo o consulta de documentos (Anexo 10).

Para realizar este procedimiento se deben tener en cuenta los siguientes puntos:


correo electrónico) al Secretario General del Concejo de Bucaramanga.

• Una vez aprobada la solicitud, esta deberá ser presentada ante el responsable

del archivo central.

• El responsable del archivo central e histórico realizará la búsqueda en la base

de datos y ubicará el documento solicitado.





de 2016Código:


Página 30 de34

• El responsable del archivo central e histórico diligenciará el formato de préstamo

o consulta de documentos (Anexo 10) y lo hará firmar por la persona que realiza

la solicitud, con el fin de dejar constancia del préstamo.

• El funcionario entregará y permitirá que el solicitante consulte libremente los

documentos.





de 2016Código:


Página 31 de34

En el momento que el documento sea devuelto, el responsable del archivo

central deberá verificar que el documento se encuentre en el mismo estado en

el que se prestó para la consulta.



Nota: Para permitir el ingreso al archivo central, la persona no podrá ingresar

morrales, bolsos, objetos de papelería, dispositivos fotográficos, etc. Las anteriores

medidas de seguridad serán tomadas con el fin de preservar la integridad de los

documentos.

En el caso de que la persona solicite fotocopias de un documento, los costos

deberán ser asumidos por el solicitante.

6.12. ASESORIAS Y CAPACITACIONES

El funcionario encargado de realizar el acompañamiento y asesoría en gestión

documental será el responsable del archivo central. Así mismo este deberá solicitar

a la alta dirección las capacitaciones para todo el personal.

7. BIBLIOGRAFIA

• LEY 594 DEL 2000

• ACUERDO 07 DE 1994 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.











de 2016Código:


Página 32 de34

ACUERDO 42 DE 2002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

ACUERDO 02 DE 2004 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

• CIRCULAR 004 DE 2003 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

• CIRCULAR 012 DE 2004 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

• BANCO TERMINOLOGICO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

• MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDE GESTIÓN

DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA – CONTRALORIA

GENERAL DE LA REPUBLICA.

• GUIA PARA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS – UNIVERSIDAD INDUSTRIAL

DE SANTANDER.

• ESPECIFICACIONES PARA CAJAS DE CARPETAS DE ARCHIVO – GRUPO

DE CONSERVACION Y RESTAURACION DEL ARCHIVO DEL ARCHIVO

GENERAL DE LA NACION.

• MANUAL PARA LA IMPLEMENTACION DEL PGD – ARCHIVO GENERAL DE

LA NACION.

LISTA DE GRAFICOS

• Gráfico 1 – Composición Del Archivo Total.

• Gráfico 2 – Memorando

• Gráfico 3 - Oficio

• Gráfico 4 – Almacenamiento Y Clasificación Electrónica Según TRD.





de 2016Código:


Página 33 de34

• Gráfico 5 – Ordenación Cronológica.

• Gráfico 6 – Alineación de Documentos.

• Gráfico 7 – Corrección de Foliación.

• Gráfico 8 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta.

• Gráfico 9 – Ubicación del Formato de Identificación de Carpeta en Tomo.

• Gráfico 10 – Ubicación de Formato de Identificación de Caja.

• Grafico 11 – Almacenamiento de Carpetas.

• Gráfico 12 - Ubicación de Cajas en Estante.

• Gráfico 13 – Señalización de Mobiliario de Archivo Fijo.

• Gráfico 14 – Señalización de Mobiliario de Archivo Rodante.

• Gráfico 15 – Señalización de Archivador





de 2016Código:


Página 34 de34

LISTA DE ANEXOS

• Anexo 1 – GADM-FT-23 Formato de Testigo Documental

• Anexo 2 – GADM- FT-20 Formato de Inventario de Carpeta

• Anexo 3 – GADM-FT-28 Formato de Identificación de Carpetas

• Anexo 4 – GADM-FT-17 Formato de Identificación de Cajas

• Anexo 5 – GADM-FT-25 Formato de Base de Datos

• Anexo 6 – GADM-FT-19 Formato de Inventario y Transferencia Documental

• Anexo 7 – GADM-FT-16 Formato de Eliminación

• Anexo 8 – GJUR-FT-14 Formato de Paz

• Anexo 9 – GADM-FT-22 Formato de Tablas de Retención

• Anexo 10 – GADM-FT-21 Formato de Préstamo o Consulta de Documentos

• CONTROL DE CAMBIOS

•

VERSIONFECHA

APROBACIONFECHA DE

IMPLEMENTACIONDECRIPCION DEL CAMBIO

01 Noviembre de2016

Noviembre de 2016 Emisión Inicial

02 JULIO DE 2017 JULIO DE 2017 Actualización de imagen corporativa delConcejo Municipal e inclusión del logo dela certificación Icontec

Documents

GADM-MA-01 MANUAL DE GESTION DOCUMENTALconcejodebucaramanga.gov.co/intranet/SISTEMA GESTION/P. GESTION...de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental16. •