Галактика ERP. Управление контингентом студентов

СИСТЕМА

«ГАЛАКТИКА ERP»

Управление контингентом студентов

(Контур «Управление учебным процессом»)

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

2010

АННОТАЦИЯ

Документация предназначена для пользователей Российской Федерации и по-священа новым возможностям, реализованным в системе Галактика ERP —специализированному контуру Управление учебным процессом.

В состав контура входят следующие модули:

♦ Приемная кампания; ♦ Учебный процесс; ♦ Управление контингентом студентов — приводится в данном руково-

дстве пользователя; ♦ Учет успеваемости студентов.

Описание соответствует функциональности, реализованной в системе на дату издания документа!

Издание 05.2010

© ЗАО "Галактика Софт", 2010 Запрещается распространять без согласования с собственником ПО

Оглавление 3

Оглавление ВВЕДЕНИЕ................................................................................................................................................5 ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ......................................................................................................................5 УСЛОВНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ ........................................................................................................................6

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ...............................................7 1.1. СТРУКТУРА МЕНЮ МОДУЛЯ .........................................................................................................8

2. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ...............................................................................................................10 2.1. ПАРАМЕТРЫ НАСТРОЕК ..............................................................................................................10

2.1.1. Обучение студентов ........................................................................................................10 2.1.2. Проживание студентов ..................................................................................................11 2.1.3. Приказы .............................................................................................................................11

2.1.3.1. Виды доплат................................................................................................................................. 11 2.1.4. Формирование номеров ....................................................................................................12 2.1.5. Отчеты .............................................................................................................................12 2.1.6. Академические группы .....................................................................................................13

2.2. КАТАЛОГИ ..................................................................................................................................13 2.2.1. Инициализация каталогов ...............................................................................................13 2.2.2. Просмотр и заполнение каталогов.................................................................................14

2.2.2.1. Особенности заполнения некоторых каталогов........................................................................ 15 2.2.2.2. Экспорт/импорт каталогов ......................................................................................................... 17

2.2.3. Печать каталогов ............................................................................................................17 2.2.4. Приказы .............................................................................................................................18

2.2.4.1. Справочник распорядительных действий ................................................................................. 18 2.2.4.2. Подписанты РПД......................................................................................................................... 20

2.2.5. Каталог АТД .....................................................................................................................20 2.2.6. Специализация подготовки..............................................................................................20

2.3. ФОРМИРОВАНИЕ СПИСКА КОНТРАГЕНТОВ.................................................................................20 2.4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРАВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ .......................................................................................21 2.5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТАБЛИЦЫ ....................................................................................................22

3. ОПИСАНИЕ РЕАЛИЗОВАННОЙ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ .............................................23 3.1. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ.............................................................................................................23

3.1.1. Планы обучения студентов .............................................................................................23 3.1.2. Формирование ШР ...........................................................................................................25

3.1.2.1. Ввод основной информации ....................................................................................................... 25 3.1.2.2. История изменений параметров позиции по ШР...................................................................... 30 3.1.2.3. Обновление данных по студентам ............................................................................................. 32

3.1.3. Автоматическое формирование ШР на учебный год...................................................32 3.1.4. Перерасчет позиций .........................................................................................................33

3.2. ПРИКАЗЫ ПО СТУДЕНТАМ ..........................................................................................................33 3.2.1. Зачисление .........................................................................................................................36 3.2.2. Выплаты............................................................................................................................39 3.2.3. Постановка на гособеспечение ........................................................................................40 3.2.4. Продление сессии ..............................................................................................................41 3.2.5. Перевод ..............................................................................................................................41 3.2.6. Академический отпуск .....................................................................................................42 3.2.7. Изменение Ф.И.О. .............................................................................................................43 3.2.8. Отчисление .......................................................................................................................43 3.2.9. Восстановление ................................................................................................................45 3.2.10. Выпуск студентов............................................................................................................45 3.2.11. Отмена утвержденного приказа....................................................................................46

3.3. КАРТОТЕКА СТУДЕНТОВ .............................................................................................................46 3.3.1. Работа со списком карточек ..........................................................................................47

Оглавление 4

3.3.2. Раздел 1. "Общие сведения".............................................................................................49 3.3.3. Раздел 2. "Сведения об образовании" .............................................................................55 3.3.4. Раздел 3. "Сведения о награждении"..............................................................................56 3.3.5. Раздел 4. "Родственники"................................................................................................56 3.3.6. Раздел 5. "Сведения о воинском учете"..........................................................................57 3.3.7. Раздел 6. "Сведения об учебе" .........................................................................................58 3.3.8. Раздел 7. "Сведения об академических отпусках" ........................................................61 3.3.9. Раздел 8. "История проживания студента в общежитии"........................................62 3.3.10. Раздел 9. "Учебная карточка студента".......................................................................62 3.3.11. Раздел 10. "Дополнительная информация" ....................................................................64

3.4. ГРУППЫ СТУДЕНТОВ ..................................................................................................................64 3.5. ВЗАИМОСВЯЗЬ С МОДУЛЕМ "РАСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ И СТИПЕНДИЙ" ..............................................65

3.5.1. Рабочая корзина................................................................................................................65 3.6. ОТЧЕТЫ ......................................................................................................................................66

3.6.1. Справка 26.........................................................................................................................66 3.6.2. Списание бланков строгой отчетности........................................................................67 3.6.3. Расчет среднего показателя ...........................................................................................68 3.6.4. Информация о количестве студентов в разрезе форм (групп) обучения ...................68 3.6.5. Отчеты пользователя .....................................................................................................69

3.7. ФУНКЦИИ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ .............................................................................................69 3.7.1. Контроль соответствия подразделений .......................................................................69 3.7.2. Контроль историй: элементов каталогов, штатного расписания, назначений .......69 3.7.3. Контроль групп лицевых счетов .....................................................................................70

3.7.3.1. Проверка отвязанных групп ....................................................................................................... 70 3.7.3.2. Проверка принадлежности студентов группам ........................................................................ 70 3.7.3.3. Перевод студентов в требуемые группы ................................................................................... 70 3.7.3.4. Переименование связанных групп............................................................................................. 71

3.7.4. Контроль и отчет о событиях системы ......................................................................71 3.7.5. Проверка реестра настроек............................................................................................71

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ ............................................................................................................72

Введение 5

ВВЕДЕНИЕ

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Высшее учебное заведение — образовательное учреждение, имеющее статус юридического лица и реализующее в соответствии с лицензией образовательные программы ВПО.

Образовательное учреждение — учреждение, являющееся юридическим ли-цом, осуществляющее образовательный процесс, то есть реализующее одну или несколько образовательных программ и (или) обеспечивающее содержание и воспитание обучающихся.

Обучение — целенаправленный, организованный, планомерно и систематически осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями и навыками.

Факультет — учебно-научное и административное подразделение вуза, осуще-ствляющее подготовку студентов и аспирантов по определенной специальности (родственным специальностям), а также руководство научно-исследовательской и учебно-воспитательной деятельностью объединяемых им кафедр.

Кафедра — основное объединение научно-преподавательского состава по одной или нескольким родственным дисциплинам.

Ректор — руководитель высшего учебного заведения.

Проректор — заместитель ректора по конкретному направлению деятельности (проректор по учебной работе, проректор по науке и проч.).

Декан — руководитель факультета в вузе.

Преподаватель — лицо из профессорско-преподавательского, научного или ин-женерного персонала вуза или иной организации, допущенное в установленном порядке к осуществлению любого элемента (составной части) образовательного процесса, предусмотренного профессиональной образовательной программой.

Студент — лицо, в установленном порядке зачисленное в высшее учебное заве-дение для обучения.

Выпускник — лицо, окончившее обучение в ОУ по программе обучения и с по-лучением итогового документа об окончании ОУ (диплома).

Отчисление — прекращение обучения студента в вузе, оформляемое соответст-вующим приказом; происходит по разным основаниям, в т. ч. и по собственному желанию, в связи с переводом, а также в связи с академической неуспеваемо-стью, нарушением студентом Устава вуза либо невыполнением им условий обу-чения.

Введение 6

УСЛОВНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ Ниже в таблице приведен перечень условных сокращений, применяемых в дан-ном руководстве.

ВПО Высшее профессиональное образование

ОУ Образовательное учреждение

БУП Базовый учебный план

ГАК Государственная аттестационная комиссия

СЕ Структурная единица

СЕ ШР Структурная единица штатного расписания

РПД Распорядительное действие

АТД Административно-территориальное деление

ЛС Лицевой счет

Назначение и функциональные возможности 7

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ

ВОЗМОЖНОСТИ

Возможности Галактики ERP в очередной раз пополнились новыми решения-ми: в системе реализована универсальная функциональность для образователь-ных учреждений. Предназначена для учебных заведений Российской Федерации, которые обладают развитым аудиторным фондом, большим контингентом про-фессорско-преподавательского и студенческого состава, осуществляют подго-товку специалистов в области как высшего, так и среднего профессионального и послевузовского (аспирантура, переподготовка) образования.

Для обеспечения планирования и ведения образовательного процесса в системе предназначен специализированный контур — Управление учебным процес-сом.

В состав контура входят следующие модули: Приемная кампания, Учебный процесс, Управление контингентом студентов, Учет успеваемости студентов.

Модуль «Учебный процесс»

Расписание занятий

Модуль «Управление контингентом студентов»

Студент

Модуль «Расчет зарплаты и стипендий»

Расчет и выплата стипендий

Модуль «Приемная кампания»

Абитуриент

Модуль «Учет успеваемости студентов»

Информация о посещаемости и

учебе

Модуль «Управление аудиторным фондом»

Информация об общежитии

Модуль «Управление договорами»

Договор на образование

Модуль «Кадровый учет»

Информация о ППС

Рис. 1. Схема взаимодействия модулей в системе


Кроме учетных функций и контроля учебной деятельности, система адапти-рована к специфике расчета суммовых показателей в различных аспектах и раз-резах. При адаптации Галактики ERP были задействованы модули Управле-ние аудиторным фондом, Кадровый учет и Расчет зарплаты и стипен-дий. Описание приводится в отдельном руководстве.

При закупке системы Галактика ERP образовательными учреждениями ряд стандартных модулей имеет другое наименование:

♦ Управление персоналом — Кадровый учет; ♦ Заработная плата — Расчет зарплаты и стипендий; ♦ Управление недвижимостью — Управление аудиторным фондом. В рамках данного руководства рассматриваются задачи модуля Управление контингентом студентов. К основным бизнес-процессам относятся: ♦ ведение картотеки личных дел студентов (с сохранением истории изменения

сведений) с возможностью поиска информации о студенте по штрих-коду на любом из его документов (студенческого билета, зачетной книжки, личного дела);

♦ учет перемещений студентов в процессе обучения с сохранением истории перемещений;

♦ ведение информации о проживании студентов в общежитиях; ♦ формирование типового набора документов студента (договоров, анкет, заяв-

лений, справок, приказов и т. д.); ♦ формирование отчетности: о движении студентов, анализ контингента сту-

дентов (общий, по основам обучения, из числа коренных малочисленных на-родов, сироты, малоимущие выделение студентов, находящихся в академи-ческом отпуске и др.);

♦ привязка основы обучения; ♦ ведение информации о стипендии студентов; ♦ ведение архива студентов, закончивших образование в данном учреждении; ♦ учет дальнейшего трудоустройства.

1.1. СТРУКТУРА МЕНЮ МОДУЛЯ Структура меню модуля приведена ниже.

Документы ⎣ Реестр приказов по студентам ⎣ Картотека студентов ⎣ Планы обучения студентов ⎣ Группы студентов ⎣ Рабочая корзина Операции ⎣ Формирование штатного расписания ⎣ Перерасчет позиций Отчеты ⎣ Справка 26 ⎣ Акт о списании бланков строгой отчетности ⎣ Расчет среднего показателя ⎣ Информация о количестве студентов в разрезе форм (групп) обучения ⎣ Отчет о событиях системы ⎣ Отчеты пользователя


Настройка ⎣ Системные каталоги ⎜ ⎣ Просмотр каталогов ⎜ ⎣ Печать каталогов ⎜ ⎣ Приказы ⎜ ⎜ ⎣ Справочник распорядительных действий ⎜ ⎜ ⎣ Подписчики РПД ⎣ Инициализация каталогов ⎣ Каталог АТД ⎜ ⎣ Просмотр каталогов АТД ⎜ ⎣ Просмотр каталогов домов АТД ⎜ ⎣ Конвертация кодов элементов каталога АТД ⎜ ⎣ Установка типов элементов каталога АТД ⎜ ⎣ Импорт каталога АТД из БД ГНИ ⎜ ⎣ Корректировка почтовых индексов в адресах ⎜ ⎣ Проверка каталога АТД ⎣ Специализация подготовки ⎣ Контроль таблиц ⎜ ⎣ Контроль соответствия подразделений ⎜ ⎣ Контроль истории элементов каталогов ⎜ ⎣ Контроль истории штатного расписания ⎜ ⎣ Контроль истории назначений ⎜ ⎣ Контроль групп лицевых счетов ⎜ ⎣ Формирование списка контрагентов ⎣ Контроль событий системы ⎣ Определение прав пользователей ⎣ Дополнительные таблицы ⎣ Настройка ⎣ Проверка реестра настроек

Настройка модуля 10

2. НАСТРОЙКА МОДУЛЯ

2.1. ПАРАМЕТРЫ НАСТРОЕК Перед началом работы с контуром с помощью функции Настройка ⇒ Настрой-ка производится настройка системы. Настройки бывают двух типов:

♦ Общесистемные (С) — задаются администратором системы и распростра-няются на всех пользователей системы;

♦ Пользовательские (П) — задаются пользователем и распространяются только на данного пользователя.

Настройки, непосредственно относящиеся к рассматриваемому модулю, распо-ложены в подразделе Управление контингентом студентов.

Группа контрагентов — указывается группа организаций контрагентов из справочника. В нем присутствуют признаки включать все вложенные уровни и включать "верхний уровень". Настройка используется функцией Формирова-ние списка контрагентов (разд. 2.3), т. к. множество студентов соответствует множеству контрагентов, для удобства просмотра используется группировка. При просмотре в иерархической структуре контрагентов все они будут иметь од-ну корневую запись.

Контрагент для шаблонов договоров за услуги обучения — значение выбира-ется из каталога организаций. В соответствии с этой настройкой будет установ-лен фильтр по указанному контрагенту при выборе шаблона для создания дого-вора на обучение.

Ежедневный запуск событий системы — включает/отключает автоматический запуск событий системы:

♦ да — при входе в модуль автоматически запускается формирование Excel-отчета событий системы (по отмеченным наименованиям в административ-ной функции Контроль событий системы и при наличии таковых в указан-ном диапазоне дней для предупреждения; если события не обнаружены, то отчет не выгружается);

♦ нет — автоматический контроль событий системы при входе в модуль от-ключен (при обнаружении событий в указанном диапазоне дней для предупреждения Excel-отчет не выгружается).

Разграничение доступа — при установке значения да действует разграничение прав доступа к разделам картотеки студентов (разд. 2.4).

2.1.1. Обучение студентов Вид отпуска, являющегося академическим — выбирается из "Классификатора отпусков". Значение настройки будет использоваться по умолчанию в качестве академического отпуска.

Успешное окончание учебного заведения — значение выбирается из справочни-ка причин увольнения. Используется в приказе о выпуске и в отчетности.

Подразделение студентов, используемое по умолчанию — значение настройки выбирается из справочника подразделений.


Условия общего приема — значение настройки выбирается из справочника ус-ловий обучения.

2.1.2. Проживание студентов Фонд студенческого общежития — значение выбирается из списка назначений (в списке для наименования назначения фонда отражается привязка сметы, ста-тьи затрат, вид расхода). При ведении договоров на аренду помещений в модуле Управление аудиторным фондом по этой настройке отбираются те помеще-ния, которые являются комнатой общежития. Затем данные переносятся в мо-дуль Управление контингентом студентов. Информация в картотеке сту-дентов не редактируется.

2.1.3. Приказы Год вводимых приказов по студентам — данная настройка указывает на то, что при формировании любых приказов по студентам их создание предусмотрено только в указанном году.

Разграничение доступа: нет/да — при установке значения да осуществляется разграничение прав доступа к распорядительным действиям.

При отсутствии по штатному расписанию свободных позиций: выдавать предупреждение/разрешать зачисление/запрещать зачисление — используется в приказах на зачисление.

При продлении сессии, При академическом отпуске: выдавать предупрежде-ние/разрешать увольнение/запрещать увольнение — используются в приказах на отчисление.

Уровень иерархии подразделений — настройка задает степень детализации ие-рархии подразделений при просмотре на экране и при формировании отчетов. Допустим, иерархия подразделений состоит из трех уровней. Тогда, если задать глубину иерархии 1, то при печати (например, приказов) будут выводиться толь-ко текущие подразделения, т. е. без учета иерархии. Если установить значение 2, то для текущего подразделения будет печататься и вышестоящее. При значении 3 на печать будет выводиться вся иерархия подразделений.

2.1.3.1. Виды доплат

В данном подразделе содержатся следующие настройки: ♦ Материальная помощь; ♦ Пособие на литературу детям-сиротам; ♦ Компенсация на питание детям-сиротам; ♦ Доплата, являющаяся социальной стипендией; ♦ Доплата, являющаяся единовременным пособием; ♦ Доплата, являющаяся ежемесячным пособием; ♦ Доплата, являющаяся оплатой проезда к месту проживания; ♦ Доплата, являющаяся стипендией Ученого совета; ♦ Доплата, являющаяся академической стипендией; ♦ Доплата, назначаемая в случае возврата денег за обучение. Значения всех вышеперечисленных настроек выбираются из справочника "Виды доплат" и затем используются по умолчанию (особенности справочника "Виды доплат" см. в руководстве модуля Кадровый учет).


2.1.4. Формирование номеров Отдельная нумерация по различным распорядительным действиям: да/нет — позволяет формировать собственную нумерацию для приказов разных распо-рядительных действий. Параметр Способ автонумерации в этом случае должен принимать значение с помощью специальной таблицы. Кроме того, необходимо открыть Справочник распорядительных действий (разд. 2.2.4) и в режиме ре-дактирования записей (F4) установить Признак (да/нет) отдельной нумерации, а также указать (зарезервировать) в настройке Последний номер приказа для каж-дого распорядительного действия. При этом в настройке Последний номер сводного приказа для распорядительных действий можно ввести нужное зна-чение.

Отдельная нумерация по филиалам: да/нет — позволяет формировать собст-венную нумерацию для каждого филиала (если предприятие имеет филиалы или обособленные подразделения). Параметр Способ автонумерации в этом случае также должен принимать значение с помощью специальной таблицы.

В настройке Последний номер сводного приказа для заданного филиала можно ввести нужное значение для филиала.

Проверять уникальность номера: да/нет — позволяет контролировать уни-кальность номеров приказов.

Способ автонумерации может принимать значения:

♦ по последним номерам базы данных — при этом признаки отдельной нуме-рации должны быть отключены — для данного параметра можно дополни-тельно установить признак Проверять уникальность номера;

♦ с помощью специальной таблицы — в поле Последний номер приказа (или Последний номер приказа для заданного филиала) можно указать/ввести последний ранее задействованный в приказах (до автоматизации) номер (на-чиная со следующего номера, в модуле автоматически будет производиться нумерация при оформлении новых приказов), в номерах можно вводить и буквенные значения.

Запретить удаление утвержденных приказов: да/нет — настройка регулирует возможность удаления утвержденных приказов.

2.1.5. Отчеты В подразделе Акт о списании бланков строгой отчетности находятся на-стройки:

♦ Материально ответственное лицо, Председатель комиссии — из катало-га осуществляется выбор сотрудников, которые будут выступать в роли МОЛ и председателя комиссии при списании бланков строгой отчетности (напри-мер, дипломов);

♦ Члены комиссии — формируется список членов комиссии множественным выбором (Ins) из списка сотрудников.

Подраздел Источники финансирования содержит следующие настройки:

♦ РФ; ♦ Региональный; ♦ С полным возмещением затрат; ♦ Источники финансирования для обучения с полным возмещением за-

трат.


Для каждой основы обучения из справочника выбирается соответствующий ис-точник финансирования, используемый в дальнейшем по умолчанию в приказах на зачисление, в ШР, при выплате сумм и проч.

В подразделе Категории льготного обеспечения производится настройка соот-ветствия используемых в системе данных.

2.1.6. Академические группы Синхронное заполнение групп: да/нет — настройка отвечает за то, следует ли удалять и создавать группы на основании изменений, произведенных в модуле Учебный процесс (изменения, произведенные с группами в модуле Расчет зарплаты и стипендий, не отражаются в остальных модулях).

Автоматически перемещать лицевые счета из группы в группы: да/нет — отвечает за перемещение студентов из группы в группу в модуле Расчет зар-платы и стипендий при перемещениях в модуле Управление контингентом студентов (через утверждение приказов, картотеку студентов) или в модуле Учебный процесс (работа с группами студентов).

2.2. КАТАЛОГИ В модуле каталоги подразделяются на два вида:

♦ системные — каталоги, необходимые для работы системы, их нельзя уда-лять, хотя можно менять название. Такие каталоги помечены символом С;

♦ пользовательские — создаются непосредственно пользователем в соответст-вии с потребностями. В отличие от системных каталогов, поставляемых вме-сте с программой, пользовательские каталоги можно удалять без нарушения целостности системы.

2.2.1. Инициализация каталогов Для функционирования и успешной работы модуля Управление континген-том студентов необходимо наличие в таблицах записей с системными дан-ными. Эти данные обеспечивают настройку модуля на предусмотренный режим работы. В процессе настройки заводится необходимая структура каталогов, опи-сание полей базы данных, которые можно использовать при настройке отчетов.

Иными словами, системные каталоги должны быть предварительно инициализи-рованы. Каталоги, поставляемые вместе с модулем, надлежащим образом ини-циализированы, однако при подозрении на некорректность базы данных следует выполнить описываемые ниже операции инициализации.

Для проведения инициализации используются следующая функция меню На-стройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Инициализация каталогов.

Инициализация системных каталогов выполняется для:

♦ создания системных каталогов при первой установке модуля Управление контингентом студентов;

♦ добавления новых системных каталогов при обновлении версий; ♦ восстановления системных каталогов при разрушении структуры каталогов. Рекомендуется, особенно в последнем случае, перед инициализацией каталогов выполнять контроль и восстановление целостности структуры каталогов с по-мощью описываемых ниже функций.


В режиме Обновить существующие каталоги проверяется существующая структура системных каталогов, и добавляются отсутствующие (новые) систем-ные каталоги вместе с заданными по умолчанию записями в них.

Режим Формировать эталонную иерархию позволяет корректировать иерархи-ческую структуру каталогов согласно эталону (например, в случае восстановле-ния системных каталогов при разрушении структуры).

2.2.2. Просмотр и заполнение каталогов Работа с каталогами модуля Управление контингентом студентов (ввод, корректировка, удаление, выбор из каталога, другие операции) осуществляется через единообразный интерфейс (программное окно). Доступ к каталогам воз-можен через меню Настройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Просмотр катало-гов, а также через другие интерфейсы, в которых используется выбор элементов из каталога.

При активизации функции Просмотр каталогов на экране открывается окно =Справочник: Каталоги= (таблица Catalogs). Содержимое отображается в виде иерархической структуры. В соответствующих графах выводится Наименование и Код элементов каталога.

Используются следующие условные обозначения:

♦ — данный каталог имеет подчиненные подкаталоги. Для вывода более низкой ступени иерархии подчиненных каталогов нажмите комбинацию кла-виш Ctrl+Enter. Для возврата на более высокий уровень иерархии нажмите комбинацию клавиш Ctrl+BackSpace;

♦ — данный каталог относится к самому нижнему уровню и не имеет под-чиненных;

♦ С (в колонке С) — означает, что каталог системный. У системных каталогов можно менять название. Их нельзя удалять.

При необходимости сортировки записей в справочнике по наименованию ката-логов (в алфавитном порядке) необходимо стать в графу Наименование и вос-пользоваться комбинацией клавиш Alt+D, для сортировки по коду — Alt+D в графе Код.

При установленной настройке Быстрый поиск (расположена в подразделе На-стройки Галактика ⇒ Управление персоналом ⇒ Управление и учет кадров ⇒ Каталоги) в окне просмотра =Справочник: Каталоги= можно осуществлять быстрый поиск по каталогам — прямым набором с клавиатуры набирается нача-ло наименования и программа позиционируется на найденную запись. Если на-стройка Быстрый поиск включена (да), то при просмотре справочника катало-гов в локальном меню будет доступна функция Режим представления: линей-ный/иерархический (Alt+S). Если перестроить дерево в линейный список, то бы-стрый поиск работает как по Коду, так и по Наименованию — при этом Сорти-ровка (Alt+D) недоступна. При вызове каталогов из других окон, пункты локаль-ного меню и возможности перестроения списка будут доступны не во всех спра-вочниках (не предусмотрено, например, при выборе "Вид образования", "На-граждения" и др.).

Редактирование каталога производится по клавише F4, в результате чего откры-вается окно =Редактирование записи=. В данном окне производятся все изме-нения данного элемента записи.

В поле Вышестоящий элемент можно выбрать любой элемент иерархии ката-лога, тем самым изменив подчиненность данного элемента.


Выбор нового значения вышестоящего элемента является удобным средст-вом изменения структуры иерархии каталогов.

В поле Код можно поставить числовой код текущей позиции или ее порядковый номер в текущем разделе. Для некоторых каталогов существенно заполнять это поле, для других — нет. Как правило, это описано в темах справки для соответ-ствующих окон.

В поле Наименование вводится (или корректируется) название текущей позиции каталога (подкаталога).

В поле Дополнительный код (если оно есть) можно занести любую информа-цию (длиной 20 символов).

Во всех справочниках модуля предусмотрено поле Длинное наименование, ко-торое заполняется при редактировании элементов каталога. Значение этого поля можно использовать в пользовательских присоединенных формах для вывода в отчет.

Наличие дополнительных полей (а также название поля) зависит от вида/типа каталога и версии программы.

2.2.2.1. Особенности заполнения некоторых каталогов

Каталоги, предназначенные непосредственно для модуля Управление контин-гентом студентов, располагаются в группе Студенты (см. Рис. 2).

Обратите внимание на каталог "Планы обучения студентов" — в режиме редак-тирования записей каталога заполняйте поля Код, Наименование структурной единицы, а также привязывайте Код и Наименование подразделения из обще-системного справочника Галактики ERP — это необходимо для соответствия и синхронизации данных СЕ ШР и каталога "Подразделения, склады" (при этом в лицевые счета модуля Расчет зарплаты и стипендий будет передано наиме-нование именно подразделения, а не СЕ). Признак является филиалом указыва-ется для элемента СЕ в случае многофилиальной структуры предприятия. При-знак не использовать при формировании полного наименования позволяет ис-ключать элементы иерархической структуры из полного наименования подраз-деления при выводе на печать в некоторых отчетах.

В служебном каталоге "Виды доплат" предусмотрен специальный механизм привязки к видам оплат модуля Расчет зарплаты и стипендий (в качестве Кода оплаты (сист., польз.) и Наименования оплаты из Классификатора ви-дов оплат и скидок). Данную привязку необходимо осуществлять для коррект-ного отражения информации по доплатам в картотеке студентов и дальнейшего правильного расчета начислений. Для этого в окне =Редактирование записи= установите курсор на поле Код опл. и нажмите клавишу F3. В появившемся ок-не, содержащем список всех оплат модуля Расчет зарплаты и стипендий, выберите необходимый вид доплаты. В результате выполненных действий будет осуществлена привязка вида доплаты (установлено соответствие) к текущему виду доплаты модуля Управление контингентом студентов.

Если установить признак Использовать алгоритм расчета, то надбав-ки/доплаты будут считаться не по суммам/процентам, задаваемым в модуле Управление контингентом студентов, а именно по алгоритму модуля Рас-чет зарплаты и стипендий (из "Классификатора видов оплат и скидок" — отображается в информационных полях Алгоритм и Признак).


Рис. 2. Окно просмотра каталогов и редактирование записи элемента каталога

Если вы осуществляете переводы студентов из одного подразделения в другое, то в служебный каталог "Место работы/учебы" необходимо ввести все филиалы и обособленные единицы (подразделения). В режиме редактирования для нуж-ной записи каталога проставьте признак является филиалом, а в качестве На-именования контрагента привяжите соответствующую юридическую органи-зацию (из общесистемного справочника "Организации и банки" Галактики ERP).

Обращаем также внимание на правильное заполнение служебного каталога "Группы инвалидности", который используется при наличии у студента доку-мента, подтверждающего инвалидность. В режиме редактирования записи в поле Наименование указывается полное название группы инвалидности (в удобном для пользователя виде), в поле Код вводится цифровое обозначение группы ин-валидности и указывается арабскими цифрами, а в поле Группа инвалидности — медицинское обозначение данной группы инвалидности — римскими цифра-ми.

Например:

Наименование Код Группа инвалидности Первая группа 1 I Вторая группа 2 II Третья группа 3 III


2.2.2.2. Экспорт/импорт каталогов

В окне просмотра каталогов предусмотрено выполнение экспорта/импорта дан-ных — т. е. полей таблицы Catalogs.

Для проведения необходимой операции следует в локальном меню выбрать со-ответствующую функцию:

♦ Импорт данных (Alt+I); ♦ Экспорт данных (Alt+O). Импорт данных проводится по следующим параметрам: − определяется уровень загрузки данных: на текущий уровень либо на уровень

ниже; − выбирается Тип файла для импорта: DBF либо TXT. Для текстового форма-

та можно указывать разделитель (например, символом разделителя данных, который вводится с клавиатуры, может быть ";" или "/" и др.). Для dbf-файла при необходимости отмечаются (Ins) нужные [Поля для импорта] таблицы Catalogs, т. е. указывается соответствие полей файла-источника и таблицы по имени и типу (при этом происходит поиск всех совпавших полей);

− задается Путь к файлу для импорта; − выполняется [Запуск процесса]. При экспорте данных задаются аналогичные параметры: − отмечается какую ветку/справочник следует выгрузить: текущую ветку, те-

кущий справочник либо все справочники; − выбирается Тип файла для экспорта: DBF либо TXT (для текстового формата

можно указывать нужный разделитель данных). Для dbf-файла при необходи-мости отмечаются (Ins) нужные [Поля для экспорта] таблицы Catalogs;

− задается Путь к файлу для экспорта; − осуществляется [Запуск процесса].

2.2.3. Печать каталогов Для удобства пользователя в модуле Управление контингентом студентов предусмотрены средства печати каталогов с помощью функции Настройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Печать каталогов. В результате ее выполнения в от-чет выводится содержимое каталогов, начиная с указанного элемента иерархии. Каталоги выводятся в отчет "лесенкой", отражающей иерархическую структуру.

При активизации данной функции на экране открывается окно =Формирование отчета=. В поле Выводить записи, начиная с каталога указывается название каталога (подкаталога), с которого необходимо выводить иерархию записей ка-талога по подчиненности. По умолчанию выводится все дерево каталогов. Ввод названия каталога производится методом выбора по клавише F3. Переход к нуж-ному элементу иерархии производится с использованием клавиш Ctrl+Enter и Ctrl+BackSpace (см. выше).

После установки указанных параметров с помощью экранной кнопки [Формиро-вание отчета] производится выгрузка данных в MS Word.

Примечание

На панели инструментов (Рис. 3) имеется кнопка , которая доступна для всех табличных окон. С ее помощью предусмотрен вывод информации (именно в таком виде, как она представлена на экране и отражена в табличном окне) в


формат FastReport для дальнейшей распечатки. При этом в заголовок документа выводится название окна. Изменение ширины колонок непосредственно в ин-терфейсе модуля влияет на ширину колонок, выводимых в FastReport.

Рис. 3. Вывод информации в графический редактор отчетов FastReport

2.2.4. Приказы

2.2.4.1. Справочник распорядительных действий

Функция Настройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Приказы ⇒ Справочник рас-порядительных действий содержит виды операций — распорядительных дей-ствий (РПД) — принимаемых в отношении состава студентов.

Информация каталога Справочника распорядительных действий используется при оформлении приказов по студентам (разд. 3.2).

Для перечисленных ниже операций (действий) в программе определены сле-дующие коды:

30001 — зачисление студентов;

30002 — изменение Ф.И.О.;

30003 — материальная помощь;

30004 — восстановление студента;

30005 — перевод студентов (специальность);

30008 — отчисление студентов;

30009 — выплата ежемесячного пособия;


30010 — снятие ежемесячного пособия;

30011 — назначение социальной стипендии;

30012 — восстановление выплаты социальной стипендии;

30013 — приостановление выплаты социальной стипендии;

30014 — снятие с полного государственного обеспечения;

30015 — постановка на полное государственное обеспечение;

30016 — назначение ежемесячного пособия;

30017 — назначение единовременного пособия;

30018 — назначения пособия на литературу детям-сиротам;

30019 — назначение компенсации на питание детям-сиротам;

30020 — начисление единовременных выплат;

30021 — оплата проезда к месту проживания;

30022 — назначение стипендии Ученого Совета;

30023 — назначение академической стипендии;

30024 — возврат денег за обучение;

30030 — продление сессии;

30041 — предоставление академического отпуска;

30042 — выход из академического отпуска;

30050 — перевод студентов (форма обучения);

30051 — перевод студентов (основа обучения);

30060 — изменение условий обучения;

30080 — перевод на следующий курс;

30081 — выпуск групп (групп студентов);

30082 — выпуск студентов;

30099 — отмена утвержденного приказа;

30100 — прочие действия.

Справочник распорядительных действий содержит системные записи и об-новляется — пользователю следует периодически запускать процедуру инициа-лизации системных каталогов (в режиме обновить) для автоматического по-полнения справочников.

Особенности оформления приказов по вышеперечисленным распорядительным действиям рассмотрены в разд. 3.2.

При добавлении новой (пользовательской) записи в справочник (F7) для распо-рядительного действия необходимо указывать Код > 30100.

В режиме редактирования данного справочника (F4) предусмотрена возмож-ность установки Признака отдельной нумерации по каждому распорядительно-му действию. Если указано да для признака, то в графе Последний номер вво-


дится нужное значение последнего номера приказа для этих распорядительных действий.

Для таких случаев должна быть задана настройка Отдельной нумерации по различным распорядительным действиям (см. разд. 2.1.4).

Номер группы указывается при необходимости в качестве дополнительного па-раметра для анализа.

2.2.4.2. Подписанты РПД

Функция Настройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Приказы ⇒ Подписчики РПД предназначена для формирования по каждому РПД перечня должностных лиц, имеющих право подписи приказов.

Список подписантов формируется с учетом настройки Управление континген-том студентов ⇒ Факультет пользователя, т. е. автоматически установлен фильтр по значению этой настройки и все создаваемые записи будут отнесены к указанному факультету.

Информация, внесенная в справочник, используется при формировании прика-зов по студентам (разд. 3.2).

2.2.5. Каталог АТД Каталог административно-территориального деления (АТД) используется для выбора и указания административно-территориальных единиц/образований (страна, регион, населенный пункт, улица и т. д.) в почтовых адресах (в картоте-ке и выводится в отчетных формах).

Для работы с территориальными единицами и первичного ввода записей, а так-же их просмотра/редактирования используются функции меню Настройка ⇒ Каталог АТД, которые полностью идентичны функциям одноименного меню модуля Кадровый учет.

2.2.6. Специализация подготовки Функция Настройка ⇒ Специализация подготовки предназначена для про-смотра и редактирования =Справочника специализаций= подготовки студентов. Предусмотрена сортировка записей по колонкам Код или Наименование.

При создании новой записи (F7) в окне =Редактирование справочника специали-заций= необходимо указать Код специализации, ее Наименование, по F3 вы-брать Специальность и Квалификацию из соответствующих справочников.

2.3. ФОРМИРОВАНИЕ СПИСКА КОНТРАГЕНТОВ

При вызове функции Настройка ⇒ Контроль таблиц ⇒ Формирование списка контрагентов открывается окно =Автоматическое создание списка контр-агентов=, в котором необходимо настроить фильтр по плану обучения или по конкретным студентам. При установке фильтров по факультету или по груп-пе фильтр по студентам устанавливается автоматически. Дополнительно опре-деляется База для просмотра: текущие или архив.


Запуск формирования осуществляется по кнопке [Выполнить]. В результате в каталоге организаций заводятся записи с учетом настройки Группа контраген-тов (т. к. множество студентов соответствует множеству контрагентов, для удоб-ства просмотра используется группировка). Для каждого созданного контрагента в каталоге организаций заполняются внешние атрибуты с префиксом УП (груп-па, факультет, форма обучения, адрес студента и т. д.), предназначенные для ра-боты с договорами на оказание образовательных услуг.

Контрагенты в дальнейшем используются в модуле Управление аудитор-ным фондом при расселении студентов и в модуле Управление договорами при заключении договоров на обучение.

2.4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРАВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Функция Определение прав пользователей предоставляет возможность разгра-ничения доступа к разделам картотеки студентов. По умолчанию всем пользова-телям установлен запрет.

Разграничение действует только в том случае, если параметр настройки Разгра-ничение доступа установлен в значение да.

В верхней панели окна =Определение прав пользователей= (Рис. 4) содержится перечень разделов картотеки. В средней панели формируется перечень сотруд-ников, которым назначаются права. При нажатии F7 открывается окно =Окно… Назначение прав доступа=, в котором по F3 необходимо выбрать Пользователя, а затем установить ему права: Доступ Запрещен или Разрешен.

Рис. 4. Настройка прав доступа


2.5. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТАБЛИЦЫ Данный пункт меню позволяет создать и настроить таблицы с дополнительными сведениями о студентах (возможность ввода и хранения информации, не преду-смотренной в системе). Заполнение этих таблиц производится из личной карточ-ки студента.

Более подробное описание работы с функцией приведено в руководстве поль-зователя к модулю Кадровый учет.

Описание реализованной функциональности 23

3. ОПИСАНИЕ РЕАЛИЗОВАННОЙ ФУНКЦИОНАЛЬНОСТИ

3.1. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Начинать практическую работу с модулем рекомендуется с создания штатного расписания студентов. Штатное расписание (ШР) формируется на основе планов обучения студентов.

3.1.1. Планы обучения студентов Кадровая студенческая служба должна иметь полную информацию о структурах подразделений. Как правило, иерархические структуры подразделений доста-точно сложны и имеют многоуровневый характер подчиненности.

В связи с этим каталог планов обучения студентов модуля Управление контин-гентом студентов рассчитан на неограниченное число уровней вложенности, которое позволяет отразить любую структуру.

Каталог планов обучения студентов строится на основе базовых учебных планов по специальности модуля Учебный процесс.

Рекомендуется иерархическую структуру планов обучения студентов форми-ровать в следующей последовательности (Рис. 5):

1-й уровень — год обучения;

2-й уровень — факультет;

3-й уровень — форма обучения;

4-й уровень — базовый учебный план.

Рис. 5. Планы обучения студентов


Создание нового плана обучения возможно с помощью следующих функций:

1) Настройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Просмотр каталогов → "Студен-ты" → "Планы обучения студентов" → F7;

2) Документы ⇒ Планы обучения студентов → F7. Оба варианта позволяют создавать записи и формировать иерархическую подчи-ненность структурных подразделений (работа по заполнению каталогов описана в разд. 2.2.2). Использование второго варианта, кроме того, предполагает не только создание структурных единиц (СЕ), но и непосредственное формирование штатного рас-писания (см. разд. 3.1.2). Редактирование записей каталога осуществляется следующим образом. Устано-вите курсор на нужную запись СЕ и нажмите F4, по кнопке [История изменений] перейдите в окно просмотра/редактирования истории изменения записи (Рис. 6). Создание новой записи истории (операции) осуществляется по F7.

Рис. 6. Просмотр истории СЕ


В качестве операции доступен выбор распорядительных действий с кодами: ♦ 1 — Создание структурного подразделения; ♦ 2 — Ликвидация структурного подразделения; ♦ 3 — Переименование структурного подразделения; ♦ 4 — Переподчинение структурного подразделения.

3.1.2. Формирование ШР Штатное расписание студентов на учебный год может формироваться автомати-чески с помощью специальной операции Формирование штатного расписания, см. разд. 3.1.3.

Редактирование ШР осуществляется с помощью функции Документы ⇒ Планы обучения студентов. После ее вызова на экране появляется окно выбора плана. Для перехода в окно редактирования плана обучения необходимо нажать Enter.

Внимание! При работе со ШР учитывайте следующие особенности: 1) Функциональность модуля реализована таким образом, что весь механизм

построен на работе с историями (т. е. необходимо обязательное наличие ис-тории записей).

2) Все назначения и перемещения выполняются в увязке со ШР. При этом срав-нивается дата зачисления или перевода с датой ввода позиции штатного рас-писания. Кроме того, в соответствии с настройкой Приказы ⇒ При отсут-ствии по штатному расписанию свободных позиций может осуществ-ляться контроль общего количества штатных единиц и количества фактиче-ски занятых.

3) Последовательно и подробно вводите информацию по пози-ции/специальности в ШР — с заполнением всех необходимых полей — так как повторное исправление сведений в окне редактирования не предусматри-вается. Если были введены не все данные в окне и выполнен выход из режи-ма редактирования, то корректировка/добавление информации производится через историю (с обязательным указанием соответствующего вида опера-ции).

4) Описание позиции переносится в личную карточку студента при его зачис-лении на специальность и переводах.

3.1.2.1. Ввод основной информации

В окне планов обучения студентов выберите необходимую запись и нажмите Enter. На экране появляется окно редактирования =Планы обучения студентов: <Наименование плана>=, которое включает в себя анкетную и табличную пане-ли (Рис. 7).

Ввод новой записи по позиции (специальности) в штатное расписание осущест-вляется с помощью F7 на вкладке Специальность. В этом случае в верхней ан-кетной панели очищаются все поля для ввода данных, а в табличной панели формируется новая пустая строка. При этом нижняя табличная часть окна запол-няется автоматически при заполнении анкетной части.

БУП — привязка утвержденного базового учебного плана (планы ведутся в мо-дуле Учебный процесс).


Рис. 7. Планы обучения студентов

Поле № п/п содержит порядковый номер специальности, который формируется автоматически. При необходимости допускается его ручная корректировка.

Дата введения, Дата закрытия — вводятся даты введения и закрытия (если известна) текущей специальности.

Основа обучения — выбирается из справочника источников финансирования.

В поле Кол-во позиций заносится нужное число мест по указанной специально-сти.

Значение поля Кол-во свободных позиций будет сформировано автоматически после анализа приказов и личных карточек студентов на наличие зачислений на указанную специальность. В тех случаях, когда количество зачисленных студен-тов на данную специальность превышает количество позиций, в этом поле ото-бражается отрицательное значение.

Для пересчета количества свободных позиций используется функция Опера-ции ⇒ Перерасчет позиций.

Значение поля Факультет выбирается по F3 из справочника факультетов, который при необходимости может быть пополнен по кнопке F7 в окне редактирования.

В поле Специальность заносится название специальности, предусмотренной ШР для данной структурной единицы. Значение этой графы выбирается по кнопке выбора (или клавишей F3) из "Справочника: Специальности". Если в ка-


талоге отсутствует необходимая специальность, то, воспользовавшись клавишей F7, можно тут же дополнить каталог.

При попытке ввода в штатное расписание уже имеющейся там специально-сти система выдаст предупреждающее сообщение с запросом и, в случае под-тверждения, введет эту специальность повторно.

Квалификация выбирается из списка в окне =Выбор квалификации подготов-ки=. Добавить необходимую квалификацию можно по F7 в окне редактирования.

Далее выбирается из справочника Специализация, соответствующая указанным специальности и квалификации.

Поле Форма обучения студентов может принимать значения: очное обуче-ние/заочное обучение/очно-заочное обучение.

Заполнение полей Технология обучения (например, основная, ускоренная, дис-танционная) и Условия осуществляется выбором необходимых значений из спра-вочников "Технология обучения" и "Условия обучения" соответственно. В случае отсутствия нужных значений в справочнике данные вносятся по кнопке F7 (спра-вочники могут иметь иерархическую структуру).

В поле График указывается график обучения студентов по данной специально-сти (либо для данного плана обучения).

Значение поля Доп. характеристика (дополнительная информация по позиции) по F3 выбирается из "Справочника: Дополнительные характеристики ставки".

Последняя группа полей предназначена для задания ШПЗ (шифра производст-венных затрат). При необходимости можно указать Счет/Субсчет и Аналитику (выбираются из справочника счетов и каталога аналитик) либо Хозоперацию и Параметр выбора. После зачисления студента на специальность данный шифр автоматически будет проставлен в Лицевом счете (подробнее см. в руководстве к модулю Расчет зарплаты и стипендий).

При внесении изменений в уже имеющуюся специальность следует обязательно заполнять [Историю] (разд. 3.1.2.2).

В нижней панели окна редактирования штатного расписания содержатся вклад-ки:

♦ Специальность; ♦ Характеристики; ♦ Студенты; ♦ Группы плана; ♦ Доплаты.

Специальность

Вкладка Специальность (см. Рис. 7) является основной и открывается по умол-чанию при выборе структурной единицы. В ней содержится полное описание позиции, которое было приведено выше. Отметим лишь то, что в нижней таб-личной панели предусмотрена возможность сортировки (щелчком мыши на за-головке колонки — на это указывает наличие символа ) по:

♦ № п/п, ♦ Специальности, ♦ Коду специальности.


Характеристики

Для занесения или просмотра характеристик необходимо установить курсор на необходимую специальность и выбрать в нижней панели окна вкладку Характе-ристики позиции. Заносится следующая информация о позиции:

♦ значения поля № п/п формируется автоматически при внесении каждой но-вой записи;

♦ Наименование характеристики выбирается из соответствующего каталога; ♦ Значение характеристики определяет тип данных: Дата/Целое чис-

ло/Дробное число/Строка/Каталог — при выборе необходимого результата на экране появляется окно для ввода аргумента данного поля или каталог для выбора нужной записи.

Студенты

Данная вкладка носит информационный характер и предназначена для просмот-ра списка студентов, которые занимают интересующую позицию (после зачис-ления на данную специальность). В основной вкладке ввода штатного расписа-ния (Специальность) необходимо установить курсор на специальность и перей-ти на вкладку Студенты — в табличной панели выводится пофамильный спи-сок с указанием учетных номеров и количеством занимаемых позиций.

Список формируется автоматически на основании приказов о зачислении и запи-сей о назначении на позицию из личной карточки студента.

Если имеется приказ на отчисление или перевод студента, то студент бу-дет отображаться по текущей специальности до тех пор, пока не пройдет дата отчисления/перевода.

Группы плана

На этой вкладке приводятся сведения о группах студентов из привязанного БУП. Для каждой группы отображаются ее наименование, номер, плановое количество студентов в БУП и в группе, фактическое число студентов в группе.

Доплаты

Надбавки и доплаты стимулирующего и компенсирующего характера, а также другие дополнительные выплаты, начисляемые студентам сверх стипендии, яв-ляются вспомогательными элементами системы оплаты.

Доплаты могут назначаться как для групп (т. е. для определенных специально-стей или для конкретных подразделений), так и персонально студенту (об инди-видуальных доплатах см. разд. 3.2.2).

Конкретные размеры надбавок и доплат к стипендии (процент или сумма) для соответствующих групп студентов, а также порядок и сроки их выплат отража-ются в планах обучения студентов.

Если в ОУ предусмотрены ежемесячные выплаты премий установленных разме-ров, то их также можно рассматривать как постоянные доплаты к стипендии.

Для ввода (просмотра) постоянных доплат непосредственно в планах обучения предназначена вкладка Доплаты.


На вкладке Специальность установите курсор на необходимую специальность, затем с помощью указателя мыши откройте вкладку Доплаты.

Для ввода записи нажмите F7. В окне =История доплаты= (Рис. 8): ♦ в качестве Наименования операции укажите Добавление доплаты; ♦ из справочника "Виды доплат" выберите необходимое Наименование доп-

латы; ♦ в зависимости от выбранного вида задайте размер суммы/процента надбав-

ки (при этом выплата суммовой надбавки может осуществляться В нацио-нальной валюте или В иностранной валюте);

♦ проставьте дату назначения надбавки (с даты); ♦ при необходимости укажите дату, по которую она действует (по дату), а

также дату и номер приказа; ♦ по завершении ввода программа выдает запрос на автоматическое обновле-

ние данных для всех студентов по позиции.

В окне истории по F7 осуществляется добавление/изменение/снятие по од-ному виду (наименованию) доплаты.

Если вы вышли из окна историй, но при этом неправильно установили вид до-платы и хотите ее изменить, то вначале следует удалить запись на вкладке Доплаты (F8), а затем добавить по F7.

Рис. 8. Просмотр доплат в ШР


Для ввода новой доплаты по выбранной специальности необходимо использо-вать клавишу F7 на вкладке Доплаты.

Для корректировки введенной в действие доплаты следует войти в [Историю] и использовать операции Изменение доплаты/Снятие доплаты.

Напомним, что на "историях" завязана функциональность работы модуля (т. е. необходимо обязательное наличие записей истории при добавле-нии/снятии/изменении доплат).

Если производится корректировка по занятой позиции, то после ввода новой допла-ты или изменений существующей программа предложит внести изменения в лич-ные карточки всех студентов, занимающих данную позицию. Можно автоматически внести изменения, положительно ответив на вопрос, или отказаться от них.

Локальное меню

С помощью следующих функций локального меню (Alt+F10) или с помощью комбинации клавиш в окне редактирования можно:

♦ Сменить подразделение — при необходимости изменить подразделение для всех специальностей (позиций), которые отображаются на экране в таблич-ной форме. Выбор подразделения осуществляется из "Справочника: Планы обучения студентов";

♦ Примечания (F9) — создать новый или просмотреть существующий доку-мент-приложение, относящийся либо к определенному студенту, либо к ха-рактеристике "места обучения", либо к конкретной позиции, или просмот-реть все приложения по всему штатному расписанию. С помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана, можно изменять состав показывае-мых документов (по позиции, по текущему месту обучения, по всему штат-ному расписанию). В качестве приложения может быть текст, рисунок, фото-графия, то есть все то, с чем позволяет работать инструментарий memo-полей;

♦ сформировать Дополнительную информацию (Alt+I) — кроме общих данных о позиции существует возможность хранить дополнительные сведения в до-полнительных таблицах;

♦ выполнить Актуализацию информации (Shift+F1) — обновление информа-ции на основе базового учебного плана;

♦ вызвать Генератор отчетов (Ctrl+R) — для настройки пользовательских выходных отчетных форм для штатных расписаний (описание см. в модуле Расчет зарплаты и стипендий);

♦ привязать Внешнюю классификацию (Alt+C) или Внешние атрибуты (Alt+A) к позиции.

Кроме того, по комбинации клавиш Ctrl+C можно скопировать необходимую за-пись в буфер и по Ctrl+V вставить ее (продублировать всю информацию о пози-ции/специальности) для новой записи.

Для вкладки Группы плана дополнительно можно актуализировать информацию с помощью функций Пересчитать группы студентов (Alt+G) и Обновить ко-личество студентов по группе.

3.1.2.2. История изменений параметров позиции по ШР

Функциональность модуля построена на механизме отслеживания истории из-менений по записям в ШР и в картотеке. Поэтому при внесении изменений в


Планах обучения студентов (а также по позициям в 6-м разделе картотеки "Све-дения об учебе", см. разд. 3.3.7) следует обязательно заполнять историю.

Установите курсор на нужную запись СЕ, нажмите Enter и войдите в окно фор-мирования ШР (редактирования позиции). Затем установите курсор на необхо-димую запись специальности (в нижней табличной панели) и нажмите экранную кнопку [История] просмотрите историю изменений параметров позиции (Рис. 9): вид операции изменения (создание/ликвидация ставки, изменение количества ставок, изменение атрибутов ставки), дату изменения параметров позиции, да-ту и номер приказа, кол-во позиций, кол-во своб. позиций, график, условия.

В качестве операций по ШР касательно позиции предусмотрены следующие распорядительные действия с кодами: ♦ 20 — Создание ставки; ♦ 21 — Ликвидация ставки; ♦ 22 — Изменение количества ставок; ♦ 23 — Изменение атрибутов ставки. Следует учитывать, что на редактирование информации по позиции наложены ограничения (от возможного расхождения между последней записью истории и текущим состоянием СЕ ШР) — если по СЕ ШР первоначально были введены не все данные, то повторная корректировка возможна только для тех полей, которые не фигурируют в [Истории] изменений параметров позиции.

Чтобы отредактировать нужные поля следует перейти в окно просмотра [Исто-рии] — в зависимости от Наименования операции (новый вид операции ис-пользуется для корректировки и добавления информации) здесь будут доступны определенные поля.

В разд. 3.1.2.3 рассмотрены принципы и режимы обновления данных по сту-дентам.

Рис. 9. Просмотр истории изменений параметров позиции


3.1.2.3. Обновление данных по студентам

В случае изменения данных в [Истории] штатного расписания происходит авто-матическое обновление сведений по студентам.

Настройка параметров обновления осуществляется в окне выбора режимов об-новления данных по студентам:

♦ для Способа обновления: обновлять все данные по студентам в [Истории] 6 раздела картотеки создаются записи (запись), в которых будут содержаться сведения, аналогичные сведениям в ШР;

♦ для Способа обновления: сохранять указанные персональные данные дос-тупными для сохранения (даже если они отличны от значений в ШР) стано-вятся график обучения и условия обучения. Обновление происходит сле-дующим образом: а) если в истории 6 раздела картотеки есть записи с временным изменением каких-либо данных, то для этих временных изменений не будут изменяться указанные персональные данные. Остальные данные перенесутся из ШР;

б) если на период обновления не приходится никаких временных изменений параметров 6 раздела картотеки, то запись создается следующим образом: в историю зачислений полностью переносятся данные из ШР; затем для пер-сональных данных проводится проверка на совпадение с предыдущим зна-чением в ШР — если оно не совпадало, то персональные данные остаются (персональные данные берутся из записи, которая предшествовала дате об-новления, т. е. у нее дата начала и окончания меньше, чем у вновь создавае-мой записи).

Рис. 10. Выбор режима обновления данных по студентам

3.1.3. Автоматическое формирование ШР на учебный год Как уже было отмечено ранее, для формирования штатного расписания студен-тов используются базовые учебные планы по специальности модуля Учебный процесс. На их основе строится ШР на учебный год: в разрезе года обучения, факультета, формы обучения, специальности и основы обучения. Кроме того, может возникнуть необходимость перехода на новое штатное расписание, на-пример, в связи с изменением структуры подразделений студентов и/или пози-ций в текущем учебном году.


Для этих случаев в модуле предназначена специальная функция Операции ⇒ Формирование штатного расписания. Построение ШР осуществляется после задания учебного года в окне =Выбор учебного года= и нажатии экранной кноп-ки [Продолжить]. Далее просмотр и редактирование информации осуществля-ются с помощью функции Планы обучения студентов (разд. 3.1.2.1).

3.1.4. Перерасчет позиций С помощью функции Операции ⇒ Перерасчет позиций осуществляется пере-счет вакансий (количества свободных мест) в планах обучения студентов.

3.2. ПРИКАЗЫ ПО СТУДЕНТАМ Используя функцию Документы ⇒ Реестр приказов по студентам, можно оформить и утвердить любой приказ:

♦ зачисление/отчисление студентов; ♦ назначение стипендий; ♦ назначение/снятие пособий; ♦ предоставление академического отпуска; ♦ перевод студентов на другую форму/основу обучения; ♦ и другие.

При работе с приказами по студентам рекомендуем изучить общесистемные настройки, расположенные в разделе "Управление контингентом студентов" ⇒ "Приказы" (разд. 2.1.3) и "Формирование номеров" (разд. 2.1.4).

При создании нового приказа (F7) открывается окно =Ввод нового приказа= (Рис. 11), в котором необходимо указать:

♦ № приказа — автоматически формируемый номер приказа при установке со-ответствующей настройки (разд. 2.1.4). При необходимости, его можно отре-дактировать с клавиатуры (если номер не будет указан, то поле принимает значение бн — без номера);

♦ дату приказа — дата издания приказа (должна принадлежать году вводимых приказов по студентам, указанному в настройке, см. разд. 2.1.3);

♦ краткое содержание — заносится краткое содержание (наименование) при-каза.

Затем автоматически будет предложено осуществить выбор распорядительного действия по персоналу. В соответствии с указанным РПД меняется вид окна, на-личие полей и сведений для приказа, а также название окна — =Приказ <№ при-каза (Краткое содержание)>=. Выбранные РПД заносятся в соответствующую панель на вкладку Разделы в качестве первого раздела приказа.

Все распорядительные действия заносятся в Справочник распорядительных действий (разд. 2.2.4.1).

В поле Должностные лица отображается признак привязки должностных лиц, подписывающих приказ по текущему распорядительному действию:

♦ Заданы по умолчанию — приказ подписывают лица, указанные в справочни-ке подписантов РПД (разд. 2.2.4.2) для данного распорядительного действия;


♦ Заданы по умолчанию в рамках текущего факультета — аналогично преды-дущему значению с тем лишь отличием, что в справочнике подписантов ус-тановлен фильтр по факультету, заданному в настройке Управление учебным процессом ⇒ Факультет пользователя;

♦ Заданы для текущего приказа — подписанты заданы непосредственно в приказе, их список можно просмотреть, нажав F3 в рассматриваемом поле. При добавлении нового подписанта (F7) следует указать его должность в по-ле Константа и выбрать сотрудника в поле ФИО. В поле Приоритет указывается порядок вывода подписей в печатной форме;

♦ Не заданы — для данного РПД подписанты не заданы ни в приказе, ни в справочнике.

Приказ может создаваться:

♦ по одному РПД — индивидуальный приказ на одного студента или для груп-пы студентов (для включения в приказ новых лиц необходимо в панели сту-дентов воспользоваться клавишей F7);

♦ по нескольким распорядительным действиям — вид приказа, в котором со-держится информация о разных распорядительных действиях (ввод нового раздела осуществляется в панели распорядительных действий по F7) и мно-жестве студентов.

Рис. 11. Реестр приказов по студентам

Для каждого распорядительного действия можно ввести дополнительную тек-стовую информацию, которая будет отображаться в печатной форме приказа. Для этого предназначена вкладка Шапка раздела.

Ввод текстовой информации для шапки всего приказа осуществляется в списке (=Реестр приказов=) по комбинации клавиш Alt+H.

Для любого вида приказа в панели со списком студентов приводится информа-ция: План обучения студентов, Ф.И.О., Учетный № и Специальность.


В окне содержания приказа общим полем для всех РПД будет также мемо-поле Основание печатной формы приказа.

В локальном меню окна =Реестр приказов= содержатся следующие функции.

Фильтр (Alt+B) — для просмотра необходимого списка приказов можно устано-вить фильтр, указав следующие условия отбора:

♦ Вид приказов: все — все виды приказов; по одному распорядительному дей-ствию — дополнительно можно указать фильтр по Плану обучения и распо-рядительному Действию; по нескольким распорядительным действиям;

♦ Период с/по — за заданный интервал дат (начальная и конечная даты отбо-ра приказов должны быть обязательно заданы) либо только за указанный год. Текущий год отражается в информационном поле Год, за который вво-дятся приказы;

♦ Состояние — текущее состояние приказа: не утвержден, утвержден, от-менен либо все.

Просмотр/редактирование приказов осуществляется по F4. При этом в утвер-жденных приказах не все поля доступны для редактирования.

Печать (Ctrl+P) — вывод на печать сводной формы приказа. Предусмотрено по-лучение следующих видов приказов:

♦ Сводный приказ по распорядительным действиям; ♦ Сводный приказ по распорядительным действиям со склонением ФИО. Сформировать сводный (Alt+G) — если создано несколько индивидуальных приказов, но возникла необходимость "свести" их в один, пометьте необходимые записи (Ins) и сформируйте сводный приказ. Также можно добавить и ранее соз-данные сводные приказы (по нескольким распорядительным действиям) в новый сводный приказ. Сводному приказу присваивается номер (дата), равный наи-меньшему номеру входящих в него приказов. При необходимости номер и дату можно откорректировать.

Данные операции можно проделать только над неутвержденными приказа-ми!

Из утвержденного приказа можно удалять отдельных студентов (F8) при ус-ловии, что общесистемная настройка Запретить удаление утвержденных приказов в значении 'нет' и приказ оформлен более чем на одного студента.

Утвердить (Alt+U) — утверждение электронного приказа осуществляется после согласования бумажного проекта приказа и фактического его подписания ответ-ственным лицом. После утверждения приказ полностью сформирован и введен в действие.

Будьте внимательны: не утверждайте приказ, не убедившись в его правиль-ном оформлении. Утвержденные приказы недоступны для редактирования!

Право на пакетное удаление утвержденных приказов и откат любых кадро-вых операций регулирует администратор системы (см. настройку Запретить удаление утвержденных приказов). При удалении неправильно оформленного и утвержденного приказа следует вручную проводить корректировку данных в картотеке с освобождением позиции, см. разд. 3.3.7.

Шапка приказа (Alt+H) — осуществляется ввод текстовой информации для шап-ки всего приказа.


Отменить (Ctrl+F3) — отмена утвержденного приказа.

По Alt+C и Alt+A можно задавать Внешнюю классификацию и Внешние атри-буты для РПД и для студентов (в окне редактирования предусмотрено отдельно в первой и во второй табличных панелях).

В окне редактирования приказа в панели со списком распорядительных действий с помощью локальной функции возможна печать групповой формы приказа, в панели со списком студентов — печать индивидуальной формы приказа (Ctrl+P) и выписки из приказа (Ctrl+R).

Для некоторых видов РПД (например, Продление сессии) в панели со списком студентов доступна локальная функция Копирование (Ctrl+C). Результатом вы-полнения данной функции будет копирование информации (введенных значе-ний) содержания приказа для всех последующих выбранных студентов — выбор предлагается осуществить при вызове функции.

3.2.1. Зачисление Прием в высшие учебные заведения проводится на конкурсной основе по лич-ному заявлению поступающих. Зачисляются наиболее способные граждане, об-ладающие знаниями соответствующего уровня. Также может осуществляться внеконкурсное зачисление абитуриентов при предоставлении соответствующих документов, предусмотренных законодательством и внутренними документами ОУ.

Типовая процедура зачисления включает:

♦ подведение итогов конкурса; ♦ составление списка рекомендованных к зачислению; ♦ сбор оригиналов документов поступающих, прошедших конкурс; ♦ решение приемной комиссии; ♦ издание приказа о зачислении. Операции по зачислению абитуриентов являются очередным этапом практиче-ского использования модуля.

Надлежащим оформлением зачисления является письменное, включающее под-писание договора на подготовку специалиста с высшим образованием, издание приказа о зачислении в ОУ и др.

Оформление зачисления в модуле Управление контингентом студентов следует начинать с оформления и утверждения приказа о зачислении. Затем необходимо ввести и дополнить данные в карточке студента (разд. 3.3).

При создании приказа о зачислении необходимо выбрать РПД 30001 — Зачисле-ние студентов. После этого откроются для редактирования поля в остальных панелях окна.

Вариант оформления может принимать следующие значения:

♦ Обычное оформление приказа — абитуриент зачисляется в данное ОУ впер-вые;

♦ Первичное зачисление, но личная карточка уже заполнена — на зачисляемо-го студента уже имеется личная карточка. В этом случае доступен только вы-бор студента из списка.


Рис. 12. Приказ о зачислении

Фамилия И.О. — введите с клавиатуры полностью фамилию, имя, отчество зачис-ляемого студента. Для совместимости с другими модулями рекомендуется вводить Ф.И.О. именно в указанном порядке в именительном падеже через пробел.

Учетный номер — формируется автоматически или вводится вручную. По кнопке [Свободные номера] можно получить диапазоны незанятых учетных но-меров — это позволит безошибочно назначать новому студенту незанятый учет-ный номер. Поле может содержать не более 10 цифр или 9 символов. Возмож-ность использования символов определяется параметром настройки Общие на-стройки системы ⇒ Табельные номера (правила работы) ⇒ Формат та-бельных номеров: числовой/символьный.

Автоматическое формирование номера производится следующим образом: необ-ходимо нажать в поле F3, а затем в открывшемся окне указать параметры: Фа-культет, Специальность, Год поступления, Группа, Порядковый номер. В ре-зультате в 5 нижних ячейках окна будет сформирован код: 2 цифры кода факуль-тета, 2 символа аббревиатуры специальности, последняя цифра года поступле-ния, порядковый номер группы, порядковый номер студента в группе.

Если в модуле Расчет зарплаты и стипендий уже имеется лицевой счет с таким же учетным номером (и вы отказались его изменить), то после утвержде-ния приказа будет выдано сообщение о присвоении студенту иного учетного номе-ра. Таким образом, учетные номера студента в модулях Расчет зарплаты и стипендий и Управление контингентом студентов будут различны.


БУП — информация о привязке к базовому учебному плану.

Организация — наименование учебного заведения, куда зачисляется абитури-ент. Значение выбирается из каталога организаций.

Зачислить с и по — даты срока обучения студента.

Классификация — значение выбирается из справочника классификаций студен-та.

Группа — выбирается из справочника групп студентов (после выбора Плана обучения). При корректно заполненном справочнике автоматически заполняется поле Курс.

Тип договора, от и № — выбирается договор на оплату обучения студента. Пе-ред этим предлагается добавить зачисляемое лицо в список контрагентов. После выбора договора отображаются его дата и номер.

Факультет, План обучения, Специальность, Квалификация, Специализация — по F3 в любом из этих полей открывается иерархический справочник планов обучения студентов. При выборе плана открывается окно, в котором необходимо указать источник финансирования для студента.

Форма обучения — может принимать значения: очное обучение, заочное обуче-ние, очно-заочное обучение.

Количество позиций — количество занимаемых студентом мест. По умолчанию установлено значение 1.

Технология обучения — выбирается из справочника технологий обучения (ос-новная, ускоренная, дистанционная и т. д.).

Источник финансирования — заполняется в процессе выбора Плана обучения, при необходимости может быть изменен. При выборе источника автоматически заполняется поле дата введения.

Значения полей График и Условия обучения выбираются из соответствующих справочников.

В поле Основание с клавиатуры указывается основание зачисления (например, Личное заявление, по итогам конкурса).

По кнопке [Доплаты] студентам назначаются надбавки и доплаты. Добавление записей осуществляется по F7. Из справочника видов доплат по F3 выбирается Вид доплаты/надбавки, в колонке Сумма/процент доплаты/надбавки указы-вается фиксированная сумма (для надбавок по суммам) или процент (для про-центных надбавок). В зависимости от указанного вида доплаты выбирается Ва-люта (В национальной валюте / В процентах / В иностранной валюте). В полях С даты и По дату вводится период действия доплаты/надбавки.

По кнопке [Штатное] можно перейти в ШР (разд. 3.1) и просмотреть информа-цию по плану обучения и количеству мест.

С помощью кнопки [Примечание] открывается окно, представляющее собой ме-мо-поле. Оно предназначено для ввода комментария по студенту (любой тексто-вой информации с неограниченным количеством символов) или привязки произ-вольного документа.

После утверждения приказа данные о студенте доступны в Картотеке студен-тов (см. разд. 3.3), а в модуле Расчет зарплаты и стипендий автоматически заводится Лицевой счет на студента.

Для обмена данными между модулями Управление контингентом студен-тов и Расчет зарплаты и стипендий используется "Рабочая корзина". Все


изменения можно просмотреть и обработать в модуле Управление континген-том студентов с помощью функции Документы ⇒ Рабочая корзина (см. разд. 3.5.1).

3.2.2. Выплаты Порядок назначения и выплат денежных средств студентам определяется Поло-жениями о стипендиальном обеспечении и других формах материальной под-держки, разработанными УО в соответствии с государственными нормативными документами.

Основными видами выплат являются стипендии, которые назначаются студен-там, обучающимся по очной форме обучения, и подразделяются на: государст-венные академические стипендии для студентов; государственные социальные стипендии для студентов; именные стипендии.

Государственные академические стипендии назначаются студентам в зависимо-сти от успехов в учебе, научной и общественной деятельности.

Стипендия Ученого совета является государственной академической стипендией и назначается студентам за особые успехи в учебной и научной деятельности.

Государственные социальные стипендии назначаются студентам, нуждающимся в социальной помощи.

Выплата государственной социальной стипендии приостанавливается при наличии задолженности по результатам экзаменационной сессии и возобновля-ется после её ликвидации с момента приостановления выплаты указанной сти-пендии.

Именные стипендии учреждаются органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами и назначаются студентам.

Для оформления приказов о назначении/снятии выплат используются следую-щие распорядительные действия: ♦ 30003 — Материальная помощь; ♦ 30009 — Выплата ежемесячного пособия; ♦ 30010 — Снятие ежемесячного пособия; ♦ 30011 — Назначение социальной стипендии; ♦ 30012 — Восстановление выплаты социальной стипендии; ♦ 30013 — Приостановление выплаты социальной стипендии; ♦ 30016 — Назначение ежемесячного пособия; ♦ 30017 — Назначение единовременного пособия; ♦ 30018 — Назначение пособия на литературу детям-сиротам; ♦ 30019 — Назначение компенсации на питание детям-сиротам; ♦ 30020 — Начисление единовременных выплат; ♦ 30021 — Оплата проезда к месту проживания; ♦ 30022 — Назначение стипендии Ученого Совета; ♦ 30023 — Назначение академической стипендии; ♦ 30024 — Возврат денег за обучение.


Работа с приказами выполняется стандартным образом. При оформлении прика-зов по вышеуказанным распорядительным действиям могут быть доступны сле-дующие поля: ♦ Наименование Вида выплаты (помощи, пособия, стипендии) — выбирается

из справочника видов доплат; ♦ Сумма выплаты (или процент от стипендии студента, если выбран вид про-

центной доплаты); ♦ Валюта — автоматически принимает значение нац. валюта для выплат по

суммам и проценты для процентных выплат, однако может быть откорректи-рована путем выбора одного из значений: В национальной валюте/В процен-тах/В иностранной валюте (при выборе этого значения предлагается вы-брать валюту);

♦ С даты и По дату — период действия начисления/выплаты; ♦ Причина выплаты — выбирается из справочника причин выплат единовре-

менных пособий; ♦ Дата снятия — при необходимости указывается дата снятия выплаты; ♦ Номер решения и Дата решения — указываются соответственно номер и

дата решения социально-стипендиальной комиссии о назначении компенса-ции на питание (для РПД = 30019);

♦ При оформлении приказа по РПД = 30021 дополнительно указывается Мар-шрут движения (проезда) студента.

Напомним, что для корректного формирования и занесения доплат в карто-теку необходимо, чтобы в каталоге "Виды доплат" (Настройка ⇒ Системные каталоги ⇒ Просмотр каталогов) для каждого наименования (вида) был ука-зан Код доплаты, равный значению Системного кода оплаты, установленному в Классификаторе видов оплат и скидок модуля Расчет зарплаты и стипен-дий.

После утверждения приказов в Рабочей корзине формируется соответствующее сообщение, а после ее обработки (Ctrl+Enter) данные попадают в модуль Рас-чет зарплаты и стипендий (Постоянные доплаты).

Все записи, сформированные в результате оформления и утверждения приказов, передаются и доступны для просмотра в картотеке под кнопкой [Доплаты].

Возможность формирования доплат предусмотрена также в Планах обучения студентов (разд. 3.1.2.1).

Просмотр доплат возможен и в Картотеке студентов (разд. 3.3.7).

3.2.3. Постановка на гособеспечение Некоторая категория студентов (дети-сироты или дети, оставшиеся без попече-ния родителей) при наличии соответствующих документов имеет право зачисле-ния на полное государственное обеспечение. Заявление обучающегося вместе с необходимыми документами рассматривается специальной комиссией, проверя-ется наличие законных оснований для зачисления на государственное обеспече-ние, после чего издается приказ.

Для формирования данных видов приказов используется распорядительное дей-ствие 30015 — Постановка на полное государственное обеспечение.


При оформлении приказа заполняются следующие поля: ♦ Поставить на гос. обеспечение с/по — период постановки студента на го-

сударственное обеспечение; ♦ Причина постановки — значение поля выбирается из "Справочника: Льго-

ты по обучению". При необходимости справочник может быть пополнен (F7).

Для данного вида РПД доступна локальная функция Копирование (Ctrl+C), разд. 3.2.

Снятие с полного государственного обеспечения осуществляется после утвер-ждения приказа с РПД = 30014 с указанием Даты снятия.

После утверждения приказа данные переносятся в 1 раздел личной карточки студента; просмотреть сведения можно с помощью экранной кнопки [Льготы] (см. разд. 3.3.2).

3.2.4. Продление сессии Продление сессии может быть предоставлено студенту по различным причинам: ♦ медицинские показания; ♦ семейные обстоятельства; ♦ длительное отвлечение студентов на общественные работы; ♦ является донором, безвозмездно сдающим кровь; ♦ наличие соответствующих документов, подтверждающих необходимость

продления сессии. Продление сессии студенту оформляется приказом по УО по представлению де-кана факультета. В этом случае необходимо утвердить приказ с распорядитель-ным действием 30030 — Продление сессии.

Заполняются следующие поля: ♦ Номер семестра — проставляется номер семестра, в котором продлевается

сессия; ♦ Дата начала сессии; ♦ Продлить сессию до — дата, до которой продлевается сессия. При необходимости в расположенном ниже мемо-поле вводится/подшивается любая текстовая информация.

Для данного вида РПД доступна локальная функция Копирование (Ctrl+C), см. разд. 3.2.

3.2.5. Перевод Под переводом понимают переход студента в другой вуз, на другой факультет, с одной специальности на другую, с одной формы обучения на другую без пере-рыва в учебе.

Для оформления приказов о переводе в Справочнике распорядительных дейст-вий предусмотрены следующие коды РПД: ♦ 30005 — Перевод студентов (специальность); ♦ 30050 — Перевод студентов (форма обучения); ♦ 30051 — Перевод студентов (основа обучения); ♦ 30080 — Перевод на следующий курс.


Для первых трех распорядительных действий заполняются следующие поля:

♦ Перевести с — дата перевода, при временном переводе в поле по указывают дату окончания;

♦ Договор — привязывается договор на оплату обучения студента. ♦ Большинство полей (так же как и в приказе на зачисление) заполняется при

выборе Плана обучения, при необходимости их можно откорректировать; В нижней части окна редактирования расположена кнопка [Доплаты], с помо-щью которой (согласно данному приказу) можно откорректировать студенту процентные или суммовые доплаты/пособия, а также даты начала/окончания или снятия пособия.

В качестве [Примечания] можно ввести нужную дополнительную информацию или "подшить" документ.

Для РПД 30080 заполняется Дата перевода на следующий курс и формируется список переводимых групп. Списки студентов добавляются автоматически при выборе групп. Возможно удаление студентов из приказа по F8 в соответствую-щей панели.

При выводе приказа на печать курс, на который переводится группа, опреде-ляется автоматически: Следующий курс группы = Текущий курс группы первого студента в приказе, относящемся к этой группе + 1.

Курс студента не привязан к курсу группы, т. к. студенты, имеющие задолжен-ности по учебе, могут переводиться отдельными приказами. Следующий курс студента = Курс предыдущего зачисления/перевода студента + 1.

После утверждения приказов о переводе данные о студенте доступны в Карто-теке студентов в разделе 6 "Сведения об учебе" (см. разд. 3.3.7), а в Рабочей корзине формируется соответствующая запись (см. также разд. 3.5.1).

3.2.6. Академический отпуск Под академическим отпуском понимают перерыв в обучении по инициативе сту-дента, вызванный наличием причин, временно препятствующих обучению (уход за тяжело больным ребёнком или близким родственником, отпуск по беременно-сти и родам, обучение в учебных заведениях иностранных государств, участие в государственных или международных соревнованиях и др.). При наличии личного заявления и документа, подтверждающего необходимость предоставления академического отпуска, готовится приказ с распорядительным действием 30041 — Предоставление академического отпуска. При формировании приказа о предоставлении академического отпуска заполня-ются следующие поля:

♦ Вид отпуска — значение выбирается из классификатора отпусков; ♦ Предоставить с/по — период предоставления отпуска; ♦ Причина — заполняется выбором из справочника "Причины выхода в ака-

демический отпуск"; ♦ Основание — вводится с клавиатуры основание предоставления отпуска.

При утверждении приказа на академический отпуск освобождается позиция в ШР, т. е. увеличивается количество мест в группе/плане обучения.


Данные по академическим отпускам передаются в 7 раздел картотеки и в модуль Расчет зарплаты и стипендий.

По завершении академического отпуска на основании заявления студента изда-ется соответствующий приказ — 30042 — Выход из академического отпуска.

Набор заполняемых полей при формировании приказа о выходе из академиче-ского отпуска идентичен набору полей содержания приказа о зачислении (см. разд. 3.2.1). Дополнительно только необходимо указать период восстановления студента в полях восстановить с/по.

3.2.7. Изменение Ф.И.О. Приказы об изменении Ф.И.О. оформляются по распорядительному действию 30002 — Изменение ФИО.

Рис. 13. Изменение Ф.И.О.

В содержании такого приказа (после выбора студента) указывается Новое ФИО, заносятся Основание и Дата изменения.

Примечание к приказу можно ввести в мемо-поле при нажатии одноименной эк-ранной кнопки.

После утверждения приказа внесенные изменения автоматически отобразятся в карточке абитуриента и в лицевом счете.

При этом в Картотеке студентов по экранной кнопке [История ФИО] можно просмотреть информацию об изменениях фамилии, имени, отчества (Рис. 13).

3.2.8. Отчисление За невыполнение учебного плана по направлению подготовки (специальности) в установленные сроки по неуважительным причинам, нарушение студентом обя-занностей, предусмотренных уставом высшего учебного заведения и правилами его внутреннего распорядка, к студенту могут применяться меры дисциплинар-ного воздействия вплоть до отчисления из ОУ. Под отчислением понимается прекращение студентом обучения в вузе либо по собственному желанию, либо по инициативе администрации.


Основанием для отчисления признаются предусмотренные законодательством обстоятельства (юридические факты), наступление которых дает право одной или обеим сторонам прекращать договор на подготовку специалиста с высшим образованием в установленном порядке (личное заявление студента, неудовле-творительные оценки по результатам текущего и (или) промежуточного контроля учебной работы студента, нарушение условий финансового договора и др.).

Порядок отчисления определяется уставом ОУ в соответствии с законодательст-вом.

При оформлении приказов об отчислении выбирается распорядительное дейст-вие 30008 — Отчисление студентов.

Дата отчисления в Лицевом счете модуля Расчет зарплаты и стипендий автоматически проставляется только после обработки записи в Рабочей кор-зине (см. разд. 3.5.1).

В нижней панели окна информация о текущей позиции заполняется автоматиче-ски после выбора во второй табличной панели окна ФИО студента (БУП, учет-ный номер, план обучения, специальность и др.).

Далее пользователем указываются (Рис. 14).

Рис. 14. Окно редактирования приказа об отчислении

Дата отчисления — дата отчисления студента из ОУ.

Основание для отчисления — выбирается из справочника оснований отчисле-ния: здесь в первое поле заносится номер статьи (из режима редактирования элемента каталога), на основании которой отчисляется студент, а во второе —


полное наименование причины отчисления. В следующем поле заносится осно-вание, например, заявление студента, медицинское заключение и т. п.

Номер и Дата постановления — при необходимости вводятся номер и дата по-становления, являющегося основанием для отчисления.

Если студент отчисляется В порядке перевода в другое ОУ, то по кнопке выбора из справочника место работы/учебы можно указать наименование нового ОУ.

При необходимости с помощью кнопки [Примечание] в мемо-поле вводит-ся/подшивается любая текстовая информация.

Для обмена данными между модулями Управление контингентом студен-тов и Расчет зарплаты и стипендий используется Рабочая корзина (разд. 3.5.1).

При утверждении приказа в Рабочую корзину передаются сведения об изме-нении даты окончания для всех доплат, у которых дата окончания не указана либо более поздняя, чем дата увольнения.

Личные дела отчисленных студентов автоматически переводятся в архив.

3.2.9. Восстановление Право на восстановление на второй и последующие курсы предоставляется сту-дентам независимо от основания отчисления, формы получения образования. Восстанавливаться могут также лица, отчисленные ранее из других учебных за-ведений. Восстановление студентов осуществляется, как правило, в период лет-них и зимних каникул.

При создании приказа выбирается распорядительное действие 30004 — Восста-новление студента. Оформление приказа производится аналогично приказу на зачисление (разд. 3.2.1) с незначительными отличиями:

♦ поле Фамилия И.О. заполняется вручную или выбирается из картотеки сту-дентов;

♦ в поле Новый л/с указывается, заводить ли новый лицевой счет на студента (значение Да) в модуле Расчет зарплаты и стипендий или принять на старый (значение Нет). Для студентов, восстанавливающихся из других учебных заведений, это поле должно иметь значение Да.

3.2.10. Выпуск студентов Студенты, полностью выполнившие учебный план за время обучения по специ-альности, сдавшие государственный экзамен и защитившие выпускные квали-фикационные работы, считаются окончившими учебное заведение. На основа-нии протокола ГАК (государственной аттестационной комиссии) студентам при-сваивается определенная квалификация и оформляется приказ о выпуске — ин-дивидуальный или групповой.

При оформлении индивидуального приказа о выпуске по распорядительному действию 30082 — Выпуск студентов — в содержании указываются Дата выпуска (этой датой будет закрыта выплата стипендии) и основание Выпуска (по умолчанию устанавливается значение Окончание учебного заведения), в соответствующей панели выбирается ФИО студента.

При оформлении группового приказа о выпуске студентов по распорядительно-му действию 30081 — Выпуск групп (групп студентов) — также как и для инди-


видуального заполняются поля Дата выпуска и Выпуск. В следующей панели в полях Номер или Наименование указываются выпускаемые группы — осталь-ные поля (Факультет, Выпускающая кафедра, Год поступления, Учебный год, Курс обучения и План. студ.) заполнятся автоматически. В нижней таблич-ной панели в соответствии с выбранной группой отображается список студентов (ФИО, Учетный №, Специальность, Источник финансирования.

Для данного вида РПД доступна локальная функция Копирование (Ctrl+P), см. разд. 3.2.

При печати приказа по группе/группам производится группировка студентов по признаку диплома с отличием/без отличия (признак устанавливается во втором разделе карточки студента).

После утверждения приказа о выпуске студентов их личные дела автоматически переводятся в архив.

3.2.11. Отмена утвержденного приказа Отмена любого утвержденного приказа по студентам осуществляется с помо-щью РПД 30099 — Отмена утвержденного приказа. При оформлении такого приказа в поле № прик. выбирается отменяемый приказ (поля Дата прик. и Краткое содержание заполнятся автоматически) и указывается Дата отмены приказа.

В результате утверждения приказа по РПД 30099 отмененный приказ переводит-ся в статус отменен. Все изменения отражаются в карточках студентов, при этом сведения по обоим приказам (отмененному и отменяющему) сохраняются.

3.3. КАРТОТЕКА СТУДЕНТОВ Функция Документы ⇒ Картотека студентов предназначена для просмотра и корректировки сведений о студентах образовательного учреждения ".

Эта функция позволяет хранить подробные данные о каждом студенте.

Предусмотрено ручное создание карточки (F7), однако заводить ее на нового студента рекомендуется через оформление приказа о зачислении (см. разд. 3.2.1).

При заключении договора на подготовку специалиста с высшим образованием вуз обязан потребовать от поступающего представление следующих документов (на их основании и вносится информация в личную карточку студента):

♦ паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, гражданство; ♦ документ государственного образца о среднем (полном) общем или среднем

профессиональном образовании; ♦ приписное свидетельство (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву

на воинскую службу); ♦ другие необходимые документы, представление которых отвечает интересам

поступающих (медицинская справка, копии страхового свидетельства, сви-детельства о присвоении идентификационного номера налогоплательщика, выписка из трудовой книжки).


Вся информация в картотеке сгруппирована в последовательность разделов, ка-ждому из которых поставлена в соответствие одноименная экранная форма: 1. Общие сведения; 2. Сведения об образовании; 3. Награждения; 4. Родственники; 5. Сведения о воинском учете; 6. Сведения об учебе; 7. Академические отпуска; 8. Проживание в общежитии; 9. Учебная карточка студента; 10. Дополнительная информация. Каждая экранная форма имеет заголовок, совпадающий с названием раздела. Последовательное пролистывание разделов — переход от одного к другому — осуществляется с помощью комбинации клавиш Ctrl+Enter. Для непосредствен-ного перехода к нужному разделу можно использовать комбинацию клавиш Alt+(№), где № — номер раздела, или открыть по комбинации клавиш Alt+F10 локальное меню и выполнить функцию для перехода в раздел карточки.

Права доступа к разделам картотеки задаются с помощью функции Настройка ⇒ Определение прав пользователей (см. разд. 2.3).

При создании личной карточки автоматически заводится Лицевой счет на студента в модуле Расчет зарплаты и стипендий. Некоторая кадровая ин-формация, содержащаяся в личном деле, автоматически попадает в Лицевой счет студента или вначале передается в "Рабочую корзину". При ручной кор-ректировке карточки меняется кадровая информация и в ЛС.

При активизации функции Документы ⇒ Картотека студентов на экране вна-чале открывается окно, отображающее список студентов. Оно содержит алфа-витный перечень обучающихся студентов, включающий графы: Фамилия, Имя, Отчество; Учетный №; Группа.

В окне со списком следует выбрать карточку студента, для которого необходимо отредактировать/дополнить данные. Для просмотра и корректировки сведений о студенте нажмите клавишу Enter, установив курсор на требуемую фамилию (см. следующие подразделы).

3.3.1. Работа со списком карточек Для создания и работы с документами-приложениями предназначено специаль-ное окно, вызов которого осуществляется с помощью локальной функции При-мечания к карточке (F9). В качестве приложения к записи можно прикреплять произвольные документы: текстовые, графические и т. д.

С помощью кнопок, расположенных в нижней части экрана можно изменять со-став показываемых приложений: все приложения по студенту, по текущему раз-делу (таблице) личной карточки, по текущей записи раздела личной карточки.

В картотеке с помощью локальных функций или по Alt+C предусмотрено зада-ние внешней классификации (установка принадлежности записей любых катало-гов к некоторой иерархии, сконструированной самим пользователем), а по Alt+A — подключение внешних атрибутов (дополнительных полей для любой таблицы


базы данных, чтобы хранить в них необходимую информацию, не предусмот-ренную в стандартной поставке системы).

Описание работы с данными функциями приведено в руководстве пользова-теля к модулю Настройка.

Локальная функция Пользовательские отчеты (Ctrl+P) в картотеке предназна-чена для получения перечисленных ниже отчетов (в формате FastReport):

♦ Подтверждение выдачи диплома. В окне =Параметры запроса на под-тверждение выдачи диплома= указываются Номер и Дата запроса, Органи-зация и Ответственный, в группе полей Исполнитель — ФИО исполни-теля и его Телефон. Формирование отчета запускается по кнопке [Продол-жить].

♦ Соглашение о внесении изменений и дополнений в договор. В =Параметрах соглашения= выбирается Тип соглашения: − ликвидация академической задолженности — дополнительно указыва-

ется Дата ликвидации академической задолженности и Сумма со-глашения;

− стоимость обучения — в поле Стоимость обучения вводится сумма. Указывается также лицо, подписывающее договор: Ректор или Курирующий проректор. Для последнего имеется возможность указания номера и даты Доверенности полномочий.

♦ Карточка студента — формируется без указания дополнительных парамет-ров.

Кроме указанных выше локальных функций в окне со списком студентов дос-тупны функции, вызываемые только по комбинации клавиш.

Для выполнения сортировки студентов по учетным номерам необходимо в спи-ске карточек установить курсор в колонку Учетный № и нажать Alt+S. Для вос-становления сортировки по алфавиту следует перейти в колонку Фамилия, Имя, Отчество и так же нажать Alt+S. Сортировка предусмотрена и по Группе сту-дентов.

Для поиска карточки нужного студента перейдите в колонку Фамилия, Имя, Отчество, наберите на клавиатуре его фамилию (каждое последующее нажатие алфавитной клавиши в этом поле автоматически перемещает курсор все ближе и ближе к требуемой фамилии). Быстрый поиск возможен также по Учетному № и Группе.

Другой способ быстрого поиска нужной записи — нажать Ctrl+F. В этом случае включится режим поиска, в котором вы сможете искать запись по любой маске по всей таблице (более подробно этот вариант поиска описан в руководстве "Ос-новы использования").

Находясь в списке карточек по комбинации клавиш Alt+B можно установить фильтр по плану обучения, а также отфильтровать по конкретным студентам. При установке фильтров по факультету или по группе фильтр по студентам устанавливается автоматически. Дополнительно определяется База для про-смотра: текущие или архив. Текущая база включает личные дела обучающихся студентов, архивная — отчисленных.

Если задана настройка Управление учебным процессом ⇒ Факультет поль-зователя, то при открытии картотеки фильтр по факультету устанавлива-ется автоматически и изменить его нельзя.


По комбинации клавиш Alt+M можно дополнительно вывести в список колонки со следующей информацией (Дополнительные поля для отображения задают-ся установкой флажков в диалоге; если нет необходимости в отображении дополнительных колонок, то флажки нужно снять):

♦ Код специальности; ♦ Специальность; ♦ Дата зачисления; ♦ План обучения; ♦ Наименование группы; ♦ Дата отчисления; ♦ Основа обучения; ♦ Выпускающий факультет. По комбинации клавиш Alt+F можно из списка карточек просмотреть фотогра-фию (при ее наличии) текущего студента.

Удалять личную карточку студента по F8 следует только в том случае, если вы завели ее вручную по F7 (без оформления приказа о зачислении).

Окончательное удаление производится после получения подтверждения пользо-вателя на запрос программы. При удалении карточки также выдается запрос и на удаление Лицевого счета в модуле Расчет зарплаты и стипендий.

3.3.2. Раздел 1. "Общие сведения" Экранная форма =1. Общие сведения= предназначена для ввода и корректировки общей информации о студенте (паспортных данных) и приведена на Рис. 15.

Верхняя панель

Верхняя панель окна частично заполняется при оформлении первого зачисления (на основании приказа о зачислении). Дата отчисления заполняется после ут-верждения приказа об отчислении студента либо проставляется вручную.

Поле Ф.И.О. заполняется автоматически на основании утвержденного приказа (для совместимости с другими модулями рекомендуется вводить фамилию, имя, отчество именно в указанном порядке в именительном падеже через пробел).

Для правильного вывода фамилии, имени и отчества в приказы и в отчетные формы в системе предусмотрено автоматическое склонение фамилий по паде-жам. С помощью кнопки [Склонение ФИО] осуществляется просмотр фамилий в склонениях. Нестандартные ФИО вы можете отредактировать. Для этого в ок-не =Склонения ФИО= нажмите экранную кнопку [Редактировать] и с клавиатуры в нужном падеже исправьте значения. Затем нажмите [Изменить] — в результа-те рядом с внесенным измененным значением в склонении появится надпись ис-ключение. По кнопке [Выход] осуществляется выход из режима редактирования и переход к окну просмотра склонений ФИО. Для отмены заданного нестан-дартного значения склонения ФИО необходимо нажать кнопку [Редактировать] в окне =Склонения ФИО=, очистить значение в падеже (Del), нажать кнопку [Из-менить] (надпись исключение исчезнет), а затем — [Выход].

По экранной кнопке [История ФИО] осуществляется просмотр истории измене-ния фамилии, имени, отчества (информация заносится автоматически на основа-нии утвержденного приказа, см. разд. 3.2.7).


Рис. 15. Общие сведения о студенте

В поле Пол укажите пол студента, нажав клавишу F3 (М — мужской, Ж — жен-ский).

Поле Учетный номер переносится из утвержденного приказа, может содержать не более 10 цифр или 9 символов. Получить список свободных учетных номеров можно с помощью экранной кнопки [Свободные уч. номера].

Вторая панель

Категория студента — выбирается из справочника.

План обучения — отображает наименование подразделения, в котором обучает-ся студент в настоящее время. Значение этого поля автоматически может изме-няться на основании приказов о переводе.

Поля Специальность, Квалификация, Специализация, Факультет, Форма обучения, Источник финансирования и Дата начала обучения в данной фор-ме приведены для справки. Они заполняются автоматически при зачислении сту-дента согласно приказу.

Третья панель

Дата рождения студента указывается вручную.

Гражданство и Национальность — нужное значение выбирается из справоч-ника с помощью кнопки выбора или клавиши F3.

В поле Место рождения указывается место рождения студента (населенный пункт). При нажатии F3 открывается дополнительное окно, в котором необходи-


мо заполнить поле Населенный пункт путем выбора значения из иерархическо-го каталога АТД. При необходимости этот каталог можно дополнить.

Возможен импорт каталога почтовых адресов, поставляемых налоговой ин-спекцией — см. Кадровый учет.

При заполнении полей Место прописки, Место проживания и Врем. регист-рация также открывается дополнительное окно, в котором кроме Населенного пункта вводятся и остальные составляющие адреса: Улица, Дом, Кор-пус/Строение, Квартира, Индекс. При заполнении адреса временной регистра-ции указываются даты Регистрации с… по.

При необходимости адрес может быть скопирован в буфер клавишами Ctrl+C. Вставка запомненного адреса из буфера производится при помощи Ctrl+V.

Если адреса заполнены, то при нажатии F3 в рассматриваемых полях открывает-ся окно, в котором возможно добавление к имеющемуся дополнительных адре-сов.

Нижняя панель

В нижней панели содержатся сведения по основному документу, удостоверяю-щему личность студента. Выбор документа осуществляется из перечня докумен-тов студента. В этом перечне в поле Документ необходимо нажать F3 и выбрать значение из общесистемного справочника видов документов. В результате уста-новится флажок Является основным документом сотрудника, а при закрытии окна этот документ отобразится в соответствующем поле окна =1. Общие сведе-ния=.

Описание работы с документами студента приведено ниже.

Фотография

Добавление фотографии производится в правой верхней панели, представляю-щей собой мемо-поле.

Для добавления фотографии следует установить курсор в это поле и нажать F4 для импорта фотографии из внешнего файла. После выбора файла следует уста-новить параметр Заменить текущий в окне =Импорт= и нажать кнопку [Ок]. В результате в мемо-поле отобразится фото абитуриента.

Контакты

По кнопке [Контакты] осуществляется переход в окно для заполнения на соот-ветствующих вкладках телефонов и адресов электронной почты студента. Графа № п/п формируется автоматически при вводе новой записи. В графе Вид фикси-руют вид средства связи (например, домашний, мобильный телефон и т. п.). Зна-чение этой графы выбирается по клавише F3 из каталога видов коммуникации. Номер телефона/почтовый адрес указывается в соответствующей графе.

Документы

Кнопка [Документы] предназначена для просмотра и корректировки всех доку-ментов студента. Как правило, документы вводятся на этапе поступления абиту-риента в учебное заведение в модуле Приемная кампания. При зачислении аби-туриента сведения о документах передаются в модуль Управление контин-


гентом студентов, где этот перечень может быть дополнен и откорректиро-ван.

В нижней панели окна =Документы студента= (Рис. 16) формируется перечень всех документов. Добавление новой записи осуществляется по F7, удаление — по F8.

Рис. 16. Просмотр документов студента

Поле Документ (в верхней или нижней панели) заполняется путем выбора из справочника видов документов.

Справочник "Виды документов" содержит системные записи и периодически обновляется — пользователю следует запускать инициализацию системных ка-талогов (см. разд. 2.2.1).

В верхней панели заполняются реквизиты текущего документа. Перечень рекви-зитов свой для каждого типа документа. Если для документа в справочнике за-дан шаблон ввода номера, то этот шаблон отображается рядом с полем ввода. При этом системой осуществляется контроль вводимого номера.

При нажатии кнопки [Приложение (создать)] открывается окно редактора мемо-поля, в котором можно подшить копию документа или ввести приложение к те-кущему документу. Если приложение к документу уже имеется, кнопка имеет название [Приложение (смотреть)]. В приложении можно хранить любую ин-формацию (в т. ч. графическую), не предусмотренную формой ввода документа.

Признак Является основным документом сотрудника определяет, что данный документ приравнивается к национальному паспорту. Если происходит замена основного документа, то прежнему основному документу ставится признак Пре-дыдущий основной документ сотрудника.


Информация о паспорте студента отражается в панели паспортных дан-ных в экранной форме =1. Общие сведения= (см. Рис. 15).

Примечания: 1) В окне просмотра документов для паспорта предусмотрена возможность

ввода/редактирования виз. Для каждой визы необходимо выбрать страну и заполнить даты начала/завершения действия визы на въезд и выезд.

2) Если для студента введен Документ, подтверждающий инвалидность, где задан срок его действия (Действителен по) и указана Группа инвалидно-сти, то последняя автоматически переносится в дополнительную информа-цию (кнопка [Доп. информ.] в основном окне 1 раздела карточки).

Обратите внимание на обязательное наличие подтверждающего инва-лидность и действующего на каждый/определенный момент времени доку-мента, а также на правильное заполнение "Справочника: Группы инвалид-ности" (см. разд. 2.2.2).

Взаимозависимость значения группы инвалидности (в документах и в таб-лице Persons) связана с тем, что инвалидность должна быть обязательно под-тверждена документом. Поэтому не рекомендуется редактировать/удалять группу инвалидности или просто исправлять даты в документе. Все инва-лидности подтверждаются и вводятся новыми записями под кнопкой [Доку-менты] (т. е. на каждый момент времени/каждую группу инвалидности дол-жен быть свой документ).

3) Для каждого студента необходимо заводить документ ИНН с обязательным заполнением поля ИНН. Данный индивидуальный номер должен совпадать с номером, указанным в одноименном поле под кнопкой [Доп. информ.] (при несоответствии номеров поле выделяется красным цветом). При наличии привязки ИНН к студенту осуществляется корректная связь между модулями Управление контингентом студентов, Управление аудиторным фондом, Расчет зарплаты и стипендий и Кадровый учет (а именно: в 8 раздел картотеки студента автоматически передается информация о проживании в общежитии, имеется возможность принять сту-дента на работу по совместительству и, соответственно, начислять заработ-ную плату).

Дополнительная информация

В дополнительной информации, открываемой по кнопке [Доп. информ.], сведе-ния сгруппированы по разделам:

♦ КОНТРАГЕНТ: значение поля договора выбирается из справочника органи-заций, при этом автоматически заполняется информационное поле ИНН (ес-ли указано в справочнике для данного контрагента). Данный индивидуаль-ный номер должен совпадать с номером, указанным в документе ИНН (см. выше). При несоответствии номеров поле выделяется красным цветом.

♦ ИНВАЛИДНОСТЬ: группа — номер группы и наименование — указывается при наличии группы у студента, если он является инвалидом (напомним, что обязательно наличие документа, подтверждающего инвалидность, под кноп-кой [Документы]).

♦ СОЦИАЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: сирота (ДА/НЕТ) — указывается, является ли студент сиротой.


♦ ОТЧИСЛЕНИЕ: поле дата отчисления является информационным, запол-няется автоматически в соответствии с датой, указанной в приказе об отчис-лении. Значения полей основание и причина отчисления выбираются из со-ответствующих справочников. В полях ПРИКАЗ заполняются Номер и Да-та приказа об отчислении.

♦ ОБЩЕЖИТИЕ (Нуждается/Не нуждается) — указывается необходимость в общежитии на период учебы.

♦ Мемо-поле предназначено для ввода любой дополнительной информации.

Приложения

По кнопке [Приложения] открывается окно =Приложения к записи: <ФИО сту-дента>= со списком приложений к личной карточке текущего студента (анало-гично локальной функции Примечания к карточке). Здесь можно внести произ-вольную информацию о студенте (например, копии дипломов, свидетельств и т. п.).

Допускается сформировать несколько приложений. Для удобства выбора преду-смотрены следующие группировки приложений, которые могут быть выведены для выбора на экран:

♦ [По сотруднику] — позволяет просмотреть список всех приложений по дан-ному студенту;

♦ [По таблице] — уменьшает число выведенных на экран приложений рамка-ми раздела личной карточки;

♦ [По записи] — выводит на экран список приложений по текущей записи.

Профосмотр

С помощью кнопки [Профосмотр] осуществляется ввод данных о прохождении медицинских осмотров студентом. В открывшемся окне регистрируются записи (вводятся по F7) обо всех обязательных, периодических или внеплановых про-хождениях медицинских осмотров: ♦ указывается Результат профосмотра (значение наименования выбирается

из каталога); ♦ вводится Номер документа и его Дата; ♦ выбирается Код фактора из каталога (в поле заносится код элемента); ♦ проставляется дата Предыдущего (ранее пройденного) и указывается Дата

профосмотра текущего. По Ctrl+P можно получить отчет о прохождении медосмотров. В качестве пара-метров его получения задаются: нужный период (диапазон отбора записей про-хождения осмотров С/по), выбирается нужный порядок Сортировки (по фами-лии/по табельному номеру/по дате профосмотра) и, при необходимости, накла-дывается Фильтр (предусматривается стандартный набор режимов на отбор данных). Отчет формируется нажатием экранной кнопки [Формировать].

Льготы

Посредством экранной кнопки осуществляется переход в окно просмотра/ввода льгот для студента.

В окне =Льготные условия обучения= отображается список льгот студента. Ре-комендуется льготы оформлять через приказ (см. разд. 3.2.3). При добавлении льготы вручную (F7) необходимо выбрать из соответствующего справочника


Вид льготы, в полях С даты и По дату указать период действия льготы, а так-же Дату и Номер приказа о назначении льготы.

3.3.3. Раздел 2. "Сведения об образовании" Экранная форма =2. Сведения об образовании= предназначена для ввода и кор-ректировки данных об образовании студента из его документов, а также инфор-мации о знании студентом иностранных языков.

Информационное поле Образование, расположенное в верхней панели окна (Рис. 17), отражает информацию об уровне образования студента. Значение этого поля заполняется автоматически. В данное поле попадает наивысший уровень из всех видов образования студента.

В нижней панели приводится список всех учебных заведений, которые окончил студент или в которых учится в настоящее время, с указанием вида образования. В средней панели приводятся сведения по текущему виду образования.

При добавлении новой записи из соответствующих справочников выбираются Вид образования и Учебное заведение. В поле Место нахождения заносится адрес учебного заведения. Заполнение происходит в стандартном адресном окне, вызываемом клавишей F3.

Рис. 17. Сведения об образовании

Также указывается Документ, серия документа (в соседнем поле) и его №, дата выдачи.

Поле Диплом выдан используется для внесения сведений о дипломе, выданном непосредственно самим вузом после окончания обучения студента. В этом слу-чае устанавливается значение да и заполняются дополнительные поля: Форма обучения, Специальность, Квалификация, Дата поступления/окончания,


Номер и Дата протокола ГАК о присвоении квалификации, Регистрационный номер диплома по книге регистрации выдаваемых дипломов, а также признак Диплома с отличием (нет/да).

Для ввода информации о [Знании языков] предназначена экранная кнопка, рас-положенная в верхней панели окна. Значения граф выбираются из соответст-вующих каталогов.

3.3.4. Раздел 3. "Сведения о награждении" В этом разделе содержится информация и обеспечивается хранение всей исто-рии о награждениях студента.

Экранная форма =3. Сведения о награждении= приведена на Рис. 18. Записи формируются по F7 в нижней панели.

В верхней панели заносится информация о награждениях: из соответствующих справочников выбираются Вид награждения/поощрения и Тип награды, указы-вается Дата награждения, Сумма/процент и Валюта выплаты, Номер и Дата Документа-основания.

Отследить записи, созданные по приказам, можно следующим образом: в них недоступны для редактирования Номер и Дата документа.

Рис. 18. Сведения о награждении

3.3.5. Раздел 4. "Родственники" Сведения о семейном положении и родственниках студента заносятся в картоте-ке в 4 разделе — "Родственники". Вся введенная информация автоматически от-ражается и в модуле Расчет зарплаты и стипендий в его Лицевом счете.

Верхняя панель окна содержит поле Семейное положение, которое заполняется выбором по клавише F3 из соответствующего каталога.

Нижняя панель содержит информацию о родственниках. В поле № автоматиче-ски проставляется порядковый номер при вводе нового родственника по клави-ше F7.

В графе Родство указывается, кем приходится данный человек студенту.

В графу Фамилия, имя, отчество с клавиатуры заносятся ФИО родственника. Фамилия родственника по умолчанию устанавливается такой же, как и фамилия студента.


При необходимости вводятся Место проживания, Телефон и E-Mail родствен-ника.

В локальном меню окна содержится функция Сформировать контрагентов (Ctrl+F2), с помощью которой родственники студента добавляются в список контрагентов учебного заведения. В дальнейшем это позволит оформлять дого-воры на оплату обучения не с самим студентом, а с его родителями.

Рис. 19. Сведения о родственниках

3.3.6. Раздел 5. "Сведения о воинском учете" Данный раздел необходимо заполнять для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу.

На рисунке представлен внешний вид экранной формы =5. Сведения о воинском учете=. Она предназначена для занесения данных, содержащихся в документах воинского учета.

Если в каталогах, из которых выбирается информация, отсутствуют данные, соот-ветствующие указанным в военном билете, каталоги дополняются по клавише F7.

В поле Военнообязанность проставляется отношение студента к воинской обя-занности. Значение этого поля выбирается клавишей F3 из каталога отношений к воинской обязанности. Для студентов, не являющихся военнообязанными, за-полнение данного раздела на этом можно завершить.

В полях Воинское звание, Группа учета, Вид учета, Категория учета, Разряд учета, Состав (профиль), Категория годности к воен. службе, Военно-учетная специальность и Военкомат по кнопке выбора или по клавише F3 выбираются нужные значение из соответствующих справочников.

Рис. 20. Сведения о воинском учете


В полях Военный билет №, Дата выдачи, Кем выдан и Номер команды, пар-тии вводятся необходимые данные из военного билета студента.

Под кнопкой [Аналитика] для студента указывается Название группы аналити-ческого учета (значение выбирается из соответствующего справочника).

Для автоматического обновления справочника "Информационно-аналитический учет" необходимо запустить функцию Настройка ⇒Систем-ные каталоги ⇒ Инициализация каталогов в режиме обновить.

3.3.7. Раздел 6. "Сведения об учебе" В данном разделе отражается информация на основании утвержденных приказов о зачислении абитуриентов в вуз, а также о переводах студентов.

Формирование записей может быть осуществлено и по F7 . В этом случае вручную необходимо вести и всю историю изменений по текущей записи. По-этому рекомендуется использовать приказы.

Средняя панель экранной формы =6. Сведения об учебе= практически полностью повторяет анкетную панель содержания приказа о зачислении (разд. 3.2.1).

В полях Приказ и От отображается номер приказа о зачислении и дата его ут-верждения.

Рис. 21. Сведения об учебе


В поле Договор осуществляется привязка договора на обучение студента. Номер и дата договора заполняются/корректируются автоматически при выборе догово-ра.

Уч. № ЛС — учетный номер лицевого счета студента в модуле Расчет зарпла-ты и стипендий.

Дата ухода — дата отчисления/перевода студента с текущей специальности.

Также отображается Сумма выплат студенту.

Нижняя панель содержит вкладки (записи формируются автоматически на осно-вании утвержденных приказов):

♦ Зачисление/переводы — отображает в хронологическом порядке основные сведения о перемещениях студента;

♦ Приказы — содержит перечень приказов, на основании которых производи-лись перемещения;

♦ История финансирования — приводится история переводов студента на дру-гую основу обучения.

Ручное редактирование записей допустимо, однако рекомендуется любые пе-ремещения студентов оформлять приказами. Это позволит избежать некор-ректности данных в системе.

В связи с тем, что функционал модуля завязан на работу с "историями", не-обходимо при внесении изменений в 6-м разделе картотеки обязательно запол-нять [Историю].

Ниже приведено назначение экранных кнопок.

Доплаты

По кнопке [Доплаты] осуществляется просмотр всех доплат и надбавок, привя-занных к таблице "Зачисления и переводы".

Рис. 22. Доплаты студенту


В верхней панели окна =Доплаты и надбавки студентов…= показаны период зачисления, план обучения и специальность.

В нижней панели отображаются: Вид доплаты/надбавки; Сумма — указывает-ся величина доплаты; в колонку Валюта заносится валюта оплаты для соответ-ствующей доплаты или надбавки по суммам или пометка проценты для про-центных доплат; С даты — проставляется дата, начиная с которой выплачивает-ся доплата; в колонке По дату проставляется дата, по которую выплачивается доплата; в колонке Дата снятия проставляется дата отмены доплаты; при необ-ходимости можно указать % снижения доплаты. В колонке Признак напротив доплат/надбавок, начисленных в штатном расписании (планах обучения студен-тов), отображается ШР.

Для ручного ввода новой доплаты можно воспользоваться клавишей F7 — от-крывается интерфейс работы с историями доплат (можно использовать только РПД, касающиеся всевозможных доплат). Однако рекомендуется назначать доп-латы через оформление приказов.

Ставки

Кнопка [Ставки] предназначена для просмотра информации о позициях, зани-маемых студентом, а также для корректировки их количества.

При удалении утвержденных приказов и записей о зачислении или переводе предварительно необходимо освободить позицию в ШР (плане обучения). Для этого следует:

♦ нажать экранную кнопку [Ставки]; ♦ в открывшемся окне =Позиции, занимаемые студентом:…= установить кур-

сор на удаляемую специальность и нажать F4; ♦ в открывшемся диалоге =Корректировка позиции…= нажать экранную кнопку

[Освободить позицию], а затем указать Дату ухода с предыдущей позиции. С помощью оформления соответствующего приказа (отменяющего неправильно выполненные действия) освобождение позиций, пересчет вакансий и т. п. осу-ществляется автоматически.

По клавише F2 изменяется формат показываемых данных. В одном случае пред-лагается перечень позиций или одна позиция, занимаемая студентом. В другом случае предлагается перечень характеристик позиции.

История

Кнопка предназначена для просмотра истории изменений по текущей записи в нижней панели. Вся информация об изменениях характеристик зачисле-ний/переводов на основе приказов формируется автоматически.

В окне =История изменения параметров зачислений и переводов= для текущей записи отображаются данные об изменении ее характеристик.

Вид операции (распорядительное действие), период действия, номер и дата при-каза отображаются в средней панели окна.

В нижней панели каждому Виду операции соответствуют:

♦ дата и время создания записи; ♦ номер и дата приказа; ♦ основа обучения и дата введения; ♦ график обучения;


♦ условия; ♦ номер и дата договора.

Ведение истории является обязательным условием для правильной работы модуля.

Печать

По кнопке [Печать] осуществляется распечатка типовой формы приказа по соот-ветствующему типу распорядительного действия.

Продление сессии

Кнопка предназначена для просмотра истории записей о продлениях сессий. Вся информация на основе приказов попадает автоматически. В левой панели окна =Продления сессий= отображаются номер семестра, дата начала сессии и дата, до которой продлена сессия. Правая панель представляет собой мемо-поле, в ко-торое можно внести дополнительную информацию по каждой записи или под-шить документ.

Штатное

Кнопка [Штатное] предназначена для просмотра плана обучения студента (см. разд. 3.1.2.1).

Договоры

По кнопке [Договоры] открывается окно с перечнем договоров, заключенных со студентом.

3.3.8. Раздел 7. "Сведения об академических отпусках" В данном разделе картотеки содержатся все сведения об академических отпусках студента. Отпуска рекомендуется оформлять через приказы (см. разд. 3.2.6).

При добавлении записи вручную необходимо указать вид отпуска (выбирается из справочника), с какой и по какую дату предоставлен (кол-во дней рассчиты-вается автоматически) и основание. В случае оформления отпуска через приказ, автоматически отображается информация о номере приказа, дате его создания и статусе.

Рис. 23. Сведения об академических отпусках


3.3.9. Раздел 8. "История проживания студента в общежитии"

При выборе этого раздела открывается экранная форма =8. История прожива-ния студента в общежитии=, которая предназначена для занесения и хранения информации обо всех предыдущих местах проживания студента в общежитии.

Занесение информации возможно: 1) Автоматически через модуль Управление аудиторным фондом (см. также

настройку Фонд студенческого общежития, разд. 2.1.2).

Информация в данном случае не редактируется!

2) Вручную непосредственно в окне картотеки — как через верхнюю анкетную, так и через нижнюю табличную панели. В поле Адрес по общепринятым правилам заносится адрес проживания студента. Также указываются даты заселения и выселения студента по указанному адресу.

Рис. 24. История проживания в общежитии

3.3.10. Раздел 9. "Учебная карточка студента" Окно =Учебная карточка студента= содержит две панели (Рис. 25).

Все поля в верхней панели окна являются информационными и заполняются ав-томатически на основании приказов.

При зачислении заполняются поля: Номер зачетной книжки, Группа, Ф.И.О. и Адрес проживания студента, Зачислен в вуз приказом №, дата приказа и основа-ние зачисления (как отличник, по конкурсу, в порядке перевода из), курс и на-именование факультета, специальность.

В случае отчисления студента до момента успешного окончания ОУ в полях Отчислен приказом № и от отображаются номер и дата приказа об отчислении.

Если студент был восстановлен, то также указывается номер и дата приказа о восстановлении.

Информация об академическом отпуске отображается в полях Предоставлен академический отпуск сроком с и по — длительность отпуска, номер и дата приказа о предоставлении академического отпуска (приказом № и от) с указа-нием причины.

По кнопкам [>>] и [<<] осуществляется переключение между основной инфор-мацией и информацией по защите выпускной квалификационной работы и сдаче госэкзаменов.


Рис. 25. Учебная карточка студента

В группе полей Сдано за весь срок обучения предметов, из них отображается количество предметов, сданных на отлично, хорошо и удовлетворительно на текущий момент (в соответствии с данными, введенными в нижнюю табличную панель окна по всем семестрам).

Далее указывается номер и дата приказа о допуске к защите выпускной квали-фикационной работы, к сдаче госэкзаменов, ФИО Декана факультета.

В группе полей Итоговые экзамены содержится список экзаменационных ито-говых дисциплин, дата и результат их сдачи — № п/п, Название дисциплины, Дата сдачи экз., Экз. оценка.

Заносится информация о теме выпускной работы и результат ее защиты в полях Выпускную квалификационную работу выполнил на тему, защитил с оцен-кой. Документом Постановлением государственной аттестационной комис-сии (протокол) № (номер протокола) от (дата документа) присвоена квалифи-кация (квалификация в соответствии с пройденной программой обучения). Де-кан факультета — ФИО декана факультета.

В нижней панели отображается информация об успеваемости студента по семе-страм обучения: Семестр, Наименование предмета, Число часов по плану, Ре-зультат, Дата. Информация об успеваемости формируется на основании ведо-мостей модуля Учет успеваемости студентов.

По комбинации клавиш Ctrl+P осуществляется Печать учетной карточки в формате FastReport.


3.3.11. Раздел 10. "Дополнительная информация" Личная карточка студента предусматривает возможность ввода и хранения зна-чительного объема информации, не предусмотренной разработчиками.

Подробное описание работы с функцией приведено в руководстве пользова-теля к модулю Кадровый учет.

Если необходимо занести некоторую информацию, которая не предусмотрена в личной карточке, например, произвольный текст, рисунок или фотографию, это также можно сделать в документе-приложении. Для создания и работы с доку-ментами-приложениями предназначено специальное окно, вызываемое по F9 в окне выбора карточек студентов (разд. 3.3.1), в котором используется инструмен-тарий мемо-поля.

3.4. ГРУППЫ СТУДЕНТОВ С помощью функции Документы ⇒ Группы студентов осуществляется доступ к справочнику групп студентов, в котором содержится информация обо всех группах ОУ.

В списке групп с помощью локальной функции возможна установка Фильтра (Alt+B) по Году поступления, Факультету, Курсу и Статусу групп (теку-щие/архивные).

В верхней панели окна редактирования указываются реквизиты группы:

♦ Факультет; ♦ Кафедра (выпускающая); ♦ Наименование группы; ♦ Номер группы; ♦ Курс — курс группы на заданный Учебный год; ♦ Год поступления; ♦ Учебный год; ♦ План студентов — количество студентов по плану приема; ♦ Факт студентов — фактическое количество студентов, обучающихся на

данный момент в группе. Поле заполняется автоматически при зачислении студентов в группу;

♦ Форма обучения (очное обучение/заочное обучение/очно-заочное обучение); ♦ Группа учета стипендий — выбирается группа учета, в соответствии с ко-

торой студентам будет производиться начисление стипендии (см. модуль Расчет зарплаты и стипендий).

Специальность, по которой обучаются студенты группы, отображается в окне со списком групп.

Во второй панели указываются ответственные по группе лица. Добавление запи-сей производится по F7, удаление — по F8. В поле Ответственный указывает-ся роль (куратор, староста группы и т. п.) — значение выбирается из соответст-вующего иерархического каталога. ФИО ответственного выбирается из каталога сотрудников или каталога студентов (в зависимости от указанной роли).


В третьей панели отображается список студентов группы, для каждого из кото-рых приводятся уникальный номер, Ф.И.О. и номер группы. Записи в данной панели не редактируются.

На вкладках нижней панели для каждого студента приводятся источник финан-сирования и рабочие учебные планы, по которым обучается студент. Записи на этих вкладках не редактируются. Источник финансирования задается для сту-дента при его зачислении. Информация на вкладке Рабочие учебные планы фор-мируется при привязке группы к рабочему учебному плану.

3.5. ВЗАИМОСВЯЗЬ С МОДУЛЕМ "РАСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ И СТИПЕНДИЙ"

Многие данные модуля Управление контингентом студентов являются об-щими с модулем Расчет зарплаты и стипендий: фамилии студентов, пас-портные данные и прописка, учетные (табельные) номера, виды документов, сведения о родственниках и проч. Если ввести эту информацию в любой из мо-дулей, она автоматически становится доступной и в другом.

Наиболее полный ввод информации в картотеку студентов модуля Управление контингентом студентов существенно облегчает работу с Лицевыми счета-ми студентов в модуле Расчет зарплаты и стипендий.

В модуле Расчет зарплаты и стипендий "Лицевой счет" на студента за-водится автоматически (при утверждении приказа о зачислении, т. е. наряду с заведением карточки личного дела студента).

Все операции, связанные с назначением надбавок, переводом, предоставлением академических отпусков следует выполнять в модуле Управление континген-том студентов. Все данные передаются в модуль Расчет зарплаты и сти-пендий через специальную таблицу, называемую "Рабочей корзиной".

3.5.1. Рабочая корзина Рабочая корзина — это промежуточная таблица, в которую из модуля Управле-ние контингентом студентов копируются данные, касающиеся изменений в лицевых счетах, зачислениях, стипендиях, академических отпусках, т. е. рабочая корзина используется для обмена информацией с модулем Расчет зарплаты и стипендий.

Рабочая корзина вызывается: ♦ в модуле Управление контингентом студентов — с помощью функции

Документы ⇒ Рабочая корзина; осуществляется просмотр содержимого корзи-ны (новые изменения, внесенные в данном модуле) и при необходимости обра-ботка записей;

♦ в модуле Расчет зарплаты и стипендий — с помощью функции Доку-менты ⇒ Данные из других модулей ⇒ Рабочая корзина; осуществляется просмотр наличия новых записей и их обработка.

В режиме просмотра данных рабочей корзины для некоторых записей отражает-ся приказ (при наличии), на основании которого изменяются сведения о студен-те.


Предусмотрены следующие возможности:

♦ Alt+R (Обновить) — произвести обновление (репликацию) информации в корзине;

♦ Ins — Пометить/снять пометку для одной записи; ♦ серый 'плюс' — Пометить все записи; ♦ серый 'минус' — Снять все пометки; ♦ F4 — Редактировать лицевой счет в модуле Расчет зарплаты и стипен-

дий; ♦ Ctrl+Enter (Обработать) — осуществить импорт помеченных записей (дан-

ных) в модуль Расчет зарплаты и стипендий (т. е. обработка записей); результаты обработки выводятся в протокол; обработанные записи рекомен-дуется удалить (производится после подтверждения программного запроса);

Обработка записей не производится, если в выделенных фоном полях нет информации.

♦ F8 — Удалить помеченные записи из рабочей корзины; ♦ Alt+O (Настройка) — вызвать диалог настроек, в котором указать необходи-

мость: Заменять системы оплат на "Оклад" (система оплаты (код), нуж-дающаяся в замене указывается под кнопкой [Настроить]);

♦ Alt+B (Фильтр) — можно устанавливать необходимые режимы просмотра и предусмотреть обязательный контроль рабочей корзины при входе в модуль: − при установке флажка Вход в систему с просмотром корзины автомати-

чески открывается =Рабочая корзина= при входе в модуль;

− Просмотр данных по: лицевым счетам, доплатам, все сообщения;

− два Режима просмотра записей: общий — при этом нижняя панель окна =Список сообщений= содержит однотипные данные для всех типов запи-сей рабочей корзины; специальный — для каждого вида данных в нижней панели указана специфическая информация для каждого типа записей;

− Фильтр по: подразделениям; работникам; пользователю (создавшему или откорректировавшему последним запись в рабочей корзине); стату-су (только необработанные, только обработанные или все записи);

− также просматривать Записи, созданные не раньше и/или не позже ука-занной даты.

После установки необходимых параметров фильтрации необходимо нажать кнопку [Просмотр].

3.6. ОТЧЕТЫ

3.6.1. Справка 26 Справка по Форме № 26 формируется, как правило, в начале учебного года и вы-дается студентам на руки.

При вызове функции Отчеты ⇒ Справка 26 открывается окно =Параметры справки= (Рис. 26). Выбор студентов, которым необходимо сформировать справку, осуществляется по F3 с помощью клавиши Ins. При этом в списке ото-бражается Статус студента и Дата выдачи предыдущей справки. В случае по-вторной выдачи в течение учебного года в справке указывается, что это дубликат.


Если справка формируется по запросу из военкомата, необходимо отметить при-знак Запрос из военкомата и указать Дату и Номер запроса и Город, откуда пришел запрос. Вместе со справкой выводится на печать дополнительный лист с указанием запрашиваемого перечня студентов, обучающихся в данный момент, и перечня отчисленных студентов (если таковые имеются). В случае повторной выдачи — указывается номер и дата выданной справки.

ФИО комиссара — с клавиатуры вводится ФИО комиссара.

ФИО исполнителя — выбирается сотрудник, ответственный за формирование документа (для смены списка отображаемых сотрудников можно воспользовать-ся фильтром — Alt+B).

Справка выгружается в FastReport.

Рис. 26. Формирование справки по Форме № 26

3.6.2. Списание бланков строгой отчетности При вызове функции Отчеты ⇒ Списание бланков строгой отчетности от-крывается окно =Акт о списании бланков строгой отчетности=, состоящее из двух панелей. В верхней панели отображается список актов. В нижней панели — информация по текущему документу (см. Рис. 27).

При формировании нового акта о списании БСО (F7) указываются: ♦ Номер и Дата формирования акта; ♦ номер и дата Приказа (распоряжения) о назначении комиссии; ♦ Период списания в полях с и по; ♦ Бланки строгой отчетности — выбираются бланки для списания. Для

этого в окне =Бланки строгой отчетности= необходимо нажать F7 и в окне =Добавление документов для списания= отметить необходимые записи (в этом окне возможна установка фильтра по году выдачи документов). Записи


в этом окне формируются автоматически на основании признака выдачи ди-плома в карточке студента (разд. 3.3.3). После закрытия окна отмеченные за-писи будут перенесены в окно =Бланки строгой отчетности=, т. е. будут считаться выбранными для списания.

По Ctrl+P осуществляется вывод отчета в FastReport для дальнейшей распечат-ки. К данному акту на печать выводится также приложение с указанием номера и серии бланка, причины списания и даты уничтожения.

Рис. 27. Акт о списании бланков строгой отчетности

3.6.3. Расчет среднего показателя Функция Отчеты ⇒ Расчет среднего показателя формирует отчет по Форме 8 в разрезе формы и основы обучения. В окне =Выбор учебного года= указывают-ся параметры формирования отчета: ♦ Дата формирования отчета; ♦ Форму обучения — очная/заочная; ♦ Источник финансирования — выбирается из соответствующего справочника. Отчет формируется по кнопке [Продолжить] и выгружается в FastReport.

3.6.4. Информация о количестве студентов в разрезе форм (групп) обучения

С помощью функции Отчеты ⇒ Информация о количестве студентов в раз-резе форм (групп) обучения осуществляется формирование отчета о количестве студентов в группах на текущую дату в разрезе формы обучения (очная, заоч-ная).

При запуске функции указываются параметры формирования отчета:

♦ Формировать отчет на дату — количество студентов подсчитывается на указанную дату;

♦ Установить фильтр по источникам финансирования — указывается, по каким источникам финансирования и в каком порядке выводить данные в от-


чет. Значения выбираются из соответствующего каталога. В поле слева вруч-ную указывается наименование графы в отчете;

♦ Должностные лица — указываются сотрудники, ответственные за предос-тавление информации.

Отчет выгружается в FastReport.

3.6.5. Отчеты пользователя Функция Отчеты ⇒ Отчеты пользователя предназначена для вызова интер-фейсов формирования нестандартных отчетов, разработанных службой техпод-держки или самим пользователем.

Подробнее об использовании этой технологии можно прочитать в докумен-те "Система "Галактика ERP". Отчеты пользователя".

3.7. ФУНКЦИИ АДМИНИСТРИРОВАНИЯ В процессе эксплуатации модуля время от времени, например, при обновлении версии или возникновении сбойной ситуации, необходимо проводить некоторые профилактические работы по контролю каталогов и таблиц базы данных, а также по их инициализации. Указанные работы рекомендуется выполнять администра-тору системы или наиболее опытным пользователям, как с точки зрения кадро-вой службы УО, так и с точки зрения умения работы с модулем.

Функции, входящие в состав меню Контроль таблиц, проверяют структуру данных в таблицах модуля Управление контингентом студентов.

Контроль таблиц следует выполнять при смене версии Галактики ERP и при возникновении подозрений о нарушении внутренней структуры данных.

Данными функциями проверяются: ♦ корректность (логическая непротиворечивость) структуры данных; ♦ соответствие структуры данных текущей версии. При необходимости программа вносит в данные соответствующие изменения.

3.7.1. Контроль соответствия подразделений Если в БД есть расхождения по подразделениям, либо у вас возникло подозре-ние, что в модуле Расчет зарплаты и стипендий в Лицевом счете некор-ректное заполнение информации по сравнению с модулем Управление контин-гентом студентов, то с помощью данной функции можно осуществить син-хронизацию на структурные подразделения студентов и на каталог подразделе-ний.

По результатам выполнения функции выдается протокол.

3.7.2. Контроль историй: элементов каталогов, штатного расписания, назначений

С помощью соответствующей функции выполняется:

♦ Контроль истории элементов каталогов — осуществляется проверка ис-тории элементов каталога планов обучения студентов. Операция проверки корректности осуществляется по одному из видов операции: Создание запи-


сей в истории; Заполнение дат в истории; Исправление расхождения ис-тории и каталогов. При первоначальном запуске (для первого вида опера-ции) функция заносит для СЕ записи в [Историю изменений] о создании структуры (Наименование операции — Создание структурного подразде-ления в окне =Просмотр/редактирование истории: <наименование плана обучения>=, см. разд. 3.1.2.2). При этом введенное значение Даты образо-вания автоматически присвоится для тех СЕ, по которым дата образования не заполнена.

♦ Контроль истории штатного расписания — осуществляется проверка ис-тории позиций и приводится в соответствие. Операция проверки корректно-сти осуществляется по одному из видов операции: Создание записей в ис-тории и Заполнение дат в истории. При первоначальном запуске функция заносит для позиций Подразделений студентов записи в [Истории] о созда-нии позиции (Вид операции — Создание ставки в окне =История измене-ний параметров ставки=). При этом введенное значение Даты ввода ШР автоматически присвоится для тех позиций, по которым дата образования не заполнена.

♦ Контроль истории назначений — осуществляется контроль и корректировка данных об истории назначений. При этом можно выбрать следующие типы корректировок: Создание истории назначений, Удаление дублированных значений. При первоначальном запуске функция заносит в 6 раздел картоте-ки ("Сведения об учебе ") соответствующую запись о назначении в Вид опе-рации — Зачисление студентов (окно =История изменений параметров за-числений и переводов <Ф.И.О. студента>=, вызываемое экранной кнопкой [История], см. разд. 3.3.7).

При последующих запусках функции контроля записей истории проверяются на соответствие.

3.7.3. Контроль групп лицевых счетов С помощью данной функции осуществляется проверка соответствия между группами модулей Учебный процесс и Расчет зарплаты и стипендий. Функцию необходимо выполнять периодически.

3.7.3.1. Проверка отвязанных групп

В данном режиме осуществляется поиск групп в модуле Учебный процесс и выдается информация о тех, у которых нет соответствия в модуле Расчет зар-платы и стипендий.

3.7.3.2. Проверка принадлежности студентов группам

Проверка наличия студентов в группах в модулях Учебный процесс и Расчет зарплаты и стипендий. Результатом выполнения функции в данном режиме является отчет о студентах группы, имеющихся в одном модуле и отсутствую-щих в другом.

3.7.3.3. Перевод студентов в требуемые группы

Данный алгоритм отличен от предыдущего тем, что не формирует отчет, а осу-ществляет перевод студентов в модуле Расчет зарплаты и стипендий соот-ветственно структуре группы в модуле Учебный процесс (только для синхрони-зированных групп). По окончании выполнения функции выдается информация о произведенных изменениях.


3.7.3.4. Переименование связанных групп

Осуществляется приведение наименований связанных групп к одинаковым зна-чениям (изменение наименования осуществляется в модуле Расчет зарплаты и стипендий). По окончании выполнения функции выдается информация о произведенных изменениях.

3.7.4. Контроль и отчет о событиях системы В модуле предусматривается механизм контроля над событиями в системе с опо-вещением пользователей и формированием отчета.

Автоматическая проверка и оповещение при входе в модуль предусмотрена для событий:

♦ Окончание академического отпуска; ♦ Окончание действия льгот (достижение 23-х лет).

С помощью функции Настройка ⇒ Контроль событий системы осуществля-ется настройка параметров механизма контроля событий системы и рассылка оповещений.

С помощью функции Отчеты ⇒ Отчет о событиях системы пользователь по установленным для него режимам контроля может настроить систему оповеще-ния и получить отчет по событиям.

Более подробное описание работы с функциями приведено в руководстве пользователя к модулю Кадровый учет.

3.7.5. Проверка реестра настроек

Данная функция подробно описана в руководстве пользователя к модулю На-стройка.

Предметный указатель 72

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ

А Административно-территориальное деление,

20 Администрирование, 71 Архивные записи, 50

В Виды доплат, 15, 29 Военнообязанность, 59 Выпускник, 5 Высшее учебное заведение, 5

Г Группы студентов, 66

Д Декан, 5 Документы студента, 53 Доплаты, 61 Дополнительная информация по студенту,

55

З Зачисление в число студентов, 37

И Инициализация, 13 Информационно-аналитический учет, 59 История параметров зачислений и переводов, 62

История проживания в общежитии, 63 Источник финансирования, 12

К Картотека, 47 академический отпуск, 63 воинский учет, 59 награждения, 57 образование, 56 общие сведения, 50 пользовательские отчеты из картотеки, 49 проживание в общежитии, 63 родственники, 58 сведения об учебе, 59 учебная карточка, 64

Каталоги импорт/экспорт, 17 инициализация, 13 печать, 17 системные, 13, 14

Каталоги, 13 Кафедра, 5

Контроль историй, 71 таблиц, 71

Л Личная карточка, 47

Н Награждения, 57 Настройка, 14

О Образовательное учреждение, 5 Обучение, 5 Отчеты информация о количестве студентов в разрезе форм (групп) обучения, 70

расчет среднего показателя, 70 списание бланков строгой отчетности, 69 справка 26, 68

Отчисление, 5, 45

П Позиции, 62 Поощрения, 57 Преподаватель, 5 Приказ, 33 о возврате денежных средств за обучение, 41 о выплатах, 40 о выпуске, 47 о государственном обеспечении, 41 о материальной помощи, 40 о переводе, 42 о предоставлении академического отпуска, 43 о продлении сессии, 42 о снятии выплат, 40 о стипендии, 40 об изменении ФИО, 44 об отчислении, 45 сводный, 36

Продления сессии, 62 Проректор, 5 Профосмотр, 55

Р Работа с каталогами, 14 Рабочая корзина, 67 Ректор, 5 Родственники, 58

С Сведения о студенте, 50 Семейное положение, 58 Специализация подготовки, 20

Предметный указатель 73

Справочник распорядительных действий, 18 Ставки, 62 Стипендия академическая, 40 именная, 40 социальная, 40 Ученого совета, 40

Структура меню модуля, 8 Студент, 5

У Учебное заведение, 56

Ф Факультет, 5

Ш Штатное, 63 Штатное расписание, 25 доплаты, 29 история, 31

Documents

Галактика ERP. Управление контингентом студентов